collection of inspiration

Źródło: Portal Projekt-Firma.pl, nr 03/2013Autor: Albert Muras

Data: 2013-09-02

W poszukiwaniu straconego czasu.(Brakuje mi czasu na skuteczne zarządzanie, czyli skąd czerpać czas?)

Lubimy powtarzać, że czas to pieniądz. Jednak powinniśmy pamiętać, że

„ściganie się z czasem” pochłania (to adekwatne określenie) duże

pieniądze. Może więc zachwiać podstawami naszego przedsięwzięcia,

albo przedsiębiorstwa. Takie sytuacje bywają niebezpieczne także z

innego powodu. Pojawia się wówczas, także kosztowna, skłonność do

„stawiania wszystkiego na jedną kartę”.

Są tanie, a nawet darmowe sposoby na pozyskiwanie czasu. Chciałbym

przypomnieć o kilku z nich.

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła i Autora. – manage or die Team

1

collection of inspiration

Zapobieganie.

Możemy zapobiec wielu negatywnym zjawiskom w przedsiębiorstwie

kierując się doświadczeniem lub wyobraźnią. Zapobieganie jest zajęciem

wyjątkowo skutecznym, uciążliwym i (wbrew pozorom) rzadko używanym.

Mamy zwyczaj zastanawiania się, co będzie, jeśli coś zrobimy. Natomiast

na pytanie, co będzie , jeśli czegoś nie zrobimy odpowiadamy raczej: ”nie

będzie nic z tego, co miało być zrobione”. Ale to nie tak, bo sprawy

potoczą się swoim własnym biegiem. Przybiorą postać lawiny (im dalej,

tym szybciej), rozlewiska (coraz dalej do brzegu, czasem nie ma gruntu)

lub coś na kształt schodów (stabilnie, ale tylko do czasu).

Czytelnik może zwrócić uwagę, że nie wszystkie kłopoty kończą się

kataklizmem. To prawda, ale moim zdaniem przedsiębiorstwo skorzysta

bardziej, jeśli dwa razy przesadzimy niż raz zbagatelizujemy. Przesada,

choćby chwilowa, ma tę bezcenną zaletę, że natychmiast otwiera pola z

nowymi pomysłami. Zagrożenie mija, a pomysły zostają i można z nich

czerpać „pełnymi garściami”

Może warto wspomnieć, dlaczego nie lubimy zapobiegać?

Zapobieganie, jako zajęcie „defetystyczne”, systematyczne, nieefektowne

i nie pobudzające wyobraźni do działania mieści się z trudem, w naturze

menedżerów, którzy są z reguły optymistami i ludźmi zorientowanymi ku

przyszłości.

Podobnie żadne z naszych dzieci poproszone, żeby „umyło ręce przed

jedzeniem, „ nie czytało podczas jedzenia” , „ nie mówiło z pełnymi

ustami” i „ umyło zęby po jedzeniu” nie okaże ani odrobiny entuzjazmu. A

przecież dzięki temu uniknie wielu zabójczych chorób bakteryjnych,

przewlekłych chorób systemu trawiennego, uniknie zakrztuszenia, a w

skrajnych wypadkach, niedotlenienia mózgu oraz uniknie narastania

płytki nazębnej, która czasami skutkuje udarami mózgu i zawałami serca.

Proszę wybaczyć ten medyczny wątek. Moją intencją było uwrażliwienie

wszystkich, którzy bagatelizują zapobieganie.

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła i Autora. – manage or die Team

2

collection of inspiration

Ostrzeganie.

Przedsiębiorstwa stają się organizmami coraz bardziej złożonymi. Muszą

one na co dzień funkcjonować w skomplikowanym otoczeniu i pośród

rosnącej presji konkurencji. Są nękane kryzysami i cyklami koniunktury.

Są też zmuszane podejmować decyzje coraz szybciej. Kurczy się czas

poświęcany na analizy i symulacje. Skracają się cykle życia produktów. W

takich warunkach jest łatwo popełniać błędy.

Problemy w przedsiębiorstwie, podobnie jak choroby u pacjentów można

wykrywać we wczesnej fazie rozwoju, jeszcze zanim staną się

zagrożeniem. Wykryte zbyt późno wyniszczą cały organizm.

Umiejętność wczesnego wykrywania problemów może się okazać na wagę

przetrwania. Z całą pewnością warunkuje ono zbudowanie i utrzymanie

silnej pozycji konkurencyjnej. W moim prywatnym rankingu zajmuje

najważniejsze miejsce. Są dwa arcyważne powody takiego rozumowania.

Trzeba podkreślić, że wczesne odkrywanie problemów wymaga

wyjątkowego skupienia menedżerów, ale kosztuje niewiele od strony

finansowej. Każde jednak opóźnienie rozpoznania powoduje lawinowy

wzrost kosztów naprawy.

Umiejętny menedżer potrafi samodzielnie wykryć błąd i zneutralizować

jego skutki. Jeśli jednak sprawy nabiorą rozpędu, to będą one

angażowały uwagę coraz większych grup ludzi i działów w

przedsiębiorstwie. Pochłonięty taką sytuacją szef musi to wszystko

analizować i koordynować. Będzie miał szczęście, jeśli w tym czasie nie

zapuka „do bram firmy” kolejny poważny i nie zauważony wcześniej

problem, wymagający od niego kolejnej, natychmiastowej reakcji.

Tak oto pasjonujące zarządzanie przyszłością przedsiębiorstwa przeradza

się w nieustanne, by nie powiedzieć „upiorne”, gaszenie pożarów

mających swoje źródła w przeszłości. Nieliczne przedsiębiorstwa potrafią

się wydostać z takiej „pętli” o własnych siłach.

Ponieważ temat jest niezmiernie istotny pomyślałem, że poświecimy mu

oddzielny cykl artykułów.

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła i Autora. – manage or die Team

3

collection of inspiration

Rozpoznanie.

Wiele zagrożeń wykryjemy przed czasem metodą podobną do wojskowego

zwiadu. Czyli badając w porę obszary przyszłej walki konkurencyjnej lub

ucieczki, ma się rozumieć, ucieczki przed konkurencją. Wspomnę dla

przykładu producentów aparatów fotograficznych, którzy interesują się

smartfonami, producentów smartfonów obserwujących rynek urządzeń

fotograficznych i producentów nart działających równolegle w sportach

zimowych i letnich.

Wydaje się na pierwszy rzut oka, że rozpoznanie ze względu na koszty jest

dostępne jedynie dużym firmom. Chciałbym przekonać, że każdy

menedżer może sięgać po rozpoznanie, jeśli tylko potrafi „wyostrzyć

„ odpowiednie zmysły i w porę z nich korzystać.

Konserwacja.

Fantastycznym narzędziem do zyskania na czasie jest niepozorna i

nieefektowna konserwacja. Przeglądu, konserwacji, drobnych napraw i

modernizacji wymagają nie tylko środki trwałe, instrumenty księgowe, ale

praktycznie wszystko, co w firmie funkcjonuje z systemami, priorytetami,

politykami (cenową, zatrudnienia, dystrybucji i co tam jeszcze) i strategią

włącznie (krótko mówiąc – procesy).

Reagując na bieżące wydarzenia oraz potencjalne zagrożenia stosujemy

wszystkie zabiegi znane konserwatorom od wieków, a więc: podpieramy,

dopasowujemy, równoważymy, dociążamy, odciążamy, uszczelniamy,

impregnujemy, wzmacniamy słabe punkty i poszerzamy „wąskie gardła”.

Przyznam, że nauczyłem się czerpać satysfakcję z umiejętnej konserwacji.

Nie da się jej z niczym porównać. Polega to na tym, że kiedy nad

przedsiębiorstwo nadciągają jakieś ciemne chmury, to ja mam poczucie,

że udało mi się je przechytrzyć, ponieważ spodziewałem się ich i jestem

na nie dobrze przygotowany.

Porządne wykonanie.

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła i Autora. – manage or die Team

4

collection of inspiration

Kolejną metodą na darmowe zyskiwanie czasu jest czynienie rzeczy

porządnie. Jest takie powiedzenie, niestety nie moje:

„Rozwój przedsiębiorstwa jest ubocznym produktem czynienia rzeczy

porządnie."

Jak można się domyślić, rzecz polega na niecodziennym rozłożeniu

akcentów. „Rozwój” przestaje być magicznym zaklęciem, zawołaniem

niczym średniowieczne ”do boju”. No bo zastanówmy się, czy kogoś

porusza, czy motywuje samo hasło „rozwoju”, tym bardziej, że każdy

wyobraża sobie rozwój po swojemu, a wizja rozwoju narzucona nie jest już

„moją wizją” i staje się „ich wizją”?

Wiele tomów i wiele wykładów poświęcono poszukiwaniu sposobów, jak

rozwijać przedsiębiorstwa i tym sposobem zapewniać im przyszłość. W

mojej ocenie nic nie służy rozwojowi bardziej niż „porządne wykonanie”.

Ta „dobra robota” odnosi się do praktycznie każdej czynności na każdym

poziomie działalności, na poziomie strategicznym kończąc.

W kłopoty popadają firmy „cierpiące” na deficyt pomysłów. Ale przecież

to samo dotyka takie firmy, w których „aż kipi od pomysłów”, ponieważ

zaniedbują one porządne wykonanie. Możemy zastanawiać się, dlaczego

tak się dzieje? Podejrzewam, że przechodząc z barwnego świata strategii,

kreacji, wizji i misji w szary, pochmurny i często deszczowy świat

codziennej, systematycznej pracy menadżerowie, a wraz z nimi firmy

gubią swój wcześniejszy zapał i energię. Bez uporczywego „czynienia

rzeczy porządnie” przez pracowników i tych, którzy kierują ich wysiłkiem,

nie da się zbudować porządnego przedsiębiorstwa, a to, cytując samego

Steve’a Joba: „w biznesie jest najtrudniejsze”.

Postuluję więc zwinięcie sztandarów z napisem „rozwój” i zastąpienie ich

zachętami do „porządnego wykonania”. Tak się dobrze składa, że dla

większości ludzi praca nad porządnym wykonaniem czegokolwiek stanowi

przyjemność samą w sobie. Stanowi także źródło motywacji i przyczynia

się do osobistego rozwoju. Niejako przy okazji pojawi się wśród

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła i Autora. – manage or die Team

5

collection of inspiration

współpracowników poczucie pracy nad rozwojem całości, a więc poczucie

sensu pracy. A w takich warunkach z pewnością pojawi się rozwój.

Skłonny jestem zaryzykować twierdzenie, że nawet w realnym świecie nie

istnieją siły zdolne powstrzymać rozwój przedsiębiorstwa, w którym

wszyscy pracownicy „czynią rzeczy porządnie”

Bycie w porę we właściwym miejscu przedsiębiorstwa.

Wielu z nas opracowuje własne metody, dzięki którym jest w stanie

poczuć i mentalnie opanować całe przedsiębiorstwo. To jest bardzo

ważne w zarządzaniu, a kto wie, czy nie jest najważniejsze, ponieważ siłą

rzeczy, nie możemy być wszędzie. Posiadłszy taką umiejętność możemy

być dokładnie tam, gdzie w danej chwili jesteśmy przedsiębiorstwu

najbardziej potrzebni. Jeszcze lepiej, byśmy tam byli przed czasem.

Podsumujmy zatem dotychczasowe rozważania. Sprawny menadżer

wyprzedza czas, zamiast ścigać się z czasem. Dzięki temu ma więcej

czasu na projektowanie rozwiązań, a więc efekty jego pracy są trwalsze.

Efekty są także solidniejsze, ponieważ menadżer ma więcej czasu na ich

wykonanie.

Zauważmy, że wszystkie działania oszczędzające czas nie są ekscytujące i

są raczej niepozornej natury. Podobnie, jak wszystko to, co służy zdrowiu.

Ale dzięki nim jesteśmy w stanie mierzyć się z najważniejszymi

wyzwaniami we właściwym momencie. A to jest, dla odmiany, fascynujące

i ekscytujące zajęcie.

Przypomina mi się powiedzenie słynnego hokeisty Douglasa Gretzky’ego

zapytanego o źródła swojego sukcesu: „Umiem ślizgać się tam, gdzie

krążek będzie, a nie był”.

W tym jednym zdaniu zawiera się sedno sprawnego zarządzania i

jednocześnie cecha największych menadżerów. Wszyscy oni nie ścigali się

z czasem i nie próbowali go dogonić. Oni po prostu wyprzedzali czas,

albo mówiąc innym językiem, byli przygotowani, kiedy czas nadchodził,

czego wszystkim Państwu życzę.

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła i Autora. – manage or die Team

6

collection of inspiration

Albert Muras

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła i Autora. – manage or die Team

7