Trening umiejętności manegerskich Prof. dr hab. Jacek Pasieczy z Wydziału Zarządzania UW
description
Transcript of Trening umiejętności manegerskich Prof. dr hab. Jacek Pasieczy z Wydziału Zarządzania UW
Trening umiejętności manegerskichProf. dr hab. Jacek Pasieczy z Wydziału Zarządzania UW
Zmiany
Literatura• Ackoff R., Magidson J., Addison H. “Projektowanie ideału. Kształtowanie przyszłości
organizacji”, Wyd. Akademickie i Profesjonalne, Warszawa 2007.• Burke W. „Organization Development. A Process of Learning and Changing”, Addison-
Wesley 1994.• Clarke L. “Zarządzanie zmianą”, Gebethner i Ska, Warszawa 1997.• Czerska M. „Zmiana kulturowa w organizacji. Wyzwanie dla współczesnego
menedżera”, Difin, Warszawa 2003.• Dąbrowski J. „Zmiany strategiczne w teorii i praktyce zarządzania”, WSPiZ im.
L.Koźmińskiego, Warszawa 2002/2003.• Doździk L. (red.) „Restrukturyzacja ekonomiczna przedsiębiorstw” PWE, Warszawa
2006.• Hensel P. „Diagnoza organizacji. Pierwszy krok do uzdrowienia firmy”, Helion, Gliwice
2011.• Kotter J. „Jak przeprowadzić transformację firmy”, Helion, Gliwice 2007.• Kowalczuk-Jakubowska D., Malewicz A. „Restrukturyzacja jako technika ratowania i
rozwoju przedsiębiorstwa” Orgmasz, Warszawa 1992.
Literatura• Kupczyk A., Korolewska-Mróz H., Czerwonka M. „Radykalne zmiany w firmie. Od reengineerigu do
organizacji uczącej się”, Infor, Warszawa 1998.• Luecke R. „Zarządzanie zmianą i okresem przejściowym”, MT Biznes, Warszawa 2002.• Manganelli R., Klein M. „Reengineering”, PWE, Warszawa 1998.• Nalepka A. „Restrukturyzacja przedsiębiorstwa. Zarys problematyki”, Wyd. Naukowe PWN,
Warszawa-Kraków 1999.• „Problemy Zarządzania”, 2/2003.• Pyka J. (red.) „Modele, metody i narzędzia zarządzania organizacjami”, TNOiK, Katowice 2010.• Regester M., Larkin J. „Zarządzanie kryzysem”, PWE, Warszawa 2005.• Rummler G., Brache A. „Podnoszenie efektywności organizacji”, PWE, Warszawa 2000.• Sapijaszka Z. „Restrukturyzacja przedsiębiorstwa. Szanse i ograniczenia”, Wyd. Naukowe PWN,
Warszawa 1998.• Slatter S., Lovett D. „Restrukturyzacja firmy. Zarządzanie przedsiębiorstwem w sytuacjach
kryzysowych”, WIG-Press, Warszawa 2001.• „Stymulowanie wzrostu konkurencyjności gospodarki w okresie wychodzenia z kryzysu”, Prace i
materiały Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Gdańskiego, 4/1 2010.• Suszyński C. „Restrukturyzacja przedsiębiorstw”, PWE, Warszawa 1999.
Zmiany
• Zmianą określa się różnicę między jednym stanem, w czasie t1, a innym stanem, w czasie t2, bez wskazywania na jej przyczyny, formy, skutki.
• Zmiana to dokonywanie działań przeobrażających istotę rzeczy lub zjawisk.
• Zmiana to przejście z jednego stanu do innego, jakościowo różnego.
Mechanizm inercjiBrak zmian to... zmiana na gorsze
Zasoby Relacje
Kierunek strategiczny
Procesy
Wartości
Doktryny
Rutyny
Po omacku
Ciężary Łańcuchy
Formułasukcesu
Efekt
inercjiZmiany otoczenia
Zmiany otoczenia
Na podst. T.Prokopowicz, T.Krupa 2011
Zmiany
Kryteria podziału Rodzaje zmian organizacyjnych
Stopień zmian -Reprodukcyjne-Transformacyjne
Charakter impulsu sprawczego -Dobrowolne-Przymusowe
Związek czasu zmiany organizacyjnej ze zmianami otoczenia
-Reaktywne-Antycypacyjne
Charakter zmian -Adaptacyjne- Innowacyjne
Zmiany
Zakres zmian - Cząstkowe- Całościowe
Przedmiot zmian - Technologiczne- Strukturalne- Skierowane na ludzi
Sposób przeprowadzania - Ewolucyjne- Rewolucyjne
Ciągłość procesu zmian - Stopniowe- Skokowe
Za J.Majchrzak „Zarządzanie zmianami w przedsiębiorstwie”, Wyd. AE w Poznaniu, 2002, str. 15.
Cykl wzrostu organizacjiL.E.Greinera
Wiek organizacjiMłoda Dojrzała
Mała
Duża
Wzrost przez kreatywność
Wzrost przezwytyczne
Wzrostprzezdelegowanie
Wzrostprzezkoordynację
WzrostPrzezwspółpracę
Kryzysprzywództwa
Kryzysautonomii
Kryzyskontroli
Kryzysbiurokratyczny
Kryzys?
Zanim rozpocznie się zmiany…
Trzy „filtry”, które warto zastosować przed zmianą (Carton 1997):
• Zastanowienie się nad koniecznością zmiany (co się stanie jeśli zmiany nie dokonamy).
• Zastanowienie się nad użytecznością zmiany (co zmiana nam przyniesie, jakie będą jej skutki dla mnie i dla nas wszystkich, czy należy czemuś zapobiec czy coś wprowadzić).
• Jakie są interesy decydujące dla akceptowania zmian (ludzie zadają sobie pytanie – czy ta zmiana poprawi moją/naszą sytuację? Co wygram kiedy się na nią zgodzę)
Zmiany – podejście klasyczne
1. Planowanie• Analiza stanu obecnego• Planowanie stanu przyszłego• Analiza luk • Opracowanie planu przejścia, zawierającego czas, budżet, standardy itd.
2. Realizacja /wprowadzenie/3. Kontrola /oraz ewentualne działania korygujące/
Uznanie konieczności istnienia okresów przejściowych, w trakcie których wydajność obniża się. Na długość takich okresów wpływ mają: stopień trudności projektu, dostępność zasobów, sposób wdrażania zmiany, postawa personelu i inne.
Planowanie
Planując charakter i zakres zmian trzeba uwzględnić (Skalik 1996):
• Fazę cyklu życia, w której znajduje się organizacja,• Stan zasobów: naturalnych, ludzkich i finansowych,• Wyniki dotychczasowej działalności,• Realizowaną poprzednio i obecnie strategię działania.
Gotowość do zmian
Organizacja jest gotowa do zmian gdy (Antoszkiewicz 2000):
• Jest wyraźnie wyartykułowana wizja,• Istniejące rozwiązania są wyraźnie nieadekwatne,• Istnieje mobilizacja do zmian,• Nasilają się trendy oddolne,• Nasilają się działania poziome.
Pierwszy efekt zmiany….Sp
raw
ność
org
aniz
acji
Czas
W dłuższej perspektywie…Sp
raw
ność
Czas
Na podst. W. Kieżun 1977
Opór
Prawo przekory (K.Adamiecki)
Jakiekolwiek działanie zmieniające stan faktyczny, powołuje powstanie oporów (przeciwdziałania), mających na celu utrzymanie tego stanu
Zmiany – podejście socjotechniczneCzynniki potęgujące opór
• Opór pojawia się wówczas, gdy ludzie, których zmiana ma dotyczyć nie rozumieją jej. Im mniej jasne są informacje, im bardziej są sprzeczne, tym opór jest większy. Opór jest szczególnie silny, gdy zmiany przygotowywane są „w tajemnicy”.
• Opór przeciw zmianie pojawia się, gdy ludzie obawiają się, że może ona zagrozić ich interesom – utracą władzę, prestiż, samodzielność, kompetencje.
• Opór przeciw zmianom jest większy, gdy ludzie obawiają się problemów z dostosowaniem.
Zmiany – podejście socjotechniczneCzynniki potęgujące opór
• Opór przeciw zmianom nasila się, gdy pomija się potrzeby, postawy i przekonania pracowników.
• Opór przeciw zmianie nasila się, gdy ludzie widzą słabość merytoryczną zmian – np. nie dostrzegają korzyści organizacyjnych płynących ze zmiany.
• Opór przeciwko zmianie nasila się, gdy osoby, których ona ma dotyczyć poddane są jednocześnie oddziaływaniu przeciwstawnych presji.
Zmiany – podejście socjotechniczneCzynniki potęgujące opór
• Opór przeciw zmianie jest większy, gdy ludzie nie mają zaufania do inicjatorów zmian.
• Opór przeciw zmianie jest tym większy, im bardziej ludzie postrzegają ją jako narzucaną z zewnątrz.
• Opór przeciwko zmianie występuje tym silniej, im bardziej zmiana „atakuje” świat nieformalny.
Zmiany – podejście socjotechniczneCzynniki potęgujące opór
• Największy opór budzą zmiany przeprowadzane w płaszczyźnie „bezpośrednio” personalnej.
• Zwiększony opór mogą wywołać zmiany wprowadzone nagle, z zaskoczenia, bez podjęcia odpowiednich kroków przygotowawczych.
Porównanie strategii zmian
Strategia bombardowania
Strategia rozwoju organizacyjnego
1.Najczęściej koncentracja na problemach strukturalnych
1.Całościowy sposób postrzegania organizacji
2.Rozwiązanie ekspertów (racjonalny metodologicznie wariant „optymalny”)
2.Uczestnicy organizacji wnoszą swoje doświadczenia
3.Kierownictwo samo decyduje o zmianie
3.Zainteresowani uczestniczą w podjęciu decyzji
4.Względnie szybko przygotowane projekty i podjęta decyzja
4.Stosunkowo długie poszukiwanie rozwiązania; wyższe koszty
5.Utrzymywanie rozwiązania w tajemnicy
5.Swobodny przepływ informacji; dłuższe okresy niepewności
Porównanie strategii zmian – cd.
6.”Bombardowanie” w dniu X 6.Stopniowe wdrażanie zmian, bez zaskakiwania
7.Stosunkowo duży opór, niekiedy z ostrym przeciwdziałaniem
7.Opór mały albo żaden
8.Konieczne dostosowanie projektu post factum
8.Mniejsza potrzeba dostosowań, szybsza ich realizacja
9.Stosunkowo długie docieranie się struktury i duże koszty tego procesu
9.Nowa struktura pasuje od początku, dzięki zaangażowaniu pracowników
10.”Góra” organizacji uczy się, „dół” - nie
10.Wszyscy wzbogacają swoja wiedzę i doświadczenie.
Metody postępowania przy oporze wobec zmianNa podstawie J.P.Kotter, L.Schlesinger Choosing strategies for Change, HBR, 1979, No 2
Sposób postępowania
Zastosowanie Zalety Wady
1.Szkolenie i informowanie
Gdy brakuje informacji
1.Przekonani ludzie mogą pomóc we wdrażaniu lub przynajmniej nie protestują2.Niskie koszty – czasem tylko pokonanie własnych uprzedzeń
1.Czasochłonność2.Trudne do realizacji, gdy zmiana jest skomplikowana i trudna do zrozumienia
Metody postępowania przy oporze wobec zmiancd.
Sposób postępowania
Zastosowanie Zalety Wady
2.Uczestnictwo i wciąganie ludzi
Gdy brakuje informacji i wiedzy a jednostki lub grupy dysponują dużą siłą oporu
1.Proces może zostać wzbogacony merytorycznie2.Osoby lub grupy wciągnięte w proces mogą zaangażować się we wdrażanie własnej koncepcji
1.Czasochłonność2.Możliwość klinczu
Metody postępowania przy oporze wobec zmiancd.
Sposób postępowania
Zastosowanie Zalety Wady
3.Ułatwianie i poparcie
Gdy występują poważne obawy albo problemy z dostosowaniem
1.Wysoka skuteczność2.Relatywnie niski koszt
1.Czasem czasochłonność2.Czasem wyższe koszty3.Nieskuteczność w przypadku drastycznych zmian
Metody postępowania przy oporze wobec zmiancd.
Sposób postępowania
Zastosowanie Zalety Wady
4.Negocjacje i uzgodnienia
Gdy przynajmniej jedna osoba lub grupa o znacznej sile oporu wyraźnie straci na wprowadzanej zmianie
1.Relatywna skuteczność2.Możliwość uniknięcia poważnego konfliktu
1.Bardzo wysokie koszty2.Konieczność zmiany koncepcji3.Tworzenie precedensu
Metody postępowania przy oporze wobec zmiancd.
Sposób postępowania
Zastosowanie Zalety Wady
5.Manipulacja i kooptacja
Gdy inne sposoby nie odnoszą skutku
1.Rozwiązanie względnie szybkie i niedrogie
1.Duże ryzyko2.Możliwość eskalacji konfliktu3.Problemy etyczne
Metody postępowania przy oporze wobec zmiancd.
Sposób postępowania
Zastosowanie Zalety Wady
6.Wyraźne lub ukryte wymuszanie
Pośpiech ma zasadnicze znaczenie, inicjatorzy mają silną pozycję, ciężka sytuacja firmy
1.Stosunkowo szybka metoda pokonania oporu
1.Brak pewności co do reakcji ludzi
Zmiany – podejście socjotechniczneEtapy reakcji jednostki na zmianę
1. Odmowa – jednostka dowiaduje się o zmianie i zaprzecza potrzebie zmian. Wzrost poczucia własnej godności i wzmocnienie więzów grupowych wśród osób odczuwających zagrożenie
Zmiany – podejście socjotechniczneEtapy reakcji jednostki na zmianę
2. Obrona – plany zmian są konkretyzowane, ich wdrożenie jest pewne. Zwiększenie postaw obronnych i pojawienie się negatywnych skutków jak spadek motywacji, spadek wydajności.
Zmiany – podejście socjotechniczneEtapy reakcji jednostki na zmianę
3. Odrzucenie – pracownicy dostrzegają nieodwracalność zmian, jednocześnie poprawia się ich samoocena i samopoczucie. Następuje przełom w świadomości pracowników, którzy zaczynają odrzucać przeszłość i pozytywnie spoglądać w przyszłość.
Zmiany – podejście socjotechniczneEtapy reakcji jednostki na zmianę
4. Adaptacja – włączanie się w proces zmian niechętnych dotąd pracowników, wprowadzanie nowości i korekt w funkcjonujący już nowy projekt. Ciągle niższy od początkowego poziom wydajności pracy; jednoczesny wzrost zaangażowania pracowników biorących udział we wprowadzaniu zmian.
Zmiany – podejście socjotechniczneEtapy reakcji jednostki na zmianę
5. Internalizacja – ostateczna akceptacja projektu, wprowadzone zmiany stają się elementem rutynowym, rośnie wydajność pracy oraz w konsekwencji – samoocena i motywacja pracowników.
Wykazanie nieuchronności zmian (etapy 1-3)
W pierwszych trzech etapach szczególnie istotne jest wykazanie nieuchronności zmian. Można to robić przez odwołanie się do: (Kotter, Schlesinger 1996)
• Ustalania bardzo wysokich standardów, których osiągnięcie nie jest możliwe przy obecnym sposobie funkcjonowania,
• Przekazywania pracownikom większej ilości informacji dotyczącej negatywnych reakcji klientów czy też efektów finansowych
• Powodowania, aby pracownicy mieli regularny kontakt z niezadowolonymi klientami i udziałowcami.
Klasyczny model K.Lewina
Rozmrożenie
Zmiana
Zamrożenie
Zmiana – najważniejsi aktorzy procesu
1. Sponsor – osoba lub grupa, która posiada władzę, aby zatwierdzić zmiany.
2. Agent zmiany – osoba lub grupa odpowiedzialna za wdrażanie zmiany; agenci mogą być członkami organizacji lub pochodzić z zewnątrz.
3. Obiekt zmiany – osoba lub grupa, która jest celem i przedmiotem zmiany, której zmiana bezpośrednio dotyczy i która ma się pod wpływem tej zmiany zmienić.
4. Adwokaci zmiany – osoba lub grupa, która popiera zmianę ale nie ma formalnej władzy dla działania i podejmowania decyzji.
Ośmioetapowy proces wprowadzania radykalnych zmian
/za.J.Kotter Jak przeprowadznić transformację firmy, HBS Press 2007/
1.Przedstawienie pracownikom potrzeby pilnego wprowadzenia zmian
• badanie rynku i konkurencji,• określenie, na czym polega kryzys i dyskusja
na temat jego potencjalnych źródeł oraz najważniejszych możliwości
Ośmioetapowy proces wprowadzania radykalnych zmian
/za.J.Kotter Jak przeprowadznić transformację firmy, HBS Press 2007/
2.Budowa koalicji, która pokieruje wprowadzaniem zmian
• powołanie silnej grupy do kierowania wprowadzaniem zmian,
• tworzenie zgranej grupy
Ośmioetapowy proces wprowadzania radykalnych zmian
/za.J.Kotter Jak przeprowadznić transformację firmy, HBS Press 2007/
3.Stworzenie wizji i strategii• stworzenie wizji, która pomoże w działaniach
na rzecz wprowadzenia zmian,• rozwój strategii umożliwiającej realizację tej
wizji
Ośmioetapowy proces wprowadzania radykalnych zmian
/za.J.Kotter Jak przeprowadznić transformację firmy, HBS Press 2007/
4.Przekazanie wizji zmian• korzystanie z każdej możliwej okazji do
nieustannego przekazywania nowej wizji i strategii,
• postawienie koalicji kierującej wprowadzaniem zmian za wzór do naśladowania dla pracowników
Ośmioetapowy proces wprowadzania radykalnych zmian
/za.J.Kotter Jak przeprowadznić transformację firmy, HBS Press 2007/
5.Zachęcanie do działania na szeroką skalę• wyeliminowanie trudności,• zmiana systemu lub struktur sprzecznych z
wizją• zachęcanie do podejmowania ryzyka i do
nowych ideałów, zadań i działań
Ośmioetapowy proces wprowadzania radykalnych zmian
/za.J.Kotter Jak przeprowadznić transformację firmy, HBS Press 2007/
6.Określanie krótkookresowych celów• planowanie zauważalnej poprawy działania
lub „zwycięstw”• określanie celów,• wyrażanie uznania i nagradzanie osób, dzięki
którym zostały osiągnięte cele
Ośmioetapowy proces wprowadzania radykalnych zmian
/za.J.Kotter Jak przeprowadznić transformację firmy, HBS Press 2007/
7.Konsolidacja „zwycięstw” i wprowadzanie dalszych zmian
• wykorzystanie większej wiarygodności koalicji do zmiany wszystkich systemów, struktur i polityk, które nie pasują do siebie lub nie pasują do wizji transformacji,
• zatrudnianie, promowanie i rozwijanie umiejętności osób, które mogą zrealizować wizję zmian,
• wspieranie procesu poprzez nowe projekty, cele i zmianę przedstawicieli
Ośmioetapowy proces wprowadzania radykalnych zmian
/za.J.Kotter Jak przeprowadznić transformację firmy, HBS Press 2007/
8.Utrwalenie nowych metod w kulturze firmy• osiąganie lepszych wyników poprzez działania
zorientowane na klientów i na produktywność, a także dzięki lepszemu przywództwu i bardziej skutecznemu zarządzaniu,
• wyjaśnianie związku pomiędzy nowymi działaniami a sukcesem firmy,
• zadbanie o rozwój przywództwa i o odpowiednich następców obecnych przywódców