TEMA 21 EXCEL 2007 (1)

Curso de Excel 2007. ndice

1. Introduccin. Elementos de Excel2. Empezando a trabajar con Excel3. Operaciones con archivos4. Frmulas y Funciones5. Manipulando celdas6. Formato de celdas

Curso de Excel 2007

7. Cambios de estructura8. Insertar y eliminar elementos9. Correccin de la ortografa10. Impresin11. Grficos12. Imgenes

13. Esquemas y vistas14. Importar datos en Excel15. Las tablas de datos16. Tablas dinmicas17. Caractersticas avanzadas18. Macros

Unidad 1. Introduccin. Elementos de Excel

Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizadosen una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios. Si nohas trabajado nunca con Excel aqu puedes ver con ms detalle qu es y para qu sirve una hoja de clculo

.

Ahora vamos a ver cules son los elementos bsicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc, parasaber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenders cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambincmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabes cmo seguir trabajando. Cuando conozcas todo estoestars en disposicin de empezar a crear hojas de clculo en el siguiente tema.

Iniciar Excel 2007

Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar Excel 2007.

Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca elcursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratn sobre lacarpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el programa.

Desde el icono de Excel del escritorio.

Puedes iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Aqu te explicamos cmo

1. Introduccin. Elementos de Excel

compaginar dos sesiones .

Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botn cerrar , este botn se encuentra situado en la parte superior derecha de laventana de Excel.

Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta combinacin de teclas cerrars laventana que tengas activa en ese momento.

Hacer clic sobre el men Botn Office y elegir la opcin Salir.

La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, asconoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. Lapantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamentecon la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cadamomento, como veremos ms adelante.


Las Barras

La barra de ttulo

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuandocreamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos elnombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , restaurar y cerrar .

La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flechadesplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rpido.

Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:


La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic enInsertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos quese pueden crear en Excel.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramosaadirlas a la barra de acesso rpido como hemos visto en el punto anterior.

En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un coloratenuado.

Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuandotrabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cadapantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeosrecuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar paraacceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio.

De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas.

Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa.


El Botn Office

Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrsdesplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendoGuardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

A este men tambin puedes accerder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para laBanda de opciones.


aulaClic S.L. Todos los derechos reservados. www.aulaclic.es 13

Este men contiene tres tipos bsicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clicsobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando noaparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documentoactual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro dedilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar comola opcin Abrir.

Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen untringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes accedera otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administar paraacceder a las opciones de administracin de la base de datos.

La barra de frmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuandovayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos msadelante.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay quedesplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.



La Ayuda

Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel.

Un mtodo consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante:

Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cualtendremos que buscar la ayuda necesaria.



Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel

Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, as comomanejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas declculo.

Conceptos de Excel

En caso de no tener claro algunos conceptos bsicos de Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja declculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... quizs sea aconsejable repasarlo aqu .

Movimiento rpido en la hoja

Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayorade las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesariomoverse por el documento rpidamente.

Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hojason:

MOVIMIENTO TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJOCelda Arriba FLECHA ARRIBACelda Derecha FLECHA DERECHACelda Izquierda FLECHA IZQUIERDAPantalla Abajo AVPAGPantalla Arriba REPAGCelda A1 CTRL+INICIOPrimera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBAltima celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJOPrimera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIOltima celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir esescribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de frmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.

Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la

2. Empezando a trabajar con Excel


celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.

Si quieres practicar estas operaciones puedes realizar este Desplazamiento en la hoja de calculo.

Movimiento rpido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de clculoaunque el nmero podra cambiarse.

En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del libro detrabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en laque estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3pasars a trabajar con dicha hoja.

Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de laizquierda de dicha barra para visualizarlas:

Para visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

Para visualizar las ltimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto.

Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro detrabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO

Hoja Siguiente CTRL+AVPAGHoja Anterior CTRL+REPAG

En caso de tener alguna duda sobre los distintos mtodos de movimiento dentro de un libro de trabajo,sera aconsejable realizar el Desplazamiento en el libro de trabajo.



Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos loscasos, los pasos a seguir sern los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.

Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en eldibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos acontinuacin:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que seencuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activacambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celdacontigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida elvalor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.

Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a suvalor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barrade frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena.

Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos informacin sobreel posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o no.

Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda, comprobar lafrmula en la barra de frmulas para encontrar el error.



Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde,despus de la introduccin.

Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizandola tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retrocederste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada dedatos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada,despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulashaciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.

En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es cuandopodemos modificar la informacin.

Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Aceptar.

Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de lacelda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de labarra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe elnuevo valor directamente sobre sta.

Tipos de datos

En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser unnmero, una fecha u hora, o un texto.

Si deseas una explicacin ms detallada sobre los valores constantes visita nuestro bsico .

FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversasoperaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se puedenmezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en labarra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Si deseas saber ms sobre las frmulas pulsa aqu .



Errores en los datos

Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo deltipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa delerror, el cuadro de dilogoque aparece tendr elaspecto que ves a laderecha:

Nos da una posiblepropuesta que podemosaceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquinasuperior izquierda tal como esto: .

Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como que nos permitir saber ms sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo elms frecuente el que aparece a continuacin:

Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nosdeja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el errorsea simplemente que la frmula de la celda no tiene elmismo aspecto que todas las dems frmulas adyacente (porejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas).

Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcinAyuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no podramos utilizar laopcin Modificar en la barra de frmulas.

Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la esquinade la celda.

Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO unvalor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o unahora negativa.

#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumartextos.



#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.

#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.

#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.

#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.

#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan.

Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina

superior izquierda tal como: . Este smbolo se utilizar como hemos visto antes.

Para practicar todo lo explicado en este tema puedes seguir el Ejercicio Introduccin de datos.

Ejercicios de la Unidad 2.

Prueba evaluativa terica de la Unidad 2.



Unidad 3. Operaciones con archivos

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrarpara poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel.

Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin paramodificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarloen alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar. Tambin cuando tengamos un libro yaguardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar.

Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos.

Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre:

Haz clic el Botn Office y elige la opcin Guardar como...

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo suantiguo nombre, si pulsas el botn Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos eldocumento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con lasmodificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrs que seguir estos pasos:

En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas agrabar tu trabajo.

Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.

3. Operaciones con archivos


Haz doble clic sobre la carpeta donde guardars el archivo.

En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo.

y por ltimo haz clic sobre el botn Guardar.

Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de lamodificacin. Para ello:

Selecciona la opcin Guardar del Botn Office.

O bien, haz clic sobre el botn Guardar de la Barra de Acceso Rpido, se guardar con el mismonombre que tena. Tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + G.

Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darle nombre yelegir la ruta donde lo vamos a guardar.

Si deseas ms informacin sobre cmo guardar documentos, copias de seguridad y proteger libros: .



Cerrar un libro de trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar utilizandomemoria intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Sepuede cerrar un documento de varias formas.

Una de ellas consiste en utilizar el Botn Office

Selecciona el Botn Office y elige la opcin Cerrar.

En caso de detectar un archivo al cual sele ha realizado una modificacin noalmacenada, Excel nos avisar de ellomostrndonos el siguiente cuadro de dilogo:

Haz clic sobre el botn:

Cancelar para no cerrar el documento.

No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la ltima vez queguardamos.

S para almacenar el documento antes de salir de l.

En este ltimo caso, si el archivo no tuviese an ningn nombre, aparecer el cuadro de dilogo Guardarcomo para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenar con el nombre que tena.

Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar de la barra de men, cuidado no el de la barra dettulo que cerrara el programa Excel.

Si quieres saber cmo cerrar de golpe todos los libros abiertos: .



Empezar un nuevo libro de trabajo

Cuando entramos en Excel automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero supongamos quequeremos crear otro libro nuevo, la operacin se denomina Nuevo.

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:

Selecciona el Botn Office y elige la opcin Nuevo.

O bien utilizar la combinacin de teclas CTRL+U.

En el cuadro que aparecer deberas seleccionar Libro en blanco y hacer clic en Aceptar

.

Si deseas ms informacin sobre la creacin de nuevos libros de trabajo, por ejemplo la utilizacin deplantillas: .

Abrir un libro de trabajo ya existente

Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir.

Para abrir un archivo ya existente selecciona la opcin Abrir del BotnOffice.

Aparecer el cuadro de dilogo que vemos en la siguiente pgina...



Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

Se desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador.

Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre sta.

En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida.

Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.

Al abrir una carpeta, sta se sita en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferioraparecer toda la informacin de dicha carpeta.

Haz clic sobre el archivo deseado. y despus sobre el botn Abrir.

Nota: En el entorno de Windows Vista, este dalogo no es igual, aunque las opciones son prcticamentelas mismas.



Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documentoabiertos anteriormente.

Selecciona el men Botn Office.

A la derecha de la ventana del men, Excel presenta una lista con los ltimos documentos abiertos.

Haz clic sobre el documento deseado.

El primer documento de la lista es el ltimo que se abri.

Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Documentos recientes haz clic sobre elicono que se encuentra a su derecha que lo fijar en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar.

Si deseas ms informacin sobre la apertura de documentos: .

Puedes practicar los distintos mtodos explicados en el tema en Operaciones con archivos.





Unidad 4. Frmulas y Funciones

Esta unidad es la unidad una de las ms importantes del curso, pues en su comprensin y manejo estla base de Excel. Qu es una hoja de clculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de frmulaspara evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para eldesarrollo del curso y la buena utilizacin de Excel.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creacin dehojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones,herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas.

Introducir Frmulas y Funciones

Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o msvalores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular lafrmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier funcin es:

nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes odespus de cada parntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nosidentifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as lafuncin anterior sera equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.

Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de lafrmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

4. Frmulas y funciones


Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hayfunciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de basede datos, de bsqueda y referencia y de informacin.

Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto,precedida siempre del signo =.

Si quieres conocer ms sobre los operadores ms utilizados y las precedencias de los operadoresvisita nuestro bsico .

Insertar una funcin con el asistente

Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis,pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar conellas.

Si queremos introducir una funcin en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.

Hacer clic en la pestaa Frmulas.

Elegir la opcin Insertar funcin.

O bien, hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:



Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de lafuncin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn

, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que elnos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con ladescripcin escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora delcuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan lasfunciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categorapodemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clicsobre sta.

Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintosargumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcinpara obtener una descripcin ms completa de dicha funcin.

A final, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, dondenos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, ennuestro caso se eligi la funcin SUMA ().

En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rangode celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo ypodamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseadascomo primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobrela primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla



INTRO para volver al cuadro de dilogo.

En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de queexistiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expandeautomticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en lacelda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandirautomticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn Autosuma que nos permiterealizar la funcin SUMA de forma ms rpida.

Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botn.

Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede serPromedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene elvalor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Ademas de poder accesar aldilogo de funciones a travs de Ms Funciones...

Si quieres conocer ms sobre las referencias y nombres visita nuestro bsico .

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dosceldas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutarla funcin sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1

A2 vale 5

A3 vale 2

A4 vale 3

Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado.



Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemosrealizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , estafrmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar primero lasuma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

Funciones de fecha y hora

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas altratamiento de fechas y horas.

Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "nmero deserie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos desde el 0 de enero de 1900hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da 0/1/1900 y a partir de ahempieza a contar, en las funciones que tengan nm_de_serie como argumento, podremos poner un nmero obien la referencia de una celda que contenga una fecha.

Funcin Descripcin Verdetalle

AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual

AO(nm_de_serie) Devuelve el ao en formato ao

DIA(nm_de_serie) Devuelve el da del mes

DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo) Calcula el nmero de das entre las dosfechas

DIASEM(nm_de_serie;tipo) Devuelve un nmero del 1 al 7

FECHA(ao;mes;da) Devuelve la fecha en formato fecha

FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato de fecha

HORA(nm_de_serie) Devuelve la hora como un nmero del 0 al 23

HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en un nmero

HOY() Devuelve la fecha actual

MES(nm_de_serie) Devuelve el nmero del mes en el rango del 1(enero) al 12 (diciembre)

MINUTO(nm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59

NSHORA(hora;minuto;segundo) Convierte horas, minutos y segundos dadoscomo nmeros

SEGUNDO(nm_de_serie) Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

Puedes practicar algunas de estas funciones explicadas en el Funciones de Fecha y Hora.



Funciones de texto

Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero Excel tambintiene un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto.

Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.

Funcin Descripcin VerDetalle

CARACTER(nmero) Devuelve el carcterespecficado por el nmero

CODIGO(texto)Devuelve el cdigo ASCIIdel primer caracter del

texto

CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) Devuelve una cadena decaracteres con la unin

DECIMAL(nmero;decimales;no_separar_millares) Redondea un nmeropasado como parmetro

DERECHA(texto;nm_de_caracteres) Devuelve el nmero decaracteres especificados

ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial) Devuelve la posicin inicialdel texto buscado

ESPACIOS(texto) Devuelve el mismo textopero sin espacios

EXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_caracteres) Devuelve los caracteresindicados de una cadena

HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial) Encuentra una cadenadentro de un texto

IGUAL(texto1;texto2) Devuelve un valor lgico(verdadero/falso)

IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres) Devuelve el nmero decaracteres especificados

LARGO(texto) Devuelve la longitud deltexto

LIMPIAR(texto) Limpia el texto decaracteres no imprimibles

MAYUSC(texto) Convierte a maysculas

MINUSC(texto) Convierte a minsculas

MONEDA(nmero;nm_de_decimales) Convierte a moneda

NOMPROPIO(texto) Convierte a mayscula laprimera letra del textoREEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm_de_caracteres;texto_nuevo)

Reemplaza parte de unacadena de texto por otra

REPETIR(texto;nm_de_veces) Repite el texto

SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nm_de_ocurrencia)

Reemplaza el texto contexto nuevo

T(valor) Comprueba que el valor estexto



TEXTO(valor;formato) Convierte un valor a texto

TEXTOBAHT(nmero) Convierte un nmero atexto tailands (Baht)

VALOR(texto) Convierte un texto anmero

Puedes practicar algunas de estas funciones explicadas en el Funciones De Texto.

Funciones de bsqueda

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las frmulas diseadas.Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de datos.

Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna informacin de algo nobuscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una bsqueda de unapropiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a unapersona, describimos su aspecto fsico, si buscamos el n de telfono de un restaurante, buscamos en la guade telfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos poreso buscamos por otros datos que s conocemos.

Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas:


AREAS(ref)Devuelve el nmero de

rangos de celdascontiguas

BUSCAR(...)Busca valores de un

rango de una columna ouna fila

BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)

Busca en la primera filade la tabla o matriz de

valores

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

Busca un valor en laprimera columna de la

izquierdaCOINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia)

Devuelve la posicinrelativa de un elemento

COLUMNA(ref)Devuelve el nmero de

columna de unareferencia

COLUMNAS(matriz)Devuelve el nmero de

columnas quecomponen la matriz

DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) Devuelve una referenciaa un rango

DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) Crea una referencia decelda en forma de texto

ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)Elige un valor o una

accion de una lista devalores



FILA(ref) Devuelve el nmero defila

FILAS(matriz) Devuelve el nmero defilas

HIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo;nombre_descriptivo) Crea un acceso directoa un documento

IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinmicas;campo1;elemento1;campo2;elemento2...)

Extrae datosalmacenados en una

tabla dinmica

INDICE(matriz;num_fila;num_columna)

Devuelve el valor de unacelda en la interseccin

de una fila y unacolumna

INDIRECTO(ref;a1) Devuelve una referenciaespecificada

TRANSPONER(matriz)Intercambia las filas por

las columnas en unamatriz

Puedes practicar algunas de estas funciones explicadas en el Funciones que buscan.

Funciones financieras.

Excel es una de las herramientas ms potentes para trabajar con informacin y clculos financieros, ofreceuna amplia gama de funciones prediseadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa".

Todas estas funciones estn agrupadas en la categora de Financieras.

Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:

Funcin Descripcin y Ejemplo VerDetalle

DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes)

Devuelve la depreciacin de unbien para un perodo especificado,mtodo de depreciacin de saldo

fijo

DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor)

Devuelve la depreciacin de unbien para un perodo especificado,

mediante el mtodo dedepreciacin por dobledisminucin de saldo

DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial;periodo_final;factor;sin_cambios)

Devuelve la depreciacin de unbien para un perodo especificado,

incluyendo periodos parciales

INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va)Calcula el inters pagado durante

un perodo especfico de unainversin

NPER(tasa;pago;va;vf;tipo) Devuelve el nmero de pagos deuna inversin



PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)Devuelve el pago de un prstamo

basado en pagos y tasas deinters constantes

PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)Devuelve el inters pagado por una

inversin durante periododeterminado

PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) Devuelve el pago de un capital deuna inversin determinada

SLN(costo;valor_residual;vida)Devuelve la depreciacin por

mtodo directo de un bien duranteun perodo dado

SYD(costo;valor_residual;vida;periodo)Devuelve la depreciacin por

mtodo de anualidades de un biendurante un perodo especfico

TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar)Devuelve la tasa de inters porperiodo de un prstamo o una

inversin

TIR(valores;estimar)Devuelve la tasa interna de retornode una inversin para una serie de

valores en efectivo

TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversin) Devuelve la tasa interna de retornomodificada

VA(tasa;nper;pago;vf;tipo) Devuelve el valor actual de unainversin

VF(tasa;nper;pago;vf;tipo)

Devuelve el valor futuro de unainversin basada en pagos

peridicos y constantes ms unatasa de inters constante

VNA(tasa;valor1;valor2;...)

Devuelve el valor neto actual deuna inversin a partir de una tasa

de descuentos y una serie depagos futuros

Puedes practicar algunas de estas funciones explicadas en el Funciones financieras.

Otras funciones.

Adems de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentescategoras que nos pueden ser de gran utilidad.

En este captulo veremos algunas de ellas clasificndolas por categoras.


Funciones matemticas ytrigonomtricas

ABS(nmero) Devuelve el valor absoluto de un nmero

ALEATORIO() Devuelve un nmero entre 0 y 1



COMBINAT(nmero;tamao) Devuelve el nmero de combinaciones para unnmero determinado de elementos

COS(nmero) Devuelve el coseno de un ngulo

ENTERO(nmero) Redondea un nmero hasta el entero inferior msprximo

EXP(nmero) Realiza el clculo de elevar "e" a la potencia deun nmero determinado

FACT(nmero) Devuelve el factorial de un nmero

NUMERO.ROMANO(nmero,forma) Devuelve el nmero pasado en formato decimal anmero Romano

PI() Devuelve el valor de la constante pi

POTENCIA(nmero;potencia) Realiza el clculo de elevar un nmero a lapotencia indicada

PRODUCTO(nmero1;nmero2;...) Devuelve el resultado de realizar el producto detodos los nmeros pasados como argumentos

RAIZ(nmero) Devuelve la raiz cuadrada del nmero indicado

RESIDUO(nmero;nm_divisor) Devuelve el resto de la divisin

Funciones estadsticas

MEDIA.ARMO(nmero1;nmero2;...) Devuelve la media armnica de un conjunto denmeros positivos

MAX(nmero1;nmero2;...) Devuelve el valor mximo de la lista de valores

MIN(nmero1;nmero2;...) Devuelve el valor mnimo de la lista de valores

MEDIANA(nmero1;nmero2;...) Devuelve la mediana de la lista de valores

MODA(nmero1;nmero2;...) Devuelve el valor que ms se repite en la lista devalores

PROMEDIO(nmero1;nmero2;...) Devuelve la media aritmtica de la lista de valores

VAR(nmero1;nmero2;...) Devuelve la varianza de una lista de valores

K.ESIMO.MAYOR(matriz;k) Devuelve el valor k-simo mayor de un conjunto dedatos

K.ESIMO.MENOR(matriz;k) Devuelve el valor k-simo menor de un conjunto dedatosFunciones lgicas

FALSO Devuelve el valor lgico Falso

VERDADERO Devuelve el valor lgico Verdadero

SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Devuelve un valor u otro, segn se cumpla o nouna condicin

NO(valor_lgico) Invierte el valor lgico proporcionado

Y(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si todos los valores son verdaderos

O(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si algn valor lgico es verdadero ydevuelve VERDADEROFunciones de informacin

ESBLANCO(valor) Comprueba si se refiere a una celda vaca

ESERR(valor) Comprueba si un valor es un error

ESLOGICO(valor) Comprueba si un valor es lgico



ESNOTEXTO(valor) Comprueba si un valor no es de tipo texto

ESTEXTO(valor) Comprueba si un valor es de tipo texto

ESNUMERO(valor) Comprueba si un valor es de tipo numrico

TIPO(valor) Devuelve un nmero que representa el tipo dedatos del valor

Puedes practicar algunas de estas funciones explicadas en el ejercicio Otras Funciones.

Si deseas saber cmo instalar y utilizar el pack de herramientas de anlisis para disfrutar de msfunciones, haz clic aqu .





Unidad 5. Manipulando celdas

Vamos a ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el aspecto de stas, ascomo diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber elegir el ms adecuado segn la operacin a realizar.

Seleccin de celdas

Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel 2007,tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin. Acontinuacin encontrars algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados.

Te recomendamos iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.

A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn para saber sirealmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero del ratn a la hora

de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como: .

Seleccin de una celda

Para seleccionar una nica celda slo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botnizquierdo del ratn.

Seleccin de un rango de celdas

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo delratn en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratnmientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo y vers comolas celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

Seleccin de una columna

Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columnaa seleccionar y hacer clic sobre ste.

Seleccin de una fila

Para seleccionar una fila hay que situar elcursor sobre el identificativo izquierdo dela fila a seleccionar y hacer clic sobre ste.

5. Manipulando celdas


Seleccin de una hoja entera

Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre elindicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre ste.

Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertaruna hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este mtodo yaque el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

Aadir a una seleccin

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NOcontiguas, para ello se ha de realizar la nueva seleccin manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar unafila y aadir una nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la teclaCTRL.

Ampliar o reducir una seleccin

Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea de celdascontiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic dondequeremos que termine la seleccin.

Para practicar los distintos aspectos explicados en el tema puedes realizar el ejercicio Seleccin de celdas.

Si deseas ms informacin sobre mtodos de seleccin: .

Copiar celdas utilizando el Portapapeles

La operacin de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos elportapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operacin de Copiar duplicar las celdasseleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nosencontramos situados.

Para copiar unas celdas a otra posicin, tenemos que realizar hacerlo en dos tiempos:

En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:

Seleccionar las celdas a copiar.



Seleccionar la pestaa Inicio.

Hacer clic en el botn Copiar.

O bien, utilizar la combinacin de teclado CTRL + C.

Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndote la informacinsituada en el portapapeles.

En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:

Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras.

Seleccionar la pestaa Inicio.

Haz clic en el botn Pegar.

O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + V.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stasltimas.

En el paso 4 no tienes por qu seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si seselecciona una nica celda, Excel 2007 extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del reacopiada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada.

Para quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas lalnea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.

Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenadosen l con sucesivas copias.

Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequea flechaque aparece en la parte superior derecha de la seccin Portapapeles dela pestaa Inicio.

Esta barra tiene el aspecto de la figura de la derecha.

En nuestro caso puedes observar que hay 3 elementos que se puedenpegar.

Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar.

Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botn .

Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botn .



Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botn cerrar del panel.

Podemos tambin elegir si queremos que aparezca automticamente esta barra o no a la hora de copiaralgn elemento. Para ello:

Hacer clic sobre el botn .

Seleccionar la opcin Mostrarautomticamente el Portapapeles deOffice, para activar en caso de querervisualizarla automticamente, o paradesactivarla en caso contrario.

Al desplegar el botn de opcionestambin podemos activar algunas de las siguientes opciones descritas a continuacin:

Si activamos la opcin Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiar el contenido delportapapeles sin mostrarlo.

Si activamos la opcin Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas aparecer en

la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles .

Si activamos la opcin Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrar en la parte inferior

derecha de la ventana un mensaje informndote del nmero de elementos copiados .

Copiar celdas utilizando el ratn

Para duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles,seguir los siguientes pasos:


Situarse sobre un borde de la seleccin y pulsar la tecla CTRL.

Observa como el puntero del ratn se transforma en .

Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde sequiere copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn delratn.

Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.

Soltar la tecla CTRL.



Copiar en celdas adyacentes

Vamos a explicarte un mtodo muy rpido para copiar en celdas adyacentes. Dicho mtodo utiliza elautorrelleno, a continuacin te explicamos cmo utilizarlo y qu pasa cuando las celdas que copiamoscontienen frmulas.

Para copiar un rango de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea adyacente a la seleccin acopiar, seguir los siguientes pasos:


Situarse sobre la esquina inferior derecha de la seleccin que contiene un cuadrado negro, es elcontrolador de relleno.

Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratn se convertir en una cruz negra.

Pulsar entonces el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango.

Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.

Despus de soltar el botn del ratn aparecer en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el iconode Opciones de autorrelleno .

Desplegando el botn podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el men Herramientas,Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y colocar.

Cuando copiamos celdas con frmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo=A2+3, la frmula variar, dependiendo de donde vayamos a copiar la frmula, esto es porque lasreferencias contenidas en la frmula son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a lacelda que las contiene.

As si en la celda B3 tenemos la frmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta ltimacontendr la frmula =A3+3. A veces puede resultar incmodo la actualizacin anterior a la hora de trabajar ypor ello Excel 2007 dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.

Para indicar una referencia absoluta en una frmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre dela fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y as aunque copiemos la celda a otra, nunca variar lareferencia.

Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna,



dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

Si no recuerdas muy bien el concepto de referencias te aconsejamos repases el bsico correspondiente delTema 4.

Si en las celdas a copiar no hay frmulas sino valores constantes como fechas o series de nmeros, Excel2007 rellenar las nuevas celdas continuando la serie. Si deseas ms informacin sobre el uso delautorrelleno, pulsa aqu .

Pegado Especial

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la frmula, ocopiar la frmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango acopiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

Para utilizar esta posibilidad:


Hacer clic en el botn Copiar de la pestaa Inicio.

O bien, utilizar la combinacin de teclado CTRL + C.

Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdascopiadas indicndonos la informacin situada en el portapapeles.

Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.

Haz clic en la flecha del botn Pegar que se encuentra en la pestaaInicio y selecciona Pegado especial.

Aparecer el cuadro de dilogo Pegado especial en el que tendrs que activar las opciones que se adaptenal pegado que quieras realizar:



Todo: Para copiar tanto la frmulacomo el formato de la celda.

Frmulas: Para copiar nicamente lafrmula de la celda pero no el formatode sta.

Valores: Para copiar el resultado deuna celda pero no la frmula, comotampoco el formato.

Formatos: Para copiar nicamente elformato de la celda pero no elcontenido.

Comentarios: Para copiarcomentarios asignados a las celdas (noestudiado en este curso).

Validacin: Para pegar las reglas de validacin de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).

Todo excepto bordes: Para copiar las frmulas as como todos los formatos excepto bordes.

Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.

Formato de nmeros y frmulas: Para copiar nicamente las frmulas y todas los opciones de formato denmeros de las celdas seleccionadas.

Formato de nmeros y valores: Para copiar nicamente los valores y todas los opciones de formato denmeros de las celdas seleccionadas.

Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del botn aparece unalista desplegable en la que, a parte de la opcin Pegado especial,aparecen las opciones ms importantes de las vistas anteriormente.

Slo tendremos que elegir el tipo de pegado.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar EjercicioCopiar celdas.

Vamos a ver las diferentes tcnicas disponibles a la hora de mover o desplazar celdas dentro de una



hoja de clculo para utilizar la ms adecuada segn la operacin a realizar.

Mover celdas utilizando el Portapapeles

La operacin de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos elportapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operacin de Cortar desplazar las celdasseleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles a dondenos encontramos situados.

Para mover unas celdas a otra posicin, sigue los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a mover.

Seleccionar la pestaa Inicio y hacer clic en el botn Cortar.

O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + X.

Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas cortadas indicndonos la informacinsituada en el portapapeles.

A continuacin seleccionar las celdas donde quieres que se siten las celdas cortadas (no hace faltaseleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda, Excelextiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea cortada. La celda seleccionada ser laesquina superior izquierda del rea pegada).

Seleccionar la pestaa Inicio y haz clic en el botn Pegar.

O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + V.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stasltimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior.

Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la frmula asociada a la celda quemovemos.



Mover celdas utilizando el ratn

Para desplazar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar elportapapeles, seguir los siguientes pasos:


Situarse sobre un borde de la seleccin.

El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas,

tal como esto: .

Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn delratn.

Suelta el botn del ratn cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.

Si queremos mover algn rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:


Situarse sobre un borde de la seleccin.

El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas,

tal como esto: .

Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, despus pasar el puntero del ratn sobre lapestaa de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, vers que esta hojapasa a ser la hoja activa.

Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.

Despus, soltar el puntero del ratn una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio Mover celdas.

Veremos cmo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como puede ser el formato (todo loreferente al aspecto de la celda, como puede ser el color el tipo de letra, la alineacin del texto, etc) o elcontenido de stas y utilizar el men para realizar el borrado deseado.



Borrar celdas

Puede que alguna vez introduzcas informacin en una celda y a continuacin decidas borrarla.

Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuacin...

Ir a la pestaa Inicio.

Escoger la opcin Borrar, entonces aparecer otro submen.

Seleccionar una de las opciones disponibles entre:

Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdasseleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas ycualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con laopcin Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer tal como lo acabamos de escribir sinformato.

Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formatoEstndar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nosreferimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de dilogo Formato Celdas estudiadas en eltema correspondiente.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con laopcin Formato. Ahora en la celda aparecer 12000 ya que nicamente hemos borrado el formato oaspecto de sta, no el contenido.

Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no frmulas, peromantiene sus comentarios y su formato.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con laopcin Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer con el formato anterior, es decir23.000 .

Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas,pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es objeto de este curso.

Otra forma de eliminar el contenido de una celda:

Seleccionar la celda a borrar.

Pulsar la tecla SUPR

Con esta opcin nicamente se borrar el contenido de la celda.



Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el ejercicio Borrado de celdas.





Unidad 6. Formato de celdas

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin anuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con un solo vistazopodremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones de forma rpida yeficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao yresaltar en color rojo las prdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rpidamente si elao ha ido bien o mal.

A continuacin veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio deaspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra,la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda.

Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, eltamao, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar los cuadros de dilogoo la banda de opciones, a continuacin te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primerodebers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:

Utilizando los cuadros de dilogo:

En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie dela seccin Fuente.

Del cuadro de dilogoque se abre, Formatode celdas, haciendo clicsobre la pestaaFuente, aparecer laficha de la derecha.

Una vez elegidostodos los aspectosdeseados, hacemos clicsobre el botn Aceptar.

Conforme vamoscambiando los valoresde la ficha, aparece en elrecuadro Vista previaun modelo de cmoquedar nuestra

6. Formato de celdas


seleccin en la celda.

Esto es muy til a la hora de elefir el formato que ms se adapte a lo que queremos.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.

Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida esTrue Type, es decir, que se usar la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que adems es unafuente escalable (podemos escribir un tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaosdisponibles).

Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo defuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de la lista obien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha seabrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado.

Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrselegir un color para la letra.

Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y Subndice. Para activar odesactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificacin que se encuentra a la izquierda.

Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2007 tienepor defecto.

En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de lasopciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como:

En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramossituados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo.

Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra celda, para cambiarlopuedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro.

Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se activa o desactiva lanegrita dependiendo del estado inicial.

Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar laCursiva.

Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.



Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una lnea, ennuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. Encaso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.

Si no tienes muy claro el manejo de estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Formato Fuente

Alineacin

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados uorientados de una forma determinada.

Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdasal cual queremos modificar laalineacin.

Haz clic en la flecha que seencuentra al pie de la seccinAlineacin.

Aparecer la ficha de la derecha.

Elegir las opciones deseadas.

Una vez elegidas todas lasopciones deseadas, hacer clicsobre el botn Aceptar.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.

Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, esdecir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre unade las siguientes opciones:



GENERAL: Es la opcin de Excel 2007 por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo deltipo de dato introducido, es decir, los nmeros a la derecha y los textos a la izquierda.

IZQUIERDA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de stasindependientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangra: que pordefecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza uncarcter ms a la derecha, para que el contenido de la celda no est pegado al borde izquierdo de lacelda.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas.

DERECHA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de stas,independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangra: quepor defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienzaun carcter ms a la izquierda, para que el contenido de la celda no est pegado al borde derecho de lacelda.

LLENAR: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que que repite el dato de la celda pararellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opcin Llenar,en la celda aparecer ************ hasta completar la anchura de la celda.

JUSTIFICAR: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto por laderecha como por la izquierda.

CENTRAR EN LA SELECCIN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas enblanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin que contiene datos.

Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir,respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr sentido si la altura de las filas se ha ampliadorespecto al tamao inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientesopciones:

SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de stas.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.

INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de stas.

JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por lainferior.

Orientacin: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal(opcin por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en sentido opuesto a las agujas de unreloj a 90 en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2007 ajusta automticamente la altura de la fila paraadaptarla a la orientacin vertical, a no ser que se fije explcitamente la altura de sta.

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, utiliza las celdas contiguaspara visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opcin el contenido de la celda se tendr quevisualizar exclusivamente en sta, para ello incrementar la altura de la fila y el contenido se visualizar en



varias filas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la celda se reducir hasta quesu contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una sola.

Direccin del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza paralenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo rabe, hebreo, etc...

En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permitirn modificar algunas de lasopciones vistas anteriormente de forma ms rpida, como:

Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas pasar a serIzquierda.

Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.

Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.

Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuacinnos centrar los datos.

Si no tienes muy claro el manejo de estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio Alineacion deceldas.



Para cambiar laapariencia de los datos denuestra hoja de clculoaadiendo bordes, seguir lossiguientes pasos:

Seleccionar el rango deceldas al cual queremosmodificar el aspecto.

Seleccionar la pestaaInicio.

Hacer clic sobre la flechaque se encuentra bajo laseccin Fuente.

En el cuadro de dilogo quese abrir hacer clic sobre lapestaa Bordes.

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccin enla celda.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos:Se elegir una de estas opciones:

Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de laseleccin.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos.Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botonescorrespondientes. CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde ser del estilo y colorseleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habr que elegir Estilo y Color y acontinuacin hacer clic sobre el borde a colocar.

Bordes

Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.



Estilo:Se elegir de la lista un estilo de lnea.

Color:Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derechapodr elegir un color para los bordes.

En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes de forma msrpida:

Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En caso dequerer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no encontrars todas las opcionesvistas desde el recuadro del men.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio Formato celdas Bordes.

Rellenos

Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas de las dems.Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar elrango de celdas al cualqueremos modificar elaspecto.

Seleccionar lapestaa Inicio.

Hacer clic sobre laflecha que se encuentrabajo la seccin Fuente.

Hacer clic sobre lapestaa Relleno.

Aparecer la ficha dela derecha.

Elegir las opcionesdeseadas del recuadro.

Una vez elegidostodos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccinen la celda.



A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Color de fondo: Se elegir de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado,bastar con elegir Sin Color.

Color de trama: Se elegir de la lista desplegable un estilo de trama, ascomo el color de la trama.

En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar el relleno de forma msrpida:

Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en ste, en nuestro caso, enamarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no podrsaadir trama a la celda, para ello tendrs que utilizar el cuadro de dilogo Formato de celdas.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Formato de celdas Tramas.



Seleccionar el rango deceldas al cual queremosmodificar el aspecto de losnmeros.

Seleccionar la pestaaInicio.

Hacer clic sobre la flechaque se encuentra bajo laseccin Nmero.

Hacer clic sobre la pestaa Nmero.

Aparecer la ficha de la derecha:

Elegir la opcin deseada del recuadro Categora:

Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccinen la celda.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categora:, se elegir de la listauna categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto.Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra no coje por completo en lacelda.

Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especficar el nmero de decimales, tambin permiteespecificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos.

Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, se puede escogerel smbolo monetario como podra ser y la forma de visualizar los nmeros negativos.

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas decimales enuna columna.

Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entrediferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de

NmerosExcel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para ello, seguir los

siguientes pasos:



hora.

Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se leasigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2decimales lo mostrara como 15,28%.

Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin.

Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el nmero dedecimales.

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algnnmero en la celda.

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero de telfono,etc.

Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato.

En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirn modificar elformato de los nmeros de forma ms rpida:

Si se hace clic sobre el botn, los nmeros de las celdas seleccionadas se convertirn a formatomoneda (el smbolo depender de cmo tenemos definido el tipo moneda en la configuracin regional deWindows, seguramente tendremos el smbolo ).

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y le aadir el smbolo %).

Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineacin).

Para quitar un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.

Para aadir un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.

Puedes practicar estas operaciones con este Ejercicio Formato de celdas Numeros.

Si deseas informacin sobre la ficha Proteger del formato celdas: .

Antes de empezar con los ejercicios propuestos puedes practicar lo visto en este tema aqu EjercicioCambios de formato.

Ejercicios de la Unidad 6. Prueba evaluativa terica de la Unidad 6.



Unidad 7. Cambios de estructura

Vamos a utilizar los mtodos disponibles en Excel 2007 para modificar el aspecto de las filas,columnas, el aspecto general de una hoja de clculo y obtener as un aspecto ms presentable.

Alto de fila

Excel 2007 ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra ms grandeutilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura deesa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la filapasa automticamente a 15,75.

Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos mtodos:

El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello,seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En casode no seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la fila en la quenos encontramos.

Seleccionar del men Formato que se encuentra en la pestaaInicio.

Elegir la opcin Alto de fila...

Aparecer el cuadro de dilogoAlto de fila de la derecha en elque tendrs que indicar el alto dela fila, para indicar decimalesutilizar la coma ",".

Escribir la altura deseada, en este caso est 12,75 que es la alturaque tiene la fila por defecto.

Hacer clic sobre el botn Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.

El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello:

Colocar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila que desees modificar, en lacabecera de la fila.

El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:

7. Cambios de estructura


Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Conforme movemos el ratn, laaltura de la fila cambia.

Al final soltar el botn del ratn.

Autoajustar

Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada msalta de la fila, utilizando dos mtodos distintos.

El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello:

Selecciona las filas a las que desees modificar la altura.

Seleccionar del men Formato que se encuentra en la pestaaInicio.

Elige la opcin Autoajustar alto de fila.

Este segundo mtodo es mucho ms rpido:

Situarse sobre la lnea divisoria por debajo de la fila que deseasmodificar, en la cabecera de la fila.

Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratn, elpuntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas.

Haz doble clic, el tamao se reajustar automticamente.

Puedes practicar estas operaciones realizando: Formato defilas.

Si deseas conocer las dems opciones del men Formato Fila: .



Ancho de columna

En Excel 2007 la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo,la anchura estndar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda.

Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos mtodos:

El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura.En caso de no seleccionar ninguna, se realizar la operacin a lacolumna en la que nos encontramos.

Desplegar el men Formato de la pestaa Inicio.

Se abrir otro submen.

Elegir la opcin Ancho de columna...

Aparecer el cuadro de dilogode la derecha.

Escribir la anchura deseada.


El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello:

Situar el puntero del ratn en la lnea situada a la derecha del nombre de la columna que desees modificar,en la cabecera de la columna.

El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: .

Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin.

Observa como conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando.

Soltar el botn del ratn cuando el ancho de la columna sea el deseado.



Autoajustar a la seleccin

Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada ms ancho,utilizando dos mtodos distintos.

El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello:

Seleccionar las columnas a las que desees modificar la anchura.



Eligir la opcin Autoajustar ancho de columna.

El segundo mtodo es mucho ms rpido.

Situarse sobre la lnea divisoria a la derecha de la columna quedeseas modificar, en la cabecera de la columna.

Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratn, elpuntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas.

Hacer doble clic, automticamente se ajustar el tamao de lacolumna al mayor texto que hayas introducido en la columna.





Elegir la opcin Ancho predeterminado...

Aparecer el cuadro dedilogo de la derecha.

Escribir la anchura estndardeseada.


Todas las columnas pasan a tener la anchura estndar, exceptoaquellas que tuvieran asignada una anchura particular.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizarFormato de columnas.

Si deseas conocer las dems opciones del men Formato Columna: .

Cambiar el nombre de la hoja.

Como ya sabes, en Excel 2007 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hojase referencia como Hoja1, Hoja2, ...

Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja paraidentificarla de forma ms rpida , as si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de cadames, la primera hoja se podra nombrar Enero, la segunda Febrero, ...

La longitud mxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.

No puede haber dos hojas de clculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre.

Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos mtodos:

Ancho estndar de columna

E

TEMA 21 EXCEL 2007 (1)

Documents

Transcript of TEMA 21 EXCEL 2007 (1)