Systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją,

elektronizacja procesów administracyjnych

oraz udostępnianie e-usług

w służbie transparentności, otwartości i usprawniania administracji

Na przykładzie wdrażania jednolitego systemu EZD PUW

w administracji rządowej RP

Mariusz Madejczyk

Pełnomocnik Wojewody Podlaskiego

ds. informatyzacji

1. Nie ma sprawnej administracji bez e-administracji, a e-administracji bez

elektronizacji procedur administracyjnych (backofficu), czyli systemy EZD

to fundament nowoczesnej administracji, a nie moda.

2. Interoperacyjność, standardy i transparentność, na koniec e-usługi

– czyli administracja przyjazna obywatelom.

3. System EZD PUW w administracji rządowej RP – sieć wartości

administracji, reużywalność i współpraca w praktyce, czyli przedsięwzięcie

Wojewody Podlaskiego w nieustannej ofensywie.

4. Projekty Wojewody Podlaskiego w ramach RPO i POIG7 2007-2013.

5. POPC i RPO, czyli nowa perspektywa na lata 2014-2020 szansą dla

administracji.

E-administracja – działa, czy nie działa?

Projekty regionalne – Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego:

„Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego - część II, administracja rządowa”

– 46 mln PLN

Projekt Wojewody Podlaskiego i 19-stu jednostek administracji rządowej Województwa Podlaskiego

Projekty centralne – Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 (plany dot. POPC 2014-2020):

„Rozwój i upowszechnienie elektronicznych usług administracji rządowej poprzez rozwój jednolitego systemu

elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) oraz udostępnienie i wdrożenie jednolitych usług w urzędach

administracji rządowej RP”

– 10 mln PLN

Projekt Wojewody Podlaskiego i administracji rządowej centralnej oraz terenowej RP

Przedsięwzięcia Wojewody:

System EZD PUW w administracji rządowej RP – rozwijany i wdrażany przez PUW na zasadach niekomercyjnych

System CAR – Centralna Aplikacja Raportująca - w zakresie zarządzania kryzysowego na terenie całego kraju

Najważniejsze projekty realizowane przez

Wojewodę Podlaskiego

Pryncypia wdrażania jednolitego systemu

EZD PUW

1. System jest jednolity - przekazywany, wdrażany

i utrzymywany przez PUW bezpłatnie, jako własność Skarbu Państwa.

2. PUW nie wdraża systemu w urzędach - urzędy same wdrażają system.

3. System jest narzędziem prostym i szybkim, wygodny dla urzędników

– tworzony przez urzędników dla urzędników.

4. Redukcja dokumentacji papierowej wewnątrz jednostki.

5. Procedury nie odzwierciedlają świata papierowego urzędu.

6. Wszystkie dekretacje wykonywane są elektronicznie.

7. Korespondencja pomiędzy urzędami poprzez ESP (ePUAP).

Przedsięwzięcie wymaga od Partnerów:

- determinacji i świadomości kierownictwa jednostki wdrażającej system,

- monitowania postępu prac,

- osobistego zaangażowania w proces wdrożenia i pracy w systemie,

- powołania zespołu ds. wdrożenia i utrzymania systemu EZD w jednostce,

- uświadamiania i szkoleń pracowników urzędu,

- przygotowania refleksyjnych procedur,

- przygotowania technicznego i organizacyjnego.

Wdrożenie EZD nie jest przedsięwzięciem

informatycznym i z pewnością nie trywialnym

http://ezd.gov.pl

W ramach współpracy dzielimy się

z naszymi Partnerami

wiedzą, wypracowaną dokumentacją i praktyką

Partnerzy w województwach

1. Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie

2. Opolski Urząd Wojewódzki w Opolu

3. Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki w Olsztynie

4. Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku

5. Świętokrzyski Urząd Wojewódzki w Kielcach

6. Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach

7. Lubuski Urząd Wojewódzki w Gorzowie Wielkopolskim

8. Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie

9. Lubelski Urząd Wojewódzki w Lublinie

10. Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie

11. Dolnośląski Urząd Wojewódzki we Wrocławiu

12. Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

13. Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu – w fazie testowej

oraz administracja zespolona poszczególnych województw

wdrażanych samodzielnie przez poszczególne urzędy wojewódzkie

Partnerzy centralni

1. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów 10.11.2011

2. Uniwersytet Warszawski Wydział Historyczny 02.03.2012

3. Uniwersytet w Białymstoku 26.03.2012

4. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego 01.06.2012

5. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych 04.07.2012

6. Archiwum Państwowe w Olsztynie 24.08.2012

7. Komenda Główna Straży Granicznej 06.08.2012

8. Główny Urząd Geodezji i Kartografii 19.09.2012

9. Rządowe Centrum Legislacji 27.09.2012

10. Rzecznik Praw Obywatelskich 12.11.2012

11. Uniwersytet Warszawski 15.11.2012

12. Archiwum Państwowe w Szczecinie 05.02.2013

13. Ministerstwo Edukacji Narodowej 26.02.2013

14. Krajowy Zarząd Gospodarki Wodnej 07.03.2013

15. Ministerstwo Zdrowia 21.03.2013

16. Centrum Informatyczne Edukacji 05.07.2013

17. Urząd ds. Cudzoziemców 12.07.2013

18. Rzecznik Praw Pacjenta 18.07.2013

19. Narodowy Bank Polski 29.07.2013

20. Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji 21.08.2013

21. Główny Urząd Miar 02.09.2013

22. Urząd Transportu Kolejowego 01.10.2013

23. Archiwum Państwowe w Lublinie 11.10.2013

24. Generalna Dyrekcja Lasów Państwowych 05.11.2013

25. Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej 17.12.2013

26. Uniwersytet Pedagogiczny w Krakowie 30.12.2013

27. Rzecznik Praw Dziecka 11.02.2014

28. Ministerstwo Skarbu Państwa 24.02.2014

29. Szkoła Główna Handlowa 10.06.2014

30. Ministerstwo Finansów 17.06.2014

31. Kancelaria Prezydenta RP 01.08.2014

32. Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju 04.08.2014

33. Archiwum Państwowe w Koszalinie 04.09.2014

34. Politechnika Białostocka 05.01.2015

35. Ministerstwo Środowiska 01.2015

36. Narodowy Fundusz Zdrowia - Oddział w Białymstoku 19.01.2015

37. Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa 19.01.2015

38. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych 19.01.2015

39. Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi 02.02.2015

Partnerzy centralni

Lista partnerów, którzy podpisali porozumienia publikowana jest na stronie EZD.GOV.PL:

Łączna liczba instytucji korzystająca z EZD PUW: 216

Liczba urzędników pracujących w systemie EZD PUW (produkcja): 24 017

Liczba dokumentów wysłanych z EZD PUW via ePUAP: 1 330 067

Liczba dokumentów wewnętrznych w EZD PUW: 4 327 096

Liczba akceptacji w systemie EZD PUW: 4 748 048

Liczba dokumentów w składach chronologicznych: 1 099 432

Garść statystyk EZD PUW

za rok 2013 i 2014

Użytkownicy w systemie EZD PUW

w podziale na województwa oraz płeć

Łącznie: 24 017 Kobiet: 15 452 Mężczyzn: 8 565

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

4500

5000

5500

6000

6500

7000

7500

8000

8500

9000

9500

10000

10500

11000

343 414 214 337 589

3690

355 943

337 713 231 151 248

684 345 528 650

1268

6408

638

1216

995

1626

233 427 434

1027 759 742

987

1857

10098

993

2159

1332

2339

464 578 682

Kobiet_

Mężczyzn_

Opis procesów administracyjnych to początek drogi – vide projekty KPRM i UW-M

BPMN vs BPEL, czyli opis procesu, to nie jego implementacja w systemie EZD.

Wiedza, umiejętności ale przede wszystkim zorientowanie na cel, kluczem do sukcesu

procesowości w administracji – EZD to narzędzie, silnik procesów to standard.

Procesowość w EZD to:

- uproszczenie i przyśpieszenie procedur,

- automatyzacja pracy,

- krok ku pełnej interoperacyjności i transparentności.

Przyszłość systemów EZD w administracji …

to podejście procesowe do elektronizacji

procedur administracyjnych

Korzyści:

Transprentność, standaryzacja, zarządzanie, usprawnianie i oszczędności –

w przypadku EZD PUW dodatkowo reużywalność i sieć wartości współpracujących

ze sobą i wspólnie rozwiązujących problemy urzędów.

Oszczędności:

- wysyłka elektroniczna vie ePUAP bezpośrednio z EZD,

- redukcja papierowych dokumentów wewnętrznych,

- znaczące obniżenie kosztów wdrożenia oraz utrzymania jednolitego systemu

EZD PUW w całej administracji rządowej RP.

Korzyści i oszczędności

Czyli systemy EZD, a „odcinanie kuponów”

„Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa

podlaskiego - część II, administracja rządowa”

Projekt Wojewody Podlaskiego

i 19-stu Jednostek Administracji Rządowej

Województwa Podlaskiego

e-administracja i e-bezpieczeństwo

wartość projektu 46 mln PLN

Projekty Wojewody Podlaskiego

RPO WP 2007-2013

Kluczowe produkty Projektu

• Platforma CUAR – zintegrowana z Cyfrowym Urzędem Wrót Podlasia

oraz ePUAP

• miniEZD

• System ITSM

• System Zarządzania i Monitoringu infrastruktury sprzętowej i

oprogramowania

• System Zarządzania Wydrukami (u 12 Partnerów)

• Platforma e-Learningowa

• System e-Bezpieczeństwo

Projekt o nazwie: „Rozwój i upowszechnienie elektronicznych usług administracji rządowej poprzez rozwój jednolitego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) oraz udostępnienie i wdrożenie jednolitych usług w urzędach administracji rządowej RP”.

Podpisanie porozumienia o dofinansowanie: 23 października 2014 r.

Okres realizacji Projektu: sierpień 2014 – listopad 2015

Budżet projektu: 10 000 000 zł brutto

Beneficjent: Wojewoda Podlaski

Partnerzy Projektu: administracja rządowa, terenowa i centralna RP

Projekty Wojewody Podlaskiego

POIG7 2007-2013

Projekt POIG7 - rozwój jednolitego systemu

EZD PUW na rzecz administracji rządowej RP

Celem projektu jest usprawnienie funkcjonowania administracji rządowej RP i świadczenie usług poprzez ich elektronizację. Osiągnięcie celu zostanie zrealizowane poprzez:

1. Udostępnienie i świadczenie e-usług na wysokim poziomie dostępności i jakości.

2. Rozbudowa (rozwój) systemu EZD PUW, jako jednolitego i bezpłatnego narzędzia dla administracji rządowej RP w zakresie zwiększenia funkcjonalności, interoperacyjności i możliwości świadczenia zintegrowanych z ePUAP e-usług.

3. Elektronizacja procedur administracyjnych i usług udostępnianych klientom administracji, zwiększająca dostępność i rodzaj świadczonych usług na drodze elektronicznej, jak również skracająca procedury wewnętrzne, a tym czasem czas realizacji.

4. Dążenie do transparentności funkcjonowania administracji rządowej oraz dzielenie się dobrymi praktykami z innymi podmiotami realizującymi zadania publiczne.

Wspólny projekt 16 wojewodów i administracji zespolonej RP – II oś POPC,

działania 2.1 i 2.2

Szacowany budżet projektu – 200 mln PLN

Główne cele:

- ujednolicenie zasad

- wspólne narzędzia

- wdrożenie jednolitego systemu EZD PUW w całej administracji zespolonej

RP – około 65 000 urzędników

POPC i RPO 2014-2020

Możliwość finansowania innowacyjnych

projektów

Potencjał trzeba wykorzystać

Wiedzę należy budować, dzielić się nią – wspólne narzędzia, współpraca

i reużywalność to podstawa

Narzędzia muszą być proste i wygodne

Potencjał, wiedza, narzędzia …

Skazani na e-administracę i współracę!

Dziękuję za uwagę

mmadejczyk@bialystok.uw.gov.pl