SYSTEM ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI

Menedżer projektu / ControllerW zarządzaniu cennym dobrem jest czas, a aktualne informacje są podstawą do podjęcia ważnych decyzji. Tylko jeśli na czas zostaną rozpoznane zakłócenia oraz ich wpływ na inne projekty i nastąpią szybkie procesy konsultacyjne, można wówczas zrealizować profesjonalne projekty w terminie i w ramach planowanego budżetu. Projekty są nie tylko planowane i sterowane, ale świadczone usługi należy również rozliczyć ze zleceniodawcą. Podstawą do rozliczeń są codziennie aktualizowane wskaźniki oraz dane udostępniane przez środowisko projektowe.

Kierownik projektu / Menedżer zasobówKierownicy projektu są kadrą kierowniczą w czasie trwania projektu. Dlatego potrzebują narzędzi zarządzania i kierowania, które będą ich wspierać kompleksowo od początku aż do zakończenia projektu. Podstawą ich działania jest planowanie oraz codzienne konfrontowanie planu ze stanem faktycznym.

Pracownicy projektuPrzyjmują do wykonania ważne zadania w trakcie trwania projektu. Czas jest więc dla nich bardzo cenny. Pracownicy potrzebują platformy, która ułatwi im komunikację z kierownikiem projektu i przełożonym oraz zredukuje do minimum zadania administracyjne. Rozwiązaniem jest Blue Ant.

AdministratorAplikacja musi dać się zintegrować z istniejącą infrastrukturą. Musi szybko pomieścić istotne dane podstawowe oraz umożliwić obszerne zarządzanie uprawnieniami. Istotną rolę odgrywają tutaj standardy takie jak LDAP lub XML. Aplikacja Blue Ant jako rozwiązanie najnowszej generacji działa w pełnym oparciu o Internet. Program Blue Ant można integrować poprzez serwisy sieciowe z dowolnymi aplikacjami.

Funkcje

Planowanie

Zasoby

Listy kontrolne

Wiedza

Dokumenty

Czas pracy

Tickety + Zadania

Koszty podróży

Faktura

Portfolio projektu

Controlling

Administracja

Interfejsy

Add-ons

www.proventis.net

PROJEKTY W ORGANIZACJI

Metodyczne zarządzanie projektami w nowoczesnej organizacji to standard, który pozwala na realizowanie kluczowych procesów biznesowych w sposób pozwalający na budowanie przewagi konkurencyjnej. Kontrolując koszty i sposób wykorzystania zasobów, przy jednoczesnym skoordynowanym procesie planowania i analizowania ryzyk, w znacznym stopniu przyczyniamy się do nieprzewidzianych opóźnień w terminie realizacji zleceń.

Projekty charakteryzują sposób funkcjonowania przedsiębiorstw geodezyjnych i inżynieryjnych. Prowadzone działania skupiają się na wykonaniu określonego produktu w ustalonym czasie. Gdy organizacja jest w stanie pozyskać precyzyjne informacje o planowanym i realnym czasie wykonania zadań oraz zaangażowanych środkach finansowych, monitorować postępy prac i korzystać w efektywny sposób z doświadczeń zdobytych w toku działalności, tym bezpieczniejsze i optymalne kosztowo

staje się prowadzenie projektów w środowisku klient - dostawca. Uzyskanie odpowiedzi na te pytania w sposób precyzyjny i szybki nie będzie możliwe bez wdrożonej metodyki zarządzania projektami wspartej systemem informatycznym.

Wdrożenie metodyki zarządzania projektami, to przede wszystkim uporządkowanie procesów w organizacji, które pozwolą na monitorowanie kluczowych wskaźników i realizację celów operacyjnych. Rozwój przyszłych kierowników projektów i członków zespołów projektowych umożliwi wykorzystanie potencjału w tworzeniu dedykowanego rozwiązania, czyli spełniającego potrzeby organizacji. Międzynarodowe standardy zarządzania takie jak PRINCE2®, PMBok i IPMA wymagają dostosowania do realiów i potrzeb, stąd kluczowym elementem staje się proces wdrożenia i wyboru optymalnych narzędzi wykorzystywanych w zarządzaniu projektami.

Istotną rolę w procesie wdrożenia stanowi realizacja projektu pilotażowego, który pozwala organizacji przetestować nowe podejście i wraz z certyfikowanym trenerem i konsultantem w sposób bezpieczny zrealizować przedsięwzięcie w oparciu o wdrożoną metodykę z wykorzystaniem narzędzi informatycznych.

Badania przeprowadzone w amerykańskich przedsiębiorstwach zarządzanych projektowo dowodzą, że wdrożenie metodyki zarządzania projektami przynosi rezultaty dla całej organizacji i jej pozycji rynkowej.

Grupa PM to kompetentna firma doradcza specjalizująca się we wsparciu projektów, szkoleniach, audytach oraz we wdrażaniu metodyk zarządzania projektami i systemów zarządzania jakością ze szczególnym uwzględnieniem metodyk PRINCE2®, wytycznych kompetencji Project Managera IPMA, projektów UE i norm ISO. Pomagamy firmom także w zakresie modelowania procesów biznesowych; wdrażaniu systemów informatycznych, takich jak ERP, MES i inne. Posiadamy szerokie doświadczenie praktyczne potwierdzone certyfikatami międzynarodowych instytucji i referencjami naszych klientów. Dbamy o najwyższą jakość usług starannie dobierając kadrę trenerską i konsultantów. Są to praktycy zarządzania, certyfikowani kierownicy projektów PRINCE2® i IPMA.

PM Spółka z o.o. Koordynator merytoryczny projektuul. G. Ehrenberga 15, 31-309 Kraków Anna Sadowskatel.: +48 12 378 38 99 tel.: +48 606 323 803e-mail: biuro@grupapm.pl e-mail: anna.sadowska@grupapm.plhttp: www.grupapm.pl

www.pmanager.pl

Zarządzane projektowo organizacje są bardziej konkurencyjne gdyż: skracają czas wprowadzenia nowych produktów na rynek,są bardziej przewidywalne dla klienta (w zakresie terminu i jakości), a poprzez usprawnienie procesu mogą być również konkurencyjne cenowo, organizacja pracy w organizacji zarządzanej projektowo sprzyja innowacyjności i zgłaszaniu nowych pomysłów, firmy, w których wdrożono metodykę, mają wypracowane plany działania: szybciej się uczą, gromadzą wiedzę i potrafią z niej korzystać, co z kolei ma wpływ na czas i koszty prowadzonych projektów,optymalnie wykorzystują zasoby: pracowników oraz zasoby materialne,sprawniej planują i kontrolują proces budżetowania w przedsiębiorstwie oraz potrafią precyzyjnie przypisać koszty w systemach finansowo-księgowych

do konkretnych przedsięwzięć.

PROJEKTY W ORGANIZACJI CASE STUDY

KLIENT Przedsiębiorstwo Geodezyjno-Informatyczne COMPASS powstało w październiku 1996 roku. Od lutego 1997 roku funkcjonuje w formie Spółki Akcyjnej. Firma działa w branży geoinformacyjnej, głównie na rynku polskim, choć z sukcesem realizuje także projekty zagraniczne. Spółka świadczy usługi z zakresu geodezji i kartografii, fotogrametrii i teledetekcji, informatyki i teletechniki. Specjalizuje się w stosowaniu nowych technologii w geodezji, w szczególności w projektowaniu i budowaniu baz danych przestrzennych, a także tworzeniu oprogramowania i własnych technologii geoinformatycznych. Poziom zatrudnienia wynosi aktualnie blisko 80 osób wysoko wykwalifikowanej kadry inżynierskiej i cały czas utrzymuje niewielki – kilkuprocentowy trend wzrostowy.

POTRZEBA Od 2005 roku COMPASS działa wg standardów jakościowych zgodnych z normą ISO 9001:2000 (obecnie ISO 9001:2008) i praktykuje metodykę zarządzania projektami PRINCE2®. W ciągu jednego roku firma przyjmuje średnio około 50 zamówień do realizacji. Do tego dochodzą drobne usługi i zlecenia serwisowe oraz projekty wewnętrzne. Łącznie jest to przeszło 100 przedsięwzięć rocznie. Spółka stanęła przed wyzwaniem wdrożenia systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie firmą, jako organizacją projektową z zachowaniem nurtu zgodnego z metodyką PRINCE2®.

ROZWIĄZANIE Latem 2009 roku w firmie COMPASS dokonano analizy potrzeb i oczekiwań w zakresie narzędzi informatycznych, które mogłyby skutecznie wesprzeć jej kierownictwo w zarządzaniu organizacją projektową. W następstwie Zarząd Spółki podjął decyzję o wdrożeniu systemu do zarządzania projektami i portfelami projektów. Po rozeznaniu rynku ostateczny wybór padł na oprogramowanie Blue Ant firmy proventis GmbH z Berlina. Zdecydowały o tym przede wszystkim cechy funkcjonalne oraz webowe środowisko pracy. Jesienią 2009 roku Niebieska Mrówka zadomowiła się na dobre przy Lea 114 w Krakowie.

REZULTATY Od stycznia 2010 roku wszystkie projekty (przedsięwzięcia) zewnętrzne i wewnętrzne realizowane w firmie COMPASS są zarządzane za pomocą systemu Blue Ant. System daje pełny ogląd aktualnej sytuacji w firmie, tzn. pokazuje ile i jakie działania są podejmowane w danym momencie w firmie, jakie zasoby są w to angażowane i jakie to generuje koszty. Kokpit sygnalizatorów i wskaźników pozwala na bieżąco monitorować postępy projektów a rozbudowany generator raportów daje wielospektralny obraz stanu projektów na dowolny zadany moment czasu wstecz (raportowanie) i w przód (prognozowanie).

Jeżeli zespół jest wcześniej dobrze przygotowany metodycznie do wdrożenia systemu do zarządzania projektami i sam akceptuje taką zmianę w organizacji, to inwestycja ma szansę zwrócić się w ciągu jednego roku. Tak też było w przypadku Spółki COMPASS, w której kadra kierownicza zna i praktykuje metodykę PRINCE2®.Wymierne korzyści z wdrożenia systemu Blue Ant to przede wszystkim zmniejszenie czasu trwania, a co za tym idzie kosztów, procesów systemowych zarządzania projektami i portfelami projektów.

Przedsiębiorstwo Geodezyjno-InformatyczneCOMPASS S.A. Osoba kontaktowaul. Juliusza Lea 114, 30-133 Kraków Piotr Myszkatel.: +48 12 428 75 00 tel.: +48 606 371 137fax: +48 12 428 75 01 e-mail: pmyszka@compass.plhttp: www.compass.pl

KORZYŚCI – OBNIŻENIE KOSZTÓW PROCESOWYCH

REJESTRACJACZASU PRACY

jednolite konto czasu pracy pracowników łącznie z rejestracją absencji; mechanizmy weryfikacji i zatwierdzania czasów przez kierowników projektów i przełożonych

70%

PLANOWANIEPROJEKTÓW

planowanie projektów i działań (zadań) z wykorzystaniem gotowych szablonów oraz wsparciem asystenta sygnalizującego konflikty; algorytm obliczania optymalnego przebiegu projektu; budżetowanie projektu

25%

ZARZĄDZANIEZASOBAMI

zintegrowane zarządzanie zasobami firmy, analiza obciążeniai dyspozycyjności pracowników; całkowicie elektroniczny proces składania i zatwierdzania wniosków urlopowych oraz zgłaszania absencji (zwolnienia chorobowe, delegacje, wizyty u Klienta)

30%

MONITOROWANIE RAPORTOWANIE

centralna baza danych; aktualne wskaźniki stanu projektu; bogaty zestaw raportów standardowych i generator raportów własnych z zapisem w powszechnie stosowanych formatach html, pdf, csv

75%

ROZLICZANIEPROJEKTÓW

zautomatyzowane zestawienia danych do rozliczenia przychodów oraz wszystkich koniecznych pozycji kosztowych (kosztów pracy, kosztów rzeczowych i kosztów podróży)

50%

Przedsiębiorstwo Geodezyjno – Informatyczne COMPASS S.A.ul. Juliusza Lea 114, 30-133 Krakówwww.compass.pl

>> Z pełnym przekonaniem twierdzę, że Blue Ant to był dobry wybór. << Piotr Myszka, Wiceprezes COMPASS

>> Wdrożenie metodyki i narzędzi wspomagających zarządzanie projektami to obniżenie kosztów działalności biznesowej. W firmie COMPASS uzyskano bardzo dobre rezultaty. <<

Anna Sadowska, Prezes Grupa PM

www.compass.pl

INFORMACJE PODSTAWOWE

Oprogramowanie Blue Ant to nowoczesne rozwiązanie wspomagające zarządzanie projektami i portfelami projektów. Posiada narzędzia dedykowane do planowania zadań, terminów ich realizacji i zarządzania zasobami, jak również zestaw narzędzi decyzyjnych i analitycznych do zarządzania projektem podczas całego cyklu życia projektu, od fazy planowania po zamknięcie.

NAJWAŻNIEJSZE CECHY SYSTEMU:

Szybki dostęp za pomocą przeglądarki internetowej i urządzeń mobilnych

Rejestr czasu pracy, bieżący zapis kosztów i rozliczeń

Planowanie z użyciem zasobów rzeczywistych i wirtualnych oraz szablonów projektów

Bieżące zarządzanie projektem w formie tabeli WBS, diagramu Gantta lub pulpitów menedżerskich

Raportowanie przy wykorzystaniu standardowych szablonów i generatora własnych raportów

Zarządzanie portfelem projektów

Zarządzanie projektami tradycyjnymi i zwinnymi (Agile)

Dostosowanie interfejsu do indywidualnych potrzeb użytkowników

Integracja z innymi systemami poprzez usługi sieciowe

Integracja z pakietem MS Office (Word i Excel)

System Blue Ant wyróżnia się intuicyjnym interfejsem użytkownika i jest idealny do zarządzania projektami różnego typu – od niskiego aż do wysokiego poziomu złożoności. Program jest przede wszystkim dedykowany dla małych i średnich firm, których działania są ukierunkowane na różne projekty. Takie firmy często potrzebują oprogramowania, które pozwoli im nie tylko kontrolować pojedynczy projekt, ale umożliwi im równocześnie przegląd zasobów i środków finansowych we wszystkich projektach. Do pracy z aplikacją użytkownik potrzebuje jedynie sprzętu komputerowego z połączeniem do Internetu oraz przeglądarkę internetową. Aby móc w pełni wykorzystywać wszystkie funkcje musi być zapewniona również możliwość uruchomienia JavaScript. Program ten działa na wszystkich znanych systemach operacyjnych takich jak Windows, Unix, Linux, AIX lub Sun Solaris. Klienci, którzy instalują system Blue Ant na swoim własnym serwerze potrzebują relacyjnej bazy danych oraz serwera internetowego Apache/Tomcat w połączeniu ze środowiskiem Java.

W przedsiębiorstwie usługowym zatrudniającym około 100 pracowników obniżone koszty procesowe prowadzą do zwrotu inwestycji w niespełna rok. Aplikacja Blue Ant pozwala w istotnych procesach pracy codziennej osiągać oszczędności rzędu nawet do 80%. Wychodzimy z założenia, że wdrożenie systemu do zarządzania projektami ma sens, jeżeli łączne oszczędności uzyskane na projektach przekraczają próg 1%. Jeżeli zatem zarządzanie projektami pochłania średnio około 10% łącznych nakładów pracy ponoszonych w projektach, to oszczędności wypracowane w samych procesach systemowych już na poziomie 10% pozwalają uzyskać ten minimalny oczekiwany poziom 1% obniżenia kosztów łącznych projektów. Z pomocą pracowitej Niebieskiej Mrówki można zyskać dużo więcej.

www.blueant.pl

NIE KUPUJ MRÓWKI W WORKU - WYPRÓBUJ JAK PRACUJE W PRAKTYCE

Chcesz wypróbować program Blue Ant na własnych projektach?Jeśli tak, to zgłoś chęć uzyskania bezpłatnego dostępu do bazy demo i korzystaj z aplikacji Blue Ant przez okres dwóch tygodni.

Link do formularza zgłoszeniowego: http://www.proventis.net/pl/blue-ant/poznaj-aplikacje-blue-ant.html

w sprawie zakupu licencji i wdrożenia Blue Ant:

www.geocompetence.ple-mail: blueant@geocompetence.pl

tel.: +48 885 305 305

w sprawie metodyki zarządzania projektami:

www.grupapm.plbiuro@grupapm.pl

tel.: +48 606 323 803

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI