Organizacja wdrożenia Zintegrowanego Systemu Informatycznego w Przedsiębiorstwie

AKADEMIA HUMANISTYCZNO–EKONOMICZNA

W ŁODZI

WYDZIAŁ: Informatyki, Zarządzania i Transportu

Kierunek: Zarządzanie

Organizacja wdrożenia Zintegrowanego Systemu

Informatycznego zarządzania firmą na podstawie

Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji w Siedlcach

Tomasz Cielemęcki

99682

Przyjmuję pracę jako magisterską

podpis promotora................……..

data ............……………………..

Praca napisana pod kierunkiem

Dr inż. Barbary Łukasik-Makowskiej

ŁÓDŹ 2010

Spis treści

Wstęp.......................................................................................................................4

Rozdział I Organizacja i sposób działania Przedsiębiorstwa Wodociągów i

Kanalizacji w Siedlcach..................................................................................................6

I.1 Podstawowe zadania przedsiębiorstwa..........................................................6

I.2 Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa.....................................................9

I.3 Otoczenie przedsiębiorstwa..........................................................................10

Rozdział II Charakterystyka Zintegrowanego Systemu Informatycznego

wspomagającego zarządzanie firmą w PWIK w Siedlcach.......................................13

II.1 Cele i założenia wdrożenia systemu............................................................13

II.2 Procedura wyboru systemu.........................................................................17

II.3 Opis Zintegrowanego Systemu Informatycznego........................................19

Rozdział III Uwarunkowania skutecznego procesu wdrożenia i eksploatacji

Zintegrowanego Systemu Informatycznego................................................................27

III.1 Metodyka i organizacja wdrożenia systemu.............................................27

III.2 Społeczne aspekty wdrożenia systemu.......................................................35

III.3 Efektywność wykorzystania systemu..........................................................38

Rozdział IV Efekty procesu wdrożenia Zintegrowanego Systemu

Informatycznego wspomagającego zarządzanie w wybranych obszarach..............43

IV.1 Sprawność działania systemu.....................................................................45

IV.2 Jakość realizacji usług...............................................................................48

IV.2 Wydajność pracy........................................................................................49

Podsumowanie......................................................................................................53

2

Bibliografia...........................................................................................................55

Załącznik 1............................................................................................................56

Załącznik 2............................................................................................................57

Załącznik 3............................................................................................................58

Spis rysunków.......................................................................................................60

Spis tabel...............................................................................................................60

Spis załączników...................................................................................................60

3

Wstęp

Współczesne przedsiębiorstwo jest organizacją złożoną i skomplikowaną, w

której krzyżują się i uzupełniają wzajemnie strumienie dóbr i informacji. Chcąc

efektywnie zarządzać przedsiębiorstwem w obecnych czasach, należy umiejętnie

zdobywać i wykorzystywać różnorodne informacje pochodzące z różnych źródeł. Temu

celowi służyć mają rozwijane w ostatnich latach, w niespotykanym tempie, techniki

informatyczne i telekomunikacyjne. Zapewniają one daleko idącą integrację

najważniejszych funkcji i procesów realizowanych na zewnątrz jak i wewnątrz

przedsiębiorstwa. Szczególną rolę odgrywają tu zintegrowane systemy informatyczne,

racjonalizujące i optymalizujące zachodzące w przedsiębiorstwie procesy.

Celem niniejszej pracy jest opis organizacji wdrożenia Zintegrowanego Systemu

Informatycznego wspomagającego zarządzanie firmą w Przedsiębiorstwie Wodociągów

i Kanalizacji w Siedlcach oraz wskazanie istotnych aspektów procesu jego

implementacji do struktur zarządzania Przedsiębiorstwem. Wskazanie osiągniętych

korzyści, występujących przeszkód oraz niebezpieczeństw związanych z chęcią

przyspieszenia bądź ominięcia pewnych etapów procesu wdrożenia ma za zadanie

wskazać właściwy, zgodny z opisaną metodyką sposób postępowania.

Rozdział I zawiera opis Przedsiębiorstwa, jego podstawowe zadania, strukturę

organizacyjną oraz otoczenie. Ta część pracy powstała w oparciu o własne obserwacje

oraz materiały firmowe, takie jak umowa spółki czy akty prawne, na podstawie których

Przedsiębiorstwo prowadzi działalność. Omówiony również został wpływ otoczenia na

możliwości funkcjonowania Przedsiębiorstwa i przedstawiony jego specyficzny

charakter .

Rozdział II zawiera opis celów i założeń jakie przyświecały wdrożeniu systemu,

pokazuje procedurę wyboru systemu oraz zawiera szczegółowy opis jego funkcji.

Cele jakie zakłada przedsiębiorstwo w związku z wdrożeniem Zintegrowanego

Systemu Informatycznego muszą być jednoznaczne i zgodne ze strategią firmy.

Przedsiębiorstwo stanowi określony system organizacyjny, zatem system

informatyczny jaki zostanie zaimplementowany musi wpasować się ściśle w struktury

funkcjonujące w przedsiębiorstwie. Nie oznacza to bynajmniej, że przedsiębiorstwo nie

może dostosować niektórych swoich funkcji do wdrażanego systemu - czasem jest to

nawet konieczne.

W opracowaniu tego rozdziału korzystałem z materiałów firm Unisoft Gdynia i

Megabit Warszawa oraz informacji źródłowych z Przedsiębiorstwa: dokumentów,

dostępnych danych oraz obserwacji własnych.

Rozdział III opisuje metodykę i organizację wdrożenia systemu, społeczne

aspekty jego wdrożenia i wykorzystania w bieżącej działalności przedsiębiorstwa.

Od przyjętej metodyki i organizacji wdrożenia systemu zależy powodzenie

przedsięwzięcia, jego efektywne wykorzystanie i społeczna akceptacja rozwiązań i

zainicjowanych zmian restrukturyzacyjnych. W procesie wdrażania zmian,

nowatorskich z punktu widzenia technologii oraz organizacji, nie należy zapominać o

czynniku ludzkim, który jest kluczowy dla realizacji podjętych działań. Od

zaangażowania, świadomości i umiejętności przyszłych użytkowników systemu zależeć

będzie efekt końcowy – wydajny, spójny, efektywnie i sprawnie działający system

wspomagający zarządzanie.

W tym rozdziale korzystałem głównie z opracowań dr inż. Grzegorza Guni i

Piotra Adamczewskiego.

Rozdział IV, koncentruje się na efektach działania sytemu w określonych

obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa: sprawności jego działania, jakości

realizacji usług oraz wydajności pracy. Sprawność działania pomaga osiągać lepsze

efekty, wykorzystując pozytywne efekty integracji procesów i działań. Jakość realizacji

usług wynika z poprawy funkcjonowania Przedsiębiorstwa dzięki wdrożeniu

Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością wg norm ISO wspieranego przez

Zintegrowany System Informatyczny. Wzrost wydajności pracy jest efektem wdrożenia

nowoczesnych technologii umożliwiających na przykład automatyzację pewnych

procesów w Przedsiębiorstwie.

W opracowaniu tego rozdziału wykorzystałem ankietę przeprowadzoną w

przedsiębiorstwie wśród użytkowników systemu oraz pracę Arkadiusza Januszewskiego

„Funkcjonalność informatycznych systemów zarządzania”.

Zagadnienia dotyczące wdrożeń Zintegrowanych Systemów Informatycznych są

interesujące z wielu względów: technicznych, technologicznych, organizacyjnych i

społecznych. Coraz większa rzesza przedsiębiorców podejmuje przedsięwzięcia

związane z wdrażaniem ICT (Information and communication technologies), zatem

każde nowe doświadczenie i zdobyta na ten temat wiedza są na wagę złota.

5

Rozdział I Organizacja i sposób działania Przedsiębiorstwa

Wodociągów i Kanalizacji w Siedlcach

I.1 Podstawowe zadania przedsiębiorstwa

Głównym zadaniem Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji, do którego

wykonywania zostało ono powołane ponad 70 lat temu, jest dostawa wody i odbiór

ścieków: bytowych, przemysłowych oraz wód opadowych. Spółka działa na terenie

miasta i gminy Siedlce.

Poza swymi podstawowymi obowiązkami Spółka świadczy także usługi w

zakresie:

wdrażania nowoczesnych technologii z zakresu uzdatniania wody i

oczyszczania ścieków;

wykonywania analiz wody i ścieków;

płukania sieci wodociągowych metodą hydrodynamiczną;

czyszczenia sieci kanalizacyjnej, sanitarnej, deszczowej i przemysłowej;

wywozu nieczystości płynnych ze zbiorników bezodpływowych;

dystrybucji osadu z oczyszczalni ścieków do celów rolniczych i

rekultywacji terenu;

projektowania przyłączy i sieci wodociągowych i kanalizacyjnych;

pełnej obsługi inwestycji branżowych;

kompleksowego prowadzenia rozruchów ujęć, stacji uzdatniania i

oczyszczalni ścieków;

kompleksowego wykonywania sieci i przyłączy wodno-kanalizacyjnych;

przeglądów rurociągów kanalizacyjnych i studni głębinowych przy użyciu

kamery telewizyjnej łącznie z przygotowaniem inspekcji;

remontów pomp głębinowych i przezwajania silników;

obsługa gwarancyjna i pogwarancyjna pomp głębinowych, hydroforowych

i innych produkcji "HYDRO-VACUUM" Grudziądz;

prac z wykorzystaniem dźwigów (dźwigi samochodowe - 6 i 8 ton).

6

Główne zadanie Przedsiębiorstwa czyli dostawa wody i odbiór ścieków stanowi

podstawę całej ekonomiki Spółki, a zatem jej system zarządzania skoncentrowany jest

na optymalizacji procesów produkcji i przesyłu wody oraz odbioru i oczyszczania

ścieków.

Zarządzanie procesem produkcji, infrastrukturą, w tym siecią wodociągową i

kanalizacyjną oraz systemem rozliczeń odbiorców implikuje integrację tychże w jedną

spójną całość.

Rysunek 1. Certyfikat Zintegrowanego Systemu Zarządzania

Źródło: materiały PWiK w Siedlcach

W 2004 roku Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Siedlcach zdobyło

Certyfikat Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością zgodny z normami ISO

9001:2001, która określa wymagania dla organizacji, która chce wykazać zdolność do

ciągłego dostarczania wyrobów lub usług zgodnych z wymaganiami klienta i z

obowiązującymi przepisami oraz do zwiększania zadowolenia klienta, a także z

normami ISO 14001:2005, określającymi wymagania dotyczące zgodności z

7

regulującymi ten obszar przepisami prawa, a także standaryzującej opracowanie

ścisłych procedur wewnętrznych dotyczących ochrony środowiska. Norma ta

wyszczególnia zasady sterowania i zarządzania procesami w celu optymalizacji wpływu

na środowisko naturalne, zgodnie z zasadami stabilnego rozwoju firmy.

Dzięki staraniom o uzyskanie certyfikatów zgodności z tymi normami wdrożono

i uruchomiono mechanizmy pozwalające usystematyzować i zorganizować działalność

w taki sposób by z jednej strony zapewnić wysoki poziom obsługi, a z drugiej

usprawnić wszystkie działające wewnątrz firmy procesy. Obecnie każdy z

funkcjonujących procesów znajduje odzwierciedlenie w procedurach systemu

zarządzania oraz zgodnie z wdrożonymi procedurami jego przebieg jest na bieżąco

kontrolowany i oceniany pod względem jakościowym.

Zintegrowany System Informatyczny wspomagający zarządzanie stanowi swego

rodzaju dopełnienie Zintegrowanego Systemu Zarządzania ułatwiając wykonywanie

określonych procedur oraz nadzór nad zainicjowanymi procesami działającymi w

Przedsiębiorstwie.

8

I.2 Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa

Struktura Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji w Siedlcach jest

odwzorowaniem funkcji wykonywanych przez poszczególne działy przedsiębiorstwa -

schemat organizacyjny Przedsiębiorstwa stanowi Załącznik nr 1.

Bezpośredni nadzór nad całym przedsiębiorstwem pełni Dyrektor będący

jednocześnie Prezesem Spółki. Podlegają mu bezpośrednio: Zastępca Dyrektora ds.

Eksploatacji, Główny Księgowy oraz kierownik Działu ds. pracowniczych, Radca

Prawny, Główny Technolog, Kierownik Wydziału Rozwoju, Inspektorzy: kontroli

wewnętrznej, obrony cywilnej, BHP oraz specjalista ds. informatyki i pełnomocnik ds.

systemów zarządzania wg norm ISO.

Zastępca Dyrektora kieruje działem eksploatacji sieci wodociągowej i

kanalizacyjnej i oczyszczalnią ścieków, a Główny Księgowy nadzoruje prace działu

finansowo-księgowego, ekonomiki i zbytu oraz administracji i zaopatrzenia.

Mimo struktury hierarchicznej i dosyć ścisłych pionowych zależności

służbowych, każdy z kierowników ma dużą swobodę podejmowania decyzji i co za tym

idzie w dużym stopniu odpowiada za swoje decyzje. Podobnie rzecz ma się wewnątrz

poszczególnych komórek organizacyjnych. Każdy z pracowników posiada uprawnienia

do podejmowania decyzji na swoim szczeblu kompetencji.

Specyfiką Przedsiębiorstwa jest praca w trybie ciągłym i w każdym momencie

decyzje, o różnej wadze, muszą być podejmowane błyskawicznie, po to aby nie

spowodować strat Przedsiębiorstwa z jednej strony, a z drugiej by utrzymać wysoką

jakość usług świadczonych mieszkańcom miasta i gminy. Każdy z pracowników

zgodnie z procedurami funkcjonującymi w firmie, wynikającymi z norm ISO, zna

zakres swoich kompetencji i wie jakie decyzje można i należy na jego stanowisku

podejmować.

Taka struktura, hierarchiczno-funkcjonalna, pozwala Zarządowi skupić się na

celach strategicznych Przedsiębiorstwa, bieżący zarząd nad firmą pozostawiając

pracownikom niższych szczebli. Po to zaś, aby bieżące działania były wykonywane

sprawnie i skutecznie należy uzbroić pracowników w odpowiednie narzędzia, które

wspomogą ich wykonywanie.

9

I.3 Otoczenie przedsiębiorstwa

Specyfiką przedsiębiorstw dostarczających wodę i odbierających ścieki jest

oprócz całkowitego braku konkurencji w swoim otoczeniu, ścisły związek z otoczeniem

polityczno-społecznym rejonu, w którym funkcjonują. Przedsiębiorstwa te z reguły są

spółkami komunalnymi podlegającymi co prawda prawom Kodeksu Spółek

Handlowych, ale również spełniającymi określoną rolę w lokalnej społeczności.

Przedsiębiorstwa te są podmiotami o znaczeniu strategicznym na danym terenie,

dystrybutorem dobra niezbędnego do życia mieszkańców - stąd ich kluczowe znaczenie

dla całego otoczenia.

Wśród instytucji znajdujących się w otoczeniu Przedsiębiorstwa Wodociągów i

Kanalizacji w Siedlcach istotne znaczenie mają Urząd Miasta i Urząd Gminy oraz

Rady tych samorządów, jako główni udziałowcy oraz jedni z najpoważniejszych

klientów. Oprócz tego w myśl przepisów ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i

zbiorowym odprowadzaniu ścieków1 organy miasta/gminy dokonują sprawdzenia, czy

taryfy opłat za wodę i ścieki zostały opracowane zgodnie z przepisami tej ustawy.

Weryfikują również koszty, o jakich mowa w art. 20 ust. 4 pkt 1 tej ustawy, czyli koszty

związane ze świadczeniem usług, poniesione w poprzednim roku kalendarzowym, pod

względem celowości ich ponoszenia i z uwzględnieniem planowanych zmian tych

kosztów w roku obowiązywania taryfy.2 Zatem rola tych instytucji jest o wiele bardziej

znacząca niż jako jedynie udziałowców.

Kolejnym istotnym podmiotem mającym znaczący wpływ na funkcjonowanie

Przedsiębiorstwa jest Siedlecka Spółdzielnia Mieszkaniowa jako najpoważniejszy

odbiorca wody dla 26 tysięcy jej mieszkańców3, co stanowi około 1/3 mieszkańców

całego miasta. Oprócz tego firma obsługuje około 14 tysięcy pozostałych,

bezpośrednich odbiorców- przedsiębiorstw oraz osób fizycznych.

Znaczącymi instytucjami wywierającymi wpływ na działalność Przedsiębiorstwa

są: Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej dofinansowujący

1 Ustawa z dnia 7.06.2001o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu

ścieków (Dz. U. z 2001 r. nr 72 poz. 747 )2 Art. 24 Ustawy z dnia 7.06.2001o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym

odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2001 r. nr 72 poz. 747 )3 Tomaszewski K., Ładno H., 50 Lat Siedleckiej Spółdzielni Mieszkaniowej, Siedlecka

Spółdzielnia Mieszkaniowa, Siedlce, 2009, s. 23-25

10

inwestycje Przedsiębiorstwa, Wojewódzki Urząd Statystyczny, zbierający i analizujący

dane o gospodarce wodno-ściekowej, Stacja Sanitarno- Epidemiologiczna kontrolująca

na bieżąco stan czystości wody, a także Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej.

Dane otrzymywane z Instytutu dotyczące średniej miesięcznej ilości opadów

atmosferycznych na terenie miasta i gminy służą do obciążenia kosztami odbioru wód

opadowych podmiotów odprowadzających je ze swoich terenów.

W celu realizacji przedsięwzięć wymagających nakładów przekraczających

bieżącą zdolność finansową Przedsiębiorstwo starało się i uzyskało środki z funduszy

europejskich za pośrednictwem Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i

Gospodarki Wodnej co poszerzyło dotychczasowe otoczenie firmy o wymiar

międzynarodowy.

Równie istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa mieszkańców jest usytuowanie

Przedsiębiorstwa w ważnym punkcie systemu obrony cywilnej. Firma bierze udział w

działaniach służb mających za zadanie zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańców

miasta i gminy.

Większość inwestycji podejmowanych przez Przedsiębiorstwo podlega rygorom

prawa o zamówieniach publicznych4, więc naturalną konsekwencją tego faktu jest

publikacja informacji o przetargach w Biuletynie Informacji Publicznej –

http://www.ebip.com.pl/pwik/s3-0-przetargi.biezace.htm. Wszystkie podmioty

zainteresowane: dostawcy, wykonawcy, urzędy, klienci mają bezpośredni wgląd w stan

zamówień zarówno pod względem ilościowym jak i wartościowym.

Z punktu widzenia zastosowania i wykorzystania Zintegrowanego Systemu

Informatycznego otoczenie Przedsiębiorstwa pozostaje w ściślejszych relacjach z firmą,

niż dotychczas. Dostęp do informacji firmowych przeznaczonych dla klientów i

kontrahentów, kontakt z Przedsiębiorstwem i jego poszczególnymi działami za pomocą

firmowej strony WWW lub poprzez pocztę elektroniczną, zdalny dostęp do systemu

umożliwiający jego modyfikację, kontrolę działania, serwis – to wszystko pogłębia

istniejące relacje z otoczeniem i pozwala na stałą kontrolę poziomu jakości

funkcjonowania firmy.

4 Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. „Prawo zamówień publicznych”; Dz.U. z 2006 Nr 164

poz.1163

11

http://www.bip.gov.pl/

Rysunek 2. Zintegrowany System Informatyczny a otoczenie przedsiębiorstwa

Źródło: opracowanie własne na podstawie Adamczewski P., „Zintegrowane Systemy

Informatyczne w praktyce”, Wydawnictwo MIKOM, Warszawa 2004

Jak widać otoczenie Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji w Siedlcach jest

obszerne i relacje w nim występujące z jednej strony podlegają ścisłym rygorom prawa,

a z drugiej opierają się na umiejętnym wykorzystaniu szans i możliwości wynikających

z lokalnych powiązań i zależności społeczno-politycznych.

Decyzja o wykorzystaniu możliwości, jakie daje wdrożenie Zintegrowanego

Systemu Zarządzania wg norm ISO, dała Przedsiębiorstwu szanse na uniezależnienie

się w pewnym stopniu od otoczenia politycznego i na w miarę swobodne podejmowanie

strategicznych decyzji. Zawsze bowiem spółki komunalne będą poddane naciskom w

sprawach kadrowych bądź finansowych, a wprowadzenie w Przedsiębiorstwie

standardów i ścisłych procedur postępowania podlegających stałemu nadzorowi

audytorów w pewnym stopniu uniezależnia od tego typu wpływów.

12

Rozdział II Charakterystyka Zintegrowanego Systemu

Informatycznego wspomagającego zarządzanie firmą w

PWIK w Siedlcach

II.1 Cele i założenia wdrożenia systemu

„Zadaniem systemów zintegrowanych jest nie tylko automatyzacja rutynowych

czynności, usprawnienie pracy poszczególnych pracowników, ani nawet poprawienie

efektywności całych działów. Prawdziwa, głęboka korzyść leży w usprawnieniu

procesów przebiegających przez wiele działów przedsiębiorstwa.”5

Usprawnienie procesów może się odbywać poprzez wykorzystanie odpowiednich

narzędzi pozwalających na samodzielne podejmowanie decyzji na podstawie rzetelnych

i pewnych informacji o stanie zarówno całego przedsiębiorstwa, jak i poszczególnych

jego składników. Delegowanie uprawnień z jednej strony, a z drugiej konstrukcja

schematu działań z wykorzystaniem odpowiednich i zaplanowanych we właściwy

sposób procedur, muszą mieć podstawy w odpowiednio zaprojektowanym systemie

dostępu do istotnych (z punktu widzenia miejsca w hierarchii firmy) informacji.

Zmiana sposobu funkcjonowania przedsiębiorstwa z reguły wymuszona jest

koniecznością dostosowania się do wymogów rynku. W przypadku przedsiębiorstw

dostarczających wodę ten naturalny system regulacyjny nie występuje, co może

prowadzić do zastoju przedsiębiorstwa. Zmieniająca się sytuacja gospodarcza kraju, a

także zwiększenie świadomości społecznej mieszkańców i ich reprezentantów, skutkują

jednak czasem działaniami wymuszającymi zmiany. Brak zgody na podwyższanie cen,

wymuszona tym racjonalizacja kosztów, długofalowa polityka modernizacyjna,

reorganizacja procesu produkcji - te wszystkie elementy, jeśli trafią na sprzyjające

okoliczności i pomoc ze strony wszystkich podmiotów podejmujących decyzję, mogą

zaowocować zmianami, które jakościowo zmienią obraz firmy.

Wdrożenie i uzyskanie certyfikatu Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością

wg norm ISO wymusiło scalenie kilku funkcjonujących w Przedsiębiorstwie układów

5 Weryńska R., Tomaszewski A., Efektywność Informatycznych Systemów Wspomagających

Zarządzanie w Przedsiębiorstwach Produkcyjnych, materiały konferencyjne, V Konferencja Informatyki

Stosowanej, Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa w Chełmie, Chełm 2006

13

funkcjonalnych w całościowo zorganizowany i jednolicie sterowany proces wydobycia,

dostawy wody i odbioru ścieków wraz z towarzyszącymi powyższym zadaniom

usługami dodatkowymi.

Rysunek 3. Model działania przedsiębiorstwa

Źródło: opracowanie własne na podstawie Januszewski A., „Funkcjonalność

informatycznych systemów zarządzania”, Tom I, WN PWN, Warszawa 2008

Proces „produkcji” wody, na który składa się wydobycie i uzdatnienie, proces

dystrybucji (czyli tłoczenie pod określonym, stałym ciśnieniem systemem rurociągów)

oraz proces odbioru ścieków i ich oczyszczanie, są realizowane przez określone działy,

których poziom integracji przed reorganizacją był niewielki - zarówno organizacyjnie

jak i funkcjonalnie.

Oprócz tego funkcjonują komórki organizacyjne prowadzące rozliczenia

odbiorców oraz obsługujące księgowość firmy.

W celu umożliwienia pełnej integracji Przedsiębiorstwa przy wykorzystaniu

Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością założono wdrożenie systemu

14

informatycznego, który wspomógłby ten proces, a także ułatwił bieżące funkcjonowanie

na poziomie operacyjnym i umożliwił, opierając się na gromadzonych danych,

podejmowanie decyzji na poziomie strategicznym.

Rysunek 4. System informatyczny wspomagający zarządzanie systemem

wykonawczym

Źródło: opracowanie własne na podstawie Januszewski A., „Funkcjonalność


Funkcje służące działalności operacyjnej Przedsiębiorstwa czyli produkcja i

dystrybucja wody oraz odbiór i oczyszczanie ścieków, rozliczenia klientów oraz

księgowość i administracja miały zostać połączone w jeden spójny system mający za

zadanie zharmonizowanie wewnętrznych procesów przedsiębiorstwa i redukcję

bieżących kosztów działalności.

Po zakończeniu wdrożenia powinny zostać osiągnięte następujące cele:

zapewniony bieżący dostęp do informacji zarządczych,

szybkie i sprawne uzyskiwanie informacji zbiorczej,

uporządkowanie i uproszczenie procesów zarządczych w zakresie bieżącej

obsługi operacyjnej przedsiębiorstwa,

15

racjonalizacja procesów prowadząca do:

podniesienia jakości obsługi odbiorców,

usprawnienia procesu rozliczania odbiorców,

usprawnienia procesów zamówień publicznych oraz zarządzania

infrastrukturą,

racjonalizacja obiegu informacji oraz danych wprowadzanych do

Zintegrowanego Systemu Informatycznego, jak i przez niego

generowanych,

restrukturyzacji i zmniejszenia kosztów działalności,

znaczne zmniejszenie czasu dostępu do potrzebnych informacji,

wprowadzenie jednolitego formatu formularzy oraz raportów generowanych

przez Zintegrowany System Informatyczny,

bieżąca ewidencja zdarzeń związanych z procesami występującymi w

Przedsiębiorstwie w miejscu ich powstania,

wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych o tym samych zdarzeniu

na poszczególnych stanowiskach operacyjnych,

zwiększenie zakresu dostępnych danych na wszystkich stanowiskach

operacyjnych,

zwiększenie zakresu i jakości informacji służącej do podejmowania decyzji na

wszystkich szczeblach zarządzania,

stworzenie centralnej bazy danych transakcyjnych i organizacyjnych dla

Przedsiębiorstwa.

16

II.2 Procedura wyboru systemu

W roku 2001 Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Siedlcach nawiązało

współpracę z firmą Unisoft z Gdyni mającą na celu kompleksową komputeryzację

Przedsiębiorstwa, czyli dostawę sprzętu, oprogramowania i budowę sieci

komputerowej. Wcześniej w PWIK Siedlce uruchomione było jedno stanowisko

komputerowe służące do rozliczania odbiorców ze zużycia wody oraz wystawiania

faktur.

Oprogramowanie firmy Unisoft pozwalało na współpracę terminali przenośnych

z zainstalowanym systemem inkasenckim i dokonywanie rozliczeń zużycia wody u

odbiorców w terenie.

Doświadczenia z procesu wyboru dostawcy, pracy z oprogramowaniem, obsługą

serwisową stanowiły podstawę do wyboru dostawcy Zintegrowanego Systemu

Informatycznego.

Ponieważ 5 lat w branży informatycznej to cała epoka Zarząd firmy decydując o

wdrożeniu nowego systemu zdawał sobie sprawę z tego, iż konieczna jest modernizacja

nie tylko oprogramowania, ale i zakup nowego sprzętu komputerowego.

Rysunek 5. Wizualna kontrola automatycznego procesu filtracji

w ujęciu wody w PWiK w Siedlcach

Źródło: opracowanie własne na podstawie materiałów PWiK w Siedlcach

17

Oprócz tego Przedsiębiorstwo intensywnie inwestowało w automatyzację procesu

produkcyjnego, monitoring i zarządzanie siecią wodociągową i kanalizacyjną.

Kładziono duży nacisk na możliwość integracji obu systemów (produkcyjnego i

rozliczeniowego) oraz już istniejących elementów monitoringu (wszystkie istniejące

przepompownie ścieków były objęte zdalnym nadzorem). Oferenci powinni byli

zaproponować adekwatne rozwiązania.

W latach 2005-2006 Przedsiębiorstwo otrzymało i rozpatrywało oferty od 3 firm:

Unisoft Gdynia, Megabit Warszawa oraz Teram Sp. z o.o. z Warszawy.

Oferta Unisoft obejmowała swym zakresem część finansowo-księgową oraz

obsługę klienta, Megabitu infrastrukturę techniczną (zarządzanie siecią wodno-

kanalizacyjną oraz cyfrową mapę sieci wodociągowej i kanalizacyjnej), a Teram

proponował objęcie wszystkich wymienionych elementów przedsiębiorstwa jednym

zintegrowanym systemem informatycznym.

W wyniku negocjacji oraz analizy możliwości migracji danych między

programami, a także po analizie możliwości realizacyjnych oraz doświadczenia

wszystkich tych oferentów zdecydowano się na łączoną ofertę firm: Unisoft - w części

szeroko pojętej obsługi klienta oraz obsługi finansowej na postawie istniejącej i

utrzymywanej przez tę firmę bazy danych oraz oprogramowania firmy Megabit - w

części dotyczącej zarządzania produkcją i monitorowania sieci wodociągowo-

kanalizacyjnej. Za ofertami tych firm przemawiały również zrealizowane dotychczas

przez nie wdrożenia i pozytywne opinie użytkowników.

Z oferty firmy Teram ostatecznie zrezygnowano, gdyż oferowane przez nią

rozwiązania nie były zgodne z oczekiwaniami: migracja danych miała się odbyć co

najmniej dwustopniowo ze względu na niekompatybilność baz danych i nie dawała

pewności bezbłędnego przeniesienia wszystkich istotnych danych, a doświadczenia w

realizacji takich przedsięwzięć jak zarządzanie kompleksową obsługą informatyczną

przedsiębiorstwa wodno-kanalizacyjnego firma ta nie miała praktycznie żadnego.

W związku z powyższym oraz biorąc pod uwagę dotychczasowe doświadczenia

ze współpracy z firmą Unisoft zdecydowano jak wyżej.

18

II.3 Opis Zintegrowanego Systemu Informatycznego

W Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji w Siedlcach wdrażane są dwa

odrębne zespoły programów różnych producentów tworzących łącznie Zintegrowany

System Informatyczny wspomagający zarządzanie firmą.

W skład Systemu firmy Unisoft obsługującego procesy sprzedaży, księgowość,

kadry, płace i modułu tworzącego na ich podstawie odpowiednie analizy wchodzą

następujące podsystemy6:

1. ZARZĄDZANIE I PLANOWANIE – ta część Zintegrowanego Systemu

Informatycznego dostarcza dane o bieżącym stanie finansów oraz dokonuje obliczeń i

prezentacji analiz finansowych, na przykład: bilansu, rachunku zysków i strat,

zestawienia F01 (sporządzanego na potrzeby Głównego Urzędu Statystycznego)

informującego o występujących trendach w działalności gospodarczej przedsiębiorstwa,

zmianach w zatrudnieniu i płacach, wskaźnikach finansowych;

2. FINANSOWO-KSIĘGOWY składa się z zestawu modułów, których zadaniem

jest informatyczne wspomaganie prac realizowanych w działach księgowości

finansowej i kosztowej, zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów7;

3. CENTRUM INFORMACJI O KLIENCIE – w tym fragmencie znajdują się

informacje o klientach, ich statusie (aktywny, nieaktywny) oraz stanie spraw będących

w toku, bądź zrealizowanych (złożone wnioski: o wydanie warunków przyłączenia do

sieci wodociągowej i kanalizacyjnej, o zawarcie umowy; przygotowane bądź zawarte

umowy, reklamacje, zgłoszenia stanu wodomierzy). W tej części systemu można

również wygenerować, w oparciu o istniejące informacje, odpowiednie dokumenty:

wnioski, umowy, zgłoszenie reklamacyjne, automatycznie nadać im numery i

zarejestrować;

4. NALEŻNOŚCI I ZOBOWIĄZANIA – obejmuje rozliczenia wszelkiego

rodzaju odbywające się za pośrednictwem kasy i rachunku bankowego oraz, za pomocą

modułu Windykacje prowadzi się kontrolę spływu należności;

6 materiały firmowe UNISOFT7 Ustawa o rachunkowości z dn. 29.09.1994 r. z późniejszymi zmianami w wersji obowiązującej

od 01.01.2002 r.

19

Rysunek 6. Schemat Zintegrowanego Systemu Informatycznego

Źródło: opracowanie własne na podstawie materiałów firmy Unisoft

20

5. MAJĄTEK TRWAŁY – ten podsystem jest bardzo ściśle związany z systemem

Finansowo-Księgowym i obejmuje całość zagadnień związanych z księgowością

analityczną majątku trwałego: obsługę kartoteki majątku trwałego, naliczanie

umorzenia i amortyzacji metodą liniową i degresywną dla potrzeb bilansowych i

podatkowych, wykonywanie inwentaryzacji oraz sporządzanie różnorodnych zestawień.

Dane dotyczące operacji wykonywanych w systemie są automatycznie przekazywane

do podsystemu finansowo- księgowego;

6. OBRÓT TOWAROWO-MATERIAŁOWY - za pomocą tej części systemu

informatycznego wspomagającego zarządzanie dokonuje się sprzedaży oraz rozchodów

wewnętrznych towarów i usług innych niż sprzedaż wody i odbiór ścieków.

Przedsiębiorstwo oprócz podstawowej działalności prowadzi szereg usług takich jak na

przykład wywóz nieczystości, analizy laboratoryjne, badania kanałów ściekowych za

pomocą kamer przemysłowych oraz dokonuje zakupów oraz sprzedaży towarów, które

wymagają osobnej ewidencji nie podlegającej wymogom Ustawy o zbiorowym

zaopatrzeniu w wodę i odprowadzaniu ścieków.

7. KADRY- w tym podsystemie realizowany jest proces zarządzania zasobami

ludzkimi, obejmujący rejestr umów o pracę, ewidencję i rozliczenie czasu pracy (w

zakładzie istnieją 2 systemu rozliczania czasu pracy- w oparciu o 8 godzinny dzień

pracy oraz zmianowy) , rejestracja urlopów, zwolnień lekarskich i związana z tym

obsługa zgłoszeń i dokumentacji związanej z rozliczeniami z Zakładem Ubezpieczeń

Społecznych;

8. PŁACE - obsługuje naliczenia oraz wypłatę wynagrodzeń na podstawie

zarejestrowanych w systemie umów o pracę oraz rozliczenie czasu pracy.

9. PODSYSTEM BILINGOWY WODA - w tym miejscu realizowane jest

rozliczenie sprzedaży wody i odbioru ścieków realizowanych przez Przedsiębiorstwo. O

ile podsystem „Centrum Informacji o Kliencie” koncentruje się na aspektach formalno-

administracyjnych w relacjach z klientem, o tyle WODA gromadzi i przetwarza

wszelkie informacje dotyczące prowadzenia rozliczeń z klientami z tytułu dostaw wody

i odbioru ścieków, a więc oprócz wszelkich danych identyfikujących klienta, miejsce

dostawy wody i odprowadzania ścieków, sposób rozliczenia (czy rozliczenie następuje

za pomocą wodomierza czy ryczałtem obejmującym stałą miesięczną ilość wody),

podstawę rozliczeń (zawarta umowa lub jej brak), rodzaj, średnica i miejsce montażu

wodomierza, dane o odczytach wodomierzy (czy stan jest rzeczywiście odczytany,

21

podany przez właściciela, czy też szacunkowy z braku możliwości odczytu), wszelkie

dane na temat wodomierzy (adres, lokalizacja, data montażu, dane legalizacyjne,

średnica przyłącza, producent, typ itp.). W tym podsystemie wystawiane są również

dokumenty sprzedaży oraz istnieje możliwość sprawdzenia czy klient posiada

nieuregulowane zobowiązania wobec firmy. Rozliczenia sprzedaży wody i odbioru

ścieków mogą być przeprowadzane zarówno w siedzibie firmy w Dziale Obsługi

Klienta, jak również w terenie poprzez przenośne urządzenia inkasenckie. Komunikacja

z urządzeniami inkasenckimi typu PSION odbywa się on-line poprzez moduły GSM.

Od roku 2010 rozpoczyna się, również z wykorzystaniem technologii transmisji

radiowej, montaż urządzeń i oprogramowania do zdalnego odczytu i rejestracji zużycia

wody i odprowadzania ścieków (dokonywany za pomocą specjalnych nakładek

radiowych montowanych na wodomierze). Zatem to podsystem WODA jest

faktycznym centrum informacji o kliencie.

Rysunek 7. Widok interfejsu użytkownika podsystemu billingowego WODA

firmy Unisoft

Źródło: opracowanie własne

22

10. ADMINISTRATOR - podsystem administracyjny dostępny dla obsługi

technicznej i parametryzacji systemu dla potrzeb konkretnych użytkowników.

Firma Megabit wdraża dwa podsystemy:

1. „Mb_GIS” System Informacji Przestrzennej składający się z następujących

modułów:

informacja przestrzenna,

edycja map numerycznych,

modelowanie hydrauliczne i jakościowe,

planowanie i analizy przestrzenne.

Do najważniejszych funkcji systemu „Mb_GIS” należą: tworzenie i edytowanie warstw

mapy cyfrowej, zarządzanie wszystkimi warstwami tematycznymi w tym systemie,

przeglądanie i analizowanie danych opisowych, generowanie wydruków

zdefiniowanych przez użytkowników. Poza obrazem sieci na mapie można obserwować

miejsca awarii i prowadzonych prac, lokalizację punktów pomiarowych, dynamiczną

lokalizację pojazdów technicznych.

Rysunek 8. Moduł modelowania hydraulicznego Mb_GIS firmy Megabit

Źródło: opracowanie własne na podstawie materiałów firmy Megabit

23

Funkcjonalność systemu Mb_GIS uzupełnia moduł modelowania hydraulicznego i

jakościowego sieci, zapewniający możliwość prowadzenia analiz działania ujęć wody

oraz sieci wodociągowej bezpośrednio z wykorzystaniem danych pomiarowych

zgromadzonych w bazie systemu. Istotną funkcjonalnością systemu Mb_GIS jest

możliwość wykonywania analiz przestrzennych pozwalających na zadanie różnych

wariantów rozwoju sieci, porównanie ich opłacalności ekonomicznej, wpływu na

charakterystykę hydrauliczną i jakościową sieci. Wyniki tych analiz, w zestawieniu ze

scenariuszem rozwoju przestrzennego miasta, stanowią podstawę dla planowania

przestrzennego.

2. „Mb_WMS” System Rejestracji Zdarzeń i Zarządzania Pracami, który

obsługuje pracę pogotowia wodociągowo-kanalizacyjnego poprzez rejestrację w bazie

danych wszystkich zgłoszeń awarii. Zgłoszenia mogą być wprowadzane do systemu

przez dyspozytorów pogotowia lub rejestrowane automatycznie, bezpośrednio z

systemów automatyki przemysłowej. Do zgłoszenia dodawane są sukcesywnie

informacje o pracy ekip pogotowia i stanie sieci. Zgłoszenia wymagające interwencji

ekip wykonawczych z działów wodociągów i kanalizacji, przejmowane są za

pośrednictwem systemu przez dysponentów prac i na tej podstawie wystawiane są

zlecenia wykonawcze i karty pracy. Do każdego zlecenia wykonawczego rejestrowane

są meldunki o zakresie i sposobie wykonania. System umożliwia rejestrowanie czasu

pracy poszczególnych członków brygad roboczych, czasu pracy urządzeń i środków

transportu, kosztów zajęć terenu.

System Mb_WMS obsługuje wszelkie prace wykonywane siłami własnymi i

obcymi, mające na celu utrzymanie w stanie sprawności technicznej wszelkich

obiektów wodociągowo-kanalizacyjnych oraz wszelkich obiektów pomocniczych.

Efektem takich działań jest też możliwość wyciągania wniosków dotyczących sposobu

eksploatacji obiektów oraz planowania pożądanych kierunków rozwoju. Istotną funkcją

systemu jest planowanie oraz rozliczanie remontów i inwestycji, pozwalające na

przygotowanie szczegółowych harmonogramów prac, zabezpieczenie przewidywanych

zasobów i funduszy oraz rejestrację realizacji remontów i weryfikowanie rzeczywistych

danych z planowanymi. Sieć wodociągowa mierzy około 350 kilometrów rurociągów o

różnych średnicach i znaczeniu, sieć kanalizacyjna zaś około 300 kilometrów.

Utrzymanie ich w należytym stanie wymaga planowania remontów, uwzględniając

jednak bieżące prace modernizacyjne lub usuwanie awarii.

24

Obsługa około 15 tysięcy wodomierzy, poza awariami i wymianami

uszkodzonych sztuk, również wymaga stosownego planu działań uwzględniającego

wymiany legalizacyjne, którym, jako urządzenia pomiarowe, wodomierze podlegają z

mocy przepisów prawa8. Plan ów oprócz danych dotyczących okresu ważności

legalizacji wymaga uwzględnienia lokalizacji zamontowania urządzenia pomiarowego

wg rejonu miasta /gminy oraz szczegółowego miejsca montażu. Zaplanowanie prac w

rejonie, gdzie większość wodomierzy jest zamontowana w studzienkach

wodomierzowych w miesiącach zimowych jest nieefektywne, bowiem dostęp do takich

pomieszczeń jest wręcz niemożliwy. Istotnych informacji dostarcza możliwość

zestawienia planów remontowo-inwestycyjnych z planami finansowymi w układzie

czasu i typów technicznych obiektów. Tak zaprojektowana funkcjonalność systemu

umożliwia przeprowadzanie przekrojowych analiz kosztów dotyczących konserwacji i

eksploatacji sieci wodociągowej i kanalizacyjnej, w podziale na rodzaje sieci, miejsce

eksploatacji (gmina/miasto), rodzaj kosztów oraz rozliczenie kosztów i stopnia

wykorzystania bazy sprzętu, transportu i zasobów ludzkich w różnych kryteriach

czasowych i różnym stopniu szczegółowości. Informacje te są niezbędne w procesie

sprawnego zarządzania eksploatacją sieci.

Obie składowe części systemu, aplikacje Unisoftu i Megabitu, po osiągnięciu

pełnej funkcjonalności wszystkich modułów mają zapewnić pełną integrację i

kompatybilność danych oraz umożliwić ich wykorzystanie w każdym z podsystemów:

Unisoft zapewnia podsystemowi Megabitu dostęp do następujących danych

oraz funkcji:

słownik jednostek miar – na potrzeby przeglądania materiałów,

katalog asortymentu – materiały zużyte dla danej pracy,

katalog kontrahentów - właściciele sprzętu, dostawcy, wykonawcy, odbiorcy,

itp.,

katalog profili kontrahentów - selekcja na wymienione powyżej grupy,

katalog pracowników – osoby uczestniczące w pracach na obiektach

infrastruktury,

pozycje obrotów materiałowych – materiały zużyte w pracach na obiektach

infrastruktury,

8 Ustawa z dnia 11 maja 2001 r. Prawo o miarach Dz.U. 2004 r. Nr 243 poz. 2441 art. 8 ust. 1 pkt

6 oraz Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 30 marca 2005 r. w sprawie rodzajów

przyrządów pomiarowych podlegających prawnej kontroli metrologicznej oraz zakresu tej kontroli

25

finansowanie, grupa, rodzaj ST – słowniki dla kartoteki Środków Trwałych,

kartoteka Środków Trwałych – udostępniana w celu podłączania do obiektów

infrastruktury technicznej,

jednostka organizacyjna – na potrzeby prac realizowanych na obiektach

odczyty z podsystemu WODA,

miejsca odczytu,

faktury sprzedaży, wraz z pozycjami,

faktury zakupu, wraz z pozycjami – w celu przyporządkowania ich do

realizowanych prac,

rozrachunki – w celu np. obserwacji rozliczeń z odbiorcą.

dopisanie kontrahenta na podstawie podanych danych; dzięki tej funkcji

kontrahenci mogą być dopisywani nie tylko po stronie aplikacji Unisoft ale

także po stronie Megabitu,

dopisanie faktury po stronie zakupu, pozwalające, w przypadku wykorzystania

systemu obiegu dokumentów Megabitu,

czasy wyłączeń – związane z przerwami w dostawie medium (konserwacje,

remonty, inne podstawy prac, rejestrowanych po stronie „Mb_GIS”) lub z

okresami, gdy medium to nie zachowywało zadanych parametrów. Dane te są

wykorzystywane do naliczenia bonifikat w systemie bilingowym,

sprawy – kontakty z zgłoszone w module składowym „Mb_GIS”, będącym

odpowiednikiem Biura Obsługi Klienta, wykorzystywane w podsystemie

WODA,

węzły – stanowią element łączący infrastrukturę bilingową z infrastrukturą

techniczną. Identyfikatory obiektów technicznych, znajdujące się w systemie

Megabit są przypisywane odpowiednim tzw. węzłom po stronie systemu

Unisoft.

26

Rozdział III Uwarunkowania skutecznego procesu wdrożenia i eksploatacji Zintegrowanego Systemu Informatycznego

III.1 Metodyka i organizacja wdrożenia systemu

Właściwie dobrane rozwiązania informatyczne są jednym z fundamentów

sprawnie działającej firmy. Na efektywność systemu informatycznego ma wpływ wiele

czynników: poziom wyszkolenia pracowników, zastosowane oprogramowanie,

infrastruktura sprzętowa, rozwiązania sieciowe, dostosowanie systemu do wielkości

firmy oraz prognozowanego wzrostu. Często okazuje się, że w miarę rozwoju firmy,

przestają sprawdzać się - uprzednio wystarczające - rozwiązania.

Rysunek 9. Model implementacji Zintegrowanego Systemu Informatycznego

Źródło: opracowanie własne na podstawie: Gunia G., „Wdrażanie zintegrowanych

systemów informatycznych”, Wydawnictwo Fundacji Centrum Nowych Technologii,

Bielsko Biała 2009

27

Wdrażanie zintegrowanych systemów informatycznych niezależnie od metodyki

realizowane jest w trzech etapach9:

1) prace przedwdrożeniowe - obejmujące analizę strategicznych założeń

projektu wdrażania systemu oraz analizę dotychczasowych procesów

występujących w przedsiębiorstwie,

2) wdrożenie systemu - następujące zgodnie i w oparciu o dokumentację

przedwdrożeniową,

3) użytkowanie i rozwój - to etap eksploatacji przez bezpośrednich

użytkowników.

Ze względu na czasochłonność i pozorny brak efektów wynikających z realizacji

etapu prac przedwdrożeniowych, wiele firm - zarówno po stronie dostawców systemów,

jak i przede wszystkim odbiorców - nie przywiązuje do niego należytej uwagi. Niemniej

jednak system informatyczny oparty na rzetelnej analizie potrzeb i prognozie rozwoju

firmy zrealizowanej zgodnie z wybraną metodyka postępowania, usprawniającą sam

proces wdrażania, pozwoli na późniejszą sprawną pracę, podniesie efektywność oraz

poprawi jakość organizacji i zarządzania firmą.

Wdrożenie systemu informatycznego jest działaniem wieloetapowym, o którego

prawidłowości decyduje przede wszystkim sumienność przeprowadzonej analizy oraz

przyjęta metodyka pracy10. W realizacji wdrożenia powinny zostać wykonane

następujące prace:

Zdefiniowanie zadania projektowego;

Opracowanie specyfikacji funkcjonalnej systemu informatycznego;

Opracowanie projektu infrastruktury sprzętowej;

Opracowanie prognozy efektów wdrożenia zintegrowanego systemu

informatycznego;

Zakup zintegrowanego systemu informatycznego;

Opracowanie harmonogramu wdrażania zintegrowanego systemu

informatycznego;

Uruchomienie i użytkowanie zintegrowanego systemu informatycznego.

9 Gunia G., Wdrażanie zintegrowanych systemów informatycznych, Wydawnictwo Fundacji

Centrum Nowych Technologii, Bielsko Biała 2009, str. 3310 Adamczewski P., Zintegrowane Systemy Informatyczne w praktyce, Wydawnictwo MIKOM,

Warszawa 2004, str. 61

28

Zdefiniowanie zadania projektowego systemu zarządzania firmą - to

opracowanie przedstawiające oczekiwaną funkcjonalność systemu zarządzania

przedsiębiorstwem, zawierające opis głównych funkcji, które mają być realizowane

przy pomocy oprogramowania oraz opis przetwarzanych przez system danych -

zarówno pod względem jakościowym, jak i ilościowym.

Dotychczas stosowane oprogramowanie spełniało funkcje ściśle odpowiadające

zadaniom, jakie były wykonywane: oprogramowanie wsparcia sprzedaży obejmowało

sprzedaż i rozliczenia z odbiorcami, oprogramowanie księgowe w oparciu o dane z

rejestru sprzedaży dokonywało księgowań, program magazynowy obsługiwał

gospodarkę materiałową i generował odpowiednie dokumenty rozchodu i przychodu,

ale poziom ich integracji był niski. Intencją wdrożenia zintegrowanego systemu

informatycznego była pełna integracja oprogramowania z systemem zarządzania

przedsiębiorstwem. Zarządzanie produkcją nie posiadało żadnego specjalistycznego

oprogramowania ponieważ stosowane rozwiązania technologiczne nie stawiały takich

wymogów.

Analiza zasobów sprzętowych i oprogramowania firmy pod kątem ich

wykorzystania w ramach zintegrowanego systemu informatycznego ma zawierać

zestawienie i opis zasobów informatycznych w zakresie sprzętu oraz istniejącego

oprogramowania oraz sposoby i możliwości ich wykorzystania w ramach nowego

zintegrowanego systemu informatycznego. Efektem rzetelnej analizy zasobów może

być obniżenie kosztów wdrożenia nowego systemu informatycznego poprzez

najpełniejsze wykorzystanie posiadanych zasobów lub przedstawienie uzasadnienia

kompleksowej modernizacji infrastruktury informatycznej jeśli istniejąca znacząco

utrudniłaby lub wręcz uniemożliwiła wdrożenie systemu.

Opracowanie takiej analizy opartej na inwentaryzacji istniejącego

oprogramowania i sprzętu wykazało, że istnieje możliwość w okresie przejściowym

wykorzystania części istniejącego sprzętu typu drukarki, monitory, urządzenia

przenośne PSION, natomiast stacje robocze oraz serwer muszą zostać wymienione na

nowe. Oczywiście szybko okazało się, że te pozorne oszczędności powodują trudności

w uruchomieniu i korzystaniu aplikacji, i należało wszystkie elementy wymienić na

nowe. Dotychczasowe oprogramowanie oparte na systemie operacyjnym MS-DOS

korzystało z powodzeniem z drukarek igłowych, tańszych w eksploatacji i szybszych,

natomiast nowy system pracujący w oparciu o platformę MS Windows używa trybu

29

graficznego wydruku co znacznie spowalnia, o ile w ogóle nie uniemożliwia pracę

drukarek igłowych. Prace nad dostosowaniem oprogramowania do możliwości wydruku

w trybie tekstowym przedłużyły prace wdrożeniowe podsystemu billingowego WODA

o ponad trzy miesiące.

Opracowanie specyfikacji funkcjonalnej zintegrowanego systemu

informatycznego zawierające listę głównych funkcji wraz z ich opisem.

Opracowanie to ma za zadanie przedstawienie nowego sposobu zarządzania firmą

wspomaganego przez zintegrowany system informatyczny, optymalizację procesów

zarządzania firmą oraz dostarczenie danych do podjęcia decyzji dotyczących kolejności

i zakresu inwestycji związanych ze zintegrowanym systemem informatycznym.

Podstawowym zadaniem rozwiązań informatycznych w zakresie wspomagania

zarządzania w przedsiębiorstwie jest zapewnienie wysokiej jakości informacji

wykorzystywanych w procesach decyzyjnych.

Oczekiwania użytkowników w tym zakresie można ująć jako zestaw określonych

wymagań przedstawionych w Tabeli 1.

Tabela 1. Cechy decydujące o przydatności informacji

Cecha Opis informacji Dodatkowe uwagi lub

przykład

Poprawność Wolna od błędów. Błędna informacja może prowadzić do błędnych decyzji.

Błędna informacja może powstać z błędnych danych — efekt GIGO (garbage in garbge out- śmieci na wejściu śmieci na wyjściu)

Zupełność Zawiera wszystkie ważne fakty. Częściowa informacja jest czasem gorsza niż brak informacji.

Raport o planowanej inwestycji nie zawierający wszystkich ważnych kosztówmoże prowadzić do błędnej decyzji inwestycyjnej.

Ekonomiczność Koszt uzyskania informacji musi być uzasadniony. Decydenci muszą równoważyć wartość informacji z kosztami jej wytworzenia.

Korzyści z informacji powinny przewyższać (niekoniecznie w perspektywie krótkoterminowej) koszt jej pozyskania.

Relewantność Informacja musi dotyczyć badanego problemu i być skierowana do właściwej osoby. Jest ważna dla osoby

Informacja o planowanym wzroście kosztówreklamy ma duże znaczenie dla działu marketingu, a małe (lub

30

podejmującej decyzje. żadne) dla technologa.Szybkość Dostarczona wtedy, gdy jest

potrzebna, czyli gdy możliwe będzie jej wykorzystanie do podjęcia decyzji. Spóźniona informacja jest z reguły nieprzydatna.

To, co było prawdziwe lub możliwe wczoraj, nie musi takie być dzisiaj. Poznanie pogody dla ubiegłego tygodnia nie pomoże w podjęciu decyzji, w co się dzisiaj ubrać.

Elastyczność Może być użyta dla różnych celów.

Informacja o wie1kości zapasów może być wykorzystana przez dział sprzedaży, dział produkcji i dział finansowy.

Wiarygodność Wiarygodność informacji może zależeć od sposobu zbierania lub źródła danych.

Informacja z działu obsługi klienta o wielkości zobowiązań odbiorcy może być niewiary-godna, bo wiarygodnym źródłem w tym wypadku jest Księgowość, która rejestruje (lub akceptuje) faktury i zapłaty.

Prostota Szczegółowa informacja nie zawsze jest potrzebna. Może powodować szum informacyjny.

Decydent, który posiada zbyt dużo informacji, może mieć trudności w ocenie tego, co jest ważne.

Weryfikowalność Informacje można sprawdzić aby się upewnić, że jest prawdziwa.

Można ją sprawdzić w wielu źródłach.

Dostępność Powinna być łatwa do uzyskania przez upoważnionych użytkowników. we właściwym czasie i formie (czyli być przejrzysta).

Decydenci powinni otrzymywać potrzebne raporty we właściwym czasie lub mieć bezpośredni dostęp do informacji zawartych w bazie danych

Bezpieczeństwo Powinna być zabezpieczona przed dostępem przez nieupoważnionych użytkowników.

Zabezpieczenia można realizować np. stosując system kont, haseł i uprawnień.

Źródło: opracowanie własne na podstawie: Januszewski A., „Funkcjonalność


31

Główne cechy zintegrowanego systemu informatycznego można zaś ująć

następująco11:

kompleksowość funkcjonalna – obejmująca wszystkie obszary działalności

przedsiębiorstwa: finansowo-księgowy, przygotowania i sterowania produkcją,

gospodarki zasobami rzeczowymi i ludzkimi, obsługi sprzedaży,

Rysunek 10. Struktura funkcjonalna Zintegrowanego Systemu

Informatycznego

Źródło: opracowanie własne na podstawie Adamczewski P., „Zintegrowane

Systemy Informatyczne w praktyce”, Wydawnictwo MIKOM, Warszawa 2004

integracja danych i procesów – dotycząca wymiany danych, zarówno wewnątrz

obiektu (miedzy modułami), jak i z jego otoczeniem (np. poprzez elektroniczną

wymianę danych),

elastyczność strukturalna i funkcjonalna – zapewniająca maksymalne

dostosowanie rozwiązań sprzętowo–programowych (realizowana w ramach

struktury technicznej i struktury funkcjonalnej) do potrzeb przedsiębiorstwa w

chwili instalowania i uruchamiania systemu, jak również umożliwia dynamiczne

jego dopasowanie przy zmiennych wymaganiach i potrzebach generowanych

przez otoczenie,

otwartość – gwarantująca zdolność rozszerzania systemu o nowe moduły,

skalowaną architekturę (klient – serwer) oraz tworzenie połączeń z systemami

zewnętrznymi, np. z systemem zdalnych odczytów,

11 Adamczewski P., op cit, str. 23

32

zaawansowanie merytoryczne – zapewniające pełne informatyczne

wspomaganie procesów informacyjno–decyzyjnych, z wykorzystaniem

mechanizmów swobodnej ekstrakcji i agregacji danych, wariantowania,

optymalizacji, prognozowania itp.,

zaawansowanie technologiczne – gwarantujące zgodność z aktualnymi

standardami sprzętowo–programowymi z możliwością przenoszenia go na nowe

platformy sprzętu komputerowego, systemów operacyjnych, mediów i

protokołów komunikacyjnych; oferuje interfejs graficzny i wykorzystywanie

relacyjnej bazy danych (z uwagi na łatwość tworzenia zapytań), z

zastosowaniem narzędzi programistycznych czwartej generacji itp.

Opracowanie projektu infrastruktury sprzętowej zintegrowanego systemu

informatycznego obejmującego sieć komputerową wraz z dostępem do Internetu

(topologię logiczną i fizyczną), serwer, niezbędne stacje robocze z określonym

oprogramowaniem (system operacyjny, klient sieci) oraz sprzęt sieciowy: punkt

dostępowy, router, switche.

Opracowanie prognozy efektów wdrożenia zintegrowanego systemu

informatycznego zawierające szacunkowe informacje o skutkach i efektywności

wdrożenia systemu powinno dostarczyć dane pozwalające na zweryfikowanie

zasadności ponoszonych nakładów związanych z tym systemem oraz określenie

warunków, jakie powinny być spełnione, by jego wdrożenie przyniosło pożądane efekty

ekonomiczne.

Zakup zintegrowanego systemu informatycznego spełniającego założenia

funkcjonalne i budżetowe.

Opracowanie harmonogramu wdrażania12 zintegrowanego systemu

informatycznego określającego kolejne etapy wdrożenia tj. prace przedwdrożeniowe,

właściwe wdrożenie systemu, użytkowanie i rozwój systemu13 oraz, dla każdego etapu

prac, następujące parametry:

12 Załącznik nr 213 Gunia G., op cit, str.27

33

czas realizacji etapu,

wymagane środki finansowe,

wymagane zmiany w sposobie organizacji pracy firmy,

plan wydatków na sprzęt i oprogramowanie,

konieczne szkolenia użytkowników,

jakie dane będą musiały być przygotowane i wprowadzone, by uruchomione

moduły oprogramowania mogły w pełni funkcjonalnie działać.

34

III.2 Społeczne aspekty wdrożenia systemu

Każde, nawet najlepiej przygotowane przedsięwzięcie informatyczne,

prowadzone przez kompetentną firmę wdrożeniową, może zakończyć się fiaskiem -

jeśli nie weźmie się pod uwagę czynnika ludzkiego.

Projekt dotyczy firmy, a firma to ludzie. We wdrożeniu uczestniczą ludzie z

różnych działów, mający często rozbieżne punkty widzenia, odrębne "interesy" w

organizacji, sobie właściwe wizje i obawy. Zmiany związane z wdrożeniem budzą wiele

nadziei, ale i obaw. Dla wielu pracowników projekt wdrożenia Zintegrowanego

Systemu Informatycznego wiąże się z dużym dodatkowym obciążeniem - do ich

codziennych obowiązków przez kilka miesięcy dochodzą dodatkowe zadania

wynikające z udziału w projekcie.

Aby uruchomić tę skomplikowaną ludzką "maszynę", trzeba odpowiednio

motywować jej członków, nie zapominając o właściwej komunikacji i informacji. Brak

motywacji pracowników przyczynił się do niepowodzenia lub co najmniej wystąpienia

problemów w niejednym projekcie wdrożeniowym. Sposobów zachęcenia do

dodatkowej pracy podczas wdrożenia jest wiele i bynajmniej nie ograniczają się one do

większego wynagrodzenia pieniężnego. Zlekceważenie kwestii systemu

motywacyjnego może jednak doprowadzić nawet do sabotowania prac wdrożeniowych

przez pracowników.

Sposób zarządzania przepływem informacji o wdrożeniu Zintegrowanego

Systemu Informatycznego ma istotny wpływ nie tylko na przebieg prac projektowych,

ale także na to, jak nowe rozwiązanie zostanie przyjęte przez interesariuszy projektu.

Dlatego kolejną ważną rzeczą jest stworzenie systemu komunikacji, obejmującego

wszystkie szeroko rozumiane strony projektu - członków zespołów wdrożeniowych,

kierownictwo firmy, "postronnych" pracowników, otoczenie biznesowe firmy. To

właśnie sposób komunikacji dotyczący projektu Zintegrowanego Systemu

Informatycznego ma duży wpływ na to, czy wdrożenie nowego systemu będzie

postrzegane jako zmiana na lepsze czy na gorsze. Zaangażowanie nieformalnych

liderów do procesu przygotowania i wdrożenia nowego sposobu organizacji pracy -

świadome bądź intuicyjne - w dużym stopniu ułatwia sam proces wdrożenia. Opierając

się na ich opiniach i umiejętnościach pozostali pracownicy łatwiej przekonują się do

nowych rozwiązań, a następnie sami starają się wyrównać poziom wiedzy i

35

zaangażowania ze swoimi współpracownikami. Wymiana bieżących doświadczeń i

umiejętności prowadzi również do korzystnego, z punktu widzenia osiąganych

wyników, efektu integracji zespołu.

Komunikacja i motywacja łączy się z tematem zarządzania zmianami. Projekt

wdrożenia Zintegrowanego Systemu Informatycznego jest przecież nierozerwalnie

związany ze zmianami organizacyjnymi. Wdrożenie to w pewnym sensie wymusza

wiele zmian. Ponieważ wdrażany jest system zintegrowany, zmiana w jednym obszarze

może wiązać się z koniecznością zmian w wielu innych procesach w firmie, nawet jeśli

nie są one bezpośrednio objęte wdrożeniem.

Aktywne i świadome zarządzanie zmianami organizacyjnymi, które wiążą się z

nowym rozwiązaniem, pozwala na bardziej płynne uruchomienie systemu. I tu znów

wracamy do motywacji i komunikacji. Odpowiednie planowanie, szkolenia, instrukcje,

podkreślanie zalet takich jak oszczędności czasu lub zmniejszenie liczby błędów w

procesie - to ważne elementy, które uczynią wdrożenie wyzwaniem łatwiejszym do

pokonania.

Sam fakt wprowadzenia zmian wywołuje negatywne odczucia: obawy przed

nieznanym, nie przyswojeniem sobie nowych umiejętności, utratą dotychczasowych

korzyści z zajmowanego stanowiska, zmiany więzi społecznych, wykluczeniem ze

współuczestnictwa w procesie zmian, dodatkowym ryzykiem14. Rolą kierownictwa jest

zatem takie przedstawienie procesu zmian w organizacji pracy i procesów

zachodzących w firmie, a związanych z wdrożeniem zintegrowanego systemu

informatycznego, aby pracownicy mieli świadomość i pozytywne nastawienie do

zachodzących zmian. W Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji w Siedlcach

skorzystano z cyklu szkoleń dla tej części personelu, której poziom umiejętności tego

wymagał oraz, w etapie przedwdrożeniowym, udostępniono pracownikom do testów

próbną wersję poszczególnych modułów systemu. Dzięki temu uniknięto szoku

pierwszego kontaktu z nieznanym w czasie szkoleń wdrożeniowych a także osiągnięto

efekt współuczestnictwa w procesie tworzenia nowego systemu

Niestety praktyka pokazuje, że o ile teoria wskazuje pomyślne efekty naszych

zaplanowanych działań, o tyle w praktyce nie udaje się osiągnąć w pełni

zadowalających rozwiązań.

14 Źródło: Adamczewski P., op cit, str. 85

36

Wdrażanie systemu w części obsługującej proces produkcji i dystrybucji wody

odbywa się w środowisku pracowników nie mających do tej pory żadnych doświadczeń

z komputerami i oprogramowaniem specjalistycznym. Nawet część kadry inżynierskiej

ma problemy z dostosowaniem się do nowych narzędzi pracy, mimo zrozumienia

potrzeby ich zastosowania. Pracownicy produkcyjni zaś z wielkimi oporami

przyswajają nowe dla nich umiejętności, a niektórzy nie są w stanie w żaden sposób ich

opanować. Do czasu wprowadzenia automatyzacji procesu produkcyjnego rolą

pracowników było kontrolowanie pracy pomp oraz urządzeń uzdatniających wodę oraz

bieżąca ich obsługa, która wymagała specyficznych umiejętności oraz wieloletniego

doświadczenia. Obecnie stali się ze swoimi umiejętnościami i kompetencjami mało

przydatni, by nie powiedzieć zbędni. Praca, którą dotychczas wykonywali była wysoko

ceniona, a w Przedsiębiorstwie ich status był znaczący i niepodważalny. Dwóch

pracowników zdołało po serii szkoleń dostosować się do nowych wymogów stawianych

im przez postęp technologiczny, ale większość czyli ośmiu, zostało przesuniętych do

innych zadań wewnątrz firmy lub odeszło na emeryturę. Redukcja zatrudnienia, która

miała mieć miejsce dokonała się samoistnie i niemal bezboleśnie dla zainteresowanych,

tym bardziej, że proces wdrażania nowoczesnych rozwiązań odbywa się etapowo i

rozłożony jest w czasie na kilka lat.

Wśród pracowników tzw. biurowych proces zmian przebiega łagodniej, ale też nie

bez problemów. Zmiana sprzętu i oprogramowania, na którym przychodzi im pracować

wywołuje naturalny opór wobec zmian. Przeważają opinie typu „po co zmieniać coś co

jest dobre” oraz że nowy system jest bardziej skomplikowany, czasochłonny, generuje

więcej błędów. Rzeczywiście, mimo iż podstawowe funkcje pozostały w podobnym

układzie jak we wcześniejszej wersji oprogramowania (pochodzą przecież od tego

samego dostawcy), to jednak sposób obsługi aplikacji został zmieniony. Przede

wszystkim wprowadzono Graficzny Interfejs Użytkownika, co w założeniach miało

ułatwić poruszanie się w obszarze roboczym, jednak wymusiło stosowanie urządzenia

wskazującego (myszy) co nie wszystkim, z reguły nie używającym tego narzędzia,

przychodzi z łatwością.

37

III.3 Efektywność wykorzystania systemu

Wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego powinno być poprzedzone

restrukturyzacją firmy prowadzoną pod kątem zarządzania zintegrowanymi procesami

bądź prowadzone równolegle jako element owej przemiany. Ponieważ Przedsiębiorstwo

Wodociągów i Kanalizacji w Siedlcach wdrażając Zintegrowany System Zarządzania

Jakością wg norm ISO zmieniło swoje metody zarządzania dostosowując je do

wymogów owych norm, Zintegrowany System Informatyczny jest dopełnieniem

procesu restrukturyzacji otwierającym jednocześnie nowe możliwości zarządzania i

organizacji Przedsiębiorstwa.

Warunkiem efektywnego wykorzystania możliwości Zintegrowanego Systemu

Informatycznego jest jego wdrożenie w pełnym zakresie funkcjonalności. Wszystkie

założenia dotyczące sytemu muszą być wprowadzone w życie, odkładanie na później

wdrożenia niektórych, wydawać by się mogło, mniej istotnych modułów, w efekcie

mści się niezadowoleniem użytkowników, kadry zarządzającej oraz nadzoru

właścicielskiego. Pełna funkcjonalność zależy bowiem nawet od najmniejszego

elementu, który przecież również dostarcza informacje oraz uczestniczy w realizacji

określonego procesu. Bez tego pełna koordynacja działań oraz integracja procesów

staje się fikcją i może się okazać, że olbrzymie kwoty zainwestowanie w budowę

systemu dają mizerne, z punktu widzenia efektywności jego wykorzystania.

W Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji w Siedlcach zakończono

wdrażanie systemu firmy Unisoft, natomiast system firmy Megabit jest co prawda

wdrożony, lecz do osiągnięcia pełnej funkcjonalności konieczne jest wprowadzenie

niezbędnych danych do modułu informacji przestrzennej oraz do mapy cyfrowej, bez

których moduły te nie są w stanie w żaden sposób działać.

System Unisoft działa we wszystkich zaplanowanych obszarach przedsiębiorstwa:

księgowości, obsłudze klienta, magazynie, kadrach i płacach – wszystkie moduły są

zainstalowane i uruchomione. Wszędzie tam realizowany jest szybki i pewny dostęp do

informacji o różnym poziomie szczegółowości, dane są wiarygodne i poprawne, a ich

wymiana pomiędzy poszczególnymi działami firmy działa sprawnie.

Niestety, jak zwykle „diabeł tkwi w szczegółach” - nie wszystkie elementy

działających modułów osiągnęły pełną funkcjonalność. Pozwala to oczywiście na

38

normalną i bezproblemową działalność, ale o pełnej automatyzacji pewnych procesów,

które powinny być wykonywane, nie może być mowy.

Na przykład w module Biuro Obsługi Klienta funkcja umożliwiająca, (na

podstawie bazy danych klientów), wygenerowanie gotowego druku umowy nie działa,

co znaczy, że taki dokument trzeba przygotować ręcznie poza systemem. Podobnie jest

z wnioskiem o zawarcie takiej umowy.

Rysunek 11. Widok interfejsu modułu Biuro obsługi klienta firmy Unisoft


Na podstawie tych dokumentów powinna następować rejestracja klienta w

systemie i następnie przeprowadzane rozliczanie z tytułu zużycia wody i odprowadzania

ścieków. Dla działalności Przedsiębiorstwa automatyczne generowanie tych

dokumentów nie ma większego znaczenia, bo wymagane informacje i tak znajdą się w

systemie, jednak dla sprawnego funkcjonowania działu obsługi klienta ma znaczące.

Czynność, którą można wykonać za pomocą przysłowiowego jednego „kliknięcia”,

zajmuje dużo więcej czasu.

System Megabit został wdrożony, jak wspomniałem wcześniej, nie w pełni i do

dziś nie uzyskał zakładanej funkcjonalności, co nie pozwala na zaplanowaną integrację

systemów obu firm.

Aby osiągnąć zaplanowany efekt moduł mapy cyfrowej musi być uzupełniony o

wszelkie informacje o istniejącej sieci wodnej, kanalizacyjnej oraz deszczowej, a także

39

wszelkich elementach infrastruktury takich jak zasuwy, komory, hydranty itp. Te

informacje powinny być wprowadzone do systemu na podstawie danych

inwentaryzacyjnych sieci oraz naniesień geodezyjnych. Następnie informacje te

powinny zostać zweryfikowane i porównane z danymi z modułu Infrastruktura systemu

Unisoft.

Ta część pracy wdrożeniowej leży po stronie Przedsiębiorstwa15 i zlecona została

pracownikowi, który co prawda był wcześniej kierownikiem działu eksploatacji sieci

wodociągowej i sieć jako taką zna, lecz o pracy z komputerem nie ma najmniejszego

pojęcia. Wykonanie tej pracy polega na żmudnym odnajdowaniu na mapie właściwych

elementów sieci wg położenia geograficznego i numeru inwentarzowego oraz wpisaniu

odpowiednich danych w przewidziane dla nich pola.

Rysunek 12. Mapa cyfrowa wykorzystywana w PWiK Siedlce


15 Kartoteki inwentaryzacyjne środków trwałych są wykorzystywane na bieżąco ze względu na

przeprowadzane remonty oraz występujące awarie i wydanie ich firmie zewnętrznej jest w związku z tym

niemożliwe.

40

Dla kogoś kto dopiero uczy się obsługi komputera, ma kłopoty ze wzrokiem, a w

dodatku niewiele czasu mu brakuje do odejścia na emeryturę, nie jest to atrakcyjne i

satysfakcjonujące zajęcie.

W tym przypadku efektywność wykorzystania zarówno systemu jak i pracownika

okazuje się znikoma, bowiem mimo używania istniejącej mapy cyfrowej efekty jej

wykorzystania w związku z brakiem integracji z pozostałymi modułami obu systemów,

są nieporównywalnie mniejsze.

I w tym miejscu dochodzimy do kolejnego niemniej ważnego warunku

efektywnego wykorzystania możliwości Zintegrowanego Systemu Informatycznego,

którym oprócz jego wdrożenia w pełnym zakresie funkcjonalności, jest poziom

umiejętności użytkowników systemu w posługiwaniu się tym narzędziem oraz sposób

wykorzystania tych umiejętności.

Wszyscy pracownicy wykorzystujący w swej pracy Zintegrowany System

Informatyczny są odpowiednio przeszkoleni i potrafią w podstawowym zakresie

obsługiwać odpowiednie moduły, z którymi pracują na co dzień. Jednak system oferuje

dużo większe możliwości i na wielu stanowiskach można by pracować o wiele

wydajniej, gdyby możliwe było zapoznanie się z większą ilością dostępnych funkcji.

Choćby wspomniany wcześniej moduł billingowy, oferujący możliwość kontroli

zadłużenia klientów nie jest w tym zakresie funkcjonalności wykorzystywany, z

powodu nieuwzględnienia tych funkcji podczas szkolenia wdrożeniowego

pracowników. We wdrożonym systemie funkcja jest aktywna i działa, ale użytkownicy

nie potrafią z niej korzystać.

Podobnie pracownicy nie potrafią wykorzystać istniejącej funkcji tworzenia

przydatnych im raportów. Istnieje bowiem możliwość generowania raportów wg

zadanych parametrów (np. brak odczytów wodomierzy w danym okresie, lista

wodomierzy, którym minął termin legalizacji, itp.). Funkcja ta jest przydatna na każdym

stanowisku, bowiem filtruje odpowiednie dane z systemu i przedstawia je w formie

tabeli do wydruku lub eksportuje do arkusza programu Excel, umożliwiając dalsze

opracowanie poza systemem. Nie do końca jest to wina użytkowników bo mimo

zgłaszanych postulatów dodatkowych szkoleń do dnia dzisiejszego czyli przez rok nie

zdecydowano się na zorganizowanie takowych. Pracownicy po części sami próbują

poznawać szersze zastosowania oprogramowania, wymieniając się przy tym

doświadczeniami z innymi pracownikami swego działu, ale ponieważ nie znają

41

wszystkich istniejących funkcji programu (dokumentacji dla użytkowników nie

dostarczono) mogą się ich tylko domyślać lub użyć trafiając na nie przypadkiem.

Oprócz tego sam system nie jest doskonały i zdarzają się błędy w jego

funkcjonowaniu - błędy różnego kalibru. Wykorzystanie informacji od użytkowników

przez dostawcę systemu powinno być dla niego cenne i wartościowe, tymczasem

większość uwag jest ignorowana, lekceważona lub traktowana jako efekt

nieumiejętnego korzystania z systemu. Błędy są naprawiane owszem, ale współpraca z

użytkownikami przebiega na zasadzie opozycji, a nie partnerstwa, co zdecydowanie

negatywnie wpływa na efektywność wykorzystania systemu.

Sądzę, że w tym przypadku zlekceważono lub nie dostrzeżono u pracowników

chęci współuczestnictwa w tworzeniu nowych jakościowo procesów wewnątrz firmy.

Wykorzystanie systemu nie musi polegać wyłącznie na ścisłym wykonywaniu procedur

przy wykorzystywaniu standardowych i dedykowanych do nich elementów

oprogramowania. Samo wdrożenie nowego systemu inicjuje i determinuje zachowania

pracowników prowadzące do chęci zdobywania nowych umiejętności i wzrostu

kompetencji poprzez wymuszenie w pewien sposób konieczności poszerzenia wiedzy.

Posiadana wiedza z kolei, na zasadzie sprzężenia zwrotnego, wiąże się z naturalną

ciekawością i inicjuje chęć dalszego poszerzenia swych umiejętności. Ograniczenia

dostępu do zdobywania wiedzy i zaspokajania ciekawości rodzi frustrację, pracownik

czuje się tylko elementem systemu, a nie jego świadomym i twórczym użytkownikiem.

42

Rozdział IV Efekty procesu wdrożenia Zintegrowanego

Systemu Informatycznego wspomagającego zarządzanie w

wybranych obszarach

Na efekty procesu wdrożenia wpływa wiele czynników: poziom wyszkolenia

pracowników, ich nastawienie do pracy z nowym narzędziem, niezawodność sprzętu i

oprogramowania, czas jaki upłynął od zakończenia procesu wdrożenia, chęć

wykorzystania możliwości systemu.

Ocena efektów również jest złożona: czy można określić je jednoznacznie jako

wywołane przez wdrożenie systemu czy też inne czynniki takie jak: restrukturyzacja

przedsiębiorstwa, wpływ otoczenia społeczno-gospodarczego, czy zmiany jakościowe

wewnątrz firmy. Na pewno wszystkie te czynniki wpływają na sprawność działania

firmy, a ocena wielkości tego wpływu jest trudna do zmierzenia. Dlatego w uzyskaniu

zobiektywizowanej oceny efektów wdrożenia Zintegrowanego Systemu

Informatycznego w PWiK w Siedlcach posłużyłem się badaniem ankietowym16 wśród

pracowników firmy używających w swej pracy na co dzień opisywanego systemu oraz

przedstawioną w Tabeli 2 klasyfikacją wdrożeń systemu ERP (Enterprise Resource

Planning - planowanie zasobów przedsiębiorstwa), który funkcjonalnie odpowiada

Zintegrowanemu Systemowi Informatycznemu wspomagającemu zarządzanie.

Wg mojej oceny Zintegrowany System Informatyczny spełnia kryteria klasy B

wdrożeń systemów. Zarząd nie korzysta z możliwości systemu przy podejmowaniu

decyzji. Owszem wykorzystuje dane generowane przez system, ale pośrednio poprzez

kierowników niższych szczebli, którzy z kolei otrzymując dane wyrywkowe, dotyczące

jedynie wycinka procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, nie łączą ich ze sobą w

całość. Kontrola nad jakością obsługi oraz generowanymi kosztami jest bieżąca i działa

wydajnie, ale wydaje się, że efektywność wykorzystania części analitycznej systemu

pozostawia wiele do życzenia. A przecież zakupiono i wdrożono „Zintegrowany System

Informatyczny wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem”, co powinno być

wykorzystane do budowy np. modeli rozwojowych, badania ich wariantów czy też

analiz planowanych przedsięwzięć w oparciu o istniejące dane. Sądzę, że do pełnej

efektywności systemu brakuje niewiele, a wkrótce jego funkcjonalność zostanie w pełni

16 Załącznik 3;

43

dostrzeżona i wykorzystana.

Tabela 2. Klasy wdrożeń zintegrowanych systemów informatycznych

Klasa Cechy

A System w pełni zintegrowany.

Jest efektywnie wykorzystywany przez cale przedsiębiorstwo co

powoduje znaczący wzrost poziomu obsługi klientów i produktywności

oraz znaczący spadek ilości zapasów i ponoszonych kosztów.

Korzysta z niego zarząd w procesie podejmowania decyzji.

B System jest wspierany przez naczelne kierownictwo oraz

wykorzystywany przez kierownictwo średniego szczebla, co pozwala

na wzrost poziomu obsługi klientów i produktywności oraz spadek

ilości zapasów i ponoszonych kosztów.

Nie wszystkie elementy działają efektywnie.

Zarząd nie korzysta z systemu przy podejmowaniu decyzji.

C System jest wykorzystywany jako lepsza metoda zamawiania

materiałów, co powoduje spadek ilości zapasów, jednakże

przedsiębiorstwo nie zmieniło sposobu zarządzania, co nie pozwala na

pełne wykorzystanie jego możliwości.

ZSI używany jest tylko do tworzenia rozliczeń oraz fakturowania

odbiorców.

Nie wszystkie moduły są wdrożone.

Istnieje system formalny i nieformalny.

D Informacja generowana przez system jest niedokładna i słabo

rozumiana przez użytkowników.

Brak integracji danych.

Małe zaufanie do sytemu.



44

IV.1 Sprawność działania systemu

Sprawność działania Zintegrowanego systemu informatycznego można

rozpatrywać dwojako: z jednej strony jako stosunek efektu do poniesionych na jego

uzyskanie nakładów17, a z drugiej jako niezawodność i pewność działania.

Wdrożony system w założeniach ma wspomóc działające w przedsiębiorstwie

procesy. Połączenie systemu i osób sprawnie działających, które osiągają wyniki

współmierne do nakładów pracy, materiałów, czasu itp. zużytych na ich realizację oraz

stosujących właściwe metody pracy w jeden układ funkcjonalny może i powinno

prowadzić do synergii, określanej czasem jako reguła „2+2=5” 18. Oznacza ona, że

połączenie zasobów prowadzi do większych efektów, niż gdyby zasoby te pracowały

osobno19.

Tabela 3. Cechy ludzi i komputerów prowadzące do synergii

Ludzie

SYNERGIA

Komputery

Myślą

Mają zdrowy rozsądek

Podejmują decyzje

Mogą instruować

komputery

Potrafią uczyć się

Potrafią gromadzić opinie i

wiedzę

Bardzo szybko liczą i wykonują

zaprogramowane operacje

Przechowują i bardzo szybko

odszukują informację

Dokładnie wykonują złożone

obliczenia

Wykonują długie i nużące operacje

Taniej niż ludzie wykonują rutynowe

zadania

Są adaptowalne, programowalne

(mogą zmieniać sposób działania)



17 internetowe wydanie Encyklopedii PWN, stan na dzień 02.02.2010 18 Januszewski A., Funkcjonalność informatycznych systemów zarządzania, Tom I, WN PWN,

Warszawa 2008, , str. 1919 Kopaliński W., Słownik wyrazów obcych i zwrotów obcojęzycznych, wyd.15, Wiedza

Powszechna, Warszawa 1985, str. 409

45

Połączenie pracy człowieka i komputera umożliwia wykorzystanie wiedzy i

doświadczenia człowieka, w celu inicjacji procesu przetwarzania określonych danych

przez komputer, w sposób i w tempie nieosiągalnym dla człowieka. Z kolei człowiek z

efektów owych procesów czerpie nowe jakościowo informacje, wiedzę i zdobywa

kolejne doświadczenia.

Jak zatem w przypadku wdrożenia Zintegrowanego Systemu informatycznego

określić zmiany w tak postrzeganej sprawności działania? Samo wdrożenie nie oznacza

przecież jeszcze, że dane są dokładne, procedury przestrzegane, a odpowiednie funkcje

połączone w taki sposób, że wszystkie działające w przedsiębiorstwie procesy są dobrze

skoordynowane i wydajne20.

Otóż zaobserwowano większe zaangażowanie pracowników w organizowanie

pracy w oparciu o wykorzystanie nowych, z ich punktu widzenia, funkcji systemu.

Wspomniane wcześniej konstruowanie raportów i generowanie zestawień mimo, że

wykorzystywane dzięki własnej pomysłowości i dotarciu do tych funkcji okrężną drogą,

służy lepszej organizacji pracy, eliminując żmudne analizowanie całości danych.

Wyodrębnienie istotnych informacji daje możliwość ich opracowania pod kątem

większej wydajności pracy. Wg wyników przeprowadzonej ankiety ponad 1/4

badanych deklaruje dobrą znajomość dostępnych mu funkcji oprogramowania, a prawie

40% stara się je poznać. Można z tego wyciągnąć wniosek, że 65% badanych

użytkowników systemu jest zainteresowanych podnoszeniem swych umiejętności i

dostrzega płynące z tego tytułu z tego korzyści.

Przykład: pracownik odpowiedzialny za kierowanie brygadą monterów

wymieniających wodomierze przeznaczone do legalizacji, tworzy obecnie zestawienie

obejmujące tylko te wodomierze, których okres legalizacji minął, zamontowane w

konkretnym rejonie miasta czy gminy oraz w określonym miejscu montażu np.

pomijając studzienki wodomierzowe, które w okresie zimowym są dla monterów trudno

dostępne. Zestawienie takie zawiera numery fabryczne wodomierzy przeznaczonych do

demontażu, datę ich delegalizacji, nazwiska klientów u których zamontowany jest

konkretny wodomierz, adres oraz lokalizację miejsca montażu. Tak skonstruowana

lista stanowi duże ułatwienie dla brygady monterskiej, a dla kierujących planowymi

remontami jest cenną informacją o poziomie wykonania zadań.

20 Januszewski A., op cit, str. 175

46

Sprawność systemu rozumiana jako jego niezawodna i pewna praca opiera się

również na kilku elementach. Oczywiście niezwykle istotny przy tym jest poziom

wiedzy pracowników o funkcjonowaniu i użytkowaniu systemu.

Wyniki badania ankietowego pokazują, że ponad 60% użytkowników nie ma

problemu z dostępem do danych, które są mu niezbędne do pracy, co przy wyniku

określającym poziom dostrzegania generowanych przez system błędów na poziomie

42% pokazuje, że weryfikacja i eliminacja błędnych danych jest na wysokim poziomie.

W sumie ponad 90% badanych zaobserwowało występowanie błędów w systemie, choć

nie determinuje to miejsca czy powodu ich powstawania. Niemniej fakt ich

dostrzegania jest o tyle budujący, że na tej podstawie można wyciągnąć wniosek, że

użytkownicy zdają sobie sprawę z wagi rzetelnej pracy systemu i potrafią ją

kontrolować.

Każde narzędzie można przecież popsuć niewłaściwie je obsługując. W tym

zakresie zrobiono zdawałoby się tyle ile należało: przeszkolono pracowników w

obsłudze podstawowych funkcji, ale mimo to wg ankiety nadal ponad 3/4

użytkowników postrzega obsługę systemu jako trudną i skomplikowaną. Nie każdy

użytkownik jest w stanie lub chce się nauczyć korzystać z pełni funkcji występujących

w danym module. Należałoby się zatem zastanowić nad sposobem zmotywowania

pracowników do podnoszenia wiedzy dotyczącej sprawniejszego wykorzystania

możliwości systemu. Na dzień dzisiejszy w żaden sposób nie dostrzega się korzyści z

tych umiejętności, choć powinny one być dla Przedsiębiorstwa cenne i przez nie

doceniane.

Po to aby praca w systemie była oparta o rzetelne dane każdy użytkownik

systemu korzysta z danych już raz wprowadzonych do systemu i zminimalizowano

możliwość dublowania się informacji. Na przykład wprowadzenie do systemu danych

dotyczących klienta w tym samym momencie jest poddawane weryfikacji na podstawie

cech indywidualnych np. nr. PESEL, NIP, adresie. Powtórne wystąpienie którejkolwiek

informacji wywołuje alert informujący o możliwości zaistnienia błędu.

Sprawność działania systemu rozumiana w obu znaczeniach jest zatem

niejednoznaczna choćby z powodu występowania trudności w obsłudze czy znajomości

pełnej funkcjonalności poszczególnych modułów.

Można jednak stwierdzić, że system i jego użytkownicy stanowią sprawnie

działający element Przedsiębiorstwa.

47

Dzięki wykorzystaniu efektu synergii stworzono na bazie Zintegrowanego

Systemu Informatycznego oraz jego użytkowników nowy jakościowo układ będący

niezawodnym elementem procesu zarządzania Przedsiębiorstwem, dostarczającym

pewne i rzetelne informacje oraz wykonującym bezbłędnie stawiane przed nim zadania.

IV.2 Jakość realizacji usług

Podstawową działalność Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji w Siedlcach

można traktować w dwóch aspektach: jako działalność produkcyjną bądź usługową.

Niezależnie od tego, w jaki sposób będzie się ją postrzegać musi ta działalność

utrzymywać wysoki poziom jakości. W końcu Przedsiębiorstwo dostarcza

mieszkańcom dobro niezbędne do życia każdemu żyjącemu organizmowi.

Ale oprócz wysokiej jakości dostarczanej wody istotny jest również sposób

realizacji tego zadania. Sposób, który poprzez odpowiednie procedury i procesy

zapewni wysoką jakość obsługi i ostatecznie satysfakcję klienta. Zintegrowany System

Zarządzania Jakością wraz ze Zintegrowanym Systemem Informatycznym

wspomagającym zarządzanie mają m.in. na celu stały nadzór nad jakością realizacji

usług oraz jej stałym podnoszeniem.

We wspomnianym badaniu ankietowym przeprowadzonym przez autora, na

pytanie o zmianę w jakości obsługi klientów zdecydowana większość respondentów

odpowiedziała, że nastąpiła poprawa, a 1/4 nie dostrzegła zmiany. Biorąc pod uwagę, że

zdecydowana mniejszość, bo tylko 1 osoba na 31 badanych stwierdziła, że jakość

obsługi klienta się pogorszyła można przypuszczać, że badani wysoko oceniają poziom

realizowanej przez nich usługi. Należy przy tym zaznaczyć, że ta ocena odnosi się do

poziomu jakości obsługi klienta już po wdrożeniu Zintegrowanego Systemu

Informatycznego i z punktu widzenia personelu świadczącego usługę, a nie z punktu

widzenia klienta. Jednakże intencją badania było stwierdzenie czy system w

jakikolwiek sposób wpłynął na poziom obsługi: szybkość jej wykonania, ilość

reklamacji, sposób ich rozstrzygania, możliwość naprawienia błędów. Należy przy tym

wspomnieć, że prawie połowa ankietowanych są to pracownicy mający na bieżąco i

codziennie bezpośredni kontakt z klientami (32% to pracownicy działu obsługi klienta,

a 16% to pracownicy działu eksploatacji sieci wodociągowej i kanalizacyjnej

obsługujący zgłoszenia i usuwanie awarii).

48

Biorąc pod uwagę pozytywne opinie oraz wyraźne wskazanie w ankiecie większej

szybkości wykonywania dotychczasowych działań przy pomocy Zintegrowanego

Systemu Informatycznego (prawie 80% biorących udział w badaniu użytkowników)

można stwierdzić, że wdrożenie systemu dało pozytywny efekt w aspekcie

wykorzystania go do podnoszenia jakości wykonywanych zadań.

IV.2 Wydajność pracy

Wiele czynników wpływa na poziom wydajności pracy. Zależy ona m.in. od

technicznego uzbrojenia stanowisk pracy, kwalifikacji pracowników, ich motywacji,

jakości przedmiotów pracy, ich produktywności, organizacji i warunków pracy,

warunków bytowych pracowników, stosunków społecznych w przedsiębiorstwie.

Proces wdrożenia Zintegrowanego Systemu Informatycznego spowodował wiele

zmian w funkcjonowaniu Przedsiębiorstwa, umożliwiających zwiększenie wydajności

pracy na wielu stanowiskach.

Zasadnicza zmiana jaka się pojawiła, to sposób podejścia do wykonywanej pracy i

dostrzeżenie jej jako elementu większej całości. Proces wdrożenia unaocznił wszystkim

pracownikom ilość i sposób powiązań miedzy działami i poszczególnymi stanowiskami

pracy. Akcja podjęta na jednym stanowisku wywołuje reakcję na wielu innych. Stąd

pojawiła się świadomość wartości wykonywanych czynności dla realizacji całości

zadań w Przedsiębiorstwie. W większości przypadków ta świadomość jest

niezwerbalizowana, to jest jedynie poczucie jedności, ale wystarczające by poczuć

odpowiedzialność za wykonywaną pracę, na poziomie już nie tylko pojedynczego

stanowiska, ale całej firmy. Odpowiedzialność ta przekłada się wprost na podniesienie

wydajności pracy - jeżeli coś nie zostanie wykonane na czas i we właściwy sposób, to

konsekwencje tego poniosą wszyscy.

Jakościowa zmiana podejścia do pracy pojawiła się wraz w wprowadzeniem

nowego narzędzia pracy jakim stał się komputer wraz z pracującym Zintegrowanym

Systemem Informatycznym. Udział we wdrażaniu, choćby przez uczestnictwo w

szkoleniach wdrożeniowych, czyni pracownika współtwórcą procesów

Przedsiębiorstwa. Pracownik już nie tylko wykonuje polecenia i zadania. On jest

inicjatorem pewnych działań, bierze twórczo w nich udział i stara się by były wykonane

jak najlepiej. Podnosi w ten sposób wydajność nie tylko swojej pracy, ale przez

odpowiednie relacje z innymi współpracownikami, całego Przedsiębiorstwa.

49

Wdrożenie systemu zaowocowało również modernizacją stanowisk pracy.

Pracownicy dostali do ręki nowoczesne urządzenia, komputery najnowszej generacji,

które poprzez szybkość wykonywania operacji powodują, że łatwiej i przyjemniej się na

nich pracuje. Poziom satysfakcji pracowników również przekłada się na poziom

wydajności.

Poza tym sprawnie i szybko działające komputery dają szybki dostęp do

szerokiego i kompletnego zasobu niezbędnych informacji, a jednocześnie umożliwiają

automatyzację pewnych prac.

Automatyzacja procesów produkcyjnych pozwoliła na przykład na

zcentralizowanie ich nadzoru i kontroli i budowę centralnej dyspozytorni, sterującej

trzema ujęciami wody oraz stacjami jej uzdatniania. Pełen proces produkcji jest objęty

Zintegrowanym Systemem Informatycznym poprzez moduły łączące układy automatyki

z modułem modelowania hydraulicznego wraz z oprogramowaniem wizualizacyjnym

Megabit.

Rysunek 13. Wizualne sterowanie i kontrola stacji napowietrzającej Ujęcia

Sekuła 2


50

Integracja systemów informatycznych oraz układów automatyki stosowanych w

Przedsiębiorstwie pozwoliła na pełną zdalną i w całości zautomatyzowaną obsługę ujęć

wody. Wiązało się to oczywiście z redukcją zatrudnienia, ale przeprowadzoną w ramach

przesunięcia pracowników do innych zadań oraz wykorzystując przejście niektórych na

emeryturę. Wydajność pracy na pozostałych stanowiskach obsługujących dyspozytornię

zdecydowanie wzrosła, a koszty eksploatacyjne zmalały radykalnie. Jeden z celów

wdrażania sytemu czyli restrukturyzacja kosztów działalności został osiągnięty.

Nie do przecenienia jest również kolejny element wpływający na wzrost

wydajności pracy - stosunki społeczne panujące w miejscu pracy. Czy wdrożenie

nowoczesnych technologii jakim jest niewątpliwie Zintegrowany System Informatyczny

może mieć wpływ na stosunki w miejscu pracy, a poprzez nie na zmiany w wydajności

pracy? Wpływ jest niewątpliwy, tylko czy właściwie skierowany?

Jak wiadomo początkowo pracownicy bardzo sceptycznie odnosili się do

projektu wdrożenia Zintegrowanego Systemu Informatycznego. Nie mając przekonania

co do sensowności takiego przedsięwzięcia lecz wiedząc, że jego realizacja z pewnością

nastąpi, byli pełni obaw co do swojej przyszłości a przez to pracowali zdecydowanie

mniej wydajnie. Narastająca niepewność, obawa o miejsce pracy, przesunięcia kadrowe,

zmiany stanowisk to wszystko powodowało, że stosunki w Przedsiębiorstwie stawały

się coraz bardziej napięte. Dopiero etap prac przedwdrożeniowych, w którym wielu

pracowników wzięło udział poprzez szkolenia, testy oprogramowania, prace

koncepcyjne spowodowało dostrzeżenie korzyści zastosowanych rozwiązań i rozwiało

obawy większości pracowników. Zaangażowanie wszystkich zaś użytkowników

systemu w proces jego wdrożenia z różnym skutkiem, ale w większości spowodował

wydajniejszą pracę i pełniejsze wykorzystanie kompetencji i umiejętności. Świadczą o

tym również wyniki ankiety: Większość, około 58% respondentów uważa, że łatwiej im

wykonywać swoją pracę, a ponad 70% twierdzi, że szybkość wykonywanych przez nich

przy pomocy komputera operacji zwiększyła się. Potwierdza to również ocena

prędkości wykonywania zadań, którą potwierdza również około 70% respondentów.

Zmiana stosunków w pracy zaowocowała również poprawą integracji pracowników

różnych działów. Ponieważ procesy zachodzą obecnie w ramach całej firmy, a nie tylko

poszczególnych komórek, działania w jednej z nich są odczuwane natychmiast w całej

firmie. Uruchomiło to mechanizmy samokontroli i wewnętrznej dyscypliny oraz

51

wzajemnej pomocy mającej pomagać realizować zadania obrębie całego

Przedsiębiorstwa. W realizacji zadań w ramach Zintegrowanego Systemu

Informatycznego prawie 20% badanych użytkowników korzysta z pomocy kolegów.

Zacieśniły się więzy współpracy w komórkach i w całej firmie.

Wydajność pracy będąca efektem działań na wielu płaszczyznach związanych z

wdrożeniem Zintegrowanego Systemu Informatycznego zdecydowanie wzrosła , mimo

że procesy zainicjowane tym działaniem nie osiągnęły zakładanego poziomu. System

nie osiągnął jeszcze pełnej funkcjonalności więc należy przypuszczać, że w przyszłości

efekty zostaną zwielokrotnione i wydajność, jakość usług oraz sprawność całego

systemu jeszcze wzrośnie.

52

Podsumowanie

W niniejszej pracy zawarto opis doświadczeń Przedsiębiorstwa Wodociągów i

Kanalizacji w Siedlcach z organizacji wdrożenia Zintegrowanego Systemu

Informatycznego wspomagającego zarządzanie firmą.

Opisano i oceniono proces wdrożenia obejmujący jedynie w wybrane elementy.

Pełne efekty ekonomiczne wykorzystania Zintegrowanego Sytemu Informatycznego

będą znane dopiero po osiągnięciu pełnej funkcjonalności systemu, dlatego skupiono się

jedynie na pewnych szczególnych aspektach funkcjonowania firmy w oparciu o

Zintegrowany System Informatyczny, takich jak na przykład efektywność jego

wykorzystania, tym bardziej, że na wykorzystanie niektórych danych np. dotyczących

wartości umownej zakupu i wdrożenia systemu nie uzyskano zgody zainteresowanych

firm. Stąd wynikła konieczność koncentracji na zagadnieniach społecznych wdrożenia,

efektach dostrzegalnych, ale nie dających się policzyć jak wzrost sprawności czy

jakości obsługi. W tym przypadku posłużono się badaniem ankietowym mającym za

zadanie w pewnym stopniu zobiektywizować ocenę zrealizowanego przedsięwzięcia.

W przygotowaniu pracy napotkano wiele trudności z dotarciem do materiałów

źródłowych, dotyczących sposobu realizacji wdrożenia. Nie pracują już w

Przedsiębiorstwie osoby, które podejmowały decyzje w sprawach merytorycznych,

dotyczących funkcjonalności systemu, utrudniony jest dostęp do dokumentacji

wdrożeniowej np. protokołów odbioru, czy choćby instrukcji obsługi. W sprawach

dotyczących bieżącego nadzoru i obsługi działania kompetencje pozostają w gestii

dwóch firm Unisoft i Megabit, których pracownicy nie są upoważnieni albo nie

posiadają wiedzy niezbędnej do udzielenia wiarygodnych i wyczerpujących informacji

dotyczących metodyk i procedur wdrożenia.

Należy przy tym zauważyć, że sama dziedzina działalności jaką są wdrożenia

Zintegrowanych Systemów Informatycznych jest stale rozwijana i modyfikowana, stąd

trudność w jej usystematyzowaniu. Dostępna literatura w większości prezentuje

uniwersalne metodyki realizacji projektów IT, nie uwzględniające specyfiki wdrożeń

Zintegrowanych Systemów Informatycznych. Obok warstwy technologicznej

przedsięwzięcia te obejmują przede wszystkim warstwę organizacyjną, co wymaga

zaangażowania w ich realizację wszystkich działów przedsiębiorstwa. W literaturze

natomiast oraz w praktyce przedsiębiorstw informatycznych funkcjonują albo

53

rozwiązania odnoszące się do konkretnych systemów albo na tyle ogólne, że nie do

wykorzystania w konkretnym przypadku.

W pracy starałem się opisać metodykę wdrożenia systemu i korzyści jakie

wynikają z właściwej organizacji tego procesu, a także efekty jakie może przynieść

odpowiednie wykorzystanie funkcji Zintegrowanego Systemu Informatycznego.

Integracja procesów zachodzących wewnątrz przedsiębiorstwa, zaangażowanie

pracowników w budowę jakościowo nowych struktur, wdrożenie nowoczesnych

technologii, pełniejsze wykorzystanie istniejących zasobów - to wszystko nastąpiło

dzięki wdrożeniu Zintegrowanego Systemu Informatycznego.

Przy jego pomocy zaś wzrasta wydajność pracy, sprawność działania

przedsiębiorstwa oraz podnosi się jakość świadczonych usług, spadają koszty,

osiągnięto szybki dostęp do niezbędnych danych i informacji na temat zachodzących w

przedsiębiorstwie procesów i zjawisk.

Można zatem uznać, że założone cele wdrożenia Zintegrowanego Systemu

Informatycznego wspomagającego zarządzanie osiągnięto.

54

Bibliografia

1. Adamczewski P., Zintegrowane Systemy Informatyczne w praktyce,

Wydawnictwo MIKOM, Warszawa 2004

2. Gunia G., Wdrażanie zintegrowanych systemów informatycznych, Wydawnictwo

Fundacji Centrum Nowych Technologii, Bielsko Biała 2009

3. Januszewski A., Funkcjonalność informatycznych systemów zarządzania, Tom I,

WN PWN, Warszawa 2008

4. Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 30 marca 2005 r. w sprawie

rodzajów przyrządów pomiarowych podlegających prawnej kontroli

metrologicznej oraz zakresu tej kontroli

5. Tomaszewski K., Ładno H., 50 Lat Siedleckiej Spółdzielni Mieszkaniowej,

Siedlecka Spółdzielnia Mieszkaniowa, Siedlce, 2009

6. Ustawa o rachunkowości z dn. 29.09.1994 r. z późniejszymi zmianami w wersji

obowiązującej od 01.01.2002 r.

7. Ustawa z dnia 11 maja 2001 r. Prawo o miarach; Dz.U. 2004 r. Nr 243 poz.

2441

8. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. „Prawo zamówień publicznych”; Dz.U. z

2006 Nr 164

9. Ustawa z dnia 7.06.2001o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym

odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2001 r. nr 72 poz. 747 )

10. Weryńska R., Tomaszewski A., Efektywność Informatycznych Systemów

Wspomagających Zarządzanie w Przedsiębiorstwach Produkcyjnych, materiały

konferencyjne, V Konferencja Informatyki Stosowanej, Państwowa Wyższa

Szkoła Zawodowa w Chełmie, 2006

Źródło internetowe:

1. http://www.ebip.com.pl/pwik/s3-0-przetargi.biezace.htm

55

http://www.bip.gov.pl/

Załącznik 1

Załącznik 1. Schemat organizacyjny PWiK Sp. z O.O. w Siedlcach

Źródło: materiały PWiK w Siedlcach

56

Załącznik 2

Załącznik 2. Harmonogram wdrożenia Zintegrowanego Systemu

Informatycznego


57

Załącznik 3

58

Załącznik 3. Wynik ankiety "Ocena efektywności systemu informatycznego"


59

Spis rysunków

Rysunek 1. Certyfikat Zintegrowanego Systemu Zarządzania.........................................7

Rysunek 2. Zintegrowany System Informatyczny a otoczenie przedsiębiorstwa...........12

Rysunek 3. Model działania przedsiębiorstwa................................................................14

Rysunek 4. System informatyczny wspomagający zarządzanie systemem

wykonawczym.........................................................................................................15

Rysunek 5. Wizualna kontrola automatycznego procesu filtracji...................................17

Rysunek 6. Schemat Zintegrowanego Systemu Informatycznego.................................20

Rysunek 7. Widok interfejsu użytkownika modułu billingowego WODA firmy Unisoft

.................................................................................................................................22

Rysunek 8. Moduł modelowania hydraulicznego Mb_GIS firmy Megabit....................23

Rysunek 9. Model implementacji Zintegrowanego Systemu Informatycznego.............27

Rysunek 10. Struktura funkcjonalna Zintegrowanego Systemu Informatycznego.........32

Rysunek 11. Widok interfejsu modułu Biuro obsługi klienta firmy Unisoft..................39

Rysunek 12. Mapa cyfrowa wykorzystywana w PWiK Siedlce.....................................40

Spis tabel

Tabela 1. Cechy decydujące o przydatności informacji..................................................30

Tabela 2. Klasy wdrożeń zintegrowanych systemów informatycznych.........................44

Tabela 3. Cechy ludzi i komputerów prowadzące do synergii........................................45

Spis załączników

Załącznik 1. Schemat organizacyjny PWiK Sp. z O.O. w Siedlcach..............................56

Załącznik 2. Harmonogram wdrożenia Zintegrowanego Systemu Informatycznego.....57

Załącznik 3. Wynik ankiety "Ocena efektywności systemu informatycznego"..............59

60

Organizacja wdrożenia Zintegrowanego Systemu Informatycznego w Przedsiębiorstwie

Documents

Transcript of Organizacja wdrożenia Zintegrowanego Systemu Informatycznego w Przedsiębiorstwie