Rozliczanie dofinansowania - NCBR · Dodatkowe wynagrodzenia roczne –jeśliwynika z...

Rozliczanie

dofinansowania

Wypłata dofinansowania

Wniosek o płatność beneficjent składa do Instytucji Pośredniczącejza pośrednictwem systemu SL2014.

Wniosek o płatność w systemie SL2014: Zaliczkowy lub refundacyjny - wnioskuje o przekazanie dofinansowania; Rozliczający zaliczkę - wykazuje rozliczenie otrzymanej zaliczki; Wniosek sprawozdawczy - przekazuje informacje o postępach w realizacji

projektu. Beneficjent po wskazaniu przez opiekuna finansowego próby dokumentów do

weryfikacji, załącza w systemie SL2014 wymagane dokumenty. Wniosek o płatność jest weryfikowany i zatwierdzany przez Instytucję

Pośredniczącą na podstawie zestawienia dokumentów.

Weryfikacji podlega każdy złożony przez beneficjenta wniosek o płatność.

Weryfikacja odbywa się przez upoważniony podmiot zewnętrzny lub przezopiekuna finansowego „zza biurka”.

Zwroty

Odsetki bankowe od dofinansowania przekazanego w formie zaliczki należy wrócić

jednorazowo w terminie do 15 stycznia roku następnego.

Kwotę zwrotu niewykorzystanych zaliczek należy ustalić z opiekunem finansowym

przed dokonaniem zwrotu.

W przypadku zwrotu nieprawidłowości zalecamy przestrzegać następującej

kolejności:

1. Przesłanie informacji o nieprawidłowości za pomocą SL2014,

2. Dokonanie zwrotu po otrzymaniu wezwania z NCBR,

3. Założenie korekty przez Beneficjenta w SL 2014.

Dokonując zwrotu nieprawidłowości z odsetkami należy:

zaokrąglić kwotę odsetek do pełnych złotych (Ordynacja podatkowa Art. 63.§ 1);

ustalić z opiekunem finansowym numer rachunku do zwrotu(inny do kwoty głównej, a inny do kwoty odsetek!!).

Należy poinformować opiekuna o przekroczonej rocznej podstawie składek ZUSw ciągu 14 dni od dnia otrzymania pisma z ZUS w celu uniknięcia odsetek ustawowych.

Koszty kwalifikowane

Koszty kwalifikowane to:

Koszty faktycznie poniesione (opłacone) w okresie realizacji projektu;

zgodne z obowiązującymi przepisami prawa unijnego oraz prawa krajowego;

zostały uwzględnione w harmonogramie rzeczowo-finansowym/budżecieprojektu;

niezbędne do realizacji projektu i zostały poniesione w związku z realizacjąprojektu;

zostały dokonane w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniemzasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;

zostały należycie udokumentowane (dokumentacja źródłowa, ewidencjaksięgowa, właściwy opis dokumentu).

Podwójne finansowanie

Zakazanym podwójnym finansowaniem jest w szczególności:

wykazanie tego samego kosztu w ramach różnych projektówwspółfinansowanych ze środków krajowych lub wspólnotowych;

zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej lub środkówunijnych, a następnie wykazanie kosztów amortyzacji tego środka w projekcieobjętym dofinansowaniem;

finansowanie w ramach umowy cywilnoprawnej zadań osoby stanowiącejpersonel projektu, które mieszczą się w zakresie obowiązków służbowychwynikających ze stosunku pracy tej osoby;

rozliczenie tego samego wydatku w kosztach pośrednich oraz kosztachbezpośrednich projektu.

Rozliczanie dofinansowania

Przyznane dofinansowanie można wykorzystać JEDYNIE na koszty kwalifikowane określone w Wytycznych/Przewodniku

Z otrzymanej dotacji nie można finansować bieżącej działalnościgospodarczej.

Zakaz przekazywania środków finansowych z dotacji na rachunekprywatny beneficjenta.

Z konta zaliczkowego płać jedynie za koszty kwalifikowane dowysokości DOFINANSOWANIA.


Skutki dla beneficjenta błędnego dokumentowania i rozliczania wydatków

Naruszenie warunków Umowy o dofinansowanie.

Ryzyko uznania części wydatków za niekwalifikowalne (kwalifikowalny jesttylko wydatek właściwie udokumentowany).

Nieprawidłowości wykryte podczas weryfikacji pomniejszają dofinansowanieprojektu.

Zwrot dofinansowania od wydatków uznanych za niekwalifikowane zodsetkami jak od zaległości podatkowych.

Konieczność poniesienia dodatkowego nakładu pracy i kosztów związanych zezłożeniem korekty wniosku o płatność.

Opóźnienie w otrzymaniu środków.


Wyodrębniona ewidencja księgowa na projekt.

Ewidencja pozabilansowa nie spełnia tego warunku - jest toewidencja dodatkowa.

Przyjęty sposób ewidencji kosztów dla projektu powinien zostaćopisany w Polityce Rachunkowości Beneficjenta.

IP nie ingeruje w sposób rozliczania nakładów ponoszonych przezBeneficjenta na prace badawczo-rozwojowe, obszar ten nie jestweryfikowany. Należy postępować zgodnie z zasadami przyjętymiw polityce rachunkowości w tym zakresie.


Dokumenty księgowe (faktury, rachunki itp. ) na podstawie którychkwalifikowane są wydatki w projekcie muszą być zaksięgowane,zapłacone, a opis dokumentu powinien jednoznacznie wskazywaćwysokość wydatku oraz związek wydatku z realizowanym projektem.

W przypadku jeśli dany dowód księgowy tylko w części dotyczyprojektu, należy w opisie jednoznacznie wskazać jaka część wydatku,w tym w ramach kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych,związana jest z projektem poprzez wskazanie konkretnychelementów (pozycji) lub procentowego udziału wydatku w projekciewynikających z dowodu księgowego.


Faktury w obcej walucie należy opłacić i wykazać we wnioskuo płatność według odpowiedniego kursu:

dla płatności realizowanych z rachunku prowadzonego w PLN -według kursu faktycznie zastosowanego przez bank realizującypłatność;

dla płatności realizowanych z konta walutowego - wedługkursu średniego ogłoszonego dla danej waluty przez NBPobowiązujący na dzień dokonania płatności lub według innegokursu przyjętego w polityce rachunkowości podmiotu.


Każdy oryginał dokumentu księgowego (fakturę, rachunek itp.)należy opisać, wskazując następujące informacje:

nazwa (tytuł) projektu wynikający z umowy o dofinansowanie; data zawarcia i numer umowy o dofinansowanie; kwota kosztu kwalifikowanego; opis związku kosztu z umową o dofinansowanie – należy zaznaczyć

w opisie faktury, do której z kategorii wydatków zatwierdzonychw umowie o dofinansowanie odnosi się wydatek dokumentowanyfakturą;

informacja o współfinansowaniu projektu ze środków EFRR–tj. Projektjest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu RozwojuRegionalnego;

dekretacja oraz nr księgowy dokumentu; informacja o poprawności formalnej i merytorycznej i rachunkowej; adnotacja o sposobie zapłaty (jeżeli nie wynika to z dokumentu).

Przykładowy opis dokumentu

Na koszty kwalifikowane badań przemysłowych i prac rozwojowychskładają się poniższe kategorie kosztów:

Koszty bezpośrednie Wynagrodzenia (W)

Podwykonawstwo (E)

Pozostałe koszty bezpośrednie (Op), w tym: - koszty aparatury orazwartości niematerialnych i prawnych - koszty budynków i gruntów -pozostałe koszty operacyjne

Koszty pośrednie (O)

Katalog kosztów kwalifikowanych w ramach

badań przemysłowych i prac rozwojowych

Prace przedwdrożeniowe finansowane są w ramach pomocy de minimis i

dostępne są wyłącznie dla przedsiębiorców.

Na koszty kwalifikowane w ramach prac przedwdrożeniowych składająsię poniższe kategorie kosztów:

Koszty bezpośrednie Wynagrodzenia (W)

Podwykonawstwo (E) – możliwe również finansowanie w ramachpomocy publicznej ale tylko dla MŚP

Pozostałe koszty bezpośrednie (Op),

Koszty pośrednie (O)

Katalog kosztów kwalifikowanych w ramach

prac przedwdrożeniowych

Wynagrodzenia

W ramach tej kategorii kwalifikowane są koszty wynagrodzeń:

pracowników badawczych,

pracowników technicznych,

oraz pozostałych pracowników pomocniczych,

brokerów technologii (badania przemysłowe oraz pracerozwojowe),

pracowników realizujących prace przedwdrożeniowe.

Zaplanowanych w budżecie projektu oraz w części, w jakiejwynagrodzenia te są bezpośrednio związane z realizacją projektu.

Wynagrodzenia

Dokumentowanie kosztów pracy:

Umowa o pracę:

Oddelegowanie stałe (pisemne oddelegowanie wraz z zakresem obowiązków),

Oddelegowanie zmienne wg stawki godzinowej (karta czasu pracy),

Dokument: Lista płac/PK, rachunek, Umowa/Aneks/oddelegowanie

Umowa zlecenie (niedozwolona z pracownikiem beneficjenta)

Dokument: rachunek, protokół odbioru, zakres obowiązkóww projekcie.

Wynagrodzenia

Wynagrodzenie zasadnicze, Zgodnie z Wytycznymi oraz Przewodnikiem kwalifikowalności kosztów

Premie, nagrody, w tym te o charakterze uznaniowym,- zgodnie ze stawkami rzeczywiście stosowanymi u beneficjenta, wprowadzone do Regulaminu wynagradzania na min. 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinasowanie, obejmują wszystkich pracowników (nawet tych nie zaangażowanych w projekt).

Dodatki do wynagrodzeń za wykonywanie zadań lub funkcji w projekcie,

- o ile zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy (może być przyznanyzarówno jako wyłączne wynagrodzenie za pracę w projekcie albo jako uzupełnienie wynagrodzenia).

Dodatek jest kwalifikowany do wysokości 40% wynagrodzenia podstawowegowraz ze składnikami,

- przekroczenie tego limitu może wynikać wyłącznie z aktów prawa powszechnie obowiązującegonp. Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 2 grudnia 2016 r. w sprawie warunkówwynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracownikówzatrudnionych w uczelni publicznej.

Wynagrodzenia

Wynagrodzenie za okres urlopu – proporcjonalnie do zaangażowania

pracownika w realizację projektu.

Wynagrodzenie za okres choroby – zgodnie z obowiązującymi

przepisami prawa pracy i proporcjonalnie do zaangażowania

pracownika w realizację projektu.

Dodatkowe wynagrodzenia roczne – jeśli wynika z przepisów prawa

pracy, proporcjonalnie do zaangażowania pracownika

w realizację projektu.

! Nie należy ujmować składników niekwalifikowanych (np. dopłata doświadczeń medycznych, składka na grupowe ubezpieczenie na życie,

świadczenia realizowane z ZFŚS, nagroda jubileuszowa, zasiłki z ZUS).Wydatki niekwalifikowalne wskazano w Przewodniku kwalifikowalności

Wynagrodzenia

Łączne zaangażowanie zawodowe personelu projektu, niezależnie od formyzaangażowania, w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszystrukturalnych i FS oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tymśrodków własnych beneficjenta i innych podmiotów, nie może przekraczać276 godzin miesięcznie.

Do limitu wlicza się czas nieobecności pracownika związanej ze zwolnieniamilekarskimi i urlopem wypoczynkowym, nie wlicza się natomiast czasunieobecności pracownika związanej z urlopem bezpłatnym.

Podwykonawstwo

Usługi obce na realizację merytorycznej części prac w projekcie:

W ramach niniejszej kategorii należy także rozliczać wszystkieumowy o dzieło.

Koszty podwykonawstwa są wyłączone z podstawy naliczaniaryczałtu kosztów pośrednich projektu.

Jest kategorią limitowaną, zgodnie z zasadami określonymiw regulaminie konkursu.

! Za podwykonawstwo nie uznaje się czynnościpomocniczych, niezbędnych do wykonania zadańprojektowych, takich jak usługi prawne lub księgowe.

Podwykonawstwo

Jako koszty podwykonawstwa (kategoria E) należy rozumieć zlecanie stronie trzeciej części merytorycznych prac projektu oraz koszty zasobów udostępnionych przez strony trzecie.

Kosztami kwalifikowanymi są w szczególności: usługi świadczone przez konsultantów zewnętrznych, niemające charakteru ciągłego ani okresowego,

W ramach prac przedwdrożeniowych jako podwykonawstwo należy rozumieć koszty usług doradczych lub równoważnych (badania rynku, testy itp.) poniesione w celu realizacji tej części projektu.

Kategoria Op – koszty operacyjne

Odpisy amortyzacyjne lub koszty odpłatnego korzystaniaz aparatury naukowo-badawczej i innych urządzeń oraz WNiPw zakresie niezbędnym i przez okres niezbędny do realizacji badańprzemysłowych i prac rozwojowych.

! Patenty, licencje, know-how, ekspertyzy, analizy i raporty badawcze itp.

(WNiP), których odpisy amortyzacyjne lub koszty korzystania są rozliczanew projekcie o wartości wyższej niż 209 000 Euro nabytych od innych podmiotówniż uczelni publicznej, państwowego instytutu badawczego lub innej jednostkinaukowej będącej organizacją prowadzącą badania i upowszechniającą wiedzęmożliwe jest wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody Instytucji Pośredniczącej*

*Nie dotyczy zakupów licencji na systemy/oprogramowanie powszechnie dostępnych w sprzedaży,

które nie są tworzone na indywidualne potrzeby beneficjenta .


Jednorazowa amortyzacja podatkowa środków trwałych przewidujetrzy warianty:

środków niskocennych, do 10 000 zł wartości początkowej środków trwałych(zmiana od 1.01.2018), bez ograniczenia zakresu środków trwałych (por. art.22f ust. 3 ustawy o PIT),

w ramach pomocy de minimis do 50 000 euro w roku podatkowym, z ograniczeniem podmiotowym (dla małych podatników i rozpoczynających

działalność) i przedmiotowym (dla pojazdów osobowych - art. 22k ust. 7ustawy o PIT),

nowy powszechny odpis do 100 000 zł w roku podatkowym, z ograniczeniemprzedmiotowym (fabrycznie nowe i z wyłączeniem środków transportu -art. 22 ust. 14 i nast. ustawy o PIT)


W przypadku przedstawienia do rozliczenia jednorazowego odpisuamortyzacyjnego, którego otrzymanie jest równoznaczne z uzyskaniempomocy de minimis, wartość dofinansowania należy pomniejszyćo kwotę już otrzymanej pomocy, aby suma wydatków nie przekroczyładopuszczalnego poziomu intensywności pomocy publicznej.


Koszty budynków i gruntów o ile są wykorzystywane w projekcie (dzierżawa i wieczyste użytkowanie gruntów, amortyzacja budynków - proporcjonalnie do

wykorzystania w projekcie) do 10% łącznych kosztów kwalifikowalnych.

Zakup materiałów – surowce, półprodukty, odczynniki.

Sprzęt laboratoryjny, narzędzia i inne urządzenia niespełniające definicji środka trwałego zgodnie z ustawą o rachunkowości i przyjętą polityką rachunkowości.

Koszt utrzymania linii technologicznych – w okresie i proporcji wykorzystania w projekcie.


Najem powierzchni laboratoryjnej – technicznie przystosowanej napotrzeby realizacji projektu. koszt wynajmu laboratorium wraz z aparaturą badawczą należy rozliczać w ramach kategorii

E (podwykonawstwo) jako koszty zasobów udostępnionych przez strony trzecie

Elementy służące do budowy i na stałe zamontowane w prototypie(zakup)

Koszty promocji – do 1% kosztów kwalifikowalnych.

Koszty audytu projekt, w którym wartość dofinansowania przekracza 3 mln zł,

podlega obowiązkowemu audytowi zewnętrznemu zgodniez art. 34 ust. 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadachfinansowania nauki (Dz. U. z 2014 r. poz. 1620, z późn. zm.).





Narzędzia, sprzęt i inne urządzenia wykorzystywane do prac przedwdrożeniowych.

Sprzęt laboratoryjny – urządzenia niespełniające definicji środka trwałego zgodnie z ustawą o rachunkowości i przyjętą polityką rachunkowości.

Koszt utrzymania linii technologicznych – w okresie i proporcji wykorzystania w projekcie.


Dotyczące wyłącznie Prac Przedwdrożeniowych

Narzędzia, sprzęt i inne urządzenia wykorzystywane do pracprzedwdrożeniowych- odpisy amortyzacyjne lub zakup wprzypadku gdy dana pozycja nie spełnia definicji środka trwałego.




Koszt utrzymania linii technologicznych – w okresie i proporcjiwykorzystania do prac przedwdrożeniowych w projekcie.


Dotyczące wyłącznie Prac Przedwdrożeniowych

Koszty opłat urzędowych ponoszonych w związku z realizacją pracprzedwdrożeniowych projektu np. koszty uzyskania certyfikatu,patentu (pierwsza rejestracja).

Usługi rzecznika patentowego.

Kategoria O- ryczałt

Koszty pośrednie ponoszone w związku z realizacją badań przemysłowych, pracrozwojowych oraz prac przedwdrożeniowych projektu objętego pomocą sąrozliczane metodą ryczałtową, jako procent od kosztów bezpośrednichz wyłączeniem kosztów podwykonawstwa (kat. E) według wzoru:

O = (W + Op) x 25%

Dodatkowo koszty pośrednie w ramach prac przedwdrożeniowych (pw) nie mogąstanowić więcej niż 15% całkowitych kosztów kwalifikowanych pracprzedwdrożeniowych finansowanych w ramach pomocy de minimis – oznacza to,że przy wyliczaniu kosztów pośrednich prac przedwdrożeniowych jednocześniemuszą zostać spełnione następujące warunki:

O ≤ 15% x (W+ Op + E + O) i O ≤ (W + Op) x 25%

Koszty ogólne traktowane są jako wydatki poniesione. W ramach projektubeneficjent nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych wcelu potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały rozliczone jako koszty ogólne.

Zmiany w budżecie

Niemożliwe są przesunięcia środków pomiędzy BadaniamiPrzemysłowymi i Pracami Rozwojowymi.

Możliwe są samodzielne przesunięcia środków pomiędzy kategoriamijeśli zmiana nie przekracza 25% wartości kategorii, do którejnastępuje przesunięcie.

Przesunięcia powyżej 25% możliwe są jedynie po podpisaniu aneksu.

! Granica 25% wartości kwoty danej kategorii jest zawsze określanaw stosunku do pierwotnego budżetu Projektu

Kontrole projektu

KONTROLA PROJEKTU

Kontrole wyrywkowe: kontrola skarbowa

KAS

Niezależne instytucje unijne oraz krajowe: Komisja Europejska, ETO, OLAF, NIK, UZP

Kontrola wdrażania Programu Operacyjnego: Instytucja

Zarządzająca, Pośrednicząca, Wdrażająca, Certyfikująca

Audyt projektu powyżej 3 mln zł

Weryfikacja wniosków o płatność

Niezależny Audytor wybrany przez Beneficjenta

NCBRFFW, IDIPSUM

DZIĘKUJĘZA UWAGĘ

Narodowe Centrum Badań i Rozwojuul. Nowogrodzka 47a

00-695, Warszawa

ncbr.gov.pl

Obserwuj nas:

Rozliczanie dofinansowania - NCBR · Dodatkowe wynagrodzenia roczne –jeśliwynika z...

Documents

Transcript of Rozliczanie dofinansowania - NCBR · Dodatkowe wynagrodzenia roczne –jeśliwynika z...