Polityka rachunkowości projektów dofinansowanych z...

Polityka rachunkowości projektów dofinansowanych z UE

wydanie 1.

ISBN 978-83-255-0105-1

Autor: Bogdan Gajos

Redakcja: Joanna Tyszkiewicz

© Wydawnictwo C. H. Beck 2008

Wydawnictwo C. H. Beck Sp. z o.o. ul. Matuszewska 14 bud. 45C

03-876 Warszawa tel. 022 31 12 222, faks 022 33 77 601

e-mail: [email protected]

Skład i łamanie: Wydawnictwo C. H. Beck

Wszelkie prawa zastrzeżone.Rady zawarte w niniejszej publikacji wyrażają punkt widzenia Autorów.

www.portalrb.pl � z 43

Spis treści

Wykaz piktogramów .......................................................................................................... 41. Wstęp ................................................................................................................................ 52. Wymogidotyczącerachunkowościprojektu ................................................. 7

2.1. Szczególne wymogi Komisji Europejskiej dotyczące rachunkowości projektu................................................................................................................... 7

2.2. Najważniejsze zasady rachunkowości (w świetle ustawy o rachunkowości) ................................................................................................ 8

3. Politykarachunkowościprojektu ....................................................................... 113.1. Wzór zarządzenia ................................................................................................ 113.2. Księgi rachunkowe projektu ............................................................................ 133.3. Wydatki kwalifikowane projektu ................................................................... 183.4. Obieg dokumentów finansowo-księgowych projektu .......................... 203.5. Inwentaryzacja aktywów i pasywów projektu .......................................... 203.6. Kontrole, audyt, ewaluacja i rozliczenia końcowe projektu ................. 203.7. Sprawozdawczość projektu ............................................................................. 223.8. Opis systemu przetwarzania danych ........................................................... 263.9. Opis systemu ochrony danych i ich zbiorów ............................................. 273.10. Inne ustalenia ....................................................................................................... 29

4. Niektóreszczegółowezagadnieniarozliczeniowo-księgoweikontrolneprojektu ................................................................................................... 314.1. Projekt z elementami inwestycji wspólnej (grupowej) .......................... 314.2. Różnice kursowe .................................................................................................. 314.3. Zasady rozliczania kosztów środków trwałych w budowie ................. 324.4. Inne ustalenia w zakresie rozliczeń ............................................................... 34

5. Załącznik:Syntezaprzedmioturocznegoaudytuzewnętrznegowykorzystaniaśrodkówunijnychwykonywanegoprzezbiegłegorewidenta ........................................................................................................................ 36

6. Podstawowepojęcia .................................................................................................. 37


Wykaz piktogramów

— Zapamiętaj

(ważne informacje, o których należy pamiętać)

— Porada eksperta

(wskazówki autora)


1. Wstęp

W realizacji unijnej pomocy finansowej, szczególnie w zakresie projektów inwestycyjnych, dużą rolę odgrywają jednostki samorządu terytorialnego (JST).Przepisy unijne bardzo ogólnie, ale równocześnie jednoznacznie, określają zasady rachunkowości projektu, m.in. także zasady wyodrębnienia i udo-kumentowania wydatków. W związku z tym, dla prawidłowego rozliczenia finansowego projektów inwestycyjnych z udziałem dofinansowania środków unijnych niezbędne jest właściwe określenie, powiązanie tych ogólnych wymogów unijnych z przepisami krajowymi.Realizacja projektu zwykle jest poprzedzona już zastanymi elementami infrastruktury techniczno-majątkowej. Z kolei obsługa finansowo-księgowa projektu nie musi się kończyć z rozliczeniem ostatniej płatności ze środ-ków pomocowych, ale niezbędne są dalsze rozliczenia finansowe majątku uzyskane w ramach projektu.Skala i skomplikowanie rozliczeń środków unijnych wymaga profesjonalnej kontroli i audytu. Właściwe określenie zasad (polityki) rachunkowości pro-jektu ułatwia też kontrole i audyt projektów.Aby wykorzystać omawiany wzorzec zasad/polityki/rachunkowości jako podstawę do sporządzenia własnego dokumentu, niezbędne jest by:

uzupełnić brakujący tekst, odpowiednio wykorzystując objaśnienia i in-formacje zawarte w załącznikach i podanych kursywą,wybrać z podanych list możliwości elementy dotyczące danej JST/pro-jektu,pominąć zbędny tekst niedotyczący danego JST/projektu,uzupełnić o istotne szczególne zasady, jakie JST już stosuje, niewymie-nione w niniejszym opracowaniu,przygotować wymienione w treści załączniki do zasad i dołączyć do do-kumentacji zasad (polityki) rachunkowości.

Kierując się zasadą jak najlepszej przydatności polityki rachunkowości dla projektu, sugeruje się, by dokument ten miał szerszy zakres, tj. obejmo-wał lub odsyłał do odrębnych dokumentów regulujących zasady rozliczeń i kontroli projektu. Z kolei rachunkowość projektu realizowana przez JST powinna wiele czerpać z rozwiązań rachunkowości już stosowanych przez JST (np. w zakresie zabezpieczeń i ochrony danych). Ponadto, polityka ra-

•

•

••

•

� z 43www.portalrb.pl

chunkowości projektu powinna być skonstruowana tak, aby sprawnie można ją było dostosować do zmieniających się warunków formalnoprawnych.W opracowaniu kierowano się także przeświadczeniem wielu praktyków, że plany kont dla JST można odpowiednio uzupełniać o dodatkowe konta o dowolnym symbolu i nazwie, ale zgodne co do treści ekonomicznej z od-powiednimi kontami planu kont.Nie uwzględniono w tym opracowaniu niezbędnych rozwiązań w zakresie ewidencji, gdy jednostki samorządu, głównie województwa, będą zaanga-żowane w ramach programów regionalnych w proces dysponowania środ-kami unijnymi na projekty wykonywane przez inne podmioty.

1. Wstęp


2. Wymogi dotyczące rachunkowości projektu

2.1. Szczególne wymogi Komisji Europejskiej dotyczące rachunkowości projektu

Ważne jest, by w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości projektu rozliczanego przez beneficjenta pomocy unijnej (gminę, miasto, związek komunalny) uwzględnić szereg zasad i oczekiwań Unii Europejskiej. Skró-towo ujmuje się to jako wyodrębnienie rachunkowości projektu.W praktyce chodzi o wiele więcej, w szczególności o:

wyodrębnienie źródeł finansowania całego projektu, a nie tylko części pokrywanej z UE,szczególne udokumentowanie tzw. wydatków kwalifikowanych,uwzględnienie klasycznych rozwiązań księgowości (jako zabezpieczenie dziennika, śladu rewizyjnego, numeracji dokumentów itp.),rozbudowane zasady monitorowania i kontroli finansowej projektu (spro-wadzenie do jednej waluty projektu, audyt itd.), zabezpieczające reje-strację przekazywanie i przechowywanie poszczególnych zapisów księgo-wych nie tylko na miejscu u beneficjenta, ale na wszystkich szczeblach nadzoru w Polsce,rozliczanie zwrotów przez UE części poniesionych już na projekty unijne wydatków,szczególne postępowanie w zakresie gromadzenia, zabezpieczenia i prze-chowywania dokumentacji księgowej.

Szczegółowe wymagania w odniesieniu do poszczególnych typów projektów zawarte są w ich umowach o dofinansowanie. Różnią się one w zależności od:

rodzaju funduszu będącego źródłem dofinansowania projektu (np. Fun-dusz Spójności),programu, w ramach którego projekt jest realizowany (np. Regionalny Program Operacyjny).

Z powodu powyższych różnic polityka rachunkowości danego projektu w JST powinna zawierać też w miarę ogólne sformułowania dostosowane do specyfiki możliwych do realizacji w ramach JST projektów, tak aby zasto-sowanie określonych w niej zasad było możliwie elastyczne, tym bardziej że w wielu JST równolegle jest lub będzie realizowany więcej niż jeden projekt inwestycyjny.

•

••

•

•

•

•

•


8 z 43www.portalrb.pl

2.2. Najważniejsze zasady rachunkowości (w świetle ustawy o rachunkowości)

Jednostka ma obowiązek ustalić (znowelizować) i stosować zasady (poli-tykę) rachunkowości projektu, z uwzględnieniem nadrzędnych zasad ra-chunkowości:

Zasada ciągłości

Zasada ciągłości stanowi, że przyjęte zasady rachunkowości należy stoso-wać w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach jednakowego grupowa-nia na kontach księgowych operacji gospodarczych, przyjmując taką samą metodę wyceny aktywów i pasywów oraz sporządzania sprawozdań finan-sowych, tak aby przez kolejne lata informacje z nich wynikające były po-równywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na okres ich zamknięcia stany aktywów i pasywów ujmuje się w tej samej wysokości w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. W polityce rachunkowości projektu ważne jest, by trafnie zaprojektować ten dokument na cały czas realizacji projektu.

Zasada memoriałowa i kasowa

W księgach rachunkowych projektu należy ująć wszystkie osiągnięte i przy-padające na jej rzecz przychody oraz obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku budżetowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Jeśli zatem jednostka będzie miała niezapłacone koszty, uj-muje je w księgach rachunkowych po stronie „pasywa” jako zobowiązania. Natomiast nieopłacone przychody zostaną ujęte w księgach rachunkowych po drugiej stronie „aktywa” jako należności.Uzupełnieniem wcześniejszego zapisu ustawy o rachunkowości jest art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy z 30.6.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), który stanowi, że w księgach rachunkowych ujmuje się również wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające płatności dochodów i wy-datków, a w zakresie wydatków i kosztów także zaangażowanie środków.Ważne jest pilnowanie w rozliczeniach projektu, równoległego ujmowania wydatków kwalifikowanych projektu w ujęciu kasowym, a więc już opła-conych.

Zasada istotności

Zasada istotności oznacza, że jednostka może stosować na projekcie pew-ne uproszczenia, jeżeli nie wywiera to negatywnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej oraz finansowej i może mieć oparcie w przepisach o dofinansowaniu projektu (m.in. co do tzw. progu w zakresie monitorowania i raportowania nieprawidłowości na projekcie).



Zasada ostrożnej wyceny

Określając zasady rachunkowości projektu, należy zapewnić wyodrębnie-nie w rachunkowości wszystkich zdarzeń koniecznych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej projektu, przy zachowaniu ostrożnej wyceny. Wynika z niej, że poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia. Wyceny aktywów i pasywów jednostki należy dokonać w taki sposób, aby nie zniekształcić wydatków kwalifikowanych projektu.

Zasada kontynuacji działalności i realizacji projektu

Przy stosowaniu przyjętych zasad rachunkowości przyjmuje się, że benefi-cjent będzie kontynuował w przyszłości realizowanie projektu w niezmniej-szonym zakresie bez postawienia beneficjenta w stan likwidacji lub upadło-ści. Ustalając zdolność beneficjenta do kontynuacji działalności, kierownik jednostki uwzględnia wszystkie informacje dostępne na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego, dotyczące dającej się przewidzieć przyszłości, obejmującej okres nie krótszy niż jeden rok od dnia bilansowego.

Zasada jasnego i rzetelnego obrazu

Jednostka musi stosować przyjęte zasady rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiające sytuację majątkową i finansową. Jak już wspomniano, jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stoso-wać uproszczenia, jeżeli nie wywiera to negatywnego wpływu na realizację celu rachunkowości, jakim jest rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej projektu.

Zasada wyższości treści nad formą

Wszystkie operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych i wy-kazuje w sprawozdaniu finansowym i budżetowym oraz w realizacji projek-tu zgodnie z ich treścią ekonomiczną, nawet jeżeli forma będzie odbiegać od powszechnie przyjętych rozwiązań.

Zasada indywidualnej wyceny

Wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów, przychodów i wy-datków kwalifikowanych ustala się oddzielnie. Nie można kompensować ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i wydatków.



Zasada jawności

Polityka rachunkowości projektu powinna zabezpieczyć do podawania przez zarząd JST do publicznej wiadomości m.in. wykazu udzielonych poręczeń i gwarancji, z wymienieniem podmiotów, których gwarancje i poręczenia dotyczą, a są związane z realizacją projektu.

Zasada przejrzystości

Przejrzystość oznacza ustalenie odpowiedzialności osób dysponujących za-sobami publicznymi, łatwość dostrzeżenia niegospodarności i ograniczenie ryzyka niecelowego wydania środków publicznych, czyli także unijnych środków pomocowych. Istotne jest też przestrzeganie zasad klasyfikacji budżetowej.



3. Polityka rachunkowości projektu

3.1. Wzór zarządzenia

Zarządzenie nr ................................ z dnia ...............................

Kierownika jednostki ......................... (nazwa JST)

w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości

Projektu inwestycyjnego(jeżeli dotyczy konkretnego projektu, to wskazać jego

nazwę, zgodnie z umową o dofinansowanie)

Na podstawie przepisów art. 10 ust. 2 ustawy z 29.9.1994 r. o rachunko-wości (tj. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) i szczególnych ustaleń zawartych w art. 17 ustawy z 30.6.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz w:

rozporządzeniu Ministra Finansów z 28.7.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020),rozporządzeniu Ministra Finansów z 27.6.2006 r. w sprawie sprawozdaw-czości budżetowej (Dz.U. Nr 115, poz. 781),rozporządzeniu Ministra Finansów z 14.6.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.),(podać ewentualnie inne przepisy)

dla prawidłowej realizacji projektu z dofinansowaniem środków unijnych i przestrzegania przepisów, a w szczególności:

rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z 11.7.2006 r. ustanawiają-cego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Re-gionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spój-ności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz.U. UE L 210 z 31.7.2006 r.),rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z 8.12.2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz.U. UE L 371 z 27.12.2006 r.),wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach programu (po-dać przepisy dotyczące kwalifikowania wydatków danego programu),

•

•

•

•

•

•

•



rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 22.9.2004 r. w sprawie try-bu, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodo-wego Planu Rozwoju, trybu kontroli realizacji Narodowego Planu Rozwo-ju oraz trybu rozliczeń (Dz.U. Nr 216, poz. 2206 ze zm., obowiązującego nadal w części nieuregulowanej przez rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z 27.4.2007 r., Dz.U. Nr 90, poz. 602),(podać inne istotne przepisy dla danego projektu/programu realizowa-nego przez JST)

oraz dla zapewnienia realizacji przepisów kontrolnych, a w szczególności:rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z 27.4.2007 r. w spra-wie trybu kontroli realizacji projektów i programów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności (Dz.U. Nr 90, poz. 602),wytyczne Ministerstwa Gospodarki i Pracy (wersja z 2.5.2005 r.) do rocz-nego audytu wydatków kwalifikowanych w ramach projektów współfinan-sowanych ze środków Funduszu Spójności,(podać inne istotne przepisy dotyczące kontroli i audytu finansowego).

Wprowadza się, jako obowiązujące od dnia ............... zasady (politykę) rachunkowości w .....................................

(nazwa jednostki)

i/lub..........................................................(nazwa projektu)

Rachunkowość projektu prowadzona jest w ramach Jednostki realizującej projekt (podać miejsce prowadzenia rachunkowości odpowiednio do roz-wiązań organizacyjnych, z uwzględnieniem specyfiki projektu).

Wykonanie zarządzenia powierzam skarbnikowi (podać ewentualnie i inne stanowisko pracy odpowiedzialne za wykonywanie zarządzenia).

Zobowiązuje się skarbnika (inne stanowisko pracy — podać) do dostosowa-nia zasad rachunkowości do zasad wynikających z niniejszego zarządzenia i do przygotowania uzupełnień w związku ze zmianami przepisów.

Ustalenia zasad (polityki) rachunkowości obowiązują odpowiednio do cza-su całkowitego rozliczenia majątku powstałego z realizacji Projektu (lub podać inne ustalenie z tego okresu).W porozumieniu:

........................................ ................................... (np. Kierownik odpowiedzialny (Kierownik jednostki) za realizację projektu)

•

•

•

•

•


1� z 43www.portalrb.pl

3.2. Księgi rachunkowe projektu

Dziennik

Dziennik projektu jest zabezpieczany w księgowym programie komputero-wym, na zasadzie dziennika szczegółowego (częściowego) obejmującego zaksięgowane dokumenty dotyczące danego projektu (podać inne rozwią-zanie zabezpieczające uzyskanie dziennika w rozumieniu ustawy o rachun-kowości).Numeracja zapisów w dzienniku dot. projektu jest prowadzona następują-co: numeracja w sposób ciągły i niezależny w miesiącu. Dowód księgowy jest oznakowany numerem pozycji dziennika i numerem miesiąca (podać inny sposób zabezpieczenia poprzez numerację dziennika tzw. śladu kon-trolnego w księgowości projektu, tj. powiązania dokumentu księgowego z zapisem na dzienniku).Na koniec każdego miesiąca następuje odpowiednie uzgodnienie obrotów dziennika projektu z obrotami zestawienia obrotów i sald księgi głównej.

Księga główna projektu (konta syntetyczne obsługujące projekt) i ewidencja szczegółowa

Zasady prowadzenia ewidencji analitycznej i jej powiązanie z kontami syntetycznymi przedstawia zestawienie:

Tabela. Zasady prowadzenia ewidencji analitycznej i jej powiązanie z kontami syntetycznymi projektu

Symbol konta

syntetycz-nego

NazwaOpis ksiąg analitycznych (ewidencji szczegółowej)

i inne uwagi

1 2 3

1. 011 Środki trwałeWedług poszczególnych obiektów inwentarzo-wych. Ewidencja kontrolna przejściowa do cza-su przekazania ostatecznym użytkownikom.

2. 013 Pozostałe środki trwałe Jak wyżej, a środki o jednakowych cechach mogą być ujęte grupowo.

3. 020 Wartości niematerialne i prawneEwidencja ilościowo-wartościowa z uwagami jak wyżej wg tytułów.

4. 080 Inwestycje środki trwałe w budowie

Ewidencję szczegółową prowadzi się wg po-szczególnych przyszłych obiektów inwentarzo-wych i ponad to konto (grupa kont dla pomiaru kosztów pośrednich/ogólnych).

5. 130 Rachunek bieżący jed-nostek budżetowychEwidencja analityczna wg klasyfikacji budżeto-wej.



1 2 3

6. 134 Kredyty bankowe i po-życzki

Ewidencja kredytów bankowych i pożyczek za-ciągniętych na finansowanie projektu, wg po-szczególnych kredytów i pożyczek.

7. 137 Rachunki środków fun-duszy pomocowychEwidencja analityczna wg rachunków banko-wych.

8. 138 Rachunki środków na prefinansowanieEwidencja analityczna wg rachunków banko-wych.

9. 139 Inne rachunki bankowe

Ewidencję analityczną prowadzi się z podzia-łem na tytuły, uwzględniając różne rachunki bankowe (np. środków pochodzących z wpłat uczestników inwestycji, wspólnej, obsługi, kau-cji i wadiów).

10. 140Krótkoterminowe papie-ry wartościowe i inne środki pieniężne

Ewidencję szczegółową należy prowadzić z po-działem na poszczególne rachunki bankowe.

11. 201 Rozrachunki z dostawca-mi i odbiorcamiEwidencję analityczną prowadzi się wg poszcze-gólnych kontrahentów.

12. 225 Rozrachunki z budżeta-mi

Ewidencję szczegółową prowadzi się wg po-szczególnych rodzajów podatków (np. dla ob-sługi rozliczeń podatku VAT).

13. 227Rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomo-cowych

Ewidencję analityczną prowadzi się w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń dla po szczególnych projektów z tytułu realizowanych dochodów.

14. 228Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomo-cowych

Ewidencję analityczną prowadzi się w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń wy-datków dokonanych ze środków pomocowych projektu lub środków otrzymanych tytułem prefinansowania lub innych środków, z których dokonywane wydatki podlegają refundacji ze środków funduszy pomocowych.

15. 240 Pozostałe rozrachunkiEwidencję szczegółową prowadzi się wg po-szczególnych tytułów rozrachunków i roszczeń dotyczących projektu.

16. 257 Należności z tytułu pre-finansowaniaEwidencję szczegółową prowadzi się wg stanu należności z poszczególnymi kontrahentami.

17. 268 Zobowiązania z tytułu prefinansowaniaEwidencję szczegółową prowadzi się wg stanu zobowiązań z poszczególnymi kontrahentami.

18. 750 Przychody i koszty finan-soweEwidencję analityczną prowadzi się wg klasyfi-kacji budżetowej.

19. 760 Pozostałe przy chody i koszty operacyjneEwidencję szczegółową prowadzi się wg rachun-ków bankowych oraz klasyfikacji budżetowej.

20. 800 Fundusz jednostki (w in-westycjach)

Ewidencję szczegółową prowadzi się w podziale wg rodzaju funduszy (źródeł pochodzenia) od noszących się do projektu.

21. 810Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na in-westycje

Ewidencję szczegółową prowadzi się wg klasyfi-kacji budżetowej.

22. 860Straty i zyski nadzwy-czajne oraz wynik finan-sowy

Ewidencję szczegółową prowadzi się wg rachun-ków bankowych.



Konta pozabilansowe

1. 085 Wydatki kwalifikowane projektu

Ewidencja wg: źródeł finansowania kategorii wydatków prowadzona przede wszystkim w euro (w innej walucie projektu).

2. 997Zaangażowanie środków funduszy pomocowych projektu

Ewidencja umożliwiająca ustalenie zaanga-żowania środków każdego projektu z dalszym podziałem na lata finansowania i podziałem kla-syfikacji planu finansowego.

Uwaga:Zakres kont projektu zależy od specyfiki projektu i od podziału zadań po-między rachunkowością projektu a rachunkowością JST. W małych i śred-nich JST rachunek budżetu spełnia funkcje właściwe rachunkowi bieżącemu urzędu jako jednostki budżetowej. W znaczącej grupie urzędów JST w za-kresie kasowego wykonania budżetu funkcjonuje system mieszany oparty na zasadzie, że rachunek bieżący urzędu służy do realizacji wydatków urzę-du, natomiast całość dochodów własnych urzędu wpływa bezpośrednio na rachunek budżetu. W urzędach JST, w których wszystkie operacje związane z kasowym wykonaniem dochodów i wydatków przechodzą przez rachunek budżetu oraz w urzędach, gdzie rachunek bieżący urzędu obsługuje reali-zację wydatków urzędu, występuje konieczność prowadzenia równoległych księgowań w budżecie i urzędzie jako jednostce budżetowej.Taka konieczność występuje w szczególności przy rozliczeniach środków pomocowych na odrębnych rachunkach bankowych.Dodatkowe wymogi dokumentacyjne wynikające z przepisów unijnych przemawiają za tym, by księgowania na koncie 137 „Rachunki środków fun-duszy pomocowych” dokonywane były wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych dla zachowania zasady pełnej zgodności zapisów w jednostce z zapisami bankowymi wykazanymi na wyciągach.Tym unijnym wymogom rozliczeń trzeba nadawać pierwszeństwo w organi-zacji rachunkowości JST, odpowiednio wykorzystując dodatkowe ustalenia § 12 ust. 1 pkt 3, 4 i 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 28.7.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020).

Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych projektu

Wydruk tego zestawienia zabezpiecza program komputerowy, najpóźniej na koniec roku (po dokonaniu audytu finansowego) następuje zapis tego zestawienia oraz dziennika projektu na trwałym nośniku informacji.



Wykaz aktywów i pasywów projektu (sugerowany wzór poniżej)

Bilans kontrolny Projektu(podać nazwę zgodną z umową o dofinansowanie)

na dzień ................. r. w zł.

Aktywa

1. Wartości niematerialne i prawne (w przypadku przekazania do eksploatacji a nierozliczonego jeszcze z użytkownikami).

2. Środki trwałe (z uwagą jak w pkt 1).

3. Środki trwałe w budowie: (łącznie z nakładami na wartości niematerialne i prawne).

4. Zaliczki na środki trwałe w budowie.5. Należności z tytułu realizacji Projektu.

Innenależności:

a) w tym z tytułu rozliczeń w ramach inwestycji wspólnej, z tego:(podać w rozliczeniu na poszczególnych uczestników).

6. Środki pieniężne, z tego:a) środki UE,b) środki uczestników inwestycji wspólnej,c) środki budżetowe,d) pozostałe.

7. Inne aktywa projektu (podać jakie).

RazemaktywaProjektu

Pasywa

1. Fundusz jednostki (równowartość rozliczonych środków pomocowych i wkładu własnego JST), z tego równowartość:a) środków UE,b) dotacji z budżetu państwa,c) dotacji z funduszy celowych,d) środków własnych,e) inne (podać źródło).

2. Zobowiązania z tytułu wkładów uczestników inwestycji wspólnej, z tego:

(podać w rozbiciu na poszczególnych uczestników).

3. Zobowiązania z tytułu pożyczek, kredytów, obligacji.4. Zobowiązania finansowe (np. z tytułu leasingu).5. Zobowiązania z tytułu realizacji Projektu.6. Inne zobowiązania (z tytułu kwot zatrzymanych jako zabezpieczenie

dobrego wykonania itp.).



7. Inne pasywa projektu (podać jakie).

RazempasywaProjektu

InformacjedodatkowedobilansukontrolnegoProjektu

1. Wartość wydatków kwalifikowanych Projektu wykonana do ............. r. (w euro):a) ze środków UE/Programu,b) środków własnych,c) razem wydatki kwalifikowane.

2. Struktura wydatków kwalifikowanych według kategorii:

_____ ___Kwota w euro Struktura %

a) planowanie,b) nabycie gruntów,c) przygotowanie placu budowy,d) budowa i montaż,e) wyposażenie,f) pomoc techniczna,g) reklama (promowanie) Projektu,h) podatek VAT (nieodliczalny)

_____ ____Razem euro 100%

3. Prawne zaangażowanie środków funduszy pomocowych projektu (z po-działem na lata finansowania i podziałki klasyfikacyjne planu finansowe-go) w zł.

4. Prawne zaangażowanie wydatków budżetowych JST przyszłych lat na projekt w zł.

5. Zobowiązania warunkowe projektu (zł), z podaniem okresu obowiązy-wania:a) z tytułu poręczeń gwarancji,b) inne (podać tytuły).

6. Upoważnienia udzielone przez organ stanowiący dla Zarządu JST do za-ciągania zobowiązań na finansowanie wydatków projektu w zł.



3.3. Wydatki kwalifikowane projektu

Okres kwalifikowania wydatków projektu (podać zgodnie z umową o dofi-nansowanie projektu):

początek okresu kwalifikowalności .............,koniec okresu kwalifikowalności wydatków ..................................

(tj. data zakończenia projektu określona w Decyzji Memorandum Finansowego).

Do wydatków kwalifikowanych projektu można zaliczyć wydatek, jeżeli:został poniesiony w ramach projektu realizowanego z następującego fun-duszu unijnego ........................... (podać nazwę), a więc jest też uwzględniony w budżecie projektu i umowie o dofinansowanie,jest niezbędny do realizacji projektu,jest racjonalny, spełnia wymogi efektywnego zarządzania finansami,jest rzetelnie udokumentowany i możliwy do zweryfikowania,jest spójny z postanowieniami Programu Operacyjnego,jest zgodny z kryteriami określonymi szczegółowo przez instytucję za-rządzającą,jest zgodny z dodatkowymi kryteriami przewidzianymi w umowie o do-finansowanie.

Aby wzmocnić moc dowodową dokumentów dotyczących wydatków kwa-lifikowanych, faktury i inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej powinny być opisane na odwrocie w taki sposób, aby widoczny był bezpośredni związek wydatku z realizacją inwestycji. W szczególności opis dowodu księgowego powinien zawierać następujące informacje:

numer umowy o dofinansowanie projektu w ramach danego programu wsparcia,nazwę projektu

adnotację: Projekt jest współfinansowany ................. (podać nazwę fun-duszu unijnego oraz podać inne źródła finansowania) ze środków budżetu państwa,

wskazanie kategorii i podkategorii wydatku, do której odnosi się dany dokument księgowy (np. koszty inwestycyjne — maszyny i urządzenia),informację o poprawności formalnej, rachunkowej i merytorycznej do-kumentu księgowego,w przypadku gdy wydatek podlega pod ustawę z 29.1.2004 r. Prawo za-mówień publicznych, należy wskazać podstawę prawną zgodnie z ww. ustawą,na odwrocie faktury wystawionej w zł, powinno się podawać wartość wydatków kwalifikowanych po przeliczeniu na euro.

Jeśli kwalifikowana jest jedynie część wydatku, na odwrocie faktury lub innego dowodu księgowego należy podać sposób jego wyliczenia.

••

•

•••••

•

•

•

•

•

•

•



Faktury uwzględniające zaliczki, zadatki, kaucje i inne warunki dokonywa-nia płatności, będące przedmiotem indywidualnych negocjacji lub wynika-jące z zapisów umów, powinny zawierać dodatkowy komentarz odnośnie do zasad rozliczeń z kontrahentami.

Wykaz przedmiotowy wydatków kwalifikowanych wynikający z dokumen-tacji projektu m.in. z wniosku o dofinansowanie, umowy o dofinanso-wanie i budżetu projektu (przydatne w praktyce jest wyspecyfikowanie przedmiotu wydatków i ewentualnie zaznaczenie, jakie grupy wydatków nie mogą być zaliczane do wydatków kwalifikowanych). Zgodnie z zasadą dodatkowości, środki unijne nie mogą zastępować środków krajowych. JST zabezpieczają w swoich budżetach środki na wykonanie swoich określonych w ustawach i statutach zadań. Zadania takie nie mogą być współfinansowane ze środków pochodzących z funduszy unijnych.W rozliczeniach wydatków VAT naliczony jest wydatkiem (podać status VAT na projekcie wg oświadczenia beneficjenta o kwalifikowalności VAT), zgodnie ze stanowiskiem Ministra Finansów (pismo PP1-7207-69/ 94/SK) z 19.12.1994 r. podatnikiem VAT jest odpowiedni urząd działający za osobą prawną (gminę).Inne ustalenia dotyczące rozliczeń VAT (np. zakres stosowania stawki 7% podatku VAT w zakresie obiektów infrastruktury towarzyszącej budow-nictwu mieszkaniowemu).Ustalenia co do kwalifikowalności kwot warunkowych (jeżeli takie roz-wiązanie w projekcie jest dopuszczone).Szczególne ustalenia i wyjątki w zakresie kwalifikowalności wydatków (należy przy kwalifikowalności wydatków unikać podwójnego finansowa-nia elementów projektu).Wykaz tytułów operacji generujących dochód projektu oraz kosztów ope-racyjnych projektu, które mogą być uwzględniane w ustaleniu dochodu projektu, a nie mogą być ujęte w koszty środków trwałych w budowie (podać tytuły zgodnie z dokumentacją projektu dla prawidłowego usta-lania dochodu projektu).W przypadku gdy wydatku kwalifikowanego nie można udokumentować fakturą i dowodem zapłaty, wydatek powinien być udowodniony doku-mentami księgowymi o równorzędnej wartości dokumentacyjnej (podać tytuły tych wydatków, np. amortyzacja środków trwałych dopuszczona w umowie o dofinansowaniu).W przypadku zaistnienia wątpliwości, czy dany wydatek zostanie uzna-ny jako „kwalifikowany”, należy przyjąć zasadę ewidencjonowania jako wydatek „czasowo niekwalifikowany”. Postępowanie z dokumentami wystawionymi na gminę, powiat wskazany we wniosku o dofinansowanie, w sytuacji gdy faktury poświadczające poniesio-ne wydatki zostały wystawione nie na gminę (powiat) tylko na Urząd Gminy (Starostwo Powiatowe) (wg odpowiedzi w zakresie kwalifikowalności EFRR nie ma przeszkód prawnych, aby takie faktury uznawać za dopuszczalne).

•

•

•

•

•

•

•

•

•



3.4. Obieg dokumentów finansowo-księgowych projektu

Określony został w procedurach jednostki realizującej projekt (odesłać i ewentualnie wprowadzić uzupełnienia, dopowiedzenia).

3.5. Inwentaryzacja aktywów i pasywów projektu

Aktywa i pasywa projektu są inwentaryzowane na podstawie harmono-gramów inwentaryzacji określanych przez kierownika jednostki, w formie i z częstotliwością:

Środki pieniężne projektu na rachunkach bankowych — w formie potwier-dzenia z bankiem salda na koniec roku.Salda rozrachunków — w formie potwierdzenia salda z kontrahentem wg stanu na koniec roku, w tym salda z tytułu udziału innych podmiotów w inwestycji wspólnej.Saldo konta środków trwałych w budowie — w formie weryfikacji salda wg stanu na koniec roku, z tym że:— rezultatem weryfikacji mogą być wydruki zaksięgowanych dokumen-

tów na kontach szczegółowych środków trwałych w budowie, potwier-dzone przez głównego księgowego i odpowiednio inżyniera kontrak-tu,

— spisem z natury obejmuje się ruchome elementy urządzeń inwesty-cyjnych oczekujących montażu itp.,

— suma wydatków kwalifikowanych projektu podlega weryfikacji do-kumentalnej uwzględniającej (objaśniającej) różnice wartościowe pomiędzy wydatkami kwalifikowanymi projektu a kosztami środków trwałych w budowie projektu.

Inne salda bilansowe i pozabilansowe projektu (zobowiązania warunko-we itp.) podlegają na koniec roku inwentaryzacji w formie wzajemnych uzgodnień albo weryfikacji dokumentalnej.

3.6. Kontrole, audyt, ewaluacja i rozliczenia końcowe projektu (efekty, trwałość projektu itd.)

1) Projekty inwestycyjne realizowane przez JST z udziałem środków unij-nych mogą być, w okresie od podpisania umowy dotacji, przez czas reali-zacji i 5 lat od daty zakończenia projektu, (podać inny okres wynikający z umowy o dofinansowanie) kontrolowane przez:a) Ministra Rozwoju Regionalnego — jako wykonującego zadania państwa

członkowskiego, określone w przepisach rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z 11.7.2006 r.;

b) Ministerstwo Finansów — jako instytucję płatniczą;c) Regionalne Izby Rozrachunkowe, w zakresie:

•

•

•

•



— działalności nadzorczej (zgodnie z art. 11 ust. 1 pkt 2 ustawy o RIO przy badaniu uchwały w sprawie budżetu i jego zmian poprzez zwracanie uwagi na:• wymagane art. 124 ust 1 pkt 4a ustawy o finansach publicznych

(FinansePublU) wyodrębnienie wydatków na programy i projek-ty realizowane ze środków funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności i prawidłowe ustalenie źródeł ich finansowania, w tym poprawności zastosowania klasyfikacji budżetowej, pozwalają-cej na wyróżnienie dochodów i wydatków oraz przychodów i roz-chodów związanych z realizacją projektu,

• poprawność sporządzenia załączonej do budżetu prognozy dłu-gu, pozwalającej na ustalenie, że przy realizacji budżetu nie zostaną naruszone ustawowe granice zadłużenia, w tym relacje określone w art. 45, 113 i 114 FinansePublU;

— kontroli gospodarki finansowej — zgodnie z art. 5 ust 1 ustawy o RIO — z zastosowaniem kryterium zgodności z prawem i zgodności do-kumentacji ze stanem faktycznym;

— działalności informacyjno-szkoleniowej poprzez informowanie nad-zorowanych JST o zmianach w przepisach i udzielanie wskazówek, w zakresie praktycznego stosowania przepisów dotyczących pro-wadzenia gospodarki finansowej związanych z realizacją projektów finansowanych z udziałem środków UE. Ponadto RIO wydają na wniosek JST dodatkowe informacje o charakterze opinii wydanych w sprawie przedłożonych sprawozdań z wykonania ich budżetu;

d) Urząd Kontroli Skarbowej w ramach realizacji zadań Generalnego Ins-pektora Kontroli Skarbowej jako instytucji audytowej w funduszach strukturalnych i Funduszu Spójności, w zakresie:— zgodności zapisów księgowych z dokumentacją księgową,— zgodności rodzaju i czasu poniesionych wydatków z przepisami

UE,— harmonogramem rzeczowo-finansowym i faktycznie wykonanymi

pracami,— zgodności zrealizowanego celu z zadeklarowanym we wniosku o do-

finansowanie kwalifikowalności wydatków;e) Komisję Europejską;f) Europejski Trybunał Sprawiedliwości;g) inne uprawnione instytucje (np. Najwyższa Izba Kontroli upoważniona

do kontroli działalności JST w zakresie, w jakim wykorzystują majątek oraz środki państwowe lub komunalne).

2) Obowiązki audytora wewnętrznego projektu realizował będzie, zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych (podać nazwę komórki au-dytu wewnętrznego IST, jeżeli jest obowiązek lub zasada zatrudniania wewnętrznego audytora).



3) Projekt podlega zewnętrznemu audytowi finansowemu zgodnie z umową o dofinansowanie (podać częstotliwość i inne wymogi tego audytu oraz ustalenia w zakresie audytu finansowego).

3.7. Sprawozdawczość projektu

Klasyfikacja budżetowa

Stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z 14.6.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.) czwarta cyfra dodawana do paragrafu rodzajowe-go wydatku wskazuje na źródło sfinansowania wydatku. Zatem tego samego rodzaju wydatki realizowane w ramach jednego programu, który ma różne źródła finansowania (zagraniczne i krajowe) są oznaczone czwartą cyfrą stosowaną do źródła finansowania. Do części wydatków sfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy unijnych, pożyczek i kredytów oraz innych źródeł przekazanych na wyodrębniony rachunek bankowy projektu należy dodawać odpowiednio cyfry 1, 3, 5, 8, a do części sfinansowanej ze środków uzyskanych z budżetu państwa lub ze środków własnych jednostki samorządu terytorialnego odpowiednio cyfry 2, 4, 6, 7 i 9.

Stąd w planowaniu, rozliczaniu i sprawozdawaniu projektów inwestycyj-nych z dofinansowaniem środków unijnych wystąpić mogą symbole:

1—FinansowanieprogramówześrodkówbezzwrotnychpochodzącychzUniiEuropejskiej

Stosuje się dla oznaczenia dochodów, których źródłem są środki z Unii Euro-pejskiej, wykazywane w załączniku do ustawy budżetowej, sporządzanym na podstawie art. 99 ust. 2 pkt 9 ustawy o finansach publicznych, w części zatytułowanej Środki bezzwrotne pochodzące z programów pomocy przed-akcesyjnej Unii Europejskiej. Cyfrę 1 jednostki samorządu terytorialnego dodają odpowiednio do paragrafu 270 lub 629.

2—WspółfinansowanieprogramówrealizowanychześrodkówbezzwrotnychpochodzącychzUniiEuropejskiej

Stosuje się dla oznaczenia dochodów, których źródłem są środki z budżetu państwa, lub inne, przekazane jednostkom samorządu terytorialnego jako współfinansowanie programów wykazanych w załączniku do ustawy budże-towej, w części zatytułowanej Środki bezzwrotne pochodzące z programów pomocy przedakcesyjnej Unii Europejskiej.

3—Finansowaniezpożyczekikredytówzagranicznych

Stosuje się dla oznaczenia dochodów, których źródłem są środki pocho-dzące z pożyczek i kredytów zagranicznych z międzynarodowych instytu-



cji finansowych, np. Europejskiego Banku Inwestycyjnego, Banku Rozwoju Rady Europy itp.

4—Współfinansowaniepożyczekikredytówzagranicznych

Stosuje się dla oznaczenia dochodów, których źródłem są środki z budżetu państwa lub inne, przekazane jednostkom sektora finansów publicznych jako współfinansowanie działań realizowanych z pożyczek i kredytów za-granicznych z międzynarodowych instytucji finansowych.

5—Finansowaniezinnychśrodkówbezzwrotnych

Stosuje się dla oznaczenia dochodów, których źródłem są środki pochodzą-ce z darowizn, grantów przyznanych Polsce przez poszczególne kraje lub instytucje (np. grant rządu USA). Cyfrę 5 jednostki samorządu terytorial-nego dodają odpowiednio do paragrafu 270 lub 629.Symbol ten stosuje się również do dochodów, których źródłem są środki z Norweskiego Mechanizmu Finansowego, Mechanizmu Finansowego Eu-ropejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarskiego Mechanizmu Fi-nansowego. W zakresie tych Mechanizmów Finansowych cyfrę 5 jednostki sektora finansów publicznych dodają do paragrafu 854.

6—Współfinansowanieinnychśrodkówbezzwrotnych

Stosuje się dla oznaczenia dochodów, których źródłem są środki z budżetu państwa lub inne, przekazane jednostkom sektora finansów publicznych jako współfinansowanie środków pochodzących z darowizn, grantów przy-znanych Polsce przez poszczególne kraje lub instytucje (np. grant rządu USA itp.), a także Norweskiego Mechanizmu Finansowego, Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarskiego Mechanizmu Finansowego.

7—Pozostałe

Stosuje się dla oznaczenia dochodów, których źródłem są środki z budżetu państwa lub inne, przekazane jednostkom sektora finansów publicznych na pokrycie kosztów operacyjnych, a także wydatków ponoszonych w związku z działaniami integracyjnymi (dostosowawczymi do zadań unijnych). Sym-bol ten jednostki sektora finansów publicznych stosują także dla oznacze-nia środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 4 FinansePublU.

8—Finansowanieprogramówiprojektówześrodkówfunduszystrukturalnych,FunduszuSpójności

Stosuje się dla oznaczenia dochodów, których źródłem są środki z Unii Europejskiej z funduszy strukturalnych, Funduszu, także dochodów otrzy-manych jako refundacja wydatków wcześniej poniesionych, wykazywanych w załączniku do ustawy budżetowej, sporządzonym na podstawie art. 99 ust 2 pkt 10 FinansePublU.



9—Współfinansowanieprogramówiprojektówrealizowanychześrodkówzfunduszystrukturalnych,FunduszuSpójności

Stosuje się dla oznaczenia dochodów, których źródłem są środki z bud-żetu państwa lub inne, przekazane jednostkom sektora finansów publicz-nych jako współfinansowanie programów wykazanych w załączniku do ustawy budżetowej, sporządzanym na podstawie art. 99. ust. 2 pkt 10 FinansePublU.W przypadku gdy środki wpłyną do budżetu w roku następnym, należy kla-syfikować je podobnie jak zostały ujęte w planie roku poprzedzającego rok, w którym zostały otrzymane. Środki te należy traktować jako refundację poniesionych kosztów.

•Projektwpracachisprawozdaniachbudżetowych,awszczególności:— przepisy ustawy o finansach publicznych, m.in. art. 206 ust 2, pkt 2

ust. 6 oraz ust. 3 i 4 określają, że JST realizujące programy operacyjne do 15 sierpnia przedkładają zarządowi województwa informacje o środ-kach pochodzących z ich budżetu, stanowiących wkład własny w danym projekcie,

— rozporządzenie Ministra Finansów z 27.6.2006 r. w sprawie sprawozdaw-czości budżetowej (Dz.U. Nr. 115, poz. 781) ustala zakres sprawozdaw-czości uwzględniającej także środki pomocowe, a w szczególności spra-wozdania: Rb-23PRF, Rb-27S, Rb-28 PRF, Rb-28S, Rb-NDS, Rb-Z, Rb-N, Rb-71, Rb-WS, Rb-ST.

•ProjektwsprawozdaniufinansowymRozporządzenie Ministra Finansów z 28.7.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora fi-nansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020), na podstawie którego po-cząwszy od 2006 r. JST sporządzają zmienioną sprawozdawczość, określa bilans z wykonania budżetu JST (zgodnie z zał. nr 4 do ww. rozporządze-nia).W tym bilansie w szczególności:

w poz. I 1.2 aktywów wykazuje się stan środków pieniężnych funduszy pomocowych,w poz. I 1.4 pasywów wykazuje się wynik na funduszach pomocowych (jako przewaga dochodów nad wydatkami z funduszy pomocowych lub przewyższanie wydatków z funduszy pomocowych nad przychodami, co występuje częściej, gdyż część środków z funduszy pomocowych jest rozliczana na zasadzie refinansowania).

•ProjektwsprawozdaniachzrealizacjiikontroliprojektuRozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z 27.4.2007 r. w sprawie try-bu kontroli realizacji projektów i programów współfinansowanych ze środ-

•

•



ków funduszy strukturalnych i Funduszy Spójności (Dz.U. Nr 90, poz. 602) ustala w § 7, pkt 5, że kontrola projektów dofinansowanych ze środków pomocowych przeprowadzanych przez instytucje zarządzające programami pomocowymi lub na ich zlecenie, polega w szczególności na sprawdzeniu przestrzegania procedur w zakresie sprawozdawczości kontroli i rozliczeń finansowych, w tym poprawności kwalifikowania wydatków oraz sprawdza-nia rzetelności sprawozdań. Chodzi o sprawozdania sporządzane przez JST jako beneficjenta pomocy unijnej, czyli:

okresowe,roczne,końcowe.

•Projektwdokumentachzaudytufinansowegoprojektuiinneszczegółoweprzepisyomówionem.in.wwieluopracowaniachiporadnikach

Przykładem może być publikacja wydawnictwa Krajowej Izby Biegłych Re-widentów: M. Brzóska, B. Gajos, M. Mońka, Środki unijne przedmiotem badania biegłego rewidenta, Warszawa 2005 r., w której podane są wzory zestawień po skończeniu roku dla charakterystyki realizacji projektu inwe-stycyjnego (str. 147—149):— Specyfikacja i zaawansowanie kontraktów w ramach projektu, wg stanu

na koniec roku (w euro lub innej walucie projektu);— Plan płatności projektu wg źródeł finansowania i jego realizacja na ko-

niec roku (wraz z wydatkami wg kategorii wydatków w euro lub innej walucie projektu);

— Uproszczony rachunek przepływów pieniężnych wpływów i wydatków projektu u beneficjenta (w euro lub innej walucie projektu).

•Relacje i uzgodnienia sprawozdawczości projektu ze sprawozdawczością JST:— aktywa i pasywa projektu wchodzą do bilansu JST;— aktywa i pasywa projektu bilansują się;— różnice pomiędzy kosztami konta „Środki trwałe w budowie projektu”

a wydatkami kwalifikowanymi projektu mogą wynikać z tego, że:• koszty są w ujęciu memoriałowym a wydatki kasowym,• nie każdy koszt inwestycyjny może być wydatkiem kwalifikowanym,• nie każdy wydatek kwalifikowany musi być zaliczany do kosztów in-

westycyjnych,• wystąpić mogą przesunięcia w czasie ewidencji (np. faktura za roboty

za XII zaliczana jest w koszty XII, a zapłata za tę fakturę w wydatki m-ca zapłaty),

• wydatki kwalifikowane są ujmowane narastająco do Raportu końco-wego (rozliczenia), natomiast część kosztów środków trwałych w bu-dowie może być rozliczana w trakcie projektu (przyjmowane do użyt-

•••



kowania środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne i inne rozliczenia kosztów inwestycji),

• wystąpić mogą różnice z tytułu przeliczania kosztów inwestycyjnych ponoszonych w zł na walutę projektu kursem sprawozdawczym;

— uzgodnienia sprawozdawcze w rachunkowości projektu, realizowanego także w ramach związku komunalnego gmin lub projektu grupowego.

Na zakończenie każdego miesiąca księgowość projektu przekazuje infor-macje dotyczącą:— obrotów i sald projektu wg stanu na ostatni dzień miesiąca do dnia ......

następnego miesiąca do (podać komórkę księgowości JST odbierającą te dane),

— obrotów sald kont rozliczeń z tytułu inwestycji wspólnej dla uczestników inwestycji wspólnej (w przypadku inwestycji wspólnej czy projektów grupowych),

— (podać odpowiednio inne informacje i dokument np. na potrzeby kon-solidacji sprawozdania JST).

•Opispostępowańizasadwzakresiepowiązańpomiędzysystememksięgowymisystememinformacjiprojektu:

— uzgodnienia dotyczące przesyłania danych sumarycznych do instytucji certyfikującej w przypadku istnienia systemu informatycznego programu zdecentralizowanego (podać procedury uzgodnień),

— działania na rzecz napełniania systemu informatycznego instytucji nad-zorujących realizację projektu (wyspecyfikować).

3.8. Opis systemu przetwarzania danych

Do prowadzenia ksiąg rachunkowych projektu wykorzystywany jest pro-gram ................................................................................. (wpisać nazwę i dostawcę)

w wersji ................................................................... (wpisać nazwę wersji)

Do monitorowania i raportowania realizacji projektu wykorzystywany jest program (np. MSProject) ..........................................................

(wpisać nazwę i dostawcę)

w wersji .............................................................................. (wpisać nazwę wersji)

Zgodnie z decyzją kierownika jednostki programy w oznaczonej powyżej wersji są wykorzystywane od dnia ............................. .

(wpisać datę)



Zasady ochrony danych, a w szczególności metody zabezpieczenia dostępu do systemu przetwarzania danych, zostały określone w instrukcji użytkow-nika, stanowiącej załącznik do niniejszego zarządzenia nr ................ .

(wpisać nr załącznika)

Zasady stosowania algorytmów i parametrów poszczególnych programów zostały opisane w dokumentacji użytkownika, stanowiącej załącznik do niniejszego zarządzenia nr .............................. .

(wpisać nr załącznika)

Dokumentacja opisująca poszczególne programy posiada klauzulę, że jest zgodna z wymogami ustawy o rachunkowości i zawiera:

oznaczenie wersji oprogramowania i datę rozpoczęcia jego eksploatacji,wykaz programów,procedury/funkcje wraz z opisem algorytmów i parametrów.

3.9. Opis systemu ochrony danych i ich zbiorów

Zabezpieczanie zbiorów

Ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych zapewniają sprawdzone zabezpieczenia pomieszczeń, w których przechowuje się zbiory księgowe. Są to atestowane zamki zamontowane w drzwiach oraz zabezpieczenie okien w postaci krat/szyb antywłamaniowych (podać też inne zabezpiecze-nia) ...................................................................... .Dodatkowym zabezpieczeniem dla przechowywanych dokumentów są od-powiednie szafy/sejfy.

Szczególnej ochronie poddane są:sprzęt komputerowy użytkowany w dziale księgowym,księgowy system informatyczny,dowody księgowe,dokumentacja inwentaryzacyjna projektu,sprawozdania budżetowe i finansowe oraz z realizacji projektu,dokumentacja z audytu, kontroli i ewaluacji projektu,dokumentacja rachunkowa opisująca przyjęte zasady (politykę) rachun-kowości.

Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się (wybrać odpo-wiednie dla projektu):

regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa, tzw. backupów — np. na nośnik taśmowy (streamery), płyty CD, inne dyski twarde na koniec każ-dego (podać okres),

•••

•••••••

•



odpowiedni poziom zarządzania dostępem do danych, pracowników na różnych stanowiskach (imienne konta użytkowników z bezpiecznie prze-chowywanymi hasłami dostępu, możliwość różnicowania dostępu do baz danych i dokumentów w zależności od zakresu obowiązków danego pra-cownika),profilaktykę antywirusową — opracowane i przestrzegane odpowiednie procedury oraz stosowane programy zabezpieczające,zabezpieczenia przed atakiem z zewnątrz, tzw. firewalls,odpowiednie systemy bezpiecznej transmisji danych,systemy podtrzymywania napięcia w razie awarii sieci energetycznej (UPS).

Kompletne księgi rachunkowe projektu drukowane są nie później niż we-dług stanu na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy niż do ................ r. (podać rok końcowy przechowywania dokumenta-cji księgowej projektu zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowa-nie).

Przechowywaniezbiorów

Zbiory przechowuje się wg następujących zasad:w sposób trwały (nie krótszy niż 50 lat przechowywane są zatwierdzone sprawozdania finansowe, a także dokumentacja płacowa (listy płac, kar-ty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje usta-lenie podstawy wymiaru emerytury lub renty), licząc od dnia, w którym pracownik przestał pracować u danego płatnika składek na ubezpieczenia społeczne (art. 125a ust. 4 ustawy z 17.12.1998 r. o emeryturach i ren-tach z FUS, tj. Dz.U. z 2004 r. Nr 39, poz. 353 ze zm.);okresowemu przechowywaniu podlegają:— dowody księgowe i księgi rachunkowe projektu początku roku nastę-

pującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i po-stępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

— dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości projektu,— dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji — rok po terminie upływu

rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.Dokumentacja nie może być przechowywana krócej niż przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło przekazanie ostatniej tran-szy środków z UE (podać inny okres wynikający z umowy o dofinansowanie). Okres przechowywania dokumentacji projektu może być wydłużony w wy-niku wszczętych postępowań KE;

w przypadku gdy majątek uzyskany z realizacji projektu zostanie całko-wicie rozliczony przed upływem ww. okresu, to dokumentacja projektu

•

•

•••

•

•

•



jest przechowywana (podać gdzie, np. razem z dokumentacją podsta-wową JST);format i inne ustalenia co do przechowywania dokumentów (podać szcze-gólne ustalenia). Jeżeli tego nie podano w innych dokumentach/proce-durach projektu, to należałoby dla zwiększenia mocy dowodowej podać odpowiednio także:— przechowywanie notatek służbowych dotyczących wyliczeń wydatków

projektu, które mogą pomóc w odpowiednim udokumentowaniu wy-datków i kontroli,

— konieczne jest posiadanie wszelkiego rodzaju dokumentów potwier-dzających wniesienie wkładu rzeczowego w określonej wysokości).

Udostępnianiedanychidokumentów

Udostępnianie sprawozdań finansowych i budżetowych z realizacji projek-tu oraz dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów z zakresu rachunkowości projektu ma miejsce:

w siedzibie jednostki (realizacji projektu), po uzyskaniu zgody kierowni-ka jednostki (projektu) lub upoważnionej przez niego osoby;poza siedzibę jednostki (projektu), po uzyskaniu pisemnej zgody kie-rownika jednostki (projektu), po zostawieniu pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydawanych dokumentów;w związku z kontrolą projektu. Kontrolujący mogą zażądać wydania akt, ksiąg i dokumentów na czas trwania kontroli za pokwitowaniem, w szcze-gólności mogą zażądać ich wydania:— w razie powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że są one nierzetelne

lub— gdy podatnik nie zapewnia im warunków umożliwiających wykony-

wanie czynności kontrolnych związanych z badaniem dokumentacji — w szczególności nie udostępnia im samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów.

Z uwagi na liczne kontrole należy dążyć do przechowywania całej doku-mentacji finansowo-księgowej projektu w jednym miejscu.

3.10. Inne ustalenia

ŹródłapokryciafinansowegozwrotuśrodkówdoUE

W przypadku gdy instytucja zarządzająca, instytucja pośrednicząca lub in-stytucja wdrażająca, na skutek przeprowadzonej kontroli lub na podstawie informacji uzyskanych od innego organu kontrolującego, stwierdzi niepra-widłowości polegające na wykorzystaniu przez beneficjenta przekazanych środków finansowych niezgodnie z ich przeznaczeniem i umową o dofi-nansowanie projektu, beneficjent niezwłocznie zwraca tę część środków

•

•

•

•


�0 z 43www.portalrb.pl

finansowych, która została wykorzystana niezgodnie z ich przeznaczeniem z doliczeniem odsetek za zwłokę w wysokości określonej jak od zaległości podatkowych naliczonych od dnia przekazania beneficjentowi tej części środków, która powinna być zwrócona. Dla właściwego przygotowania (za-bezpieczenia) danych dla określania taryf i rozliczeń za zbiorowe zaopa-trzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków — w celu właściwej realizacji przepisów:

ustawy z 7.6.2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym od-prowadzaniu ścieków (Dz.U. Nr 123, poz. 858 ze zm.),rozporządzenia Ministra Budownictwa z 28.6.2006 r. w sprawie określa-nia taryf, wzoru wniosków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz.U. Nr 127, poz. 886),

niezbędne są w zapisach i realizacji polityki rachunkowości projektu odpo-wiednie, wyprzedzające działania.W rozporządzaniu tym przewidziano także możliwość ustalenia w taryfie za ścieki ceny za jednostkę miary powierzchni zanieczyszczonej o trwałej nawierzchni, z której kanalizacją deszczową odprowadzane są ścieki opa-dowe i roztopowe.

•

•



4. Niektóre szczegółowe zagadnienia rozliczeniowo-księgowe i kontrolne projektu

4.1. Projekt z elementami inwestycji wspólnej (grupowej)

Beneficjentem pomocy z UE (podać, czy pomoc ta zaliczana jest dla JST, czy może odpowiednio dla uczestników inwestycji wspólnej projektu grupowego i podaniem stopy dofinansowania ze środków unijnych).Podstawowe zasady wzajemnych rozliczeń pomiędzy udziałowcami inwe-stycji wspólnej lub projektu grupowego:— zasady rozdziału środków z Pomocy Technicznej projektu,— ustalenia w zakresie ustalenia kosztów wspólnych inwestycji,— zasady rozdziału wartościowego i fizycznego środków trwałych, linio-

wych (sieci wodno-kanalizacyjnej itp.), uzyskanych w efekcie reali-zacji projektu,

— inne ustalenia (podać).

4.2. Różnice kursowe

1) Walutą rozliczeniową (sprawozdawczą) projektu jest euro (podać walutę wynikającą z umowy o dofinansowaniu).

2) Zasady wyceny obrotów i sald dewizowych na projekcie:a) przychody środków euro na wyodrębniony rachunek bankowy projektu

wycenia się według średniego kursu NBP z dnia wpływu środków,b) rozchody środków z rachunku bankowego euro wycenia się wg zasady

(wybrać jedną z niżej wymienionych):• I weszło, I wyszło,• ostatnie weszło, I wyszło,• według średnioważonego kursu,

c) salda środków dewizowych oraz rozrachunków projektów nominowa-nych w dewizach podlegają przewalutowniu na koniec każdego kwar-tału, według średniego kursu euro na koniec kwartału,

d) przy księgowaniu faktury bądź innego dokumentu księgowego o charak-terze kosztowym stosuje się średni kurs ustalony dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski na ten dzień, chyba że w zgłoszeniu celnym lub innym wiążącym jednostkę dokumencie ustalony został inny kurs.

Przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów oraz imporcie usług należy przeliczać faktury według kursu z dnia ich wystawienia przez kontrahenta zagranicznego. W tym przypadku podatnik VAT ma obowiązek wystawić fakturę wewnętrzną i wykazać w niej VAT należny (podatek należny jest jednocześnie podatkiem naliczonym).

•

•



3) Wypłaty w euro wykonawcom/dostawcom krajowym przekazywane są na podstawie indywidualnych zezwoleń dewizowych.

4) Przeliczanie zł na euro w płatnościach wykonawcom/dostawcom zagra-nicznym, tj. nie rezydentom następuje wg kursu kupna banku realizu-jącego dyspozycję płatniczą.

5) Przeliczanie dla potrzeb ewidencji wydatków kwalifikowanych kosztów ponoszonych w zł na walutę projektu (euro), np. w kontraktach rozli-czanych w zł, następuje wg miesięcznego tzw. obrachunkowego kursu wymiany euro publikowanego na stronie internetowej: www.ec.europa.eu/budget/inforeuro (jest to średni kurs euro wg. Europejskiego Banku Centralnego z ostatniego dnia roboczego danego miesiąca, obowiązujący do tych przeliczeń przez cały następny miesiąc).

6) Przeliczanie podatku VAT, gdy jest on wydatkiem kwalifikowanym, ze zł na euro następuje wg kursu obrachunkowego, o którym mowa w pkt 5, niezależnie od waluty kontraktu.

4.3. Zasady rozliczania kosztów środków trwałych w budowie

1) Koszty pośrednie przedsięwzięcia (projektu) inwestycyjnego są następu-jące:a) dokumentacja projektowo-kosztowa (łącznie z kosztami studium wy-

konalności i koncepcją techniczną itp.),b) koszty nadzoru autorskiego i inwestorskiego, czyli też koszty inżyniera

kontraktu,c) koszty przeprowadzenia badań geologicznych, geofizycznych i pomia-

rów geodezyjnych,d) odszkodowania za dostarczenie obiektów zastępczych, przesiedlenia

osób z terenów zajętych pod budowę,e) przygotowanie terenu pod budowę, w szczególności koszty i opłaty

z tytułu usunięcia drzew, niwelacji i oczyszczenia terenu, rozbiórek, wartość nieumorzona zlikwidowana w związku z budową środków trwałych, pomniejszona o przychody z likwidacji,

f) budowa zaplecza tymczasowego na potrzeby wznoszenia nowych obiektów, w zakresie obciążającym inwestora,

g) koszty robót (i odpowiednie opłaty urzędowe) wykonanych w obiek-tach należących do innych użytkowników, niezwiększających wartości użytkowej ani przeznaczenia tych obiektów (w szczególności koszty przełożenia instalacji, sieci uzbrojenia podziemnego i naziemnego dróg, linii przesyłowych itp.),

h) koszty utrzymania jednostki realizującej projekt (JRP) związane z re-alizacją projektu i koszty utrzymania stanowisk pracy wykonujących wyłącznie czynności dotyczące rozpoczętej budowy,


�� z 43www.portalrb.pl

i) koszty podróży służbowych związanych z przygotowaniem i realizacją budowy środków trwałych,

j) koszty bankowe w związku z prowadzeniem odrębnych rachunków bankowych oraz opłat za operacje bankowe,

k) odsetki i prowizje od kredytów i pożyczek oraz koszty ubezpieczenia i zabezpieczenia kredytów i pożyczek i innych zobowiązań zaciągnię-tych na realizację projektu do dnia przekazania do eksploatacji,

l) różnice kursowe ujemne (pomniejszone o dodatnie) od kredytów, po-życzek i zobowiązań, wyrażonych w walucie obcej,

m) ubezpieczenia w trakcie budowy w zakresie odrębnie obciążającym inwestora,

n) założenie stref ochronnych zieleni w czasie budowy obiektów,o) koszty transportu, jeżeli nie da się ich zaliczyć do kosztów bezpośred-

nich,p) koszty zewnętrznego obowiązkowego audytu finansowego,r) inne koszty pośrednie, których nie można zaliczyć bezpośrednio do

wartości określonego obiektu inwentarzowego, ale pozostające w bez-pośrednim związku z realizacją projektu.

Uwaga: przy inwestycjach jednoobiektowych ogół kosztów zalicza się do kosztów bezpośrednich danego obiektu, więc na potrzeby ewidencji środ-ków trwałych w takich przypadkach nie wydziela się obiektów pomocni-czych jak drogi, ogrodzenia, chodniki itp.

2) Koszty pośrednie (wspólne) środków trwałych w budowie ewidencjonuje się z podziałem na:a) grupy kosztów zapewniające informacje w zakresie:

• kosztów funkcjonowania JRP,• ujemne różnice kursowe (pomniejszone o dodatnie różnice kursowe),• straty i zyski nadzwyczajne projektu,• VAT niepodlegający odliczeniu (jeżeli z jakiś względów nie został

bezpośrednio zaliczony do kosztów bezpośrednich projektu),• (inne odpowiednio do potrzeb monitorowania kosztów projektu);

b) szczeble kosztów (w dużych, wspólnych, rozległych terytorialnie pro-jektach itp. koszty ogólne można gromadzić na poziomie np. gmin-uczestników inwestycji wspólnych jako I szczebel a ponadto „super” koszty ogólne projektu jako II szczebel tych kosztów).

3) Koszty pośrednie (wspólne) środków trwałych w budowie rozlicza się z zastosowaniem wskaźnika narzutu kosztów ogólnych (wspólnych) bu-dowy, ustalonego jako proporcjonalnego do sumy kosztów bezpośred-nich.

4) Koszty inwestycyjne projektu rozlicza się na obiekty inwentarzowe (na OT) na podstawie danych z kont szczegółowych prowadzonych do „środ-ków trwałych w budowie”.



(Jeżeli tej analityki nie zastosowano (zrealizowano), to wartość do OT można ustalać na podstawie:a) zestawień kosztów przygotowanych przez inżyniera kontraktu w zł,b) przeliczeń danych o wydatkach (kosztach) poszczególnych obiektów

wyrażonych w euro sporządzonych przez inżyniera kontraktu. Księ-gowość ustala średni kurs statystyczny euro całego projektu i wyli-cza wartość do poszczególnych OT. Oczywiście trzeba pamiętać, że na wycenę OT rzutują nie tylko wydatki kwalifikowane, ale i koszty pozostałe niekwalifikowane środków trwałych w budowie).

5) Klasyfikacja wydatków dotyczących działań informacyjnych i promują-cych oraz innych działań projektu.

Koszty (wydatki) związane z prowadzeniem przez JST inwestycyjnego projektu, bezpośrednio związane z tymi nakładami, które następnie będą mogły wejść w koszt wytworzenia środków trwałych, zalicza się w paragraf klasyfikacji budżetowej dotyczącej wydatku inwestycyjnego. Natomiast wynagrodzenia i pochodne pracowników JST tylko pośrednio angażowanych także w działania związane z obsługą projektu nie są zaliczane do wydatków inwestycyjnych.

6) Ustalenia z zakresu rozdziału kosztów przyszłych budowli (w rozumie-niu prawa budowlanego) będących podstawą do wymiaru podatku od nieruchomości (z uwzględnieniem nowych interpretacji Ministerstwa Finansów dotyczących podstawy podatku od nieruchomości w zakresie budowli).

7) Zasady rozliczenia kosztów robót nietypowych (przekładania sieci, re-montów dróg po wymianie kanalizacji itp.) i wobec przyszłych przekazań elementów infrastruktury do innych operatorów np. do gazowni, zakładu energetycznego itp.

4.4. Inne ustalenia w zakresie rozliczeń

1) Wykorzystanie środków pomocowych na finansowanie projektu stanowią wydatki JST. Środki bezzwrotnej pomocy unijnej nie wygasają z końcem roku budżetowego.

2) Przyznane dla projektu zostały środki finansowe pochodzące z odsetek narosłych od wypłaconej zaliczki wykorzystuje się na pokrycie części kosztów kwalifikowanych współfinansowania krajowego albo na pokrycie całkowitych kosztów projektu w przypadku gdy ostateczny koszt projek-tu przekraczał próg kosztów kwalifikowanych dla projektu, ustanowiony w decyzji Komisji Europejskiej przyznającej dofinansowanie.

3) Beneficjent środków pomocowych ponosi ryzyko kursu wymiany. Może zarządzać tym ryzykiem, podejmując decyzje o wymianie środków z euro na zł.

4) Wpływ środków budżetowych na finansowanie projektu stanowi dochód JST.



5) Środki własne JST służące sfinansowaniu projektu stanowią wydatki JST.

6) Między dochodami a wydatkami zachodzi równowaga w okresie reali-zacji projektu, gdyż środki pomocowe mogą być wykorzystane tylko na cele, na który zostały przeznaczone.

7) Dochody, które nie zostały wydatkowane w danym roku budżetowym, są wydatkowane w następnym roku, a równowaga w budżecie jest za-chowana poprzez instytucję niewygasających wydatków.

8) Środki niepochodzące z funduszy pomocowych, z których zaliczkowo sfinansowano wydatki projektu, są refundowane w momencie uzyskania dochodów.

9) Ewidencja wykonania budżetu, tj. gromadzenia dochodów i dokonywa-nia wydatków budżetowych oparta jest na zasadzie kasowej.

10) Zasady zwrotu tzw. kwot zatrzymanych w kontraktach na roboty (podać procedury wynikające z podpisanych kontraktów).



5. Załącznik: Synteza przedmiotu rocznego audytu zewnętrznego wykorzystania środków unijnych wykonywanego przez biegłego rewidenta

Przedmiot audytu Kryteria audytu

1 21. Ocena prawidłowości oraz efek-tywności i skuteczności systemu zarządzania i kontroli na danym projekcie

jasność zdefiniowania i podziału funkcji,efektywność systemów zarządzania i kontroli,poprawność zarządzania ryzykiem,formalność ścieżki podejmowania decyzji,sprawność funkcjonowania audytu wewnętrznego projektu,dojrzałość projektu w zakresie rozliczeń środków pomocowych

•••••

•

2. Ocena prawidłowości ujęcia wy-datków kwalifikowanych

zgodność realizacji projektu z umową, harmono-gramem i przepisami prawa (także Prawa zamó-wień publicznych),zgodność z ustawą o rachunkowości,zgodność z zakresem przedmiotowym i czasowym wydatków,prawidłowość merytoryczna udokumentowania kosztów,prawidłowość udokumentowania wpłat i wypłat,prawidłowość kompletowania i archiwizacji doku-mentów projektu

•

••

•

••

3. Potwierdzenie prawidłowości sprawozdawczości i monitorowania projektu (osiągania celu, produk-tów i rezultatów projektu), a także sposobu promocji i reklamy

gospodarność,legalność,bezstronność,kompletność,terminowość,jasność,przejrzystość

•••••••

4. Funkcjonowanie wykrywania błędów i nieprawidłowości w wy-korzystaniu środków unijnych

prawidłowość monitorowania i raportowania o nie-prawidłowościach,konsekwencja i dyscyplina w realizacji wniosków i rekomendacji z kontroli,odpowiedzialność biegłego za wykrycie istotnych nieprawidłowości spowodowanych oszustwem,zachowanie trwałości projektu

•

•

•

•

Źródło: Opracowanie własne na podstawie: M. Brzóska, B. Gajos, M. Mońka, Środki unijne przedmiotem badania biegłego rewidenta, KIBR, Warszawa 2005 r.

5. Załącznik: Synteza przedmiotu rocznego audytu zewnętrznego…


6. Podstawowe pojęcia

Użyte w tekście pojęcia i zwroty oznaczają:1) Audyt finansowy projektu — w dokumentach projektu, zwykle w umo-

wie o dofinansowanie, określona jest częstotliwość i obowiązek prze-prowadzenia audytu finansowego projektu przez uprawniony podmiot zewnętrzny staraniem i na koszt beneficjenta. Audytor, zwykle biegły rewident, ma skoncentrować się na uzyskaniu wystarczającego prze-konania, odpowiednich i godnych zaufania dowodów na to, że systemy zarządzania i kontroli projektu funkcjonują zgodnie z opisem i że są właściwe, aby zapewnić prawidłowość wydatków z funduszy unijnych oraz dokładność i kompletność informacji finansowych i innych w celu uniknięcia nieprawidłowości i oszustw.

2) Audyt wewnętrzny — ogół działań, także doradczych, wykonywanych przez audytora wewnętrznego, dzięki którym kierownik JST (a także kierownik projektu) uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę funkcjono-wania jednostki, w tym także realizacji projektu w zakresie gospodarki finansowej pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetel-ności, a także przejrzystości i jawności (art. 48 ust 1 FinansePublU).

3) Beneficjent — to JST korzystająca z publicznych środków wspólnoto-wych i publicznych środków krajowych na podstawie umowy o dofinan-sowanie projektu albo decyzji, podjętej odpowiednio przez właściwego ministra, jeśli pełni funkcję instytucji zarządzającej albo instytucji wdrażającej pośredniczącej, albo przez wojewodę, jeśli pełni funkcję instytucji pośredniczącej.

Na każdym projekcie inwestycyjnym musi wyraźnie być określone, kto jest beneficjentem, a więc na czyją własność są (będą) zaliczane środki pomocowe, z uwzględnieniem ewentualnych ustaleń o tzw. delegowa-niu uprawnień.

4) Dochód wygenerowany przez projekt — dochód, o którym mowa m. in. w art. 55 ust 1 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z 11.7.2006 r., rozumiany jako różnica zdyskontowanych przychodów operacyjnych oraz zdyskontowanych kosztów operacyjnych projektu powiększona o zdyskontowaną wartość rezydualną majątku wytworzonego w ramach projektu. Suma dochodów osiągniętych w projekcie w okresie współfi-nansowania oraz w okresie późniejszym (właściwym dla danej kategorii inwestycji) pomniejsza proporcjonalnie wszystkie wydatki kwalifikowa-ne i niekwalifikowane projektu.

5) Dotacje rozwojowe — to nowa kategoria wydatków zaliczona do do-tacji i subwencji. Wszystkie wydatki finansowe ze środków budżetu UE niebędące wydatkami państwowych jednostek budżetowych i nie finansujące Wspólnej Polityki Rolnej, będą przekazywane beneficjen-tom jako dotacje rozwojowe (zgodnie z art. 202 ust. 2 FinansePublU). Z punktu widzenia rachunkowości budżetowej nie będą powodowały



zwiększenia wydatków budżetu państwa na dofinansowanie kosztów inwestycji realizowanych przez inne jednostki. Dotacje dla JST będą dystrybuowane za pośrednictwem samorządów województw zarządza-jących regionalnymi programami operacyjnymi.

6) Ewaluacja i monitoring — przedsięwzięcia dofinansowane z funduszy Unii stanowią jeden z kluczowych elementów zarządzania projektem. Ewaluacja to ocena, oszacowanie jakości (stopnia) realizacji projektu w stosunku do oczekiwanych efektów.

Ewaluacja i monitoring projektów obejmuje wiele obszarów analizy. Należą do nich:a) zaprojektowanie i wdrożenie systemu monitorowania i zbierania da-

nych na temat postępów w realizacji zadania;b) opracowanie systemu wskaźników do monitorowania na podstawie

specyfiki realizowanych zadań oraz wytycznych Komisji Europejskiej dotyczących mierzenia rezultatów podczas realizowania projektów współfinansowanych z funduszy UE;

c) przeprowadzenie śródokresowej oceny prac obejmującej następu-jące elementy:— trafność doboru celów wyznaczonych do realizacji,— stopień realizacji zadań oraz wykonania budżetu,— jakość systemu zarządzania oraz wymiany informacji,— wydajność prac;

d) przeprowadzenie końcowej oceny prac obejmującej weryfikację:— stopnia przygotowania do prawidłowej realizacji zadania,— jakości sporządzonej umowy oraz wniosku o finansowanie,— prawdopodobieństwa realizacji celów określonych w umowie oraz

we wniosku o finansowanie,— uwzględnienie kwestii horyzontalnych w programie prac określo-

nym w umowie oraz we wniosku o finansowanie;e) sporządzenie pisemnych raportów z przeprowadzonych ocen, za-

wierających wyszczególnienie stwierdzonych nieprawidłowości oraz propozycje zmian.

7) Instytucja płatnicza — instytucja lub organ odpowiedzialny za przy-gotowanie i składanie wniosków o płatności do Komisu Europejskiej. Zgodnie z ustawą z 20.4.2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju (Dz.U. Nr 116, poz. 1206) funkcję tę pełni Minister Finansów.

8) Instytucja pośrednicząca — organ administracji publicznej lub inna jednostka sektora finansów publicznych, do której instytucja zarzą-dzająca deleguje część funkcji związanych z zarządzaniem, kontrolą i monitorowaniem programu operacyjnego albo strategii wykorzystania Funduszu Spójności, odnosząca się do priorytetu operacyjnego, działa-nia albo projektu.

9) Instytucja wdrażająca — podmiot publiczny, któremu na podstawie porozumienia lub umowy została powierzona, w ramach programu ope-



racyjnego, realizacja zadań odnoszących się bezpośrednio do benefi-cjentów.

10) Instytucja zarządzająca — właściwy minister albo inny organ admini-stracji publicznej (rozporządzenie Rady z 14.7.2004 r. ustanawiające ogólne zasady dla Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Euro-pejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności), odpowiedzialny za przygotowanie i nadzorowanie realizacji programu operacyjnego albo za przygotowanie i nadzorowanie realizacji strategii wykorzystania Funduszu Spójności, albo Podstaw Wsparcia Wspólnoty, o których mowa w przepisach Unii Europejskiej, ustanawiających Fundusz Spójności i ustanawiających przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych. W Polsce funkcję zarządzającą w odniesieniu do Podstaw Wsparcia Wspólnoty oraz strategii wykorzystania Funduszu Spójności pełni mini-ster rozwoju regionalnego, w odniesieniu do programu operacyjnego — właściwy ze względu na zakres programu minister.

11) Inżynier kontraktu — firma odpowiedzialna, na podstawie umowy, za organizację i koordynację projektu w zakresie robót i dostaw. Inżynier kontraktu weryfikuje dokumentację projektową, kontroluje jakość ro-bót oraz materiałów, maszyn i urządzeń. Dokonuje odbiorów częścio-wych i końcowego. Prowadzi nadzór budowlany, inwestorski zgodnie z prawem budowlanym obowiązującym w Polsce. Ponadto inżynier kon-traktu prowadzi rozliczenia budowy w zakresie rzeczowym i finanso-wym.

12) Kontrakt wojewódzki — umowa o dofinansowanie programu operacyj-nego środkami pochodzącymi z budżetu państwa, państwowych fun-duszy celowych lub ze źródeł zagranicznych, zawierana przez ministra rozwoju regionalnego z zarządem województwa w zakresie i na warun-kach określonych przez Radę Ministrów.

13) Korekta finansowa — korekta finansowa jest przeprowadzana po wy-kryciu indywidualnych bądź systemowych nieprawidłowości i polega na anulowaniu całości lub części finansowego wkładu KE, który może być ponownie wykorzystany, po konsultacjach z Komisją, w ramach innego projektu.

14) Kwalifikowalność kwot warunkowych — wydatki poniesione na nie-przewidziane prace mogą być uznane za wydatki kwalifikowane (w ra-mach ......% uzgodnionych robót) po spełnieniu łącznie następujących warunków:— ich przeznaczanie musi być jednoznacznie związane z przedmio-

tem zamówienia, oznacza to, że nie ma możliwości sfinansowania robót, które nie są objęte zawartym kontraktem, a więc dokumen-tacją techniczną stanowiącą podstawę przeprowadzenia procedury o udzielenie zamówienia publicznego,

— roboty te muszą stanowić część robót stałych w rozumieniu FIDIC. Co ważne, roboty te muszą wynikać jednoznacznie z:

— przekroczenia ilości robót oszacowanej w przedmiarze robót lub



— konieczności wykonania robót objętych dokumentacją projektową, a które z niezależnej od stron przyczyny nie zostały wymienione w przedmiarze robót.

Wartość tych robót nie może wkraczać poza wysokość określoną w spe-cyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ).

15) Nieprawidłowości — wszelkie rozbieżności w stosunku do uzgodnionego przez instytucję zarządzającą, instytucję wdrażającą oraz beneficjenta sposobu wydatkowania środków w ramach programów operacyjnych projektów.

16) Pełnomocnik ds. Realizacji Projektu (ang. MAO — Measure Authori-sing Officer) — kluczowe stanowisko na projekcie, ustanawiane decyzją beneficjenta (np. zarządzenie Prezydenta, burmistrza, uchwała). Jest odpowiedzialny przed beneficjentem za prawidłową realizację projek-tu, a w szczególności za odpowiednie zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne projektem oraz monitorowanie jego realizacji. Stąd MAO powinien też parafować treść zasad (polityki) rachunkowości projektu.

17) Płatność okresowa — płatność dokonywana w trakcie realizacji pro-jektu stanowiąca określoną transzę (część) środków w ramach pomo-cy finansowej. Płatność ta jest dokonywana przez Komisję Europejską w celu zwrotu kosztów faktycznie opłacanych przez beneficjenta i po-świadczonych przez instytucję płatniczą.a) Płatność salda końcowego — płatność dokonywana po zakończeniu

projektu stanowiąca ostatnią transzę (część) środków w ramach po-mocy finansowej i umożliwiająca uregulowanie zobowiązań finanso-wych ze strony Komisji Europejskiej.

b) Płatność zaliczkowa — płatność dokonywana przez Komisję Europej-ską na rzecz instytucji płatniczej po podjęciu zobowiązania finanso-wego na pokrycie wydatków związanych z pomocą.

c) Podwójne finansowanie elementów projektu — ma miejsce w szcze-gólności, gdy wystąpi:— refundowanie ze środków funduszy unijnych tego samego wydatku

w ramach dwóch różnych projektów,— refundowanie poniesionego podatku VAT, a następnie odzyskanie

tego podatku zgodnie z ustawą o VAT,— zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej,

a następnie refundowanie kosztów amortyzacji tego środka trwa-łego w ramach funduszy unijnych.

18) POK — podmiot odpowiedzialny za koordynację i monitorowanie — podmiot odpowiedzialny za koordynację, monitorowanie w projek-tach grupowych. Podmiot ten działa na podstawie umów z POZR oraz w granicach udzielonego przez poszczególne POZR pełnomocnictwa. POK może być jednocześnie POZR. Cechą wyróżniającą projekty gru-powe jest spójność geograficzna (np. obszaru np. zlewni).



19) Podwójne finansowanie elementów projektu — może być w szczegól-ności, gdy wystąpi:— refundowanie ze środków funduszy unijnych tego samego wydatku

w ramach dwóch różnych projektów,— refundowanie poniesionego podatku VAT, a następnie odzyskanie

tego podatku zgodnie z ustawą o VAT,— zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej,

a następnie refundowanie kosztów amortyzacji tego środka trwałego w ramach funduszy unijnych.

20) POZR — podmiot odpowiedzialny za realizację — publiczny podmiot (JST, Związek JST oraz inny podmiot wskazany we wniosku o dofinansowanie) odpowiedzialny za przeprowadzenie przetargów i podpisywanie kontrak-tów oraz ich realizację. Często jest on jednocześnie beneficjentem. Jeżeli nie wskazano inaczej, tylko ten podmiot ponosi wydatki kwalifikowane. Za POZR należy rozumieć również podmiot niebędący beneficjentem, który jest odpowiedzialny za realizację projektu, np.: spółka wodno-ściekowa. Każda zmiana POZR powinna być zatwierdzona przez KE.

21) Projekt — przedsięwzięcie realizowane w ramach działania, będące przedmiotem umowy o dofinansowanie projektu między beneficjen-tem a instytucją zarządzającą, instytucją wdrażającą albo działającą w imieniu instytucji zarządzającej instytucją pośredniczącą, albo de-cyzji podjętej odpowiednio przez właściwego ministra, jeśli pełni funk-cję instytucji zarządzającej albo instytucji pośredniczącej, albo przez wojewodę, jeśli pełni funkcję instytucji pośredniczącej lub współfinan-sowane ze środków pochodzących z Funduszu Spójności lub funduszy strukturalnych. Najmniejsza dająca się wyodrębnić jednostka stano-wiąca przedmiot pomocy.

22) Publiczne środki krajowe — środki finansowe pochodzące z budżetu państwa oraz państwowych funduszy celowych, środki budżetowe jed-nostek samorządu terytorialnego, środki innych jednostek sektora fi-nansów publicznych, także inne środki jednostek oraz form organiza-cyjno-prawnych sektora finansów publicznych.

23) Raport końcowy/Sprawozdanie końcowe — raport dotyczący wdraża-nej pomocy, który powinien być przedłożony w ciągu sześciu miesięcy od ostatniej płatności dokonanej przez instytucję płatniczą, zawierają-cy informację nt. postępu osiągniętego w odniesieniu do spójności go-spodarczej i społecznej oraz wkładu funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności, Europejskiego Banku Inwestycyjnego i innych instrumentów finansowych w tym zakresie.

24) Raport końcowy/Sprawozdanie końcowe — raport dotyczący wdraża-nej pomocy, który powinien być przedłożony w ciągu sześciu miesięcy od ostatniej płatności dokonanej przez instytucję płatniczą, zawierają-cy informację nt. postępu osiągniętego w odniesieniu do spójności go-sp

Polityka rachunkowości projektów dofinansowanych z...

Documents

Transcript of Polityka rachunkowości projektów dofinansowanych z...