Realizacja procesów logistyki zaopatrzenia z zastosowaniem ...m8.mech.pk.edu.pl/~szkoda/pdf/80....

9
10343 SZKODA Maciej 1 Realizacja procesów logistyki zaopatrzenia z zastosowaniem systemu SAP ERP WSTĘP Współcześnie realizowana logistyka opiera się na zintegrowanych systemach informatycznych i bez nich byłaby niewydolna. Systemy te w znacznym stopniu wpływają na jakość i efektywność procesów logistycznych zarówno w dużych jak i małych przedsiębiorstwach. Umożliwiają planowanie, koordynowanie, kontrolowanie przepływów logistycznych, związanych z przepływem materiałów, finansów i informacji w całym łańcuchu dostaw. Typowe funkcje systemów informatycznych w obszarze logistyki obejmują zaopatrzenie, gospodarkę magazynową, planowanie produkcji, sprzedaż i dystrybucję oraz remonty i utrzymanie ruchu [15]. W przypadku prostych systemów oznacza to możliwość ilościowego i wartościowego rozliczania magazynu oraz ewidencję analityczną zakupów i sprzedaży. Bardziej zaawansowane systemy tej klasy wspomagają planowanie zapasów, harmonogramowanie operacji związanych z produkcją, planowanie popytu na podstawie aktualnych wyników sprzedaży. Pozwala to na efektywne zarządzanie przestrzenią magazynową, optymalizację wykorzystania środków transportowych i wielkości zamawianych partii towarów [4, 5]. 1 LOGISTYKA ZAOPATRZENIA I ZINTEGROWANE SYSTEMY INFORMATYCZNE Rozwój gospodarczy oraz postępująca globalizacja przyczyniły się do szeregu zmian w sferze zaopatrzenia. Zaostrzyła się konkurencja, na rynku pojawiło się więcej firm oferujących podobne dobra i usługi. Wzrosły również wymagania klientów, którzy stali się bardziej wymagający. Przedsiębiorcy zaczęli poszukiwać nowych rozwiązań zapewniających wysoką pozycję na rynku. Dzięki postępom technologicznym nastąpił wzrost komputeryzacji, co umożliwiło wykorzystanie nowoczesnych technik informatycznych w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Zmianie uległo również samo podejście przedsiębiorców do zagadnień związanych z procesem zaopatrzenia. Znowelizowana została także interpretacja pojęcia zaopatrzenia [9]. Kiedyś poprzez zaopatrzenie rozumiano pozyskiwanie materiałów potrzebnych przedsiębiorstwu zgodnie z wymogami odbiorcy. W dzisiejszych czasach definicja zaopatrzenia jest znacznie szersza i oznacza „zespół działań, które są niezbędne do nabycia materiałów potrzebnych dla zapewnienia działalności przedsiębiorstwa przy uwzględnieniu wszystkich czynników mających wpływ na racjonalizację procesu zaopatrzenia” [1]. Logistyka zaopatrzenia to system logistyczny związany z rynkiem. Stanowi ona połączenie między logistyką dystrybucji dostawców i logistyką produkcji w przedsiębiorstwie. Przedmiotem logistyki zaopatrzenia są towary (surowce, materiały pomocnicze, eksploatacyjne, części z zakupu i towary nabywane w handlu), które należy udostępnić (przygotować) przedsiębiorstwu, zgodnie z jego zamówieniem i zapotrzebowaniem [8].W zakresie działania logistyki zaopatrzenia jest nie tylko zakup materiałów czy elementów do produkcji, ale także ich transport i magazynowanie przy minimalnych kosztach. Logistyka zaopatrzenia jest więc systemem celowym, który działa w szerokim zakresie, od rynku dostawców do rynków zbytu, i bazuje na zintegrowanej koncepcji pozyskiwania potrzebnych materiałów we właściwej ilości i asortymencie, o właściwej jakości i cenie, we właściwym miejscu i czasie [2, 14]. By logistyka zaopatrzenia mogła zagwarantować sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa muszą być spełnione trzy warunki [9]: dostawy zaopatrzeniowe muszą być kompletne i spełniać standardy jakościowe, 1 Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki w Krakowie, Wydział Mechaniczny; 31-864 Kraków; al. Jana Pawła II 37. Tel. + 48 374 35 12, Fax: + 48 374 35 12, [email protected]

Transcript of Realizacja procesów logistyki zaopatrzenia z zastosowaniem ...m8.mech.pk.edu.pl/~szkoda/pdf/80....

Page 1: Realizacja procesów logistyki zaopatrzenia z zastosowaniem ...m8.mech.pk.edu.pl/~szkoda/pdf/80. artykuł MSzkoda LOGISTYKA 6_2014... · Logistyka zaopatrzenia to system logistyczny

10343

SZKODA Maciej1

Realizacja procesów logistyki zaopatrzenia z zastosowaniem systemu SAP ERP

WSTĘP

Współcześnie realizowana logistyka opiera się na zintegrowanych systemach informatycznych i

bez nich byłaby niewydolna. Systemy te w znacznym stopniu wpływają na jakość i efektywność

procesów logistycznych zarówno w dużych jak i małych przedsiębiorstwach. Umożliwiają

planowanie, koordynowanie, kontrolowanie przepływów logistycznych, związanych z przepływem

materiałów, finansów i informacji w całym łańcuchu dostaw. Typowe funkcje systemów

informatycznych w obszarze logistyki obejmują zaopatrzenie, gospodarkę magazynową, planowanie

produkcji, sprzedaż i dystrybucję oraz remonty i utrzymanie ruchu [15]. W przypadku prostych

systemów oznacza to możliwość ilościowego i wartościowego rozliczania magazynu oraz ewidencję

analityczną zakupów i sprzedaży. Bardziej zaawansowane systemy tej klasy wspomagają planowanie

zapasów, harmonogramowanie operacji związanych z produkcją, planowanie popytu na podstawie

aktualnych wyników sprzedaży. Pozwala to na efektywne zarządzanie przestrzenią magazynową,

optymalizację wykorzystania środków transportowych i wielkości zamawianych partii towarów [4, 5].

1 LOGISTYKA ZAOPATRZENIA I ZINTEGROWANE SYSTEMY INFORMATYCZNE

Rozwój gospodarczy oraz postępująca globalizacja przyczyniły się do szeregu zmian w sferze

zaopatrzenia. Zaostrzyła się konkurencja, na rynku pojawiło się więcej firm oferujących podobne

dobra i usługi. Wzrosły również wymagania klientów, którzy stali się bardziej wymagający.

Przedsiębiorcy zaczęli poszukiwać nowych rozwiązań zapewniających wysoką pozycję na rynku.

Dzięki postępom technologicznym nastąpił wzrost komputeryzacji, co umożliwiło wykorzystanie

nowoczesnych technik informatycznych w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Zmianie uległo również

samo podejście przedsiębiorców do zagadnień związanych z procesem zaopatrzenia. Znowelizowana

została także interpretacja pojęcia zaopatrzenia [9]. Kiedyś poprzez zaopatrzenie rozumiano

pozyskiwanie materiałów potrzebnych przedsiębiorstwu zgodnie z wymogami odbiorcy. W

dzisiejszych czasach definicja zaopatrzenia jest znacznie szersza i oznacza „zespół działań, które są

niezbędne do nabycia materiałów potrzebnych dla zapewnienia działalności przedsiębiorstwa przy

uwzględnieniu wszystkich czynników mających wpływ na racjonalizację procesu zaopatrzenia” [1].

Logistyka zaopatrzenia to system logistyczny związany z rynkiem. Stanowi ona połączenie między

logistyką dystrybucji dostawców i logistyką produkcji w przedsiębiorstwie. Przedmiotem logistyki

zaopatrzenia są towary (surowce, materiały pomocnicze, eksploatacyjne, części z zakupu i towary

nabywane w handlu), które należy udostępnić (przygotować) przedsiębiorstwu, zgodnie z jego

zamówieniem i zapotrzebowaniem [8].W zakresie działania logistyki zaopatrzenia jest nie tylko zakup

materiałów czy elementów do produkcji, ale także ich transport i magazynowanie przy minimalnych

kosztach. Logistyka zaopatrzenia jest więc systemem celowym, który działa w szerokim zakresie, od

rynku dostawców do rynków zbytu, i bazuje na zintegrowanej koncepcji pozyskiwania potrzebnych

materiałów we właściwej ilości i asortymencie, o właściwej jakości i cenie, we właściwym miejscu i

czasie [2, 14].

By logistyka zaopatrzenia mogła zagwarantować sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa muszą

być spełnione trzy warunki [9]:

– dostawy zaopatrzeniowe muszą być kompletne i spełniać standardy jakościowe,

1Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki w Krakowie, Wydział Mechaniczny; 31-864 Kraków; al. Jana Pawła II 37. Tel. + 48 374 35 12, Fax:

+ 48 374 35 12, [email protected]

Page 2: Realizacja procesów logistyki zaopatrzenia z zastosowaniem ...m8.mech.pk.edu.pl/~szkoda/pdf/80. artykuł MSzkoda LOGISTYKA 6_2014... · Logistyka zaopatrzenia to system logistyczny

10344

– musi być utrzymana rytmiczność dostaw oraz muszą być one dostarczane w określonym terminie,

nie może dojść do sytuacji opóźnień,

– musi być zagwarantowana sprawność i niezawodność łańcucha dostaw.

Zapewnienie tych warunków jest możliwe dzięki zastosowaniu zintegrowanych systemów

informatycznych wspomagających wszystkie działania w procesie zaopatrzenia. Koncepcja systemów

zintegrowanych powstała w latach 50 ubiegłego wieku, lecz dopiero w latach 90, w warunkach

powszechności sieci komputerowych oraz współpracy środowisk sprzętowo-programowych, zaczęto

stosować zintegrowane systemy informatyczne [3, 6, 7]. Określenie „zintegrowany” odnosi się do

modułowej budowy systemu, który obsługuje wszystkie obszary działalności firmy: finanse,

kontroling, produkcję, kadry oraz logistykę.

Zapotrzebowanie informacyjne w logistyce wymaga pozyskiwania informacji

z wielu różnych działów w przedsiębiorstwie. Aby uzyskiwanie oraz wykorzystywanie tych

informacji było efektywne, czy wręcz możliwe, systemy te powinny być trwale ze sobą zintegrowane.

W praktyce efektem działań integracyjnych w tym wymiarze jest funkcjonalna całość, określana

pojęciem zintegrowany system informatyczny logistyki. Systemy te charakteryzują takie cechy jak:

dostęp do wszystkich oferowanych funkcji niezależnie od miejsca korzystania z systemu,

ujednolicony interfejs użytkownika, jednokrotne wprowadzanie danych i automatyczną ich

dostępność w całym systemie [3].

Przykładem zintegrowanego systemu informatycznego w pełni wspomagającego procesy

logistyczne jest system SAP ERP. System SAP jest w pełni zintegrowaną aplikacją światowej klasy

spełniającą główne wymagania biznesowe średnich oraz dużych firm ze wszystkich branż i sektorów

rynku. System obsługuje szerokie spektrum procesów biznesowych. Ułatwia firmom prowadzenie

operacji finansowych, zarządzanie kadrami, realizację zadań związanych z logistyką, projektowanie i

wytwarzanie produktów, a także sprzedaż i serwisowanie. Wszystkie te działania wspiera poprzez

funkcjonalność wykonywania analiz, usług korporacyjnych oraz świadczenia usług użytkownikom

końcowym [11, 13]. W pracy przedstawiono wybrane operacje logistyki zaopatrzenia realizowane za

pomocą efektywnych narzędzi gospodarki materiałowej systemu SAP ERP(moduł MM Materials

Management).

2 STRUKTURY ORGANIZACYJNE W LOGISTYCE ZAOPATRZENIA SAP ERP

Jednostki organizacyjne w systemie SAP umożliwiają odzwierciedlenie złożonej prawnej i

organizacyjnej struktury występującej w rzeczywistym przedsiębiorstwie. Różne obszary

funkcjonalne systemu mogą być połączone poprzez jednostki organizacyjne w celu utworzenia

zintegrowanej struktury przedsiębiorstwa. Część jednostek organizacyjnych np.: mandat, jednostka

gospodarcza, zakład czy skład wykorzystywane są w różnych obszarach funkcjonalnych. Pozostałe

jednostki definiowane są w konkretnym module i wykorzystywane są wyłącznie do odwzorowania

procesów gospodarczych zachodzących w danym obszarze np.: dział sprzedaży, kanał dystrybucji,

dział zaopatrzenia, punkt zaopatrzeniowy, punkt wysyłkowy i inne [10, 12].

Poniżej opisano wybrane, najważniejsze jednostki organizacyjne wykorzystywane w procesach

logistyki zaopatrzenia. Na rysunku 1 przedstawiono natomiast uproszczoną strukturę organizacyjną w

logistyce zaopatrzenia SAP ERP.

Page 3: Realizacja procesów logistyki zaopatrzenia z zastosowaniem ...m8.mech.pk.edu.pl/~szkoda/pdf/80. artykuł MSzkoda LOGISTYKA 6_2014... · Logistyka zaopatrzenia to system logistyczny

10345

Rys. 1. Uproszczona struktura organizacyjna w logistyce zaopatrzenia SAP ERP

Mandant jest najwyższą jednostką organizacyjną. Odpowiada grupie przedsiębiorstw, koncernowi

z wieloma oddziałami. Wszelkie dane są zarządzane w systemie na poziomie mandanta, choć

najczęściej także na niższych poziomach struktury organizacyjnej (opisanych poniżej), np. adresy

klientów są zarządzane na poziomie mandanta.

Jednostka gospodarcza jest niezależną finansowo jednostką mającą osobowość prawną. Jest ona

centralnym elementem organizacyjnym rachunkowości finansowej. Na poziomie jednostki

gospodarczej dokonywany jest zapis wszystkich podlegających księgowaniu operacji oraz tworzenie

wszystkich wykazów dla indywidualnego sprawozdania finansowego, takich jak: bilans czy rachunek

zysków i strat. Jednostką gospodarczą może być np.: przedsiębiorstwo wchodzące w skład koncernu

lub spółka zależna.

Zakład ogrywa kluczową rolę w logistyce. Zakład może reprezentować wiele jednostek w ramach

przedsiębiorstwa, takich jak:

– miejsce produkcji,

– centrum dystrybucji,

– regionalne biuro sprzedaży,

– główna siedziba przedsiębiorstwa,

– lokalizacja funkcjonalna.

W ramach planowania i kontroli produkcji zakład jest postrzegany jako centralna jednostka

organizacyjna. Zakład jest jednostką używaną w MRP i gospodarce zapasami, przez co stanowi

najważniejszą jednostkę organizacyjną w ramach gospodarki materiałowej. Zakład jest przypisany

dokładnie do jednej jednostki gospodarczej, tym samym można niezależnie zarządzać zapasami i ich

wartościami w poszczególnych przedsiębiorstwach.

Skład jest oznaczeniem miejsca, gdzie są przechowywane materiały. Zapasy mogą być zarządzane

i planowane (MRP) z uwzględnieniem różnych składów istniejących w zakładzie.

Dział zaopatrzenia jest jednostka organizacyjną, która nabywa materiały lub usługi oraz negocjuje

z dostawcami ogólne warunki zakupu. Jest odpowiedzialny za nabycie materiałów i usług dla

zakładów, do których został przydzielony. Zaopatrzenie można uwzględnić w strukturze

przedsiębiorstwa poprzez odpowiednie przypisanie działu zaopatrzenia do jednostki gospodarczej i

zakładów. System może być tak skonfigurowany, aby wspomagał działania związane z

zaopatrzeniem. W przypadku gdy zaopatrzenie zorganizowane jest centralnie, dział zaopatrzenia jest

jednoznacznie przypisany do jednostki gospodarczej. Tego typu rozwiązanie może być przydatne na

przykład w przedsiębiorstwie ze scentralizowanymi procesami zaopatrzeniowymi, w których

pojedynczy dział zaopatrzenia jest odpowiedzialny za różne zakłady w ramach grupy kapitałowej.

System wspomaga także zdecentralizowane zaopatrzenie, czyli takie, w którym różne działy są

Mandant

Jednostka gospodarcza

Zakład

Dział zaopatrzenia

Grupa zaopatrzeniowa

GBI

Skład

Punkt zaopatrzeniowy

SP00

DL00 HI00

US00

HB00

DE00

ZO01 ZO00 UE00

001 002

Page 4: Realizacja procesów logistyki zaopatrzenia z zastosowaniem ...m8.mech.pk.edu.pl/~szkoda/pdf/80. artykuł MSzkoda LOGISTYKA 6_2014... · Logistyka zaopatrzenia to system logistyczny

10346

odpowiedzialne za przypisane im jednostki gospodarcze i zakłady. Połączenie różnych działów

zaopatrzeniowych oraz określonych zakresów odpowiedzialności jest także możliwe dzięki

zastosowaniu mechanizmu referencji. Zapewnia on możliwość przypisywania działom większej liczby

czynników warunkujących ich działanie [16].

Grupa zaopatrzeniowa jest to osoba (lub grupa osób) odpowiedzialna za zadania operacyjne

związane z zaopatrzeniem.

3 PROCES ZAOPATRZENIA W SAP ERP

Typowy proces zaopatrzenia w systemie SAP, przedstawiony na rysunku 2,rozpoczyna się od

ustalenia zapotrzebowań, a kończy na przetwarzaniu faktury od dostawcy materiału. Ostateczna

realizacja płatności odbywa się w rachunkowości finansowej [12].

Rys. 2. Proces zaopatrzenia w SAP ERP.

Zgłoszenie zapotrzebowania – upoważnieni pracownicy danego działu mogą przekazać

informacje o zapotrzebowaniu na materiały za pomocą zgłoszenia zapotrzebowania. Jeżeli w

rekordzie danych podstawowych materiału ustalona jest procedura MRP dla materiału, system może

automatycznie utworzyć zgłoszenie zapotrzebowania.

Określenie źródła dostaw – pracownik działu zaopatrzenia podczas określania możliwych źródeł

dostaw może skorzystać z propozycji wygenerowanych przez system. Jedną z możliwości ustalania

źródła dostaw jest tworzenie zapytań ofertowych a następnie wprowadzanie ofert.

Wybór dostawcy – system ułatwia wybór dostawcy poprzez porównanie cen z różnych ofert.

Powiadomienia o odrzuceniu oferty wysyłane są automatycznie.

Tworzenie zamówienia – zamówienie przekazywane dostawcy jest formalnym zgłoszeniem

potrzeby przygotowania określonych materiałów lub usług przy spełnieniu określonych warunków.

Zamówienie może być tworzone z referencją do zgłoszenia zapotrzebowania, zapytania ofertowego

lub innego zamówienia. Przy wprowadzaniu zamówienia system proponuje użytkownikowi dane

domyślne dotyczące dostawcy i materiału jak: adres dostawcy, warunki płatności, warunki Incoterms,

grupa materiałowa, krótki tekst materiału itp.

Monitorowanie zamówienia – pracownik działu zaopatrzenia może kontrolować aktualny status

przetwarzania zamówienia. Może on np.: stwierdzić, czy nastąpiło przyjęcie materiałów lub faktury w

odniesieniu do odpowiedniej pozycji zamówienia. System wspomaga również procedury monitowania

i przypominania dostawcom o zaległych dostawach.

Przyjęcie materiałów – podczas księgowania przyjęcia materiałów do magazynu tworzony jest

dokument materiałowy, który zawiera m.in. informacje o dostarczonym materiale i jego ilości.

Ponadto określany jest skład, w którym powinien być umieszczony materiał. Przy wprowadzaniu

Tworzenie zamówienia

Zgłoszenie zapotrzebowania

Przyjęcie materiałów

Przetwarzaniefaktury

Gospodarka Materiałowa

Realizacja płatności

Wybór dostawcy

Określenie źródła dostaw

Monitorowanie zamówienia

Page 5: Realizacja procesów logistyki zaopatrzenia z zastosowaniem ...m8.mech.pk.edu.pl/~szkoda/pdf/80. artykuł MSzkoda LOGISTYKA 6_2014... · Logistyka zaopatrzenia to system logistyczny

10347

przyjęcia materiałów z referencją do zamówienia system może proponować dane z zamówienia.

Ułatwia to zarówno wprowadzanie dokumentu, jaki kontrolę dostawy zniżonej lub zawyżonej.

Poprzez realizację dostawy aktualizowana jest automatycznie historia zamówienia. Opóźnione

dostawy mogą być monitowane przez dział zaopatrzenia.

Przetwarzanie faktury – etap, który kończy proces zaopatrzenia w Gospodarce materiałowej.

Podczas wprowadzania faktury z referencją do zamówienia system proponuje dane z zamówienia i

przyjęcia materiałów, np.: dostawcę, materiał, ilość do zafakturowania, warunki płatności itd. Faktury

dostawców są sprawdzane pod względem rachunkowej i rzeczowej zgodności. W przypadku odchyleń

między zamówieniem lub przyjęciem materiałów i fakturą system ostrzega użytkownika oraz blokuje

płatność faktury. Do zadań w zakresie sprawdzania faktury nie należy kontrola płatności lub analiza

faktur. Podczas sprawdzania faktury tworzone jest połączenie między Gospodarką materiałową i

Rachunkowością finansową. Proces przetwarzania faktury kończy jej zaksięgowanie.

Realizacja płatności – zatwierdzenie płatności dotyczące zobowiązań wobec dostawców. Płatność

następuje w module Rachunkowości finansowej (FI).

Poza wyżej opisanym typowym procesem zaopatrzenia, w systemie realizowane są także liczne

inne specjalne procesy nabycia m.in. [12]:

– przesunięcia magazynowe: materiały są pozyskiwane o dostarczane w ramach jednego

przedsiębiorstwa. Zakład, który potrzebuje materiałów składa zlecenie wewnętrzne w innym

zakładzie, który może te materiały dostarczyć;

– podwykonawstwo: przedsiębiorstwo zamawia materiał od dostawcy zewnętrznego i dostarcza

dostawcy (tzn. podwykonawcy) niektóre lub wszystkie składniki niezbędne do produkcji

materiału;

– konsygnacja dostawcy: dostawca dostarcza materiał, który przedsiębiorstwo przechowuje, ale nie

dokonuje za niego zapłaty. Dostawca pozostaje właścicielem materiału do momentu wydania ze

składu konsygnacyjnego. Wtedy powstaje zobowiązanie wobec dostawcy, które rozlicza się

zgodnie z ustalonymi okresami.

4 PROSTY PROCES NABYCIA W SAP ERP

Prosty proces nabycia składa się z trzech etapów: tworzenia zamówienia, przyjęcia materiałów i

przyjęcia faktury (rys. 3).

Rys. 3. Proces nabycia w SAP ERP

Zamówienie jest skierowanym do dostawcy formalnym żądaniem dostarczenia materiałów zgodnie

z warunkami w zamówieniu. Przyjęcie materiałów i faktury są wykonywane na podstawie

zamówienia. Tworzenie zamówienia może poprzedzać tworzenie zgłoszeń zapotrzebowania i

ustalanie źródła dostaw w zapytaniu ofertowym lub ofercie (rys. 4).

Tworzenie zamówienia

Przyjęcie materiałów

Przetwarzaniefaktury

TransakcjaMIRO

TransakcjaMIGO

Transakcja

ME21N

Page 6: Realizacja procesów logistyki zaopatrzenia z zastosowaniem ...m8.mech.pk.edu.pl/~szkoda/pdf/80. artykuł MSzkoda LOGISTYKA 6_2014... · Logistyka zaopatrzenia to system logistyczny

10348

Rys. 4. Koncepcja tworzenia zamówienia

Aby utworzyć nowe zamówienie na materiał magazynowy należy:

– wybrać rodzaj zamówienia;

– określić dostawcę, u którego ma zostać złożone zamówienie;

– określić zakład, dział zaopatrzenia i grupę zaopatrzeniową odpowiedzialną za realizację

zamówienia.

Widok transakcji ME21N CreatePurchase Orderdo tworzenia zamówienia oraz podgląd

utworzonego dokumentu przedstawiono na rysunku 5. Podczas tworzenia zamówienia system

podpowiada wartości domyślne. Dane są pobierane z odpowiednich rekordów danych podstawowych

lub referencyjnych dokumentów zaopatrzenia. Przykładowo, system sugeruje adres zamówienia, jak

również warunki płatności i dostawy (Incoterms).Transakcje tworzenia, zmiany lub wyświetlania

zamówienia (ME21N, ME22N, ME23N) są transakcjami jednoekranowymi. Ekran transakcji jest

podzielony na cztery obszary:

– dane nagłówka – nagłówek dokumentu zawiera informacje odnoszące się do całego zamówienia

jak walutę, datę dokumentu, warunki płatności;

– przegląd pozycji – tutaj możliwe jest wprowadzanie pozycji z najbardziej istotnymi danymi, np.:

materiał, ilość, data dostawy, cena i miejsce dostawy;

– szczegóły pozycji– cześć dotycząca szczegółowych, dodatkowych danych poszczególnych

pozycji, takie jak informacje tekstowe, specyfikacje dekretacji i potwierdzenia;

– przegląd dokumentów – w przeglądzie dokumentów możliwe jest wyświetlanie różnych

dokumentów zaopatrzenia jak: zamówień, zapytań ofertowych czy zgłoszeń zapotrzebowania.

Rys. 5. Transakcja ME21N do tworzenia zamówienia oraz podgląd utworzonego dokumentu

Jeśli w procesie zaopatrzenia występują dokumenty poprzedzające zamówienie np.: zgłoszenie

zapotrzebowania, zapytania ofertowe, kontrakt, należy utworzyć zamówienie z referencją do jednego

z tych dokumentów. W takim przypadku dane pozycji i wszystkie istniejące dane nagłówka są

Zaopatrzenie

Inny zakład

Dostawca

Dane podstawowe

Bez referencji

Page 7: Realizacja procesów logistyki zaopatrzenia z zastosowaniem ...m8.mech.pk.edu.pl/~szkoda/pdf/80. artykuł MSzkoda LOGISTYKA 6_2014... · Logistyka zaopatrzenia to system logistyczny

10349

kopiowane z dokumentu referencyjnego do zamówienia. Redukuje to nakłady czasu na wprowadzanie

danych oraz zmniejsza liczbę ewentualnych błędów wynikających z mylnych wpisów. Istnieje także

możliwość istniejącego zamówienia jako wzorca [16].

Drugim etapem prostego procesu nabycia jest przyjęcie materiałów na skutek wcześniejszego

wysłania zamówienia do dostawcy (rys. 6). Podczas przetwarzania przyjęcie materiałów (transakcja

MIGOGoodsReceiptPurchase Order sprawdzane jest czy:

– dostarczono właściwy materiał,

– dostarczono właściwą ilość, lub czy nie wystąpił niedobór/nadmiar dostawy,

– dla towarów nietrwałych nie upłynął okres ważności.

Rys. 6. Przyjęcie materiałów do zamówienia

Zaksięgowanie przyjęcia materiałów powoduje:

– utworzenie dokumentu materiałowego, który zawiera informację co zostało przyjęte (numer

materiału w systemie), w jakiej ilości, do którego zakładu i magazynu, kto dokonał przyjęcia,

numer zamówienia i pozycji w zamówieniu;

– utworzenie dokumentu księgowego, który zawiera szczegóły skutków księgowych ruchu

materiałowego;

– aktualizację ilości materiału dostępnych w magazynie;

– aktualizację wartości zapasów przyjmowanego materiału;

– aktualizację statusu zamówienia;

– możliwość wygenerowania etykiet informacyjnych na jednostki ładunkowe.

Prosty proces nabycia kończy się wprowadzaniem faktury dostawcy - transakcja MIRO

EnterIncomingInvoice. Funkcje tę wykorzystuje się do sprawdzania faktur pod względem

poprawności arytmetycznej oraz w celu upewnienia się, że dostawca obciąża nas za właściwy materiał

lub usługę po odpowiedniej cenie. Gdy księgowana jest faktura, dane z faktury zapamiętywane są w

systemie i generowany jest zarówno dokument fakturowania jak i dokument księgowy (rys. 7).

System aktualizuje dane w Gospodarce materiałowej i w Rachunkowości finansowej.

Rys. 7. Przyjęcie faktury od dostawcy

Zamówienie45......01

Dostawca

Potwierdzenie dostawy

Dostawa przychodząca

Przyjęcie materiałów

Przetwarzaniefaktury

Dane podstawowe

Page 8: Realizacja procesów logistyki zaopatrzenia z zastosowaniem ...m8.mech.pk.edu.pl/~szkoda/pdf/80. artykuł MSzkoda LOGISTYKA 6_2014... · Logistyka zaopatrzenia to system logistyczny

10350

Jeśli pomiędzy zamówieniem lub przyjęciem materiałów i fakturą istnieją różnice cenowe lub

ilościowe, system odpowiednio ostrzega użytkownika, i w zależności od ustawień systemowych

blokuje fakturę, aby nie mogła zostać zapłacona.

PODSUMOWANIE

Proces zaopatrzenia stanowi jeden z kluczowych elementów całego łańcucha logistycznego. To na

tym etapie zaczyna się przepływ materiałów i niezbędne jest wspomaganie go nowoczesnymi

technikami informatycznymi. Zintegrowany system informatyczny SAP ERP, poprzez SAP MM -

SAP Materials Management, wspomagający wszystkie działania w zaopatrzeniu w sposób istotny

wpływa na funkcjonowanie przedsiębiorstwa na rynku. System umożliwia obniżenie kosztów

zaopatrzenia i współpracy z dostawcami, a także podniesienie efektywności gospodarki zapasami w

przedsiębiorstwie. SAP ERP wspiera też w optymalnym doborze dostawców i sposobu realizacji

dostaw. Z kolei, rozwiązania handlu elektronicznego umożliwiają usprawnienie i redukcję kosztów

komunikacji współpracy z dostawcami.

Streszczenie

W pracy na przykładzie systemu SAP ERP przedstawiono możliwości zastosowania systemu

informatycznego do realizacji wybranych procesów gospodarczych związanych z logistyką zaopatrzenia.

Opisano typowy proces zaopatrzenia w systemie SAP, uwzględniający następujące etapy: zgłoszenie

zapotrzebowania, określenie źródła dostaw, wybór dostawcy, tworzenie zamówienia, monitorowanie

zamówienia, przyjęcie materiałów, przetwarzanie faktury i realizację płatności. Omówiono kluczowe poziomy

organizacyjne stosowane do odwzorowania struktury organizacyjnej w logistyce zaopatrzenia oraz opisano

tworzenie zamówienia.

Realization processes of procurement logistics with the use of SAP ERP system

Abstract

The article on the example of SAP ERP system presents usage potential of IT system to realization of chosen

economic processes connected with procurement logistics. A typical procurement process in SAP has been

described. The process includes the following stages: determination of requirements, determination of source

of supply, vendor selection, purchase order handling, purchase order monitoring, goods receipt, invoice

verification, payment processing. Enterprise structure in procurement logistics has been described as well as

creating of purchases order.

BIBLIOGRAFIA

1. Bendkowski J. Logistyka zaopatrzenia w przedsiębiorstwie. Wyd. Politechniki Śląskiej, Gliwice

2005.

2. Gajewska T. Ocena poziomu świadomości przedstawicieli przedsiębiorstw (usługodawców i

usługobiorców) w zakresie kryteriów wyboru usług logistycznych. Rola informatyki w naukach

ekonomicznych i społecznych. Innowacje i implikacje interdyscyplinarne, Kielce 2013, s. 201-

211.

3. Lech P. Zintegrowane systemy zarządzania ERP/ERP II. Wykorzystanie w biznesie, wdrażanie.

Wydawnictwo Difin, Warszawa, 2002.

4. Lorenc A. Planowanie rozmieszczania produktów w magazynie – najnowsze rozwiązania i trendy

rozwojowe, Logistyka 3/2014, Poznań, 2014.

5. Lorenc A., Kaczor G. Zwiększenie efektywności procesu kompletacji zamówień w wyniku

optymalizacji rozmieszczenia produktów w magazynie z uwzględnieniem ich częstotliwości

pobrań oraz gramatury. Logistyka, 5/2012, s. 41-45.

6. Majewski J. Informatyka dla logistyki. Biblioteka Logistyka, Instytut Logistyki i

Magazynowania, Poznań 2002.

7. Mazzullo J., Wheatley P. SAP R/3 Podręcznik użytkownika. Helion, 2006.

Page 9: Realizacja procesów logistyki zaopatrzenia z zastosowaniem ...m8.mech.pk.edu.pl/~szkoda/pdf/80. artykuł MSzkoda LOGISTYKA 6_2014... · Logistyka zaopatrzenia to system logistyczny

10351

8. PfohlH.C. Zarządzanie logistyką. Funkcje i instrumenty. Zastosowanie koncepcji logistyki w

przedsiębiorstwie i w stosunkach między przedsiębiorstwami, Bibliotek Logistyka, Poznań 1998

9. Piocha S., Dyczkowska J. Zarządzanie łańcuchem dostaw-logistyka zaopatrzenia, Logistyka,

5/2012, s. 733-740.

10. SAP: LO150 Procesy w Sprzedaży i dystrybucji, Materiały szkoleniowe, 2004.

11. SAP: SAP ERP Przegląd rozwiązania. Materiały reklamowe, 2009.

12. SCM 500 Procesy w nabyciu, Materiały szkoleniowe SAP, 2006.

13. Simha R. Magal, Jeffrey Word: Integrated Business Processes with ERP Systems, WilleyPLUS,

2011.

14. Słowiński B. Wprowadzenie do logistyki. Wyd. Uczelniane Politechniki Koszalińskiej, Koszalin

2008.

15. Szkoda M. Realizacja procesów logistyki dystrybucji z zastosowaniem systemu SAP ERP.

Logistyka, 5/2013, s. 186-189.

16. Szkoda M. Zintegrowane systemy informatyczne w logistyce – SAP R/3. Skrypt uczelniany,

Wyd. Politechniki Krakowskiej, Kraków 2010.

Prezentowane wyniki badań zostały zrealizowane w ramach

projektu EUREKA E!6726 LOADFIX dofinansowanego

ze środków Narodowego Centrum Badań i Rozwoju