REALIZACJA BUDŻETU OBYWATELSKIEGO W CHORZOWIERaport z monitoringu

Opracowanie: Grzegorz Wójkowski

Stowarzyszenie Aktywności Obywatelskiej Bona FidesKatowice, grudzień 2015

Kontakt do realizatora projektu:Stowarzyszenie Aktywności Obywatelskiej Bona Fidese-mail: biuro@bonafides.pladres: ul. Warszawska 19 (pierwsze piętro), 40-009 Katowicetel/fax: +48 32 203 12 18strona internetowa: http://bonafides.pl

Partnerem w projekcie jest Spółdzielnia Kooperatywa Pozarządowa w Warszawie

Kontakt do autora raportuGrzegorz Wójkowski e-mail: grzegorz@bonafides.pl

Raport podlega licencji Creative Commons Uznanie Autorstwa – na tych samych warunkach 3.0 Polska https://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/pl/

Raport powstał w ramach projektu:

Projekt jest współfinansowany z Funduszy EOG w ramach programu Obywatele dla Demokracji

Spis treści:

Wstęp..........................................................................................................................................41. Tworzenie procedury budżetu obywatelskiego.........................................................42. System informowania o budżecie obywatelskim........................................................53. Przygotowanie i zgłaszanie projektów...........................................................................54. Weryfikacja projektów........................................................................................................65. Wybór projektów..................................................................................................................76. Realizacja projektów...........................................................................................................87. Ewaluacja budżetu obywatelskiego...............................................................................8Podsumowanie........................................................................................................................9Metodologia.............................................................................................................................9

4

Wstęp

Niniejszy raport stanowi wynik monitoringu przeprowadzonego w okresie od kwietnia do listopada 2015 r. w Urzędzie Miasta Chorzów, zrealizowanego przez Stowarzyszenie Aktywności Obywatelskiej Bona Fides z siedzibą w Katowicach. Badanie było prowadzone w ramach projektu „Skontroluj jak działa budżet obywatelski w twojej gminie”, realizowanego ze środków programu Obywatele dla Demokracji pochodzących z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii w ramach funduszy EOG. Projekt rozpoczął się we wrześniu 2014 r. i potrwa do kwietnia 2016 r.

W ramach monitoringu sprawdzana była procedura regulująca funkcjonowanie budżetu obywatelskiego na terenie Chorzowa oraz sposób jej wdrażania. Uwaga podczas monitoringu skupiona była głównie na trzeciej edycji budżetu realizowanej w 2015 r., choć w niektórych przypadkach analizie poddano także drugą edycję z 2014 r.

1. Tworzenie procedury budżetu obywatelskiego

Najważniejsze spostrzeżenia

• Projekt regulaminu budżetu obywatelskiego tworzony był przez urzędników we współpracy z  przedstawicielami Fundacji Agere Aude. Mieszkańcy czy przedstawiciele innych organizacji pozarządowych nie mieli możliwości uczestnictwa w tych pracach.• Podczas wywiadów przeprowadzonych z przedstawicielką Biura Prasowego Urzędu Miasta Karoliną Skórką oraz członkiem zarządu Fundacji Agere Aude Tomaszem Sobiszem obaj rozmówcy powiedzieli, że fundacja zwróciła się do magistratu z propozycją współpracy przy organizacji całej procedury budżetu obywatelskiego i otrzymała na ten cel pieniądze w ramach tzw. małego grantu. • Tomasz Sobisz w 2014 r. jako szef stowarzyszenia zwykłego Twój Chorzów podpisał porozumienie o współpracy podczas wyborów samorządowych z obecnym prezydentem z ramienia Platformy Obywatelskiej Andrzejem Kotalą i startował do rady miasta z list PO. Te powiązania mogły negatywnie wpłynąć na postrzeganie przez część mieszkańców decyzji urzędu miasta, w związku z którą, jedyną organizacją pozarządową jaka współpracowała z magistratem przy realizacji budżetu obywatelskiego i miała wpływ na jego kształt, była fundacja, w której Sobisz jest wiceprezesem.• Gotowy projekt regulaminu został przyjęty zarządzeniem Prezydenta Miasta i na żadnym etapie nie był poddany konsultacjom społecznym (z wyjątkiem współpracy z w/w fundacją).

Do poprawy

Dobrze, że władze miasta zdecydowały się zaprosić stronę pozarządową do prac nad regulaminem budżetu obywatelskiego. W kolejnych latach należy jednak zaprosić do współpracy większą grupę przedstawicieli strony społecznej. Warto się zastanowić np. nad powołaniem grupy roboczej do spraw opracowania regulaminu, do której zaproszono by nie tylko przedstawicieli organizacji pozarządowych, działających w tym obszarze, ale także autorów projektów we wcześniejszych edycjach budżetu obywatelskiego w mieście.

Jeśli urząd miasta będzie chciał kontynuować współpracę finansową z jakąś organizacją pozarządową przy realizacji budżetu obywatelskiego, to nie powinien, tak jak w tym roku, korzystać z trybu pozakonkursowego (tzw. granty). Należy zorganizować w tym celu otwarty konkurs ofert, w którym będą mogły wystąpić wszystkie zainteresowane podmioty.

5

2. System informowania o budżecie obywatelskim

Najważniejsze spostrzeżenia

• Promocja budżetu obywatelskiego była realizowana w części przez urząd miasta, a w części przez Fundację Agere Aude. Do działań promocyjnych nie zaproszono innych chorzowskich organizacji pozarządowych.• Działania promocyjne prowadzone były różnymi kanałami, w tym m. in. plakaty, ulotki, informacje w gazecie miejskiej, informacje prasowe, strona internetowa czy fanpejdż na portalu Facebook.• W ramach akcji promocyjnej urząd stworzył specjalną stronę internetową poświęconą budżetowi obywatelskiemu w mieście (http://www.chorzow.eu/czym-jest-budzet-partycypacyjny.html), na którą można wejść z głównej witryny magistratu. • Portal budżetu obywatelskiego jest bogatszy w treści niż w roku ubiegłym. W porównaniu z 2014 r. dodano w nim przede wszystkim informacje dotyczące możliwości uzyskania pomocy przy pisaniu wniosków, kontakty do osób zajmujących się procedurą i przykładowy cennik inwestycji. Na portalu brakuje informacji dotyczących projektów, które zostały wybrane do realizacji w ramach budżetu obywatelskiego w poprzednich latach.

Dobre praktyki

Portal internetowy budżetu obywatelskiego jest dla wielu osób najważniejszym źródłem informacji na temat całej procedury. Cieszy więc fakt, że w bieżącym roku był on znacznie bogatszy w treści w porównaniu do roku ubiegłego. Dodano w nim przede wszystkim informacje dotyczące możliwości uzyskania pomocy przy pisaniu wniosków, kontakty do osób zajmujących się procedurą i przykładowy cennik inwestycji.

Do promocji budżetu obywatelskiego wykorzystano różne techniki, głównie internetowe, ale nie tylko. Dzięki temu organizatorzy mogli trafić z przekazem do różnych grup odbiorców, także tych nie korzystających z Internetu.

Do poprawy

W kolejnych latach należy wzbogacić portal internetowy budżetu obywatelskiego o informacje dotyczące projektów wybranych w poprzednich edycjach. Warto także stworzyć zakładkę z prezentacją projektów wybranych do głosowania. Jako dobrą praktykę można polecić stronę internetową w Pszczynie (https://budzet.pszczyna.pl/propozycje-projektow).

Warto w kolejnych edycjach budżetu obywatelskiego włączyć w działania informacyjne także inne organizacje pozarządowe działające w mieście.

3. Przygotowanie i zgłaszanie projektów

Najważniejsze spostrzeżenia

• Tak jak określono w regulaminie, propozycję projektu mogły zgłaszać osoby, które ukończyły 16 rok życia, które mieszkają na terenie miasta (nie było konieczności posiadania zameldowania w Chorzowie). Wnioskodawcy zobligowani zostali do zebrania co najmniej 5 podpisów popierających projekt. • Zasady nie przewidywały możliwości zgłaszania projektów na terenach nie należących do gminy (np. spółdzielnie mieszkaniowe czy wspólnoty lokalne).• Zgodnie z regulaminem, zgłoszenie projektu następowało na specjalnym formularzu. Autorzy zostali zobowiązani do podania następujących informacji: 1) opis propozycji, 2) miejsce, 3) szacunkowy koszt.• Zgodnie z zasadami, wnioski do budżetu obywatelskiego przyjmowane były w terminie od 30 kwietnia do 25 maja 2015 r.

6

• Na etapie przygotowywania i zgłaszania projektów urząd miejski zorganizował pięć otwartych spotkań dla mieszkańców w różnych dzielnicach miasta, w których frekwencja wahała się mniej więcej od 10 do 40 osób (niższa niż w roku ubiegłym). Daty i miejsca czterech spotkań zostały wpisane do regulaminu, znajdowały się także w materiałach informacyjnych. Piąte spotkanie zorganizowane zostało na prośbę miejscowego radnego w związku z zapotrzebowaniem mieszkańców dzielnicy Klimzowiec. Za organizację i prowadzenie spotkań odpowiadała Fundacja Agere Aude. W części brali także udział przedstawiciele urzędu, ale nie we wszystkich. • W okresie składania wniosków mieszkańcy mogli korzystać z punktu konsultacyjnego, który mieścił się w  siedzibie Centrum Organizacji Pozarządowych oraz z dyżuru telefonicznego (od poniedziałku do piątku w godz. od 16.00 do 19.00). Informacje na ten temat umieszczone były w regulaminie, na stronie internetowej oraz w materiałach informacyjnych. Za prowadzenie punktu konsultacyjnego i dyżuru telefonicznego odpowiadała Fundacja Agere Aude.• Ostatecznie mieszkańcy zgłosili 216 wniosków (173 w formie ankiety papierowej i 43 w formie e-ankiety).

Dobre praktyki

W porównaniu do roku ubiegłego znacząco wzrosło wsparcie udzielane potencjalnym wnioskodawcom przez organizatorów budżetu obywatelskiego. W okresie składania wniosków mieszkańcy mogli korzystać z punktu konsultacyjnego, który mieścił się w siedzibie Centrum Organizacji Pozarządowych oraz z dyżuru telefonicznego. Poza tym na stronie internetowej umieszczony został przykładowy cennik inwestycji.

Bardzo dobrym rozwiązaniem jest umożliwienie składania wniosków wszystkim osobom mieszkającym w Chorzowie, nie tylko takim, które są w mieście zameldowane.

Podobnie jak w poprzednich latach, formularz wniosku do budżetu obywatelskiego był krótki (jedna strona) i nieskomplikowany.

W ostatniej edycji urząd po raz pierwszy wymagał od wnioskodawców pięciu podpisów z poparciem pod projektem. To krok w dobrym kierunku, bo wymaga od autorów pomysłów rozmawiania na ich temat z innymi mieszkańcami, a o to przecież chodzi w budżecie obywatelskim. W kolejnych latach warto zastanowić się nad zwiększeniem obligatoryjnej liczby podpisów przynajmniej do 15.

Do poprawy

Warto rozważyć w kolejnych edycjach umożliwienie realizacji zadań z budżetu obywatelskiego także na terenach należących do spółdzielni mieszkaniowych czy wspólnot, jeśli ich zarządy wyrażą na to zgodę i zobowiążą się do utrzymywania inwestycji, które zostaną w ten sposób zrealizowane.

4. Weryfikacja projektów

Najważniejsze spostrzeżenia

• Zgodnie z regulaminem weryfikacją formalną i merytoryczną projektów zajmowała się Komisja ds.  opracowania propozycji zadań realizowanych w ramach trzeciej edycji budżetu obywatelskiego, w skład której wchodzili pracownicy urzędu miejskiego oraz Fundacji Agere Aude. Protokoły z prac komisji nie zostały udostępnione na portalu internetowym.• Z 216 wniosków, które wpłynęły, 9 komisja odrzuciła pod względem formalnym. 31 propozycji nie zostało zaakceptowanych z powodu przekroczenia limitu kosztów przewidzianych na jeden projekt (300 tys. zł). Autorzy wniosków odrzuconych nie mieli możliwości składania odwołań od decyzji komisji, nie jest to bowiem przewidziane regulaminem.• Z pozostałych projektów utworzono listę 51 zadań poddanych pod głosowanie mieszkańców (komisja

7

w  ramach swoich kompetencji łączy zbliżone do siebie propozycje w jedno zadanie). Z ośmiu dzielnic miasta największy wybór mieli mieszkańcy Klimzowca, gdzie na liście do głosowania znalazło się 11 projektów, a najmniejszy Maciejkowic (4 projekty).• Urząd miasta nie opublikował listy wniosków odrzuconych oraz powodów braku ich akceptacji.

Do poprawy

Warto w kolejnych edycjach wprowadzić możliwość odwoływania się wnioskodawców od niekorzystnych decyzji komisji.Urząd miasta powinien publikować informacje dotyczącą projektów odrzuconych podczas etapu weryfikacji i przyczyn podjęcia takiej, a nie innej decyzji.Protokoły z prac komisji powinny być udostępniane na stronie internetowej chorzowskiego budżetu obywatelskiego.

5. Wybór projektów

Najważniejsze spostrzeżenia

• Zgodnie z regulaminem głosowanie odbyło się w dniach 8-30 czerwca. Do głosowania dopuszczeni zostali wszyscy mieszkańcy miasta (niekoniecznie posiadający zameldowanie), którzy ukończyli 16 lat.• Tak jak przewidywał regulamin, mieszkańcy mieli dwie możliwości oddania głosu: elektroniczną i bezpośrednią. • Głosowanie bezpośrednie możliwe było w budynku magistratu oraz w siedzibach jednostek organizacyjnych usytuowanych w różnych częściach miasta (filie biblioteki miejskiej, dom kultury, szkoła, Centrum Organizacji Pozarządowych). • Poza wyżej wymienionymi miejscami głosować można było także w tzw. mobilnych punktach konsultacyjnych, które wystawiane były przy okazji dużych imprez plenerowych odbywających się w tym czasie w mieście (Industriada, Zjazd Rycerstwa Chrześcijańskiego, Dni Chorzowa i Parada Miejska).• Regulamin określał, że osoba głosująca musiała podać imię i nazwisko, nr PESEL, adres zamieszkania oraz nr telefonu i/lub adres e-mail.• Ostatecznie w głosowaniu wzięło udział 4155 osób. Dla porównania w 2014 r. głosowało 4531 mieszkańców, a więc ok 10% więcej.• Choć urząd podkreślał, że na każdą z ośmiu dzielnic przeznaczonych jest 300 tys. zł, na karcie do głosowania znalazły się same nazwy propozycji, bez kwot. Do realizacji ostatecznie zostało wybrane po jednym zadaniu, które wygrało głosowanie w danej dzielnicy. Mieszkańcy nie zostali poinformowani, ile ma kosztować realizacja każdego z nich. Wyjątkiem są Maciejkowice, gdzie w głosowaniu mieszkańców dwa pierwsze projekty zdobyły tą samą liczbę głosów i urząd zdecydował się na realizację obu inwestycji.

Dobre praktyki

Bardzo dobrym rozwiązaniem jest umożliwienie głosowania wszystkim osobom mieszkającym w Chorzowie, nie tylko takim, które są w mieście zameldowane.

Godnym polecenia pomysłem było korzystanie z mobilnych urn, które wystawiane były przy okazji dużych imprez miejskich.

Do poprawy

W kolejnych edycjach budżetu obywatelskiego urząd powinien informować o zakładanej wartości projektów poddanych pod głosowanie oraz o tym, w jaki sposób będą rozdysponowywane pieniądze, które stanowią różnicę pomiędzy przewidzianą pulą środków (w tym roku 300 tys. zł na dzielnicę),

8

a wartością zwycięskiego projektu. Obecny system powoduje bowiem, że dysproporcje pomiędzy inwestycjami realizowanymi w ramach budżetu obywatelskiego w poszczególnych dzielnicach są ogromne. Dla  przykładu   wartość inwestycji realizowanych w ramach ubiegłorocznej edycji budżetu obywatelskiego, gdzie także zaplanowano 300 tys. na jedną dzielnicę, wacha się od zaledwie 36.192,89 PLN w Chorzowie Starym do 758.083,33 PLN w Chorzowie II. Z siedmiu wybranych projektów w 2014 r. aż cztery były na sumę znacznie mniejszą niż przewidziane 300.000 zł.

Wybór dwóch projektów w Maciejkowicach i po jednym w pozostałych dzielnicach może być odebrany przez część mieszkańców jako niesprawiedliwy. W kolejnych latach urząd powienien wyraźnie napisać w regulaminie, w jaki sposób będzie przebiegał wybór zadań do realizacji.

6. Realizacja projektów

Najważniejsze spostrzeżenia

• Regulamin budżetu obywatelskiego kończy się na wyborze zadań, które zostaną zarekomendowane prezydentowi do realizacji. Nie ma w nim ani słowa o sposobie informowania wnioskodawców i pozostałych mieszkańców o tym, że urząd rozpoczyna realizację jakiegoś zadania, oddaje go do użytku itp.• Na stronie internetowej budżetu obywatelskiego nie ma zakładki dotyczącej realizacji projektów wybranych przez mieszkańców w latach ubiegłych oraz o ich kosztach, a jak zostało napisane w poprzednim rozdziale, różnice w wartości inwestycji w poszczególnych dzielnicach są olbrzymie (projekt wybrany w 2014 r. w Chorzowie Starym kosztował 36.192,89 PLN, a w Chorzowie II aż 758.083,33 PLN).

Do poprawy

Warto określić w regulaminie, w jaki sposób mieszkańcy i wnioskodawcy będą informowani o realizacji projektów wybranych w poprzednich edycjach.Warto stworzyć na stronie internetowej zakładkę dotyczącą projektów wybranych w latach ubiegłych, żeby zainteresowani mieszkańcy mogli na bieżąco monitorować stopień ich realizacji.

7. Ewalucja budżetu obywatelskiego

Najważniejsze spostrzeżenia

• W regulamienie budżetu obywatelskiego nie ma ani słowa o jego ewaluacji. • Urząd nie prowadził żadnej formalnej ewaluacji poprzednich edycji budżetu obywatelskiego. Nie  zorganizował także spotkań z wnioskodawcami czy przedstawicielami lokalnych organizacji pozarządowych, które służyłyby poprawieniu procedury, czy innych działań, które zachęcałyby mieszkańców do dzielenia się swoimi opiniami i spostrzeżeniami. Jeśli ktoś był zdeterminowany i miał wiedzę, jak dotrzeć ze swoimi uwagami do magistratu, to jego głos mógł trafić do urzędników i być wzięty pod uwagę. Zwykły mieszkaniec Chorzowa nie miał jednak takiej możliwości.

Do poprawy

Należy w kolejnych latach przeprowadzić ewaluację budżetu obywatelskiego z mieszkańcami. W wersji minimum powinny to być ankiety ewaluacyjne z pytaniami dotyczącymi poszczególnych etapów całego procesu. Warto jednak zastosować formę otwartych warsztatów z mieszkańcami, na które zaproszone zostałyby wszystkie zainteresowane osoby, a zwłaszcza autorzy projektów zgłaszanych do budżetu obywatelskiego i przedstawiciele organizacji pozarządowych.

9

Podsumowanie

W porównaniu z ubiegłoroczną edycją budżetu obywatelskiego, w tym roku zaszło kilka pozytywnych zmian. Najważniejsze jest, że wzrosło wparcie udzielane przez organizatorów potencjalnym wnioskodawcom. W 2015 r. poprawiła się także strona internetowa budżetu obywatelskiego, a autorzy projektów zostali zobligowani do zebrania pięciu podpisów popierających ich pomysły, dzięki czemu musieli rozmawiać na ich temat z innymi mieszkańcami, a o to przecież chodzi w idei budżetu obywatelskiego.

Warto także docenić, że urząd miasta po raz pierwszy przy planowaniu i organizacji całej procedury otworzył się na współpracę z organizacją pozarządową. Tutaj jednak trzeba podkreślić, że w kolejnych latach magistrat nie powinien się ograniczać tylko do jednej tylko fundacji, tym bardziej, że członek jej zarządu startował kilka miesięcy wcześniej do rady miasta z tej samej listy wyborczej co prezydent. To powoduje, że wśród części mieszkańców mogło nie zostać to dobrze odebrane.

Pomimo kilku pozytywnych zmian, chorzowski urząd czeka jeszcze wiele pracy, żeby budżet obywatelski w tym mieście rzeczywiście stał się narzędziem włączania zwykłych mieszkańców w życie publiczne. Żeby tak się stało trzeba przede wszystkim w szerszym stopniu włączyć mieszańców w proces planowania, realizacji i ewaluowania całego procesu. Trzeba także tworzyć przestrzeń, gdzie mieszkańcy będą mieli możliwość rozmawiania o problemach i potrzebach swoich dzielnic. Bez tego trudno oczekiwać, żeby tegoroczna niska frekwencja mogła w kolejnych latach znacząco wzrosnąć.

Metodologia

Monitoring prowadzony był w okresie od czerwca do listopada 2015 r. Informacje zbierane były przy użyciu następujących technik:1. Analiza dokumentów (w tym min. zarządzenia prezydenta, Regulamin Budżetu Obywatelskiego 2015).2. Portal internetowy chorzowskiego budżetu obywatelskiego (http://www.chorzow.eu/czym-jest-budzet-partycypacyjny.html).3. Fanpejdż chorzowskiego budżetu obywatelskiego na portalu Facebook.4. Wywiady z Karoliną Skórką z Referatu komunikacji społecznej Urzędu Miasta Chorzów i Tomaszem Sobiszem, członkiem zarządu Fundacji Agere Aude.5. Analiza lokalnych i ponadlokalnych mediów, w tym przede wszystkim: Chorzowianin.pl (http://www.chorzowianin.pl/), Nasze Miasto (http://chorzow.naszemiasto.pl/), Mój Chorzów.pl (http://mojchorzow.pl/), Echo Chorzowa (http://www.e-chorzow.com/), TVS (www.tvs.pl), Portal Samorządowy (http://www.portalsamorzadowy.pl/) oraz Dziennik Zachodni.6. Analiza i selekcja zebranych danych.

Monitoring prowadzony był na podstawie wcześniej opracowanego narzędzia monitoringowego, którego twórcami byli Dariusz Kraszewski, Ryszard Skrzypiec, Paweł Wyszomirski i Grzegorz Wójkowski.

Podczas monitoringu sprawdzano głównie tegoroczną edycję budżetu obywatelskiego w Chorzowie. W niektórych momentach analizie poddano także jego drugą edycję, która miała miejsce w roku 2014.