Przewodnik dla koordynatorów

Europejskie Forum Studentów

Association des Etats Généraux des Etudiants de l’Europe

Europejskie Forum Studentów AEGEE-Warszawa

Al. Niepodległości 147/14 A E-mail: [email protected]

02-555 Warszawa Strona www: aegee.waw.pl

PRZEWODNIK

DLA KOORDYNATORÓW

I Cykl życia projektu

1. Faza inicjacji

1.1. Burza mózgów

1.2. Zasada SMART

1.3. Analiza 5W+H

1.4. Analiza SWOT

1.5. Karta Projektu

2. Faza planowania

3. Faza realizacji

4. Faza zakończenia

II Dysk wspólny i lista mailingowa

III Obowiązki koordynatora wobec Zarządu i mentora






I CYKL ŻYCIA PROJEKTU

1. FAZA INICJACJI

burza mózgów,

wyznaczanie celów SMART,

analiza 5W+H – pełny ogląd projektu,

SWOT- wypracowanie strategii rozwoju projektu,

Karta Projektu- podsumowanie etapu inicjacji,

opis projektu na stronę internetową.

Przeznaczcie sporo czasu na pierwsze spotkanie projektowe. Wykonując na nim wszystkie

powyższe punkty, wykorzystacie poświęcony czas w sposób najbardziej efektywny.

Zamknijcie etap inicjacji wypełniając Kartę Projektu i wyślijcie ją do swojego mentora.

1.1 BURZA MÓZGÓW

Tej metody nie trzeba nikomu przybliżać, ponieważ jest to najpopularniejsza i najczęściej

stosowana metoda ułatwiania pracy. Świetnie sprawdza się, gdy potrzebujesz obszernej

bazy pomysłów w relatywnie krótkim czasie.

Jak przeprowadzić efektywną „burzę mózgów”?

o poproś członków zespołu o przedstawienie swoich pomysłów – wszystkie są mile

widziane, nawet, jeśli wydają się dziwne,

o zapisz każdy pomysł- niedozwolona jest jakakolwiek dyskusja nad pomysłami, czy ich

ocena, żaden też nie jest odrzucany,

o zachęcaj zespół, aby wykorzystywali pomysły innych: rozbudowali je i modyfikowali,

o kontynuujcie aż do wyczerpania pomysłów.

Możecie zapisać swoje pomysły na samoprzylepnych karteczkach. Kiedy wszyscy skończą,

przyklejcie je na ścianę. To podejście uniemożliwi dyskusję nad pomysłami, zanim zostaną

przedstawione, chroni grupę przed podążaniem tylko w jednym kierunku, poza tym,

wszystkie pomysły będą zebrane w jednym miejscu.






1.2 ZASADA SMART

Cel jest marzeniem z wyznaczonym terminem.

Każdy projekt musi mieć swój cel bądź cele. Dlaczego jest to takie ważne? Bo to właśnie cele

nadają kierunek działaniom zespołu, pomagają wcielić koncepcję projektu w życie. Dzięki

celom wiesz, w którym miejscu jesteś i jak daleko chcesz dotrzeć. Pamiętaj jednak, że

posiadanie zbyt wielu celów jest równie złe, jak nieposiadanie żadnego.

W wyznaczaniu właściwych celów pomoże ci zasada SMART- dobrze określony cel powinien

być:

1. „S” – szczegółowy – konkretny cel łatwiej osiągnąć niż cel ogólny. Definiuje cele precyzyjnie, jasno, jednoznacznie.

2. „M” – mierzalny – cel musi być wymierny. Formułuj cele tak, by można było liczbowo albo w inny jednoznaczny sposób określić efekt końcowy. Jeśli twoje cele nie dają się zmierzyć, nigdy nie będziesz wiedział, czy robisz postępy w ich realizacji.

3. „A” – atrakcyjny (ambitny) – cel musi być atrakcyjny, wzbudzać ciekawość i chęć działania. Poza tym, musi być stosunkowo trudny, ale jednocześnie możliwy do osiągnięcia.

Realizacja takiego celu daje nam większą motywację.

4. „R” – realistyczny – cel musi być osiągalny. Uwzględnij dostępne zasoby, obecną sytuację w otoczeniu projektu i czas przeznaczony na osiągnięcie celu. Cele na wyrost lub zbyt skromne mogą zostać zignorowane przez zespół.

5. „T” – terminowy – jak najbardziej realistycznie określony w czasie. Cele muszą mieć określony czas realizacji. Wyznaczaj terminy osiągnięcia poszczególnych celów, konstruuj harmonogramy.

Przykład celu SMART: Od stycznia do maja, co dwa tygodnie, spotykać się z zespołem, by wzajemnie zdawać sobie relację z efektów działań projektowych.

1.3 ANALIZA 5W+H

Głównym celem tej metody jest zadanie 6 prostych pytań, by w kompleksowy sposób

rozpoznać potrzeby naszego projektu:






Who? (Kto?)- Kto jest w zespole projektowym i jaką rolę w nim pełni? Kto jest grupą

docelową?

What? (Co?)- Co jest celem naszego projektu? (pomocna jest tu zasada SMART)

Where? (Gdzie?)- Gdzie będzie odbywał się projekt? (uwzględnij wszystkie miejsca, np.

nocleg uczestników, miejsce głównego wydarzenia, miejsce integracji itd.)

When? (Kiedy?)- Kiedy będzie odbywał się projekt?

Why? (Dlaczego?)- Dlaczego chcemy zrealizować ten projekt? Dlaczego jest on ważny?

How (Jak?)- Jak planujesz zrealizować projekt?

1.4 ANALIZA SWOT- analiza otoczenia projektu

Przeprowadzenie Analizy pomoże zminimalizować ryzyko niepowodzenia projektu.

Silne (Strenghts) i Słabe (Weaknesses) strony- dotyczą czynników wewnętrznych

Organizacji/Projektu; mamy na nie wpływ, są zależne od nas,

Szanse (Opportunities) i Zagrożenia (Threats) - dotyczą czynników zewnętrznych

Organizacji/Projektu; nie mamy na nie wpływu, są niezależne od nas

1.5 KARTA PROJEKTU

Po przeprowadzonych analizach, wypełnij Kartę Projektu, która będzie podsumowaniem FAZY

INICJACJI. Dzięki temu wszystko zostanie zebrane w jednym miejscu.

2. FAZA PLANOWANIA

Drzewo WBS (Work Breakdown Structure) - struktura podziału prac (PR, FR, Logistyka itd. oraz

wyszczególnione działania w ramach danych działów), zbiór wszystkich zadań w projekcie,

podział ról w zespole,

Diagram Gantta- harmonogram projektu, określenie ram czasowych dla działań wyróżnionych w

Drzewie WBS

Budżet (w sprawach finansowych skontaktuje się z Wami Skarbnik)






3. FAZA REALIZACJI

Na Dysku Wspólnym znajdziesz wiele materiałów (wzory pism, poradniki, formatki…), które znacznie

ułatwią Wam przeprowadzenie Fazy Realizacji,

Zarządzanie zasobami ludzkimi,

Działania promocyjne,

Pozyskiwanie funduszy,

Logistyka.

Pamiętajcie, że mamy zarejestrowany oddział na SGH (Europejskie Forum Studentów AEGEE-

Warszawa przy SGH). Dzięki temu, możecie w szybki i łatwy sposób wynająć wszystkie

dostępne tam sale/aule oraz sektory na Auli Spadochronowej. Jeśli nikt z zespołu nie jest

studentem SGH – chętnie pomożemy Wam przy rezerwacji. Wypełnijcie koniecznie

formularz „Zapotrzebowanie na sale na SGH” i poinformujcie mnie o tym. Nie zostawiajcie

jednak formalności na ostatnią chwilę – zajmijcie się tym min. 5 dni roboczych wcześniej.

Informujcie Sekretarza, kiedy odbywają się spotkania projektowe zespołu. Wstawimy te daty

do opisu grupy AEGEE-Warszawa i wyślemy w Newsletterze – może znajdzie się ktoś, kto

zechce do Was dołączyć.

Dokumentujcie swoje działania- róbcie zdjęcia na spotkaniach projektowych, a zwłaszcza

podczas samego projektu. Wysyłajcie je na [email protected], abyśmy mogli wstawić

je na Fanpage’a i stronę internetową.

Często przy pracach projektowych potrzebne są materiały biurowe (kartki do flipcharta,

pisaki, karteczki) lub imprezowe (kubeczki, balony). Wiele z tych rzeczy jest na stanie biura

AEGEE-Warszawa. Zanim pójdziecie do sklepu, napiszcie do nas – może coś się znajdzie

Róbcie sobie tzw. “checklisty” – rozpisujcie małe rzeczy do załatwienia i odhaczajcie to, co

już zorganizowaliście.

4. FAZA ZAKOŃCZENIA

Ewaluacja – ankiety, oceny poszczególnych działań z WBS – wypełnienie Karty Ewaluacji,

Follow Up – podziękowania dla partnerów/patronów itd.






II DYSK WSPÓLNY I LISTA MAILINGOWA

Zaraz po otrzymaniu od Ciebie wypełnionej Karty Projektu- zostaniesz dodana/y do Dysku

Wspólnego dla Koordynatorów. Znajdziesz tam wiele wartościowych materiałów, które z

pewnością wraz z zespołem wykorzystacie podczas prac projektowych.

III OBOWIĄZKI KOORDYNATORA WOBEC ZARZĄDU I MENTORA

Faza inicjacji: Karta Projektu, opis projektu na stronę internetową;

Faza planowania: Diagram Gantta, Formatka dla Skarbnika;

Faza realizacji: Oficjalne pisma (oferty patronackie/partnerskie, notki prasowe itd.)

do zatwierdzenia;

Faza zamknięcia: Karta Ewaluacji

IV ZAKOŃCZENIE

Mam nadzieję, że nowy system zarządzania projektem okaże się kluczem do sukcesu Waszych

działań. Pamiętajcie, że czas poświęcony na Fazę Przygotowania i Fazę Planowania, zawsze

zwróci się Wam z nawiązką – m.in. ułatwi prace projektowe, pozwoli odpowiednio zarządzać

ryzykiem i wyeliminuje niepotrzebny stres i nerwowość.

Kontakt:

Ewelina Żurowska

Prezydent Europejskiego Forum Studentów AEGEE-Warszawa

Mail: [email protected]

Przewodnik dla koordynatorów

Leadership & Management

Transcript of Przewodnik dla koordynatorów