1 Procedura postępowania Kierownika Projektu realizowanego w 7 PR w Politechnice Śląskiej

Procedura postępowania

Kierownika Projektu realizowanego w 7. Programie Ramowym

w Politechnice Śląskiej

Opracowanie:

Zespół Biura Obsługi Projektów Europejskich Pol. Śl. Aktualizacja:

kwiecień 2011

2 Procedura postępowania Kierownika Projektu realizowanego w 7 PR w Politechnice Śląskiej

Spis treści 1. Informacje nt. możliwości finansowania działalności naukowo-badawczej .......... 3 2. Przygotowanie projektu ............................................................................................. 4 3. Pełnomocnictwa ......................................................................................................... 7 4. „Granty na Granty” ..................................................................................................... 8

4.1. Granty ministerialne .......................................................................................................... 8 4.2. Granty rektorskie ............................................................................................................... 8

5. Podpisanie kontraktu ................................................................................................ 9 6. Budżet projektu ........................................................................................................ 11

6.1. Wynagrodzenia ............................................................................................................... 11 6.2. Koszty podróży ................................................................................................................ 12 6.3. Aparatura ........................................................................................................................ 12 6.4. Podwykonawstwo (subcontracting) ................................................................................. 12 6.5. Materiały ......................................................................................................................... 12 6.6. Koszty zarządzania ......................................................................................................... 13 6.7. Inne koszty ...................................................................................................................... 13

7. Wniosek o projekt międzynarodowy współfinansowany do MNiSW ................... 13 8. Raporty ...................................................................................................................... 14 9. Wewnętrzne zadłużenie projektu ............................................................................. 15 10. Zasady ewidencji kosztów i opisu dokumentów .................................................... 15 11. Rozliczenie końcowe projektu ................................................................................. 17

3 Procedura postępowania Kierownika Projektu realizowanego w 7 PR w Politechnice Śląskiej

1. Informacje nt. możliwości finansowania działalności naukowo-badawczej

Przeszukiwanie Internetu w celu uzyskania informacji na temat możliwości

finansowania badań w ramach programów europejskich prowadzi do wyświetlenia ogromnej ilości stron dotyczących rozmaitych mechanizmów, z których każdy rządzi się innymi zasadami i prawami. Często trudno jest znaleźć coś odpowiedniego, a zatem, aby wesprzeć pracowników Politechniki Śląskiej w tym zadaniu, powołano Biuro Obsługi Projektów Europejskich – CZP3. Głównym nurtem zainteresowania Biura CZP3 jest 7. Program Ramowy. Stanowi on podstawowy instrument finansowania badań w Europie i ma największy wśród tego typu inicjatyw budżet przeznaczony na badania na świecie. Oprócz 7.PR pracownicy CZP3 udzielają również informacji na temat możliwości otrzymania środków na badania z innych źródeł: Funduszu Badawczego Węgla i Stali, Programu LIFE+, Inicjatyw Eureka oraz Cost, i innych.

Odpowiedzi na poniższe pytania: Czy jest obecnie otwarty lub czy planuje się otwarcie konkursu do którego wpisuje

się mój temat? Gdzie i na jakich warunkach Komisja Europejska ogłasza zaproszenia do

konkursów? Czy mój pomysł wpisuje się tematykę konkursu? Jak poszukiwać partnerów do projektu i konstruować konsorcjum? Jak zaplanować budżet projektu zgodnie z zasadami danego programu?

znajdą Państwo w Biurze Obsługi Projektów Europejskich – CZP3. Prezentacja dotycząca zasad udziału w 7.PR –

Prezentacja dotycząca innych, wybranych źródeł finansowania poza 7.PR Ciekawe strony internetowe: Serwis informacyjny KE dot. badań i rozwoju http://cordis.europa.eu/fp7/home_pl.html Regionalny Punkt Kontaktowy ds. Programów Badawczych UE, Politechnika Śląska http://rpk.polsl.pl Biuro Obsługi Projektów Europejskich http://www.polsl.pl/Jednostki/RW3/ Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE http://kpk.gov.pl

Adres: Ul. Akademicka 2A, 44-100 Gliwice, pokój 47

Tel. 032/237 20 92, 32/237 19 98 Fax 032/237 24 50

e-mail: czp3@polsl.pl

4 Procedura postępowania Kierownika Projektu realizowanego w 7 PR w Politechnice Śląskiej

2. Przygotowanie projektu

Planując uczestnictwo w 7. PR musimy wiedzieć, czy chcemy złożyć projekt w roli: koordynatora, partnera, podwykonawcy (np. RTD Performer).

Rola koordynatora łączy się z dużą odpowiedzialnością i wymaga sporego zaangażowania ze strony jednostek finansowych, organizacyjnych i naukowych instytucji koordynującej. W większości wypadków to koordynator przygotowuje cały projekt, prosząc partnerów jedynie o dostarczenie niezbędnych danych i ustalając z nimi zakres ich prac. Komisja Europejska przyznaje koordynację projektem wyłącznie jednostkom mogącym wykazać swoje doświadczenie w prowadzeniu projektów europejskich na dużą skalę oraz wcześniej uczestniczącym w projektach jako partner. Warto zaznaczyć, że Politechnika Śląska ma szansę udziału w 7. PR w roli koordynatora, ponieważ w swoim dorobku może wykazać się koordynacją licznych projektów realizowanych przez międzynarodowe konsorcja. Rola partnera w projekcie nie wiąże się z tyloma obowiązkami na etapie pisania projektu, co jednak nie oznacza, że należy angażować się „w ciemno” w każdy projekt, do którego zostaniemy zaproszeni. Jako partner w projekcie jest się odpowiedzialnym za wykonanie swojej części pracy oraz sporządzanie raportów przekazywanych do koordynatora. Rola podwykonawcy w projekcie ogranicza się do wykonania zadań zleconych w projekcie, które są w 100% zapłacone przez zleceniodawcę na podstawie faktury VAT za usługę wystawionej przez Politechnikę Śląską. W tym miejscu warto zauważyć, że aby pozyskać środki finansowe na projekty międzynarodowe, powinniśmy: odświeżyć posiadane kontakty, zaktualizować wiedzę znajomych na temat naszych obecnych badań (dzięki temu

możemy zostać zaproszeni do konsorcjum w roli partnera), aktywnie uczestniczyć w konferencjach naukowych poszukując możliwości

współpracy w projektach w roli partnera, opublikować swój profil w serwisach służących poszukiwaniu partnerów np. poprzez

oficjalną stronę Komisji Europejskiej http://cordis.europa.eu/partners-service/home_en.html . Informacje o innych możliwościach poszukiwania partnerów w projekcie przedstawia załączona prezentacja.

Techniczne aspekty przygotowania wniosku są szczegółowo omawiane na warsztatach organizowanych przez Biuro Obsługi Projektów Europejskich. Materiały ze spotkań można znaleźć pod adresem http://www.polsl.pl/Jednostki/RW3/Strony/Prezentacje.aspx .

Informacje o warsztatach i szkoleniach znajdują się na stronie www.rpk.polsl.pl w zakładce „Szkolenia”. Bieżące informacje o tego typu spotkaniach umieszczane są także na stronie Krajowego Punktu Kontaktowego http://www.kpk.gov.pl/aktualnosci/imprezy/index.html.

Jednym ze skuteczniejszych sposobów pozyskiwania potencjalnych partnerów do projektów badawczych oraz dostępu do informacji o najnowszych osiągnięciach we własnej dziedzinie naukowej, a jednocześnie metodą zdobycia najgłębszej wiedzy dotyczącej przygotowywania dobrego wniosku projektowego jest udział w ocenie innych

5 Procedura postępowania Kierownika Projektu realizowanego w 7 PR w Politechnice Śląskiej

projektów składanych do Komisji Europejskiej. W tym celu warto zarejestrować się jako ekspert oceniający projekty i na zlecenie Komisji Europejskiej pracować przy ewaluacji wniosków. Szczegóły dotyczące systemu rejestracji eksperta oraz zasad realizacji jego zadań opisano w prezentacji.

Wniosek do Komisji Europejskiej przygotowywany jest tylko w wersji elektronicznej za pomocą systemu EPSS (Electronic Proposal Submission Service) i nie wymaga przesyłania dodatkowych załączników.

Dane Politechniki Śląskiej są już wpisane do rejestru prowadzonego przez Komisję Europejską – Unique Registration Facility i zostaną pobrane z serwera po podaniu numeru PIC dla Politechniki Śląskiej.

Politechnikę Śląską w systemie Unique Registration Facility reprezentuje tzw. LEAR, którym jest kierownik Biura Obsługi Projektów Europejskich. Jedynie on ma prawo wprowadzania i aktualizowania danych Uczelni w w/w systemie. Wszelkie nieprawidłowości w działaniu systemu i błędne dane należy więc zgłaszać do CZP3.

Oprócz właściwego skomponowania konsorcjum i przygotowania dobrego projektu, istotnym etapem opracowania wniosku sprawiającym dużą trudność jest poprawne skonstruowanie budżetu projektu. Szczegółowy opis kosztów i kategorii wydatków znajduje się w części 6 niniejszego opracowania. W celu oszacowania kosztów budżetu CZP3 przygotowało również kalkulator wspomagający obliczanie kosztów projektu, który podpowiada, w jaki sposób należy je szacować. Jednocześnie przelicza koszty pośrednie i wszystkie dane wstawia do formularza budżetowego wymaganego we wniosku (formularz A3).

PIC Politechniki Śląskiej

999899087

Niezależnie od tego, czy planują Państwo złożenie projektu jako koordynator czy partner, konieczne jest zgłoszenie się do CZP3. Na minimum dwa miesiące przed datą zamknięcia konkursu należy powiadomić pisemnie CZP3 o woli przygotowania projektu w imieniu Politechniki Śląskiej. Po otrzymaniu informacji o planowanym złożeniu projektu w roli koordynatora w CZP3 następują: weryfikacja formalna wniosku, pomoc przy przygotowaniu część dotyczącej opisu Uczelni, implementacji,

zarządzania, pomoc w oszacowaniu budżetu i weryfikacja zadań, zalecenia dot. całej struktury projektu.

Dla osób występujących w roli partnera w projekcie w CZP3 następuje: weryfikacja formalna wniosku, pomoc przy przygotowaniu część dotyczącej opisu Uczelni, pomoc w oszacowaniu budżetu proponowanego przez koordynatora oraz

weryfikacja zakresu zadań.

6 Procedura postępowania Kierownika Projektu realizowanego w 7 PR w Politechnice Śląskiej

Szczegółowy obieg dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych na Politechnice Śląskiej znajduje się w Zarządzeniu nr 18/10/11, załącznik.

7 Procedura postępowania Kierownika Projektu realizowanego w 7 PR w Politechnice Śląskiej

3. Pełnomocnictwa

Bez względu na to, czy występujemy w projekcie w roli koordynatora konsorcjum, partnera czy też podwykonawcy, aby formalnie poprawnie złożyć projekt na konkurs, Kierownik Projektu – osoba odpowiedzialna za dany projekt w Politechnice Śląskiej musi uzyskać pełnomocnictwo szczególne do złożenia wniosku i negocjacji wydane przez Rektora Politechniki Śląskiej zgodnie z Zarządzeniem nr 15/10/11. Wzory wniosków o pełnomocnictwo stanowi załącznik do w/w Zarządzenia, wskazówki dotyczące wypełnienia wniosku można uzyskać w CZP3. Wniosek o udzielenie pełnomocnictwa wraz z kserokopią Zaświadczenia ukończenia szkolenia przygotowującego do pracy w zespołach projektowych lub informacją o doświadczeniu przy realizacji projektów, powinien zostać złożony w Biurze Obsługi Projektów Europejskich (CZP3). Po sprawdzeniu CZP3 przekazuje wniosek do Biura Dyrektora Centrum Zarządzania Projektami. Następnie dokumenty są przekazywane do Biura JM Rektora, które przygotowuje właściwe pełnomocnictwo. Po decyzji JM Rektora o przyznaniu pełnomocnictwa przekazywane jest ono przez Biuro Rektora do Biura Dyrektora CZP, a następnie do CZP3, które wysyła je do kierownika projektu. Wniosek o pełnomocnictwo powinien zawierać podpisy Dziekana Wydziału, Dyrektora instytutu/Kierownika katedry, na formularzu „Informacja…”. Podpisy te potwierdzają wolę jednostki (wydziału/katedry/zakładu) do przystąpienia do realizacji projektu, a jednocześnie deklarują posiadanie środków zabezpieczających odpowiedni wkład własny deklarowany w ramach projektu oraz ew. środki na pokrycie kosztów niekwalifikowanych. Informacja ta jest jednocześnie akceptacją warunków podziału i sposobu dysponowania kosztami pośrednimi występującymi w projekcie.

Do wniosku o pełnomocnictwo należy dołączyć informację o projekcie zawierającą następujące dane: 1. Nazwa programu. 2. Data ogłoszenia wezwania do składania projektu oraz termin zamknięcia

konkursu. 3. Nazwa i adres jednostki realizującej projekt w ramach Politechniki Śląskiej. 4. Tytuł, imię i nazwisko kierownika prac, telefon, fax, e-mail. 5. Tytuł projektu w języku obcym. 6. Akronim nazwy projektu. 7. Tytuł projektu w języku polskim. 8. Inni wykonawcy projektu (nazwa, miasto, kraj). 9. Główny koordynator projektu. 10. Lokalny (uczelniany) koordynator projektu. 11. Rola Politechniki Śląskiej w projekcie. 12. Całkowite koszty realizacji projektu w Politechnice Śląskiej. 13. Planowana dotacja z UE dla Politechniki Śląskiej. 14. Wysokość ryczałtu kosztów pośrednich w projekcie. 15. Planowana dotacja ministerialna (PMW) . 16. Planowana wysokość i źródło pokrycia wkładu własnego jednostki (amortyzacja,

VAT i inne). 17. Planowany termin rozpoczęcia i zakończenia projektu przez Politechnikę Śląską. 18. Wniosek o dofinansowanie lub streszczenie projektu. 19. Budżet projektu z uwzględnieniem źródeł finansowania (tabela Excel).

8 Procedura postępowania Kierownika Projektu realizowanego w 7 PR w Politechnice Śląskiej

Po otrzymaniu właściwego pełnomocnictwa od JM Rektora, Kierownik Projektu może zgodnie z zasadami złożyć wniosek projektowy bezpośrednio do Komisji Europejskiej (jako koordynator projektu) lub zdeklarować pisemnie koordynatorowi projektu swój udział w roli partnera i upoważnić go do złożenia wniosku w imieniu Politechniki Śląskiej.

4. „Granty na Granty”

4.1. Granty ministerialne

Osoby występujące w projekcie roli koordynatora międzynarodowego konsorcjum złożonego z min. 3 partnerów z różnych krajów, w 2010 roku w ramach programów szczegółowych Współpraca, Możliwości, Ludzie oraz Euratom mają możliwość uzyskania środków finansowych na koszty przygotowania wniosku w MNiSW w ramach konkursu „Granty na Granty”, szczegóły na stronie: http://www.nauka.gov.pl/

Wniosek dotyczyć on może tylko kosztów poniesionych w odpowiedzi na wezwanie do złożenia wniosku projewktowego okresie od 01.01.2010 do dnia otrzymania z KE informacji z oceną projektu. Wnioski do tego konkursu przygotowywane są we współpracy z Biurem Obsługi Projektów Europejskich i podpisywane są przez Prorektora ds. Współpracy Międzynarodowej.

Wniosek stanowi Załącznik 4 do rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 25 września 2007 r. w sprawie kryteriów i trybu przyznawania oraz rozliczania środków finansowych na naukę przeznaczonych na finansowanie współpracy naukowej z zagranicą (Dz. U. Nr 188, poz. 1346). Wzór wniosku z poprawnie wypełnioną częścią administracyjną znajduje się tutaj.

Uwaga! Należy każdorazowo sprawdzić na stronie Ministerstwa, czy jest to aktualna wersja wniosku!

Składający wniosek powinien złożyć w CZP3 kosztorys wydatkowania środków w ramach konkursu „Granty na Granty”.

4.2. Granty rektorskie

Osoby występujące o grant na projekt badawczy dla Politechniki Śląskiej, zarówno w roli koordynatora projektu, jak i partnera, w którym to projekcie dotacja dla Politechniki Śląskiej przekracza 200.000 PLN mogą się również starać o „Granty na Granty” u JM Rektora zgodnie z Zarządzeniem Nr 29/09/10. JM Rektor może przyznać tzw. „Grant na Grant” dla zespołu projektowego po uzyskaniu pisemnej informacji o złożeniu wniosku, w którym planowana dotacja dla Politechniki Śląskiej przekracza kwotę 200.000,00 zł.

Informację o pozytywnej ocenie formalnej wniosku z KE należy przekazać JM Rektorowi do 7 dni od jej uzyskania wraz wnioskiem o „Grant na Grant” zgodnym z Zarządzeniem. Wówczas następuje wypłata środków, a o ich podziale decyduje Kierownik Projektu.

9 Procedura postępowania Kierownika Projektu realizowanego w 7 PR w Politechnice Śląskiej

Pismo okólne nr 35/08/09 z dnia 22 czerwca 2009 zawiera wzór wniosku o przyznanie „Grantu na Grant” w Politechnice Śląskiej, natomiast Pismo okólne nr 27/08/09 określa procedurę przyznawania grantu. Wniosek należy złożyć w CZP3.

W przypadku przyznania grantu, koordynator zobowiązany jest dostarczyć do CZP3 dokumenty poświadczające wydatkowanie środków, w celu kontroli czy planowany podział środków jest zgodny z realizowanym. Zgodnie z Pismem Okólnym nr 27/09/10 Rektora Politechniki Śląskiej, osoby ubiegające się o „Grant na Grant” w ramach konkursu ogłoszonego przez Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego mogą wystąpić do Rektora z wnioskiem o zgodę na zadłużenie wewnętrzne dotyczące kosztów osobowych ponoszonych w ramach ww. konkursu. Zm Nr 23/10/11 procedury przyznawania w Politechnice Śląskiej „Grantu na grant”

5. Podpisanie kontraktu

Po opublikowaniu wyników konkursu przez Komisję Europejską do koordynatora projektu trafia pisemna informacja o zaakceptowaniu lub odrzuceniu projektu. Kopię tej informacji, otrzymanej bezpośrednio z Komisji Europejskiej, należy przekazać do biura CZP3. Występując w projekcie w roli partnera lub podwykonawcy do CZP3 należy przekazać informację o zaakceptowaniu lub odrzuceniu wniosku otrzymaną od koordynatora projektu.

W przypadku zaakceptowania projektu kolejnym krokiem jest wynegocjowanie warunków umowy i podpisanie umowy o grant i/lub umowy konsorcjum. Na tym etapie możliwa jest ewentualna zmiana warunków realizacji zadań w projekcie np. dotyczących zakresu prac i wysokości i sposobu jego finansowania. Warto jednak zaznaczyć, że w tym miejscu nie jest już zwykle możliwe podwyższenie budżetu przyznanego Politechnice Śląskiej w ramach rozstrzygniętego konkursu, dlatego tak istotnym jest właściwe i realne oszacowanie kosztów projektu już na etapie przygotowywania wniosku. Sposób szacowania budżetu omówiono w części 6 niniejszego opracowania.

Podpisanie umowy grantowej z Komisją Europejską pozwala na formalne rozpoczęcie realizacji projektu europejskiego w Politechnice Śląskiej i jest możliwe tylko po uzyskaniu właściwego pełnomocnictwa do podpisania umowy o grant i/lub umowy konsorcjum (Zarządzenie Rektora). Procedura występowania o pełnomocnictwo do podpisania umowy jest taka sama jak w przypadku pełnomocnictwa do złożenia wniosku opisanego w części 3 niniejszego opracowania.

Po podpisaniu umowy Kierownik Projektu ma obowiązek dostarczyć do Biura Obsługi Projektów Europejskich (CZP3):

w przypadku, gdy Politechnika jest koordynatorem - oryginał Grant Agreement wraz ze wszystkimi obowiązującymi załącznikami i oryginałami Accession of Beneficiaries to the Grant Agreement,

w przypadku, gdy Politechnika jest partnerem lub podwykonawcą - oryginał Accession

of Beneficiaries to the Grant Agreement i dostarczoną przez koordynatora projektu kopię kontraktu z KE wraz załącznikami,

10 Procedura postępowania Kierownika Projektu realizowanego w 7 PR w Politechnice Śląskiej

jeśli w ramach projektu podpisywana jest w imieniu Politechniki Śląskiej umowa konsorcjum to jej oryginał należy również dostarczyć do CZP3.

Na podstawie zawartej umowy o realizacje projektu zostaje przygotowane pełnomocnictwo szczególne dla Kierownika Projektu dające mu prawo do reprezentowania Uczelni wobec Komisji Europejskiej, pozostałych partnerów projektu oraz do ponoszenia kosztów (łącznie z Kwestorem Uczelni).

Wszelkie oryginały aneksów do umowy o grant i/lub umowy konsorcjum Kierownik Projektu ma obowiązek niezwłocznie po ich zawarciu dostarczać do CZP3.

Kierownik projektu występuje z inicjatywą otwarcia konta bankowego dla projektu do CZP3. CZP3 za pośrednictwem Kwestury prowadzi procedurę otwarcia konta bankowego dla projektu.

6. Budżet projektu

Budżet projektu zatwierdzony przez Komisję Europejską zawarty jest w Aneksie 1 do umowy grantowej. Na jego podstawie Kierownik Projektu przygotowuje kalkulację planowaną kosztów realizacji projektu na całość jego trwania oraz na każdy rok kalendarzowy. Kalkulacja ta ma w przybliżeniu pozwolić na orientację, jaki jest koszt projektu w złotówkach. Koszty ujęte w kalkulacji planowanej są kosztami szacowanymi.

Jak już wcześniej wspomniano, w celu oszacowania kosztów budżetu CZP3 przygotowało kalkulator wspomagający obliczanie kosztów projektów, który podpowiada, w jaki sposób należy szacować koszty projektu i jednocześnie przelicza koszty pośrednie i wszystkie dane wstawia do formularza budżetowego wymaganego we wniosku (formularz A3).

Budżet projektu podzielony jest na:

koszty bezpośrednie – koszty bezpośrednio związane z realizacją projektu m.in. wynagrodzenia personelu zatrudnionego do realizacji projektu, koszty podróży, materiałów, koszty amortyzacji aparatury i inne,

koszty pośrednie – koszty ogólne funkcjonowania jednostki związane z realizacją danego projektu, np. koszty administracji i zarządzania, wynajęcia lub amortyzacji budynków i aparatury, usług telekomunikacyjnych i pocztowych, wody, elektryczności, ogrzewania, ubezpieczenia, wyposażenia biurowego, zatrudnienia personelu administracyjnego itp.

W przypadku Politechniki Śląskiej w liczeniu kosztów pośrednich stosowana jest Special Transition Flat Rate w wysokości 60% kosztów bezpośrednich z wyłączeniem podwykonawstwa. Podział kosztów pośrednich projektu musi być zgodny z Zarządzeniem Nr 44/10/11. Stawka ta obowiązuje tylko w projektach badawczych (Collaborative Project). Projekty Coordination and Support Action oraz programu Ideas narzucają inną stawkę kosztów pośrednich w wysokości odpowiednio 7% i 20%. W projektach programu PEOPLE koszty zarządzania i koszty pośrednie to łączna ryczałtowa kwota 700 Euro/m-c zmodyfikowana przez tzw. współczynnik krajowy właściwy dla kraju, w którym grant jest realizowany.

11 Procedura postępowania Kierownika Projektu realizowanego w 7 PR w Politechnice Śląskiej

Suma tych kosztów nie może przekroczyć 20% kosztów całkowitych projektu, z wyłączeniem kosztów podwykonawstwa.

Koszty bezpośrednie możemy podzielić na kilka kategorii, które zostały szczegółowo opisane poniżej.

6.1. Wynagrodzenia

Przez wynagrodzenia personelu rozumie się wynagrodzenia osób zatrudnionych bezpośrednio przez beneficjenta do wykonywania poszczególnych zadań. Możliwe formy zatrudnienia:

umowa o pracę – z reguły zawierana na czas trwania projektu umowa zlecenie – dla umów poniżej 3 miesięcy zawarcie aneksu do umowy

W przypadku umów o pracę stosuje się przepisy kodeksu pracy. W przypadku umów o zleceń przyjmuje się, że miesięcznie można przepracować max 156 godzin.

Zgodnie z Zarządzeniem Rektora Politechniki Śląskiej pracownicy Uczelni mogą uzyskiwać dodatkowe wynagrodzenie w związku z realizacją zadań w ramach projektów finansowanych ze źródeł zagranicznych. Uzupełniająca stawka godzinowa jest ustalana indywidualnie dla każdego pracownika i może wynieść do 300% bazowej stawki wynagrodzenia. Sposób naliczenia stawki bazowej i uzupełniającej przedstawia przykład:

Pan Jan Kowalski zarobił w poprzednim roku 12 000 € brutto. Razem z obowiązkowymi składkami pracodawcy kwota ta wyniosła 14 389 €. Tę kwotę dzielimy przez 12 miesięcy i 156 godziny (ilość efektywnie przepracowanych godzin w miesiącu). W ten sposób otrzymujemy stawkę godzinową bazową. Stawkę godzinową uzupełniającą liczymy mnożąc stawkę bazową razy 3 (maksymalnie). Sumując stawkę bazową i stawkę uzupełniającą otrzymujemy stawkę za pracę w projekcie finansowanym ze źródeł zagranicznych.

Brutto z umowy

za 12 miesięcy

składki:

-emerytalna zakładu pracy,

-rentowa zakładu pracy

-wypadkowa zakładu pracy,

-fundusz pracy

- ZFŚS

razem

zarobek

roczny

godzinowa

stawka

bazowa

wynagrodzenie

uzupełniające

%

wynagrodzenie

uzupełniające

razem

godzinowa

stawka za

pracę w

projekcie

A B C D=C/12/156 E F G=D+F

Jan Kowalski 12 000 2 389 14 389 8 300% 24 32

roczne zarobki € obliczanie stawki wynagrodzenia za godzinę w €

Druki niezbędne do uzyskania dodatkowego wynagrodzenia znajdują się na stronie

UWAGA! ZALECA SIĘ STOSOWANIE WYNAGRODZENIE MIESIĘCZNE PO DODANIU STAWKI UZUPEŁNIAJĄCEJ NIE POWINNO PRZEKROCZYĆ: Profesor: 5000 – 6000 €, Adiunkt: 3500 – 5000 €, Doktorant: 1500 – 2500 €, Administracja: 1000 – 2500 €.

12 Procedura postępowania Kierownika Projektu realizowanego w 7 PR w Politechnice Śląskiej

internetowej Politechniki Śląskiej w rozdziale Załączniki do Zarządzenia 21/10/11 - Tabela obrazująca przykładowy plan zatrudnienia w ramach projektu znajduje się tutaj.

6.2. Koszty podróży

Koszty podróży i diet są dopuszczalne, a rozlicza się je zgodnie z przepisami krajowymi. Ponadto dla konkursów otwartych po 23.03.2009 r. przewidziane są ryczałty z których wysokościami można zapoznać się tutaj. W przypadku osób przyjeżdżających do Polski stosuje się dietę dzienną - 42 Euro oraz ryczałt hotelowy - 72 Euro.

6.3. Aparatura

W projekcie nie można rozliczyć zakupu aparatury i/lub innych środków trwałych i wartości niematerialnych, których cena zakupu przekracza kwotę 3500 PLN netto, w takim przypadku można rozliczyć jedynie jej amortyzację.

W Politechnice Śląskiej stosowany jest liniowy sposób liczenia amortyzacji wg wzoru:

K = A/B x C x D

gdzie: K – koszt dopuszczalny amortyzacji A – okres (w miesiącach) podczas którego aparatura jest wykorzystywana w projekcie (od daty fakturowania) w danym okresie sprawozdawczym B – okres amortyzacji (w miesiącach) C – rzeczywisty koszt zakupu (bez VAT) D – procent wykorzystania aparatury w projekcie w danym okresie sprawozdawczym

6.4. Podwykonawstwo (subcontracting)

Koszty podwykonawstwa dotyczą usług obejmujących wykonanie określonych i wymaganych zadań w ramach projektu, które nie mogą być zrealizowane przez samego wykonawcę i zostały opisane w projekcie, a świadczone są przez tzw. strony trzecie.

Kwalifikowanym kosztem amortyzacji może być również odpis amortyzacyjny sprzętu zakupionego przed rozpoczęciem projektu. W Politechnice Śląskiej obowiązuje Zarządzenie Nr 90/08/09.

6.5. Materiały

Koszt zakupu wszelkich materiałów niezbędnych do realizacji projektu jest kosztem dopuszczalnym (np. odczynniki), o ile zgodnie z definicją koszt zakupu jednostkowego nie przekracza kwoty 3.500 PLN netto. Jeśli planowany jest zakup materiału, którego cena jednostkowa przewyższa tę kwotę, wtedy rozważamy koszt zakupu środka trwałego i/lub innej wartości niematerialnej i prawnej, a kwalifikujemy w pozycji Aparatura.

UWAGA: Składając projekt należy skonsultować sprawę zakupu sprzętu z właściwym dziekanem, w celu zaplanowania środków na pokrycie wydatków w ramach funduszu inwestycyjnego.

13 Procedura postępowania Kierownika Projektu realizowanego w 7 PR w Politechnice Śląskiej

6.6. Koszty zarządzania

Koszty zarządzania konsorcjum są związane bezpośrednio z zarządzaniem projektem (np. przygotowanie raportu finansowego, zarządzanie konsorcjum, koszty audytu finansowego). Przygotowując budżet projektu należy uwzględnić w kosztach zarządzania również ewentualne zatrudnienie biegłego rewidenta (audytora), który wystawi nam świadectwo kontroli wymagane przez Komisję Europejską dla projektów w których kwota dofinansowania w ujęciu kumulatywnym przekroczy 375.000 Euro. Zatrudnienie biegłego rewidenta należy zaplanować w działaniach Management w pozycji Subcontracting.

6.7. Inne koszty

Koszty kwalifikowane powstające w projekcie niespełniające powyższych wymogów.

UWAGA! Po upływie 5 lat od momentu poniesienia kosztów, kierownik projektu otrzyma z

Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia oryginalną dokumentację dotyczącą wydatków. Kierownik jest zobowiązany do przechowania jej przez okres 5 lat kalendarzowych od daty wpłynięcia na konto ostatniej transzy.

7. Wniosek o projekt międzynarodowy współfinansowany do MNiSW

Po otrzymaniu podpisanej umowy o grant Kierownik Projektu na podstawie budżetu projektu opisanego w Aneksie Technicznym do umowy może wystąpić z wnioskiem do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego dotyczącym pokrycia 80% tej część kosztów kwalifikowanych, które nie zostaną sfinansowane przez Komisję Europejską. O przyznanie takich środków finansowych Kierownik Projektu występuje na podstawie Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 11 stycznia 2011r.

Wniosek przygotowany wg załącznika do w/w Zarządzenia Kierownik Projektu powinien skonsultować z Biurem Obsługi Projektów Europejskich, zaparafować i przedłożyć do podpisania kolejno Kwestorowi i Prorektorowi ds. Współpracy Międzynarodowej. Wniosek może zostać złożony w dowolnym terminie przez aplikację internetową umieszczoną na stronie Ośrodka Przetwarzania Informacji (www.osf.opi.org.pl) oraz w 2 wydrukowanych egzemplarzach opatrzonych właściwymi podpisami na adres:

Departament Instrumentów Polityki Naukowej (DPN) Zespół ds. Projektów Badawczych UE Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego ul. Wspólna 1/3 00-529 Warszawa

UWAGA: Koordynacja naukowa projektu nie może być finansowana w ramach zarządzania, należy ją sfinansować w ramach działalności badawczej (Uwaga! Inny poziom dofinansowania).

14 Procedura postępowania Kierownika Projektu realizowanego w 7 PR w Politechnice Śląskiej

W tym wniosku ujmowane są kwoty przewidziane na pokrycie zadań opisanych w kontrakcie, których nie pokrywa Komisja Europejska zgodnie z poniższym schematem:

W przypadku pozytywnej decyzji Ministerstwa wydawane jest pełnomocnictwo szczególne do realizacji Projektu Międzynarodowego Współfinansowanego w Politechnice Śląskiej.

8. Raporty

Po każdym okresie raportowym wskazanym w umowie grantowej Kierownik Projektu ma obowiązek przygotować (oprócz innych sprawozdań merytorycznych opisanych w umowie) sprawozdanie finansowe (Form C) za pośrednictwem elektronicznego systemu FORCE dostępnego poprzez serwis ECAS lub SESAM. Koszty w nim zawarte powinny być uzgodnione z Działem Finansowo – Księgowym Funduszy UE Kwestury i Biurem Obsługi Projektów Europejskich oraz zgodne z budżetem projektu opisanym w umowie o grant. W trakcie realizacji projektu jego kierownik jest zobowiązany do przekazywania na bieżąco wszystkich dokumentów służących do rozliczania projektów wraz listą kontrolną do odpowiedniej komórki organizacyjnej zgodnie z Zarządzeniem Rektora w sprawie obiegu dokumentów.

Wersja papierowa Formularza C wydrukowana z systemu z opisem „DRAFT” powinna zostać przygotowana przez Kierownika Projektu i przekazana do CZP6 celem weryfikacji jego poprawności. Kierownik Projektu jest zobowiązany do przedłożenia oświadczenia o braku wcześniejszych wpływów do projektu. Po potwierdzeniu przez CZP6 oraz Dział Obsługi Księgowej Kwestury, Kierownik Projektu zapisuje dane w systemie ECAS lub SESAM i drukuje odpowiednią ilość egzemplarzy ostatecznej wersji Formularza C, która zostaje w oryginale podpisana przez Kwestora i Kierownika Projektu, opieczętowana i przekazana odpowiednio do Komisji Europejskiej lub do Koordynatora Projektu. Jeden egzemplarz oryginalnego dokumentu powinien pozostać w Dziale Obsługi Księgowej- celem archiwizacji.

Kierownik Projektu ma obowiązek przygotowywać wszystkie pozostałe raporty zgodnie z zapisami kontraktu oraz prowadzić ich dokumentację archiwalną.

15 Procedura postępowania Kierownika Projektu realizowanego w 7 PR w Politechnice Śląskiej

Raporty okresowe muszą być dostarczone do Komisji w terminie 60 dni od dnia zakończenia danego okresu raportowego.

Oryginały raportów finansowych oraz certyfikaty audytu przechowywane są w Kwesturze.

W przypadku poniesienia w danym okresie raportowym kosztów większych niż 375.000 Euro, Kierownik Projektu ma obowiązek zatrudnić w ramach kosztów projektu biegłego rewidenta, który sprawdzi poniesione w projekcie koszty, a następnie wyda świadectwo kontroli finansowej wymagane w umowie o grant. Powyższe świadectwo należy złożyć razem z Formularzem C odpowiednio do koordynatora projektu lub do Komisji Europejskiej.

9. Wewnętrzne zadłużenie projektu

W przypadku opóźnień w przekazywaniu środków finansowych z Komisji

Europejskiej lub od Koordynatora, Politechnika Śląska zapewnia płynną realizację projektów europejskich zgodnie z harmonogramem kontraktów (Zarządzenie Nr 42/10/11). Wniosek o wewnętrzne zadłużenie projektu przygotowuje jego Kierownik podając informacje o wpływach na rzecz projektu, dotychczas poniesionych kosztach, planowanych kosztach realizacji, prognozowanym terminie przekazania środków finansowych. Wniosek ten należy złożyć w biurze CZP3, które po zaopiniowaniu konieczności zadłużenia przekazuje go następnie do JM Rektora celem podjęcia decyzji o zgodzie na zadłużenie wewnętrzne projektu.

10. Zasady ewidencji kosztów i opisu dokumentów

Po podpisaniu umowy o grant przed poniesieniem jakiegokolwiek kosztu w ramach projektu Kierownik Projektu ma obowiązek przygotować kalkulację planowane za cały okres trwania projektu wg wzoru oraz kalkulację planowaną na pierwszy rok kalendarzowy trwania projektu wg wzoru. Kalkulację należy przekazać w dwóch egzemplarzach do CZP3. Kolejne kalkulacje planowane należy składać do 31 stycznia kolejnego roku realizacji projektu. Po otrzymaniu i potwierdzeniu kalkulacji, Biuro CZP3 uruchamia w systemie ZAM nowe źródło finansowania podając ważność i wysokość tego źródła zgodną z kalkulacją planowaną. Kierownik Projektu odpowiada za kwalifikowalność kosztów według zasad opisanych w umowie o grant/umowie konsorcjum oraz w części 6 niniejszego opracowania. Przed dokonaniem jakiegokolwiek zakupu w projekcie należy złożyć wniosek w systemie ZAM z odpowiednim dla projektu źródłem finansowania. Do każdego wniosku należy

przygotować odrębną listę kontrolną zgodnie z Zarządzeniem Rektora Nr 20/10/11 wg

załącznika nr 14. W przypadku zawierania umów o podwykonawstwo lub innych obowiązuje lista kontrolna nr 7. Niedopuszczalne jest, aby dowód księgowy wystawiony był z datą wcześniejszą niż wniosek w systemie ZAM. W przypadku podróży zagranicznych obowiązuje lista kontrolna przedstawiona w załączniku nr 18. Podstawę zapisów w księgach stanowią dowody księgowe, które obejmują:

16 Procedura postępowania Kierownika Projektu realizowanego w 7 PR w Politechnice Śląskiej

zewnętrzne obce, otrzymane od kontrahentów / zewnętrzne własne, przekazywane w oryginale kontrahentom – faktury VAT, faktury korygujące, rachunki, noty księgowe,

wewnętrzne, dokumentujące operacje gospodarcze realizowane wewnątrz uczelni – faktury wewnętrzne, noty księgowe, listy płac, polecenia księgowania, pisma, itp.

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu, określenie numeru identyfikacyjnego (NIP), NIP Politechniki Śląskiej 631-020-07-36 dokładne określenie stron (nazwy, adresy),

opis operacji gospodarczej, wartość operacji gospodarczej, datę dokonania operacji, datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu, podpis osoby, której wydano lub od której przyjęto przedmiot transakcji

Dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych oraz wolne od błędów rachunkowych. Sposób wystawiania faktur VAT, faktur korygujących i not korygujących powinien być zgodny z zapisami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. W dowodach księgowych niedopuszczalne jest dokonywanie wymazywania i przeróbek.

Dowody księgowe zewnętrzne obce i własne koryguje się poprzez wystawienie faktury korygującej lub noty korygującej.

W dowodach księgowych wewnętrznych błędy poprawia się przez skreślenie błędnej treści z utrzymaniem czytelności skreślonej treści, wpisanie treści poprawnej oraz umieszczenie daty i podpisu osoby dokonującej korekty (nie wolno poprawiać pojedynczych liter i cyfr). Wszystkie dowody księgowe powinny być podpisanie przez osoby upoważnione czyli przez Kierownika Projektu ze skazaniem źródeł finansowania kosztu powstającego w ramach danego dokumentu. Kierownik projektu powinien również posiadać pieczęć imienną. Szczegółowy obieg dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych na Politechnice Śląskiej znajduje się w Zarządzeniu Rektora nr 18/10/11. Dowód księgowy podlega kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej, co musi być potwierdzone datą i podpisem osoby dokonującej kontroli. Zasady dokumentowania operacji gospodarczych i kontroli finansowej w Politechnice

Wszystkie faktury, rachunki muszą być wystawione na adres: Politechnika Śląska ul. Akademicka 2A

44-100 Gliwice

Dowód księgowy musi być w sposób wyczerpujący i dokładny opisany pod kątem zaistnienia zdarzenia gospodarczego i występowania związku z danym projektem (opis dowodu, źródło finansowania, numer wniosku OZ, pieczęć i podpis kierownika, pieczęć jednostki). Przykładowy opis faktury można znaleźć tutaj.

17 Procedura postępowania Kierownika Projektu realizowanego w 7 PR w Politechnice Śląskiej

Śląskiej reguluje Zarządzenie Rektora nr 20/10/11.

Kierownik Projektu zobowiązany jest ewidencjonować koszty powstające w projekcie wg wzorcowego arkusza Excel. Powinien on także (na potrzeby kontroli) posiadać dokumenty uzasadniające poniesienie danego kosztu np. dla kosztów wyjazdów służbowych – krótkie sprawozdanie z wyjazdu/ prezentacja; dla kosztów organizacji konferencji (usługa poligraficzna, gastronomiczna,

hotelowa) – program spotkania, lista uczestników; dla amortyzacji sprzętu – w przypadku amortyzacji liniowej karta czasu pracy

urządzenia, dla amortyzacji jednorazowej wskazanie celu projektu do którego zrealizowania niezbędne jest zużycie całkowite danego sprzętu, w przypadku podwyższonej stawki amortyzacyjnej oświadczenie, że dany sprzęt podlega szybkiemu postępowi technicznemu;

dla kosztów usług zewnętrznych – umowa dotycząca realizacji danej usługi, w przypadku gdy nie istnieje konieczność rozpisywania przetargu potwierdzona przez Biuro Zamówień Publicznych należy posiadać dwie konkurencyjne oferty;

dla kosztów osobowych – karty czasu pracy, umowa o pracę, karta stanowiska pracy, umowa zlecenie.

11. Rozliczenie końcowe projektu

Po zakończeniu każdego okresu sprawozdawczego opisanego w kontrakcie oraz na zakończenie projektu Kierownik projektu ma obowiązek przygotować sprawozdania merytoryczne i finansowe (Form C). Wszelkie raporty składane do koordynatora i/lub do Komisji Europejskiej należy przekazywać do weryfikacji do CZP6 i do Działu Księgowego Funduszy UE lub Działu Kosztów. W przypadku koordynatora projektu istnieją dodatkowe dokumenty, które należy wysłać do KE po zakończeniu projektu, a są to: końcowy sumaryczny raport do publikacji; plan wykorzystania rezultatów projektu; raport na temat szerszych efektów społeczno-ekonomicznych realizowanego

projektu. Wzory według których należy przygotować powyższe dokumenty zamieszczone są w Guidance Notes on Project Reporting. Komisja dokonuje końcowej płatności w terminie 105 dni od daty otrzymania raportów. Od dnia otrzymania ostatniej płatności z KE, koordynator projektu jest zobowiązany do złożenia raportu o podziale środków pomiędzy partnerów projektu w terminie 30 dni.