1-2 października 2018

ZASADY REALIZACJI PROJEKTÓW CEF

poziom krajowy (CUPT)

1. Zobowiązania Beneficjentów CEF

2. Informacja z realizacji projektu Instrumentu „Łącząc Europę” (CEF)

3. IFS (Individual Financial Statement)

4. Raport Końcowy

5. Działania informacyjno – pomocyjne w projektach CEF

6. Najczęściej poruszane kwestie problematyczne

3

1. Zobowiązania Beneficjentów CEF

2. Informacja z realizacji projektu Instrumentu „Łącząc Europę” (CEF)

3. IFS (Individual Financial Statement)

4. Raport Końcowy

5. Działania informacyjno – pomocyjne w projektach CEF

6. Najczęściej poruszane kwestie problematyczne

4

ZOBOWIĄZANIA BENEFICJENTÓW CEF

Sprawozdanie Beneficjent Instytucja Termin Uwagi

Raport kwartalny PKP PLK CUPT

(d/w MIiR)

Terminy zostaną omówione przy omawianiu zakresu INFORMACJI Z REALIZACJI PROJEKTU CEF

Formularz Informacji z realizacji projektu Instrumentu „Łącząc Europę” (CEF)

Informacja kwartalna / Informacja półroczna

ZMP Gdańsk, CargotorRemontowa LNG, LOTOS

Paliwa, PKP Cargo, GM Kraków, PAŻP,

GDDKiA (FS)GDDKiA

CUPTMIiR

ASR (Action Status

Report)Wszyscy MIiR

W zależności od zapisów UD/UW: do dnia 15 lutego każdego roku do dnia 10 lutego każdego roku

Formularz Raportu rocznego (ASR)dostępny na stronie www INEA

IFS(IndividualFinancial

Statement)

Wszyscy CUPT Terminy zostaną omówione przy omawianiu zakresu IFS (Individual Financial Statement)

Formularz IFS dostępny na stronie www INEA

ZOBOWIĄZANIA BENEFICJENTÓW CEF (1)

5

ZOBOWIĄZANIA BENEFICJENTÓW CEF

Sprawozdanie Beneficjent Instytucja Termin Uwagi

Wniosek o płatność końcową / Wniosek

o rozliczenie końcowe

(poziom PL)

PKP PLKGDDKiA

(FS)

CUPT (d/w MIiR)

PKP PLK - § 7.1 ust. 18GDDKiA - § 6.1 ust. 10„W celu rozliczenia dofinansowania na poziomie krajowym Beneficjent wraz z wnioskiem o płatność salda składa (…) wniosek o płatność końcową / wniosek o rozliczenie końcowe”.

Formularz Wniosku o płatność końcową / Wniosku o rozliczenie końcowe zostanie wkrótce opracowany i udostępniony

Final Report (poziom KE) Wszyscy CUPT

(d/w MIiR)

W zależności od zapisów UD/UW:GDDKiA (FS): 5 m-cy od zakończenia okresu realizacji Projektu określonego w GAGDDKiA (pula ogólna / proj. wielostronne): 2 / 4 m-ce od zakończenia okresu realizacji Projektu określonego w

GA (termin uzależniony od audytu finansowego CUPT)PKP PLK, PAŻP, ZMP Gdańsk (FS), Cargotor: 5 / 6 m-cy od zakończenia okresu realizacji Projektu określonego w

GA (termin uzależniony od audytu finansowego CUPT)Pozostali Beneficjenci: (pula ogólna / proj. wielostronne): 6 / 7 m-cy od zakończenia okresu realizacji Projektu określonego w

GA (termin uzależniony od audytu finansowego CUPT)

Formularz Raportu końcowego dostępny na www INEA

ZOBOWIĄZANIA BENEFICJENTÓW CEF (2)

6

1. Zobowiązania Beneficjentów CEF

2. Informacja z realizacji projektu Instrumentu „Łącząc Europę” (CEF)

3. IFS (Individual Financial Statement)

4. Raport Końcowy

5. Działania informacyjno – pomocyjne w projektach CEF

6. Najczęściej poruszane kwestie problematyczne

7

INFORMACJA Z REALIZACJI PROJEKTU CEF (1)Okres raportowania / terminy składania (zgodnie z Umową)

KWARTALNIE – projekty CEF (pula ogólna)Remontowa LNG, LOTOS Paliwa, PKP Cargo,

Mst Kraków, PAŻP, ZMP Gdańsk§ 5.4 UW - „(…) najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego

po zakończeniu kwartału, którego informacja dotyczy”

KWARTALNIE – projekty CEF (projekty wielostronne)

PAŻP, ZMPSiŚ

§ 5.4 UW - „(…) najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału, którego informacja dotyczy”

KWARTALNIE – projekty CEF BlendingPKP PLK S.A., ZMP Gdańsk

§ 5.4 UW - „(…) najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału, którego informacja dotyczy”

KWARTALNIE - PKP PLK S.A.§7.1 UD – „(…) najpóźniej w ostatnim dniu roboczym miesiąca

następującego po każdym kwartale kalendarzowym (…)”.

KWARTALNIE - ZMP Gdańsk, Cargotor§7.1 UD- „(…) najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po

zakończeniu kwartału, którego informacja dotyczy”§6.1 UD – „(…) najpóźniej w ostatnim dniu roboczym miesiąca

następującego po każdym kwartale kalendarzowym (…)” - GDDKiA

PÓŁROCZNIE - GDDKiA (pula ogólna / projekty wielostronne)§ 5.4 UW - „(…) najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po

zakończeniu półrocza, którego informacja dotyczy”

8

Obowiązek sprawozdawczości wynikający z Umowy o dofinansowanie (UD) oraz Umowy o współpracy (UW)

Ujednolicony wzór sprawozdania okresowego dla wszystkich Beneficjentów CEF zatwierdzony przez MIiR

Dane finansowe i techniczne

Elektroniczne przekazanie: wersja dokumentowa (skan) + wersja edytowalna

Zakres Informacji z realizacji:

Zakładki: Wytyczne do wypełniania Informacja z realizacji

projektu Stan realizacji Zał. 1) Wniosek o płatność Zał. 2) Kary umowne Zał. 3) Planowanie

budżetowe Zał. 4) Zestawienie faktur

PKP PLK, GDDKiA (FS)ZMP Gdańsk (FS), Cargotorpula ogólna / proj. wielostronne

INFORMACJA Z REALIZACJI PROJEKTU CEF (2)Ogólne zasady

9

INFORMACJE OGÓLNE:

• pkt 1.1 – zgodnie z UD/UW

• pkt 1.4 – zgodnie z GA

• pkt 1.5 – zgodnie z GA

• pkt 1.6 – zgodnie z WoD (cz. A.3.2) lub, jeżeli aneksowano GA, zatwierdzony przez INEA kurs z wniosku o zmianę GA

Uwaga: jeśli w WoD nie określono kursu EUR, należy podać kurs miesięczny EBC z miesiąca złożenia wniosku do KE

• Dane kontaktowe osoby sporządzającej Informację (do bieżącego kontaktu)

INFORMACJA Z REALIZACJI PROJEKTU CEF (3)Zakładka: Informacja z realizacji projektu

10

INFORMACJA DOTYCZĄCA REALIZACJI ZADAŃ:• pkt 1.7 – zgodnie z GA (lub polskie tłumaczenie)• pkt 1.8 – zgodnie z GA• pkt 1.9 – skrótowa nazwa zamówienia• pkt 1.11 – data ogłoszenia przetargu• pkt 1.14 – nr i data podpisania aneksu• pkt 1.16 i pkt 1.17 – najbardziej aktualne dane -

zgodnie z umową lub aneksem

• pkt 1.19 – wybrać walutę, w której dokonano szacunków + oznaczyć wybraną walutę• pkt 1.20 i 1.21 – jeżeli umowa z wykonawcą została zawarta w walucie EUR i projekt

jest wyłączony spod reżimu ustawy o finansach publicznych, kwalifikowaną wartośćzamówienia należy podać tylko w walucie EUR, w pozostałych przypadkachkwalifikowaną wartość zamówienia należy podać zarówno w PLN jak i w EUR.

• pkt 1.22 – narastająco w odniesieniu do poprzedniej Informacji z realizacji…• pkt 1.23 i pkt 1.24 – należy wypełnić w przypadku, gdy faktury wypłacane będą w PLN• pkt 1.26 i pkt 1.27 – należy wypełnić w przypadku, gdy faktury wypłacane będą w EUR

INFORMACJA Z REALIZACJI PROJEKTU CEF (4)Zakładka: Informacja z realizacji projektu

11

STAN REALIZACJI PROJEKTU:

• pkt 2.1 - zgodnie z GA (lub polskie tłumaczenie)

• pkt 2.2 - postęp rzeczowy w realizacji projektu w okresie sprawozdawczym

• pkt 2.4 – wymienić wszystkie kontrole, audyty, wizyty monitoringowe za wyjątkiem wskazanych w pkt 1.18 (dot. zamówień publicznych / postępowań)

• pkt 2.5 – data podpisania aneksu do GA / planowana data złożenia wniosku o zmianę GA oraz opis wprowadzonych lub planowanych do wprowadzenia zmian do GA (zakres rzeczowy, finansowy, terminy realizacji zadań / kamieni milowych, itp.)

INFORMACJA Z REALIZACJI PROJEKTU CEF (5)Zakładka: Stan realizacji

12

INFORMACJA Z REALIZACJI PROJEKTU CEF (6a)Zakładka: Zał. 1) Wniosek o płatność (cz. 1)

13

Tabela 1 – uzupełnić w zakresie bieżącego okresu sprawozdawczego

a) wnioskowana zaliczka

b) wnioskowana refundacja

c) Kwota rozliczająca zaliczkę

Tabela 2 i 3 - zawiera informacje o postępie finansowym narastająco (poprzednie wnioski o płatność + bieżący)

INFORMACJA Z REALIZACJI PROJEKTU CEF (6b)Zakładka: Zał. 1) Wniosek o płatność (cz. 2)

14

• Zestawienia prezentują rozliczenia na poziomie europejskim tj. zaliczki i refundacje otrzymane z INEA

• Monitorowanie ryzyka kursowego dokonywane na podstawie przekazanych do INEA raportów IFS

KARY UMOWNE:• Podstawa naliczenia kary – nr i data

noty obciążeniowej / noty debetowej lub inne

• Okres naliczenia kary (od – do) –termin biegu kary

• Data odzyskania naliczonej kary – data uregulowania zobowiązania

KWOTY NIENALEŻNE / NIEPRAWIDŁOWOŚCI:• Przedmiot kwoty nienależnej

/nieprawidłowości – powód uznania kwoty za niekwalifikowalną

• Kwota odsetek od nieprawidłowej płatności (PLN) – odsetki naliczone jak od zaległości podatkowych

INFORMACJA Z REALIZACJI PROJEKTU CEF (7)Zakładka: Zał. 2) Kary umowne, nieprawidłowości

15

PLANOWANIE BUDŻETOWE:

• Kol. b) – wpisać wydatkowanie w bieżącym okresie sprawozdawczym

Uwaga: kol. c)-f) – w przypadku, gdy informacja dotyczy IV kwartału, w ww. kolumnach należy wskazać wydatki planowane do wykonania w kolejnym roku kalendarzowym (w podziale na kwartały)

INFORMACJA Z REALIZACJI PROJEKTU CEF (8)Zakładka: Zał. 3) Planowanie budżetowe

16

INFORMACJA Z REALIZACJI PROJEKTU CEF (9)Zakładka: Zał. 4) Zestawienie faktur

ZESTAWIENIE FAKTUR:

• w przypadku, gdy w bieżącej Informacji z realizacji… przedstawiono wydatki rozliczające zaliczkę (poziom krajowy) należy to odpowiednio uwzględnić w kolumnach: „w tym kwota rozliczająca zaliczkę” (w podziale na źródła finansowania)

• Niewykorzystane w danym okresie sprawozdawczym środki z zaliczki przechodzą na kolejny okres.

• Kwota zatrzymana – zgodnie z kontraktem z wykonawcą (jeśli dotyczy)

17

1. Zobowiązania Beneficjentów CEF

2. Informacja z realizacji projektu Instrumentu „Łącząc Europę” (CEF)

3. IFS (Individual Financial Statement)

4. Raport Końcowy

5. Działania informacyjno – pomocyjne w projektach CEF

6. Najczęściej poruszane kwestie problematyczne

18

Obowiązek sprawozdawczości wynikający z Grant Agreement oraz UD / UW

Formularze IFS dostępne na www INEA w zakładce Beneficiary Info Point / Usefuldocuments and forms

Cele IFS:a) rozliczenie zaliczkib) płatność okresowac) płatność salda

Dane finansowe IFS przedstawia wydatki w EUR:

przeliczenie PLN na EUR – Instrukcjahttps://ec.europa.eu/inea/connecting-europe-facility/useful-documents-and-forms

Przekazywanie IFS do CUPT: wersja papierowa (podpisana przez upoważnioną osobę) + wersja elektroniczna (edytowalna)

IFS (Individual Financial Statement) (1)Ogólne zasady

19

GA

art. 4.1.1 GA – okresy sprawozdawcze

art. 23.2.1 – Raporty okresowe:a) Beneficjent/Koordynator składa

wniosek o płatność okresową przynajmniej w co drugim okresie sprawozdawczym.

b) Wniosek o płatność okresową składa się do INEA w terminie 8 miesięcy od końca okresu sprawozdawczego

UD/UW – terminy składania do CUPT

PKP PLK – w terminie do 30 kwietnia (audyt CUPT) lub do 31 maja (gdy audyt nie jest wymagany przez GA)

GDDKiA (FS) – „(…) w terminie do końca kwietnia po zakończeniu danego okresu sprawozdawczego”

Projekty CEF: 1) pula FS (ZMP Gdańsk, Cargotor)2) pula ogólna/projekty wielostronne (Remontowa LNG, LOTOS Paliwa, PKP Cargo, Mst Kraków, PAŻP, ZMP Gdańsk)

w terminie do 30 kwietnia (audyt CUPT/audyt zewnętrzny) lub do 31 maja (gdy audyt nie jest wymagany przez GA)

IFS (Individual Financial Statement) (2)Okres raportowania / terminy składania (zgodnie z Umową)

20

Kiedy wymagany jest audyt finansowy?a) Wartość dofinansowania projektu CEF

jest równa bądź przekracza 750.000 EUR

b) Wartość IFS na co najmniej 325.000 EUR (dodając wszystkie poprzednie zwroty, dla których nie przedłożono świadectwa kontroli sprawozdań finansowych)

Kto przeprowadza Audyt finansowy?

Beneficjenci CEF będący podmiotami publicznymi:

PKP PLK, PAŻP, ZMP Gdańsk, GDDKiA, Mst Kraków

Beneficjenci CEF będący podmiotami prywatnymi:

Remontowa LNG, LOTOS Paliwa, PKP Cargo, Cargotor

CUPT

Audyt zewn.

IFS (Individual Financial Statement) (3)Audyt finansowy

21

I. IFSSingle-BeneficiaryMulti-Beneficiary

II. IFS Multi-Beneficiary

Uwaga: dodatkowy formularz zbiorczy dla

projektów wielostronnych,

w których określono Koordynatora (PL)

IFS (Individual Financial Statement) (4)Formularz wniosku Zakładka: General Info

22

pole Calculated exchange rate:kurs średni dzienny EBC za okres sprawozdawczy – zgodnie z Instrukcją

kol. Item selected for the CFS: należy oznaczyć wydatki poddane audytowi finansowemu

kol. Type of procurement contract (…): services, supplies, works

Uwaga: opcja not applicable dot. np. kosztów osobowych / delegacji

kol. Date of invoice : w przypadku kosztów osobowych należy wpisać datę księgowania wydatku

kol. Unique Accounting Number: TAK: nr księgowy NIE: nr faktury

IFS (Individual Financial Statement) (5a)Formularz wniosku Zakładka: Detailed costs declared

23

kol. Internal reference of the procurement contract – nr umowy z wykonawcą

Uwaga: pozostawić niewypełnione pole w przypadku np. wynagrodzeń

kol. Amount excluding VAT (in currency of the general accounts):

a) wartość wydatku nettob) wartość w walucie narodowej (PLN)

kol. Amount of eligible VAT (…): pole wypełniane tylko w przypadku gdy VAT w projekcie jest kwalifikowalny

Uwaga: co do zasady VAT w projektach CEF jest niekwalifikowalny. Kwalifikowalność VAT określa GA dla projektu.

kol. Amount in EUR - pole wypełnia się automatycznie

IFS (Individual Financial Statement) (5b)Formularz wniosku Zakładka: 2. Detailed costs declared

24

Activity No according to the GA –numery Zadań zaciągają się automatycznie na podstawie danych z wprowadzonych w Zakładce 2.

Activity name (…) - należy przypisać nazwy Zadań odpowiadające ich numerom –zgodnie z GA

Claimed costs in national currency – pola sumują się automatycznie na podstawie danych wprowadzonych w Zakładce 2.

Claimed costs in EUR – pola przeliczają sumują się i przeliczają automatycznie, zgodnie z kursem EUR określonym w Zakładce 2.

IFS (Individual Financial Statement) (5b)Formularz wniosku Zakładka: 3. Overview of costs declared

25

Uwaga: Zakładka do wypełnienia tylko w przypadku wniosku o płatność salda (końcową)

RECEIPTS: suma wydatków (EUR) w całym okresie realizacji projektu w podziale na źródła finansowania (suma wszystkich złożonych IFS)

Uwaga: suma wydatków nie powinna wykraczać ponad limit budżetu projektu określony w GA

CEILINGS OF PRE-FINANCING AND INTERIM PAYMENTS: suma płatności zaliczkowych i okresowych wypłaconych przez INEA

IFS (Individual Financial Statement) (7)Formularz wniosku Zakładka: 4. Receipts Payment ceilings

26

Uwaga: zakładka przeznaczona dla Member State (Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju)

IFS (Individual Financial Statement) (7)Formularz wniosku Zakładka: 5. Certification by the MS

27

1. Zobowiązania Beneficjentów CEF

2. Informacja z realizacji projektu Instrumentu „Łącząc Europę” (CEF)

3. IFS (Individual Financial Statement)

4. Raport Końcowy

5. Działania informacyjno – pomocyjne w projektach CEF

6. Najczęściej poruszane kwestie problematyczne

28

SPRAWOZDAWCZOŚĆ NA ZAKOŃCZENIE REALIZACJI PROJEKTU:

POZIOM KE: Formularz Raportu Końcowego (Final Report) dostępne na

www INEA w zakładce Beneficiary Info Point / Useful documents and forms

Final Report – sprawozdanie z realizacji rzeczowej projektu Do Final Report dołączany jest IFS – sprawozdanie

finansowe

POZIOM PL: Wniosek o płatność końcową / Wniosek o rozliczenie

końcowe będzie podstawą rozliczenia środków na poziomie krajowym

Formularz Wniosku o płatność końcową / Wniosku o rozliczenie końcowe – w opracowaniu

Final Report / Raport końcowyFormularze wniosków

29

1. Zobowiązania Beneficjentów CEF

2. Informacja z realizacji projektu Instrumentu „Łącząc Europę” (CEF)

3. IFS (Individual Financial Statement)

4. Raport Końcowy

5. Działania informacyjno – pomocyjne w projektach CEF

6. Najczęściej poruszane kwestie problematyczne

30

Działania informacyjno – promocyjne w projektach CEFZasady ogólne

Wszystkie podejmowane działania informacyjne – promocyjne związane z przedsięwzięciem współfinansowanym ze środków CEF muszą wskazywać, że projekt uzyskał wsparcie z tego instrumentu.

W umowach o dofinansowanie oraz umowach o współpracy nałożono na Beneficjentów poniższe obowiązki:

Beneficjent obowiązany jest do zapewnienia odpowiedniej promocji pomocy finansowej UE przyznanej na realizację Projektu, zgodnie z wymogami określonymi w GA, Umowie oraz wytycznych wydanych przez KE/INEA.

W szczególności Beneficjent zobowiązany jest zaznaczyć w każdej publikacji nt. Projektu, że Projekt realizowany jest z wykorzystaniem środków CEF oraz umieścić logo CEF i znak barw Rzeczypospolitej Polskiej.

W celu zapewnienia odpowiedniej informacji na temat środków CEF przyznanych na realizację projektu Beneficjent wyraża zgodę na zamieszczenie powyższych informacji w serwisach internetowych oraz materiałach MIiR lub CUPT.

31

32

Prawidłowe oznakowanie zawiera:

o informację, że projekt jest finansowany ze środków unijnych w ramach CEF: Projekt … jest współfinansowany przez Unię Europejską z Instrumentu „Łącząc Europę”,

o klauzulę dotyczącą zawartości materiałów: Wyłączną odpowiedzialność za treść publikacji ponosi jej autor. Unia Europejska nie odpowiada za ewentualne wykorzystanie informacji zawartych w takiej publikacji. (dla materiałów drukowanych),

o flagę Unii Europejskiej dostępną na stronie Unii Europejskiej http://europa.eu/about-eu/basic information/symbols/flag/index_pl.htm

o logo CEF – wypełnia obowiązki, które nakładają punkty 1 i 3 powyżej – dostępne na stronie https://ec.europa.eu/inea/connecting-europe-facility/cef-energy/beneficiaries-info-point/publicity-guidelines-logos

o barwy RP – stosowane zgodnie z wytycznymi zawartymi w Księdze Identyfikacji Wizualnej [https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/47843/Ksiega_Identyfikacji_Wizualnej_2014-2020_2017.pdf]. Barwy RP można pobrać na stronie https:www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/48459/barwyrp.7z

Działania informacyjno – promocyjne w projektach CEFOznakowanie – podstawowe zasady

Publikacje, materiały oraz wydarzenia informacyjno-promocyjne

Sposób zamieszczenia oznakowania

strony internetowe o w tym samym miejscu na każdej stronie o rekomendowane umieszczenie w ramce widocznej w każdej

sekcji strony

broszury, ulotki informacyjne, zestawienia, biuletyny, plakaty

o w prawym dolnym rogu publikacji o na przedniej lub tylnej okładce o na białym tle (jeżeli nie jest umieszczone na dużej fotografii lub

ilustracji, jak na plakacie)

raporty i wewnętrzne publikacje dot. projektu

o na przedniej okładce

prezentacje multimedialne o na pierwszym lub ostatnim slajdzie lub w stopce każdego slajdu

nośniki elektroniczne w postaci płyt CD i DVD

o na etykiecie płyty lub boxu (w przypadku zestawu płyt CD lub DVD)

Seminaria, szkolenia i konferencjeo w widocznym miejscu podczas spotkania o na zaproszeniach, materiałach dla uczestników i innych

dokumentach dotyczących spotkania

Oznakowanie robót publicznychtablica informacyjna/oznakowanie projektu

o przed/w trakcie realizacji

tablica pamiątkowa o po zakończeniu prac w ramach projektu

Gotowy logotyp, którym należy oznaczać materiały można pobrać ze strony internetowej http://ec.europa.eu/inea/connecting-europe-facility/cef-energy/beneficiaries-info-point/publicity-guidelines-logos.

Działania informacyjno – promocyjne w projektach CEFOznakowanie – szczegółowe zasady

33

Działania informacyjno – promocyjne w projektach CEFProjekt tablicy informacyjnej dla projektów współfinansowanych w ramach CEF

34

1. Zobowiązania Beneficjentów CEF

2. Informacja z realizacji projektu Instrumentu „Łącząc Europę” (CEF)

3. IFS (Individual Financial Statement)

4. Raport Końcowy

5. Działania informacyjno – pomocyjne w projektach CEF

6. Najczęściej poruszane kwestie problematyczne

35

BENEFICJENCI CEF:Remontowa LNG

LOTOS PaliwaPKP Cargo

W związku z zapisem § 6.1 UW:„Beneficjent w procesie realizacji Projektu jest

zamawiającym w rozumieniu przepisów Pzp”

Zapytanie Beneficjenta:

Odpowiedź MIiR:

Najczęściej poruszane kwestie problematyczne (1a)Zagadnienie: Postępowania / Zamówienia publiczne

36

1. Beneficjent obowiązany jest do poddania się weryfikacji ex-ante.

2. Beneficjent obowiązany jest do informowania CUPT o planowanym wszczęciu postępowania lub o planowanej zmianie umowy z wykonawcą.

3. Ex-ante aneksów do umów z wykonawcami – weryfikacja obligatoryjna projektu aneksu.

Najczęściej poruszane kwestie problematyczne (1b)Zagadnienie: Postępowania / Zamówienia publiczne

37

* Kwestie dot. ex-ante zostaną szerzej omówione w prezentacji dot. zamówień publicznych

Kurs Zastosowanie

Kurs [EUR] z WoD / Aneks do GA

1. Przeliczanie wartości projektu / Zadań w projekcie określonych w GA (np. w UD)Uwaga a): w przypadku zmiany GA aktualnym kursem do przeliczania wartości projektu będzie kurs z wniosku o zmianę GAUwaga 2b): w przypadku gdy w WoD nie został podany kurs przeliczeniowy należy zastosować kurs EBC z miesiąca złożenia WoD do KE

2. Przeliczanie wartości umów z wykonawcami (np. w Informacji z realizacji projektu)Uwaga: jeżeli umowa z wykonawcą została zawarta w walucie EUR i projekt jest wyłączony spod reżimu ufp, kwalifikowaną wartość zamówienia należy podać tylko w walucie EUR, w pozostałych przypadkach kwalifikowaną wartość zamówienia należy podać zarówno w PLN jak i w EUR.

Kurs [EUR] uśredniony dzienny EBC

Przeliczanie wartości wydatków w IFSUwaga: Art.. II.23.4 GA „Beneficjenci, którzy prowadza swoje konta księgi głównej w walucie innej niż euro, przeliczają poniesione koszty na euro po średnim kursie obliczonym na podstawie dziennych kursów wymiany publikowanych w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej, ustalonych dla danego okresu sprawozdawczego”.

Kursy do przeliczeń kosztów poniesionych w walucie innej niż

PLNPrzeliczanie zgodnie ze swoimi zwyczajowymi praktykami księgowania

Najczęściej poruszane kwestie problematyczne (2)Zagadnienie: Kursy przeliczeniowe

38

Regulacje dot. zasad kwalifikowania Personnel Costs: GŁÓWNE: Decyzja KE nr C(2016)478 z dn. 03/02/2016 r. z

aneksem Art. II.19.2 GA:

Załącznik VII do GA Procedures w zakresie Personnel Costs

Najczęściej poruszane kwestie problematyczne (3a)Zagadnienie: Koszty osobowe (wynagrodzenia)Ogólne informacje

39

Podstawowy formularz do kalkulacji kosztów wynagrodzeń uwzględniający wszystkie wytyczne dot. rozliczania kosztów osobowych (możliwe modyfikacje w zw. ze specyfiką realizacji projektu)

kol. 0 name & surname – KOD pracownika

kol. 0 position - nieobligaoryjnie

kol. 1 - wynagrodzenie brutto

kol. 2 – premie, nagrody, dodatki

kol. 4-6 – składniki wynagrodzenia po stronie pracodawcy

kol. 8 – wybór metodologii na podstawie zapisów Decyzji KE nr C(2016)478 (Step 2)

kol. 9 – automatyczne wyliczenie stawki godzinowej

kol. 10 – ilość h faktycznie przepracowanych na rzecz projektu CEF

kol. 11 – kwalifikowalny koszt wynagrodzenia do przedstawienia w IFS

Najczęściej poruszane kwestie problematyczne (3b)Zagadnienie: Koszty osobowe (wynagrodzenia)Formularz: Kalkulacja kosztów wynagrodzenia

40

Przykładowy formularz do wykazywania faktycznie przepracowanego czasu na rzecz projektu CEF

Wykazywanie przepracowanych godzin na rzecz projektu CEF w formularzu w podziale na Activities: Jeśli w GA nie wyodrębniono Zadania dot.

zarządzania projektem natomiast przewidziano rozliczanie kosztów osobowych – konieczne wykazywanie przepracowanych godzin w podziale na Activities

Jeśli w GA wyodrębniono Zadanie dot. zarządzania projektem – godziny należy przypisywać jedynie do Zadania dot. zarządzania projektem pod numerem zgodnym z GA

Kol. other tasks – ilość godzin przepracowanych na działania nie związane z projektem CEF

Kol. Description of tasks – opisy wykonanych prac na rzecz projektu CEF

KOD PRACOWNIKA

PODPIS PRACOWNIKA UKRYTY(oryginał TimeSheet przechowuje

Beneficjent)

Najczęściej poruszane kwestie problematyczne (3c)Zagadnienie: Koszty osobowe (wynagrodzenia)Formularz: Karta czasu pracy

41

DOKUMENTY NIEZBĘDNE DO POTWIERDZENIA ROZLICZANYCH KOSZTÓW WYNAGRODZEŃ:

1. KALKULACJA KOSZTÓW WYNAGRODZEŃ – stanowi oświadczenie Beneficjenta poniesionych kosztów nawynagrodzenia pracowników. CUPT nie wymaga przedkładania Umów o pracę, Opisów stanowiska pracy itp.

2. KARTA CZASU PRACY3. WYCIĄG BANKOWY dokumentujący wykonanie WYPŁATY WYNAGRODZENIA pracownikowi (lub inny

równoważny dokument - np. w przypadku pobierania wynagrodzenia w gotówce) – dane pracownika ukrytei odpowiednio zakodowane

4. WYCIĄGI BANKOWE dokumentujące OPŁACENIE SKŁADEK ZUS (wyciągi zbiorcze)5. WYCIĄGI BANKOWE dokumentujące OPŁACENIE PODATKU do właściwego Urzędu Skarbowego (wyciągi

zbiorcze)

* Beneficjent okazuje oryginały dokumentów potwierdzających zaangażowanie pracownika w realizację projektu CEF oraz dokumentujących kwestie związane z wynagrodzeniami podczas prowadzonych audytów finansowych przez CUPT,

kontroli planowych, doraźnych oraz audytów prowadzonych przez CUPT oraz innych Instytucji.

Najczęściej poruszane kwestie problematyczne (3d)Zagadnienie: Koszty osobowe (wynagrodzenia)Udokumentowanie kosztów wynagrodzeń

42

DOKUMENTY NIEZBĘDNE DO POTWIERDZENIA ROZLICZANYCH KOSZTÓW DELEGACJI:1. Polecenie wyjazdu służbowego (PWS) – stanowi uzasadnienie kosztów podróży służbowej.2. Kopie biletów kolejowych, biletów lotniczych, udokumentowana podróż służbowa samochodem prywatnym,

paragony/faktury za taxi – w przypadku gdy firmę obsługuje firma zewnętrzna w zakresie organizacji delegacji,Beneficjent przedkłada faktury

3. Faktury za noclegi, opłaty klimatyczneUwaga: w przypadku gdy firmę obsługuje firma zewnętrzna w zakresie organizacji delegacji, Beneficjent przedkłada:Umowę z firmą, faktury za bilety/noclegi wystawione przez ww. firmę oraz wyciągi bankowe potwierdzająceopłacenie faktur4. Koszty ubezpieczenia podróży służbowej – w celu rozliczenia przedmiotowych kosztów należy załączyć polisę

oraz potwierdzenie opłacenia (wyciąg banków/inny równoważny).Uwaga: jeśli polisa zawarta została na ubezpieczenie grupowe bądź na określoną liczbę wyjazdów służbowych, wRPS należy uwzględnić wyliczony proporcjonalnie koszt ubezpieczenia jednostkowego5. Agendy lub programy spotkań/konferencji, listy obecności.6. Rozliczenie podróży służbowej (RWS) – diety, ryczałty. Stanowi udokumentowanie łącznych kosztów podróży

służbowej.Uwaga: Koszty płatnych konferencji/warsztatów/targów również są kwalifikowane,

o ile tego typu wydarzenia zostały przewidziane w zapisach GA.

Najczęściej poruszane kwestie problematyczne (4)Zagadnienie: DelegacjeUdokumentowanie kosztów wyjazdów służbowych

43

1. FV powinna być opisana. W szczególności opis powinien zawierać następujące elementy:a) czego dot. dany wydatek,b) rozbicie danego wydatku na netto, brutto, VATc) część kwalifikowalna/niekwalifikowalna wydatku,d) numer księgowy,e) informację o realizacji wydatku z Programu CEF, podstawowe dane projektu z GA,

w tym nr Zadania.

2. Jeśli FV dot. wydatku w walucie innej niż PLN, w opisie powinny znaleźć się informacje nt. przeliczenia walutowego na PLN - w dokumentach sprawozdawczych przedstawianych do INEA wykazuje się wydatki w walucie narodowej przeliczonej następnie na EUR.

3. Do FV należy przedstawić wyciąg bankowy potwierdzający opłacenie wydatku.

Najczęściej poruszane kwestie problematyczne (5)Zagadnienie: Opisywanie dokumentów będących przedmiotem rozliczenia

44

Stanowisko MIiR po konsultacjach z INEA (pismo MIiR do CUPT sygn. DPI-XV.7042.83.2018.KA z dn. 20/07/2018 r. :

Kary umowne – kontekst krajowy:

Najczęściej poruszane kwestie problematyczne (6)Zagadnienie: Kary umowne

45

Stanowisko MIiR po konsultacjach z INEA (pismo MIiR do CUPT sygn. DPI-XV.7042.83.2018.KA z dn. 20/07/2018 r. :

Najczęściej poruszane kwestie problematyczne (7)Zagadnienie: Kwalifikowalność zaliczek dla wykonawców

46

47

W celu prawidłowego rozliczenia wydatków związanych z wykupem gruntów należy przedłożyć:1) Decyzję o ustaleniu odszkodowania,2) Wyciąg z operatu szacunkowego dla wskazanej w decyzji nieruchomości,3) Oświadczenie właściciela nieruchomości,4) Potwierdzenie dokonania przelewu/nadania przekazu,5) Protokół akceptacji.

Najwięcej wydatków zostaje wstrzymanych/tymczasowo niekwalifikowalnych z uwagi na brak lub błędnie wypełnione OświadczeniaNajczęściej spotykane błędy:- brak danych wrażliwych,- brak daty i miejsca sporządzenia oświadczenia,- brak oznaczenia informacji dot. podleganiu podatkowi VAT, - brak podpisu lub podpisanie przez osoby nieupoważnione (lub brak upoważnienia).

Najczęściej poruszane kwestie problematyczne (8)Zagadnienie: Koszty dot. wykupu gruntów

Beneficjenci CEF Sposób postępowania

PKP PLKOdsetki narosłe od dofinansowania przekazywanego na rachunek Beneficjenta w formie zaliczki podlegają zwrotowi lub zaliczeniu na poczet części dofinansowania ze środków krajowych.

GDDKiA Nie dotyczy.

ZMP Gdańsk (FS), Cargotor Odsetki narosłe od dofinansowania przekazywanego na rachunek Beneficjenta w formie płatności zaliczkowej podlegają zwrotowi do budżetu państwa.

Pula ogólna / proj. wielostronne:Remontowa LNG, LOTOS Paliwa, PKP Cargo,

Mst Kraków, PAŻP, ZMP Gdańsk, ZMPSiŚOdsetki narosłe od dofinansowania przekazywanego na rachunek Beneficjenta w formie zaliczki nie podlegają zwrotowi.

Najczęściej poruszane kwestie problematyczne (9)Zagadnienie: Odsetki od środków zaliczki CEF

48

Koszty usług firm zewnętrznych są kwalifikowane, o ile tego typu działania zostały przewidziane w zapisach GA Rozliczanie projektów Doradztwo projektowe Usługi prawnicze Usługi księgowe Sporządzanie analiz itp.

Uwaga: zlecenie audytu finansowego wydatków przez Beneficjentów CEF: Remontowa LNG, LOTOS Paliwa, PKP Cargo,

jest kosztem kwalifikowalnym niezależnie od tego czy działanie to zostało ujęte w zapisach GA (stanowisko INEA)

Najczęściej poruszane kwestie problematyczne (10)Zagadnienie: Rozliczanie kosztów usług firm zewnętrznych w zakresie zarządzania projektem

49

Centrum Unijnych Projektów

Transportowych

Plac Europejski 2, 00-844 Warszawa

tel. (22) 262 05 00, fax (22) 262 05 01

www.cupt.gov.pl, e-mail: cupt@cupt.gov.pl

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ