PORADNIK DLA ARCHIWISTYINSTYTUCJI POLSKIEJ NA OBCZYŹNIE

NACZELNA DYREKCJA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH

RADA DZIEDZICTWA ARCHIWALNEGO

PORADNIK DLA ARCHIWISTYINSTYTUCJI POLSKIEJ NA OBCZYŹNIE

praca zbiorowa pod redakcjąJacka Krochmala

Warszawa 2006

CIP—BIBLIOTEKA NARODOWAPoradnik dla archiwisty instytucji polskiej na obczyźnie : opracowanie zbiorowe / pod red. nauk. Jacka Krochmala ;

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Rada DziedzictwaArchiwalnego. – Warszawa : Naczelna Dyrekcja Archiwów

Państwowych – Wydział Wydawnictw, 2006

Projekt okładki i strony tytułowejKRZYSZTOF FEDER

Redaktor prowadzącyANNA DEMKO

KorektaEWA STEMPNIEWICZ

© Copyright by Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Warszawa 2006

ISBN 83–89115–59–X

NACZELNA DYREKCJA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH – WYDZIAŁ WYDAWNICTW

UL. DŁUGA 6, 00−950 WARSZAWA, SKR. POCZT. 1005,

TEL. (22) 635 37 55, 831 17 36E−MAIL: NDAP@ARCHIWA.GOV.PL HTTP://WWW.ARCHIWA.GOV.PL

Skład i łamanieOFI WARSZAWA

Druk i oprawaARCHIWUM PAŃSTWOWE W PRZEMYŚLU

37−700 PRZEMYŚL, UL. LELEWELA 4, (16) 670 35 38E−MAIL:ARCHIWUM@PRZEMYSL.AP.GOV.PL

SPIS TREŚCISłowo wstępne (Daria Nałęcz) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Wstęp (Jacek Krochmal) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Rozdział I – Kilka słów o archiwum i terminologii archiwalnej

(Jacek Krochmal) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Rozdział II – Pozyskiwanie zbiorów i postępowanie z materiałami

przejmowanymi do archiwum (Jacek Krochmal,Anna Marciniak) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Rozdział III – Ewidencjonowanie zasobu – teoria i praktyka (Anna Laszuk) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Rozdział IV – Opracowywanie akt (Lidia Potykanowicz−Suda, Hanna Staszewska−Katolik, Krzysztof Stryjkowski) . . . . . 37

Rozdział V – Postępowanie z dokumentacją nieaktową . . . . 63Dokumentacja kartograficzna (Roland Banduch) . . . . . . . 63Archiwizacja fotografii (Ewa Podgórska) . . . . . . . . . . . . . 73Archiwizowanie materiałów audiowizualnych(Krzysztof Pątek) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Rozdział VI – Udostępnianie archiwaliów (Jacek Krochmal, Anna Laszuk) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Rozdział VII – Informatyka jako pomoc w prowadzeniu archiwum(Stanisław Flis, Andrzej Jabłoński, Henryk Krystek) . . . 101

Rozdział VIII – Przechowywanie i konserwacja (Przemysław Wojciechowski) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

Wskazówki bibliograficzne (Jacek Krochmal) . . . . . . . . . . . 119Aneksy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Aneks nr 1 – Wzory formularzy archiwalnych . . . . . . . . 124Aneks nr 2 – Przykładowy inwentarz książkowy

ze wstępem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130Spis formularzy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152Autorzy poradnika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

5

SŁOWO WSTĘPNE

Przekazując do rąk Państwa poradnik archiwalny, mamy nadzieję,iż okaże się on pomocny w porządkowaniu, opisywaniu, zachowaniui udostępnianiu skarbów kultury polskiej, gromadzonych przez insty−tucje polskie, działające poza krajem, ale zawsze z myślą o nim. Pra−gnęlibyśmy, aby zbiory te znalazły trwałe i poczesne miejsce pośródinstytucji kultury światowej. Dbałość o stan zachowania, zastosowa−nie nowoczesnych sposobów informowania o zasobach, propagowaniemożliwości zaspokajania wiedzy o Polsce przez kierowane przezPaństwa instytucje są najlepszą drogą do osiągnięcia tego celu.

Archiwa państwowe nigdy nie odmówią pomocy. Zawsze służyćbędą przynajmniej radą i informacją. Razem wytyczane zadaniawinny też z czasem przynieść więcej widocznych rezultatów. Archi−wa chciałyby bowiem być dobrym partnerem w Państwa codziennejpracy. Mamy szanse razem stworzyć sieć informacji archiwalnejobejmującej cały świat, łączącej Polaków niezależnie od miejsca ichaktualnego pobytu, ułatwiającą dostęp zarówno do wiedzy ogólnej,jak i tej ważnej dla każdego indywidualnie wiedzy o własnej, jakżeczęsto rozproszonej po całym globie, rodzinie. Pragnęlibyśmy, abyw trosce o naszą kulturę i dorobek duchowy nikt, komu takie war−tości są bliskie, nie pozostał sam ze swoim kłopotem.

Z uwagą zbierać będziemy wszelkie Państwa opinie o poradniku.Być może wymagać on będzie uzupełnień, a może trzeba go będziecałkiem przeformułować. Prosimy o dzielenie się z nami Państwapropozycjami.

Daria NałęczNaczelny Dyrektor

Archiwów Państwowych

7

WSTĘPZbiory archiwalne, gromadzone przez znajdujące się na całym

świecie instytucje polonijne, stanowią bezcenne skarbnice doku−mentujące nie tylko działalność macierzystych organizacji, ale tak−że aktywność Polonii i Polaków żyjących i działających poza grani−cami kraju, są ważną częścią polskiego dziedzictwa kulturalnego,rozproszonego na niemal wszystkich kontynentach. Ich znaczeniedoceniło wiele ośrodków w kraju i na emigracji, pragnących wes−przeć oczekujące różnorodnych form pomocy liczne instytucje pol−skie na wychodźstwie i polonijne. Przejawem tego zainteresowaniana polu archiwalnym jest działalność Naczelnej Dyrekcji Archi−wów Państwowych (NDAP) prowadzona we współpracy z RadąDziedzictwa Archiwalnego. Jednym z wyników tej współpracy sąwydane ostatnio publikacje: Polskie instytucje za granicą. Przewo−dnik po zbiorach archiwalnych opracowany przez Annę Krochmal(Warszawa 2004), Polski Instytut Naukowy w Ameryce. Przewo−dnik po zbiorach archiwalnych przygotowany przez StanisławaFlisa (Warszawa 2004) oraz poradnik oddawany obecnie do rąkCzytelników.

Instytucje polskie i polonijne przechowują archiwalia, księgo−zbiory i muzealia, w istocie więc są instytucjami pamięci łączą−cymi w sobie cechy archiwum, biblioteki i muzeum. Poradnik skon−centruje jednak uwagę wyłącznie na zbiorach archiwalnych.

Książka składa się z ośmiu rozdziałów tematycznych. W pierw−szym z nich omówiono podstawową terminologię archiwalną, nie−zbędną do zrozumienia treści prezentowanych w dalszych czę−ściach poradnika. Rozdział drugi w sposób sumaryczny przed−stawia postępowanie z materiałami przejmowanymi do archiwumoraz inne zagadnienia związane z problematyką pozyskiwaniazbiorów, w tym kwestie związane z prawami autorskimi. Kolejny,trzeci rozdział, poświęcony został natomiast omówieniu metodewidencjonowania zasobu archiwalnego.

W rozdziale czwartym opisano metody opracowywania akt. Jakwiadomo, zasób archiwum instytucji polskiej i polonijnej wyraźnieróżni się od struktury zasobu polskich archiwów państwowych,

9

w których dominują zespoły akt urzędów i przedsiębiorstw. W ar−chiwach instytucji polonijnych najliczniejszą część zbiorów stano−wią materiały będące wytworem działalności macierzystej organi−zacji oraz innych instytucji społecznych, a także spuścizny osóbprywatnych i rodzin, w tym znanych działaczy politycznych, emi−gracyjnych, naukowców bądź twórców kultury. Oczywiście, najczę−ściej spotykana jest dokumentacja aktowa (tzw. akta), dlatego naomówienie sposobów postępowania z nią przeznaczono oddzielnyrozdział. W omawianych archiwach w mniejszej liczbie występujenatomiast dokumentacja nieaktowa (fotograficzna, kartograficzna,filmowa), której opracowanie – i w ogóle postępowanie z nią – odby−wa się na nieco innych zasadach. Z tych powodów rozdział piąty po−święcony został omówieniu zasad postępowania z dokumentacjąnieaktową. Podzielono go na trzy części tematyczne, w którychprzedstawiono metody porządkowania oraz ewidencjonowania do−kumentacji kartograficznej, fotograficznej i audiowizualnej.

W rozdziale szóstym scharakteryzowano sposoby udostępnianiaarchiwaliów, zarówno bezpośrednio – w pracowni naukowej (czytelni),jak i pośrednio, w formie kwerend, publikacji archiwalnych oraz wy−staw, pokazywanych w siedzibie archiwum bądź za pośrednictwemInternetu. Kolejny, siódmy rozdział poradnika poświęcono spra−wom informatyki archiwalnej, czyli zagadnieniom związanym z wy−korzystaniem komputerów do prac archiwalnych. Rozdział ósmyomawia zagadnienia przechowywania i konserwacji zbiorów. Opisa−no w nim zarówno przyczyny powstawania zniszczeń, jak też przed−stawiono zalecenia dotyczące właściwego przechowywania archiwa−liów, wyglądu i wyposażenia pomieszczeń magazynowych, a takżeomówiono podstawowe metody konserwacji zbiorów.

Najważniejsze publikacje z zakresu praktyki i metodyki archi−walnej, które mogą rozszerzyć wiedzę na temat zagadnień poru−szanych w poradniku, zostały scharakteryzowane we wskazów−kach bibliograficznych.

W tekście poradnika zamieszczono wzory wybranych formula−rzy stosowanych w archiwach. Część z nich – z przyczyn redakcyj−nych – umieszczono w aneksie. Znalazł się tam również przykładinwentarza książkowego (wraz ze wstępem) zespołu archiwalnego.Formularze te są stosowane w polskich archiwach państwowych,ale z pewnością z dużym pożytkiem mogą znaleźć zastosowanierównież w archiwach instytucji polskich i polonijnych działającychna obczyźnie.

10

*

Poradnik oddawany do rąk Czytelników w żadnym razie niepretenduje do roli wyczerpującego podręcznika archiwistyki. Zo−stał napisany w formie popularnej, z pominięciem części fachowejterminologii archiwalnej i wybranych zagadnień, z którymi trudnobyłoby spotkać się w archiwum polonijnym1. Zaproponowane w po−radniku rozwiązania metodyczne oparte są na praktyce stosowa−nej w polskich archiwach państwowych, dlatego należy wziąć poduwagę, że nie wszystkie będą mogły być w pełni zastosowane w ar−chiwach instytucji polskich i polonijnych.

Wszystkich zainteresowanych pogłębieniem wiedzy lub wyja−śnieniem treści, może niezbyt jasno wyłożonych, zachęcamy dobezpośrednich konsultacji. NDAP gotowa jest również organizo−wać staże archiwalne dla pracowników archiwów instytucji pol−skich i polonijnych2. Mogą się one odbywać zarówno w polskich ar−chiwach państwowych, jak też w archiwach innych instytucji dzia−łających w Polsce. Wiedza i umiejętności, zdobyte podczas tychpraktyk, z pewnością wzbogacą nasze wspólne doświadczenia za−wodowe.

Jacek Krochmal

11

1 Czytelnik zainteresowany tymi zagadnieniami znajdzie ich omówieniew podręcznikach archiwistyki, wymienionych we wskazówkach bibliograficz−nych.

2 Korespondencję w sprawie pomocy merytorycznej bądź wniosków o zor−ganizowanie staży archiwalnych można kierować na adres e−mailowy jkrochmal@archiwa.gov.pl lub listownie, na adres Naczelnej Dyrekcji Archi−wów Państwowych, ul. Długa 6, 00–950 Warszawa, skr. poczt. 1005.

Jacek Krochmal

ROZDZIAŁ I

KILKA SŁÓW O ARCHIWUM I TERMINOLOGII ARCHIWALNEJ

Do podstawowych pojęć archiwalnych3 należą m.in. terminy: ar−chiwum, dokumentacja, materiały archiwalne, spuścizna, twórcazespołu, zasób oraz zespół archiwalny, a także zbiór i spuścizna.Ich znajomość jest niezbędna w pracy archiwisty, ułatwi też lektu−rę dalszych części poradnika, dlatego warto w tym miejscu wyja−śnić znaczenia tych terminów.

Podstawowym, choć wieloznacznym pojęciem w polskiej termi−nologii archiwalnej jest archiwum4. Obecnie termin ten oznaczanajczęściej:

1. instytucję powołaną do gromadzenia, zabezpieczania, opra−cowywania, przechowywania i udostępniania → materiałów ar−chiwalnych, uprawnioną do wydawania z nich uwierzytelnionychodpisów, wypisów i kopii, a także do prowadzenia działalnościnaukowej w zakresie edycji źródeł historycznych, publikowaniapomocy archiwalnych itp.; taka instytucja nazywa się też archi−wum historycznym (w odróżnieniu od znaczenia podanegow przykładzie 2);

13

3 Definicje zaczerpnięto z Polskiego słownika archiwalnego wydanegow 1974 r. pod redakcją Wandy Maciejewskiej, a także z Ustawy o narodowymzasobie archiwalnym i archiwach z 14 VII 1983 r. (tekst ujednolicony: Dzien−nik Ustaw 2002, nr 171, poz. 1393; zob. strona internetowa Archiwa Pań−stwowe: http://www.archiwa.gov.pl w dziale Prawo archiwalne) orazz podręczników archiwistyki (zob. niżej, Wskazówki bibliograficzne).

4 ang. – archives; franc. – archives; niem. – Archiv; wł. – archivio.

2. komórkę (dział) instytucji lub urzędu wytwarzającego mate−riały archiwalne, powołaną do ich czasowego przechowywaniawraz ze zarchiwizowaną (tj. zbędną w bieżącej działalności) → do−kumentacją niearchiwalną, a także opracowywania i udostępnia−nia; w tym znaczeniu archiwum jest nazywane archiwum zakłado−wym lub archiwum bieżącym;

3. gmach lub lokal, w którym przechowywane są materiały ar−chiwalne lub inna dokumentacja zbędna w bieżącej działalności;

4. nazwę zespołu archiwalnego, który przed archiwizacją, doko−naną w instytucji aktualnie go przechowującej, stanowił odrębne(samodzielne) archiwum, np. instytucji, organizacji, miasta, osobyprywatnej bądź rodu (archiwum rodowe itp.).

Bliższe informacje o urządzeniu archiwum lub pomieszczeń ar−chiwalnych, zwłaszcza zaś o zasadach przechowywania zbiorów,zostaną omówione w rozdziale ósmym, poświęconym przechowy−waniu i konserwacji archiwaliów (zob. s. 107–115).

Obiekty gromadzone w archiwach są określane różnymi pojęcia−mi, najczęściej jako: archiwalia, dokumentacja lub materiały ar−chiwalne. Pod pojęciem archiwalia5 rozumiane są wszelkie mate−riały przechowywane w archiwum lub kwalifikujące się do wieczy−stego w nim przechowania. Nieco inne znaczenie ma termin doku−mentacja, który oznacza wszelkie dokumenty, będące wytworemdziałalności → twórcy zespołu, kwalifikujące się do trwałego lubczasowego przechowywania w archiwum lub registraturze. W za−leżności od tego, czy wytworzona dokumentacja ma znaczenie hi−storyczne i w związku z tym powinna być przechowywana wieczy−ście, czy też ma jedynie znaczenie czasowe i po upływie wyznaczo−nego okresu przydatności może być wybrakowana (przekazana namakulaturę, czyli zniszczona), mówimy o → materiałach archiwal−nych podlegających wieczystemu przechowywaniu, czyli – wedługpolskiego nazewnictwa – o dokumentacji kategorii A, bądź o do−kumentacji niearchiwalnej (kategorii B).

Obecnie w Polsce najczęściej stosowany jest termin materiałyarchiwalne. Oznacza on wszelkiego rodzaju akta i dokumenty,korespondencję, dokumentację finansową, techniczną i statystycz−ną, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwięko−we i inną dokumentację, w tym także utrwaloną w formie elektro−

14

5 ang. – archive; franc. – documents d’archives; niem. – Archivalien.

nicznej, mającą znaczenie jako źródło informacji o wartości histo−rycznej. Z tego względu materiały archiwalne są przechowywanewieczyście. Zatem materiały archiwalne to wszelkie archiwa−lia o nieprzemijającej wartości historycznej, niezależnie odrodzaju i formy, w jakiej zostały wytworzone. Co zrozumiałe,najczęściej spotykaną formą, w jakiej one obecnie występują w ar−chiwach, są akta (dokumentacja aktowa), ale materiałami archi−walnymi jest również dokumentacja techniczna, kartograficzna,fotograficzna, audiowizualna czy elektroniczna.

Przytoczone terminy, szczególnie zaś „dokumentacja”, są pochod−nymi pojęcia dokument. Ma on dwa znaczenia, rozumiane jako:

1. pismo uwierzytelnione, sporządzone z zachowaniem przyję−tych w danej epoce i miejscu form zewnętrznych i wewnętrznych,stwierdzające lub ustanawiające pewien stan prawny, albo też słu−żące do wykonywania uprawnień6;

2. zapis, bez względu na jego postać, będący świadectwem jakie−goś faktu (faktów) i zjawisk obiektywnej rzeczywistości lub przeja−wów myśli ludzkiej7.

Całość materiałów archiwalnych, zgromadzonych w jednym ar−chiwum, to zasób archiwum8. Dzieli się on na zespoły archiwal−ne, zbiory archiwalne, a także kolekcje i spuścizny.

Zespół archiwalny9 to część dokumentacji, podlegającej wie−czystemu przechowaniu, wytworzonej tylko przez jednego, ustrojo−wo odrębnego twórcę, podczas jego działalności. Twórcą zespołumoże być jednostka organizacyjna (urząd, instytucja, organizacjaspołeczna, przedsiębiorstwo itp.), mająca określony zakres działa−nia i samodzielność organizacyjną, lub też osoba fizyczna. Termi−nem pokrewnym do twórcy zespołu jest pojęcie aktotwórca. Jestto jednostka organizacyjna lub osoba fizyczna, w wyniku działal−ności której powstają akta.

Zespół archiwalny powstały w wyniku działalności twórcy,którego zadania, organizacja i funkcje nie ulegały zbyt częstymzmianom bądź przekształceniom powodującym dziedziczenie ma−teriałów archiwalnych, nazywamy zespołem archiwalnym pro−

15

6 ang. – charter; franc. – charte; niem. – Urkunde.7 ang. – record; franc. – document; niem. – Dokument.8 ang. – archive; franc. – fonds d’archives; niem. – Archivbestand.9 ang. – archival fund, records group; franc. – fonds d’archives; niem. –

Archivbestand, Archivkörper, Fond.

stym. Natomiast zespół zawierający dodatkowo materiały archi−walne odziedziczone po innym twórcy, które zostały przejęte przeztwórcę w wyniku objęcia kompetencji po zlikwidowanej jednostce(urzędzie, organizacji) i połączone z zespołem sukcesora, nazywa−my zespołem archiwalnym złożonym. Niekiedy zespołem zło−żonym nazywany jest też zespół o skomplikowanej strukturze we−wnętrznej, będącej wynikiem licznych reorganizacji powodującychzmiany w układzie kancelaryjnym.

Innym podziałem zespołów archiwalnych jest ich rozróżnieniena zespoły zamknięte, to jest takie, których twórca zakończyłdziałalność i przekazał materiały archiwalne do archiwum (a więccałość dokumentacji została zarchiwizowana), oraz zespołyotwarte, czyli zespoły, których twórca lub sukcesor nadal funkcjo−nuje, ciągle zatem wytwarza dokumentację, która w przyszłościtrafi do archiwum.

Kolejny podział zespołów archiwalnych określa stan ich zacho−wania. Rozróżniamy więc zespoły:● pełne (kompletne) – zachowane w całości lub prawie w całości,

dzięki czemu możliwe jest poznanie różnych przejawów działal−ności twórcy;

● szczątkowe (zdekompletowane) – zachowane w niewielkiej licz−bie jednostek archiwalnych, które wprawdzie pozwalają na iden−tyfikację twórcy zespołu, uniemożliwiają jednak pełne poznaniejakiegokolwiek z istotnych aspektów jego działalności.

Oprócz zespołów archiwalnych w zasobie archiwum występujątakże zbiory. Na zbiór archiwalny10 składa się dokumentacja(np. aktowa, fotograficzna, kartograficzna) zgromadzona przezurząd lub osobę fizyczną pod określonym kątem widzenia. Takwięc zbiory archiwalne to grupy archiwaliów niepowiązanychwspólnym pochodzeniem kancelaryjnym, ale pogrupowanych nazasadach kryteriów pochodzenia, treści lub zainteresowań twórcyzbioru. Pojęciem zbliżonym do terminu „zbiór archiwalny” jest ter−min kolekcja archiwalna.

Na określenie zespołu archiwalnego, wytworzonego przez osobę(osoby) fizyczną, używa się terminu spuścizna archiwalna11 (tzw.papiery). Z przyczyn praktycznych do spuścizn włącza się także zbio−

16

10 ang. – collection; franc. – collection; niem. – Sammlung.11 ang. – private papers; franc. – papiers privés; niem. – Nachlass.

ry archiwalne powstające w wyniku zainteresowań kolekcjonerskichtwórcy spuścizny.

Opisując zespół (zbiór) archiwalny, stosujemy podstawowe terminywchodzące w skład standardu (formatu) opisu archiwalnego12,takie jak:● nazwa archiwum, w którego zasobie przechowywany jest zespół

(zbiór);● nazwa zespołu, czyli nazwa twórcy zespołu (zob. s. 41, 45);● daty skrajne (krańcowe; granice chronologiczne) zespołu, czy−

li daty powstania oraz likwidacji twórcy zespołu (zbioru) bądź –w przypadku, gdy nie zachowały się wszystkie materiały – naj−starsza i najwcześniejsza data, z jakich zachowały się materia−ły zespołu;

● wielkość zespołu liczona w jednostkach archiwalnych13 (np.teczkach, księgach itp.) tworzących zespół oraz jego wielkość liczo−na w metrach bieżących (m.b.)14 zajmowanych na półkach. Da−ne te są przydatne również do określania wielkości zasobu całegoarchiwum, a także określenia, ile miejsca potrzeba na półkach doprzechowywania archiwaliów. Informacje określające wielkośćzespołu zapisujemy w formie skrótu – „j.a.” (jednostka archiwal−na) oraz „m.b.” (metr bieżący);

● tytuł jednostki archiwalnej (np. teczki, księgi itp.) – zob. s. 45;● daty skrajne jednostki archiwalnej (nie mylić z datami skrajny−

mi zespołu), czyli najwcześniejszego i najpóźniejszego doku−mentu lub zapisu występującego w teczce bądź księdze.

Elementy te powinny znaleźć się w inwentarzu zespołu (zbio−ru) archiwalnego15, który jest podstawowym środkiem ewidencjiarchiwalnej. Zasady jego sporządzania omówiono w rozdzialeczwartym, poświęconym opracowaniu akt (zob. s. 46–49), przykła−dowy zaś inwentarz wraz ze wstępem został zamieszczony w Ane−ksie nr 2.

17

12 ang. – Standard Archival Description.13 ang. – unit; franc. – article; niem. Archiveinheit.14 ang. – Metres; franc. – metre linéaire; niem. – Bordmeter, laufendes Me−

ter.15 ang. – inventory; franc. – inventaire, répertoire; niem. – Inventar, Find−

buch.

Jacek Krochmal, Anna Marciniak

ROZDZIAŁ II

POZYSKIWANIE ZBIORÓW I POSTĘPOWANIE Z MATERIAŁAMIPRZEJMOWANYMI DO ARCHIWUM

Zbiory instytucji polskiej na obczyźnie mogą być tworzonei wzbogacane dzięki dobrej współpracy z miejscową społecznością.Co zrozumiałe, jej przedstawiciele powinni być zainteresowaniprzekazywaniem różnorodnych pamiątek historycznych do insty−tucji, która może je zachować dla przyszłych pokoleń. W ten spo−sób utrwalona zostaje pamięć o działalności Polaków i środowiskpolonijnych na wychodźstwie. Warto podkreślić, że już sama chęćwzbogacenia zbiorów instytucji polskiej poprzez przekazanie jejarchiwaliów i innych eksponatów, np. pamiątek rodzinnych – czę−sto mających wielką wartość emocjonalną dla darczyńcy – wymow−nie świadczy zarówno o świadomości historycznej i patriotyzmieofiarodawcy, jak również o docenieniu znaczenia i roli archiwum,biblioteki czy muzeum przez miejscową społeczność polską. Archi−wista może oczekiwać na inicjatywę ewentualnych darczyńców, alemoże również zachęcać ich do takich czynów, propagując działal−ność archiwum poprzez informowanie o celach i zasobie swej pla−cówki. Dobrym pretekstem do zaprezentowania jej bogatych zbio−rów jest organizowanie wystaw stałych bądź czasowych, związa−nych z uroczystościami rocznicowymi. Tak więc pozyskiwanie ar−chiwaliów od licznych darczyńców jest efektem utrzymywania do−brych kontaktów z Polakami. Archiwum jako instytucja ma szan−sę cieszyć się wysokim prestiżem, zaufaniem swego otoczenia. Mo−

19

że też zajmować ważne miejsce zarówno w życiu miejscowej spo−łeczności, jak i świadomości poszczególnych jej przedstawicieli.

W niniejszym rozdziale przedstawione zostaną w sposób suma−ryczny wybrane etapy postępowania z materiałami przejmowany−mi do archiwum. Ich szczegółowe omówienie znajdzie Czytelnikw rozdziałach tematycznych poradnika.

Dla lepszego zobrazowania etapów postępowania z materiałamiprzejmowanymi do archiwum zostaną one przedstawione na przy−kładzie wymyślonego darczyńcy – nazwijmy go Janem Kowalskim,który postanowił przekazać miejscowej instytucji polskiej spuś−ciznę po swym zmarłym stryju Józefie, znanym działaczuspołecznym i byłym oficerze Wojska Polskiego.

Po otrzymaniu takiej propozycji prosimy ofiarodawcę o dostar−czenie materiałów do archiwum, a gdy nie może tego uczynić oso−biście, wówczas możemy sami udać się do niego. Oczywiście, niemożemy od niego oczekiwać dopełnienia wszystkich wymogówzwiązanych z przekazaniem materiałów, jak np. sporządzenia spi−su zdawczo−odbiorczego, poprawnego opisania teczek i spełnieniainnych warunków, towarzyszących zwykle przejmowaniu archiwa−liów od instytucji. Trzeba zdawać sobie sprawę, że ofiarodawca wy−kazał już dużo dobrej woli zgłaszając chęć przekazania pamiątekpo stryju do archiwum. Tak więc obowiązek wypełnienia procedur,związanych z przejęciem materiałów, spoczywać będzie w takimprzypadku na archiwiście. Podczas przejmowania spuścizny powi−nien on pamiętać o następujących sprawach, które opisowo może−my nazwać „czterema krokami” postępowania z przejmowanymiarchiwaliami.

Krok pierwszy – wywiad z darczyńcą. Podczas rozmówwstępnych z przyszłym ofiarodawcą (Janem Kowalskim) należyzachęcić go do odszukania wszystkich pamiątek po stryju, nawettych, które z jego punktu widzenia wydają się być nieistotne,a także do zebrania maksymalnej liczby informacji o twórcy spu−ścizny, w naszym przypadku o życiu i działalności płk. Józefa Ko−walskiego. Ważne tu będą zwłaszcza informacje, których nie maw dokumentacji, w tym zapamiętane przez innych członków rodzi−ny. W żadnym razie nie można zniechęcać ofiarodawcy, podtrzy−mując jego ewentualne wątpliwości, co do ważności wybranychmateriałów. O ich rzeczywistej przydatności można przekonać siębowiem dopiero po bezpośrednim zapoznaniu się z nimi.

20

W tym miejscu warto przypomnieć, że archiwista nie możekształtować zasobu archiwum tylko pod kątem swych indywidual−nych zainteresowań. Musi dbać o gromadzenie różnorodnych świa−dectw przeszłości, mających wartość historyczną (nieprzemijającą)lub informacyjną, by zgromadzony zasób ukazywał możliwie wszy−stkie aspekty działalności środowiska polskiego i polonijnego. Takwięc archiwista będący np. pasjonatem militariów nie może poszu−kiwać jedynie spuścizn po żołnierzach, a miłośnik poezji ograni−czać się do kolekcjonowania rękopisów wierszy i ewentualnieutworów literackich, a jednocześnie przeznaczać na makulaturę,uznane przez siebie za bezwartościowe, np. XIX−wieczne rachun−ki gospodarcze majątku szlacheckiego. Pamiętajmy, że rachunkitakie będą bezcennym źródłem dla historyka zajmującego sięprzeszłością danego rodu czy sposobu gospodarowania w jakimśrejonie w konkretnym czasie historycznym. Niekiedy bardzotrudno przewidzieć, jakie materiały będą w przyszłości poszuki−wanym źródłem wiedzy, zwłaszcza że z archiwum korzystają nietylko historycy, ale również przedstawiciele innych dyscyplin na−ukowych.

Dla właściwego udokumentowania działalności środowiska pol−skiego lub polonijnego trzeba kształtować zasób, pamiętająco wszystkich dziedzinach aktywności miejscowej społeczności,a więc zagadnieniach społeczno−politycznych, gospodarczych, kul−turalnych, religijnych itp. Duże znaczenie poznawcze, oprócz, cooczywiste, tradycyjnej dokumentacji aktowej – mają równieżwszelkiego rodzaju afisze, plakaty, druki ulotne, wizytówki, kle−psydry i inne tzw. dokumenty życia społecznego. Podczas kształto−wania zasobu archiwum nie można zapominać o tak ważnym źró−dle, jakim są wspomnienia utrwalone na taśmie wideo lub magne−tofonowej, czyli dokumenty tzw. historii mówionej (oral history).Pamiętajmy też, że niekiedy nawet tak – z pozoru – mało istotnemateriały, jakimi są utrwalone na taśmie wideo prywatne uroczy−stości z przyjęcia komunijnego czy weselnego, po wielu latach mo−gą stać się wartościowym źródłem do poznania obyczajowości czyżycia codziennego (wystrój i wyposażenie wnętrz, ubrania, potra−wy itp.) społeczności polskiej żyjącej w danym kraju i czasie.

Z drugiej strony, kształtując zasób archiwum trzeba, oczywiście,zachować zdrowy rozsądek i pamiętać o selekcji gromadzonychmateriałów, tak aby nie „zaśmiecać” zasobu dokumentacją niema−jącą wartości historycznej.

21

Krok drugi – przejęcie archiwaliów. Przyjmowanie mate−riałów do zasobu z reguły odbywa się w siedzibie archiwum.W uzasadnionych przypadkach (np. podeszły wiek darczyńcy)czynności te mogą odbyć się w domu ofiarodawcy. Podczas przyj−mowania materiałów archiwista musi pamiętać o sporządzeniu ichspisu zdawczo−odbiorczego (zob. s. 34), w którym zostaną wyliczo−ne i opisane wszystkie jednostki archiwalne (księgi, poszyty, tecz−ki, mapy, fotografie itp.), a także inne obiekty, mające charaktermuzealny, jak np. mundur, hełm, sztandar, odznaczenia, szablai inne. Eksponaty te, choć nie są materiałami archiwalnymi, sąjednak związane ze spuścizną. Mogą z powodzeniem być ekspono−wane w izbie pamięci lub części muzealnej instytucji polonijnej,stanowią też ważne uzupełnienie spuścizny archiwalnej.

Spis zdawczo−odbiorczy sporządzamy wpisując do jego rubryktytuły i daty skrajne jednostek archiwalnych (każdą jednostkę od−dzielnie). Pamiętajmy też o właściwym oznakowaniu jednostek,bowiem każdej pozycji w spisie (numerowi kolejnemu) musi odpo−wiadać numer jednostki (teczki) w zespole archiwalnym, co pozwo−li na jej odszukanie i identyfikację. Podczas późniejszych prac in−wentaryzacyjnych numery te zostaną zastąpione sygnaturami ar−chiwalnymi (zob. s. 47). W przypadku gdy część jednostek nie maopisów, należy je sporządzić na miejscu. W tym celu dokonujemywstępnego (pobieżnego) przeglądu zawartości teczki, sprawdzając,czego dotyczą znajdujące się w niej dokumenty oraz z jakiego okre−su one pochodzą. Na tej podstawie możliwe jest sformułowanie ty−tułu jednostki archiwalnej oraz określenie jej dat krańcowych. In−formacje te nanosimy na teczkę (zob. s. 45–46) oraz wpisujemy dorubryk spisu zdawczo−odbiorczego. Szczegółowe rozpoznanie za−wartości teczki i dokładne ustalenie jej dat skrajnych nastąpiw późniejszym etapie, podczas prowadzenia prac porządkowychi inwentaryzacyjnych nad zespołem (zbiorem, spuścizną). Na tymetapie prac należy pamiętać o unikaniu nadawania teczkom zbytogólnych tytułów (np. „Varia” czy „Sprawy różne”), gdyż na ichpodstawie trudno określić zawartość jednostki.

Zdarza się, że przejmowane materiały nie zostały podzielone najednostki archiwalne i występują w formie tzw. rozsypu akt lu−źnych. Wówczas należy je wstępnie pogrupować i sformować tecz−ki, a następnie opisać je, wyodrębniając (w zależności od rodzajumateriałów): korespondencję, rozkazy bojowe, meldunki wojskowe,sprawozdania organizacji „XYZ”, broszury, fotografie itp. Czynno−

22

ści te z oczywistych powodów będą nieco bardziej pracochłonne.Ich zadaniem jest wstępne pogrupowanie materiałów w celu usta−lenia liczby jednostek archiwalnych, które dopiero w takiej formie(a nie bliżej nieokreślonej „sterty papierów”) będą mogły być przy−jęte do archiwum. Również tutaj należy pamiętać o tym, że zasa−dnicze prace porządkowe będą musiały być przeprowadzonew okresie późniejszym. Informacja o takiej formie przejęcia mate−riałów (tj. rozsypu) powinna znaleźć się w notatce informacyjnej dospisu zdawczo−odbiorczego, będzie ona bowiem istotna przy pisa−niu wstępu do inwentarza, w jego części poświęconej dziejom ze−społu (zbioru, spuścizny).

Po przygotowaniu spisu zdawczo−odbiorczego trzeba pamiętaćo uwiarygodnieniu go poprzez złożenie podpisów przez stronyprzekazującą i odbierającą archiwalia. Jeden egzemplarz spisu na−leży przekazać darczyńcy, drugi zaś stanowić będzie dokumentacjępotwierdzającą włączenie materiałów do zasobu archiwum.

W nawiązaniu do rozmów wstępnych, podczas przyjmowaniaarchiwaliów warto przeprowadzić uzupełniający wywiad z dar−czyńcą, wypytując go o szczegóły biograficzne związane z życiemtwórcy spuścizny. Ważne są tu więc informacje o dacie i miejscu je−go urodzenia, rodzicach, ukończonych szkołach, przebiegu karieryzawodowej (wojskowej, politycznej, naukowej, społeczno−kultural−nej), odznaczeniach, a także – w przypadku osoby nieżyjącej – da−cie i miejscu śmierci oraz pochówku. Informacje te (nie wszystkieprzecież muszą być w dokumentach spuścizny) spisujemy w formienotatki informacyjnej, będącej uzupełnieniem spisu zdawczo−−odbiorczego. Stanie się ona w przyszłości podstawą do napisaniawstępu do inwentarza zespołu (zbioru, spuścizny).

W przypadku występowania w spuściźnie fotografii, zwłaszczagdy nie są one opisane, korzystając z obecności darczyńcy należywypytać go o imiona, nazwiska i funkcje osób widniejących nazdjęciach oraz o miejsce i czas (może być przybliżony) ich wykona−nia. Informacje te wpisujemy ołówkiem na odwrocie fotografii.Trzeba pamiętać, że wartość informacyjna zdjęcia pozbawionegoopisu jest niewielka, a wszelkie uzupełnienia opisu najłatwiejwprowadzić podczas obecności darczyńcy.

Przejmowanym materiałom trzeba nadać nazwę, która znajdziesię w tytule spisu zdawczo−odbiorczego oraz notatki informacyjnej.W naszym przypadku może ona brzmieć: „Spuścizna płk. JózefaKowalskiego z Chicago”. Jej uzupełnieniem będą daty skrajne, np.

23

1902–1982, które ustalamy na podstawie przeglądu dat krańco−wych poszczególnych jednostek archiwalnych, szukając najwcze−śniejszej i najpóźniejszej z nich. Przy formułowaniu nazwy zespo−łu (zbioru, spuścizny) musimy pamiętać, że jego twórcą nie jestosoba przekazująca (darczyńca), ale osoba, która wytworzyła ma−teriały lub której one dotyczą. Tak więc w naszym przypadku, ze−spół będzie nosił nazwę „Spuścizna płk. Józefa Kowalskiego z Chi−cago” (bo jego dotyczą akta), a nie „Spuścizna Jana Kowalskiegoz Chicago”, bo jest on jedynie darczyńcą, przekazującym spuściznęarchiwalną pozostałą po swym stryju Józefie.

Zwieńczeniem procesu przyjmowania archiwaliów od osoby pry−watnej jest sporządzenie umowy o nabyciu materiałów archiwal−nych (zob. s. 27) wraz z ewentualną licencją na rzecz ich udostęp−niania i publikowania. To ostatnie jest szczególnie ważne, np. gdyw spuściźnie znajdują się fotografie. Oczywiście umowa ta możezostać spisana jeszcze przed sporządzeniem spisu zdawczo−odbior−czego, jednak z uwagi na to, że powinny w niej znaleźć się infor−macje dotyczące m.in. liczby przekazanych jednostek, ich datskrajnych itp., wygodniej będzie czynność tę wykonać właśnie natym etapie postępowania. We wspomnianej umowie powinny zna−leźć się m.in. zastrzeżenia dotyczące wszelkich ewentualnychograniczeń dotyczących udostępniania archiwaliów.

Krok trzeci – włączenie do ewidencji zasobu. Bezpośredniopo przejęciu materiałów do archiwum, należy je wpisać do księginabytków oraz założyć kartę zespołu (zob. s. 29–31, 125–126).W księdze nabytków wpisujemy m.in. nazwę i daty skrajne zespołu(zbioru, spuścizny) oraz liczbę jednostek, przepisując informacje zespisu zdawczo−odbiorczego. Czynimy tak również wówczas, gdyzdajemy sobie sprawę, że nazwa zespołu, jego daty skrajne bądźliczba jednostek archiwalnych zostały sformułowane nieprecyzyj−nie. Wszystkie nieścisłości będzie można wyjaśnić później, po opra−cowaniu zespołu, wprowadzając potrzebne zmiany.

Krok czwarty – złożenie archiwaliów w magazynie. Po włą−czeniu nabytku do ewidencji zasobu materiały archiwalne mogą zo−stać złożone na półkach w magazynie archiwum. Teczki aktowe mo−gą być układane w „słupkach” (jedna na drugiej) lub też systemembibliotecznym (obok siebie, jak książki). Ten ostatni sposób nie za−wsze zapewnia stabilne ułożenie przechowywanych materiałów.

24

Z uwagi na ochronę teczek przed zanieczyszczeniami (np. kurzem)można polecić przechowywanie ich w specjalnie przystosowanych dotego celu pudłach archiwalnych. Materiały wielkoformatowe, np. ma−py, powinny być przechowywane oddzielnie w przeznaczonych dlanich regałach, szufladach itp. (zob. s. 71–72). Eksponaty niearchiwal−ne (szable, mundury, obrazy itp.) wydzielamy z zespołu, odnotowującten fakt, jak i miejsce ich złożenia, w środkach ewidencyjnych.

Podczas przejmowania archiwaliów niezbędne jest zwrócenieuwagi na stan ich zachowania. Już wówczas należy wstępnie wy−typować jednostki wymagające konserwacji, zaś w szczególnieuzasadnionych przypadkach skierować je od razu do zabiegów od−każających. Jest to istotne w przypadku archiwaliów silnie zaka−żonych bakteriami lub grzybami, których działanie jest widocznegołym okiem. Jednostki te nie mogą wówczas trafić do magazynu,istnieje bowiem realne niebezpieczeństwo przeniesienia się mikro−organizmów na pozostałą część zasobu.

Powyżej przedstawiono najważniejsze etapy związane z postę−powaniem z archiwaliami przyjmowanymi do zasobu. Jak wspo−mniano, szerzej zagadnienia te zostaną omówione w dalszych roz−działach poradnika.

*

Jedną z form pozyskiwania materiałów archiwalnych przez ar−chiwa jest ich nabywanie od różnych osób poprzez zakupy, darybądź depozyty. Czasami archiwa tworzone są wprost na bazie ko−lekcji rodzinnych i rodowych, gromadzonych przez jedną oso−bę, a nieraz przez kilka pokoleń, stanowią zapis dziejów poszcze−gólnych familii, przedsięwzięć czy niewielkich przedsiębiorstw ro−dzinnych, a także dokumentują stan majątkowy, w tym zwłaszczaprawa własności, zarówno w stosunku do nieruchomości, jak i ru−chomości. Kolekcje te nazywamy potocznie archiwami domowymi,chociaż właściwie bywają czasem przypadkowym i nie bardzo kom−pletnym zbiorem materiałów rodzinnych. Bardzo istotnym frag−mentem takich kolekcji są fotografie, dobrze, jeśli chociaż w mini−malnym stopniu opisane i datowane.

Bywają również zbiory dokumentów, nawet bardzo sławnychludzi, które są rezultatem czyjejś pasji kolekcjonerskiej, nierzadkouprawianej ze znawstwem i przez całe życie. Nie zawsze ci kolek−cjonerzy znajdują naśladowców i kontynuatorów w najbliższym

25

otoczeniu i dosyć chętnie przekazują swoje skarby, nawet w formiedarów, do archiwów, bibliotek czy do najbliższego muzeum.

Wiele osób spisuje swoje wspomnienia, robiąc to z potrzeby ser−ca albo z myślą o potomnych – bo uważają, że powinni im pozostawićswe przemyślenia czy opisy swojego życia, albo dlatego, że chociażnie zaliczają siebie do osób wybitnych, na swojej drodze życia spotka−li postać wybitną i chcą podzielić się wrażeniami z tych spotkań. Za−tem dosyć często powstają wspomnienia „harcerskie” i „wojskowe”czy nawet wojenne, obozowe, niekiedy stanowiące zapis martyrologiicenniejszy od wielu oficjalnych dokumentów urzędowych.

Najważniejszą grupę wśród materiałów proweniencji nieurzędo−wej, oferowanych archiwom, stanowią tzw. spuścizny osób prywat−nych, powstałe w wyniku ich pracy zawodowej, literackiej, nauko−wej lub działalności gospodarczej, kulturalnej, społecznej albo po−litycznej. Największą uwagę badaczy przyciągają, oczywiście, spu−ścizny polityków i wojskowych, twórców kultury – w tym literatów,a także naukowców. Rodziny profesorskie i sami profesorowie, mi−mo nieraz wielkiego przywiązania do swoich materiałów, zdają so−bie sprawę, że przekazując swoje „papiery” do archiwów czy biblio−tek, zapewniają im właściwą opiekę i – co nie jest bez znaczenia –wprowadzają do obiegu naukowego poprzez ich fachowe opracowa−nie i udostępnianie.

Oprócz – a czasem obok – spuścizn działaczy do archiwów tra−fiają także materiały różnych organizacji, parafii, fundacji, stowa−rzyszeń polonijnych, dokumentujące nieraz wieloletnią historięoraz aktywność skupisk polonijnych. Jest to bezcenny materiałobrazujący dzieje polskiej diaspory, który tylko w instytucjach po−lonijnych może być przechowywany i należycie chroniony. Bardzoczęsto materiały dotyczące organizacji polonijnych znajdujemywłaśnie w samych spuściznach działaczy czy naukowców lub twór−ców kultury. Dlatego należy ze szczególnym pietyzmem zachowy−wać zarówno zbiory prywatne, jak i wszelkie świadectwa działal−ności instytucji i organizacji.

Przy gromadzeniu materiałów pochodzących od osób prywat−nych trzeba zawsze pamiętać o obowiązujących w danym państwieczy w danej społeczności prawach autorskich oraz o podstawo−wej zasadzie poszanowania własności prywatnej. Z tego względuprzy zakupie bądź darowiźnie materiałów zwykle oświadcza sięsamemu twórcy spuścizny lub jego spadkobiercom, że zakup (da−rowizna) nie obejmuje nabycia praw autorskich, które przez okres

26

przewidziany odpowiednimi przepisami pozostają nadal własno−ścią twórcy lub jego spadkobierców. Archiwum nabywa jedynieprawa materialnego przechowania spuścizny, co najwyżej – za zgo−dą strony przekazującej – może sporządzać i publikować odpowie−dnie informacje o przechowywanych materiałach lub, ewentualnie,użyczać je w celach ekspozycyjnych na wystawy. Uzgodnieniaz przekazującym wymaga też określenie warunków udostępnianiazbioru. Na życzenie darczyńcy zbiór może podlegać czasowemu wy−łączeniu z ogólnej zasady udostępniania, np. do czasu śmierciprzekazującego.

Przy nabywaniu materiałów archiwalnych od osób prywatnychpożądane jest sporządzanie dwu umów (zgodnych z prawami au−torskimi), to jest umowy o nabycie fizyczne materiałów archi−walnych, oraz tzw. licencji na rzecz udostępniania materiałów.Jest to licencja na określenie tzw. pól eksploatacji materiałów, czy−li na sporządzanie kopii, użyczanie materiałów na wystawy, w tympublikowania, np. za pośrednictwem Internetu (po zeskanowaniuarchiwaliów). Aby uniknąć w przyszłości kłopotów wynikającychz braku kontaktu ze spadkobiercami, gdy szuka się ich np. poprzezogłoszenie w prasie, lepiej jest zawczasu zawierać tzw. umowę li−cencyjną obok umowy o kupnie czy darowiźnie.

Oprócz przepisów o prawach autorskich archiwa powinny re−spektować przepisy o tzw. dozwolonym użytku publicznym, którezezwalają na:● nieodpłatne udostępnianie (kopiowanie) egzemplarzy;● kopiowanie utworu (1 kopia) pod warunkiem, że jest on niedo−

stępny w handlu – może to być kopia papierowa (np. kseroko−pia) lub elektroniczna (np. na CD);

● udostępnianie w Internecie – udostępnienie utworu nie jest pu−blikacją;

● rozpowszechnianie za pośrednictwem radia i telewizji.Przepisy prawa autorskiego mogą być odmienne w każdym kra−

ju, dlatego powyżej zasygnalizowano jedynie wybrane zagadnie−nia, które są związane ze sprawami archiwalnymi.

Respektowanie praw autorskich oraz wszystkich życzeń osóbprzekazujących materiały do archiwum jest konieczne, gdyż archi−wa (a także biblioteki i muzea) powinny być wiarygodnymi insty−tucjami zaufania publicznego.

27

Anna Laszuk

ROZDZIAŁ III

EWIDENCJONOWANIE ZASOBU – TEORIA I PRAKTYKA

Każde archiwum prowadzi ewidencję całości przechowywanego zaso−bu – syntetyczną i szczegółową. Środkami ewidencji syntetycznej są: →księga nabytków i ubytków, kartoteka zespołów i zbiorów oraz spis ze−społów i zbiorów, natomiast do środków ewidencji szczegółowej zalicza−my: → spisy zdawczo−odbiorcze, spisy robocze i → inwentarze archiwal−ne. Wszystkie środki ewidencji syntetycznej polskich archiwów państwo−wych sporządza się za pomocą komputerowej bazy danych SEZAM (Sy−stem Ewidencji Zasobu Archiwalnego), stosowanej od 1996 r. Począwszyod 2001 r. jest ona dostępna w Internecie pod adresem: http://baza.archi−wa.gov.pl/sezam/index.php i co roku jest aktualizowana.

Księga nabytków i ubytków archiwum jest odzwierciedle−niem kształtowania jego zasobu. Ewidencjonowane są w niejwszelkie materiały archiwalne, które zostały przekazane do archi−wum, a także zakupione lub otrzymane jako dary lub depozyty.Przejęte materiały opisywane są według określonego schematu.Elementy opisu to zarówno informacje o materiałach archiwal−nych, jak i o samym fakcie ich przejęcia. Do pierwszych należą:● numer i nazwa zespołu lub zbioru, który utworzono z przejętych

materiałów lub do którego włączono nabytek;● daty krańcowe (skrajne) dokumentacji;● rodzaj dokumentacji (np. aktowe materiały archiwalne, doku−

menty pergaminowe i papierowe, dokumentacja techniczna,kartograficzna, fotograficzna, filmy, nagrania dźwiękowe, pie−częcie);

29

● rozmiar, wyrażony w jednostkach archiwalnych (j.a.) i w metrachbieżących (m.b.);

● ewidencja przekazana razem z materiałami (np. spis zdawczo−−odbiorczy);

● stan fizyczny przejmowanych archiwaliów (np. konieczność kon−serwacji). Druga grupa informacji dotyczy już samego faktu przejęcia i za−

wiera dane dotyczące:● formy przejęcia (np. dopływ, kupno, dar lub depozyt);● nazwy instytucji lub nazwiska osoby przekazującej albo sprze−

dającej;● daty przejęcia;● znaku sprawy i daty odnośnej korespondencji, umowy (depozy−

towej, darowizny) lub protokołu zakupu archiwaliów.

W księdze nabytków i ubytków rejestruje się też wszelkie mate−riały, które zostały wyłączone z zasobu archiwum i przekazane namakulaturę lub do innego archiwum bądź instytucji. Opisywanesą one przez takie elementy jak przy nabytkach, z wyjątkiem okre−ślenia ich stanu fizycznego.

Każdemu nabytkowi i ubytkowi w archiwum nadawana jest nu−meracja ciągła, niezależnie od daty rocznej, co podkreśla systema−tyczny i ciągły charakter kształtowania zasobu archiwum. Danezawarte w księdze nabytków i ubytków przedstawiają zewnętrznyruch archiwaliów, historię zasobu archiwum oraz jego powiększa−nie się lub pomniejszanie. Przykładowy formularz księgi nabytkówzamieszczono poniżej. Analogiczne rubryki, jak księga nabytków,ma również księga ubytków, przy czym – co oczywiste – słowo „na−bytek” zostaje zastąpione w odpowiednich rubrykach słowem „uby−tek”, instytucja zaś lub osoba przekazująca – instytucją przejmu−jącą lub informacją o przekazaniu dokumentacji na makulaturę.

30

Księga nabytków (wzór)

Nr księgi Nr Nazwa Daty

nabytków zespołu zespołu krańcowe

Rozmiar Forma i data Nr i data

i rodzaj nabytku przejęcia korespondencji

j.a. m.b.

Rodzaj Stan materiałów Przekazujący

Środki ewidencyjne Uwagi

3760 1583 Zbiór prasy konspiracyjnej i powstańczej 1942–1943

1 0,01 dopływ 2004–05–05 pismo nr III

52–16/2004 z dnia 22 IV 2004 r.

Aktowe materiały

archiwalne dobry Ministerstwo Zdrowia w Warszawie

spis Kserokopie, przekazujący obiecał oryginały.

3761 2147 Krajowy Związek Kas Chorych

w Warszawie 1999–2002

70 1,60 dar 2004–05–18 pismo nr 51–7/2004

z dnia 19 II 2004 r.

Aktowe materiały

archiwalne dobry Ministerstwo Zdrowia w Warszawie

spisy

Aktualny stan zasobu przechowywanego przez archiwumprzedstawia prowadzony i uzupełniany na bieżąco spis zespołów,ułożony według ich numeracji ciągłej. Zawiera on podstawowe da−ne o zespołach i zbiorach: ● numer – nadawany kolejnym przejmowanym lub wyodrębnia−

nym zespołom (zbiorom); ● nazwę zespołu (zbioru) – polską i obcojęzyczną, jeżeli twórca ta−

kiej używał;

31

● daty krańcowe (skrajne) z wyróżnieniem poprzedników16 w na−wiasach kwadratowych przed właściwymi datami krańcowymi,a posteriorów17 – w nawiasach kwadratowych po właściwychdatach krańcowych;

● rozmiar ogólny oraz rozmiar opracowanej części zespołu (zbio−ru), mierzony w jednostkach archiwalnych (teczkach, wolumi−nach fizycznie wyodrębnionych itp.) oraz w metrach bieżących(wielkość tę podajemy dla dokumentacji aktowej i technicznej);

● rodzaj karty zespołu (zbioru) informującej o jego stanie opraco−wania18. (Wzór formularza karty zespołu zamieszczono w Ane−ksie nr 1 do poradnika).

Przykładowy spis zaprezentowano poniżej.

Spis zespołów archiwum ..................... [nazwa instytucji]

Nr Rodzajzespołu Nazwa zespołu Daty Rozmiar karty(zbioru) krańcowe zespołu

j.a. m.b.

1 Spuścizna Mieczysława Kaplickiego – prezydenta miasta Krakowa 1932–1939 19 0,75 A

2 Spuścizna Teodora Moszczeńskiego 1917–1933 29 0,55 A

3 Towarzystwo Przyjaciół 1922–1938Nauki i Sztuki w Gdańsku1 [1939–1940] 49 1,15 A

4 Związek Powstańców Wiel− [1919–1936]kopolskich w Poznaniu 1937–1950 554 4,00 A

5 Spuścizna płk. Józefa Kowalskiego z Chicago 1902–1982 5 0,03 B

32

16 Poprzedniki (łac. – anteriora, priora) to akta lub pisma wcześniejsze, wy−tworzone przed rozpoczęciem działalności przez twórcę lub przejęte w posta−ci sukcesji.

17 Posteriora – akta wytworzone po zakończeniu działalności przez twórcę.18 Dla zespołu (zbioru) nieopracowanego zakładamy kartę o symbolu B, na−

tomiast dla zespołu opracowanego kartę o symbolu A. Umieszczenie tychsymboli („A” lub „B”) w spisie zespołów pozwala na szybkie zorientowanie się,czy dany zespół został już opracowany czy też oczekuje jeszcze na uporządko−wanie i inwentaryzację.

6 Zbiór fotografii 1915–1970 2492 – B

7 Zbiór kartograficzny 1826–1941 219 – B

8 Zbiór pocztówek 1900–1960 840 – A

9 Zbiór filmów 1928−1975 15 – B

Podstawowe dane ewidencyjne o zespole mogą być uzupełnio−ne o informacje dodatkowe. Zostały one w 2002 r. dodane do ba−zy SEZAM, którą uzupełniono wówczas o cztery elementy opisupostulowane w międzynarodowych standardach opisu archiwal−nego ISAD(G) oraz archiwalnych haseł wzorcowych ISAAR(CPF).Są to:● dzieje twórcy/biografia – tzn. daty założenia, istnienia lub życia,

zmiany nazwy, informacje o siedzibie, miejscu życia lub pobytu,statusie prawnym, zadaniach, funkcjach, dziedzinie działalności,narodowości itp.;

● zawartość zespołu, w tym informacje o układzie akt w zespole(zbiorze), nazwy jego części, odzwierciedlające strukturę twórcylub rzeczowe grupy materiałów, daty krańcowe i rozmiar po−szczególnych części zespołu (zbioru), charakterystykę zawartościposzczególnych części zespołu (zbioru) w formie haseł rzeczo−wych, informacje o aktach dziedziczonych oraz przesuniętych doinnych zespołów (zbiorów). Informacje te należy uzupełnić o da−ne o przechowywanej przy zespole dokumentacji niearchiwalnej;

● zasady udostępniania zespołu – czy jest dostępny w całości czyteż częściowo lub wcale;

● język materiałów archiwalnych – wymienia się języki najczę−ściej używane, w kolejności uwzględniającej częstotliwość wy−stępowania w aktach.

Powyższe elementy opisu zawierają podstawowe informacjeo zespole (zbiorze), a w konsekwencji o zasobie archiwum. Ich ze−stawienie jest bardzo przydatne przy pracach związanych z opra−cowaniem informatora bądź przewodnika po zasobie archiwum.

Baza SEZAM, będąca środkiem ewidencji syntetycznej zasobuarchiwalnego, stanowi podstawę systemu informacji o polskim na−rodowym zasobie archiwalnym, gromadząc informacje na podsta−wowym poziomie opisu, jakim jest zespół.

33

Informacje na poziomie jednostki archiwalnej gromadzą środkiewidencji szczegółowej. Podstawowym środkiem takiej ewidencji,zazwyczaj otrzymywanym przez archiwum razem z przekazywa−nymi materiałami archiwalnymi, jest spis zdawczo−odbiorczy.W zasadzie powinna go sporządzać strona (instytucja lub osoba),od której archiwum otrzymuje materiały archiwalne, jeśli jednakwarunek ten nie może być spełniony, wówczas obowiązek sporzą−dzenia spisu spoczywa na archiwiście. W spisie zdawczo−odbior−czym zewidencjonowane są kolejne jednostki archiwalne, opisywa−ne przez kilka elementów informacyjnych:● liczbę porządkową;● znak teczki – jeśli występuje; może nim być symbol klasyfika−

cyjny z rzeczowego wykazu akt lub inne oznaczenie, na ogół nie−występujące w zbiorach trafiających do archiwów na obczyźnie;

● tytuł jednostki, uzupełniony ewentualnie o opis treści;● daty krańcowe (skrajne);● uwagi.

Podobne informacje zawarte są w spisach roboczych, sporządza−nych w archiwach w sytuacji, kiedy przejęły one we wcześniejszymokresie dokumentację bez ewidencji.

Spis zdawczo−odbiorczy (wzór)

................ [miejscowość], dnia ............

SPIS ZDAWCZO–ODBIORCZY NR .....

materiałów archiwalnych przekazanych przez ................................ [nazwisko lubnazwa i adres osoby/instytucji przekazującej archiwalia] do Archiwum .............................................. [nazwa instytucji] w …………............. [miejscowość].

Lp. Znak teczki Tytuł teczki Daty krańcowe Uwagi(od – do)

1

2

3

………………………. ……………………….(podpis odbierającego) (podpis przekazującego)

34

W trakcie opracowywania zespołu tworzone są szczegółowe po−moce archiwalne – inwentarze zespołu (zbioru) archiwalnego(zob. s. 48–49). Są one poprzedzone wstępem, stanowiącym nau−kowe studium informujące o dziejach twórcy zespołu i wytworzo−nej przez niego dokumentacji oraz o zastosowanej metodzie jej po−rządkowania i inwentaryzacji. Uzupełnieniem wstępu do inwenta−rza jest zestawienie bibliografii dotyczącej twórcy oraz materiałówwchodzących w skład zespołu (zbioru) archiwalnego. Inwentarzemogą także zawierać załączniki, np.: schematy organizacyjnetwórcy, mapy orientacyjne, tablice genealogiczne, tablice konkor−dancji sygnatur itp. oraz indeksy osobowe, geograficzne i przed−miotowe. Inwentarze udostępniane są w pracowni naukowej (czy−telni), a te, które zostały wydane drukiem19, są dostępne w biblio−tekach specjalistycznych. Przykładowy inwentarz zespołu archi−walnego, wraz ze wstępem, został zamieszczony w aneksie do po−radnika.

Obecnie większość inwentarzy w polskich archiwach państwo−wych tworzona jest przy zastosowaniu narzędzi informatycznych,jakimi są zestandaryzowane bazy danych. Powstające w ten spo−sób inwentarze archiwalne oraz wstępy do nich są dostępne w In−ternecie20.

Prowadzone przez wiele lat tradycyjne pomoce ewidencyjnezmieniły swoją postać tylko nieznacznie. Na przełomie XX i XXI w.nastąpiły jednak istotniejsze zmiany, nie tyle w ich zawartości, ilew sposobie sporządzania. I choć nadal tworzone są pomoce ewiden−cyjne na nośniku papierowym, to używane coraz powszechniejwspólne narzędzia informatyczne do ich sporządzania pozwalająuniknąć przypadkowych rozbieżności w danych, do minimum spro−wadzają czasochłonność tworzenia wielokrotnych egzemplarzy,umożliwiają też szybkie operowanie danymi, łączenie ich w posta−ci ogólnopolskiego banku danych i udostępnianie w postaci elek−tronicznej w Internecie. Zestandaryzowane bazy danych udostęp−niane są do stosowania instytucjom niepodlegającym Naczelnemu

35

19 Spośród licznych inwentarzy archiwalnych ogłoszonych drukiem wy−mienić można np. Inwentarz zbioru „Pamiętniki Żydów 1939–1945”, pod red.A. Umińskiej, Warszawa 1994; Inwentarz akt Ambasady RzeczypospolitejPolskiej w Bukareszcie z lat 1919–1940 [1941] (do roku 1938 poselstwa), oprac.E. Kołodziej, Warszawa 2002.

20 Zob. strona http://www. archiwa.gov.pl w dziale: Bazy danych/Inwenta−rze zespołów archiwalnych.

Dyrektorowi Archiwów Państwowych, także polonijnym, m.in. In−stytutowi Józefa Piłsudskiego w Nowym Jorku, Polskiemu Insty−tutowi Naukowemu w Nowym Jorku i Stowarzyszeniu WeteranówArmii Polskiej w Ameryce. Gromadzone w nich dane włączane sądo systemu informacji o polskim narodowym zasobie archiwalnym.

Osobnym zagadnieniem, wartym podjęcia, jest ewidencjonowa−nie przechowywanych – obok oryginalnych materiałów archiwal−nych – różnego rodzaju kopii (mikrofilmów, fotokopii, kserokopii,skanów) z zasobu własnego i zasobów obcych. W wyjątkowych wy−padkach włącza się informacje o nich do ewidencji zasobu, częściejjednak prowadzone są oddzielne spisy. Nie są one znormalizowa−ne, zawierają mniej elementów opisu, uzupełnione są jednak infor−macjami o miejscu przechowywania oryginałów. Najliczniejszew archiwach kopie w postaci mikrofilmów ewidencjonuje się, poda−jąc następujące elementy: numer mikrofilmu, numer zespołu (jeślipochodzi z zasobu własnego) lub numer innej instytucji przecho−wującej oryginalne dokumenty, sygnatury i ewentualnie tytuły jed−nostek archiwalnych, liczbę zmikrofilmowanych kart, datę wykona−nia mikrofilmów – negatywu i pozytywu, ich metraż i liczbę klatekoraz informację o pracowni wykonującej mikrofilm. Od 1999 r. ewi−dencja mikrofilmów prowadzona jest w archiwach państwowychprzy zastosowaniu bazy danych MIKROFILM. Mikrofilmy poloni−ków ewidencjonowane są oddzielnie w bazie danych FILMIK. W ro−ku 2005 rozpoczęto również ewidencjonowanie kopii cyfrowychw zestandaryzowanej bazie danych SKAN.

36

Lidia Potykanowicz−Suda, Hanna Staszewska−Katolik, Krzysztof Stryjkowski

ROZDZIAŁ IV

OPRACOWYWANIE AKT

Materiały zgromadzone i przechowywane w archiwum tylkowtedy mogą spełnić swoją użyteczną rolę, jeśli są właściwie upo−rządkowane. Niestety, w wielu wypadkach są przekazywane do ar−chiwum bez jakiejkolwiek ewidencji. Nie bez racji ofiarodawca jestprzekonany, że już sam fakt przekazania takich materiałów do ar−chiwum świadczy o jego dobrej woli i zrozumieniu wagi pozostało−ści aktowej, która z różnych przyczyn znalazła się w jego posiada−niu, a może być użyteczna dla różnorodnych badań. Tym samymtrud porządkowania i ewidencjonowania materiałów przejętych doarchiwum spoczywa na jego pracownikach.

Do archiwum przekazywane są bardzo różne archiwalia. Mogąto być zarówno materiały zgromadzone lub wytworzone przezprzekazującego w trakcie jego aktywności zawodowej, jak i archi−walia odziedziczone (np. po członkach rodziny) lub dokumentacjaznajdująca się w jego posiadaniu bądź przekazana mu z racji funk−cji pełnionych w różnego rodzaju organizacjach i stowarzyszeniachczy też zespołach amatorskich (chóry, zespoły teatralne itp.). Cowięcej, wśród przekazywanych materiałów są bardzo często zbiorybiblioteczne oraz inne, które znalazły się w posiadaniu przekazu−jących (np. numizmaty, kolekcje filatelistyczne itp.)21.

Zatem zaledwie w niewielu przypadkach materiały archiwalnesą przekazywane już uporządkowane. Należy wówczas zadbać, by

37

21 Możliwości ich właściwego potraktowania omówiono w dalszej częścirozdziału.

układ i porządek, nadany aktom przez właściciela lub twórcę, zo−stał zachowany. O kwestiach tych rozstrzygają często umowy za−wierane pomiędzy przekazującymi akta a ich nowymi właściciela−mi, czyli archiwami. W umowach tych znaleźć można szczegółowezapisy i rozporządzenia strony przekazującej, dotyczące m.in. wa−runków udostępniania przekazanych archiwom zbiorów oraz in−nych kwestii związanych z przechowywaniem tych akt (np. spra−wy konserwacji).

Konieczność porządkowania i opracowywania akt jest najczę−ściej efektem przekazania materiałów do archiwum bez ewidencji,a ponadto znajdujących się niekiedy w stanie chaosu. Materiałyarchiwalne zgromadzone w archiwach mają najczęściej formę ze−społów, zbiorów lub spuścizn. W takiej też formie będą zazwy−czaj występowały w archiwum instytucji polonijnej. W zdecydowa−nej większości przypadków znajdują się one na nośniku papiero−wym. Dopiero od kilkunastu lat coraz większą popularność zdoby−wają inne nośniki (najczęściej w postaci zapisu elektronicznego).Do „nieklasycznych” form dokumentacji, które pojawiają się w ar−chiwum, zaliczyć można także dokumentację utrwaloną sposobemmechanicznym lub drukowaną (np. fotografie, mapy, druki ulotne).

Zdarza się, że do archiwum trafiają materiały pozyskane drogądarowizny bądź zakupu. Poważną trudnością we właściwym, zgod−nym z zasadami archiwalnymi, uporządkowaniu tego typu materia−łów jest czasem niemożność ustalenia ich twórcy. Trudno bowiemuznawać za twórcę osobę darczyńcy lub oferującą akta do sprzeda−ży. Weszli oni w ich posiadanie często zupełnie przypadkowo.

Do częstych należą także przypadki tworzenia w archiwach i in−nych placówkach o podobnych funkcjach zbiorów, w których znala−zły się materiały o określonej formie zewnętrznej – np. „zbiór pla−katów”, „zbiór fotografii”, „zbiór tłoków pieczętnych”, „zbiór wido−kówek”. W niektórych placówkach archiwalnych istnieją zbiory ar−chiwalne, do których przynależność warunkowana jest jedynie roz−miarem archiwaliów (np. „zbiór materiałów wielkoformatowych”).

W wielu archiwach tworzone są zbiory złożone z materiałów,które według części archiwistów nie mają żadnego waloru infor−macyjnego. Przykładem może być „zbiór materiałów ulotnycho charakterze ekonomicznym”, którego powstanie zainicjowanow Archiwum Kantonalnym kantonu Vaud w Szwajcarii. W jegoskład weszły materiały reklamowe, anonse i oferty dotyczące po−wstawania i usług oferowanych przez różnego typu przedsiębior−

38

stwa i małe zakłady pracy o charakterze i znaczeniu lokalnym.Gromadzenie tych materiałów jest zjawiskiem widocznym nie tyl−ko w archiwach. Również inne instytucje (muzea, biblioteki) gro−madzą podobne materiały. W wielu z nich otrzymały one nazwę„dokumentów życia społecznego”. Podobnie może też być w przy−padku różnego rodzaju przedsiębiorstw i instytucji prowadzonychprzez przedstawicieli Polonii (m.in. biura podróży). Jak się okaza−ło, materiały występujące w takim zbiorze mają dla wielu użyt−kowników ogromną wartość i świadczą m.in. o aktywności ekono−micznej tej grupy. Zachęcając do podjęcia działań na rzecz groma−dzenia takiej właśnie dokumentacji, warto również wziąć pod uwa−gę zmieniającą się rolę archiwów, które nie mogą ograniczać się je−dynie do zadań, jakie stały przed nimi jeszcze kilka lub kilkana−ście lat temu. Przykładem takiego właśnie zupełnie nowego podej−ścia do roli archiwów w nowoczesnym społeczeństwie jest funkcjo−nowanie w Archiwum Departamentalnym w Rennes we Francjizbioru materiałów zatytułowanych „Biblioteka Aktualności”. W jejskład wchodzą m.in. wycinki prasowe oraz inne materiały (np. wy−dawnictwa) dotyczące różnorodnej problematyki. Zbiór ten jestczęsto wykorzystywany przez użytkowników, wśród których prze−ważają studenci, uczniowie szkół średnich oraz dziennikarze.Podobne rozwiązanie jest możliwe do zastosowania w archiwuminstytucji polonijnej, które gromadzi np. prasę polonijną lub wy−cinki prasowe dotyczące spraw polskich i polonijnych. Zaznaczyćprzy tym należy, że materiały pozyskane do archiwum taką wła−śnie drogą nie muszą być udostępniane w formie oryginałów.W ostatnich latach niezwykle często są one przenoszone na innynośnik i udostępniane w formie elektronicznej (np. skanów). Rze−czą oczywistą jest, że wymagać to będzie od archiwum zarówno od−powiedniego „usprzętowienia”, jak i poświęcenia odpowiedniegoczasu na proces digitalizacji materiałów.

Układy akt, będące wynikiem prac porządkowych prowadzonychnad zbiorami, nie należą do skomplikowanych. Dominuje najczę−ściej układ rzeczowy lub chronologiczny w przypadku zbiorów du−żych, lub akcesyjny (według kolejności wpływu) w odniesieniu dozbiorów małych czy też otwartych, a więc napływających do archi−wum współcześnie i partiami. Często stosowany jest także układalfabetyczny (np. według nazwisk darczyńców lub instytucji i orga−nizacji przekazujących akta) oraz warianty mieszane przedsta−wionych powyżej układów akt.

39

Tworzenie zbiorów archiwalnych w archiwum w wielu przypad−kach pozwala na właściwe i, co warto podkreślić, zgodne z intere−sem użytkownika potraktowanie wartościowych materiałów – czę−sto pochodzenia nieaktowego. Tworzenie zbiorów jest także bardzoczęstą odpowiedzią personelu zatrudnionego w archiwach na poja−wiające się w ich magazynach nowe, pod względem formy i niezna−ne wcześniej, materiały archiwalne. Rozwiązanie takie (tworzeniezbiorów) ułatwia pracę archiwisty pracującego nad porządkowa−niem zasobu, a często jest jedyną możliwością późniejszego udo−stępnienia bardzo wartościowych archiwaliów zainteresowanymnimi użytkownikom.

Porządkując materiały archiwalne (można się również spo−tkać z niezbyt szczęśliwym i nieprecyzyjnym określeniem „archi−wizowanie dokumentacji”) w zależności od tego, czy będziemy mie−li do czynienia z zespołami prostymi czy też złożonymi, zamknię−tymi (czyli takimi, o których sądzimy, że przejęliśmy całość mate−riałów), czy otwartymi, przeprowadzić należy część lub wszystkiez wymienionych poniżej etapów i czynności. Wpływ na złożonośćprac porządkowych będzie też miał dotychczasowy stan uporząd−kowania zasobu. Zatem kolejne etapy związane z porządkowaniemakt przedstawiają się następująco:1. przeprowadzenie studiów wstępnych;2. rozpoznanie przynależności zespołowej;3. segregacja akt;4. systematyzacja akt;5. brakowanie akt;6. formowanie jednostek aktowych22;7. inwentaryzacja (opisywanie akt);8. znakowanie akt;9. opracowanie wstępu do inwentarza (notatki informacyjnej) do

uporządkowanego zespołu akt.

W trakcie porządkowania wykonywane być mogą również inneprace wpływające często na jego jakość. Jest to m.in. inwentaryza−cja wstępna materiałów archiwalnych oraz uzupełnianie lub nada−wanie nowych opisów (tytułów) jednostkom. Dopiero w trakcie prac

40

22 Ten etap dotyczy tylko akt luźnych, które należy uformować w teczki,nie dotyczy zaś ksiąg i poszytów, które same ze swej istoty tworzą już jedno−stki archiwalne.

porządkowych udaje się czasami skompletować wszystkie materia−ły archiwalne, które powinny znaleźć się w konkretnej jednostce ar−chiwalnej (np. teczce). Wtedy też można uzupełnić braki w poszcze−gólnych grupach rzeczowych, seriach akt. Zauważyć przy tym trze−ba, że do bardzo powszechnych należy zjawisko wkładania przeztwórców materiałów archiwalnych poszczególnych akt do nieodpo−wiednich teczek. Prace porządkowe są zatem okazją do naprawyniewłaściwego i niepożądanego w archiwum stanu archiwaliów.

Poszczególne etapy porządkowania dokumentacji sprowadzająsię do następujących czynności:

Studia wstępne polegają na zapoznaniu się z organizacją jed−nostki organizacyjnej (instytucji), której akta są przedmiotem pracporządkowych. Porządkujący akta powinien na podstawie studiówwstępnych dysponować informacjami o charakterze działalnościaktotwórcy oraz jego organizacji wewnętrznej. Studia te będą rów−nież pomocne w określeniu granic chronologicznych porządkowa−nego zespołu czy też zespołów archiwalnych. W przypadku zbiorówarchiwalnych w ramach studiów wstępnych należy również przy−gotować projekt podziału zasobu na części oraz ustalić układ akttutaj przydzielonych.

Rozpoznanie przynależności zespołowej to całokształt dzia−łań umożliwiających przydzielenie całości lub części porządkowa−nych akt do konkretnego zespołu lub zespołów archiwalnych23. Po−mocne w określeniu przynależności zespołowej akt będą wszystkieinformacje, które archiwista zgromadził w czasie studiów wstęp−nych, jednak najistotniejsza jest analiza materiałów archiwalnych.Należy zwrócić uwagę na ich cechy zewnętrzne (np. opisy na tecz−kach, pieczątki na okładkach lub stronach tytułowych akt) i we−wnętrzne (pieczątki wpływu umieszczane na dokumentach z na−zwą odbiorcy pisma, nazwy adresata na korespondencji, listowni−ki i papiery firmowe wykorzystywane przez aktotwórcę, treść sprawwystępujących w dokumentacji, podpisy). Na tym etapie prac po−rządkowych wykonujący je powinien już dysponować wiedzą, dojakich zespołów należy przydzielić materiały archiwalne, z który−mi ma do czynienia. Przy ustalaniu przynależności zespoło−

41

23 Zwykle w materiałach przejętych z jednej instytucji mamy do czynieniaz jednym zespołem archiwalnym, trzeba jednak rozpoznać, czy wśród prze−jętych materiałów nie występują również akta innych twórców. Jeśli zosta−nie to stwierdzone, wówczas mamy do czynienia z materiałami innego zespo−łu albo też z sukcesją, stanowiącą część opracowywanego zespołu.

wej należy dążyć do wyodrębniania zespołów prostych i od−chodzić od praktyki łączenia zespołów organizacji i stowarzyszeńo podobnym profilu działalności (np. kulturalnych, sportowych, po−litycznych) w grupy lub zbiory szczątków zespołów. Częstymi argu−mentami uzasadniającymi takie działania są małe rozmiary tychzespołów (jedna lub kilka jednostek archiwalnych), jednak roz−miar zespołu nie może być kryterium braku odrębności ze−społowej. Tworzenie zespołów prostych ułatwia w konsekwencjidotarcie do nich bez pokonywania bariery informacyjnej w postacinp. zbioru szczątków zespołów, co może prowadzić do swoistego„ukrycia” akt poszukiwanej organizacji, której nazwa nie wys−tępuje w spisach ewidencyjnych archiwum24.

Segregacja akt to przede wszystkim fizyczne rozdzielanie po−rządkowanego zasobu archiwum na poszczególne zespoły archiwal−ne lub zbiory oraz takie ich rozmieszczenie (ułożenie), by uniknąćpowtórnego wymieszania archiwaliów. Po wykonaniu tej czynnościnależy przystąpić do segregacji akt w ramach poszczególnych, wy−dzielonych już zespołów archiwalnych. Działania te powinny też natym etapie doprowadzić do utworzenia grup rzeczowych. Po prze−prowadzeniu segregacji akt cały zasób archiwum powinien być roz−dzielony na konkretne zespoły lub zbiory.

Systematyzacja akt jest czynnością względnie prostą i polegana uformowaniu poszczególnych grup rzeczowych lub też serii(grup akt o podobnym charakterze bądź tematyce) oraz ich odpo−wiednim ułożeniu. Po jej przeprowadzeniu porządkujący powinienuzyskać informacje o ewentualnych brakach czy też lukach wystę−pujących w materiałach. W wyniku systematyzacji powstaną serieakt zawierające np. protokoły z posiedzeń organów kolegialnych,dokumentacji finanasowej, korespondencji itp. (zob. niżej, s. 53).Serie powinny być ułożone według porządku chronologicznego lub,w przypadku takiej potrzeby, rzeczowo−chronologicznego.

Brakowanie akt jest czynnością zamykającą proces ich porząd−kowania. Mówiąc o brakowaniu akt trzeba zaznaczyć, że czyn−ność ta nie jest obligatoryjna i w przypadku wielu zespołów(zbiorów) nie zachodzi potrzeba jej przeprowadzania. W sytua−cjach, gdy jest to konieczne, brakuje się zazwyczaj kolejne egzem−

42

24 Dzieje się tak zwłaszcza w przypadkach, gdy w ewidencji archiwum fi−guruje tylko nazwa zbioru szczątków zespołów, bez uwidaczniania nazw po−szczególnych zespołów wchodzących w jego skład.

plarze (dublety) akt i dokumentów. Akta zakwalifikowane dowybrakowania nie powinny być jednak automatycznie ni−szczone. Można je przecież przekazać innym zainteresowanymnimi instytucjom – archiwom, bibliotekom lub muzeom. Zdarza sięczęsto, że w teczkach aktowych, które pierwotnie uznano za niecie−kawe i niezasługujące na wieczyste przechowywanie, znajdują siędokumenty o dużym walorze poznawczym. Jest zatem rzeczą oczy−wistą, że muszą być one wyłączone z brakowania i umieszczonewe właściwym dla nich miejscu. Do brakowania akt podcho−dzić należy w sposób ostrożny i wyważony, a w przypadkachwystępowania wątpliwości dotyczących potrzeby wybrakowaniawytypowanych dokumentów, lepiej pozostawić je w zespole.Istotne jest również w tym względzie doświadczenie porządkują−cego, który przy podejmowaniu decyzji o wybrakowaniu nie powinienkierować się jedynie własnymi zainteresowaniami naukowymi, alebrać pod uwagę obiektywne kryteria „ważności” dokumentacji.W podjęciu decyzji o brakowaniu niektórych materiałów pomocnebędą także konsultacje, jakie można przeprowadzić z wytwórcamiakt lub osobami przekazującymi je do archiwum, a także przedsta−wicielami władz instytucji, przy której funkcjonuje archiwum. Bezich zgody brakowania akt nie powinno się przeprowadzać. Wartow tym miejscu przypomnieć, że brakowanie, w odróżnieniu odinnych czynności wykonywanych w archiwum, jest nieod−wracalne. Pamiętać też trzeba, że w miarę upływu czasu zmianieulega zapotrzebowanie na różne informacje. Informacja, która dzi−siaj nie posiada pozornie większego znaczenia, za jakiś czas możebyć niezwykle poszukiwana.

Formowanie jednostek i układ wewnętrzny dokumentóww jednostkach archiwalnych. Teczki (jednostki archiwalne) po−winny być odpowiednio uporządkowane wewnętrznie. Przedewszystkim zachowujemy jednostki ustalone i sformowane przeztwórcę zespołu. Często są one jednak przekazywane do archiwumbez jakiegokolwiek porządku wewnętrznego. Zdarza się również,że ich układ wewnętrzny jest porządkiem chronologicznym „od−wróconym” – materiały najnowsze są na początku teczki, a aktanajstarsze na jej końcu. Przez uporządkowanie akt należy rozu−mieć ułożenie pism w obrębie poszczególnych teczek rzeczowo lubchronologicznie. Sprawy (czyli akta dotyczące jednego zagadnie−nia) lub pisma najstarsze znaleźć się powinny pod okładką tytuło−wą, natomiast najmłodsze na dole teczki. W obrębie poszczegól−

43

nych spraw tworzące je pisma i dokumenty należy ułożyć chrono−logicznie, czyli w sposób umożliwiający odtworzenie toku ich zała−twiania. Jeżeli porządkujemy wewnętrznie teczki korespondencjiotrzymanej lub wysłanej za dany okres (np. w ramach roku kalen−darzowego), to wszystkie pisma należy ułożyć kolejno według datich wyekspediowania lub otrzymania. Pierwszym będzie pismowysłane w styczniu, za nim winno się znaleźć pismo z lutego i da−lej marca, kwietnia, aż do pisma z grudnia.

Tworzenie kolejnych jednostek uzależnione jest od charakterumateriału, który przydzieliliśmy do poszczególnych grup. Objętośćdanej jednostki nie powinna jednak przekraczać 200 kart, a więcgrubość teczki nie powinna być większa niż 3–5 cm. W przypadkumateriałów małego formatu może ona liczyć więcej kart. Jeśli ob−jętość jednostki przekracza przyjętą normę, nie dzielimy jej na to−my, ale formujemy jako kolejną jednostkę równorzędną. W przy−padku powtarzania się tytułów teczek, cechą odróżniającą je –oprócz sygnatury – będą daty skrajne materiałów tworzących danąjednostkę. Każdej wyodrębnionej jednostce archiwalnej nadajemyołówkiem tymczasową sygnaturę25. W trakcie porządkowania we−wnętrznego teczki aktowej należy usunąć z niej wszystkie częścimetalowe (spinacze, zszywki, szpilki).

Po utworzeniu jednostek archiwalnych i nadaniu im układu we−wnętrznego paginujemy materiały wewnątrz teczki w sposóbciągły, bez wyodrębniania jej części składowych (wewnątrz jedno−stki obejmującej np. korespondencję można stosować obwolutydla wyodrębnienia jej części składowych, tj. listów poszczególnychnadawców; nie wpływa to jednak na numerację stron, które w ca−łej teczce powinny być spaginowane kolejno, od pierwszej doostatniej).

Spaginowanie akt ma na celu utrwalenie układu nadanego imw trakcie porządkowania wewnętrznego. Nie mniej ważne jesttakże późniejsze umożliwienie kontroli stanu jednostki archiwal−nej po jej ewentualnym udostępnianiu. Paginowanie akt wykonu−je się zwykłym, miękkim ołówkiem. Jego używanie pozwala na do−konanie korekty w przypadku popełnienia błędu lub omyłkowego

44

25 Sygnatury tymczasowe – takie same na teczce i karcie inwentarzowej –pozostawiamy do czasu zakończenia inwentaryzacji całego zespołu (spuści−zny, zbioru), a dopiero po nadaniu ostatecznego układu (kolejności) inwenta−rza kartkowego, jednostkom nadajemy sygnatury ostateczne, wedługktórych będzie ułożony inwentarz.

pominięcia jakiejś strony. Z tego też względu nie należy paginowaćakt kredkami, flamastrami, długopisem, ołówkiem kopiowym itp.

Po uporządkowaniu wewnętrznym akta powinny otrzymać nowekartonowe okładki. Można je też umieścić w teczkach wiązanych.Muszą być na tyle trwałe, by mogły dobrze chronić swą zawartość.Okładki takie lub teczki powinny być większe, przynajmniej o kilkamilimetrów, od pism bądź dokumentów w nich przechowywanych.Uporządkowane wewnętrznie i zaopatrzone w nowe okładki aktamogą być również zszyte, sklejone lub oprawione introligatorsko.

Sformowane w trakcie prac porządkowych teczki czy też jedno−stki archiwalne powinny być odpowiednio opisane. Opis każdej jed−nostki archiwalnej, zamieszczony na zewnętrznej stronie okładkiteczki (o ile teczka nie zawiera opisów oryginalnych)26, powinienskładać się z następujących elementów27:● u góry teczki (np w lewym rogu) – nazwa archiwum (może to być

pieczęć instytucji), w którym przechowywany jest zespół (zbiór);● na środku, u góry – numer zespołu w ewidencji archiwum oraz

nazwa zespołu (zbioru) archiwalnego, to jest nazwa instytucjilub osoby, której akta dotyczą (np. Spuścizna płk. Józefa Kowal−skiego z Chicago);

● na środku, poniżej nazwy zespołu – tytuł teczki, pod którymmożna zamieścić podtytuł, tj. dodatkowe uzupełniające określe−nie precyzujące zawartość jednostki aktowej (dotyczące np. ro−dzaju akt – sprawozdania, uchwały, nazwy instytucji i nazwiskaosób współpracujących z twórcą spuścizny). Tytuł jednostki ar−chiwalnej powinien w sposób precyzyjny i zwięzły odzwierciedlaćzawartość treściową akt. Jeśli został on nadany wcześniej przezwytwórcę akt, trzeba go skonfrontować z zawartością treściowąteczki i, w razie konieczności, uzupełnić. Nadając tytuł, należyunikać sformułowań ogólnych, mało precyzyjnych, jak: „Kore−spondencja”, „Sprawy różne”, „Materiały dotyczące działalno−ści…”, „Varia”, ponieważ wartość informacyjna takich zapisówjest znikoma. W przypadku gdy tytuły takie zostały nadaneprzez twórcę zespołu, podczas prac inwentaryzacyjnych należy jeuzupełnić zgodnie z zawartością teczki, pamiętając że wszelkieuzupełnienia pochodzące od archiwisty podaje się w nawiasiekwadratowym;

45

26 Niekiedy zachodzi potrzeba uzupełnienia tytułu jednostki, zob. niżej.27 Przykładowy opis okładki teczki aktowej znajduje się w Aneksie nr 1.

● pod tytułem teczki – daty skrajne akt (daty rozpoczęcia pierw−szej sprawy i zakończenia ostatniej), zwykle podaje się daty rocz−ne (np. 1942–1944), w szczególnie uzasadnionych przypadkachtakże daty dzienne (np. 17 IX 1939). Jeśli występują w teczcepriora (poprzedniki), ich daty podaje się w nawiasie kwadrato−wym. W uzasadnionych przypadkach można podać także datydzienne, np. protokoły posiedzeń ciał kolegialnych z tego same−go roku mogą być podzielone na kilka teczek;

● poniżej informacja o objętości jednostki, wyrażona liczbą kartlub stron (po spaginowaniu). Liczbę stron (kart), znajdującychsię w teczce, zapisujemy dodatkowo na wewnętrznej stronie tyl−nej okładki teczki;

● prawy dolny róg okładki przeznaczony jest na wpisanie sygna−tury (zob. niżej, znakowanie akt), jaką ma teczka w obrębie ze−społu lub zbioru czy spuścizny.

Na kartach inwentarzowych28, służących do opisu jednostki,oprócz elementów przepisanych z okładki jednostki archiwalnejpodaje się jeszcze informacje o sposobie sporządzenia materiałów(np. rękopis, maszynopis, fotografie), języku lub językach, w jakichspisane są akta, formie zewnętrznej materiałów (np. luźne, opraw−ne, szyte). W przypadku gdy zawartość teczki była publikowanadrukiem, także ta informacja powinna znaleźć się w karcie inwen−tarzowej.

Podany powyżej schemat opisu zewnętrznego jednostki archi−walnej należy traktować jako jedną z propozycji.

Inwentaryzowanie akt ogranicza się w zasadzie do przeniesie−nia elementów opisu każdej teczki aktowej danego zespołu (zbioru)archiwalnego na karty inwentarzowe (zob. Aneks nr 1). Będzie towięc najpierw nadanie aktom tytułów, które zostaną uwzględnionena okładkach akt (w przypadku formowania teczek aktowych),a następnie przeniesienie ich na wspomniane karty. Przy wykony−waniu tej czynności należy dążyć do jak najlepszego odwzorowaniana teczkach aktowych, a następnie na kartach inwentarzowych,rzeczywistej zawartości teczek aktowych. Należy dążyć też do uzu−pełniania opisów akt o elementy przynoszące dodatkową informa−cję o ich zawartości. Tym samym działamy na rzecz ewentualnego

46

28 Wzór karty inwentarzowej znajduje się w Aneksie nr 1.

użytkownika, który (tylko na podstawie opisu wykonanego przezporządkującego) będzie mógł stwierdzić, czy konkretne akta będąmusiały stać się przedmiotem jego poszukiwań.

Inwentaryzacja akt może być także przeprowadzana za pomocąodpowiedniego programu komputerowego (np. bazy IZA), który po−zwala na tworzenie inwentarzy zespołów i zbiorów (w tym wydru−ku na nośniku papierowym)29.

Opisowi każdej jednostki archiwalnej odpowiada odrębna kartainwentarzowa lub, w przypadku wypełniania bazy elektronicznej,odrębny rekord. Sygnatura archiwalna powinna stanowić ciąg nu−meryczny od 1 do „x” i obejmować wszystkie jednostki archiwalneznajdujące się w inwentaryzowanym zespole. Do poszczególnychrubryk powinno się przenieść informacje zawarte w opisie jednost−ki archiwalnej na jej okładce, nie zapominając jednak o wszelkichdodatkowych danych, które mogą być interesujące dla użytkowni−ka. Należy więc odnotować obecność dokumentacji odbiegającej odtypowej, np. fotografie, plakaty, ulotki, wycinki prasowe. Inwen−tarz musi zawierać też informacje o ewentualnym mikrofilmowa−niu lub skanowaniu akt, co jest istotne przy ich udostępnianiu.

Po zakończeniu systematyzacji jednostek i ułożeniu inwentarzakartkowego w odpowiedniej kolejności, jeśli nie spodziewamy siędopływu dalszych materiałów, możemy przystąpić do sporządzania→ inwentarza książkowego zespołu (zbioru). Czynność tę należypoprzedzić aktualizacją sygnatur, czyli znakowaniem akt. Pole−ga ona na zastąpieniu sygnatur tymczasowych (roboczych), nada−wanych jednostkom podczas prac inwentaryzacyjnych, przez sy−gnatury ostateczne, które figurować będą w inwentarzu książko−wym. Należy pamiętać, aby sygnatury zostały zaktualizowane (po−prawione) zarówno na jednostkach archiwalnych (teczkach), jaki na kartach inwentarzowych, na podstawie których będzie sporzą−dzany inwentarz książkowy. Ważne jest, by ta sama sygnatura fi−gurowała na teczce i na karcie inwentarzowej, na podstawie in−wentarza możliwe jest bowiem odszukanie potrzebnej jednostki napółce w magazynie.

47

29 Obecnie w polskich archiwach państwowych odchodzi się od tradycyjnejinwentaryzacji na rzecz inwentarza elektronicznego sporządzanego w kom−puterowej bazie danych. Trzeba jednak pamiętać, że odpowiednio skonstru−owana baza danych jest tylko narzędziem, które nie zwalnia archiwisty odstosowania tradycyjnych zasad i metod archiwistyki.

Tak więc znakowanie akt polega na zaopatrzeniu uporządkowa−nych materiałów archiwalnych w sygnaturę archiwalną (numer ko−lejny teczki w ramach zespołu), pozwalającą na identyfikację kon−kretnych jednostek archiwalnych. Oznakowanie jednostek sygna−turą archiwalną pozwala ponadto na utrwalenie układu nadanegoim w trakcie porządkowania zespołu. Poszczególne teczki aktoweotrzymują kolejną sygnaturę, najczęściej jednoczłonową od 1 do „x”,a więc od pierwszej do ostatniej jednostki w zespole (zbiorze) archi−walnym. Sygnaturę archiwalną umieszcza się w prawym dolnymrogu okładki teczki aktowej. Numer jednostki (sygnatura) jest teżnumerem identyfikującym teczkę w inwentarzu archiwalnym.

Inwentarz jest podstawową pomocą archiwalną, ewidencyjnąi informacyjną. Jak wspomniano, po przepisaniu informacji z kartinwentarzowych (inwentarza kartkowego) i nadaniu im jednolite−go układu, powstaje inwentarz książkowy30.

Dla każdego zespołu archiwalnego tworzy się osobny inwentarz,wyraźnie oznaczony numerem zespołu, którego nie można późniejzmieniać. Tekst inwentarza powinien zawierać następujące daneinformacyjne (elementy opisu): ● sygnatura jednostki archiwalnej – numer jednostki inwentarzo−

wej w obrębie zespołu;● tytuł (treść) jednostki inwentarzowej, podawany według brzmie−

nia oryginału lub nadany bądź uzupełniony w trakcie porządko−wania;

● daty krańcowe (skrajne) jednostki inwentarzowej – na ogół datyroczne, w niektórych przypadkach także dzienne i miesięczne;

● opis zewnętrzny jednostki inwentarzowej, tzn. format, rodzajoprawy i stan zachowania oraz liczbę kart lub stron;

● sygnatury dawne, nadane zarówno w kancelarii, jak i w archi−wum. Znajomość sygnatur dawnych jest bardzo przydatna przyodszukiwaniu dokumentów cytowanych we wcześniejszych pub−likacjach;

● uwagi dotyczące spraw nieujętych w podstawowych rubrykach,np. informacje o aneksach (plany, druki, fotografie itp.), infor−macje bibliograficzne o ewentualnym opublikowaniu reproduk−

48

30 Zob. Aneks nr 2. W przypadku dysponowania komputerową bazą da−nych do inwentaryzowania dokumentacji, np. bazą IZA, można pominąć etapinwentaryzacji na kartach inwentarzowych i inwentaryzować zespół „kom−puterowo”. Wydruk z bazy danych będzie stanowił inwentarz książkowy ze−społu.

cji jednostki inwentarzowej, zastrzeżenia dotyczące autentycz−ności, numer mikrofilmu, a także adnotacje o zaginięciu lub wy−brakowaniu jednostki.

Inwentarz zaopatrujemy w stronę tytułową, podając na niej na−zwę archiwum, nazwę zespołu (zbioru), daty skrajne zawartychw nim materiałów oraz nazwisko opracowującego i datę powstaniainwentarza.

Ważnym uzupełnieniem inwentarza książkowego są indeksy:geograficzny, osób i rzeczowy (np. nazw instytucji i organizacji).

Jeśli po zakończeniu porządkowania i inwentaryzacji zespołu doarchiwum wpłynie niewielka partia materiałów dodatkowych,wówczas nadajemy im układ analogiczny do poprzednio przyjęte−go, a inwentarz w suplemencie uzupełniamy o kolejne sygnaturyjednostek archiwalnych.

Końcowym etapem prac porządkowo−inwentaryzacyjnych jestopracowanie wstępu do inwentarza zespołu (zbioru), stanowią−cego naukowe studium informujące o dziejach twórcy zespołu i wy−tworzonej przez niego dokumentacji oraz o zastosowanej metodziejej porządkowania i inwentaryzacji. Prawidłowo sporządzony (peł−ny) wstęp do inwentarza zespołu archiwalnego powinien składaćsię z następujących elementów: dzieje ustrojowe urzędu31 (lub bio−gram twórcy zbioru czy spuścizny), dzieje zespołu (zbioru), charak−terystyka archiwalna zespołu, omówienie zawartości zespołu, ana−liza metod porządkowania i inwentaryzacji zespołu32. Opracowują−cy akta powinien również przedstawić, i uzasadnić, przyjęty pod−czas prac porządkowych układ akt. Wstęp do inwentarza pełnifunkcję przewodnika po zespole i ułatwia orientację w układziei zawartości akt. Podczas pisania wstępu wykorzystuje się wszel−kie informacje o zespole i jego twórcy zebrane w czasie wszystkichetapów opracowywania. Wstęp nie powinien być jednak zbyt szcze−gółowy, ma raczej w sposób zwięzły i rzeczowy dostarczyć użytkow−nikowi potrzebnych informacji.

49

31 Są to informacje o podstawach prawnych powołania (utworzenia) i dzia−łalności oraz dane dotyczące likwidacji instytucji. Potrzebne jest też zamie−szczenie charakterystyki struktury organizacyjnej aktotwórcy oraz wszel−kich zmian w tym zakresie zachodzących w trakcie jego funkcjonowania.

32 Zob. Aneks nr 2, gdzie zamieszczono przykładowy inwentarz archiwal−ny wraz ze wstępem.

W przypadku zespołów o niewielkich rozmiarach zamiast wstę−pu do inwentarza można napisać notatkę informacyjną (skróconąwersję wstępu), która powinna zawierać krótki zarys dziejów twór−cy akt (zespołu, zbioru bądź spuścizny). Po wstępie umieszczamybibliografię źródeł i prac wykorzystanych do jego opracowania.

Uzupełnieniem wstępu do inwentarza jest zestawienie bibliografiidotyczącej zespołu (zbioru) archiwalnego. Inwentarze mogą takżezawierać załączniki, np.: schematy organizacyjne, mapy orienta−cyjne, tablice genealogiczne, konkordancje sygnatur itp. oraz inde−ksy osobowe, geograficzne i przedmiotowe.

Zaprezentowane metody opracowania materiałów archiwalnychw archiwum nie wyczerpują, oczywiście, całości tego zagadnienia,omówiono bowiem jedynie najprostsze rozwiązania. Dodać równieżtrzeba, że w licznych archiwach od wielu już lat z dobrym skut−kiem stosowane są rozwiązania specyficzne jedynie dla tych pla−cówek. Na ich zastosowanie wpływ wywarły m.in. zasady narasta−nia akt oraz innej dokumentacji, właściwe dla kraju, w którym da−ne archiwum funkcjonuje. Z tego też powodu pożądane jest korzy−stanie z dorobku teoretycznego i praktyki archiwistyki miejscowej– właściwej dla kraju, w którym działa konkretne archiwum insty−tucji polonijnej.

*

Podane powyżej ogólne zasady opracowywania akt są stosowanedo wszelkich zespołów i zbiorów archiwalnych składających sięz dokumentacji aktowej. Poniżej bardziej szczegółowo opisane zo−staną zasady opracowania zespołów najczęściej występującychw archiwach instytucji polonijnych, jakimi są akta organizacjii stowarzyszeń oraz spuścizny archiwalne.

Opracowanie akt organizacji i stowarzyszeń

Akta organizacji i stowarzyszeń, przechowywane w archiwach,stanowią znakomite źródło do dziejów społeczno−politycznych, kul−turalnych czy gospodarczych. Czasem jest to materiał tylko uzu−pełniający, ale często jedyne źródło informacji do wielu zagadnień.W większości zachowanych spuścizn aktowych tych zespołów moż−na wymienić materiały występujące niezależnie od rodzaju ugru−powania i charakteru jego działalności. Do materiałów tych nale−

50

żą: statuty, zarządzenia, okólniki władz nadrzędnych i własne,protokoły posiedzeń różnych ciał, sprawozdania z działalności,składy zarządów, ewidencje członków, listy składek itp.

Podobnie jak to robimy w przypadku opracowywania wszystkichzespołów, właściwe porządkowanie i opracowanie akt należy po−przedzić etapem studiów wstępnych nad zespołem. Można w tymcelu przejrzeć dostępną literaturę (opracowania historyczne doty−czące okresu, w którym organizacja działała, encyklopedie, leksy−kony, a obecnie także Internet). Niezbędne jest również zapoznaniesię z przepisami, na podstawie których organizacje i stowarzysze−nia działały w różnych okresach historycznych czy krajach. Pozwo−li to na ogólną orientację w realiach historycznych, które miaływpływ na działalność organizacji. Na tym etapie prac ważne jestpoznanie najważniejszych faktów z jej historii, tzn. dat i okoliczno−ści powstania, celów działalności, przyczyn ewentualnej likwidacji.Przy ustalaniu tych faktów pomocne są statuty lub sprawozdaniaz działalności (często występujące w zespole). Jeśli mamy do czynie−nia z aktami organizacji niższego szczebla (np. zarządu oddziału)warto sięgnąć, jeśli takie są przechowywane w archiwum, do akt tejsamej organizacji, ale szczebla wyższego (np. zarządu głównego).

Najważniejszą czynnością w całym procesie porządkowania aktjest określenie ich przynależności zespołowej (zob. wyżej, s. 41).

Trzeba pamiętać, że często organizacje powstawały w wynikupołączenia innych, działających wcześniej33 i wtedy pojawia sięproblem dziedziczenia akt, które zwykle przejmuje sukcesor. Takbyło z aktami Związku Powstańców Wielkopolskich, które prze−chowywane są w Archiwum Państwowym w Poznaniu. SekretariatZwiązku Powstańców Wielkopolskich kontynuował w większościteczki założone przez poprzedników (nastąpiła więc sukcesja czyn−na). Poza tym nie nastąpiła zmiana kompetencji działalności no−wej organizacji. Akt więc nie rozdzielono, a zespołowi nadano na−zwę ostatniej organizacji. Daty skrajne zespołu określają właściwyczas działalności twórcy, ale muszą zawierać także daty działaniapoprzedników, których akta znajdują się w tym zespole jako ante−riora. Daty skrajne tego zespołu wyglądają więc następująco:

51

33 Np. Związek Powstańców Wielkopolskich powstał w 1937 r. z połącze−nia Związku Weteranów Powstań Narodowych RP 1914/1919 i TowarzystwaPowstańców Wielkopolskich.

[1919–1937] 1937–1950, przy czym daty „1937–1950” oznaczająokres działalności twórcy zespołu, a daty „[1919–1937]” to okres,z jakiego pochodzą poprzedniki (akta odziedziczone przez twórcę).W takim przypadku należy też wynotować wszystkie nazwy twór−ców anteriorów: Związek Weteranów Powstań Narodowych RP1914/1919 oraz Towarzystwo Powstańców Wielkopolskich.

Jeśli natomiast następuje zmiana zakresu kompetencji działanianowej organizacji, wówczas akta należy rozdzielić (jeśli nie są fizycz−nie złączone) na odrębne zespoły. Można tu podać przykład aktDzielnicy Wielkopolskiej Związku Towarzystw Gimnastycznych „So−kół” w Polsce z lat 1918–1939, która odziedziczyła akta swojego po−przednika, tj. Związku Sokołów Polskich w Państwie Niemieckimz lat 1886–1920. Związek Sokołów był organizacją szczebla central−nego, któremu podlegały wszystkie okręgi działające na terenie Nie−miec. Tymczasem Dzielnica Wielkopolska nie była jednostką central−ną, podporządkowana została bowiem Związkowi Towarzystw Gim−nastycznych „Sokół” w Warszawie. Nastąpiła więc istotna zmiana za−kresu kompetencji rzeczowej i terytorialnej. Ze spuścizn aktowychtych dwu organizacji utworzono więc odrębne zespoły archiwalne.

Niejednokrotnie w zespołach akt organizacji i stowarzyszeńznajdują się plakaty, afisze, ulotki, fotografie, egzemplarze prasy,wycinki prasowe, okolicznościowe jednodniówki czy inne druki.Nie powinno się ich z zespołu wyłączać, stanowią bowiem integral−ną jego część34. Warto też zostawić materiały obce, nadsyłane dowiadomości, np. sprawozdania innych organizacji, świadczą onebowiem o kontaktach i współpracy z innymi organizacjami.

Bardzo ważną czynnością na tym etapie prac jest ustalenie pre−cyzyjnej i prawidłowej nazwy zespołu, co pozwoli na szybkie do−tarcie do poszukiwanych akt. Nazwę zespołu należy w pierwszejkolejności ustalić na podstawie statutu organizacji, gdzie jest onaprzeważnie określona. Jeśli jest to niemożliwe (brak źródeł), nale−ży posiłkować się dostępną literaturą oraz analizą zawartości tre−ściowej akt. Pomocne mogą tu być umieszczone na korespondencjipieczątki wpływu, gdzie podaje się nazwę odbiorcy. Jeśli organiza−cja w czasie swej działalności zmieniała nazwy, za ostateczną na−zwę jej spuścizny aktowej uznaje się ostatnio używaną.

Materiały archiwalne różnych organizacji często trafiają do archi−wum w formie nieuporządkowanej lub wręcz rozsypu. Jeśli akta

52

34 Uwaga ta nie dotyczy eksponatów muzealnych; zob. s. 22, 25, 55.

umieszczono wcześniej w teczkach, należy je dokładnie przejrzeći sprawdzić, czy zachowany jest układ rzeczowo−chronologiczny.W przypadku występowania luzów, należy je posegregować w spra−wy pokrewne treściowo, następnie ułożyć chronologicznie i zaopa−trzyć w obwoluty. Zaleca się – w miarę możliwości – szycie lub kleje−nie takich materiałów. W czasie porządkowania wewnętrznego trze−ba usunąć wszelkie części metalowe (zszywki i spinacze) oraz duble−ty. Akta w obrębie teczki należy spaginować (tylko strony zapisane).

Tak przygotowane akta powinno się posegregować na serie, czy−li grupy rzeczowe. W przypadku dużych zespołów można to zrobićzachowując ich układ kancelaryjny, czyli taki, jaki nadano aktomw kancelarii w czasie działania organizacji. Może to być podział we−dług struktury organizacyjnej, czego przykładem jest podział aktwspomnianego zespołu Związku Powstańców Wielkopolskich w Po−znaniu na następujące serie: ● Zarząd Główny,● Zarząd Okręgu Poznańskiego,● Delegaci powiatowi,● Koła w Poznaniu,● Koła poza Poznaniem.

Często jednak taki układ jest niemożliwy do odtworzenia, szczegól−nie w przypadku zespołów zachowanych fragmentarycznie. Wtedynajbardziej przejrzysty wydaje się być układ nadany przez porządku−jącego zespół archiwistę, który na podstawie analizy zawartości po−szczególnych teczek segreguje akta na grupy rzeczowe pokrewne tre−ściowo. Tak właśnie postąpiono z zespołem akt Ligi Kobiet – ZarządWojewódzki w Poznaniu, dzieląc je na następujące serie:● Organizacja,● Zjazdy,● Zarząd Wojewódzki i Prezydium,● Komisja Rewizyjna,● Inne narady,● Konferencje Sprawozdawczo−Wyborcze,● Komisje,● Planowanie i sprawozdawczość,● Analizy, informacje,● Kontrole,● Praca kobiet w radach,● Konkursy, odznaczenia,

53

● Wycinki prasowe, kroniki,● Kadry, związki zawodowe,● Oddziały powiatowe,● Oddziały terenowe,● Oddziały miejskie,● Oddziały dzielnicowe.

Wszystkie teczki powinny zawierać opis na wierzchniej stronieokładki. Kolejnymi etapami prac są: inwentaryzacja akt, sporzą−dzenie inwentarza archiwalnego oraz napisanie wstępu do inwen−tarza (zob. wyżej).

Opracowanie spuścizn archiwalnych

Przez spuściznę rozumiemy zespół archiwalny pochodzenia pry−watnego wytworzony i zebrany przez osobę fizyczną. Tworzą gomateriały piśmienne, drukowane, fono−fotodokumenty obrazującedziałalność polityczną, społeczną, naukową, literacką lub arty−styczną danej osoby fizycznej, a także jej zainteresowania, sprawyosobiste, rodzinne, majątkowe. Najczęściej spotykamy się ze spu−ściznami rękopiśmiennymi po uczonych, twórcach kultury, jak np.pisarzach, tłumaczach, malarzach, a także po społecznikach, poli−tykach, wojskowych, dyplomatach czy wybitnych mężach stanu.

Sposób porządkowania spuścizn rękopiśmiennych w archiwachokreślają „Wytyczne opracowania spuścizn archiwalnych po uczo−nych”, przygotowane przez Archiwum Polskiej Akademii Nauk(Warszawa 1990). Wobec braku innej instrukcji archiwalnej wy−tyczne te, po uwzględnieniu specyfiki twórcy spuścizny, jak i spe−cyfiki pozostawionych po nim materiałów archiwalnych, wykorzy−stujemy przy opracowywaniu spuścizn innego charakteru (po poli−tyku, pisarzu, malarzu itp.), znajdujących się zarówno w innycharchiwach, jak również w bibliotekach i muzeach.

Bez względu na charakter spuścizny przed przystąpieniem do jejopracowywania zapoznajemy się z wszystkimi dostępnymi informa−cjami o spuściźnie oraz z biografią jej twórcy. Informacje takie znaj−dziemy w istniejącym aparacie ewidencyjno−informacyjnym archi−wum, tj. w karcie zespołu oraz teczce zespołu35 z dokumentacją je−

54

35 W teczce zespołu powinna znajdować się korespondencja oraz wszelkiemateriały dotyczące przejęcia zespołu (zbioru) do zasobu archiwum.

go przyjęcia. Danych o twórcy zespołu poszukujemy w encyklope−diach, słownikach biograficznych, bibliografiach, czasopismach spe−cjalistycznych, monografiach itp. Ważna jest także znajomość epo−ki, w której dana osoba żyła i rozwijała swoją działalność.

Przed przystąpieniem do prac porządkowych należy dokonaćtakże przeglądu wstępnego zawartości spuścizny. Jeśli istnieje jużtymczasowy jej spis, sprawdzamy jego zgodność z materiałami.W przypadku gdy nie dysponujemy takim spisem, materiałomspuścizny (teczkom, pudłom, wiązkom) nadajemy numerację pro−wizoryczną. Dokonując przeglądu wstępnego, należy także zwrócićuwagę na ewentualnie występujący porządek nadany materiałomarchiwalnym w całości lub częściowo przez twórcę spuścizny. Jeśliodpowiada on podstawowym warunkom dostępności materiałów,zachowujemy go oraz, w miarę możliwości, staramy się odtworzyćw dalszej pracy. Ponadto w przypadku stwierdzenia złego stanumateriałów, tworzących spuściznę, należy poddać je zabiegom kon−serwatorskim.

Przekazywana do archiwum spuścizna może zawierać ekspona−ty muzealne lub ich kolekcje (np. medale, sztandary, szable itp.).Przedmioty te wydzielamy ze spuścizny archiwalnej, powinny byćbowiem przechowywane, ewidencjonowane (z zaznaczeniem, z czy−jej spuścizny pochodzą) i udostępniane oddzielnie. Ze spuściznywyłączamy także wieloegzemplarzowe druki, książki nieposiadają−ce dedykacji bądź innych adnotacji odręcznych i przekazujemy jedo dyspozycji biblioteki archiwum, oznaczając jednak ich prowe−niencję, czyli informując o tym, z czyjej spuścizny pochodzą. Cza−sem jednak druki te mogą mieć związek z działalnością aktotwór−cy. Wówczas można je przyporządkować do poszczególnych seriiakt odzwierciedlających różne formy jego aktywności. Ze spuściznywydzielamy także niezwiązane z nią, a posiadające samodzielnąwartość naukową, materiały kartograficzne, tj. mapy, plany orazmateriały fotograficzne, i formujemy z nich kolekcje. Podobniemożna uczynić z fotografiami. Do brakowania zaś przeznaczamyjedynie teksty zachowane w wielu egzemplarzach, niewypełnioneformularze i kwestionariusze, czyste karty papieru, zbędne obwo−luty i okładki (zob. wyżej, s. 42–43).

Jeżeli twórca spuścizny nie nadał materiałom zespołu określone−go układu, rozdzielamy je na grupy według poniższego (przykłado−wego) schematu. W przypadku spuścizny po polityku, działaczuzwiązkowym, uczonym, literacie bądź wojskowym schemat ten na−

55

leży zmodyfikować, dostosowując go do specyfiki materiałów archi−walnych. Dlatego też, ze zrozumiałych względów, nie w każdej spu−ściźnie znajdą się wszystkie wymienione poniżej grupy aktowe.

I. Materiały biograficzne twórcy oraz materiały o twórcyspuścizny:● dokumenty osobiste;● życiorysy, wspomnienia, autobiografie, ankiety personalne;● dokumenty dotyczące przebiegu nauki szkolnej, studiów, pracy

i działalności, służby wojskowej;● zeszyty szkolne i notatki ze studiów;● pamiętniki, dzienniki i albumy pamiątkowe, zestawienia biblio−

graficzne prac własnych;● dyplomy honorowe, legitymacje odznaczeń, gratulacje i laurki;● materiały gospodarcze i majątkowe;● materiały dotyczące stanu zdrowia;● świadectwo zgonu, klepsydry, zwięzłe nekrologi, kondolencje.

II. Prace twórcy spuścizny: ● opracowania, artykuły, referaty;● publikacje źródłowe;● wykłady (konspekty, teksty, skrypty);● recenzje i opinie o pracach, które ukazały się drukiem;● projekty techniczne, wynalazki i patenty;● prace popularnonaukowe (w tym wywiady, prelekcje i artykuły

dla środków masowego przekazu);● przemówienia okolicznościowe, wspomnienia pogrzebowe itp.;● prace literackie;● tłumaczenia z języków obcych;● materiały warsztatowe (zapiski, kartoteki, bibliografie, wypisy

i notatki z literatury, zapiski obserwacji i badań, obliczenia, od−pisy i wypisy archiwalne, wycinki prasowe itp.).

III. Materiały działalności twórcy spuścizny:● w instytucjach społecznych;● w instytucjach politycznych;● w towarzystwach kulturalnych;● w instytucjach wojskowych;● w uczelniach wyższych, w instytutach, towarzystwach nauko−

wych, na zjazdach i konferencjach naukowych.

56

IV. Korespondencja:● wychodząca (wysyłana);● wpływająca (przysyłana).

Do grupy tej zalicza się korespondencję prywatną oraz korespon−dencję urzędową dorywczą (nieświadczącą o dłuższej współpracyz daną instytucją), wizytówki i telegramy niezwiązane z wydarze−niami życiowymi, które spowodowałyby masowy ich napływ.

V. Materiały rodzinne (rodowe).

VI. Materiały osób obcych.

VII. Załączniki (np. kolekcje związane z hobbystycznymi zain−teresowaniami twórcy spuścizny, przedmioty materialne, stano−wiące pamiątki osobiste, w tym odznaczenia).

Po dokonaniu przeglądu i segregacji wstępnej spuścizny przystępu−jemy do formowania jednostek archiwalnych (zob. wyżej, s. 43–44).

Materiały biograficzne łączymy w jednostki i porządkujemy we−dług następujących zasad:● autobiografie, pamiętniki, diariusze, prywatne zapiski, bibliogra−

fie prac własnych twórcy spuścizny traktujemy jako oddzielne jed−nostki lub ujmujemy w jednostki zbiorcze materiały jednego typu,posługując się kryterium tematycznym czy chronologicznym (np.autożyciorysy pisane w różnych okresach życia twórcy spuścizny);

● świadectwa szkolne, indeksy, dyplomy ukończenia studiówi uzyskania tytułów naukowych, dokumenty dotyczące służbywojskowej łączymy w jednostki zbiorcze i układamy w porząd−ku chronologicznym;

● dokumenty osobiste (dowody osobiste, paszporty) oraz doku−menty odzwierciedlające przebieg pracy i działalności w uczel−niach, instytutach, towarzystwach naukowych itp. (powołania,nominacje, odznaczenia) grupujemy w jednostki zbiorcze we−dług kryteriów rzeczowo−chronologicznych. Jeśli dokumenty zewzględu na ich formę zewnętrzną (pergamin, rulon itp.) nie mo−gą być przechowywane w teczce wraz z innymi, wówczas trak−tujemy je jako oddzielne jednostki;

● adresy gratulacyjne, laurki, telegramy itp. łączymy według okolicz−ności, których dotyczą, i układamy w porządku rzeczowo−chronolo−gicznym, a w jego obrębie alfabetycznie dla adresów i gratulacji;

57

● materiały gospodarcze i majątkowe układamy w sprawy wedługkryteriów rzeczowych i chronologicznych z zachowaniem związ−ków nadanych przez twórcę;

● materiały dotyczące stanu zdrowia twórcy spuścizny łączymyw jednostki w porządku chronologicznym;

● materiały o twórcy zespołu, jeśli posiadają większe rozmiaryi samodzielne znaczenie, łączymy w odrębne jednostki. Wspo−mnieniom nadajemy układ alfabetyczny według nazwisk auto−rów, recenzjom i polemikom – tematyczny i chronologiczny, biblio−grafiom zaś – chronologiczny.

W materiałach twórczości naukowej czy literackiej jednostkęstanowi tekst jednej pracy naukowej. Jeżeli w wydzielonym mate−riale tekst ten występuje także w formie rękopisu, maszynopisu,odbitki korektowej i nie przekracza to ustalonej objętości, możemywszystkie materiały połączyć w ramach jednej jednostki, nadającim układ chronologiczny obrazujący proces powstawania pracy (rę−kopis, maszynopis itd.). W przypadku zachowania kilku maszyno−pisów jednej pracy egzemplarzem podstawowym jest tekst naj−kompletniejszy wraz z naniesionymi poprawkami. Inne egzempla−rze mają charakter pomocniczy. O ile rozmiary na to pozwolą,przechowujemy wszystkie teksty w jednej teczce, w kolejności ichwartości. W przypadku gdy zachowało się kilka jednakowych eg−zemplarzy maszynopisu tego samego opracowania – bez popraweki uwag – pozostawiamy dwa egzemplarze, inne wyłączamy do bra−kowania. Natomiast z luźnych fragmentów prac, którym twórcaspuścizny nie nadał tytułu, formujemy jednostkę lub jednostki,biorąc pod uwagę tematykę, której dotyczą.

Publikacje źródłowe ujmujemy w jednostki, podobnie jak opraco−wania. Z materiałów, na które składają się wykłady (konspekty, te−ksty), formujemy teczki w układzie chronologicznym, zgodnie z to−kiem zajęć dydaktycznych lub w układzie rzeczowo−chronologicznym,według uczelni lub instytucji, w których uczony prowadził wykłady.

Recenzje i opinie twórcy spuścizny o pracach osób trzecich, druko−wanych lub przygotowywanych do druku, łączymy w jednostkizbiorcze, według kryteriów tematycznych, chronologicznych lub al−fabetycznych. Porządkowanie wewnętrzne przeprowadzamy, jakw przypadku materiałów pracy naukowej.

Dokumentację techniczną (plany, rysunki, obliczenia, kosztorysy,opisy technologiczne itp.), wytworzoną przez twórcę spuścizny, ujmu−

58

jemy w jednostki według projektów lub węzłów technicznych. Mate−riały odnoszące się do wynalazków i patentów łączymy w zasadziew odrębne jednostki dla każdego wynalazku i patentu, układając we−dług poszczególnych spraw, a w obrębie spraw chronologicznie.

Przy opracowywaniu materiałów warsztatowych należy prze−strzegać następujących reguł:● staramy się zachować układ nadany przez twórcę spuścizny;● utrzymujemy wszelkie całości połączone mechanicznie (poszyty,

zeszyty, bruliony);● formujemy materiały luźne w jednostkach liczących nie więcej

niż 200 kart. Wyjątek stanowią kartoteki wyodrębnione i przecho−wywane w specjalnych pudłach czy skrzynkach;

● grupujemy materiał według kryteriów wynikających z treścimateriałów, wybierając przy tym układ najdogodniejszy dla ko−rzystającego.

Jeśli nie zachował się układ nadany materiałom warsztatowymprzez twórcę spuścizny, możemy zastosować układ chronologiczny(np. notatki z jednego okresu pracy), rzeczowy (tematyczny – np.wypisy, zapiski czy notatki do jednego tematu), rzeczowo−chrono−logiczny (np. notatki dotyczące jednego tematu lub zagadnieniaw porządku historycznym).

W przypadku gdy zachowała się niewielka ilość materiałów war−sztatowych, dotyczących danej pracy naukowej bądź literackiej,możemy dołączyć je do teczki z materiałami odnoszącymi się do tejpracy. Jeśli jednak materiały warsztatowe, dotyczące zachowanejw spuściźnie pracy, ze względu na ich dużą ilość ujmiemy w odręb−ną jednostkę, należy do teczki zawierającej pracę dać odsyłacz z in−formacją o jednostce zawierającej materiały warsztatowe.

Materiałom dotyczącym działalności organizacyjnej, wydawni−czej, urzędowej, społeczno−politycznej, po zgrupowaniu w jednost−ki (dążąc do utworzenia lub odtworzenia akt spraw analogicznychdo akt urzędowych), nadajemy układ według poszczególnychspraw (tj. akt dotyczących jednego zagadnienia), a w obrębie każ−dej sprawy – chronologicznie.

Archiwalia odzwierciedlające zajmowane przez twórcę spuści−zny stanowiska w instytucjach, stowarzyszeniach bądź urzędachlub ukazujące jego działalność polityczną, społeczną albo zawodo−wą grupujemy według instytucji, w których działał twórca spuści−zny. Następnie w ich obrębie według zagadnień lub poszczegól−

59

nych spraw, a w obrębie spraw – chronologicznie. W sprawy łączy−my korespondencję wynikającą z długotrwałej współpracy twórcyspuścizny z daną instytucją, a także inne materiały dotycząceokreślonej sprawy, które pochodzą od twórcy spuścizny, jak i odosób trzecich (opinie, protokoły, załączniki). Jednostkę mogą stano−wić także materiały odnoszące się do relacji z jedną instytucją,a także grupa spraw dotyczących jednego zagadnienia lub też jed−na obszerna sprawa. Jeśli zaś zachowała się mała liczba materia−łów, możemy w jednej jednostce łączyć materiały dotyczące związ−ków z kilkoma instytucjami pokrewnego typu, wymieniając ich na−zwy w tytule teczki. Do takiej jednostki sporządzamy aneks z na−zwami instytucji.

Wyodrębnione materiały działalności dydaktycznej grupujemyw jednostki według kryteriów rzeczowych i chronologicznych, nada−jąc im układ wewnętrzny rzeczowy lub rzeczowo−chronologiczny.

Wyniki ekspertyz naukowych i technicznych (budowlanych, kon−strukcyjnych, chemicznych itp.) ujmujemy w jednostki, łączącwszystkie materiały jednej ekspertyzy (notatki, korespondencja,wyniki ekspertyzy, rozliczenia). Jeśli zachowały się jedynie drobneilości materiałów, możemy łączyć kilka ekspertyz w jedną jednost−kę według kryteriów tematycznych, geograficznych lub innych.

Korespondencję twórcy dzielimy na wychodzącą (wysyłaną)i wpływającą (przysyłaną). W ramach każdej podgrupy układamylisty alfabetycznie według nazwisk odbiorców i nadawców. Listomposzczególnych osób nadajemy układ chronologiczny. Listy nieda−towane umieszczamy po wszystkich datowanych. Listy osób nieu−stalonych układamy po listach korespondentów ustalonych, w po−rządku chronologicznym. Jeśli korespondencja z jedną osobą jestzbyt mała, aby utworzyć oddzielną jednostkę, tworzymy wówczasjednostkę zbiorczą, obejmującą kilka kolejnych liter alfabetu, np.listy od osób o nazwiskach na litery A–C i sporządzamy do niej in−deks. Załączniki do listu, wspomniane w jego tekście (fotografie,rękopisy), pozostawiamy przy listach – nie mogą one być zatemprzemieszczane do innych teczek.

Karty, wizytówki, telegramy itp., pochodzące od osób będącychstałymi korespondentami twórcy spuścizny, włączamy do jedno−stek zawierających listy od tych osób.

Akta rodzinne (rodowe) systematyzujemy zgodnie z chronologiąpokoleń, wyodrębniając dokumenty dotyczące poszczególnych człon−ków rodziny. Jeśli w spuściźnie występują w większej ilości materia−

60

ły majątkowe, oddzielamy je od grupy materiałów mających charak−ter osobowy i układamy oddzielnie.

Materiały osób obcych, jeśli występują w większej ilości i mająsamodzielne znaczenie, ujmujemy w osobne jednostki w układziealfabetycznym, według nazwisk, a w razie ich braku, według ukła−du rzeczowego. Materiały drobne, niemające większego znaczenia,łączymy w jednostki zbiorcze i sporządzamy do nich indeksy.

Po sformowaniu jednostek, nadaniu im układu wewnętrznegoi spaginowaniu akt przystępujemy do sporządzenia opisu każdejjednostki, a następnie układamy je systematyzując w ramach grupi podgrup. W trakcie systematyzacji teczek w danej grupie (np.grupa II – Prace twórcy spuścizny) utrzymujemy podział rzeczowy(np. artykuły, wykłady, prace literackie, korespondencja), a w ra−mach niższej grupy rzeczowej (np. grupa II – Wykłady) układamyteczki chronologicznie, tematycznie, rzeczowo lub (np. grupa IV –Korespondencja wychodząca) – alfabetycznie. Następnie nadajemyjednostkom archiwalnym sygnatury, sporządzamy inwentarz i pi−szemy wstęp do inwentarza – zgodnie z kolejnością prac opisanychw pierwszej części rozdziału.

61

ROZDZIAŁ V

POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ NIEAKTOWĄ

Roland Banduch

Dokumentacja kartograficzna

W wielu archiwach znaczącą część zbiorów stanowi dokumenta−cja kartograficzna. W jej skład wchodzą zarówno mapy, atlasy, glo−busy, jak i źródłowe dokumenty kartograficzne, w tym materiałyfotogrametryczne. Tylko w nielicznych, największych archiwachi bibliotekach naukowych przechowywane są wszystkie typy doku−mentacji kartograficznej, na ogół jednak zbiory kartograficzneskładają się głównie z map i atlasów.

1. Podstawowe kryteria klasyfikacyjne map i atlasówMapa to opracowanie kartograficzne przedstawiające w po−

mniejszeniu na płaszczyźnie przestrzeń określonego obszaru, jed−noznacznie orientujące w położeniu przestrzennym obiekty, a tak−że odzwierciedlające zjawiska przyrodnicze, społeczne i gospodar−cze, występujące na danym obszarze. Treść może być przedstawia−na zarówno w formie rękopiśmiennej, jak i przez zastosowanieróżnych technik poligraficznych. Najczęstszym nośnikiem jest pa−pier, choć często stosuje się również różnego rodzaju materiałyprzezroczyste (kalki białkowe, astralony, folie) i półprzezroczyste(np. płótno apreturowane) oraz tworzywa sztuczne (w przypadkumap „plastycznych”). Specyficznym nośnikiem treści map jest no−śnik komputerowy (taśmy i dyski magnetyczne, płytki magneto−optyczne).

63

Atlas to usystematyzowany zbiór map sporządzony według ogól−nego programu jako jednolite dzieło. Mapy wchodzące w składatlasu mogą mieć wspólną oprawę; mogą być również wydawane,a następnie przechowywane w formie kart luźnych.

Klasyfikacji obiektów kartograficznych dokonuje się z reguły napodstawie licznych kryteriów, z których najbardziej praktyczne za−stosowanie mają:● podział ze względu na cechy zewnętrzne, determinujące sposób

użytkowania, w tym sposób przechowywania (mapy luźne:podręczne i ścienne; oprawne; plastyczne; atlasy; globusy);

● podział ze względu na przedstawiony obszar (mapy i atlasy nie−ba, Ziemi, kontynentów, państw, regionów, jednostek adminis−tracyjnych);

● podział ze względu na treść, czyli zakres tematyczny opracowa−nia kartograficznego (mapy i atlasy ogólnogeograficzne, które zewzględu na skalę, a tym samym dokładność i stopień generali−zacji, treści dzieli się na: przeglądowe [1:1 000 000 i mniejsze],przeglądowo−topograficzne [od 1:750 000 do 1:200 000] i topogra−ficzne [od 1:100 000 do 1:5000]; mapy i atlasy specjalnotreściowe,z dalszym ich podziałem na: mapy środowiska geograficznego orazmapy zjawisk społeczno−ekonomicznych.

W niektórych instytucjach praktyczne znaczenie może mieć sto−sowanie innych kryteriów klasyfikacyjnych, takich jak podziałmap według przeznaczenia36 lub techniki wykonania (mapy ręko−piśmienne, odbitki miedziorytnicze, litograficzne itp.).

2. Formy gromadzenia map i atlasów oraz stosowane środkiewidencyjne

Specyfiką dokumentacji kartograficznej gromadzonej w archi−wach jest jej ewidencyjne rozproszenie. Znajduje się ona zarównow ramach zespołów archiwalnych i kolekcji dokumentów zgroma−dzonych wcześniej przez inne instytucje i osoby, jak i w obrębie wy−dzielonego w zasobie archiwum zbioru kartograficznego (czasami:kilku zbiorów kartograficznych). W ramach zespołów i kolekcji ma−py mogą stanowić integralną część dokumentacji aktowej (znajdu−

64

36 Np. w urzędach administracji publicznej: mapy inżynierskie, katastral−ne – ewidencji gruntów i budynków, planistyczne – zagospodarowania prze−strzennego; w zbiorach specjalnych, zwłaszcza osób prywatnych: mapy tury−styczne, samochodowe, nawigacyjne, plany miast.

ją się wówczas najczęściej we wspólnej oprawie z aktami), mogąrównież być fizycznie i ewidencyjnie wyodrębnione jako osobnaczęść zespołu lub kolekcji. Mapy luźne przechowuje się w archiwumw innym miejscu niż dokumentacja aktowa, na specjalnie przysto−sowanych do tego celu regałach lub w szafach kartograficznych.

Każdy odrębny zespół i zbiór (kolekcja) jest ujęty w systemie ewi−dencyjnym danego archiwum. Już na tym poziomie ewidencyjnympodane są informacje o rodzajach dokumentacji wchodzącychw skład zespołu czy zbioru – w tym o dokumentacji kartograficznej.Zakres informacji jest w tym wypadku ogólny i z reguły ograniczasię do podania dat skrajnych i liczby jednostek inwentarzowych.W przypadku map luźnych wskazane jest także podanie liczby ar−kuszy. Szczegółowe informacje o mapach i atlasach zawarte sąw inwentarzach archiwalnych, oczywiście odrębnych dla każdegozespołu i zbioru. Zbiorcze, szczegółowe ujęcia ewidencyjne wymaga−ją sporządzania w archiwach dodatkowych pomocy ewidencyjnych.Rodzaj tych pomocy zależy od stosowanego sposobu prowadzeniaewidencji: tradycyjnego (odręcznego) bądź komputerowego.

W przypadku odręcznego systemu prowadzenia ewidencji pod−stawowym środkiem ewidencji zbiorczej dokumentacji kartogra−ficznej jest księga inwentarzowa map i atlasów, służąca do chrono−logicznego rejestrowania wszelkich nabytków kartograficznych,niezależnie od ich przynależności zespołowej. Akcesyjny układwpisów, dokonywanych w księdze, wyklucza jednak jej praktycznezastosowanie jako pomocy ewidencyjnej służącej do wyszukiwaniainformacji na podstawie kryteriów systematyzujących mapy i atla−sy (według nazw geograficznych, haseł rzeczowych, nazw wyko−nawców i innych). Niezbędnym uzupełnieniem w tym wypadkujest sporządzanie skorowidzów systematyzujących (skorowidze:geograficzny, rzeczowy, wykonawców). Ich struktura zależy od ilo−ści i rodzajów przechowywanych w archiwum map i atlasów. W ar−chiwach przechowujących dużą ilość różnorodnej dokumentacjikartograficznej docelową formą ewidencyjną, służącą do wyszuki−wania informacji, jest katalog zawierający usystematyzowane ze−stawienia wszystkich map i atlasów w układzie obszarów geogra−ficznych, a w ich ramach według tematyki treści map.

3. Porządkowanie i inwentaryzowanie map i atlasówPorządkowaniu podlegają mapy i atlasy, które nie zostały jeszcze

zinwentaryzowane i nie są usystematyzowane w sposób umożliwiają−

65

cy wyszukanie jednostki dotyczącej określonego obszaru, obiektulub tematu. Celem prac porządkowych jest zapewnienie optymal−nych warunków przechowywania oraz fizyczne usystematyzowa−nie arkuszy w sposób umożliwiający ich prawidłowe osygnowanie(nadanie sygnatur) i inwentaryzację.

W obrębie zespołu lub zbioru mapy mogą być przechowywanew formie oprawnej (w teczce aktowej) jako część składowa doku−mentacji aktowej lub w formie map luźnych, przechowywanych naodrębnych regałach, stojakach lub w szafach kartograficznych.Mapy włączone do akt podlegają tylko inwentaryzacji, a ich sygna−turą będzie sygnatura jednostki, w skład której wchodzą, z doda−nym numerem karty (folio), w obrębie jednostki aktowej.

Zakres prac porządkowych atlasów i map luźnych zależy od ichilości i różnorodności form fizycznych. W pierwszym etapie porząd−kowania dokumentacji kartograficznej należy, po uprzednim prze−glądnięciu całości zbioru, dokonać jej podziału ze względu na formęzewnętrzną, a co za tym idzie – ze względu na sposób przechowy−wania i użytkowania wyodrębnić: ● atlasy, ● mapy ścienne, ● podręczne, ● plastyczne.

W przypadku posiadania starodruków (odbitki drzeworytnicze,miedziorytnicze – wydane do połowy XIX w.) wskazane jest ich wy−odrębnienie w osobną grupę ewidencyjną.

Kolejne etapy prac porządkowych polegają na usystematyzowa−niu jednostek w ramach wyżej wymienionych grup. Dla dużychzbiorów kartograficznych należy wcześniej przygotować schematpodziału klasyfikacyjnego (tzw. skorowidz działowy). Najczęściejgłównym kryterium systematyzacji jest obszar geograficzny (świat,kontynenty, państwa, regiony itd.), a w obrębie danego obszaru sto−suje się dalszy podział według kryterium tematycznego.

W przypadku map podręcznych w dalszej kolejności należy połą−czyć i usystematyzować arkusze map wielosekcyjnych. Jeżeliw zbiorze jest kilka wydań drukowanych map wieloarkuszowych,należy dążyć do utworzenia odrębnych jednostek inwentarzowychdla każdego wydania. Jeśli drukowana mapa wieloarkuszowa za−chowała się w stanie szczątkowym (kilka z kilkudziesięciu arku−szy), można zrezygnować z tworzenia odrębnych jednostek inwen−

66

tarzowych, a kolejne wydania tych samych arkuszy należy usyste−matyzować chronologicznie.

Mapy stanowiące serię wydawniczą należy uporządkować w ko−lejności chronologicznej wydawania.

Porządkując mapy wojskowe, należy dokonać ich podziału naspecjalne i topograficzne. Do specjalnych należy zaliczyć mapy: lot−nicze, morskie, artyleryjskie, danych geodezyjnych, dróg, kierowa−nia ogniem, „przekraczalności” terenu, radiolokacyjne, rubieżywodnych, właściwości terenu, wysokości względnych, konturowe,operacyjne oceny terenu, trójwymiarowe. W trakcie porządkowaniamap topograficznych należy zastosować ich podział na mapy: szcze−gółowe (1:25 000), taktyczne (1:100 000) i operacyjne (1:300 000).

Wszelkie mapy ewidencyjne gruntów i budynków (katastralne,urządzeniowe, regulacyjne), z reguły wieloarkuszowe, należy upo−rządkować na podstawie zachowanych na nich oznaczeń (numeryewidencyjne lub godła i opisy), a w przypadku ich braku lub gdyoznaczenia są nieczytelne, należy kompletować je według jednostekewidencyjnych (gmina, obręb, obiekt), a następnie usystematyzowaćw ramach wspólnych jednostek obszarowych (administracyjnych).

Mapy dotyczące planowania przestrzennego należy w pierwszejkolejności posegregować według jednostek obszarowych (region,województwo, powiat, miasto, gmina), a w ich obrębie według sta−dium planowania (plany perspektywiczne, ogólne, szczegółowe),a następnie systematyzować mapy według zagadnień branżowych.

Mapy górnicze w pierwszej kolejności należy podzielić według kry−terium zasięgu terytorialnego: kraj, region, okręg jako jednostka te−rytorialna administracji górniczej, struktury wielozakładowe, np.gwarectwa, zakłady skonsolidowane, koncerny, na końcu pojedynczekopalnie. Dokonując segregacji map w ramach struktur wielozakła−dowych i pojedynczych kopalń, należy jednocześnie dokonać ichpodziału według rodzajów wydobywanego minerału. W ramach po−szczególnych kopalń mapy należy podzielić według kryterium tema−tycznego na geologiczne, powierzchni i eksploatacyjne. W ramach każ−dej z tych trzech grup tematycznych mapy dzieli się według skali naprzeglądowe (1:500 – 1:25 000), podstawowe (od 1:500 do 1:2000), spe−cjalne (1:500 – 1:25 000) i profile (1:50 – 1:2000).

Uporządkowane mapy i atlasy należy osygnować zgodnie z przy−jętym w danym archiwum systemem (np. numer nazwy zespołu lubzbioru i numer kolejny pozycji inwentarzowej) i zinwentaryzowaćw formie inwentarza kartkowego lub komputerowej bazy danych.

67

Wyróżnia się każdą jednostkę inwentarzową, którą jest atlasgeograficzny lub mapa luźna określonego obszaru, bez względuna liczbę arkuszy, z których się składa. Kartony, tzn. mapy bocz−ne (dodatkowe), związane z mapą główną, umieszczone w obrę−bie arkusza mapy, nie stanowią odrębnych jednostek inwenta−rzowych.

Opis każdej jednostki inwentarzowej powinien zawierać:● hasło,● sygnaturę,● tytuł,● datę (daty) wykonania, ● wykonawcę (wykonawców: autor, wydawca, drukarnia),● skalę,● sygnatury dawne,● opis zewnętrzny,● oznaczenie archiwum oraz zespołu lub zbioru,● uwagi o informacjach pozaramkowych, elementach ikonograficz−

nych, bibliografii.

Hasło to nazwa geograficzna obszaru przedstawionego na ma−pie lub nazwa własna obiektu. Dla każdej mapy wybiera się tylkojedno hasło. Dla map terenów Polski hasła należy podawać w języ−ku polskim w brzmieniu używanym w chwili powstania mapy. Niewprowadza się jednak do hasła wyraźnych zniekształceń, poda−nych w tytule mapy przez autorów cudzoziemców. Pisownię moder−nizuje się. Dla nazw, występujących na mapach spoza granic Pol−ski, używa się powszechnie przyjętej formy polskiej, a w przypad−ku jej braku – nazwę w brzmieniu oryginalnym.

Niezbędnym uzupełnieniem hasła są: komentarz oraz informa−cje dodatkowe dotyczące datacji, tematu (treści) i rodzaju mapy,atlasu lub źródłowego dokumentu kartograficznego. Komentarzemhasła geograficznego jest określenie charakteru nazwy geograficz−nej, np. wieś, miasto, rzeka. Gdy hasłem jest nazwa miejscowości,dodatkowo należy podać jej przynależność administracyjną z okre−su powstania danej mapy. Nie podaje się komentarza dla haseł jed−noznacznie identyfikujących obiekt (świat, nazwy kontynentów,oceanów, mórz, pasm górskich). Komentarzem hasła, którym jestnazwa obiektu gospodarczego, przemysłowego itp., jest określenierodzaju tego obiektu i podanie przynależności administracyjnej,np. Kleofas – kopalnia węgla kamiennego; Katowice, woj. śląskie.

68

Jeżeli przynależność administracyjną ustalono na podstawie infor−macji spoza mapy, podaje się ją w nawiasie kwadratowym.

Przy inwentaryzacji kopii mapy rękopiśmiennej wpisuje się da−tę jej sporządzenia, a o ile można ustalić, obok w nawiasie równieżdatę wykonania oryginału, na podstawie którego mapa zostałasporządzona.

Temat mapy musi odzwierciedlać jej treść i jeżeli nie wynikawprost z tytułu mapy, należy go sformułować samemu na podsta−wie treści mapy. Treść mapy może dotyczyć kilku tematów – nale−ży wówczas wymienić wszystkie. Uwaga ta nie dotyczy opracowańsyntetycznych, takich jak Atlas świata, Atlas Polski, itp. Oprócztematu w ramach informacji uzupełniających hasło należy podaćrodzaj mapy, według kryterium klasyfikacyjnego najlepiej charak−teryzującego mapę. Dla map ogólnogeograficznych kryterium takimjest skala mapy. Należy tu używać określeń: przeglądowa (dlamap w przedziale skal 1:1 000 000 i mniejszych), przeglądowo−topo−graficzna (przedział skal od 1:200 000 do 1:1 000 000), topograficzna(skale 1:100 000 i większe).

Sygnatura jest skrótem nazwy zespołu i numeru pozycji inwen−tarzowej. Obok należy umieścić numer teki lub szuflady oraz nu−mer kolejny w tece lub szufladzie. Sygnaturą mapy, stanowiącejczęść składową aktowej jednostki archiwalnej, jest sygnatura tejjednostki, z dodaniem folio.

Tytuł podaje się w brzmieniu oryginalnym. Tytuły pisane cyry−licą zapisuje się w inwentarzu w obowiązującej transkrypcji litero−wej. W przypadku braku tytułu lub jego zbytniej lakoniczności zre−dagowany przez inwentaryzującego tytuł lub jego uzupełnienie po−daje się w nawiasie kwadratowym.

Data powstania mapy. Należy podać czas i miejsce sporządzeniaoryginału, kopii lub reprodukcji mechanicznej oraz daty uzupełnień(aktualizacji); w przypadku map rękopiśmiennych, o ile to możliwe,obok daty trzeba zaznaczyć, czy dana mapa jest oryginałem (oryg.)czy kopią (kop.), a w przypadku kopii podać, czy sporządzona jestz oryginału i z jakiego roku, np.: kop. 1841; z kopii 1820; oryg. 1817.

Wykonawca i miejsce powstania mapy. Po datacji należy po−dać imiona i nazwiska (w komputerowej bazie danych najpierwnazwisko) autorów opracowania oraz ich stanowiska i tytuły zawo−dowe, a w przypadku materiałów drukowanych także imię i nazwi−sko wydawcy bądź nazwę wydawnictwa i drukarni. Stanowiskosłużbowe wykonawcy podane w obcym języku, budzące trudności

69

w przetłumaczeniu na język polski, należy podać w brzmieniu ory−ginalnym.

Skala jest podawana w postaci ilorazu (w przypadku skali usta−lonej przez inwentaryzującego podaje się ją w nawiasie kwadrato−wym), a następnie podziałki oryginalnej, wyrażonej na mapiesłownie lub liniowo, w przeliczeniu na milimetry, np. 1 cal [26 mm]na mapie odpowiada 150 prętom pruskim.

Sygnatury dawne. Jeżeli jest kilka sygnatur na mapie, należywpisać każdą w osobnym wierszu, zaczynając od najstarszej.

Opis zewnętrzny. Należy podać:● wymiary w cm (szerokość x wysokość, np. 50 cm x 35 cm). Jeżeli

wymiary dotyczą mapy mającej ramkę, poprzedzić je należyliterą „r.” W przypadku różnych rozmiarów arkuszy mapywieloarkuszowej należy podać rozmiary największego i naj−mniejszego arkusza, np.: od 50 cm x 35 cm do 45 cm x 25 cm;

● technikę wykonania, w miarę potrzeby używając skrótów, np.miedzioryt – na oznaczenie odbitki miedziorytniczej, litografia –na oznaczenie odbitki litograficznej, rkps – rękopis, śwkp –światłokopia, fotokop. – fotokopia, druk, odb. styk. – odbitkastykowa, diapozytyw;

● informację o tym, czy mapa jest jednobarwna ( jbw) czy wielo−barwna (wbw);

● materiał, na jakim jest wykonana (kalka białkowa, astralon,płótno apreturowane, papier, papier na płótnie, papier na tekturze,klisza foto, mikrofilm, szkło);

● stan zachowania (b. dobry; dobry). W przypadku ubytków, roz−darć, pleśni i zabrudzeń należy wpisać: do konserwacji;

● przy mapach wieloarkuszowych należy podać ich liczbę;● informacja o dubletach, zarówno map jedno−, jak i wieloarku−

szowych.Znak archiwum oraz numer zespołu (zbioru)Nazwa zespołu (zbioru). Należy podać nazwę zespołu (zbioru),

ewentualnie uzupełnić ją nazwą odpowiedniej części zespołu oraz –o ile to możliwe – podać sygnaturę jednostki aktowej wiążącej sięz daną mapą; dotyczy to zwłaszcza przechowywanych odrębniemap katastralnych.

Uwagi. Należy podać informacje o:● materiałach opisowych znajdujących się w obrębie jednostki

inwentarzowej lub oddzielnie;

70

● istnieniu legendy i graficznym elemencie orientacji mapy orazo orientacji innej niż północna;

● elementach ikonograficznych (kartusze ozdobne, sceny alego−ryczne, rodzajowe, herby itp.);

● bibliografii mapy, atlasu oraz inne informacje niemieszczące sięw ramach poprzednich rubryk i niewymienione wyżej (np. infor−macja o dacie zatwierdzenia i urzędzie zatwierdzającym).

Po opracowaniu inwentarza kartkowego należy dodatkowo spo−rządzić skorowidz geograficzny37. Obejmuje on nazwy geogra−ficzne wymienione w tytułach i zaznaczone na mapach w skali więk−szej niż 1:10 000 oraz te z nazw na mapach w skali mniejszej niż1:10 000, których umieszczenie inwentaryzujący uzna za słuszne.

4. Przechowywanie mapDokumentację kartograficzną przechowuje się w sposób gwaran−

tujący najlepsze jej zachowanie, w zależności od rodzaju materiałui formatu. Atlasy, w zależności od formatu, przechowuje się napółkach, tak jak książki (małe formaty), bądź w dopasowanychpudłach, które umieszcza się w szafach.

Mapy o dużych formatach, zwłaszcza mapy ścienne, powinnybyć zabezpieczone poprzez podklejenie płótnem. Przechowuje się jezrolowane, na specjalnych wałkach i w takiej postaci składujew specjalnych stojakach w pozycji pionowej lub poziomej. Dodatko−wo każdy rulon powinien być umieszczony w tubie tekturowej lubwykonanej z tworzywa sztucznego. Mapy jedno− i kilkuarkuszowepowinny być umieszczone w postaci rozprostowanej w odrębnychkopertach (obwolutach), wykonanych najlepiej z papieru bezkwa−sowego i przechowywane w dopasowanych tekach na półkach re−gałów lub w szufladach szaf kartograficznych.

Mapy luźne, wieloarkuszowe, należy umieścić w dopasowanychpudłach tekturowych o wysokości umożliwiającej ich przechowy−wanie w szufladach szaf kartograficznych.

Wysokość regałów i szaf kartograficznych nie powinna przekra−czać 1,5 m. Wkładanie i wyciąganie map z wyższych półek jest nie−poręczne i może spowodować ich uszkodzenie. Każda półka, szafai szuflada oraz tuba musi być oznaczona numerem porządkowym

71

37 Jest on niezbędny w przypadkach, gdy mapy nie są inwentaryzowaneza pomocą komputerowej bazy danych.

w celu umożliwienia szybkiej lokalizacji przechowywanych arku−szy map. Informacje o miejscu przechowywania zawarte są w inwen−tarzu kartkowym lub odpowiednim polu bazy danych.

Wszelkie oznakowania (sygnatury) umieszcza się na odwrociemap, w jednym, z góry ustalonym miejscu, np. w prawym dolnymrogu. Na podklejonych płótnem mapach zrolowanych (obwolutachna tubach tekturowych) oraz na obwolutach atlasów można zamie−ścić stosowną do formatu naklejkę z sygnaturą.

Drugie i kolejne egzemplarze map drukowanych przechowuje sięw oddzielnym magazynie.

Wzór karty inwentarzowej dla map

1Śląsk Górny [1880] 2 22–1

Zb kart I–531Topografia; górnictwo m. topograficzna

3Ober Schlesien [ Spezialkarte der Oberschlesischen Bergrevier ] – zob. rubr. 11

4 5Opracowano na podstawie urzędowych materiałów 1 : 10 000Wyższego Urzędu Górniczego we Wrocławiu (Oberbergamt zu Breslau)wyd.: [1880] Simon Schropp’schen Hof−Landkarten Handlungdruk: Leopold Kraatz, Berlin

6 7 10I a 12 druk 79 sekcji Mapa rozkładu

jbw sekcji (skorowidzowa)papier Brak karty tytułowejstan dobry rozmiary arkusza: r.49,5cm x 40cm

8 9Nr archiwum: 12 Zbiór kartograficzny Zespół/zbiór nr: 181 Archiwum Państwowego

w Katowicach do 1945 r.

72

Druga część karty z rubryką 11

1Śląsk Górny [1880] 2 22–1

Zb kart I–531Topografia; górnictwo m. topograficzna

11Zachowane sekcje mapy:

1) 2 a Tarnowskie Góry (Tarnowitz); obejmuje miejscowości: Tarnowskie Góry, Nakło, Lasowice, Sowice – pow. TarnowskieGóry

2) 2 b Świerklaniec (Neudeck); obejmuje miejscowości: Nowe Chechło, Stare Chechło, Świerklaniec – pow. Tarnowskie Góry

3) 2 d Sucha Góra (Trockenberg); obejmuje miejscowości: Sucha Góra, Bobrowniki, Piekary Rudne, Radzionków – pow. Tarnowskie Góry

Ewa Podgórska

Archiwizacja fotografii

W zasobie archiwów bardzo często znajdują się fotografie. Podpojęciem fotografii rozumieć należy wszelkie statyczne formy foto−graficznego zapisu obrazu, niezależnie od techniki wykonania. Doarchiwalnych zbiorów fotografii nie zaliczamy natomiast repro−dukcji innych rodzajów materiałów archiwalnych (akt, dokumen−tacji kartograficznej i technicznej) występujących w formie mikro−filmu lub fotokopii.

1. Krótka historia fotografiiZa datę powstania fotografii przyjmuje się rok 1839, w którym

zaprezentowano dagerotyp. Była to pierwsza powszechnie stoso−

73

wana technika fotograficzna, wynaleziona przez Louisa Daguerre’ai Nicefora Nipce’a. Dagerotyp jest obrazem fotograficznym otrzy−mywanym w jednym egzemplarzu, utrwalonym na posrebrzanejmetalowej płytce uczulanej na naświetlanie parami jodu, wywoły−wanym w oparach rtęci i utrwalany. Obraz jest negatywem lub po−zytywem w zależności od kąta patrzenia. Dagerotypy oprawianebyły w ozdobne futerały.

W 1841 r. Fox Talbot opatentował technikę pozwalającą naotrzymywanie negatywów na podłożu papierowym (kalotypia). Po−zwalało to na kopiowanie obrazu i wytwarzanie odbitek pozytywo−wych na papierze solnym. Odbitki wychodziły w kolorze czerwono−brązowym, a ze względu na brak emulsji na papierze obraz wtapiałsię we włókna papieru (proces jednowarstwowy). W 1842 r. JohnHerschel wynalazł metodę uzyskiwania odbitek pozytywowych,zwaną cyjanotypią. Był to również proces jednowarstwowy.Odbitki uzyskiwano w kolorze jasnoniebieskim.

W 1851 r. powstała technika, która wyparła wszystkie poprzednie– negatyw na płycie szklanej (płytki kolodionowe). Mokry negatywnaświetlano w kamerze, wywoływano i utrwalano. Uzyskiwane z ta−kich negatywów odbitki pozytywowe były bardziej wyraźne. War−stwa emulsji na płycie szklanej jest w kolorze kremowym i, zewzględu na ręczne nanoszenie, często przy krawędziach pozostajenierówna. Odbitki pozytywowe z kolodionowych negatywów wyko−nywano w procesie albuminowym (białkowym). Bardzo cienki pa−pier naklejano na kartoniki, początkowo wielkości kart wizytowych,później większe. Kolory odbitek, skłonne do blaknięcia i mikrosko−pijnych pęknięć, zależne były od użytych substancji tonujących.

Obraz pozytywowy wykonywano w tym czasie również w innychtechnikach: ambrotypii – kolodionowy pozytyw na szkle oprawia−ny był w ozdobne pudełeczka, i ferrotypii – werniksowany kolodio−nowy pozytyw na żelaznej blaszce oprawiano w ramki lub ozdobnekartoniki. Obie te techniki nie pozwalały na reprodukowaniezdjęć. Wykonywano również odbitki platynowe (technika wynale−ziona w 1873 r.) – bardzo trwałe, w kolorach od szarego do brązu,odbitki węglowe (lata 60. XIX w.), żelatynowe, bez domieszek sre−bra, również bardzo trwałe – poznajemy je po lekkiej wypukłościobrazu; technika stosowana była do ilustrowania książek i wyko−nywania portretów powielanych w dużej ilości.

W 1871 r. wynaleziono negatywy na suchych płytach szklanych– stosowano je do lat 70. XX w. Emulsja na szkle jest ciemna z cha−

74

rakterystycznymi wysrebrzeniami. W latach 80. XIX w. zastosowa−no do odbitek pozytywowych, używane do dzisiaj, papiery żelaty−nowo−srebrowe. W przeciwieństwie do dotychczasowych papierówsłużących do kopiowania (obraz powstawał przez fizyczne naświe−tlanie) były to papiery stosowane do wywoływania chemicznego.Przez kilka lat równocześnie używano papieru kolodionowego dokopiowania, ale wyparły go skutecznie lepsze i łatwiejsze od obrób−ki papiery żelatynowe.

W 1884 r. wprowadzono film rolkowy (papierowy negatyw),a w 1890 r. na celuloidzie. W 1907 r. opracowano metodę otrzymy−wania fotografii barwnej (wcześniejsze metody z lat 1860–1870 niebyły zadowalające). Od 1932 r. można wykonywać małoobrazkoweslajdy, a od 1947 r. rozwija się metoda polaroidowa (gotowe odbit−ki pozytywowe z aparatu).

*

Fotografie w zbiorach archiwalnych lub muzealnych mogąwystępować samoistnie – fotografie luźne lub w albumach oraz ja−ko element towarzyszący zbiorom aktowym (załączniki, wszyte doakt, wklejone). Przedmiotem opracowania archiwalnego jest każdafotografia, natomiast sposób postępowania przy opracowywaniufotografii zależny jest od tego, czy towarzyszy ona aktowym mate−riałom czy też występuje samodzielnie.

2. Opracowanie zespołu (zbioru) fotografiiEgzemplarzem archiwalnym fotografii jest dla:

● fotografii powstałej w wyniku obróbki chemicznej – nośnikz pierwotnym zapisem fotografii (negatyw oraz oryginalny pozy−tyw; oryginalny pozytyw – potocznie: odbitka, gdy negatyw niezachował się; reprodukcja, gdy nie zachowały się oryginalne no−śniki);

● zapisu cyfrowego – wzorcowy plik danych, niezmieniony w sto−sunku do pierwotnego zapisu, wykonanego przez urządzenie re−jestrujące (jeżeli nie zachował się wzorcowy plik danych – plikuznany zastępczo za wzorcowy).

Jeśli mamy do czynienia ze zbiorem fotografii, pierwszą czynno−ścią będzie sprawdzenie ich stanu fizycznego zachowania – usu−nięcie fotografii zakażonych, fotografii, których stan techniczny

75

uniemożliwia odczytanie obrazu, usunięcie części metalowych (spi−nacze, zszywki).

Następnie przystępujemy do rozpoznania zawartości zbioru. Ko−rzystać możemy z dokumentów towarzyszących przekazaniu foto−grafii (księgi nabytków, listów, kwitów zakupu, ofert sprzedaży),z pieczęci, opisów na odwrocie, dedykacji, publikacji prasowych lubksiążkowych, jeśli wiemy, że fotografie były wcześniej już upublicz−niane. Zdarza się, że fotografie stanowią spuściznę po miejscowymfotografie, po znanej osobistości lub pochodzą ze zlikwidowanej in−stytucji czy organizacji. Bardzo istotne jest wówczas zachowaniei opisanie ich razem, nie można bowiem mieszać ich z innymi foto−grafiami. Pojedyncze fotografie lub niewielkie grupki mogą two−rzyć zbiór fotografii różnych. Wszystkie fotografie opatrujemy zna−kiem własnościowym instytucji (możliwie małą pieczątką), czyliarchiwum, w którym są przechowywane.

Jeżeli mamy do czynienia zarówno z negatywami, jak i odpowia−dającymi im odbitkami pozytywowymi, należy przystąpić do formo−wania jednostek archiwalnych. W przypadku gdy dysponujemyzarówno negatywem, jak i formami pozytywowymi, należy je po−wiązać ze sobą. Trzeba zatem na odbitkę pozytywową nanieść nu−mer negatywu (jeśli negatywy mają odrębną numerację), a na ne−gatyw sygnaturę odbitki pozytywowej. Możliwa jest również sytu−acja, gdy negatywy i pozytywy mają taką samą numerację. Jeżelidysponujemy tylko negatywami – należy wykonać do nich odbitkipozytywowe na papierze światłoczułym (wglądówki) lub zeskano−wać w optymalnej rozdzielczości (pliki nieskompresowane) i spo−rządzić wglądówki metodą chemiczną lub w postaci wydruku. Dlaodróżnienia od oryginalnych pozytywów, wykonanych przez twór−ców fotografii, wglądówki należy opatrzyć pieczątką lub opisać naodwrocie, że jest to „wglądówka sporządzona przez Archiwum ....[nazwa archiwum]”.

Po rozpoznaniu tematyki fotografii, jeżeli jest to możliwe i celo−we, przygotowujemy projekt układu fotografii w zespole (zbiorze),tj. grupujemy fotografie o podobnej tematyce, dotyczące jednej oso−by, instytucji, wydarzeń itp. W trakcie klasyfikacji i systematyza−cji przeprowadza się brakowanie. Czynność tę – co trzeba mocnopodkreślić – należy przeprowadzać z wielką ostrożnością, jest tobowiem proces nieodwracalny. W przypadku pojawienia się wątpli−wości dotyczących potrzeby wybrakowania danej fotografii, zawszelepiej pozostawić ją w zespole (zbiorze). Brakowaniu podlegają fo−

76

tografie, które z uwagi na przedstawiony temat nie mają wartościdokumentalnej lub stały się nieczytelne wskutek zniszczenia. Spo−rządzamy i zachowujemy spis wybrakowanych fotografii z poda−niem przyczyny brakowania. Po wybrakowaniu nanosimy odpo−wiednie adnotacje w księdze nabytków i ubytków archiwum.

Wartość archiwalną posiadają fotografie dokumentujące wszy−stkie dziedziny życia politycznego, społecznego, kulturalnego, ar−tystycznego, naukowego, sportowego – zarówno o charakterzeświatowym, krajowym, jak i regionalnym. Mogą one przedstawiaćtakże krajobrazy, architekturę, przyrodę czy sceny z życia co−dziennego. Z tego względu trudno jest podać szczegółowe kryteriawyboru fotografii do trwałego przechowywania. Wiele zależy odintuicji archiwisty i jego wiedzy ogólnej, rozeznania w zbiorachwłasnego archiwum oraz zbiorach zgromadzonych w innych insty−tucjach.

Zdarza się, że zdjęcie przedstawia nieznaną osobę lub wydarze−nie, ale wykonane jest w starej technice i z tego względu zasługu−je na zachowanie. Istotne są również dodatkowe elementy – spo−sób ubierania się, rekwizyty, otoczenie, maniera fotografowania,a niekiedy sam zapis na odwrotnej stronie.

Po zakończeniu prac wstępnych przystępujemy do inwentary−zacji fotografii. Inwentaryzacja polega na sporządzeniu opisujednostek inwentarzowych. Jednostką inwentarzową może byćpojedyncza fotografia lub temat, względnie cały album.

Temat jest to jedna lub wiele fotografii połączonych ze sobąelementem chronologicznym, tj. wykonanych w tym samym lubzbliżonym czasie (kilkudniowa sesja, posiedzenie sejmu, wizytadyplomatyczna), gdy utrwalony na nich obraz przedstawia okre−ślone wydarzenie, zjawisko, osobę (ale nie wszystkie zdjęcia danejosoby) lub przedmiot. Albumy opracowujemy jednostkowo lub te−matycznie, w zależności od ich zawartości.

Opis tematu opracowuje się na podstawie obrazu, zweryfikowa−nej adnotacji na odwrocie, informacji ustalonych na podstawie in−nych źródeł (dokumentów, publikacji, pamiętników). Opisujemyrównież nośnik (nośniki), na którym zapisany jest opisywanyobraz. Opis powinien zawierać następujące dane, właściwe dla te−matu i zapisu obrazu oraz dane formalne, takie jak:● nazwa instytucji przechowującej zbiory;● nazwa zespołu (zbioru);● tytuł tematu;

77

● opis tematu;● miejsce wydarzenia;● data wydarzenia (wykonania fotografii);● autor fotografii;● zakład fotograficzny;● nazwiska osób występujących na zdjęciach;● informacje o nośnikach fizycznych38 lub informacje o formacie

zapisu i wielkości pliku komputerowego, jeżeli jest to fotografiacyfrowa;

● sygnatura;● informacja o autorskich prawach majątkowych (jeżeli archiwum

nie dysponuje pełnią praw)39;● ewentualne uwagi;● autor i data sporządzenia opisu.

W zależności od obowiązującego systemu ewidencyjnego opisysporządzamy na kartach inwentarzowych lub w systemie informa−tycznym. Zaleca się prowadzenie ewidencji w systemie informa−tycznym i stopniowe przenoszenie opisów z kart inwentarzowychdo systemu. System informatyczny do zarządzania fotografiamipowinien stwarzać możliwości zapisu i przeszukiwania według wy−żej opisanych elementów oraz dodatkowo według haseł przedmio−towych, nazw własnych, geograficznych (dodatkowe elementy nie−występujące na kartach inwentarzowych – tzw. indeksowanie), jakrównież posiadać możliwość tworzenia złożonych zapytań.

W trakcie inwentaryzacji poszczególnym tematom nadaje się sy−gnaturę. Może ona być alfanumeryczna lub numeryczna. Jeżeli te−mat składa się z wielu fotografii – sygnatura tematu zostaje po−większona o numer obrazu w obrębie tematu (np. A124−1, A124−2).

78

38 Podajemy numer, rodzaj i rozmiar negatywu w milimetrach, w kolejno−ści: podstawa x wysokość; liczbę i rozmiar odbitek pozytywowych – z zazna−czeniem ilości dubletów – w centymetrach, w kolejności: podstawa x wyso−kość oraz informację o technice wykonania.

39 Samo udostępnianie fotografii do celów archiwalnych (tzn. oglądu), jeże−li przekazujący je do archiwum nie złożył zastrzeżenia, jest dozwolone, nato−miast wykorzystanie ich przez archiwum, jak również osoby korzystające zezbiorów, obwarowane jest prawami autorskimi. Dlatego też rozpoznanie sta−nu prawnego zbiorów jest bardzo istotne. Jeżeli archiwum otrzymało lub za−kupiło fotografie wraz z prawami autorskimi lub prawa majątkowe już wyga−sły, wówczas może swobodnie nimi dysponować.

Dublety (dalsze odbitki pozytywowe) otrzymują taką samą sygnatu−rę jak pierwsza odbitka z zaznaczeniem, że jest to dublet (np. pie−czątką „dublet”). Sygnaturę umieszcza się na:● negatywie – tuszem na brzegu;● odbitce pozytywowej – na odwrocie, miękkim ołówkiem;● kopercie, w której przechowujemy zdjęcia;● w odpowiednim polu inwentarza.

Opisane i oznakowane fotografie umieszczamy w oznakowanychopakowaniach, właściwych dla danego rodzaju nośnika. Fotografie– w kopertach z papieru o wysokiej zawartości alfa−celulozy,o współczynniku pH 6,5–7,5, niezawierającego ligniny, cząsteczekmetali, nadtlenków i kwasów, o niewykrywalnej zawartości siarki.Najlepszym papierem do przechowywania zdjęć jest papier wy−konany ze 100% włókna bawełnianego. Szklane negatywy należyprzechowywać w pozycji pionowej w papierowych kopertach i do−datkowo w pudełkach wykonanych z bezkwasowych materiałów.Negatywy i diapozytywy na błonie należy przechowywać w polie−strowych rękawach i w pudełkach lub metalowych szafkach (szu−fladach). Pudełka plastikowe powinny być wykonane z poliestru„Melinex” lub „Mylar”, niczym niepowlekane. Regały (szafy) po−winny być wykonane z metalu pokrytego emalią; dopuszcza się re−gały wykonane ze starego drewna.

Niewłaściwymi materiałami do przechowywania fotografiisą: PCV, papier z miazgi drzewnej, papier tzw. pakowy, celofanowekoperty, stare pudełka na fotografie.

W pomieszczeniach, w których przechowywane są fotografie, nale−ży utrzymywać stałą temperaturę i wilgotność – optymalnie 18oC(nie powinna przekraczać 21oC) i wilgotność 50% RH (nie powin−na przekraczać 60%). Dla negatywów zalecana jest niższa tempe−ratura i wilgotność 10–15oC i 35–40% RH. Ważne są relacje mię−dzy wilgotnością i temperaturą, a jeszcze ważniejsze niedopuszcze−nie do ich wahań i gwałtownych zmian.

Wysoka wilgotność powoduje powstawanie pleśni, rudych plamna papierze, sklejanie się fotografii, niska zaś – łuszczenie się i od−padanie emulsji. Gwałtowny wzrost temperatury powoduje kur−czenie się zdjęć i przyspiesza reakcje chemiczne powodujące ni−szczenie fotografii. Jeżeli fotografie są przechowywane lub częstoudostępniane w pomieszczeniach, w których pracuje się cały dzień– temperaturę należy ustalić na poziomie minimalnym potrzebnym

79

dla komfortu człowieka. Zbiory mogą być przechowywane w piwni−cach i na strychach tylko wówczas, gdy nie grozi to zalaniem, poża−rem, a pomieszczenia te posiadają właściwe warunki klimatyczne.

Ważne również jest, by fotografie nie były zbyt długo wystawia−ne na światło. W magazynach (najlepiej bez okien lub z zaciemnio−nymi oknami) oświetlenie powinno posiadać filtry UV. Siła oświe−tlenia nie powinna przekraczać 100 luxów40.

Pamiętać również należy o stałej kontroli stanu zachowania fo−tografii, sprawdzać, czy nie ma oznak działania insektów, gryzonibądź pleśni. Uszkodzone zdjęcia trzeba przekazywać do konserwa−cji, oddzielać zagrożone od zdrowych, nie przechowywać fotografiiw świeżo malowanych pomieszczeniach (nadtlenki niszczą fotogra−fie). Należy unikać brudu i kurzu, który powoduje rysy na zdję−ciach, oraz kontaktu ze środkami czystości zawierającymi amoniaklub chlor. Nie można trzymać fotografii w pobliżu kserokopiarek,ponieważ wydzielany ozon wpływa na nie niszcząco.

Podczas codziennego kontaktu ze zdjęciami należy używać ba−wełnianych rękawiczek, pracować na czystym podłożu, nie układaćszklanych negatywów lub dużej ilości pozytywów jedne na drugich,nie palić papierosów, nie wystawiać fotografii niepotrzebnie nadziałanie słońca. Nie należy także na własną rękę wykonywać za−biegów naprawczych (rozdzielanie sklejonych zdjęć, oddzieranieprzyklejonych papierów, prostowanie zwiniętych odbitek czy błonnegatywowych).

Aby zredukować niebezpieczeństwo zniszczenia fotografii w wy−niku częstego ich udostępniania, pożądane byłoby udostępnianiekopii (reprodukcji, skanów, wydruków zeskanowanych fotografii).Należy bezwzględnie zrezygnować z częstego używania oryginal−nych negatywów w celach reprodukcji i korzystać z kopii negaty−wów lub zdigitalizowanej formy fotografii (skany). Odbitki lub ska−ny należy wykonywać we własnej pracowni lub zlecić zaufanej fir−mie współpracującej z archiwum. Wypożyczanie materiałów klien−towi w celu wykonania reprodukcji (nawet za pokwitowaniem) jestniedopuszczalne i może narazić archiwum na utratę lub zniszcze−nie fotografii. Wszystkie wyżej wymienione wskazania, odnoszącesię do prawidłowego obchodzenia z fotografiami, dotyczą równieżich udostępniania.

80

40 Zob. niżej, s. 108–109.

Należy dodatkowo unikać eksponowania oryginalnych fotografiina wystawach, przede wszystkim ze względu na niszczący wpływ sto−sowanego oświetlenia.

Przykłady opisu fotografii

1. Nazwa Archiwum: Archiwum Dokumentacji MechanicznejNazwa zespołu (zbioru): Archiwum Fotograficzne Edwarda

HartwigaTemat (tytuł): Hanuszkiewicz AdamOpis tematu: Portret z papierosemMiejsce wydarzenia: WarszawaData wydarzenia: 1974Osoby występujące na fotografii: Hanuszkiewicz Adam, aktor,

reżyserHasła przedmiotowe (słowa kluczowe): teatr, filmAutor zdjęcia lub zakład fotograficzny: Hartwig EdwardPrawa autorskie: pełneNośniki:Rodzaj: negatywNr/ sygn41: Hp112Nr/ sygn42: XLII–12–784kol/czb: czbStatus: oryginałRozmiar: 90X140Uwagi (np. stan zachowania): brązowe plamyDokumentował: Berman Maria, 20.09.2003

2.Nazwa Archiwum: Archiwum Dokumentacji MechanicznejNazwa zespołu (zbioru): Archiwum Fotograficzne Edwarda

Hartwiga

81

41 Jest to sygnatura zdjęcia w formacie jednozdjęciowym lub w przypadkuopracowywania jednostkowego.

42 Inny zapis ma sygnatura fotografii w obrębie tematu wielozdjęciowego.Składa się on z kilku zdjęć, z których każde ma swoją sygnaturę. O ilew przypadku tematu jednozdjęciowego sygnatura składa się tylko z numerutematu, to w przypadku tematu wielozdjęciowego dodatkowo w ramach nu−meru tematu należy ponumerować kolejne zdjęcia. Dlatego sygnatura zdję−cia składa się z numeru tematu i numeru zdjęcia w obrębie tematu.

Temat (tytuł): spektakl „Dusia Ryba Wal i Leta” – Teatr Ateneum,Scena 61

Opis tematu: Scena z udziałem Krystyny Jandy i BarbaryWrzesińskiej

Miejsce wydarzenia: WarszawaData wydarzenia: 1978Osoby występujące na fot.: Janda Krystyna, aktorka, rola: WalOsoby występujące na fot.: Wrzesińska Barbara, aktorka, rola:

DusiaOsoby (nie wyst. na fot.): Gems Pam, autor sztukiOsoby: Starski Allan, scenografOsoby: Holland Agnieszka, reżyserNazwy: Teatr Ateneum, Scena 61Hasła przedmiotowe (słowa kluczowe): teatrAutor zdjęcia lub zakład fotograficzny: Hartwig EdwardPrawa autorskie: bez Internetu Nośniki:Rodzaj: negatywNr/sygn: H852kol/czb: cz/bStatus: oryginałRozmiar: 60x90Uwagi (np. stan zachowania): zarysowanyRodzaj: pozytywNr/sygn: XL–12–1Kol/czb: czbStatus: Odbitka autorskaRozmiar: 18X24Dokumentował: Berman Maria

3.Nazwa Archiwum: Archiwum Dokumentacji MechanicznejNazwa zespołu /zbioru: Krajowa Agencja WydawniczaTemat (tytuł): Zamek królewski na WaweluOpis tematu: Dziedziniec od strony północnej. Widoczne

odnowione freskiMiejsce wydarzenia: KrakówData wydarzenia: 1980Hasła przedmiotowe (słowa kluczowe): architektura, zamek,renesans, freski

82

Autor zdjęcia lub zakład fotograficzny:Prawa autorskie: Tylko do publikacji w polskiej prasieNośniki:Rodzaj: diapozytywNr/sygn: L–151200kol/czb: kolorStatus: oryginałRozmiar: 60x90Uwagi (np. stan zachowania):Dokumentował: Sas Bogusława, 2003Modyfikacje: Aderek Joanna, 20041210

Przykład opisu tematu wielozdjęciowego

4.Nazwa Archiwum: Archiwum Dokumentacji MechanicznejNazwa zespołu/zbioru: Zbiór fotografii różnego pochodzeniaTemat (tytuł): Wystawa malarstwa batalistycznego w ZachęcieOpis tematu: Uroczyste otwarcie wystawy (1–4), sale wystawowe

(5–7), Wojciech Kossak przed swoim obrazem „Ułan i dziew−czyna”(8).

Miejsce wydarzenia: WarszawaData wydarzenia: 19381210Osoby występujące na fot.: Kossak Wojciech, malarz (8)Osoby występujące na fot.: Starzyński Stefan, prezydent miasta

Warszawy (1–4)Osoby występujące na fot.: Stanisław Kamocki, malarz (4)Hasła przedmiotowe (słowa kluczowe): wystawy, malarstwoNazwy: Towarzystwo Zachęty Sztuk PięknychAutor zdjęcia lub zakład fotograficzny: Poddębski EdwardPrawa autorskie: Nośniki:Rodzaj: pozytywNr/sygn43: VII–40/1kol/czb: cz/b

83

43 Jest to sygnatura zdjęcia nr 1 w temacie, poniżej zamieszczono opistechniczny tego zdjęcia. Następnie analogicznie podano sygnatury kolejnychzdjęć w temacie i ich opisy techniczne.

Status: oryginałRozmiar: 13x18Uwagi (np. stan zachowania): Rodzaj: pozytywNr/sygn: VII–40/2Kol/czb: czbStatus: 0ryginałRozmiar: 18X24Rodzaj: pozytywNr/sygn: VII−40/3kol/czb: cz/bStatus: oryginałRozmiar44: 13x18 Dokumentował: Kwiatkowska Stanisława

3. Opracowanie fotografii występujących razem z mate−riałami aktowymi

Fotografie powiązane z zespołami (zbiorami) aktowymi (wklejo−ne, wszyte, luźne), stanowiące integralną część tych zbiorów, pozo−stawia się na miejscu. W uzasadnionych przypadkach można foto−grafie luźne wyłączyć z właściwych dla nich jednostek inwentarzo−wych, wstawiając w miejsce wyłączonej fotografii zastawnik w po−staci kopii (reprodukcja, wydruk ze skanu, kserokopia) i sporzą−dzając odpowiednie adnotacje (odsyłacze) w inwentarzu. Jeżeli po−zostawienie fotografii wraz z aktami mogłoby spowodować ich zni−szczenie lub przyspieszenie procesu destrukcji, a nowe miejsceprzechowywania stwarzałoby lepsze warunki – powstaje przesłan−ka do ich wyłączenia.

Fotografie występujące z aktami otrzymują sygnaturę jednost−ki inwentarzowej, w której się znajdują. Jednostka powinna byćspaginowana dla łatwiejszego dotarcia do fotografii. Informacjeo występujących fotografiach umieszcza się w inwentarzu w ru−bryce „uwagi”. Ponadto dla każdej fotografii prowadzi się dodat−kową ewidencję według zasad opracowywania fotografii opisa−nych wcześniej.

84

44 Powtarzamy opis dalszych nośników; jeśli wszystkie mają takie samerozmiary i status, można opisać je zbiorczo.

Dla zabezpieczenia fotografii, występujących przy aktach, wska−zane jest sporządzenie ich kopii, które przechowuje się w komór−kach gromadzących fotografie lub w innym przeznaczonym do tegomiejscu.

Krzysztof Pątek

Archiwizowanie materiałów audiowizualnych

Szybki rozwój techniki zachodzący w XX stuleciu oraz postępyw dziedzinie rejestracji obrazu i dźwięku spowodowały, że do zaso−bów archiwalnych coraz częściej zaczęły trafiać dokumenty utrwa−lane metodami audiowizualnymi, które w stosunkowo krótkimczasie uzyskały rangę archiwaliów równoprawnych z aktami.Szybki rozwój radiofonii i telewizji, wzrost znaczenia techniki fil−mowej w dokumentowaniu wydarzeń i zjawisk, powstawanie no−wych instytucji, których podstawowa działalność utrwalana jestw audiowizualnej formie przekazu, przyczyniły się do wyodrębnie−nia w wielu krajach specjalistycznych archiwów zajmujących sięgromadzeniem, opracowywaniem, udostępnianiem i konserwacjąmateriałów dźwiękowych i filmów.

Rozkwit techniki audiowizualnej w drugiej połowie wieku XX,osiągnięcia w elektronice, wprowadzenie cyfrowych metod reje−stracji rzeczywistości, digitalizacja dokumentów, możliwość two−rzenia i zabezpieczenia wszelkiego rodzaju materiałów archiwal−nych metodami elektronicznymi, postępy w rozwoju techniki kom−puterowej, nowe metody utrwalania, przetwarzania i magazyno−wania informacji postawiły przed instytucjami archiwalnymi za−danie sprostania współczesnej, zaawansowanej technologii, bezktórej nie będzie możliwe prawidłowe funkcjonowanie nowocze−snego archiwum powołanego do przechowywania i udostępnianiainformacji utrwalonych na nośnikach multimedialnych wytworzo−

85

nych za pomocą techniki cyfrowej. Opisane zjawiska sprawiły, żejuż niebawem do archiwów i innych instytucji przechowującychzbiory trafiać będą – obok tradycyjnych – także nośniki elektro−niczne: dyski optyczne, dyskietki komputerowe, płyty kompakto−we, płyty DVD i inne, na których zarejestrowane mogą być rozma−ite dane, począwszy od korespondencji i prac biurowych powstają−cych w instytucjach, a na trójwymiarowych filmach z przestrzen−nym dźwiękiem skończywszy.

Obecnie do najczęściej spotykanych dokumentów audiowizual−nych, gromadzonych w archiwach, muzeach i bibliotekach, należąnagrania dźwiękowe i filmy.

1. Dokumentacja dźwiękowa – stanowią ją zbiory nagrańutrwalonych na nośnikach dźwięku (płytach gramofonowych ana−logowych i cyfrowych, taśmach i kasetach magnetofonowych lubinnych), na których zarejestrowano informacje o znaczeniu histo−rycznym, społeczno−politycznym, kulturalnym i naukowym. Przeznagranie należy rozumieć utrwalony na nośniku dźwięku zapis in−formacji odnoszących się do określonego wydarzenia, zjawiska lubosoby, powstały w wyniku działalności jednego twórcy. Na jednonagranie może składać się część jednostki fizycznej (np. jedna stro−na płyty), jedna lub więcej jednostek fizycznych (płyt, krążków ta−śmy itp.). Do najczęściej spotykanych we współczesnych fonote−kach nośników dźwięku zaliczyć można płyty gramofonowe i ta−śmy magnetyczne.

Płyty – podzielić można na następujące rodzaje:a) standardowe – 78 obr/min, o zapisie normalnorowkowym, wy−

konane z tworzyw sztucznych (tzw. tłukące), nagrywane obu−stronnie. Średnica płyty wynosi 25 lub 30 cm, czas odtwarzania3–5 min (na jedną stronę). Były one produkowane w Polscedo połowy lat 60. XX w.

b) długogrające – 33 i 1/3 obr/min o zapisie drobnorowkowym, wy−konane z tworzyw sztucznych nietłukących, nagrywane obu−stronnie. Średnica płyty – 25 i 30 cm, czas odtwarzania 25–40 min.Były produkowane w Polsce do końca lat 80. XX w.

c) długogrające – 45 obr/min o zapisie drobnorowkowym, wykona−ne z tworzyw nietłukących, nagrywane obustronnie. Średnicapłyty – 17,5 cm, czas odtwarzania 10 min.

86

W połowie lat 80. XX w. upowszechniła się płyta cyfrowa (compactdisc – CD), która praktycznie wyparła swe analogowe poprzednicz−ki. Dźwięk jest rejestrowany i odtwarzany za pomocą urządzenialaserowego. Średnica płyty 12 cm, zapis jednostronny, czas odtwa−rzania (zależnie od pojemności płyty) do 80 min.

Koperty i etykiety płyt często zawierają wiele przydatnych infor−macji, takich jak: tytuły nagrań, nazwiska autorów, realizatorówi wykonawców oraz datę i czas nagrania.

2. Dokumentacja filmowa to zbiory filmów, czyli utrwalone nataśmie filmowej (obustronnie perforowanej) lub magnetycznej ze−społy scen zarejestrowanych metodą fototechniczną lub wideoma−gnetyczną. Treść filmu wyrażona jest plastyczną kompozycją ru−chomych obrazów uszeregowanych za pomocą montażu i objaśnio−nych za pomocą słowa, napisów, komentarza lub dialogów. Filmskłada się z poszczególnych aktów, sekwencji, scen oraz kadrów.W kinematografii zawodowej na ogół używa się taśmy filmowejo szerokości 16 lub 35 mm. Taśmy węższe (8 mm) przeznaczone sądo realizacji filmów amatorskich. Dla niektórych rodzajów filmuszerokoekranowego używa się taśmy o szerokości 70 mm. W przy−padku filmu dźwiękowego ścieżka dźwiękowa znajduje się obokperforacji (zapis dźwięku optyczny lub magnetyczny).

W archiwach audiowizualnych najczęściej przechowywane sąnastępujące typy profesjonalnych taśm wideo:– U−matic – analogowa – o szerokości 3/4”;– Betacam – analogowa – o szerokości 1/2”; – BetaCam – cyfrowa – o szerokości 1/2”;– Taśmy „A”, „B” i „C” – analogowe – o szerokości 1” i 2”.

Oprócz nośników profesjonalnych, wykorzystywanych przez wy−twórnie filmowe i stacje telewizyjne, wiele interesujących materia−łów filmowych zarejestrowanych jest na taśmach amatorskich, doktórych należą szeroko rozpowszechnione taśmy magnetowidoweVHS i SVHS.

Narastający w szybkim tempie zasób dokumentów audiowizual−nych oraz ich odmienna – w stosunku do tradycyjnych archiwaliów– specyfika wymagały opracowania nowych kryteriów oceny warto−ści i selekcji materiałów różniących się znacznie od dotychczaso−wych, przeznaczonych dla akt. Nagrania dźwiękowe i filmy, w prze−ciwieństwie do materiałów aktowych, rzadko dotyczą spraw admi−

87

nistracyjnych związanych z działalnością urzędów i instytucji, nieodzwierciedlają także ich funkcjonowania w sensie kancelaryjnym.Posiadają natomiast właściwą sobie wartość informacyjną.

Dokumenty audiowizualne, przechowywane w archiwach, nale−żą do tej grupy materiałów archiwalnych, których wytworzenie,a następnie użytkowanie wymaga posługiwania się skomplikowa−ną i drogą – na ogół – aparaturą techniczną. Podobnie rzecz się maz opracowywaniem zasobu i jego konserwacją.

Podstawą opracowania dokumentu dźwiękowego lub filmu jestjego przesłuchanie bądź obejrzenie. Stąd w pracy archiwistów au−diowizualnych głównymi narzędziami pracy są najczęściej magne−tofony i gramofony różnych typów, stoły przeglądowe, magnetowi−dy, a także wzmacniacze dźwięku, kolumny głośnikowe, stoły mi−kserskie, monitory. Aparatura będąca elementarnym wyposaże−niem archiwów audiowizualnych zmienia się wraz z rozwojem my−śli technicznej. Nowe generacje sprzętu zastępują urządzenia pra−cujące dawniej. Ta sytuacja wymaga od archiwistów specjalistycz−nych i rozwijanych na bieżąco kwalifikacji umożliwiających posłu−giwanie się coraz bardziej zaawansowanym technologiczniewyposażeniem.

3. Opracowywanie nagrańW przypadku materiałów dźwiękowych podstawową jednostką

ewidencji jest jedno nagranie stanowiące – jak wspomniano –utrwalony na nośniku dźwięku zapis informacji, odnoszących siędo określonego wydarzenia, zjawiska lub osoby, powstały w wyni−ku działalności jednego twórcy. Nagranie może składać się z częścijednostki fizycznej (płyty, taśmy) lub jednej czy więcej jednostek fi−zycznych (płyt, krążków taśmy). Opracowanie merytoryczne rozpo−cząć należy od porządkowania, czyli od segregacji materiału najednostki fizyczne składające się na jedno nagranie. W ramach jed−nego nagrania należy skompletować i ustalić kolejność poszczegól−nych jednostek fizycznych oraz przeprowadzić selekcję wariantówi duplikatów. Po dokonaniu powyższych ustaleń dalsze opracowa−nie merytoryczne polega na wykonaniu archiwalnych pomocy ewi−dencyjno−informacyjnych bądź wprowadzeniu danych na tematmateriałów do komputerowego systemu informacji. Dane te uzy−skujemy głównie na podstawie przesłuchania materiału oraz infor−macji dostarczonych od producenta nośnika i realizatorów dźwię−ku. Formularz rekordu komputerowego powinien zawierać dane

88

dotyczące: pochodzenia, treści, formy, sygnatury, czasu trwania,daty oraz techniki zapisu. Do formularza wprowadzamy równieżnazwiska autorów, wykonawców i realizatorów nagrania, nazwygeograficzne (jeśli występują) oraz nazwisko archiwisty wprowa−dzającego dane. Przykładowy rekord powinien składać się z pól za−wierających następujące dane:● sygnaturę;● pochodzenie (nazwa instytucji przekazującej dar, zakup itp.);● tytuł nagrania;● opis treści (streszczenie) zawierający w miarę możliwości wy−

czerpujące informacje na temat treści i formy nagrania;● datę zapisu;● nazwiska autorów, realizatorów i wykonawców;● indeks nazw geograficznych;● czas nagrania;● dane fonograficzne i techniczne (rodzaj nośnika, prędkość prze−

suwu taśmy lub liczbę obr/min, liczbę jednostek fizycznych);● rodzaj zapisu (mono, stereo, jednoślad, wieloślad);● uwagi (dotyczące stanu technicznego, wykonanych kopii itp.).

4. Opracowanie filmów Podstawową jednostką inwentarzową dla zasobu filmów może być:

● tytuł filmu – jednolite dzieło filmowe objęte jednym tytułem;● temat – samodzielnie występujący temat filmowy odnoszący się

do określonego wydarzenia, zjawiska lub osoby;● kronika – szereg samodzielnych tematów zestawionych pod

określonym kątem widzenia stanowiących wraz z komentarzempewną całość zwaną kroniką.

Jednostką archiwalną, czyli fizyczną, filmu (tytułu, tematu,kroniki) jest odrębnie opakowany odcinek taśmy filmowej („akt”),składający się na całość jednostki inwentarzowej wraz z „materia−łami wyjściowymi”.

Opracowanie materiałów filmowych należy rozpocząć – podob−nie jak w przypadku nagrań dźwiękowych – od segregacji i syste−matyzacji, mającej na celu wydzielenie i ustalenie kolejności jed−nostek archiwalnych (fizycznych) w obrębie jednostki inwentarzo−wej filmu. Kolejną czynnością jest skompletowanie wszystkich ko−pii filmu, obejmujących „materiały wyjściowe” i taśmy eksploata−cyjne. Po dokonaniu powyższych czynności należy przystąpić do

89

wprowadzenia danych do systemu informacji o zbiorach. Dane teuzyskuje się na podstawie obejrzenia materiału oraz na podstawiedokumentacji pisanej powstającej w trakcie realizacji filmu. Dlazbiorów filmowych stosuje się opis, na który składa się:● sygnatura;● pochodzenie (nazwa instytucji przekazującej, dar, zakup itp.);● tytuł filmu;● opis treści (streszczenie) zawierający w miarę możliwości wyczer−

pujące informacje na temat treści i formy filmu;● data realizacji;● nazwiska autorów, realizatorów i wykonawców;● indeks nazw geograficznych;● czas;● dane techniczne (szerokość taśmy filmowej, ilość jednostek fi−

zycznych, kolor, cz−b.);● dźwięk (mono, stereo, magnetyczny, optyczny, niemy);● uwagi (dotyczące stanu technicznego, wykonanych kopii itp.).

5. Warunki przechowywania materiałów audiowizualnychGromadzenie nagrań dźwiękowych i filmów wymaga zapewnie−

nia odmiennych od tradycyjnych warunków przechowywania mate−riałów. W innych warunkach przechowuje się nośniki magnetyczne:taśmy magnetofonowe, taśmy wideofoniczne, w innych natomiastpowinno się magazynować taśmy filmowe (barwne i czarno−białe),płyty gramofonowe czy dyski optyczne. Woda i wysoka temperatu−ra są naturalnymi wrogami nośników audiowizualnych (tempera−tura powietrza ma wpływ na tempo procesów chemicznych zacho−dzących w strukturach taśm – im wyższa temperatura, tym proce−sy szybsze). Nośniki magnetyczne należy usytuować na obojętnychmagnetycznie regałach (np. drewnianych lub z tworzyw sztucznych)w temperaturze i wilgotności względnej powietrza wynoszącej odpo−wiednio 18–20oC (bez wahań) i 40–50% wilgotności względnej (rów−nież bez wahań). Taśmy filmowe czarno−białe należy magazynowaćw temperaturze nie przekraczającej 12oC, natomiast taśmy filmo−we barwne – poniżej zera. Wilgotność względną powinno się utrzy−mywać na poziomie nieprzekraczającym 40%. Fotografie i dyskioptyczne z zapisem laserowym przechowujemy w warunkach zbli−żonych do wymagań określonych dla papieru. Stabilność mikrokli−matu w magazynach archiwalnych, zwłaszcza w okresach ekstre−malnych temperatur (latem i zimą), mogą zapewnić jedynie wyso−

90

kiej jakości urządzenia klimatyzacyjne. Innym ważnym problememw procesie długotrwałego przechowywania nośników audiowizual−nych jest ich ochrona przed szkodliwym działaniem silnych pól ma−gnetycznych i elektrycznych, promieni ultrafioletowych, kurzu i za−pylenia. W przypadku taśm magnetycznych osadzające się na war−stwie czynnej taśmy cząsteczki kurzu ograniczają kontakt taśmyz głowicą odczytującą magnetofonu, powodując pogorszenie jakościodtwarzanego dźwięku.

6. UdostępnianieUdostępnianie dokumentów audiowizualnych ze względu na ko−

sztowną infrastrukturę techniczną oraz dość wysokie koszty po−wielania dokumentów jest relatywnie droższe niż przechowywaniei udostępnianie akt. W związku z tym wykonywanie reprodukcjidokumentów (kopiowanie fragmentów nagrań i filmów) dla po−trzeb korzystających jest odpłatne. Opłaty mające na celu zwrotkosztów własnych i uzyskanie niewielkiej marży uzależnione są oddługości kopii nagrań dźwiękowych i filmów oraz celu ich wykorzy−stania.

91

Jacek Krochmal, Anna Laszuk

ROZDZIAŁ VI

UDOSTĘPNIANIE ARCHIWALIÓW

1. Udostępnianie w pracowni naukowejW przeciwieństwie do bibliotek archiwa nie wypożyczają

swych zbiorów użytkownikom na zewnątrz, umożliwiają imnatomiast zapoznanie się z nimi w pracowniach naukowych (czy−telniach). Wyjątkiem od tej zasady są wypożyczenia archiwaliówna wystawy organizowane przez inne instytucje pamięci oraz napotrzeby sądów i urzędów. Działania te są jednak opatrzone wielo−ma zastrzeżeniami mającymi na celu zabezpieczenie zbiorówprzed utratą bądź zniszczeniem.

Organizując dostęp użytkowników do pracy z archiwaliami, nale−ży mieć na uwadze dwa czynniki – zapewnienie osobom odwiedza−jącym archiwum odpowiednich warunków do pracy, a jednocześniezabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniembądź kradzieżą. Dlatego archiwalia powinny być udostępnianew specjalnie do tego celu przeznaczonym pomieszczeniu – pracow−ni naukowej (czytelni). Przed wejściem do pracowni użytkownicypowinni pozostawić w szatni wierzchnie okrycia, a także torby.Przy wejściu do pracowni oraz po zakończeniu pracy powinni oka−zać wnoszone (wynoszone) ze sobą książki i notatki. Ma to na celusprawdzenie, czy nie ma wśród nich materiałów będących własno−ścią archiwum. Bardzo pomocne w ustaleniu relacji z użytkownika−mi jest opracowanie regulaminu pracowni naukowej. Określa onm.in. sposób udostępniania archiwaliów, liczbę udostępnianychjednostek oraz ogólne zasady korzystania z archiwum.

93

Przed otrzymaniem zezwolenia na dostęp do archiwaliów użyt−kownik powinien określić zakres tematyczny prowadzonych badańbądź poszukiwań archiwalnych. Ułatwi to wytypowanie właści−wych zespołów (zbiorów), którymi jest on zainteresowany. Infor−macje o konkretnych jednostkach archiwalnych, potrzebnychw badaniach, znajdują się w inwentarzach archiwalnych, które po−winny być dostępne w pracowni. Udostępniając zamówione mate−riały, trzeba pamiętać, by na stole użytkownika nie znajdowała sięwięcej niż jedna jednostka archiwalna. Jest to szczególnie ważneprzy udostępnianiu teczek z aktami luźnymi. Korzystanie z kilkuteczek jednocześnie powoduje zagrożenie wymieszania zawartościposzczególnych jednostek.

Zanim archiwalia zostaną udostępnione, należy sprawdzić, czyzostały spaginowane. Nadanie numeracji stronom zabezpiecza jed−nostki przed przemieszaniem ich układu wewnętrznego (ważneprzy aktach luźnych), pozwala też użytkownikowi na zrobienie no−tatek z odwołaniem do konkretnej strony, co jest istotne przy cyto−waniu w publikacjach naukowych. Inną ważną funkcją paginowa−nia stron w jednostkach aktowych jest też zabezpieczenie aktprzed zgubieniem lub przemieszczeniem. Archiwista powinien bo−wiem sprawdzić zawartość teczki po jej wykorzystaniu.

W czasie gdy w pracowni przebywają użytkownicy, powinienw niej być obecny również pracownik archiwum. Na bieżąco mo−że on służyć pomocą w dotarciu do potrzebnych archiwaliów,a niekiedy nawet w ich odczytaniu. Trzeba pamiętać, że w konse−kwencji poszerzenia kręgu użytkowników archiwów jednocześnieobniżył się poziom ich przygotowania merytorycznego do pracyz archiwaliami. Tylko niektórzy rozpoczynają prace badawcze odzapoznania się z pomocami archiwalnymi, publikowanymi te−kstami źródłowymi lub opracowaniami. Inni przybywają do ar−chiwów bez przygotowania, nie zawsze spodziewając się spotka−nia z rękopiśmiennymi tekstami w językach różniących się od ichojczystego. Obecność dyżurnego w pracowni ma jeszcze jeden,bardzo istotny cel. Oprócz opieki nad użytkownikami jednocześ−nie sprawuje on pieczę nad udostępnianymi archiwaliami.W szczególności należy zwrócić uwagę, czy zawartość zwraca−nych jednostek jest kompletna. Ważne jest także, aby użytkowni−cy nie próbowali nanosić jakichkolwiek dopisków na archiwa−liach, nawet jeśli są przekonani, że zawarte w źródłach informa−cje są błędne.

94

Akta przynoszone z magazynu powinny być zamawiane na spe−cjalnym formularzu (zamówieniu), będącym odpowiednikiem re−wersu bibliotecznego. Zamówienie składa się z dwu części, naktórych użytkownik wpisuje m.in. nazwę zamawianego zespołu(zbioru), numer jednostki (sygnaturę) oraz składa swój podpis wrazz datą wypełnienia rewersu. Jedna część zamówienia powinna byćpozostawiona w tekturowym zastawniku na półce magazynowejw miejscu wyjętej jednostki, druga zaś pozostaje w pracowni, doczasu zwrotu akt do magazynu. Procedura taka ułatwia kontrolęnad udostępnianymi zbiorami.

W udostępnianych jednostkach powinny znajdować się tzw. me−tryczki zawierające nazwę zespołu i sygnaturę jednostki oraz ru−bryki, do których użytkownicy wpisują swe imię i nazwisko, tematpracy naukowej oraz datę poszukiwań. Zapisy w metryczkach sta−nowią dowód wykorzystania określonej jednostki przez użytkowni−ka. Jest to ważne dla archiwum przy ustalaniu, kto i kiedy korzy−stał z danej jednostki, z drugiej zaś strony pozwala stwierdzić, czycytowane w przypisach źródła archiwalne zostały rzeczywiście wy−korzystane przez powołującego się na nie badacza.

Aby zapewnić ochronę materiałów archiwalnych przed zniszcze−niem, zaleca się, aby jednostki, z których sporządzone zostały mi−krofilmy bądź inne reprodukcje, były udostępniane w postaci kopii(mikrofilmu, fotokopii, skanu), a nie oryginału. Do niezbędnegominimum należy też ograniczyć wykonywanie kserokopii z mate−riałów archiwalnych. Trzeba pamiętać o uszkodzeniach powodowa−nych przez naświetlanie i podgrzewanie, na jakie narażone są ar−chiwalia podczas kopiowania.

W przypadku złego stanu zachowania archiwaliów, wymagają−cych poddania ich konserwacji, możliwa jest odmowa udzieleniadostępu do zamówionych materiałów. Należy jednak wówczaswskazać orientacyjny czas zakończenia prac konserwatorskich, poktórych potrzebny dokument będzie mógł być udostępniony (w ory−ginale bądź w formie kopii).

2. Pośrednie formy udostępniania archiwaliówWarto zwrócić uwagę także na inne formy kontaktu z użytkow−

nikami. W ostatnich latach coraz liczniejsze są zapytania o infor−macje znajdujące się w zbiorach archiwalnych, zgłaszane telefo−nicznie oraz przy okazji osobistych wizyt w archiwach. Pytaniao udzielenie odpowiedzi kierowane są też drogą elektroniczną. Po−

95

szukiwania informacji w celu udzielenia odpowiedzi na pytania,zgłaszane korespondencyjnie bądź telefonicznie, nazywamy kwe−rendami. Jest to szczególny rodzaj udostępniania archiwaliów,polegający na udzielaniu retrospektywnej informacji faktograficz−nej, po dokonaniu poszukiwań dokumentów i informacji przez ar−chiwistów na zamówienie użytkowników. Odpowiedź taka ma po−stać pisemną, a coraz częściej przekazywana jest pocztą elektro−niczną. Działania te podejmowane są na każdorazowy wniosek zło−żony przez osobę lub instytucję. Adresatem tej formy udostępnia−nia jest więc odbiorca, który nie musi mieć przygotowania do pra−cy w archiwum, a załatwienie potrzebnej mu sprawy może odbyćsię wyłącznie na drodze korespondencyjnej.

Innym adresatem działalności archiwów jest środowisko nauko−we, głównie – choć nie tylko – historyczne, a także cała rzesza re−gionalistów, historyków amatorów czy genealogów. Z wielkim zain−teresowaniem korzystają oni z publikacji archiwalnych. Są tozarówno drukowane inwentarze zespołów (zbiorów) archiwalnych,edycje źródeł historycznych, jak również informatory i przewodni−ki po zasobie archiwum. Ostatnio coraz większą popularność zy−skują publikacje w wersji elektronicznej, na płytach CD bądź za−mieszczane w sieci Internet.

W celu realizacji zadań, związanych z udostępnianiem zasobu,archiwa powinny zadbać o publikowanie (drukiem lub w Interne−cie) inwentarzy najważniejszych zespołów (zbiorów) znajdującychsię w ich zasobie. Bardzo istotne dla badaczy jest także udostępnie−nie informacji o zasobie archiwum. Najlepiej zrobić to w formie in−formatora o zasobie archiwalnym45, omawiającego kolejno wszyst−kie zespoły i zbiory znajdujące się w archiwum, z podaniem infor−macji o:● nazwie zespołu;● datach skrajnych;● rozmiarach (w jednostkach archiwalnych i metrach bieżących);● charakterystyce zawartości – powinna tu być zawarta zwięzła

charakterystyka poszczególnych części zespołu (zbioru);● języku dokumentacji;● uwagach dotyczących stanu mikrofilmowania;

96

45 Informatory o zasobie publikowane są przez kolejne archiwa państwo−we, zob. ostatnio: Archiwum Państwowe w Kaliszu. Informator o zasobie ar−chiwalnym, oprac. G. Waliś, Warszawa 2004.

● archiwalnych pomocach informacyjnych – a więc czy zespół mainwentarz archiwalny bądź inne środki ewidencyjne;

● bibliografii najważniejszych publikacji dotyczących zespołu.

Bardziej rozwiniętą strukturę informacyjną mają przewodnikipo zasobie archiwum. Podają one szersze informacje o zespole i je−go zawartości niż informator. Cechą charakterystyczną przewodni−ka jest też obszerny wstęp, mówiący o dziejach archiwum jako in−stytucji wiary publicznej. Ważną funkcję informacyjną odgrywająindeksy: osobowy, geograficzny i rzeczowy, które ułatwiają dotar−cie do poszukiwanych materiałów źródłowych. Oprócz przewodni−ków po zasobie archiwum występują też przewodniki tematyczne,zbierające informacje o omawianym zagadnieniu na podstawie za−sobu jednego lub kilku archiwów46.

Udostępnianie informacji o zasobie archiwum pozwala użytkow−nikom na lepsze przygotowanie się do korzystania z jego zbiorów,a niekiedy – zwłaszcza w przypadku edycji źródeł – zwalnia ich odkonieczności bezpośredniego korzystania z archiwaliów.

Przy podjęciu prac nad wydawnictwem źródłowym niezbęd−ne jest zapoznanie się z instrukcjami wydawniczymi, opracowany−mi oddzielnie dla źródeł pochodzących z różnych okresów histo−rycznych, jak również posiadania wiedzy z zakresu edytorstwa.Niezwykle ważne w wydawnictwie źródłowym jest bowiem wierneoddanie zapisu oryginału.

Jak wspomniano, archiwalia coraz częściej są udostępnianew formie elektronicznej. Cieszy się ona wielkim zainteresowaniemużytkowników, znacznie też poszerza ich liczbę. Polskie archiwapaństwowe z powodzeniem prowadzą także tę formę udostępnia−nia, prezentując wszelkie informacje o swej działalności, a takżeo zbiorach, na stronach internetowych. Miniportal informacyjnystanowi serwis http://www.archiwa.gov.pl. Dostępne tam są m.in.bazy danych zawierające informację o zasobie wszystkich polskich

97

46 Zob. np. E. Kołodziej, Emigracja z ziem polskich i Polonia 1865–1939.Informator o źródłach przechowywanych w centralnych archiwach państwo−wych w Polsce, Warszawa–Kraków 1988; E. Kołodziej, Emigracja z ziem pol−skich i Polonia 1939–1965. Informator o źródłach przechowywanych w cen−tralnych archiwach w Polsce, Warszawa 1996; Polskie instytucje za granicą.Przewodnik po zbiorach archiwalnych, oprac. A. Krochmal, Warszawa 2004;Archiwum Dokumentacji Mechanicznej. Przewodnik po zasobie fotografii1840–2004, oprac. J. Boniecki, Warszawa 2005.

archiwów państwowych, a także niektórych archiwów polonijnych– Instytutu Józefa Piłsudskiego w Ameryce oraz Polskiego Insty−tutu Naukowego w Nowym Jorku. Na stronie internetowej udo−stępniane są również informacje o publikacjach archiwalnych orazlinki do serwisów innych instytucji archiwalnych i prezentacji do−kumentów źródłowych.

3. PopularyzacjaFormą pośrednią udostępniania zbiorów jest prezentowanie ich

na wystawach archiwalnych. Ekspozycje dokumentów kierowanesą do szerokiego grona odbiorców. Warto jednak zadbać o to, abyna wystawach były pokazywane kopie, najlepiej doskonałej jakościfotokopie lub wydruki wersji cyfrowych, a nie oryginały, które ule−gają zniszczeniu podczas instalowania w gablotach, a później na−rażone są na długotrwałe naświetlanie.

Aby utrwalić efekt osiągnięty podczas eksponowania zbiorów,warto pokusić się o wydanie katalogu wystawy. Katalog taki powi−nien być poprzedzony wstępem omawiającym założenia i cele wy−stawy. Same opisy eksponatów – tożsame z podpisami pod prezen−towanymi materiałami – powinny zawierać następujące dane:● datę i miejsce wydania – np. 1921, 17 marca, Warszawa;● regest treści – np. Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej – Usta−

wa Konstytucyjna Sejmu Ustawodawczego z 17 III 1921 r.;● informację o formie zachowania eksponatu (oryginał, kopia),

miejscu jego przechowywania (nazwa archiwum, nazwa zespo−łu, sygnatura, nr strony) oraz opisie zewnętrznym – np. kopia:Archiwum Akt Nowych, Prezydium Rady Ministrów, aktanr 19932/22, k. 2; papier, 215x340 mm; pol.Warto pamiętać, by katalog wystawy, jak też podpisy pod ekspo−

natami, były opracowane w dwu językach – polskim oraz językukraju, w którym działa archiwum polonijne47.

Wystawy są doskonałym środkiem do upowszechnienia informa−cji o działalności archiwum i jego zasobie w społeczności lokalnej.Do tego celu można wykorzystać również lokalne media (prasę, ra−dio, telewizję) lub zorganizować „dni otwarte”. Akcje takie, podej−

98

47 Przykładem katalogu wystawy archiwalnej, w którym zastosowano pod−pisy dwujęzyczne jest publikacja Dzieje Polski w dokumencie archiwalnym.Katalog wystawy, Kijów, listopad 2004 r., oprac. J. Krochmal, Warszawa––Kijów 2004.

mowane przez polskie archiwa państwowe, cieszą się wielką popu−larnością, wymiernie zwiększając w społeczeństwie poziom świa−domości o ich działalności, zasobie i funkcjach oraz znaczeniu jakoplacówki naukowej i kulturalnej.

Cel edukacyjny realizowany jest przez archiwa także poprzezudostępnianie informacji o zasobie w Internecie w formie popula−ryzatorskiej. Przykładem tych działań są wystawy dokumentówdostępne na stronach archiwów czy prezentacje „Skarby archiwówpolskich w internecie” oraz projekt „Miasta w dokumencie archi−walnym”, dostępne w portalu http://www.polska.pl. W ramach te−go ostatniego przedstawiana jest historia miasteczek polskich,wzbogacona obrazami dokumentów dotyczących ich przeszłości.

Stanisław Flis, Andrzej Jabłoński, Henryk Krystek

ROZDZIAŁ VII

INFORMATYKA JAKO POMOCW PROWADZENIU ARCHIWUM

W społeczeństwie informacyjnym niezwykle ważny jest dostępdo wszelkiej informacji, także o archiwach i ich zasobie. Prowadzo−ne w polskich archiwach państwowych od wielu lat prace nadskomputeryzowaniem informacji archiwalnej przyniosły już wy−mierne efekty, w postaci powstania systemów informacyjnych o za−sobie sieci archiwów. Informacje te są gromadzone i przetwarzanew komputerowych bazach danych, z których część jest dostępnaw Internecie pod adresem http://www.archiwa.gov.pl (w dziale: Ba−zy danych). Są to niżej wymienione bazy danych, służące do wspo−magania podstawowych funkcji archiwów, takich jak ewidencjono−wanie, opracowanie i udostępnianie materiałów archiwalnych.

1. SEZAM (System Ewidencji Zespołów Archiwalnych) – w obe−cnej wersji baza zawiera aktualne informacje o polskim narodo−wym zasobie archiwalnym przechowywanym w archiwach pań−stwowych, a także w: Archiwum Polskiej Akademii Nauk w War−szawie i Oddziale PAN w Poznaniu, Archiwum Nauki Polskiej Aka−demii Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności w Krakowie, Archi−wum Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, Bibliotece Uni−wersyteckiej w Warszawie, Muzeum Pierwszych Piastów na Ledni−cy, Stowarzyszeniu Archiwum „Solidarności”, Zarządzie OddziałuZwiązku Sybiraków w Łodzi, Instytucie Józefa Piłsudskiego w No−wym Jorku i Polskim Instytucie Naukowym w Nowym Jorku.

101

W bazie zebrane są informacje o zasobie archiwów na poziomie ze−społu, a więc są to dane o nazwie zespołu, klasyfikacji twórców, da−tach krańcowych oraz rozmiarze zespołu (zbioru) archiwalnego,stanie jego opracowania, a także informacje o pomocach archiwal−nych. Opis niektórych zespołów jest poszerzony o dzieje twórcy,charakterystykę zawartości, informacje o języku dokumentacjii warunkach udostępniania. Jeśli zespół posiada inwentarz elektro−niczny, wówczas jest on dołączony do opisu zespołu. Kopie cyfrowewybranych dokumentów z danego zespołu są dostępne za pośre−dnictwem linków w opisie zespołu (link: DOKUMENTY).

2. IZA (Inwentarze Zespołów Archiwalnych) – system zawierascalone informacje z baz grupujących dane o materiałach archi−walnych: dokumentacji aktowej, technicznej i kartograficznej.W sumie prezentowanych jest 16 798 inwentarzy, czyli ok. 22%wszystkich zespołów przechowywanych w archiwach państwowychoraz innych instytucjach (zob. wyżej – SEZAM). Aktualnie z baząIZA scalone są bazy służące do rejestracji dokumentów wytworzo−nych do końca XVIII w. (SCRINIUM), do opracowania dokumenta−cji technicznej (KITA) oraz rejestracji dokumentacji kartograficz−nej (MAPY). Opis jednostki archiwalnej składa się zazwyczaj z na−stępujących elementów: numer archiwum, numer zespołu, sygna−tura jednostki, tytuł, daty krańcowe dokumentacji, opis zewnętrz−ny, stan fizyczny, postać, język i rodzaj pisma, liczba kart lubstron, format, sygnatury dawne i uwagi. Niektóre z nich mają wpi−sane także hasła indeksowe (geograficzne, osobowe i rzeczowe). In−wentarze archiwalne zaopatrzone są we wstępy, zawierające infor−mację o dziejach twórcy zespołu i pozostałej dokumentacji.

3. PRADZIAD (Program Rejestracji Akt Metrykalnych i StanuCywilnego) – baza ta zawiera informacje o księgach metrykalnychi stanu cywilnego przechowywanych we wszystkich archiwach pań−stwowych, a także Książnicy Pomorskiej im. Stanisława Staszicaw Szczecinie, archiwach archidiecezjalnych w Łodzi, Poznaniu Wro−cławiu, archiwach diecezjalnych w Drohiczynie i Włocławku orazo księgach metrykalnych ludności wyznania mojżeszowego i rzymsko−katolickiego przechowywanych w Urzędzie Stanu Cywilnego m. st.Warszawy (tzw. archiwum zabużańskie). W bazie nie ma spisu na−zwisk występujących w dokumentach bądź informacji o konkret−nych osobach. Materiały zebrane w bazie danych zawierają nastę−pujące informacje: nazwa miejscowości (obecna w języku polskim,dawna polska i obcojęzyczna), w której lub dla której sporządzano

102

akta metrykalne i stanu cywilnego, przynależność administracyj−na, religia, wyznanie lub obrządek oraz urząd stanu cywilnego, we−zwanie parafii, rodzaj aktu stanu cywilnego, daty krańcowe doku−mentacji, informacja o mikrofilmach oraz dostępności akt, ich miej−scu przechowywania w archiwum państwowym.

4. ELA (Ewidencja Ludności w Archiwaliach) – baza zawiera in−formację o spisach ludności we wszystkich ich fizycznych posta−ciach (ewidencje, wykazy, kartoteki itp.), znajdujących się w archi−wach państwowych. Poza rejestracją pozostały księgi metrykalnei akta stanu cywilnego, dla których jest oddzielna baza danych(PRADZIAD). Baza ELA nie zawiera spisu nazwisk występującychw dokumentach bądź informacji o konkretnych osobach. Są w niejdane opisujące materiały archiwalne – rodzaj (nazwa oryginalna)spisu, jego daty krańcowe, symbole klasyfikacyjne spisów; opis ob−szaru, którego spis dotyczy (nazwa geograficzna miasta, osady lubjednostki administracyjnej), nazwa obszaru, którego dotyczy spis,np. powiat, wieś itp., nazwa województwa, w której znajdowała sięopisywana miejscowość lub obszar; miejsce przechowywania mate−riałów w archiwum państwowym (nazwa i numer zespołu, w którymwystępują spisy ludności, ogólna liczba jednostek archiwalnych spi−su, numery sygnatur poszczególnych spisów ludności).

Każda z zamieszczonych na stronie internetowej baz danych za−wiera opis jej możliwości wyszukiwawczych, jak również wskazów−ki wyszukiwawcze, pomocne dla użytkowników chcących z niejskorzystać. Opinie i uwagi na temat bazy danych oraz propozycjejej rozszerzenia o zasób instytucji zainteresowanych współpracąmożna kierować na adres: ndap@archiwa.gov.pl

W przypadku prowadzenia archiwów o stosunkowo niewielkimzasobie aktowym można rozpatrzyć możliwość wykorzystania jed−nego z programów służących do obsługi archiwów zakładowych48.

W archiwach – instytucjach oprócz materiałów stricte archiwal−nych mogą być gromadzone również zbiory biblioteczne oraz obiek−ty muzealne. Przydatnym narzędziem w zarządzaniu nimi są sto−sunkowo proste programy służące do obsługi małych bibliotek orazniewielkich muzeów.

W wyniku komputeryzacji archiwów powstała możliwość zamie−szczenia informacji o zasobie archiwalnym na stronach interneto−

103

48 Wersję demonstracyjną programu Archiwum 2000 można znaleźć nastronie: http://republika.pl/azax

wych. Dzięki coraz powszechniejszemu dostępowi do Internetuzmniejszył się tym samym dystans między archiwami a użytkow−nikami. Podstawową informację o zasobie użytkownik może uzy−skać nie wychodząc z domu lub miejsca pracy.

Możliwość uzyskania w Internecie podstawowej informacji doty−czącej archiwum lub biblioteki polonijnej z pewnością spopulary−zuje zbiory instytucji, jak i jej działalność. W przypadku prowadze−nia w ramach instytucji polonijnej archiwum lub biblioteki bardzoistotne jest zamieszczenie w Internecie informacji dotyczących je−go funkcjonowania, dni i godzin otwarcia, zasad udostępnianiamateriałów archiwalnych oraz zgromadzonych w archiwum zbio−rów. Efektem funkcjonowania sprawnego systemu informacji ar−chiwalnej jest opublikowanie w Internecie szczegółowych opisówwłasnych zbiorów lub inwentarzy zespołów archiwalnych. Struk−tura własnej strony archiwum powinna zostać połączona w sposóbharmonijny ze stroną internetową instytucji. Dobrym przykłademtakiego połączenia może być strona internetowa Polskiego Instytu−tu Naukowego w Ameryce (The Polish Institute of Arts and Scien−ces of America – http://www.piasa.org). Obok aktualnej strony in−ternetowej Instytutu została utworzona w roku 1999 strona zawie−rająca opis archiwum i jego zbiorów oraz inwentarze zespołówi kolekcji w nim przechowywanych.

Jak wiemy, nie wystarcza samo utworzenie strony internetowej.Bardzo istotne jest również zapewnienie możliwości jej łatwegowyszukania. Dlatego też w porozumieniu z informatykiem lub oso−bą przygotowującą stronę należy zapewnić jej jak najlepsze możli−wości odszukania w sieci.

Podstawą archiwalnego systemu informacji są obecnie bazy da−nych dostępne w Internecie. Przykładem takiej bazy, gromadzącejinformacje o zawartości różnych archiwów oraz działów kolekcjispecjalnych w bibliotekach, jest baza OCLC−Online Computer Li−brary Center, zawierająca opisy zespołów i kolekcji archiwalnychz ponad 9 tys. instytucji49. Zbiory zostały opisane tutaj na pozio−mie zespołu z podaniem twórcy, nazwy, skrótowej informacji bio−graficznej, dat skrajnych, opisu zawartości, rozmiarów i miejscaprzechowywania. Ostatnio w bazie pojawiły się linki do inwenta−rzy opisywanych zespołów, które zostały udostępnione na stronach

104

49 http://www.oclc.org

internetowych poszczególnych archiwów. Wiele uniwersytetówamerykańskich stosuje podobne bazy danych do opisania swychzbiorów archiwalnych. Przykładem może być internetowa baza da−nych OASIS – Online Archival Search Information stosowanaw Harward University (USA). Jeszcze bardziej rozbudowaną for−mą internetowego systemu informacji archiwalnej są portaleumożliwiające przeszukiwanie zasobów wielu baz danych znajdu−jących się w różnych oddalonych od siebie archiwach, jak na przy−kład portal OAC−Online Archive of California50. W sieci tworzącejsystem informacji uczestniczy obecnie około 150 archiwów i biblio−tek z USA. Każda z nich prezentuje w bazie danych zarówno spisposiadanych zespołów, krótką informację o każdym z nich, notębiograficzną dotyczącą twórcy zespołu oraz informację o jej dostęp−ności dla badaczy. Niewątpliwie pożytecznym działaniem ze stro−ny archiwów polonijnych jest dołączanie danych o swoich zbiorachdo istniejących już baz danych prowadzonych przez archiwa naro−dowe, uniwersyteckie lub do międzynarodowych portali. Istotnymdziałaniem byłoby również dołączenie do Polskiego NarodowegoSystemu Informacji Archiwalnej w Internecie – czyli do bazy da−nych SEZAM, podobnie jak uczyniły to Polski Instytut Naukowyw Ameryce i Instytut Józefa Piłsudskiego w Nowym Jorku. Spisyzespołów obu instytucji oraz ich inwentarze umieszczono w bazieSEZAM, jako jej integralną część, po podpisaniu umów o współpra−cy z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych w Warszawie.

Ważnym przedsięwzięciem, mającym na celu zapewnienie do−brego wyszukiwania strony internetowej oraz zwiększenie liczbyużytkowników ją odwiedzających, jest utworzenie witryny interne−towej. Witryna internetowa powinna gromadzić odnośniki (linki)do archiwów polonijnych, polskich i zagranicznych. Witryna pro−wadzona systematycznie i sprawnie może zapewnić większą oglą−dalność strony internetowej. Należy jednak pamiętać, że jej prowa−dzenie wymaga aktualizacji umieszczonych w niej odnośników.Dopuszczanie do sytuacji, w której większa część odnośników niedziała, gdyż nie została zaktualizowana, może spowodować znie−chęcenie użytkowników do wchodzenia na stronę instytucji. Witry−na internetowa może dodatkowo zostać wzbogacona o ogólną lubtematyczną wystawę dokumentów archiwalnych, co wzbogaci stro−nę internetową instytucji.

105

50 http://www.oac.cdlib.org

Przemysław Wojciechowski

ROZDZIAŁ VIII

PRZECHOWYWANIE I KONSERWACJA

1. Polityka ochrony zbiorów archiwalnychZagadnienia ochrony materiałów archiwalnych obejmują wszel−

kie działania profilaktyczne zapobiegające różnorodnym szkodom(od higieny zbiorów do stosowania trwałego papieru), likwidująceszkody, które już powstały (od jednostkowego restaurowania cen−nych obiektów po stosowanie metod konserwacji masowej), orazzabezpieczające treść zbiorów (przenoszenie ich na inne nośniki).

Polityka ochrony zbiorów polega na sztuce dokonywania właści−wych wyborów i podejmowania trafnych decyzji (choosing to prese−rve). Muszą one mieć charakter selektywny i opierać się na usta−lonych wcześniej priorytetach. Realizacja polityki ochrony zbiorówuzależniona jest od dobrej współpracy archiwistów (bibliotekarzy,muzealników) z konserwatorem.

Każde archiwum musi prowadzić własną politykę ochrony zbio−rów. Zależy ona od powierzonych zadań, posiadanych zbiorów i po−trzeb użytkowników. Opracowanie polityki ochrony w danym archi−wum musi być poprzedzone analizą warunków ich przechowywaniai traktowania. Analizy wymaga także ocena wartości zbiorówi ustalenia listy priorytetów ochrony. Również indywidualnie archi−wum powinno opracować plan na wypadek katastrofy, aby w wa−runkach ekstremalnych móc prowadzić skoordynowane działania.Plan taki zapobiegnie bałaganowi i pomoże zminimalizować straty.Musi on jednak być systematycznie aktualizowany i testowany.

107

2. Przyczyny zniszczeń archiwaliówZbiorom archiwalnym należy zapewnić przede wszystkim nale−

żyte warunki magazynowania. Od tego bowiem zależy możliwośćprzechowywania ich przez długi okres w dobrym stanie. Podstawo−wymi czynnikami destrukcyjnymi są: światło, wilgoć, ciepło i tlenatmosferyczny. Niszczenie zbiorów potęgują też pyły i gazy ciężkie.Do najważniejszych powodów zniszczeń archiwaliów należą przy−czyny fizykochemiczne, biologiczne oraz mechaniczne.

Przyczyny fizykochemiczne:● światło słoneczne i sztuczne – wywołuje trwałe niszczenie zbio−

rów poprzez reakcje termiczne i fotochemiczne. Dochodzi dożółknięcia papieru i płowienia atramentu, druku, akwareli, tka−nin, skóry itp. Równocześnie pojawia się tzw. foxing, czyli bru−natne plamy powstałe od uaktywnionych przez światło cząste−czek żelaza, znajdujących się w papierze produkowanym maszy−nowo. Rozkładają się spoiwa klejowe, a papier kruszy się i pęka;

● temperatura – odpowiednia dla przechowywania archiwaliów po−winna mieścić się w granicach 14–18oC. W innych wypadkachpapier zacznie zmieniać swą strukturę, staje się bardziej łamliwyi mniej wytrzymały na rozdarcia. Następuje przyspieszone sta−rzenie papieru, pergaminu, płótna, nici i klejów. Uważa się, żewzrost temperatury o 10oC powoduje dwukrotne przyspieszenieróżnych reakcji chemicznych, niszczących strukturę papieru. Pie−częcie woskowe zmieniają kształt, skóra zaś i tkanina kruszy się,napręża i zmienia swoją objętość. Temperatura powyżej 26oC mo−że spowodować rozwój mikroflory;

● wilgotność – optymalna to 50% RH51. Przy gwałtownych, nawetkrótkotrwałych, zmianach wilgotności względnej (zdarza się towiosną i jesienią) może dojść do przyspieszonej destrukcji archi−waliów. Pojawiają się dogodne warunki dla rozwoju mikroorga−nizmów. Dochodzi też do zmiany właściwości fizycznych i me−chanicznych papieru – przejawia się to wzrostem gramatury pa−pieru, osłabieniem wiązań sfilcowanych włókien celulozowych,obniża się wytrzymałość na rozerwanie. Z kolei przy niskiej wil−gotności powietrza (poniżej 40%) następuje przesuszenie papie−ru i klejów, które tracą elastyczność i kruszeją;

108

51 RH – ang. Relative Humidity – wilgotność względna.

● kurz i pyły przemysłowe – występują powszechnie, zwłaszczaw budynkach usytuowanych przy ruchliwych ulicach, w pobli−żu fabryk, kopalni. W kurzu, przy wysokiej wilgotności powie−trza, rozwijają się zarodniki grzybów. Natomiast pyły przemy−słowe zawierają szkodliwe związki chemiczne, które potęgujązakwaszenie papieru i prowadzą do jego rozkładu. Archiwaliabrudzą się, a ich powierzchnie zewnętrzne ścierają się na dro−binach piasku. Dochodzi do zmiany wartości pH52 oraz dozwiększenia higroskopijności materiałów, co przyspiesza roz−wój mikroflory. Przyspieszeniu ulec też mogą niekorzystne re−akcje chemiczne;

● gazy spalinowe – w reakcji z wodą i tlenem tworzą związki bardzoniebezpieczne dla skóry i materiałów celulozowych, sprzyjającszybkiej degradacji. Szczególnie niebezpieczny jest dwutleneksiarki, dwutlenek azotu, chlor i ozon.

Przyczyny biologiczne:● bakterie – mogą rozmnożyć się w temperaturze 28–32oC i w śro−

dowisku o dużej zawartości wilgoci (80–95%);● grzyby – zwłaszcza pleśniowe, są najbardziej aktywne w rozkła−

dzie różnych materiałów. Szybko rozmnażają się w środowiskuwilgotnym. W archiwaliach najczęściej spotykane są: grzybyniedoskonałe, workowce, promieniowce, podstawczaki. Rozmna−żają się najszybciej przy wilgotności 65–80%;

● owady – występują głównie w postaci larwalnej. Drążą otworyw oprawach i wewnątrz obiektów. Rozwijają się w magazynachciemnych, rzadko wietrzonych, na drewnianych regałach. Donajczęściej spotykanych należą: żywiak chlebowiec, rybik cukro−wy, prusak, pustosz kradnik, skórnik słoniniec, przetycz;

● gryzonie – myszy i szczury spotykane są w bardzo zaniedbanychpomieszczeniach.

Przyczyny mechaniczne:● niewłaściwe ułożenie obiektów na regałach;● nieostrożne obchodzenie się ze zbiorami podczas korzystania z nich;

109

52 pH – wykładnik wodorowy; z jego pomocą ustala się kwasowość lub za−sadowość roztworu. Roztwory obojętne mają pH = 7, roztwory kwaśne – od0 do 7, roztwory zasadowe – od 7 do 14. Pomiar pH przeprowadza się przy−rządem zw. pehametrem.

● przesyłanie pocztą;● przenoszenie w inne miejsce.

3. Opakowania dla zbiorówMożliwość długiego przechowywania archiwaliów w znacznym

stopniu zależy od sposobu ich zabezpieczenia przez oprawienie, za−łożenie obwoluty, umieszczenie w teczce lub pudle ochronnym z tek−tury bezkwasowej. Poniżej zestawiono rodzaje opakowań zaleca−nych dla różnych typów archiwaliów.

Materiał archiwalny Rodzaj opakowania

Aktowe materiały archiwalne, Papierowe obwoluty, teki,dokumenty pergaminowe pudła, futerały

Skórzane i pergaminowe Papierowe obwoluty, wiązane okładkioprawy ksiąg tekturowe, teczki, pudła

Dokumenty z pieczęciami Pudła z wycięciami na pieczęciewoskowymi i innymi lub „półką”

Pieczęcie woskowe, metalowe Woreczki z perforowanego,puszki pieczętne, bulle ołowiane niehigroskopijnego papieru,

pudełka tekturowe

Mapy, plany, grafiki, fotografie, Papierowe przekładki, teki,dokumentacja techniczna koperty, tuby

Odpowiednio dobrane opakowania zabezpieczają obiekty przedzbyt szybkim zużyciem, zabezpieczają materiały na półkach, ogra−niczają dostęp światła dziennego, redukują dostęp kurzu i zanie−czyszczeń atmosferycznych. Mogą też, przynajmniej częściowo,ochronić je przed ogniem lub zalaniem.

4. Przechowywanie zbiorówNiezwykle istotne jest właściwe przechowywanie materiałów ar−

chiwalnych w magazynie. Nie może to być piwnica, gdzie często po−jawia się wilgoć i przebiegają instalacje: centralnego ogrzewania,kanalizacyjna, wodna. Nie powinien też być to strych, jeśli nie matam należytej izolacji termicznej. Sufity i ściany powinny być po−

110

malowane jasnymi farbami o dużej zawartości tlenku cynku i tlen−ku tytanu. Instalacja grzewcza powinna mieć zawory termostatycz−ne. W magazynie umieszcza się termometr i higrometr, a odczy−tane wartości temperatury i wilgotności powietrza codziennie zapi−suje się w specjalnie do tego przeznaczonym zeszycie. Drzwi domagazynu muszą być ognioodporne, najlepiej z zamkiem na kodmagnetyczny, co zabezpieczy zbiory przed kradzieżą. W magazyniemusi znaleźć się też gaśnica – jej typ uzależniony jest od rodzajuzbiorów i przepisów miejscowych. Absolutnie nie można w magazy−nie palić tytoniu ani spożywać posiłków. Niedopuszczalne jest teżprzetrzymywanie roślin w magazynach lub pracowani (czytelni)naukowej.

Niedoceniany, a niezwykle ważny z punktu widzenia bezpieczeń−stwa zbiorów, jest problem stałego utrzymania porządku i czysto−ści w magazynach. Brud i kurz są przecież głównymi czynnikamizakażenia akt mikroflorą. Przyczyniają się też do zmian właściwo−ści fizykochemicznych obiektów.

Podłogi w pomieszczeniach, gdzie zgromadzone są zbiory, win−ny mieć gładką fakturę, umożliwiającą łatwe sprzątanie odkurza−czem elektrycznym z filtrem oraz sprzątanie na mokro. Czystąpodłogę można zapastować i wyfroterować. Wówczas kurz nie bę−dzie tam łatwo osiadał. Cyklicznie trzeba odkurzać zbiory – najle−piej odkurzaczem elektrycznym z odpowiednimi końcówkami ssą−cymi. Odkurzanie powinno odbywać się w osobnym pomieszczeniu.Pył i kurz ze sprzętu magazynowego usuwa się szmatką zmoczonąw roztworze środka dezynfekującego. Okresowo powinno się prze−prowadzić dezynfekcję i dezynsekcję magazynów i zgromadzonychtam materiałów. Firmie przeprowadzającej taki zabieg trzebazwrócić uwagę, aby wykorzystane w tym celu preparaty były sku−teczne wobec mikroflory, ale nieszkodliwe dla obiektów odkaża−nych.

Okna powinny być szczelne, aby nie przedostały się przez nieowady oraz pył; należy je zasłaniać żaluzjami przed promieniamisłonecznymi.

Gdy chodzi o sprzęt służący do przechowywania zbiorów, to najko−rzystniejsze są regały metalowe z półkami umożliwiającymi bez−pieczne i wygodne umieszczanie na nich obiektów. Regały w magazy−nach ustawia się prostopadle do okien, a boczne ściany zasłania sięprzed promieniami słonecznymi. Dolna półka winna być zainstalo−wana co najmniej 10 cm nad podłogą, co zminimalizuje ryzyko zala−

111

nia oraz uszkodzenia archiwaliów przez przechodzące osoby. Istotnejest też zachowanie odpowiedniej odległości (15 cm) między górnąpółką a sufitem. Zbiory nie mogą znajdować się blisko źródeł światłaelektrycznego, gdyż grozi to przegrzaniem, a nawet pożarem. Odle−głości między półkami muszą uwzględniać formaty materiałów, dla−tego też warto instalować półki ruchome, łatwe do przemieszczania.

Obiekty rozmieszcza się na półkach tak, by można je łatwo wyj−mować lub przestawiać. Jeśli będą ustawione zbyt ciasno, szybkosię uszkodzą. W sytuacjach gdy półki nie są wypełnione całkowi−cie, należy wykorzystywać podpórki zapewniające stabilne usta−wienie archiwaliów. Powinny mieć one gładką powierzchnię i sze−rokie krawędzie, przez co ustrzeże się obiekty od zagnieceń i roz−darć. Obiekty nie mogą wystawać poza brzegi półek w przejściach,gdyż mogą zostać uszkodzone. Księgi mające oprawę z elementa−mi metalowymi, takimi jak okucia i zapinki, trzeba przechowywaćw pudłach lub oddzielić arkuszem tektury od ksiąg stojących obok.Trzeba pamiętać o oddzielaniu opraw papierowych i opraw z tka−nin od opraw skórzanych.

Obiekty wielkoformatowe, ciężkie (atlasy, albumy, księgi) należyprzechowywać w pozycji leżącej. Nie wolno stawiać ksiąg na ichprzednich krawędziach grzbietem do góry, gdyż spowoduje to oblu−zowanie oprawy i zniszczenie struktury obiektu. Nie powinno sięukładać dokumentów w stosy, gdyż grozi to ich przewróceniem. Nieumieszcza się też dużych obiektów na małych.

Mapy przechowuje się w rulonach umieszczonych w tubusach –np. z tworzywa sztucznego – lub w szufladach dużych szaf w for−mie rozłożonej. Wysokość i głębokość szuflad musi umożliwiać ła−twe wyjmowanie map.

Bardzo ważne znaczenie ma właściwe zdejmowanie ksiąg z półki– nie można tego robić pociągając za górną krawędź grzbietu, po−nieważ doprowadzi to do rozdarcia grzbietu oprawy. Nie przenosisię więcej obiektów niż tyle, ile można mocno uchwycić w dwóch rę−kach. Obiekt o znacznej wartości należy wynosić z magazynu spa−kowany płasko, w mocnym pudle. W razie konieczności pudło takiemożna wyłożyć polistyrenem lub pianką, dzięki czemu obiekt niebędzie się przesuwał wewnątrz pudła. Pojedyncze obiekty przenosisię w tekturowych teczkach i pudłach. Jeśli trzeba z nimi wyjść nazewnątrz, pudło powinno się nieść w polietylenowej torbie. Gdyobiekty wynoszone są na zewnątrz budynku, należy użyć kontene−rów z zamykanymi pokrywami.

112

Odrębną kwestią są działania profilaktyczne w stosunku do do−kumentacji dźwiękowej. Taśmy magnetofonowe i płyty gramo−fonowe winylowe powinny być umieszczane w szafach drewnia−nych w pozycji pionowej. Ważna jest ochrona przed wpływem ze−wnętrznych pól magnetycznych oraz utrzymywanie właściwej tem−peratury oraz wilgotności względnej powietrza. Dla celów użytko−wych warto przegrać zbiory na płyty kompaktowe i udostępniać jetylko w tej postaci. Niezależnie od przypadkowego stwierdzeniazłego stanu zachowania, należy co kilka lat przeprowadzić wyryw−kową kontrolę jakości dźwięku przez przesłuchanie zapisu.

Sprawą pierwszoplanową w profilaktyce jest zagwarantowaniestałych, optymalnych warunków przechowywania obiektów. Ponie−waż zasadniczy wpływ na stan archiwaliów ma temperatura i wil−gotność powietrza, trzeba bezwzględnie przestrzegać ich wartościokreślonych przepisami. W zależności od nośnika są one zróżnico−wane.

Rodzaj materiału Temperatura Wilgotność archiwalnego powietrza względna

powietrza RH

Pergamin i skóra 18oC (+−2oC) 50–60% (+−5%)

Papier 16oC (+−2oC) 45–55% (+−5%)

Fotografie czarno−białe,negatywy, pozytywy 21oC (+−2oC) 25–35% (+−5%)

Fotografie kolorowe, negatywy i pozytywy 2oC (+−2oC) 25–35% (+−5%)

Negatywy na szkle 21oC (+−2oC) 30–50% (+−5%)

Materiały audiowizualne:cylindry, dyski mechaniczne 18oC (+−2oC) 40% (+−5%)

Taśmy magnetofonowe, taśmy VHS i inne 18oC (+−2oC) 30% (+−5%)

Płyty CD 20 oC (+−3oC) 40% (+−5%)

113

Utrzymanie optymalnych parametrów spowalnia szybkość reak−cji chemicznych prowadzących do destrukcji zbiorów, zapobiega od−kształceniom mechanicznym i chroni przed zniszczeniem biologicz−nym.

Ważne jest częste wietrzenie pomieszczeń, zwłaszcza w okresieletnim. Jeżeli w pomieszczeniu, w którym znajdują się zbiory, jestzbyt sucho, można włączyć nawilżacz lub ustawić naczynia ka−mionkowe z wodą. Natomiast jeśli wilgotność jest wyższa niż 65%,należy włączyć osuszacz (odwilżacz) powietrza.

W trosce o ochronę zbiorów przed pożarem instaluje się automa−tyczną instalację alarmową. Jeśli jej brak, musi wystarczyć gaśni−ca umieszczona w oznakowanym miejscu i łatwo dostępna.

Niezwykle istotne jest należyte oświetlenie pomieszczeń świa−tłem elektrycznym. W magazynach i na ekspozycji powinno onobyć możliwie najsłabsze – od 50 do 200 luksów. Pomiaru dokony−wać trzeba światłomierzem (mierzy on natężenie światła w lu−ksach, czyli lumenach na metr kwadratowy). Pamiętać trzeba, iżpromienie ultrafioletowe (najwięcej jest ich w świetle dziennym)mogą powodować zmiany fizyczne i chemiczne. Wprawdzie najbar−dziej popularne są lampy żarowe, lecz emitują one dużo ciepła.Dlatego najkorzystniej jest zamontować lampy fluorescencyjne,czyli świetlówki. Wydzielają one mało ciepła i są energooszczędne.Światło w magazynach zapala się tylko wówczas, gdy przebywatam obsługa. W przypadku eksponowania na wystawach materia−łów szczególnie wrażliwych na światło (gazety, fotografie, akware−le, tkaniny) czas ekspozycji nie powinien przekraczać okresudwóch miesięcy.

Jeżeli archiwista zauważy obiekty skażone przez mikroorgani−zmy, powinien niezwłocznie odizolować je od pozostałych materia−łów i zlecić dezynfekcję. Półki, na których znajdował się takiobiekt, trzeba przetrzeć roztworem dezynfekcyjnym. Przede wszy−stkim jednak, w trosce o stan mikrobiologiczny zbiorów, należysprawdzać, czy przejęte przez archiwum obiekty nie są zakażone.Trzeba też kontrolować cyrkulację powietrza w pomieszczeniachmagazynowych, utrzymywać w nich porządek i czystość. Raz nakilka lat trzeba dokonać dokładnego oczyszczenia archiwaliówz kurzu i pyłu. Nie powinno się ustawiać materiałów na półkachbezpośrednio przy ścianie zewnętrznej, ponieważ zakłóca to cyrku−lację powietrza. Ważną kwestią jest zapewnienie izolacji wodnejpiwnic oraz dbałość o stan rynien.

114

W pomieszczeniu, w którym przechowujemy zbiory, mogą poja−wić się owady i gryzonie. Aby ograniczyć lub zupełnie wyelimino−wać ich obecność, należy systematycznie sprawdzać, czy w budyn−ku nie zauważono śladów ich bytności. Nie wolno przechowywaćw magazynach żywności ani napojów. W oknach i otworach wenty−lacyjnych winny być założone siatki. Trzeba też regularnie usuwaćśmieci i sprzątać miejsca wokół koszy na odpadki. Dbałość o czy−stość wszystkich pomieszczeń archiwum musi być standardemw poczynaniach archiwisty.

Obecność owadów w archiwaliach można rozpoznać po wydrążo−nych w kartach wąskich kanalikach. Czasem można w takim kana−liku napotkać martwego owada lub tylko ekskrementy pozostawio−ne przez niego (mają jasną barwę). O obecności grzybów pleśnio−wych i bakterii świadczyć będzie: pudrowy nalot w kolorze czarnymlub białym, przebarwienia na papierze w kolorze różowym i brunat−nym, a także bardzo słaba (bibulasta) struktura papieru.

Wszystkie osoby zatrudnione w archiwach muszą posiadać pod−stawowe wiadomości z zakresu profilaktyki. Magazynierzy powin−ni mieć odzież ochronną, przeznaczoną wyłącznie do pracy w ma−gazynie: fartuch, rękawiczki, maseczkę.

Przy organizowaniu wystaw warto rozważyć, czy w celu ochronyoryginału nie byłoby lepiej wyeksponować jedynie kolorowej foto−kopii, faksimile, makiety czy nawet cyfrową kserokopię materiałuarchiwalnego. Zwiedzający powinni zrozumieć, że ważniejsze jestuchronienie obiektu przed działaniem szkodliwych czynników niżestetyczne doznanie osoby oglądającej ekspozycję. Często zresztąjakość wykonanej fotokopii jest tak dobra, że z trudem można jąodróżnić od oryginału. Ekspozycję oświetla się światłem odbitym.Po godzinach otwarcia wystawy gabloty należy przykryć zasłona−mi lub papierem. Trzeba pamiętać o tym, że szkodliwość promie−niowania świetlnego kumuluje się w czasie. Przyjęto, iż archiwaliamogą być wystawione na działanie światła najwyżej przez trzymiesiące po 8 godzin dziennie. Promieniowanie ultrafioletowe re−dukuje się, stosując filtry i zasłony.

5. Konserwacja archiwaliówKonserwacja (zwana też restauracją) jest zespołem zabiegów,

które podejmuje się na uszkodzonym obiekcie w celu przywróceniamu stanu pozwalającego na dalsze użytkowanie. Konserwacja po−winna polegać na ratowaniu archiwaliów przed dalszą destrukcją

115

i zachowaniu tego, co przetrwało do chwili podjęcia zabiegu restau−racyjnego.

Podstawowymi warunkami prawidłowej i skutecznej pracy re−stauratora jest dysponowanie przezeń odpowiednim pomieszcze−niem oraz zestawem niezbędnych narzędzi, aparatury, odczynni−ków chemicznych.

Archiwista nie jest w stanie zorganizować sobie takiego zaple−cza, a tym bardziej – nie mając doświadczenia zawodowego i prak−tycznego – prawidłowo wykonać poważniejszych zabiegów konser−watorskich, takich jak uzupełnienie ubytków papieru masą papie−rową, restauracja pieczęci, oprawa w skórę itp. Może się jedynieograniczyć do tzw. małej konserwacji i to wyłącznie w przypadkuobiektów współczesnych. Bez wątpienia potrafi on mechanicznieoczyścić z pyłu i kurzu karty papieru, posługując się w tym celumiękkim pędzelkiem, tamponem z waty i gumką ołówkową. Jesttakże w stanie usunąć rdzę po wyjętych z akt spinaczach i zszyw−kach metalowych, poprzez delikatne zeskrobanie osadu z papieruprzy użyciu noża (skalpela), a następnie oczyścić kartę z pyłu.Usuwanie innych zanieczyszczeń wymaga już wykorzystania roz−maitych odczynników chemicznych i preparatów. Wymaga teżwielkiej ostrożności. Dlatego może się odbywać wyłącznie w spec−jalistycznej pracowni konserwatorskiej.

W warunkach archiwalnych można samodzielnie wyprostowaćpogniecioną kartę papieru. Aby to uczynić, należy nawilżyć tam−ponem nasyconym wodą destylowaną miejsce zagniecione na karcie(po uprzednim sprawdzeniu, czy pismo jest trwałe i nie rozpłyniesię), a następnie włożyć kartę między dwa arkusze kartonu i umieś−cić w prasie introligatorskiej (lub między deskami pod przyciskiem).Już po kilku godzinach uzyskamy pożądany efekt.

Nierzadko archiwista będzie miał do czynienia z kartamiprzedartymi. Jeśli defekt ten występuje w materiałach współcze−snych, może spróbować sam go naprawić. Tym bardziej że pozo−stawienie tego uszkodzenia może spowodować dalsze rozdarcie,a nawet oderwanie znacznego fragmentu tekstu. Znanych jestkilka rodzajów klejenia rozdarć. Do najbardziej popularnych na−leży klejenie „na styk”. Wykorzystuje się tu naturalną, włóknistąstrukturę papieru. Znajdujące się na krawędziach rozdarciawłókna smaruje się klejem (najlepiej metylocelulozowym – przyużyciu pędzelka), a następnie na szklanej płycie składa się roz−darcie i delikatnie wygładza kostką introligatorską. Klejenie bę−

116

dzie wówczas prawie niewidoczne, a czytelność tekstu nie będzieosłabiona.

W przypadku rozdarć zastarzałych, gdzie doszło już do załamań,deformacji i ubytku papieru, klejenie „na styk” nie będzie skutecz−ne. Wówczas przeprowadza się zabieg zwany dublażem. Polega onna zaklejeniu rozdarcia pasemkiem bibułki japońskiej, posmaro−wanej klejem metylocelulozowym. Sklejenie takie jest dość mocne,elastyczne i w małym stopniu obniża czytelność zaklejonego te−kstu. W ostatnim czasie pojawiły się w sprzedaży bibułki samo−przylepne, bezkwasowe, zawierające rezerwę zasadową (tzw. fil−moplast firmy Neschen) Można z nich korzystać w przypadku aktspisanych na papierze maszynowym. W żadnym wypadku niewolno natomiast korzystać ze zwykłych taśm samoprzylep−nych (popularnych Scotchy). Z biegiem lat taśma taka żółknie,traci elastyczność i wytrzymałość mechaniczną, powoduje przebar−wienie i prześwitywanie papieru. Substancja klejowa bardzo nie−korzystnie wpływa na papier, farbę drukarską, atrament; zwięk−sza chłonność wilgoci i obniża wartości pH.

Archiwista może sobie również sam poradzić w przypadku nie−wielkiego zalania akt wodą. Musi wówczas natychmiast przystąpićdo ich osuszania, rozstawiając wachlarzowo na podłodze lub prze−kładając zamoczone karty arkuszami bibuły. Metoda ta jest dośćpracochłonna, ale nie wymaga kosztownego sprzętu ani materia−łów. Może jednak spowodować odkształcenia suszonego materiału.W żadnym wypadku nie można archiwaliów osuszać, kładąc je nakaloryferze, gdyż grozi to sklejeniem się kart i skamienieniem blo−ku. Akta lepiej suszyć na powietrzu, można też wykorzystać osu−szacze powietrza lub też suszyć je metodą liofilizacji albo próżnio−wo. Jeśli ilość zalanego materiału jest bardzo duża, należy go za−mrozić, aby zredukować zniekształcenia fizyczne i możliwość zain−fekowania biologicznego. Trzeba jednak pamiętać, iż rozmrażać ta−kie materiały można tylko przy użyciu specjalistycznego sprzętu– liofilizatorów. Praktyczniejsze zatem jest suszenie naturalne.

Z materiałów archiwalnych, na których dostrzegalne są śladypleśni, można usunąć nalot bawełnianą szmatką lub pędzelkiem,a następnie przetrzeć tamponem zwilżonym w alkoholu etylowymlub w zalecanym przez konserwatorów preparacie dezynfekcyjnym.Jeżeli nalot pleśniowy znów się pojawi, trzeba bezzwłocznie skon−sultować się ze specjalistą, eksperymentowanie w tym zakresie mo−że bowiem okazać się bardzo szkodliwe dla obiektu. Wszystkie

117

powyższe zabiegi trzeba wykonywać w jednorazowych lateksowychrękawiczkach, maseczce na twarzy oraz w odzieży ochronnej.

6. ReprografiaFormą ochrony zbiorów przed zniszczeniem może być reprografia.

Wykonanie kopii pozwala na ograniczenie udostępniania oryginal−nych archiwaliów. Najbardziej rozpowszechnionymi metodami re−prograficznymi są: fotografia, kserokopiowanie, mikrofilmowanie.

Kserokopie z materiałów archiwalnych powinny być wykonywanesporadycznie i to tylko wówczas, gdy stan fizyczny dokumentu po−zwala na jego skopiowanie. Trzeba pamiętać o tym, że naświetle−nie kopiowanego materiału w maszynie kopiującej niszczypapier i przyspiesza jego starzenie. Lepiej ochronie oryginal−nych dokumentów służy fotografia. Jakość fotografii jest też niepo−równanie lepsza niż kserokopii – oddaje kolor i wyrazistość pisma.

W interesie każdego archiwum jest natomiast stworzenie zbiorumikrofilmów użytkowych. W zależności od potrzeb sporządzasię mikrofilmy obiektów najcenniejszych lub też najbardziejzagrożonych. Chodzi tu o archiwalia, które są najczęstszym przed−miotem zainteresowania użytkowników. W przypadku publikacjikorzysta się już z klisz oryginałów, dzięki czemu nie ma potrzebyponownego fotografowania oryginału, co przyczynia się do jegoochrony. Jeśli jest to możliwe, warto wykonać również mikrofilmarchiwalny. Będzie on stanowił zabezpieczenie treści różnychdokumentów na wypadek katastrofy (pożar, powódź, trzęsienieziemi, wojna). Podstawowe znaczenie będzie tu miała kompletnośći zgodność z oryginalnym dokumentem. Mikrofilm taki powinienbyć wykonany na filmie czarno−białym.

Coraz powszechniejsze stają się obecnie techniki skanowaniaarchiwaliów lub wykonywania zdjęć cyfrowych. Kłopotliwą stronąstosowania tych technologii, ze względu na szybkie starzenie sięnośników i programów komputerowych, jest długoletnie prze−chowywanie kopii. Nadal uważa się zatem, iż najtrwalszym zabez−pieczeniem materiałów archiwalnych są mikrofilmy. Ich żywotnośćjest dziesięciokrotnie dłuższa niż płyt kompaktowych.

118

WSKAZÓWKI BIBLIOGRAFICZNE

Wydane w Polsce podręczniki archiwistyki były pisane z myśląo studentach, którzy w przyszłości zasilą kadry pracowników ar−chiwów państwowych lub archiwów zakładowych (instytucjii przedsiębiorstw). Z tej przyczyny ich treść jest dostosowana dospecyfiki funkcji i zasobu tych archiwów. W tym obszarze tema−tycznym ciągle brakuje natomiast podręcznika napisanego z myśląo archiwistach pracujących w instytucjach polonijnych. Mimo towiele przydatnych informacji, dotyczących ogólnych spraw archi−walnych, w tym metodyki postępowania z archiwaliami, znaleźćmożna w podręcznikach autorstwa Haliny Robótki, Bohdana Ry−szewskiego i Andrzeja Tomczaka, pt. Archiwistyka (Warszawa1989), jak również w kilkakrotnie wznawianej pracy zbiorowej wy−danej pod redakcją Stanisława Nawrockiego i Stanisława Sierpow−skiego, pt. Metodyka pracy archiwalnej (wydanie I – Poznań 1992;wydanie V – Poznań 2004). Ciągle bardzo przydatna jest takżeksiążka Czesława Biernata, Problemy archiwistyki współczesnej(Warszawa 1977), a także broszura autorstwa Wacława Milew−skiego Inwentaryzowanie małych zespołów archiwalnych (Londyn1981). Wśród nowszych opracowań, kierowanych jednak raczej doarchiwistów zakładowych, wymienić można Poradnik kancelaryj−no−archiwalny, praca zbiorowa pod redakcją Tadeusza Dzwonkow−skiego i Krzysztofa Stryjkowskiego (Poznań–Zielona Góra 2000)oraz Vademecum kancelaryjno−archiwalne pod redakcją K. Stryj−kowskiego (Poznań 2001). W pracy archiwisty przydatna jest rów−nież książka Ireneusza Ihnatowicza, Vademecum do badań nad hi−storią XIX i XX wieku (t. 1/2, Warszawa 1967–1971) oraz jej dru−gie, poszerzone wydanie (Ireneusz Ihnatowicz, Andrzej Biernat,Vademecum do badań nad historią XIX i XX wieku, Warszawa 2003).

Podstawowe informacje na temat opracowania i postępowania z ar−chiwaliami znaleźć można w najważniejszym polskim czasopiśmie ar−chiwalnym, jakim jest „Archeion”, ukazujący się od 1926 r. Wśród licz−nych artykułów wymienić można klasyczną już publikację Kazimie−rza Konarskiego pt. Wstęp do inwentarza zespołu archiwalnego.

119

Zasady opracowania („Archeion”, 21, 1952, s. 192–201). Bibliografięzawartości pierwszych stu tomów „Archeionu” zamieszczono w do−datku do tomu 100 tego czasopisma, opracowanym przez Reginę Pie−chotę (Warszawa 2000). Warto też zwrócić uwagę na Bibliografię ar−chiwistyki polskiej do roku 1970 w opracowaniu Jana Pakulskiego,Reginy Piechoty i Bohdana Ryszewskiego (Warszawa 1984).

Przepisy archiwalno−metodyczne zostały wydane w publikacji Zbiórprzepisów archiwalnych wydanych przez Naczelnego Dyrektora Ar−chiwów Państwowych, wybór i opracowanie Maria Tarakanowskai Ewa Rosowska (Warszawa 2001). Najnowsze wskazówki metodycz−ne publikowane są na bieżąco w „Archeionie” (począwszy od t. 104).

W pracy każdego archiwisty niezbędną pomoc stanowią słowni−ki archiwalne. Ciągle przydatny jest Polski słownik archiwalnywydany pod redakcją Wandy Maciejewskiej (Warszawa 1974).Z nowszych wydawnictw polecić można międzynarodowy słownikarchiwalny Dictionary of Archival Terminology. Dictionnaire determinologie archivistique. English and French with equivalentsin Dutch, German, Italian, Russian and Spanish, 2nd Revised Edi−tion, ed. by P. Walne, München–New York–London–Paris 1988.

Z zagadnień szczegółowych, przydatne mogą być tłumaczeniapolskie międzynarodowych standardów archiwalnych: Międzyna−rodowy standard opisu archiwalnego. Część ogólna ISAD(G) (War−szawa 1995) oraz Międzynarodowy standard archiwalnych hasełwzorcowych ISAAR(CPF) (Warszawa 2000).

Do postępowania z dokumentacją nieaktową pomocne są publika−cje Haliny Robótki, Metodyka archiwalna. Opracowanie dokumen−tacji geodezyjno−kartograficznej, technicznej, audiowizualnej (foto−grafii, filmów i mikrofilmów, nagrań), Toruń 1988, oraz HelenyKarczowej pt. Rozwój form kancelaryjnych i współczesne rodzaje do−kumentów archiwalnych. Dokumentacja wizualna i audialna (foto−grafie, filmy, nagrania), Toruń 1979. Podstawowe zasady zabezpie−czania i przechowywania materiałów fotograficznych podaje przewo−dnik opracowany przez zespół redakcyjny w składzie: Sebastian Do−brusskin, Wolfgang Hesse, Martin Jürgens, Klaus Pollmeier, Mar−jen Schmidt, wydany przez Związek Muzeów Badenii−Wirtembergii(wyd. 4 – Esslingen 2001). Przydatna może być też publikacja Au−diovisual Archives. A practical reader. Edited and compiled by He−len P. Harrison. General Information Programme and UNISISTUNESCO, zamieszczona na stronie internetowej http://unesdoc.une−sco.org/images/0010/001096/109612eo.pdf

120

Zagadnienia przechowywania i konserwacji archiwaliów oma−wiane są szerzej w opracowaniach: Maryny Husarskiej i Ireny Sa−durskiej Konserwacja zbiorów archiwalnych i bibliotecznych (War−szawa 1968), a także Aktualne tendencje ochrony zbiorów biblio−tecznych i archiwalnych, red. B. Drewniewska−Idziak (Warszawa2002), Ochrona i konserwacja zbiorów bibliotecznych. Materiałyz ogólnopolskiej konferencji, 15–17 października 1998 (Warszawa1998) oraz Preservation Management. Between policy and practi−ce, ed. ECPA (Hague 1999). Przydatne w tej dziedzinie są równieżksiążki Bronisława Zyski, pt. Biologia książki (cz. 1–2, Katowice1996–1997) oraz Ochrona zbiorów bibliotecznych przed zniszcze−niem, t. 1–4 (Katowice 1991–1998).

Jacek Krochmal

ANEKSY

Aneks nr 1

Wzory formularzy archiwalnych

1. Karta zespołu (zbioru) – awers.

125

KA

RT

AZ

ESP

O£

U(Z

BIO

RU

) –

za³¹

czni

k do

dec

yzji

nr

17 N

acze

lneg

o D

yrek

tora

Arc

hiw

ów P

añst

wow

ych

z dn

ia 3

0.09

.200

5 r.

1. S

ymbo

l kar

ty2.

Naz

wa z

espo

³u (z

bior

u)3.

Kod

zes

po³u

(zbi

oru)

4. S

tem

pel A

rchi

wum

5a. D

aty

krañ

cowe

5b. D

aty

krañ

cowe

do

k. n

iear

chiw

alne

j

6. R

ozm

iar z

espo

³u (z

bior

u)6a

. Licz

ba j.

a.6b

. Licz

ba m

b6c

. Opr

acow

ane

j.a.

6d. O

prac

owan

e m

b.6e

. Nie

opra

cowa

ne j.

a.6f

. Nie

opra

cowa

ne m

b.6g

. Bez

ewi

denc

ji j.a

.6h

. Bez

ewi

denc

ji mb.

6i. N

iear

ch. j

.a.

6j. N

iear

ch. m

b.

7. D

aty

i num

ery

ksiê

gi n

abyt

ków,

uby

tków

i pr

zesu

niêæ

miê

dzyz

espo

³owy

ch

8. S

tan

zach

owan

ia

8a. S

zacu

nkow

y

8b. Z

ewnê

trzny

8c. F

izycz

ny

9. P

omoc

e ar

chiw

alne

10. B

iblio

graf

ia11

. Inf

orm

acje

dod

atko

we

12. D

ata

13. I

miê

i na

zwisk

o

2. Karta zespołu (zbioru) – rewers.

126

14. D

zieje

akt

otwó

rcy:

15. Z

awar

toϾ

:

16. D

ostê

pnoœ

æ:17

. Jêz

yk:

3. Opis teczki aktowej (przykład) – zob. s. 129, przykład wypeł−nienia karty inwentarzowej oraz Aneks nr 2 – inwentarz książkowy,opis sygn. 1.

Archiwum ……………[pieczęć archiwum / instytucji]

Zesp. nr 1275 – Zbiór dr. Jana Rauma

Artykuł dr. Jana Rauma pt. „Przyczynek do nauki o nekrozie komórki”

1893

k. 7

Dawna sygn. 7

1127

4. Karta inwentarzowa dla dokumentacji aktowej (wzór).

Legenda:1. nazwa archiwum,2. nazwa zespołu (zbioru),3. sygnatura,4. tytuł jednostki (teczki) lub krótka informacja o jej zawartości, 5. daty skrajne,6. opis zewnętrzny (stan zachowania),7. dawne sygnatury (w kolejności od najmłodszej, tj. ostatnio

nadanej),8. informacje o edycji źródła,9. uwagi dodatkowe.

Pozostałe rubryki (górne) pozostają niewypełnione; w lewym gór−nym rogu można odcisnąć pieczęć archiwum (instytucji).

128

5. Karta inwentarzowa – przykład wypełnienia (zob. Aneks nr 2– inwentarz książkowy, opis sygn. 1).

129

Aneks nr 2

Przykładowy inwentarz książkowy ze wstępem

Prezentowany poniżej inwentarz książkowy zbioru archiwalne−go Zbiór dr. Jana Rauma z lat 1859–1923 pochodzi z zasobu Ar−chiwum Państwowego miasta stołecznego Warszawy. Zbiór ten zo−stał opracowany przez Marcina Majewskiego, który jest równieżautorem wstępu do inwentarza.

Do sporządzenia inwentarza wykorzystano komputerową bazęIZA (zob. wyżej, s. 102), umożliwiającą wydrukowanie gotowego(wypełnionego) formularza inwentarza książkowego. Kolejne wer−sje bazy IZA pozwalają na modyfikowanie układu tego formularza,przy zachowaniu wszystkich jego części składowych. Tak więc za−równo technika wykonania inwentarza, jak też rozmieszczenie ele−mentów opisu jednostek archiwalnych są dowolne i zależą wyłącz−nie od środków technicznych, jakimi dysponuje archiwista.

Inwentarz ten został zamieszczony w poradniku jako przykładopracowania niewielkiego zbioru archiwalnego zawierającego spu−ściznę po – w tym przypadku – wybitnym chirurgu. Archiwiści opra−cowujący podobne zespoły (zbiory) będą mogli wzorować się zarów−no na zawartości i układzie wstępu do inwentarza, jak też schema−cie zawartości samego inwentarza książkowego. Zaprezentowanyinwentarz może być zatem traktowany jako pomoc przy opracowy−waniu innych zespołów (zbiorów) archiwalnych.

130

72Archiwum Państwowe m.st. WarszawyKrzywe Koło 7/900−270 Warszawa

INWENTARZ

Zespołu (zbioru) akt: Zbiór dr Jana Rauma

z lat 1859–1923

Nr zespołu: 1275

Opracował: Marcin Majewski

131

Spis treœci:

1. Wstêp do inwentarza – Biogram – Dzieje zespo³u– Charakterystyka archiwalna zespo³u– Zawartoœæ zespo³u– Analiza metod porz¹dkowania i inwentaryzacji zespo³u– Bibliografia

2. Inwentarz – Prace twórcy zespo³u – Materia³y dzia³alnoœci twórcy zespo³u– Materia³y biograficzne– Korespondencja– Materia³y rodzinne– Materia³y osób obcych

132

Wstêp do Inwentarza

Zbiór dr Jana Rauma

I. BiogramJan Roch Raum (1854–1918), lekarz, chirurg warszawski, urodzi³ siê

16 sierpnia w Warszawie. By³ synem Jana. Po ukoñczeniu nauki w IV Gim-nazjum Pañstwowym w Warszawie rozpocz¹³ w 1873 r. studia lekarskiew Berlinie. Nastêpnie przez dwa semestry (VIII 1875–XII 1876) studiowa³w Wiedniu, po czym wróci³ do Berlina, gdzie w 1878 r. uzyska³ stopieñ dok-tora medycyny i chirurgii na podstawie pracy pt. „Die Wirkliche Dauer dereinfachen Muskelzusammenziehung”. Przeniós³ siê nastêpnie do Dorpatu,by zdobyæ uprawnienia do praktyki lekarskiej w Cesarstwie Rosyjskim.Po otrzymaniu stopnia doktora medycyny na Uniwersytecie w Dorpaciew 1883 r. na podstawie pracy pt. „Beiträge zur Entwickelungsgeschichteder Cysticercen”, Jan Raum powróci³ do Warszawy, gdzie rozpocz¹³ pracêjako asystent najpierw w Klinice Juliana Kosiñskiego, póŸniej w oddzia³achW³adys³awa Krajewskiego i najd³u¿ej, bo ponad cztery lata, w SzpitaluEwangelickim u W³adys³awa Stankiewicza.

Jednoczeœnie prowadzi³ prace badawcze na Uniwersytecie Warszaw-skim w pracowni patologii doœwiadczalnej S. M. £ukjanowa. W 1891 r.mianowany zosta³ etatowym laborantem przy katedrze patologii ogólnej.Zajmowa³ siê bakteriologi¹ i histopatologi¹, w tym etiologi¹ tê¿ca. Og³osi³kilka prac o wynikach badañ nad martwic¹ komórek. Prace swe og³asza³w czasopismach lekarskich (w sumie ponad 225). Prze³o¿y³ dzie³ko s³aw-nego chirurga Fryderyka Esmarcha pt. „Pierwsza pomoc w nag³ych wypad-kach” (Warszawa 1890), bêd¹ce bogato ilustrowanym podrêcznikiemo pierwszej pomocy w fabrykach i na wsi. Opublikowa³ równie¿ przegl¹dpolskiego piœmiennictwa lekarskiego za rok 1897 (Warszawa 1898).

W 1883 r. Jan Raum obj¹³ ordynaturê oddzia³u chirurgicznego w Szpi-talu Przemienienia Pañskiego w Warszawie i poœwiêci³ siê ca³kowicie pra-cy szpitalnej. W 1899 r. zosta³ ponadto mianowany lekarzem naczelnymtego¿ szpitala. Swój oddzia³ chirurgiczny powiêkszy³ o 100 ³ó¿ek i posta-

133

wi³ go na poziomie europejskim. W oddziale tym wykonywano do 1200operacji rocznie.

Raum zas³yn¹³ w Warszawie jako wprawny i œmia³y chirurg, stosuj¹cynajnowsze zdobycze nauki. Szczególnie zaj¹³ siê neurochirurgi¹, kiedyspecjalnoœæ ta by³a jeszcze w powijakach. Cechowa³a go du¿a wiedza te-oretyczna i doskona³a technika operacyjna. Jako lekarz naczelny zabiega³o rozbudowê swojej placówki. Obj¹wszy szpital zaniedbany, o 60 ³ó¿kach,doprowadzi³ go do stanu 500 ³ó¿ek i unowoczeœni³. Przyczyni³ siê do utwo-rzenia nowoczesnego laboratorium bakteriologicznego i pracowni radiolo-gicznej. Jako jeden z pierwszych w Warszawie zaprowadzi³ w szpitalu wy-ja³awianie materia³ów opatrunkowych i narzêdzi w parze pod ciœnieniem(w autoklawie) oraz wprowadzi³ u¿ywanie podczas operacji wyja³owionychrêkawiczek nicianych, a póŸniej gumowych.

Posiada³ bogat¹ bibliotekê lekarsk¹. Œledzi³ na bie¿¹co piœmiennictwoi dzieli³ siê nim ze swoimi wspó³pracownikami. Wywiera³ na nich du¿ywp³yw i pobudza³ do pracy.

Dzia³a³ w konspiracji przeciw caratowi. Na swym oddziale chirurgicznymleczy³ rannych w starciach z policj¹ carsk¹ i swoj¹ karet¹ przewozi³ w bez-pieczne miejsca.

7 stycznia 1890 r. Jan Raum zosta³ wybrany na cz³onka czynnego Towa-rzystwa Lekarskiego Warszawskiego i od tego czasu przedstawia³ na po-siedzeniach Towarzystwa wiele ciekawych przypadków chirurgicznych. By³cz³onkiem Kasy Wsparcia podupad³ych lekarzy, istniej¹cej przy Towarzy-stwie. Dzia³a³ równie¿ w innych towarzystwach, zarówno polskich, jak i za-granicznych: Towarzystwie Osad Rolnych i Przytu³ków Rzemieœlniczych(od 28 czerwca 1908 r.), Warszawskim Towarzystwie Hygienicznym (od 19kwietnia 1912 r.), Towarzystwie Zachêty Sztuk Piêknych w KrólestwiePolskim, wchodzi³ w sk³ad Komitetu Muzeum Przemys³u i Rolnictwaw Warszawie, gdzie 15 listopada 1913 r. do³¹czy³ do grona Cz³onków Pro-tektorów Muzeum. By³ równie¿ cz³onkiem Deutschen Orthopädischen Ge-sellschaft (od 14 kwietnia 1914 r.) oraz stowarzyszenia L’Assistance auxAnimaux we Francji.

Posiada³ tytu³ Radcy Stanu. Nale¿a³ do kolegium Magistratu m. Warsza-wy do Spraw Dobroczynnoœci Publicznej i Zarz¹du Szpitali i Zak³adów Do-broczynnych oraz wchodzi³ od 1909 r. do komisji dostaw leków, œrodkówopatrunkowych i urz¹dzeñ do szpitali.

W pracy zarazi³ siê czerwonk¹, na któr¹ zmar³ 22 paŸdziernika 1918 r.Pochowany zosta³ w grobie rodzinnym na cmentarzu Pow¹zkowskimw Warszawie. By³ odznaczony (1908) orderem œw. Stanis³awa II kl. Rodzi-ny nie za³o¿y³.

134

II. Dzieje zespo³uAkta zosta³y przekazane do Archiwum w latach 1950–1955 i zarejestro-

wane pod wspólnym tytu³em „Zbiory rodzinne”. Zbiór otrzyma³ nr 1275.

III. Charakterystyka archiwalna zespo³u1. Tytu³ zespo³u: „Zbiór dr Jana Rauma”2. Granice chronologiczne: 1859–19233. Granice terytorialne: akta dotycz¹ przede wszystkim Warszawy, lecz

mo¿na tutaj znaleŸæ równie¿ dokumenty z Berlina, Dorpatu i Wiednia.4. Rozmiary zespo³u: utworzono 39 jednostek, które stanowi¹ 0,37 m.b akt.5. Charakterystyka techniczna materia³u aktowego:

– fizyczny stan zachowania akt – akta znajduj¹ siê w dobrym stanie– w trakcie porz¹dkowania akta nie by³y brakowane, nie by³y mikrofilmo-wane.

IV. Zawartoœæ zespo³uZachowany materia³ aktowy dotyczy dzia³alnoœci, zarówno naukowej jak

i zawodowej, dr Jana Rauma z lat 1903–1918. Sk³adaj¹ siê nañ druki, rê-kopisy, maszynopisy, notatki, zestawienia bibliograficzne, zdjêcia oraz listy.Ca³oœæ materia³u podzielono na szeœæ grup:

1. Prace twórcy zespo³ua) artyku³y:W grupie tej znalaz³y siê dwa artyku³y autorstwa dr J. Rauma: pierwszy,

dotycz¹cy nekrozy komórki oraz artyku³ poœwiêcony neurochirurgii, dzie-dzinie medycyny bêd¹cej wówczas jeszcze w powijakach. Materia³omnadano uk³ad chronologiczny.

b) materia³y warsztatowe:Znalaz³y siê tutaj notatki i wycinki prasowe gromadzone przez dr Rauma,

odnosz¹ce siê do jego zainteresowañ. Poruszaj¹ one zagadnienia z takichdziedzin medycyny jak: chirurgia, radiologia, czy problemy chirurgii wojsko-wej, w tym ran postrza³owych. Do materia³ów pomocnych w pracy nauko-wej zaliczone zosta³y równie¿ zestawienia bibliograficzne, spisy ksi¹¿eki czasopism znajduj¹cych siê w jego osobistej bibliotece oraz zbiór zdjêæ pa-cjentów Szpitala Miejskiego Przemienia Pañskiego w Warszawie. Akta upo-rz¹dkowano chronologicznie.

135

2. Materia³y dzia³alnoœci twórcy zespo³ua) materia³y zwi¹zane z prac¹ dydaktyczn¹ dr J. Rauma na wy¿szych

uczelniach:Znalaz³o siê tu zarz¹dzenie Szefa Administracji Genera³gubernatorstwa

Warszawskiego w sprawach przeprowadzenia egzaminów studentów me-dycyny Uniwersytetu Warszawskiego oraz listy imienne studentów tego¿wydzia³u. Akta u³o¿one zosta³y w porz¹dku chronologicznym.

b) materia³y zwi¹zane z prac¹ zawodow¹:Umieszczono tutaj materia³y dotycz¹ce dzia³alnoœci Szpitala Miejskiego

Przemieniania Pañskiego w Warszawie, w tym: obsadê personelu szpitalai odbywaj¹cych praktyki studentów, zestawienia tabelaryczne, statystykichorych, sprawozdania, sprawy finansowe (zapotrzebowania, rozliczenia)oraz opis sal szpitalnych z podanym metra¿em pomieszczeñ. Ciekawymdokumentem jest wyszczególnienie obowi¹zków i rozk³ad dnia poszczegól-nych pracowników, ukazuj¹ce dzieñ powszechni placówki medycznej nieod strony zarz¹dzania, a pracuj¹cych tam ludzi. Materia³om nadano uk³adchronologiczny.

c) materia³y zwi¹zane z dzia³alnoœci¹ wydawnicz¹:Obejmuj¹ jedn¹ jednostkê. Znajduj¹ siê w niej rachunki wystawione

przez ró¿ne warszawskie drukarnie dla redakcji „Przyjaciela zwierz¹t”, pod-pisane rêk¹ dr Rauma.

3. Materia³y biograficzneNa grupê tê sk³adaj¹ siê dokumenty osobiste, zeszyty wyk³adów, dyplo-

my doktorskie z uniwersytetów w Berlinie i Dorpacie, a tak¿e dokumentypoœwiadczaj¹ce uczestnictwo w ró¿nych stowarzyszeniach. Znalaz³y siê turównie¿ dokumenty dotycz¹ce spraw maj¹tkowych – pokwitowania zaci¹-gniêtej po¿yczki oraz wp³at podatku lokalowego.

4. KorespondencjaUmieszczono tutaj listy i karty ilustrowane adresowane do Jana i Marii

Raumów. Jednostki u³o¿ono wed³ug dat powstania.

5. Materia³y rodzinne W grupie tej znalaz³y siê dokumenty dotycz¹ce ¿ycia i dzia³alnoœci

M. Raum. Zosta³y u³o¿one wed³ug podobnego schematu jak dokumentydotycz¹ce J. Rauma. Znalaz³y siê tutaj listy nauczycieli i programy naucza-nia, obrazuj¹ce dzia³alnoœæ Zak³adu Naukowego prowadzonego przezM. Raum, oferuj¹cego zajêcia dydaktyczne z ró¿nych dziedzin nauki (m.in.religii, jêzyków obcych, arytmetyki, geometrii, geografii, rysunku, historii,

136

nauk przyrodniczych czy robót rêcznych). Ciekawym dowodem dydaktycz-nej dzia³alnoœci M. Raum s¹, adresowane do niej, listy Cecylii Plater-Zy-berk, jednej z czo³owych specjalistek od wychowania m³odzie¿y. Zawartotu równie¿ dokumenty dotycz¹ce zagranicznych stowarzyszeñ opieki nazwierzêtami oraz spraw maj¹tkowych. Akta u³o¿ono w porz¹dku rzeczowo-chronologicznym.

6. Materia³y osób obcychNa grupê tê sk³adaj¹ siê dwie jednostki archiwalne, zawieraj¹ce kore-

spondencjê. Szczególnie interesuj¹cy jest list pisany przez wuja do uczen-nicy pensji M. Raum, obrazuj¹cy hierarchiê wartoœci moralnych oraz sy-stem wychowawczy tamtych czasów.

V. Analiza metod porz¹dkowania i inwentaryzacji zespo³u Pierwszym etapem prac porz¹dkowych by³o zapoznanie siê z treœci¹ za-

chowanego materia³u, podzielonego ju¿ wczeœniej na jednostki. Przedprzystapieniem do segregacji zapoznano siê z wydawnictwem zatytu³owa-nym Wytyczne opracowania spuœcizn archiwalnych po uczonych (APAN,Warszawa 1990). Kolejnym krokiem by³o wprowadzenie kilku zmian w roz-mieszczeniu akt w jednostkach. Utworzono wówczas 2 dodatkowe jedno-stki. Nastêpnie materia³ u³o¿ono tematycznie w grupach z zachowaniemchronologii, nadano sygnatury, uzupe³niono inwentarz kartkowy. Ca³oœcidzia³añ dope³ni³o napisanie wstêpu do inwentarza ksi¹¿kowego.

Materia³ podzielono na 6 grup tematycznych:1. Prace twórcy zespo³u,2. Materia³y dzia³alnoœci twórcy zespo³u,3. Materia³y biograficzne,4. Korespondencja,5. Materia³y rodzinne,6. Materia³y osób obcych.

Zespó³ wpisano do bazy komputerowej IZAi sporz¹dzono inwentarz ksi¹¿-kowy.

VI. BibliografiaKonarski K., Wstêp do inwentarza zespo³u archiwalnego. Zasady opraco-

wania [w:] Archeion, XXI, Warszawa 1953.Metodyka pracy archiwalnej [red.] Nawrocki S., Sierpowski S., Poznañ 2001.

137

Polski S³ownik Biograficzny, T. 30, Wroc³aw – Warszawa – Kraków – Gdañsk– £ódŸ 1987.

Reklama Zak³adu Naukowego IV kl. Marii Raum [w:] „Kurier Warszawski”,21.08.1898.

�ród³o: Spuœcizna dr Jana Rocha Rauma 1878–1923Szenic S., Cmentarz Pow¹zkowski 1891–1918, Warszawa 1983Wytyczne opracowania spuœcizn archiwalnych po uczonych, Warszawa

1990.

138

Inwentarz

139

Sygnatura Tytu³, treœæ Lata

Prace twórcy zbioru

1. Artyku³ dr Jana Raum pt. „Przyczynek do nauki do nekrozie komórki” 1893 – 1893

2. Artyku³ dr Jana Rauma pt. „Przyrz¹d prof. Perthesa do bezpoœredniego dra¿nienia elektrycznoœci¹ pnia nerwowego” 1913 – 1913

3. Notatki i wycinki prasowe z zakresu chirurgii, radiologii i ran postrza³owych 1906 – 1916

4. Zeszyt Jana Rauma z bibliografi¹ publikacji z zakresu chirurgii 1911 – 1916

5. Zeszyt Jana Rauma z zakresu chirurgii wojskowej 1913 – 1916

6. Zeszyt Jana Rauma z bibliografi¹ publikacji z zakresu medycyny ogólnej 1913 – 1916

7. Skorowidz tematyczny publikacji z zakresu medycyny ogólnej 1916 – 1917

140

141

poszyt 7stan dobrydruk

polskik. 7

poszyt 8stan dobrydruk

polskik. 6

akta luŸne 32stan dobrydruk, rêkopis

niemiecki, rosyjskik. 13

poszyt 19stan dobryrêkopis

niemieckik. 42

poszyt 17stan dobryrêkopis

niemieckik. 42

poszyt 18stan dobryrêkopis

niemieckik. 38

poszyt 22stan dobryrêkopis

niemieckik. 148

Opis zewnêtrzny Sygnatury dawne Uwagi

142

8. Spis ksi¹¿ek medycznych w bibliotece Jana Rauma 0 – 0

9. Spis ksi¹¿ek medycznych w bibliotece Jana Rauma 0 – 0

10. Spis ksi¹¿ek i czasopism w bibliotece Jana Rauma 0 – 0

11. J.F. Sobernheim, „Tabulae pharmacologicae usui medico-practico dictae” (Handbuch der Praktischen Arzneimittelellehre) 1855 – 1855

12. Album zdjêæ osób chorych Oddzia³u Chirurgicznego Szpitala Praskiego 1897 – 1914

13. Zdjêcia osób chorych Oddzia³u Chirurgicznego Szpitala Praskiego 1897 – 1914

Materia³y dzia³alnoœci twórcy zbioru

14. Zarz¹dzenie Szefa Administracji Genera³gubernatorstwa Warszawskiego 1916 – 1918w sprawach przeprowadzenia egzaminów studentów medycyny Uniwersytetu Warszawskiego oraz listy imienne egzaminowanych studentów

143

akta luŸne 4stan dobryrêkopis

niemiecki, rosyjski, polskik. 36

akta luŸne 5stan dobrymaszynopis

niemiecki, rosyjski, polskik. 41

akta luŸne 6stan dobryrêkopis

niemiecki, rosyjski, polskik. 114

poszyt 20stan dobrydruk

³aciñskik. 84

ksiêga 34stan dobryfoto

k. 41

akta luŸne 35stan dobryfoto

k. 19

akta luŸne 23stan dobrymasztnopis, druk

niemieckik. 86

144

15. Dokumenty dotycz¹ce dzia³alnoœci Warszawskiego Szpitala Miejskiego 1910 – 1919 Przemienienia Pañskiego: obsada imienna personelu, statystyka chorych, opis sal oraz sprawy finansowe

16. Rachunki dla redakcji „Przyjaciela zwierz¹t” 1903 – 1906

Materia³y biograficzne

17. Dokumenty osobiste Jana Rauma: paszport 1913 – 1913

18. Dokumenty biograficzne dr Jana Rocha Rauma: dyplomy, dokumenty dotycz¹ce cz³onkostwa w ró¿nych stowarzyszeniach 1878 – 1917

19. Dokumenty Jana Rauma dotycz¹ce cz³onkostwa w stowarzyszeniu L’Assistance aux Animaux we Francji 1903 – 1914

20. Zeszyt Jana Rauma z notatkami wyk³adów z medycyny na Uniwersytecie w Dorpacie 1883 – 1883

21. Zeszyt Jana Rauma z notatkami wyk³adów z medycyny na Uniwersytecie w Dorpacie 1883 – 1883

145

akta luŸne 1,2stan dobrymasztnopis, rêkopis, druk

polski, rosyjskik. 77

akta luŸne 10stan dobrydruk, rêkopis

polskik. 37

poszyt 1stan dobrydruk

k. 12

akta luŸne 1stan dobrymasztnopis, rêkopis, druk

³aciñski, niemiecki, polskik. 17

akta luŸne 26stan dobrymaszynopis, rêkopis, druk

francuskik. 12

poszyt 15stan dobryrêkopis,

niemieckik. 39

poszyt 16stan dobryrêkopis,

niemieckik. 16

22. List pochwalny Zarz¹du Warszawskiej Wystawy Hygienicznej i laurka od wdziêcznych chorych 1887 – 1918

23. Pokwitowania Aleksandra Hammera sp³at ratalnych procentów po¿yczki 1901 – 1919przez Jana Rauma

24. Pokwitowanie wp³at podatku lokalowego 1903 – 1922

25. Rachunki dla Jana Rauma za zakupione instrumenty chirurgiczne i inne artyku³y 1905 – 1914

Korespondencja

26. Listy Wyszkowskich do Marii i Jana Raumów 1888 – 1921

27. Listy do Jana Rauma od osób prywatnych 1899 – 1920

28. Karty ilustrowane z korespondencj¹ prywatn¹ do Jana Rauma 1895 – 1913

146

147

akta luŸne 1stan dobrydruk

polskik. 1

akta luŸne 25stan dobryrêkopis

polskik. 87

akta luŸne 9stan dobrydruk, rêkopis

polskik. 9

akta luŸne 3stan dobrymaszynopis, rêkopis, druk

niemiecki, rosyjski, polskik. 47

akta luŸne 29stan dobryrêkopis

polskik. 107

akta luŸne 30stan dobryrêkopis, maszynopis

niemiecki, rosyjski, polskik. 77

akta luŸne 31stan dobrydruk, rêkopis

niemiecki, rosyjski, polskik. 127

Materia³y rodzinne

29. Lista imienna nauczycieli Zak³adu Naukowego Marii Raum w Warszawie i programy 1896 – 1897 nauczania

30. Œwiadectwa szkolne Marii Raum 1859 – 1863

31. Dokumenty dotycz¹ce dzia³alnoœci stowarzyszeñ opieki nad zwierzêtami 1891 – 1922

32. Zdjêcia osób pojedynczych i grupowe znajomych Jana Rauma 1869 – 1916

33. Ksi¹¿ka dochodów i wydatków Marii Raum 1891 – 1893

34. Weksle i notatki Marii Raum dotycz¹ce zad³u¿enia u Marii Cew³oskiej 1899 – 1913

35. Dziennik wydatków 1922 – 1923

36. Listy Cecylii Plater-Zyberk do Marii Raum 1887 – 1889

148

149

akta luŸne 11stan dobryrêkopis

polski, rosyjskik. 33

akta luŸne 13stan dobrydruk

k. 8

akta luŸne 27stan dobrydruk

polski, niemiecki, francuskik. 13

akta luŸne 28stan dobryfoto

k. 21

poszyt 21stan dobryrêkopis

polskik. 17

akta luŸne 33stan dobryrêkopis

polski,k. 29

poszyt 37stan dobryrêkopis

polskik. 38

akta luŸne 12stan dobryrêkopispolskik. 26

37. Korespondencja prywatna Marii Raum 1886 – 1921

Materia³y osób obcych

38. Dokumenty obce: zawiadomienie o œlubie, listy i legitymacja s³u¿bowa 1896 – 1914

39. List do uczennicy Heleny Trêbickiej 1901 – 1901

Ogólna liczba pozycji: 39

150

151

akta luŸne 24stan dobryrêkopis

polskik. 51

akta luŸne 36stan dobryrêkopis

rosyjskik. 9

akta luŸne 14stan dobryrêkopis

polskik. 5

Spis formularzy

Księga nabytków (wzór) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Spis zespołów archiwum (wzór) . . . . . . . . . . . . . . . 32Spis zdawczo−odbiorczy (wzór) . . . . . . . . . . . . . . . . 34Wzór karty inwentarzowej dla map . . . . . . . . . . . 72Karta zespołu (zbioru) – awers . . . . . . . . . . . . . . . 125Karta zespołu (zbioru) – rewers . . . . . . . . . . . . . . 126Opis teczki aktowej (przykład) . . . . . . . . . . . . . . . 127Karta inwentarzowa dla dokumentacji aktowej (wzór) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128Karta inwentarzowa – przykład wypełnienia . . . . 129

152

Autorzy poradnika

Mgr Roland Banduch – Archiwum Państwowe w Katowicach.Mgr Stanisław Flis – Archiwum Państwowe w Gdańsku.Mgr Andrzej Jabłoński – Archiwum Państwowe w Szczecinie.Dr Jacek Krochmal – kierownik Zakładu Naukowego Archiwi−

styki w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.Mgr Henryk Krystek – dyrektor Archiwum Państwowego w Po−

znaniu.Dr Anna Laszuk – kierownik Centralnego Ośrodka Informacji

Archiwalnej w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.Dr Anna Marciniak – kierownik Archiwum Polskiej Akademii

Nauk Oddział w Poznaniu.Doc. dr hab. Daria Nałęcz – Naczelny Dyrektor Archiwów Pań−

stwowych.Mgr Krzysztof Pątek – dyrektor Centrum Reprografii i Digitali−

zacji w Archiwum Dokumentacji Mechanicznej w Warszawie.Mgr Ewa Podgórska – dyrektor Archiwum Dokumentacji Mecha−

nicznej w Warszawie.Mgr Lidia Potykanowicz−Suda– Archiwum Państwowe w Gdań−

sku.Mgr Hanna Staszewska−Katolik– Archiwum Państwowe w Po−

znaniu.Dr hab. Krzysztof Stryjkowski – zastępca dyrektora Archiwum

Państwowego w Poznaniu.Mgr Przemysław Wojciechowski – kierownik Pracowni Kon−

serwacji Materiałów Archiwalnych w Archiwum Państwowymw Poznaniu.

153