Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

29
Fundacja „Fundusz Współpracy” Weryfikacja dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki kwalifikowalne w siedzibie Beneficjenta realizowana przez Fundację „Fundusz Współpracy” Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW 1

description

Weryfikacja dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki kwalifikowalne w siedzibie Beneficjenta realizowana przez Fundację „Fundusz Współpracy” . Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW. Fundacja „Fundusz współpracy”: - PowerPoint PPT Presentation

Transcript of Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Page 1: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Weryfikacja dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki kwalifikowalne w

siedzibie Beneficjenta realizowana przez Fundację „Fundusz

Współpracy”

Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

1

Page 2: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Fundacja „Fundusz współpracy”: powołana w 1990 r. przez Skarb Państwa m.in. w celu przyjmowania i dystrybucji środków pieniężnych i rzeczowych pochodzących z Unii Europejskiej, innych instytucji międzynarodowych oraz zagranicznych instytucji rządowych i prywatnych:Przykładowe programy:•Wsparcie MEN jako IP POKL, Wsparcie MRR w zakresie działań informacyjno-promocyjnych POKL•Programy Europejskiej Współpracy Terytorialnej na lata 2007-2013•Krajowa Instytucja Wspomagająca POKL•Inicjatywa Wspólnotowa EQUAL w roli Krajowej Struktury Wsparcia•Fundusz dla Organizacji Pozarządowych•ReferNet, PHARE, Institution Building, Transition Facility, Counterpart Funds, Europass, Agrolinnia, FAOW, Leonardo da Vinci, SIP/SME, Euro-Info,

2

Page 3: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Zasady weryfikacji:Regulamin wykonywania zadań (załącznik do umowy pomiędzy MNiSW/NCiBR a FFW):•terminy i obowiązki FFW•Zasady doboru próby do weryfikacji•Wzór raportu z weryfikacji

3

Page 4: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Zasady weryfikacji:• weryfikacja dokumentacji przez upoważnionych

pracowników FFW• weryfikacja odbywa się nie częściej niż raz na

kwartał (wyjątek: wniosek końcowy, zalecenie ponownej weryfikacji przez NCiBR)

• informacja pisemna o terminie weryfikacji nie później niż na dwa dni robocze przed planowaną weryfikacją

• weryfikacją ma zostać objęte minimum 10 % lub minimum 30 % dokumentacji finansowej w zależności od rodzaju kategorii

4

Page 5: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Zasady weryfikacji:• Beneficjent zapewnia pełen dostęp do dokumentów

związanych z realizacją Projektu• Beneficjent udostępnia pomieszczenie, w którym będzie

przeprowadzona weryfikacja• Beneficjent jest zobowiązany do współpracy z Fundacją

w celu wyjaśnienia kwestii wymagających doprecyzowania

• w przypadku stwierdzenia braków/błędów w dokumentach, które nie skutkują uznaniem wydatku za niekwalifikowalny, Fundacja zleca Beneficjentowi dokonywanie poprawek lub uzupełnień przez osobę do tego upoważnioną

5

Page 6: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”6

Page 7: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”7

396,4

1 047,1

1 443,5

170,3

352,1

522,4

0

500

1 000

1 500

2 000

2 500

2010 rok -zwer. 1 006

wniosków o płatność

2011 rok -zwer. 1 936

wniosków o płatność

2010-2011 -zwer. 2 942

wnioski o płatność

Wykres nr 1 Wartość zweryfikowanych przez FFW wniosków o płatność w okresie lipec 2010 r. - wrzesień 2011 r. ( w mln PLN)

ogółem

próba566,7

1 399,2

1 965,9201 - umów o dofinansowanie106 - beneficjentów

Page 8: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Zasady weryfikacji:Zgodnie z Podręcznikiem kwalifikowania wydatków w ramach POIG (Roz. 4.3): •„Kwalifikowalność poniesionych wydatków oceniana jest poprzez weryfikację opłaconych faktur, innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej lub innych dowodów potwierdzających poniesienie wydatku, zaakceptowanych przez IZ, albo zestawienia faktur lub dokumentów, przedstawianych przez beneficjenta w celu otrzymania dofinansowania.”•„Wydatek faktycznie poniesiony powinien być udokumentowany fakturą lub dokumentem księgowym o równoważnej wartości dowodowej lub innym dowodem zapłaty zaakceptowanym przez IZ oraz wyciągiem z rachunku bankowego lub innym dokumentem równoważnym zaakceptowanym przez IZ, w szczególności informacją o dokonaniu płatności, jak również /o ile dotyczy/ dokumentami potwierdzającymi odbiór/wykonanie prac”.

8

Page 9: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Najczęstsze błędy w weryfikowanych wnioskach

• błędy pisarskie w tabeli 11• brak potwierdzenia zapłaty

bezpośrednio na konto kontrahenta/odbiorcy/pracownika

• brak oświadczeń do ZUS i US• opis dokumentu nie pozwalający na

identyfikację kwoty kwalifikowalnej w projekcie

9

Page 10: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Pytania nadesłane przez Beneficjentów

10

Page 11: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Jakie dokumenty należy przygotować na potrzeby

weryfikacji ?

11

Page 12: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Dokumenty ogólne• zgodne z polityką rachunkowości• umowa o dofinansowanie wraz z

harmonogramem rzeczowo-finansowym• aktualne oświadczenia o kwalifikowalności

VAT (także konsorcjantów)• Upoważnienie/a do potwierdzania

dokumentów za zgodność z oryginałem (jeśli dotyczy).

12

Page 13: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Zakup towarów i usług• faktura, rachunek lub inny dokument

księgowy o równoważnej wartości dowodowej• umowa zakupu towarów/usług (jeśli dotyczy)• protokół odbioru/zdawczo-odbiorczy (jeśli

dotyczy)• dokument OT, przyjęcie środka trwałego (jeśli

dotyczy)• potwierdzenie zapłaty (wyciąg bankowy,

potwierdzenie przelewu, KW itp.)• dokumenty celne SAD, transportowe itp. (jeśli

dotyczy)

13

Page 14: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Wynagrodzenia – umowy o pracę• regulamin wynagradzania, premiowania• umowy o pracę, aneksy, oddelegowania lub inne

dokumenty potwierdzające wysokość wynagrodzenia oraz wykonywanie zadań w projekcie

• listy płac• karty czasu pracy, indywidualne i zbiorcze(jeśli dotyczą)• metodologia wyliczenia kwoty kwalifikowalnej (jeśli

dotyczy)• potwierdzenie zapłaty wynagrodzeń netto• potwierdzenie zapłaty składek ZUS i US. W przypadku

zbiorczych przelewów wymagane jest oświadczenie o wysokości kwoty wydatków dotyczących projektu.

14

Page 15: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Wynagrodzenia – umowy cywilnoprawne• umowa o dzieło lub zlecenie

• rachunek• protokół odbioru pracy (jeśli nie ma na rachunku)• lista płac wraz z wyszczególnionymi składnikami

wynagrodzeń (jeśli nie zostało wyszczególnione na rachunku)

• potwierdzenie zapłaty wynagrodzeń netto (wyciągi bankowe, potwierdzenie przelewu, KP)

• potwierdzenie zapłaty składek ZUS i US. W przypadku zbiorczych przelewów wymagane jest oświadczenie o wysokości kwoty wydatków dotyczących projektu..

15

Page 16: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

UWAGA

Przedstawione dokumenty powinny zawierać wszystkie informacje niezbędne

do identyfikacji poszczególnych składników wynagrodzeń wraz z

metodologią ich wyliczenia.

16

Page 17: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Amortyzacja• plan amortyzacji• karty amortyzacji• dowód przeksięgowania kosztów amortyzacji

do projektu• oświadczenie, że wydatki poniesione na zakup

amortyzowanych środków trwałych nie zostały zgłoszone jako wydatki kwalifikowalne, ani też nie były współfinansowane z publicznych środków krajowych ani wspólnotowych w ciągu 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu

17

Page 18: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Koszty ogólne

• faktura, rachunek, rozliczenie delegacji i inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej

• metodologia przyporządkowania kosztów ogólnych do projektu (jeśli dotyczy)

• potwierdzenie zapłaty

18

Page 19: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Beneficjent ma obowiązek przechowywania i udostępniana podczas weryfikacji, dodatkowej dokumentacji uzupełniającej poniesione wydatki np. sprawozdanie z podróży służbowej, lista obecności na konferencji, certyfikat ukończenia szkolenia, artykuł prasowy, opinia audytora, umowa zabezpieczenia itp.

19

UWAGA

Page 20: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Czy wymagane są protokoły obioru (umowy cywilno-prawne lub zakupy)? • Odpowiedź: Instytucja Pośrednicząca uznaje stosowanie form odbioru wykonanego dzieła / zlecenia, zgodnie z przepisami prawa tj. protokołu odbioru lub potwierdzenia na rachunku. W przypadku zakupów środków trwałych (pow. 3.5 tys. zł netto) wymagane jest potwierdzenie odbioru w jednej z ww. form, chyba że umowa z wykonawcą przewiduje określony tryb dokonania odbioru.

20

Page 21: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Czy wnioski o płatność, które zostały już zweryfikowane przez Fundację można jeszcze skorygować jeśli okazało się, że występują w nich nieścisłości?

•Odpowiedź: W przypadku gdy wykryte uchybienia i błędy dotyczą również dokumentów, które nie zostały zweryfikowane na próbie przez FFW, Beneficjent jest zobowiązany do dokonania stosownych korekt bądź uzupełnień i pisemne poinformowanie o tym NCiBR – tylko pozycje tab. 11 nie odnoszące się do kwoty wyd. kwalifikowalnych.

21

Page 22: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Czy wszystkie wnioski o płatność zostaną sprawdzone przez Fundusz Współpracy ?

• Odpowiedź: Tak, Fundacja „Fundusz Współpracy” ma obowiązek weryfikacji dokumentacji potwierdzających poniesione wydatki kwalifikowane, rozliczone w zaakceptowanych przez IP wnioskach o płatność.

22

Page 23: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Czy możliwe jest ustalenie terminów przeprowadzania weryfikacji z beneficjentami ? Terminy powiadamiania o weryfikacjach?

• Odpowiedź: TAK ale… Nie częściej niż raz na kwartał ale nie rzadziej niż raz na pół roku (wyjątek: wniosek końcowy, zalecenie ponownej weryfikacji przez NCiBR, pismo uzasadniające beneficjenta np. inna kontrola, choroby). Terminy można ustalać telefonicznie.

23

Page 24: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Czy Fundacja może weryfikować dokumenty, które były poddane wcześniejszej kontroli ?

•Odpowiedź: Tak. Fundacja dokonuje weryfikacji dokumentacji księgowej w miejscu u beneficjenta w zaakceptowanych przez IP wniosków o płatność. Fundacja ma obowiązek sprawdzenia wykonania przez beneficjenta zaleceń IP wynikających z poprzedniej weryfikacji.

24

Page 25: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Czy istnieje i jak wygląda algorytm określania próby (także poza wielkością procentową próby)? Duże, partnerskie projekty generują weryfikację kilkuset dokumentów ? Czy nie można zwiększyć próby ?•Odpowiedź: Od 10 % lub 30 % danej kategorii - do 100 %. W pierwszej kolejności weryfikowane są najwyższe wartości wydatków w danej kategorii.W przypadku nieprawidłowości Fundacja sama zwiększa próbę lub na prośbę beneficjanta na etapie „umawiania terminu weryfikacji” jest możliwe zwiększenie próby.

25

Page 26: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Czy odręczne poprawki w tab. 11 wniosku nie będą wymagały złożenia wniosku poprawionego? Istnieje ryzyko braku spójności dokumentacji ?

•Odpowiedź: Tak. Nie wymagają. Odręczne korekty nie mogą dotyczyć kolumny kwota wydatków kwalifikowalnych. Wszystkie korekty naniesione w czasie weryfikacji są raportowane do NCiBR w celach informacyjnych.

26

Page 27: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Czy istnieje i jak wygląda algorytm określania próby pozycji do weryfikacji. Przy dużych projektach realizowanych w konsorcjum, mamy wrażenie że weryfikowana jest zbyt duża próba – ok. 30 % pozycji, co przy kilku wnioskach stanowi kilkaset pozycji x kilka dokumentów związanych = kilka tysięcy dokumentów?

Czy w związku z przejęciem przez NCBiR funkcji Instytucji Pośredniczącej będą przeprowadzane weryfikacje przez Fundację „Fundusz Współpracy”?

27

Page 28: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

www.cofund.org.pl

„Wsparcie MNiSW we wdrażaniu PO IG”

„Dokumenty”

„Zespół DWiP – Kontakt”

28

Page 29: Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundacja „Fundusz Współpracy”

Dziękujemy za uwagę

www.cofund.org.pl

29