PODRĘCZNIK WDRAŻANIA PROJEKTU › pl › bip › px_dg~rdlp_gdansk~nadl...PO IiŚ ― Program...

Warszawa, grudzień 2012

PODRĘCZNIK WDRAŻANIA PROJEKTU Wytyczne do realizacji obiektów małej retencj i

Zwiększanie możliwości retencyjnych oraz

przeciwdziałanie powodzi i suszy

w ekosystemach leśnych na terenach nizinnych.

CZĘŚĆ II

WYTYCZNE DO REALIZACJI PROJEKTU

2

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

Autorzy:

Paulina Borkowska-Bartczak Magdalena Chełstowska Agnieszka Ciborowska Tomasz Kiełbus Piotr Kornacki Magdalena Makles Anna Miodek Paweł Stepnowski Ewa Szepietowska Izabella Tarnowska Piotr Włodarczyk

Współpraca, opiniowanie:

Magdalena Bukowska Zbigniew Filipek Ryszard Majewicz Agata Nagrabska Anna Raszczepkin

3

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

Niniejszy dokument stanowi aktualizację załącznika do Zarządzenia nr 85 Dyrektora Generalnego

Lasów Państwowych z dnia 15 grudnia 2009 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania

w jednostkach Lasów Państwowych Projektu “Zwiększanie możliwości retencyjnych oraz

przeciwdziałanie powodzi i suszy w ekosystemach leśnych na terenach nizinnych” (ZH-740/43/2009) i

został wprowadzony do stosowania Zarządzeniem nr 69 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych

z dnia 31 grudnia 2010 roku.

Przedstawione w Podręczniku informacje prezentują stan wiedzy autorów, przykłady dotychczas

dobrze zrealizowanych obiektów małej retencji i odzwierciedlają aktualny stan prawny. Podkreślić

należy, że na inwestorze (nadleśnictwie) ciąży obowiązek sprawdzenia zgodności realizowanych

obiektów małej retencji z aktualnie obowiązującymi uregulowaniami prawnymi.

4

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

Spis treści 1. DEFINICJE I SKRÓTY ................................................................................................ 6

2. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW........................................................................ 8

2.1. Zasady kwalifikowalności wydatków ..................................................................................... 8 2.1.1 Podmioty dokonujące wydatków kwalifikowalnych ................................................................ 8 2.1.2 „Wydatki faktycznie poniesione” ............................................................................................... 8 2.1.3 Okres kwalifikowania wydatków ............................................................................................... 9 2.1.4 Zgodność z Projektem ............................................................................................................... 9 2.1.5 Wydatek musi być niezbędny do poniesienia ........................................................................ 9 2.1.6 Wydatek musi być efektywny .................................................................................................... 9 2.1.7 Wydatek musi być udokumentowany, a zobowiązanie wykonane ..................................... 9 2.1.8 Zakaz podwójnego finansowania ........................................................................................... 10 2.2. Opis kategorii wydatków ....................................................................................................... 10 2.3. Kary umowne, a kwoty zatrzymane .................................................................................... 15 2.4. Podatek od Towarów i Usług (VAT) .................................................................................... 16 2.5. Ponoszenie wydatków niekwalifikowalnych ....................................................................... 16 3. PROCEDURY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH ........................................18

3.1. Przyjęte rozwiązania prowadzenia postępowań w Projekcie .......................................... 18 3.2. Najczęściej stwierdzane naruszenia ustawy Pzp ............................................................. 21 3.3. Korekty finansowe ................................................................................................................. 23 3.4. Dokumentowanie postępowań ............................................................................................. 26 3.5. Weryfikacja wybranych postępowań przetargowych ........................................................ 27 3.6. Procedura postępowania prowadzonego w trybie przetargu „unijnego” ....................... 27 3.7. Zamówienia, do których nie ma zastosowania ustawa Pzp ............................................ 30 4. UZYSKIWANIE POZWOLEŃ/DECYZJI NA REALIZACJĘ PRZEDSIĘWZIĘCIA .......32

4.1. Decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach ................................................................. 32 4.1.1. Karta informacyjna przedsięwzięcia (KIP) ........................................................................... 33 4.1.2. Kwalifikacja przedsięwzięcia .................................................................................................. 34 4.1.3. Uzgodnienia i Opinie ............................................................................................................... 37 4.1.4. Dzielenie przedsięwzięć ......................................................................................................... 37 4.2. Ocena oddziaływania na środowisko .................................................................................. 37 4.3. Kolejność uzyskiwania decyzji administracyjnych ............................................................ 38 4.3.1. Decyzja o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu .......................................... 43 4.3.2. Pozwolenie wodnoprawne ..................................................................................................... 43 4.3.3. Decyzja ustalająca warunki prowadzenia robót na terenach o szczególnych

wartościach przyrodniczych (zwana również decyzją z art. 118 Ustawy o Ochronie Przyrody) ................................................................................................................................. 44

4.3.4. Pozwolenie na budowę ........................................................................................................... 45 4.3.5. Zaświadczenie organu odpowiedzialnego za monitorowanie obszarów Natura 2000 –

załącznik 1b ............................................................................................................................ 46 4.4. Zmiana decyzji administracyjnej .......................................................................................... 47 5. NADZÓR NAD REALIZACJĄ PROJEKTU ................................................................48

5.1. Kontrola realizacji Projektu przez instytucje uprawnione ...................................................... 48 5.2. Kontrola i monitoring przez MAO.............................................................................................. 48 5.3. Wizyty monitorujące realizację Projektu .................................................................................. 49 5.4. Kontrola DGLP ............................................................................................................................ 49 5.5. Kontrole procedur zawierania umów ........................................................................................ 49 5.5.1. Kontrola uprzednia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych ........................................... 50 5.5.2. Kontrole procedur zawierania umów przez Instytucję Wdrażającą (NFOŚiGW) ........... 51

5

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

6. INFORMACJA O PRZEBIEGU REALIZACJI PROJEKTU I JEGO PROMOCJA ......55

6.1. Informacje ogólne ....................................................................................................................... 55 Rodzaje działań informacyjnych i promocyjnych .................................................................................. 55 6.1.1. Działania obowiązkowe .......................................................................................................... 56 6.1.2. Działania rekomendowane ..................................................................................................... 57 6.2. Dokumentowanie podjętych działań ........................................................................................ 58 6.3. Nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących promocji .......................................... 58 6.4. Dodatkowe źródła informacji ..................................................................................................... 58 7. ZASADY GOSPODAROWANIA REZERWĄ W PROJEKCIE ....................................59

7.1. Informacje ogólne ....................................................................................................................... 59 7.2. Procedura postępowania w przypadku ubiegania się o zwiększenie kwoty wydatków

kwalifikowalnych ..................................................................................................................... 59 7.3. Wystawianie faktur częściowych .............................................................................................. 60 7.4. Postępowanie w przypadku znaczącego przekroczenia kosztów ....................................... 61 7.5. Postępowanie w przypadku zagrożenia utratą płynności finansowej ................................. 61 7.6. Zwiększenie środków z funduszu leśnego. ............................................................................. 61 8. EWIDENCJA KSIĘGOWA .........................................................................................62

9. WYPIS AKTÓW PRAWNYCH / OBOWIĄZUJĄCYCH WYTYCZNYCH .....................63

9.1. Krajowe akty prawne i zasady dotyczące lasów ............................................................... 63 9.2. Wytyczne Komisji Europejskiej ............................................................................................ 63 9.3. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego ........................................................................ 64 9.4. Akty prawne Unii Europejskiej ............................................................................................. 64 9.5. Inne .......................................................................................................................................... 64 9.6. Adresy internetowe ................................................................................................................ 64 ZAŁĄCZNIKI ........................................................................................................................65

6

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

1. DEFINICJE I SKRÓTY

BENEFICJENT ― Należy przez to rozumieć Państwowe Gospodarstwo Leśne Lasy

Państwowe

BZP ― Biuletyn Zamówień Publicznych

BGK ― Bank Gospodarstwa Krajowego

CKPŚ ― Centrum Koordynacji Projektów Środowiskowych

DOFINANSOWANIE ― Należy przez to rozumieć dotację udzieloną PGL LP na podstawie umowy o dofinansowanie z IW tj. NFOŚiGW

DoŚU ― Decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach

DUUE ― Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

ETS ― Europejski Trybunał Sprawiedliwości

HRP/HARMONOGRAM REALIZACJI PROJEKTU

― Harmonogram Realizacji Projektu, należy przez to rozumieć załączniki 3, 3a i 3b Umowy o dofinansowanie (3- Harmonogram realizacji projektu, 3a - Plan finansowania Projektu, 3b - Plan wystąpień o środki płatności)

HPZP/HARMONOGRAM POSTĘPOWAŃ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

PUBLICZNEGO

― Harmonogram postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, należy przez to rozumieć harmonogram będący częścią Bazy danych realizacji i monitoringu postępów Projektu, zawierający informacje o wszystkich postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, realizowanych w ramach Projektu w okresie jego realizacji wraz z informacją o rozstrzygnięciach tych postępowań. HPZP dostępny jest na stronie www.ckps.pl w strefie dostępnej po zalogowaniu

HRF/HARMONOGRAM RZECZOWO - FINANSOWY

― Harmonogram rzeczowo-finansowy, należy przez to rozumieć harmonogram umieszczony na stronie www.ckps.pl w strefie dostępnej po zalogowaniu i zawierający informacje o wszystkich zadaniach realizowanych przez poszczególne nadleśnictwa biorące udział w Projekcie – o zakresie przedsięwzięć, procedurach administracyjnych oraz uzyskanych wskaźników

IZ/INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA ― Należy przez to rozumieć Departament Koordynacji i Wsparcia Programów Infrastrukturalnych w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego

IW/INSTYTUCJA WDRAŻAJĄCA ― Instytucja Wdrażająca, należy przez to rozumieć Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

IP/INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA ― Instytucja Pośrednicząca, należy przez to rozumieć Departament Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko w Ministerstwie Środowiska

JRP ― Jednostka Realizująca Projekt. Rolę JRP dla Projektu pełni Centrum Koordynacji Projektów Środowiskowych

KWP ― Karta Wzorów Podpisów

LISTA PODSTAWOWA ― Lista obiektów, które stanowią część Projektu i których koszt wykonania jest kosztem kwalifikowanym w ramach projektu

LISTA REZERWOWA ― Lista obiektów, które nie stanowią części Projektu a których koszt wykonania może zostać uznany za kwalifikowany

EFRR ― Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego

FS ― Fundusz Spójności

MAO ― Z ang. Measure Authorising Officer, Pełnomocnik ds. realizacji projektu

MRN ― Mała Retencja Nizinna. Należy przez to rozumieć skrótowe ujęcie pojęcia Projektu

NFOŚiGW ― Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, który w Projekcie pełni funkcję Instytucji Wdrażającej PO IiŚ

7

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

OBIEKT ― Budowla hydrotechniczna wykonana przez Nadleśnictwo, której koszt wykonania jest kosztem kwalifikowanym w ramach Projektu. Każdy obiekt jest opisany numerami identyfikującymi.

PO IiŚ ― Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko

PODMIOT UPOWAŻNIONY ― Podmiot upoważniony przez Beneficjenta do realizacji części zadań oraz ponoszenia wydatków w ramach Projektu. W projekcie są to Nadleśnictwa upoważnione na podstawie porozumień zawartych pomiędzy DGLP a Nadleśnictwem

PnB ― Pozwolenie na budowę

PPIS ― Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny

PROJEKT ― Należy przez to rozumieć przedsięwzięcie zatytułowane „Zwiększanie możliwości retencyjnych oraz przeciwdziałanie powodzi i suszy w ekosystemach leśnych na terenach nizinnych”

PWP ― Pozwolenie wodnoprawne

RDOŚ ― Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska

SOP/SZCZEGÓŁOWY OPIS PROJEKTU ― Załącznik nr 5 do Umowy o dofinansowanie zawierający informacje o podmiotach upoważnionych oraz opisie i wysokości wydatków w ramach poszczególnych kategorii wydatków zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ

Taryfikator ― Należy przez to rozumieć dokument przyjęty przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego pt. „Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE”

UFP ― Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, Dz. U 2009 nr 157 poz. 1241

UOPWE ― Urząd Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich

ZB ― Zgłoszenie zamiaru wykonywania robót budowlanych

ZADANIE ― Zbiór obiektów realizowanych w nadleśnictwie

ZW/ZESTAWIENIE WSKAŹNIKÓW ― Zestawienie wskaźników - Załącznik nr 8 do Umowy o dofinansowanie. Wskazuje ilościowo w podziale na lata realizacji projektu postęp w zakresie osiągania wskaźnika produktu, jakim jest ilość wybudowanych obiektów oraz wskaźnika rezultatu, jakim jest objętość retencjonowanej w zbiornikach wody

WoP/WNIOSEK O PŁATNOŚĆ ― Wniosek o płatność - należy przez to rozumieć wniosek przygotowywany okresowo przez nadleśnictwo/rdLP/CKPŚ, który służy rozliczeniu i certyfikacji części wydatków w ramach Projektu

WoP_ndl ― Wkład do wniosku o płatność sporządzany przez nadleśnictwo (tzw. WoP cząstkowy)

WoP_rdLP ― Zestawienie wkładów do wniosku o płatność sporządzane przez regionalną dyrekcję LP na podstawie WoP_ndl (tzw. WoP zbiorczy)

WoP_MRN ― Całościowy Wniosek o płatność dla projektu sporządzany przez CKPŚ na podstawie WoP_rdLP (tzw. WoP całościowy)

WYDATEK KWALIFIKOWALNY ― Należy przez to rozumieć wydatek lub koszt poniesiony zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego oraz szczegółowych wytycznych określonych przez JRP, który kwalifikuje się do refundacji ze środków przeznaczonych na realizację PO IiŚ

WYDATEK NIEKWALIFIKOWALNY ― Należy przez to rozumieć wydatek lub koszt nie kwalifikujący się do refundacji ze środków przeznaczonych na realizację PO IiŚ

8

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

2. Kwalifikowalność wydatków

Zgodnie z umową o dofinansowanie wydatki kwalifikowalne, przewidziane na realizację Projektu

wynoszą 160 000 000,00 PLN. Są to wszelkie wydatki związane z realizacją Projektu oraz ponoszone

zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego

Infrastruktura i Środowisko (wytyczne Ministerstwa Rozwoju Regionalnego). Tym samym, wydatki

poniesione bez zachowania zapisów wspomnianych w wyżej wymienionych wytycznych nie będą

uznane za wydatki kwalifikowane i nie będą podlegały refundacji.

Ocena kwalifikowalności wydatku, a następnie decyzja o jego zakwalifikowaniu do projektu następuje

w jednostce, która go ponosi co jest wstępnie weryfikowane przez właściwą RDLP i CKPŚ. Po złożeniu

wydatku we wniosku o płatność w IW (NFOŚiGW) następuje jego weryfikacja zarówno pod względem

poprawności formalno-finansowej, jak i merytorycznej. Jeśli dokumentacja jest poprawnie

przygotowana lub uzupełniona, a wydatek zgodny z zasadami kwalifikowalności, to wówczas

następuje jego zatwierdzenie w IW. Po zatwierdzeniu wydatku kwalifikowalnego może nastąpić jego

częściowa refundacja (dofinansowanie w wysokości 85%). Kwestia oceny wydatków kwalifikowalnych

została szczegółowo opisana w III części Podręcznika Wdrażania Projektu.

Poza tym, ocena kwalifikowalności poniesionych wydatków może być dokonana podczas kontroli na

miejscu realizacji Projektu oraz podczas kontroli procedur zawierania umów dla zadań objętych

Projektem.

2.1. Zasady kwalifikowalności wydatków

Wydatki kwalifikowalne weryfikowane są bardzo szczegółowo na podstawie list sprawdzających w IW. Poniżej przedstawiono główne warunki zatwierdzenia poszczególnych wydatków kwalifikowalnych.

2.1.1 Podmioty dokonujące wydatków kwalifikowalnych

Umowa o dofinansowanie określa podmioty, które mogą ponosić wydatki rozliczane jako kwalifikowalne. W Szczegółowym Opisie Projektu stanowiącym załącznik do umowy wymieniona jest zamknięta grupa podmiotów PGL LP mogących ponosić wydatki rozliczane w projekcie tj. DGLP (beneficjent), CKPŚ i 178 nadleśnictw. Ponadto niezbędnym warunkiem jest podpisanie porozumień pomiędzy beneficjentem (DGLP), a pozostałymi podmiotami upoważnionymi do ponoszenia wydatków. Wydatki poniesione przez inne podmioty, nawet jeśli wydatki te były niezbędne dla realizacji projektu muszą być uznane za niekwalifikowane.

2.1.2 „Wydatki faktycznie poniesione”

Z zasady jedynie wydatki (a nie sam koszt) mogą być uznane za kwalifikowalne. To znaczy, że do wniosku o płatność mogą być przedłożone jedynie faktury VAT lub inne dokumenty o równoważnej wadze dowodowej, które zostały opłacone. Bowiem za kwalifikowalne mogą być uznane te zobowiązania, które zostały faktycznie uregulowane, czyli poniesione w ujęciu kasowym (przede wszystkim jako rozchód środków pieniężnych z rachunku bankowego beneficjenta/podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków).

9

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

2.1.3 Okres kwalifikowania wydatków

Jest to okres określony w § 7 ust. 2 umowy o dofinansowanie, która została podpisana przez Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych, a Prezesem NFOŚiGW (IW) w dniu 09 czerwca 2010r. Okres ten rozpoczyna się od dnia 12 października 2007 r. i kończy się w dniu 31 grudnia 2014r. Warunkiem zakwalifikowania wydatku jest jego poniesienie w ujęciu kasowym w tym okresie. Natomiast wszelkie inne wydatki poniesione poza wyżej uzgodnionym okresem nie mogą być uznane za kwalifikowalne, a tym samym rozliczone we wniosku o płatność.

Ponadto należy pamiętać, że zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków każdy Projekt dofinansowany z Funduszu Spójności musi zachować trwałość przez okres 5 lat od daty stanowiącej ostatni dzień kwalifikowania wydatków wskazanego w umowie o dofinansowanie. Trwałość projektu polega na tym, że przedsięwzięcie nie straci dofinansowania poprzez zwrot środków UE, jeżeli przez wyżej wymieniony okres nie ulegnie zasadniczej modyfikacji w rozumieniu art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006, w tym nie przysporzy nieuzasadnionych korzyści.

2.1.4 Zgodność z Projektem

Za kwalifikowalne mogą być uznane wydatki poniesione zgodnie z umową o dofinansowanie. Do umowy załączony jest Szczegółowy Opis Projektu, gdzie planowane wydatki kwalifikowalne zostały uszczegółowione i podzielone na podkategorie oraz określone zostały limity finansowe. Zgodność z projektem należy również odnieść do zakresu projektu, który został opracowany podczas przygotowywania studium wykonalności oraz wniosku o dofinansowanie.

2.1.5 Wydatek musi być niezbędny do poniesienia

Do projektu nie można „dorzucać” wydatków jako kwalifikowalnych nawet, jeśli zostały faktycznie poniesione i są związane z projektem. Wydatki, które chcemy rozliczyć w ramach projektu muszą być niezbędne, aby móc zrealizować projekt i osiągnąć zaplanowany efekt.

2.1.6 Wydatek musi być efektywny

Efektywność wydatku oznacza, że zaplanowany w projekcie efekt powinien być osiągnięty przy możliwie najniższych kosztach. Udowodnienie efektywności kosztowej stoi po stronie beneficjenta

i polega na zachowaniu ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej ustawa Pzp)1 oraz posiadaniu przejrzystych procedur w tym zakresie. Natomiast dla wydatków, dla których ze względu na wartość zamówienia, nie ma zastosowania ustawa PZP, należy dokonać rozeznania cenowego zgodnie z opracowaną na podstawie wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków procedurą.

2.1.7 Wydatek musi być udokumentowany, a zobowiązanie wykonane

Nadleśnictwa, CKPŚ i DGLP aby mogły rozliczyć wydatki poniesione w ramach projektu muszą je starannie udokumentować zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność. Wydatek powinien być potwierdzony dokumentacją zgodną pod względem treści i przejrzystą. Podstawowymi dokumentami rozliczeniowymi są: faktura VAT (lub inny dokument jej równoważny); wyciąg bankowy potwierdzający zapłatę z rachunku podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków; umowa z wykonawcą; protokół odbioru.

1 ustawa Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.)

10

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

Należy również pamiętać, że przedstawiony do zrealizowania w SIWZ i umowie z wykonawcą zakres prac musi być zrealizowany i znaleźć swoje odzwierciedlenie w końcowym protokole odbioru. Tak samo kwota wynagrodzenia dla wykonawcy w fakturach VAT (lub innych dokumentach o równoważnej wartości dowodowej) musi być zgodna z umową. Faktyczne wykonanie prac może być dokładnie sprawdzane podczas kontroli na miejscu prowadzonych w trakcie realizacji projektu.

2.1.8 Zakaz podwójnego finansowania

Niedozwolone jest zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych – krajowych lub wspólnotowych.

Podwójnym finansowaniem jest:

Zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności;

Zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego samego środka trwałego w ramach funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności.

Sytuacja, w której środki na prefinansowanie (sfinansowanie ze źródeł zewnętrznych wydatku powyżej 15% jego wartości) wkładu wspólnotowego zostały przekazane w formie kredytu lub pożyczki, które następnie zostały umorzone. W przypadku umorzenia części bądź całości kredytu lub pożyczki, podwójne finansowanie stanowi kwota, która została umorzona.

To samo odnosi się do wydatków, które miałyby zostać zadeklarowane we wniosku o płatność więcej niż jeden raz. Nie można rozliczać tych samych wydatków, które już raz zostały uznane za kwalifikowane.

Do oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków stosuje się wersję Wytycznych MRR obowiązującą w dniu poniesienia wydatku. W przypadku, kiedy Wytyczne MRR aktualne na dzień dokonywania oceny wydatku (np. podczas weryfikacji wniosku o płatność bądź kontroli na miejscu) są korzystniejsze dla beneficjenta, niż Wytyczne aktualne na dzień poniesienia wydatku, stosuje się Wytyczne obowiązujące na dzień dokonania oceny wydatku.

2.2. Opis kategorii wydatków

Kwestia kategorii wydatków w systemie POIiŚ nie jest do końca jednoznaczna. . Mamy do czynienia z różnym podejściem do podziału kategorii wydatków na poszczególnych etapach wdrażania projektu: przygotowania wniosku o dofinansowanie, podpisywania umowy o dofinansowanie, czy rozliczania wydatków kwalifikowalnych we wnioskach o płatność. Dodatkowo nawet wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w POIiŚ dzielą wydatki kwalifikowalne w pewnych obszarach odmiennie niż to jest wskazane do stosowania we wnioskach o płatność.

W celu poprawnego rozliczenia wydatków kwalifikowalnych należy kierować się podziałem na kategorie wydatków, które należy stosować do rozliczenia wydatków we wnioskach o płatność oraz opisach (pieczątkach) przygotowywanych do faktur VAT lub innym dokumencie im równoważnym tj. zapisanych w Instrukcji wypełniania wniosku o płatność. Poniżej przedstawiono kategorie i podkategorie wydatków według tego podziału, biorąc jednocześnie pod uwagę zapisy w Szczegółowym Opisie Projektu. Są to wybrane kategorie i podkategorie, w ramach których można przedstawiać poniesione w ramach projektu wydatki.

11

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

Tabela 1

Kategoria wydatku: Przygotowanie projektu

Podkategoria wydatku

w tym, opracowanie raportów OOŚ;

w tym, dokumentacji technicznej;

w tym, dokumentacji przetargowej;

w tym, inne dokumenty;

w tym, opłaty związane z uzyskaniem decyzji administracyjnych.

Wydatki kwalifikowane

Wydatki związne z przygotowaniem raporów OOŚ mogą zostać zakwalifikowalne pod warunkiem,

że przeszły pozytywnie procedurę i zostały przyjęte przez właściwy organ administracyjny.

W przypadku uzyskania decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację

przedsięwzięcia stanowiącej o odmowie wszczęcia postępowania lub jego umorzeniu z racji braku

podstaw prawnych należy zwrócić się do organu, który wydał decyzję z pisemnym wnioskiem

o zwrot nałożonej opłaty (na podstawie art. 9 ust. 1 Ustawy o opłacie skarbowej).

W przypadku pisemnej odmowy zwrotu opłaty – wydatek poniesiony na wydanie takiej decyzji jest wydatkiem, który należy przedstawić do CKPŚ wraz z WoP i może on zostać uznany za kwalifikowany.

W przypadku zwrotu nałożonej opłaty – nie ma podstaw do ujmowania kosztów jej wydania we Wnioskach o płatność i nie należy przedstawiać tych kosztów wraz z WoP. Ważnym jest, aby kopię decyzji poświadczoną za zgodność z oryginałem dostarczyć do CKPŚ.

Przedstawione do rozliczenia mogą być również wydatki związane z opracowaniem wniosku

o wydanie wyżej wymienionej decyzji – a więc wszelkie inwentaryzacje lub inne opracowania

przyrodnicze, badania geotechniczne / hydrologiczne, zakup map ewidencyjnych, wypis z ewidencji

gruntów etc. – są wydatkami celowymi i niezbędnymi do rzetelnej oceny wpływu przedsięwzięcia

na środowisko. Wydatki te mogą być uznane za kwalifikowane i należy je przedstawiać (wraz

z decyzją) do refundacji wraz z WoP.

Poza tym mogą być uznane za kwalifikowalne poniższe wydatki, jeżeli były poniesione na etapie przygotowywania dokumentacji projektowej robót budowlanych:

opłaty skarbowe za wypisy i wyrysy z rejestru gruntów,

opłaty za wydanie zaświadczeń o przeznaczeniu działek w planie zagospodarowania przestrzennego,

opłaty za wykonanie map do celów opiniodawczych,

wykonanie inwentaryzacji i waloryzacji przyrodniczej (wyłącznie na potrzeby projektu),

opłaty skarbowe za zakup dziennika budowy,

opłaty za ogłoszenia o przetargu,

opłaty skarbowe za zgłoszenia budowy i robót budowlanych niewymagających pozwolenia na budowę.

12

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

Tabela 2

Kategoria/Podkategoria wydatku: Zarządzanie projektem, w tym nadzór nad robotami

budowlanymi


Wydatki związane z zapewnieniem zaplecza inżyniera nadzoru powinny być zamieszczone

w kontraktach na nadzór a nie w kontraktach na roboty. Inżynier nadzoru powinien samodzielnie

zapewniać sprzęt i wyposażenie konieczne do realizacji jego zadań wynikających z kontraktu –

wszystkie wydatki związane z zapewnieniem lub utrzymaniem sprzętu/wyposażenia powinny

zostać uwzględnione w wynagrodzeniu inżyniera nadzoru.

Wydatki związane z zapewnieniem odpowiedniego, zgodnego z prawem, nadzoru nad

prowadzonymi robotami budowlanymi mogą być uznane za kwalifikowalne zarówno w przypadku,

gdy zawierany jest odrębny kontrakt na nadzór nad robotami budowlanymi, jak również, gdy

inwestor zobowiązał projektanta do nadzoru autorskiego.

W przypadku gdy nadzór nad robotami budowlanymi nie został nałożony na Nadleśnictwo decyzją odpowiedniego organu, a nadleśnictwo uznaje za konieczne jego wykonanie, należy zakwalifikować taki wydatek do kategorii „Inne kategorie wydatków”.

Wydatki niekwalifikowane

Ponadto wydatki poniesione na nadzór nad robotami budowlanymi realizowany przez pracownika

nadleśnictwa posiadającego odpowiednie kwalifikacje, zatrudnionego na stałe w nadleśnictwie lub

na umowę zawartą z naruszeniem przepisów ustawy Pzp, nie będą uznawane za kwalifikowalne.

Uwagi:

Nadzór autorski sprawowany przez projektanta, aby mógł być wydatkiem kwalifikowanym musi

być powierzony takiej osobie z zachowaniem wyboru w trybie konkurencyjnym (nie z wolnej ręki!).

Aby warunek ten mógł być spełniony zaleca się zawarcie odpowiednich wymogów dotyczących

zobowiązania się wykonawcy do sprawowania nadzoru w dokumentacji przetargowej dotyczącej

zlecenia przygotowania projektu (wykonanie nadzoru przez twórcę projektu jest wtedy jednym

z elementów oferty i zawieranej z wykonawcą umowy) lub przeprowadzenie oddzielnych

przetargów na nadzór autorski w trybie konkurencyjnym (w tym wypadku Nadleśnictwo powinno

uregulować tę kwestię w umowie z autorem projektu w sposób umożliwiający powierzenie

czynności związanych z wykonaniem nadzoru autorskiego w trybie konkurencyjnym). W przypadku

zastosowania zamówienia z wolnej ręki w odniesieniu do wykonania nadzoru autorskiego,

poniesione wydatki w całości będą niekwalifikowane.

Limit określony na wydatki kwalifikowalne w tej podkategorii wydatków został określony w

Szczegółowym opisie projektu załączonym do umowy o dofinansowanie i wynosi 4 000 000,00 zł

dla Projektu.

13

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

Tabela 3

Kategoria wydatku: Roboty budowlane


Kwalifikowalne mogą być wydatki poniesione na następujące etapy budowy:

Przygotowanie placu budowy, wykonanie prac budowlanych i montażowych określonych

w zawartych umowach. Roboty budowlane powinny być prowadzone zgodnie z obowiązującym

prawem, w tym zgodnie z ustawą Prawo budowlane:

rozpoczęcie robót budowlanych na podstawie ostatecznej i ważnej decyzji

o pozwoleniu na budowę, zgłoszenia właściwemu organowi,

wypełnienie wymagań wskazanych w decyzji pozwolenia na budowę nałożonych na

inwestora,

zrealizowanie zakresu przedsięwzięcia zgodnie z warunkami pozwolenia na budowę,

w tym zgodnie z zatwierdzonym projektem budowlanym,

prowadzenie poprawnej dokumentacji budowy,

posiadanie prawa do dysponowania nieruchomością na cele budowlane,

użytkowanie obiektu zgodnie z przeznaczeniem po uzyskaniu ostatecznej decyzji

o pozwoleniu na użytkowanie (o ile jest wymagane).

Wykonanie działań kompensacyjnych wynikających z raportu z oceny oddziaływania na

środowisko oraz z decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach.

W przypadku, gdy z projektu budowlanego wynika konieczność przebudowy urządzeń obcych

i jest ona niezbędna dla realizacji Projektu.

W przypadku zajęcia pasa drogowego w celu prowadzenia robót zezwolenie na zajęcie pasa

drogowego powinno określać warunki przywrócenia pasa drogowego do poprzedniego stanu

użyteczności. Wydatki poniesione na prace związane z odtworzeniem pasa drogowego

w zakresie wynikającym z zezwolenia na zajęcie pasa drogowego będą mogły być uznane za

kwalifikowane. Również w przypadku, gdy zezwolenie na zajęcie pasa drogowego w celu

prowadzenia robót nałoży na nadleśnictwo obowiązek odtworzenia nawierzchni drogi poza

pasem prowadzonych robót, to wydatki związane z odtworzeniem jezdni poza pasem

prowadzonych robót będą mogły być uznane za kwalifikowane

W przypadku wprowadzenia robót zamiennych powinny być one traktowane jako modyfikacja

zamówienia podstawowego i dla uznania tych wydatków za kwalifikowalne należy spełnić

następujące warunki:

Roboty zamienne zostały zrealizowane na podstawie podpisanego przez strony aneksu

do umowy

Dofinansowaniem mogą być objęte wydatki tylko do wysokości wartości zastąpionych

elementów zamówienia podstawowego ujętych w kosztorysie ofertowym

Produkt końcowy osiągnięty w wyniku zastosowania robót zamiennych jest zgodny

z określonym w zamówieniu podstawowym.

Obowiązkowe ubezpieczenia (np.: ubezpieczenie placu budowy) obowiązkowe gwarancje

bankowe, jeżeli zostały przewidziane w dokumentach przetarowych przygotowanych przez

zamawiającego w ramach procedury udzielania zamówienia publicznego oraz opłata za zajęcie

pasa drogowego o ile zostały rzeczywiście poniesione przez nadleśnictwo.

Uwagi:

14

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

Kategoria wydatku: Roboty budowlane

Wynagrodzenie kosztorysowe ustalone na podstawie oferty wstępnej może zostać zmienione w

ostatecznym rozliczeniu o kwotę wynikającą z ewentualnej różnicy między ilością robót określoną

przedmiarem robót planowanych do wykonania a rzeczywistymi ilościami wynikającymi z obmiaru

robót wykonanych.Wynagrodzenie wykonawcy wynikające z ilości wykonanych robót może być

niższe lub wyższe od wstępnego wynagrodzenia kosztorysowego wskazanego w ofercie, gdy w toku

realizacji zamówienia okaże się, że określonych prac należy wykonać więcej lub mniej niż

zakładano. Dopuszczalna jest zatem zmiana zakresu ilościowego przedmiotu zamówienia.

Zamawiający wybierając ten sposób rozliczenia musi jednak pamiętać, iż zgodnie z art. 140 Ustawy

Prawo zamówień publicznych nie można uwzględniać w umowie zakresu rzeczowego

wykraczającego poza opis przedmiotu zamówienia ustalony w specyfikacji istotnych warunków

zamówienia. W części wykraczającej poza ten zakres umowa podlega unieważnieniu. Tym samym

zakres obmiaru robót wykonanych, stanowiący podstawę obliczenia wynagrodzenia

kosztorysowego, może dotyczyć tylko robót uwzględnionych w opisie przedmiotu zamówienia,

a więc dokumentacji projektowej dołączonej do specyfikacji. Nie jest natomiast możliwe

uwzględnienie przy rozliczaniu kosztorysowym robót stanowiących wprawdzie niezbędny element

zamówienia, ale nieprzewidzianych w opisie przedmiotu zamówienia.

Roboty tego rodzaju tj. dodatkowe stanowią zawsze nowe zamówienie, które podlega odrębnej

procedurze, np. przy zastosowaniu instytucji zamówień dodatkowych lub uzupełniających (art. 67

ust. 1 pkt 5 i 6 Prawa zamówień publicznych). W przedstawionym przypadku rozliczania umowy na

podstawie wynagrodzenia kosztorysowego wydatki związane z wykonaniem robót dodatkowych

mogą być uznane za kwalifikowalne, jeżeli roboty dodatkowe będą zlecone i wykonane zgodnie z

przepisami Prawo zamówień publicznych i postanowieniami umowy zawartej pomiędzy

zamawiającym a wykonawcą, a istotne zmiany umowy wraz z warunkami zostały określone na

etapie ogłoszenia o zamówieniu w SIWZ lub ogłoszeniu o zamówieniu.

Warunkiem niezbędnym uznania wydatków poniesionych na roboty dodatkowe za kwalifikowalne jest spełnienie przesłanek, o których mowa w przepisach ustawy Pzp oraz dodatkowych wymogów, o których mowa w pkt. 6.4.2 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ.

Wynagrodzenie ryczałtowe polega na określeniu z góry wysokości wynagrodzenia w oznaczonej

kwocie. Wynagrodzenie ryczałtowe nie wymaga przeprowadzania rozliczeń w takim zakresie jak

w przypadku wynagrodzenia kosztorysowego i przysługuje wykonawcy bez względu na rzeczywiste

koszty wykonania zamówienia. Jednakże, w przypadku ustalenia przez wykonawcę wynagrodzenia

na zbyt niskim poziomie, nie może się on domagać podwyższenia wynagrodzenia, chociażby

w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów robót.

15

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

Tabela 4

Kategoria/Podkategoria wydatku: Inne kategorie wydatków


W przypadku gdy nadzór nad robotami budowlanymi nie został nałożony na Nadleśnictwo decyzją

odpowiedniego organu, a nadleśnictwo uznaje za konieczne jego wykonanie, należy zakwalifikować

taki wydatek do kategorii „Inne kategorie wydatków”.

Wydatki, które wykraczają poza opisane kategorie, a konieczność ich poniesienia wynika

bezpośrednio ze specyfiki realizowanego Projektu są zaliczane do kategorii: „Inne kategorie

wydatków” (m.in. umowy z zewnętrznymi specjalistami na wykonanie np. nadzoru autorskiego,

inwestorskiego i/lub budowlanego gdy nie jest wymagany decyzją odpowiedniego organu).

Prawidłowe zakwalifikowanie ponoszonych wydatków do kategorii wydatków oraz właściwego

zadania Projektu jest bardzo ważne do prawidłowego ich rozliczenia co zostało szczegółowo

opisane w trzeciej części podręcznika.

Wyżej wymienione kategorie wydatków dotyczą nadleśnictw, poza tym w projekcie ponoszone są

również wydatki przez DGLP oraz JRP związane z kategoriami wydatków: zarządzanie projektem

oraz działania informacyjno-promocyjne. Wydatki z zakresu kategorii działań informacyjno-

promocyjnym mogą rozliczać tylko te nadleśnictwa, które takie wydatki przewidziały w

przekazanych do JRP harmonogramach w okresie przygotowania projektu.

2.3. Kary umowne, a kwoty zatrzymane

Kara umowna zapłacona nadleśnictwu, na podstawie postanowień umownych, przez wykonawcę w związku z realizacją Projektu, powinna być traktowana jako rekompensata, a nie jako forma dofinansowania projektu. Kara ta jest dochodem incydentalnym projektu. Zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków oraz interpretacją KE tylko znaczący dochód incydentalny zmniejsza kwotę poniesionych wydatków kwalifikowanych. MRR w wyżej wymienionych wytycznych określiło, że znaczącym dochodem incydentalnym będzie przekroczenie progu 10% całkowitych wydatków kwalifikowalnych Projektu.

Pamiętając o podstawowym warunku kwalifikowalności wydatku polegającym na tym, że musi być on potwierdzony faktyczną zapłatą (wyciąg bankowy), należy przedkładać taką wysokość wydatku kwalifikowalnego, jaką można potwierdzić płatnościami. Dlatego możliwe są dwa przypadki rozliczania kar umownych w zależności od decyzji nadleśnictwa związanej z zapisami w umowie z wykonawcą tj:

Na podstawie wystawionej przez wykonawcę faktury VAT (lub innego dokumentu jej równoważnemu) nadleśnictwo zapłaciło wykonawcy kwotę pomniejszoną o karę umowną. Wówczas można przedstawić do rozliczenia we wniosku o płatność kwotę wydatków kwalifikowalnych zgodną z dokonaną płatnością tj. pomniejszoną o karę umowną.

Nadleśnictwo dokonało płatność zgodną z fakturą VAT (lub innym dokumentem jej równoważnym) wystawioną przez wykonawcę tj. bez pomniejszenia o karę umowną. Natomiast po całościowym uregulowaniu zobowiązania wynikającego z faktury VAT, nadleśnictwo wystawiło notę obciążeniową i otrzymało płatność od wykonawcy żądnej kwoty (kary umownej). Wówczas może przedstawić do rozliczenia kwotę równą z fakturą VAT, na

16

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

którą ma potwierdzenie płatności w 100% i nie ma potrzeby pomniejszania wydatków kwalifikowalnych o kwotę płatnych przez wykonawcę kar umownych. Jednak wtedy trzeba wliczyć tak otrzymane kary umowne w dochody incydentalne, aby weryfikować wyżej wymieniony próg 10%. Powyższy limit w zakresie 10% progu jest monitorowany przez CKPŚ na podstawie dokumentacji Nadleśnictw przedstawianej w ramach wniosków o płatność.

W odróżnieniu od kar umownych, kwoty zatrzymane (kaucje gwarancyjne) dotyczą całkiem odmiennej kwestii i są inaczej rozliczane w ramach projektu. Kwoty zatrzymane są formą zabezpieczenia prawidłowego wykonania zobowiązań wynikających z umowy podpisanej z wykonawcą. Powyższe zabezpieczenie polega na przetrzymywaniu przez zamawiającego kwoty należnej wykonawcy liczonej procentowo od każdej faktury VAT (lub innego dokumentu jej równoważnemu) (np.: 5%), które to kwoty są zwalniane wykonawcy (płacone) po prawidłowym zakończeniu prac. W tym przypadku nie ma mowy o dochodach incydentalnych.

Kwestia rozliczenia wydatków kwalifikowalnych w ramach tak rozliczanych faktur VAT nie stanowi problemu. Również w tym przypadku wysokość wydatków kwalifikowalnych jest równa dokonanej płatności przez zamawiającego. Do wniosku o płatność należy przedstawić fakturę VAT w wysokości wydatku kwalifikowalnego pomniejszonego o zatrzymaną kwotę (np.: pomniejszoną o 5%) równą płatności potwierdzonej wyciągiem bankowym. Sumę wszystkich potrąceń (kwot zatrzymanych) można rozliczyć (uznać jako wydatek kwalifikowany) dopiero po zakończeniu prac i wystawieniu dokumentu potwierdzającego zwolnienie kwot zatrzymanych, jak i po ich płatności na rzecz wykonawcy. Płatności kwot zatrzymanych, aby mogły być rozliczone jako kwalifikowalne muszą być dokonane w okresie kwalifikowalności wydatków, jaki został określony w umowie o dofinansowanie.

2.4. Podatek od Towarów i Usług (VAT)

Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, VAT w projekcie stanowi wydatek niekwalifikowany.

2.5. Ponoszenie wydatków niekwalifikowalnych

Wydatki niekwalifikowalne są to wydatki, które są związane z realizacją projektu, ale ze względu na nie spełnienie warunków kwalifikowalności określonych w wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków nie mogą być uznane za kwalifikowalne lub zostały uznane za niekwalifikowalne przez upoważnione do tego instytucje np.: NFOŚiGW, UKS, MŚ, MRR, KE itd.

W Umowie o dofinansowanie została określona kwota wydatków ogółem, która stanowi sumę wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych Projektu. Poza tym kwoty ogółem sprecyzowano w Harmonogramie Realizacji Projektu w podziale na zadania. Wysokość kwoty ogółem jest również przedstawiana we wniosku o płatność. Jednak wydatki niekwalifikowalne nie podlegają weryfikacji formalno-finansowej i merytorycznej w jednostkach, ani rozliczeniu, ponieważ nie podlegają refundacji co nie niesie za sobą ryzyka powstania nieprawidłowości.

W związku z pismem Instytucji Wdrażającej (NFOŚiGW) z dnia 06.12.2010 r. (zn. spr.: NFOŚiGW/DW-ES/30166/2010) we wnioskach o płatność nie należy deklarować jako wydatki kwalifikowalne wydatków, które pomimo spełniania wymogów kwalifikowalności, opiewają na kwotę poniżej 1 000,00 zł netto (wydatek kwalifikowany wyniósł by mniej niż 1 000,00 zł). Zasada ta dotyczy faktur i równoważnych dokumentów księgowych potwierdzających poniesione wydatki, wystawionych od 1 stycznia 2011 r.

Wszelkie wydatki, które zostaną poniesione niezgodnie z wnioskiem o dofinansowanie oraz z umową o dofinansowaniu oraz niezgodnie z treścią porozumień (szczególnie załącznikiem) zawartych pomiędzy Państwowym Gospodarstwem Leśnym Lasy Państwowe – Dyrekcją Generalną Lasów

17

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

Państwowych, a wszystkimi nadleśnictwami biorącymi udział w Projekcie zostaną uznane za niekwalifikowalne.

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ (wersja z dnia

21.06.2011 r.) wydatkami niekwalifikowanymi są wydatki będące wynikiem:

Zmian do umów (aneksów) w zakresie zwiększającym cenę w stosunku do ceny umowy

podstawowej.2 .

Zamówień udzielanych w trybie z wolnej ręki (na podstawie art. 67 ust 1 albo art. 134 ust. 6

uPzp) lub negocjacji bez ogłoszenia (na podstawie art. 62 ust. 1 albo art. 134 ust. 5 uPzp).

Aneksów do umów związanych z realizację kontraktu w zakresie prowadzącym do

zwiększenia zakresu (pozycji) przedmiaru robót do wykonania w stosunku do zakresu

przewidzianego w kosztorysie ofertowym i w konsekwencji zwiększenia wynagrodzenia

wykonawcy3 (tzn., że nie jest możliwe uwzględnienie przy rozliczaniu kosztorysowym robót

stanowiących nieprzewidzianych w opisie przedmiotu zamówienia).

Zlecenia robót dodatkowych w ramach umów z wynagrodzeniem ryczałtowym.

Wydatki poniesione na podstawie aneksów zawartych po terminie obowiązywania umowy

z wykonawcą.

Kwestia prawidłowego wyboru wykonawcy została uszczegółowiona w rozdziale 3 niniejszego podręcznika.

W przypadku nadleśnictw wykorzystujących do budowy obiektu małej retencji drewno z własnego pozyskania, wartość wydatków poniesionych na drewno powinna zostać wyceniona na podstawie kosztu wytworzenia (TKW). Wartość tych wydatków jest wydatkiem niekwalifikowalnym i powinna zostać odjęta od sumy wszystkich wydatków kwalifikowalnych poniesionych na budowę danego obiektu.

Również w trakcie rozliczania wydatków kwalifikowalnych we wnioskach o płatność, instytucje dokonujące weryfikacji, w razie wątpliwości lub podejrzenia, że mogło dojść do nieprawidłowości, mogą tymczasowo wyłączyć wydatek z wniosku o płatność. W odniesieniu do tych wydatków do momentu spełnienia wszystkich przesłanek kwalifikowalności, wyjaśnienia wątpliwości, zakończenia czynności kontrolnych lub zakończenia procedury odwoławczej od uznania wydatków za niekwalifikowalne, możliwe jest, aby nadleśnictwo (beneficjent) ponownie załączyło dane wydatki do kolejnego Wniosku o Płatność lub instytucja weryfikująca Wniosek o Płatność może dokonać samodzielnego „włączenia” takich wydatków do wniosku o płatność.

Natomiast w odniesieniu do wydatków, które zostały uznane za niekwalifikowane na etapie weryfikacji wniosku o płatność, ale w związku ze zmianą zasad (wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków) dotyczących kwalifikowania mogłyby zostać przedstawione jako kwalifikowane nadleśnictwo może załączyć dane wydatki do kolejnego Wniosku o Płatność.

2 Dotyczy umów zawartych w trybie Pzp albo na podstawie innych przepisów. Pojęcie ceny umowy podstawowej należy odnieść

do maksymalnej wartości zobowiązania wynikającej z kontraktu, tj. z uwzględnieniem ewentualnej rezerwy (np. kwot

warunkowych) 3 Dotyczy zamówień na roboty budowlane, w których zastosowano kosztorysowy sposób wynagradzania wykonawcy

18

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

3. Procedury udzielania zamówień publicznych

3.1. Przyjęte rozwiązania prowadzenia postępowań w Projekcie

Nadleśnictwa (podmioty upoważnione przez Beneficjenta do ponoszenia wydatków kwalifikowanych)

realizując zadania objęte Projektem zobowiązane są do zawierania umów z wykonawcami zgodnie

z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U.

z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) oraz wewnętrznymi uregulowaniami w ramach Projektu

podanymi do stosowania pismami Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych:

1. Okres od 12.10.2007 r. do 09.06.2010 r.4 W tym okresie obowiązywały procedury ogłaszania postępowań o zamówienie publiczne w trybie jaki był właściwy dla wartości szacunkowej zamówienia obliczanej zgodnie z zasadami ustawy Pzp na poziomie nadleśnictwa.

Dla celów weryfikacji i kontroli wydatków w projekcie przyjęto następujący tok postępowania:

Wydatki poniesione na podstawie postępowań przeprowadzonych w tym okresie mogą być przedstawiane do CKPŚ pod warunkiem zaliczenia ich do puli postępowań przeprowadzonych na bazie art. 6a ustawy Pzp (art. 9 Dyrektywy 2004/18/WE). Informacja o postępowaniach zaliczonych do tej puli znajduje się na stronie www.ckps.pl- w zakładce dostępnej po zalogowaniu („Ważne pisma”).

Wydatki poniesione na podstawie postępowań przeprowadzonych w tym okresie, a nie zaliczone do puli postępowań przeprowadzonych w oparciu o art. 6a ustawy Pzp nie zostaną w przyszłości przedstawione we Wnioskach o płatność. Decyzja ta została zawarta w piśmie z dnia 07.05.2012 r. znak sprawy ZF-364-3-47/12.

2. Okres od 09.06.2010 r. do 26.07.2011 r.5 W celu zabezpieczenia kwalifikowalności wydatków ponoszonych w ramach projektu w

sytuacji niejasnych interpretacji opinii Prezesa UZP podjęto decyzję o wprowadzeniu do

stosowania procedury ogłaszania postępowań o zamówienie publiczne w trybie przetargu

nieograniczonego „unijnego” bez względu na wartość szacunkową zamówienia obliczaną na

poziomie nadleśnictwa w planie zamówień publicznych w ramach projektu. Tak obliczana

wartość szacunkowa w żadnym z nadleśnictw nie przekroczyła wartości progowej wskazanej

w art. 169 ustawy Pzp i nie została wskazana konieczność przekazywania tych postępowań do

kontroli uprzedniej Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.

W związku z tym, w odniesieniu do tych zamówień przyjęto następujący tok postępowania:

Wydatki poniesione na podstawie postępowań przeprowadzonych w tym okresie (pod warunkiem przeprowadzenia ich w procedurze przetargu nieograniczonego w procedurze krajowej lub unijnej) mogą być przedstawiane do wniosków o płatność.

4 Okres między początkiem okresu kwalifikowania wydatków a datą pisma (ZF-364-5-2/10) wprowadzającego do stosowania

procedurę przetargu nieograniczonego w trybie unijnym bez względu na wartość szacunkową zamówienia

5 Okres, w którym obowiązywały zasady wprowadzone pismem DGLP znak: ZF-364-5-2/10 (stosowanie procedury przetargu

nieograniczonego w trybie unijnym bez względu na wartość szacunkową zamówienia)

19

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

Takie postępowania będą jednak kontrolowane przez NFOŚiGW przed wypłatą środków.

Wydatki poniesione na podstawie postępowań przeprowadzonych w tym okresie mogą być przedstawiane do WoP pod warunkiem zaliczenia ich do puli postępowań przeprowadzonych na bazie art. 6a ustawy Pzp (art. 9 Dyrektywy 2004/18/WE). Informacja o postępowaniach zaliczonych do tej puli znajduje się na stronie www.ckps.pl w zakładce dostępnej po zalogowaniu („Ważne pisma”).

3. Od 26.07.2011 r.6 W świetle kolejnych opinii UZP i w celu zabezpieczenia wydatków ponoszonych w ramach

projektu podjęto decyzję o sumowaniu wartości rodzajów zamówień na poziomie projektu

(a nie jak dotychczas na poziomie nadleśnictwa). Ta decyzja spowodowała, że postępowania

dotyczące robót budowlanych wymagają (zgodnie z art. 169 ustawy Pzp) przesłania do

kontroli uprzedniej Prezesa UZP7.

Wydatki poniesione na podstawie postępowań przeprowadzonych w tym okresie (pod warunkiem przeprowadzenia ich w procedurze przetargu nieograniczonego w trybie unijnym) mogą być przedstawiane do CKPŚ do wniosków o płatność.

Z puli tych wydatków NFOŚiGW może pobrać wydatki do kontroli w sytuacji odstąpienia od kontroli uprzedniej przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.Zakończenie kontroli przez NFOŚiGW pozwala na rozliczenie wydatków w projekcie, z uwzględnieniem stawki ewentualnej korekty.

Korespondencja dotycząca przekazania dokumentacji do Prezesa UZP, wyników kontroli oraz

zastrzeżenia do wyników kontroli (jeśli nadleśnictwo skorzystało z tego prawa) należy niezwłocznie

przesłać do CKPŚ8.

Dodatkowo, podkreślenia wymaga fakt, iż przestrzeganie zasad zawierania umów jest obszarem

szczególnego zainteresowania służb kontrolnych i audytowych, działających na szczeblu krajowym,

a także UE. Zgodnie z przyjętym systemem weryfikacji zamówień w ramach PO IiŚ, przestrzeganie

zasad zawierania umów badane jest w ramach wszystkich projektów, zatem każde zamówienie może

zostać potencjalnie objęte kontrolą9.

W przypadku naruszenia przepisów prawa zamówień publicznych związanych z realizacją projektów

współfinansowanych ze środków funduszy Unii Europejskiej stosowany jest dokument regulujący

kwestię wymierzania korekt finansowych, tzw. „taryfikator”10.

Ponadto, wydatki poniesione na podstawie postępowań kontrolowanych lub wytypowanych przez IW

do kontroli, nie będą przedstawiane we wnioskach o płatność składanych do NFOŚiGW, do momentu

otrzymania ostatecznej informacji o wyniku kontroli. O wyniku przeprowadzonej kontroli przez

6 Powyższe regulacje wprowadzone zostały pismem DGLP z dn. 26.07.2011r. (zn.spr. ZF-364-5-28/11).

7 Ujednolicony wzór pisma przekazującego dokumentację przetargową do kontroli uprzedniej Prezesa UZP wprowadzony został

pismem DGLP z dn.07.05.2012r. (zn.spr. ZF-364-1-47/12) i udostępnione na stronie www.ckps.pl po zalogowaniu. 8

Powyższe regulacje wprowadzone zostały pismem DGLP z dn.01.03.2012r. (zn.spr. ZF-364-1-46/12) 9 Na podstawie przewodnika dla Beneficjenta Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (Ministerstwo Rozwoju

Regionalnego – marzec 2010) 10

Strona internetowe na których można znaleźć szczegółowe tabele „taryfikatora”:

http://www.pois.gov.pl/dokumenty/wzorydokumentow/documents/20100407_korekty_finansowe_tabela_iz_pois.pdf;

http://www.ckps.pl/v,priorytet,poiis/kontrola/langID~0.html.

http://www.ckps.pl/

http://www.pois.gov.pl/dokumenty/wzorydokumentow/documents/20100407_korekty_finansowe_tabela_iz_pois.pdf

20

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

Departament Kontroli Zamówień Publicznych (DS.) w NFOŚIGW nadleśnictwo każdorazowo zostanie

poinformowane odrębnym pismem.

Zgodnie z decyzją Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych wszystkie postępowania

w przedmiotowym projekcie powinny być ogłaszane z zastosowaniem tzw. „procedury unijnej”,

niezależnie od wartości zamówienia jaka wynika z przygotowanej dokumentacji w danym

nadleśnictwie. Należałoby w tym miejscu zwrócić uwagę również na fakt właściwego wypełnienia

ogłoszenia o zamówieniu tj. podawanie zarówno informacji o wartości szacunkowej dla całego

Projektu, jak również części będącej przedmiotem wartości danego postępowania. Przekazywanie

wykonawcom kompletnych informacji ma bezpośredni wpływ na przebieg postępowania jak np. jest

konieczne do określenia wpisu od odwołania przez danego Wykonawcę11.

W związku z podjęciem decyzji przez Dyrektora Generalnego LP12 o ustalaniu wartości zamówienia na

poziomie projektu w rozbiciu na rodzaje zamówień (tj. roboty budowlane kwota 127 996 758,81 zł,

usługi projektowe kwota 14 839 024,27 zł, usługi nadzoru inwestorskiego kwota 2 948 116,38 zł) w

odniesieniu do robót budowlanych, których szacunkowa wartość w projekcie przekracza 20 mln euro

nadleśnictwa zobowiązane są do każdorazowego przekazywania dokumentacji postępowań do

kontroli uprzedniej Prezesa UZP (na podstawie art. 170 ust. 1 ustawy Pzp).

UWAGA!

W wyniku wejścia w życie Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ z dnia

21 czerwca 2011 r. zostały zawężone możliwości kwalifikowania wydatków poniesionych w wyniku

postępowań prowadzonych w trybie zamówienia z wolnej ręki, negocjacji bez ogłoszenia, a także

aneksów zmieniających wartość umowy.

Warunki kwalifikowalności dotyczące trybów niekonkurencyjnych oraz aneksów zmieniających

wartość umowy dotyczą „zdarzeń” powstałych po upływie miesiąca od dnia opublikowania w

Monitorze Polskim Komunikatu o zmienionych Wytycznych. Komunikat w Monitorze Polskim został

opublikowany w dniu 29 lipca 2011 r., więc zmienione Wytyczne mają zastosowanie od dnia 29

sierpnia 2011 r. Wydatki poniesione przed tym terminem mogą być przedstawione we wnioskach o

płatność jako kwalifikowane, jednakże będą traktowane jako obarczone wysokim ryzykiem

nieprawidłowości i każdorazowo będą kontrolowane oraz będą wymagały szczegółowego

uzasadnienia zastosowania niekonkurencyjnego trybu wyboru wykonawcy.

Należy liczyć się z ryzykiem uznania przez IW powyższych wydatków jako niekwalifikowane. W

przypadku konieczności ponoszenia wydatków potencjalnie niekwalifikowalnych, które warunkowo

zostaną przez nadleśnictwo przedłożone do wniosku o płatność należy zapoznać się z rozdziałem

6.4.2. pkt c Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ13.

11 Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 04.06.2012 r., sygn.. akt KIO 1033/12.

12 Pismo z dn. 26.07.2011 r. zn. spr. ZF-364-5-28/11

13 Aktualne Wytyczne można znaleźć na stronie www.pois.gov.pl.

21

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

3.2. Najczęściej stwierdzane naruszenia ustawy Pzp

Poniżej przedstawiono najczęściej popełniane błędy, które były identyfikowane w wyniku prowadzonych weryfikacji przez pracowników CKPŚ oraz NFOŚiGW:

1. Brak określenia warunków udziału w postępowaniu, a żądanie od wykonawców dokumentów na

potwierdzenie spełnienia tych warunków; określenie zbyt rygorystycznych warunków udziału w

postępowaniu (np. żądanie aby wykonawcy wykazali się doświadczeniem i zdolnością kredytową

przekraczającą szacunkową wartość zamówienia);

2. Żądanie dokumentów bez określenia jednoznacznych warunków udziału w postępowaniu; żądanie

wykazu robót bez szczegółowego opisu ich zakresu i/lub określenia ich wartości, jakie wykonawcy

muszą wykazać, aby uznano ich doświadczenie za wystarczające do wykonania przedmiotu

zamówienia;

3. Nieadekwatne do przedmiotu zamówienia warunki udziału w postępowaniu (np. wielkość

przychodów, zakres doświadczenia wykonawcy, zakres uprawnień personelu, proporcjonalność

warunku do przedmiotu zamówienia);

4. Żądanie dokumentów i oświadczeń w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w

postępowaniu nie powiązanych z postawionymi przez zamawiającego warunkami lub które nie są

wymienione w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie

rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te

dokumenty mogą być składane (np. wymóg przynależności wymaganych osób do właściwej Izby

Samorządu Zawodowego, żądanie od wykonawców kopii uprawnień, zamiast samego

oświadczenia o posiadaniu takich uprawnień);

5. Żądanie wskazania przez wykonawcę w ofercie nazw podwykonawców; nieuprawione

ograniczenie realizacji zamówienia przez podwykonawców, poprzez żądanie zrealizowania

zamówienia własnymi siłami; brak żądania w ofercie podania zakresu części zamówienia

powierzanego podwykonawcom;

6. Warunki ograniczające konkurencję (np. żądanie doświadczenia wykonawcy w projektach

finansowanych ze środków unijnych; ograniczenie możliwości przedstawienia referencji

należytego wykonania umowy tylko do referencji wystawionych dla głównego wykonawcy;

wymóg posiadania przez wykonawców odpowiedniego sprzętu na etapie składania ofert, a nie na

dzień rozpoczęcia wykonywania zamówienia; ograniczanie dostępu do zamówienia podmiotom

gospodarczym z innych państw członkowskich UE);

7. Nieprawidłowości w zakresie żądanych dokumentów od wykonawców zagranicznych (np. żądanie

od wykonawców zagranicznych dokumentów, których nie żąda się od wykonawców krajowych;

brak informacji jakie dokumenty powinni złożyć wykonawcy zagraniczni w przypadku, gdy u nich w

kraju nie wystawia się przedmiotowego dokumentu);

8. Skrócenie okresu referencyjnego przez zamawiającego w żądanym od wykonawców wykazie

wykonanych robót budowlanych z 5 lat do 3 lat;

9. Niejednoznaczny lub dyskryminujący opis przedmiotu zamówienia (np. wskazanie na konkretny

system, produkt, producenta, bez jednoczesnego dodania, iż dopuszcza przedmioty równoważne);

10. Ustalenie zbyt krótkiego terminu składania ofert (termin oblicza się wg Kodeksu Cywilnego,

dlatego wykonawcy powinni mieć pełne 40 dni kalendarzowe na złożenie ofert) w przypadku

przetargów unijnych;

11. Niezgodność treści SIWZ z treścią ogłoszenia (np. nie zamieszczenie w ogłoszeniu o zamówieniu

dokumentów dotyczących podmiotów zagranicznych);

22

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

12. Błędy w ogłoszeniu o zamówienie (np. ogłoszenie zamieszczone na tablicy ogłoszeń nie zawiera

wszystkich informacji przekazanych do UOPWE m. in. opisu sposobu spełnienia warunków udziału

w postępowaniu oraz dokumentów wymaganych od wykonawców ubiegających się o

przedmiotowe zamówienie; w wyniku modyfikacji treści SIWZ nie zmieniono treści ogłoszenia;

wydłużenie terminu składania ofert bez publikowania sprostowania ogłoszenia; zmiana treści

ogłoszenia bez zachowania 22 dniowego terminu na składanie ofert od dnia przekazania zmiany

ogłoszenia do UOPWE);

13. Nieprawidłowości w zakresie wzywania do uzupełnienia dokumentów (np. wzywanie

wykonawców do uzupełnienia dat w ofercie, jest to uchybienie formalne, nie mające wpływu na

ważność oferty, nie podlega uzupełnieniu w trybie art. 26 ust. 3, ponieważ zgodnie z tym

artykułem uzupełnia się oświadczenia lub dokumenty o których mowa w art. 25 ust. 1 oraz

pełnomocnictwa; nie wzywanie do uzupełnienia dokumentów na potwierdzenie warunku wiedzy i

doświadczenia; nie wezwanie do uzupełnienia dokumentu, mimo iż dokument załączony do oferty

był nieaktualny; wezwanie do uzupełnienia formularza oferty, przedmiotowy brak nie podlega

uzupełnieniu; wzywanie do uzupełnienia tego samego dokumentu dwukrotnie);

14. Wadliwość zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty (np. brak informacji o siedzibie i

adresach wykonawców oraz punktacji przyznanej ofertom; brak informacji o ofertach

odrzuconych; brak zamieszczenia informacji o wyborze oferty najkorzystniejszej na stronie

internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnych w siedzibie zamawiającego; wybór

wykonawcy nie spełniającego warunków udziału w postępowaniu);

15. Nieuzasadnione wykluczenie wykonawcy lub odrzucenie oferty (np. przedstawiony na wezwanie

do uzupełnienia dokument nie potwierdzał spełnienia warunków na dzień składania ofert, w

związku z powyższym zamawiający powinien wykluczyć wykonawcę z postępowania, a tego nie

uczynił; wykluczenie wykonawcy w związku z uchybieniami dotyczącymi wniesienia wadium14;

odrzucenie oferty, której część w nieuprawniony sposób zastrzeżono jako tajemnicę

przedsiębiorstwa – zamawiający powinien odtajnić część nieprawnie zastrzeżoną i rozpatrzyć

ofertę);

16. Poprawianie omyłek w ofertach np.

a) Oczywista omyłka pisarska jest poprawiana bez odwoływania się do innych dokumentów, np.

wyjaśnień wykonawcy15. Przykłady omyłek pisarskich: widoczna mylna pisownia wyrazu,

ewidentny błąd gramatyczny, niezamierzone opuszczenie wyrazu lub jego części, ewidentny

błąd rzeczowy np. 31 listopada 2008 r., rozbieżność między ceną wpisaną liczbą i słownie;

b) Oczywistą omyłką rachunkową jest widoczny, niezamierzony błąd rachunkowy popełniony

przez wykonawcę, który polega na uzyskaniu nieprawidłowego wyniku działania

arytmetycznego, a w szczególności błędne zsumowanie lub odjęcie poszczególnych pozycji16;

jest to oczywista omyłka rachunkowa, którą Zamawiający obowiązany jest poprawić w trybie

art. 87 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp. Popełniony błąd jest bowiem wynikiem nieprawidłowego

działania mnożenia.17 Poprawianie omyłek rachunkowych będzie dotyczyć w szczególności

błędnie dokonanych obliczeń: prawidłowo podanej w ofercie stawki podatku od towarów i

usług; błędnie podanej w ofercie ceny netto i kwoty podatku od towarów i usług; błędnego

14 Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 5 grudnia 2008 r., sygn.. KIO/UZP 1367/08. 15 Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 20 stycznia 2009 r.; sygn. akt KIO/UZP 11/09. 16 Wyrok z dnia Krajowej Izby Odwoławczej 21 stycznia 2009 r., Sygn. akt KIO/UZP 20/09. 17 Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 23 stycznia 2009 r., Sygn. akt KIO/UZP 21/09, KIO/UZO 38/09, KIO/UZO 41/09.

23

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

wyniku działania wynikającego z mnożenia czy sumowania. Po poprawieniu oczywistej

omyłki rachunkowej Zamawiający ma obowiązek dokonać dalszych poprawek – uwzględnić

konsekwencje poprawienia w dalszych elementach wyliczeń wykonawcy;

c) Inne omyłki polegające na niezgodności oferty z SIWZ, niepowodujące istotnych zmian w

treści oferty mogą dotyczyć nie tylko ceny, ale każdego elementu oferty np. parametrów,

ilości, warunków realizacji itp. Przepis dotyczący poprawiania „innych omyłek” ma na celu

ograniczenie ilości ofert odrzucanych z powodu niewielkich uchybień, które nie wpływają w

sposób istotny na treść zobowiązania wykonawcy. Przykłady omyłek polegających na

niezgodności oferty z SIWZ, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty: przyjęcie w

kosztorysie ofertowym innych niż wynika to z załączonego do SIWZ przedmiaru robót

jednostek miar18; załączenie do oferty zdublowanych kosztorysów ofertowych lub

zdublowanych poszczególnych pozycji wymienianych w przedmiarze19; przyjęcie w

kosztorysie ofertowym opisu robót budowlanych niezgodnego z opisem tychże robót

wynikającym z załączonego do SIWZ przedmiaru robót20; przyjęcie w kosztorysie ofertowym

innych niż wynika to z załączonego do SIWZ przedmiaru robót ilości jednostek miar; przyjęcie

do podstawy wyceny pozycji katalogowej innej niż podano w przedmiarze. Podejmując

decyzję, co do poprawienia omyłki należy pamiętać, że działanie takie nie może dotyczyć

omyłek istotnych, a więc takich, których poprawienie prowadzi do istotnej zmiany treści

oferty. Ze względu na nieostry charakter przepisu w wielu przypadkach trudno jest ocenić,

czy w konkretnych okolicznościach mamy do czynienia z omyłką, którą należy poprawić.

17. Zmiany umowy niezgodne z art. 144 ust. 1 ustawy Pzp w szczególności gdy nie było przewidzianej

takiej możliwości w SIWZ (np. korygowanie błędów popełnionych w SIWZ, nieuzasadnione

podwyższanie wynagrodzenia wykonawcy lub przedłużanie terminu wykonania zamówienia ).

3.3. Korekty finansowe

Wydatki poniesione na podstawie umowy, która została zawarta z naruszeniem prawa

wspólnotowego w dziedzinie zamówień publicznych lub stosowania przepisów ustawy Pzp

związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE, lub poniesione z

naruszeniem prawa mogą zostać uznane za niekwalifikowalne w całości lub w części, w zależności od

wagi tego naruszenia. Korekty finansowe wymierzane są przez instytucje kontrolujące za

pośrednictwem Instytucji Wdrażającej, którą dla Projektu jest NFOŚiGW.

Przy ustalaniu wysokości korekt finansowych za naruszenia przy stosowaniu prawa wspólnotowego w

dziedzinie zamówień publicznych lub stosowaniu przepisów Pzp wdrażających to prawo należy brać

pod uwagę, z jednej strony, rodzaj lub stopień naruszenia, z drugiej zaś skutki finansowe naruszenia

dla wydatków ze środków funduszy UE. Wysokość korekt finansowych powinna więc, co do zasady,

odpowiadać wysokości szkody. Punktem wyjścia dla ustalenia wysokości korekty finansowej jest

ustalenie wysokości szkody. Ustalenie wysokości korekty może następować na dwa sposoby: przez

zastosowanie metody dyferencyjnej lub metody wskaźnikowej.

18 Informacja o wyniku kontroli doraźnej z dnia 5 września 2011 r., UZP/DKD/KND/18/11

19 Wyniki przeprowadzonych w 2011 r. przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych kontroli zamówień współfinansowanych

ze środków Unii Europejskiej 20

Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 3 lutego 2009 r., Sygn. akt KIO/UZP 86/09, 87/09

24

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

W celu ustalenia istnienia oraz wielkości szkody trzeba uchwycić różnicę pomiędzy wysokością

rzeczywistych wydatków ze środków funduszy UE po wystąpieniu naruszenia, a hipotetyczną

wysokością takich wydatków w sytuacji, gdyby naruszenie nie miało miejsca. Zasadą powinna być

konkretyzacja wysokości korekt finansowych. Konkretyzacja ta ma polegać na ustaleniu wysokości

szkody na podstawie analizy dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w

tym w szczególności ofert złożonych przez wykonawców. Powyższa analiza winna mieć przede

wszystkim na celu indywidualne oszacowanie rozmiaru szkody spowodowanej ujawnionym

naruszeniem. Jako najprostszy przykład można wskazać sytuację, w której zamawiający bezzasadnie

odrzuca najtańszą ofertę i dokonuje wyboru oferty droższej. Wysokość korekty finansowej da się

tutaj odnieść do różnicy pomiędzy ceną wybranej oferty, a ceną oferty odrzuconej. Przy czym

uwzględniamy tylko różnicę powstałą w zakresie wydatkowania środków z funduszy UE, nie zaś

globalną różnicę w wydatkowaniu środków na zamówienie.

Ponadto Prezes UZP może wystąpić do sądu o unieważnienie:

Części umowy, w której zakres świadczenia wykracza poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w SIWZ,

Zmian umowy, dokonanych z naruszeniem art. 144 ust. 1 ustawy Pzp, Umowy, o której mowa w art. 146 ustawy Pzp.

W przypadku naruszenia przepisów prawa zamówień publicznych związanych z realizacją projektów

współfinansowanych ze środków funduszy Unii Europejskiej stosowany jest dokument regulujący

kwestię wymierzania korekt finansowych, tzw. „taryfikator”21.

Wskaźnik procentowy (W%), stosowany dla obliczenia wysokości korekty finansowej dla zamówień

publicznych, które są w całości objęte dyrektywą 2004/18/WE (procedura unijna), określa się według

poniższej tabeli.

Tabela określająca wskaźnik procentowy (W%) korekty finansowej

Lp. Kategoria nieprawidłowości W%

1. Niedopełnienie obowiązku przekazania ogłoszenia o zamówieniu do UOPWE 100%

2. Niedopełnienie obowiązku przekazania ogłoszenia o zamówieniu do UOPWE, przy

jednoczesnym zapewnieniu „odpowiedniego poziomu upublicznienia” ogłoszenia 25%

3. Bezprawne udzielenie zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z

wolnej ręki 100%

4. Bezprawne udzielenie zamówień dodatkowych lub uzupełniających w trybie zamówienia z

wolnej ręki 25% - 100%

5. Udzielenie w trybie zamówienia z wolnej ręki zamówień dodatkowych lub

uzupełniających, których wartość przekracza 20% lub 50% wartości zamówienia

realizowanego

100%

6. Brak pełnej informacji o warunkach udziału w postępowaniu oraz kryteriach oceny ofert 5-25%

7. Niewłaściwe stosowanie kryteriów oceny ofert 10%-25%

8. Określenie dyskryminacyjnych warunków udziału w postępowaniu oraz kryteriów oceny

ofert 25%

21 Strona internetowe na których można znaleźć szczegółowe tabele:

http://www.pois.gov.pl/dokumenty/wzorydokumentow/documents/20100407_korekty_finansowe_tabela_iz_pois.pdf;

http://www.ckps.pl/v,priorytet,poiis/kontrola/langID~0.html.


25

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

9. Nieprawidłowości w zakresie oświadczeń i dokumentów wymaganych od wykonawców 5%

10. Niejednoznaczny lub dyskryminacyjny opis przedmiotu zamówienia 5 -25%

11. Prowadzenie negocjacji dotyczących treści oferty 10-25%

12. Zmniejszenie zakresu świadczenia wykonawcy 100%

13. Zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego przed upływem terminu na

wniesienie lub rozpatrzenie odwołania 5%

14. Brak zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty 5%

15. Wadliwość zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub o wykluczeniu z

postępowania 2%

16. Niedopełnienie obowiązków związanych z udostępnianiem SIWZ 5%

17. Niedopełnienie obowiązków związanych z udzielaniem informacji dodatkowych 2%

18. Ustalanie krótszych niż ustawowe terminów składania ofert oraz wniosków o

dopuszczenie do udziału w postępowaniu 5-10%

19. Błędy w ogłoszeniach 2-5%

20. Niedopełnienie obowiązku przekazania ogłoszenia o udzieleniu zamówienia UOPWE 1-2%

21. Ograniczenie kręgu potencjalnych oferentów 25%

W przypadku gdy, w jednym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zostanie wykryte

więcej niż jedno naruszenie, zostanie zastosowana korekta finansowa o największej wartości

procentowej.

W tym miejscu należy wspomnieć o ZALECENIACH nr 9/2010 Instytucji Zarządzającej Programem

Operacyjnym Infrastruktura i Środowisko (IZ POIiŚ) w sprawie stosowania w PO IiŚ stawek korekt

finansowych odnośnie uchybień zidentyfikowanych przez KE w Planie Działań dla Polski na lata 2000-

2006 oraz audytach KE na projektach FS w perspektywie finansowej 2000-2006. Celem tych zaleceń

jest przedstawienie procedury postępowania oraz ostateczne stawki korekt finansowych, jakie

zostały przedstawione stronie polskiej do stosowania po przeprowadzonych negocjacjach i wskazane

w podsumowaniu wyników audytu systemu zarządzania i kontroli PO IiŚ przeprowadzonego przez

służby KE w 2010 r. Omówione naruszenia w zaleceniu:

- Wymóg posiadania przez wykonawców odpowiedniego sprzętu na etapie składania oferty;

- Stosowanie przez oferentów dyskryminujących ograniczeń możliwości spełnienia niektórych

kryteriów wyboru łącznie przez wszystkich członków konsorcjum;

- Wydłużenie terminu składania ofert bez publikowania sprostowania dotyczącego ogłoszenia o

zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej;

- Ograniczenie podwykonawstwa;

- Konieczność posiadania wcześniejszego doświadczenia w realizacji projektów w Polsce lub wymóg,

aby oferent w przeszłości realizował zamówienia współfinansowane przez UE i/lub fundusze krajowe;

- Zmiany warunków zamówienia po podpisaniu umowy;

- Bezpośrednie zlecanie zamówień dodatkowych;

- Dyskryminujące kryteria wyboru, zakładające, że zamawiający będzie uwzględniał jedynie

doświadczenie zdobyte przez oferenta po uzyskaniu przez niego stosownych polskich uprawnień

budowlanych lub posiadanie stosownego doświadczenia zdobytego w Polsce;

- Część robót przewidzianych w umowie podpisanej z wybranym oferentem została już wykonana

przez innego wykonawcę;

26

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

- Brak wystarczającego uzasadnienia dla zastosowania procedury negocjacji bez ogłoszenia o

zamówieniu lub nieuprawnione stosowanie przyspieszonych terminów w trybach podstawowych.

3.4. Dokumentowanie postępowań

Nadleśnictwa udzielając zamówień publicznych powinny w szczególności zadbać o udokumentowanie

przeprowadzonych postępowań pod kątem:

1. Zgodności zakresu zamówienia z zakresem rzeczowym Projektu tj. z Kartą Zadania, Kartą Obiektu, Kartą Oceny Zbiornika, podpisywanymi porozumieniami DGLPnadleśnictwo

2. Prawidłowości ustalenia szacunkowej wartości zamówienia – niezbędne jest udokumentowanie sposobu ustalania tej wartości w terminach przewidzianych w ustawie tj. do 3 miesięcy przed rozpoczęciem postępowania dla dostaw i usług oraz do 6 miesięcy przed rozpoczęciem postępowania dla robót budowlanych przed wszczęciem postępowania; zaleca się załączenie do wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie szacowania wartości zamówienia.

3. Prawidłowości udzielanych zamówień publicznych w oparciu o plan finansowy z uwzględnieniem art. 32 ustawy Pzp, w tym, zwracając uwagę na zakaz dzielenia zamówienia na części lub zaniżania szacunkowej wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy;

4. Prawidłowości opisu przedmiotu zamówienia – w szczególności przestrzeganie zasady uczciwej konkurencji;

5. Prawidłowości wyboru trybu udzielania zamówienia – udokumentowanie przyczyn (w oparciu o przesłanki zgodne z ustawą Pzp) wyboru trybu innego niż przetarg nieograniczony lub ograniczony;

6. Prawidłowości postawionych warunków udziału w postępowaniu – zachowanie zasady uczciwej konkurencji, w szczególności warunki powinny być związane z przedmiotem zamówienia oraz proporcjonalne do przedmiotu zamówienia;

7. postawionych kryteriów oceny ofert – kryteria powinny być zgodne z art. 91 ustawy Pzp, podkreślić należy, iż cena nie musi być jedynym kryterium oceny ofert w każdym postępowaniu. Stosowane mogą być także inne kryteria, ale kryteria nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy np. jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej;

8. Zamieszczenia wszystkich ogłoszeń do publicznej wiadomości i przekazania oświadczeń wymaganych ustawą Pzp, w zależności od trybu postępowania i zgodnie z wymaganymi terminami – np. ogłoszenie o zamówieniu, ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty, ogłoszenie o udzieleniu zamówienia oraz zaproszenie do negocjacji itd.;

9. Zamieszczenia w treści dokumentacji przetargowej tj. specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty, a także w umowie z wykonawcą, elementów wizualizacji funduszy europejskich (tj. logo POIiŚ, flaga UE, odwołanie słowne do UE i do Funduszu Spójności, logo beneficjenta). Każdy dokument wchodzący w skład dokumentacji przetargowej musi być oznakowany na pierwszej stronie (oznaczanie kolejnych stron nie jest konieczne). Szczegółowe informacje w rozdziale: "Informacja o przebiegu realizacji projektu i jego promocja”.

UWAGA! Autokontrola SIWZ: W celu zapewnienia zachowania wszystkich powyższych warunków każdorazowy wniosek

o udzielenie zamówienia powinien zostać poprzedzony wypełnieniem przez pracownika

merytorycznego i pracownika ds. zamówień publicznych Listy Sprawdzającej SIWZ, która dostępna

jest po zalogowaniu na stronie www.ckps.pl (nowa, poszerzona lista sprawdzająca).

http://www.ckps.pl/

27

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

3.5. Weryfikacja wybranych postępowań przetargowych

Centrum Koordynacji Projektów Środowiskowych w wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego wyłoniło podmiot zewnętrzny, którego zadaniem jest weryfikacja wybranych postępowań przetargowych prowadzonych przez jednostki organizacyjne PGL LP w niniejszym Projekcie. Celem tego zlecenia jest zapewnienie wsparcia dla jednostek PGL LP w prawidłowym przygotowaniu postępowań przetargowych, w świetle wielu błędów, jakie pojawiły się w kontrolowanych przez CKPŚ i NFOŚiGW postępowaniach przetargowych. Weryfikacja prawidłowości stosowania procedur udzielania zamówień publicznych dokonywana będzie przed ogłoszeniem postępowania (kontrola ex-ante). Szczegóły dotyczące procedowania dokumentacji

zostały opisane w piśmie CKPŚ z dnia 29.04.2011 r. 22

W regionalnych dyrekcjach Lasów Państwowych zostały wyznaczone osoby odpowiedzialne za utrzymanie bieżącej współpracy z Wykonawcą oraz za przekazanie Wykonawcy dokumentacji stanowiącej podstawę przeprowadzenia weryfikacji. W przypadkach, w których organizatorem postępowań będą nadleśnictwa, osoba wyznaczona w rdLP będzie odpowiedzialna za zebranie potrzebnych dokumentów z podległych danej rdLP nadleśnictw.

3.6. Procedura postępowania prowadzonego w trybie przetargu „unijnego”

Czynność Zamawiającego

Etap postępowania

PROCEDURA „UNIJNA” Dla postępowań o wartości zamówień równych lub przekraczających:

5 000 000 € dla robót budowlanych 130 000 € dla dostaw lub usług

Wszczęcie

postępowania

1. Zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w: a) UOPWE b) Miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na stronie

internetowej. 2. Zamawiający jest obowiązany udokumentować publikację ogłoszenia w

UOPWE (w szczególności przechowywać dowód jego publikacji).

Udostępnianie

SIWZ

1. Na stronie internetowej zamawiającego od dnia publikacji ogłoszenia w

DUUE do upływu terminu składania ofert,

2. Przekazanie na wniosek Wykonawcy (w terminie 5 dni). Opłata za wydanie

SIWZ może pokrywać jedynie koszt jej druku oraz przekazania.

Terminy składania

ofert

1. Termin składania ofert nie może być krótszy niż:

40 dni – od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu UOPWE, drogą elektroniczną zgodnie z formą i procedurami wskazanymi na stronie internetowej określonej w dyrektywie;

47 dni – od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu UOPWE, w sposób inny niż określony powyżej;

2. Jeżeli informacja o zamówieniu została zawarta we wstępnym ogłoszeniu

22 Pismo CKPŚ z dnia 29.04.2011 r. (zn. spr. JN-JG/mjd/3652-1012/11) w sprawie procedowania dokumentacji do kontroli

ex-ante przez firmę zewnętrzną

28

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

informacyjnym o ile wstępne ogłoszenie informacyjne zawierało wszystkie

informacje wymagane w tym ogłoszeniu, w zakresie, w jakim informacje te są

dostępne w momencie publikacji tego ogłoszenia, i zostało wysłane do

publikacji UOPWE lub zamieszczone w profilu nabywcy na co najmniej 52 dni i

nie więcej niż 12 miesięcy przed datą wysłania ogłoszenia o zamówieniu,

zamawiający może wyznaczyć termin składania ofert nie krótszy niż:

22 dni – od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu UOPWE, drogą elektroniczną zgodnie z formą i procedurami wskazanymi na stronie internetowej określonej w dyrektywie;

29 dni – od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu UOPWE, w sposób inny niż określony powyżej.

Wyjaśnianie SIWZ

Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert, zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na:

6 dni – procedura „unijna” przed upływem terminu składania ofert: a) przekazując je Wykonawcom, którym przekazał SIWZ, bez ujawniania

źródła zapytania, b) zamieszczając je na stronie internetowej, jeżeli SIWZ jest

udostępnione na stronie internetowej. UWAGA! Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku o wyjaśnienie treści SIWZ, co oznacza, że prośba o wyjaśnienie powinna wpłynąć nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa pierwotnie wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli prośba o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynęła po tym terminie lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, zamawiający może udzielić wyjaśnień lub pozostawić wniosek bez rozpoznania.

Modyfikacja SIWZ

1. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SIWZ. Dokonaną zmianę specyfikacji zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim wykonawcom, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia, a jeżeli specyfikacja jest udostępniana na stronie internetowej, zamieszcza ją także na tej stronie.

2. Jeżeli w postępowaniu zmiana treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, zamawiający przekazuje UOPWE ogłoszenie dodatkowych informacji, informacji o niekompletnej procedurze i sprostowania, drogą elektroniczną, zgodnie z formą lub procedurami wskazanymi na stronie internetowej określonej w dyrektywie.

3. Jeżeli w wyniku zmiany treści SIWZ nieprowadzącej do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Zamawiający przedłuża termin składania ofert i informuje o tym Wykonawców, którym przekazano SIWZ oraz zamieszcza na stronie internetowej, jeżeli SIWZ jest udostępniona na tej stronie.

Modyfikacja

ogłoszenia o

zamówieniu

1. W przypadku dokonywania zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu opublikowanego w DUUE, Zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne.

2. Jeżeli zmiana, o której mowa w pkt. 1, jest istotna, w szczególności dotyczy określenia przedmiotu, wielkości lub zakresu zamówienia, kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postępowaniu lub sposobu oceny ich spełniania, zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny na

29

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

wprowadzenie zmian w ofertach, z tym że termin składania ofert nie może być krótszy niż 22 dni od dnia przekazania zmiany ogłoszenia UOPWE

3. Zamawiający niezwłocznie po przekazaniu zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu UOPWE zamieszcza informację o zmianach w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej.

Składanie i

otwarcie ofert

1. Zamawiający bezpośrednio przed otwarciem ofert podaje do publicznej wiadomości kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

2. Dokonuje jawnego otwarcia ofert, 3. Przekazuje niezwłocznie żądane informacje Wykonawcom nieobecnym

przy otwarciu ofert (na ich wniosek), 4. Udostępnia oferty (na wniosek Wykonawcy).

Badanie i ocena

ofert

1. Zamawiający wzywa do uzupełnienia lub złożenia wyjaśnień dotyczących

dokumentów lub oświadczeń złożonych z ofertą w przetargu (wg art. 26

ustawy Pzp),

2. Wyklucza Wykonawców (wg art. 24 ustawy Pzp),

3. Poprawia oczywiste omyłki pisarskie, rachunkowe oraz inne omyłki

polegające na niezgodności oferty ze SIWZ, niepowodujące istotnych zmian w

treści oferty (wg art. 87 ustawy Pzp),

4. Odrzuca oferty (wg art. 89 ustawy Pzp).

Rozstrzygnięcie

postępowania

Zamawiający:

1. Wybiera najkorzystniejszą ofertę lub

2. Unieważnia postępowanie w sytuacjach przewidzianych w art. 93 ustawy

Pzp.

Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający jednocześnie zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty o: 1. wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę) albo imię i

nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres wykonawcy którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru, nazwy (firmy) albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktacje;

2. wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne;

3. wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne;

4. terminie po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta.

Zawarcie umowy

Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie

nie krótszym niż 10 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze

najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane w sposób

określony w art. 27 ust.2 (15 dni jeżeli zawiadomienie zostało wysłane w inny

sposób)

Zawarcie umowy Po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego Zamawiający niezwłocznie przekazuje ogłoszenie o udzieleniu zamówienia UOPWE

30

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

3.7. Zamówienia, do których nie ma zastosowania ustawa Pzp

Umowy, które są zwolnione przedmiotowo ze stosowania ustawy Pzp tj. zawarte zgodnie z art. 4 ustawy Pzp (w tym umowy, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tys. euro) muszą być zawierane w formie pisemnej przy zachowaniu zasad oszczędności i celowości. Zasada oszczędności i celowości powinna być przestrzegana poprzez dokonanie następujących czynności:

oszacowania wartości zamówienia,

rozeznania rynku (np.: zapytania ofertowe do potencjalnych wykonawców).

Badania rynku nie należy ograniczać wyłącznie do rynku lokalnego, chyba że charakter zamówienia wskazuje, iż może ono być realizowane wyłącznie przez wykonawcę działającego lokalnie.

Nadleśnictwo chcąc aby wydatek ten został uznany za kwalifikowany musi uwzględnić/ wprowadzić23 odpowiednie zapisy w swoich procedurach (zasady te zostały zawarte w Regulaminach udzielania zamówień publicznych jakie zostały przyjęte przez nadleśnictwa na potrzeby realizacji Projektu). Regulamin nadleśnictw powinien uściślać zasady ogólne wyrażone w poniższych wytycznych i być z nimi zgodny24;

1. Nadleśnictwo ponosi wydatki na podstawie pisemnych umów zawieranych w sposób efektywny tj. w sposób zapewniający osiągnięcie najlepszego efektu przy możliwie najniższych kosztach.

2. Podstawą ustalenia wartości umowy, do której nie ma zastosowania ustawa Pzp jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez nadleśnictwo z należytą starannością. Nadleśnictwo nie może, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości.

3. Zaleca się przygotowanie notatki do przełożonego z opisem przedmiotu zamówienia, ewentualnie z projektem umowy, projektem ogłoszenia na stronie internetowej/mailem do wykonawcy z określeniem kryteriów udziału w postępowaniu i kryteriów oceny ofert oraz z uzasadnieniem zamówienia i podaniem wartości szacunkowej – z prośbą o zgodę na wszczęcie procedury zamówienia w trybie rozeznania rynku i zabezpieczenia środków.

4. Efektywność wydatków poniesionych przez nadleśnictwo potwierdzają dokumenty, z których wynikać będzie, że Nadleśnictwo dołożyło należytych starań, aby zapewnić osiągnięcie możliwie najlepszego efektu przy możliwie najniższych w danej sytuacji kosztach, tj. nadleśnictwo zobowiązuje się do posiadania dokumentów potwierdzających rozeznanie rynku oraz wskazujących, iż dana usługa, robota lub dostawa została wykonana po cenie nie wyższej od ceny rynkowej.

5. Odnośnie umów, których wartość nie przekracza 2 000,00 PLN bez podatku od towarów i usług nadleśnictwo nie musi posiadać dokumentów potwierdzających rozeznanie rynku (t.j. w sytuacji gdy suma zakupów dotyczących towarów lub usług nieprzekracza w projekcie kwoty 2 000,00 PLN nadleśnictwo nie ma obowiązku przeprowadzania procedury rozeznania rynku).

6. Dokumentami potwierdzającymi dokonanie rozeznania rynku są w szczególności:

a) skierowane do potencjalnych wykonawców zapytania ofertowe (bądź wydruk ogłoszenia o zamówieniu zamieszczonego na stronie internetowej) wraz z otrzymanymi ofertami25,

23 W postaci np. aneksów do istniejącego regulaminu lub osobnej obowiązującej procedury.

24 Zasady wynikają z „Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura

i Środowisko” (wersja z 21 czerwca 2011 r.). 25

tj. co najmniej dwie ważne oferty. Wymóg będzie spełniony również wtedy, gdy w odpowiedzi na zamieszczone na

ogólnodostępnej stronie internetowej ogłoszenie o zamówieniu złożona zostanie tylko jedna ważna oferta.

31

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

b) wydruki ze stron internetowych przedstawiających oferty potencjalnych wykonawców26.

7. Dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku mogą przyjąć w szczególności formę:

a) pisma,

b) wydruku listu elektronicznego,

c) wydruku strony internetowej przedstawiającej oferty lub informacje handlowe (zawierającego datę wydruku),

d) oferty lub informacji handlowej przesłanej przez wykonawców z własnej inicjatywy.

UWAGA! Notatka potwierdzająca przeprowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi wykonawcami nie jest uznawana za udokumentowanie rozeznania rynku.

8. Jeżeli w danym przypadku rozeznanie rynku nie jest możliwe, nadleśnictwo wykazuje okoliczności uzasadniające konieczność udzielenia danego zamówienia bez rozeznania rynku.

9. Poniesione wydatki i ich udokumentowanie jest zgodne z obowiązującym prawem polskim oraz prawem wspólnotowym. W szczególności chodzi tu o zgodność z przepisami obowiązującymi w obszarach: zamówień publicznych, ochrony środowiska, ochrony przyrody, pomocy publicznej, rachunkowości, swobody działalności gospodarczej.

10. Nadleśnictwo zobowiązane jest do udokumentowania przestrzegania wymogów, o których mowa powyżej (m.in. przechowuje dokumenty związane z wyborem wykonawcy, np. zapytania ofertowe wraz z opisem przedmiotu zamówienia i kryteriów/warunków, ogłoszenia o przetargu ze strony internetowej, oferty wykonawców z informacją na co jest oferta, zgodność z OPZ, dla kogo, data wpłynięcia, cena, ewentualnie dane związane z oceną spełniania warunków udziału w postępowaniu i kryteriami pozacenowymi oceny ofert, dokumenty potwierdzające przeprowadzone rozeznanie rynku, umowy, notatka do przełożonych z zestawieniem i oceną ofert – zatwierdzenie wybranego wykonawcy) oraz do przechowywania ww. dokumentacji przez okres nie krótszy niż 3 lata od daty zamknięcia programu PO IiŚ, o której poinformuje beneficjenta Instytucja Wdrażająca.

11. Procedura udzielania zamówień publicznych (poniżej 14 000 euro), do której nie ma zastosowania ustawa Pzp, powinny być przede wszystkim ogłaszane na stronach internetowych nadleśnictwa (minimum 5 dni roboczych, z terminem upływającym z końcem ostatniego dnia określonym w zapytaniu ofertowym).

UWAGA!

W przypadku rezygnacji z zamieszczenia ogłoszenia o rozeznaniu rynku na stronie internetowej

nadleśnictwa, należy rozesłać zapytanie do min. 3 wykonawców (którzy są w stanie wykonać dane

zamówienie) i uzyskać min. 2 ważne oferty aby procedura została uznana za prawidowo

przeprowadzoną w toku kontroli uprawnionych instytucji.

26 tj. co najmniej dwie ważne oferty.

32

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

4. Uzyskiwanie pozwoleń/decyzji na realizację przedsięwzięcia

Poniżej omówiono decyzje administracyjne uzyskiwane przez nadleśnictwa w Projekcie Małej

Retencji Nizinnej przed przystąpieniem do realizacji zadań w terenie, ze szczególnym naciskiem na

najczęściej popełniane błędy w postępowaniach administracyjnych w projekcie MRN.

Należy pamiętać, że z uwagi na różnorodny charakter obiektów realizowanych w ramach Projektu nie

w każdym przypadku konieczne będzie uzyskanie wszystkich niżej opisanych decyzji

administracyjnych, a z kolei w niektórych przypadkach będzie istniała konieczność uzyskania

decyzji/pozwoleń/ uzgodnień, które nie zostały opisane w niniejszym podręczniku.

Uzyskiwanie wymaganych prawem decyzji należy dostosować do aktualnego porządku prawnego.

Odpowiednie pozwolenia administracyjne muszą być przygotowywane zgodnie z zasadą

pierwszeństwa prawa wspólnotowego oraz uwzględniając obowiązek prowspólnotowej wykładni

przepisów prawa krajowego.

Poszczególne etapy uzyskiwania decyzji w procesie inwestycyjnym zostały szczegółowo opisane w

poprzedniej wersji podręcznika wraz z podaniem zakresu dokumentacji oraz wykazu niezbędnych

załączników do wniosków.

W projekcie MRN najczęściej uzyskiwanymi decyzjami są:

decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia (wraz z

wymaganymi opiniami i uzgodnieniami PPiS i RDOŚ);

decyzja o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu;

pozwolenie wodnoprawne;

decyzja ustalająca warunki prowadzenia robót (dot. terenów o szczególnych wartościach

przyrodniczych);

decyzja pozwolenie na budowę, decyzja o zatwierdzeniu projektu budowlanego, decyzja o

pozwoleniu na wznowienie robót budowlanych oraz decyzja o pozwoleniu na zmianę

sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części.

Do CKPŚ należy przysłać całą dokumentację sprawy tj. zarówno skany decyzji uzyskanych

w pierwszej kolejności jak również decyzji uzyskanych powtórnie (jeżeli o nie wystąpiono), a także

pisma organów dot. odmowy wszczęcia postępowania.

4.1. Decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach

Decyzja ta określa środowiskowe uwarunkowania realizacji przedsięwzięcia. Inaczej mówiąc, zawiera

warunki, których spełnienie konieczne jest, aby przedsięwzięcie mogło być zrealizowane.

Większośćrealizowanych obiektów MRN wymaga uzyskania DoŚU.

33

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

W przypadku przedsięwzięć innych niż ww., które mogą znacząco oddziaływać na obszar Natura

2000, a nie są bezpośrednio związane z ochroną tego obszaru lub nie wynikają z tej ochrony (tzw.

grupa III) wymagane jest przeprowadzenie oceny oddziaływania przedsięwzięcia na obszar Natura

2000.

Do najczęściej popełnianych błędów na tym etapie realizacji przedsięwzięcia jest nie występowanie o DoŚU

lub

mylenie DoŚU z decyzją umarzającą postępowanie!27

Dobrą praktyką nadleśnictw, w przypadku braku pewności co do poprawności kwalifikacji

przedsięwzięcia jest, występowanie z wnioskiem do organu administracji publicznej o wydanie DoŚU.

Jeżeli organ administracji publicznej oceni, że przedsięwzięcie nie wymaga wydania DoŚU to

nadleśnictwo otrzyma o tym pisemną informacje, np. w postaci decyzji umarzającej lub pismo o

braku konieczności uzyskiwania DoŚU.

4.1.1. Karta informacyjna przedsięwzięcia (KIP)

Do wniosku o wydanie DoŚU należy dołączyć Kartę informacyjną przedsięwzięcia. Ważne jest

rzetelne przygotowanie karty informacyjnej planowanego przedsięwzięcia tak, by zawarte informacje

w pełni wyczerpywały wymagania, które pozwolą właściwemu organowi administracji publicznej,

prawidłowo zakwalifikować przedsięwzięcie oraz ocenić wpływ planowanego przedsięwzięcia na

środowisko.

Organy wydające decyzję opierają charakterystykę przedsięwzięcia, która jest obowiązkowym

załącznikiem DoŚU na informacjach przedstawionych w KIP. Zatem, jeżeli nadleśnictwo popełni błąd

w KIP, często skutkiem są błędne zapisy w decyzjach.

Przygotowując KIP zalecamy unikania jednoznacznego określania parametrów przedsięwzięcia. Jeżeli

przewidujemy np. że zbiornik będzie miał pojemność28 1000 m3 to w KIP umieśćmy zapis ok. 1000 m3,

albo do 1300 m3. Zadanie, które nadleśnictwo będzie realizować w oparciu o decyzję wydaną na

27 Błąd występujący najczęściej przy wypełnianiu przez nadleśnictwo Listy sprawdzającej do przeprowadzonej procedury ooś,

podlegającej weryfikacji przez IW celem akceptacji prawidłowości przeprowadzonej procedury środowiskowej.,

28 Wzory służące do oszacowania ilości retencjonowanej wody zawiera Załacznik nr 1

Wniosek o wydanie DoŚU należy złożyć, gdy przedsięwzięcie zalicza się do:

przedsięwzięć mogących zawsze znacząco oddziaływać na środowisko tzw. gr I

przedsięwzięć mogących potencjalnie znacząco oddziaływać na środowisko tzw. gr II

34

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

podstawie KIP, może obejmować zbiornik o niższych parametrach. Natomiast z punktu widzenia

DoŚU niedopuszczalna jest realizacja przedsięwzięcia, które może w większym stopniu oddziaływać

na środowisko.

KIP/DoŚU Pozwolenie wodnoprawne

Pozwolenie na budowę Ocena

Planowana objętość wody w

zbiorniku

Ok. 1000 m3 1200m3 1100m3 Przypadek błędny

Ok. 1300 m3 albo do 1300 m3

1200m3 1100m3 Przypadek poprawny

W przypadku, gdy DoŚU jest już uzyskane, a w wyniku prac projektowych założono inne parametry

(mogące potencjalnie bardziej negatywnie oddziaływać na środowisko), należy przeprowadzić

ponowną ocenę oddziaływania. Przypadek taki został omówiony w poprzednim wydaniu podręcznika

(wersja obowiązującej od stycznia 2011r.).

4.1.2. Kwalifikacja przedsięwzięcia

Błędna kwalifikacja przedsięwzięcia najczęściej skutkuje wydaniem przez organ błędnej decyzji.

Szczegółowe informacje dotyczące kwalifikacji przedsięwzięć znajdują się w „nowym”

Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 9 listopada 2010 r. w sprawie przedsięwzięć mogących

znacząco oddziaływać na środowisko (Dz. U Nr 213, poz. 1397) – obowiązujące od dnia 15.11.2010 r.

Rozporządzenie to zastąpiło Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 9 listopada 2004 r. w sprawie

określenia rodzajów przedsięwzięć mogących znacząco oddziaływać na środowisko oraz

szczegółowych uwarunkowań związanych z kwalifikowaniem przedsięwzięcia do sporządzenia

raportu o oddziaływaniu na środowisko (Dz. U Nr 257, poz. 2573, z późn. zm.) - obowiązujące do dnia

14.11.2010 r.

Zmiany wprowadzone przez „nowe” rozporządzenie, a także opis zmienionych progów i kryteriów

m.in. dla obiektów piętrzących wodę zawarto w piśmie dyrektora CKPŚ znak JN/pw/3652-2520/10 z

dnia 25 listopada 2010 r.

Ścieżkę postępowań administracyjnych w sprawie wydania decyzji środowiskowej dla

przedsięwzięć z I, II i III grupy przedstawia poniższy schemat.

35

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

36

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

37

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

4.1.3. Uzgodnienia i Opinie

Przed wydaniem decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach, organ administracji zasięga opinii

Regionalnego Dyrektora Ochrony Środowiska oraz organu Państwowej Inspekcji Sanitarnej

właściwego do wydawania opinii.

Natomiast jeżeli jest przeprowadzana ocena oddziaływania przedsięwzięcia na środowisko, przed wydaniem DoŚU organ właściwy do wydania tej decyzji: uzgadnia warunki realizacji przedsięwzięcia z Regionalnym Dyrektorem Ochrony Środowiska oraz zasięga opinii organu Państwowej Inspekcji Sanitarnej. W uzyskanej przez nadleśnictwa decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach powinny być

zamieszczone informacje o terminie, sposobie i wyniku uzgodnień. Należy zwrócić uwagę na

poprawność zapisów znaków spraw postanowień oraz dat ich wydania.

4.1.4. Dzielenie przedsięwzięć

Dla danego przedsięwzięcia wydaje się jedną decyzję o środowiskowych uwarunkowaniach. Zgodnie z

Ustawą OOŚ przedsięwzięcia powiązane technologicznie kwalifikuje się jako jedno przedsięwzięcie,

także jeżeli są one realizowane przez różne podmioty. Również Wytyczne Ministerstwa Rozwoju

Regionalnego w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla

przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych z 2009 r.

wyraźnie wskazują, iż w przypadku przedsięwzięć powiązanych technologicznie niedopuszczalne jest

„dzielenie” ich na części.

Dzielenie przedsięwzięć w projekcie często dotyczy sytuacji, w których po otrzymaniu decyzji o

środowiskowych uwarunkowaniach, podczas prac projektowych następują zmiany ustaleń. Często

dotyczą one np. zmiany numerów działek ewidencyjnych, pojemności zbiorników, parametrów

urządzeń wodnych. Aby uniknąć ww. sytuacji, warto już przed przystąpieniem o wydanie DoŚU

skonsultować treści zawarte w KIP z projektantem.

Ze względu na liczbę planowanych do budowy obiektów małej retencji wydaje się zasadne, aby dla

tych budowli, które realizowane będą na obszarze jednej gminy i w obrębie jednej zlewni (cieku,

zbiornika) i są ze sobą funkcjonalnie powiązane (np. system zastawek i progów na cieku) ubiegać się

o jedną decyzję o środowiskowych uwarunkowaniach. W takich sytuacjach, o ile właściwy organ

administracji publicznej postanowi o konieczności sporządzenia raportu OOŚ, należałoby

przeprowadzić postępowanie OOŚ dla wszystkich obiektów łącznie.

W przypadku przedsięwzięcia, wykraczającego poza obszar jednej gminy DoŚU wydaje wójt,

burmistrz, prezydent miasta, na którego obszarze właściwości znajduje się największa część terenu,

na którym ma być realizowane to przedsięwzięcie, w porozumieniu z zainteresowanymi wójtami,

burmistrzami, prezydentami miast.

4.2. Ocena oddziaływania na środowisko

W przypadku, gdy istnieje konieczność przygotowania raportu o oddziaływaniu na środowisko

danego przedsięwzięcia, mamy do czynienia z postępowaniem w sprawie oceny oddziaływania na

środowisko, zgodnie z art. 59 Ustawy OOŚ. W ramach oceny oddziaływania na środowisko określa się,

analizuje oraz ocenia bezpośredni i pośredni wpływ danego przedsięwzięcia na poszczególne

38

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

komponenty środowiska oraz możliwości i sposoby zapobiegania a także zmniejszania negatywnego

oddziaływania na środowisko.

W sytuacji, gdy istnieje konieczność sporządzenia raportu o oddziaływaniu na środowisko, jego zakres

jest określony w art. 66 Ustawy OOŚ.

Nadleśnictwo powinno zadbać o odpowiednią jakość raportów z oceny oddziaływania na środowisko oraz o uwzględnienie w nich wszystkich aspektów wymaganych prawem unijnym, a nie zawsze dostatecznie wyeksponowanych w prawie polskim.

Udział społeczeństwa musi być zapewniony przez organ wydający decyzję o środowiskowych

uwarunkowaniach. Zgodnie z art. 33 Ustawy OOŚ przewidziane są następujące formy udziału

społeczeństwa:

a) składanie uwag i wniosków (w terminie 21 dni i w miejscu wskazanym przez organ prowadzący postępowanie w sprawie OOŚ) – obligatoryjnie;

b) przeprowadzenie rozprawy administracyjnej otwartej dla społeczeństwa – fakultatywnie.

Wyniki konsultacji społecznych powinny być następnie przez organ rozpatrzone i omówione

w uzasadnieniu do decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach. Wnioskodawca (Nadleśnictwo)

powinien dopilnować, aby w uzasadnieniu DoŚU zostały zawarte informacje o sposobie rozpatrzenia

uwag i wniosków zgłoszonych w trakcie udziału społeczeństwa:

a) o podaniu do publicznej wiadomości b) o możliwości zapoznania się z ww. dokumentacją w siedzibie organu prowadzącego

postępowanie c) o okresie, jaki był przewidziany na składanie uwag i wniosków, z podaniem daty początkowej

i końcowej d) o ewentualnym wpłynięciu w przewidzianym terminie uwag i wniosków e) o sposobie rozpatrzenia przez organ zgłoszonych uwag i wniosków

Nierozpatrzenie w uzasadnieniu decyzji uwag i wniosków zgłoszonych w trakcie udziału

spoełeczeństwa skutkuje jej nieważnością!

4.3. Kolejność uzyskiwania decyzji administracyjnych

Ważna jest również przedstawiona poniżej kolejność uzyskiwania poszczególnych decyzji

administracyjnych. Decyzję o środowiskowych uwarunkowaniach dołącza się do wniosku o wydanie

kolejnych decyzji/pozwoleń w procesie inwestycyjnym, jednak nie później niż przed upływem

czterech lat od dnia, w którym decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach stała się ostateczna

(art. 72 ust. 3 ustawy OOŚ). Po DoŚU uzyskuje się kolejno: decyzje o warunkach zabudowy i

zagospodarowania terenu, pozwolenie wodnoprawne, decyzje ustalająca warunki prowadzenia

robót, decyzję o pozwoleniu na budowę, a także przed dokonaniem zgłoszenia budowy lub

wykonania robót budowlanych oraz zgłoszenia zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego

lub jego części na podstawie ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane. Należy pamiętać, iż

zaświadczenie organu odpowiedzialnego za monitorowanie obszarów Natura 2000 tzw. załącznik 1b

nie jest decyzją administracyjną i w związku z tym nie ma znaczenia kiedy zostanie on uzyskany.

Sugeruje się jednak aby wystąpić o załącznik 1b po uzyskaniu decyzji środowiskowej, a przed

wystąpieniem o decyzję pozwolenia na budowę.

39

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

Jeżeli chodzi o proces wydawania decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach, to należy mieć na

uwadze fakt, iż postępowanie w sprawie jej wydania może obejmować procedurę oceny

oddziaływania na środowisko.

Decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach wiąże organ wydający decyzje, o których mowa w art.

72 ust. 1. Ustawy OOŚ, wpływa zatem bezpośrednio na merytoryczną treść decyzji tzw. następczych,

takich jak pozwolenie wodnoprawne czy pozwolenie na budowę.

Np. pozwolenie na budowę dla przedsięwzięć należących do I lub II lub III

grupy wydane bez wymaganej DoŚU jest nieważne.

Warto podkreślić raz jeszcze, iż zapisy we wszystkich otrzymanych decyzjach powinny być ze sobą

spójne. Należy sprawdzić zgodność wpisanych informacji w szczególności: charakterystyki

przedsięwzięcia, nałożonych warunków, znaków i dat pism, na które powołują się organy wydające

decyzje.

Warunki nałożone w uzyskanych decyzjach administracyjnych powinny być bezwzględnie spełnione

podczas realizacji przedsięwzięcia. Dotyczy to np. terminów prowadzenia prac, czy też obowiązku

prowadzenia nadzoru przyrodniczego.

40

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

41

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

42

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

43

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

4.3.1. Decyzja o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu

Wyróżnia się dwa rodzaje decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu: decyzję o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego, decyzję o warunkach zabudowy - dla decyzji innych niż celu publicznego.

Decyzje te wydawane są na podstawie ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym w

przypadku, gdy dany teren nie jest objęty miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego.

Nie wymagają wydania decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego roboty budowlane

polegające na: remoncie, montażu lub przebudowie, jeżeli nie powodują zmiany sposobu

zagospodarowania terenu i użytkowania obiektu budowlanego oraz nie zmieniają jego formy

architektonicznej, a także nie są zaliczone do przedsięwzięć wymagających przeprowadzenia

postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko, w rozumieniu przepisów o ochronie

środowiska, albo niewymagające pozwolenia na budowę (art. 50 ust. 2 Ustawy o planowaniu

i zagospodarowaniu przestrzennym).

W rozumieniu ustawy o gospodarce nieruchomościami (art. 6) celami publicznymi są m.in.: budowa

i utrzymywanie publicznych urządzeń służących do zaopatrzenia ludności w wodę, budowa oraz

utrzymywanie obiektów i urządzeń służących ochronie środowiska, zbiorników i innych urządzeń

wodnych służących zaopatrzeniu w wodę, regulacji przepływów i ochronie przed powodzią, a także

regulacja i utrzymywanie wód oraz urządzeń melioracji wodnych, będących własnością Skarbu

Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego.

Należy mieć na uwadze, iż zgodnie z art. 59 ust. 2 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu

przestrzennym, każda zmiana zagospodarowania terenu (z wyjątkiem tymczasowej, jednorazowej

zmiany zagospodarowania terenu, trwającej do roku) wiąże się z obowiązkiem uzyskania decyzji

o warunkach zabudowy. Obowiązek ten dotyczy zarówno robót, które wymagają uzyskania decyzji

o pozwoleniu na budowę, jak również robót realizowanych na zgłoszenie.

Organem właściwym do wydania decyzji o warunkach zabudowy / ustaleniu lokalizacji inwestycji celu

publicznego o znaczeniu powiatowym i gminnym jest wójt, burmistrz lub prezydent miasta

4.3.2. Pozwolenie wodnoprawne

Organem właściwym do wydawania pozwoleń wodnoprawnych jest starosta, wykonujący to zadanie

w ramach administracji rządowej. W szczególnych przypadkach pozwolenia wydaje marszałek

województwa (art. 140 ustawy Prawo wodne), jeżeli szczególne korzystanie z wód lub wykonywanie

urządzeń wodnych jest związane z przedsięwzięciami mogącymi znacząco oddziaływać na

środowisko, w stosunku do których (zgodnie z przepisami ustawy OOŚ) istnieje obowiązek

sporządzenia raportu o oddziaływaniu przedsięwzięcia na środowisko. Według ustawy Prawo wodne

pozwolenie wodnoprawne wymagane jest na (art. 122):

szczególne korzystanie z wód które (zgodnie z art. 37 ustawy Prawo wodne) obejmuje między

innymi: piętrzenie oraz retencjonowanie śródlądowych wód powierzchniowych, przerzuty

wody oraz sztuczne zasilanie wód podziemnych, wydobywanie z wód kamienia, żwiru, piasku

oraz innych materiałów, a także wycinanie roślin z wód lub brzegu),

regulację wód oraz zmianę ukształtowania terenu na gruntach przylegających do wód,

mającą wpływ na warunki przepływu wody,

44

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

wykonanie urządzeń wodnych, przez co należy rozumieć odbudowę, rozbudowę,

przebudowę lub rozbiórkę tych urządzeń, z wyłączeniem robót związanych z utrzymywaniem

urządzeń wodnych w celu zachowania ich funkcji (np.: odmulenie, konserwacja rowu

itp.);Przez urządzenia wodne (art. 9 ust. 1 pkt. 19 oraz ust. 2 pkt. 1 i 2 ustawy Prawo wodne)

rozumie się urządzenia służące korzystaniu i kształtowaniu zasobów wodnych.

Są to między innymi:

budowle: piętrzące, upustowe, przeciwpowodziowe i regulacyjne, a także poldery przeciwpowodziowe, kanały i rowy,

zbiorniki, stawy, obiekty zbiorników i stopni wodnych, obiekty służące do ujmowania wód powierzchniowych oraz podziemnych. oraz

orazurządzenia melioracji wodnych niezaliczone do urządzeń wodnych,

prowadzone przez wody powierzchniowe oraz wały przeciwpowodziowe obiekty mostowe, rurociągi, oraz inne urządzenia (np. przepusty),

obiekty budowlane oraz roboty na obszarach bezpośredniego zagrożenia powodzią lub w wodach (np. brody).

Pozwolenie wodnoprawne wydaje się w drodze decyzji na czas określony i może ono wygasnąć, jeżeli

Nadleśnictwo nie rozpocznie wykonania urządzeń wodnych w terminie 2 lat od jego otrzymania (art.

135 ust. 3 ustawy Prawo wodne).

Pozwolenie wodnoprawne wydaje się na wniosek, do którego należy dołączyć: operat wodnoprawny,

decyzję o warunkach zabudowy / ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego, projekt instrukcji

gospodarowania wodą (dotyczy piętrzenia wód powierzchniowych), opis prowadzenia zamierzonej

działalności sporządzony w języku nietechnicznym oraz DoŚU jeżeli była wymagana.

Pozwolenie wodnoprawne na wykonanie urządzeń wodnych może być wydane na podstawie

projektu tych urządzeń, jeżeli projekt ten odpowiada wymaganiom operatu (art. 131.1 pkt. 4 ustawy

Prawo wodne).

Operat, na podstawie którego wydaje się pozwolenie wodnoprawne na piętrzenie wód

powierzchniowych powinien zawierać projekt instrukcji gospodarowania wodą, a operat, na

podstawie którego wydaje się pozwolenie wodnoprawne na wykonanie urządzeń melioracji wodnych

- projekt instrukcji utrzymywania systemu tych urządzeń. W Instrukcji gospodarowania wodą i

eksploatacji urządzeń wodnych opracowanej na potrzeby obiektów małej retencji powinna znaleźć

się informacja o: właściwym sterowaniu budowlami piętrzącymi, konserwacji, monitorowaniu zmian

warunków wodnych, eksploatacji zbiorników i budowli wodnych. Instrukcje gospodarowania wodą w

zbiornikach i budowlach wodnych sporządza się z uwzględnieniem okresów suszy, normalnych

warunków użytkowania oraz powodzi, a także w sytuacji zjawisk lodowych i awarii. Podobnie, jak w

przypadku operatu i systemów melioracyjnych instrukcja składa się z części opisowej i graficznej.

4.3.3. Decyzja ustalająca warunki prowadzenia robót na terenach o szczególnych

wartościach przyrodniczych (zwana również decyzją z art. 118 Ustawy o Ochronie

Przyrody)

Decyzja ustalająca warunki prowadzenia robót na terenach o szczególnych wartościach

przyrodniczych (tzw. decyzja z art. 118 ustawy o ochronie przyrody) wymagana jest na prowadzenie

45

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

robót polegających na regulacji wód oraz budowie wałów przeciwpowodziowych, a także robót

melioracyjnych, odwodnień budowlanych, oraz innych robót ziemnych zmieniających stosunki wodne

– na terenach o szczególnych wartościach przyrodniczych. Dotyczy to zwłaszcza terenów, na których

znajdują się skupienia roślinności o szczególnej wartości z punktu widzenia przyrodniczego, terenów

o walorach krajobrazowych i ekologicznych, terenów masowych lęgów ptactwa, występowania

skupień gatunków chronionych oraz tarlisk, zimowisk, przepławek i miejsc masowej migracji ryb i

innych organizmów wodnych. Organem właściwym do wydania decyzji ustalającej warunki

prowadzenia robót jest właściwy regionalny dyrektor ochrony środowiska.

Wydanie ww. decyzji następuje przed uzyskaniem pozwolenia na

budowę, a po uzyskaniu DoŚU.

W przypadku wątpliwości (zwłaszcza w przypadku lokalizacji inwestycji w granicach form ochrony

przyrody, występowania w sąsiedztwie inwestycji skupień gatunków chronionych bądź występowania

cenniejszej ichtiofauny) w celu zabezpieczenia interesów inwestora (Nadleśnictwa) zaleca się, by

profilaktycznie wystąpić do RDOŚ o wydanie decyzji na podstawie art. 118 ustawy o ochronie

przyrody, pozostawiając mu ewentualne odstąpienie od nałożenia warunków prowadzenia robót.

Najczęstszy błąd – nie występowanie o decyzję!

4.3.4. Pozwolenie na budowę

Planowane w ramach realizowanego Projektu obiekty, zgodnie z Prawem budowlanym ze względu na

kategorie obiektów budowlanych (XXIV, XXVII-XXVIII) mogą wymagać pozwolenia na budowę lub

zgłoszenia. Jednakże uwzględniając zapisy Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w sprawie

ocen oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub

regionalnych programów operacyjnych oraz zmiany w Prawie budowlanym związane z wejściem w

życie Ustawy OOŚ obiekty małej retencji, dla których wymagane będzie przeprowadzenie oceny

oddziaływania na środowisko powinny być realizowane w oparciu o pozwolenie na budowę.

W przypadku zamierzenia budowlanego obejmującego więcej niż jeden obiekt, pozwolenie na

budowę może, na wniosek inwestora (nadleśnictwa), dotyczyć wybranych obiektów lub zespołu

obiektów (np. kompleksu zbiorników, przebudowy przepustów w ciągu jednej drogi, systemu

zastawek itp.), mogących samodzielnie funkcjonować zgodnie z przeznaczeniem. Jeżeli pozwolenie na

budowę dotyczy wybranych obiektów lub zespołu obiektów, inwestor jest obowiązany przedstawić

projekt zagospodarowania działki lub terenu dla całego zamierzenia budowlanego.

UWAGA!

Realizacja obiektów budowlanych piętrzących wodę i upustowych o wysokości piętrzenia poniżej

1 m poza rzekami żeglownymi oraz poza obszarami, dla których nie ma konieczności

przeprowadzania oceny oddziaływania na środowisko nie wymaga od inwestora (nadleśnictwa)

uzyskania pozwolenia na budowę. Budowa tego typu obiektów wymaga zgłoszenia.

46

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

Podsumowując, zgłoszenia właściwemu organowi wymaga:

Budowa małych obiektów budowlanych (do 35 m2) położonych na gruntach Skarbu Państwa i

przeznaczonych wyłącznie na cele gospodarki leśnej oraz obiektów piętrzących wodę

położonych poza rzekami żeglugowymi, obszarami parków narodowych, krajobrazowych i

rezerwatów przyrody.

Budowa przydomowych basenów i oczek wodnych o maksymalnej powierzchni do 30 m2,

pomostów o odpowiedniej wielkości, umocnień brzegów rzek oraz brzegu morskiego.

Remoncie istniejących obiektów i urządzeń budowanych, z wyjątkiem tych, które wpisane

zostały do rejestru zabytków.

Wykonywaniu urządzeń melioracji wodnej z wyjątkiem stawów hodowlanych oraz

usytuowanych w granicach parków narodowych, krajobrazowych i rezerwatów przyrody.

Uzyskanie pozwolenia na budowę jest konieczne natomiast w sytuacjach, kiedy przedsięwzięcie

wymaga przeprowadzenia oceny oddziaływania na środowisko oraz gdy przedsięwzięcie wymaga

przeprowadzenia oceny oddziaływania na obszar Natura 2000.

Organem administracji architektoniczno-budowlanej, do którego należy zgłosić się z wnioskiem

o wydanie pozwolenia na budowę lub zgłoszeniem budowy lub robót budowlanych jest starosta.

W przypadku realizacji: obiektów hydrotechnicznych piętrzących wodę (progi, stopnie wodne,

zastawki), zapór przeciwrumowiskowych, grobli/zapór czołowych zbiorników wodnych (niezależnie

od wysokości piętrzenia); obiektów upustowych (np. typu: mnichy); obiektów regulacyjnych (ostróg/

deflektorów nurtu oraz innych obiektów służących „regulacji wód” cieków naturalnych i kanałów

(sztuczne cieki o szerokości dna co najmniej 1,5 m przy ujściu lub ujęciu) organem pierwszej instancji

jest wojewoda.

4.3.5. Zaświadczenie organu odpowiedzialnego za monitorowanie obszarów Natura

2000 – załącznik 1b

Organem właściwym do wydania zaświadczenia jest Regionalny Dyrektor Ochrony Środowiska

Załącznik 1b powinien zostać uzyskany nie tylko dla przedsięwzięć zlokalizowanych na obszarach

Natura 2000, ale także wszystkich pozostałych (nawet oddalonych od obszaru Natura 2000), aby w

ten sposób potwierdzić, że przedsięwzięcia te nie wpływają negatywnie na obszar Natura 2000.

Polski ustawodawca nie wymaga tego dokumentu. Jest on wymagany dla projektów

dofinansowanych z UE.

UWAGA!

Załącznik 1b musi być wydawany przez RDOŚ dla wszystkich przedsięwzięć realizowanych w ramach

projektu

Wyjątkami są:

• gdy przeprowadzone zostało postępowanie w sprawie oceny oddziaływania przedsięwzięcia

47

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

na środowisko (dla przedsięwzięć z grupy I lub II), w ramach którego przeprowadzono

postępowanie w sprawie oceny oddziaływania na obszar Natura 2000, co zostało wyraźnie

zaznaczone w uzasadnieniu decyzji środowiskowej,

• gdy przeprowadzone zostało postępowanie w sprawie oceny oddziaływania na obszar

Natura 2000 (dla przedsięwzięć z grupy III)

W powyższych przypadkach RDOŚ może wydać postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia z

uwagi na przeprowadzoną wcześniej ocenę oddziaływania na obszar Natura 2000.

4.4. Zmiana decyzji administracyjnej

Otrzymując każdą decyzję należy zwrócić uwagę na poprawność zawartych w niej zapisów, w

szczególności na: datę wystawienia, znak sprawy, miejsce wydania, podstawę prawną, określenie

wnioskodawcy, rozstrzygnięcie sprawy (sentencję decyzji), uzasadnienie faktyczne i prawne,

pouczenie oraz podpis i pieczątkę osoby wydającej.

Ważne jest w szczególności zapoznanie się z uzasadnieniem decyzji, w którym powinny znajdować się

m.in. opis przebiegu postępowania oraz opis przedsięwzięcia wraz z oceną potencjalnego

oddziaływania, uwzględniającą poszczególne komponenty środowiska jak również wpływ na obszary

chronione.

W ciągu 14 dni od dnia otrzymania decyzji, gdy otrzymana decyzja jest nieostateczna, możliwe jest:

Odwołanie od decyzji (do organu odwoławczego)

Uzupełnienie lub sprostowanie decyzji (z urzędu lub na wniosek inwestora)

Złożenie wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy przez ten sam organ

W sytuacji posiadania decyzji ostatecznej, która jest obarczona błędem możliwe są następujące kroki:

Wznowienie postępowania (art. 145-153 k.p.a.)

Uchylenie decyzji (art. 154,155 i 166 k.p.a.)

Zmiana decyzji (art. 156-159 k.p.a.)

Stwierdzenie nieważności decyzji (art. 156-159 k.p.a.)

Stwierdzenie wygaśnięcia decyzji (art. 162 k.p.a)

Decyzja ostateczna, na mocy której żadna ze stron nie nabyła prawa, może być w każdym czasie

uchylona lub zmieniona przez organ administracji publicznej, który ją wydał, jeżeli przemawia za tym

interes społeczny lub słuszny interes strony (Art. 154. § 1 k.p.a.).

Decyzja ostateczna, na mocy której strona nabyła prawo, może być w każdym czasie za zgodą strony

uchylona lub zmieniona przez organ administracji publicznej, który ją wydał, jeżeli przepisy

szczególne nie sprzeciwiają się uchyleniu lub zmianie takiej decyzji i przemawia za tym interes

społeczny lub słuszny interes strony (Art. 155 k.p.a.).

Każda z wymienionych wyżej ścieżek postępowania jest możliwa tylko w przypadkach ściśle

określonych przepisami kodeksu prawa administracyjnego. Ważna jest w tym przypadku współpraca

z organem wydającym decyzje administracyjne, który opierając się na swojej wiedzy i doświadczeniu,

może podpowiedzieć właściwa ścieżkę postępowania.

48

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

5. Nadzór nad realizacją Projektu

5.1. Kontrola realizacji Projektu przez instytucje uprawnione

Szczegółowe uprawnienia i obowiązki stron w toku kontroli oraz zasady jej przeprowadzania określają Wytyczne w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ wydane przez Ministra Rozwoju Regionalnego. Obowiązujące Wytyczne można pobrać ze strony www.pois.gov.pl.

Kontroli mogą podlegać procedury zawierania umów, wszystkie dokumenty oraz zapisy rachunkowe związane z realizacją Projektu (w tym Wnioski o płatność) a także efekty rzeczowe. Instytucjami uprawnionymi do przeprowadzania kontroli są: Instytucja Wdrażająca (NFOŚiGW), Instytucja Pośrednicząca (MŚ), Instytucja Zarządzająca (MRR), Instytucja Certyfikująca, Instytucja Audytowa, Komisja Europejska, Europejski Trybunał Obrachunkowy oraz inne właściwe krajowe organy kontroli. Wszystkie podmioty biorące udział w realizacji Projektu (CKPŚ, DGLP, RDLP, nadleśnictwa) zobowiązane są zapewnić dostęp do dokumentacji i poddać się prowadzonym kontrolom. Powinien być również zapewniony przedstawicielom ww. instytucji, dostęp do miejsc realizacji Projektu, w celu przeprowadzenia kontroli rzeczowej.

Warunkiem wypłaty płatności końcowej (minimum 5% wartości dofinansowania całości Projektu) jest pozytywny wynik kontroli przeprowadzanej na zakończenie realizacji Projektu. Kontrola ta obejmuje co najmniej:

1.1. weryfikację wniosku o płatność końcową, 1.2. sprawdzenie kompletności dokumentacji związanej z realizacją Projektu ze szczególnym

uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków, 1.3. fakultatywnie może również objąć sprawdzenie faktycznego efektu rzeczowego na miejscu

realizacji Projektu.

W okresie do 5 lat po zakończeniu realizacji Projektu przeprowadzana może być tzw. kontrola trwałości projektu, mająca na celu potwierdzenie, że w Projekcie nie nastąpiły znaczące modyfikacje, że cel Projektu został zachowany, że wypełniane są obowiązki w zakresie informacji i promocji, że dokumentacja związana z Projektem jest przechowywana we właściwy sposób, że nie została złamana zasada zakazu podwójnego finansowania, że Projekt nie wygenerował dochodu.

UWAGA! Podmiot kontrolowany zobowiązany jest przekazywać do CKPŚ, w terminie do 5 dni od otrzymania – kopie informacji pokontrolnych oraz zaleceń pokontrolnych lub innych dokumentów spełniających te funkcje, powstałych w toku kontroli prowadzonych przez uprawnione do tego instytucje.

Kontrole prowadzone są w trybie kontroli planowych (na podstawie sporządzanego przez uprawnioną instytucję rocznego planu kontroli) i kontroli doraźnych (z uwzględnieniem zaistniałych okoliczności, których nie można było przewidzieć na etapie planowania kontroli).

Co do zasady, niezależnie od trybu, podmiot kontrolowany jest każdorazowo powiadamiany o planowanej kontroli wraz z zakresem jaki zostanie poddany kontroli.

5.2. Kontrola i monitoring przez MAO

Do zakresu uprawnień i obowiązków Pełnomocnika ds. realizacji projektu należy m.in.:

odpowiedzialność za prawidłową realizację Projektu, a w szczególności za zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne Projektem oraz monitorowanie jego realizacji poprzez JRP,

http://www.pois.gov.pl/

49

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

odpowiedzialność za wymagane przepisami warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji,

nadzór rzeczowy i finansowy, monitorowanie postępu realizacji Projektu oraz zgodności realizacji Projektu z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego,

zapewnienie przeprowadzania audytów wewnętrznych i zewnętrznych.

Pełnomocnik ds. realizacji projektu będzie kontrolował i nadzorował nadleśnictwa w kontekście wyżej wymienionych zagadnień i całości postępu w realizacji Projektu w nadleśnictwie.

5.3. Wizyty monitorujące realizację Projektu

Wizyty monitorujące prowadzone są przez pracowników CKPŚ mają na celu udzielenie wsparcia merytorycznego jednostkom realizującym projekt, pomoc w przygotowaniu do planowanych kontroli ze strony IW oraz innych organów kontrolujących a także weryfikację stopnia zaawansowania projektu w terenie.. W czasie wizyty weryfikacji mogą podlegać:

stan realizacji działań realizowanych w ramach Projektu zgodnie z Harmonogramem rzeczowo – finansowym,

czy wydatki poniesione w ramach realizacji Projektu są zgodne z przepisami krajowymi i wspólnotowymi w zakresie kwalifikowalności wydatków,

czy wydatki poniesione w ramach realizacji Projektu są zgodne z przepisami krajowymi i wspólnotowymi w zakresie Pzp,

kontrolę dokumentacji związanej z realizacją projektu (np.: wnioski o płatność, dokumenty księgowe potwierdzające poniesione wydatki) i ich rzetelne dokumentowanie,

czy wydatki, złożone do refundacji zostały rzeczywiście poniesione, sprawdzanie terminowości w przekazywaniu wymaganych dokumentów wśród jednostek

zaangażowanych w realizację projektu, czy dokumentacja związana z realizacją Projektu jest przechowywana zgodnie z zasadami

obowiązującymi dla realizacji projektów współfinansowanych ze środków Funduszu Spójności,

czy zostały wprowadzone działania informacyjno-promocyjne w ramach projektu.

5.4. Kontrola DGLP

W ramach procedur obowiązujących w Dyrekcji Generalnej Lasów Państwowych możliwa jest również kontrola ze strony Inspekcji LP w ramach zadań zleconych przez Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych.

5.5. Kontrole procedur zawierania umów

Przez procedury zawierania umów dla zadań objętych projektem należy rozumieć:

W przypadku umów zawieranych zgodnie z ustawą Pzp - procedurę udzielania zamówień publicznych.

W przypadku umów, których zawieranie nie jest objęte zakresem stosowania ustawy Pzp - działania beneficjenta zmierzające do wyboru wykonawcy oraz zawarcia umowy dla zadania objętego projektem.

W przypadku kontroli procedur zawierania umów zgodnie z ustawą Pzp wyróżnia się dwa rodzaje kontroli:

50

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

Kontrola ex-ante (kontrola uprzednia) – kontrola przeprowadzona przed wszczęciem postepowania przetargowego lub przed zawarciem umowy z Wykonawcą.

Kontrola ex-post (kontrola następcza) – kontrola prowadzona po zakończeniu postępowania i zawarciu umowy z Wykonawcą.

W ramach Projektu kontrole zawierania umów będą prowadzone przede wszystkim przez IW (kontrole ex-post) oraz w przypadkach określonych w ustawie Pzp przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych (kontrole ex-ante). Procedury zawierania umów mogą być także kontrolowane przez inne instytucje, o których mowa w rozdziale V pkt. 5.5.

5.5.1. Kontrola uprzednia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych

Zgodnie z art. 169 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych29

zamówienia współfinansowane ze środków Unii Europejskiej podlegają kontroli Prezesa Urzędu

Zamówień Publicznych (dalej UZP), jeżeli wartość zamówienia dla dostaw lub usług jest równa lub

przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 10 000 000 euro.

Zgodnie z pismem z dnia 26.07.2011 r. (zn. spr. ZF-364-5-28/11) oraz z dnia 01.03.2012 r. (zn. spr. ZF-

364-1-46-12) w Projekcie przyjęto założenie, iż dla zamówień tożsamych rodzajowo, szacunkowa

wartość zamówienia będzie stanowiła wartość całości zadania realizowanego w ramach Projektu. Dla

robót budowlanych wartość ta wynosi ok. 127 996 758,81 PLN, tj. ok. 31 843158,23 euro30. Wartość

innych rodzajów zamówień (usługi projektowe, usługi nadzoru inwestorskiego) realizowanych

w ramach Projektu nie przekraczają wartości określonych w art. 169 ust. 2 ustawy Pzp.

W związku z powyższym organizatorzy postępowań są zobowiązani do przekazania kopii

dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlne,

potwierdzonej za zgodność z oryginałem do Prezesa UZP, zgodnie z art. 170 ust. 1 i 2 ustawy Pzp, tj.

niezwłocznie po ostatecznym rozstrzygnięciu protestu dotyczącego wyboru najkorzystniejszej oferty

albo upływie terminu na jego wniesienie, a przed zawarciem umowy. W przypadku wniesienia

protestu, odwołania lub skargi po przekazaniu dokumentacji do kontroli uprzedniej, zamawiający

niezwłocznie informuje o tym Prezesa Urzędu, który wstrzymuje wykonanie kontroli uprzedniej do

czasu ostatecznego rozstrzygnięcia protestu, z zastrzeżeniem art. 182 ust. 3 Ustawy Pzp.

UWAGA! Zgodnie z art. 170 ust. 4 ustawy Pzp wszczęcie kontroli uprzedniej przez Prezesa UZP wstrzymuje bieg terminu związania ofertą.

W celu ujednolicenia sposobu przekazania kopii dokumentacji do kontroli uprzedniej Prezesa UZP

Centrum Koordynacji Projektów Środowiskowych przygotowało wzór pisma przewodniego (dostępny

na stronie www.ckps.pl) do zastosowania przez nadleśnictwa i RDLP. We wzorze zamieszczone

zostały przypisy dolne, które mają stanowić wskazówki dla jednostek PGL LP. Przed przekazaniem

dokumentacji do Prezesa UZP należy je usunąć. Wzór pisma w wersji edytowalnej został umieszczony

na stronie www.ckps.pl w strefie dostępnej po zalogowaniu. Zaleca się uporządkowanie

przekazywanej dokumentacji w kolejności chronologicznej oraz sporządzenie jej wykazu.

29 Dz. U. 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm. 30

Na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie średniego kursu

złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 282,

poz. 1650).

http://www.ckps.pl/

51

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

Zakończeniem kontroli jest doręczenie informacji o wyniku kontroli, która w szczególności zawiera:

określenie postępowania, które było przedmiotem kontroli;

informację o stwierdzeniu naruszeń lub ich braku;

zalecenia pokontrolne.

Prezes UZP jest zobowiązany do doręczenia informacji o wyniku kontroli nie później niż w terminie 14

dni od dnia dostarczenia dokumentów przez Nadleśnictwo/RDLP (nie później niż 30 dni w szczególnie

skomplikowanych przypadkach).

UWAGA! Zgodnie z art. 171 ust. 4 ustawy Pzp nadleśnictwo nie może zawrzeć umowy z Wykonawcą do czasu doręczenia informacji o wyniku kontroli uprzedniej.

Jeżeli w informacji o wyniku kontroli zostaną zawarte zalecenia pokontrolne Prezes UZP może

wnioskować, aby nadleśnictwo poinformowało go pisemnie o sposobie ich wykonania.

UWAGA! Od wyniku kontroli uprzedniej nadleśnictwu przysługuje prawo do zgłoszenia umotywowanych

zastrzeżeń w terminie 7 dni od dnia doręczenia informacji o wyniku kontroli.

Nadleśnictwo zobowiązane jest do przekazania do CKPŚ, w terminie do 5 dni od otrzymania kopię

informacji o wynikach kontroli Prezesa UZP (także w przypadku odstąpienia od kontroli) – skan

dokumentów na adres [email protected].

5.5.2. Kontrole procedur zawierania umów przez Instytucję Wdrażającą (NFOŚiGW)

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej jako Instytucja Wdrażająca prowadzi

kontrole procedur zawierania umów w oparciu o „Wytyczne w zakresie kontroli realizacji POIiŚ” jak

również na podstawie Załącznika nr 2 do ww. wytycznych. Kontrola procedury zawierania umów ma

na celu sprawdzenie, czy umowy są zawierane zgodnie z prawem, w szczególności, czy przestrzegane

są zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców i przede wszystkim koncentruje

się na tych aspektach procedury zawierania umów, które zagrażają możliwości uznania wydatków za

kwalifikowalne w całości lub części (korekty finansowe).

Kontrole procedur zawierania umów są prowadzone według planu kontroli, opracowywanego na

podstawie zestawień postępowań przetargowych przekazanych przez JRP, a w uzasadnionych

przypadkach może być również przeprowadzona doraźnie.

Zgodnie z przyjętą ścieżką postępowania NFOŚiGW kieruje prośbę o przesłanie dokumentów do

kontroli ex-post do Jednostki Realizującej Projekt (CKPŚ). W piśmie skierowanym do CKPŚ znajduje się

informacja dot. terminu przekazania kopii dokumentów do kontroli (zazwyczaj termin ten wynosi 10

dni kalendarzowych) oraz lista szczegółowych wymagań dotyczących przekazywanej do NFOŚiGW

dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

W dniu otrzymania od NFOŚiGW prośby o przesłanie dokumentacji do kontroli CKPŚ przesyła jej

kopię do właściwej jednostki Lasów Państwowych. CKPŚ ustala termin dostarczenia dokumentów do

swojej siedziby w taki sposób, aby przekazywana dokumentacja, a w szczególności jej kompletność w

stosunku do wymagań NFOŚiGW, mogła zostać zweryfikowana przez pracowników CKPŚ oraz aby

mailto:[email protected]

52

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

istniała możliwość uzupełnienia dokumentacji, jeżeli jest to konieczne. Wraz z dokumentacją

nadleśnictwo powinno przesłać do NFOŚiGW oświadczenie dotyczące postępowania o udzielenie

zamówienia publicznego przygotowane przez CKPŚ na podstawie doświadczeń z dotychczas

przeprowadzonych przez NFOŚIGW kontroli postępowań (dostępny na stronie www.ckps.pl, w

zakładce dostępnej po zalogowaniu – Ważne pisma).

NFOŚiGW, zgodnie z Wytycznymi ma 21 dni na dokonanie kontroli. W przypadku, gdy przekazana

dokumentacja posiada braki lub wymaga wyjaśnień ze strony nadleśnictwa, NFOŚiGW kieruje pismo

w tej sprawie do CKPŚ. Wyniki kontroli danego postępowania są kierowane do CKPŚ. W takim

przypadku stosowana jest procedura przesyłania wyjaśnień i dokumentów opisana powyżej.

CKPŚ po otrzymaniu wyników kontroli niezwłocznie przesyła je do danej jednostki Lasów

Państwowych. Opinia zawiera informację na temat stwierdzonych naruszeń lub ich braku,

a w przypadku stwierdzenia naruszeń ustawy Pzp mogących skutkować koniecznością unieważnienia

umowy również informację o wystąpieniu do Prezesa UZP z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli

doraźnej postępowania.

UWAGA! Opinia zawiera również informację dotyczącą terminu, jaki przysługuje Organizatorowi postępowania na wniesienie uzasadnionych zastrzeżeń do jej treści (14 dni).

Jeżeli w przypadku stwierdzenia naruszeń Organizator postępowania wniesie do NFOŚiGW uzasadnione zastrzeżenia procedura zawarcia umowy podlega ponownej weryfikacji. Ponowna weryfikacja obejmuje wyłącznie sporne elementy procedury zawierania umowy.

http://www.ckps.pl/

53

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

Rysunek 1 Schemat postępowania podczas kontroli NFOŚiGW

Prośba o przesłanie dokumentów do kontroli NFOŚiGW

CKPŚ

Prośba o przesłanie dokumentów

↓

Nadleśnictwo

Przesłanie dokumentów do CKPŚ

Max. 8 dni kalendarzowych

CKPŚ

Przekazanie dokumentów do NFOŚiGW

↓

CKPŚ

max. 10 dni

kalendarzowych

Prośba o przesłanie uzupełnień do dokumentów NFOŚiGW

CKPŚ

Prośba o przesłanie uzupełnień do dokumentów

↓

Nadleśnictwo

Przesłanie uzupełnień do dokumentów do CKPŚ

Max. 8 dni kalendarzowych

CKPŚ

Przekazanie uzupełnień do dokumentów do NFOŚiGW

↓

CKPŚ

max. 10 dni

kalendarzowych

Przesłanie wyników kontroli do CKPŚ NFOŚiGW

Przesłanie wyników kontroli do MAO i właściwej RDLP CKPŚ

Wniesienie uzasadnionych zastrzeżeń do wyników kontroli Nadleśnictwo

Ponowna weryfikacja NFOŚiGW

54

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

W przypadku gdy dane postepowanie przetargowe jest objęte kontrolą uprzednia Prezesa UZP zgodnie z zapisami ustawy Pzp NFOŚiGW ogranicza swoją kontrolę do weryfikacji:

Zgodności zakresu zamówienia z zakresem Projektu;

Kwalifikowalności wydatków;

Analizy wyników kontroli Prezesa UZP pod kątem konieczności nałożenia korekty finansowej zgodnie z „taryfikatorem”.

W przypadku, gdy w wyniku kontroli Prezesa UZP nie stwierdzono naruszeń lub Prezes UZP odstąpił od kontroli, NFOŚiGW na podstawie tych danych dobiera próbę postępowań do kontroli ex-post. Minimalna wartość poddawanych w kontroli umów w ramach każdego projektu wynosi 20% z ogólnej planowanej przez beneficjenta szacunkowej wartości

zamówień przedstawionej przez niego we wniosku o dofinansowanie31.

Jeżeli wartość umów wybranych do kontroli w ramach projektu nie wyczerpuje 20% szacunkowej wartości zamówień przedstawionych we wniosku o dofinansowanie, pozostałe umowy do kontroli są wybierane losowo.

Skutki stwierdzenia naruszeń:

W przypadku stwierdzenia naruszeń ustawy Pzp mogących skutkować koniecznością unieważnienia umowy NFOŚiGW występuje do Prezesa UZP z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli doraźnej postępowania.

Nałożenie korekty finansowej. Więcej informacji na temat nakładania korekt finansowych opisano w rozdziale III pkt 3.3 podręcznika. Ustalona na podstawie tzw. „taryfikatora” wartość korekty finansowej obniża kwotę każdego wydatku kwalifikowalnego dla zamówienia objętego korektą w odniesieniu do procentowej wysokości współfinansowania ze środków funduszy UE dla danego zamówienia.

W przypadku gdy w wyniku kontroli Prezesa UZP stwierdzono występowanie naruszeń w stosowaniu prawa wspólnotowego w dziedzinie zamówień publicznych lub przepisów ustawy Pzp powodujących konieczność nałożenia korekty finansowej, po otrzymaniu wyników kontroli od Prezesa UZP, NFOŚiGW ustala wysokość korekty finansowej oraz przekazuje tą informację do beneficjenta.

W przypadku gdy w wyniku kontroli procedur zawierania umów zostanie stwierdzone naruszenie zasad zamówień publicznych w odniesieniu do umowy, w ramach której część lub całość wydatków zostało zrefundowane ze środków UE, NFOŚiGW występuje do beneficjenta (nadleśnictwa) o ich zwrot zgodnie z zapisami Informacji na temat systemu przekazywania środków finansowych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.

W przypadku wydania przez sąd prawomocnego wyroku unieważniającego zawartą umowę w całości lub w części, NFOŚiGW uznaje odpowiednio całość lub część wydatków poniesionych na podstawie takiej umowy jako niekwalifikowalne i występuje do beneficjenta (nadleśnictwa) o ich zwrot zgodnie z zapisami Informacji na temat systemu przekazywania środków finansowych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.

UWAGA! Aby uchronić nadleśnictwa przed koniecznością zwrotu środków zrefundowanych z UE i tym samym zmniejszenia wysokości wydatków kwalifikowanych w całym Projekcie, we wnioskach o płatność nie będą przedstawiane wydatki poniesione na podstawie postępowań przetargowych które są w trakcie kontroli lub są przewidziane do kontroli w przyszłości (na podstawie planu kontroli) do momentu zakończenia kontroli przez NFOŚiGW.

31 Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007-2013 Wytyczne w zakresie kontroli realizacji PO IiS 2007–2013

55

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

6. Informacja o przebiegu realizacji projektu i jego promocja

6.1. Informacje ogólne

Od momentu podpisania umowy o dofinansowanie projektu Beneficjent – PGL LP zobowiązuje się

do informowania opinii publicznej o fakcie współfinansowania projektu z Funduszu Spójności

w ramach PO IiŚ zgodnie z przedstawionymi poniżej zasadami. Zobowiązanie to wynika bezpośrednio

z zapisów umowy i realizowane jest w oparciu o obowiązujące Zasady promocji projektów dla

beneficjentów PO IiŚ 2007-2013 dostępne na stronie www.pois.gov.pl w zakładce „Zasady promocji”.

Realizacja ww. wymagań odbywa się przy wykorzystaniu obowiązkowych i rekomendowanych działań

informacyjnych i promocyjnych.

Do działań obowiązkowych należą:

Tablice informacyjne

Tablice pamiątkowe

Oznaczanie dokumentów

Do działań rekomendowanych należą:

Strony internetowe

Publikacje drukowane i elektroniczne

Plakaty

Informacje prasowe

Konferencje/szkolenia/spotkania informacyjne

Materiały promocyjne

Rodzaje działań informacyjnych i promocyjnych

W Projekcie przyjęto, iż nadleśnictwa oprócz działań obowiązkowych zobowiązane są do

umieszczenia informacji o realizacji Projektu na stronie internetowej oraz umieszczania tablic

informacyjnych i pamiątkowych. Pozostałe działania będą realizowane przez JRP (CKPŚ).

Nadleśnictwa i RDLP mogą realizować inne działania informacyjne i promocyjne poza obowiązkowymi

i rekomendowanymi, jeśli działania te służą informowaniu opinii publicznej o pomocy otrzymanej z

Unii Europejskiej oraz o tym, iż projekt jest współfinansowany ze środków funduszy unijnych w

ramach PO IiŚ. Wszystkie działania informacyjne i promocyjne, w tym również inne niż obowiązkowe

i rekomendowane, dotyczące projektu współfinansowanego w ramach PO IiŚ muszą być oznakowane

zgodnie z obowiązującymi zasadami. Dotyczy to również informacji przekazywanych na

konferencjach, audycji radiowych, informacji umieszczanych w prasie, TV. Wszystkie inne działania

informacyjne i promocyjne poza obowiązkowymi, podejmowane przez Nadleśnictwa i RDLP będą

wydatkami niekwalifikowalnymi.

UWAGA! Do prowadzenia obowiązkowych działań informacyjnych i promocyjnych zobowiązane są wszystkie jednostki Lasów Państwowych biorące udział w realizacji Projektu. Do ponoszenia wydatków kwalifikowanych w ramach działań informacyjnych i promocyjnych, zgodnie z umową o dofinansowane upoważniona jest wyłącznie Jednostka Realizująca Projekt (CKPŚ).


56

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

6.1.1. Działania obowiązkowe

Tablica informacyjna i pamiątkowa

Beneficjent ma obowiązek ustawienia tablic informacyjnych i pamiątkowych w miejscach najbardziej

widocznych, zapewniających dostęp jak największej liczbie osób oraz umożliwiających swobodne

zapoznanie się z jej treścią (np. bramy wjazdowe, wejścia do budynków). W przypadku niniejszego

Projektu miejsce bezpośredniej realizacji działań nie zapewnia powszechnego dostępu do tablicy

informacyjnej lub pamiątkowej. W związku z tym tablicę należy zainstalować w najbliższym otoczeniu

realizowanego Projektu, czyli w lub przed siedzibą nadleśnictwa. Tablice zostały również

zamieszczone w siedzibie DGLP i CKPŚ.

Tablicę informacyjną umieszcza się w momencie rozpoczęcia realizacji projektu. Po zakończeniu

rzeczowej realizacji projektu tablicę informacyjną zastępuje się stałą tablicą pamiątkową. Zaleca się,

aby tablice pamiątkowe były wykonane z materiałów trwałych, tj. odpornych na warunki

atmosferyczne, dzięki czemu zapewniona zostanie czytelność informacji oraz wysoki poziom

estetyczny tablicy, co najmniej w okresie trwałości projektu, tj. 5 lat od zakończenia realizacji

Projektu tj. do końca 2020 r. Nie ma obowiązku usunięcia tablicy po upływie ww. terminu.

UWAGA! Wykonanie wszystkich tablic pamiątkowych zlecone zostanie przez CKPŚ. Gotowe tablice zostaną przekazane do poszczególnych nadleśnictw za pośrednictwem Regionalnych Dyrekcji Lasów Państwowych. Nadleśnictwa zobowiązane będą umieścić je przed swoimi siedzibami.

Oznaczanie dokumentów

Oznaczeniu stosownymi znakami i opcjonalnie informacją o współfinansowaniu podlegają wszystkie

dokumenty dotyczące realizacji Projektu po podpisaniu umowy o dofinansowanie, tj. korespondencja

prowadzona w sprawie Projektu (papierowa i elektroniczna), opisy stanowisk pracy lub umowy

cywilno-prawne na świadczenie usług, umowy z wykonawcami, dokumentacja przetargowa,

ogłoszenia o wyborze wykonawcy, certyfikaty i zaświadczenia, za wyjątkiem wewnętrznych

dokumentów, które nie będą przedstawiane innym podmiotom. Oznaczeniu podlega tylko pierwsza

strona dokumentu. W celu oznaczenia dokumentów zaleca się zamieszczanie w stopce dokumentu

odpowiedniego ciągów znaków.

Przykładowe ciągi znaków:

Przykładowy ciąg znaków – wariant bez logo Lasów Państwowych

Przykładowy ciąg znaków – wariant z logo Lasów Państwowych

57

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

Przykładowe zestawienia ciągu znaków w formatach AI, CDR, GIF, JPEG, PNG są dostępne na stronie

internetowej www.pois.gov.pl w zakładce Zasady promocji.

Oprócz ciągu znaków, dokumenty w których jest to możliwe (dokumenty przetargowe SIWZ, umowy z

wykonawcami itp.) należy umieścić informację o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej.

Za informację o współfinansowaniu, rozumie się tekst:

„Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności”

lub

„Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach

Programu Infrastruktura i Środowisko”

W informacji o współfinansowaniu należy: posługiwać się pełnymi nazwami tj. Unia Europejska

i Fundusz Spójności, dbać o dostrzegalność oznaczeń, tak by oznaczenia wraz z informacją

o współfinansowaniu były widoczne dla odbiorców.

W informacji o współfinansowaniu nie należy używać nazw: beneficjenta, instytucji pośredniczących

i wdrażających, innych źródeł współfinansowania oraz wszelkich innych informacji, które mogłyby

sprawić, że przekaz o udziale środków Funduszu Spójności będzie nieczytelny i mało przejrzysty.

Dokumenty finansowe - faktury, rachunki i inne dokumenty finansowo-księgowe nie podlegają

oznaczaniu. W przypadku dokumentów mających charakter gotowych formularzy, wzorów, w których

treść nadleśnictwo nie ma możliwości ingerencji (np. druki samokopiujące, druki faktur/rachunków,

decyzje administracyjne itp.) oznaczanie nie jest wymagane.

Dla nadleśnictw biorących udział w Projekcie został przygotowany dokument zawierający gotowy ciąg logotypów do zastosowania podczas oznaczania dokumentów, dostępny po zalogowaniu na stronie www.ckps.pl.

6.1.2. Działania rekomendowane

Działania rekomendowane przez IZ PO IiŚ przedstawiono w rozdziale 6.2 Zasad promocji projektów

dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013. Należą do nich

m.in. strony internetowe, publikacje drukowane i elektroniczne, plakaty, informacje prasowe,

konferencje, szkolenia, spotkania informacyjne itp.

Do obowiązków nadleśnictw należy umieszczenie na stronie internetowej informacji o realizacji

Projektu. Pozostałe działania rekomendowane prowadzone będą przez CKPŚ.

Na stronach poszczególnych nadleśnictw należy zamieścić informację o Projekcie i odpowiednio ją

oznakować:

flagą UE z odwołaniem słownym do UE i FS

logo POIiŚ

logo Beneficjenta


http://www.ckps.pl/

58

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

Podstawowa informacja o projekcie została przygotowana przez CKPŚ i znajduje się na stronie

głównej projektu. Może ona zostać poszerzona o szczegóły dot. danego nadleśnictwa (np. zakres

działań) lub w niezmienionej formie zamieszczona na stronach poszczególnych Nadleśnictw.

6.2. Dokumentowanie podjętych działań

Podejmowane działania informacyjne i promocyjne zarówno obowiązkowe, jak i rekomendowane,

należy dokumentować w formie zdjęć, nagrań radiowych i telewizyjnych, wycinków prasowych,

wydruków internetowych lub próbek materiałów itp.

Dokumentację dotyczącą działań informacyjnych i promocyjnych podjętych w ramach promocji

projektu, zgodnie z treścią umowy o dofinansowanie, należy przechowywać co najmniej 3 lata od

daty zamknięcia PO IiŚ.

6.3. Nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących promocji

Nadzór nad przestrzeganiem zasad stosowania działań informacyjnych i promocyjnych

o realizowanym projekcie będzie prowadzony na podstawie przepisów umowy o dofinansowaniu

projektu. Niedopełnienie warunków umowy w zakresie stosowania działań informacyjnych

i promocyjnych może skutkować wstrzymaniem wypłaty środków, a nawet koniecznością zwrotu

nieprawidłowo wydanych środków, a w skrajnych przypadkach może prowadzić do rozwiązania

umowy o dofinansowanie projektu.

6.4. Dodatkowe źródła informacji

Na stronie internetowej www.funduszeeuropejskie.gov.pl w zakładce „Zasady promocji FE” dostępne

są:

wszystkie opisane formy i warianty kolorystyczne głównego znaku marki oraz znaku PO IiŚ w formatach AI, EPS, GIF, JPG, PDF, PNG,

Strategia komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013,

Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 13 sierpnia 2007 r. w zakresie informacji i promocji,

Na stronie internetowej www.pois.gov.pl w zakładce „Zasady promocji” dostępne są:

Plan Komunikacji PO IiŚ 2007-2013,

Zasady promocji projektów dla beneficjentów PO IiŚ,

przykładowe wzory tablicy informacyjnej, pamiątkowej, tabliczki i naklejki,

przykładowe ciągi znaków.

http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/


59

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

7. Zasady gospodarowania rezerwą w projekcie

7.1. Informacje ogólne

Zasady gospodarowania rezerwą w ramach Projektu zostały określone w piśmie CKPŚ z dnia

05.11.2012 r.32

UWAGA! Celem wniosku o rezerwę jest możliwość uznania wydatków poniesionych ponad kwotę pierwotnie planowaną na dane działanie za kwalifikowalne w projekcie. Uznanie wydatków przekraczających pierwotnie zarezerwowane w budżecie projektu kwoty jest

możliwe z uwagi na:

Oszczędności powstałe w wyniku rozstrzygnięć przetargów.

Rezerwę na nieprzewidziane wydatki, która istnieje w projekcie.

Oszczędności w projekcie powstają na skutek rozstrzygnięć postępowań przetargowych, natomiast

rezerwa na nieprzewidziane wydatki jest to kwota wyliczana w trakcie przygotowywania wniosku

o dofinansowanie (Projektu) pozwala na uznanie nieprzewidzianych wydatków za kwalifikowalne, a

tym samym pozwala je zrefundować z UE.

Rezerwa może być wykorzystana na:

Przekroczenie planowanych wartości przetargów. Roboty dodatkowe zgodne z zakresem projektu i z Pzp. Wyższe wynagrodzenie wykonawcy wynikające z klauzul waloryzacyjnych zapisanych w

umowach. Fakt uwzględnienia w projekcie rezerwy na nieprzewidziane wydatki nie oznacza, że można ją

wykorzystać na rozszerzenie zakresu projektu.

Przed wystąpieniem z wnioskiem o przyznanie dodatkowych środków z rezerwy, w pierwszej

kolejności, nadleśnictwo może dokonywać przesunięć środków pomiędzy własnymi zadaniami na

poszczególnych etapach ich realizacji

7.2. Procedura postępowania w przypadku ubiegania się o zwiększenie kwoty

wydatków kwalifikowalnych

W chwili obecnej rezerwa finansowa zaplanowana w budżecie nie gwarantuje zaspokojenia

wszystkich potrzeb wskazywanych we wnioskach o płatność. Wobec powyższego w sytuacji

przekroczenia zaplanowanych kwot (na podstawie rozstrzygniętych postępowań przetargowych)

procedura postępowania kształtuje się następująco.

1. Nadleśnictwo zgłasza powyższy fakt do rdLP, która może dokonać przesunięć między własnymi jednostkami.

2. W przypadku, gdy potrzeby zwiększenia wydatków nadleśnictwa przekraczają alokację na poziomie rdLP, rdLP występuje bezpośrednio do CKPŚ z wnioskiem o przyznanie

32 Pismo CKPŚ z dnia 05.11..2012 r. (zn. sprZN/ZG/ZP/it-abi-esz/3652-3539/12) w sprawie dysponowania środkami rezerwy

centralnej w ramach projektów realizowanych w jednostkach organizacyjnych PGL.

60

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

dodatkowych środków z rezerwy projektu, , tj. zwiększenia wysokości wydatków kwalifikowalnych przedstawianych do refundacji. W piśmie należy zawrzeć uzasadnienie zwiększenia kwoty.

3. CKPŚ ustosunkowuje się do wniosku pismem skierowanym do RDLP, wysłanym jednocześnie do wiadomości właściwego nadleśnictwa.

Wniosek na środki rezerwy projektu powinien zostać sporządzony w formie pisemnej i podpisany przez kierownika jednostki (Dyrektor rdLP), a następnie wysłany do Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu (MAO) do CKPŚ (do wiadomości właściwego nadleśnictwa) . Wniosek powinien zawierać minimum:

– Nazwę organizatora postępowania (RDLP/Nadleśnictwo).

– Nazwę nadleśnictwa występującego w roli zamawiającego.

– Wyszczególnienie konkretnej części postępowania przetargowego.

– Wielkość kwoty o jaką występuje nadleśnictwo.

– Podanie w sposób szczegółowy przyczyny (powodu) dla którego konieczne stało się

wystąpienie o przyznanie środków z rezerwy.

– Opinię właściwej RDLP.

Wnioskowanie o środki z rezerwy projektu jest wnioskiem o włączenie dodatkowych wydatków do

puli wydatków kwalifikowalnych.

Regionalna dyrekcja LP w sytuacji powstania oszczędności w nadleśnictwach, na skutek

rozstrzyganych postępowań przetargowych, natychmiast informuje o powyższym CKPŚ, w celu

uaktualnienia kwoty znajdującej się w rezerwie ogólnej projektu. Informacja ta jest obligatoryjna po

rozstrzygnięciu wszystkich postępowań, na zaplanowane działania w nadleśnictwach.

7.3. Wystawianie faktur częściowych

UWAGA! Ponieważ kwota rezerwy będzie podlegać zmianie ze względu na rozstrzygnięcia kolejnych postępowań przetargowych, może zaistnieć sytuacja, że w danej chwili wniosek o zwiększenie środków na realizację zadania może zostać rozpatrzony negatywnie. Wówczas wskazane jest aby nadleśnictwo podjęło starania o wystawienie przez wykonawcę prac faktur cząstkowych:

a. Oddzielnych opiewających na kwotę, która pierwotnie była planowana jako wydatek kwalifikowalny do rozliczenia w projekcie (tj. bez przyznania środków z rezerwy), b. Oddzielnych na kwoty, które mogą zostać rozliczone w projekcie tylko pod warunkiem przyznania środków z rezerwy.

Powyższe rozwiązanie jest wskazane w przypadku faktur za realizację zadań etapowych. Do wniosku

o płatność w pierwszej kolejności będą przedkładane faktury z punktu a., natomiast te z punktu b. w

dalszej kolejności, w miarę wystąpienia środków w rezerwie i przyznania zwiększenia dla danego

nadleśnictwa, o czym CKPŚ będzie informować zainteresowane jednostki.

W sytuacji, gdy wystawienie oddzielnych faktur nie będzie możliwe, na etapie przedkładania

dokumentu do rozliczenia w ramach wniosku o płatność, nadleśnictwo jest zobowiązane do

wskazania kwoty wydatków kwalifikowanych w projekcie jedynie jako części całej faktury (do

wysokości pierwotnie przewidzianej w projekcie).

61

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

Po ewentualnym uzyskaniu środków z rezerwy, daną fakturę będzie można przedłożyć ponownie, ze

stosownym opisem dokumentu, wskazując dodatkową kwotę wydatków kwalifikowanych w

projekcie, pod warunkiem, że kwota rozliczana nie przekroczy łącznie maksymalnie 85% wartości

wydatku.

7.4. Postępowanie w przypadku znaczącego przekroczenia kosztów

W sytuacji gdy rozstrzygnięte postępowania przetargowe nadleśnictw w danym rdLP w znaczącym

stopniu będą przekraczać zaplanowane pierwotnie koszty oraz możliwości przyznania dodatkowych

środków z rezerwy rdLP, wówczas wniosek nadleśnictwa, przesłany do CKPŚ za pośrednictwem rdLP,

rozpatrywany będzie indywidualnie, ze wskazaniem sposobu postępowania i źródeł finansowania.

W pierwszej kolejności środki z rezerwy będą przyznawane na realizację zadań/przedsięwzięć, które

dają efekt ekologiczny projektu, tj. zwiększają ilość retencjonowanej wody. W pozostałych sytuacjach

należy w pierwszej kolejności rozważyć możliwość udziału środków własnych nadleśnictwa.

7.5. Postępowanie w przypadku zagrożenia utratą płynności finansowej

W sytuacji zagrożenia czasową utratą płynności finansowej, nadleśnictwa mogą wystąpić do

Dyrektora Generalnego LP, za pośrednictwem Dyrektora rdLP, z wnioskiem o czasowe udostępnienie

środków funduszu leśnego, zgodnie z Zarządzeniem nr 1 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych

z dnia 31 stycznia 2012r.

7.6. Zwiększenie środków z funduszu leśnego.

Po wyczerpaniu środków zabezpieczonych w ramach rezerwy projektu, brakujące kwoty na realizację

zaplanowanych zadań, będą przyznawane z Funduszu Leśnego33. Kwota zwiększenia przyznana

z Funduszu Leśnego będzie wydatkiem niekwalifikowanym, a wydatki pokryte z tego źródła nie będą

mogły być przedstawione we Wniosku o płatność.

Nadleśnictwo przesyła do CKPŚ pismo z informacją o potrzebie przyznania środków z Funduszu

Leśnego. Do pisma skierowanego do CKPŚ powinien zostać dołączony pisemny wniosek skierowany

do Dyrektora DGLP dotyczący udostępnienia środków z Funduszu Leśnego, zgodnie z Zarządzeniem

nr 1 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 31 stycznia 2012 r. Następnie CKPŚ wystawia

opinię w przedmiotowej sprawie i wraz z wnioskiem nadleśnictwa przekazuje do DGLP. Odpowiedź

DGLP z decyzją o wielkości przyznanych środków będzie kierowana do nadleśnictwa oraz do

wiadomości właściwej RDLP i CKPŚ. Powyższa procedura jest niezbędna ze względu na konieczność

monitorowania kosztów ogólnych realizacji Projektu Małej retencji nizinnej.

33 Pismo CKPŚ z dnia 05.11.2012 r. (zn. spr. ZN/ZG/ZP/it-abi-esz/3652-3539/12) w sprawie dysponowania środkami rezerwy

centralnej w ramach projektów realizowanych w jednostkach organizacyjnych PGL LP (…)

62

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

8. Ewidencja księgowa Nadleśnictwo zobowiązane jest do prowadzenia dla Projektu odrębnej informatycznej ewidencji

księgowej tj. stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej

odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz

poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem oraz dokonania księgowania środków

zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W celu spełnienia warunków zawartych w umowie o dofinansowanie, jak również zaleceń polityki

rachunkowości dotyczących wymogu wydzielonej ewidencji księgowej/stosowania odrębnego kodu

księgowego w ramach wydatków w zakresie projektu Małej Retencji Nizinnej wprowadzono do

stosowania w SILP:

1. odrębny kod rejestru księgowego: MRN - kodem tym powinny zostać ocechowane dowody

księgowe znajdujące się w ewidencji księgowej wydatków ponoszonych w ramach projektu;

2. kod księgowy (kod projektu34) „GMRN” - kodem tym należy ocechować dowody księgowe

dotyczące zarówno wydatków zrealizowanych w latach 2007-2011, jak również wydatków na

bieżąco ponoszonych przez podmioty upoważnione. Tą funkcjonalność umożliwia zmiana

dokonana w oprogramowaniu modułu finansowo-księgowego w SILP.

Nadleśnictwo zobowiązane jest do archiwizowania na informatycznych nośnikach danych

i przechowywania w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji, wszelkich danych

związanych z realizacją Projektu, w szczególności dokumentacji związanej z zarządzaniem

finansowym, technicznym, procedurami zawierania umów z wykonawcami, przez okres co najmniej 3

lat od daty zamknięcia PO IiŚ. Informację o dacie zamknięcia Programu Operacyjnego Infrastruktura i

Środowisko przekaże Nadleśnictwom CKPŚ za pośrednictwem właściwej RDLP.

Instytucja Wdrażająca może żądać od Beneficjenta przekazywania wszelkich danych związanych z

realizacją Projektu, w szczególności dokumentacji wraz z ostateczną wersją raportu końcowego.

34 Obowiązek nałożony przez Zarządzenie Nr 73 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 29 grudnia 2011 r.

63

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

9. Wypis aktów prawnych / obowiązujących wytycznych

9.1. Krajowe akty prawne i zasady dotyczące lasów

1. Ustawa z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko (Dz.U.2008.199.1227 z późn. zm.)

2. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 2000.98.1071 z późn. zm.)

3. Ustawa z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz.U.2003.80.717 z późn. zm.).

4. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2010.113.759 z późn. zm.)

5. Ustawa z dnia 18 lipca 2001 r. Prawo wodne (Dz.U.2001.115.1229 z późn. zm.)

6. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz.U.2006.156.1118 z późn. zm.)

7. Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o ochronie przyrody (Dz.U.2004.92.880 z późn. zm.)

8. Ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz.U.2008.25.150 z późn. zm.)

9. Ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o zapobieganiu szkodom w środowisku i ich naprawie (Dz.U.2007.75.493 z późn. zm.)

10. Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz.U.2010.193.1287 z późn. zm.)

11. Ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz.U.2011.12.59 z późn. zm.)

12. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 9 listopada 2010 r. w sprawie przedsięwzięć mogących znacząco oddziaływać na środowisko (Dz.U.2010.213.1397 z późn. zm.)

13. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz.U.2009.224.1796 z późn. zm.)

14. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (Dz.U.2009.224.1795 z późn. zm.)

15. Zarządzenie Nr 99 dyrektora generalnego Lasów Państwowych z dnia 24 grudnia 2002 r. (Zasady Hodowli Lasu)

9.2. Wytyczne Komisji Europejskiej 16. Assessment of plans and projects significantly affecting Natura 2000 sites. Methodological

guidance on the provisions of Article 6(3) and (4) of the Habitats Directive 92/43/EEC. Polskie tłumaczenie opracowane przez WWF Polska – Ocena planów i przedsięwzięć znacząco oddziałujących na obszary Natura 2000. Wytyczne metodyczne dotyczące przepisów Artykułu 6(3) i (4) Dyrektywy Siedliskowej 92/43/EWG

17. Managing Natura 2000 sites. The provisions of Article 6 of the ‘Habitats’ Directive 92/43/EEC. Polskie tłumaczenie opracowane przez WWF Polska - Zarządzanie obszarami Natura 2000. Postanowienia artykułu 6 dyrektywy „siedliskowej” 92/43/EWG

64

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

9.3. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego

18. Wytyczne Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ z dnia 21 czerwca 2011 r.

19. Przewodnik dla Beneficjenta Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, marzec 2010 r.

9.4. Akty prawne Unii Europejskiej

20. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999

21. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1084/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające Fundusz Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1164/94

22. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

23. Dyrektywa 92/43/EWG z dnia 21 maja 1992r. w sprawie ochrony siedlisk przyrodniczych oraz dzikiej fauny i flory

24. Dyrektywa 9/409/EWG z dnia 2 kwietnia 1979 r. w sprawie ochrony dzikich ptaków

25. Dyrektywa 2004/35/WE z dnia 21 kwietnia 2004 r. w sprawie odpowiedzialności za środowisko w odniesieniu do zapobiegania i zaradzania szkodom wyrządzonym środowisku naturalnemu

26. Dyrektywa Rady nr 85/337/EWG z dnia 27 czerwca 1985 r. w sprawie oceny skutków wywieranych przez niektóre przedsięwzięcia publiczne i prywatne na środowisko naturalne

9.5. Inne

27. Prawo Zamówień Publicznych po nowelizacji z dnia 4 września 2008 r. pod redakcją Jacka Sadowego, UZP, Warszawa 2008 r.

28. Prawo zamówień publicznych 2009. Praktyczny komentarz ekspertów, Krzysztof Rawa, Małgorzata Śledziewska, Wydawnictwo Wiedza i Praktyka, Warszawa 2009 r.

9.6. Adresy internetowe www.pois.gov.pl

www.ckps.pl /PROJEKTY PGL LP/ Retencja nizinna w lasach


65

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK NR 1 – Określenie objętości retencjonowanej wody.

66

MA

ŁA R

ETENC

JA N

IZINN

A

Ilość retencjonowanej wody przez obiekty realizowane w ramach projektu można szacować

zzastosowaniem poniższych wzorów:

Zbiorniki zaporowe: V = (P x G) + (0,6 x L x Δh2 x Z)

Zbiorniki kopane: V = P x G Piętrzenia na ciekach: V = (0,3 x Pp x S) + (0,6 x L x Δh2 x Z)

Renaturyzacja obszaru wodno-błotnego: V = 0,3 x Pr x Δh Odbudowa systemów melioracyjnych: V = (F x I) + (0,2 x P x Δh)

Legenda:

P – powierzchnia lustra wody [m2]

G – średnia głębokość zbiornika [m]

L – długość zbiornika [m]

Δh - wysokość podpiętrzenia [m]

Z – współczynnik wodochłonności gleby (torfy = 30, gliny, pyły = 50, piaski, żwiry, pospółki = 200)

Pp – powierzchnia przekroju poprzecznego cieku w miejscu posadowienia budowli [m2]

S – zasięg oddziaływania piętrzenia [m]

Pr – powierzchnia renaturyzowanego obszaru [m2]

F – średni przekrój poprzeczny rowów [m2]

l – długość rowów [m]

Preferowane rozwiązania techniczne zostały zaprezentowane w części I Podręcznika Wdrażania

Projektu (Zakres Projektu).

PODRĘCZNIK WDRAŻANIA PROJEKTU › pl › bip › px_dg~rdlp_gdansk~nadl...PO IiŚ ― Program...

Documents

Transcript of PODRĘCZNIK WDRAŻANIA PROJEKTU › pl › bip › px_dg~rdlp_gdansk~nadl...PO IiŚ ― Program...