NID organizacja UN… · Web view2017/04/20 · Z uwagi na fakt, iż przedmiotem zamówienia są...

Załącznik nr 7 do IWZ - Opis przedmiotu zamówienia (dalej zwany także „OPZ”)Kompleksowa organizacja 41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa

Spis treści

1. Przedmiot zamówienia-----------------------------------------------------------------------------------------------------

2. INFORMACJE NA TEMAT ZAMAWIAJĄCEGO---------------------------------------------------------------------------

3. INFORMACJE NA TEMAT WYDARZENIA--------------------------------------------------------------------------------

4. RAMOWY HARMONOGRAM SESJI I WYDARZEŃ TOWARZYSZACYCH I RÓWNOLEGŁYCH----------------------

5. Strefy bezpieczeństwa podczas sesji i wydarzeń równoległych-----------------------------------------------------

6. Logo sesji i Wytyczne identyfikacji wizualnej sesji (WIW)------------------------------------------------------------7. Scenografia wydarzenia wewnątrz i na zewnątrz obiektów, w których będzie odbywać się sesja i

wydarzenia równoległe----------------------------------------------------------------------------------------------------------------8. Zespół Zamawiającego - Zespół Zadaniowy---------------------------------------------------------------------------

9. Zespół Wykonawcy-------------------------------------------------------------------------------------------------------

10. Zespół Wolontariuszy ---------------------------------------------------------------------------------------------------

11. Zadania Wykonawcy-----------------------------------------------------------------------------------------------------

12. Organizacja i opis sal, pomieszczeń i powierzchni w obiekcie ICE Kraków ---------------------------------------

13. Tłumaczenia symultaniczne, konsekutywne, pisemne----------------------------------------------------------------

14. Internet przewodowy i bezprzewodowy--------------------------------------------------------------------------------

15. Transmisja on-line, nagrania audio-video i telewizja przesyłowa----------------------------------------------------

16. Telefony komórkowe dla pracowników UNESCO---------------------------------------------------------------------

17. Sprzęt komputerowy i biurowy w obiekcie ICE Kraków i miejscach organizacji wydarzeń równoległych-------

18. System dyskusyjny w salach konferencyjnych w obiekcie ICE Kraków--------------------------------------------19. Sprzęt i wyposażenie techniki konferencyjnej w obiekcie ICE Kraków i miejscach organizacji wydarzeń

równoległych---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------20. Wyposażenie meblowe w obiekcie ICE Kraków i miejscach organizacji wydarzeń równoległych----------------

21. Recepcja i rejestracja uczestników-------------------------------------------------------------------------------------

22. Punkty informacyjne-----------------------------------------------------------------------------------------------------

23. Stoiska z publikacjami---------------------------------------------------------------------------------------------------

24. Materiały konferencyjne, informacyjne i promocyjne, konfekcjonowanie------------------------------------------

25. Materiały biurowe---------------------------------------------------------------------------------------------------------

26. Magazyny------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

27. Szatnie---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

28. Zaplecze sanitarne-------------------------------------------------------------------------------------------------------

29. Miejsca dla palących-----------------------------------------------------------------------------------------------------

1

30. Parkingi – naziemny i podziemny, techniczny-------------------------------------------------------------------------

31. Transport uczestników---------------------------------------------------------------------------------------------------

32. Transport dokumentów z Paryża----------------------------------------------------------------------------------------

33. Obsługa medyczna-------------------------------------------------------------------------------------------------------

34. Bezpieczeństwo BHP i przeciwpożarowe------------------------------------------------------------------------------

35. Ubezpieczenie uczestników i wydarzenia------------------------------------------------------------------------------

36. Usługa cateringowa------------------------------------------------------------------------------------------------------

37. USŁUGA CATERINGOWA W ICE KRAKÓW W DNIACH OD 29 CZERWCA DO 15 LIPCA 2017 R.-----------------38. UROCZYSTOŚĆ OTWARCIA 41.SESJI KOMITETU ŚWIATOWEGO DZIEDZICTWA – ZAMEK KRÓLEWSKI

NA WAWELU - 2 LIPCA 2017 R.------------------------------------------------------------------------------------------------------39. UROCZYSTA KOLACJA W SUKIENNICACH W KRAKOWIE - 3 LIPCA 2017 R.-------------------------------------

40. FORUM ZARZĄDCÓW MIEJSC ŚWIATOWEGO DZIEDZICTWA –----------------------------------------------------

30 CZERWCA – 6 LIPCA 2017 R.-----------------------------------------------------------------------------------------------------41. UROCZYSTOŚĆ ZAMKNIĘCIA SESJI– CATERING W MUZEUM INŻYNIERII MIEJSKIEJ W KRAKOWIE– 11

LIPCA 2017 R.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------42. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia w trybie z wolnej ręki zamówień, o których mowa w art.

67 ust. 1 pkt 6 uPzp------------------------------------------------------------------------------------------------------------------43. DODATKOWE UPRAWNIENIA ZAMAWIAJĄCEGO------------------------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIKI DO OPISU PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA----------------------------------------------------------------------------

1. Przedmiot zamówienia

1.1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja 41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa (dalej „sesji”) w

Centrum Kongresowym ICE Kraków w Krakowie w dniach 2-12 lipca 2017 r. oraz wydarzeń równoległych, towarzyszących i

wycieczek w dniach 1 - 13 lipca 2017 r. łącznie dla około 3000 osób oraz rozliczenie przedmiotu zamówienia do dnia 11 sierpnia 2017 r.Na przedmiot zamówienia składa się:

1) organizacja sesji oraz wydarzeń równoległych, towarzyszących i wycieczek na zasadach określonych w Opisie

Przedmiotu Zamówienia z załącznikami i umowie,

2) montaż infrastruktury sesji od dnia 26 czerwca 2017 r. (podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego z czynności montażu w dniu 26 czerwca 2017 r., godz. 7.00), 3) odbiór poszczególnych powierzchni zgodnie z Tabelą nr 1 - Harmonogram odbioru powierzchni, realizacją zadań Wykonawcy zgodnie z niniejszym Opisem przedmiotu zamówienia, 4) demontaż infrastruktury sesji od godz. 16:00 dnia 13 lipca 2017 r. do godz. 6:00 dnia 15 lipca 2017 r. 5) podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego powierzchni ICE Kraków do godz. 23:00 w dniu 15 lipca 2017 r.

1.2. Wykonawca zorganizuje sesję na terenie Centrum Kongresowego ICE Kraków (dalej „ICE Kraków”) w Krakowie przy ul.

M. Konopnickiej 17 oraz wydarzenia równoległe, towarzyszące i wycieczki w miejscach wskazanych poniżej, tj:

2

1) Forum Zarządców Miejsc Światowego Dziedzictwa/ World Heritage Site Managers w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa w dniach 1-3 lipca 2017 r. oraz w ICE Kraków w dniu 6 lipca 2017 r. (w pozostałych dniach sesji uczestnicy Forum biorą udział w sesji w ICE Kraków).

2) Uroczystość otwarcia sesji na Zamku Królewskim na Wawelu w dniu 2 lipca 2017 r. 3) Uroczystą kolację w Sukiennicach w Krakowie w dniu 3 lipca 2017 r.4) Kolację podczas uroczystości zamknięcia sesji w Muzeum Inżynierii Miejskiej w dniu 11 lipca 2017 r.5) Wycieczki do wybranych miejsc światowego dziedzictwa (m.in. Warszawa, kopalnie soli w Wieliczce i Bochni,

kościoły i cerkwie w Małopolsce, Kościoły Pokoju w Jaworze i Świdnicy, Auschwitz-Birkenau) oraz miejsc

dziedzictwa przyrodniczego (m.in. Pieniński Park Narodowy, Tatrzański Park Narodowy, Ojcowski Park Narodowy)

– w dniach 3 -13 lipca 2017 r.

zgodnie z programami ramowymi poszczególnych wydarzeń podanymi w dalszej części OPZ oraz z planowaną ofertą

kulturalno-turystyczną stanowiącą załącznik 4 do OPZ.

1.3. Na najem powierzchni budynku ICE Kraków i parkingów oraz terenów przyległych wraz z wyposażeniem sal

konferencyjnych, pomieszczeń, oświetleniem, nagłośnieniem, podstawową obsługą techniczną, podstawową obsługą

sprzątającą i podstawową usługą ochrony, a także nieograniczonym dostępem do mediów w obiekcie (woda i prąd) i

internetu (jedna sieć internetu) została podpisana umowa najmu między Zamawiającym a Krakowskim Biurem Festiwalowym (dalej „KBF”). Umowa pomiędzy Zamawiającym a Krakowskim Biurem Festiwalowym stanowi załącznik nr 1 do niniejszego OPZ. W załączniku 1 do niniejszego OPZ jest zawarty opis przedmiotu najmu.

Ilekroć w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia jest mowa o umowie najmu, należy przez to rozumieć umowę najmu ICE Kraków zawartą między Zamawiającym a Krakowskim Biurem Festiwalowym, której kopia z załącznikami stanowi załącznik nr 1 do niniejszego opisu przedmiotu zamówienia.

Wykonawca zobowiązuje się ściśle współpracować z KBF, a także z innymi podmiotami i instytucjami wskazanymi przez Zamawiającego współpracującymi przy realizacji sesji.

Wykonawca zobowiązany jest znać zakres umowy z KBF w celu kompleksowej realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia

i zadań Wykonawcy wynikających pośrednio także z umowy najmu ICE Kraków. Zamawiający upoważni Wykonawcę do

ścisłej współpracy z KBF w celu prawidłowej organizacji sesji, przekazując KBF zakres działań, do których wykonania

zobowiązany będzie Wykonawca.

Zamawiający posiada stosowne porozumienia lub umowy najmu i użyczenia powierzchni:1) na Zamku Królewskim na Wawelu w celu organizacji uroczystości otwarcia, 2) w Sukiennicach w Krakowie na organizację uroczystej kolacji, 3) w Muzeum Historycznym Miasta Kraków na organizację trzech dni Forum Zarządców Światowego Dziedzictwa (została zagwarantowana w ramach porozumienia Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego – Gminy Miejskiej Kraków).

Dodatkowo, Zamawiający odpowiada za podpisanie umowy z artystą, który zagra koncert podczas uroczystości otwarcia.

3

1.4. Wszystkie materiały konferencyjne, informacyjne, promocyjne i biurowe, a także elementy scenografii, o których mowa w

niniejszym OPZ są własnością Zamawiającego lub zostaną mu przez Wykonawcę przekazane na własność i zostaną po

zakończeniu sesji w terminie do 15 lipca 2017 r. dostarczone przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego.

Tabela nr 1 - Harmonogram odbioru (przygotowanej przez Wykonawcę zgodnie z OPZ) powierzchni przez Zamawiającego – sesja i wydarzenia równoległe

MIEJSCE/SALA Poziom budynku/ piętro

DZIEŃ ODBIORU przez Zamawiającego /GODZINA ODBIORU/PRÓBA GENERALNA

DZIEŃ/GODZINA OTWARCIA/DOSTĘPU

ICE Kraków – zespół sal konferencyjnych S4 – Sekretariat i 12 biur Centrum Światowego Dziedzictwa UNESCO

Poziom 3 28 czerwca 2017 r. godz. 18.00 28 czerwca 2017 r., godz. 20.00

ICE Kraków – sekretariat Państwa-gospodarza


ICE Kraków – 3 biura trzech organizacji doradczych


Recepcja sesji w namiocie głównym przy wejściu do ICE KRAKÓW

Poziom 0 29 czerwca 2017 r., godz. 13.00

otwarcie recepcji: 29 czerwca 2017 r., godz. 15.00

ICE Kraków – recepcje – punkty informacyjne

Poziom 0 2 lipca 2017 r., godz. 7.30 2 lipca 2017 r., godz. 8.30

ICE Kraków – sala audytoryjna S1 Poziom 0 30 czerwca 2017 r. godz. 18.00 30 czerwca 2017 r., godz. 20.00

ICE Kraków – sala teatralna S2 Poziom 0 30 czerwca 2017 r. godz. 18.00 30 czerwca 2017 r., godz. 20.00

ICE Kraków – sala kameralna S3 Poziom 3 30 czerwca 2017 r. godz. 18.00 30 czerwca 2017 r., godz. 20.00

ICE Kraków - centrum prasowe Poziom 0 30 czerwca 2017 r. godz. 18.00 30 czerwca 2017 r., godz. 20.00

ICE Kraków – pokój wywiadów, biuro prasowe

Poziom 0, 1 30 czerwca 2017 r. godz. 18.00 30 czerwca 2017 r., godz. 20.00

ICE Kraków - otwarta powierzchnia dla delegatów w foyer – dostępna dla wszystkich

Poziom 1 i 2 30 czerwca 2017 r. godz. 18.00 30 czerwca 2017 r., godz. 20.00

Powierzchnia w pobliżu sali posiedzeń Komitetu (Sali audytoryjnej) – na dokumenty kandydatur


Biuro tzw. Printing office – przy sali S2 Poziom 0 30 czerwca 2017 r. godz. 18.00 30 czerwca 2017 r., godz. 20.00

ICE Kraków - 4 pokoje VIP Poziom 1 1 lipca 2017 r., godz. 11.00 1 lipca 2017 r., godz. 13.00

ICE Kraków - sale spotkań (m.in. tzw. Akwarium)

Poziom 1 i 2 1 lipca 2017 r., godz. 11.00 1 lipca 2017 r., godz. 13.00

ICE Kraków - salon dla członków Powierzchnia we 1 lipca 2017 r., godz. 18.00 2 lipca 2017 r., godz. 8.00

4

Komitetu – VIP Room foyer przy oknie, za punktem gastronomicznym

Poziom 1

ICE Kraków - pokój z serwisem kawowym dla Komitetu/Sekretariatu

W sąsiedztwie Sali S1

Poziom 0

1 lipca 2017 r., godz. 11.00 1 lipca 2017 r., godz. 13.00

ICE Kraków - Sala S5 Poziom -2 30 czerwca 2017 r. godz. 18.00 30 czerwca 2017 r., godz. 20.00

ICE Kraków - powierzchnia i pomieszczenia na wydarzenia zewnętrzne tj. wystawy, prezentacje, spotkania

Poziom -2, 0, 1, 2,3

2 lipca, 2017 r., godz. 10.00 2 lipca 2-17 r., godz. 12.00

ICE Kraków - powierzchnie na catering Poziom 0,1,2,3 Zgodnie z pkt. Usługa cateringowa OPZ

Zgodnie z pkt. Usługa cateringowa OPZ

ICE Kraków – pokój do medytacji, pokój medyczny, szatnia, magazyny, magazyn na sprzęt komputerowy, pokój dla wolontariuszy, pomieszczenie dla służb

Poziom 0,1 Zgodnie z OPZ Zgodnie z OPZ

Sala konferencyjna w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa (Pałac Krzysztofory)

Piętro 1 1 lipca 2017 r., godz. 8.00 otwarcie recepcji: 1 lipca 2017 r., godz. 9.00

Zamek Królewski na Wawelu Poziom 0 2 lipca 2017r., godz. 12.00-15.30 – próby koncertowe2 lipca 2017 r., godz. 16.00 – pełna gotowość organizacyjna

Otwarcie wejścia/recepcji: 2 lipca, godz. 19.00

Sukiennice w Krakowie - Sala na uroczystą kolację 3 lipca 2017 r.

Poziom 2 3 lipca 2017 r. , godz. 18.00 otwarcie recepcji: 3 lipca 2017 r. , godz. 19.00

Muzeum Inżynierii Miejskiej w Krakowie – usługa cateringowa podczas uroczystości zamknięcia

Poziom 0 11 lipca 2017 r., godz. 18:30 11 lipca 2017 r., godz. 19:00

1.5. Dla potrzeb opisu przedmiotu zamówienia przyjmuje się, iż dniem roboczym jest dzień od poniedziałku do piątku, który

nie jest dniem wolnym od pracy w rozumieniu ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. 2015 r.,

poz. 90 ze zm.). W sytuacji, gdzie w treści opisu przedmiotu zamówienia nie zaznaczono inaczej chodzi o dni kalendarzowe.

2. INFORMACJE NA TEMAT ZAMAWIAJĄCEGO

5

Narodowy Instytut Dziedzictwa to nowoczesna instytucja kultury, stanowiąca zaplecze eksperckie dla Ministra Kultury i

Dziedzictwa Narodowego. Instytut współpracuje z wieloma międzynarodowymi instytucjami działającymi na rzecz

zachowania narodowego dziedzictwa, w tym m.in. z UNESCO, English Heritage czy European Heritage Heads Forum.

Ponadto do zadań Instytutu należy gromadzenie i upowszechnianie wiedzy o dziedzictwie, kształtowanie świadomości

społecznej w zakresie wartości i zachowania dziedzictwa kulturowego oraz wyznaczanie i upowszechnianie standardów

ochrony oraz konserwacji zabytków. NID wydaje ekspertyzy i opinie dotyczące działań podejmowanych przy zabytkach,

monitoruje i analizuje zagrożenia dla dziedzictwa oraz wypracowuje metody przeciwdziałania tym zagrożeniom, a także

prowadzi ewidencję badań archeologicznych.

Więcej informacji na temat działalności Narodowego Instytutu Dziedzictwa można uzyskać na stronach www.nid.pl,

www.zabytek.pl.

3. INFORMACJE NA TEMAT WYDARZENIA

3.1. Sesja odbędzie się w dniach 2 - 12 lipca 2017 r. w ICE Kraków w Krakowie. Planowany jest udział łącznie ok. 3000

uczestników - członków Komitetu i obserwatorów (m.in. delegacji rządowych, organizacji pozarządowych) oraz mediów.

Komitet Światowego Dziedzictwa jest organem wykonawczym Konwencji UNESCO o ochronie światowego dziedzictwa

kulturalnego i naturalnego. Międzyrządowy Komitet Ochrony Dziedzictwa Kulturalnego i Naturalnego o Wyjątkowej

Powszechnej Wartości składa się 21 państw, sygnatariuszy Konwencji, wybieranych przez Zgromadzenie Ogólne na 6 letnią

kadencję (obecnie kadencja trwa 4 lata). Biuro Komitetu stanowią Przewodniczący, Sekretarz oraz przedstawiciele 5 krajów

reprezentujących wszystkie regiony UNESCO. Sekretariatem Komitetu jest Centrum Światowego Dziedzictwa UNESCO.

Organizacje doradcze Komitetu to: ICOMOS, IUCN, ICCROM.

41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa przewodniczy Polska w osobie prof. Jacka Purchli.

Sesja jest organizowana przez UNESCO we współpracy z Rządem RP, reprezentowanym przez Ministra Kultury i

Dziedzictwa Narodowego, zgodnie z „Porozumieniem między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Organizacją

Narodów Zjednoczonych dla Wychowania, Nauki i Kultury (UNESCO) w sprawie 41. sesji Komitetu Światowego

Dziedzictwa”.

W imieniu Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego za organizację odpowiada Pełnomocnik Ministra ds. organizacji

41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa. Jego obsługę merytoryczną, organizacyjną i administracyjną zapewnia

Narodowy Instytut Dziedzictwa.

Sesja jest organizowana we współpracy z Ministerstwem Spraw Zagranicznych (MSZ), Ministerstwem Spraw Wewnętrznych

i Administracji (MSWiA) i Gminą Miejską Kraków.

3.2. Sesji Komitetu światowego Dziedzictwa towarzyszyć będą organizowane równolegle w dniach 1 – 13 lipca 2017r.:

Forum Młodych Profesjonalistów,

Forum Zarządców Miejsc Światowego Dziedzictwa,

Forum Społeczeństwa Obywatelskiego,

Spotkania i wystawy w Centrum Kongresowym ICE Kraków (side events) organizowane przez Polskę oraz przez

inne Państwa-Strony i organizacje międzynarodowe,

Oficjalne kolacje,

6

http://www.zabytek.pl/

http://www.nid.pl/

Dodatkowe wydarzenia o charakterze kulturalno-turystycznym (spacery tematyczne po mieście Kraków, wystawy,

koncerty i inne),

Wycieczki do wybranych miejsc światowego dziedzictwa (m.in. Warszawa, kopalnie soli w Wieliczce i Bochni,

kościoły i cerkwie w Małopolsce, Kościoły Pokoju w Jaworze i Świdnicy, Auschwitz-Birkenau) oraz miejsc

dziedzictwa przyrodniczego (m.in. Pieniński Park Narodowy, Tatrzański Park Narodowy, Ojcowski Park

Narodowy).

3.3. Zamawiający przy realizacji niniejszego zamówienia kieruje się zasadami zrównoważonego rozwoju i dbałością o

środowisko naturalne, a także współpracuje z zaangażowanymi młodymi osobami i wolontariuszami. Autorami logotypu i

identyfikacji wizualnej sesji są studenci Polsko-Japońskiej Akademii Technik Komputerowych w Warszawie.

ORGANIZACJIA 41.SESJI KOMITETU ŚWIATOWEGO DZIEDZICTWAW ICE KRAKÓW W DNIACH 2 – 12 LIPCA 2017 R. ORAZ WYDARZEŃ RÓWNOLEGŁYCH I TOWARZYSZACYCH

W KRAKOWIE W DNIACH 1– 13 LIPCA 2017 R.

4. RAMOWY HARMONOGRAM SESJI I WYDARZEŃ TOWARZYSZACYCH I RÓWNOLEGŁYCH

Zamawiający zastrzega, że poniższe ramowe harmonogramy sesji oraz wydarzeń równoległych i towarzyszących mogą ulec

nieznacznej zmianie w zakresie nazwy punktów harmonogramów i ich przebiegu w zależności od potrzeb Zamawiającego w

trakcie sesji. (Program sesji oraz wydarzeń równoległych i towarzyszących będzie aktualizowany przez Zamawiającego na

bieżąco, w trakcie trwania wydarzenia).

4.1. Ramowy harmonogram 41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa w ICE Kraków:

7

4.2. Ramowy harmonogram Forum Zarządców Miejsc Światowego Dziedzictwa / World Heritage Site Managers:

Godzina rozpoczęcia

Przewidywana liczba osób (uczestników) /Informacja dot. Zapewnienia tłumaczenia

Miejsce

8

godziny dni

niedziela, 2 lipca 2017 poniedziałek, 3 lipca 2017 wtorek, 4 lipca 2017 środa, 5 lipca 2017

9.00 – 9.30 Spotkanie Spotkanie SpotkanieBiura Komitetu, sala S2 Biura Komitetu, sala S2 Biura Komitetu, sala S2

9.30 – 13.00 Obrady Komitetu, sala S1

12:30 – 13:00 – Podsumowanie Forum

Młodych Profesjonalistów

Obrady Komitetu, sala S1 Obrady Komitetu, sala S1

13.00 – 15.00 14.00 – 15.00 Spotkanie Biura Komitetu 15.00 – 17.00

Sesja informacyjna/ wprowadzająca

Przerwa na lunch Przerwa na lunch Przerwa na lunch

Konferencja prasowa

15.00 – 18.30 Obrady Komitetu, sala S1 Obrady Komitetu, sala S1 Obrady Komitetu, sala S1

19:30 – 24:00Ceremonia otwarcia 41. sesji KŚD –

Zamek Królewski na Wawelu

18:30 - Otwarcie ogrodu Hedvy Ser (do potwierdzenia)

20:00 - Kolacja na zaproszenie Wicepremiera / Ministra

Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Sukiennice, 3

lipca 2017 r.

19:30 - Kolacja na zaproszenie Prezydenta Miasta Krakowa, 4 lipca

2017 r.

19:00 - Side event – Meeting with Civil Society, sala S2

lub S3

godziny dni

czwartek, 6 lipca 2017 piątek, 7 lipca 2017 sobota, 8 lipca 2017

9.00 – 9.30 Spotkanie Biura Komitetu Spotkanie Biura Komitetu Spotkanie Biura Komitetu

9.30 – 13.00 Obrady Komitetu Obrady Komitetu Obrady Komitetu

13.00 – 15.00 Przerwa na lunch Przerwa na lunch Przerwa na lunch

15.00 – 18.30 Obrady Komitetu Obrady Komitetu Obrady Komitetu

19.00 19:00 – 21:00Oficjalne podsumowanie

i zamknięcie Forum Zarządców Światowego Dziedzictwa,

sala S3

godziny dni

niedziela, 9 lipca 2017 poniedziałek, 10 lipca 2017 wtorek, 11 lipca 2017 Środa, 12 lipca 2017

9.00 – 9.30 Spotkanie Biura Komitetu Spotkanie Biura Komitetu Spotkanie Biura Komitetu

9.30 – 13.00 Obrady Komitetu Obrady Komitetu Obrady Komitetu Sprawdzenie i przyjęcie decyzji

Zamknięcie sesji13.00 – 15.00 Przerwa na lunch Przerwa na lunch Przerwa na lunch Przerwa na lunch

15.00 – 18.30 Obrady Komitetu Obrady Komitetu Przygotowanie raportu przez Sekretariat KŚD

19.00 19:30 – 24:00Ceremonia zamknięcia –

Muzeum Inżynierii Miejskiej

30 czerwca 2017 (piątek)

18.00 Uroczysta kolacja dla uczestników Forum

Organizuje miasto Kraków, niezależnie od Zamawiającego

1 lipca 2017 (sobota)

10.00-11.00 Otwarcie Forum symultaniczne tłumaczenia polski/angielski, 150 osób

Muzeum Historyczne Miasta Krakowa

11.00-11.30 Przerwa kawowa 150 osób Muzeum Historyczne Miasta Krakowa

11.30-13.00 Sesja 1 symultaniczne tłumaczenia polski/angielski, 150 osób


13.00-14.00 Lunch 150 osób Muzeum Historyczne Miasta Krakowa






2 lipca 2017 (niedziela)






13.00-14.00 Lunch 150 osób Muzeum Historyczne Miasta Krakowa

15.00-17.00 Uczestnictwo w sesji informacyjnej/ wprowadzającej

ICE Kraków

19.30 Ceremonia otwarcia 41. Sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa (opisana w dalszej części OPZ)

Zamek Królewski na Wawelu

3 lipca 2017 (poniedziałek)

9






13.00-14.00 Lunch 120 osób Muzeum Historyczne Krakowa

14.00-15.00 - Sesja 8 symultaniczne tłumaczenia polski/angielski, 120 osób

Muzeum Historyczne Krakowa

16:00–18:30 Uczestnictwo w sesji plenarnej ICE Kraków

4 lipca 2017 (wtorek)

Uczestnictwo w sesji plenarnej (SOC Reports)

ICE Kraków

5 lipca 2017 (środa)


ICE Kraków

6 lipca 2017 (czwartek)


ICE Kraków

19:00-21:00 Oficjalne zamknięcie Forum

Poczęstunek

150 osób, symultaniczne tłumaczenia polski/angielski

ICE Kraków

4.3. Ramowy harmonogram dotyczący uroczystości otwarcia 41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa na Zamku Królewskim na Wawelu:

Data Zakres prac

29/30 czerwca 2017 r. i 30 czerwca/1 lipca 2017 r.

1lipca/2 lipca 2017 r.

Montaż cateringu w godzinach 21.00 - 06.00

Montaż cateringu i pozostałe przygotowania w godzinach

23.00-06.00, w tym m.in.

- montaż (zmiana aranżacji) oświetlenia i nagłośnienia oraz

elementów scenograficznych w obrębie sceny i w

pozostałych przestrzeniach

- montaż: podesty pod kamery, kostki dziennikarskie

- catering: ustawienie namiotów wraz z wyposażeniem

2 lipca 2017 r. godz. 3.30 – próba świateł

od godz. 6.00

10

2 lipca/3 lipca 2017 r.

- ustawienie widowni przed sceną

- kabiny dla tłumaczy

- catering

godz. 8.00 – przywiezienie fortepianu / stroiciel

godz. 12.00 - próba akustyczna

godz. 13.30 – 15.00 – próba artysty

godz. 15.00 –15.30 - strojenie fortepianu

godz. 15.30 - próba mówcy

godz. 16.00 – pełna gotowość wszystkich ekip

godz. 17.00 – sprawdzenie obiektu przez służby

godz.19.00 -19.30 – gromadzenie się gości, recepcja

godz. 19.30 – 20.00 - aperitif

godz. 20.00- 20.15 - zajmowanie miejsc na widowni

ok. godz. 20.15 – 21.00 - powitanie, przemówienia

godz. 21.00 – 21.40 - koncert

od godz. 21.40 - kolacja

ok. godz. 24.00 - przewidywane zakończenie wieczoru

demontaż w godzinach 23.00 – 6.00

4.4. Ramowy harmonogram uroczystej kolacji dnia 3 lipca 2017 r. w Sukiennicach w Krakowie:godz. 8.00 - rozpoczęcie przygotowań

godz. 18.00 – odbiór powierzchni

godz. 18.40 - pełna gotowość, procedury bezpieczeństwa

godz.19.00 - 19.45 – przyjazdy gości


godz. 20.00 - 23.00 – uroczysta kolacja

- przystawka

przemówienia gości – ok. 15 min.

- ok. godz. 23.00 – planowane zakończenie kolacji

Wychodzący goście są zapraszani na taras.

4.5. Ramowy harmonogram uroczystości zamknięcia dnia 11 lipca 2017 r. w Muzeum Inżynierii Miejskiej w Krakowie:11 lipca 2017 r. godz. 19.00 - pełna gotowość powierzchni cateringowej/dostępność powierzchni

godz. 19.30 – 20.00 - przyjazdy gości, procedury bezpieczeństwa

godz. 19.30 – 20.00 - Welcome drink

20.00 – 20.15 - oficjalne przemówienia

20.15 – 21.00 - koncert (przechodzi w zabawę)

21.00 - kolacja, równolegle z zabawą, przy akompaniamencie muzyki

11

4.6. Ramowy plan oferty turystyczno-kulturalnej stanowi załącznik nr 4 do OPZ. Opis zadań Wykonawcy dotyczący organizacji oferty turystyczno-kulturalnej znajduje się w pkt. 22 OPZ.

5. Strefy bezpieczeństwa podczas sesji i wydarzeń równoległych

5.1. Ze względu na wysoką rangę i skalę sesji i szczególne wymagania UNESCO w zakresie konieczności zapewnienia

odpowiednich środków bezpieczeństwa podczas trwania sesji, konieczna jest organizacja stref bezpieczeństwa we

wskazanych miejscach organizacji sesji zgodnie z poniższymi Wytycznymi. Miejsca organizacji sesji i wydarzeń będą

monitorowane przez straż pożarną i policję bezpośrednio przed, a także w trakcie wydarzenia. Zamawiający odpowiada za

ustalenia z Policją, strażą pożarną i innymi służbami w zakresie dotyczącym organizacji stref bezpieczeństwa. Zadania

Wykonawcy w zakresie organizacji stref bezpieczeństwa zostały opisane poniżej w niniejszym pkt. 5:

OGÓLNE WYTYCZNE DLA WYKONAWCY1) Zapewnienie w liczbie 25 służb/osób obsługujących sprzęt kontrolny w strefach bezpieczeństwa oraz zapewnienia zakwaterowania oraz wyżywienia (śniadania, obiady, kolacje) w terminie od 28 czerwca do 13 lipca 2017 r. dla służb obsługujących sprzęt kontrolny w liczbie 25 osób obsługujących sprzęt.2) Zakwaterowania pracowników obsługi sprzętu kontrolnego w pokojach dwuosobowych w hotelach trzygwiazdkowych w terminie od 28 czerwca do 13 lipca 2017 r.3) Zapewnienie podczas trwania sesji i wydarzeń równoległych w Krakowie (zgodnie z harmonogramem sesji oraz wydarzeń równoległych i towarzyszących) sprzętu kontrolnego w postaci zestawów (6 bramek do wykrywania metali, 4 skanerów RTG (prześwietlarek bagażu) oraz 5 urządzeń ręcznych do wykrywania metalu) wraz z transportami, rozładunkami, montażami oraz obsługą w liczbie 25 osób łącznie (praca na zmiany). Wykonawca rozstawi sprzęt kontrolny według wytycznych Zamawiającego i służb (policja, straż pożarna).4) Zapewnienie 12 sztuk pojemników (wielkości ok. 10 cm x 20 cm) na przedmioty skanowane RTG np. na telefony, klucze, itp. 5) Zapewnienie 12 szt. pojemników (wielkości ok. 40 cm x 60 cm) na skanowanie przedmiotów większych np. na teczkę, płaszcz, torbę.6) Zapewnienie 5 bramek obrotowych niskich z czytnikami kodów QR lub czytnikami pasków magnetycznych na identyfikatorach uczestników w namiocie głównym (układ sterujący przygotowany do współpracy z systemami kontroli dostępu zintegrowany z systemem rejestracji, czynniki QR kodów lub pasków magnetycznych na identyfikatorach uczestników sesji). Pełen system i nadruk/naklejanie pasków zapewnia Wykonawca.7) Kompleksowy montaż, podłączenia i demontaż ww. sprzętu we wszystkich strefach bezpieczeństwa podczas trwania sesji oraz wydarzeń równoległych i towarzyszących w Krakowie (tymczasowe przyłącza: elektroenergetyczne i teletechniczne według wytycznych Operatora obiektu ICE Kraków (KBF)).8) Do Wykonawcy należy przeprowadzenie testów i zapewnienie prawidłowego działania oraz serwisu wyżej wymienionego sprzętu w koordynacji z Wykonawcą systemu rejestracji.9) Zapewnienie metalowych płotów (barierek przestawnych) do wygrodzenia terenów na odległości około 100 metrów (płoty o wysokości ok. 110 cm, szerokości ok. 250 cm) wraz z transportem, załadunkiem i rozładunkiem oraz ich rozstawianiem na terenach stref bezpieczeństwa (m.in. wygrodzenie terenu przy ICE Kraków) według wytycznych Zamawiającego i policji.

12

10) Zapewnienie (oraz transport, ładunek, rozładunek) i rozstawienie według wytycznych służb (policja, straż pożarna) betonowych zapór do rozłożenia na ulice lub innych zapór wymuszających spowolnienie prędkości przez samochody (w liczbie ok. 30 sztuk, wielkość: 200 cm x 80 cm x 55 cm).11) Zapewnienie, przywiezienie i zbudowanie/rozstawienie namiotów w strefach bezpieczeństwa zgodnie z poniższymi wytycznymi. W namiotach Wykonawca ustawi sprzęt kontrolny i zorganizuje recepcje zgodnie z wymaganiami opisanymi poniżej w niniejszym punkcie OPZ.12) Wymagane parametry minimalne dotyczące bramek do wykrywania metali:

- minimum 30 stref detekcji;

-wykrywanie przedmiotów niebezpiecznych bez alarmowania obecności przedmiotów niegroźnych;

-wykrywanie przedmiotów niebezpiecznych przenoszonych po prawej, lewej i środkowej stronie ciała na całej wysokości bramki;

-możliwość regulacji czułości dla każdej strefy;

-funkcje auto kalibracji

-zdolność eliminacji wpływu pobliskich urządzeń na prace bramki;

-licznik przejść i alarmów.

13) Wymagane warunki i parametry minimalne dotyczące skanerów rentgenowskich RTG do skanowania bagażu:

Warunki jakie powinien spełniać skaner RTG: Warunki techniczne skanera RTG:

urządzenie powinno wykryć wszelka bron palna, białą,

wszelkie ostre, metalowe przedmioty, materiały

wybuchowe (w tym płynne), materiały łatwopalne oraz

narkotyki;

pozwalać na głęboką penetracje prześwietlanych

obiektów;

mieć monitor o wysokiej jakości obrazu o zdolności

rozróżniania przedmiotów i ich identyfikacji w 6

kolorach;

być wyposażone w diagnostykę własnej pracy w czasie

rzeczywistym.

rozmiar tunelu: szer. 50-53 cm x wys. 30-35 cm;

wymiary urządzenia: dl. 125-135 cm, szer. 73-77 cm, wys.

120-125 cm;

prędkość taśmociągu: 20-25 cm do przodu/do tylu;

wysokość taśmociągu od podłogi: 70-75 cm;

obciążalność taśmociągu: 150-165 kg przy ładunku

rozłożonym równomiernie;

rozdzielczość przestrzenna: 1 mm w pionie i poziomie;

penetracja stali: 35 mm

wyświetlacz: identyfikacja przedmiotów w 6 kolorach;

temperatura pracy: 0-50°C

zasilanie: 230V ±10%, 50 Hz, max. 10A.

Bezpieczeństwo:

poziom promieniowania mniejszy niż dozwolone przez prawo

atomowe (Dz. U. 2017r., poz. 576) (1µSv/h).

14) Wymagane parametry minimalne dotyczące ręcznych wykrywaczy metalu:

- duża czułość pozwalająca na wykrycie metalowych przedmiotów z odległości min. 25 cm (pistoletu), 15 cm (noża) i żyletki 7 cm,

- w razie wykrycia metalowych obiektów powinien uruchamiać alarm dźwiękowy, wibracje i zapalać czerwona lampkę,

- samoczynna kalibracja.

15) Wymagane parametry minimalne dotyczące bramek obrotowych z czytnikami kodów QR lub pasków magnetycznych:

- bramki trójramienne stosowane wewnątrz budynków do przejść jedno i dwukierunkowych o dużym natężeniu ruchu;

- 1 bramka uchylna dla osób z większym bagażem ręcznym i na wózkach inwalidzkich;

- przepustowość bramki w trybie kontroli dostępu ok. 30 osób na minutę;

13

- tryb ewakuacji (swobodne przejście);

- silnik elektryczny zapewniający płynna, cichą pracę w obu kierunkach;

- jedno lub dwukierunkowa kontrola dostępu;

- sygnalizacje przejścia diodami LED (mały pobór mocy);

- małe zużycie energii;

- temperatura pracy od 0°C do +50°C,

- przy braku zasilania: swobodne przejście - bramka otworzy się automatycznie

- kody QR lub paski magnetyczne na identyfikatorach uczestników muszą być kompatybilne z systemem bramek ( jedno i drugie

zapewni Wykonawca).

16) Wymagania dotyczące namiotów do stref kontroli bezpieczeństwa i recepcji.Rodzaj namiotu/ lokalizacja Minimalne wymagania techniczne/ wielkość

Hala namiotowa do strefy kontroli bezpieczeństwa przed

wejście główne do ICE Kraków (od ul. Barskiej) - również

pełniąca funkcję recepcji uczestników sesji – tzw. namiot

główny

wielkość namiotu: 10 m x 25 m, wysokość wewnątrz

namiotu: od ok. 3 m do ok. 5 m.

konstrukcja stalowa lub aluminiowa z zamkniętych

profili ze stali ocynkowanej ogniowo (system jakości

zgodny z PN-EN ISO 1461) lub specjalistycznych

profili aluminiowych (certyfikowanych EN 10204 3.1)

konstrukcja hali musi być dostosowana do obciążeń

oświetlenia, klimatyzacji, etc,

powłoka: minimum PCV 650 g/m2 (atest ITB

przeciwpożarowy na trudnopalność),

podłoga trwała na stabilnej podbudowie, podniesiona

na ruszcie, płyty (OSB), wykładzina dywanowa klasa

trudnopalności Bfl – s1

drzwi: wejściowe i wyjściowe,

kolor namiotu (dach i ściany): biały lub beżowy,

kolor wykładziny dywanowej na podłogę: granatowy,

szary lub brązowy,

wszystkie niezbędne instalacje elektryczne

(i cała elektryka), instalacja klimatyzatorów, zasilanie,

w tym zasilanie awaryjne w namiocie musi być

wykonana zgodnie ze stosownymi przepisami i

zezwoleniami oraz według wytycznych KBF,

Operatora obiektu ICE Kraków

Dwa namioty do strefy kontroli bezpieczeństwa przy Zamku

Królewskim na Wawelu - (Brama Herbowa, ul.

Bernardyńska)

wielkość każdego namiotu: ok. 3 m x 4 m

dane techniczne namiotu jak powyżej

17) Wykonawca obiektu tymczasowego "hali namiotowej" jest zobowiązany do wykonania dokumentacji tego

obiektu na podstawie roboczej koncepcji projektowej namiotu głównego stanowiącej załączniki 5a i 5B do OPZ i

zapisów OPZ w zakresie wymaganym przez Prawo Budowlane oraz przepisy techniczno-budowlane oraz

Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania wymaganych zgód, opinii, uzgodnień i pozwoleń, w tym zatwierdzenia

14

ww. dokumentacji przez Zamawiającego i służby ( w tym m.in. ds. bhp i p.poż.) oraz zgodnie z ustawą z dnia 7

lipca 1994 r. – Prawo budowlane (Dz.U. 2016 r., poz. 290 ze zm.) zgłoszenia jego budowy do właściwego organu

administracji architektoniczno-budowlanej dla realizacji obiektu na terenie przed budynkiem ICE Kraków, w

terminie umożliwiającym jego prawidłowe użytkowanie podczas trwania wydarzenia (tj. min. od 2-12 lipca 2017 r. ).

18) W związku z powyższym Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia w Koncepcji Organizacji Sesji (KOS), o której mowa w pkt. 11.2. OPZ, dwóch projektów, rysunków technicznych i rzutów (z wymiarami, w odpowiedniej skali) namiotu głównego wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym, meblowym, sprzętem biurowym i komputerowym, a także z niezbędnymi instalacjami, podłączeniami i wyposażeniem elektrycznym namiotu oraz kompleksowym oświetleniem. Namiot zostanie podzielony na część, w której będzie kontrola uczestników przez bramki i RTG oraz część, w której będzie się odbywała rejestracja. Część, w której będzie się odbywała rejestracja będzie narysowana z zaznaczeniami konstrukcji lady z szafkami i zapleczem, powierzchnią dla pracy osób z recepcji (m.in. wysokie hokery i blaty) oraz z oznaczeniami linii do poszczególnych kategorii uczestników (szczegółowe informacje na temat wymogów Zamawiającego w zakresie Recepcji i Rejestracji znajdują się dalej w pkt. 21 Recepcja i rejestracja uczestników).19) Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia w Koncepcji Organizacji Sesji po dwa projekty, rysunki i rzuty namiotów przewidzianych do ustawienia przy dwóch wejściach na Zamek Królewski na Wawelu wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym, meblowym, komputerowym, a także z niezbędnymi instalacjami, podłączeniami i wyposażeniem elektrycznym.

5.2. ICE Kraków i tereny przyległe Ustalenia Zamawiającego:

Garaż podziemny będzie wyłączony z użytkowania podczas trwania Sesji.

Piekarnia znajdująca się w budynku ICE Kraków będzie wyłączona ze strefy kontroli bezpieczeństwa, będzie pracować

normalnie.

Wstęp dla personelu firmy meblowej znajdującej się w budynku ICE Kraków będzie możliwy wyłącznie za przepustkami

(klienci nie będą mieli wstępu przez czas trwania sesji).

Będą realizowane dostawy cateringowe dla uczestników w części wschodniej budynku poprzez garaż podziemny. Wówczas

ustawiony zostanie przez służby dodatkowy punkt kontrolny i bezpieczeństwa przed/w garażu na czas rozładunku towarów

cateringowych.

Zamawiający przewiduje także możliwość ustawienia drugiego punktu dostaw cateringowych, który będzie znajdował się z

boku budynku ICE Kraków, przez towarowe bramy wjazdowe (sprawdzanie dostaw będzie na zewnątrz).

Obowiązki Wykonawcy:Wykonawca będzie zobowiązany do organizacji i budowy stref bezpieczeństwa i recepcji zgodnie z poniższymi

wymaganiami:

1) Zapewnienie i ustawienie na terenie przed budynkiem ICE Kraków estetycznych jednokolorowych namiotu z trwałą podłogą / tymczasowego obiektu o solidnej konstrukcji, klimatyzowanego:

a) namiot główny przed wejściem głównym do ICE Kraków stanowiącym jednocześnie miejsce kontroli wejść uczestników oraz stanowiącym miejsce organizacji kompleksowej recepcji na przeprowadzenie

rejestracji uczestników sesji (do budynku głównego ICE Kraków mogą wejść tylko i wyłącznie osoby, które przeszły

pozytywnie przez system kontrolny i mają imienny identyfikator) – szczegółowy opis Recepcji i rejestracji

15

znajduje się w dalszej części OPZ (pkt. 21 Recepcja i rejestracja uczestników). W namiocie ustawienie i podłączenie 4 bramek do wykrywania metali i 2 RTG bagażu. Dostępność w namiocie także co najmniej trzech ręcznych urządzeń do wykrywania metali.2) Zapewnienie rozstawienia i sprawdzenia całości sprzętu kontrolnego przed uruchomieniem recepcji dnia 29 czerwca 2017 r. (sprawdzenie do godz. 14.00). 3) Zapewnienia w okresie od 29 czerwca do 13 lipca 2017 r. ciągłego, całodobowego monitoringu wewnętrznego (z

nagrywaniem obrazu) w namiocie głównym z możliwością całodobowego podglądu w pokoju ochrony w budynku

ICE Kraków. Wykonawca jest odpowiedzialny za zapewnienie niezbędnego sprzętu (w tym m.in. rejestratory,

kamery, ekrany LCD, dysk, podłączenia w namiocie, podłączenia z namiotu do ICE Kraków). Nagrywany będzie

obraz w całym namiocie. Koszty wykorzystanej energii elektrycznej w związku z zasilaniem urządzeń w strefie

bezpieczeństwa (w tym m.in. w namiocie) ponosi Wykonawca.

Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia projektu instalacji elektrycznej, podając pobór mocy,

rozmieszczenie urządzeń trójfazowych, usytuowanie linii specjalnych i sprzętu teletechnicznego oraz danych w w

zakresie przyłączy i opomiarowania.

4) Zapewnienia w ww. namiotach oświetlenia, dostępu do energii elektrycznej (zasilania), gniazd elektrycznych i

przedłużaczy (rozszycia energetycznego na potrzeby przyłączenia sprzętu), do podłączenia sprzętu kontrolnego,

sprzętu komputerowego i biurowego oraz aparatów/kamer do robienia zdjęć uczestnikom do identyfikatorów na

miejscu w namiocie.

5) W namiocie głównym dodatkowo będzie zapewnione podstawowe nagłośnienie z mikrofonami

bezprzewodowymi i megafonami (2 sztuki) oraz gaśnice pożarowe (co będzie weryfikowane przez osobę ds.

bezpieczeństwa p.poż. po stronie Wykonawcy).

6) W namiocie Wykonawca zapewni medyczny pakiet pierwszej pomocy.

7) Zapewnienie bezawaryjnej klimatyzacji w namiocie przez cały okres jego funkcjonowania przed obiektem ICE

Kraków (około 17 stopni Celsjusza). Zapewnienie klimatyzatorów sufitowych podwieszanych i kurtyn powietrznych

w namiocie. W sytuacji awarii klimatyzatora Wykonawca będzie zobowiązany do jego naprawy lub wymiany w

czasie nie dłuższym niż trzy godziny od zgłoszenia awarii.

8) Zapewnienie odbioru namiotu jako obiektu tymczasowego zgodnie z przepisami techniczno-budowlanymi i w

związku z ochroną przeciwpożarową. przy udziale Zamawiającego, Wykonawca przekaże Zamawiającemu w

dniu odbioru namiotu kopie dokumentów potwierdzających ich odbiór.

9) Przy obiekcie ICE Kraków część terenu będzie wygrodzona przez Wykonawcę płotami (barierkami

przestawnymi) wysokości ok. 110 cm na trasie i długości według wytycznych Zamawiającego, w konsultacji z

Policją. Namiot główny, w którym będzie recepcja/rejestracji uczestników, zostanie ogrodzony tak, aby wokół

wejścia do ICE Kraków powstała zamknięta strefa bezpieczeństwa.

5.3. Zamek Królewski na WaweluZamawiający zapewnia:Miejsce uroczystości otwarcia sesji będzie zabezpieczane przez Biuro Ochrony Rządu we współpracy ze Strażą Zamkową w

przypadku obecności na uroczystości osób o objętych ochroną BOR. Wówczas namioty zostaną zabezpieczone przez BOR i

BOR przejmie bezpośrednią kontrolę nad wydarzeniem, Straż Zamkowa i pracownicy ochrony po stronie Wykonawcy będą

zobowiązani w takiej sytuacji do zastosowania się do poleceń BOR.

Do 5 dni po podpisaniu umowy Zamawiający (zgodnie z Dodatkowymi uprawnieniami Zamawiającego stanowiącymi pkt.42

OPZ) powiadomi Wykonawcę o rezygnacji ze sprzętu kontrolnego.

Wyznaczone zostaną dwa wejścia do strefy chronionej.

16

Drogi dojazdowe na Wawel będą otwarte. Wstęp do strefy chronionej będzie możliwy na podstawie identyfikatora lub

zaproszenia i dokumentu identyfikacyjnego.

Obowiązki Wykonawcy:W sytuacji, kiedy nie będzie na uroczystości osób chronionych przez BOR:Wykonawca będzie zobowiązany do organizacji i budowy stref kontroli bezpieczeństwa zgodnie z poniższymi wymaganiami:-dwa białe/jasnobeżowe namioty przy dwóch różnych miejscach wejściach na Zamek Królewski na Wawelu i organizacja

punktu kontrolnego w każdym wraz z częścią recepcyjną w każdym do sprawdzania uczestników wchodzących na

uroczystość,

- w namiocie przy wejściu na Wawel od Bramy Herbowej: sprzęt kontrolny w postaci 1 bramka, 1 RTG oraz dwa urządzenia ręczne do wykrywania metali wraz z ustawieniem, niezbędnymi podłączeniami i obsługą,- w namiocie przy wejściu na Wawel od ul. Bernardyńskiej: sprzęt kontrolny w postaci 1 bramki, 1 RTG oraz jednego urządzenia ręcznego do wykrywania metali wraz z ustawieniem, niezbędnymi podłączeniami i obsługą,- montaż, podłączenia i demontaż ww. sprzętu w strefach kontroli bezpieczeństwa,-zapewnienie rozstawienia i sprawdzenia całości sprzętu kontrolnego w dniu 2 lipca 2017 r. (sprawdzenie do godz. 15.00) przed otwarciem recepcji dla gości udających się na uroczystość otwarcia na Zamku Królewskim na Wawelu.

5.4. Uroczysta kolacja 3 lipca 2017 r. w Sukiennicach w Krakowie

Zamawiający zapewnia:Część uczestników będzie miało zapewnioną ochronę indywidualną (dotyczy osób, którym taka ochrona jest przydzielana w

państwie) przez Biuro Ochrony Rządu lub policję.

Obowiązki Wykonawcy:Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia bezpieczeństwa wewnątrz obiektu poprzez pracowników ochrony (zgodnie z pkt. 9 OPZ) przy wsparciu policji (w przypadku takiej decyzji podjętej przez policję, policja będzie przekazywała wytyczne, do których zarówno, Zamawiający jak i Wykonawca oraz wszyscy uczestnicy będą musieli się zastosować) oraz do zapewnienia punktu kontrolnego w postaci dwóch/trzech urządzeń ręcznych do wykrywania metali i zorganizowania recepcji do sprawdzania uczestników wchodzących na uroczystą kolację (m.in. stół, krzesło,

komputer wraz z listą gości do weryfikacji uczestników). Zakres zadań pracowników ochrony zapewnionych przez

Wykonawcę znajduje się w pkt. 9 Zespół Wykonawcy. Koordynator ds. bezpieczeństwa po stronie Zamawiającego lub policja

będą informować Wykonawcę o podejmowanych działaniach (w tym o wsparciu przez policję).

5.5. Muzeum Historyczne Miasta Krakowa Wytyczne Zamawiającego: Nie będzie wydzielonej strefy bezpieczeństwa. Dodatkowe znaki drogowe i ewentualna regulacja ruchu będzie zapewniona

przez policję. Dodatkowe znaki drogowe będą rozstawione wg projektu zmian w organizacji ruchu drogowego wykonanego

przez ZIKIT w Krakowie. Bezpieczeństwo wewnątrz obiektu zapewniać będzie ochrona zapewniona przez Wykonawcę

(zgodnie z pkt. 9 OPZ) przy wsparciu policji (w przypadku takiej decyzji podjętej przez policję, policja będzie przekazywała

wytyczne, do których zarówno Zamawiający, jak i Wykonawca oraz wszyscy uczestnicy będą musieli się zastosować)..

Koordynator ds. bezpieczeństwa po stronie Zamawiającego lub Policja będą informować Wykonawcę o podejmowanych

działaniach (w tym o wsparciu przez policję).

Zakres zadań pracowników ochrony zapewnionych przez Wykonawcę znajduje się w pkt. 9 Zespół Wykonawcy.

17

Obowiązki Wykonawcy:Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia ochrony Muzeum i mienia uczestników podczas Forum w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa oraz zapewnienia punktu kontrolnego w postaci jednego urządzenia ręcznego do wykrywania metali. Zakres zadań pracowników ochrony zapewnionych przez Wykonawcę znajduje się w pkt. 9 Zespół

Wykonawcy.

5.6. Muzeum Inżynierii Miejskiej Zamawiający zapewnia:Planowane jest zamkniecie ulicy Św. Wawrzyńca na odcinku od ul. Gazowej do ul. Wąskiej z przeznaczeniem tego odcinka

na parking.

Obowiązki Wykonawcy:

Wykonawca będzie zobowiązany do organizacji i ustawienia strefy kontroli bezpieczeństwa zgodnie z poniższymi

wymaganiami:

- przed wejściem do Muzeum Inżynierii Miejskiej w Krakowie zorganizowanie zadaszonego punktu kontrolnego ( ze sprzętem

i obsługą) (1 bramka, 1 RTG i trzy urządzenia do ręcznego wykrywania metalu) wraz niezbędnymi podłączeniami.

- zapewnienie co najmniej 6 osób (w ramach 25 służb obsługujących sprzęt kontrolny) podczas uroczystości zamknięcia

sesji.

6. Logo sesji i Wytyczne identyfikacji wizualnej sesji (WIW)

6.1. Zamawiający na potrzeby realizacji sesji zlecił opracowanie logotypów sesji. Wytyczne Identyfikacji Wizualnej 41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa (WIW Sesji) stanowią załącznik nr 3 do OPZ. Wytyczne zawierają niezbędne

logotypy i wytyczne, dotyczące przygotowywania, wykonania i produkcji materiałów konferencyjnych, promocyjnych i

informacyjnych. Wykonawca jest zobowiązany do realizacji zlecenia zgodnie z WIW Sesji oraz wytycznymi Zamawiającego.

6.2. Wykonawca zapewni czytelne i zgodne ze specyfikacją oznaczenia budynków, w których będzie odbywać się sesja (ICE Kraków) oraz wydarzenia równoległe i towarzyszące. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia

właściwego oznakowania sal poprzez, np. informacje zamieszczone na drzwiach w odpowiednich ramkach przymocowanych

do drzwi, informacje na ekranach LCD, tablice multimedialne, stojaki kierunkowe, stojące tablice informacyjne z programem

sesji i planem sytuacyjnym obiektu, pojedyncze tablice informacyjne, podwieszane banery, multimedialne projekcje

obrazu/logotypów, autokarów / samochodów.

6.3. W zakresie oznakowania ICE Kraków do zadań Wykonawcy należy: zainstalowanie/rozstawienie według wytycznych Zamawiającego na poziomach -2, 0,1,2 i 3 ICE Kraków we

wskazanych miejscach w foyer, w salach i przed salami oraz przy wejściu do budynku, w którym organizowana jest sesja, m.in. masztów z flagami, kierunkowskazów, tabliczek kierunkowych, roll-up’ów, ścianek konferencyjnych, rozkładanych tablic informacyjnych Zamawiającego,

zawieszenie banerów konferencyjnych wewnątrz i na zewnątrz budynków, w których będzie odbywać się sesja i wydarzenia równoległe,

wgranie w multimedialne tablice/ekrany Digital signage we foyer i przy salach/pokojach informacji na temat bieżącego programu sesji, wydarzeń towarzyszących oraz innych informacji związanych z realizacją sesji,

18

przygotowanie i wprowadzenie według wytycznych Zamawiającego podpisów sal/pomieszczeń (na kartach papierowych) w tabliczki przydrzwiowe poszczególnych sal/pokoi/pomieszczeń na wszystkich poziomach ICE Kraków,

wyklejenie naklejkami wskazanych w budynku ICE Kraków szklanych drzwi, balustrad i podstopni, wykonanie projekcji obrazu/logo sesji na podłodze foyer, oznaczenie obiektu ICE Kraków na zewnątrz – zamieszczenie widocznych i czytelnych oznaczeń

dotyczących sesji (m.in. w postaci tablic/flag/posterów/kubików), zgodnie z załącznikiem nr 2 do OPZ oraz wytycznymi Zamawiającego przekazanymi w trakcie realizacji

umowy dotyczącymi rozmieszczenia.

6.4. Wykonawca zadba o wszelkie niezbędne ustawienia, przenoszenie elementów wyposażenia, sprzętu i publikacji, a także

montaż i demontaż wyposażenia, scenografii, aranżacji, oznakowania i wizualizacji na całej powierzchni przeznaczonej na

organizację sesji i wydarzeń równoległych.

6.5. Wszystkie wyżej wymienione wymagania Zamawiającego, dotyczące oznakowania budynku ICE Kraków oraz miejsc realizacji wydarzeń równoległych i towarzyszących są szczegółowo opisane w pkt. 24 Materiały konferencyjne, informacyjne i promocyjne, konfekcjonowanie niniejszym OPZ oraz w załączniku nr 2 do OPZ.

7. Scenografia wydarzenia wewnątrz i na zewnątrz obiektów, w których będzie odbywać się sesja i wydarzenia równoległe

7.1. Wykonawca będzie zobowiązany do zakupienia, wykonania, wyprodukowania i przekazania na własność

Zamawiającemu scenografii sesji według wytycznych Zamawiającego z niniejszego OPZ, przekazywanych na etapie

realizacji oraz wytycznych w formie projektów/rysunków dotyczących rozmieszczenia scenografii przekazanych przez Zamawiającego w wersji elektronicznej w terminie do 3 dni po podpisaniu umowy.

7.2. Podczas sesji i wszystkich wydarzeń równoległych Wykonawca zapewni spójną scenografię (o spójnej kolorystyce i

stylu), formy przestrzenne, dekoracje i oprawę graficzną, w tym m.in. żywe/świeże dekoracje kwiatowe, instalacje kwiatowe,

oznakowanie sal i powierzchni, styl i kolor namiotów, pokrycie sceny, styl i kolor wyposażenia meblowego dostarczanego

przez Wykonawcę, sposób ustawienia wyposażenia.

7.3. Scenografia będzie spójna i zgodna z Wytycznymi Identyfikacji Wizualnej sesji (WIW sesji) oraz z wytycznymi

Zamawiającego dla całej sesji i wydarzeń równoległych. W scenografii zostanie uwzględniona dodatkowo ewentualność

umieszczenia logotypów/nośników reklamowych na elementach scenografii przekazanych przez partnerów organizacyjnych,

o czym Zamawiający powiadomi Wykonawcę w terminie do 5 dni po podpisaniu umowy.

Wytyczne dotyczące poszczególnych elementów scenografii podczas sesji, uroczystości otwarcia (pkt. 38 w OPZ),

uroczystej kolacji 3 lipca 2017 r. (pkt. 39 w OPZ) oraz Forum Zarządców Miejsc Światowego Dziedzictwa (pkt. 40 OPZ)

zostały opisane także w załączniku nr 2 do OPZ.

8. Zespół Zamawiającego - Zespół Zadaniowy

19

8.1. Do organizacji 41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa w Narodowym Instytucie Dziedzictwa

w Warszawie został powołany Zespół Zadaniowy. Do zadań Wykonawcy należy ścisła codzienna współpraca w zakresie

realizacji całości Opisu przedmiotu zamówienia (w zależności od specjalizacji danego członka zespołu zadaniowego NID

wskazanej poniżej) ze wszystkimi osobami wskazanymi w umowie oraz członkami Zespołu Zadaniowego, w którego skład

wchodzą, m.in.:

1. Koordynator organizacyjny NID , Koordynator ds. formalnych

2. Zastępca koordynatora organizacyjnego NID, Zastępca kierownika zespołu zadaniowego

3. Oficer łącznikowy, specjalista ds. protokołu dyplomatycznego – 1 osoba

4. Specjaliści ds. programowych - 5 osób

5. Koordynator ds. bezpieczeństwa – 1 osoba

6. Koordynator ds. oferty turystyczno-kulturalnej – 1 osoba

7. Koordynator ds. wydarzeń towarzyszących – 1 osoba

8. Specjalista ds. logistyki podróży i zakwaterowania – 2 osoby

9. Koordynator ds. komunikacji - 1 osoba

10. Specjaliści ds. komunikacji i PR - 3 osoby

11. Koordynator ds. systemu elektronicznej rejestracji uczestników i www – 1 osoba

12. Specjalista ds. IT – 2 osoby

13. Specjalista ds. współpracy z wolontariuszami – 1 osoba

14. Specjalista ds. multimediów i streamingu – 1 osoba.

Pełen zespół Zamawiającego zostanie wymieniony w tabeli pt. Zespół Zamawiającego 41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa zawierającym co najmniej:

a) Lp.

b) Imię

c) Nazwisko

d) Funkcja pełniona podczas sesji

e) Adres e-mailowy

f) Nr tel. komórkowego.

Tabela pt. Zespół Zamawiającego 41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa zostanie przekazana Wykonawcy w terminie do trzech dni po podpisaniu umowy. Zamawiający na zasadach określonych w umowie zastrzega sobie

możliwość zmiany wyżej wymienionych osób lub ich zastępstwo podczas ich nieobecności/ niedostępności, o czym

Wykonawca zostanie poinformowany bez zbędnej zwłoki.

9. Zespół Wykonawcy

9.1. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić Zespół Wykonawcy składający się z co najmniej 10 osób, tj.:

1) Koordynator projektu po stronie Wykonawcy odpowiedzialny za kompleksową, terminową i sprawną organizację Sesji;Koordynator projektu po stronie Wykonawcy będzie odpowiedzialny za współpracę z kierownictwem Zamawiającego,

współpracę ze współorganizatorami sesji, tj. z przedstawicielami UNESCO, przedstawicielami Krakowskiego Biura

Festiwalowego, Gminy Miejskiej Kraków, przedstawicielami organów administracji rządowej (m.in. Ministerstwa Kultury i

20

Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji,

Ministerstwa Obrony Narodowej, Ministerstwa Zdrowia), Biurem Ochrony Rządu, służbami publicznymi (policją, strażą

pożarną, strażą graniczną, strażą miejską), a także wykonawcami, realizującymi wybrane zakresy na zlecenie

zamawiającego, jak najem ICE Kraków, rezerwację i sprzedaż miejsc hotelowych oraz biletów podróżnych, usługi w zakresie

PR, dostawa części sprzętu komputerowego, usługi architektoniczne, usługi artystyczne (zespół), wolontariat (zespół

wolontariuszy).

Koordynator po stronie Wykonawcy osoba, która ma doświadczenie w koordynacji co najmniej 2 wydarzeń

międzynarodowych, z których organizacja każdego obejmowała:

a) nadzór nad kompleksową organizacją międzynarodowych wydarzeń dla co najmniej 500 osób,

b) nadzór prac zespołu, nie mniejszego niż 5 osób, odpowiadającego po stronie Wykonawcy za

organizację wydarzeń;

c) nadzór prac podwykonawców przy organizacji wydarzeń;

d) nadzorowanie przebiegu rejestracji (w tym drukowanie identyfikatorów) dla co najmniej 500

uczestników na miejscu organizacji wydarzeń;

e) opiekę nad obcojęzycznymi uczestnikami wydarzenia przed, w trakcie i po organizacji

wydarzeń;

f) organizację recepcji;

g) organizację wyżywienia;

h) logistykę transportu gości;

i) nadzór prac nad montażem i demontażem infrastruktury niezbędnej do organizacji wydarzeń;

oraz posiada:

j) biegłą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie;

k) znajomość języka angielskiego na poziomie B2 (potwierdzona dokumentem*).

2) Zastępca koordynatora projektu po stronie Wykonawcy: osoba, która ma doświadczenie w nadzorowaniu prac

zespołu co najmniej 5 osobowego i organizacji minimum 2 międzynarodowych wydarzeń dla co najmniej 500 osób

każde)

oraz posiada:

a) biegłą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie;

b) znajomość języka angielskiego na poziomie B2 (potwierdzona dokumentem*).

3) Koordynator ds. IT - osoba, która nadzorowała minimum 2 wydarzenia dla minimum 300 osób każde w zakresie:

a) administracji Internetu i sieci WIFI;

b) nadzorowania pracy grupy minimum 3 informatyków ds. Internetu, wykonujących prace z

zakresu wdrażania i zarządzania systemów operacyjnych, serwerowych, sieci LAN, urządzeń

WIFI, Internetu szerokopasmowego, transmisji on-line, nagrań audio-video, bezawaryjnego

funkcjonowania i montowania sprzętu komputerowego, systemów telewizji przesyłowej,

odrębnych serwerów, bezpieczeństwa danych.

oraz posiada:

c) biegłą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie,

d) znajomość języka angielskiego na poziomie B1 (potwierdzona dokumentem*),

4) Koordynator ds. rejestracji uczestników - osoba, która ma doświadczenie w koordynacji funkcjonowania

recepcji oraz obsługi recepcji, punktów informacyjnych, pracy personelu nie mniejszego niż 5 osób w

ramach obsługi podczas co najmniej 2 wydarzeń międzynarodowych (przez wydarzenia międzynarodowe

21

Zamawiający rozumie wydarzenia, które odbyły się na obszarze Polski, w których uczestniczyły osoby różnych

narodowości i z różnych krajów posługujące się różnymi językami, np. konferencje, kongresy, zjazdy, fora,

sympozja, targi) dla co najmniej 500 osób każde wydarzenie oraz

posiada:

a) biegłą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie,

b) znajomość języka angielskiego na poziomie B2 (potwierdzona dokumentem*),

5) Koordynator ds. wydarzeń towarzyszących - osoba, która ma doświadczenie w koordynacji organizacji

minimum 3 wydarzeń dla minimum 20 obcokrajowców każde, takich jak: wycieczki z przewodnikiem w Polsce,

oferty turystyczno-kulturalne, seminaria, konferencje, wystawy, uroczyste posiłki dla wybranych uczestników

wydarzeń oraz:

a) nadzorowała pracę grupy minimum 5 przewodników minimum 5 różnych wycieczek dla łącznie

ok. 300 uczestników;

b) nadzorowała harmonogram transportu realizacji wycieczek dla obcokrajowców;

c) nadzorowała proces rekrutacji na poszczególne wydarzenia;

oraz posiada:

d) biegłą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie,

e) znajomość języka angielskiego na poziomie B2 (potwierdzona dokumentem*),

6) Koordynator ds. techniki - osoba, która ma doświadczenie w koordynacji minimum 3 wydarzeń dla minimum 200

osób każde oraz:

a) nadzorowała prace nie mniej niż 5 pracowników nad montażem, bezawaryjnością

i demontażem sprzętu konferencyjnego niezbędnego do organizacji wydarzeń takich jak:

systemy nagłaśniające, oświetlenie, nadzór nad pracami zespołów techników obsługujących

reżyserki, projektory, ekrany dla uczestników, ekrany do podglądu prezentacji dla prelegentów;

oraz posiada:

b) biegłą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie,

c) znajomość języka angielskiego na poziomie B1 (potwierdzona dokumentem*),

7) Specjalista ds. obsługi gości o statusie VIP, posługujący się biegle językiem polskim, językiem angielskim na

poziomie min. B2 i językiem francuskim na poziomie min. B2 (znajomość potwierdzona dokumentami*), osoba

posiadająca doświadczenie we współpracy przy dwóch niezależnych wydarzeniach z minimum 2 grupami, łącznie

minimum 20 osób o statusie VIP (dla każdego wydarzenia 1 grupa minimum 10 osobowa o statusie VIP);

8) Specjalista ds. obsługi i kontaktów z instytucjami polskimi i zagranicznymi w zakresie organizacji wydarzeń towarzyszach, odbywających się podczas sesji, posługujący się biegle językiem polskim oraz językiem

francuskim na poziomie min. B2 (znajomość potwierdzona dokumentem*), osoba posiadająca minimum 2 lata

doświadczenia w zakresie obsługi i kontaktów z instytucjami polskimi i zagranicznymi przy organizacji wydarzeń

(przez instytucje polskie Zamawiający rozumie instytucje mające swoje siedziby na terytorium RP, przez instytucje

zagraniczne Zamawiający rozumie instytucje mające swoje siedziby poza terytorium RP);

9) Specjalista ds. oferty kulturalnej i turystycznej - posługujący się biegle językiem polskim oraz językiem

francuskim na poziomie B2 (znajomość potwierdzona dokumentem*), osoba posiadająca doświadczenie minimum

2 lat w organizacji i koordynacji wycieczek turystycznych,

10) Specjalista ds. internetu - posługujący się biegle językiem polskim i językiem angielskim na poziomie min.B2

osoba posiadająca co najmniej 2 lata doświadczenia w zakresie administracji Internetu i sieci WIFI.

22

Przez dokument Zamawiający rozumie jeden z dokumentów, o których mowa w Załączniku nr 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu przeprowadzania postępowania kwalifikacyjnego w służbie cywilnej z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. U. nr 218, poz. 1695).

Opis niezbędnego doświadczenia osób wskazanych w pkt. 1)-10) wymagany jest na etapie składania ofert. Zgodnie z Istotnymi Warunkami Specyfikacji (IWZ), osoby te będą uczestniczyć we wskazanych funkcjach w realizacji zamówienia.

9.2. Zamawiający stosownie do art. 29 ust. 3 a uPzp wymaga zatrudniania wyżej wymienionych 10 osób stanowiących

Zespół Wykonawcy na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks

pracy (Dz.U. z 2014 r., poz. 1502 z pózn. zm.) na pełen etat przez cały okres realizacji umowy wszystkich osób

stanowiących zespół 10-osoby Wykonawcy. Ponadto Zamawiający wymaga, aby zatrudnienia ww. Zespołu z

uwzględnieniem minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o

minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. 2015r., poz. 2008 z późn. zm.), przez cały okres realizacji zamówienia.

Z uwagi na fakt, iż przedmiotem zamówienia są czynności, których wykonywanie przez osoby wskazane na

stanowiskach wymienionych w punktach 1 ) -10). powyżej odpowiada warunkom wykonywania pracy, określonych w

przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r., Kodeksu pracy i których sposób i okoliczności świadczenia prze osoby

występujące z ramienia Wykonawcy, dowodzą istnienia stosunku pracy, w rozumieniu kodeksu pracy, Zamawiający

wymaga, aby zamówienie w zakresie czynności, które wykonywać będą osoby wskazane na stanowiskach określonych

w punktach 1)– 10) powyżej zostały wykonane z udziałem osób zatrudnionych przez Wykonawcę wyłącznie na

podstawie umowy o pracę, zawartych co najmniej na okres realizacji przedmiotu zamówienia.

Wykonawca będzie zobowiązany do składania na każde wezwanie Zamawiającego pisemnego oświadczenia o

zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę pracowników skierowanych do wykonywania przedmiotu zamówienia w

zakresie czynności, które wykonywać będą osoby wskazane na stanowiska wymienione w punktach 1) – 10). powyżej

oraz wskazania osób z minimalnym wynagrodzeniem określonym w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu za pracę z

dnia 10 października 2002 r., (Dz. U. 2015 r., poz. 2008 ze zm.) i każdorazowo będzie zobowiązany do jego aktualizacji

w przypadku zmiany osób wykonujących te usługi na inne osoby, które również powinny spełniać wszystkie wymagania

określone w IWZ.

Na podstawie art. 29 ust. 3a uPzp, Zamawiający:

- Wymaga przed dniem rozpoczęcia wykonywania przedmiotu zamówienia przedstawienia dokumentów

potwierdzających zatrudnienie ww. pracowników (opisanych w punktach 1) – 10) powyżej) oraz zastrzega sobie prawo

ponownej weryfikacji wymaganych dokumentów na każdym etapie realizacji zamówienia. Wykonawca ma obowiązek

informowania Zamawiającego o każdej zmianie w zatrudnieniu ww. osób (na podstawie art. 26 ust. 2 pkt. 8a uPzp –

ponadto, w celu umożliwienia Zamawiającemu kontroli spełnienia warunku zatrudnienia pracowników realizujących

zamówienie na podstawie stosunku pracy, Zamawiający może żądać od Wykonawcy przedłożenia (w ciągu 7 dni

roboczych): zanonimizowanych kopii umów o pracę, zaświadczeń właściwego oddziału ZUS potwierdzających opłacenie

składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę (wraz z informację i

liczbie odprowadzonych składek), zanonimizowanych dowodów potwierdzających zgłoszenie pracownika przez

pracodawcę do ubezpieczenia), - niespełnienie tych wymagań spowoduje naliczenie kar umownych przewidzianych w

umowie.

23

- Wszystkie czynności wskazane w OPZ, które wykonywać będą osoby wskazane w punktach 1) – 10) powyżej są

czynnościami, o których mowa w art. 36 ust. 2 pkt. 8a uPzp, tj. czynnościami niezbędnymi do realizacji zamówienia

zgodnie z wymogami Zamawiającego określonymi przez niego zgodnie z art. 29 ust. 3a uPzp.

9.3. Ponadto Wykonawca zapewni pozostały personel niezbędny do wykonania zamówienia zgodnie ze wszystkimi wymaganiami Zamawiającego , tj.

1) Personel ds. technicznych i Internetu (osoby mówiące po polsku, angielsku i/lub francusku) do rozwiązywania

problemów i obsługi urządzeń wykorzystywanych przy: tłumaczeniach ustnych, nagraniach audio-video, transmisji

on-line, dostępie do Internetu bezprzewodowego i przewodowego w sali audytoryjnej Sali S1 - (od 30 czerwca do

12 lipca 2017 r. według grafiku, na każdej zmianie co najmniej trzy osoby mówiące w języku angielskim i dwie

osoby mówiące w języku francuskim ) - nie mniej niż 5 osób, w tym co najmniej 2 osoby ds. obsługi Internetu i sieci wifi;2) Personel informatyczny zatrudniony przy działaniach w zakresie sprzętu i oprogramowania, (osoby mówiące

po polsku, angielsku i/lub francusku) odpowiedzialny podczas montażu infrastruktury konferencyjnej w całym

obiekcie za podłączenia wszystkich komputerów i całego sprzętu biurowego (m.in. kserokopiarek, drukarek,

skanerów) oraz podczas sesji, dostępny do świadczenia pomocy przy pojawiających się usterkach w ww. zakresie

- od 29 czerwca do 13 lipca 2017 r., na każdej zmianie co najmniej trzy osoby mówiące w języku angielskim i dwie

osoby mówiące w języku francuskim - nie mniej niż 4 osoby; 3) Grupa osób do obsługi technicznej sal spotkań/pomieszczeń w zakresie techniki konferencyjnej mówiących po polsku, angielsku i/lub francusku (m.in. obsługa rzutników/projektorów i ekranów, nagłośnienia,

mikrofonów, systemów dyskusyjnych, emisja prezentacji powerpoint, podłączenie sprzętu) w obiekcie ICE Kraków,

w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa (2os.) - (około 15 sal) - (od 1 do 12 lipca 2017 r.), na każdej zmianie co

najmniej trzy osoby mówiące w języku angielskim i dwie osoby mówiące w języku francuskim - nie mniej niż 15 osób; 4) Profesjonalny personel (osoby mówiące po polsku, angielsku i/lub francusku) do realizacji transmisji on-line z całości sesji za pośrednictwem telewizji przesyłowej oraz do realizacji nagrań audio-video z sesji w obiekcie

ICE Kraków wraz pełnym z montażem nagrań/materiału (w wersjach: po polsku, z tłumaczeniem tłumacza

symultanicznego po angielsku i po francusku) i przekazaniem Zamawiającemu chronologicznie zapisanych nagrań

na zakupionych przez Wykonawcę dyskach/nośnikach - (od 1 do 12 lipca 2017 r.) - nie mniej niż 2 osoby; 5) Personel do obsługi urządzeń kopiujących i kompletowania skopiowanych dokumentów (1 osoba na

urządzenie kopiujące, co najmniej 2 osoby mówiące w języku angielskim) - (od 30 czerwca do 12 lipca 2017 r.) -

nie mniej niż 2 osoby;6) Personel - recepcjonistów (osoby mówiące po polsku, angielsku i/lub francusku) do rejestracji uczestników

sesji, w tym n.in. przygotowania i drukowania identyfikatorów imiennych, obsługi sprzętu do robienia zdjęć na

miejscu i robienia zdjęć do identyfikatorów dla uczestników, wydawania toreb konferencyjnych i materiałów

konferencyjnych prowadzenia komputerowej bazy i listy uczestników oraz wsparcia Sekretariatu UNESCO w

zakresie aktualizacji listy uczestników (personel recepcji od 29 czerwca do 12 lipca 2017 r. pracujący według

grafiku pracy w recepcji ICE Kraków, na Zamku Królewskim na Wawelu, podczas Forum Zarządców i kolacji

uroczystej w Sukiennicach; zmienna liczba osób w zależności od natężenia prac; co najmniej 12 osób mówiących

w języku angielskim i trzy osoby mówiące w języku francuskim) - nie mniej niż 5 osób w okresie 29 czerwca – 30 lipca 2017 r., 15 osób w okresie 1-7 lipca 2017 r. i 5 osób w okresie 8 – 12 lipca 2017 r.;

24

7) Personel do prowadzenia punktów informacyjnych (osoby mówiące po polsku, angielsku i/lub francusku) - w

obiekcie ICE Kraków (2 os.), na terenie terminala portu lotniczego Kraków- Balice (1 os.), na Dworcu Kolejowym

Kraków Główny (1 os.) i dwóch innych lokalizacjach (hotelach) w Krakowie (2 os.), punktu dotyczącego oferty

kulturalno-turystycznej w ICE Kraków (2 os.), punktu obsługi wydarzeń towarzyszących w ICE Kraków (2 os.),

personel związany z informowaniem gości podczas sesji w ICE Kraków, na Zamku Królewskim na Wawelu i w

Sukiennicach (3 os.) - co najmniej 10 osób mówiących w języku angielskim i trzy osoby mówiące w języku

francuskim - nie mniej niż 13 osób;8) Personel do obsługi wydarzeń towarzyszących i stoisk z publikacjami w ICE Kraków- osoby mówiące po

polsku, angielsku i/lub francusku) – 2 osoby do stoisk z publikacjami, 2 osoby do podłączania sprzętu,

komputerów, mikrofonów i rzutników podczas wydarzeń towarzyszących, 2 osoby do montażu w dniach

montażowych oraz do ewentualnej zmiany ekspozycji w Sali S5 i innych salach/foyer w trakcie trwania sesji –

4 osoby mówiące w języku angielskim i 2 osoby mówiące w języku francuskim - nie mniej niż 6 os.,9) Personel - osoba ds. dystrybucji publikacji podczas sesji posługujący się biegle językiem polskim i językiem

angielskim na poziomie B2 oraz językiem francuskim na poziomie min. B1 (osoba posiadająca doświadczenie

3 lat w koordynacji zespołu min. 4 osobowego ),

Koordynator wolontariuszy posługujący się biegle językiem polskim i językiem angielskim na poziomie min.

B1 (osoba posiadająca doświadczenie minimum 3 lata w koordynacji prac zespołu, prowadzeniu niezbędnych

odpraw/ spotkań personelu);

10) Personel - osoba ds. protokołu dyplomatycznego posługujący się biegle językiem polskim i językiem

angielskim na poziomie min. B2 oraz językiem francuskim na poziomie B2 (osoba posiadająca doświadczenie

3 lat w zakresie organizacji min. 5 wizyt zagranicznych w Polsce i konferencji/wydarzeń międzynarodowych

oraz w przygotowywaniu pod względem protokolarno – organizacyjnym min. 3 spotkań bilateralnych,

11) Personel – Korektor odpowiadający za korektę i redakcję językową materiałów takich jak: identyfikatory,

karty menu, listy obecności i treści na wszystkich materiałach promocyjno-informacyjnych, posługujący się

biegle językiem polskim i językiem angielskim na poziomie min. B2 oraz językiem francuskim na poziomie

min. B2 (osoba posiadająca doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert

minimum w wykonaniu min. 3 korekt technicznych min. 3 materiałów o objętości min. 100 stron A4),

12) Personel - Technik żywieniowy posługujący się biegle językiem polskim i językiem angielskim na poziomie

min. B2 (osoba z wykształceniem gastronomicznym z doświadczeniem w okresie ostatnich 3 lat przed

upływem terminu składania ofert przy zapewnieniu żywienia na min. 3 wydarzenia dla min. 300 osób).

13) Personel biurowy (język polski/angielski/francuski) dla potrzeb działu prasowego UNESCO (od 2 do 12

lipca 2017 r.) - 1 osoba mówiąca w języku angielskim i 1 osoba mówiąca w języku francuskim - nie mniej niż 2 osoby;14) Personel medyczny (osoby mówiące po polsku, angielsku i/lub francusku) - zapewniony podczas sesji i

wydarzeń równoległych do obsługi medycznej przez co najmniej dwóch ratowników medycznych i jednego lekarza

w każdej z dwóch zapewnionych przez Wykonawcę karetkach oraz zapewnienie obsługi sprzątającej odpady

medyczne (zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 21 października 2016 r. w sprawie wymagań i

sposobów unieszkodliwiania odpadów medycznych i weterynaryjnych (Dz. U. 2016 poz. 1819) - nie mniej niż 6 osób;

25

15) Personel do obsługi szatni (osoby mówiące po polsku, angielsku i/lub francusku) w obiekcie ICE Kraków (na

ok. 500 os.) - nie mniej niż 3 osoby; 16) Personel do obsługi magazynów technicznych i publikacji oraz odpowiedzialny za przenoszenie/noszenie

materiałów konferencyjnych i publikacji w trakcie przygotowań przed sesją oraz podczas sesji (osoby mówiące po

polsku i angielsku) - nie mniej niż 3 osoby; 17) Personel do całodobowej obsługi ds. bezpieczeństwa bhp i przeciwpożarowej (osoby mówiące po

polsku) nie mniej niż 3 osoby; 18) Personel techniczny tymczasowy niezbędny podczas montażu i demontażu w obiekcie ICE Kraków i innych ww. lokalizacjach w Krakowie oraz niezbędny do konfekcjonowania toreb konferencyjnych i materiałów konferencyjnych (nie mniej niż 10 osób) – liczba osób proporcjonalnie do zadań zgodnie z zapotrzebowaniem – nie mniej niż 10 osób.19) Personel – służby pracujące w systemie dwuzmianowym przez całą dobę obsługujące sprzęt kontrolny (bramki, prześwietlarki RTG i ręczne urządzenia do wykrywania metalu), mające kilkuletnie doświadczenie w obsłudze poszczególnego sprzętu kontrolnego - w liczbie 25 osób obsługujących sprzęt.20) Personel – specjalista ds. grafiki - osoba mówiąca po polsku i angielsku. posiadająca minimum 3 lat

doświadczenie w projektowaniu materiałów promocyjno-informacyjnych w tym w przygotowywaniu plików

produkcyjnych w programach takich jak: Adobe Photoshop, Illustrator, InDesign - 1 osoba.

W przypadku Personelu – recepcjonistów, o których mowa w pkt. 6) (w liczbie co najmniej 15 osób) i Personelu do prowadzenia punktów informacyjnych, o których mowa w pkt. 7) (w liczbie co najmniej 13 osób) Zamawiający zastrzega możliwość zweryfikowania po zawarciu umowy z Wykonawcą wymagania przedstawienia przez Wykonawcę certyfikatu lub dokumentu potwierdzającego znajomość języka angielskiego i języka francuskiego, o którym mowa w załączniku nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego w służbie cywilnej z dnia 16 grudnia 2009 roku (Dz. U. nr 218, poz. 1695) dotyczących poszczególnych osób.

9.4. Wykonawca zapewni, aby ubiór personelu był skromny, czysty, jednolity i elegancki. Poprzez elegancki ubiór należy

rozumieć spełnienie minimum następujących warunków: długie spodnie lub spódnice (spódnice muszą zakrywać kolana, w

przypadku spódnicy obowiązkowe są gładkie cieliste rajstopy), marynarka, buty wizytowe zakrywające palce i pięty – dla

kobiet; długie spodnie, marynarka, koszula z długimi rękawami, buty wizytowe zakrywające palce i pięty – dla mężczyzn),

włosy, jeśli długie muszą być spięte. Spodnie, spódnice i marynarki/żakiety powinny być w kolorach ciemnych: szarym,

granatowym, czarnym, natomiast koszule w kolorze białym. Wymogi dotyczące eleganckiego ubioru nie dotyczą

pracowników ochrony, obsługi sprzątającej, obsługi technicznej, jednakże ubiór powinien być jednolity dla każdej z

powyższych grup. Wszyscy pracownicy Wykonawcy i podwykonawcy przez cały okres trwania sesji i wydarzeń równoległych

będą zobowiązani do noszenia przy sobie w widocznym miejscu identyfikatorów imiennych zgodnych w identyfikacją

wizualną sesji.

Dodatkowo Wykonawca zapewni dla swojego personelu (oraz wolontariuszy) koszulki polo i apaszki (specyfikacja znajduje

się w Załączniku 2 do OPZ - Specyfikacja techniczna i opis wykonania materiałów promocyjno-informacyjnych).

9.5. Pozostała obsługa, którą zapewnia Wykonawca została opisana poniżej:

26

1) W ramach wykonywanych obowiązków Koordynator organizacyjny Wykonawcy będzie zobowiązany do ścisłej

współpracy z całym Zespołem Wykonawcy oraz pozostałą obsługą zapewnioną przez Wykonawcę do organizacji i

technicznej obsługi sesji i wydarzeń równoległych łącznie w dniach 26 czerwca -15 lipca 2017 r.

2) Liczba osób współpracujących z koordynatorem organizacyjnym Wykonawcy obsługi będzie nie mniejsza niż w poniższym opisie:

a) Obsługa kelnerska podczas posiłków – (osoby posługujące się językiem polskim, osoby posługujące się językiem angielskim – 20 osób, osoby posługujące się językiem francuskim – 20 osób) (nie mniej niż 60 osób w czasie sesji oraz wydarzeń równoległych i towarzyszących, w tym nie mniej niż 60 podczas uroczystości otwarcia.

Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia profesjonalnej obsługi cateringowej, w tym m.in. szefa kuchni, kucharzy,

managerów i obsługi kelnerskiej podczas wszystkich posiłków, a także kompletną estetyczną porcelitową białą zastawę

stołową (w tym odpowiednie naczynia i sztućce metalowe nierdzewne do podawania i spożywania potraw i napojów),

papierowe, estetyczne i trwałe jednokolorowe serwetki przez wszystkie dni sesji na powierzchni cateringowej poziomach 0,1,

2 i 3, na powierzchni cateringowej dla UNESCO, na powierzchni cateringowej dla państwa-gospodarza, na powierzchni

cateringowej dla wolontariuszy i służb oraz w salach i na powierzchniach wydarzeń równoległych opisanych dalej w OPZ.

b) Całodobowa obsługa sprzątająca i całodobowa obsługa porządkowa - obsługa sprzątająca posługująca się językiem polskim i językiem angielskim (co najmniej 1 osoba na każdej zmianie godzinowej/serwisie) - łącznie w liczbie odpowiedniej dla realizacji zadania jednak nie mniejszej niż 40 osób

b.1. Wykonawca jest odpowiedzialny za zapewnienie obsługi sprzątającej podczas sesji oraz wydarzeń równoległych i

towarzyszących zgodnie z poniższymi wymaganiami Zamawiającego:

- obsługa sprzątająca w obiekcie ICE Kraków i na terenach przylegających w dniach od 29 czerwca 2017 r. do 15 lipca

2017 r. Wykonawca jest odpowiedzialny za zapewnienie czystości w obiekcie ICE Kraków oraz na terenach i w

obiektach wzniesionych (namiotach) do celów organizacji Sesji i wydarzeń równoległych, a także na parkingach przy

ICE Kraków przeznaczonych na parking dla samochodów osobowych uczestników i organizatorów Sesji i autokarów

przewożących organizatorów i uczestników Sesji oraz na parkingu technicznym w związku z montażem i demontażem

infrastruktury Sesji, a także w miejscach organizacji punktów kontrolnych osób i dostaw,

- obsługa sprzątająca Dziedziniec Arkadowy oraz dziedziniec zewnętrzny Zamku Królewskiego na Wawelu wraz z

przylegającymi terenami, podczas i po uroczystości otwarcia sesji w dniu 2 i 3 lipca 2017 r.,

- obsługa sprzątająca podczas i po uroczystej kolacji w dniu 3 lipca 2017 r.,

- obsługa sprzątająca Muzeum Historyczne Miasta Krakowa w dniach 1-3 lipca 2017 r.

b.2. Wykonawca jest odpowiedzialny za zapewnienie firmy świadczącej usługi porządkowo - czystościowe (podpisanie

umowy z firmą) oraz za zapewnienia sprawnej i terminowej obsługi sprzątającej codziennie w ciągu 24 godzin w podziale na

serwis dzienny, serwis popołudniowy oraz serwis nocny. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w terminie do 7 dni po podpisaniu umowy z Zamawiającym umowę podpisaną z firmą świadczącą usługi porządkowo – czystościowe oraz przedstawi Zamawiającemu harmonogram prac porządkowo – czystościowych w budynku ICE Kraków i na terenach przylegających wraz z parkingami oraz w miejscach organizacji wydarzeń równoległych i towarzyszących.

27

b.3. Jednocześnie Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapoznał się z zakresem usług wykonywanych przez obsługę

sprzątającą w obiekcie ICE Kraków (zapewnianą przez KBF), która jest zawarta w umowie najmu obiektu ICE Kraków

(załącznik nr 1 do OPZ) i przygotował na tej podstawie własny szczegółowy zakres prac usługi sprzątającej, który będzie

zawierał podział i częstość wykonywania czynności wewnątrz i na zewnątrz miejsc organizacji sesji i wydarzeń równoległych.

b.4. Wykonawca w ramach ww. umowy będzie odpowiedzialny za zapewnienie sprawnego pełnego serwisu sprzątającego

(wraz ze sprzętem) oraz z wywozem nieczystości (w tym odpadów medycznych, zgodnie z obwiązującym prawem), a także

za zapewnienie podczas sesji oraz wydarzeń równoległych odpowiedniej liczby środków higieny w sanitariatach (tj. m.in.

biały papier toaletowy, mydło do rąk w płynie, ręczniki papierowe do wycierania rąk) oraz liczby środków chemicznych

czystości (m.in. płyny i środki do czyszczenia podłóg, glazury, szyb, tkanin, sanitariatów) i sprzęt do sprzątania toalet,

pomieszczeń, podłóg, stolików, krzeseł; worki na śmieci, odświeżacze powietrza). Do zapewnienia przez Wykonawcę w

ramach wyposażenia zaplecza sprzątającego należą także, m.in: maszyny do czyszczenia podłóg, odkurzacze, wiadra,

mopy, szczotki, szufelki, rękawiczki jednorazowe dla personelu oraz wszelkie inne materiały niezbędne do prawidłowego

wykonania powyższych czynności przez personel Wykonawcy.

b.5. Wykonawca zapewni także estetyczne, nowe i czyste kosze na segregowanie śmieci (kosze o pojemności 60 l) – w

liczbie nie mniejszej niż 9 sztuk (3 zestawy koszy typu Papier, Szkło, Plastik) do ustawienie w ICE Kraków. Wykonawca

przedstawi Zamawiającemu trzy propozycje zestawów koszty do akceptacji w terminie 7 dni po podpisaniu umowy.

b.6. W przypadku ICE Kraków serwis sprzątający będzie wykonywał usługi porządkowo-czystościowe, obejmujące

całodobowe sprzątanie obiektu, terenu oraz parkingu ICE Kraków w okresie od dnia 29 czerwca do 12 lipca 2015 r. oraz

doprowadzenie ich po sesji do należytej czystości, w tym m.in. usunięcia – po zakończeniu sesji (13 – 15 lipca 2017 r.) -

wszelkich śmieci i niepotrzebnych materiałów (np. ulotek, napisów, taśm klejących) i odpadów (np. papierowych)

pozostawionych na terenie ICE Kraków. Wykonawca zobowiązany jest przywrócić obiekt do stanu czystości z dnia odbioru

obiektu ICE Kraków i potwierdzić powyższe w protokole zdawczo-odbiorczym.

b.7. Wykonawca zobowiązany jest także do zapewnienia w ramach usługi obsługi technicznej (porządkowej) i sprzątającej,

która odpowiednio będzie ustawiać stoły/stoliki i krzesła/fotele/sofy i zadba o zapewnienie niezbędnych prac porządkowych

na całym terenie realizacji sesji i wydarzeń równoległych, czyli m.in. we wszystkich salach, biurach/sekretariatach, pokojach,

recepcjach, korytarzach, foyer, schodach, szatniach, stoiskach informacyjnych i z publikacjami, powierzchniach na

wydarzenia towarzyszące, zapleczach sanitarnych, magazynach, powierzchniach cateringowych. Ponadto obsługa

porządkowa będzie odpowiedzialna za wyrównywanie krzeseł w trakcie przerw, porządkowanie mebli w wszystkich

pomieszczeniach i na powierzchniach, zadbanie o czystość powierzchni na podium w salach i całej powierzchni

konferencyjnej oraz innych drobnych działań po wskazaniu Zamawiającego.

c) Całodobowa obsługa ds. ochrony wewnątrz i na zewnątrz zgodnie z ustawą z dnia 22 sierpnia 1997 r., o ochronie osób i mienia (Dz. U. 2016r., poz. 1432 ze zm.) - obsługa posługująca się językiem polskim oraz co najmniej 1 osoba na każdej zmianie godzinowej (godziny zmian w ICE Kraków: 7.00-19.00; 19.00-7.00, podczas wydarzeń równoległych i towarzyszących wymienionych niżej - ochrona zgodnie z harmonogramem wydarzenia), posługująca się językiem angielskim i jedna osoba posługująca się językiem francuskim - łącznie w liczbie odpowiedniej dla realizacji zadania jednak nie mniejszej niż 30 osób na dobę.

28

c.1. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w terminie do 7 dni po podpisaniu umowy z Zamawiającym umowę podpisaną z firmą świadczącą usługi ochrony oraz przedstawi Zamawiającemu harmonogram prac ochrony w budynku ICE Kraków i na terenach przylegających wraz z parkingami oraz w miejscach organizacji wydarzeń równoległych zgodnie z harmonogramem sesji i wydarzeń równoległych.

c.2. W czasie montażu, podczas trwania sesji i wydarzeń równoległych oraz demontażu infrastruktury konferencyjnej

obiektów, Wykonawca zapewni całodobową usługę ochroniarską.

c.3. Wykonawca w szczególności jest odpowiedzialny za zapewnienie ochrony (kompleksowa ochrona zewnętrzna i

wewnętrzna) podczas sesji oraz wydarzeń równoległych i towarzyszących zgodnie z poniższymi wymaganiami

Zamawiającego:

- ochrona obiektu ICE Kraków wraz z przylegającymi terenami i parkingami (od ul. Marii Konopnickiej, ul. Wygranej, ul.

Bułhaka) w dniach od 29 czerwca 2017 r. do 15 lipca 2017 r. przez 24 godziny na dobę.

- ochrona na Zamku Królewskim na Wawelu wraz z przylegającymi terenami – przed i podczas uroczystości otwarcia sesji w

dniu 2 lipca 2017 r. (ochrona zgodnie z harmonogramem wydarzenia),

- ochrona podczas i po uroczystej kolacji Muzeum Narodowym w Krakowie, oddział Sukiennice w Krakowie dnia 3 lipca

2017 r. (ochrona zgodnie z harmonogramem wydarzenia),

- ochrona w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa w dniach 1-3 lipca 2017 r. (ochrona zgodnie z harmonogramem

wydarzenia),

- ochrona w Muzeum Inżynierii Miejskiej w dniu 11 lipca 2017 r. (ochrona zgodnie z harmonogramem wydarzenia).

Plany ww. obiektów zostaną Wykonawcy przekazane przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy.

c.4. Jednocześnie Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapoznał się z zakresem usług wykonywanych przez zespół ds.

ochrony w obiekcie ICE Kraków, która jest zawarta w umowie najmu obiektu ICE Kraków (załącznik nr 1 do OPZ).

c.5. Podmiot świadczący usługi ochroniarskie, a także jego pracownicy winni posiadać stosowne, wymagane przepisami

prawa licencje i zezwolenia.

c.6. Do zadań pracowników firmy ochroniarskiej należą m.in.:

- Zapewnienie bezpieczeństwa osobom przebywającym na danym terenie organizacji sesji i wydarzeń równoległych.

Pracownik ochrony powinien być zorientowany, jakie zagrożenia mogą spotkać osoby w obiektach i na terenach

przynależnych do obiektów, na których będzie organizowana sesja i wydarzenia równoległe. W związku z tym musi znać

dokładne plany obiektów (wszystkie poziomy), powinien wiedzieć, gdzie się znajdują punkty newralgiczne w obiektach,

- Ochrona przed włamaniami i kradzieżami budynków i terenów przynależnych do budynków, w tym miejsc parkingowych

oraz namiotów ds. kontroli i bezpieczeństwa,

- Reakcja na wykroczenia oraz inne formy łamania prawa, a także bezzwłoczne powiadomienie organów ścigania o

popełnieniu przestępstwa,

- Ochrona infrastruktury technicznej na miejscu w obiektach, w których realizowana będzie sesja i wydarzenia równoległe.

c.7. Pracownicy obsługi będą wyposażeni w jednolite, czyste mundury i aktualne legitymacje pracownicze.

29

c.8. W zakresie ochrony jest również zabezpieczenie terenu zewnętrznego i wjazdów na teren zewnętrzny ICE Kraków. Do

zadań w ramach usługi ochroniarskiej będzie należało także kontrolowanie odpowiednich identyfikacyjnych kart wjazdowych

(tzw. przepustek) na teren parkingu dla samochodów i autokarów organizatorów, partnerów, gości o statusie VIP oraz na

teren parkingu dla obsługi technicznej sesji. Zasady kontrolowania kart wjazdowych poszczególnych osób będą polegały na

identyfikacji osoby wjeżdżającej na teren ICE Kraków i identyfikacji samochodu. Całość będzie realizowana pod nadzorem

Koordynatora ds. bezpieczeństwa NID.

c.9. Pracownicy z firmy ochroniarskiej powinni posiadać kontakt telefoniczny do Koordynatora ds. bezpieczeństwa NID, służb

oraz do osoby/osób po stronie ICE Kraków odpowiedzialnych za ochronę budynku i pozostawać z nim/nimi w kontakcie oraz

współpracować z nimi. W przypadku wykrycia sytuacji zagrażającej bezpieczeństwu do ich obowiązków należy zgłosić to do

Koordynatora ds. bezpieczeństwa NID i odpowiednich służb.

d) Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania listy całego personelu niezbędnego przy realizacji zamówienia (wykaz (w formie tabeli) musi zawierać dane takie jak m.in.: imię i nazwisko, PESEL, nr telefonu) i przekazania ich Zamawiającemu w terminie do 5 dni po podpisaniu umowy , który przekaże je odpowiednim

służbom odpowiedzialnym za zapewnienie bezpieczeństwa sesji. Każdy pracownik Wykonawcy będzie posiadał i

będzie nosił w widocznym miejscu identyfikator imienny ze zdjęciem wydany przez Wykonawcę po zarejestrowaniu do

bazy sesji.

e) Wykonawca przygotuje także: wykaz pełnego personelu Wykonawcy oraz oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu wszystkich wymagań Zamawiającego przez cały Personel (opisany powyżej w pkt. 1)– 10) w formie tabeli pt. Zespół Wykonawcy 41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa (tabela zostanie dostarczona Zamawiającemu za pośrednictwem poczty elektronicznej na trzy dni po podpisaniem umowy) zawierającym co najmniej:a) Lp.

b) Imię

c) Nazwisko

d) Funkcja pełniona podczas wydarzenia zgodnie z pkt. 9 OPZe) Adres e-mailowy

f) Nr tel. komórkowego.

10. Zespół Wolontariuszy

10.1. Zamawiający we współpracy z Krakowskim Biurem Festiwalowym z Krakowa zapewni rekrutację 50 wolontariuszy z Krakowa i okolic (bez ponoszenia kosztów zakwaterowania). Wolontariusze będą codziennie dojeżdżać do ICE Kraków i

innych miejsc realizacji sesji i wydarzeń równoległych. Wolontariusze powinni posługiwać się językiem polskim i językiem

angielskim i/lub francuskim poziomie min.B1.

10.2. Wykonawca zapewni koordynację zadań wszystkich wolontariuszy według wytycznych Zamawiającego przekazanych do 10 dni po podpisaniu umowy. Zapewniony przez Wykonawcę koordynator wolontariuszy będzie

odpowiedzialny za przygotowanie zakresu pracy, harmonogramu prac poszczególnych wolontariuszy, koordynacji prac

podczas sesji i wydarzeń równoległych zgodnie z harmonogramem zawartym w OPZ, przygotowanie i wydruk w liczbie 60

sztuk pakietu informacyjnego dla wolontariuszy oraz przeprowadzenie niezbędnych szkoleń dotyczących harmonogramów

sesji i wydarzeń równoległych oraz z zakresu wskazanego poniżej i odpraw wolontariuszy 30 czerwca 2017 r.

30

10.3. Wolontariusze muszą obowiązkowo być przeszkoleni przez Koordynatora ds. wolontariuszy po stronie Wykonawcy i

przedstawiciela Zamawiającego i KBF. Podczas szkolenia otrzymają program sesji i innych wydarzeń równoległych, plany

ICE Kraków oraz 2 koszulki polo i apaszki po 1 szt. oraz materiały informacyjne i promocyjne dotyczące sesji.

10.4. Wolontariusze w okresie od 30 czerwca do 12 lipca 2017 r. będą wspierać Zamawiającego przy realizacji sesji w

zakresie m.in.:

- wsparcia działań przy rejestracji uczestników i wydawaniu materiałów konferencyjnych uczestnikom,

- informowania uczestników sesji o programie sesji, lokalizacji poszczególnych elementów programu sesji i wydarzeń

równoległych,

- pomocy w dotarciu do poszczególnych sal/pomieszczeń,

- informowania o ofercie kulturalno-turystycznej,

- wsparcia podczas wydarzeń towarzyszących w ICE Kraków,

- pomocy w prowadzeniu stoisk z publikacjami i uzupełnianiu brakujących publikacji,

- drobnych prac porządkowych,

- pomocy przy funkcjonowaniu biura prasowego Zamawiającego,

- wsparcia podczas obrad plenarnych i innych spotkań (np. podawanie mikrofonów, przygotowywanie ksero, składanie

kompletów dokumentów).

10.5. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu w terminie do 5 dni po podpisaniu umowy, projektu umowy na usługi wolontariackie, która będzie podpisana przez Wykonawcę z każdym z wolontariuszy po zatwierdzeniu projektu przez Zamawiającego. W przypadku uwag Zamawiającego do projektu umowy

Wykonawca będzie zobowiązany do wprowadzenia wszystkich uwag, aż do uzyskania wersji umowy wolontariackiej

zaakceptowanej przez Zamawiającego.

10.6. Wykonawca będzie odpowiedzialny za podpisanie umów ze wszystkimi wolontariuszami przed dniem 29 czerwca 2017

r. Zamawiający przekaże Wykonawcy w wersji elektronicznej wykaz imion, nazwisk i nr kontaktowych do wszystkich

wolontariuszy.

10.7. Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia posiłków (w tym jednego ciepłego posiłku) dla wolontariuszy w

dniach od 30 czerwca do 12 lipca 2017 r. w miejscu do tego wyznaczonym na powierzchni ICE Kraków, z zastrzeżeniem, że

wolontariusze wspierający Zamawiającego w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa i podczas uroczystości otwarcia na

Zamku Królewskim na Wawelu będą korzystali z posiłków w tych miejscach.

11. Zadania Wykonawcy

11. 1. Wszystkie działania podejmowane przez Wykonawcę w ramach organizacji sesji będą wymagały konsultacji

i zatwierdzenia przez Zamawiającego.

11.2. Koncepcja organizacji sesji (dalej zwana „KOS”) - 7 dni od daty podpisania umowyWykonawca zobowiązany jest do przygotowania Koncepcji Organizacji Sesji zgodnie z zakresem OPZ w terminie 7 dni od daty podpisania umowy i uwzględnienia w niej wszystkich elementów określonych szczegółowo w Opisie

Przedmiotu Zamówienia w tym m.in. przygotowania planów sytuacyjnych, projektów recepcji, namiotu głównego, zdjęć

31

wyposażenia meblowego, aranżacji pokoi, scenografii, projektów materiałów, etc. Zamawiający zatwierdzi Koncepcję Organizacji Sesji lub przekaże swoje uwagi do przedstawionej koncepcji w terminie 5 dni od dnia jego przedłożenia przez Wykonawcę. Wykonawca będzie miał 2 dni na wprowadzenie uwag Zamawiającego. Uwagi Zamawiającego mają

charakter wiążący dla Wykonawcy. Zatwierdzona Koncepcja Organizacji Sesji zostanie przekazana w wersji elektronicznej

w formacie edytowalnym .doc, .txt. lub .pdf oraz w formie papierowej do Koordynatora organizacyjnego NID w siedzibie

Zamawiającego.

Zamawiający ma prawo do modyfikacji uprzednio zatwierdzonej Koncepcji Organizacji Sesji najpóźniej na dwa tygodnie

przed rozpoczęciem sesji. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu zatwierdzonej zmodyfikowanej

wersji Koncepcji Organizacji Sesji ze wszystkimi załącznikami w formie elektronicznej i papierowej w terminie najpóźniej 5 dni przed dniem rozpoczęcia sesji. Będzie ona zawierała opis wszystkich zadań, projekty graficzne, zdjęcia, rysunki

i inne dokumenty załączone w formie załączników. Każda kolejna modyfikowana wersja będzie przesyłana w trybie rejestruj

zmiany, a wersja ostateczna zatwierdzona przez Zamawiającego będzie przez Wykonawcę zapisana w wersji

elektronicznej, wydrukowana, opisana, załączniki ponumerowane, tak aby Koncepcja Organizacji Sesji stanowiła jeden

zwarty dokument ze spisem treści.

11.3. Harmonogram – 7 dni od podpisania umowyWykonawca odpowiada za przygotowanie harmonogramu prac związanych z realizacją sesji i wydarzeń równoległych, w tym produkcją i transportem materiałów, transportem, montażem i demontażem infrastruktury niezbędnej

do zorganizowania sesji oraz zapewnienie i skoordynowanie przebiegu prac zgodnie z harmonogramem. Wersja ostateczna

zostanie wypracowana między Stronami w ciągu 7 dni od daty podpisania umowy.

11.4. Scenariusz sesji – 10 dni przed rozpoczęciem wydarzeniaPrzed rozpoczęciem sesji do obowiązków Wykonawcy będzie należało: opracowanie szczegółowego (minutowego)

scenariusza prowadzenia wydarzenia pt. Scenariusz_41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa w uzgodnieniu

z Zamawiającym (tj. z Koordynatorem organizacyjnym NID). Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do ścisłej współpracy z

koordynatorami po stronie NID i innymi wskazanymi przez Zamawiającego osobami przy opracowaniu scenariusza.

Wykonawca zapewni ww. osobom wszelkie niezbędne informacje w tym m.in.: harmonogram ramowy, a następnie

ostateczny harmonogram sesji oraz wydarzeń równoległych i towarzyszących a także wycieczek, informacje na temat

wydarzeń, i inne informacje na temat sesji. Projekt scenariusza zostanie przekazany w wersji elektronicznej Zamawiającemu 10 dni przed rozpoczęciem wydarzenia. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić uwagi

Zamawiającego. Projekt musi zawierać minutowo rozpisany scenariusz zgodny z zatwierdzonymi i ostatecznymi

programami sesji i wydarzeń równoległych przez cały okres trwania sesji i zawierać przynajmniej: opis scenografii

w poszczególnych miejscach organizacji sesji oraz wydarzeń równoległych i towarzyszących (w salach, na dziedzińcach),

daty, godziny rozpisane na minuty, informacje na temat oświetlenia, nagłośnienia, sprzętu i didaskalia dotyczące opisu

wydarzeń, informacje dotyczące wystąpień mówców, koncertu oraz sposobu pokazywania mówców/prezydium i widowni i ich

prezentacji na ekranach. Ostateczna wersja scenariusza zostanie przekazana Zamawiającemu nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem wydarzenia. Zatwierdzoną wersję Wykonawca przekaże w wersji wydrukowanej i elektronicznej –

koordynatorom wskazanym po stronie Zamawiającego, oświetleniowcom, osobom odpowiedzialnym za nagłośnienie

podczas sesji i wydarzeń równoległych oraz zespołowi (pracownikom) z KBF, który został wskazany do współpracy w

ramach umowy najmu.

32

Scenariusz wersji ostatecznej wydarzenia zostanie także opracowany przez Wykonawcę w wersji skróconej w języku

angielskim i przekazany Zamawiającemu (tj. Koordynatorowi organizacyjnemu NID) najpóźniej na dzień przed wydarzeniem,

czyli 30 czerwca 2017 r.

11.5. Zasady współpracy – koordynacja obsługi sesji i wydarzeń równoległych oraz obsługa techniczna

Współpraca Wykonawcy z przedstawicielami KBF i innych podmiotów zaangażowanych w realizację sesji i wydarzeń równoległych

Koordynator organizacyjny ze strony Wykonawcy odpowiada za realizację zadań swojego całego zespołu i zobowiązuje się

ściśle współpracować z koordynatorem organizacyjnym sesji ze strony KBF (wynajmującym ICE Kraków) oraz innymi osobami wskazanymi przez Zamawiającego w celu profesjonalnej organizacji sesji. Zamawiający wskaże w umowie

osobę do kontaktów, która będzie pełniła funkcję Koordynatora organizacyjnego NID i osobę, które będzie pełniła funkcję

Zastępcy Koordynatora NID ze strony Zamawiającego. Wszystkie kluczowe ustalenia dotyczące umowy i realizacji OPZ

będą przekazywane (za pośrednictwem poczty elektronicznej) tylko między tymi osobami i do ich obowiązków należy

koordynacja całości sesji we współpracy z całym Zespołem Zadaniowym Zamawiającego.

11.6. Organizacja cyklicznych spotkań w trakcie przygotowań do sesji i podczas sesji

Wykonawca w celu właściwej organizacji wydarzenia będzie w ciągłym kontakcie (tj. przez ciągły kontakt rozumie się

pozostawanie w kontakcie oraz w gotowości do ew. kontaktu przez 24 godziny na dobę) z koordynatorem organizacyjnym NID i/lub jego zastępcą ze strony Zamawiającego od dnia podpisania umowy do zakończenia i rozliczenia sesji. Do

obowiązków Wykonawcy będzie należało cykliczne (nie rzadziej niż raz na 5 dni albo według potrzeb Zamawiającego)

organizowanie spotkań zespołu wraz z przedstawicielami Zamawiającego w Warszawie w siedzibie Zamawiającego i/lub

spotkań w Krakowie w miejscach organizacji sesji i wydarzeń równoległych ze wskazanymi przez Zamawiającego

specjalistami i osobami z zespołu Wykonawcy oraz osobami ze strony KBF i przedstawicielami innych podmiotów

wyłonionych przez Zamawiającego do realizacji sesji. Spotkania będą dotyczyły wszystkich punktów OPZ. Zamawiający zastrzega obowiązek spotkania się z technikiem odpowiadającym za wyżywienie w celu omówienia menu, degustację proponowanego menu i omówienie sposobu podawania dań i logistyki związanej z obsługą posiłków i organizacją ciągłych przerw kawowych w związku z organizacją sesji i wydarzeń równoległych, w tym w szczególności cateringu podczas uroczystości otwarcia i uroczystej kolacji. Wykonawca zorganizuje również spotkania z przedstawicielami UNESCO i/lub innych instytucji, będących partnerami i współorganizatorami sesji, jeśli taką potrzebę przekaże Zamawiający co najmniej w przeddzień spotkania. Przed każdym spotkaniem Wykonawca

zobowiązany będzie przygotować agendę spotkania uwzględniającą jego cel. Po każdym spotkaniu Wykonawca sporządzi

notatkę zawierającą co najmniej elementy wymienione w Tabeli nr 2: Wzór notatki ze spotkania:

Tabela nr 2: Wzór notatki ze spotkania Tytuł: ORGANIZACJA 41. SESJI KOMITETU ŚWIATOWEGO DZIEDZICTWA

Temat:

Data:

Miejsce spotkania:

Imiona i nazwiska osób uczestniczących w spotkaniu, nazwa instytucji:

Cel spotkania:

33

Ustalenia opisane w porządku zgodnym z OPZ:

UWAGI

Wykonawca będzie przekazywał notatki w wersji elektronicznej do zatwierdzenia przez Zamawiającego za pośrednictwem

poczty elektronicznej najpóźniej jeden dzień po spotkaniu.

a. Odbiory/próby generalne/odprawyDo obowiązków Koordynatora organizacyjnego ze strony Wykonawcy należy ścisła współpraca z KBF i zapewnienie

organizacji próby generalnej realizacji sesji w Sali audytoryjnej, Sali teatralnej, Sali kameralnej i w innych salach/pomieszczeniach, w których będą odbywały spotkania/prezentacje/konferencje oraz w miejscach organizacji wydarzeń równoległych –według harmonogramu odbioru stanowiącego tabelę nr 1. Podczas odbiorów przez Zamawiającego i prób generalnych realizacji sesji będzie sprawdzany przez Zamawiającego stan gotowości do rozpoczęcia sesji w tym m.in.: ostatecznie zatwierdzone oświetlenie, nagłośnienie oraz montaż, umeblowanie wnętrz,

dostarczone i spakowane torby materiałów konferencyjnych i identyfikatorów dla uczestników, uruchomienie prezentacji we

wszystkich pomieszczeniach, przeprowadzenie odprawy wszystkich osób zaangażowanych w realizację sesji i

poszczególnych wydarzeń równoległych.

Wykonawca zaprosi Zamawiającego na odbiór wszystkich elementów realizacji zamówienia podczas prób generalnych i odbiory przed sesją, potwierdzi gotowość wszystkich osób ze strony Wykonawcy, sprzętu oraz sal, w tym

zwłaszcza recepcji i osób przy niej pracujących.

Dodatkowo dla osób (w tym wolontariuszy) zajmujących się rejestracją oraz informowaniem uczestników o sesji koordynator

ze strony Wykonawcy zapewni dodatkowe szkolenie z planu sytuacyjnego wydarzenia, programu spotkania, itp. Odprawa

zostanie przeprowadzona wśród wszystkich realizujących członków zespołu obsługi sesji.

b. Dodatkowa komunikacja w trakcie wydarzeniaDodatkowo podczas wszystkich dni sesji Wykonawca w ICE Kraków zapewni łączność bezprzewodową w postaci minimum

10 krótkofalówek radiowych dalekiego zasięgu pomiędzy pracownikami Wykonawcy, a minimum 10 osobami wyznaczonymi

przez Zamawiającego oraz co najmniej 10 krótkofalówek wyłącznie dla zespołu Zamawiającego.

12. Organizacja i opis sal, pomieszczeń i powierzchni w obiekcie ICE Kraków

12.1. Zamawiający zapewnia wynajęty obiekt ICE Kraków wraz z terenami przyległymi i parkingami, w tym powierzchnie i pomieszczenia takie jak wyliczone poniżej:

1. Sala posiedzeń Komitetu – Sala Audytoryjna (S1) – do 1500 osób.

2. Sala posiedzeń Biura/sala spotkań grup roboczych – sala teatralna (S2) - 100 osób.

3. Ok.20 sal/pokoi/pokoi VIP.

4. Ok.30 powierzchni/sal spotkań/sal konferencyjnych oraz powierzchni i sal na organizację

codziennych równoległych wydarzeń towarzyszących tj.: wystaw, prezentacji, seminariów,

spotkań – łącznie dla ok. 3000 os.

5. Sekretariat UNESCO.

6. Salon dla członków Komitetu.

7. Sekretariat państwa-gospodarza.

34

8. Centrum prasowe

9. Dział prasowy UNESCO

10. Salon dla delegatów (m.in. miejsca do odpoczynku, stoliki z komputerami) we foyer

– dla wszystkich uczestników.

11. Pomieszczenia dla służb bezpieczeństwa, dla obsługi technicznej, dla wolontariuszy.

12. Recepcja z zapleczem wraz z punktem informacji, punktem podróżnym,

punktem dot. oferty kulturalno-turystycznej, punktem dot. wydarzeń równoległych i towarzyszących.

13. Powierzchnia na organizację stoisk na sprzedaż publikacji/dystrybucję publikacji i ulotek we foyer.

14. Powierzchnia na dokumenty, biuro na powielanie dokumentów – tzw. printing office

(drukowanie, kserowanie).

15. Powierzchnia na organizację cateringu i serwisu kawowego dla Komitetu.

16. Pokój do modlitwy.

17. Pokój medyczny.

18. Szatnia dla uczestników.

19. Magazyny techniczne (m.in. na sprzęt komputerowy) i na publikacje.

20. Pokój na serwer Zamawiającego.

21. Parkingi naziemne.

W ramach umowy najmu na obiekt ICE Kraków (załącznik nr 1 do OPZ) Zamawiający ma zapewnione wyposażenie sal

konferencyjnych, pomieszczeń, oświetlenie, nagłośnienie, podstawową obsługę techniczną, podstawową obsługę

sprzątającą obiekt i podstawową usługę ochrony obiektu, a także nieograniczony dostępem do mediów w obiekcie (woda i

prąd) wraz z Internetem (podstawowy zasięg zgodnie z treścią załącznika nr 1 do OPZ).

12.2. Wykonawca w ramach umowy będzie zobowiązany do zapewnienia usług opisanych w niniejszym OPZ , tak, aby w sposób kompleksowy i profesjonalny zorganizować sesję i wydarzenia równoległe.

12.3. Poniżej zostały opisane wymagania dotyczące poszczególnych obszarów działań Wykonawcy z uwzględnieniem

powierzchni i pomieszczeń danego wydarzenia, do którego się one odnoszą, czyli sesji i wydarzeń równoległych.

12.4. Przy przygotowywaniu się do działań Wykonawca powinien zapoznać się z Opisem Przedmiotu Najmu (załącznik nr 1 do OPZ), który łącznie z wytycznymi w niniejszym Opisie Przedmiotu Zamówienia tworzy pełen obraz realizacji przedsięwzięcia.

12.5. Wymagania Zamawiającego dotyczące liczby i rodzaju sprzętu komputerowego i techniki konferencyjnej oraz wyposażenia meblowego zostały opisane w dalszej części OPZ w pkt. takich jak: Sprzęt komputerowy i biurowy w obiekcie ICE Kraków i miejscach organizacji wydarzeń równoległych (pkt. 17 w OPZ), System dyskusyjny w salach konferencyjnych w obiekcie ICE Kraków (pkt. 18 w OPZ), Sprzęt i wyposażenie techniki konferencyjnej w obiekcie ICE Kraków i miejscach organizacji wydarzeń równoległych (pkt. 19 w OPZ) oraz Wyposażenie meblowe w obiekcie ICE Kraków i miejscach organizacji wydarzeń równoległych (pkt. 20 w OPZ).

12.6. Poniżej natomiast zostały zamieszczone wytyczne dla Wykonawcy, które mają na celu wskazanie Wykonawcy rozmieszczenia w obiekcie ICE Kraków sprzętu komputerowego i techniki konferencyjnej oraz wyposażenia meblowego.

35

Wytyczne dla Wykonawcy:

1) Sala posiedzeń Komitetu – Sala Audytoryjna (S1) – 1500 osób

a) Sprzęt komputerowy

2 komputery stacjonarne z monitorem o minimalnej przekątnej 21’’ (po jednej stronie stołu) połączone z

urządzeniem przesyłowym z sześcioma dużymi ekranami w celu prezentacji tekstów w języku

angielskim/francuskim,

2 małe monitory kolorowe (11-12’’) umieszczone w pierwszym rzędzie na podium (jeden z tekstem po francusku,

jeden z tekstem po angielsku dla Sprawozdawcy),

2 dodatkowe komputery osobiste z monitorem o przekątnej 21’’ ,

4 komputery z dostępem do Internetu szerokopasmowego, sieci LAN i 2 kolorowych drukarek laserowych o dużej

wydajności oraz jednej wielofunkcyjnej drukarki kolorowej (skaner/kopiarka/drukarka),

„Przełącznik” do kontroli wyświetlanych obrazów - tekstu, prezentacji PPT oraz logo na ekranach,

Sprzęt przesyłowy, transmisja on-line,

b) Prezentacje PowerPoint

2 komputery (po jednej stronie stołu do prezentacji PowerPoint) podłączone do sieci LAN przez urządzenie przesyłowe

z czterema dużymi ekranami dla prezentacji PPT w języku angielskim/francuskim,

„Przełącznik” do kontroli wyświetlanych obrazów - tekstu, prezentacji PPT oraz logo (włącz/wyłącz) na 6 dużych

ekranach,

Odliczanie czasu,

1 komputer lub laptop (w drugim rzędzie podium) połączony z urządzeniem do odliczania czasu,

c) Internet (zgodnie z pkt. 14 OPZ)

Dostęp do Internetu,

Dostęp do Internetu bezprzewodowego w sali posiedzeń plenarnych, salach spotkań Biura oraz w foyer,

Zapewnienie szybkiego i nieograniczonego Internetu bezprzewodowego dostępnego w całym centrum konferencyjnym

z różnych sieci w celu uniknięcia przeładowania sieci i wolnych połączeń,

Połączenie z Internetem szerokopasmowym dla wszystkich komputerów znajdujących się na podeście,

Połączenie z Internetem szerokopasmowym dla wszystkich powierzchni biurowych UNESCO.

d) Pozostałe wymagania

Odbiorniki ze słuchawkami dla wszystkich uczestników w Sali audytoryjnej oraz na stanowiskach na podeście –

wydawane codziennie przed salą audytoryjną przez pracowników Wykonawcy,

Stoły wyposażone w system dyskusyjny (150 szt.),

Kostka dziennikarska,

Jedna kopiarka w pobliżu lub za podestem w sali posiedzeń plenarnych,

Odpowiednia (dla 1500 uczestników na Sali) liczba gniazd (elektrycznych, LAN) przełużaczy, rozszycia kabli (oraz

listw maskujących kable) pod stołami na podeście w Sali plenarnej S1 , pod każdym stołem w sali plenarnej (S1)

oraz pod każdym stołem w sali posiedzeń Biura (S2) dla wszystkich uczestników korzystających z laptopów,

Stoły przed salą posiedzeń dla samodzielnego dostępu do dokumentów roboczych i informacyjnych,

Przestrzeń robocza dla technika dźwięku UNESCO.

36

e) Przestrzeń na dokumenty dotyczące kandydatur zgłoszonych do wpisu na Listę światowego dziedzictwa (foyer, poziom 0)

Trzy komputery zlokalizowane w pobliżu sali posiedzeń dla celów konsultacji, wyłącznie przez delegacje, dokumentów

dotyczących kandydatur zgłoszonych do wpisu na Listę światowego dziedzictwa.

Odpowiednia liczba gniazd (elektrycznych, LAN), przedłużaczy, rozszycia kabli (oraz list maskujących kable),

2) Sala posiedzeń Biura/sala spotkań grup roboczych – Sala Teatralna (S2) – 100 osób

a) Ustawienie

Stoły z możliwością usadzenia dla 50 osób,

Dodatkowe miejsca siedzące dla 50 osób,

Pozostałe wymagania

Odbiorniki ze słuchawkami (100 szt.) (zgodnie z pkt. 13) dla uczestników oraz na stanowiskach na podeście,

Siedzenia/stoły wyposażone w sprzęt do tłumaczeń symultanicznych (język angielski/francuski) z mikrofonami,

Sprzęt przesyłowy i ekrany do emisji transmisji on-line i urządzenia do projekcji (podzielony na angielskie i francuskie

projekcje) w sali posiedzeń Biura (S2),

Odpowiednia liczba gniazd (elektrycznych, LAN), przedłużaczy, rozszycia kabli (oraz list maskujących kable)pod stołami

na podeście oraz w pomieszczeniach dla uczestników korzystających z laptopów.

3) Sala spotkań grupy roboczej (sala posiedzeń Biura) Wyposażenie jak przy spotkaniach posiedzeniach Biura,

przynajmniej 70 miejsc siedzących, ustawienie na wzór okrągłego stołu, stoły z mikrofonami (system dyskusyjny w liczbie 50

szt.).

Wymagania dla pozostałej przestrzeni biurowej przeznaczonej dla pracowników UNESCO opisane są poniżej:

4) Pomieszczenia biurowe dla Sekretariatu UNESCO niezbędne do prawidłowego przebiegu posiedzeń:

Sekretariat Centrum Światowego Dziedzictwa (poziom 3), w tym 12 biur dla Centrum Światowego Dziedzictwa UNESCO:

1. Dyrektor Generalny

2. Asystent Dyrektora Generalnego ds. Kultury

3. Dyrektor Centrum Światowego Dziedzictwa

4. Zastępca Dyrektora Centrum Światowego Dziedzictwa

5. Kierownik Działu Policy and Statutory Meetings Centrum Światowego Dziedzictwa i Sprawozdawca

6. Radca prawny

7. Dział prasowy UNESCO

8. Przewodniczący Komitetu Światowego Dziedzictwa

9. Salon dla tłumaczy UNESCO (poziom 2)

10. Organizacje doradcze (poziom 2) - trzy duże biura dla organizacji doradczych

(ICOMOS /IUCN/ ICCROM)

5) Sekretariat UNESCO Wykonawca kompleksowo ustawi i podłączy 48 komputerów osobistych (stacjonarnych) podłączonych z siecią

LAN do serwera Zamawiającego oraz Internetu (połączenie szerokopasmowe) który zapewni Wykonawca. Wyżej

37

wymienione komputery muszą być podłączone do drukarek laserowych (stosunek drukarki/ komputery 1:2),

posiadać wejście HDMI. Wyżej wymienione komputery muszą mieć funkcję (zapisywać/nagrywać) płyty CD/DVD

lub wykorzystywać pamięć USB w celu utworzenia kopii zapasowej, aby zapisać na trwałe wszystkie pliki

utworzone podczas posiedzenia. Co najmniej jeden z powyższych komputerów będzie połączony z obustronnym

skanerem.

Wielofunkcyjna drukarka kolorowa (skaner/kopiarka/drukarka). Serwer (Zamawiającego) będzie służył jako

wspólny folder do przechowywania wszystkich dokumentów (dysk twardy o pojemności minimum 100 GB) i

miejsce na codzienną tworzenie kopii zapasowych. Każdego dnia Wykonawca musi wykonywać kopie zapasowe

serwera we współpracy i pod kontrolą Zamawiającego.

Dostęp do sieci LAN będzie ograniczony (dostęp do folderu po uzyskaniu pozwolenia) dla Sekretariatu UNESCO i

3 komputerów w drugim rzędzie prezydium w sali S1 (podest) oraz dla sekretariatu Zamawiającego.

Odpowiednia dla wszystkich komputerów i sprzętu w sekretariacie UNESCO liczba gniazd (elektrycznych, LAN),

przedłużaczy, rozszycia kabli ( oraz list maskujących kable).

Sekretariat UNESCO musi być wyposażony w telewizję przesyłową, aby umożliwić podgląd debat przez

pracowników Sekretariatu UNESCO i organizacje doradcze.

Zapewnienie przez Wykonawcę przez całą dobę kawy, herbaty i wody dla członków Komitetu, Sekretariatu

UNESCO i organizacji doradczych (opis w OPZ w pkt. Usługa cateringowa).

6) Sala posiedzeń pracowników UNESCO w ramach powierzchni Sali S3 (sekretariatu UNESCO) – poziom 3Wyposażenie

40 krzeseł przy stołach ustawionych na wzór okrągłego stołu,

Na stołach mikrofony (system dyskusyjny 20 szt.),

Odpowiednia (dla 100 komputerów) liczba gniazd (elektrycznych, LAN), przedłużaczy, rozszycia kabli (oraz list

maskujących kable).

Wejście do sali audytoryjnej (S1) i Sekretariatu UNESCO będą kontrolowane przez pracowników ochrony.

7) Salon dla członków Komitetu - około 50 osób - foyer, poziom 1 Telewizja przesyłowa do podglądu sesji Komitetu,

Zapewnienie przez Wykonawcę przez całą dobę kawy, herbaty i wody.(opis w OPZ w pkt. Usługa cateringowa).

8) Salon dla delegatów - foyer, poziom 1/ 2Wyposażenie

Telewizja przesyłowa do podglądu sesji Komitetu

10 komputerów osobistych podłączonych do Internetu oraz z dostępem do poczty e-mail,

Odpowiednia dla 10 komputerów liczba gniazd (elektrycznych, LAN), przedłużaczy, rozszycia kabli (oraz listw

maskujących kable),

2 drukarki znajdujące się w salonie dla delegatów.

9) Powierzchnia/sale spotkań/sale konferencyjne (na dwustronne i wielostronne spotkania) oraz powierzchnie i sale na organizację codziennych równoległych wydarzeń towarzyszących tj.: wystaw, prezentacji, seminariów, spotkań – łącznie dla ok. 3000 os. – poziom -2, 0, 1,2,3

Wyposażenie (w części mobline): komputery, projektory, ekrany, system nagłaśniający,

38

Odpowiednia (nie mniej niż jedno na dwóch uczestników) liczba gniazd (elektrycznych, LAN), przedłużaczy,

rozszycia kabli (oraz listw maskujących kable).

10) Sala spotkań dla organów doradczych - sala kameralna (S3) - poziom 3 Przestrzeń dla wystaw, małych seminariów lub prezentacji (około 100 osób),

Wyposażenie: 1 komputer stacjonarny , projektor, ekran, mikrofony, odbiorniki ze słuchawkami, krzesła, stoły.

11) Sekretariat Państwa-Gospodarza - poziom 1 Telewizja przesyłowa do podglądu sesji Komitetu,

Komputery, drukarki – zgodnie z pkt. 17 OPZ,

Odpowiednia liczba w 6 pokojach sekretariatu dla 50 osób pracujących na komputerach gniazd

(elektrycznych, LAN), przedłużaczy, rozszycia kabli (oraz listw maskujących kable),

Zapewnienie przez Wykonawcę przez całą dobę kawy, herbaty i wody(opis w OPZ w pkt. 36 Usługa

cateringowa).

12) Centrum prasowe – poziom 0 Wyposażenie – zgodnie pkt. 17 OPZ.

komputery stacjonarne

drukarka laserowa,

Stacje dokujące dla komputerów,

Odpowiednia liczba gniazd (elektrycznych, LAN), przedłużaczy, rozszycia kabli (oraz listw maskujących kable),

Internet szerokopasmowy i Internet bezprzewodowy (Wi-Fi) dla potrzeb mediów,

Kostka dziennikarska,

Ścianki konferencyjne,

13) Sala konferencji prasowych - sala posiedzeń Biura (S2) Zarezerwowana dla wydawania oświadczeń dla prasy, spotkań i udzielania wywiadów.

14) Pokój wywiadów – poziom 1 Stół i krzesła – zgodnie z pkt. 20 OPZ,

Ścianka konferencyjna (zgodnie z załącznikiem 2 do OPZ)

15) Pokój dla agencji PR – poziom 0, Stoły i krzesła – zgodnie z pkt. 20 OPZ

16) Printing office - biuro na powielanie dokumentów

Wyposażenie – zgodnie z pkt. 17

Kserokopiarki wielofunkcyjne (2 szt.), doprowadzenie odpowiedniej liczby gniazd typu LAN i elektrycznych

Komputer,

Odpowiednia (do podłączenia kserokopiarek i komputera) liczba gniazd (elektrycznych, LAN), przedłużaczy,

rozszycia kabli (oraz listw maskujących kable).

13. Tłumaczenia symultaniczne, konsekutywne, pisemne

13.1. Tłumaczenia symultaniczne - obowiązki Wykonawcy:

39

1) Zapewnienie tłumaczenia symultanicznego języków angielskiego/francuskiego/polskiego wraz z kompleksowym

zapewnieniem sprawnego i bezawaryjnego sprzętu (w tym 3 kabiny tłumaczeniowe z wyciszeniem, słuchawki z

odbiornikami, wszystkie niezbędne podłączenia na uroczystość otwarcia) zgodnych z poniższymi wymaganiami UNESCO w

zakresie ISO. Wykonawca powinien zapewnić kompleksowe wyposażenie do tłumaczeń symultanicznych zgodnych z

międzynarodowymi standardami, takimi jak:

ISO 2603:1983 lub równoważnych - dla wbudowanych kabin tłumaczeniowych,

ISO 4043:1981 lub równoważnych – dla przenośnych kabin tłumaczeniowych,

ISO 914:1988 lub równoważnych – dla wyposażenia kabin tłumaczeniowych,

a także tam gdzie to będzie możliwe ISO 2603:1998 i IEC 60914:1998 lub równoważnych (np. na Zamku Królewskim

na Wawelu).

2) Zapewnienie wyposażenia i obsługi technicznej całego wyposażenia służącego tłumaczeniom symultanicznym podczas dwóch wydarzeń równoległych:a) Uroczystości otwarcia sesji na Zamku Królewskim na Wawelu w dniu 2 lipca 2017 r. dla ok. 800 osób:

- kompleksowe zapewnienie, ustawienie w miejscu dozwolonym przez Zamek i podłączenie kompletnych kabin do

tłumaczenia z wyposażeniem zgodnych z ww. wymaganiami na Dziedzińcu Arkadowym oraz rozstawienie stołów na

rozłożenie odbiorników ze słuchawkami i przydzielenie osób do wydawania/odbierania odbiorników ze słuchawkami

(odbiorniki ze słuchawkami zapewnia Wykonawca),

b) Forum Zarządców Miejsc Światowego Dziedzictwa w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa w dniach 1 - 3 lipca 2017 r. dla ok. 150 osób - według programu (ramowy harmonogram Forum w pkt.4,2 Ramowy harmonogram sesji i

wydarzeń równoległych niniejszego OPZ):

- dokonanie w kabinach tłumaczeniowych zamontowanych na stałe w Muzeum niezbędnych podłączeń do tłumaczenia

symultanicznego oraz rozstawienie stołów na rozłożenie odbiorników ze słuchawkami i przydzielenie osób do

wydawania/odbierania odbiorników ze słuchawkami (sprzęt w postaci kabin i odbiorników ze słuchawkami zapewnia

Muzeum).

3) Zapewnienia miejsca (np. stolika z krzesłami) wraz z obsługą przed salą konferencyjną w Muzeum Historycznym Miasta

Krakowa (co najmniej 2 osoby) do wydawania i odbierania słuchawek i odbiorników.

4) Zapewnienia miejsca (stolika z krzesłami) wraz z obsługą przed wejściem na dziedziniec arkadowy Zamku Królewskiego

na Wawelu do wydawania i odbierania słuchawek i odbiorników.

5) Wykonawca zadba o instalację kompleksowego sprzętu do tłumaczenia symultanicznego podczas uroczystości otwarcia

na Zamku Królewskim na Wawelu i na Sali S3 w ICE Kraków podczas Forum Zarządców Miejsc Światowego Dziedzictwa, w

której będą toczyły się obrady.6) Wykonawca zapewni 3 zespoły po 2 tłumaczy symultanicznych (2 tłumaczy PL>ENG/ENG>PL, 2 tłumaczy PL> FR/FR>PL oraz 2 tłumaczy ENG>FR, FR>ENG podczas uroczystości otwarcia sesji na Zamku Królewskim na Wawelu 2

lipca 2017 r. pracujących zgodnie z harmonogramem uroczystości otwarcia.

7). Wykonawca zapewni 2 tłumaczy symultanicznych (2 tłumaczy języka angielskiego/języka polskiego) podczas Forum

Zarządców Miejsc Światowego Dziedzictwa w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa w dniach 1 – 3 lipca 2017 r. oraz w

dniu 6 lipca 2017 r. w ICE Kraków, zgodnie z harmonogramem Forum.

8) Zapewnienia tłumaczom w kabinach w trybie ciągłym wody niegazowanej i gazowanej wraz z czystymi szklankami.

9) Ponadto Wykonawca odbierze z KBF w dniu montażu 1500 szt. odbiorników ze słuchawkami (na podstawie protokołu

zdawczo-odbiorczego oraz następnie zwróci je KBF podczas demontażu (w dniu 13 lipca 2017 r.) w takiej samej formie jak

40

zostały pierwotnie przekazane. W protokole będę wskazane wszystkie ewentualne braki i/lub uszkodzenia odbiorników i/lub

słuchawek.

10) Wykonawca zastosuje skuteczny system zabezpieczeń odbiorników ze słuchawkami (np. system akustyczno-

magnetyczny, tj. przyklejanie do słuchawek etykiet współpracujących z bramkami magnetycznymi) przed ich wynoszeniem z

budynków.

11) Wykonawca w celu zapewnia ciągłości pracy odbiorników ze słuchawkami w trakcie trwania sesji zapewni do ich

zasilania odpowiednią liczbę akumulatorów i/lub baterii jednorazowych.

11) Wykonawca musi ubezpieczyć wszystkie odbiorniki ze słuchawkami od uszkodzeń i zagubienia.

12) Wykonawca poniesie koszty w ramach ubezpieczenia odbiorników ze słuchawkami związane z ewentualnym

uszkodzeniem bądź zgubieniem słuchawek i/lub odbiorników.

13.2. Tłumaczenia konsekutywne – obowiązki Wykonawcy:1) Zapewnienie tłumaczenia konsekutywnego języków polskiego/angielskiego/francuskiego (ok. 6 godzin dziennie,

zgodnie z ramowymi harmonogramami w pkt. 4 OPZ)) – 2 tłumaczy (1 tłumacz języka angielskiego na język polski i z języka

polskiego na język angielski i 1 tłumacz języka francuskiego na język polski i z języka polskiego na język francuski) podczas

kolacji 3 lipca 2017 r. oraz w terminie od 2 do 12 lipca 2017 r. w kilku lokalizacjach w Krakowie (do dyspozycji na miejscu

wskazanym przez Zamawiającego).

13.3. Tłumaczenia pisemne - obowiązki Wykonawcy:

1) Zapewnienie tłumaczeń pisemnych języków angielskiego/francuskiego/polskiego –2 tłumaczy PL>EN/EN>PL

i 2 tłumaczy PL> FR/FR>PL.

2) Zapewnienie przetłumaczenia pisemnego maksymalnie 600 stron (po 1600 znaków na stronę ze spacjami) materiałów

konferencyjnych i dokumentów w językach: polskim, angielskim, francuskim.

3) Wykonawca będzie prowadził rejestr zatwierdzonych przez Zamawiającego tłumaczeń z uwzględnioną liczbą znaków w

celu rozliczenia kosztów tłumaczenia.

13.4. Procedura wyboru ww. tłumaczy:1) Zaproponowani przez Wykonawcę tłumacze symultaniczni i konsekutywni powinni mieć doświadczenie w tłumaczeniu w

ostatnich trzech latach minimum 3 wydarzeń międzynarodowych o problematyce dziedzictwa i kultury, gdzie podczas

każdego wydarzenia tłumaczeni byli min. 4 prelegenci/przemawiający, w tym dla minimum 2 przemawiających/prelegentów

posługujących się językiem angielskim/językiem francuskim, dla których język angielski/język francuski nie był językiem

rodzimym.

2) Zaproponowani przez Wykonawcę tłumacze pisemni powinni mieć doświadczenie w tłumaczeniu w ostatnich trzech latach

minimum 200 stron na język angielski z języka polskiego/na język polski z języka angielskiego i 200 stron na język francuski

z języka polskiego/na język polski z języka francuskiego.

3) Propozycje tłumaczy według niniejszych wymagań Zamawiającego zostaną przedstawione Zamawiającemu przez Wykonawcę do 5 dni po podpisaniu umowy za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie Tabeli nr 3: Wykaz tłumaczy symultanicznych, konsekutywnych i pisemnych wraz z CV, opisem doświadczenia i referencjami każdego tłumacza do weryfikacji i akceptacji przez Zamawiającego.4) Zamawiający dokona wyboru tłumaczy najpóźniej na 10 dni przed rozpoczęciem sesji lub w przypadku braku akceptacji przedstawionych tłumaczy Zamawiający wskaże rekomendowanych przez siebie tłumaczy.5) Wykonawca zapewni tłumaczom symultanicznym spoza Krakowa i okolic (zamieszkałym powyżej 100 km od centrum

Krakowa) noclegi w Krakowie i wyżywienie podczas sesji, jeśli ze względu na odległość powyżej 100 km do miejsca

41

zamieszkania z Krakowa nie będą mieli możliwości dojechania na czas wykonywania tłumaczeń. Tłumaczom

konsekutywnym i pisemnym nie będą zapewniane noclegi.

6) Prace tłumaczeniowe mogą być wykonywane wyłącznie przez tłumaczy zaakceptowanych przez Zamawiającego.

7) Przy ocenie tłumaczy Zamawiający weźmie pod uwagę wyżej wymienione wymagania.

Tabela nr 3: Wykaz tłumaczy symultanicznych, konsekutywnych i pisemnychRodzaj tłumaczenia Liczba proponowanych

tłumaczyImiona i nazwiska tłumaczy odnoszące się do wymaganych wariantów

Tłumaczenie symultaniczne 4 tłumaczy PL>ENG/ENG>PL,2 tłumaczy PL> FR/FR>PL2 tłumaczy ENG>FR, FR>ENG

Tłumaczenie konsekutywne 2 tłumaczy PL>EN/EN>PL i 2 tłumaczy PL> FR/FR>PL

Tłumaczenie pisemne Co najmniej 2 tłumaczy PL>EN/EN>PL i 2 tłumaczy PL> FR/FR>PL

14. Internet przewodowy i bezprzewodowy

Do obowiązków Wykonawcy w dniach 2-13 lipca 2017 r. należy:

14.1. Zapewnienie ciągłego dostępu do Internetu oraz jego bezawaryjności na poziomie 99% na terenie ICE Kraków w celu

przeprowadzenia transmisji on-line, realizacji usługi telewizji przesyłowej, dostępu do Internetu przez uczestników

wydarzenia, Internetu szerokopasmowego do wszystkich komputerów stacjonarnych. Wykonawca w tym celu zapewni

wydzielone sieci internetowe, czynne/aktywne sprzęty sieciowe zainstalowane na terenie ICE Kraków zapewniające

komunikację sieciową, dystrybucyjną i dostępową oraz zabezpieczenia styku z sieciami internetowymi, rozszycia, dostęp

kablowy oraz optymalną i bezpieczną liczbę punktów dostępowych sieci WIFI w tym:

1.1. Sieć internetową bezawaryjną, sieć przewodową umożliwiającą jednoczesne, niezakłócone oglądanie każdej

transmisji przez minimum 20 000 UU z parametrami przepustowości pobierania danych 10 mb/s i przepustowości

wysyłania danych 10 mb/s na terenie wszystkich powierzchni ICE Kraków. Ta sieć będzie dedykowana wyłącznie do

transmisji on- line. Wykonawca zapewni do realizacji transmisji niezależne serwery.

1.2. Bezawaryjną sieć przewodową i bezawaryjną bez względu na warunki atmosferyczne. Ta sieć będzie dedykowana

wyłącznie do realizacji usługi telewizji przesyłowej na terenie ICE Kraków w tym zwłaszcza w Sali audytoryjnej oraz w

namiocie głównym, w którym będzie odbywała się rejestracja uczestników sesji.

1.3. Sieć/sieci internetową/-e bezprzewodową/-e otwartą/e zapewniającą/-e płynne korzystanie z laptopów i urządzeń

mobilnych przez jednocześnie 3000 użytkowników/uczestników na terenie wszystkich powierzchni ICE Kraków.

Wykonawca zapewni nieograniczony dostęp do ww. Internetu w całym centrum konferencyjnym z różnych sieci w celu

42

uniknięcia przeładowania sieci i wolnych połączeń o parametrach nie gorszych niż 2Mb/s pobieranie, 1Mb/s wysyłanie, dla każdego z urządzeń, przy nie przekraczającej stosunku 1:10 nadsubskrypcji.

1.4. Sieć/-ci internetowa/-e bezprzewodowa/-e muszą być zabezpieczone hasłem dostępu wraz z zainstalowaną bramą dostępu pozwalającą na identyfikację użytkowników końcowych sieci oraz gromadzenie danych o ich połączeniach, z

jednoczesnym respektowaniem prawa do prywatności poprzez nie rejestrowanie żadnych treści. Zakres danych

gromadzonych oraz okres ich przechowywania muszą być zgodne z prawodawstwem polskim i unijnym, w

szczególności z ustawą z dnia 16 lipca 2004r. prawo telekomunikacyjne (Dz. U. 2016r., poz. 1489 ze zm.) . Zakres

gromadzonych danych użytkowników końcowych sieci otwartej/ych musi obejmować:

- dane identyfikacyjne odbiorcy,

- źródło połączenia,

- datę, godzinę i czas trwania połączenia,

- rodzaj połączenia.

1.5. Zaprojektowanie, wdrożenie oraz utrzymanie (w czasie trwania sesji od dnia 29 czerwca do dnia 12 lipca 2017 r.) sieci LAN standardu 802.11 (lub równoważny) z dostępem do dedykowanego serwera (Zamawiającego), z dostępem do Internetu szerokopasmowego dedykowanego dla wszystkich komputerów stacjonarnych na terenie ICE Kraków.

1.5.1. Komputery stacjonarne (nie więcej niż 100) będą przygotowane i podłączone przez Wykonawcę w Sali

audytoryjnej i na wszystkich innych powierzchniach biurowych UNESCO (sekretariat, sala teatralna, centrum

prasowe) i powierzchni Państwa-gospodarza, zgodnie z niniejszym OPZ,

1.5.2. Wykonawca zapewni obsługę dedykowanego serwera na dokumenty UNESCO odebranego przez

Wykonawcę z siedziby Zamawiającego oraz wykonywanie kopii zapasowych serwera każdego dnia, a także

ochronę i zabezpieczenie tych dokumentów.

1.5.3. Dodatkowo Wykonawca zapewnieni stacje dokujące do komputerów na poziomie 1, gdzie będzie się

znajdowała powierzchnia dla wszystkich delegatów wyposażona w zestaw 10 komputerów wraz z dostępem

do 2 drukarek laserowych.

Wykonawca po podpisaniu umowy przygotuje koncepcję zapewnienia bezawaryjnego Internetu podczas sesji do zatwierdzenia przez Zamawiającego najpóźniej 5 dni po podpisaniu umowy zgodnie z wymogami umowy i jej załącznikami. Koncepcja będzie zawierała informację o dostawcach Internetu, nazwach sieci, ich dostępu dla poszczególnych elementów wymaganych przez Zamawiającego.

15. Transmisja on-line, nagrania audio-video i telewizja przesyłowa

15.1. Obowiązki Wykonawcy:1) Zapewnienie w dniach 2-12 lipca 2017 r. bezawaryjnej telewizji przesyłowej na żywo z obrad Sesji w Sali Audytoryjnej S1,

czyli systemu rejestratorów i kamer i prezentacji, z których obraz i dźwięk będzie transmitowany do miejsc odbiorczych w

ICE Kraków, w tym na żywo na ekrany w Sali S1 do realizacji transmisji on-line całości obrad z Sali audytoryjnej S1 podczas

sesji na stronie internetowej wydarzenia, a także zapewnienie podglądu przebiegu sesji na ekranach LCD na statywach w

kilku pomieszczeniach na wszystkich poziomach ICE Kraków, w tym m.in.:

- w Sali S1,

43

- w Sali S2,

- w biurze-sekretariacie UNESCO,

- sekretariacie państwa-gospodarza,

- w salonie tłumaczy,

- w centrum prasowym,

- w foyer na poziomach 0,1,2.

Wykonawca zapewni otwarty bezawaryjny dostęp do transmisji on-line dla odbioru jednocześnie od 5 000 do 20 000

odbiorców poprzez stronę internetową Centrum Światowego Dziedzictwa UNESCO: http://whc.unesco.org i stronę

internetową sesji: www.41whckrakow2017.pl

2) Wykonawca zapewni przekaz na żywo z obrad na sesji plenarnej z Sali audytoryjnej (S1) oraz zapewni nagrania

dźwiękowe (audio) (wypowiedź oryginalna i w odpowiednim języku tłumaczenia: angielskim, francuskim, polskim, czyli 3

odrębne zapisy audio w wersji polskiej, anielskiej i francuskiej) i nagrania audio-wideo obrad sesji z Sali S1 (dźwięk i obraz)

oraz wyspecjalizowane kodowanie.

3) Wykonawca zapewni serwer/serwery, o których mowa w pkt. 14 OPZ obsługujące transmitowany sygnał, z

którego/których będzie on udostępniony administratorom stron internetowych wydarzenia wskazanych przez

Zamawiającego, jak również obejmie swoim zasięgiem transmisję na miejscu wydarzenia.

4) Szczegółowe wytyczne transmisji on-line i audio-video:

1.Wykonawca przygotuje i przeprowadzi transmisję internetową z obrad sesji każdego dnia oraz dostarczy zarejestrowany

materiał Zamawiającemu. 2. Maksymalna długość każdej transmisji: zgodnie z harmonogramem sesji (pkt. 4. OPZ). 3. W

transmisjach zostaną wykorzystane specjalnie do tego celu przygotowane przez Wykonawcę elementy, m.in.: czołówka,

tyłówka, ekrany przerw w transmisji, belki podpisów. 4. Równolegle z realizowanymi transmisjami Wykonawca zarejestruje

cały materiał, który podda postprodukcji. 5. Materiały zostaną dostarczone w wersjach językowych, z którego realizowana

jest transmisja oraz z transkrypcją w jęz. polskim/angielskim/francuskim. 6. Materiały będą przygotowane w sposób

umożliwiający korzystanie z nich osób niepełnosprawnych (co najmniej zgodnie z minimalnymi wymogami Rozporządzenia

Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla

rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów

teleinformatycznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 113). 7. Wykonawca zapewni, co najmniej: 7.1.Sprzęt niezbędny do realizacji

transmisji wraz z jego obsługą. 7.2.Łącze do przeprowadzenia transmisji internetowej. 7.3.Serwery streamingowe (o których

mowa w pkt. 14 OPZ) wraz z infrastrukturą software i hardware do przeprowadzenia transmisji, w tym: 7.3.1. zrównoważony

poziom dźwięku, 7.3.2. format obrazu 16:9, 7.3.3. bitrate obrazu, co najmniej 400 kb/s, 7.3.4. dźwięk stereo, bitrate co

najmniej 96 kb/s, 7.3.5. możliwości jednoczesnego, niezakłóconego oglądania każdej transmisji do 20 000 UU. 7.3.6. co

najmniej 3 kamery HD do każdej transmisji – obsługiwane przez co najmniej dwóch operatorów, 7.3.7. player umożliwiający

implementację na stronach internetowych sesji Zamawiającego, spełniający co najmniej wymagania: 7.3.7.1.

responsywności - automatyczne dostosowanie wymiarów do szablonów stron, 7.3.7.2. obsługę protokołów RTMP, HLS,

MPEG DASH, VIDEO HTML5 w zależności od użytych przez internautów przeglądarek internetowych. Uruchomienie playera

musi nastąpić przy wykorzystaniu standardowych komponentów urządzeń/ przeglądarek internetowych, bez konieczności

instalowania i/lub uruchamiania dodatkowych komponentów, 7.3.7.3. możliwość regulacji poziomu dźwięku, 7.3.7.4.

możliwość odtwarzania w trybie pełnoekranowym, 7.4.Awaryjne zabezpieczenie każdej transmisji, w tym: 7.4.1 Dodatkowe

44

http://www.41whckrakow2017.pl/

łącze transmisji. 7.4.2 Dodatkowe awaryjne serwery stremingowe. 7.4.3 Dodatkowy sprzęt zapewniający realizację

transmisji.

Transmisja będzie realizowana zgodnie z programem sesji, 7.5.Wykonawca zobowiązany jest przedstawić szczegółową

propozycję realizacji transmisji w KOS na podstawie dostępnych informacji W OPZ . 7.6.Scenariusz zawierał będzie, co

najmniej: 7.6.1. player do przeprowadzenia testów oraz przedmiotowej transmisji na stronie Zamawiającego 7.6.2. czołówka,

tyłówka, ekrany przerw w transmisji, belki podpisów; 7.6.3. zamawiający dopuszcza propozycje nowatorskich koncepcji

(nowych na rynku technologicznym) realizacji transmisji i postprodukcji. 7.7. Zamawiający zaakceptuje scenariusz lub zgłosi

poprawki, które Wykonawca obowiązany będzie uwzględnić zgodnie z harmonogramem KOS. 7.8. Zaakceptowanie

przekazanego drogą elektroniczną scenariusza transmisji nastąpi po uwzględnieniu wszystkich uwag i zastrzeżeń

Zamawiającego zaproponowanej treści i formy. 7.9. Po akceptacji scenariusza przez Zamawiającego Wykonawca przystąpi

do realizacji transmisji. 7.10. Najpóźniej 2 dni przed dniem transmisji, Wykonawca przeprowadzi testową transmisję,

potwierdzającą poprawność przygotowania transmisji i przekaże drogą elektroniczną Zamawiającemu link do transmisji

testowej. 7.11. W dniach realizacji transmisji Wykonawca przeprowadzi transmisję internetową 7.12. W procesie

postprodukcji Wykonawca podzieli zarejestrowany materiał na spójne tematycznie i chronologiczne części zgodnie z

harmonogramem sesji. 7.13. Najpóźniej 5 dni po zakończeniu wydarzenia Wykonawca dostarczy drogą elektroniczną

materiał z postprodukcji do akceptacji Zamawiającego. 7.14. Zamawiający w ciągu kolejnych 5 dni zaakceptuje materiał lub

zgłosi poprawki, które Wykonawca obowiązany będzie uwzględnić również w ciągu kolejnych 3 dni. 7.15. Zamawiający

zastrzega sobie prawo do wielokrotnego wnoszenia kolejnych uwag i zastrzeżeń, gdy Wykonawca nie uwzględni wszystkich

jego uwag i zastrzeżeń zgłoszonych uprzednio. 7.16. Uwagi zostaną przekazane Wykonawcy drogą mailową. 7.17. Przyjęcie

materiału nastąpi po uwzględnieniu wszystkich uwag i zastrzeżeń Zamawiającego. 7.18. W terminie do 5 dni po

zaakceptowaniu wersji finalnej materiału przez Zamawiającego, Wykonawca załaduje materiał, na udostępnione przez

Zamawiającego konto serwisu internetowego sesji, a w tym: 7.18.1. Opisze materiał zgodnie z zasadą 5W+1H (co, kiedy,

gdzie, kto, dlaczego + tytuł materiału w językach polskim/angielskim/francuskim z podpisami ). 7.18.2. Doda tekst

transkrypcji do materiału. 7.18.3. W przypadku realizacji transkrypcji Wykonawca musi zweryfikować poprawność

transkrypcji i dokonać niezbędnych poprawek. 7.18.4. Transkrypcja musi być zrealizowana zgodnie z ogólnie przyjętymi

zasadami opisywania materiałów audio-video. 7.19. Zamawiający w ciągu kolejnych 4 dni zaakceptuje załadowanie i

opisanie materiału lub zgłosi poprawki, które Wykonawca obowiązany będzie uwzględnić również w ciągu kolejnego 1 dnia.

7.20. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wielokrotnego wnoszenia kolejnych uwag i zastrzeżeń, gdy Wykonawca nie

uwzględni wszystkich jego uwag i zastrzeżeń zgłoszonych uprzednio. 7.21. Uwagi zostaną przekazane Wykonawcy drogą

mailową. 7.22. Przyjęcie materiału nastąpi po uwzględnieniu wszystkich uwag i zastrzeżeń Zamawiającego. 7.23.

Opublikowanie materiału należy tylko i wyłącznie do atrybutów Zamawiającego. Materiały źródłowe Wszystkie materiały

zostaną zrealizowane zgodnie ze specyfikacją techniczną, w tym: 1. Wymagania ogólne: 1.1. brak usterek obrazu i dźwięku

1.2. prawidłowa synchronizacja obrazu i dźwięku – opóźnienie/wyprzedzenie fonii względem sygnału wizji nie powinno

przekraczać wartości -20/+40 ms. 1.3.HD 1920x1080 25p 1.4. kontener MP4 2. Wymagania dotyczące obrazu: 2.1. kodek

H.264 High Profile 2.2.współczynnik proporcji piksela: 1.0 2.3.szybkość transmisji obrazu: minimum 5 Mb/s 2.4. częstotliwość

25 FPS 2.5. proporcja 16:9 2.6. podpróbkowanie kolorów: 4:2:2 2.7.skanowanie progresywne 3. Wymagania dotyczące

dźwięku: 3.1. kodek AAC 3.2. dźwięk stereo 3.3. częstotliwości próbkowania: minimum 48 kHz 3.4. poziom referencyjny

dźwięku: -18dBFs, zrównoważony dla całego materiału. 4. Parametry techniczne mogą ulec zmianie, pod warunkiem

obustronnego zaakceptowania nowych parametrów na spotkaniu dotyczącym akceptacji koncepcji organizacji wydarzenia.

Zapewnienie całości nagrań audio i audio-video z montażem na nośniki (dyski twarde) zapewnione przez Wykonawcę i przekazanie ich na własność Zamawiającemu w terminie do pięciu dni od zatwierdzenia i

45

zaakceptowania pełnego nagrania z całości sesji. Nagrania będą ułożone w porządku chronologicznym, opatrzone

odpowiednią datą i godzinami zgodnie z programem sesji.

16. Telefony komórkowe dla pracowników UNESCO

16.1. Wykonawca jest zobowiązany do:

zapewnienia 42 telefonów komórkowych, z aktywnymi kartami sim, zabezpieczonych hasłami pin i puk (typu

smartphone, z sygnalizacją wibracjami, fabrycznie nowych, rok produkcji nie wcześniej niż 2015 r.) wraz z

usługami telefonicznymi dla pracowników Centrum Światowego Dziedzictwa na okres od 1 do 12 lipca 2017 r.,

zapewnienia okresie od 1 do 12 lipca 2017 r. połączeń i aktywnych usług telefonicznych w ww. 42 telefonach

komórkowych: nielimitowanych połączeń do wszystkich operatorów krajowych stacjonarnych i komórkowych,

nielimitowanych SMS i MMS do wszystkich operatorów komórkowych, Internetu w ramach usługi. Ponadto

wszelkie inne elementy związane z uruchomieniem/aktywacją telefonów i połączenia z infoliniami, połączenia

międzynarodowe, raomingowe i premium są płatne przez Wykonawcę zgodnie z Cennikiem usług

komunikacyjnych,

zarejestrowania na siebie (na firmę) wyżej wymienionych wszystkich 42 telefonów,

dokonania płatności za przedstawione bilingi i faktury/rachunki dla wszystkich telefonów przez Wykonawcę i po

zapłaceniu wszystkich rachunków telefonicznych przekazanie Zamawiającemu w wersji zeskanowanej kopii

bilingów i faktury/rachunków wszystkich telefonów komórkowych,

przekazania Zamawiającemu i UNESCO (wskazanej osobie przez Zamawiającego) wszystkich numerów telefonów komórkowych do dnia 14 czerwca 2017 r.,

przekazania (wraz z protokołami zdawczo – odbiorczymi dla każdej osoby) telefonów komórkowych pracownikom

UNESCO na miejscu w obiekcie w dniach 29 czerwca - 1 lipca 2017 r. wraz z wgranymi wszystkimi numerami

telefonów komórkowych przyporządkowanymi do nazwisk (jedno nazwisko - jeden numer telefonu),

przekazanie telefonów komórkowych wraz z protokołami zdawczo-odbiorczymi wskazanym osobom przez

Zamawiającego w ICE Kraków lub w inny sposób zaproponowany przez Wykonawcę i zaakceptowany przez

Zamawiającego, pod warunkiem z zachowaniem terminów przekazania telefonów.

zapewnienia ok. 8 stacji ładowania do telefonów komórkowych (każda na co najmniej 4-6 wejść) rozmieszczonych

na wszystkich poziomach i na powierzchni stanowisk komputerowych w foyer.

17. Sprzęt komputerowy i biurowy w obiekcie ICE Kraków i miejscach organizacji wydarzeń równoległych

17.1. Obowiązki Wykonawcy:1) Zapewnienie kompleksowego, profesjonalnego i niezawodnego podłączenia w całym obiekcie ICE Kraków i w miejscach organizacji wydarzeń równoległych sprzętu komputerowego i biurowego (zarówno zapewnionego przez Zamawiającego, jak i Wykonawcę) w łącznej liczbie:

a) Serwera NAS: 1 serwer,

46

b) sprzęt komputerowy stacjonarny typu All in One: 78 komputerów z klawiaturami i myszkami oraz z

oprogramowaniem,

c) sprzęt komputerowy (laptopy): 31 laptopów z myszkami (w tym 4 laptopy do prezentacji PowerPoint, połączonych

ze sprzętem transmisyjnym z ekranami do prezentacji tekstów w językach angielskim/francuskim),

d) kolorowe drukarki laserowe A4 z osprzętem i podłączeniami - 39 drukarek laserowych o dużej wydajności,

e) wielofunkcyjne urządzenie z drukowaniem, kopiowaniem, skanowaniem oraz faksowaniem z osprzętem o dużej

wydajności z wbudowanym drukiem automatycznym dwustronnym, szybkim czasem wydruku – 2 sztuki.

f) kolorowe laserowe urządzenie wielofunkcyjne – 3 sztuki,

g) skanery z osprzętem i podłączeniami – 1 skaner obustronny,

h) monitory 11-12’ na statywie i do powieszenia – 4 sztuki,

i) ekrany LCD na statywie z podłączeniami do transmisji on-line/prezentacji - 12 sztuk,

j) niszczarki z zapasowymi ok. 200 workami na odpady papierowe – 6 niszczarek.

2) W ramach wyżej wymienionego sprzętu komputerowego i biurowego Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia (dostarczenia) na potrzeby sesji i wydarzeń równoległych:a) sprzęt komputerowy (laptopy): 24 laptopy z myszkami,b) kolorowe drukarki laserowe A4 z osprzętem (w tym także z

oryginalnymi tonerami kolorowymi, dostarczone materiały eksploatacyjne (toner,) muszą być nowe, tego samego producenta

co urządzenia lub dopuszczone przez producenta urządzenia zgodnie z jego wymogami, których użycie nie spowoduje utraty

gwarancji udzielonej na sprzęt, a także uszkodzeń sprzętu. W przypadku nie posiadania tonerów o wymaganej wydajności

dopuszcza się w każdym komplecie oferowanie kilku tonerów, których suma wydajności osiąga wymagane minimum,

c) (producenta drukarki, nie zamienniki) i czarno-białymi na wymianę przy wyczerpaniu) i podłączeniami - 9 drukarek

laserowych,

d) wielofunkcyjne urządzenie z drukowaniem, kopiowaniem, skanowaniem oraz faksowaniem z osprzętem o dużej

wydajności z wbudowanym drukiem automatycznym dwustronnym, szybkim czasem wydruku – 2 sztuki.

e) kolorowe laserowe urządzenie wielofunkcyjne o dużej wydajności – 3 sztuki,

f) skanery z osprzętem i podłączeniami – 1 skaner

g) monitory kolorowe, wysokiej rozdzielczości ekrany o wymiarach 11-12’’ z wejściem USB– 5 sztuk,

h) ekrany kolorowe LCD z wejściem USB na statywie z podłączeniami – co najmniej 40’’ - 9 sztuk,

i) niszczarki z zapasowymi ok. 200 workami na odpady papierowe (pozwalające na cięcie ok.10 kartek jednocześnie oraz

koszem o pojemności ok. 30 l) – 6 niszczarek,

j) aparaty fotograficzne/kamery do robienia zdjęć uczestnikom na miejscu (wielkość zdjęcia legitymacyjnego) (z drukarkami) – 6 aparatów/kamer.

Wymagania techniczne minimalne dotyczące laptopów zapewnianych przez Wykonawcę:

Komputer przenośny o przekątnej ekranu 15 – 15,6”: procesor o niskim poborze energii, który w teście MobilMark 2014 opublikowanym na stronie www. BAPCO.com dla

komputera przenośnego o zbliżonej konfiguracji bez względu na model (zaoferowany procesor, 4GB RAM, HDD 250GB SSD, bateria o mniejszej/równej pojemności od wymaganej i oferowanej, rozdzielczość 1920x1080) winien osiągając wynik Office Productivity nie mniejszy niż 1530 pkt. oraz czas pracy na baterii Battery Life nie mniejszy niż 690 minut.

Dysk twardy - 1 Dysk o pojemności minimum 256GB SSD; Pamięć RAM - min. 16 GB Porty/złącza - zintegrowane: 1x VGA, 1x HDMI, min 4 złącza USB z czego minimum jedno typu 3.0 . Nadto RJ45, 1x audio

in/out lub combo, zintegrowany 1x SD Card Reader. Wszystkie złącza - pełnej wielkości (nie dopuszcza się złączy typu mini), złącze typu Kensington Slot

Napęd optyczny - DVD+/-RW Dual Dual Layer wewnętrzny Wbudowane karty sieciowe – Ethernet lub równoważnych 10/100/1000, WiFi (802.11 ac/a/b/g/n), Bluetooth min. V4.0 Klawiatura - układ US –QWERTY z blokiem numerycznym, Touchpad

System operacyjny: Preinstalowany wraz z licencją Microsoft Windows 7 Professional 64 EN wraz z zainstalowanymi wszystkimi

47

aktualizacjami na dzień podpisania protokołu odbioru oraz obrazem recovery tego systemu na dysku twardym. Zainstalowany system w postaci downgrade z Windows 10 Pro 64 lub równoważy, co oznacza posiadanie przez komputer zapisanego w BIOS klucza systemu Windows 10 Pro lub równoważy na który nie wymaga aktywacji telefonicznej w Microsoft lub równoważy. Zainstalowany pakiet oprogramowania biurowego Microsoft Office Home and Business 2016 EN – PKC lub równoważy. Zainstalowany program Adobe Acrobat Pro DC EN – lub równoważy . Zainstalowany program antywirusowy (skuteczność programu potwierdzona nagrodami VB100 tj. musi posiadać status „Virus 100” dla Windows 7 Professional, a takz e przez co najmniej dwie inne niezalez ne organizacje, takiej jak np.: AV-Comparatives( status „Top Rated w 2015 roku), AV-Test (musi znajdować sie na liście testu „protection” w 2016 roku).

Wymagania techniczne minimalne dotyczące drukarek kolorowych laserowych zapewnianych przez Wykonawcę

Rozdzielczość drukowania - min. 600x600 dpi Wejście USB, Czas wydruku – 1 strony poniżej 11 sekund Podajnik uniwersalny 1 na 100 arkuszy oraz podajnik 2 na 500 arkuszy Druk dwustronny - automatyczny, wbudowany Format wydruku – A4 Sterowniki - Microsoft Windows10, Windows 8, Windows 7, Windows Server 2008. Materiały eksploatacyjne: Dostarczone materiały eksploatacyjne (toner,) muszą być nowe, tego samego producenta co

urządzenia. Wydajność fabrycznie dostarczanych pojemników z tonerami: czarnym i kolorowymi to minimum 5000 stron dla stron A4, także dostarczyć po jednym komplecie tonerów czarnych i wszystkich występujących w drukarce tonerów kolorowych o wydajności min. 10000 stron czarny i kolory po min. 6000 stron każdy dla stron A4 z 5% pokrycia w postaci oryginalnych materiałów eksploatacyjnych, tj. produkowanych przez producenta danego urządzenia.

Wymagania techniczne minimalne dotyczące wielofunkcyjnych urządzeń z drukowaniem, kopiowaniem i skanowaniem zapewnianych przez Wykonawcę:

Przynajmniej 90 kopii na minutę Automatyczny podajnik do 75 arkuszy o grubości oryginału 80g/m² Podajnik na oryginały na pojedynczych arkuszach Szyba dla oryginałów o niestandardowej wielkości Pojemnik na papier o dużej pojemności z możliwością automatycznej i ręcznej wymiany Ustawienia kopiowania - jednostronny-jednostronny; dwustronny-dwustronny; jednostronny – dwustronny Druk kolorowy, czarno-biały Rozmiary kopii - A5; A4; A3 Opcja zoom - 64% do 155% oryginału na kopii w formacie A4 plus 100% do rozmiaru 8.5”x 14” Automatyczne sortowanie i wykańczanie (zszywanie) Skanowanie Wejście USB

Wymagania techniczne minimalne dotyczące aparatów fotograficznych do robienia zdjęć i drukarki (wielkości zdjęć legitymacyjnych) uczestnikom na miejscu zapewnianych przez Wykonawcę:

duża wydajność aparatów i drukarek – do 2000 zdjęć kolorowych legitymacyjnych uczestników sesji podczas rejestracji – zrobionych aparatem i wydrukowanych

drukarki kolorowe kompatybilne i podłączone z aparatami fotograficznymi materiały eksploatacyjne i papiery do drukowania identyfikatorów zgodnie ze specyfikacją w załączniku 2 do OPZ

Wymagania techniczne minimalne dotyczące kolorowych laserowych urządzeń wielofunkcyjnych zapewnianych przez Wykonawcę

Dostępne funkcje główne - Drukowanie, kopiowanie, skanowanie, wysyłanie. Szybkość drukowania (czarno-białe, kolorowe) - minimum 35/30 stron na minutę (A4) Tryb druku dwustronnego - Automatyczny (standard) Druk z nośnika pamięci - Pamięć USB, karty pamięci Podajniki papieru (standard) - min 2 kasety i podajnik uniwersalny na min 100 arkuszy Pojemność tacy odbiorczej - min

250 arkuszy (80 g/m²) Funkcje wykończenia prac - sortowanie, grupowanie Formaty obsługiwanych nośników - Kaseta na papier nr 1: A4, A4R, A5, A5R, B5; formaty niestandardowe; Kasety na papier nr 2: A4, A3, A5, B5; Kopiowanie wielokrotne - Do 999 arkuszy Obsługiwane systemy operacyjne - Vista/Server 2008/Windows 7/Server 2008 R2/Windows 8 Miejsca docelowe wysyłania - Adres e-mail/faks internetowy Pamięć - min 2.5 GB Typ interfejsu - USB 2.0 Hi-Speed Podświetlany kolorowy ekran dotykowy Rozdzielczość skanowania różna – S Skanowanie dwustronne - Dwustronny-dwustronny (automatycznie)

48

Matriały eksplatacyjne: - wymagane tonery tego samego producenta co urządzenie. Wydajność fabrycznie dostarczonych pojemników z tonerami - minimum 25 000 stron. 25 000 stron.Wymagania techniczne dotyczące skanerów zapewnianych przez Wykonawcę skanowanie zdjęć i dokumentów w rozdzielczości nie mniej niż 2400 x 4800 dpi., Matryca skanera będzie światłoczuła i płyta dociskowa będzie jednakowej szerokości, co zapewni precyzyjną reprodukcję

wszystkich zdjęć i dokumentów w wysokiej jakości. Skanowanie w formacie A4 będzie szybkie – z rozdzielczością 300 dpi zajmie do 10 sekund

3) Wykonawca w ciągu 6 godzin od zgłoszenia przez Zamawiającego będzie zobowiązany do wymiany na działający bez

zarzutu sprzęt komputerowy w sytuacji kiedy sprzęt ulegnie uszkodzeniu lub awarii.

4) Sprzęt komputerowy i biurowy oraz serwer NAS w liczbie zapewnianej przez Zamawiającego zostanie odebrany

(protokołem zdawczo-odbiorczym) dnia 30 czerwca 2017 r. przez Wykonawcę z siedziby Zamawiającego z Oddziału

Terenowego NID w Krakowie przy ul. Św. Tomasza 8/7 i dostarczony do obiektu ICE Kraków, następnie Wykonawca

zapewni bezpieczny transport, jego wyładunek, rozpakowanie i przeniesienie we wskazane miejsca w ICE Kraków, gdzie

personel Wykonawcy ds. IT dokona profesjonalnego i kompleksowego podłączenia ww. sprzętu komputerowego we

wszystkich pomieszczeniach i na powierzchniach zgodnie z wytycznymi przekazanymi przez Zamawiającego. Pozostałe po

ww. sprzęcie opakowania i pudełka zostaną bezpiecznie przechowane w oznaczonym miejscu w ICE Kraków, tak, aby po

zakończeniu sesji sprzęt był spakowany przez Wykonawcę w pudełka produkcyjne i odwiezione w terminie do dwóch dni po

zakończeniu demontażu w ICE Kraków do siedziby Zamawiającego w Warszawie przy ul. Kopernika 36/40 do dnia 17 lipca

2017 r. Zamawiający 7 dni po podpisaniu umowy wskaże osobę ze strony NID do kontaktu w zakresie sprzętu

komputerowego, biurowego i serwera. Serwer zostanie złożony w miejsce pomieszczenie klimatyzowane, zamykane na

klucz i będzie podczas sesji chronione.

Wykonawca od chwili odebrania na czas realizacji sesji do 30 dni od dnia transportu do siedziby Zamawiającego (i złożenie

we wskazane miejsce) ubezpieczy sprzęt komputerowy i biurowy oraz serwer od uszkodzeń, awarii i kradzieży.

5) Ponadto Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia dodatkowej instalacji elektrycznej na potrzeby organizacji

przedsięwzięcia, w tym m.in. rozszycia energetycznego do stołów w Sali Audytoryjnej, Teatralnej, Kameralnej, w

Sekretariacie UNESCO, w sekretariacie państwa-gospodarza, w salach na spotkania organizacji doradczych, w centrum

prasowym, w sekcji dla delegatów, w Sali 5, w salach spotkań i w innych pomieszczeniach, a także niezbędnej liczby

przyłączy, przedłużaczy, gniazd (elektrycznych, LAN), kabli potrzebnych do podłączenia urządzeń IT (np.– patchcorf min

cat5e), listew, switchy oraz zasilanie awaryjne (UPS lub równoważny) do niezawodnego bezawaryjnego funkcjonowania

wyposażenia komputerowego i biurowego oraz techniki konferencyjnej rozmieszczonych na całej powierzchni obiektu ICE

Kraków, a także w miejscach organizacji wydarzeń równoległych. Wykonawca będzie zobowiązany w tracie montażu w ICE

Kraków przedstawić Zamawiającemu i KBF projekt instalacji elektrycznej i sieci komputerowej – zgodnie z załącznikiem nr 1

do OPZ.

Szczegółowy wykaz rozmieszczenia w ICE Kraków sprzętu komputerowego i biurowego zostanie przekazany Wykonawcy w terminie do 7 dni po podpisaniu umowy.

18. System dyskusyjny w salach konferencyjnych w obiekcie ICE Kraków

49

18.1. Zapewnienie kompleksowego systemu dyskusyjnego (przez system dyskusyjny rozumie się system podłączeń z

mikrofonami konferencyjnymi na stoły) i jego kompleksowego podłączenia w osobnych niezależnych pomieszczeniach tj. w

salach: S1 (150 sztuk), S2 (50 sztuk), S3 podzielonej na dwie niezależne sale (2 x 50 sztuk) oraz w innych salach

spotkań/konferencji (S4 – 20 sztuk), sala w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa ( 5 szt.) – łącznie w liczbie nie mniej niż

350 sztuk (25 sztuk jako zapasowe egzemplarze przechowywane w miejscu zabezpieczonym przez Wykonawcę). Do dnia 29 czerwca 2017 r. wszystkie systemy będą przez Wykonawcę już kompleksowo zamontowane w salach w ICE Kraków i sprawdzone, czy funkcjonują zgodnie z wytycznymi Zamawiającego.

18.2. System dyskusyjny powinien charakteryzować się niezawodnością, odpornością na zakłócenia ze strony telefonów

komórkowych, posiadać mikrofon zamocowany na stałe oraz wbudowany głośnik, wszystkie pulpity i mikrofony powinny być

jednego producenta (ze względu na zapewnienie kompatybilności sprzętu) i być w jednym ciemnym (np. czarnym/szarym)

kolorze. Rok produkcji systemu dyskusyjnego nie powinien być starszy niż 2015 rok.

19. Sprzęt i wyposażenie techniki konferencyjnej w obiekcie ICE Kraków i miejscach organizacji wydarzeń równoległych

19.1. Obowiązki Wykonawcy:Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia instalacji całego sprzętu konferencyjnego (w tym m.in.: rzutniki

multimedialne/projektory, ekrany, laptopy kompatybilne z rzutnikami, piloty, wskaźniki laserowe, mikrofony stacjonarne,

nagłowne, do klapy, przenośne) umożliwiającego odtwarzanie prezentacji w formatach: Power Point, Prezi, prezentację

narzędzi sformatowanych w plikach pakietu MS Office, prezentacje narzędzi internetowych, animacji dźwiękowych oraz

filmów (m.in. bezpośrednio z Internetu).

19.2. Zapewnienie przez Wykonawcę kompleksowego podłączenia i obsługa ok. 15 ekranów (w tym m.in. ok. 2m x 3m)

i 15 projektorów/rzutników z pilotami (ok. 15 szt.), dużych ekranów LCD do emisji podglądu sesji w ICE Kraków w liczbie ok.

8 sztuk, ekranów LCD nad ladą recepcyjną w liczbie 16 sztuk Sprzęt ten będzie wykorzystany, m.in. na spotkania oraz do

organizacji przez Wykonawcę wydarzeń towarzyszących odbywających się jednocześnie (od 3 do 6 wydarzeń ) w salach

konferencyjnych i we foyer (od 2 do 11 lipca 2017 r.).

19.3. W ramach wyżej wymienionego sprzętu techniki konferencyjnej Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia i

obsługi podczas sesji i wydarzeń równoległych, m.in.:

1. Ekrany (ok. 2mx3m) – 3 szt.

2. rzutniki/projektory – 3 szt.

3. wskaźniki laserowe - 10 szt.

4. piloty do rzutników - 15 szt.

5. przenośne stojące nagłośnienie konferencyjne do realizacji nagłośnień średniej mocy (co najmniej 2 głośniki w

zestawie) – 2 zestawy,

6. kostki dziennikarskie umożliwiające dystrybucję sygnału audio z systemu konferencyjnego – x 2 - sala audytoryjna

i Centrum prasowe,

7. mikrofony na stołach prezydialnych/stolikach/mównicach – 10 szt.

8. odpowiednią liczbą gniazdek elektrycznych, przedłużaczy, rozszycia elektrycznego i komputerowego.

50

9. inne niezbędne akcesoria elektryczne na terenie całego budynku, gdzie będzie odbywała się sesja i wydarzenia

równoległe.

19.4. Ponadto Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia i obsługi podczas sesji i wydarzeń równoległych, m.in.:

reżyserek (w salach) do nagłośnienia, zarządzania i emitowania obrazów, filmów i slajdów na ekrany – m.in. w Sali S3 (x2),

2 Salach typu „Akwarium”, w 3 salach organizacji doradczych, podczas wydarzeń równoległych i towarzyszących – ok. 4

reżyserek.

19.5. Wykonawca w ciągu 4 godzin od zgłoszenia przez Zamawiającego będzie zobowiązany do wymiany na działający bez

zarzutu sprzęt wymieniony powyżej w sytuacji kiedy sprzęt ulegnie uszkodzeniu lub awarii.

19.6. Wykonawca zapewni wyposażenie i podłączenie techniki konferencyjnej niezbędnej do realizacji sesji, wydarzeń równoległych i wydarzeń towarzyszących zgodnie z OPZ, programami sesji i wydarzeń i wytycznymi Zamawiającego.

20. Wyposażenie meblowe w obiekcie ICE Kraków i miejscach organizacji wydarzeń równoległych

20.1. Wykonawca zobowiązany będzie do ustawienia wyposażenia meblowego i umeblowania pomieszczeń i powierzchni obiektu ICE Kraków (przestawianie, przenoszenie mebli na poziomach -2, 0, 1, 2, 3), w tym m.in.

1) mebli biurowych zgodnie z wytycznymi Zamawiającego (tj. stołów na prezydium, krzeseł konferencyjnych,

krzeseł obrotowych, biurek, stołów i stolików) na wszystkich poziomach we wszystkich biurach, pokojach,

pomieszczeniach oraz

2) mebli do foyer na ciągłe przerwy kawowe, wydarzenia towarzyszące, miejsce internetowe dla delegatów (tj. sof

dwu-trzyosobowych, foteli (jednoosobowych), stolików koktajlowych, stolików kawowych (średnica 80 cm), krzeseł,

stołów (ok.150/170cmx75cm)), a także

3) zapewnienia ich ustawiania i przestawiania (przenoszenia) w zależności od potrzeb podczas sesji.

20.2. Planowana łączna liczba ww. mebli dostępna w obiekcie ICE Kraków wynosi: ok. 800 krzeseł i foteli konferencyjnych,

ok. 96 foteli (bez kółek), ok. 20 foteli z tabletem na kółkach, ok. 40 krzeseł barowych, ok. 20 krzeseł recepcyjnych, ok. 20

sofy trapezowe, ok. 25 puf, ok. 130 stolików koktajlowych, ok. 28 stołów kwadratowych, ok. 175 stołów konferencyjnych na

kółkach, ok. 90 okrągłych stołów bankietowych (średnica ok. 200 cm), ok. 4 stoliki kawowe, ok. 42 stojaki informacyjne (ok.

100 cm wysokości), ok. 40 słupków wygrodzeniowych, ok. 3 mównice, 12 flipchartów z markerami ścieranymi. Zapewnienie

przez Wykonawcę przenoszenia i rozstawienia tablic informacyjnych, ścianek konferencyjnych, roll-up’ów, tabliczek

kierunkowych, dekoracji i scenografii.

20.3. Ponadto (tj. ponad ilości wskazane w pkt. 20.2. OPZ zapewniona w ramach umowy najmu) Wykonawca zobowiązany

jest do zapewnienia i ustawienia w obiekcie ICE Kraków dodatkowego wyposażenia meblowego, w tym m.in.:

1) krzesła biurowe regulowane obrotowe z oparciem (w jednym kolorze ciemnym) - ok. 60 szt.,

2) lampy stołowe ze świetlówkami ( i świetlówkami zapasowymi w liczbie 30 szt. o mocy 60 Watt) - (w salach

posiedzeń i biurach Sekretariatu UNESCO), - w liczbie 50 szt.,

3) fotele z wysokim oparciem w jasnym (np. beżowy, biały, kremowy) kolorze na nogach, design pasujący do mebli

ICE Kraków (zgodnie z załącznikiem nr 1 do OPZ) - ok. 10 szt.,

4) sofy trzyosobowe jasne (lekkie, łatwe do przenoszenia, w kolorze foteli), design pasujący do mebli ICE Kraków –

10 szt.,

51

5) stoliki koktajlowe wysokie (wysokość ok. 112 cm) – 20 szt.

6) system parawanów/przegród (ok. 20 szt.) oddzielających tzw. open space na powierzchni dla 12 biur na jednym poziomie oraz ich rozstawienie.7) w recepcji na zewnątrz ICE Kraków: wysokie hokery recepcyjne (20 szt.) przy ladzie, krzesła (10 szt.) i stoły

(3 szt.), sofy (3 szt.) dla oczekujących w kolejkach, szafa (1 szt.), szafki (5 sztuk) zamykane na klucz

8) szafy i szafki zamykane na klucz – do recepcji w namiocie i w szatnie – ok. 2 szt. szafy i ok. 6 szt. szafek.

20.4. Wykonawca zapewni ustawienie w obiekcie ICE Kraków ww. wyposażenia meblowego zgodnie z wytycznymi Zamawiającego przekazanymi w terminie do 25 czerwca 2017 r. i Katalogiem elementów wyposażenia ICE Kraków - meble stanowiącym załącznik do umowy najmu ICE Kraków, stanowiącej załącznik nr 1 do OPZ.

20.5. Wykonawca zobowiązany będzie także do zapewnienia i ustawienia wyposażenia meblowego podczas uroczystości otwarcia w dniu 2 lipca 2017 r. na Zamku Królewskim na Wawelu (m.in. zapewnienie mebli, przestawianie, noszenie mebli i wyposażania) zgodnie z pkt. 38 Uroczystość otwarcia 41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa, Zamek Królewski na Wawelu, 2 lipca 2017 r. niniejszego OPZ.

20.6. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia i ustawienia wyposażenia meblowego powierzchni podczas uroczystej kolacji w dniu 3 lipca 2017 r, w Sukiennicach w Krakowie (zapewnienie mebli, przestawianie, przenoszenie mebli na różnych poziomach) zgodnie z pkt. 39 Uroczysta kolacja w Sukiennicach w Krakowie, 3 lipca 2017 r. niniejszego OPZ.

21. Recepcja i rejestracja uczestnikówObowiązki Wykonawcy:21.1. RECEPCJA

1) Budowa recepcji w namiocie w ramach budowanej na potrzeby sesji strefy kontroli bezpieczeństwa.

2) Namiot, w którym będzie recepcja będzie ustawiony na zewnątrz obiektu ICE Kraków w bliskiej odległości od wejścia

do obiektu ICE Kraków w miejscu wskazanym przez Zamawiającego.

3) Wewnątrz namiotu część recepcyjna zostanie oddzielona od części kontroli bezpieczeństwa stabilną ścianą

przegrodową wysokości ok. 220 cm.

4) Recepcja o wymiarach ok. 12 metrów długości, 2,5 metra szerokości, namiot - ok. 5 metrów wysokości (w namiocie

głównym przy wejściu głównym do ICE Kraków) będzie składała się z m.in.: konstrukcji ścian bocznych, górnymi

fryzami (ok. 12 metrów długości) podzielonymi na maksymalnie 10 różnych segmentów z różnymi napisami w pełnym

kolorze, lady z półkami dopasowanymi do wymogów sesji i liczby obsługiwanych uczestników, zaplecze zamykane na

klucz, zaplecze na drukarki, systemy drukujące z możliwością wykonania zdjęcia uczestnikom, materiały dla

uczestników. Recepcja zostanie wykonana z systemu octanormy lub równoważnego, profile wykonane zostaną

z aluminium. Wszystkie kable, przyłącza, gniazda będą odpowiednio zabezpieczone, tak aby nie stwarzały zagrożenia

dla osób przebywających w namiocie Całość konstrukcji i wszystkie jej elementy muszą spełniać wymogi jakości

o podwyższonej twardości, musi gwarantować stabilność i bezpieczeństwo konstrukcji oraz zgodność z atestami

przeciwpożarowymi i bezpieczeństwa. W namiocie w recepcji Wykonawca ustawi m.in. wysokie hokery recepcyjne (20

szt.) przy ladzie, krzesła (10 szt.) i stoły (3 szt.), sofy (3 szt.) dla oczekujących w kolejkach, szafa (1 szt.), szafki (5

sztuk) zamykane na klucz. Wykonawca przedstawi propozycję kompleksowej instalacji oświetlenia w projektach na

podstawie roboczej koncepcji projektowej namiotu głównego (pkt. 5 w OPZ).

52

5) Na recepcję będą składały się osobne, oddzielnie funkcjonujące segmenty dla m.in.:

a. Pracowników UNESCO,

b. Zarejestrowanych wcześniej on-line osób o statusie VIP,

c. Zarejestrowanych on-line uczestników sesji (podzielonych proporcjonalnie alfabetycznie i/lub wg krajów),

d. Zarejestrowanych on-line mediów,

e. Zarejestrowanych on-line innych uczestników tj. organizatorzy, pracownicy KBF, pracownicy Wykonawcy

pracownicy innych podmiotów zatrudnionych przez Zamawiającego, pracowników firm najmujących

obiekt ICE Kraków, wolontariuszy i służb, czyli tzw. Local Staff,

f. Niezarejestrowanych delegatów państw,

g. Niezarejestrowanych przedstawicieli NGO

h. Niezarejestrowanych innych grup niż wymieniowe wyżej.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby i nazw ww. segmentów.

6) Poszczególne segmenty będą czytelnie oznaczone, napisy będą widoczne. Nad poszczególnymi segmentami

recepcji zostaną nadrukowane projekty graficzne lub naklejone folie w pełnym kolorze z logotypami i napisami

zatwierdzonymi wcześniej przez Zamawiającego.

7) Ponadto w namiotach i przed nimi, zostaną wydzielone taśmą przez Wykonawcę osobne linie w różnych

kolorach (m.in. taśma żółta, czerwona, zielona; na ziemi/ wykładzinie, na ścianach) i napisami kolorowymi u góry

namiotu/ konstrukcji recepcji dla oczekujących na zarejestrowanie i tych, którzy wcześniej nie rejestrowali się on-

line. Linie te oznaczające kolejki oczekujących będą korespondowały z kategoriami poszczególnych wyżej

wymienionych segmentów recepcji.

8) Wykonawca zapewni w namiocie szafę na rzeczy „Zgubione/znalezione” i zadba o odpowiednie jej oznaczenie

oraz bezpieczne przechowywanie a po zakończeniu sesji nieodebrane przekaże Zamawiającemu protokołem

zdawczo-odbiorczym.

9) Wykonawca zapewni przygotowanie projektów graficznych, opisu specyfikacji produkcji i zbudowanie

eleganckiej i estetycznej recepcji dla uczestników sesji .

10) Wykonawca przedstawi w KOS (pkt. 11 OPZ) trzy różne projekty wizualne recepcji ( w tym kolory ścian i innych elementów konstrukcji oraz profili recepcji) zgodnie z poniższymi wymogami Zamawiającego w postaci rysunków przestrzennych w technice 3D zapisane w formacie .pdf, opis różnych specyfikacji produkcji..

11) Wykonawca uwzględni uwagi Zamawiającego do projektów recepcji w ciągu 5 dni od ich złożenia przez

Wykonawcę. Wybrany i zatwierdzony projekt będzie stanowić element Koncepcji organizacji sesji i zostanie

uwzględniony na planach zapewnionego przez Wykonawcę namiotu.

12) Projekty będą zawierały położenie wszystkich elementów recepcji względem siebie z zachowanymi

proporcjami przedstawionymi na planach, oznaczone wymiary powierzchni (szerokość x długość x wysokość

w centymetrach) oraz pełną legendą dotyczącą poszczególnych elementów.

21.2. REJESTRACJA UCZESTNIKÓW

1) Wykonawca zapewni sprawną, płynną i profesjonalną rejestrację ok. 3000 uczestników na miejscu w recepcji sesji znajdującej się na zewnątrz budynku ICE Kraków.2) Zamawiający przekaże Wykonawcy narzędzie elektroniczne rejestracji on-line (z niezbędnymi kodami dostępu) dalej zwane „Elektroniczny system rejestracji” w terminie do 7 dni po podpisaniu umowy oraz bazę danych (uczestników, którzy zarejestrowali się do dnia przekazania bazy) w wersji elektronicznej

53

uczestników zarejestrowanych na sesję. System rejestracji jest opracowany w języku angielskim. W trakcie procesu rejestracji elektronicznej uczestnicy akceptując warunki uczestnictwa wyrażają zgodę wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach niezbędnych dla organizacji 41. sesji oraz udostępnianie ich podmiotom trzecim, które na podstawie odrębnych umów odpowiedzialne są za przebieg i organizację Sesji, w zakresie w jakim jest to niezbędne dla jej organizacji. Jednocześnie uczestnicy wyrażają zgodę na nieograniczone czasowo wykorzystanie wizerunku utrwalonego w formie wizualnej lub audiowizualnej w związku z organizacją 41. sesji lub organizacją wydarzeń równoległych i towarzyszących w celach dokumentacyjnych, promocyjnych, edukacyjnych lub szkoleniowych. Rejestracja za pomocą „Elektronicznego systemu rejestracji” jest obowiązkowa dla wszystkich uczestników za wyjątkiem gości specjalnych uroczystości otwarcia i uroczystości zamknięcia.

3) Elektroniczny system rejestracji uczestników przekazany Wykonawcy będzie miał funkcję eksportu danych do

formatu Excel, w tym m.in. w celu utworzenia listy uczestników, raportu z rejestracji.

4) Wykonawca zapewni bezpieczeństwo i poufność otrzymanych baz danych w trakcie ich gromadzenia,

przetwarzania i przekazywania Zamawiającemu oraz bezawaryjne działanie systemu rejestracji na miejscu (on-

site). Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Wykonawcę są zawarte w

umowie z Wykonawcą.

5) Wykonawca będzie także odpowiedzialny za prowadzenie konta (m.in. odbieranie, czytanie, odpowiadanie na

wiadomości itp.) poczty elektronicznej [email protected] na potrzeby sesji od dnia przekazania

dostępu do systemu rejestracji przez Zamawiającego.

6) Wykonawca będzie prowadził komputerowe bazy uczestników z codziennym zaznaczaniem zmian w ramach

rejestracji gości oraz będzie przygotowywał codzienne raporty uwzględniające dane z elektronicznego systemu

rejestracji.

7) Wykonawca zapewni organizację pracy i prowadzenie rejestracji uczestników w recepcji w sposób określony w

niniejszym OPZ.

8) Prowadzenie rejestracji uczestników przez osoby w recepcji będzie się odbywało w języku polskim, angielskim i

języku francuskim.

9) Łączna liczba recepcjonistów przewidziana do pracy w recepcji to nie mniej niż 15 osób zgodnie z grafikiem (pkt. 9 Zespół Wykonawcy).10) W sprawnej pracy recepcjonistów mogą także pomagać wolontariusze zgodnie z decyzją Koordynatora

wolontariuszy.

11) Wykonawca zapewni profesjonalną obsługę rejestracji według harmonogramu: od 29 czerwca 2017 r. od godz. 15.00 do godz. 18.00, w dniach od 30 czerwca 2017 r. do 1 lipca 2017 r. od godz. 9.00 do godz. 18.00, w dniach od 2 do 10 lipca 2017 r. od godz. 8.00 do godz. 19.00. 12) Zapewnienie przez Wykonawcę obsługi recepcji w dniach 11-12 lipca 2017 r. w godz. 8.00 – 19.00 przez dwie osoby i co najmniej trzech wolontariuszy. 13) Zatrudnienie obsługi recepcyjnej władającej językiem polskim, językiem angielskim i językiem francuskim

zgodnie z zapisami w pkt. 9 Zespół Wykonawcy, w tym cztery osoby (na stałe).

14) Zapewnienie do procesu rejestracji uczestników i wydawania identyfikatorów co najmniej 10 komputerów laptopów i co najmniej 6 kompatybilnych z komputerami kolorowych drukarek laserowych (wraz z niezbędnymi zapasowymi tonerami do kolorowego i czarno-białego wydruku, odpowiednim papierem ksero) (pkt. 17 OPZ), a także kompatybilnymi z 6 aparatami fotograficznymi/kamerami do robienia zdjęć (wielkości zdjęć legitymacyjnych) (pkt. 17 OPZ) uczestnikom na miejscu. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić specjalistyczne systemy drukujące identyfikatory na miejscu wydarzenia. Co najmniej dwie drukarki

laserowe będą miały wbudowany skaner i moduł do wykonywania kserokopii (zgodnie z pkt.17 OPZ).

15) W ramach 10 wyżej wymienionych komputerów Wykonawca utworzy trzy dodatkowe stanowiska komputerowe

dla osób, które się w ogóle nie zarejestrowały na sesję i będę dokonywały rejestracji na miejscu w namiocie.

54

mailto:[email protected]

16) Zapewnienie bezawaryjnego wysokiej jakości ww. sprzętu wraz z odpowiednimi podłączeniami (i gniazdami i

przedłużaczami), dostępem przewodowym i bezprzewodowym do Internetu przez cały okres funkcjonowania

recepcji ( wraz z serwerem), o którym mowa w pkt. 17 OPZ.

17) Wykonawca zapewni w recepcji do pracy recepcji zapas materiałów biurowych (m.in. długopisy, ołówki, gumki,

notatniki, nożyczki, taśmy klejące).

18) Koordynator ds. rejestracji Wykonawcy zapewni minimum trzydniowe szkolenie personelu i odprawę personelu recepcyjnego najpóźniej w dniu 29 czerwca 2017 r. o godz. 13.00. W ramach odprawy nastąpi nie

mniej niż: wizja lokalna obiektu ICE Kraków, zapoznanie z programem sesji oraz wydarzeń równoległych i

towarzyszących. Szkolenie będzie dotyczyło zachowania z zakresu sytuacji awaryjnych, procedur zachowania w

celu zapewnienia sprawnej rejestracji uczestników, reagowania w sytuacjach kryzysowych, podstawowych zasad

protokołu dyplomatycznego oraz szkolenie z elektronicznego systemu ds. rejestracji, test z języka obcego. Do

pracy przystąpi personel przeszkolony.

19) Do zadań Wykonawcy będzie należała profesjonalna organizacja i obsługa recepcji, w tym m.in. drukowanie

kolorowych identyfikatorów ze zdjęciami i kodami QR/ paskami magnetycznymi, naklejanie na identyfikator

hologramów (dwa rodzaje hologramów Zamawiającego naklejonych na każdy identyfikator przez Wykonawcę),

wydawanie uczestnikom zaproszeń na wydarzenia towarzyszące, weryfikowanie uczestników zgodnie z listą

obecności, wydawanie toreb i materiałów konferencyjnych uczestnikom sesji.

20) Czas trwania zrobienia jednego zdjęcia, jego wydruku i wydania kompletnego identyfikatora dla jednego

uczestnika nie powinien przekraczać 3-5 minut.

21) Wykonawca przygotuje smycze do identyfikatorów w recepcji oraz przygotuje odpowiednie, wcześniej

nadrukowane kartony do druku zindywidualizowanych identyfikatorów, aby po wydrukowaniu i skompletowaniu

identyfikatora połączy je i przekaże uczestnikowi.

22) Wykonawca będzie zobowiązany do naklejenia wszystkich typów hologramów na identyfikator przed ich

wydaniem uczestnikom, w tym jeden hologram będzie na bezpłatne przejazdy komunikacją miejską).

23) Personel recepcji będzie po dokonanej pozytywnej rejestracji uczestników wydawał im torby konferencyjne

(zgromadzone w recepcji), w których będą znajdowały się materiały wcześniej przez Wykonawcę

skonfekcjonowane według wytycznych Zamawiającego.

24) Personel recepcji będzie odpowiedzialny dodatkowo za przekazywanie podstawowych informacji dotyczących

wydarzeń, miejsc organizacji poszczególnych sesji, udzielanie ewentualnej pomocy uczestnikom, opieka nad

gośćmi VIP, mediami, kierowanie do poszczególnych punktów informacyjnych, podróżnych, lokalizacji

poszczególnych sal panelowych, wyjść, szatni, toalet, itp.

25) Koordynator ds. rejestrcji zapewniony przez Wykonawcę musi być przygotowany na udzielanie odpowiedzi

Zamawiającemu, ile szacunkowo osób zarejestrowało się na sesję co 2 h podczas wszystkich dni sesji w podziale

na kategorie uczestników oraz poszczególne nazwiska.

26) W sytuacjach awaryjnych, kryzysowych i siły wyższej (zgodnie z opisem w umowie) Wykonawca będzie

wysyłał do uczestników smsy i/lub e-maile z komunikatami informacyjnymi lub ostrzegawczymi, dlatego istotne jest

niezwykle, aby przy rejestracji uczestnicy podawali swoje numery telefonów komórkowych i adresy poczty

elektronicznej.

27) W namiocie głównym dodatkowo będzie zapewnione podstawowe nagłośnienie z mikrofonami

bezprzewodowymi i megafonami (2 sztuki).

28) Personel pracujący w recepcji będzie wyposażony przez Wykonawcę w telefony komórkowe podczas pracy

recepcji ( co najmniej trzy telefony komórkowe, w tym telefon Koordynatora ds. rekrutacji i rejestracji) i numery tych

telefonów zostaną udostępnione Zamawiającemu.

55

29) Koordynator ds. rejestracji zapewni przygotowanie aktualnej listy obecności uczestników w wersji

elektronicznej i przekazanie jej Zamawiającemu e-mailowo na koniec każdego dnia podczas Sesji.

30) Namiot będzie klimatyzowany i Wykonawca zapewni bezawaryjność klimatyzacji przez cały okres

funkcjonowania recepcji.

31) Dla oczekujących w kolejce do rejestracji zostanie udostępniona toaleta w budynku administracyjnym KBF,

przy ul. Wygrana 2 usytuowanego w bliskim sąsiedztwie budynku ICE Kraków.

32) W namiocie z recepcją zostanie ustawiona przez Wykonawcę czytelnie oznaczone szafki i 2 szafy zamykane

na klucz na rzeczy zgubione/znalezione oraz na rzeczy pozostawione w depozycie (w tym przypadku każda osoba

otrzyma numerek na przekazany bagaż/element w depozyt). Taka sama szafka/szafa zostanie umieszczona przez

Wykonawcę w jednej z szatni wewnątrz budynku. Szafki/szafy zostaną oznakowane w języku angielskim i języku

francuskim.

33) W przypadku zgłoszenia się uczestnika z prośbą o wydanie duplikatu identyfikatora, Wykonawca każdorazowo

zgłosi ten fakt Koordynatorowi ds. bezpieczeństwa NID, a następnie, po uzyskaniu jego zgody i uzyskaniu

pisemnego oświadczenia uczestnika o zagubieniu identyfikatora wraz z podaniem okoliczności, po odnotowaniu

tego faktu w bazie, wyda duplikat.

22. Punkty informacyjne

22.1. Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania profesjonalnie działających punktów informacyjnych (zgodnie z

poniższymi wytycznymi), w których będą pracowały osoby zapoznane z rangą i specyfiką wydarzenia, harmonogramem

sesji, wydarzeń towarzyszących i równoległych. Osoby te muszę odznaczać się nienaganną kulturą osobistą, rzetelnością i

wzorową organizacją pracy.

22.2. Obowiązki wykonawcy zgodnie z pkt. 9 OPZ i harmonogramem sesji i wydarzeń równoległych:1) Profesjonalna organizacja następujących punktów informacyjnych w recepcji wewnątrz obiektu ICE Kraków:

a) Punktu informacyjnego ogólnego (2-12 lipca 2017 r.) – Wykonawca zobowiązany jest zapewnić 2 osoby do obsługi punktu,b) Punktu informacyjnego podróżnego w ICE Kraków (2-12 lipca 2017 r.) – wydzielenie miejsca przy ladzie recepcyjnej i zapewnienie dwóch krzeseł dla pracowników podmiotu wyłonionego przez Zamawiającego w zakresie świadczenie usług rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych oraz rezerwacji i sprzedaży biletów na

potrzeby organizacji 41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa,

c) Punktu informacyjnego na temat oferty kulturalno-turystycznej (w tym m.in. przewodników wycieczek, koordynacji uczestników wycieczek/ harmonogramu)- (2-13 lipca 2017 r.) - Wykonawca zobowiązany jest zapewnić 2 osoby do obsługi punktu, d) Punktu informacyjnego na temat oferty wydarzeń towarzyszących w obiekcie ICE Kraków (2-12 lipca 2017 r.) – Wykonawca zobowiązany jest zapewnić 2 osoby do obsługi punktu,

2) Organizacja dodatkowych punktów informacyjnych poza terenem obiektu ICE Kraków we wskazanych dwóch hotelach w Krakowie (wskazanych przez Zamawiającego w terminie do 7 dni po podpisaniu umowy).3) Ponadto Wykonawca zapewni dodatkowe punkty informacyjne w terminie od 30 czerwca do 8 lipca 2017 r. na lotnisku Kraków- Balice i na dworcu kolejowym Kraków Główny (czas trwania dyżurów na stałe po co najmniej jednej osobie, w punktach wymienionych w niniejszym punkcie nie może być krótszy niż 8 godzin dziennie).

56

4) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany liczby osób w ramach dostępnego personelu w ww. punktach informacyjnych.5) W lokalizacjach wskazanych w ppkt. 2 i 3, Wykonawca zapewni w każdym punkcie co najmniej: 1 wyprodukowany

stabilny roll-up wykonany według wytycznych Zamawiającego, elegancki stolik i krzesło oraz personel opisany w pkt.9

Zespół Wykonawcy, z wyjątkiem punktu informacyjnego na lotnisku Kraków-Balice, gdzie Wykonawca będzie

zobowiązany do zapewnienia na wynajętym przez Zamawiającego tzw. Standzie informacyjnym o wielkości ok 2 m x 2

m naklejki z logotypami sesji i napisami według wytycznych Zamawiającego (załącznik nr 2 do OPZ). Projekt roll-up’u

oraz naklejki zostanie wykonany przez Wykonawcę według Tabeli Specyfikacja techniczna i opis wykonania materiałów promocyjno-informacyjnych będących załącznikiem nr 2 do niniejszego OPZ.6) Ponadto Wykonawca poinformuje Kierownictwo funkcjonujących na stałe Punktów informacyjnych na Lotnisku im. F. Chopina w Warszawie oraz na dworcu Warszawa Centralna o trwającej sesji w okresie od 2 do 12

lipca 2017 r. i zwróci się z prośbą o przekazanie tej informacji wszystkim pracującym w ww. miejscach pracownikom,

aby służyli wszelką pomocą informacyjną w przypadku pytań uczestników sesji. Informacja ta w formie pisemnej

zostanie przygotowana przez Zamawiającego i przekazana Wykonawcy w terminie do 7 dni po podpisaniu umowy.

7) Punkty informacyjne w obiekcie ICE Kraków będą zorganizowane w wbudowanej na stałe recepcji ICE Kraków na poziomie 0 przy wejściu głównym. 8) Organizacja punktów informacyjnych w recepcji długości 16 metrów, złożonej z lady recepcyjnej (16 metrów), szafek

zamykanych, otwartych półek pod ladami, krzeseł recepcyjnych.

9) Wykonawca zapewni wyświetlenie na ekranach nad ladą nazw poszczególnych punktów w trakcie trwania Sesji

(nazwy punktów informacyjnych zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego w terminie do 7 dni po

podpisaniu umowy) i innych treści/komunikatów.

10) Do zadań Wykonawcy będzie należało zapewnienie co najmniej 6 komputerów i 3 kolorowych drukarek z funkcjami skanowania i kserowania (i niezbędnego zapasu toneru kolorowego i czarno-białego, białego papieru ksero i innych niezbędnych materiałów eksploatacyjnych) (pkt. 17 OPZ).11) Wykonawca dostarczy na cały okres trwania sesji personelowi ww. punktów odpowiednią liczbę materiałów biurowych, m.in. długopisów, ołówków, temperówek, notesów, zszywaczy, taśm klejących etc.

22.3. Szczegółowy opis zadań poszczególnych punktów informacyjnych

1) Punkt informacyjny ogólny Do zadań osób obsługujących punkt informacyjny ogólny będzie należało m.in: informowanie uczestników sesji w zakresie:

programu sesji, programu wydarzeń równoległych, miejsca (i lokalizacji) realizacji sesji i wydarzeń równoległych , kontaktu

mediów z centrum prasowym sesji i UNESCO, spraw związanych z organizatorami i partnerami sesji, spraw

organizacyjnych, technicznych, drukowania materiałów dla uczestników, programów, informacji ze stron internetowych,

wyszukiwania informacji na stronach internetowych związanych z sesją i jej organizatorami. Punkt ten w ramach potrzeb

będzie wspierany przez wolontariuszy.

2) Punkt informacyjny podróżny w ICE Kraków - będzie obsługiwany przez odrębny podmiot wyłoniony w postępowaniu przetargowym pn. „Świadczenie usług rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych oraz rezerwacji i sprzedaży biletów na potrzeby organizacji 41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa”

Do zadań osób obsługujących punkt informacyjny podróżny będzie należało, m.in: informowanie uczestników sesji w

zakresie: bieżących rezerwacji pokoi hotelowych zapewnionych przez Zamawiającego oraz puli otwartej pokoi hotelowych,

57

planowanych rezerwacji pokoi hotelowych w całej Polsce, planowanych rezerwacji biletów kolejowych w całej Polsce,

planowanych rezerwacji biletów lotniczych krajowych i międzynarodowych, wyszukiwania dogodnych połączeń

lotniczych/kolejowych/autobusowych zgodnie z prośbą uczestników Sesji. Ponadto pracownicy punktu informacyjnego będą

udzielać telefonicznie niezbędnych informacji i wsparcia podróżującym uczestnikom sesji, m.in. w trakcie

przebywania/przesiadek na lotniskach: Kraków-Balice i Warszawa-Okęcie, na dworcach kolejowych (Dworzec Centralny w

Warszawie, Dworzec Główny w Krakowie). Numery telefonów komórkowych tych osób będą umieszczone na stronie

internetowej sesji.

3) Punkt informacyjny dotyczący oferty kulturalno-turystycznej

Do zadań osób obsługujących punkt informacyjny dotyczący oferty kulturalno-turystycznej będzie należało m.in:

informowanie uczestników sesji o ofercie kulturalno-turystycznej, zachęcanie do korzystania z oferty kulturalno-turystycznej

przygotowanej przez Zamawiającego, koordynacja rejestracji uczestników na wycieczki, w tym m.in. tworzenie list osób

zgłaszających się na wycieczki poprzez stronę internetową wydarzenia, zgłoszenia telefoniczne oraz zgłoszenia na miejscu

w ICE Kraków, pobieranie opłat od uczestników za udział w odpłatnych wycieczkach zgodnie z załącznikiem nr 4 do OPZ w

celu przekazania tych opłat w poszczególnych miejscach wycieczek, współpraca z pracownikami z biura podróży,

przewodnikami, opiekunami wycieczek oraz przedstawicielami Zamawiającego i parterów wydarzeń towarzyszących.

Wykonawca zapewni kasę fiskalną z obsługą przez pracowników punktu informacyjnego dotyczącego oferty kulturalno-

turystycznej

4) Szczegółowe wytyczne dla Wykonawcy dotyczące organizacji oferty kulturalno-turystycznej1. Pełna lista wycieczek zostanie przekazana Wykonawcy przez Zamawiającego w terminie do 7 dni po

podpisaniu umowy.2. Planowana oferta kulturalno-turystyczna zapewniona przez Zamawiającego znajduje się w załączniku nr 4

do OPZ- Planowana oferta kulturalno-turystyczna.3. Lista osób deklarujących chęć korzystania z oferty kulturalno-turystycznej uzyskana przez Zamawiającego

zostanie przekazana Wykonawcy pięć dni po podpisaniu umowy. Po terminie podpisania umowy z

Zamawiającym, Wykonawca będzie prowadził rejestrację osób zgłaszających chęć skorzystania z oferty kulturalno-

turystycznej i aktualizował ją na bieżąco oraz dbał o pełne wykorzystanie przedstawionej oferty. Dnia 20 lipca 2017

r. Wykonawca przekaże Zamawiającemu w wersji elektronicznej raport z realizacji oferty kulturalno-turystycznej, w

którym m.in. opisze stopień realizacji oferty wraz ze statystykami dotyczącymi korzystających z wycieczek,

rodzajów wycieczek z podziałem na liczby korzystających z nich, opinii.

4. Wykonawca zapewni sprawny transport grup wycieczkowych komfortowymi autobusami, z klimatyzacją i na

trasach powyżej 100 km czynną toaletą, w dniach od 2 lipca do 13 lipca 2017 r., zgodnie z zapotrzebowaniem i

przekazanym planem wycieczek. Autokary muszą mieć aktualne badania techniczne, osoby prowadzące muszą

mieć odpowiednie uprawnienia (ew. zmianowość tych osób prowadzących pojazdy), ubezpieczenia, przeglądy,

licencje na przewóz osób.

5. Wykonawca zapewni codziennie – w dniach od 4 do 12 lipca – busy 9- osobowe lub 15 -osobowe umożliwiające zorganizowanie wycieczek po Krakowie, dla max. 270 osób łącznie, zgodnie z zapotrzebowaniem i przekazanym planem wycieczek.

6. Wykonawca zapewni i zakupi 60 biletów kolejowych z miejscówkami w II klasie (pośpieszne, ekspresowe,

Intercity: EIC lub EIP lub równoważne) na każdą z trzech wycieczek do Warszawy (bilety tam i z powrotem). Ze

względu na komfort i bezpieczeństwo podróżujących zaleca się wykupienie wszystkich miejsc w jednym wagonie

58

pociągu (wagon na wyłączność, dostępna oferta PKP Intercity). W ramach wycieczki do Warszawy Wykonawca

zapewni 2 autokary do przewiezienia osób na trasie:

– w Krakowie: Centrum Kongresowe ICE Kraków – Kraków Dworzec Główny,

- w Warszawie: Dworzec Centralny – Starówka – miejsce lunchu – Muzeum Historii Żydów Polskich lub Muzeum

Powstania Warszawskiego – Dworzec Centralny (ostateczna trasa i kolejność przejazdów na trasie zostanie

ustalona po podpisaniu umowy z Wykonawcą),

– w Krakowie: Kraków Dworzec Główny – Centrum Kongresowe ICE Kraków.

7. Wykonawca zapewni w sumie 21 autokarów, mieszczących każdy ok. 50 osób, do przewozu w sumie ok. 1050 osób podczas wycieczek na następujących trasach/do następujących miejsc:

- 200 os. – Wieliczka – trasa w obie strony do 50 km,

- 100 os. – Ojców/Pieskowa Skała – trasa w obie strony do 100 km,

- 500 os. – Oświęcim lub Bochnia lub Lipnica Murowana – trasa w obie strony do 200 km,

- 200 os. – Małopolska Szlak Architektury Drewnianej lub Małopolska Pieniny/Tatry – trasa w obie strony do 450

km,

- 50 os. - Dolny Śląsk – trasa w obie strony do 700 km.

8. Wykonawca zapewni przewodników-opiekunów (pełniących funkcję tłumaczy) ze znajomością języka polskiego,

angielskiego i francuskiego zaznajomionych z trasą i zwiedzanymi obiektami i miejscami (dotyczy wyjazdów na

Dolny Śląsk i do Warszawy). Na jeden autokar/wagon jeden przewodnik-opiekun mówiący w języku angielskim i 1

mówiącym w języku francuskim. Dodatkowo na pozostałych wycieczkach (dotyczy wyjazdów: po Małopolsce, do

Auschwitz, Bochni, Wieliczki, Lipnicy Murowanej, Ojcowa i Pieskowej Skały, w Pieniny i Tatry) Wykonawca

zapewni opiekunów wycieczki. Na jeden autokar jeden opiekun mówiący w języku angielskim i 1 mówiącym w

języku francuskim.

9. Zamawiający rozróżnia przewodników-opiekunów na wycieczki na Dolny Śląsk i do Warszawy, którzy muszą mieć

wiedzę o trasie wycieczki i opiekunów na pozostałych wycieczkach, którzy będą się tylko opiekować uczestnikami,

z tego względu, iż przewodnicy będą na miejscu danej wycieczki.

10. Przewodnicy powinni mieć doświadczenie co najmniej trzech lat w oprowadzaniu co najmniej 10 wycieczek

międzynarodowych.

11. Ponadto przewodnicy powinni mieć ukończone 18 lat i szkołę średnią lub równoważną, posiadać stan zdrowia

umożliwiający wykonywanie zadań przewodnika, mieć odbyte zgodnie z systemem szkolnictwa w Polsce szkolenia

i praktykę przewodnicką w oprowadzaniu turystów po zabytkowych miejscach i miastach w Polsce oraz nie mogą

być karani za przestępstwa umyślne lub inne popełnione w związku z wykonywaniem zadań przewodnika

turystycznego lub pilota wycieczek. Wykonawca złoży Zamawiającemu pisemne oświadczenia przewodników

spełniające ww. wymagania.

12. Wykonawca zapewni czytelne i widoczne oznakowanie pojazdów (z logo sesji) i przystanków odjazdów (z logo

sesji) na wycieczki/miejsc spotkań uczestników poszczególnych grup wycieczkowych.

13. Wykonawca zapewni kierowców autokarów i busów ze znajomością języka polskiego oraz języka angielskiego.

14. Kierowcy powinni mieć doświadczenie w okresie ostatnich trzech latach w turystycznym przewozie osób co

najmniej 10 wycieczek z gośćmi z zagranicy.

15. Kierowcy powinni mieć doświadczenie w przejazdach na trasach wycieczek zaplanowanych przez Zamawiającego.

16. Wykonawca zapewni autokary i busy sprawne, komfortowe, klimatyzowane, posiadające aktualne licencje oraz

inne dokumenty na wykonywanie przewozów osób oraz wymagane przeglądy techniczne. Samochody te powinny

mieć rok produkcji nie wcześniejszy niż rok 2010.

59

17. Autokary i busy muszą być czyste, sprawne i codziennie sprzątane, tak, aby mogły być wykorzystane do przewozu

uczestników na kolejne wycieczki.

18. Kierowcy muszą mieć czyste i schludne ubrania.

19. Kierowcy muszą stawić w miejscach odjazdu z co najmniej 45 minutowym wyprzedzeniem.

20. Zadaniem kierowców jest dołożenie starań w celu punktualnego dowiezienie i doprowadzenia osób (uczestników

wycieczek) na miejsce (co jest ważne w sytuacji rezerwacji godzin zwiedzania np. Zamku Królewskiego na

Wawelu, Muzeum Historycznego Miasta Krakowa (Fabryka Schindlera), Muzeum Powstania Warszawskiego,

Muzeum Historii Żydów Polskich, koncertu w Lipnicy Murowanej, odjazdu pociągu PKP, umówionego lunchu

itp.).W przypadku konieczności pokrycia przez zwiedzających (uczestników wycieczek) kosztów biletu wstępu do

muzeum, kopalni lub parku narodowego Wykonawca dokona grupowej opłaty ze swoich środków w terminach

określonych przez partnerów wydarzeń towarzyszących a następnie pobierze należność od uczestników

wycieczek, zgodnie z przekazanym przez Zamawiającego cennikiem ustalonych z partnerami wydarzeń

towarzyszących opłat wejść do zwiedzanych placówek i miejsc wraz z kosztem miejscowych przewodników.

(uczestnik pokrywa koszt przewodnika w muzeum, ten koszt wliczany jest w cenę biletu i podawany jest koszt

jednostkowy za zwiedzanie muzeum w cenie np. 25 zł / osoby). W różnych przypadkach są różne zasady

rezerwacyjne, Wykonawca weźmie pod uwagę ryzyko ewentualnych dokonanych rezerwacji.

21. Wykonawca dołoży wszelkich starań w celu zapewnienia pełnych grup zwiedzających (szczególnie istotne jest to

w sytuacji rezerwacji godzin zwiedzania placówek muzealnych) i konieczności pokrycia kosztów miejscowego (np.

muzealnego) przewodnika. Wykonawca otrzyma od Zamawiającego warunki rezerwacji zwiedzania konkretnych

miejsc i warunki kosztowej i bezkosztowej anulacji rezerwacji, w sytuacji braku zainteresowania konkretną,

przedstawioną ofertą. Wykonawca poniesie odpowiedzialność finansową za dokonane rezerwacje i bieżącą

współpracę z partnerami imprez towarzyszących.

22. W przypadku wycieczek całodniowych Wykonawca dokona rezerwacji miejsc w schludnych i czystych obiektach

restauracyjnych (lunchowych), w których uczestnicy wycieczki będą mogli spożyć na siedząco ciepły, pożywny

posiłek (obiad). W celu sprawnej realizacji programów wycieczek, Wykonawca wcześniej ustali z restauratorami

dwa rodzaje menu obiadowego, równoważnego w cenie, do wyboru przez uczestników wycieczek (w tym jeden

zestaw wegetariański, napoje wliczone w cenę posiłku) oraz dokona grupowej opłaty za posiłki. Wykonawca

pobierze, ustaloną wcześniej należność, od uczestników wycieczek bez naliczania kosztów pośrednich.

23. Ponadto Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia w restauracji obiadu w Pieskowej Skale dla 50 osób

(UNESCO, Zamawiający), którym 13 lipca 2017 r. zostanie zorganizowana wycieczka do Ojcowa i Zamku w

Pieskowej Skale. Wykonawca wcześniej ustali z restauratorem dwa rodzaje menu obiadowego, równoważnego w

cenie, do wyboru przez uczestników wycieczek (w tym jeden zestaw wegetariański, napoje wliczone w cenę

posiłku). Wykonawca przedstawi Zamawiającemu trzy propozycje menu do wybory na 7 dni przed wycieczką.

Zamawiający może zgłosić uwagi i wykonawca powinien niezwłocznie zaproponować zmiany po zgłoszonych

uwagach.

24. Dane osobowe kierowców oraz numery telefonów komórkowych do kierowców zostaną przekazane do

Koordynatora ds. oferty kulturalno-turystycznej po stronie Zamawiającego i Wykonawcy.

5) Punkt informacyjny na temat oferty wydarzeń towarzyszących w obiekcie ICE Kraków Wydarzenia towarzyszące tzw. side eventy to krótkie, zazwyczaj kilkugodzinne wydarzenia organizowane podczas sesji

poza głównym nurtem obrad. Ich organizatorami są państwa członkowskie Konwencji światowego dziedzictwa, organizacje

doradcze UNESCO oraz inne partnerskie instytucje. Mają one formę wystaw, seminariów, spotkań informacyjnych, mini-

60

konferencji, pokazów filmowych, a czasem nawet koktajli lub wydarzeń o charakterze artystycznym, a ich celem jest

zaprezentowanie działalności danego państwa czy instytucji związanej z miejscami światowego dziedzictwa.

Side eventy są otwarte dla wszystkich chętnych uczestników sesji, a udział w nich jest bezpłatny. Wszystkie one będą

odbywać się na terenie ICE Kraków o dwóch porach dnia: w trakcie lunchu między godziną 13:00, a 15:00 oraz wieczorami,

po godzinie 18:30 do godziny 24.00. Szczegółowy harmonogram zostanie ogłoszony przed sesją, a aktualne informacje na

temat wszystkich wydarzeń podawane będą na bieżąco w trakcie trwania obrad.

Planowana liczba wydarzeń towarzyszących przez Zamawiającego to ok. 30-50 wydarzeń w okresie od 2 do 11 lipca 2017 r. Wstępną listę wydarzeń towarzyszących i ich rodzajów Zamawiający przekaże Wykonawcy do dnia 31 maja 2017 r. lub w terminie do 5 dni po zawarciu umowy, jeśli data zawarcia umowy będzie później niż 31 maja 2017 r.

a) Zamawiający przygotuje Manual wydarzeń towarzyszących jako wytyczne do wszystkich organizatorów side eventów.

Wykonawca otrzyma od Zamawiającego trzy dni po podpisaniu umowy Manual w celu zapoznania się z nim.

Wydarzenia towarzyszące będą odbywać w ICE Kraków na następujących poziomach/w pomieszczeniach:

● piwnica - poziom -2 (sala S5)

● poziom 0 – foyer oraz dwa Kioski obok szatni (dystrybucja publikacji)

● sala teatralna (sala S2 – sala teatralna tzw. Sala szara) – tylko po 18.30

● poziom 1 - foyer (przód kawiarni) - tylko po 18:30

● poziom 1 - foyer (tył kawiarni) - tylko po 18:30

● poziom 2 - foyer (przód kawiarni) - tylko po 18:30

● poziom 2 - foyer (tył kawiarni) - tylko po 18:30

● poziom 3 - hall

● poziom 3 – sala S3 – Sala kameralna

b) Wykonawca będzie odpowiedzialny za koordynację organizacji wydarzeń towarzyszących w obiekcie ICE Kraków i będzie pozostawał w tej kwestii w stałym kontakcie z koordynatorem ds. wydarzeń towarzyszących po stronie Zamawiającego, z przedstawicielami UNESCO, a przede wszystkim z samymi organizatorami tych wydarzeń, czyli przedstawicielami poszczególnych Państw, do których bezpośredni kontakt otrzyma od Zamawiającego.

c) Technika konferencyjna i wyposażenie, które Wykonawca będzie rozdzielał w ramach posiadanego zasobu podczas całej sesji do wykorzystania podczas organizacji wydarzeń towarzyszących będą składały się nie mniej z:

2 laptopy na stałe przypisanych do side eventów,

● 1 zestawu systemu stereo nagłaśniającego wraz z mikrofonami odtwarzaczem muzyki do Sali S5 (poziom -2),

● Wyposażenia do tłumaczenia symultanicznego i odbiorników ze słuchawkami – tylko w Sali teatralnej S2 i Sali

kameralnej S3,

● 1 zestawu konferencyjnego z mikrofonami na stół konferencyjny - tylko w Sali teatralnej S2 i Sali kameralnej S3,

● 1 rzutnika + 1 ekranu przenośnego do użytku podczas eventów organizowanych we foyer lub do ustawienia w Sali

S5,

● 5 mikrofonów przewodowych/bezprzewodowych,

● 1 mównicy (lekkiej, łatwo przenośnej),

● ok. 10 szt. miękkich puf do strefy odpoczynku na poziomie -2 (sala 5).

61

d) Wymagania dotyczące personelu przypisanego do realizacji wydarzeń towarzyszących w ramach Personelu zapewnianego przez Wykonawcę (wymienionego także wyżej w punkcie 9 Zespół Wykonawcy):

1) Koordynator ds. wydarzeń towarzyszących, nadzoru nad ich harmonogramem i przebiegiem – 1 os.,

2) Dwie osoby na stale - do punktu informacyjnego nt. side eventów,

3) Specjalista ds. dystrybucji publikacji - 1.os.

4) Dwie osoby do stoisk z publikacjami,

5) Dwie osoby do podłączania sprzętu, komputerów, mikrofonów i rzutników,

6) Dwie osoby do montażu w dniach montażowych oraz do ewentualnej zmiany ekspozycji w Sali S5 i innych

salach/foyer w trakcie trwania sesji.

Do zadań osób obsługujących punkt informacyjny na temat oferty wydarzeń towarzyszących będzie należało m.in:

informowanie uczestników sesji w zakresie harmonogramu i miejsca organizacji wydarzeń towarzyszących, informowanie w

zakresie możliwości udziału w wydarzeniu towarzyszącym, udzielanie informacji na temat dostępności sprzętu i wyposażenia

na organizację side eventów, wprowadzenia aktualnych informacji do multimedialnych ekranów, na których jest publikowany

harmonogram wydarzeń, wydruku ulotek z harmonogramem wydarzeń.

6) Dodatkowe ważne informacje związane z zapewnieniem bezpieczeństwa w ICE Kraków: Poszczególne Państwa mogą przywieźć swój sprzęt wystawowy w dniach 30 czerwca – 1 lipca 2017 r. przed

wydarzeniem i mogą rozstawić/zbudować wystawy w budynku przed rozpoczęciem Sesji, jednakże muszą

zakończyć budowę wystaw przed 1 lipca 2017 r.

Wystawy muszą być zamontowane w budynku ICE Kraków przed rozpoczęciem sesji.

Wówczas (po zakończeniu montażu) całość zbudowanych konstrukcji/wystaw będzie sprawdzona pirotechnicznie

przez odpowiednie służby.

Wszelkie dodatkowe dostawy wystawowe czy sprzętowe po 1 lipca 2017 r. będą musiały przechodzić przez

kontrolę bezpieczeństwa (RTG) na zewnątrz przed wniesieniem ich do budynku ICE Kraków.

23. Stoiska z publikacjami

23. 1. Zamawiający planuje podczas sesji organizację w obiekcie ICE Kraków dystrybucji publikacji i materiałów

informacyjnych związanych z problematyką sesji wydanych przez UNESCO, Zamawiającego oraz współorganizatorów i

partnerów oraz przez państwa-uczestników sesji. Łączna liczba publikacji dostępna dla uczestników wyniesie ok.

kilkadziesiąt tysięcy egzemplarzy. Wykonawca zorganizuje kompleksowo stoiska/kioski oraz stoliki do dystrybucji bezpłatnej

publikacji wraz z codzienną ich obsługą i dystrybucją publikacji wśród uczestników.

23.2. Obowiązki Wykonawcy:1) Organizacja stoisk z publikacjami Zamawiającego i ok. 20 różnych instytucji podczas sesji oraz codzienna ich

obsługa, dystrybucja publikacji podczas sesji.

2) Wykonawca zapewni organizację dwóch stoisk publikacji w ICE Kraków na poziomie 0 (po dwóch bokach szatni) w ramach tzw. kiosków i zapewni co najmniej dwie osoby do rozdawania publikacji w Kioskach . W razie

potrzeby pomocą będą służyć wolontariusze. Zadecyduje o tym Zamawiający w trakcie trwania sesji.

62

3) Organizacja punktu dystrybucji publikacji w ICE Kraków z instytucji – uczestników zgłaszających taką potrzebę przed

sesją, jak i podczas sesji, w tym stoisko publikacji UNESCO

4) Codzienna obsługa stoisk/kiosków i stolików na publikacje, polegająca na dowożeniu/donoszeniu publikacji z

magazynów publikacji znajdujących się na poziomie 0, i na stoiska/stoliki, tak aby były one dostępne przez cały okres

sesji.

5) Porządkowanie stoisk i stolików na publikacje.

6) Powiększenie dwóch istniejących kiosków (poziom 0 ICE Kraków) na dystrybucję publikacji poprzez wkomponowanie

i ustawienie na zewnątrz przy nich dodatkowych elementów, tak, aby kioski powiększyć poza wnękę, w której się

znajdują. W ten sposób poprzez połączenie kiosków ze stoiskami na publikacje powstanie większa powierzchnia

bardziej widoczna dla uczestników i będzie spełniała funkcję księgarni.

7) Stoiska dostawione do kiosków będą o wymiarach (ok. 2m x ok.3m) zgodnie z zatwierdzonym projektem przez

Zamawiającego przedstawionym przez Wykonawcę w KOS po podpisaniu umowy i będą wyposażone w:

konstrukcję ścian bocznych i tzw. ladę z półkami (półki są od wewnątrz lady),

fryz z napisami w pełnym kolorze - z napisem w pełnym kolorze,

co najmniej 8 półek i na ściankach stoiska na ekspozycję około 50 publikacji,

powierzchnię na magazynek zamykany na klucz,

3 hokery,

dostęp do gniazdka elektrycznego o napięciu 220V,

kosz na śmieci (pełne kosze na śmieci będą na bieżąco opróżniane przez obsługę),

4 punkty świetlne, lampki/reflektorki optymalnie oświetlające stoisko,

pełne podłączenie do laptopa z podłączeniem do Internetu,

przedłużacz min. 3 metrowy,

dodatkowo stojaki metalowe do ekspozycji pionowej publikacji (wysokość stojaka ok. 2 m) wewnątrz stoiska z

cenami na stojakach metalowych.

Wykonawca zapewni w ramach swoich zadań nadrukowanie pełno kolorowych folii z napisami i logo sesji na

ścianach bocznych stoiska.

8) Wykonawca przedstawi 3 projekty graficzne stoisk 3 dni po podpisaniu umowy, następnie uwzględni uwagi

Zamawiającego, jeśli takie będą, a ostateczne projekty zostaną zaakceptowane przez Zamawiającego na podstawie

uzgodnień między stronami. Ostateczne projekty stoisk zostaną dołączone do Koncepcji Organizacji Sesji, o której mowa w pkt 11.2 OPZ i wykonane przez Wykonawcę.9) Wykonawca zapewni zgodnie z harmonogramem sesji minimum 3 osoby do prowadzenia stoisk publikacji , w

tym 2 osoby, które będą obsługiwały dział publikacji z ok. 20 instytucji oraz będą odpowiadały za codzienne

porządkowanie publikacji oraz prowadzenie rejestru dystrybucji.

10) Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania w uzgodnieniu z Zamawiającym pisma przewodniego (w języku

polskim i angielskim) do instytucji wskazanych przez Zamawiającego w terminie do 3 dni po podpisaniu umowy oraz

zebrania informacji dotyczących tytułów publikacji/materiałów, ich nakładów od instytucji wskazanych przez

Zamawiającego trzy dni po podpisaniu umowy.

11) Wykonawca przygotuje zestawienie zgłoszonych publikacji/materiałów przez instytucje najpóźniej do 16 czerwca br. i przekaże je do Zamawiającego. W przypadku braku akceptacji przez Zamawiającego wybranych tytułów publikacji, Zamawiający przekaże Wykonawcy taką decyzję i poprosi Wykonawcę o przekazanie tej decyzji bezzwłocznie poszczególnym instytucjom.12) Wykonawca w terminie realizacji zamówienia zapewni transport nie rozdystrybuowanych publikacji/materiałów po

sesji do siedzib instytucji z Warszawy, z których przyjął materiały na sesję.

63

13) Wykonawca przygotuje w terminie realizacji zamówienia raport z dystrybucji wszystkich materiałów przyjętych do

bezpłatnej dystrybucji w podziale na instytucje, produkty i kwoty i przekaże raport do zatwierdzenia przez

Zamawiającego. W przypadku uwag Zamawiającego Wykonawca będzie zobowiązany do uwzględnienia ich i

przesłania w terminie realizacji zamówienia ostatecznej wersji raportu za pośrednictwem poczty elektronicznej do

Zamawiającego (osoby ds. wydarzeń towarzyszących).

24. Materiały konferencyjne, informacyjne i promocyjne, konfekcjonowanie

24.1. Materiały promocyjno-informacyjne i ich transport

1) Wykonawca zgodnie z OPZ i harmonogramem zawartym w załączniki nr 2 do OPZ odpowiedzialny jest za:

a. przygotowanie projektów i próbek materiałów promocyjno-informacyjnych sesji zgodnie z Tabelą Specyfikacja techniczna i opis wykonania materiałów promocyjno-informacyjnych będącą załącznikiem nr 2 do niniejszego OPZ.

b. dostarczenie projektów i próbek materiałów promocyjno-informacyjnych do siedziby Zamawiającego,

c. odbiór materiałów promocyjno-informacyjnych z siedziby Zamawiającego,

d. druk/produkcję materiałów promocyjno-informacyjnych,

e. przygotowanie katalogu materiałów promocyjno-informacyjnych sesji z plikami produkcyjnymi,

f. dostawę materiałów promocyjno-informacyjnych (wydrukowanych, zgodnie z zapotrzebowaniem

Zamawiającego) na miejsce organizacji sesji i ich zmagazynowanie,

g. spakowanie (konfekcjonowanie) zgodnie z tabelą nr 4 wskazanych materiałów promocyjno-informacyjnych dla wszystkich uczestników w osobne torby zgodnie z wytycznymi Zamawiającego oraz,

h. przygotowanie identyfikatorów dla uczestników – skompletowanie poszczególnych części tj, smyczy, oprawek

identyfikatora z folii, wkładek, mapek, ulotek,

i. druk, poukładanie identyfikatorów na recepcji

j. zwrot w terminie realizacji zamówienia po Sesji niewykorzystanych, uporządkowanych i policzonych materiałów

do siedziby Zamawiającego lub w miejsce przez niego wskazane na terenie Warszawy.

24.2. Wykonawca odpowiada za korektę językową, stylistyczną i graficzną treści materiałów drukowanych i tekstów

nadrukowanych w ramach produkcji wszystkich materiałów promocyjno-informacyjnych sesji. Zamawiający będzie

weryfikował materiały promocyjno-informacyjne i zgłaszał ewentualne uwagi na etapie prac zgodnie z tabelą nr 4

Harmonogramem prac.

24.3. Po zakończeniu sesji, w terminie najpóźniej 3 dni pozostałe niewykorzystane materiały promocyjno-informacyjne i inne

będące własnością Zamawiającego Wykonawca odwiezie na swój koszt do siedziby Zamawiającego wraz z przygotowanym

protokołem zdawczo-odbiorczym. Jednocześnie, podczas transportu materiałów z miejsca organizacji sesji Wykonawca

zapewni co najmniej dwie osoby do noszenia materiałów i składowania we wskazane miejsce w siedzibie Zamawiającego.

Wykonawca ustali z Zamawiającym za pośrednictwem poczty elektronicznej datę i godzinę dostawy materiałów z miejsca

organizacji sesji.

64

24.4. Zalecane jest, aby jednostkowe wartości poszczególnych materiałów promocyjno-informacyjnych sesji wymienionych w

załączniku nr 2 do OPZ nie przekraczały kwoty zwolnionej od podatku od osób fizycznych określonej na dzień złożenia oferty

z uwagi na zapis art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku od osób fizycznych (t. j. Dz. U. 2016 r. poz.

2032 z późn. zm.).

Zaoferowanie materiałów powyżej wskazanej ceny jednostkowej, uprawnia Zamawiającego do rezygnacji z całego nakładu

poszczególnego materiału.

24.5. Harmonogram prac – materiały promocyjno-informacyjne

Harmonogram prac nad przygotowaniem, zgłaszaniem uwag, poprawkami, zatwierdzeniem, produkcją, dostawą i montażem

poszczególnych materiałów promocyjno-informacyjnych znajduje się w poniższej tabeli nr 4 pn. Harmonogram prac.

W przypadku braku kompletu projektów i próbek wymaganych w OPZ i załączniku do niego, Zamawiający ma prawo nie

przyjąć materiałów do weryfikacji.

Tabela nr 4: Harmonogram prac

Lp. OPIS CZYNNOŚCIzgodnie z OPZ

Liczba dni kalendarzowych

1 Przygotowanie wszystkich projektów i próbek, przekazanie za

pośrednictwem e-maila i dostarczenie do siedziby

Zamawiającego do koordynatora organizacyjnego.

Wszystkie projekty graficzne będą wysyłane jednocześnie drogą

elektroniczną (lub poprzez Dropbox lub równoważny,

WeTransfer lub równoważny, własnego serwera itp.) w formacie

plików .jpg.

5 dni – od dnia zawarcia umowy

2 Przekazanie uwag Zamawiającego do projektów i próbek 3 dni – od dnia przekazania wszystkich projektów i

próbek przez Wykonawcę

3 Uwzględnienie przez Wykonawcę uwag i poprawienie projektów

i/lub wybór następnych próbek i przesłanie do Zamawiającego.

2 dni– od dnia przekazania uwag przez

Zamawiającego do wszystkich projektów

i próbek

4 Przygotowanie „Katalogu materiałów promocyjno-informacyjnych” z plikami produkcyjnymi i dołączenie go do

Koncepcji Organizacji Sesji w formie załącznika

4 dni – od dnia zaakceptowania wszystkich projektów

i próbek przez Zamawiającego

5 Produkcja, dostawa i konfekcjonowanie do 10 dni od dnia akceptacji projektów i próbek, dostawa do ICE Kraków - do 27 czerwca 2017 r.

6 Montaż materiałów opisanych w załączniku nr 2 do OPZ i w

KOS

zgodnie z wymaganiami Zamawiającego

zawartymi w niniejszym OPZ

24.6. Przygotowanie projektów i próbek

65

Wykonawca odpowiedzialny jest za przygotowanie projektów i próbek w tym także próbnych wydruków materiałów promocyjno-informacyjnych sesji zgodnych z OPZ i jego załącznikiem nr 2 Specyfikacja techniczna i opis wykonania materiałów promocyjno-informacyjnych.

Szczegółowe wytyczne i wskazówki dotyczące przygotowania poszczególnych materiałów promocyjno-informacyjnych sesji

zostaną Wykonawcy przekazane niezwłocznie po zawarciu umowy. Zamawiający wymaga przedstawienia przez Wykonawcę

projektów wskazanych w załączniku nr 2 do OPZ Specyfikacja techniczna i opis wykonania materiałów promocyjno-informacyjnych materiałów konferencyjnych do zatwierdzenia, jak i przedstawienia próbek wszystkich przewidzianych

materiałów.

Wykonawca przedstawi wszystkie projekty graficzne zawierające wymiary, zachowujące proporcje, z uwzględnieniem skali w

stosunku do realnego rozmiaru danego materiału promocyjno-informacyjnego Sesji.

24.7. Przygotowanie katalogu zatwierdzonych projektów

1) Wszystkie ostateczne projekty graficzne wykorzystane przy produkcji materiałów konferencyjnych zgodnie z załącznikiem

nr 2 do OPZ Specyfikacja techniczna i opis wykonania materiałów promocyjno-informacyjnych, zostaną zgrane na

nośnik w postaci płyty DVD w formacie plików .jpg oraz w formacie plików źródłowych/otwartych w formatach .ai, .eps,

lub .indd z plikiem źródłowym, fontami i wszelkimi elementami graficznymi i przekazane Zamawiającemu (za potwierdzeniem

ich odbioru) oraz będzie tam załączona również wersja elektroniczna Katalogu materiałów promocyjno-informacyjnych Sesji w formacie .pdf.

2) Katalog materiałów promocyjno-informacyjnych Sesji będzie zawierał co najmniej:

Stronę tytułową;

Spis treści podlinkowany do poszczególnych rozdziałów; numerację stron, odpowiednio i czytelnie podpisane

załączniki,

Zatwierdzone projekty materiałów z nazwą i opis projektów zgodnie z załącznikiem nr 2 do OPZ Specyfikacja techniczna i opis wykonania materiałów promocyjno-informacyjnych Sesji.

Płytę DVD dołączoną do katalogu z wgranymi zatwierdzonymi projektami przez Zamawiającego.

3) Przygotowany przez Wykonawcę Katalog materiałów promocyjno-informacyjnych Sesji zostanie przekazany

do zatwierdzenia Zamawiającemu w wersji elektronicznej. Zamawiający ma prawo zgłosić uwagi, które Wykonawca

zobowiązuje się wprowadzić.

4) Zatwierdzony przez Zamawiającego Katalog materiałów promocyjno-informacyjnych Sesji wraz z załączoną płytą

DVD zostanie wydrukowany na papierze co najmniej 120 g/m2 i zszyty drutem w formacie B5 jako załącznik do

zatwierdzonej Koncepcji Organizacji Sesji.Wykonawca z dniem odbioru materiałów promocyjno-informacyjnych Sesji przeniesie na Zamawiającego własność

Katalogu materiałów promocyjno-informacyjnych Sesji i nośnika, na którym utrwalone zostały projekty.

24.8. Produkcja

Wyprodukowane zgodnie z harmonogramem, o którym mowa w tabeli nr 4 przez Wykonawcę materiały promocyjno-

informacyjne Sesji zostaną spakowane, opisane zgodnie z zawartością i dostarczone w liczbie 3 kompletów po 1 sztuce do

siedziby Zamawiającego najpóźniej do 24 czerwca 2017 r. (dotyczy materiałów konferencyjnych konfekcjonowanych,

programów, ulotek).

66

Pozostały nakład musi być gotowy 26 czerwca 2017 r. i przetransportowany zostanie przez Wykonawcę do ICE Kraków i tam

złożony w magazynie najpóźniej do 27 czerwca 2017 r.

24.9. Transport materiałów promocyjnych partnerów Zamawiającego

Wykonawca także będzie odpowiedzialny za:

odbiór materiałów z maks. 10 instytucji (w tym z NID) na terenie Warszawy wskazanych przez Zamawiającego nie

później niż 3 dni przed terminem rozpoczęcia sesji oraz

po sesji odwiezienie pozostałych materiałów do maks. 10 instytucji (jak wyżej) w terminie realizacji zamówienia.

W ramach przekazanych przez Instytucje (w tym NID) materiałów będą, m.in.: ścianki konferencyjne (10 szt.), kilkadziesiąt

roll-up`ów, kilka tysięcy publikacji, kilka tysięcy ulotek, kilka tysięcy materiałów promocyjno-informacyjnych, nie więcej niż

2 000 kg.

Oba typy odbiorów materiałów: zarówno na sesję, jak i z sesji wymagają podpisania protokołów przez stronę wydającą oraz

przyjmującą odbiór poszczególnych materiałów. Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej informację

o liczbie odbieranych i przekazywanych materiałów (zwracanych z sesji) zostanie przygotowany przez Wykonawcę i

przedstawiony Zamawiającemu do akceptacji co najmniej na 1 dzień przed odbiorem.

Wszystkie materiały promocyjno-informacyjne sesji wymienione w załączniku nr 2 do OPZ Specyfikacja techniczna i opis wykonania materiałów promocyjno-informacyjnych Sesji są własnością Zamawiającego.

24.10. Konfekcjonowanie materiałów:

Wykonawca zobowiązany jest do konfekcjonowania materiałów zgodnie z wytycznymi Zamawiającego przekazanymi przez Zamawiającego w terminie do 7 dni po podpisaniu umowy nie później niż do 29 czerwca 2017 r. do godz. 10.00.

Wykonawca zapewni personel do noszenia oraz pakowania materiałów (również materiałów przekazanych przez partnerów

sesji) podczas wszystkich dni sesji, w tym m.in. do konfekcjonowania toreb (wg wytycznych Zamawiającego) w liczbie 4000

oraz złożenie ich w namiocie głównym ICE Kraków w recepcji za ladą recepcyjną w celu przekazania uczestnikom w trakcie

rejestracji.

Wykonawca zapewni minimum 6 wózków do przewożenia materiałów konferencyjnych przeznaczonych na stoiska, recepcje,

sale, wydarzenia towarzyszące w terminie od 26 czerwca do 15 lipca 2017 r.

Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia w magazynie publikacji i materiałów promocyjno-informacyjnych

bezpiecznego i estetycznego składowania materiałów (na stoiska informacyjne: dla każdej instytucji będzie specjalnie

wyznaczone i oznaczone nazwą danej instytucji miejsce) dla uczestników sesji w przeddzień rozpoczęcia obrad sesji. Wykonawca zapewni osoby (zgodnie z pkt. 9 OPZ) do pomocy przy rozwożeniu materiałów na poszczególne miejsca

wskazane przez Zamawiającego.

Materiały wydawane uczestnikom w recepcjach muszą być przygotowane (skonfekcjonowane) dla 3500 osób do 29 czerwca 2017 r do godz. 10.00 i złożone w recepcji w namiocie głównym ICE Kraków. Następnie materiały te muszą

67

zostać przekazane przez Wykonawcę uczestnikom sesji nie później niż w trakcie ich rejestracji lub bezpośrednio po rejestracji w recepcji głównej przed ICE Kraków.

Wykonawca zapewni personel do noszenia i rozkładania wszystkich materiałów promocyjnych i konferencyjnych, ścianek

konferencyjnych oraz tablic i roll-upów, rozwieszenia, montowania bannerów itp. wewnątrz i na zewnątrz budynku,

ustawienia tablic kierunkowych na korytarzach Zamawiającego w odpowiednie miejsca uzgodnione z Zamawiającym

na terenie realizacji sesji, gdzie będzie odbywała się sesja przez wszystkie dni.

Ponadto zgodnie z załącznikiem nr 2 do OPZ Wykonawca zapewni druk i konfekcjonowanie oficjalnych dokumentów na

sesję (raporty przygotowane przez Sekretariat UNESCO, przekazane w formie gotowych plików pdf czytelnie oznaczonych

zgodnie z harmonogramem sesji). Wykonawca zapewni wydruki czarno-białe, w języku angielskim i francuskim zszywane i

układane zgodnie z harmonogramem sesji i wytycznymi Zamawiającego przekazanymi w dniach montażu sesji.

25. Materiały biurowe

Wykonawca zakupi, przekaże na własność Zamawiającemu materiały biurowe przeznaczone do sekretariatów UNESCO i państwa-gospodarza, zgodnie z poniższą Tabelą nr 5 - Materiały biurowe. Materiały biurowe zostaną dostarczone do ICE Kraków (we właściwe miejsca) do dnia 29 czerwca 2017 r. do godz. 15:00 za wiedzą koordynatora ds. organizacyjnych po stronie Zamawiającego i zostaną złożone posegregowane w opisanych pudełkach, tak aby łatwo było je zidentyfikować.

Tabela nr 5 - Materiały biurowe na sesję

68

26. Magazyny

26.1. Wykonawca w ramach szatni na poziomie 0 zorganizuje wykorzystując ich lokalizację magazyny na potrzeby

sesji. Będą to ok. 3 pomieszczenia szatni przeznaczone wyłącznie na składowanie publikacji poszczególnych instytucji

(Zamawiającego, UNESCO oraz ok. innych 10 instytucji), materiałów promocyjnych i informacyjnych oraz innych

materiałów, a także wózków do przewożenia tych publikacji i materiałów.

69

MATERIAŁY BIUROWE DO SEKRETARIATU UNESCO:50 pamięci USB (16GB) z puli 3500 szt.4 dyski zewnętrzne (1 TB)20 zszywaczy biurowych15 opakowań zszywek2 zszywacze przemysłowe1 opakowanie zszywek 23/1315 rozszywaczy10 taśm klejących (standardowych)5 taśm klejących (szerokich)200 zestawów teczek na dokumenty w różnych kolorach, rozmiar A4100 przezroczystych plastikowych bocznie perforowanych okładek na dokumenty, rozmiar A460 spinaczy do papieru (30 małych i 30 dużych)300 skoroszytów50 teczek z twardą oprawą (z elastycznym zapięciem)40 segregatorów (szerokie)20 segregatorów (wąskie)100 przekładek20 opakowań karteczek samoprzylepnych10 par nożyczek10 dziurkaczy 8 cm10 rolek taśmy pakowej60 czarnych i niebieskich długopisów20 czerwonych długopisówKosze na odpady papierowe do biur10 temperówek do ołówków z puli 200 szt.20 markerów permanentnych (2 niebieski/czerwony/zielony)40 ołówków z gumką20 zakreślaczy (2 różowy/pomarańczowy/żółty)60 notatników w linie formatu A450 pudeł papieru ksero:(2 500 kartek w każdym pudełku) papier ksero 80 gram, formatu A4 (210x297 mm), Papier kolorowy zielony (2500) i niebieski (2500)

MATERIAŁY BIUROWE DO SEKRETARIATU PAŃSTWA-GOSPODARZA (Zamawiającego):100 pamięci USB (16GB) z puli 3500 szt.4 dyski zewnętrzne (1TB);6 elektronicznych zszywaczy ze zszywkami (do cienkich i obszernych dokumentów) 2 zszywacze przemysłowe 3 opakowania zszywek 23/1310 rozszywaczy5 taśm klejących (standardowych) 5 taśm klejących (szerokich)

10 zestawów teczek na dokumenty w różnych kolorach, rozmiar A410 przezroczystych plastikowych bocznie perforowanych okładek na dokumenty, rozmiar A460 spinaczy do papieru (30 małych i 30 dużych)

30 skoroszytów30 teczek z twardą oprawą (z elastycznym zapięciem)10 segregatorów (szerokie)10 segregatorów (wąskie)30 przekładek20 opakowań karteczek samoprzylepnych10 par nożyczek10 dziurkaczy 8 cm10 rolek taśmy pakowej200 worków na makulaturę 10 białych tablic oraz flamastrami (do każdej tablicy po 5 szt. flamastrów) 300 skoroszytów50 teczek z twardą oprawą (z elastycznym zapięciem)4 białe tablice (flipchart, format papieru A1) oraz flamastry (do każdej tablicy po 5 szt. flamastrów)30 pudeł papieru ksero: [(2 500 kartek w każdym pudełku) papier biały ksero 80 gram, formatu A4 (210x297 mm), papier biały formatu A1 do flipchartów (300 szt., kartek)30 notatników w linie formatu A4; 30 długopisów czarnych, 10 niebieskich i 10 zielonych; 30 gumek do ścierania,30 zakreślaczy, markerów, 200 temperówek w szklanej misie6 wózków do przewożenia dokumentów i materiałów konferencyjnych

26.2. Wykonawca zapewni segregowanie przewożonych materiałów/publikacji zachowując ich porządek oraz układanie

na regałach i stołach.

26.3. Wykonawca zapewni zabezpieczenia przed zniszczeniami, transport i bezpieczeństwo przewożonych

i składowanych materiałów.

26.4. Wykonawca zapewni estetyczne składowanie materiałów.

26.5. Wykonawca w dniach 26 czerwca– 15 lipca 2017 r. zapewni personel do noszenia oraz pakowania materiałów z

magazynów, dowożenia, uzupełniania materiałów (również materiałów przekazanych przez partnerów sesji) w tym m.in.

do konfekcjonowania toreb konferencyjnych.

26.6. Wykonawca w dniach 26 czerwca – 15 lipca 2017 r. zapewni minimum 6 wózków przydzielonych do magazynu do

przewożenia materiałów konferencyjnych i innych na potrzeby wydarzeń towarzyszących przeznaczonych organizację

sesji.

26.7. Pomieszczenia na magazyny będą oznakowane i segregowane tematycznie w podziale na:

a) Materiały Zamawiającego posegregowane tytułami,

b) Materiały UNESCO posegregowane tytułami,

c) Materiały innych instytucji posegregowane tytułami,

d) Materiały na recepcję posegregowane według wytycznych Zamawiającego,

e) Materiały do poszczególnych punktów informacyjnych,

f) Materiały/publikacje na stoliki i na stoiska z publikacjami na sprzedaż zamykane codziennie i chronione przez

kradzieżą,

g) Publikacje (oraz inne materiały na sprzedaż) będą posegregowane instytucjami oraz tytułami,

h) Wykonawca zapewni regały i oznaczenia regałów/miejsc składowania publikacji/materiałów w formie estetycznego

kartonu z nazwą danej instytucji.

27. Szatnie

27.1. Wykonawca zapewni na terenie budynku ICE Kraków przy wejściu głównym na poziomie 0 czynne przez cały

okres trwania sesji szatnie dla ok. 500 uczestników.

27.2. Wykonawca zapewni także szatnie w dogodnym miejscu na wyłączność wydarzeń trwających równolegle do

posiedzeń w ICE Kraków w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa (1-3 lipca 2017 r.) oraz podczas uroczystej kolacji w

Sukiennicach dnia 3 lipca 2017 r.

27.3. W szatni w ICE Kraków zostanie zapewniony personel nie mniejszy niż 3 osoby w dniach od 1 do 12 lipca 2017 r.

w godz. 8.30 do 20.00 (dla max 500 osób pozostawiających ubranie).

27.4. Szatnie będą czyste i zadbane oraz czytelnie oznakowane dla uczestników. Wykonawca zapewni w szatniach

bezpieczne oddzielne miejsce na składowanie bagaży (np. walizek, plecaków, toreb podróżnych, torebek) i odzieży

uczestników. Wykonawca zapewni wydawanie każdego dnia sesji numerków pozostawianych ubrań i bagażu

uczestników sesji. Wykonawca będzie odpowiedzialny za pozostawione rzeczy w szatni.

27.5. Każda z szatni będzie otwarta (z obecnością i gotowością personelu) na półgodziny przed rozpoczęciem

wydarzeń i będzie dostępna w okresie obrad/uroczystości.

27.6. Szatnie będą chronione przez ochroniarzy (pkt. 9 OPZ) podczas wszystkich dni Sesji.

27.7. Ponadto w ICE Kraków Wykonawca zapewni 50 szafek i 5 szaf zamykanych na klucze ustawionych w

pomieszczeniach dla służb i wolontariuszy w celu składania w nich rzeczy osobistych.

27.8. Osoba korzystająca z danej szafki będzie posiała klucz od danej szafki.

70

27.9. Pomieszczenia, w których służby i wolontariusze będą pozostawiać swoje rzeczy będą chronione przez

ochroniarzy podczas wszystkich dni sesji (zapewnionych w ramach pkt. 9 OPZ).

28. Zaplecze sanitarne

28.1. Wykonawca w obiektach zapewni czynne, łatwo dostępne, w tym dla osób z niepełnosprawnościami i dobrze

oznakowane zaplecze sanitarne, jak również kompleksową obsługę oraz wyposażenie zaplecza sanitarnego w celu

utrzymania jego czystości i usuwanie usterek przez wszystkie dni sesji na terenie wszystkich miejsc organizacji sesji w

ICE Kraków oraz w pozostałych obiektach organizacji wydarzeń równoległych w Krakowie.

28.2. Obsługa zaplecza sanitarnego zapewni czystość powierzchni sanitarnych na 3 godziny przed rozpoczęciem sesji

oraz przez wszystkie jej dni będzie na bieżąco utrzymywać czystość i będzie na bieżąco uzupełniać papier toaletowy,

mydło, ręczniki papierowe zgodnie z punktem 9 OPZ Całodobowa obsługa sprzątająca i całodobowa obsługa porządkowa.28.3. Do wyposażenia zaplecza sanitarnego należą m.in.: chemiczne środki czystości i higieny, wiadra, mopy, szczotki,

szufelki, rękawiczki jednorazowe dla personelu, papier toaletowy, mydło w płynie, ręczniki papierowe dla wszystkich

uczestników sesji w ICE Kraków i w miejscach organizacji wydarzeń równoległych – łącznie dla 3000 uczestników przez

wszystkie dni trwania sesji.

28.4. W przypadku organizacji uroczystości otwarcia sesji w dniu 2 lipca 2017 r. Wykonawca zapewni w zapleczu sanitarnym udostępnionym na Zamku Królewskim na Wawelu odpowiednią dla 800 osób liczbę środków czystości

(m.in. do czyszczenia muszli, umywalek, podłóg) i higieny (m.in. biały/ekologiczny papier toaletowy, ręczniki toaletowe,

mydła w płynie).

28.5. W przypadku organizacji uroczystej kolacji w dniu 3 lipca 2017 r. Wykonawca zapewni w zapleczu sanitarnym udostępnionym w Sukiennicach odpowiednią dla 200 osób liczbę środków czystości (m.in. do czyszczenia muszli,

umywalek, podłóg) i higieny (m.in. biały/ekologiczny papier toaletowy, ręczniki toaletowe, mydła w płynie).

28.6. Ponadto Wykonawca zapewni w ICE Kraków i miejscach organizacji wydarzeń równoległych kosze i worki na

śmieci i odpady medyczne w odpowiedniej liczbie w dniach 29 czerwca – 13 lipca 2017 r.

29. Miejsca dla palących

W ICE Kraków obejmuje zakaz palenia. Podczas organizacji sesji i wydarzeń równoległych uczestnicy sesji mogą palić w

wyłącznie do tego celu wydzielonych miejscach. W ICE Kraków można palić na tarasie na poziomie 2 oraz na zewnątrz przy

wejściu głównym do ICE Kraków w miejscu dla palących dozwolonym przez służby ds. bezpieczeństwa. Wykonawca

czytelnie oznaczy te miejsca.

30. Parkingi – naziemny i podziemny, techniczny

W związku z niezbędnym zabezpieczeniem wydarzenia część parkingu technicznego oraz tereny przyległe do ICE Kraków

Wykonawca zobowiązuje się zabezpieczyć zgodnie z opisem w punkcie 5 OPZ dotyczącym wymagań w zakresie

bezpieczeństwa podczas wydarzenia.

71

Ponadto Wykonawca w celu zapewnienia odpowiedniej obsługi powierzchni parkingów w ICE Kraków zapozna się z umową

zawartą pomiędzy KBF a NID, stanowiącą załącznik nr 1 do Umowy z Wykonawcą oraz jej załącznikami.

Wykonawca będzie pozostawał w stałym kontakcie ze służbami ds. bezpieczeństwa, koordynatorem ds. bezpieczeństwa po

stronie Zamawiającego i KBF.

31. Transport uczestników

31.1. Do zadań Wykonawcy podczas sesji należy zapewnienie (maksymalnie na trasach do 2200 km) transportu

uczestników sesji z lotniska Kraków - Balice (w wyjątkowych przypadkach także z lotniska Katowice - Pyrzowice), po mieście Kraków i okolicach Krakowa, w tym:

1) Zapewnienie transportu samochodami osobowymi (z wykluczeniem taksówek) wskazanych 20 osób VIP w terminie od 29 czerwca do 13 lipca 2017 r. na trasach: lotnisko Kraków-Balice/dworce kolejowe w Krakowie -

obiekt ICE Kraków/miejsca organizacji uroczystości/Forum/spotkań/ uroczystych kolacji/muzea - hotele w Krakowie

– ICE Kraków – lotnisko Kraków - Balice/dworce kolejowe w Krakowie. Wymagani się kierowcy ze znajomością

języka polskiego i angielskiego.

2) Zapewnienie transportu (m.in. samochodami, autokarami, busami) ok. 200 uczestników po Krakowie i okolicach w terminie od 30 czerwca do 12 lipca 2017 r na trasach m.in.: obiekt ICE Kraków-miejsce organizacji

uroczystości otwarcia sesji-miejsce organizacji uroczystości zamknięcia sesji – miejsca spotkań – muzea, w tym

zapewnienie estetycznego i czytelnego oznakowania przystanków. Wymagani są kierowcy ze znajomością języka

polskiego i angielskiego.

3) Transport wszystkich pracowników UNESCO na trasie lotnisko-hotele-lotnisko według harmonogramów przylotów/odlotów przekazanych przez Zamawiającego 10 dni po podpisaniu umowy.

31.2. Wykonawca w tym celu zapewni:

- autokary o wysokim standardzie z kierowcą i osobami do informowania (np. wolontariuszami, osobami ze strony

Zamawiającego, personelem Wykonawcy (pkt. 9 OPZ)) w każdym autokarze - minimum 10 autokarów (min. 40 osobowych) i

15 busów (m.in. 9-osobowych),

- samochody osobowe dla gości VIP z kierowcami (ok. 20 samochodów osobowych i kierowców)

oraz przygotuje w terminie do 10 dni po podpisaniu umowy koncepcję transportu ww. uczestników na trasach wyżej

wymienionych, w tym hoteli na terenie Krakowa, w których będą zakwaterowani uczestnicy oraz z dworców kolejowych na

miejsce organizacji sesji do obiektu ICE Kraków oraz z miejsca organizacji sesji do hoteli (w których będą zakwaterowani

goście) oraz na dworce kolejowe i lotniska w Krakowie i okolicach. W koncepcji (KOS) zostaną uwzględnione wszelkie

zasoby niezbędne do realizacji transportu dla maksymalnie 200 osób – w tym m.in. liczba autokarów, zdjęcia i opis

proponowanych autokarów wyprodukowanych nie wcześniej niż w 2010 roku, liczba kierowców, wskazana osoba

koordynująca transportem, liczba osób oczekujących na gości w poszczególnych miejscach postojowych, mapa z czytelnym

określeniem miejsc postojowych, trasą i czasem przejazdów oraz czasy odjazdów, miejsca i godziny zbiórek, projekty tablic i

72

punktów informacyjnych. W koncepcji (KOS) Wykonawca przedstawi także trzy propozycje samochodów osobowych

(eleganckich) do transportu gości VIP w tym m.in. zdjęcia i opis proponowanych samochodów osobowych wyprodukowanych

nie wcześniej niż w 2010 roku (samochody powinny być w jednym kolorze), W przypadku transportu osób VIP zakłada

średnio 6 kursów dziennie oraz dla uczestników sesji autokarami Zamawiający zakłada średnio 6 kursów dziennie.

Samochody i autobusy muszą być codziennie czyste wewnątrz i na zewnątrz.

Ponadto Wykonawca przekaże na własność Zamawiającemu w terminie do 5 dni od popisania umowy 100 voucherów na taksówki aktywnych w okresie od dnia ich odbioru do dnia 15 lipca 2017 r., w tym 50% na przejazdy w godzinach nocnych, na dystansie do 30 km w Krakowie i w granicach aglomeracji krakowskiej każdy oraz 100 voucherów na taksówki aktywnych w okresie od dnia ich odbioru do dnia 15 lipca 2017 r., w tym 50% na przejazdy w godzinach nocnych, na dystansie do 15 km w Krakowie każdy, dla organizatorów i uczestników sesji.

32. Transport dokumentów z Paryża

32.1. Wykonawca zapewni spakowanie i przewóz palet/palety z oficjalnymi dokumentami z siedziby UNESCO w Paryżu

(Republika Francuska) do Krakowa i przewóz powrotny w terminie realizacji zamówienia z Krakowa do siedziby UNESCO w

Paryżu. Palety/paleta muszą przybyć do Krakowa najpóźniej na 4 dni przed sesją i będzie/będą zmagazynowana/-e w ICE

Kraków w miejscu wskazanym przez KBF (co wynika z umowy NID z KBF – załącznik nr 1 do OPZ). Transport do Paryża z

powrotem pozostałych materiałów musi nastąpić niezwłocznie po zakończeniu sesji. Paleta/palety będzie ważyła/y nie więcej

niż 2000 kg. Paleta/palety materiałów z Paryża będzie zawierała/y m.in.:

Oficjalne dokumenty na sesję – kilkadziesiąt tysięcy sztuk,

Publikacje i broszury – kilkadziesiąt tysięcy sztuk,

Flagi - 21 flag państw członkowskich Komitetu oraz flaga ONZ dostarczona przez UNESCO (rozmiar 120x180 cm)

oraz jedna flaga ONZ (rozmiar 2x3 m),

Klawiatury do komputerów – ok. 100 szt.

Ok. 200 sztuk tabliczek z nazwami krajów, organizacji, funkcji.

32.2. Obowiązek Wykonawcy:1) Transport dokumentów i sprzętu z Paryża (tam odpowiednie zapakowanie wszystkich dokumentów i materiałów, opisanie

i załadowanie palet/y ok. 2000 kg, zapakowanie musi zabezpieczać materiał przed zniszczeniem/uszkodzeniem) i następnie

rozładowanie palet/y (ok. 2000 kg) i złożenie dokumentów/sprzętu w obiekcie ICE Kraków w bezpiecznym miejscu w dniach

26 czerwca – 27 czerwca 2017 r. Wykonawca przekaże Zamawiającemu pełną nazwę i dane firmy przewozowej w terminie

do 7 dni po podpisaniu umowy.

2) Transport dokumentów (ok. 2000 kg) z Krakowa do Paryża (planowany na dzień 13 lipca 2017 r. zostanie potwierdzony przez Zamawiającego do 2 lipca 2017 r.) i ich rozładowanie w siedzibie UNESCO w Paryżu.3) Przygotowania protokołu zdawczo-odbiorczego ze szczegółowymi zapisami poszczególnych liczb przewożonych

materiałów (z Paryża i do Paryża).

33. Obsługa medyczna

73

33.1. Wykonawca zapewni podczas wszystkich dni sesji obsługę punktu pomocy medycznej (z wyposażeniem

medycznym) oraz zapewni dwie dyżurne karetki medyczne każda z dwoma ratownikami i lekarzem przy każdym

obiekcie, w którym będą odbywały się wydarzenia związane z organizacją sesji.

33.2. Karetki będą stacjonowały w bliskiej odległości od ICE Kraków i Zamku Królewskiego na Wawelu w dniu

uroczystości otwarcia sesji oraz w innych miejscach, w których będą odbywały się wydarzenia równoległe i będą

gotowe na wezwanie do chorego oraz w celu ewentualnego, niezbędnego transportu do szpitala.

33.3. W ICE Kraków (na poziomie 0 przy Sali teatralnej S2) znajduje się pokój medyczny do stacjonowania i

wykonywania przez lekarzy i ratowników swoich obowiązków.

Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć do punktu pomocy medycznej odpowiednie wyposażenie w sprzęt medyczny

i w środki lecznicze dostoswane do wydarzenia i liczby uczestników oraz zgodny z przepisami Ministra Zdrowia w tym

zakresie.

34. Bezpieczeństwo BHP i przeciwpożarowe

34.1. Wykonawca zapewni w trakcie organizacji sesji w ICE Kraków i w miejscach organizacji wydarzeń równoległych w

Krakowie przestrzeganie wszystkich przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP)i p.poż. w zakresie

powierzonych mu zadań zgodnie z całym Opisem przedmiotem zamówienia

34.2. Wykonawca będzie w stałym kontakcie ze służbami ww. oraz z Koordynatorem ds. bezpieczeństwa

przeciwpożarowego po stronie ICE Kraków i innych miejsc, w których będą organizowane wydarzenia równoległe.

34.3. Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania Regulaminu obiektu ICE Kraków, w tym m.in. Instrukcji

Bezpieczeństwa Pożarowego wraz z załącznikami, regulaminów oraz stosownych przepisów prawa na terenie Zamku

Królewskiego na Wawelu, w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa, w Sukiennicach w Krakowie, w Muzeum Inżynierii

Miejskiej oraz w innych obiektach, w których będzie realizowane wydarzenie. Wszystkie regulaminy ww. Wykonawca

otrzyma od Zamawiającego w dniu podpisania umowy.

34.4. W czasie montażu, podczas trwania sesji oraz demontażu infrastruktury konferencyjnej Wykonawca odpowiada za

całodobowe przestrzeganie przepisów bhp i przeciwpożarowych na terenie ICE Kraków i terenach przyległych.

34.5. Do zadań pracowników z obsługi przeciwpożarowej należy m.in. kontrola i przestrzeganie przepisów

przeciwpożarowych. Pracownicy muszą a) znać i zrozumieć sygnał alarmowy, b) znać przepisy i zasady

przeciwpożarowe, c) prawidłowo obsługiwać urządzenia do tłumienia ognia, usuwania dymów i gazów pożarowych, d)

w przypadku powstania pożaru bezzwłocznie przeprowadzić ewakuację osób będących na obiekcie, e) niezwłocznie

zawiadomić jednostkę straży pożarnej w przypadku wykrycia pożaru, f) koniecznie informować przełożonych

o dostrzeżonych nieprawidłowościach w zakresie ochrony przeciwpożarowej, g) zapoznać się z planami budynku ICE

Kraków i innych miejsc, w których będą organizowane wydarzenia równoległe.

35. Ubezpieczenie uczestników i wydarzenia

74

35.1. Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia OC wydarzenia sesji (na sumę 7 000 000 zł) oraz ubezpieczenia

wszystkich (ok. 3000) uczestników wydarzenia (NNW). Ochrona zawarta w umowie ubezpieczenia obejmować będzie

odpowiedzialność za szkody rzeczowe (uszkodzenie, zniszczenie, utrata, zaginięcie rzeczy i skutki następcze tych zdarzeń)

oraz szkody osobowe (śmierć, uszkodzenie ciała lub rozstrój zdrowia oraz skutki następcze tych zdarzeń, w tym szkody

rzeczowe) oraz rozszerzenie NNW o świadczenia szpitalne.

35.2. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu w terminie do 7 dni po podpisaniu aktualnej i ważnej polisy ubezpieczeniowej wraz z treścią Ogólnych Warunków Ubezpieczenia wraz z dowodem opłacenia składek, w zakresie, o którym mowa zdaniu poprzedzającym.

35.3. Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia OC wydarzenia sesji oraz ubezpieczenia wszystkich uczestników

wydarzenia (NNW) podczas trwania sesji i wydarzeń równoległych i towarzyszących w miejscach takich jak:

ICE Kraków w dniach organizacji sesji – Wykonawca przedstawi osobną polisę dotyczącą ICE Kraków,

Zamek Królewski na Wawelu w Krakowie dla 800 osób w dniu 2 lipca 2017 r. (w tym przypadku wymagana jest polisa

od odpowiedzialności cywilnej OC oraz szkód na wartość minimum 100 000 USD, liczoną wg kursu średniego NBP z

ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę wystawienia polisy) - Wykonawca przedstawi osobną polisę

dotyczącą Zamku Królewskiego na Wawelu,

Muzeum Historyczne Miasta Krakowa dla 150 osób w dniach 1-3 lipca 2017r .,

Sukiennice w Krakowie dla 200 osób w dniu 3 lipca 2017 r.,

Muzeum Inżynierii Miejskiej dla 500 osób w dniu 11 lipca 2017 r.

podczas pobytu w miejscach z oferty turystyczno-kulturalnej (Załącznik nr 4 do OPZ Planowane oferta kulturalno-turystyczna).

36. Usługa cateringowa

36.1. Wykonawca będzie świadczył usługę cateringową w ramach organizacji sesji i wydarzeń równoległych w kilku

lokalizacjach w Krakowie: w ICE Kraków, na Zamku Królewskim na Wawelu, w Muzeum Narodowym w Krakowie – oddział

Sukiennice, w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa i w Muzeum Inżynierii Miejskiej w Krakowie.

36.2. Wykonawca zobowiązany będzie także do organizacji i sprzedaży posiłków/ lunchów dla uczestników sesji i wydarzeń

towarzyszących (side events) na powierzchniach na catering wraz z zapleczem kuchennym w przestrzeni ICE Kraków -

zgodnie z opisem poniżej w punkcie 37.

36.3. WYTYCZNE OGÓLNE

1. Podmiotem świadczącym usługi cateringowe na terenie ICE Kraków jest Masters Catering sp. z o.o. z siedzibą w

Krakowie, ul. Petrażyckiego, będący wyłącznym dysponentem powierzchni niezbędnych do realizacji usług

cateringowych. Istnieje możliwość skorzystania z usług innych firm świadczących usługi cateringowe, przy czym

wówczas Wykonawca będzie zobowiązany ponieść opłatę zgodnie z cennikiem Krakowskiego Biura Festiwalowego

(załącznik nr 1 do OPZ).

2. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia profesjonalnej obsługi cateringowej, w tym m.in. szefów kuchni,

kucharzy, managerów obsługi kelnerskiej zgodnie z punktem 9 Zespół Wykonawcy.

75

3. Wykonawca zorganizuje na ww. powierzchniach cateringowych skromną, spójną scenografię zgodnie z wytycznymi

Zamawiającego w zakresie scenografii całości wydarzenia (pkt. 7 OPZ, pkt. 38 OPZ, pkt. 39) oraz zapewni nagłośnienie

i sprzęt do odtwarzania muzyki i spokojną muzykę (Wykonawca zobowiązany jest przedstawić trzy propozycje muzyki,

która będzie odtwarzana w trakcie wydarzenia, do zatwierdzenia Zamawiającemu) z prawami autorskimi (i poniesie

opłaty do ZAIKS, opłaty za publiczne odtwarzanie muzyki) do ich odgrywania podczas przerw

kawowych/obiadowych/kolacji, sesji oraz wydarzeń równoległych.

4. Podczas wszystkich dni organizacji sesji w ICE Kraków na powierzchni cateringowej zostaną ustawione i udostępnione minimum: 10 sof minimum trzyosobowych, minimum 30 foteli oraz stoliki koktajlowe – minimum 90 szt. – zgodnie z punktem 20 OPZ opisującym zapotrzebowanie na meble.

5. Podczas uroczystości otwarcia na Zamku Królewskim na Wawelu w dniu 3 lipca 2017 r. na powierzchni cateringowej zostaną zapewnione, ustawione meble i zaplecze cateringowe – zgodnie z punktem 38 OPZ. Wytyczne szczegółowe Zamawiającego dotyczące organizacji uroczystości otwarcia zamieszczone są w punkcie 38 OPZ.

6. Podczas Forum Zarządców Miejsc Światowego Dziedzictwa w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa w dniach 1 – 3 lipca 2017 r. na powierzchni cateringowej zostanie ustawionych i udostępnionych minimum 20 stolików koktajlowych, o których mowa w pkt. 20 OPZ. Wytyczne Zamawiającego dotyczące organizacji Forum Zarządców Miejsc Światowego Dziedzictwa znajdują się w punkcie 40 OPZ.

7. Podczas uroczystości zamknięcia w Muzeum Inżynierii Miejskiej w dniu 11 lipca 2017 r. na powierzchni cateringowej zostaną zapewnione i ustawione meble i zaplecze cateringowe – zgodnie z punktem 41 OPZ.

8. Pomieszczenia i powierzchnie, w których będą podawane posiłki powinny zapewniać swobodne przemieszczanie się

osób w trakcie poczęstunków. Należy w ten sposób ustawić wyposażenie cateringowe, aby było przestronnie.

9. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić przygotowanie sal/powierzchni i nakrycie stołów (m.in. obrusy białe czyste, w

tym co najmniej 20 zapasowych codziennie, zastawa porcelitowa, biała, szklanki ze szkła przeźroczystego, sztućce ze

stali nierdzewnej/metalowe, obsługę kelnerską posługującą się językiem angielskim (przy uroczystej kolacji dnia 3 lipca

2017 r. po 1 kelnerze na 5 uczestników) oraz porządek i czystość w trakcie wszystkich posiłków).

10. Wykonawca odpowiedzialny jest za przygotowanie wystroju sal/powierzchni oraz stołów i nakrycia podczas posiłków

zgodnie z zatwierdzoną scenografią przez Zamawiającego a przedstawioną przez Wykonawcę w KOS.

11. Wszystkie miejsca, w których będą podawane posiłki podczas sesji muszą być przystosowane dla osób z

niepełnosprawnościami.

12. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia bezpieczeństwa żywności i żywienia z uwzględnieniem zapisów

określonych w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. 2017r., poz. 149 ze

zm.) oraz ustawy z dnia 14 marca 1985r., o Państwowej Inspekcji Sanitarnej (Dz. U. 2015 r., poz. 412 ze zm.).

13. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczania posiłków transportem spełniającym warunki sanitarne Państwowej Stacji

Sanitarno-Epidemiologicznej, zgodnie z normami HACCP lub równoważnymi. Firma cateringowa produkująca i

dostarczająca posiłki podczas sesji i innych wydarzeń równoległych musi posiadać niezbędne decyzje pozwalające na

prowadzenie działalności gastronomicznej i cateringowej oraz aktualną dokumentację sanitarną (Protokoły z kontroli

sanitarnych, Zaświadczenia/Książeczki zdrowia pracowników do celów sanitarno– epidemiologicznych, faktury na

zakup środków spożywczych, listy dostawców). Ponadto jeśli będzie serwowana dziczyzna lub grzyby leśne konieczne

jest posiadanie odpowiednich certyfikatów na tego typu artykuły spożywcze. Posiłki podawane w strefie

gastronomicznej nie mogą być przygotowane z gatunków roślin, zwierząt lub grzybów umieszczonych w Polskiej

Czerwonej Księdze Roślin, Polskiej Czerwonej Księdze Zwierząt, Czerwonej liście roślin i grzybów Polski oraz

Czerwonej Księdze Gatunków Zagrożonych publikowanej przez Międzynarodową Unię Ochrony Przyrody i Jej Zasobów

(IUCN). Dania nie będą zawierały owoców morza, ulepszaczy smaków ani sztucznych dodatków.

76

14. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zweryfikowania wszystkich ww. dokumentów na etapie realizacji umowy.

15. Jadłospisy dla osób objętych ochroną BOR będą przesłane przez Wykonawcę na prośbę BOR do akceptacji osobom

odpowiedzialnym ze strony BOR za kontrolę żywności i żywienia.

16. Zamawiający wymaga od Wykonawcy organizacji w terminie do dwóch tygodni po podpisaniu umowy, spotkania z

technikiem ds. żywienia odpowiadającym za wyżywienie w celu omówienia menu, sposobu podawania dań, logistyki

związanej z obsługą posiłków i przerw kawowych oraz w celu degustacji potraw z proponowanego menu na sesję.

W związku z rangą wydarzenia, Wykonawca zapewni degustację/sprawdzenie Zamawiającemu posiłków tuż przed

sesją i poszczególnymi uroczystymi kolacjami (przed uroczystością otwarcia, uroczystą kolacją w Sukiennicach i przed

uroczystością zamknięcia sesji).

17. Zamawiający nie uwzględnia możliwości realizacji przerw obiadowych/kawowych i uroczystych kolacji w turach.

Poszczególne typy posiłków – przerwy kawowe, obiady i kolacje - będą podawane jednocześnie dla wszystkich

uczestników.

18. Każdy posiłek oraz napój będzie opisany na białym czystym kartoniku w języku polskim/ francuskim/angielskim.

Ponadto Wykonawca na kartonikach dotyczących poszczególnych potraw zapewni opisy na temat składników, z których

dana potrawa została wykonana, co jest niezwykle istotne w przypadku uczestników na nietypowych dietach,

chorujących czy uczulonych. Po dwa wzory kartoników i napisów Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru

jednego wzoru kartonika i napisów do dnia 23 czerwca 2017 r.

19.

Wyżywienie każdego dnia będzie się składać z innego menu. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycje pełnego menu zgodnie z poniższymi wytycznymi do 14 czerwca 2017 r. i uwzględni uwagi i sugestie Zamawiającego. Podczas organizacji sesji i wydarzeń równoległych mogą być podane jedynie dania i produkty zaakceptowane przez Zamawiającego. Wszystkie dania zostaną uzgodnione i zaakceptowane przez Zamawiającego na etapie przekazania menu do akceptacji (pkt. 36 OPZ). Dania nie będą zawierały owoców morza, ulepszaczy smaków ani sztucznych dodatków. Informacje o potrawach (tj. nazwa potrawy i jej skład) będą opisane w języku polskim i angielskim i francuskim z informacją o ew. alergenach.20. Faktyczny koszt usługi wyserwowania napoi zostanie skalkulowany przez Wykonawcę na podstawie rzeczywistej liczby

gości i spożycia rozliczanego na butelki. Liczba otwartych butelek zostanie wpisana do protokołu odbioru.

21. Usługa cateringowa wraz z podziałem na przestrzenie, w których będzie świadczona została opisana szczegółowo

poniżej w punktach 37, 38, 39, 40 i 41 OPZ.

37. USŁUGA CATERINGOWA W ICE KRAKÓW W DNIACH OD 29 CZERWCA DO 15 LIPCA 2017 R.

37.1. Obowiązki Wykonawcy:

1) Wykonawca zapewni kompleksową obsługę cateringową w obiekcie ICE Kraków podczas sesji zgodnie z

harmonogramem zapisanym w Tabeli nr 6 Lista usług cateringowych podczas sesji w ICE Kraków i poniższymi wytycznymi:

Tabela nr 6 Lista usług cateringowych podczas sesji w ICE Kraków.

Tabela nr 6 Lista usług cateringowych w ICE Kraków CZERWIEC LIPIEC

77

rodzaj wyżywienia Liczba os.

Miejsce, poziom/sala 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

ICE KRAKÓW - SESJA

Zapewnienie całą dobę dostępu do kawy, herbaty, wody dla sekretariatu UNESCO, sekretariatu państwa-gospodarza i służb

50 + 50 + 25

ICE Kraków, poziom 0,1, 3 28 czerwca – 13 lipca

Ciągła przerwa kawowa z przekąskami i obiady,-kolacje 30

ICE Kraków, poziom _0__ 29 czerwca -1 lipca

Ciągła przerwa kawowa z przekąskami 800

ICE Kraków, poziom 1,2,3__


ICE Kraków, poziom 1,2,3_____


ICE Kraków, poziom 1,2,3___









Obiady dla sekretariatu UNESCO, sekretariatu państwa-gospodarza, wolontariuszy

50+ 50b+ 50

ICE Kraków, poziom 0, 1 i 3 2-12 lipca

Kolacje dla sekretariatu państwa-gospodarza, wolontariuszy 50+50 +50

ICE Kraków, poziom 0, 1 i 3 2-12 lipca

Obiady i Kolacje dla służb 25

ICE Kraków, poziom 0 28 czerwca -13 lipca


ICE Kraków, poziom ___1 2-12 lipca

Ciągła przerwa kawowa z 30

ICE Kraków,

13-14 lipca

78

przekąskami i obiady, kolacje

poziom _0__

Dystrybutory z wodą 40

ICE Kraków, poziom -2, 0,1,2,3, namioty 28 czerwca -15 lipca

Organizacja sprzedaży lunchów dla uczestników 1450

ICE Kraków, poziom ___1,2__


ICE Kraków, poziom _1,2_











28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

2) Ciągła przerwa kawowa codziennie od 2 lipca do 12 lipca 2017 r. w godzinach od 9.00 do 18.30 zostanie kompleksowo zorganizowana dla:

a) uczestników sesji we foyer na poziomach 1, 2 i 3,

b) organizacji doradczych na poziomie 2,

c) w pokoju z tyłu za Salą S1 na poziomie 0,

d) Komitetu na powierzchni cateringowej za punktem cateringowym przy oknach na poziomie 1,

e) wolontariuszy na poziomie 0.

3) Obiady codziennie od 2 lipca do 12 lipca 2017 r. w godzinach od 13.00 do 15.00 dla:a) sekretariatu UNESCO na poziomie 2,

b) sekretariatu państwa-gospodarza na poziomie 1,

c) wolontariuszy na poziomie 0.

4) Kolacje codziennie od 2 lipca do 12 lipca 2017 r. w godzinach od 18.30 do 20.00 dla:a) sekretariatu państwa-gospodarza na poziomie 1,

b) wolontariuszy na poziomie 0.

5) Obiady ( godz. 13.00-14.00) i kolacje (godz. 18.30-19.30) codziennie od 28 czerwca do 13 lipca 2017 r. dla: a) służb obsługujących sprzęt kontrolny na poziomie 0 w Sali obok Sali S2.

79

6) Ponadto Wykonawca zapewni dla ok. 30 osób: ciągłą przerwę kawową z przekąskami, obiady i kolacje w dniach od 29

czerwca do 1 lipca 2017 r. oraz w dniach od 13 do 14 lipca na powierzchni ICE Kraków w jednym miejscu wskazanym przez

Zamawiającego 14 dni po podpisaniu umowy

7) W dniach od 2 do 12 lipca 2017 r. zapewnienie przez całą dobę serwisu kawy, herbaty i wody w Sekretariacie UNESCO

(50 os.) (poziom 3) i sekretariacie państwa-gospodarza (50 os.) (poziom 1), gdzie Wykonawca zorganizuje miejsca, w

których zapewni torebki z herbatą (czarna, zielona, owocowa), cukier/słodzik, ekspresy ciśnieniowe wielofunkcyjne kawy i

gorącej wody (po 1 szt. w każdym sekretariacie), kawę (w zależności od ekspresu w ziarnach lub mieloną), mleko,

dystrybutory z wodą (po 2 sztuki w sekretariacie). Wykonawca zapewni porcelitowe filiżanki/kubki/talerzyki i szklanki i

zapewni całodobowy serwis zmywający brudne naczynia i zapewniający czyste naczynia w tej strefie oraz będzie uzupełniał

w ramach potrzeb zapasy kawy, herbaty, cukru, mleka.

8) W dniach od 29 czerwca do 13 lipca 2017 r. zapewnienie przez całą dobę serwisu kawy, herbaty i wody w pomieszczeniu

dla służb obsługujących sprzęt kontrolny (25 os.) (poziom 0), gdzie Wykonawca zorganizuje miejsca, w którym zapewni

torebki z herbatą (czarna, zielona, owocowa), cukier/słodzik, ekspresy ciśnieniowe wielofunkcyjne kawy i gorącej wody (1

szt.), kawę (w zależności od ekspresu w ziarnach lub mieloną), mleko, dystrybutory z wodą (po 2 sztuki w sekretariacie).

Wykonawca zapewni porcelitowe filiżanki/kubki/talerzyki i szklanki i zapewni całodobowy serwis zmywający brudne naczynia

i zapewniający czyste naczynia w tej strefie oraz będzie uzupełniał w ramach potrzeb zapasy kawy, herbaty, cukru, mleka.

9) Dnia 5 lipca 2017 r. w godz. 19:00-22:00 Wykonawca zorganizuje na potrzeby organizowanego jako side event spotkania ze społeczeństwem obywatelskim (Civil Society Meeting) w ICE Kraków w Sali S3 usługę cateringową w postaci stołu

szwedzkiego z przekąskami zimnymi i gorącymi oraz napojami dla ok. 100 os. wraz z zapewnieniem obsługi kelnerskiej.

Miejsce organizacji wydarzenia w ICE Kraków zostanie ostatecznie potwierdzone przez Zamawiającego najpóźniej na dwa

dni przed jego datą.

10) Dnia 6 lipca 2017 r. w godz. 19:00-22:00 Wykonawca zorganizuje na potrzeby organizowanego jako side event

podsumowania Forum Zarządców Miejsc Światowego Dziedzictwa w ICE Kraków w Sali S3 usługę cateringową w

postaci stołu szwedzkiego z przekąskami zimnymi i gorącymi oraz napojami dla ok. 150 os. wraz z zapewnieniem obsługi

kelnerskiej. Miejsce organizacji wydarzenia w ICE Kraków zostanie ostatecznie potwierdzone przez Zamawiającego

najpóźniej na dwa dni przed jego datą.

11) Opis wymagań dotyczących wyżywienia dla uczestników, przedstawicieli UNESCO, Zamawiającego, organizatorów,

służb oraz wolontariuszy podczas sesji w obiekcie ICE Kraków:

a. Ciągłe przerwy kawowe/przerwy kawowe z przekąskami będą się składały z:

na bieżąco uzupełnianej gorącej kawy parzonej w ekspresie ciśnieniowym, herbaty (czarna, zielona, owocowa),

mleka do kawy w dzbankach, cytryny, cukru, słodzika, wody, soków, kilku rodzajów ciastek (co najmniej 3 rodzaje)

(m.in. deserowe, kruche) i słonych przekąsek (m.in. paluszki, krakersy itp.) (co najmniej 3 rodzaje). Wykonawca

zapewni odpowiednią liczbę dystrybutorów ciśnieniowych kawy (nie mniej niż 7 na każdym poziomie) i herbaty

umożliwiających płynne korzystanie z tych urządzeń przez 1500 uczestników w obiekcie ICE Kraków w tym samym

czasie.

b. Obiady będą się składały z: gorących dań: dwóch zup (po 250 ml na osobę/dzień) i minimum dwóch dań (po 300 gram na osobę/dzień) do

wyboru: 1 mięsne i 1 wegetariańskie;

sałatek po 200 gram na osobę/dzień (minimum 4 do wyboru, w tym 2 sałatki wegetariańskie);

80

wody niegazowanej i gazowanej łącznie po 0,5 l na osobę/dzień, soków owocowych po 0,5 l n

osobę/dzień;

napojów gorących po 0,5 l na osobę/dzień (świeżo parzona gorąca kawa, herbata (czarna, zielona, owocowa),

mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier, słodzik);

deseru po 150 g na osobę/dzień – trzech rodzajów ciast do wyboru oraz świeże owoce (m.in. jabłek i innych

owoców sezonowych) do wyboru.

c. kolacje będą składały się z minimum: przystawki – minimum 2 rodzaje (w tym 1 wegetariańska) po 150 gram na osobę,

zupy – minimum 2 rodzaje (w tym 1 wegetariańska) po 250 ml na osobę,

gorącego dania (minimum 2 do wyboru: 1 mięsne, 1 wegetariańskie) po 300 gram na osobę,

sałatek (minimum 3 do wyboru, w tym 2 wegetariańskie) po 300 gram na osobę,

woda niegazowana i gazowana, soki łącznie po 1 l na osobę;

napojów gorących (świeżo parzona gorąca kawa, herbata (czarna, zielona, owocowa), mleko do kawy

w dzbankach, cytryna, cukier, słodzik) po 500 ml na osobę,

wina białego i czerwonego łącznie po 450 ml na osobę,

deseru – do wyboru trzy rodzaje ciast, dwa desery typu mus i owoce.

11) Wykonawca będzie też zobowiązany do zorganizowania sprzedaży pakietów lunchowych, lunchy i kolacji dla

organizatorów side events (instytucji z różnych państw, uczestników sesji) odbywających się w godzinach 13:00 – 15:00 i

19:00 – 22:00 w ICE Kraków. Termin oraz menu pozostają do indywidualnego uzgodnienia z organizatorami side events

oraz koordynatorem side events ze strony Zamawiającego.

12) Konieczne jest wyznaczenie koordynatora/ osoby kontaktowej po stronie Wykonawcy, która musi znać biegle język

angielski i francuski, aby skoordynowała sprzedaż lunchów dla organizatorów side events.

13) Ponadto Wykonawca będzie zobowiązany do zorganizowania sprzedaży posiłków (codziennie w godz. 13.00-15.00) uczestnikom sesji i serwowania i ICE Kraków codziennie od 3 do 10 lipca 2017 r. Uczestnicy sesji będą sami płacić za lunche. Posiłki sprzedawane będą uczestnikom sesji w wydzielonych i oznaczonych miejscach na poziomie 1 i poziomie 2 w ICE Kraków. Oferta lunchowa będzie każdego dnia inna i powinna uwzględniać różne preferencje i religijne zwyczaje żywieniowe (m.in. muzułmanów, hinduistów). Umieszczone w widocznym miejscu przy ladzie cateringowej menu z informacjami o potrawach (tj. nazwa potrawy i jej skład) będą opisane w języku polskim, angielskim i francuskim wraz z informacją o ewentualnych alergenach. W skład dziennego menu będą wchodzić m.in.:

gorące dania: jedna zupa wegetariańska (250 ml na osobę) i minimum trzy dania (po 300 gram na osobę) do

wyboru, w tym co najmniej 1 mięsne i 1 wegańskie;

sałatki (po 200 gram na osobę) - minimum 2 do wyboru – 1 wegetariańska, 1 wegańska;

kanapki – minimum 3 do wyboru – 1 mięsna, 1 wegetariańska, 1 wegańska,

deser (150 g na osobę) – trzech rodzajów ciast krojonych na kawałki do wyboru (w tym także ciast typowo

polskich)

Soki owocowe (w butelkach ok. 0,33 litra) – m.in. pomarańczowe, jabłkowe, porzeczkowe.

Napoje gazowane (różnej objętości: 0,25 l, 0,33 l, 0,5 l)

81

Wykonawca zobowiązany jest zapewnić nakrycie stołów (m.in. obrusy białe czyste na stoły cateringowe, w tym co najmniej

20 zapasowych codziennie), obsługę posługującą się językiem angielskim lub francuskim oraz porządek i czystość w trakcie

wszystkich posiłków (brudne naczynia będą bezzwłocznie sprzątane ze stolików). Stoły koktajlowe będą udostępnione przez

Zamawiającego w ramach umowy najmu stanowiącej załącznik nr 1 do OPZ.

Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zastawę porcelitową w kolorze białym (m.in. talerze, miski do zupy), literatki/szklanki

bez żadnych wzorów i napisów, sztućce ze stali nierdzewnej w kolorze srebrnym.

Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia obsługi, która będzie dbała o porządek i czystość w trakcie serwowania

posiłków i sprzątania po posiłkach.

14) Dystrybutory z wodąWykonawca zapewni i ustawi odpowiednią liczbę dystrybutorów z zimną wodą niegazowaną (co najmniej 40

dystrybutorów z jednorazowymi kubeczkami (na oddzielnych stolikach) w miejscu organizacji sesji w ICE Kraków oraz

w miejscach, w których organizowane są wydarzenia równoległe, w tym m.in. w salach oraz na powierzchni

przeznaczonej na wydarzenia towarzyszące, na powierzchni cateringowej, obok sal konferencyjnych, w namiotach, w

pomieszczeniach dla wolontariuszy i służb. Dystrybutory puste będą bezzwłocznie wymieniane na dystrybutory pełne

wody i Wykonawca zadba, aby na bieżąco były uzupełniane czyste jednorazowe kubeczki (co najmniej 2000 sztuk na

dzień w ciągu dnia) wykonane z materiału biodegradowalnego.

38. UROCZYSTOŚĆ OTWARCIA 41.SESJI KOMITETU ŚWIATOWEGO DZIEDZICTWA – ZAMEK KRÓLEWSKI NA WAWELU - 2 LIPCA 2017 R.

38.1. Uroczystość otwarcia 41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa (Sesji) odbędzie się dnia 2 lipca 2017 r. w godz. ok. 19.00 – ok. 24.00 na Dziedzińcu Arkadowym Zamku Królewskiego na Wawelu oraz na Dziedzińcu Zewnętrznym.38.2. W przypadku nieodpowiednich warunków atmosferycznych, uniemożliwiających przeprowadzenie uroczystości na Zamku Królewskim na Wawelu Wykonawca zapewni organizację uroczystości otwarcia w dniu 2 lipca 2017 roku w ICE Kraków. Decyzję o zmianie miejsca organizacji uroczystości otwarcia Zamawiający przekaże Wykonawcy nie później niż 48 godzin przed rozpoczęciem wydarzenia, na co Wykonawca wyraża zgodę. Wykonawca poinformuje m.in. za pośrednictwem poczty elektronicznej, smsem, telefonicznie uczestników uroczystości o zmianie miejsca organizacji uroczystości otwarcia oraz zapewni jej realizację w ICE Kraków z pominięciem części koncertowej i budowy dodatkowej infrastruktury scenicznej zachowując prawo do pełnego wynagrodzenia z tytułu organizacji tej części sesji na Zamku Królewskim na Wawelu.38.3. Planowana liczba uczestników uroczystości wynosi 800 osób.

38.4. Ramowy częściowy harmonogram uroczystości otwarcia sesji:godz.19.00 – 19.30 – gromadzenie się gości


godz. 20.00- 20.15 - zajmowanie miejsc na widowni

ok. godz. 20.15 – 21.00 - powitanie, przemówienia

godz. 21.00 – 21.40 - koncert

od godz. 21.40 - kolacja

ok. godz. 24.00 - przewidywane zakończenie wieczoru

82

38.5. Zamawiający (NID) zapewnia: 1) miejsce organizacji uroczystości otwarcia Sesji – Dziedziniec Arkadowy Zamku Królewskiego na Wawelu, Dziedziniec

Zewnętrzny oraz wejścia od ul. Bernardyńskiej i bramy Herbowej. Wejście dla Gości będzie od bramy Herbowej, wjazd dla Gości VIP od ul. Bernardyńskiej,2) obecność artystów, którzy zagrają koncert (maksymalnie 1 godzinę) na scenie na Dziedzińcu Arkadowym (Zamawiający podpisze umowę z artystami, w zakresie niezbędnych honorariów, zakwaterowania i transportu, a także przekaże Wykonawcy niezbędne informacje techniczne oraz instrumenty muzyczne).3) garderoby dla artystów (bez wyposażenia), 4) treść zaproszeń na uroczystość otwarcia sesji,6) wysyłkę za pośrednictwem poczty elektronicznej informacji o uroczystości otwarcia sesji wraz z zaproszeniami na sesję (UWAGA! zaproszenia w formie drukowanej będę przygotowywane przez Wykonawcę i złożone w recepcji w namiocie głównym przy ICE Kraków, skąd uczestnicy będą je odbierać podczas rejestracji na sesję).

38.6. Miejsce otwarcia sesji będzie zabezpieczane przez ochronę zapewnioną przez Wykonawcę oraz przez Zamawiającego

we współpracy ze Strażą Zamkową i odpowiednimi służbami w przypadku obecności wysokich rangą urzędników

państwowych. Będą dwa wejścia do strefy chronionej. Wydzielona będzie część, gdzie osoby nieupoważnione (czyli bez

zaproszenia, bez identyfikatora, osoby, których Zamawiający nie zapraszał na uroczystość otwarcia) nie będą miały wstępu.

Cały Dziedziniec Arkadowy i część Dziedzińca Zewnętrznego (przeznaczona na część cateringową) będzie do dyspozycji

Zamawiającego. Drogi dojazdowe na Wawel nie będą zamknięte. Wstęp do strefy chronionej będzie możliwy tylko na

podstawie zaproszenia na uroczystość otwarcia i dokumentu tożsamości ze zdjęciem lub paszportu.

38.7. Obowiązki Wykonawcy:

1) przejęcie (zapewnienie) sceny ustawionej na Dziedzińcu Arkadowym od realizatora wydarzeń organizowanych przez Operę Krakowską i Zamek Królewski na Wawelu w dniach bezpośrednio poprzedzających uroczyste otwarcie sesji razem z reżyserką wielkości ok. 4 m x ok. 2,7 m połączoną z kablami sterowniczymi i kablami akustycznymi (zabezpieczone najazdami kablowymi) i dostępem do złączy elektrycznych 3x63A. Wymiary sceny to 12 m x 10 m (z zadaszeniem nie mniejszym niż 13 m x 11 m i nie większym niż 15 m x 15 m. Zadaszenie i boki wysłaniające będą prawdopodobnie wykonane z przezroczystego tworzywa, spełniającego wszystkie wymogi bezpieczeństwa i p.poż.). 2) Wszystkie prace montażowe, jak również związane z instalacją sprzętu oświetleniowego, nagłośnieniowego i wizualnego

powinny być prowadzone przez Wykonawcę ze szczególną ostrożnością z uwagi na rangę i zabytkowy charakter obiektu.

Dotyczy to zarówno wnętrz – ściany, posadzki, elementów dekoracyjnych, jak również terenu na zewnątrz – elewacji

budynków, wykładanych kamieniem posadzek, dróg, chodników oraz zieleni (trawniki, drzewa, krzewy).

3) Wykonawca zapewni zgodnie z pkt. 19 OPZ wysoki poziom estetyczny montażu i rozprowadzenie wszystkich instalacji

elektrycznych w obrębie obiektu wraz z zagwarantowaniem bezpieczeństwa (estetyczne najazdy kablowe w niezbędnych

miejscach; atestowane). Okablowanie będzie poprowadzone w sposób możliwie niewidoczny dla gości. W związku z tym

Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia wystarczającej liczby okablowania, aby było możliwe poprowadzenie instalacji

dłuższą drogą.

4) Wykonawca będzie odpowiedzialny za złożenie i druk zaproszeń (zgodnie z załącznikiem 2 do OPZ) na uroczystość otwarcia sesji zgodnie z projektem przygotowanym przez Zamawiającego najpóźniej na 14 dni przez uroczystością otwarcia sesji. Druk zaproszeń będzie możliwy po zatwierdzeniu przez Zamawiającego projektu zaproszeń.5) Zapewnienie pełnej gotowości organizacyjnej uroczystości na godz. 16.00 dnia 2 lipca 2017 r.

83

6) Zapewnienie przez Wykonawcę (zgodnie z pkt. 9 Zespół Wykonawcy) odpowiedniej liczby osób do płynnej obsługi wydarzenia zgodnie z harmonogramem ramowym sesji, w tym:

a. Obecność Koordynatora projektu po stronie Wykonawcy.

b. Zapewnienie płynnej koordynacji i obsługi wydarzenia (m.in. nadzór przez koordynatora projektu Wykonawcy

pracowników Wykonawcy, opieka nad całością prac i terminowością), kontakty organizacyjne bieżące z Zamawiającym i

z Zamkiem Królewskim na Wawelu (m.in. ze Strażą Zamkową, Szefem Ochrony Zamkowej), rozwiązywanie sytuacji

nagłych/pilnych) – nie mniej niż 5 osób.

c. Zapewnienie obsługi technicznej (m.in. technik dźwięku, technik oświetlenia, technik audiowizualny, technik

systemu tłumaczeń symultanicznych podczas oficjalnych przemówień oraz koncertu Artysty) - nie mniej niż 10 osób.

d. Zapewnienie obsługi kelnerskiej – nie mniej niż 60 kelnerów/kelnerek w tym co najmniej połowa kelnerów/kelnerek

posługujących się językiem angielskim lub francuskim.

e. Zapewnienie obsługi recepcji – nie mniej niż 6 osób.

f. Zapewnienie personelu do obsługi widowni – nie mniej niż 6 osób,

g. Zapewnienie obsługi medycznej – dwie karetki (każda karetka z 1 lekarzem i 2 ratownikami).

h. Zapewnienie obsługi sprzątającej – nie mniej niż 10 osób.

i. Zapewnienie ochrony miejsca, mienia i osób podczas uroczystości otwarcia – nie mniej niż 10 osób.

j. Zapewnienie przez Wykonawcę współpracy personelu Wykonawcy z Szefem Ochrony kierującym ochroną Zamku.

7) Ponadto Wykonawca będzie odpowiedzialny za:

- zapewnienie udziału Państwowej Straży Pożarnej podczas prób i podczas odbywania się uroczystości otwarcia (zastęp

wyposażony w odpowiedni sprzęt techniczny).

- podpisanie umowy z dostawcą energii elektrycznej (firma Tauron SA) w związku z zasilaniem urządzeń gastronomicznych.

- przekazania uczestnikom uroczystości otwarcia podczas rejestracji i w trakcie w razie potrzeby informacji o konieczności

podporządkowania się wszystkich jego uczestników poleceniom Straży Zamkowej.

7) Wykonanie według projektu Zamawiającego, o którym mowa w pkt. 7 OPZ przekazanego Wykonawcy w terminie do 3 dni po podpisaniu umowy oprawy scenograficznej i aranżacji na Dziedzińcu Arkadowym (sceny i widowni), na Dziedzińcu Zewnętrznym oraz na pozostałych terenach, na których będzie odbywać się uroczystość otwarcia. Aranżacja

będzie nawiązywać do logotypu sesji oraz identyfikacji graficznej (załącznik nr 3 do OPZ pn. Wytyczne Identyfikacji

Wizualnej.), z jednoczesnym zachowaniem i poszanowaniem wartości i symboli narodowych. Oprócz rozwiązań

multimedialnych, materiałów wizualizacyjnych, elementów scenografii na scenie, Wykonawca wykorzysta do dekoracji żywe

kompozycje florystyczne (rodzaj kwiatów do uzgodnienia i akceptacji Zamawiającego) zgodnie z wytycznymi w załączniku nr

2 do OPZ (Specyfikacja techniczna i opis wykonania materiałów promocyjno-informacyjnych).

8 ) Wykonawca uwzględni podział Dziedzińca Arkadowego na część A, w której będzie znajdować się scena i część B - widownię, w której będą ustawione krzesła dla uczestników w liczbie ok. 800:

a) część A wyposażona będzie w zapewnioną przez Wykonawcę scenę o wymiarach 12 m x 10 m (z estetycznym,

spełniającym wymogi bezpieczeństwa zadaszeniem o wymiarach 13 m x 11 m) dla ok. 8 osób-muzyków, odrębny stolik na

mikrofony wraz z wymaganiami dotyczącymi organizacji koncertu i techniki koncertowej zgodnie z riderem technicznym Artysty określającym minimalne wymagania techniczne:

Obecność kompetentnej osoby znającej konfigurację aparatury przy stanowisku FOH oraz realizatora dźwięku w

przypadku gdy artysta przyjeżdża sam. Aparatura nagłośnieniowa powinna być zmontowana i uruchomiona 2

84

godz. przed rozpoczęciem próby. Podana liczba kanałów wejściowych i urządzeń insertowanych zarówno na foh,

jak i na stanowisku monitorowym musi być zarezerwowana do wyłącznej dyspozycji Artysty.

Zestawy głośnikoweWymagane są systemy głośnikowe wyprodukowane przez profesjonalne i uznane firmy. Akceptuje wyłącznie:

Pol-Audio (+powersoft+XTA/Lake),

Meyer Sound,

d&b-audiotechnik,

L-acoustic,

Nexo,

Adamson,

Outline.

System głośnikowy powinien składać się z dedykowanych wzmacniaczy mocy i urządzeń DSP. Konfiguracja

głośników powinna zapewniać równomierne pokrycie dźwiękiem nagłaśnianego obszaru (frontfill, wnęki, balkon

itp.). Należy zapewnić dostęp do procesora systemu głośnikowego (np. komputer ze zdalnym dostępem) w celu

dokonania korekcji brzmienia oraz ustawienia poziomów i opóźnień stref nagłośnienia. Wszystkie połączenia

pomiędzy konsoletą (dot. cyfrowej), procesorem głośnikowym i wzmacniaczami mocy (dot. tych z wbudowanym

DSP) powinny być realizowane cyfrowo (np. AES/EBU).

Konsoleta FOH preferowana: SSL L300, L500 Soundcraft Vi5000

Digico SD z SD rackiem

Midas Pro2C, 2, 6, H3000, XL-4

Yamaha PM5D-RH, PM1D

Ustawienie konsolety (stanowiska FOH): Stanowisko powinno być ustawione w połowie długości nagłaśnianego

obszaru, na osi symetrii sceny. Nie akceptujemy ustawienia konsolety z boku nagłaśnianego obszaru, na

balkonach, oraz we wnękach. Stanowisko FOH nie może być na zbyt wysokim podeście, w większości przypadków

wysokość podestu nie może przekraczać 30 cm.

Efekty FOH Procesor pogłosowy: Lexicon PCM 96/92, 960L, Bricasti M7, TC 4000, 6000 – 1 szt.

podłączenie AES/EBU

OdsłuchyWymagane są 2 odsłuchy stereo (preferowane z głośnikiem 10”+ driver). Akceptwane Nexo PS10, d&b, lacoustic,

eaw, Meyer Sound. W torze monitorowym powinien być zainsertowany korektor parametryczny, ew. graficzny

(Klark-technik, xta, bss) w przypadku konsolety analogowej.

Lista wejść, Artysta solo:

NR ŻRÓDŁO MIKR. / DI-BOX STATYW UWAGI

1 FORTEPIAN L (blisko) Dpa długi własny mikrofon

2 FORTEPIAN H (blisko) Dpa długi własny mikrofon

85

3 FORTEPIAN L (dalej) DPA 4011, ew: Neumann

KM140, Schoeps MK4

długi

4 FORTEPIAN H (dalej) DPA 4011, ew: Neumann

KM140, Schoeps MK4

długi

5 Pickup L DI radial J48, Klark KT DN100 własny pickup

6 Pickup H DI radial J48, Klark KT DN100 własny pickup

7 Voc zapowiedzi Sm58 lub sennheiser z wył. krótki

8 Talkback z foh do mon SM58

9 REV Hall L

10 REV Hall R

11, 12 Playback z foh minijack stereo

b) Wykonawca zapewni obecność inżyniera dźwięku oraz operatora oświetlenia, którzy będą podejmowali ścisłą współpracę

z występującym artystą i stosowali się do jego sugestii i zaleceń. Widownia podczas koncertu ma być całkowicie

wyciemniona, jedynie artysta na scenie ma zostać oświetlony punktowo ( 3 spoty ), delikatnym, statycznym światłem

najlepiej w odcieniu sepii. Wykonawca wraz z ekipą techniczną odpowiadająca za nagłośnienie i światła powinni zadbać o

scenę, która powinna być przygotowana do odbycia próby i udostępniona Artyście na trzy godziny przed koncertem, przez

co należy rozumieć:

1) nastrojony fortepian ustawiony w centrum sceny,

2) usunięty z fortepianu pulpit do nut,

3) przygotowany przy fortepianie dwa średnie, białe ręczniki frotte oraz dwie proste, gładkie szklanki bez

zdobień średniej wysokości,

4) przygotowany przy fortepianie mikrofon bezprzewodowy,

5) gotowość do pracy zainstalowanej aparatury nagłaśniającej, mikrofonów oraz świateł,

6) obecność podczas trwania próby oraz do zakończenia koncertu stroiciela, którego zwolnić z dyżuru może

jedynie występujący artysta.

Wykonawca zapewni na wyłączny użytek Artysty garderobę, wyposażoną w co najmniej 3 krzesła lub fotele, stół i lustro,

zabezpieczonego od wewnątrz i od zewnątrz Obiektu, z jak najbardziej bezpośrednim dostępem do sceny. W pobliżu

garderoby powinna być toaleta, w miarę możliwości niedostępna dla osób postronnych, w miarę możliwości wyposażona w

prysznic, mydło, dwa duże ręczniki kąpielowe, jeden mały ręcznik i papier toaletowy. W garderobie powinny się również

znajdować: woda mineralna bez gazu, owoce, kanapki oraz napoje ciepłe sporządzane na życzenie Artysty takie jak herbata,

kawa. Wykonawca zapewni również w garderobie po próbie ciepłe posiłki dla trzech osób (menu do ustalenia z Agentem).

Wykonawca zapewni również osobę, która wyprasuje kostium Artysty co najmniej na 1 godzinę przed rozpoczęciem

Koncertu.

c) Wykonawca wykona na podstawie projektów przekazanych Wykonawcy przez Zamawiającego i zapewni następujące

elementy wykończenia: wysłonięcie wysokości frontu i boków sceny, dostawienie od frontu sceny schodów, wysłonięcie od

frontu nóg konstrukcji oświetleniowej, formy przestrzenne uzupełnione roślinami przekazanymi Wykonawcy w terminie do 3 dni po podpisaniu umowy. W części A zapewnione będzie przez Wykonawcę profesjonalne oświetlenie sceniczne

86

z uwzględnieniem architektury arkad dziedzińca (m.in. światło zmienne oświetlające muzyków, światło punktowe dla

mówców) oraz oświetlenie, które będzie dostosowane do potrzeb relacji mediów (fotografie i nagrania TV). Wykonawca

najpóźniej w dniu uroczystości uzgodni z Zamawiającym, w którym miejscu będzie wydzielona powierzchnia dla mediów.

Ponadto Wykonawca zapewni zadaszenie fortepianu (wielkości ok. 5m x ok. 5m) i zadaszenie techniki. Na estetycznych

stolikach na scenie lub na zapleczu będą stały woda chłodna niegazowa i gazowana i szklanki (dla ok. 15 osób) oraz na

osobnym stoliku, leżały mikrofony bezprzewodowe.

część B stanowić będzie widownia, gdzie krzesła ustawione będą w układzie teatralnym z utworzeniem

niezbędnych korytarzy wielkości od 1 m do 2 m (ustawienie widowni oraz wymiary korytarzy będą zgodne z

wymaganiami przepisów bezpieczeństwa i ppoż co musi zapewnić Wykonawca). Ustawienie widowni zostanie

przygotowane zgodnie z projektem Zamawiającego, o którym jest mowa w pkt. 7 OPZ. Wytyczne dotyczące

krzeseł: krzesła sztaplowane, nieskładane, w całości wykonane z tworzywa sztucznego (konstrukcja i siedzisko)

lub krzesła z metalowym stelażem i siedziskiem wykonanym z tworzywa (stalowe nogi zabezpieczone plastikową

zaślepką. Dopuszczalna kolorystyka: biały, beż, jasny szary, przezroczyste. Krzesła powinny być lekkiej

konstrukcji, bez podłokietników. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu do

zatwierdzenia 5 dni po podpisaniu umowy trzech propozycji krzeseł (zdjęcia krzeseł lub krzesła okazowe). Krzesła

na widowni będą zaopatrzone w system łączenia ich w rzędy eliminujący możliwość ich przesuwania, za wyjątkiem

do 5 rzędów krzeseł wskazanych przez Zamawiającego, które nie będą ze sobą łączone (wymóg Biura Ochrony

Rządu). Ustawienie krzeseł będzie wykonane pod nadzorem przedstawiciela Zamawiającego.

9) Zamawiający zapewni prowadzącego uroczystość otwarcia.

10) Wykonawca zapewni w częściach A i B przestrzeń dla przedstawicieli mediów, w tym zapewni kostkę dziennikarską z

min.10 gniazdami, podest dla fotoreporterów o wymiarach 4 m x 6 m dwupoziomowy, z barierkami, schodkami oraz

wysłoniętą wysokością, a także podesty pod kamery (wielkości 1 m x 2 m – 2 szt.).

11) Zapewnienie przez Wykonawcę drewnianych ławek trzyosobowych (jednolity kolor jasny lub ciemny, spójny wizualnie z

pozostałymi meblami wykorzystanymi w aranżacji) w liczbie ok. 5 szt.

12) Zapewnienie obsługi technicznej koncertu ze strony Wykonawcy w trakcie występu, która obejmuje m.in. obsługę reżyserki, osoby odpowiedzialne za nagłośnienie i oświetlenie oraz na bieżąco, szybka i sprawna usługa naprawiania ewentualnych usterek technicznych. 13) Wykonawca będzie odpowiedzialny za zapewnienie dodatkowego rozszycia energetycznego oraz cichych agregatów

prądotwórczych na potrzeby m.in. usługi cateringowej.

14) Plany dotyczące rozmieszczenia scenografii Dziedzińca Arkadowego i Dziedzińca Zewnętrznego zostaną przekazane Wykonawcy w terminie do 3 dni po podpisaniu umowy.15) Wykonawca zapewni aranżację oświetlenia Dziedzińca Zewnętrznego oraz pomiędzy tymi powierzchniami, na których będą przebywać goście i przemieszczać się goście. Aranżacja oświetlania przedstawiona w KOS podlega akceptacji Zamawiającego.

38.8. Obsługa uroczystości:1) Wykonawca zapewni odpowiednią liczbę osób (zgodnie z pkt. 9 Zespół Wykonawcy) do płynnej obsługi wydarzenia.

2) Zapewnienie rejestracji gości przy wejściach na Zamek od ul. Bernardyńskiej - dla gości VIP i od bramy Herbowej – dla pozostałych gości. Recepcje będą umieszczone w zadaszonych namiotach ( o których mowa w pkt. 5

OPZ) przed ww. dwoma wejściami. W recepcjach Wykonawca ustawi stanowiska wielkości co najmniej 2 m x 2 m wraz z ladami recepcyjnymi i z krzesłami recepcyjnymi, a także z niezbędnym sprzętem komputerowym (o którym mowa w pkt.

87

17 OPZ) z podłączeniem do prądu, z dostępem do Internetu (w liczbie co najmniej 1 komputer przy wejściu dla gości VIP

i co najmniej 3 komputery w rejestracji dla pozostałych gości). Pracownicy obu recepcji powinni być wyposażeni w

służbowe telefony komórkowe, aby być w stałym kontakcie ze sobą oraz z przedstawicielami Zamawiającego. Pracownicy

powinni posługiwać się językiem angielskim na poziomie przynajmniej B1. Dodatkowo na miejscu powinien być jeden

pracownik posługujący się językiem francuskim na poziomie przynajmniej B1.

3) W recepcjach będą wydawane uczestnikom przez obsługę materiały informacyjne.

4) Wykonawca otrzyma od Zamawiającego bazę uczestników w wersji elektronicznej w pliku Microsoft Office Excel do 29 czerwca 2017 r.5) Rejestracja uczestników będzie się odbywała w następujący sposób: Wykonawca będzie zobowiązany do sprawdzenia

czy uczestnik wydarzenia jest na liście gości Uroczystości Otwarcia i/lub czy posiada ze sobą oryginalne imienne

zaproszenie na uroczystość otwarcia oraz dowód tożsamości lub inny dokument ze zdjęciem. Jeśli dany uczestnik będzie

posiadał w/w elementy, po odznaczeniu jego obecności na liście uczestników i w bazie uczestników, będzie mógł wejść na

teren wydarzenia. W sytuacji, kiedy gość jest na zatwierdzonej liście gości, a nie ma przy sobie zaproszenia, zostanie

zweryfikowana jego tożsamość (na podstawie paszportu/dowodu tożsamości/innego dokumentu ze zdjęciem) przez

pracowników recepcji. W sytuacji, kiedy gościa nie będzie na liście uczestników sesji i gości uroczystości, decyzję o

wejściu osoby na uroczystość otwarcia podejmuje przedstawiciel Zamawiającego.

6) Wykonawca przygotuje elektroniczne i wydrukowane listy obecności z podziałem alfabetycznym (np. A-K, L-Ż)

uczestników rejestrujących się do każdej z recepcji. Zamawiający przekaże Wykonawcy w wersji elektronicznej najpóźniej

na dzień przed uroczystością listę gości, którzy zaznaczyli w formularzu rejestracyjnym na sesję chęć udziału w

uroczystości otwarcia (w tym gości VIP).

7) Na liście obecności będą zawarte m.in. następujące informacje: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa instytucji, kraj, kod

kraju.

8) Bazy uczestników, którzy uczestniczyli w uroczystości otwarcia sesji w wersji elektronicznej i w formie wydruku listy

obecności zostaną przekazane Zamawiającemu w termie nie później niż dwa dni po uroczystości otwarcia.

9) Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania listy wszystkich swoich pracowników zatrudnionych na umowę o pracę oraz pozostałego personelu niezbędnego przy realizacji uroczystości (wykaz musi zawierać dane takie jak: imię i nazwisko, PESEL, nr telefonu) i przekazania ich Zamawiającemu w terminie do 5 dni po podpisaniu umowy, który przekaże je odpowiednim służbom odpowiedzialnym za zapewnienie bezpieczeństwa sesji. Każdy

pracownik Wykonawcy będzie posiadał i będzie nosił w widocznym miejscu identyfikator imienny ze zdjęciem wydanego

po zarejestrowaniu się w bazie sesji.

10) Wykonawca będzie zobowiązany do uzgodnienia z Zamawiającym godzinowego harmonogramu działań przed

(montaż), w trakcie i po zakończeniu uroczystości (demontaż) na podstawie ramowego harmonogramu uroczystości

otwarcia sesji, o którym mowa w pkt. 4 OPZ.

11) Zadaniem Wykonawcy będzie przeszkolenie osób do spraw informowania (4 os.) (pkt. 9 OPZ) w następującym

zakresie: 1) Celu i rodzaju uroczystości; 2) Obsługi recepcji; 3) Rozmieszczenia sal, toalet itp.; 4) Procedury postępowania

w nietypowych sytuacjach (np. jeśli którejś z osób nie ma na liście gości). Przy informowaniu gości będą także pomagali

wolontariusze, których zapewnia Zamawiający. Wykonawca przeszkoli także wolontariuszy zgodnie z pkt. 10 OPZ.

12) Pracownicy obsługujący wydarzenie podczas całego wydarzenia (z wyjątkiem montaży i demontaży) muszą mieć

elegancki, jednakowy ubiór w ciemnym kolorze: szarym, granatowym, lub czarnym. Poprzez elegancki ubiór należy

rozumieć spełnienie minimum następujących warunków: długie spodnie lub spódnice (spódnice muszą zakrywać kolana, w

przypadku spódnicy obowiązkowe są gładkie cieliste rajstopy), marynarka, buty wizytowe zakrywające palce i pięty – dla

kobiet; długie spodnie, marynarka, koszula z długimi rękawami, buty wizytowe zakrywające palce i pięty – dla mężczyzn),

włosy, jeśli są długie muszą być związane;

88

13) Zadaniem obsługi technicznej (3 os.), o której mowa w pkt. 9 OPZ Zespół Wykonawcy będzie odpowiednie

ustawienie/poprawianie ew. wymiana krzeseł w przypadku ich uszkodzenia i ogólne dbanie o czystość podczas całości

uroczystości.

14) Wykonawca zapewni dyżur obsługi technicznej podczas trwania całego wieczoru (m.in. elektryk, montażyści).

15) Tłumacze, kabiny do tłumaczeń symultanicznych oraz słuchawki z odbiornikami zostaną zapewnione przez

Wykonawcę i rozdane gościom zgodnie z pkt.13 Tłumaczenia symultaniczne, konsekutywne i pisemne w OPZ.

16) Transport uczestników na trasach: hotele w Krakowie - Zamek Królewski na Wawelu - hotele w Krakowie będzie

zapewniony dla łącznie ok. 20 osób o statusie VIP i dla osób z niepełnosprawnościami. Do tego celu Wykonawca zapewni

czyste samochody osobowe (maksymalnie 20 samochodów osobowych) (o których mowa w pkt. 31 Transport uczestników)

z kierowcami nienagannie ubranymi i posługującymi się językiem angielskim w stopniu podstawowym. Samochody, w

których będą przewożone osoby na wózkach inwalidzkich muszą być do tego dostosowane wielkością i funkcjonalnością.

Listę hoteli, w których będą zakwaterowane osoby o statusie VIP i osoby z niepełnosprawnościami, które będą korzystały

z usług transportu VIP przekaże Zamawiający w terminie do dnia 1 lipca 2017 r.17) Catering wraz z wyposażeniem i obsługą dla ok. 800 osób:

a) Catering będzie zorganizowany w namiocie wielkości ok. 30 m x ok. 20 m, wysokość ok. 5 m, ustawionym na zbudowanej podłodze zabezpieczającej powierzchnię dziedzińca zewnętrznego (zgodnie z wytycznymi Zamku Królewskiego na Wawelu oraz projektem rozmieszczenia namiotu/namiotów z cateringiem przekazanym przez Zamawiającego 3 dni po podpisaniu umowy),b) Wykonawca jest odpowiedzialny za to, aby namiot cateringowy był zbudowany zgodnie z przepisami bhp, p.poż. i techniczno-budowlanymi. Wszystkie elementy namiotu muszą być wykonane z materiałów niełatwopalnych, spełniających wymogi bezpieczeństwa i p.poż, co będzie weryfikowane przez Zamawiającego. c) Namioty (cateringowe i recepcyjne) muszą spełniać normy w zakresie bezpieczeństwa zgodnie z obowiązującymi

przepisami. Wykonawca będzie zobowiązany do przedłożenia w formie pisemnej Zamawiającemu wraz z KOS

stosownych zaświadczeń i certyfikatów w zakresie spełniania norm w zakresie bezpieczeństwa.

d) Namioty muszą być wykonane z trwałego materiału, odpornego na deszcz/ulewy/grad oraz na zniekształcenia związane z silnymi opadami i wiatrem. Powinny być w kolorze jednolitym, zgodnym z projektem dostarczonym przez Zamawiającego w pkt. 7 OPZ, w którym jest mowa o scenografii.

e) Wykonawca będzie zobowiązany za przekazanie Zamawiającemu do 28 czerwca 2017 r. wszystkich niezbędnych atestów potwierdzających możliwość zastosowania w określonych warunkach materiałów planowanych do wykorzystania podczas prac na Dziedzińcu Arkadowym i Dziedzińcu Zewnętrznym (m.in. elementów scenograficznych, wizualizacyjnych, dekoracyjnych, zadaszeń, krzeseł, kabin do tłumaczeń, infrastruktury cateringowej wraz z namiotem i zabudową powierzchni pod tę infrastrukturę, pokryciem powierzchni dziedzińca zewnętrznego, mebli, namiotów na recepcję) oraz ich trudnopalność.

f) Namiot cateringowy będzie przywieziony i rozstawiony przez Wykonawcę na Dziedzińcu Zewnętrznym zgodnie z wytycznymi Zamku Królewskiego na Wawelu dotyczącymi wymogów konserwatorskich. Namiot będzie biały lub jasnobeżowy, wykonany z estetycznych materiałów, czysty i w bardzo dobrym stanie technicznym Pod podłogą namiotu musi znajdować się trwała i nieprzepuszczająca płynów folia, następnie wykonawca ułoży drewnianą podłogę (niezniszczoną, gładką), a nią wykładzinę w jednolitym kolorze, nieprzepuszczającą płynów.

89

g) Podłogi pod namiotami muszą być stabilne, trwałe i odporne na zniekształcenia oraz także powinny być estetyczne, w kolorze jednolitym.

h) Namioty nie mogą być przytwierdzane do podłoża powierzchni Dziedzińca Zewnętrznego.

i) Rodzaje namiotów i rodzaje drewnianej podłogi oraz wykładziny i foli niepuszczającej płynów przedstawi Wykonawca w KOS do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Dach namiotu będzie z jednolitego białego koloru, jego ściany boczne otwierane/składane/zwijane będą częściowo przeźroczyste.j) Łącznie Wykonawca będzie zobowiązany do zasłonięcia powierzchni Dziedzińca Zewnętrznego (wykonanego z płyt piaskowca) trwałym i nieprzepuszczającym płynów materiałem/podłogą drewnianą na powierzchni ok. 1500 mkw. Pod podłogą musi znajdować się trwała i nieprzepuszczająca płynów folia.

k) Wewnątrz namiotu cateringowego będzie zapewnione oświetlenie, nagłośnienie i dwa mikrofony bezprzewodowe (całość do okazjonalnych przemówień).

l) Ponadto z uwagi na możliwe trudne warunki klimatyczne Wykonawca zapewni i podłączy w namiocie 1) w przypadku temperatury powietrza powyżej 25 stopni Celsjusza fabrycznie nowe automatyczne z regulacją prędkości wentylatory chłodzące (cyrkulatory) stojące w liczbie co najmniej 20 szt. a 2) w przypadku temperatury poniżej 20 stopni Celsjusza parasole grzewcze stojące w liczbie co najmniej 5 szt. Urządzenia te muszą spełniać wymogi bezpieczeństwa i p. poż., które Wykonawca będzie musiał przekazać Zamawiającemu na etapie KOS.

m) Projekt oświetlenia, nagłośnienia oraz propozycje wentylatorów i parasoli grzewczych będą podlegały ocenie przez Zamawiającego do dnia 28 czerwca 2017 r.

n) W niezależnym namiocie Wykonawca zapewni odpowiednie wyposażenie do organizacji cateringu. Zaplecze

cateringowe będzie usytuowane w miejscu na dziedzińcu zewnętrznym zgodnie z Wytycznymi Zamku Królewskiego na

Wawelu. Przekazanymi Wykonawcy w terminie do 7 dni po podpisaniu umowy z Wykonawcą a Zamawiającym.

o) Wewnątrz namiotu cateringowego Wykonawca zapewni łącznie co najmniej 80 stolików koktajlowych, pokrytych jednolitymi pokrowcami zapewnionymi przez Wykonawcę Pokrowce będą czyste i uprasowane oraz ok. 20 eleganckich ogrodowych kanap dwuosobowych i trzyosobowych i 20 ogrodowych foteli z oparciem wraz z ok. 30 stołami okrągłymi 10 osobowymi z krzesłami. Wszystkie meble będą estetyczne, niepobrudzone i niezniszczone i zostaną przedstawione w KOS do zatwierdzenia przez Zamawiającego.p) Obsługa cateringowa wraz z serwisem kelnerskim (odpowiednim do liczby uczestników, co najmniej 60 kelnerów),

będzie posługiwała się przynajmniej jednym z dwóch języków (j. angielski, j. francuski) poza polskim zgodnie z pkt, 9

OPZ. Kelnerzy/kelnerki będą ubrani w jednakowe stroje: w ciemne ubrania, białe koszule z długimi rękawami,

kamizelka, krawat, jeśli długie włosy to spięte, obuwie ciemne, wypastowane; Kelnerzy będą mieli doświadczenie w

pracy podczas wydarzeń międzynarodowych na wysokim szczeblu i uroczystości państwowych.

q) Catering w ww. namiocie/namiotach zostanie zorganizowany w formie stołów szwedzkich (tabela nr 7). Zostanie zapewniona odpowiednia liczba linii cateringowej dla 800 osób (z uwzględnieniem, że 1 linia może być

maksymalnie dla 60 osób).

90

r) Wykonawca zapewni, że cała infrastruktura techniczna niezbędna Wykonawcy do realizacji usługi będzie sprawna

przez cały czas świadczenia usługi, a wszelkie usterki, w tym dotyczące awarii sprzętu, np. ekspresów ciśnieniowych

do kawy, warników, bemarów itp., zostaną usunięte niezwłocznie, nie później niż w ciągu 10 minut od zgłoszenia awarii

przez Zamawiającego lub uczestnika, bez zakłócenia świadczenia usługi, a niedziałający sprzęt zostanie niezwłocznie,

nie później niż w ciągu 30 minut od zgłoszenia awarii przez Zamawiającego wymieniony na sprawny i działający na

koszt Wykonawcy.

s) Na catering uroczystej kolacji będą składały się przystawki, posiłki ciepłe i zimne, napoje ciepłe i zimne (w tym

alkohol), uwzględniające elementy kuchni polskiej i składniki sezonowe, a w tym:

aperitif woda ( 300 ml na osobę) i wino musujące (typu prosecco, kieliszek (125 ml)/1 osobę)

przystawki – minimum 2 rodzaje (w tym 1 wegetariańska) po 150 gram na osobę,


gorące dania (minimum 2 do wyboru: 1 mięsne (bez wieprzowiny), 1 wegetariańska) po 300 gram na

osobę,

sałatki (minimum 3 do wyboru, w tym 1 wegańska i 1 wegetariańska) po 300 gram na osobę,

woda mineralna niegazowana i gazowana, naturalne soki owocowe łącznie po 1 l na osobę;

napoje gorące (świeżo parzona gorąca kawa z ekspresów ciśnieniowych, wysokiej jakości herbata

(czarna/zielona/owocowa), mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier, słodzik, ew. miód) po 500 ml na osobę,

wysokogatunkowe wytrawne wino białe i wytrawne wino czerwone łącznie po 450 ml na osobę,

deser – trzy rodzaje ciast, musy owocowe, musy czekoladowe i świeże owoce filetowane.

Wszystkie powyższe dania zostaną uzgodnione i zaakceptowane przez Zamawiającego na etapie przekazania menu do akceptacji (pkt. 36 OPZ). Dania nie będą zawierały owoców morza, ulepszaczy smaków ani sztucznych dodatków. Informacje o potrawach (tj. nazwa potrawy i jej skład) będą opisane w języku polskim i angielskim i francuskim z informacją o ew. alergenach.

18) Wykonawca zapewni podczas uroczystości obsługę medyczną w punkcie medycznym pod arkadami (dwie karetki, każda

z dwoma ratownikami i lekarzem medycznym wraz z pełnym wyposażeniem medycznym) zgodnie z wymogami Narodowego

Funduszu Zdrowia. Karetki medyczne będą ustawione we wskazanym miejscu przez Służby Zamkowe.

19) Wykonawca zapewni obsługę sprzątającą kompleksowo miejsce organizacji uroczystości (czyli Dziedziniec Arkadowy,

Dziedziniec Zewnętrzny i pozostałe tereny na wzgórzu użyczone do organizacji wydarzenia) przed wydarzeniem (w trakcie i

po montażu) oraz na bieżąco w trakcie wydarzenia oraz po zakończeniu wydarzenia – co najmniej 10 osób. Ponadto

Wykonawca zapewni kosze na śmieci wraz z workami i ustawi je w miejscach dozwolonych przez Zamek Królewski na

Wawelu. Wykonawca zapewni kosze na śmieci (objętości ok. 80l ) z zapasowymi workami (recycling: Plastik, Papier,

Mieszane) w odpowiedniej liczbie 12 sztuk. Obsługa sprzątająca podczas wydarzenia będzie miała schludne, czyste i

wyprasowane ubranie.

20) Wykonawca zapewni, aby zaplecze było łatwo dostępne oraz dobrze oznakowane, zapewni także, eleganckie

wysłonięcie istniejącego zaplecza sanitarnego (na Dziedzińcu Arkadowym i Zewnętrznym w budynku ) oraz obsługa

zaplecza sanitarnego. Wykonawca zapewni odpowiednią dla 800 uczestników liczbę środków czystości (m.in. do

czyszczenia muszli, umywalek, podłóg) i higieny (m.in. biały/ekologiczny papier toaletowy, ręczniki toaletowe, mydła w

płynie).

21) Po zakończeniu uroczystości Wykonawca zapewnieni sprzątnięcie całego terenu, na którym była organizowana

uroczystość, w tym zdemontowanie całej postawionej infrastruktury i wszystkich sprzętów i elementów aranżacji, tuż po

zakończeniu uroczystości, czyli od ok. godz. 00.30 do godziny 06.00 dnia 3 lipca 2017 r.

91

Tabela nr 7 Lista usług cateringowych – Wawel CZERWIEC LIPIEC

rodzaj wyżywieniaLiczba os.

Miejsce, poziom/sala 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

OTWARCIE SESJI na Zamku Królewskim na Wawelu

Uroczysta kolacja w formie stołu szwedzkiego 800

Zamek Królewski na Wawelu, Dziedziniec Zewnętrzny

39. UROCZYSTA KOLACJA W SUKIENNICACH W KRAKOWIE - 3 LIPCA 2017 R.

39.1. Obowiązki Wykonawcy:1) Organizacja uroczystej kolacji w dniu 3 lipca 2017 r. w Muzeum Narodowym W Krakowie – oddział Sukiennice dla ok. 150 osób od godz. 20.00 do godz. 24.00.2) Lista osób (baza danych w wersji elektronicznej) do zaproszenia na uroczystą kolację Wicepremiera i Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego zostanie przekazana Wykonawcy przez Zamawiającego do 14 czerwca 2017 r. 3) Treść zaproszeń zostanie ustalona przez Zamawiającego w termonie do trzech dni po podpisaniu umowy.4) Zaproszenia i koperty zostaną przygotowane zgodnie z wytycznymi zapisanymi w Załączniku nr 2 do OPZ Specyfikacja techniczna i opis wykonania materiałów promocyjno-informacyjnych.5) Wykonawca odpowiedzialny jest za przygotowanie i wydrukowanie do 200 zaproszeń na uroczystą kolację zasiadaną

dla wskazanych przez Zamawiającego uczestników Sesji.

6) Wykonawca będzie zobowiązany przekazać /doręczyć zaproszenia wszystkim zaproszonym osobom spośród

uczestników sesji podczas rejestracji w ICE Kraków lub w trakcie trwania sesji najpóźniej 3 lipca 2017 r. do godziny

13:00.

7) Wykonawca będzie zobowiązany do skutecznego przekazać/doręczyć zaproszenia wszystkim zaproszonym gościom

specjalnym, niebędącym uczestnikami sesji, w liczbie nieprzekraczającej 10 osób, najpóźniej do dnia 26 czerwca.

8) Wykonawca będzie przekazywał Zamawiającemu zbiorczą informację w wersji elektronicznej o liczbie osób, które

odebrały zaproszenia i Wykonawca będzie przekazywał Zamawiającemu zbiorczą informację w wersji elektronicznej

o liczbie osób, które potwierdziły udział i odmówiły udziału w kolacji aż do dnia kolacji do godz. 16.00.

9) Wykonawca odpowiedzialny jest za przygotowanie odpowiedniego wystroju sali oraz stołów i nakrycia podczas kolacji

oraz oprawy scenograficznej Sali, w której będzie się odbywała kolacja zgodnie z wytycznymi Zamawiającego i zgodnie

z wymogami właściciela Sali – Muzeum Narodowego w Krakowie. Wytyczne i projekty dotyczące rozmieszczenia

stołówpodczas i kolacji w Sukiennicach zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego w terminie do 5 dni po

podpisaniu umowy. Zapewnienie 16 okrągłych stołów dziesięcioosobowych (o średnicy 180 cm) nakrytych jednolitymi,

czystymi, uprasowanymi, lnianymi obrusami wraz z jednolitymi, czystymi i uprasowanymi podobrusami (kolor do

ustalenia z Zamawiającym) z krzesłami przykrytymi jednolitymi, czystymi i uprasowanymi pokrowcami dopasowanymi do

krzeseł oraz materiałowymi jednolitymi, czystymi i wyprasowanymi serwetkami dopasowanymi do koloru obrusów i

podobrusów.

10) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić także zapasowe obrusy lniane białe, czyste i uprasowane.

92

11) Zapewnienie niezbędnej techniki konferencyjnej w postaci zestawu nagłośnieniowego (2 kolumny dostosowane do

warunków i specyfiki Sali) z odtwarzaczem cd/dvd i z ruchomym mikrofonem na statywie oraz obsługą 1 technika do

wykonania wszelkich niezbędnych podłączeń i opieki nad funkcjonowaniem sprzętu.

12) Zapewnienie estetycznej mównicy wraz z dwoma mikrofonami typu „gęsia szyja” (zgodnie z wymogami i projektem

Zamawiającego)

13) Zapewnienie muzyki podczas kolacji (Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do zatwierdzenia trzy propozycje

podkładu muzycznego) z prawami autorskimi do ich odgrywania podczas przerw kolacji. Wykonawca poniesie koszty

ZAIKSu i publicznego odtwarzania, jeśli to będzie konieczne.

14) Zapewnienie przy każdym stole oświetlenia stołów i Sali zgodnie z wytycznymi Zamawiającego

15) Uroczysta kolacja będzie zorganizowana w formie zasiadanej, będzie poprzedzona aperitifem na stojąco. Wykonawca przekaże w wersji elektronicznej Zamawiającemu najpóźniej do 30 czerwca 2017 r. trzy propozycje menu i alkoholi do aperitifu.16) Wykonawca zapewni kompleksową obsługę cateringową podczas uroczystej kolacji, na którą będą składały się m.in.

aperitif w formie stojącej oraz trzydaniowa zasiadana kolacja wraz z serwisem kelnerskim odpowiednim do liczby

uczestników (co najmniej 1 kelner na 5 gości), władającym poza językiem polskim także językami angielskim lub

francuskim w stopniu komunikatywnym.

17) Uroczysta zasiadana kolacja będzie składała się z minimum:a. przystawki – minimum 2 rodzaje do wyboru gości (w tym 1 wegetariańska) po 150 gram na osobę,

b. danie główne (minimum 3 do wyboru gości: 1 mięsne, 1 wegetariańskie) po 300 gram na osobę,

c. woda niegazowana i gazowana (0,5 l/osobę każdego typu wody),

d. napojów gorących (świeżo parzona gorąca kawa, herbata (czarna, zielona, owocowa), mleko do kawy


e. wysokogatunkowego wina białego wytrawnego - łącznie po 450 ml na osobę, dobranego przez

sommeliera zapewnionego przez Wykonawcę do wybranego przez Zamawiającego menu. Wykonawca

wraz z propozycjami menu zaproponuje trzy różne cenowo wysokogatunkowe wina wytrawne białe i

czerwone do zatwierdzenia przez Zamawiającego.

f. deseru – 2 propozycji do wyboru przez gości (każdy deser po 100 gram na osobę).

18) Menu (w tym wina) zostanie ustalone z Zamawiającym. Zamawiający otrzyma od Wykonawcy propozycję kilku dań

do wyboru, na podstawie którego zostanie ustalone ostateczne menu (zgodnie z pkt. 36 OPZ). Na podstawie wybranego

menu Wykonawca przedstawi propozycję win dobranych przez sommeliera do wybranych dań i Zamawiający dokona

wyboru.

39.2. Dodatkowe wytyczne przy organizacji uroczystej kolacji:1) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić nakrycie w postaci zastawy porcelitowej (w tym podtalerze) w kolorze białym,

kieliszki i literatki/szklanki z wysokiej jakości szkła przeźroczystego bez żadnych wzorów i napisów, sztućce ze stali

nierdzewnej w kolorze srebrnym).

2) Ze względu na charakter uroczystej zasiadanej kolacji Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia obsługi

posługującej się językiem angielskim i obsługi posługującej się językiem francuskim zgodnie z pkt. 9. Obsługa ta będzie

dbała o porządek i czystość w trakcie serwowania posiłków i sprzątania po posiłkach. Obsługa kelnerska będzie

posiadała doświadczenie w pracy podczas uroczystych zasiadanych kolacji z udziałem wysokiej rangi gości.

3) Przy organizacji uroczystości kolacji zasiadanej Wykonawca odpowiedzialny jest za wydrukowanie i rozstawienie 16

kart z nazwą stołu (po jednej na każdym stole) oraz kart menu dla każdego gościa kolacji, zgodnie ze wskazaniami

Zamawiającego. Karty z nazwą stołu oraz karty menu (wymagana gramatura kart nie może być mniejsza niż 200 g/m 2)

93

zostaną zatwierdzone przez Zamawiającego do 3 dni roboczych przed terminem kolacji. Menu na każdej karcie będzie

przedstawione w 3 językach polskim, angielskim i francuskim . W dniu kolacji zostaną rozłożone przez Wykonawcę na

wszystkich stołach do 2 godzin przed rozpoczęciem kolacji zgodnie z wytycznymi Zamawiającego.

4) Karty z nazwą stołu zgodnie z wytycznymi Zamawiającego i karty menu zostaną wydrukowane zgodnie z wytycznymi

zapisanymi w Załączniku nr 2 do OPZ Specyfikacja techniczna i opis wykonania materiałów promocyjno-informacyjnych.5_) Ponadto Wykonawca przygotuje karty z nazwiskami wskazanych przez Zamawiającego gości w celu rozłożenia ich

na kilku stołach według wytycznych Zamawiającego w dniu kolacji.

6) Transport z miejsca otwarcia ogrodu Hedvy Ser w Krakowie (w pobliżu Galerii Kazimierz) i kilku hoteli w Krakowie ok.

150 gości do Sukiennic na trasie ogród, hotele w Krakowie/miejsce kolacji/hotele w Krakowie. Do transportu mogą być

wykorzystane busy i samochody osobowe (muszą być czyste, zadbane, rok produkcji nie wcześniej niż 2010 r.).

Zamawiający do dnia 1 lipca 2017 r. przekaże drogą elektroniczną listę gości, których należy odebrać z hoteli na kolację.

Wykonawca oznaczy czytelnie busy i samochody, tak aby goście znaleźli je bez problemu. Wszyscy kierowcy ww.

samochodów i busów powinni znać język angielski. Jeżeli kierowca nie zna języka angielskiego, powinna mu

towarzyszyć osoba znająca przynajmniej język angielski.

7) Wykonawca ustawi recepcję przy wejściu do Sukiennic gdzie będzie sprawdzana lista gości i zaproszenia.

Wykonawca do tego celu zapewni stolik z komputerem z bazą uczestników i gości zaproszonych na kolację. Recepcję

będą obsługiwały dwie osoby (w ramach personelu recepcji opisanego w pkt. 9 OPZ). Osoby te przez cały czas

przybywania gości na kolację będą na stojąco sprawdzały listę gości i zaproszenia, dlatego najlepszym rozwiązaniem

jest zastosowanie wysokiego stołu recepcyjnego, tak aby podczas sprawdzania listy obecności i zaproszeń nie schylać

się i nie siadać. Obsługa recepcji musi posługiwać się biegle w językiem polskim i angielskim, wskazana jest również

znajomość języka francuskiego przez jedną z osób.

8) Wykonawca zapewni usługę sprzątania (co najmniej 5 os.) przed i po uroczystej kolacji zgodnie z wymogami

kierownictwa Muzeum Narodowego w Krakowie oddział Sukiennice. Wykonawca zapewni dyskretne utrzymywanie

czystości w trakcie trwania całej kolacji zgodnie z pkt. 28.5. OPZ i z pkt. 9 OPZ..

9) Wykonawca zapewni usługę ochrony mienia i osób, w tym kontrolę przy wejściu (łącznie co najmniej 5 os.) – zgodnie

z pkt. 9 OPZ. Ochrona będzie wyposażona w jednolite czyste mundury i legitymacje pracownicze.

10) Personel pozostały wyznaczony do pracy podczas uroczystej kolacji będzie ubrany w czysty i elegancki jednolity

ubiór. Poprzez elegancki ubiór należy rozumieć spełnienie minimum następujących warunków: ubiory muszą być w

kolorze ciemnym: czarnym, granatowym, szarym; długie spodnie lub spódnice (spódnica musi zakrywać kolana; w

przypadku spódnicy obowiązkowe są gładkie, cieliste rajstopy), marynarka, buty wizytowe zakrywające palce i pięty – dla

kobiet; długie spodnie, marynarka, koszula z długimi rękawami, buty wizytowe zakrywające palce i pięty – dla mężczyzn.

Włosy, jeśli są długie muszą być spięte.

11) Wyżej wymieniony Personel do pracy przy uroczystej kolacji zostanie wyznaczony przez Wykonawcę z Zespołu

Wykonawcy wskazanego w pkt. 9 OPZ.

40. FORUM ZARZĄDCÓW MIEJSC ŚWIATOWEGO DZIEDZICTWA –30 CZERWCA – 6 LIPCA 2017 R.

40.1. Forum Zarządców Miejsc Światowego Dziedzictwa będzie odbywało się w dniach 30 czerwca – 6 lipca 2017 r. dla

ok. 150 os. Będzie zorganizowane w kilku lokalizacjach w Krakowie, jednakże do Wykonawcy będzie należało w

szczególności zorganizowanie Forum w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa w dniach 1-3 lipca br. oraz kolacji na

zakończenie Forum w budynku ICE Kraków w dniu 6 lipca 2017 r.

94

40.2. Zamawiający zapewnia: W dniach od 1 do 3 lipca 2017 r. powierzchnie w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa, w tym m.in.:

1) Salę konferencyjną z wyposażeniem: - maksymalnie 180 krzeseł,

- stół konferencyjny,

- mobilna mównica,

- 2 projektory sufitowe,

- 2 ekrany sufitowe,

- 2 stałe monitory w okolicach środka Sali,

- nagłośnienie bezprzewodowe,

- laptop lub komputer stacjonarny w reżyserce,

- 2 kabiny do tłumaczeń symultanicznych + 100 odbiorników do tłumaczeń.

2) Szatnię (110 miejsc na ubrania), której lada może być wykorzystana na recepcję do rejestracji uczestników.

3) W holu miejsce na przerwę kawową i ewentualnie na rejestrację uczestników.

4) Dwa pomieszczenia z przeznaczeniem na catering „na stojąco” dla maksymalnie 100 osób oraz

5 stołów rozkładanych dla cateringu.

40.3. Obowiązki Wykonawcy: 1) Zorganizowanie recepcji wraz z obsługą (co najmniej 2 osoby) ( pkt. 9 OPZ) i zapewnienie rejestracji uczestników

zaproszonych na Forum. W recepcji Wykonawca zapewni co najmniej 1 komputer i drukarkę (z zapasowymi tonerami i

pudełkiem białego papieru do drukowania A4) wraz z niezbędnym podłączeniami. W komputerze obsługa recepcji będzie

miała wgraną bazę uczestników Forum i będzie w nim każdego dnia odznaczała na liście obecności poszczególnych

uczestników. W przypadku udziału mediów personel recepcji będzie się na bieżąco kontaktował z koordynatorem ds.

komunikacji w Zespole Zadaniowym Zamawiającego.

2) Do Sali konferencyjnej w Muzeum Historycznym mogą wejść uczestnicy wyłącznie po zarejestrowaniu w recepcji.

Uczestnicy Forum będą posługiwali się identyfikatorem tym, co na sesji.

3) Druk materiałów w języku angielskim dla uczestników, zgodnie z załącznikiem nr 2 do OPZ, w tym między innymi a)

programu Forum, b) tzw. koziołków z nazwiskami prelegentów i moderatów na stół konferencyjny każdego dnia Forum.

4) Oznakowanie Sali w postaci banera na Sali konferencyjnej i roll-upu w holu oraz ustawienie stołu na rozkładanie przez

uczestników Forum materiałów informacyjnych.

5) Zapewnienie systemu dyskusyjnego na stół prezydialny w liczbie 5 sztuk (zgodnie z pkt. 18 OPZ) oraz zestawu co

najmniej 3 mikrofonów przenośnych dla uczestników (zgodnie z pkt. 19 OPZ).

6) Zapewnienie zgodnie z pkt. 13 OPZ obsługi kompleksowego tłumaczenia symultanicznego wraz z wydawaniem

i odbiorem każdego dnia słuchawek z odbiornikami uczestnikom na recepcji. W przypadku odbiorników na baterie.

Wykonawca zapewni co najmniej 50 zestawów zapasowych baterii do odbiorników.

7) Zapewnienie kompleksowego podłączenia w kabinach wyposażenia do tłumaczeń symultanicznych, tak aby działały

niezawodnie. Na co najmniej dwie godziny przed otwarciem rejestracji na Forum dokona próby i sprawdzenia sprzętu.

8) Zapewnienie tłumaczy symultanicznych z języka angielskiego na język polski i z języka polskiego na języka angielski

zgodnie z wytycznymi w punkcie nr 13 OPZ Tłumaczenia symultaniczne, konsekutywne i pisemne.9) Zapewnienie personelu technicznego do obsługi sprzętu konferencyjnego (m.in. rzutnik, ekran, wgrywanie

prezentacji na laptop i emisja prezentacji, w tym odtwarzanie z linków stron internetowych) i techniki konferencyjnej oraz

reżyserki – co najmniej 2 osoby – zgodnie z pkt. 9 OPZ.

95

10) Zapewnienie zgodnie z pkt. 36 i niniejszym cateringu i kompleksowej obsługi cateringu wraz z serwisem kelnerskim władającym językiem polskim, angielskim, francuskim w dniach 1-3 lipca 2017 r. dla ok. 150 os. każdego wymienionego dnia oraz poczęstunku/kolacji dnia 6 lipca 2017 r. (w godz. 19.30 – 21.00 w formie szwedzkiego bufetu w ICE Kraków dla ok. 150 os.11) Wyżywienie podczas Forum zgodnie z OPZ, tabelą nr 8 i z Ramowym Programem Forum (pkt. 4 OPZ) będzie składało się:11).1.w dniach 1-3 lipca 2017 r. z:

a) przerw kawowych z przekąskami, tzn.: na bieżąco uzupełnianej gorącej kawy parzonej w ekspresie ciśnieniowym, herbaty (czarna, zielona, owocowa),

mleka do kawy w dzbankach, cytryny, cukru, słodzika, wody, soków, kilku rodzajów ciastek (co najmniej 3 rodzaje)

(m.in. deserowe, kruche)

b) Obiadów/lunchów, tzn.: gorących dań: dwóch zup (po 250 ml na osobę/dzień) i minimum dwóch dań (po 300 gram na osobę/dzień) do

wyboru: 1 mięsne i 1 wegetariańskie;

sałatek po 200 gram na osobę/dzień (minimum 4 do wyboru, w tym 2 sałatki wegetariańskie);

wody niegazowanej i gazowanej po 500 ml na osobę/dzień, soków owocowych po 500 ml na

osobę/dzień;

napojów gorących po 500 ml na osobę/dzień (świeżo parzona gorąca kawa, herbata (czarna, zielona, owocowa),

mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier, słodzik);

deseru po 150 g na osobę/dzień – trzy rodzaje ciast do wyboru oraz owoce świeże (m.in. jabłka, owoce

sezonowe).

11).2. w dniu 6 lipca 2017 r. z:

a) kolacji na zakończenie Forum/poczęstunku w formie stołu szwedzkiego, tzn.: przekąski gorące i zimne (mięsne, wegetariańskie, wegańskie), w tym m.in. tartinki, koreczki, szaszłyczki,

babeczki pikantne, etc. po 450 gram na osobę

woda niegazowana i gazowana, soki łącznie po 1 l na osobę;

napojów gorących (świeżo parzona gorąca kawa, herbata (czarna, zielona, owocowa), mleko do kawy


wina białego i czerwonego łącznie po 450 ml na osobę. Wykonawca wraz z propozycjami menu zaproponuje trzy

różne cenowo wytrawne wina białe i czerwone do zatwierdzenia przez Zawiającego.

deseru – wyboru dwóch rodzajów ciast i dwóch deserów typu mus i owoców świeżych (trzech rodzajów) – po 150

gram na osobę.

Tabela nr 8 Lista usług cateringowych – Forum Zarządców CZERWIEC LIPIEC

rodzaj wyżywieniaLiczba os.

Miejsce, poziom/sala 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

FORUM ZARZĄDCÓW MIEJSC ŚWIATOWEGO DZIEDZICTWA

Przerwa kawowa 120Muzeum Historyczne

Lunch 120Muzeum Historyczne

96

Kolacja na zakończenie Forum/Poczęstunek 150

ICE Kraków, sala Kameralna (S3)

12) Na kolację na zakończenie Forum Wykonawca ustawi ok. 30 stolików koktajlowych, ok. 10 stolików z fotelami (w ramach

wyposażenia meblowego zapewnionego w umowie najmu ICE Kraków).

13) Wykonawca zapewni usługę sprzątania (co najmniej 3 os.) w trakcie i po Forum w Muzeum Historycznym, które to

miejsce musi być przez cały czas czyste.

14) Wykonawca zapewni usługę ochrony mienia i osób, w tym kontrolę przy wejściu do Muzeum Historycznego (łącznie co

najmniej 3 os.). Ochrona będzie wyposażona w jednolite czyste mundury i legitymacje pracownicze.

15) Personel wyznaczony do pracy podczas kolacji na zakończenie Forum będzie ubrany w czysty i elegancki ubiór. Poprzez

elegancki ubiór należy rozumieć spełnienie minimum następujących warunków: ubiory muszą być w kolorze ciemnym:

czarnym, granatowym, szarym; długie spodnie lub spódnice (spódnica musi zakrywać kolana; w przypadku spódnicy

obowiązkowe są gładkie, cieliste rajstopy), marynarka, buty wizytowe zakrywające palce i pięty – dla kobiet; długie spodnie,

marynarka, koszula z długimi rękawami, buty wizytowe zakrywające palce i pięty – dla mężczyzn.

16) Wyżej wymieniony Personel do pracy przy organizacji Forum zostanie wyznaczony przez Wykonawcę z Zespołu

Wykonawcy wskazanego w pkt. 9 OPZ, w tym m.in. personel do usługi sprzątania (co najmniej 2 os.) i usługi ochrony (co

najmniej 2 os.).

41. UROCZYSTOŚĆ ZAMKNIĘCIA SESJI– CATERING W MUZEUM INŻYNIERII MIEJSKIEJ W KRAKOWIE– 11 LIPCA 2017 R.

41.1. Wykonawca zorganizuje w Muzeum Inżynierii Miejskiej w Krakowie w dniu 11 lipca 2017 r. kolację w formie

szwedzkiego stołu dla ok. 500 osób podczas uroczystości zamknięcia sesji. Kolacja jest przewidziana godz. 21.00 do godz.

ok. 2.00, przy czym pełna gotowość powierzchnia planowana jest na godzinę 19.00.

41.2. Podczas uroczystości zamknięcia w Muzeum Inżynierii Miejskiej w dniu 11 lipca 2017 r. na powierzchni przeznaczonej na catering zostanie zorganizowana usługa cateringowa i niezbędne zaplecze cateringowe oraz zostaną zapewnione i ustawione meble, w tym m.in. stoliki koktajlowe (20 szt.), ławki trzyosobowe (20 szt.), 10 stołów z krzesłami. Ponadto wykonawca zapewni co najmniej 30 kelnerów ( w ramach pkt. 9 OPZ), tak aby zapewnić sprawną obsługę, zbieranie brudnych naczyń, przynoszenie czystych, uzupełnianie bemarów, dań i napojów.41.3. Wykonawca podczas kolacji zapewni:

przystawki – minimum 2 rodzaje (w tym 1 wegetariańska) po 150 gram na osobę,

przekąski gorące i zimne – 5 różnych rodzajów (w tym wegetariańskie, mięsne, wegańskie), w tym m.in.

tartinki, koreczki, kanapeczki, babeczki pikantne, szaszłyczki, etc – po 250 gram,


gorące dania (minimum 4 do wyboru: 2 mięsne, 1 wegetariańskie, 1 wegańskie) po 300 gram na osobę,

sałatki (minimum 3 do wyboru, w tym 2 wegetariańskie) po 300 gram na osobę,

woda niegazowana i gazowana, soki naturalne łącznie każdego po 1 litrze na osobę;

napoje gorące (świeżo parzona w ekspresie ciśnieniowym gorąca kawa, herbata (czarna, zielona,

owocowa), mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier, słodzik) po 500 ml na osobę,

alkohol: w tym butelki wina białego i wina czerwonego łącznie po 450 ml na osobę, polskie piwo

alkoholowe (500 ml/osobę), czystą wódkę polską 40%, polskiej marki, produkowaną jest w Polsce ( 0,5

litra na trzy osoby),

97

deseru – wyboru ciast (150 gram na osobę) i świeżych kilka rodzajów owoców (180 gram na osobę).

41.4. Wszystkie powyższe dania zostaną uzgodnione i zaakceptowane przez Zamawiającego. Dania nie będą zawierały owoców morza, ulepszaczy smaków ani sztucznych dodatków. Informacje o potrawach (tj. nazwa potrawy i jej skład) będą opisane w języku polskim i angielskim i francuskim z informacją o ew. alergenach.41.5. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić nakrycie w postaci zastawy porcelitowej w kolorze białym, kieliszki i

literatki/szklanki ze szkła przeźroczystego bez żadnych wzorów i napisów, sztućce ze stali nierdzewnej w kolorze srebrnym.

41.6. Obsługa nie tylko kelnerska posługująca się językiem angielskim będzie dbała o porządek i czystość w trakcie

serwowania posiłków i sprzątania po posiłkach.

41.7. Wykonawca zapewni usługę sprzątania (co najmniej 3 os.) w trakcie i po kolacji, tak, aby miejsce pozostawało przez

cały czas czyste. Po zakończeniu kolacji zapewni kompleksową usługę sprzątania wszystkich śmieci i odpadów zgodnie z

pkt. 9 OPZ.

42. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia w trybie z wolnej ręki zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 uPzp

Zamawiający przewiduje możliwość powtórzenia następujących podobnych usług:

1. organizacji uroczystych kolacji dwudaniowych z przystawkami, deserami, napojami zimnymi i

gorącymi w restauracjach w Krakowie dla łącznej liczby 100 osób w dniach od podpisania umowy do 15 lipca

2017 r. na kwotę łączną nie przekraczającą 25000 zł brutto (na podstawie przedmiotu zamówienia opisanego

w pkt. 39 do OPZ);

2. przygotowania do druku i druku wskazanych przez Zamawiającego materiałów w pełnym kolorze w dniach od

podpisania umowy do 15 lipca 2017 r. na kwotę nie przekraczającą 15000 zł brutto (na podstawie przedmiotu

zamówienia opisanego w Załączniku nr 2 do OPZ);

3. produkcji materiałów promocyjno-informacyjnych wskazanych przez Zamawiającego od dnia podpisania

umowy do 15 lipca 2017 r. na kwotę nie przekraczającą 30000 zł brutto (na podstawie przedmiotu

zamówienia opisanego w Załączniku nr 2 do OPZ).

4. transportu samochodami osobowymi i autokarami dla gości wskazanych przez Zamawiającego od dnia

podpisania umowy do 15 lipca 2017 r. na kwotę nie przekraczającą 30000 zł brutto (zgodne z przedmiotem

zamówienia opisanym w pkt. 31 OPZ);

43. DODATKOWE UPRAWNIENIA ZAMAWIAJĄCEGO

Ograniczenie przedmiotu zamówienia najpóźniej 5 dni po podpisaniu umowy.Zamawiający zastrzega sobie możliwość ograniczenia przedmiotu zamówienia w następujących zakresach:

a) Rezygnacji z organizacji strefy bezpieczeństwa - Sprzętu kontrolnego w postaci 6 bramek, 4 skanerów RTG (prześwietlarek bagażu) wraz z ustawieniem, montażem, obsługą, demontażem - w zakresie 2 bramek i 2

skanerów,

b) Rezygnacji z organizacji strefy bezpieczeństwa - Sprzętu kontrolnego w postaci 5 urządzeń ręcznych do wykrywania metalu wraz z ustawieniem, montażem, obsługą, demontażem - w zakresie do 3 sztuk,

c) Rezygnacji z organizacji strefy bezpieczeństwa – 5 bramek obrotowych z czytnikami QR kodów,d) Rezygnacji z organizacja strefy bezpieczeństwa - Zapewnienia metalowych płotów (100 metrów płotów) do

wygrodzenia terenów przy ICE Kraków (płoty każdy o wysokości ok. 110 cm, szerokości ok. 250 cm),e) Rezygnacji z organizacji strefy bezpieczeństwa - Zapewnienia i rozstawienia 30 zapór wymuszających

spowolnienie prędkości przez samochody przy ICE Kraków – w zakresie do 50%,

98

f) Rezygnacji z organizacji strefy bezpieczeństwa - Dwóch namiotów do strefy kontroli bezpieczeństwa przy Zamku

Królewskim na Wawelu - (Brama Herbowa, ul. Bernardyńska) - dwa namioty każdy wielkości 3 m x 4 m wraz z

ustawieniem, montażem, obsługą, demontażem w dniu 2 lipca 2017 r. przed Wawelem,

g) Rezygnacji z organizacji strefy bezpieczeństwa – Zakwaterowania 25 pracowników obsługi sprzętu kontrolnego w pokojach dwuosobowych w hotelach trzygwiazdkowych ze śniadaniem w terminie od 29 czerwca

do 13 lipca 2017 r.,

h) Rezygnacji z organizacji strefy bezpieczeństwa – Zapewnienia obiadów i kolacji dla 25 pracowników obsługi sprzętu kontrolnego w terminie od 29 czerwca do 13 lipca 2017 r.,

i) Rezygnacji z Tłumaczenia pisemnego - w zakresie do 50% stron,

j) Rezygnacji z wyposażenia meblowego tj. - System parawanów/przegród (ok. 20 szt.) oddzielających tzw. open

space na powierzchni dla 12 biur na jednym poziomie 3 w ICE Kraków oraz ich rozstawienie,

k) Rezygnacji z obsługi medycznej – karetki medyczne – w zakresie do 50%,

l) Rezygnacji z ubezpieczenia uczestników i wydarzenia podczas uroczystości otwarcia sesji na Zamku Królewskim w dniu 2 lipca 2017 r.,

m) Rezygnacji z organizacji usługi cateringu podczas Forum Zarządców Miejsc Światowego Dziedzictwa w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa w dniach 1-3 lipca 2017 r.

n) Rezygnacji z organizacji usługi cateringu podczas zakończenia Forum Zarządców Miejsc Światowego Dziedzictwa w ICE Kraków w dniu 6 lipca 2017 r.,

o) Rezygnacji z organizacji usługi cateringu podczas uroczystości zamknięcia sesji dnia 11 lipca 2017 r. – w

zakresie od 50% do 100%,

p) Rezygnacji z materiałów promocyjnych - Eleganckie koszulki polo białe - w zakresie od 50% do 100%,

q) Rezygnacji z materiałów promocyjnych - Eleganckie koszulki polo granatowe - w zakresie od 50% do 100%,

r) Rezygnacji z materiałów promocyjnych – Jabłka ze szklanymi dużymi misami – w zakresie od 50% do 100%,

s) Rezygnacji z materiałów promocyjnych – Bannerów konferencyjnych na sale konferencyjne – w zakresie do

50%,

t) Rezygnacji z materiałów promocyjnych - Bannerów konferencyjnych zewnętrznych – w zakresie do 50%,u) Rezygnacji z materiałów promocyjnych - Kierunkowskazy, tablice informacyjne i tabliczki informacyjne – w

zakresie do 50%,

v) Rezygnacji z materiałów promocyjnych - Roll-up’ów - w zakresie do 5 egzemplarzy, w) Rezygnacji z materiałów promocyjnych - Standy konferencyjne z szafką zamykaną na klucz,

x) Rezygnacji z materiałów promocyjnych - Stojaki na materiały informacyjne,

y) Rezygnacji z materiałów promocyjnych – Rękawy/ekspozycja na kolumny – w zakresie od 30% do 100%,

z) Rezygnacji z materiałów promocyjnych - Kartonowe rękawy na semafory – w zakresie od 50% do 100%,

Skorzystanie z uprawnienia, o którym mowa wyżej, powoduje odpowiednio obniżenie wynagrodzenia w wysokości przyjętej

dla danego zadania lub produktu zamówienia.

ZAŁĄCZNIKI DO OPISU PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Załącznik 1 do OPZ - Umowa na najem powierzchni Centrum Kongresowego ICE Kraków w Krakowie z załącznikamiZałącznik 2 do OPZ - Specyfikacja techniczna i opis wykonania materiałów promocyjno- informacyjnychZałącznik 3 do OPZ - Wytyczne Identyfikacji Wizualnej sesji

99

Załącznik 4 do OPZ - Planowana oferta kulturalno-turystycznaZałącznik 5a do OPZ - Robocza Koncepcja namiotu głównego_rysunekZałącznik 5b do OPZ - Robocza Koncepcja namiotu głównego_mapa

100

NID organizacja UN… · Web view2017/04/20 · Z uwagi na fakt, iż przedmiotem zamówienia są...

Documents

Transcript of NID organizacja UN… · Web view2017/04/20 · Z uwagi na fakt, iż przedmiotem zamówienia są...