NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY PRZY WYPEŁNIANIU WNIOSKU O PŁATNOŚĆ

NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY PRZY WYPEŁNIANIU WNIOSKU O

PŁATNOŚĆ

Szkolenie dla Beneficjentów Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata

2007-2013

Priorytet III „Środowisko Przyrodnicze”

21.04.231 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

Nieznajomość „Instrukcji do wniosku beneficjenta o płatność (pełniącego funkcje: refundacyjną, zaliczkową, rozliczeniową zaliczki, sprawozdawczą) dla Priorytetu III Środowisko Przyrodnicze Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013”

http://www.wfosgw.poznan.pl/ Fundusze Europejskie Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny na lata 2007-2013 Dokumenty Wzory dokumentów Instrukcja wypełniania wniosku o płatność (obowiązująca od 17.06.2011r.)


Formularz wniosku

• formularz niezgodny z aktualnie obowiązującą wersją• formularz pobrany ze strony innej instytucji

http://www.wfosgw.poznan.pl/ Fundusze Europejskie Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny na lata 2007-2013 Dokumenty Wzory dokumentów Wzór wniosku beneficjenta o płatność (obowiązujący od 25.05.2010r.)


Wersja elektroniczna wniosku

• brak wersji elektronicznej wniosku• niezgodność wersji papierowej z wersją elektroniczną• wypełnienie pól, których uzupełnienie należy do IP WRPO

wszystkie szare pola we wniosku o płatność nie są wypełniane przez Beneficjenta – należy pozostawić je puste


Składanie wniosku

• składanie/przesyłanie wniosku do innej instytucji

Wnioski należy składać/przesyłać pod adresem:

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

ul. Szczepanowskiego 15A

60-541 Poznań


Podpisywanie i parafowanie dokumentów

• dokumenty podpisane/parafowane przez osobę nieupoważnioną lub osobę której pełnomocnictwa nie załączono• niepełne podpisanie wniosku (np. podpis wyłącznie na ostatniej stronie• brak pieczątek imiennych• brak pieczątki firmowej• wniosek podpisany na czarno


Kserokopie dokumentów

• załączanie oryginałów dokumentów• nieczytelne kserokopie załączanych dokumentów• niepełne kserokopie załączanych dokumentów (np. „ucięte”)• niepełne potwierdzenie dokumentów za zgodność z oryginałem (np. brak daty, brak pieczątki firmowej)• dokumenty potwierdzone przez osobę nieupoważnioną lub osobę której upoważnienia nie załączono


WNIOSEK O PŁATNOŚĆ


• nieprawidłowe wpisanie numeru działania, schematu i projektu – skutkuje to niepoprawnym generowaniem numeru wniosku o płatność w punkcie 1, numeru i nazwy działania w punkcie 5, numeru projektu w punkcie 7, numeru umowy o dofinansowanie w punkcie 8, numeru aneksu w punkcie 8a


• nieprawidłowe wybranie rodzaju wniosku• niespójne dane między rodzajem wniosku wybranym w nagłówku a rodzajem wniosku wybranym w punkcie 11


• wypełnianie pola przy wniosku wyłącznie zaliczkowym (należy pozostawić niewypełnione)• wniosek refundacyjny/rozliczający zaliczkę:

– wpisywanie dat nie wynikających z zestawienia dokumentów finansowych w tabeli 14

– niezachowywanie ciągłości okresów wykazywanych w kolejnych wnioskach o płatność

• załączanie dokumentów spoza okresu którego dotyczy wniosek i brak wyjaśnienia tej kwestii


21.04.2312

• dane beneficjenta niezgodne z umową o dofinansowanie (wynikające np. z niepoinformowania o zmianie adresu)• niepełne dane beneficjenta


21.04.2313

• podawanie danych osób upoważnionych do reprezentacji, zamiast osób odpowiedzialnych za sporządzenie wniosku

Sugestia: Wskazane jest podanie danych osoby, która przygotowała wniosek i będzie w stanie udzielić szczegółowych wyjaśnień w przypadku zgłoszenia uwag, konieczności uzyskania dodatkowych wyjaśnień.


21.04.2314

• dane niezgodne z umową o dofinansowanie (wynikające np. z niepoinformowania o zmianie banku obsługującego jednostkę; błędnie wpisane dane z umowy)• niekompletne dane (niewypisanie wszystkich rachunków bankowych wskazanych w umowie o dofinansowanie)


21.04.2315

• w przypadku nieprawidłowego wypełnienia nagłówka wniosku nieprawidłowo generuje się Numer i nazwa działania• nazwa projektu niezgodna z umową o dofinansowanie („literówki”)


21.04.2316

• w przypadku nieprawidłowego wypełnienia nagłówka wniosku nieprawidłowo generuje się numer projektu, numer umowy o dofinansowanie oraz początek numeru aneksu• nieprawidłowa data podpisania umowy/aneksu do umowy o dofinansowanie• niewpisywanie danych z ostatnio zawartego aneksu do umowy o dofinansowanie


21.04.2317

• niespójność między kwotami wykazanymi w pkt. 12-13 a tabelą 14 Zestawienie dokumentów… i Załącznikiem 1 Zestawienie dokumentów wraz z montażem finansowym

Kilka uwag technicznych:12a) = podsumowanie kol. 9 tabeli 14a12b) = podsumowanie kol. 9 tabeli 14b12b.1) = podsumowanie kol. 12 Załącznika 1 część b13.1a) = podsumowanie kol. 12 Załącznika 1 część a


21.04.23Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu18

• niewykazywanie zwracanych środków zaliczki• wykazywanie odsetek narosłych na rachunku bankowym w przypadku JST


…


• nieprawidłowe przenoszenie danych z dokumentów źródłowych do wniosku• numery ewidencyjne/księgowe: wpisane dane nie wynikają z załączonych dokumentów• daty zapłaty: należy podać wszystkie daty zapłaty za dany dokument, jeżeli zapłata następowała w kilku ratach• kategoria interwencji niezgodna z wnioskiem o dofinansowanie


• nieprawidłowe przenoszenie danych z dokumentów źródłowych do wniosku• niewpisywanie całej nazwy towaru lub usługi zgodnie z dokumentem źródłowym• niespójność między kwotami wykazanymi w tabelach a dokumentem źródłowym i opisem dokumentu źródłowego• nieprawidłowe wyliczenie wartości w kolumnie „w tym VAT” w przypadku gdy na jednym dokumencie widnieją wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne


• niewypełnianie punktu• wpisywanie kwoty odsetek w przypadku JST


• brak wskazania wszystkich kategorii wydatków a nie tylko tych rozliczanych w bieżącym wniosku o płatność

Kolumny 3 i 4:• niewpisywanie danych z aktualnie obowiązującego aneksu do umowy o dofinansowanie• wpisywanie danych zgodnie z aneksem który dopiero zostanie zawarty

Kolumna 5 i 6:• niezgodność informacji z danymi wynikającymi z wniosku o płatność• niewypełnianie kolumn narastająco z poprzednimi wnioskami o płatność


• pozostawianie punktu niewypełnionego• wypełnianie punktu w przypadku wniosku o płatność końcową


• wypełnianie części tabeli ze wskaźnikami rezultatu przy wnioskach pośrednich• kol. 5: często w kolejnych wnioskach wpisywana jest wartość z poprzedniego wniosku i jednocześnie wartość w kolumnie 6 nie jest sukcesywnie powiększana w kolejnych wnioskach o płatność• „zapominanie” o wskaźniku „Liczba nowych miejsc pracy” w przypadku gdy jego wartość docelowa wynosi 0• brak udokumentowania lub niedostateczne udokumentowanie osiągnięcia założonych w projekcie wskaźników produktu i rezultatu, dokumenty na potwierdzenie wskaźników niezgodne z wnioskiem o dofinansowanie• w przypadku wniosku o płatność końcową gdy nie został osiągnięty zakładany wskaźnik rezultatu: brak informacji w punkcie 20 wskazującej do kiedy zostaną osiągnięte założone wskaźniki rezultatu i do kiedy zostanie dostarczone potwierdzenie osiągnięcia wskaźników


• nierozpoczynanie od kwartału w którym składany jest wniosek o płatność• wykazane kwoty są niezgodne z aktualnym harmonogramem rzeczowo-finansowym realizacji projektu • dane dotyczące kwartału w którym składany jest wniosek nie zostały odpowiednio pomniejszone o wydatki do tej pory poniesione i udokumentowane we wnioskach o płatność


Załącznik nr 1 – Zestawienie dokumentów wraz z montażem finansowym:• nieuzupełnianie pola NIP wystawcy dokumentu• niespójność między kwotami wykazanymi w tabelach (w zakresie kwoty dofinansowania z dokumentu, dofinansowania UE, wkładu własnego, kwoty wydatków niekwalifikowanych) a opisem faktury• błędne wyliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego• błędne zaokrąglenia wyliczonych kwot• nieprawidłowo wyliczone dofinansowanie z EFRR na poszczególnych dokumentach księgowych• suma dofinansowań ze środków EFRR wskazanych na dokumentach jest różna od kwoty wnioskowanej


Załącznik nr 2 – Harmonogram realizowanych przetargów:• kwota wydatków kwalifikowalnych dot. przetargu (kol. 5) niezgodna z harmonogramem rzeczowo-finansowym realizacji projektu• wykazywanie umów z wykonawcą które są podpisane ale nie został jeszcze zawarty aneks do umowy o dofinansowanie uwzględniający te umowy

Uwaga techniczna:kol. 6 (kwota dofinansowania dot. przetargu) = kol. 5 (kwota kosztów kwalifikowalnych dot. przetargu) x % dofinansowania

Harmonogram rzeczowo-finansowy

• wydatki przedstawione we wniosku o płatność nie są ponoszone zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym oraz niezałączenie aktualizacji harmonogramu• harmonogram nie jest sporządzony według dat płatności dla wykonawcy


Opis faktur

• niekompletny/nieprawidłowy opis dokumentów załączanych do wniosku o płatność

• zapisy na dokumentach księgowych nieopatrzone są podpisami lub opatrzone są nieczytelnymi podpisami (parafkami) (brak czytelnego podpisu imieniem i nazwiskiem / pieczątki imiennej / karty wzorów podpisów)

• opisy faktur sporządzone na osobnych załącznikach w przypadku gdy na odwrocie faktury jest miejsce na zamieszczenie opisu

• opisy faktury sporządzone na osobnych załącznikach nie są opatrzone podpisami osoby sporządzającej i osoby zatwierdzającej załącznik

• poprawki na opisie dokumentów dokonywane niezgodnie z Ustawą o rachunkowości


Opis faktur

• zapisy dotyczące stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych:– brak dokładnej podstawy prawnej zgodnie z PZP

– zastosowanie budzącego wątpliwości trybu zamówień publicznych

– niespójność między trybem na opisie dokumentu a trybem wybranym w Załączniku 2 Harmonogram przetargów we wniosku o płatność

– wskazanie Dz. U. dot. ustawy PZP, który nie obowiązywał w momencie realizacji zamówienia publicznego

– zastosowanie zapisu niezgodnego z „Instrukcją…”


Opis faktur

• kategorie wydatków:– brak przyporządkowania wydatku z dokumentu do kategorii wydatku z

harmonogramu rzeczowo-finansowego

– w przypadku gdy wydatek odnosi się do kilku kategorii wydatku brak przy każdej nazwie kategorii przypisanej jej kwoty

– podawanie kwot całościowych wynikających z harmonogramu zamiast kwot dotyczących opisywanego dokumentu

– pomijanie VAT gdy jest on kosztem kwalifikowalnym


Opis faktur

• dekrety księgowe: – brak dat ujęcia w księgach rachunkowych

– nie zamieszczenie dekretacji bądź brak podpisu pod dekretacją

• klasyfikacja budżetowa:– niezgodność z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie

szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych

– niespójność między klasyfikacją budżetową a źródłami finansowania danej faktury

• źródła finansowania: brak zgodności z docelowymi źródłami finansowania faktury


Dokumenty potwierdzające płatność

• dołączanie nieprawidłowych dokumentów potwierdzających płatności, w szczególności brak wyciągów bankowych

• niezałączanie kompletu wyciągów bankowych – szczególnie dotyczy to kosztów niekwalifikowalnych

• niezałączanie całego wyciągu, nie można potwierdzić tożsamości właściciela rachunku (np. brak pierwszej strony wyciągu)

• błędne dane dokumentu źródłowego w opisie operacji (np. niepoprawny numer faktury) oraz brak załączenia oświadczenia jaki powinny być poprawne dane


Dokumenty potwierdzające odbiór/wykonanie prac

• brak/niezałączanie dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac, w szczególności dotyczy to kosztów przygotowania projektu (dokumentacja, studium wykonalności) oraz promocji projektu• brak/niezałączanie dokumentów OT• brak/niezałączanie pozwoleń na użytkowanie (innych dokumentów wynikających z pozwolenia na budowę)


Dokumenty potwierdzające odbiór/wykonanie prac

• protokoły odbioru częściowego: – błędy rachunkowe– brak ciągłości pomiędzy poszczególnymi protokołami odbioru częściowego

robót– brak odniesienia odebranych robót do całości wszystkich elementów zadania

• protokół odbioru końcowego: – brak zakresu rzeczowego odbieranych robót– brak podpisów wszystkich osób biorących udział w odbiorze

• brak możliwości jednoznacznego przyporządkowania pozycji na fakturze/protokole częściowym/końcowym do pozycji z harmonogramu rzeczowo-finansowego


Inne uwagi

• uregulowanie zobowiązania z innego rachunku bankowego niż wskazany w umowie o dofinansowanie oraz brak wyjaśnienia w tej sprawie• załączanie do wniosku o płatność nieaktualnych dokumentów, w szczególności zaświadczenia z Urzędu Skarbowego o statusie podatnika• niezałączanie faktur dotyczących kosztów niekwalifikowanych wraz z wyciągami bankowymi potwierdzającymi poniesienie wydatku• brak informacji o podziale kwoty dofinansowanie wnioskowanej do wypłaty na środki majątkowe i bieżące – w takim przypadku płatność zostanie przekazana według specyfiki projektu


Inne uwagi

• Faktury wystawione na:– Urząd Gminy i brak wskazania we wniosku o dofinansowanie innego

podmiotu ponoszącego koszty realizacji projektu konieczność zaktualizowania wniosku o dofinansowanie lub skorygowania dokumentów

– Gminę z NIP-em Urzędu Gminy lub na Urząd Gminy z NIP-em Gminy – konieczność skorygowania dokumentów


NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY PRZY WYPEŁNIANIU WNIOSKU O PŁATNOŚĆ

Documents

Transcript of NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY PRZY WYPEŁNIANIU WNIOSKU O PŁATNOŚĆ