Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność POKL Autorzy Alicja Bartnik

28 października 2008 r.

Najczęściej popełniane błędy

we wnioskach o płatność POKLAutorzy

Alicja BartnikEulalia Chrzanowska


1_WNIOSEK ZA OKRES: od.................. do................ okres za jaki składany jest wniosek MUSI BYĆ zgodny z przyjętym w

umowie o dofinansowanie harmonogramem płatności. data „od” w pierwszym wniosku o płatność MUSI być zgodna

z datą rozpoczęcia realizacji projektu, wskazaną we wniosku o dofinansowanie.

data „do” we wniosku o płatność końcową musi pokrywać się z datą zakończenia realizacji projektu, płatności dokonane po tej dacie muszą dotyczyć okresu realizacji projektu.

okresy kolejnych wniosków o płatność NIE MOGĄ się „zazębiać”. wnioski o płatność należy składać w terminach określonych w umowie. wniosek należy składać na aktualnym formularzu.

2_PROJEKT punkt (6) Nr umowy/decyzji: ......................... należy posługiwać się numeracją z umowy, a jeżeli jest podpisany aneks to

numerem aneksu.


4_POSTĘP FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU

Lp.Zadania/cele

założonewe wniosku

o dofinansowanie

Wydatki określone wewniosku o

dofinansowanieprojektu (PLN)

Wydatkiponiesionew okresie

Rozliczeniowym(PLN)

Wydatki kwalifikowalne od początku realizacji

projektu (bez wydatków w obecnym okresie

rozliczeniowym) (PLN)

% realizacji

1 2 3 4 5=(3+4)/2

1.1. Zadanie 1 (nazwa)

1.1.1 … w tym wydatki personelu

1.2 Zadanie 2 (nazwa)

1.2.1 ... w tym wydatki personelu

2 wydatki pośrednie3. wydatki

ogółem:3,1. w tym VAT

3.2. w tym cross-financing

3.3. w tym wkład niepieniężny


Aby uniknąć błędów w tej części wniosku należy zwrócić uwagę na:

aktualizowanie wydatków w kolumnie nr 2 zgodnie z wprowadzanymi zmianami w budżecie,

w kolumnie nr 4 należy uwzględnić kwoty rozliczone w poprzednich wnioskach,

obliczenia % realizacji w sposób przedstawiony w tabeli (5=(3+4)/2),

zaokrąglać liczby należy do dwóch miejsc po przecinku.


5_POSTĘP RZECZOWY REALIZACJI PROJEKTU

Należy zwrócić uwagę na to, aby informacje zawarte w opisie stanu realizacji projektu były zgodne z harmonogramem oraz by odzwierciedlały wydatki ujęte we wniosku o płatność. Należy również ujmować działania, do których Beneficjent został zobowiązany umową oraz aneksami.

Zadania założone wewniosku

o dofinansowanie

Stan realizacji

1 2zadanie 1 (nazwa) ...zadanie 2 (nazwa)...…


8_ŹRÓDŁA SFINANSOWANIA WYDATKÓW

Lp.

Źródłow okresie

rozliczeniowym (PLN)

od początku realizacji projektu

(PLN)

1 Krajowe środki publiczne: (kwota z bieżącego wniosku)

(suma poprzednich wniosków )

2 - budżet państwa j.w. j.w.

3 - budżet jednostek samorządu terytorialnego

4 - inne krajowe środki publiczne4.1 - Fundusz Pracy

4.2 - Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

5 Pozostałe źródła:5.1 - prywatne

suma: w wierszach nr 1 i 2 należy wpisać takie same kwoty, jeżeli projekt jest w 100% finansowany z dotacji,

w ostatniej kolumnie należy uwzględnić wydatki rozliczone w poprzednich wnioskach o płatność – „od początku realizacji projektu”, bez bieżącego wniosku.


Kwotadofinansowani

a(PLN)

wkład własny (PLN)

Ogółem(PLN)Budżet

państwa

Budżetjednostki

samorząduterytorialnego

Innekrajoweśrodki

publiczne

Wkładprywatny

1. Całkowita wartość projektu

2.Środki przekazane

dotychczasbeneficjentowi w formie

zaliczki*

3.Kwota dotychczas

rozliczonychśrodków

4. Kwota rozliczana niniejszymwnioskiem

5. Procent rozliczenia (3+4)/2 (3+4)/1 (3+4)/1 (3+4)/1 (3+4)/1 (3+4)/1

6.Kwota pozostająca do

rozliczeniaw kolejnym wniosku

2-(3+4) 1-(3+4) 1-(3+4) 1-(3+4) 1-(3+4) 1-(3+4)

* w tym wysokość ostatniej transzy ** tabela wypełniana w przypadku projektów, w których dofinansowanie przekazywane jest w formie zaliczki

9_ROZLICZENIE KWOTY DOFINANSOWANIA I WKŁADU WŁASNEGO**


należy zwrócić uwagę na poprawne wyliczenie procentu rozliczenia (wg. wzoru zawartego w tabeli),

zgodnie z zasadami rachunkowości, kwoty należy zaokrąglać do dwóch miejsc po przecinku,

jeżeli w projekcie nie występuje wkład własny – nie uzupełniamy środkowej części tabeli (część zaznaczona kolorem różowym).

w ostatniej części należy podać wysokość odsetek bankowych, które narosły w okresie rozliczeniowym, jeżeli Beneficjent posiada konto bezodsetkowe, należy wpisać 0,00 (co do zasady zwrot odsetek powinien być dokonywany na koniec okresu rozliczeniowego).

Wysokość odsetek narosłych na rachunku projektu w okresie rozliczeniowym …. (PLN)

c.d. pkt. 9_


10_HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA KOLEJNE OKRESY ROZLICZENIOWE

Okres rozliczeniowy Planowane wydatki (PLN)

Planowana kwota wnioskowana (PLN)

od … do ... od … do ... od … do ... od … do ...

Planując wydatki należy wziąć pod uwagę środki dotychczas rozliczone, kwota wnioskowana musi być zgodna z harmonogramem płatności zatwierdzonym przez WUP.


Punkt 11_ PLANOWANY PRZEBIEG REALIZACJI PROJEKTU oraz

Punkt 12_ INFORMACJA NA TEMAT PROBLEMÓW:

Najczęściej pojawiającym się błędem w/w punktach wniosku o płatność, to brak ich uzupełnienia. Beneficjent jest zobowiązany wpisać informację zarówno na temat planowanego przebiegu realizacji projektu jak i problemów występujących w projekcie, jeżeli nie występują problemy, to również należy o tym poinformować.

INFORMACJA FINANSOWA dotycząca wnioskuZESTAWIENIE DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

Lp.

nr dokumentu

numer księgowy lub ewidencyjny

data wystawienia dokumentu

data zapłaty

nazwa towaru lub usługi

cross-financing (T/N)

kwota dokumentu brutto

kwota dokumentu netto

kwota wydatków kwalifikowalnych

w tym VAT

źródło finansowania

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11zadanie 1: (nazwa)

1 2

Zadanie 1 ogółem w PLN:

zadanie 2: (nazwa)3

Zadanie 2 ogółem w

PLN: Koszty bezpośrednie

ogółem w PLN:

Koszty pośrednie*4

… … …

Koszty pośrednie ogółem w PLN:

OGÓŁEM KOSZTY w PLN:

Opracował:

Zatwierdził:

* w przypadku gdy koszty pośrednie rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków


Kwalifkowalność wydatków jest sprawdzana zarówno na etapie oceny wniosku o dofinansowanie, weryfikacji wniosku o płatność, jak i na etapie kontroli.

Wydatki muszą być ujęte w budżecie projektu, muszą być zgodne z zadaniem, muszą spełniać wymogi efektywnego zarządzania finansami.


Najważniejsze punkty, o których należy pamiętać przy sporządzaniu załącznika nr 1 oraz przygotowywaniu wyciągów bankowych, raportów kasowych i innych potwierdzeń zapłaty:

1. Data zapłaty w zestawieniu MUSI BYĆ zgodna z datą zapłaty widniejącą na wyciągu bankowym, przy czym NIE JEST TO DATA REFUNDACJI z konta projektowego. W zestawieniu należy ujmować wydatki obejmujące okres, za który składany jest wniosek.

2. Kwoty w zestawieniu muszą odpowiadać kwotom na wyciągu bankowym.

3. W tytule przelewu należy podawać pełny nr dokumentu, datę jego wystawienia oraz treść dokumentu.

4. Jeżeli wydatki były ponoszone z innych kont bankowych niż projektowe, również wyciągi z tych kont należy załączyć do wniosku o płatność.


5. Potwierdzeniem zapłaty bezgotówkowej za dokument jest wyciąg bankowy, a nie potwierdzenie przelewu.

6. Przed skopiowaniem wyciąg musi być opieczętowany i podpisany przez osobę/y upoważnioną/e. Skopiowane wyciągi bankowe muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem.

7. Zapłatę gotówkową należy dokumentować raportami kasowymi. 8. Wydatki należy „rozbijać” zachowując nazewnictwo z budżetu

projektu, przykładowo jeżeli na fakturze są dwie lub więcej pozycji, a każda odpowiada innej kategorii w budżecie projektu, to należy tę fakturę „rozbić” według budżetu projektu.

9. W kolumnie 5 załącznika nr 1 należy formatować tekst w taki sposób aby widniała pełna nazwa towaru lub usługi.

Załącznik nr 1 c.d.:


10. Przy wypełnianiu kolumn 7, 8, 9 należy zwrócić uwagę na wysokość kwot brutto, netto, na poprawność obliczenia kwoty kwalifikowalnej oraz podatku VAT. Przy czym podatek VAT powinien być obliczony od kwoty kwalifikowalnej.

11. Koszty związane z wynagrodzeniami personelu: należy ujmować w rozbiciu na dwie pozycje w przypadku

umów o pracę i umów cywilnoprawnych z pełnym ZUS-em:


1 LP/05/08 lubNr rachunku do um. cywilnoprawnej

Z2 31.05.2008 31.05.2008, 15.06.2008, 20.06.2008

Wynagrodzenie brutto kierownika projektu za m-c maj 2008 r. (wynagrodzenie netto, zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych, składki pracownika)

N 50.258,33 50.258,33 3500,00 0 dofinansowanie

2 DRA 01 05.2008

n/d 31.05.2008 15.06.2008 Pochodne pracodawcy od wynagrodzenia kierownika projektu za m-c maj 2008 r.

N 12.358.26 12.358.26 630,35 0 dofinansowanie


wyjątkiem będzie sytuacja, kiedy nastąpi przejście na następny okres rozliczeniowy, wtedy wynagrodzenie należy „rozbić” na trzy pozycje we wniosku obejmującym jeden okres rozliczeniowy wykazane powinno być wynagrodzenie netto:

natomiast podatek, pochodne pracodawcy oraz składki pracownika wykazane będzie w kolejnym wniosku o płatność:


1 LP/15/05/2008 lub nr rachunku do umowy cywilnoprawnej

Z2 31.05.2008 31.05.2008 Wynagrodzenie netto kierownika projektu za m-c maj 2008 r.

N 50.258,33 50.258,33 2548,34 0 dofinansowanie

1 LP/15/05/2008 lub nr rachunku do umowy cywilnoprawnej

Z2 31.05.2008 20.06.2008 Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzenia kierownika projektu za m-c maj 2008 r.

N 50.258,33 50.258,33 200,00 0 Dofinansowanie

2 DRA 01 05.2008

n/d 31.05.2008 15.06.2008 Pochodne pracodawcy i pracownika od wynagrodzenia kierownika projektu za m-c maj 2008 r.

N 12.358.26 12.358.26 1.382,01 0 dofinansowanie


w przypadku umów cywilnoprawnych ze składką zdrowotną, wykazujemy jedną pozycją – nr rachunku z jedną kwotą zawierającą kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, kwotę składki zdrowotnej oraz wynagrodzenie netto, natomiast w okresie przejściowym wykazujemy taki wydatek trzema pozycjami, analogicznie do dokumentowania umów cywilnoprawnych z pełnym ZUS-em,

w przypadku umowy cywilnoprawnej bez składki zdrowotnej wykazujemy jedną pozycją (obejmuje wynagrodzenie netto oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych), w okresie przejściowym wydatek „rozbijamy” na dwie pozycje – w pierwszym wniosku podajemy wynagrodzenie netto pracownika, w kolejnym wniosku kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, dokumentem rozliczanym we wszystkich przypadkach będzie rachunek do umowy.

12. Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem, są przeksięgowywane na koniec okresu rozliczeniowego (miesiąc lub kwartał). Wynagrodzenia ujęte w kosztach pośrednich należy rozumieć jako część wynagrodzenia otrzymywanego za pracę w danej firmie/instytucji a nie jako dodatkowe wynagrodzenie danej osoby.



Załącznik nr 2 (część sprawozdawcza) – formularz załącznika oraz instrukcje jego wypełniania dostępne są w zasadach sprawozdawczości. Informacja zawarta w załączniku sprawdzana jest pod kątem poprawności danych dotyczących uczestników projektu. Przy uzupełnianiu tego załącznika należy zwrócić uwagę na liczbę beneficjentów, podział wg płci, zatrudnienia, wykształcenia, wieku, itp. W załączniku ujmowane są dane zarówno od początku realizacji projektu (Mp) oraz za okres sprawozdawczy (Mr).

Wniosek, załącznik nr 1 oraz tabele w załączniku nr 2 muszą być podpisane przez uprawnione do tego osoby (z pkt. 2.6 wniosku o dofinansowanie lub osoby podpisujące umowę lub upoważnione np. na podstawie KRS).


Dziękujemy za uwagęWydział Rozwoju Kadr Regionu

www.wup-rzeszow.plul. Lisa-Kuli 20

35-025 Rzeszów

http://www.wup-rzeszow.pl/

Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność POKL Autorzy Alicja Bartnik

Documents

Transcript of Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność POKL Autorzy Alicja Bartnik