KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW BUDŻET PROJEKTU

Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.

KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW

BUDŻET PROJEKTU


KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW WPROWADZENIE

I PODSTAWOWE ZASADY

Co do zasady, wszystkie wydatki w ramach PO KL są kwalifikowalne, o ile:

• są niezbędne dla realizacji projektu, a więc mają bezpośredni związek z celami projektu;

• są efektywne tj. spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami, w szczególności osiągania wysokiej jakości za daną cenę;

• zostały poniesione;• są udokumentowane;• zostały przewidziane w zatwierdzonym budżecie projektu;• są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego

i wspólnotowego.



I PODSTAWOWE ZASADY

W ramach projektów PO KL kwalifikowalny jest taki wydatek, który został faktycznie poniesiony przez Beneficjenta. Wyjątki stanowią:

• wydatki ponoszone przez partnerów w przypadku projektów realizowanych przez partnerstwa;

• wkład niepieniężny



I PODSTAWOWE ZASADY

Podwójne finansowanie wydatku jest zabronione.

Ocena kwalifikowalności wydatków:• Na etapie wyboru projektu przez KOP;• Na etapie realizowania projektu: w oparciu o wnioseko

płatność oraz weryfikację podczas kontroli



I PODSTAWOWE ZASADY

Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta, za wyjątkiem wkładu niepieniężnego, amortyzacji lub wkładu w postaci dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią.



I PODSTAWOWE ZASADY

• Dowodem poniesienia wydatku jest opłacona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty.

• W przypadku wkładu niepieniężnego, amortyzacji lub wkładu w postaci dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią, dokumenty przedkładane w ramach rozliczenia projektu przez Beneficjenta powinny pozwalać na identyfikację sposobu wyliczenia tego wkładu oraz jego wysokość.



I PODSTAWOWE ZASADY

• Co do zasady, projekty w ramach priorytetów PO KL, zarówno centralnych jak i regionalnych, mogą być realizowane wyłącznie na terytorium kraju.

• W przypadku gdy jest to uzasadnione celem projektu, możliwe jest realizowanie projektu lubczęści projektu poza granicami kraju, przy czym konieczne jest wyraźne uwzględnienie tegowe wniosku (ze wskazaniem zakładanego miejsca realizacji projektu) i przedstawienieodpowiedniego uzasadnienia.



I PODSTAWOWE ZASADY

• Zasada konkurencyjności: stosuje się ją w przypadku realizacji zamówień

powyżej 14 tys euro netto, konieczność wysłania co najmniej 3 zapytań

ofertowych nie stosuje się jej do wydatków personelu

• Podmioty sfery finansów publicznych (np. szkoły) muszą stosować prawo zamówień publicznych


KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW

Podstawowe zasady konstruowania budżetu projektu

• W ramach PO KL koszty projektu przedstawiane są we wniosku o dofinansowanie w formie budżetu zadaniowego.

• Dodatkowo Beneficjent wykazuje w załączniku do wniosku o dofinansowanie szczegółowy budżet ze wskazaniem kosztów jednostkowych, który jest podstawą do oceny kwalifikowalności wydatków projektu.

• Budżet zadaniowy obejmuje przedstawienie kosztów kwalifikowalnych w podziale na koszty bezpośrednie i koszty pośrednie,


KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW Podstawowe zasady konstruowania budżetu projektu

• W ramach kosztów bezpośrednich Beneficjent wykazuje we wniosku o dofinansowanierodzaje zadań lub celów projektu np.:

rekrutacja, realizacja szkolenia, promocja projektu, wraz z odpowiednim limitem

kosztów, które zostaną poniesione na ich realizację. • Limit kosztów w ramach budżetu zadaniowego

powinien wynikać ze szczegółowej kalkulacjikosztów jednostkowych wykazanej w budżecie załączonym do wniosku o dofinansowanie.


Koszty bezpośrednie

Koszty bezpośrednie to koszty realizacji poszczególnych zadań (usług), które Beneficjent zamierza realizować w ramach projektu. Koszty bezpośrednie obejmują wszystkie koszty realizacji danego zadania, bez względu na to czy są to koszty osobowe, administracyjne czy inne.


Koszty pośrednie

• Koszty pośrednie stanowią tą część kosztów Beneficjenta, które nie mogą zostać bezpośrednio przyporządkowane do konkretnego zadania lub usługi będących wynikiem realizowanego projektu. W szczególności koszty pośrednie mogą obejmować:

koszty obsługi administracyjno-finansowej projektu tj. m.in. wynagrodzenie związane z obsługą administracyjną, obsługą księgową;

opłaty administracyjne (np. opłaty za najem powierzchni biurowych lub czynsz);

opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową, wodę;


Koszty pośrednie

amortyzacja wyposażenia; remonty bieżące maszyn, urządzeń, pomieszczeń; usługi pocztowe, telefoniczne, telegraficzne,

teleksowe, internetowe; koszty materiałów biurowych i artykułów

piśmienniczych (np. długopisów, papieru,teczek, toneru do drukarek, dyskietek) zużytych na potrzeby projektu;

koszty ubezpieczeń majątkowych; środki do utrzymania czystości pomieszczeń; sprzątanie pomieszczeń, dezynfekcję, dezynsekcję

i deratyzację pomieszczeń itp.


Koszty pośrednie

• Poziom kosztów pośrednich dla projektów realizowanych nie może przekroczyć 20%, 15% lub 10% łącznej wartości bezpośrednich wydatków projektu ( w przypadku rozliczenia ryczałtem).

• Wyznaczony poziom kosztów pośrednich jest podstawą do ich rozliczania we wniosku o płatność. Beneficjent ma obowiązek przechowywania dokumentacji finansowej pozwalającej na potwierdzenie poniesienia wydatków w przypadku kontroli u beneficjenta.

• Jeżeli po zakończeniu realizacji projektów okaże się, że wartość poniesionych kosztów pośrednich jest niższa niż kwota zadeklarowana we wniosku o dofinansowanie, Beneficjent ma obowiązek dokonania zwrotu niewykorzystanych środków w rozliczeniu końcowym.


Wkład niepieniężny• Płatności na rzecz projektu mogą być wnoszone w postaci wkładu

niepieniężnego. Wkład niepieniężny polega na wniesieniu do projektu określonych składników majątku Beneficjenta publicznego lub prywatnego tj. nieruchomości w rozumieniu art. 46 § 1 kodeksu cywilnego, urządzeń lub materiałów (surowców), badań lub świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy.

• Wkład niepieniężny wniesiony na rzecz projektu przez beneficjenta publicznego lub prywatnego w postaci dóbr lub usług, za które nie dokonano płatności, stanowi wydatek kwalifikowalny przy założeniu, że jego wartość może zostać w niezależny sposób wyceniona oraz jeśli zaistnieje taka konieczność - zweryfikowana (np. poddana audytowi).

• W przypadku wniesienia przez Beneficjenta wkładu niepieniężnego do projektu, kwota dofinansowania nie może przekroczyć wartości całkowitych wydatków kwalifikowalnych, pomniejszonych o wartość wkładu niepieniężnego


Cross-financing

• Cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu.

• Cross-financing powinien być powiązany wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach danego projektu.


Cross-financing• Rodzaje wydatków kwalifikowalnych w ramach

wsparcia objętego cross-finanacingiemzostały określone w Szczegółowym opisie priorytetów Programu Operacyjnego KapitałLudzki. Są to:

zakup sprzętu, wyposażenia i systemów informatycznych;

dostosowywanie budynków, pomieszczeń i miejsc pracy do potrzeb osóbniepełnosprawnych;

tworzenie baz danych.


Koszty personeluKoszty personelu* = koszty wynagrodzeń + a) obowiązkowe składki na ubezpieczenie społeczne

+ b) (ew.) każda wypłata należna pracownikom z mocy

przepisów ogólnych lub regulaminów wewnętrznych, która podlega opodatkowaniu**.

* mogą uwzględniać założony przyrost wynagrodzeń w kolejnych latach realizacji projektu

** każda wypłata uznaniowa lub nie opodatkowana nie może zostać uwzględniona jako koszt projektu


Koszty personelu - cd.

Koszty podróży służbowych i zakwaterowania

• Odnoszą się wyłącznie do projektu i personelu pracującego przy projekcie

• Udokumentowane• Poniesione w racjonalnej wysokości (w stosunku

do powszechnie obowiązujących cen i standardów)• Są rozliczane zgodnie z obowiązującymi w tym

zakresie przepisami / stawkami


Koszty personelu - cd.Praca wolontariusza

może być uznana jako rzeczowy wkład własny projektodawcy (kat. środki prywatne)

WARUNKI:

• wolontariusz nie może być beneficjentem ostatecznym (uczestnikiem projektu)

• świadomość nieodpłatnego udziału w projekcie• jasno zdefiniowany rodzaj wykonywanej pracy

(stanowisko w projekcie)


Koszty personelu - cd.• Precyzyjne karty czasu pracy + opis wykonywanych

zadań• zadania zgodne z tytułem pracy / stanowiskiem

wolontariusza • dodatkowe zadania wykonywane przez stałych

pracowników NIE mogą być wykazywane jako wolontariat

• jeśli zadania wolontariusza = zadania personelu stałego - podstawą kalkulacji ma być stawka personelu stałego. Jeśli nie - kalkulacja na podstawie stawek rynkowych i „zdrowego rozsądku”

• Ustawa z 24.04.2003 o działalności pożytku publicznego i wolontariacie


IV. Wydatki projektu - uchybienia• Błędy rachunkowe;

• brak spójności z opisanymi działaniami;

• brak zachowania relacji nakład/rezultat (zawyżone koszty jednostkowe, wysokie koszty zarządzania projektem);

• dublowanie kosztów pośrednich w kosztach bezpośrednich;

• błędne określanie cross – financingu;

• brak lub błędna metodologia wyliczenia kosztów pośrednich;

• brak uzasadnienia dla bardzo wysokich kosztów.

KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW BUDŻET PROJEKTU

Documents

Transcript of KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW BUDŻET PROJEKTU