Zasady rozliczania i dokumentowania wydatków

UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI

EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO





Zasady rozliczania i dokumentowania wydatków• Podstawy prawne dotyczące realizacji projektów

współfinansowanych z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko

• Analiza umowy o dofinansowanie: Obowiązki Beneficjenta Obowiązki Instytucji Wdrażającej Zmiany w projekcie i umowie o dofinansowanie• Dokumentacja księgowa wydatków w projekcie.

2 Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011



Zasady rozliczania i dokumentowania wydatków• Podstawy prawne: Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006

(rozporządzenie ogólne) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006

(rozporządzenie wykonawcze) Rozporządzenie Rady (WE) nr 1084/2006

ustanawiające Fundusz Spójności Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr

1080/2006 w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego




Zasady rozliczania i dokumentowania wydatkówUstawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach

prowadzenia polityki rozwoju,PO Infrastruktura i Środowisko, zaakceptowany

przez Radę Ministrów i KE,Uszczegółowienie Programu wydane przez Ministra

Rozwoju Regionalnego,Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania

wydatków w ramach Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007- 2013, wydane przez MRR,




Zasady rozliczania i dokumentowania wydatkówMinister Rozwoju Regionalnego wydał „Wytyczne w

zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ”:

Wytyczne z 21 czerwca 2011 r.

Są dostępne na stronach internetowych:www.pois.gov.plwww.mrr.gov.pl

Wytyczne są skierowane do instytucji uczestniczących w systemie realizacji PO IiŚ, jak również do Beneficjentów projektów współfinansowanych w ramach PO IiŚ




Zasady kwalifikowania kosztów i wydatków• Podstawowe akty prawne i inne dokumenty regulujące

kwalifikowalność wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko

• Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków, w tym zagadnienia:

Okres kwalifikowalności, zakaz podwójnego finansowania, zasada elastyczności – cross-financing, projekty generujące przychód i dochód, wkład niepieniężny,

Przykłady rozwiązań stosowanych w praktyce.




Zasady kwalifikowania kosztów i wydatków cd.• Analiza wybranych wydatków pod kątem

kwalifikowalności: Wynagrodzenia, amortyzacja, nabycie środków

trwałych, podatek od towarów i usług, koszty ogólne, zakup gruntu, zakup nieruchomości.

• Wydatki niekwalifikowane.




Główne zasady kwalifikowania wydatków

Fakt, że dany projekt został zakwalifikowany do wsparcia w ramach PO IiŚ nie oznacza, że wszystkie wydatki poniesione podczas realizacji tego projektu będą uznane za kwalifikowane.



Zasady kwalifikowania wydatków dotyczą wszystkich wydatków ponoszonych przez beneficjenta – zarówno w ramach współfinansowania krajowego, jak i środków wspólnotowych w ramach realizacji projektu współfinansowanego z Funduszu Spójności lub Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.




Podmiot odpowiedzialny za realizację projektu

Tylko wydatki poniesione przez beneficjenta (tj. podmiot odpowiedzialny za realizację projektu) mogą być uznane za kwalifikowane.

W uzasadnionych przypadkach beneficjent może wskazać w umowie inny podmiot, który również będzie mógł ponosić wydatki kwalifikowane.




Podmiot odpowiedzialny za realizację projektu (cd.)

W przypadku, kiedy beneficjent wskazuje inny podmiot do ponoszenia wydatków kwalifikowanych, dołącza do wniosku o dofinansowanie porozumienie zawarte pomiędzy beneficjentem a danym podmiotem oraz dodatkowo opisuje strukturę własności majątku wytworzonego w związku z realizacją projektu, strukturę przepływów finansowych związanych z realizacją projektu oraz sposób zapewnienia trwałości projektu.




Podmiot odpowiedzialny za realizację projektu (cd.)

Niezależnie od tego, czy beneficjent upoważni inny podmiot do ponoszenia wydatków kwalifikowanych, czy ponosi je sam, zawsze beneficjent :

1. pozostaje odpowiedzialny za prawidłowość rzeczowej i finansowej realizacji projektu i odpowiada przed instytucją, z którą podpisał umowę o dofinansowanie, za prawidłowość całości wydatków kwalifikowanych, które są ponoszone w ramach projektu;

2. pozostaje odpowiedzialny za trwałość projektu zgodnie z art. 57 Rozporządzenia 1083/2006;

3. pozostaje jedynym podmiotem właściwym do kontaktów z instytucjami w systemie realizacji programu operacyjnego, w tym przedstawiania wniosków o płatność oraz otrzymywania środków.




Ramy czasowe okresu kwalifikowania wydatków

Pod pojęciem okresu kwalifikowania wydatków należy rozu-mieć okres, w którym mogą być ponoszone wydatki kwalifiko-wane. Wydatki poniesione poza tym okresem nie stanowią wydatków kwalifikowanych.

Dla PO IiŚ :Początek okresu kwalifikowania: 1 styczeń 2007r.Koniec okresu kwalifikowania: 31 grudzień 2015r.

Ostateczny okres kwalifikowania wydatków dla danego projek-tu jest określony w umowie o dofinansowanie zawieranej z be-neficjentem, która określa zarówno początkową, jak i końcową datę kwalifikowalności wydatków.




Zakaz podwójnego finansowania

Niedozwolone jest zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych (krajowych lub wspólnotowych) :

1. tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności;

2. podatku VAT ze środków wspólnotowych, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa w oparciu o ustawę o VAT;

3. zakupienie środka trwałego z udziałem dotacji krajowej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka w ramach środków wspólnotowych.




Dokumentowanie wydatków

Poniesione wydatki nie mogą naruszać postanowień prawa krajowego i wspólnotowego.

Należy zwrócić szczególną uwagę na zgodność poniesio-nych wydatków z przepisami obowiązującymi w obszarach : zamówień publicznych, finansów i rachunkowości, ochrony środowiska, pomocy publicznej, itd.

Np. wydatki poniesione na podstawie umowy, która zos-tała zawarta z naruszeniem prawa zamówień publicznych, mogą być uznane w całości za niekwalifikowane.




Dokumentowanie wydatków (cd.)

Wydatki kwalifikowane muszą wynikać z prawnie wiążących umów (kontraktów), porozumień lub innych dokumentów.

W związku z tym, niezbędne jest posiadanie przez beneficjenta należytej dokumentacji, będącej podstawą do poniesienia wydatku, potwierdzającej wykonanie i odbiór poszczególnych prac lub etapów prac.




Dokumentowanie wydatków (cd.)

Beneficjent przedkłada (w formie kserokopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem) komplet dokumentów rozliczeniowych poświadczających wydatki kwalifikowane, wynikające z realizacji prac w ramach projektu.

Dokumenty muszą być podpisane przez osoby do tego upoważnione.




Wydatki kwalifikujące się do pomocy

Realizacja

1. Beneficjent jest zobowiązany do zawierania umów z wykonawcami dla zadań objętych projektem zgodnie z przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych (w przypadku, gdy wymóg jej stosowania wynika z tej ustawy).

2. Umowy nie objęte zakresem stosowania ustawy PZP po-winny również być zawierane z uwzględnieniem m. in. następujących zasad: jawności, niedyskryminacyjnego opisu przedmiotu zamówienia, równego dostępu dla pod-miotów gospodarczych ze wszystkich państw członkowskich.

3. Beneficjent może wykonywać prace siłami własnymi.



Prace budowlane realizowane siłami własnymi

Kwalifikujące się wydatki mogą zawierać się w jednej lub kilku z następujących kategorii:

a) koszty siły roboczej (wynagrodzenia brutto),

b) obciążenia za użycie sprzętu trwałego wyposażenia w trakcie budowy (amortyzacja tego sprzętu),

c) koszty użytych materiałów,

d) koszty administracyjne i inne, jeśli są szczegółowo uzasadnione (związane z realizacją projektu).

Koszty te muszą być obliczone (skalkulowane) w cenach rynkowych.




Prace budowlane realizowane siłami własnymi (cd.)

Jeżeli beneficjent samodzielnie wykonuje całość lub część prac związanych z przygotowaniem placu budowy lub budową, związane z tymi pracami wydatki muszą być przypisane poprzez przejrzysty i oddzielny system rozliczania projektu, oparty na dokumentach księgowych lub dokumentach o równoważnej wartości dowodowej.




Wydatki kwalifikowane związane z przygotowaniem projektu dotyczą m. in.:

• studium wykonalności, w tym:- analizy finansowej,- dokumentacji technicznej,- raportu oddziaływania na środowisko,

• wniosku na dofinansowanie (oprócz wydatków poniesionych na wypeł- nienie formularza wniosku o dofinansowanie);• wniosku o zmianę umowy o dofinansowanie;• dokumentacji przetargowej dla poszczególnych kontraktów;• uzyskania niezbędnych decyzji administracyjnych.

Warunkiem koniecznym do uznania tych kosztów jako kwalifikowanych, jest wskazanie ich w umowie o dofinansowanie (wniosku o dofinansowanie).




Wydatki kwalifikowane związane z zarządzaniem projektem dotyczą m. in.:

• nadzoru nad kontraktami na roboty budowlane, • wdrażania projektu (siły własne lub podmiot zewnętrzny),• kosztów ogólnych (np. opłaty czynszowe, koszty administracyjne),• wydatki osobowe (nowi pracownicy zatrudnieni lub oddelegowani),• zakupu i instalacji systemów informatycznych wspomagających zarządzanie i monitorowanie projektu.

Warunkiem uznania tych kosztów za kwalifikowane jest ich wskazanie w umowie o dofinansowanie.




Zakup używanego sprzętu :

Wydatki na zakup używanego sprzętu mogą być kwalifikowane pod następującymi warunkami:

- w okresie ostatnich 7 lat sprzęt ten nie był nabyty z udziałem dotacji krajowych lub wspólnotowych (oświadczenie sprzedawcy);

- cena sprzętu nie może przekraczać jego wartości rynkowej i nie może być wyższa od ceny podobnego, ale nowego sprzętu;

- sprzęt powinien posiadać cechy wymagane do prawidłowej eksploatacji obiektów zrealizowanych w ramach projektu i spełniać odpowiednie normy.




Przy dokumentowaniu wydatków ponoszonych poza kontraktami (np. w przypadku zakupu nieruchomości), wymagane jest :

• przy zakupie – operat szacunkowy,

• przy nabyciu prawa użytkowania wieczystego – operat szacunkowy,

• przy przejęciu nieruchomości za odszkodowaniem – operat szacunkowy,

• przy obowiązkowym wykupie nieruchomości – odpowiednie dokumenty potwierdzające obowiązkowy wykup (np. dokumenty związane z ustanowieniem obszaru ograniczonego użytkowania lub obowiązkowych odszkodowań wynikających z ustanowienia obszaru ograniczonego użytkowania, a przede wszystkim odpowiedni operat szacunkowy).



Łączna kwota wydatków kwalifikowanych należących do tej kategorii (zakup nieruchomości) nie może przekraczać 10% całkowitych wydatków kwalifikowanych.



Inne rodzaje wydatków, które wymagają szczegółowego udokumentowania zgodnie z „Wytycznymi…” :

• wynagrodzenia,

• wkład niepieniężny lub amortyzacja,

• koszty ogólne,

• koszty zajęcia pasa drogowego,

• opłaty nałożone na beneficjenta,

• odszkodowania za utracone zbiory,

• raty leasingowe.



W przypadku poniesienia kosztu związanego z wkładem niepieniężnym lub amortyzacją, dokumentami potwierdzającymi są dokumenty księgowe lub wyciągi z ksiąg rachunkowych.



Amortyzacja :

Odpisy amortyzacyjne z tytułu spadku wartości środka trwałego stanowią koszt kwalifikowany, jeżeli spełnione są następujące warunki:

dotyczą środka trwałego, który jest niezbędny do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywany do jego wdrażania,

zakup tego środka nie był finansowany ze środków dotacji krajowej lub wspólnotowej,

kwalifikowana wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu,

wartość ta została obliczona zgodnie z ustawą o rachunkowości, w przypadku, gdy środek trwały wykorzystywany jest w innych

celach, kwalifikowana jest tylko ta część odpisu, która odpowiada proporcji wykorzystania do realizacji projektu.




Leasing :

• Wydatki poniesione w związku z leasingiem kwalifikują się do dofinansowania zgodnie z postanowieniami „Wytycznych w zakresie kwalifikowania…”.

• Wydatkiem kwalifikowanym jest część opłaconej raty leasingowej związana ze spłatą kapitału leasingowego aktywa;

• Refundacja wydatków faktycznie poniesionych może zostać skierowana wyłącznie rzecz beneficjenta (leasingobiorcy);

• Maksymalna kwota wydatków kwalifikowanych nie może przekroczyć rynkowej wartości aktywu będącej przedmiotem leasingu;

• Kwalifikowane mogą być jedynie te raty, które przypadają do zapłaty w okresie kwalifikowania wydatków.




Reklama

Wydatki poniesione przez beneficjenta na działania informacyjno - promocyjne zgodne z wytycznymi Instytucji Zarządzającej w tym zakresie, oraz wskazane w umowie o dofinansowanie będą uznane za kwalifikowane.

1. „Wytyczne w zakresie informacji i promocji” (Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007- 2013).

2. Zasady promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007 – 2013.




Reklama (cd.)

Działania obowiązkowe :

• tablice informacyjne,• tablice pamiątkowe,• tabliczki i naklejki informacyjne,• oznaczanie dokumentów.

Inne działania:

• media (prasa, radio, telewizja),• plakaty,• materiały informacyjno-promocyjne,• wydarzenia informacyjne (konferencje, seminaria, targi i wystawy),• strony internetowe.




Inne

Podatek od towarów i usług VAT

Może być uznany za kwalifikowany tylko wtedy, gdy :

• został rzeczywiście i ostatecznie poniesiony przez beneficjenta,

• nie przysługuje beneficjentowi prawo do odzyskania podatku VAT.




Inne cd.

Opłaty finansowe, koszty gwarancji i ubezpieczeń

• wydatki poniesione na obowiązkowe ubezpieczenia oraz obowiązkowe gwarancje bankowe (jeśli zostały przewidziane w dokumentach przetargowych w ramach procedury udzielania zamówienia publicznego),• opłaty związane z prowadzeniem rachunkowości projektu,• opłaty związane z prowadzeniem odrębnego rachunku bankowego oraz opłaty pobierane za dokonywanie transakcji finansowych,• wydatki poniesione na opłaty prawne, opłaty notarialne, doradztwo finansowe lub techniczne,• wydatki związane z obsługą instrumentów zabezpieczających realizację umowy o dofinansowanie.




Akty prawne regulujące problematykę zamówień publicznych

1) Traktat z dnia 25 marca 1957 r. ustanawiający Wspólnotę Europejską - art. 184 ust. 4 stanowi, iż „W odniesieniu do inwestycji finansowanych przez Wspólnotę udział w przetargach i dostawach jest otwarty na równych warunkach dla wszystkich osób fizycznych i prawnych, które maja przynależność Państwa Członkowskiego lub jednego z krajów i terytoriów”

2) DYREKTYWA 2004/18/WE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (tzw. dyrektywa klasyczna)



Akty prawne regulujące problematykę zamówień publicznych3) DYREKTYWA 2004/17/WE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I

RADY z dnia 31 marca 2004 r. koordynująca procedury udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych (tzw. dyrektywa sektorowa)

4) Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późniejszymi zmianami)

- nowelizacja – ustawa z dnia 5 listopada 2009 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz. U. Nr 206, poz. 1591) – weszła w życie 22 grudnia 2009r.



Akty prawne regulujące problematykę zamówień publicznych - nowelizacja – ustawa z dnia 2 grudnia 2009r. o zmianie ustawy

– Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych (Dz. U. Nr 223, poz. 1778) – weszła w życie 29 stycznia 2010r.

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późniejszymi zmianami)



Podstawy prawne

Procedury negocjacyjne bez publikacji ogłoszenia o zamówieniu.

Dyrektywy przewidują możliwość udzielenia zamówienia poza procedurą konkurencyjną (otwarta, ograniczona) tylko w sytuacji, gdy zachodzą ściśle określone przesłanki zawarte w art. 31 dyrektywy 2004/18/WE



Podstawy prawne Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki w przypadku

udzielania dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nieprzekraczających łącznie 50 % wartości realizowanego zamówienia, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli:a) z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia

dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub

b) wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego

(art. 67 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp)



Podstawy prawne Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki w przypadku

udzielania, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 50 % wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego i jest zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego (obowiązuje od 24 października 2008 roku)

(…) zamówienie uzupełniające było przewidziane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla zamówienia podstawowego i dotyczy przedmiotu zamówienia w niej określonego (obowiązywało przed 24 października 2008 roku)



Interpretacja Udzielenie w trybie zamówienia z wolnej ręki zamówień dodatkowych do

realizowanego zamówienia podstawowego zależne jest od łącznego spełnienia kilku przesłanek, tj.

• zamówienie dodatkowe należy udzielić temu samemu wykonawcy robót budowlanych (lub usług), który realizuje zamówienie podstawowe

• roboty budowlane (lub usługi) nie mogą być objęte zamówieniem podstawowym

• wartość robot dodatkowych nie przekracza łącznie 50% wartości realizowanego zamówienia podstawowego

• prace dodatkowe są niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia podstawowego

• wykonanie robót/usług dodatkowych stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej do przewidzenia (charakter obiektywny)



Interpretacjaa ponadto:

• z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub

• wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego



Interpretacja Aby określone zamówienie na roboty budowlane (lub usługi)

mogło zostać uznane za zamówienie uzupełniające musi ono polegać na powtórzeniu tych samych robót/usług (w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego), co roboty/usługi objęte zamówieniem podstawowym. Robotami/usługami uzupełniającymi nie są zatem takie roboty/usługi, których wykonania zamawiający nie planował na etapie udzielania zamówienia podstawowego, których konieczność wykonania pojawiła się po zawarciu umowy w sprawie zamówienia podstawowego. Wartość robót/ usług uzupełniających nie może przekroczyć 50% wartości zamówienia podstawowego.



Interpretacja Ponieważ zamówienia z wolnej ręki w zakresie zamówień

dodatkowych i zamówień uzupełniających stanowią wyjątki od stosowania procedur konkurencyjnych powinny być one interpretowane ściśle (rygoryzm) z zapisami ustawy (również dyrektyw), a ciężar dowodu, że rzeczywiście zaszły okoliczności pozwalające na skorzystanie z procedury, przewidzianej dla tego trybu, spoczywa na zamawiającym.



Podstawy prawne• Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z

jego zobowiązaniem zawartym w ofercie• Umowa jest nieważna w części wykraczającej poza określenie

przedmiotu zamówienia zwarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (obowiązywało do dnia wejścia w życie tzw. dużej nowelizacji)

• Umowa podlega unieważnieniu w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zwarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (brzmienie aktualne; obowiązuje od dnia 29 stycznia 2010 roku)

(art. 140 ust. 1 i 3 ustawy Pzp)



Podstawy prawne• Zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści

oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub zmiany te są korzystne dla zamawiającego (obowiązywało do 24 października 2008 roku)

• Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany (brzmienie aktualne; obowiązuje de facto od 24 października 2008 roku, wprowadzono, tzw. małą nowelizacją)

• Zmiana umowy dokonana z naruszeniem ww. przepisu jest nieważna (obowiązywało do dnia wejścia w życie, tzw. dużej nowelizacji)

• Zmiana umowy dokonana z naruszeniem ww. przepisu podlega unieważnieniu (brzmienie aktualne)

(art. 144 ust. 1 i 2 ustawy Pzp)



Interpretacja Zmiana postanowień zawartej umowy jest możliwa w sytuacji łącznego

spełnienia następujących przesłanek: • zaistnienia obiektywnej konieczności wprowadzenia zmian, np. gdy

spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą startą w rozumieniu art. 3531 k.c.

• zmiana wynika z okoliczności, których nie można było przewiedzieć w momencie zawarcia umowy, i za które zamawiający nie ponosi odpowiedzialności

• zmiana pozostaje w bezpośrednim związku przyczynowo-skutkowym z wystąpieniem danych okoliczności i nie wykracza poza to, co konieczne w celu przeciwdziałania skutkom takiej zmiany okoliczności

(wg starych zasad, na podstawie Zaleceń MRR)



InterpretacjaUstawa dopuszcza zatem zmiany, które:• nie zmieniają treści oferty;• zmieniają treść oferty ale konieczność ich wprowadzenia wynika

z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy;

• zmieniają treść oferty ale zmiany te są korzystne dla Zamawiającego.

(wg starych zasad)



Interpretacja „Wąska” interpretacja pojęcia „nieprzewidywalności” (zdarzenie,

którego zaistnienie w normalnym toku rzeczy było mało prawdopodobne, np. zjawiska gospodarcze zewnętrzne w stosunku do stron umowy i w pełni od nich niezależne ) oraz „korzystności” (zmiany korzystne to takie, które wzmacniają pozycję zamawiającego jako wierzyciela z tytułu świadczenia niepieniężnego np. dłuższy okres rękojmi lub dłużnika świadczenia pieniężnego np. wydłużenie terminu zapłaty).

(wg starych zasad)



Interpretacja W celu uelastycznienia i usprawnienia procesu udzielania

zamówień publicznych, uwzględniając orzecznictwo ETS zmieniono art. 144 ustawy Pzp ograniczając zakaz zmian umowy w stosunku do treści oferty jedynie do istotnych zmian. Zmiany istotne mogą być dokonywane jedynie w sytuacjach, gdy zamawiający przewiedział możliwość ich dokonania w ogłoszeniu o zamówieniu lub w siwz oraz określił warunki takiej zmiany. Oznacza to, ze zmiana umowy, która nie stanowi zmiany istotnych postanowień umowy w stosunku do treści oferty jest dopuszczalna (zmiany, które nie zmieniają treści oferty są dopuszczone bez ograniczeń - regulacja k.c.)



Interpretacja Zgodnie z orzecznictwem ETS:

- postanowienia umowy należy uznać za istotne przede wszystkim wówczas, gdy uwzględnienie takiego postanowienia w pierwotnym ogłoszeniu o zamówieniu pozwoliłoby oferentom przedstawić znacząco odmienna ofertę (ETS w sprawie C-496/99 Succhi di Frutta)

- Udzielenie nowego zamówienia stanowi zmiana postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w czasie jego trwania, jeżeli w istotny sposób odbiega od postanowień pierwotnego zamówienia i w ten sposób może wskazywać na wolę ponownego negocjowania przez strony podstawowych ustaleń tego zamówienia (ETS w sprawie C-454/06)



Korekta finansowa• Zgodnie z Taryfikatorem naruszenie polegające na udzieleniu

zamówienia dodatkowego w trybie zamówienia z wolnej ręki bez zachowania ustawowych przesłanek zachowania tego trybu, o ile łączna wartość zamówień dodatkowych nie przekroczy 50% wartości zamówienia podstawowego – skutkuje korektą w wysokości 25% dofinansowania tego zamówienia dodatkowego

• W stosunku do postępowań o wartości poniżej progu stosowania dyrektywy 2004/18/WE za naruszenie ww. przepisu korekta finansowa wynosi 5%



Podatkowe aspekty rozliczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko:

• Aktualne uregulowania prawne.• Analiza aktualnego orzecznictwa i przykładowych

indywidualnych interpretacji podatkowych.




Założenia i sposób ponownego przeliczania wartości projektu po uzyskaniu oszczędności na projekcie.

• Aktualne uregulowania prawne.• Analiza aktualnego orzecznictwa i przykładowych

indywidualnych interpretacji podatkowych.




Dostosowanie polityki (zasad) rachunkowości w związku realizacją projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych:.

• Rozwiązania praktyczne rozbudowy planu kont na potrzeby sprawozdawcze jednostki.

• Zasady (metody) księgowania dotacji, przychodów projektu oraz zwrotów niewykorzystanych środków.

• Ewidencja wydatków inwestycyjnych.




Cel i podstawa prowadzenia wyodrębnionej księgowości projektu w prawie unijnym i polskim

Jednym z podstawowych przepisów unijnych jest Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999




Zgodnie z art. 60 tego Rozporządzenia, Instytucja zarządzająca odpowiada za zarządzanie programami operacyjnymi i ich realizację zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, w tym m.in. zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne podmioty uczestniczące w realizacji operacji odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych.




Odrębna dokonana w prawidłowy sposób ewidencja ma być gwarancją rzetelnego i terminowego rozliczenia wydatków kwalifikowanych. Księgowe wyodrębnienie operacji w projektach finansowanych dotacją w znacznym stopniu ułatwia też kontrolę prawidłowości ich wykorzystania.



Podstawy prawne- ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r.- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15.11.2001 r.

w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek nie będących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej

- ustawy systemowe regulujące zasady tworzenia poszczególnych jednostek (np. oświata, kultura, ochrona zdrowia itp.).



Podstawy prawne

Podręcznik Wdrażania Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (wersja 2.0 z marca 2010 r.)

W punkcie 7b podręcznika - Procedury stosowane przez beneficjenta (str. 34) - przedstawiono wymogi dotyczące m.in. wyodrębnionej ewidencji księgowej:

(…) Beneficjent powinien posiadać i stosować procedury dotyczące:

- polityki rachunkowości, wraz z zakładowym planem kont uwzględniającym obowiązek stosowania odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich operacji związanych z projektem,



Podstawy prawne

Instrukcja wypełniania wniosku o płatność

W części „Inne wymagania niezbędne w celu prawidłowej realizacji projektu w zakresie dokumentowania ponoszonych wydatków” zapisano :

„ (…) W polityce rachunkowości należy opisać, wyodrębnioną dla potrzeb projektu, ewidencję księgową.

Ewidencja kont analitycznych dla danego projektu powinna być zaprojektowana ze szczególną uwagą, ułatwiając czerpanie danych do sprawozdań.”



Podstawy prawne Umowa o dofinansowanie

W ogólnym wzorze umowy o dofinansowanie, zapisy dotyczące wyodrębnionej ewidencji pojawiają się w dwóch paragrafach, które cytujemy poniżej:

§ 14 - Ewidencja księgowa i archiwizacja danych

Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia dla Projektu odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji i poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem, oraz dokonywania księgowania środków zgodnie z obowiązującymi przepisami.



Podstawy prawne

§ 15. - Kontrola

Wszystkie dokumenty oraz zapisy księgowe związane z realizacją Projektu podlegają kontroli prowadzonej przez Instytucję Wdrażającą, IP, IZ, IC, Instytucję Audytową, Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy oraz inne właściwe organy kontroli. Beneficjent zobowiązany jest zapewnić dostęp do dokumentacji i poddać się prowadzonym kontrolom.



Podstawy prawne

Zapewnienie oddzielnego systemu rachunkowości albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji, przez którą należy rozumieć ewidencję wyodrębnioną w ramach już prowadzonych przez daną jednostkę ksiąg rachunkowych. Powinno to polegać na wyodrębnieniu operacji związanych z otrzymaniem i wykorzystaniem funduszy Unii Europejskiej poprzez wprowadzenie odpowiednich zapisów do polityki rachunkowości Beneficjenta. Do zakładowego planu kont należy natomiast wprowadzić odrębne konta syntetyczne, analityczne lub pozabilansowe w takim układzie, aby możliwe było spełnienie wymagań w zakresie kontroli (wewnętrznej i zewnętrznej) wykorzystania tych środków.



Regulacje wewnętrzne jednostki organizacyjnej Zasady tworzenia i zakres tych dokumentów są

takie same dla wszystkich podmiotów prowadzących księgi rachunkowe

1. Zasady (polityka) rachunkowości jednostki organizacyjnej z uwzględnieniem odrębnych zasad dla operacji gospodarczych dotyczących funduszy unijnych,

2. Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów uwzględniającą specyfikę dokumentacji związanej z funduszami unijnymi

3. Inne dokumenty wewnętrzne (regulamin pracy, regulamin wynagradzania, regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych itp.)



Ogólne zasady rachunkowościZasada memoriału (art. 6 ust. 1 ustawy) W księgach rachunkowych należy ująć wszystkie

osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (np. należne pracownikom wynagrodzenia za grudzień, mimo iż mają być wypłacone w styczniu następnego roku podlegają zarachowaniu do kosztów grudnia. Jeśli zgodnie z umową nabywca odebrał sprzedany dla niego towar w końcowych dniach grudnia, a faktura została wystawiona w styczniu roku następnego, to sprzedawca powinien zarachować tę operację do przychodów ze sprzedaży w grudniu roku bieżącego, a nie w styczniu roku następnego



Ogólne zasady rachunkowości2. Zasada współmierności przychodów i kosztów (art. 6 ust. 2 ustawy)

Do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane są koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Zasadę współmierności stosuje się do kosztów i przychodów działalności operacyjnej oraz kosztów i przychodów finansowych. Zasada ta nie ma natomiast zastosowania do pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych oraz do strat i zysków nadzwyczajnych.

Stosując przepisy art. 7 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy, w wyniku finansowym za okres bieżący uwzględnia się wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne oraz wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne.

(np. koszty audytu)



Ogólne zasady rachunkowości3. Zasada istotności (art. 4 ust.3)

Powinna być stosowana z uwzględnieniem art. 4 ust. 4 ustawy, uprawniającego jednostkę do stosowania przez nią uproszczeń, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Jednostka powinna, stosując przepisy art. 10 ust. 1 ustawy, posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią - z uwzględnieniem zasady istotności - rozwiązania (zasady) rachunkowości, spośród możliwych, dopuszczonych ustawą do stosowania oraz sprawdzonych przez praktykę i zwyczaje, jeśli wzmacniają rzetelność informacji i skuteczność kontroli wewnętrznej. Zasadę istotności powinno się stosować nie tylko przy doborze rozwiązań w zakresie prowadzenia ksiąg, lecz również jako zasadę rozstrzygającą przy ocenie tych rozwiązań podczas badania rocznych sprawozdań finansowych. Zasada ta odnosi się również do rozwiązań mających wpływ na wycenę aktywów i pasywów zarówno w ciągu roku, jak też na dzień bilansowy.



Zasady ewidencji przychodów z dotacji

1. Metody ewidencji Podmioty otrzymujące dotacje z funduszy unijnych

działają w bardzo zróżnicowanych formach prawnych oraz na podstawie różnych przepisów systemowych regulujących działalność tych jednostek. W zależności od tych właśnie przepisów systemowych podmioty powinny otrzymane przychody z tytułu dotacji ewidencjonować jedną z dwóch metod:

- metodą kapitałową lub - metodą wynikową.



Moment zakwalifikowania dotacji do przychodów

Podmioty gospodarcze ustalając zasady (politykę) rachunkowości w zakresie ewidencji przychodów z dotacji unijnych powinny mieć na uwadze przepisy art. 3 ust. 1 pkt 30 ustawy o rachunkowości zawierający definicję przychodów rozumianych jako: „uprawdopodobnione powstanie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zwiększenia wartości aktywów, albo zmniejszenia wartości zobowiązań, które doprowadzą do wzrostu kapitału własnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny sposób niż wniesienie środków przez udziałowców lub właścicieli.”



Moment zakwalifikowania dotacji do przychodów

Międzynarodowy Standard Rachunkowości nr 20 reguluje zasady ewidencji w księgach rachunkowych dotacji rządowych. Jako pomoc rządowa traktowane jest przekazanie środków podmiotowi gospodarczemu w zamian za warunki, które zostały lub dopiero zostaną spełnione.

• Zgodnie z MSR dotacje rządowe należy ująć w księgach rachunkowych, w momencie gdy istnieje „dostateczna pewność”, że jednostka spełni warunki uzyskania dotacji



Moment zakwalifikowania dotacji do przychodówDOTACJE DO AKTYWÓW Art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości stanowi, iż

do rozliczeń międzyokresowych przychodów zalicza się środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych, jeżeli stosownie do innych ustaw nie zwiększają one kapitałów (funduszy) własnych. Zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych lub kosztów prac rozwojowych sfinansowanych z tych źródeł.



Zasady ewidencji przychodów z dotacji Ustalając zasady klasyfikacji środków pochodzących

z funduszy strukturalnych UE w jednostkach prowadzących różnego rodzaju działalność gospodarczą (m.in. produkcyjną, usługową, handlową, rolniczą) należy mieć na uwadze następujące przepisy ustawy o rachunkowości:

art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g - określający pozostałe przychody operacyjne jako przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki, w tym w szczególności z otrzymaniem nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny aktywów, w tym także środków pieniężnych na inne cele niż nabycie lub wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych.



Zasady ewidencji przychodów z dotacjiZapisy księgowe dotyczące ujęcia środków z funduszy

strukturalnych UE w księgach rachunkowych jednostek stosujących metodę wynikową mogą przebiegać w następujący sposób:

Wn konto 130 "Rachunek bieżący" lub 135 "Inne rachunki bankowe",

Ma konto 760 "Pozostałe przychody operacyjne" (w analityce: Środki z funduszy strukturalnych UE)

lubMa konto 702 „Inne przychody”LubMa konto 701 „Przychody z działalności statutowej”



Zasady ewidencji kosztów finansowanych dotacją

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości możliwe są trzy podstawowe rozwiązania w zakresie ewidencji i rozliczania kosztów działalności operacyjnej, a mianowicie:

- według rodzajów – na kontach zespołu 4

- według miejsca pochodzenia – na kontach zespołu 5 z pominięciem ewidencji i rozliczania kosztów na kontach zespołu 4,

- według rodzajów i równocześnie według miejsca pochodzenia.



Kwalifikowanie środków trwałych• Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości (art. 3

ust. 1 pkt 15) przez środek trwały rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.



Wartość początkowa środków trwałych

• Wartość początkową środka trwałego nabytego w drodze kupna stanowi cena jego nabycia, za którą uważa się kwotę należną zbywcy powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania, m.in. o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek i prowizji. Wartość tę powiększa również VAT niepodlegający odliczeniu.




Wartość początkową środka trwałego wytworzonego we własnym zakresie - koszt jego wytworzenia.

Koszt wytworzenia środków trwałych ustawa o rachunkowości definiuje jako ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy do dnia przyjęcia środka trwałego do używania, w tym również:

- niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy,- koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu




Do kosztu wytworzenia środków trwałych w budowie nie zalicza się m.in.:

• kosztów ogólnego zarządu (na przykład wynagrodzenia wraz z narzutami kadry kierowniczej, księgowości, pracowników BHP, niezwiązanych bezpośrednio z prowadzoną budową),

• kosztów promocji i reklamy, • kosztów szkoleń pracowników• podatku od nieruchomości oraz opłaty za wieczyste

użytkowanie gruntu, na którym ma być wybudowany środek trwały,

• kosztów finansowych - w tym odsetek od kredytów i pożyczek oraz prowizji naliczonych po przekazaniu środka trwałego do używania



Odpisy amortyzacyjne

Pojęcie amortyzacji jest nierozerwalnie związane z pojęciem środków trwałych.

Zgodnie z art. 32 ustawy o rachunkowości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środka trwałego dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji (okres przewidywanego uzywania). Przy ustalaniu okresu amortyzacji i rocznej stawki amortyzacyjnej uwzględnia się okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego



Dostosowanie polityki (zasad) rachunkowości

Zakres dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości wynika z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Z przepisu tego wynika, że jednostka powinna posiadać dokumentację, opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

• 1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

• 2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

• 3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

• a) zakładowego planu kont,




• b) wykazu ksiąg rachunkowych (wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe w przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera),

• c) opisu systemu przetwarzania danych (opisu systemu informatycznego w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera),

• d) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.




Zakładowy Plan Kont

Jednym z integralnych elementów polityki rachunkowości jest Zakładowy Plan Kont ustalający:

• wykaz kont księgi głównej (konta syntetyczne),• opis przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń,• zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (konta

analityczne) i ich powiązania z kontami księgi głównej.




• Spełnienie warunku wyodrębnienia rachunkowości dla celów realizowanych projektów finansowanych dotacją odbywa się przede wszystkim właśnie w momencie definiowania wykazu kont księgi głównej (kont syntetycznych) oraz kont pomocniczych (kont analitycznych).




• Polityka rachunkowości powinna być wprowadzona odpowiednim aktem prawnym funkcjonującym u Beneficjenta (np. zarządzenie, uchwała). Takim samym aktem prawnym powinny być wprowadzane zmiany do polityki.



Wyodrębniona ewidencja księgowa1. Wprowadzenie dodatkowych kont syntetycznych

2. Wprowadzenie dodatkowych poziomów analityki

3. Metoda mieszana – częściowo konta syntetyczne, częściowo analityczne

4. Wprowadzenie kont pozabilansowych



Zakładowy Plan Kont070 Umorzenie środków trwałych

070-1 Prawa użytkowania wieczystego gruntów

070-2 Budynki i lokale

070-3 Urządzenia techniczne i komputery

070-3-1 komputery – Projekt A

070-3-2 komputery – Projekt B

070-4 Inne środki trwałe



Zakładowy Plan KontInnym rozwiązaniem może być utworzenie dla środków trwałych

sfinansowanych dotacją dodatkowego konta syntetycznego z analityką na poszczególne rodzaje środków trwałych.

010 Środki trwale010 - 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów010 - 2 Budynki i lokale010 - 3 Urządzenia techniczne i komputery 010 - 4 Inne środki trwałe010 - 5 Środki trwałe sfinansowane dotacją - Projekt A

010 – 5 – 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów

010 – 5 – 2 Budynki i lokale010 – 5 – 3 Urządzenia techniczne i komputery010 – 5 – 4 Inne środki trwałe



Zakładowy Plan Kont010 - 6 Środki trwałe sfinansowane dotacją - Projekt B

010 – 6 – 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów

010 – 6 – 2 Budynki i lokale

010 – 6 – 3 Urządzenia techniczne i komputery

010 – 6 – 4 Inne środki trwałe



Zakładowy Plan Kont070 Umorzenie środków trwałych 070 - 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów 070 - 2 Budynki i lokale 070 - 3 Urządzenia techniczne i komputery 070 - 4 Inne środki trwałe 070 - 5 Środki trwałe sfinansowane dotacją - Projekt A 070 – 5 – 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego

gruntów 070 – 5 – 2 Budynki i lokale 070 – 5 – 3 Urządzenia techniczne i komputery 070 – 5 – 4 Inne środki trwałe



Zakładowy Plan Kont070 – 6 Środki trwałe sfinansowane dotacją - Projekt B

070 – 6 – 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów070 – 6– 2 Budynki i lokale070 – 6– 3 Urządzenia techniczne i komputery070 – 6– 4 Inne środki trwałe

Taki sposób ewidencji może być jednak przyjęty tylko wtedy gdy stosowany przez jednostkę księgowy program komputerowy pozwala na „podłączanie” do odpowiednich pozycji bilansu kont bilansowych z poziomu analityki. Pamiętać bowiem należy, że w bilansie musi być zachowany układ, określony w załączniku do ustawy o rachunkowości.



Zakładowy plan kont• W przypadku projektów inwestycyjnych zdecydowana

większość operacji będzie ewidencjonowana na koncie 080 (081, 082 itp.) „Środki trwałe w budowie”. Konto to służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń kosztów, a także do rozliczeń kosztów na uzyskane efekty



Zakładowy plan kont080 „Środki trwałe w budowie – działalność podstawowa”

081 „Środki trwałe w budowie – projekt X”

lub

080 „Środki trwałe w budowie”

080 – 1 „Środki trwałe w budowie – działalność podstawowa”

080 – 2 „Środki trwałe w budowie – projekt X”

lub

095 „Środki trwałe w budowie – projekt X” (konto pozabilansowe)



Zakładowy Plan KontW przypadku ewidencjonowania kosztów tylko na kontach zespołu 4

alternatywnym sposobem może być założenie kont pozabilansowych, np. zespół 9.

901 - Koszty kwalifikowane związane z projektem A 901-1 Amortyzacja 901-2 Materiały biurowe i energia 901-3 Usługi obce 901-4 Wynagrodzenia 901-5 Narzuty na wynagrodzenia 901-6 Pozostałe koszty



Zakładowy plan kontWyodrębniona ewidencja przychodów

Wyodrębnienie ewidencji księgowej przychodów z tytułu otrzymanej dotacji uzależnione jest od tego, do jakiej kategorii przychodów dotacje te będą zaliczane w jednostce:

- operacyjnej (statutowej), tj. działalności podstawowej

- pozostałej operacyjnej, tj. działalności ubocznej.

Jeżeli podmiot gospodarczy otrzyma dwie lub więcej dotacji, dla każdej z nich powinno być założone odrębne syntetyczne konto przychodów lub dodatkowa analityka.



Zakładowy plan kont

Ewidencja jako przychody operacyjne

701 „Inne przychody określone statutem”

701-1 „Dotacja Projekt A”

701-2 „Dotacja Projekt B”

701-3 „Inne przychody – darowizny”

Można również założyć odrębne konto syntetyczne tylko dla ewidencjonowania dotacji

701 „Inne przychody określone statutem”

702 „Przychody statutowe z tytułu otrzymanych dotacji”

702-1 „Dotacja Projekt A”

702-2 „Dotacja Projekt B”



Zakładowy plan kontEwidencja jako pozostałe przychody operacyjne

761 – „Pozostałe przychody operacyjne”

761-1 „Przychody ze zbycia majątku trwałego”

761-2 „Przychody z dotacji”

761-2-1 „Dotacja Projekt A”

761-2-2 „Dotacja Projekt B”



Zakładowy plan kontlub

761 „Pozostałe przychody operacyjne”

761-1 „Przychody ze zbycia majątku trwałego”

761-2 „Przychody z dotacji Projekt A”

761-3 „Przychody z dotacji Projekt B”




• Wyodrębniona ewidencja w jednostkach sfery finansów publicznych

• W jednostkach tych wyodrębnienie księgowe operacji dodatkowo wymusza Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Zgodnie z tym przepisem istnieje konieczność stosowania do paragrafów (które są elementem kont analitycznych) – czwartej cyfry:



Jednostki sfery finansów publicznych• 0 - w przypadku finansowania wydatku, który nie jest

ujęty w budżecie projektu• 7 – w przypadku finansowania wydatku ze środków

unijnych (budżet środków europejskich)• 9 – w przypadku finansowania wydatku

kwalifikowalnego ze środków współfinansowania krajowego lub wydatku niekwalifikowalnego ujętego w projekcie (budżet państwa)



Zakładowy Plan Kont• Integralnym elementem Zakładowego Planu Kont jest:

- opis przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń,

- zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) i ich powiązania z kontami księgi głównej.




• W dalszej części przedstawia się przykład opisu który powinien się znaleźć w zakładowym planie kont, i który powinien być taki sam bez względu na formę organizacyjną Beneficjenta oraz sektor (transport i energetyka, środowisko, nauka, zdrowie, kultura)



Zakładowy plan kont• Przykład 1• Spółka z oo. podpisała umowę o dofinansowanie projektu

„ System gospodarki odpadami” w ramach realizacji projektu finansowanego z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Beneficjent uzyskał dotację na zakup wyposażenia oraz budowę środków trwałych

• Przykład 2• Spółka z oo. podpisała umowę o dofinansowanie projektu

„ Internetowa biblioteka zbiorów zabytkowych” w ramach realizacji projektu finansowanego z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Beneficjent uzyskał dotację na zakup wyposażenia oraz budowę środków trwałych



Zakładowy Plan Kont Przykładowe opisy w zakładowym planie kont

Konto 070 „Umorzenie środków trwałych”

W związku z finansowaniem środków trwałych z dotacji unijnej na realizację projektu XXXX realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko wprowadza się analitykę drugiego stopnia do konta analitycznego 070-4

• 070-4-1 Umorzenie urządzeń technicznych i wyposażenia finansowanych z własnych środków

• 070-4-2 umorzenie komputerów finansowane w projekcie XXXX



Zakładowy Plan Kont Konto 080 „Środki trwałe w budowie”

W związku z finansowaniem kosztów budowy środka trwałego ze środków dotacji unijnej na realizację projektu XXXX realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko wprowadza się do konta analitycznego 080-1-1 „Budowa obiektu Y” trzeci poziom analityki

• • 080-1-x-1 Budowa obiektu Y sfinansowana środkami

własnymi• 080-1-x-2 Budowa obiektu Y sfinansowana środkami z

dotacji unijnej w ramach projektu XXXX



Zakładowy Plan Kont• W związku z finansowaniem środków trwałych z

dotacji unijnych przekazanych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego na zakup wyposażenia biura wprowadza się analitykę drugiego stopnia do konta analitycznego 010-5

• 010-5-1 Wyposażenie finansowane z własnych środków

• 010-5-2 Wyposażenie – finansowane dotacją z MRR



Kod księgowy Rozporządzenie 1083 wprowadzające obowiązek

księgowego wyodrębniania operacji w projektach dopuszcza zamienne stosowanie odpowiedniego kodu księgowego. Nie określa jednak na czym polega kod księgowy. Na gruncie polskich rozwiązań kod ten może przyjmować dwie postacie:

- kod księgowy funkcjonujący w ramach prowadzonego systemu księgowego

- kod księgowy funkcjonujący poza systemem księgowym



Kod księgowy

Kod księgowy w ramach systemu księgowego

Programy finansowo księgowe zazwyczaj posiadają funkcje oznaczania operacji księgowych tzw. cechami, znacznikami, itp. Jeżeli program księgowy daje możliwość takiego oznaczania (wyodrębniania) operacji i jednocześnie pozwala na sporządzanie wydruków (w tym zwłaszcza zapisów na kontach księgowych) zarówno wszystkich zapisów księgowych jak i zapisów dotyczących tylko wybranych, odpowiednio oznaczonych operacji, to taka ewidencja spełnia warunki określone w przepisach unijnych dotyczące „zachowania odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji dotyczących projektu”.



Kod księgowy• Używanie takiego kodu księgowego w bardzo istotny

sposób upraszcza ewidencję, dając jednoczenie efekt taki sam jak stosowanie kont analitycznych, czy pozabilansowych. System oznaczeń musiałby być jednak odpowiednio skonfigurowany, żeby zapewnić uzyskiwanie informacji wymaganych przez jednostki udzielające dotacji.

• Kodem księgowym mogłyby być np. litery, cyfry, ikony, itp.



Kod księgowy• W trakcie księgowania operacji, przed wydaniem

polecenia „zaksięguj” można wydać polecenie „oznacz kodem” (cechą, znacznikiem). Podczas oglądania dokumentu w systemie, ale również na różnego rodzaju wydrukach (zapisy na koncie księgowym, dziennik księgowań it.p) przy dokumencie pojawia się odpowiednie oznaczenie. Można również wydać polecenie aby system pokazał i wydrukował tylko pozycje oznaczone odpowiednim symbolem (kodem).

• Oczywiście takim samym kodem należy w takiej sytuacji oznaczyć sam dokument.



Kod księgowy• W opisanej sytuacji nie ma potrzeby tworzenia

żadnych dodatkowych zestawień pozaksięgowych.• Ponieważ jednak metoda ta jest stosowana w

ramach funkcjonującego systemu księgowego, wymaga ona usankcjonowania poprzez szczegółowe opisanie jej w polityce rachunkowości.



Kod księgowy

• Przykład• W związku z otrzymaniem dotacji z Ministerstwa

Infrastruktury na realizację projektu „Rozwój inteligentnych systemów transportowych” wprowadza się aneks do polityki rachunkowości dotyczący wyodrębnionej ewidencji operacji księgowych związanych z realizowanym projektem XXXX o następującej treści:

• „ Dla wszystkich operacji księgowych związanych z realizowanym projektem XXXX stosuje się oznaczenie tych operacji w systemie finansowo-księgowym literą „T”.



Kod księgowy

Stosowany system finansowo-księgowy zapewni aby oznaczenie kodem „T” znajdowało się przy danej operacji na wydrukach zapisów kont księgowych oraz dziennika księgowań. Oznaczenie kodem będzie się znajdowało również na edytowanych w programie finansowo-księgowym dokumentach”



Kod księgowyKod księgowy poza systemem księgowym

Regulację tego problemu wskazuje Ministerstwo Rozwoju Regionalnego definiując pojęcie kodu księgowego:

„Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawienia lub rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie operacje związane z projektem oraz obejmujących przynajmniej następujący zakres danych:



Kod księgowy

- nr dokumentu źródłowego,

- nr ewidencyjny lub księgowy dokumentu,

- datę wystawienia dokumentu,

- kwotę brutto,

- kwotę netto dokumentu,

- kwotę kwalifikowalną dotyczącą projektu.

Beneficjent stosując rozwiązanie polegające na wprowadzeniu kodu księgowego zobowiązany jest przy składaniu wniosku o płatność do sporządzania techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego (oraz załączania wydruku) - Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem.”



Kod księgowy

Metoda ta nie powoduje konieczności wprowadzania jakichkolwiek zmian w funkcjonującym systemie księgowym. Oznaczanie i ewidencjonowanie dokumentów odbywa poza tym systemem. Niemniej jednak w polityce rachunkowości należy wpisać informację o tym sposobie ewidencji pozaksięgowej.



Kod księgowy

• Należy jednak zwrócić uwagę, że wspomniana wyżej definicja została sformułowana przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego jedynie w „Zasadach finansowania PO KL” (dokument dostępny na stronie POKL). Biorąc jednak pod uwagę, że Ministerstwo jest Instytucją Zarządzającą zarówno w przypadku PO KL jak i PO IiŚ wydaje się, że nie będzie błędem odniesienie tej definicji również do innych programów operacyjnych.



Kod księgowy

• W przeciwnym przypadku niemożliwe byłoby w żadnym przypadku finansowanie wydatków poniesionych przez Beneficjenta w latach poprzedzających podpisanie umowy o dofinansowanie. Ponadto uniemożliwiałoby to realizację projektów przez Beneficjentów nie zobowiązanych w ogóle do prowadzenia ksiąg rachunkowych (np. parafie, związki wyznaniowe itp.)



Kod księgowy Beneficjent stosując odpowiedni kod księgowy,

odpowiednio oznacza dokumenty oraz sporządza ich zestawienie w określonej formie. Fakturę trzeba opisać zgodnie z wymaganiami programu operacyjnego oraz umieścić na niej dodatkowo numer przyporządkowany jej w zestawieniu.



Kod księgowy

Przykład

Beneficjent realizuje trzy projekty finansowane ze środków unijnych. Jeden z projektów, realizowany w ramach PO IiŚ oznaczył kodem „C”

• W aneksie do polityki rachunkowości opisującym zasady ewidencji wydatków z danego projektu umieścił odpowiednią adnotację o kodzie nadanym wydatkom w realizowanym projekcie, dotyczącym lat poprzednich, np.:



Kod księgowy• „Operacjom gospodarczym, które miały miejsce w

latach 2007 – 2009 zostaje przyporządkowany kod C, którym zostaną oznaczone dokumenty potwierdzające poniesione wydatki kwalifikowane w projekcie”. Wydatki te zostaną ujęte w odrębnym zestawieniu”.



Wyodrębnienie operacji mających miejsce przed podpisaniem umowy Rozporządzenie 1083 wprowadzając wymóg

wyodrębnienia operacji zaznacza, że ma to dotyczyć wszystkich operacji związanych z projektem, ale jednocześnie ma się to odbywać bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych. Zasadą, która może wprowadzać ograniczenia w wyodrębnianiu zapisów księgowych jest zapis art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Stanowi on, że księgi rachunkowe należy zamknąć na dzień kończący rok obrotowy nie później niż w ciągu 3 miesięcy (do 31 marca roku następnego).



Wyodrębnienie operacji mających miejsce przed podpisaniem umowy• Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych

jednostki powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

• Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.



Wyodrębnienie operacji mających miejsce przed podpisaniem umowy

Beneficjent w 2010 r. nie ma żadnej prawnej ani technicznej możliwości aby wyodrębnić zapisy księgowe dotyczące wydatków z lat 2007-2009. są już na pewno nieodwracalnie zamknięte.



Wyodrębnienie operacji mających miejsce przed podpisaniem umowy

Z wytycznych wynika, że nie mogąc dokonywać przeksięgowań, Beneficjent może zastosować odpowiedni kod księgowy, czyli odpowiednio oznaczyć dokumenty oraz sporządzić ich zestawienie w określonej formie. Fakturę trzeba opisać zgodnie z wymaganiami programu operacyjnego oraz umieścić na niej dodatkowo numer przyporządkowany jej w zestawieniu



Wyodrębnienie operacji mających miejsce w trakcie i po zakończeniu projektu

Problemy z wyodrębnioną ewidencją mogą się pojawiać również w innych sytuacjach. Jeżeli kontrola zakwestionuje pewne wydatki jako niezwiązane z projektem, może powstać potrzeba wyksięgowania tych wydatków z kont księgowych przyporządkowanych do projektu. Może też powstać sytuacja odwrotna, że wydatek nie został wykazany przez Beneficjenta chociaż jest niezbędny dla realizacji projektu.




• W takiej sytuacji należy przeanalizować możliwość dokonania zmian w ewidencji księgowej na zasadach opisanych powyżej. Jeżeli dotyczy to lat zatwierdzonych – należy zastosować pozaksięgowy wyodrębniony kod. Jeśli dotyczy to roku bieżącego lub niezatwierdzonego – należy dokonać stosownych przeksięgowań.




• Należy zwrócić uwagę na sposób przeksięgowań. Dokumenty ujęte w księgach rachunkowych nie powinny być usuwane. Nie należy również zmieniać istniejących zapisów księgowych poprzez zmianę tych zapisów w księgach, a co za tym idzie zmianę dekretacji na dokumentach. Sposób poprawiania błędów regulują przepisy ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi błędne zapisy w księgach należy poprawić zapisami korygującymi. Należy więc sporządzić księgowy dokument korygujący (Polecenie księgowania) na podstawie którego wprowadzone zostaną przeksięgowania doprowadzające do stanu poprawnego.



Obowiązek wyodrębnienia wszystkich kosztów (kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych)

• W ramach realizacji projektu mogą być generowane wydatki niekwalifikowalne, chociaż są one niezbędne do realizacji projektu.. W projektach inwestycyjnych często pojawiają się wydatki na różnego rodzaju roboty dodatkowe. Wydatki te nie są kwalifikowalne ale zwiększają wartość projektu. Rozporządzenie 1083 stanowi, że wyodrębnione księgowo mają być wszystkie operacje związane z projektem, a więc również i te.



Konsekwencje związane z brakiem prowadzenia przez beneficjenta wyodrębnionej ewidencji• W punkcie 7b podręcznika - Procedury stosowane

przez beneficjenta (str. 34) - przedstawiono wymogi dotyczące beneficjentów projektów.

• (…) Beneficjent powinien posiadać i stosować procedury dotyczące:

• - trybu wyboru wykonawcy oraz zawierania umów w ramach projektu realizowanego w ramach POIiŚ – zgodne z zasadami obowiązującymi w POIiŚ (patrz rozdział 7, punkt d – Zawieranie umów dla zadań objętych projektem),



Konsekwencje związane z brakiem prowadzenia przez beneficjenta wyodrębnionej ewidencji• - weryfikacji, czy roboty, usługi lub dostawy za które jest dokonywana

płatność zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z zawartą umową,

• - przygotowywania wniosków o płatność, w tym zasad weryfikacji i poświadczania czy wszystkie wydatki włączane do wniosku o płatność są zgodnie z zasadami zawartymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego,

• - polityki rachunkowości, wraz z zakładowym planem kont uwzględniającym obowiązek stosowania odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich operacji związanych z projektem,

• - archiwizacji wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektu w okresie realizacji POIiŚ oraz 3 lat od zamknięcia POIiŚ zgodnie z postanowieniami art. 90 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz art. 19 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006.



Konsekwencje związane z brakiem prowadzenia przez beneficjenta wyodrębnionej ewidencji

• Paragraf 17 umowy o dofinansowanie

Zwrot dofinansowania

W sytuacjach, gdy dofinansowanie udzielone Beneficjentowi zostało:

• wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem;• wykorzystane z naruszeniem procedur obowiązujących przy

realizacji Projektu;• pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości

podlega ono zwrotowi w trybie i na zasadach przewidzianych w art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157, poz. 1240).



Stosowanie cyfr „7”, „8”, „9”• Obowiązek oznaczania poniesionych wydatków

czwartą cyfrą 7, 8 lub 9 (klasyfikacji budżetowej) dotyczy podmiotów sektora finansów publicznych. Podmioty te mają obowiązek sporządzać roczne sprawozdania Rb-WS, w których wykazują wydatki strukturalne (z krajowych środków publicznych poniesione w związku z realizacją celu )



Stosowanie cyfr „7”, „8”, „9”• Celem tego sprawozdania jest dostarczenie informacji

o kształtowaniu wydatków w obszarach strukturalnych do UE

• Są to wszystkie wydatki z końcówką „9" (środki krajowe). Jeżeli w ramach projektu wystąpiły wydatki niekwalifikowane (z końcówką paragrafu „0") należy je również włączyć do tego sprawozdania w celu zaprezentowania całości wkładu krajowego poniesionego na realizację projektu.



Stosowanie cyfr „7”, „8”, „9”• Sprawozdanie należy sporządzić do 31 marca za rok

poprzedni. Jednak w sprawozdaniu tym muszą być zamieszczone wydatki na cele strukturalne faktycznie poniesione w danym roku sprawozdawczym (ujęcie kasowe). Z tego powodu nie ma możliwości korygowania pod tym kątem wydatków zaksięgowanych w poprzednim roku budżetowym. Wszystkie wydatki, które zostały poniesione do 31 grudnia muszą pozostać z taką cyfrą z jaką zostały wydatkowane.



Stosowanie cyfr „7”, „8”, „9” W przypadku państwowych jednostek budżetowych

możliwość przeksięgowania z „7” na „9” nie istnieje również w trakcie roku budżetowego. Dotyczy to sytuacji gdy zostanie stwierdzona niekwalifikowalność wydatków w zakresie projektów PJB. W takiej sytuacji ryzyko pokrycia wydatków niekwalifikowalnych obciąża budżet państwa, co oznacza, iż PJB nie zwraca wydatków poniesionych w ramach wydatków budżetu środków europejskich.



Stosowanie cyfr „7”, „8”, „9”

• Z uwagi na fakt poniesienia wydatków poprzez rachunek BGK do obsługi płatności nie jest również możliwe dokonanie przeksięgowania tych wydatków i np. zaewidencjonowanie ich w paragrafach z czwartą cyfrą „0”. W przypadku projektów gdzie beneficjentem jest inny podmiot niż PJB w przypadku stwierdzenia niekwalifikowalności wydatku beneficjent powinien dokonać zwrotu środków stanowiących wydatki niekwalifikowalne lub instytucja powinna dokonać potrącenia weryfikując kolejny wniosek o płatność.



Konsekwencje związane z brakiem prowadzenia przez beneficjenta wyodrębnionej ewidencji• Zakwestionowanie obowiązkowych procedur, w tym

brak wyodrębnionej ewidencji może skutkować obowiązkiem zwrotu całej dotacji.

• Pozwolenie Beneficjentowi na zastosowanie w tej sytuacji „trybu zastępczego” w postaci pozaksięgowego wyodrębnionego kodu do wszystkich operacji (w tym również tych, co do których miał możliwość ich wyodrębnienia) wydaje się ryzykowne.



Kontrola prawidłowości zastosowania wyodrębnionej ewidencji i kodu księgowego

• Zasady, zakres oraz metodyka przeprowadzania kontroli Beneficjenta zostały uregulowane w Wytycznych w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013.




Kontrole projektów na miejscu• Istotą prowadzenia kontroli projektów na miejscu jest weryfikacja

prawidłowości realizacji projektu, w tym sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu w realizacji projektu oraz poniesionych wydatków, przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność, są zgodne ze stanem rzeczywistym, a także weryfikacja, czy współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone, oraz że wydatki zadeklarowane przez beneficjentów w związku z realizowanymi projektami zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi.




Minimalny zakres kontroli projektu na miejscu został określony w Załączniku nr 3 do Wytycznych. Zgodnie z nim jednym z obowiązkowych elementów kontroli jest ustalenie czy istnieje i jest stosowany odrębny system księgowy lub odrębny kod księgowy dla wszystkich operacji związanych z realizacją projektu.




Kontrole na zakończenie realizacji projektu• Kontrola na zakończenie realizacji projektu

przeprowadzana jest po przekazaniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową przed akceptacją tego wniosku. Przeprowadzenie kontroli na zakończenie realizacji projektu jest obligatoryjne. Kontrola na zakończenie realizacji projektu powinna obejmować co najmniej:




• a) weryfikację wniosku o płatność końcową przekazanego przez beneficjenta i sprawdzenie jego zgodności z poprzednimi wnioskami o płatność, jeżeli były składane przez beneficjenta,

• b) sprawdzenie kompletności dokumentacji związanej z realizacją projektu, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków.



Kontrola prawidłowości zastosowania wyodrębnionej ewidencji i kodu księgowego• Jednym z podstawowych dokumentów określającym

właściwą ścieżkę audytu jest polityka rachunkowości opisująca sposób wyodrębnienia ewidencji księgowej. Na podstawie tego dokumentu (w konfrontacji z danymi wynikającymi z wniosków o płatność) kontrolujący wie jakie zestawienia (wydruki) z ewidencji księgowej powinien zażądać od Beneficjenta (zapisy na kontach księgowych, dziennik księgowań, sprawozdania). Zapisy na kontach księgowych dają z kolei informację o dokumentach jakie należy sprawdzić.



Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego 1. Stosowanie wyodrębnionych kont księgowych bez

odpowiednich zapisów w zakładowym planie kont . • Podczas kontroli należy skonfrontować numery kont,

na których dokonywane są księgowania z wykazem kont określonym w zakładowym planie kont. Nieprawidłowości należy usunąć poprzez aktualizację planu kont.



Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego• Przykład• Podczas kontroli stwierdzono, że wydatki związane z

realizacją inwestycji (środki trwałe w budowie) były ewidencjonowane na koncie

011 – 2 -2. Kontrolujący stwierdził, że w zakładowym planie kont takie konto nie występuje. Wydano zalecenie aktualizacji zapisów w zakładowym planie kont.



Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego

2. Stosowanie wyodrębnionej ewidencji tylko dla kont kosztów.• Przepisy wymagają aby wszystkie operacje w projekcie były

księgowo wyodrębnione. Podczas kontroli należy przeanalizować czy operacje związane z zakupem środków trwałych, operacje kasowe, operacje związane z przychodami z tytułu dotacji również zostały prawidłowo wyodrębnione. W tym celu podczas kontroli dokumentów źródłowych należy zwrócić szczególną uwagę na dekretację na dokumentach. Na tym etapie kontroli często można wykryć błędy w tym zakresie.




• Przykład

• Na fakturze zakupu komputera jest dekretacja wskazująca, że operację zaksięgowano na koncie 010- 5 -2. Sugeruje to, że operacja została prawidłowo wyodrębniona. Podczas kontroli stwierdzono, że zapisy w zakładowym planie kont wymieniają konta:

• 010 Środki trwałe

• …

• 010 – 5 Urządzenia techniczne i komputery

• 010-5 -1 Urządzenia techniczne i komputery – dział sprzedaży

• 010-5-2 Urządzenia techniczne i komputery – dział administracji

• To oznacza, że brak jest wyodrębnionej ewidencji dla komputerów finansowanych dotacją




• Powinna być utworzona dodatkowa analityka:• 010- 5 -2 Urządzenia techniczne i komputery – dział

administracji • 010-5-2-1 Urządzenia techniczne i komputery

– dział administracji – działalność podstawowa• 010-5-2-2 Urządzenia techniczne i komputery

– dział administracji – Projekt XXXX

Wydano zalecenie wyodrębnienia księgowego tej operacji




3. Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji na kontach pozabilansowych bez zapewnienia odpowiednich procedur systemowych

• Brak odpowiednich procedur powinien powodować kwestionowanie tej metody jako niewiarygodnej, a co za tym idzie obowiązek zastosowania innej metody.




• Księgowanie na kontach pozabilansowych nie wymaga stosowania tej zasady, a tym samym stwarza niebezpieczeństwo popełniania błędów. Może się zdarzyć, że ujmiemy operację na tym koncie a „zapomnimy” ująć ją na kontach bilansowych lub wynikowych. Dlatego aby dozwolone było wyodrębnianie ewidencji na kontach pozabilansowych konieczne jest takie skonfigurowanie programu księgowego aby nie dopuszczał on możliwości księgowania na koncie pozabilansowym bez uprzedniego zaksięgowania na koncie bilansowym lub wynikowym.




4. Pomyłki w księgowaniach. • Zdarza się to zwłaszcza przy bardzo rozbudowanej ewidencji

analitycznej. W przypadku gdy ewidencja analityczna jest rozbudowana do czterech, pięciu poziomów należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowość księgowania. Ewentualne pomyłki muszą być naprawiane. Może to jednak powodować problemy w przypadku gdy projekt trwa dłużej niż rok, a błąd zostanie zauważony po zatwierdzeniu sprawozdania za rok, w którym został on popełniony. Nie ma wtedy możliwości poprawy błędu w księgach rachunkowych.




• Przykład• Podczas kontroli stwierdzono, że koszt wynagrodzeń został

zaksięgowany na koncie • 405- 1-2-1. Powinien być zaksięgowany na koncie 405-1-2-2.

Stwierdzono, że jest to oczywista pomyłka przy księgowaniu. Pomyłka zdarzyła się w tym samym roku, w którym była kontrola. Wydano polecenie przeksięgowania wydatku na prawidłowe konto. Gdyby kontrola była w roku następnym i nie byłoby już możliwe przeksięgowanie należałoby się zastanowić czy nie pozwolić Beneficjentowi na zastosowanie kodu księgowego.




5. Nie wyodrębnianie środków trwałych w ewidencji środków trwałych. Wyodrębnienie zakupu środków trwałych tylko na kontach księgowych może powodować problemy z prawidłowym wypełnieniem obowiązku utrzymania trwałości projektu. Zwłaszcza w przypadku niskocennych środków trwałych których amortyzacja rozłożona jest na okres krótszy niż okres trwałości projektu lub które są amortyzowane jednorazowo w trakcie realizacji projektu




• Gdy Beneficjent nie ma już obowiązku utrzymywania wyodrębnionej ewidencji może nie pamiętać, że nie wolno mu zbyć tego środka w okresie trwałości. Odpowiednia adnotacja w rejestrze środków trwałych skutecznie temu zapobiega. W przypadku braku takiego wyodrębnienia Beneficjent powinien to uzupełnić podczas kontroli. W tym przypadku nie ma żadnych ograniczeń czasowych, tak jak w przypadku ksiąg rachunkowych.




6. Brak jakiegokolwiek wyodrębnienia operacji w przypadku ponoszonych przed podpisaniem umowy o dofinansowanie (w tym wydatków niekwalifikowanych).

Nieprawidłowość tą można naprawić poprzez sporządzenie odpowiedniego zestawienia – kodu księgowego również podczas kontroli. Nie ma w tym zakresie ograniczeń czasowych tak jak w przypadku ksiąg rachunkowych




• 7. Niewyodrębnianie kosztów niekwalifikowanych w projekcie

Sposób poprawy tej nieprawidłowości jest uzależniony od tego kiedy zostały poniesione wydatki:

a) w latach zatwierdzonych – należy zastosować kod księgowy

b) w latach niezatwierdzonych – należy dokonać korekty księgowań



Rozliczanie środków trwałych w budowie oraz ustalanie wartości początkowej środków trwałych dla potrzeb własnych ustawy o podatku dochodowym i rozliczaniu dotacji.

• Bardzo często Beneficjent wytwarza środki trwałe we własnym zakresie, lub też po ich kupnie musi wykonać dużą ilość prac montażowych i dostosowawczych, zanim środek będzie zdatny do użytku. Prace te mogą niekiedy trwać kilka miesięcy albo nawet dłużej. W tym czasie nakłady ponoszone na te środki ewidencjonowane są na koncie „Środki trwałe w budowie”.




W momencie, gdy środek zostaje ukończony i jest przyjmowany do użytku, wartość nakładów poniesionych na jego budowę przeksięgowywana jest na konto „Środki trwałe” jako wartość początkowa danego środka trwałego.

159 19 kwietnia 2023Ministerstwo Środowiska



Zasada działania konta „Środki trwałe w budowie”

Strona debetowa konta środki trwałe w budowie

• Na koncie „Środki trwałe w budowie” po stronie debetowej księguje się wszystkie nakłady poniesione na budowę danego środka trwałego. Księgowanie odbywa się w korespondencji z różnymi kontami, zależnie od rodzaju nakładu.




Wszystkie standardy rachunkowości, jak również przepisy podatkowe w każdym kraju, dokładnie określają, które nakłady można kapitalizować na środku trwałym, a które nie. Z reguły do wartości środka trwałego zalicza się takie nakłady jak:•Koszty nabycia komponentów wykorzystanych do budowy środka trwałego;•Koszty przygotowania terenów pod budowę;•Koszty uzyskania pozwoleń;•Koszty badań i ekspertyz koniecznych do budowy środka trwałego;•Koszty robót montażowych i budowlanych;•Koszty wynagrodzeń pracowników adekwatne do czasu ich pracy poświęconego na budowę środka trwałego;•Itp.




Strona kredytowa konta środki trwałe w budowie

•Po stronie kredytowej konta „Środki trwałe w budowie” księguje się natomiast następujące zdarzenia:

•Przekazanie ukończonych środków trwałych do użytkowania;•Spisanie środków trwałych, które nie zostały ukończone lub nastąpiła trwała utrata ich wartości;

•Sprzedaż, likwidacja lub oddanie środka trwałego.




• Powyższy schemat księgowania jest sytuacją najczęściej spotykaną. Widzimy, że koszty różnego rodzaju księgowane są w korespondencji z kontem „Środki trwałe w budowie”. Gdy dany środek zostaje ukończony, wartość nakładów na niego poniesionych przenoszona jest na konto „Środki trwałe” jako jego wartość początkowa.

• Oczywiście, w przypadku większych podmiotów, które budują często wiele środków trwałych naraz, dla ułatwienia kontroli które nakłady dotyczą którego środka, wprowadzana jest „analityka” do konta „Środki trwałe w budowie”





W tym przykładzie widzimy, że jeden ze środków został ukończony przez końcem okresu obrachunkowego i oddany do użytku, a zatem został on przeksięgowany z konta „Środki trwałe w budowie” na konto „Środki trwałe”. Pozostałe środki były na dzień bilansowy wciąż w fazie konstrukcji, dlatego też saldo nakładów na nie poniesionych zostanie w bilansie zaprezentowane w pozycji „Środki trwałe w budowie”.



Sporządzanie wniosków o płatność – Generator Wniosków Płatniczych.




• Weryfikacja finansowa przez IW wniosku o płatność dotyczy sprawdzenia części finansowej wniosku o płatność oraz załączonych dokumentów pod względem finansowym obejmuje sprawdzenie w szczególności:

• zgodności informacji zamieszczonych w tabelach finansowych wniosku o płatność z dokumentami towarzyszącymi,

• poprawności rachunkowej tabel finansowych wniosku o płatność,

• czy dokument załączony do wniosku o płatność nie został w tym samym zakresie przedstawiony do refundacji w ramach PO IiŚ (dotyczy obligatoryjnie 100 % dokumentów załączonych do wniosku o płatność).

169



Zasady przekazywania środków • Łączne dofinansowanie przekazane beneficjentowi w formie zaliczki

i płatności pośrednich nie może przekroczyć 95 % maksymalnej kwoty dofinansowania.

• Pozostała kwota dofinansowania będzie przekazana po akceptacji przez IW wniosku o płatność końcową.

• Pierwszy wniosek o płatność beneficjent ma obowiązek złożyć w terminie 90 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy o dofinansowanie. Dla projektów zaawansowanych finansowo - zgodnie z zaleceniem MRR - należy złożyć wniosek niezwłocznie po podpisaniu umowy o dofinansowanie.

• IW weryfikuje wniosek o płatność oraz załączone dokumenty w ciągu 60 dni od dnia ich otrzymania.

170



• Wypłata dofinansowania następuje w możliwie najkrótszym terminie, po akceptacji przez IW złożonego przez beneficjenta wniosku o płatność, pod warunkiem dostępności środków na rachunku IW.

Wniosek Beneficjenta o płatność

• Wzór wraz z Instrukcją wypełniania określony w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości POIiŚ (projekt nowego dokumentu – „Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko”).

• Wniosek o płatność składany jest co najmniej raz na trzy miesiące, w terminie 14 dni kalendarzowych od zakończenia okresu sprawozdawczego.

171



• Wniosek o płatność końcową składany jest w terminie do 30 dni przed upływem okresu kwalifikowania wydatków (zgodnie z umową).

• Wniosek składany jest jednym egzemplarzu w wersji papierowej i elektronicznej.

• Do wniosku załączane są kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem.

• Wersja elektroniczna wniosku o płatność obejmuje jedynie formularz wniosku i nie obejmuje załączników do wniosku (z wyłączeniem sytuacji, w której do wniosku zamiast dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków beneficjent dołącza zestawienie takich dokumentów), które mogą zostać przedłożone wyłącznie w wersji papierowej.

172



• Brak poniesionych wydatków nie zwalnia beneficjenta z obowiązku wypełnienia wniosku w części dotyczącej postępu rzeczowego (części sprawozdawczej wniosku).

Wniosek o płatność służy:

• rozliczaniu środków otrzymanych wcześniej, tj. transzy zaliczki z jednoczesnym wnioskowaniem o kolejne transze zaliczki,

• wnioskowaniu o refundację poniesionych wydatków,

• rozliczeniu wydatków poniesionych (dot. państwowych jednostek budżetowych i wydatków poniesionych ze środków zapisanych w budżecie danego dysponenta),

• przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu (beneficjent wypełnia wówczas poz. 1-5 oraz 12-20 wniosku).

173



• Wniosek może służyć kilku wymienionym wyżej funkcjom, np. beneficjent może złożyć jeden wniosek o płatność pośrednią oraz zaliczkową.

• Obecny kształt umowy/decyzji o dofinansowanie dopuszcza dowolność w zakresie kolejności rodzajów płatności, jakie dokonywane będą na rzecz beneficjenta w trakcie realizacji projektu.

174



Formularz wniosku o płatność (pozycje 1-11)

1. Wniosek za okres od do

• W przypadku pierwszego wniosku o płatność w polu „od” wpisuje się początkową datę kwalifikowalności wydatków zapisaną w umowie o dofinansowanie.

• Wniosek powinien obejmować pełne okresy miesięcy kalendarzowych, z wyjątkiem pierwszego wniosku o płatność.

• Szare pola wniosku wypełniane są przez IW.

W projekcie Zaleceń w zakresie wniosku o płatność przewidziane są trzy możliwe sytuacje dot. początkowej daty pierwszego wniosku o płatność:

• data umowy • data kwalifkowalności wydatków (jeśli jest wcześniejsza niż data

zawarcia umowy)

175



• data rozpoczęcia realizacji zadania określonego w Harmonogramie realizacji projektu (jeśli jest wcześniejsza niż obie ww. daty)

2. Dane beneficjenta

3. Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko

4. Priorytet, Działanie, Fundusz, z którego dofinansowany jest projekt

5. Nazwa projektu

6. Płatność (zaliczkowa/pośrednia/końcowa).

W przypadku, gdy wniosek beneficjenta stanowi jedynie rozliczeniu przekazanej zaliczki lub służy przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu, należy wykreślić wszystkie trzy wskazane rodzaje płatności, gdyż beneficjent nie wnioskuje o przyznanie żadnej płatności.

176



7. Kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem - suma wartości wykazanych w tabeli 9 (w kolumnie 8).

8. Wnioskowana kwota

• W przypadku refundacji poniesionych wydatków - iloczyn kwoty wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem oraz poziomu dofinansowania projektu wynikającego z umowy o dofinansowanie,

• Kwota powyższa powinna zostać zaokrąglona w dół do dwóch miejsc po przecinku, aby nie doszło do przekroczenia ww. poziomu dofinansowania,

• Jeśli wniosek dotyczy rozliczenia transzy zaliczki i jednocześnie wnioskowaniu o kolejną transzę w pkt 8 należy wpisać wartość kolejnej transzy zaliczki zgodnie z Planem wystąpień o środki dotacji rozwojowej

177



• Punkt 8 nie jest wypełniany jeśli:- wniosek dotyczy wyłącznie rozliczenia otrzymania zaliczki,- wniosek służy przekazaniu informacji o postępie rzeczowym

projektu.

Wydatki przedstawione przez Beneficjenta refundowane są wg stopy określonej dla właściwego działania POIiŚ (dla działania 1.1 – 85 %) - do momentu osiągnięcia maksymalnej kwoty wydatków kwalifikowanych, określonej w umowie.

Zasada „luki finansowej” określa maksymalny poziom wydatków kwalifikowalnych na poziomie projektu, a nie na poziomie poszczególnych zadań.

178



9. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

1. Nr dokumentu

2. Nr księgowy lub ewidencyjny

3. Data wystawienia dokumentu

4. Data zapłaty

• Jeżeli płatność była dokonana w więcej niż jednym terminie należy podać wszystkie daty lub daty graniczne;

• Jeżeli pracownik pobrał zaliczkę za zakupy i zapłacił gotówką - w kolumnie jako datę zapłaty należy wpisać datę zapłaty gotówką, a nie daty rozliczenia zaliczki (faktura będzie zawierała zapis o zapłacie gotówką i datę zapłaty).

179



• Jeżeli w ww. przypadku konieczna była dodatkowa płatność gotówką - już nie z przyznanej zaliczki, a ze środków własnych pracownika - w kolumnie 4 należy wpisać dwie daty - datę zapłaty gotówką oraz datę rozliczenia zaliczki.

• W przypadku delegacji, jako datę zapłaty należy wpisać datę wypłaty zaliczki (jeśli była pobierana) oraz datę rozliczenia delegacji.

5. Nazwa towaru lub usługi

Opis towaru/usługi powinien być na tyle szczegółowy, aby pozwalał na jednoznaczne zidentyfikowanie, jakiej usługi/towaru dana pozycja dotyczy. W przypadku wielu pozycji zawartych w fakturze możliwe jest podanie łącznego dla tych pozycji rodzaju asortymentu.

180



6. Kwota dokumentu brutto

Kwota tożsama z kwotą łączną, na jaką opiewa przedmiotowy dokument, nawet jeśli w kwocie tej zawierają się wydatki poniesione w ramach innego projektu czy też programu operacyjnego lub w ogóle nie związane z żadnym projektem.

7. Kwota dokumentu netto

• Różnica pomiędzy wartościami w kolumnie 6 i 7 wynikać może wyłącznie z podatku VAT.

• Jeśli dokument dotyczy wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych w kolumnie 6 i 7 należy wykazać łącznie ww. kwotę wydatków związanych z projektem.

181



8. Kwota wydatków kwalifikowalnych

Wydatki kwalifikowalne, związane z projektem, rozliczane danym wnioskiem o płatność.

9. W tym VAT

• Należy podać kwotę VAT zawartą w wydatkach uwzględnionych w kolumnie 8, o ile podatek VAT jest kwalifikowalny.

• W przypadku niekwalifikowalności VAT należy wpisać „0”.

10. Kategoria wydatku.

• Należy podać kategorię lub podkategorię wydatku z listy określonej w Instrukcji wniosku o płatność.

182



• Jeśli dany dowód księgowy zawiera wydatki z kilku kategorii lub kilku podkategorii, to w kolumnie 10 należy wymienić wszystkie dotyczące go kategorie i podkategorie wraz z kwotami wydatku kwalifikowanego w odniesieniu do każdej podkategorii.

• W przypadku, gdy wydatek dotyczy opłat, należy jednocześnie zamieścić dopisek „opłata”.

• Wszystkie kategorie wydatków powinny być interpretowane w kontekście postanowień Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ.

• Suma poniesionych wydatków, zadeklarowanych w kolejnych wnioskach o płatność, w ramach tych kategorii, które występują w załączniku do umowy o dofinansowanie pn. Opis projektu, nie może przekraczać odpowiednich limitów.

183



• Dla deklarowanych wydatków osobowych lub bezosobowych (wynikających z umów cywilno – prawnych: zleceń i o dzieło) należy podać w odpowiednich kolumnach (pozostałe kolumny wypełniane jak wyżej):

- graniczne daty dokonania płatności (tj. najwcześniejsza i najpóźniejszą);

- wartość dokumentu;- kolumny 7 (kwota netto) i 9 (VAT) pozostają niewypełnione

(należy wpisać 0).

• Faktury korygujące również powinny być ujmowane w zestawieniu dokumentów (ze znakiem „minus” , jeśli na podstawie tej faktury została pomniejszona należność dla wykonawcy) lub ze znakiem „plus” (jeśli na podstawie tej faktury została zwiększona należność dla wykonawcy).

184



W zestawieniu nie należy ujmować dokumentów dotyczących w całości wydatków niekwalifikowanych.

• Jeżeli beneficjent nie rozlicza faktur (a chciałby np. wydatkować wkład własny na początku realizacji projektu), nie powinien tych wydatków ujmować we wniosku o płatność.

• Dla ułatwienia procesu weryfikacji wniosku o płatność zaleca się, aby kolejny nr pozycji pod którą ujęto wydatek w tabeli 9 nanieść na pierwszym dowodzie załączanym do wniosku i potwierdzającym poniesienie wydatku.

185



Okres sprawozdawczy nie jest tożsamy z okresem ponoszenia wydatków.

• W przypadku wydatków poniesionych w danym okresie sprawozdawczym, które nie zostały ujęte we wniosku o płatność za ten okres (np. z powodu przeoczenia przez beneficjenta lub konieczności przedstawienia dodatkowych dokumentów potwierdzających prawidłowość operacji, np. operatu szacunkowego), można je ująć we wniosku o płatność za inny okres sprawozdawczy (zaleca się, by były ujmowane w ostatnich wierszach zestawienia nr 9).

186



• W sytuacji gdy faktura zapłacona została po ostatnim dniu okresu sprawozdawczego (w okresie 14 dni na złożenie wniosku), określonego jako ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, ale wystawiono ją w okresie sprawozdawczym, w celu przyspieszenia dokonywania płatności, można ją uwzględnić we wniosku o płatność za okres, kiedy została wystawiona.

• Warunek - wydatki muszą być poniesione w okresie kwalifikowania wydatków.

Nie jest to dopuszczalne jednakże w przypadku wydatków ponoszonych pod koniec roku.

187



Deklarowanie ponownie tych samych wydatków

• Co do zasady beneficjent nie może zadeklarować w kolejnym wniosku o płatność tych samych wydatków, które już raz zostały uznane za kwalifikowane.

• Zasada ta nie dotyczy jednak wydatków, które zostały uznane za niekwalifikowane na etapie weryfikacji wniosku o płatność, były we wcześniejszych wnioskach deklarowane jako niekwalifikowalne lub zostały wstrzymane przez IW na etapie weryfikacji wniosku o płatność. W takiej sytuacji beneficjent może ponownie załączyć dane wydatki do kolejnego wniosku o płatność.

• Należy je wówczas opatrzyć odpowiednim odnośnikiem i komentarzem pod tabelą - np. „wydatek był deklarowany we wniosku o płatność za okres … Wydatek na tamtym etapie został uznany za niekwalifikowany/Wydatek na tamtym etapie nie mógł być zadeklarowany jako kwalifikowalny”.

188



Faktury w walutach obcych W przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN, jako

wydatek kwalifikowany należy uznać wartość faktury z dnia dokonania płatności, tj. faktyczny rozchód środków pieniężnych odzwierciedlony w księgach rachunkowych beneficjenta (podrozdział 5.4 pkt 13 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ).

Przykład: Beneficjent otrzymał fakturę z dn. 30 maja 2009 r. na kwotę 100 000 euro. Wycenił zobowiązanie po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień operacji – wartość faktury wyniosła 445 880 PLN. Beneficjent dokonał zapłaty tej faktury w dniu 15 czerwca 2009 r. – faktyczny wydatek wyniósł 464 100 PLN i jest wyższy niż wycena faktury w księgach rachunkowych.

W tym przypadku za kwalifikowaną należy uznać kwotę 464 100 PLN.

189



• W takim przypadku dane na opisie faktury mogą różnić się od kwot wykazanych w zestawieniu, jeśli kurs po którym je zaksięgowano był inny niż kurs wg którego dokonano płatności. Wartość podatku VAT pozostaje niezmieniona.

10. Uzyskany dochód oraz odsetki narosłe od złożenia poprzedniego wniosku o płatność.

• Należy wskazać dochód uzyskany w ramach realizowanego projektu (w rozumieniu Rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006 z dnia 11.07.2006r., ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące EFRR oraz FS), jaki beneficjent uzyskał w okresie:

- w przypadku pierwszego wniosku o płatność, w którym beneficjent rozlicza zaliczkę: okres od otrzymania zaliczki do końca okresu za jaki składany jest wniosek o płatność,

190



• w przypadku kolejnych wniosków o płatność - okres od ostatniego wniosku o płatność, w którym beneficjent rozliczał zaliczkę, wnioskował o zaliczkę lub refundację do końca okresu za jaki składany jest wniosek o płatność.

• Zgodnie z Wytycznymi „Dochody incydentalne”, jak również kary umowne nie są traktowane jako dochody w rozumieniu ww. rozporządzenia ogólnego, ponieważ nie są wynikiem działalności operacyjnej projektu.

• Należy wskazać wyłącznie te rzeczywiście uzyskane dochody brutto, które nie zostały uwzględnione na etapie szacowania poziomu dofinansowania (wyliczania luki finansowej) przed podpisaniem umowy o dofinansowaniu.

191



• W punkcie 10 należy wykazywać także wysokość odsetek bankowych narosłych od kwot dotacji rozwojowej, przekazanej beneficjentowi w formie zaliczki.

• Zgodnie z Wytycznymi ws. trybu dokonywania płatności i rozliczeń przychód z odsetek bankowych narosłych od kwot dotacji rozwojowej przekazanej beneficjentowi w formie zaliczki pomniejsza płatność na rzecz beneficjenta.

• Dochodem nie są odsetki bankowe od środków otrzymanych w formie refundacji.

• Punkt 10 wniosku nie jest wypełniany w przypadku, gdy wniosek beneficjenta służy przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu. W takiej sytuacji należy wpisać 0.

11. 192



11. Finansowanie wydatków z pożyczek Europejskiego Banku Inwestycyjnego (EBI)

• Dla projektów, dla których ma to zastosowanie, należy wskazać kwotę wydatków objętych wnioskiem, które zostały sfinansowane z pożyczki Europejskiego Banku Inwestycyjnego (EBI).

• W pozostałych przypadkach należy wpisać „nie dotyczy”.

193



Podpisy i potwierdzanie za zgodność z oryginałem

• Wniosek na ostatniej stronie podpisuje i pieczętuje osoba wskazana w karcie wzorów podpisów. Kartę wzorów podpisów beneficjent powinien złożyć wraz z pierwszym wnioskiem o płatność (format karty jest dowolny, może go określić IW). Karta może zawierać przykładowo również podpisy osób potwierdzających dokumenty za zgodność z oryginałem.

• W przypadku konieczności zmiany informacji zawartych w tej karcie beneficjent przedstawia jej aktualizację wraz z wnioskiem o płatność, od którego ta aktualizacja będzie obowiązywała.

• Dodatkowo wniosek należy parafować na każdej stronie.

• Kopie dokumentów powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem poprzez przynajmniej czytelny podpis (imię i nazwisko) lub parafę osoby dokonującej potwierdzenia. W przypadku parafy, osoba taka powinna zostać umieszczona na karcie wzorów podpisów. 194



Dokonywanie poprawek i uzupełnień wniosku o płatność

• Zgodnie z Wytycznymi w zakresie trybu dokonywania płatności i rozliczeń Ministra Rozwoju Regionalnego instytucja weryfikująca wniosek może poprawiać lub uzupełniać następujące błędy stwierdzone w tym wniosku:

- oczywiste omyłki pisarskie lub rachunkowe w zestawieniu dokumentów;

- oczywiste omyłki w opisie załączonych kserokopii dokumentów;

- oczywiste omyłki pisarskie lub rachunkowe w innych punktach wniosku.

195



Sposób nanoszenia poprawek:

Poprawka powinna być dokonana przez jednokrotne skreślenie błędnej treści, wpisanie nad/obok treści właściwej, postawienie parafy wraz z datą.

• Każdorazowo przed dokonaniem jakichkolwiek poprawek lub uzupełnień, w przypadku jeśli wniosek mógłby być zaakceptowany i występują w nim błędy, które będą mogły zostać dokonane przez IW, powinna ona upewnić się poprzez kontakt (mailowy lub pisemny), że poprawki są prawidłowe.

• W przypadku uzyskania potwierdzenia odpowiednie adnotacje powinny zostać naniesione na liście sprawdzającej w IW, a następnie możliwe są dwa sposoby postępowania:

-

196



- poprawki są naniesione na wniosku otrzymanym przez IW, a kopia skorygowanego wniosku (potwierdzona za zgodność z oryginałem) przekazywana jest do beneficjenta wraz z informacją dotyczącą zatwierdzenia;

- poprawki naniesione są na wniosku otrzymanym przez instytucję weryfikującą oraz kopii wniosku posiadanej przez beneficjenta; możliwa jest sytuacja, aby beneficjent dokonał poprawek/uzupełnień na formularzu wniosku w siedzibie instytucji. Dla ułatwienia - osoba dokonująca tych poprawek/uzupełnień powinna widnieć na karcie wzorów podpisów.

• Poprawiona powinna zostać również wersja elektroniczna wniosku.

197



• Jeśli wniosek zawiera zarówno błędy, które mogłyby zostać poprawione przez IW, jak i błędy uniemożliwiające autoryzację wniosku, beneficjent proszony jest o poprawę wszystkich stwierdzonych błędów.

Przykłady omyłek „oczywistych”

- literówki;

- pomyłka w numerze wniosku o płatność IPII, - błąd w sumie, błąd w kwocie brutto, netto lub VAT pojedynczego

dokumentu, - do faktury o danym numerze przypisano zły numer

księgowy/ewidencyjny, - podano błędną datę w kolumnie 3 i 4 - w stosunku do tego co

wynika z załączonej dokumentacji,198



- błędna informacja w jednym z pkt 3-7; w sytuacji gdy informacja w więcej niż jednym punkcie jest nieprawidłowa (tzn. podane dane dla innego programu operacyjnego) istnieje podejrzenie, że wniosek może nie dotyczyć PO IiŚ,

- wpisanie danych niezgodnych z umową o dofinansowanie (np.: wartość bazowa wskaźnika),

- błędy rachunkowe wynikające z tabel zawierających dane finansowe, o w tym np.: kwota w pkt 7 wniosku jest różna od sumy ogółem w

pkt 8 zestawienia wydatków, o nieprawidłowo obliczono kwotę w pkt 8 (jeśli wnioskowano o

refundację).

199



Przykłady omyłek „nieoczywistych”

- w opisie dokumentu podano prawidłowy nr projektu, ale błędny tytuł lub odwrotnie,

- w opisie dokumentu w ogóle nie zawarto informacji na temat projektu,

- kwota wydatku ujęta w zestawieniu różni się od ujętej w załączonym dokumencie - tzn. jest od niej niższa, a w opisie dokumentu nie ma informacji, iż stwierdzona różnica jest niekwalifikowalna,

- w opisie projektu podano błędną kategorię wydatku lub pozycję budżetu.

200



Wybrane zagadnienia dot. dokumentowania wydatków

• Na potrzeby realizacji projektu beneficjent musi prowadzić odrębny system księgowy albo zapewnić odpowiedni osobny kod księgowy dla wszystkich operacji dot. projektu (zarówno dla wydatków kwalifikowanych, jak i niekwalifikowanych)

• W polityce rachunkowości należy opisać, wyodrębnioną dla potrzeb projektu, ewidencję księgową.

• Ewidencja kont analitycznych dla danego projektu powinna być zaprojektowana ze szczególną uwagą, ułatwiając pozyskiwanie danych do sprawozdań.

201



• Realizacja projektu podlega systematycznej kontroli finansowej. Wynikiem takiej kontroli jest następnie poświadczenie przez poszczególne instytucje systemu, że deklaracje wydatków kwalifikowanych są właściwe i wynikają z systemów rachunkowości opartych na sprawdzalnych dokumentach.

• W przypadku faktur lub innych dowodów księgowych, które tylko w części dotyczą realizowanego projektu, ustalony klucz podziału z uzasadnieniem stanowi obowiązkową dokumentację pomocniczą.

202



Za kwalifikowany uznaje się jedynie wydatek faktycznie poniesiony, tj. wydatek faktycznie zrealizowany w znaczeniu kasowym (jako rozchód środków pieniężnych z rachunku bankowego lub kasy beneficjenta lub innego podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych).

Jedynym wyjątkiem od powyższej zasady jest wkład niepieniężny oraz amortyzacja.

203



Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku

• faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty.

Przez dokument o równoważnej wartości dowodowej należy rozumieć każdy dokument potwierdzający, że zapis księgowy podaje prawdziwy i rzetelny obraz transakcji faktycznie wykonanych zgodnie z ustawą o rachunkowości. W szczególności dokumentem potwierdzającym poniesienie kosztu może być dokument księgowy lub wyciąg z ksiąg rachunkowych, odzwierciedlający wysokość poniesionych kosztów, potwierdzony przez upoważnione osoby.

Nie jest możliwe rozliczanie wydatku na podstawie faktur pro - forma (możliwe - na podstawie duplikatu faktury).

204



Dowód zapłaty stanowi:• wyciąg bankowy potwierdzający dokonanie wypłaty lub tzw.

historia rachunku.

Dokonując płatności na rzecz wykonawców w tytule przelewu powinno się podać albo numer kontraktu (umowy) zawartego z wykonawcą, z tytułu którego dokonywana jest płatność albo nr faktury (lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej), z tytułu której dokonywana jest płatność. Jest to niezbędne dla celów przyporządkowania kopii wyciągów bankowych (lub historii rachunków) do odpowiednich faktur (lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej).

Jeżeli na dokumencie potwierdzającym dokonanie zapłaty nie widnieje kurs walutowy, należy załączyć dodatkowy dokument zawierający taką informację - dotyczy płatności za faktury wyrażone w walucie innej niż PLN.

205



• polecenia przelewu, przyjęte przez bank do realizacji - jako dokument uzupełniający do wyciągu bankowego, jeżeli na wyciągu tym nie podano szczegółów płatności.

Na przelewie powinien być podany albo numer kontraktu (umowy) zawartego z wykonawcą albo numer faktury.

Nie jest konieczne załączanie pełnego wyciągu bankowego, zwłaszcza jeśli jest on obszerny. Można załączyć pierwszą stronę wyciągu oraz stronę z zaksięgowanym wydatkiem.

206



• w przypadku płatności gotówkowych jako dokument potwierdzający dokonanie płatności gotówkowej należy rozumieć:

- fakturę lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z oznaczeniem „zapłacono gotówką” lub

- dokument „Kasa przyjmie” (KP) lub „Kasa wypłaci” (KW) - zawierający odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, bądź cel wydatkowania środków, którego KP/KW dotyczy oraz wskazujący datę dokonania płatności wraz z raportem kasowym zawierającym odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, którego KP/KW dotyczy oraz wskazującym datę dokonania płatności. Jeżeli nie jest możliwe aby KP/KW zawierały odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, w opisie faktury konieczne jest zamieszczenie informacji o numerach KP/KW.

207



Dowody zapłaty sporządzane w postaci wydruku elektronicznego opatrzonego formułą „Wygenerowane elektronicznie potwierdzenie przelewu. Dokument sporządzony na podstawie art. 7 Ustawy Prawo Bankowe (tj. Dz.U z 2002 r. Nr 72, poz 665 z późn. zm.). Nie wymaga podpisu ani stempla” uznawane są za oryginały i nie ma konieczności ich potwierdzania za zgodność oryginałem.

208



Wkład niepieniężny

Beneficjent we wniosku o płatność może również zadeklarować do refundacji (w 85 %) wkład niepieniężny w realizację przedsięwzięcia (nieruchomości, urządzenia lub materiały, ekspertyzy, nieodpłatna praca wolontariuszy). Nie trzeba wówczas przedstawiać dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku (np. wyciągu bankowego).

W tym przypadku dokumentami potwierdzającymi wartość wkładu niepieniężnego, niezbędnymi do przedłożenia razem z wnioskiem o płatność są:

o w przypadku nieruchomości lub prawa użytkowania wieczystego do nieruchomości:

- dokumenty księgowe lub wyciągi z ksiąg rachunkowych odzwierciedlające wysokość poniesionych kosztów, potwierdzone przez upoważnione osoby,

209



- operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę, określający wartość rynkowej nieruchomości lub wartości prawa użytkowania wieczystego nieruchomości.

Podstawowym dokumentem, który określa wysokość wkładu niepieniężnego w postaci nieruchomości jest dokument księgowy. Operat szacunkowy jest dokumentem pomocniczym, określającym wartość rynkową nieruchomości. W przypadku, gdy dokument księgowy opiewa na wyższą wartość niż operat szacunkowy należy zadeklarować jako wkład niepieniężny kwotę do wysokości określonej w operacie, jeśli ww. wartość z dokumentu księgowego jest niższa niż w operacie szacunkowym należy zadeklarować jako kwalifikowaną kwotę do wysokości określonej w dokumencie księgowym.

210



Jeżeli beneficjent poniósł wydatek na nieruchomości bądź sprzęt (urządzenia) w okresie kwalifikowania wydatków nie powinien deklarować tego jako wkład niepieniężny, ale jako zwykły wydatek.

Wkład niepieniężny powinien dotyczyć zasadniczo sytuacji, w której beneficjent poniósł wydatek na nabycie nieruchomości bądź sprzętu przed rozpoczęciem okresu kwalifikowania wydatków dla POIiŚ lub sytuacji, w której beneficjent nabył prawo do sprzętu w innej drodze niż poprzez zakup (np. kompensata należności wniesienie aportem itp.), a zatem nie może zadeklarować go jako wydatek kwalifikowany.

211



Dokumentowanie amortyzacji

• Tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi dokumentami księgowymi, np. w postaci PK lub inne dokumenty wskazujące na wysokość odpisów amortyzacyjnych (również w przypadku jednorazowego odpisu amortyzacyjnego).

Odpisy amortyzacyjne, żeby mogły być kwalifikowane powinny być liczone zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych.

212



• Przykład ujęcia we wnioskach o płatność odpisów amortyzacyjnych dotyczących zakupu przenośnych środków trwałych nie zainstalowanych na stałe w projekcie:

Zakup sprzętu komputerowego, wartość netto 10 000 zł, w tym 7 000 zł - środki trwałe, 3 000 - odpis jednorazowy (wyposażenie).

W pierwszym wniosku o płatność w kolumnie 8 w tabeli 9 zostanie wykazana kwota 3 000 zł + wartość odpisów amortyzacyjnych za dany okres, potwierdzona, dokumentami PK. W drugim wniosku o płatność kwota odpisów amortyzacyjnych za okres objęty drugim wnioskiem itd.

Właściwym postępowaniem jest również np. ujęcie wszystkich PK dotyczących odpisów amortyzacyjnych we wniosku o płatność końcową lub we wniosku o płatność pośrednią w tym okresie, w którym sprzęt zostanie całkowicie zamortyzowany.

Koszty związane z amortyzacją nie mogą być przedstawione w celu rozliczenia zaliczki, gdyż w tym przypadku nie nastąpiło faktyczne wykorzystanie środków poprzez ich wydatkowanie.

213



Dokumentowanie zakupu środków trwałych

W przypadku zakupu środków trwałych do wniosków o płatność należy dołączyć:

- faktury (lub równoważny dokument księgowy), - dokumenty potwierdzające zapłatę, - protokoły odbioru, - dokumenty OT.

Zasadniczo zawsze należy odrębnie dokumentować wykonanie zamówienia protokołem odbioru.

Wymóg podpisania protokołu odbioru nie dotyczy umów, dla których ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej (np. zakup biletów, podnoszenie kwalifikacji).

214



W ww. przypadku beneficjent jest zobowiązany uprawdopodobnić zawarcie umowy, w szczególności poprzez przedstawienie na potwierdzenie zawarcia umowy dowodu księgowego w rozumieniu przepisów o rachunkowości.

W przypadku zakupu środków trwałych w budowie

wydatki są kwalifikowane pod warunkiem:

- przyjęcia danego środka trwałego do ewidencji środków trwałych

- wydatek ten będzie traktowany jako inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości beneficjenta.

Dopiero po przyjęciu środka trwałego do ewidencji środków trwałych wydatki z nim związane powinny być ujmowane we wnioskach o płatność.

215



Dokumentowanie wydatków na wygrodzenia

Wydatki osobowe, tj. koszty wynagrodzenia (wszystkich składników wynagrodzenia) pracowników, czyli osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę albo mianowania, ponoszone przez pracodawcę, za okres, w którym pracownik wykonywał pracę związaną z projektem, w tym regulaminowych dodatków, nagród oraz premii) mogą stanowić wydatek kwalifikowalny w przypadku nowych pracowników zatrudnionych przez beneficjenta na potrzeby przygotowania bądź realizacji projektu lub w przypadku pisemnego oddelegowania wcześniej zatrudnionych pracowników do realizacji nowych zadań związanych z przygotowaniem lub realizacją projektu.

216



• Wydatki osobowe mogą stanowić wydatek kwalifikowalny w proporcji, w jakiej dany pracownik poświęca swój czas na działania związane z przygotowaniem lub realizacją projektu współfinansowanego w ramach PO IiŚ.

• Zgodnie z informacją uzyskaną z IP nie jest możliwe rozliczenie wynagrodzenia pracownika poprzez wykazanie jako wydatku kwalifikowanego 100 % dodatku do wynagrodzenia (mimo proporcjonalnego rozdziału obowiązków i sporządzania oddzielnych list płac), przyznanego przez pracodawcę za czynności wykonywane w związku z realizacją projektu

IW wystąpiła do IP o formalne potwierdzenie ww. informacji.

217



Dokumenty składane przy rozliczaniu wynagrodzeń:

- oświadczenie beneficjenta, że deklarowane wynagrodzenia są związane z pracą wykonywaną na rzecz projektu realizowanego w ramach POIiŚ,

- lista stanowisk pracy, w odniesieniu do których wynagrodzenia są deklarowane jako kwalifikowalne,

- wskazanie, w jakiej proporcji pracownik na danym stanowisku pracy poświęca swój czas na realizację zadań związanych z POIiŚ oraz ze wskazaniem kwalifikowalnej kwoty wynagrodzenia,

- lista płac (umożliwiająca jednoznaczne zidentyfikowanie stanowisk finansowanych w ramach projektu),

- wyciągi bankowe,

218



- opisy stanowisk lub zakresy obowiązków zadań pracowników, których wynagrodzenia są finansowane w ramach projektu.

Wytyczne dopuszczają się też możliwość rozliczania czasu pracy pracownika na podstawie kart czasu pracy. W takim przypadku opis stanowiska (lub zakres obowiązków) nie musi zawierać informacji na temat proporcji, w jakiej pracownik poświęca swój czas na działania związane z realizacją projektu).

• W przypadku gdy Beneficjent załącza do wniosku o płatność dowody zapłaty składek ZUS dotyczące całego przedsiębiorstwa, wskazane jest by złożył oświadczenie wyjaśniające, że w ramach ww. kwot przekazane zostały kwalifikowane składki pracowników JRP (z określeniem ich wysokości).

Powyższe oświadczenie nie musi być oddzielnym dokumentem – może przyjąć formę opisu na przekazanym dowodzie zapłaty składek ZUS.219



• Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych nie jest składnikiem wynagrodzenia, a zatem nie może być uznany za wydatek kwalifikowalny.

• Dokumentowanie wydatków na wynagrodzenia związane z umowami zleceń z pracownikami wykonującymi zadania POIiŚ:

- listy płac,- Deklaracje ZUS,- wyciągi bankowe.

Listy płac oraz deklaracje ZUS powinny być opisane zgodnie z Wytycznymi.

220



Wydatki poniesione na wynagrodzenia, deklarowane jako kwalifikowalne, powinny być zgodne z regulaminami wynagradzania w danej instytucji.

• Zgodnie z Wytycznymi beneficjent powinien - na potrzeby przyszłej kontroli projektu przez uprawnioną instytucję - posiadać dokumenty potwierdzające, iż dana osoba wykonywała, w określonym zakresie, prace związane z przygotowaniem lub realizacją projektu w ramach POIiŚ (np. poprzez przedstawienie dokumentów przygotowanych przez daną osobę). Dla celów kontroli zaleca się prowadzenie ewidencji spraw, którymi dany pracownik zajmował się w danych okresach miesięcznych.

• Beneficjent powinien również - na potrzeby przyszłej kontroli projektu przez uprawnioną instytucję - móc uzasadnić na wniosek podmiotu kontrolującego (w oparciu o dostępne dokumenty, czy też opracowania) - wysokość wynagrodzenia pracowników np. w odniesieniu do warunków rynkowych.

221



Dowód księgowy

• Dowód księgowy stanowi podstawę księgowania. Stwierdza fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

• Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej (art. 21 Ustawy o rachunkowości):

1. Określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;2. Określenie stron dokonujących operacji gospodarczej (nazwa,

adres)3. Opis operacji oraz jej wartość (jeżeli to możliwe również w

jednostkach naturalnych);4. Datę dokonania operacji i datę sporządzenia dowodu, jeśli jest

inna;

222



5. Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6. Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

• Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt 5 i 6, o ile wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

• Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej (podatek na fakturze zawsze wykazywany jest w walucie polskiej). Wynik zamieszcza się na dowodzie lub załącza w formie wydruku.

223



Dodatkowe, szczególne wymogi, jakie musi spełniać faktura VAT

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.11.2008 r. w sprawie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy (z zastrzeżeniem par. 5 ust. 10 i 11 rozporządzenia);

• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);

• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

224



• stawki podatku;

• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;

• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

225



W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku dodatkowo wskazuje się również:

• symbol towaru lub usługi, określony w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, jeżeli ustawa lub przepisy wykonawcze do ustawy powołują ten symbol lub

• przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, lub

• przepis dyrektywy, który zwalnia od podatku tę dostawę lub to świadczenie.

226



Faktury, które mogą nie zawierać numeru identyfikacji podatkowej nabywcy:

• wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych,

• wystawiane nabywcom eksportowanych towarów,

• wystawiane uprawnionym przedstawicielstwom dyplomatycznym i urzędom konsularnym oraz członkom ich personelu,

• nabywcom, na których rzecz dokonywana jest sprzedaż: energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych (między innymi).

227



Dowody księgowe powinny być:

• rzetelne - zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, który dokumentują;

• kompletne - zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości;

• wolne od błędów rachunkowych;

• Sprawdzone pod względem:

– merytorycznym - potwierdzenie zgodności operacji z rzeczywistością,

– formalnym - sprawdzenie czy dokument odpowiada stawianym mu wymogom, co do formy, kompletności danych, właściwego sporządzenia, właściwego formularza, czytelności

– rachunkowym – sprawdzenie czy dokument zawiera błędy arytmetyczne;

228



• Pozbawione niedopuszczalnych poprawek;

• Opatrzone oznaczeniami identyfikującymi je z zapisami w księgach rachunkowych.

Opisywanie dokumentów księgowych

Zgodnie z zaleceniami MRR z dnia 20.04.2009 r. możliwe jest stosowanie uproszczonego sposobu opisywania faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej oraz ograniczenie zakresu danych podawanych w dokumentach potwierdzających poniesienie wydatku - w stosunku do zaleceń określonych w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości POIiŚ.

229



Opis faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej powinien zawierać:

1. jeśli nie wynika to z treści faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej (np. gdy treść jest zbyt ogólna) - krótki opis zamówienia, którego dotyczył wydatek.

2. numer i datę (lub tylko datę jeśli brak jest numeru) zawarcia kontraktu/umowy z Wykonawcą, z tytułu którego poniesiono wydatek;

3. numer umowy o dofinansowanie/decyzji;

4. jeśli nie wynika to z numeru umowy o dofinansowanie/decyzji – nazwę Programu Operacyjnego;

5. numer działania;

6. w przypadku państwowych jednostek budżetowych – kod klasyfikacji budżetowej;

230



7. w przypadku wydatków w ramach pomocy technicznej - kategorię

wydatku oraz podkategorię wydatku na podstawie RPD;

8. w każdym innym przypadku niż wskazany w pkt 7 - kategorię wydatku zgodnie z listą kategorii wydatków zawartą w objaśnieniu dotyczącym wypełniania pozycji 9 wniosku o płatność (np. Przygotowanie projektu – Przygotowanie raportów OOŚ lub Roboty budowlane);

9. jeśli sporządzono odrębny dokument potwierdzający wykonanie/odebranie robót/usług/dostaw – dane identyfikujące ten dokument (np. numer, data sporządzenia);

10.kwotę wydatków kwalifikowanych z wyszczególnieniem VAT;

dodatkowo, jeżeli kwalifikowalna jest jedynie część wydatku, którego dotyczy opisywany dokument, w każdym przypadku należy w opisie zawrzeć informację na ten temat, wraz ze wskazaniem, jaka część wydatku (np. jakiego rodzaju wydatki, bądź jaki % wydatków) została uznana za kwalifikowalną;

11.w przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN należy podać kurs, po którym przeliczono jej wartość.

231



Na odwrocie faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej musi znaleźć się opis w zakresie,

- o którym mowa w punkcie 3, - a w sytuacji, gdy kwota wydatku uznanego za

kwalifikowany jest niższa niż wartość faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej - także w zakresie, o którym mowa w punkcie 10 (chyba, że różnica ta wynika jedynie z tego, że VAT jest niekwalifikowalny).

232



Pozostałe elementy opisu mogą zostać umieszczone na odrębnej kartce, stanowiącej załącznik do faktury lub innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej.

W tym przypadku załącznik powinien określać numer dokumentu księgowego, do którego się odnosi.

Brak poprawnego opisu faktury/innego dokumentu księgowego jest podstawą do zwrotu tego dokumentu beneficjentowi do poprawy.

Faktura lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej powinny zawierać zapis dokumentujący sprawdzenie jej pod względem formalno – rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzenie przez upoważnioną osobę.

Przykładowy opis do faktury stanowi załącznik Nr 2 do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości.

233



Rachunki bankowe • Beneficjent powinien posiadać odrębne konto na potrzeby

otrzymywania zaliczki oraz odrębne konto na potrzeby otrzymywania refundacji.

Przy czym na potrzeby otrzymywania zaliczki należy wskazać bezwzględnie wyodrębniony rachunek bankowy, na potrzeby refundacji można wskazać podstawowy rachunek jednostki.

• Odsetki od środków zaliczki będą pomniejszać kwotę dotacji przekazywanej w ramach kolejnych płatności.

• Rachunek zaliczkowy powinien być oprocentowany.

• Nie jest natomiast dopuszczalne zakładanie lokat ze środków na ww. rachunku.

234



Dokonywanie płatności z rachunków zaliczkowych w sytuacji gdy jedynie część wydatku jest

kwalifikowana.

• Ogólna zasada: środki na rachunku zaliczkowym powinny być wykorzystywane tylko na pokrycie wydatków kwalifikowalnych.

Możliwe są trzy sposoby postępowania:

1) beneficjent dokonuje płatności za fakturę w części kwalifikowanej – z rachunku zaliczkowego, natomiast za część niekwalifikowaną dokonuje płatności z innego rachunku ze środków własnych (rozwiązanie zalecane ze względu na przejrzystość przepływów na rachunku zaliczkowym i łatwiejszą weryfikację wniosków o rozliczenie zaliczki).

235



2) beneficjent przekazuje równowartość kwoty do zapłaty w części niekwalifikowanej na rachunek zaliczki, a następnie w tym samym dniu lub później dokonuje płatności na rzecz wykonawcy płatności jednym przelewem z rachunku zaliczkowego.

Przy wniosku o rozliczenie zaliczki niezbędne jest dodatkowo przedłożenie wyciągów bankowych potwierdzających zasilenie rachunku zaliczkowego. W takiej sytuacji wszystkie odsetki naliczone na rachunku zaliczkowym powinny być zadeklarowane w rozliczeniu. Pomniejszają one kwotę dofinansowania wypłacanego beneficjentowi przy kolejnym wniosku o płatność.

236



3) rozwiązanie dopuszczalne, ale nie zalecane - beneficjent posiadając środki na rachunku zaliczkowym, dokonuje płatności za fakturę kwalifikowaną częściowo lub w całości ze środków własnych, a następnie „refunduje” kwalifikowaną część faktury, przelewając środki z rachunku zaliczkowego na rachunek własny.

W takiej sytuacji przy wniosku o rozliczenie zaliczki należy załączyć standardowe dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku oraz potwierdzenie dokonania przelewu z rachunku zaliczkowego na rachunek środków własnych. Należy przy tym zapewnić odpowiednią ścieżkę audytu, w tym w szczególności z dokumentu potwierdzającego dokonanie przelewu z rachunku zaliczkowego powinna jasno wynikać przyczyna przelewu, tj. powinna być jasna informacja, że „refundacja” dotyczy konkretnego wydatku dokonanego ze środków własnych.

237



Nieprawidłowy sposób dokonywania płatności z rachunku zaliczkowego:

• Postępowanie polegające na tym, że beneficjent najpierw dokona płatności z rachunku zaliczkowego za niekwalifikowalną część faktury, a następnie uzupełni ten rachunek równowartością wydatku niekwalifikowanego, nie jest właściwe.

W takiej sytuacji, beneficjent jest zobowiązany zwrócić na rachunek zaliczkowy zarówno kwotę odpowiadającą wydatkom niekwalifikowalnym, jak i odsetki, które powinny być naliczone od tej kwoty zgodnie z umową o prowadzenie rachunku bankowego w okresie od dokonania płatności za wydatki niekwalifikowalne do dokonania zwrotu tej kwoty ze środków własnych beneficjenta na rachunek zaliczkowy.

238



• Wydatki poniesione przez beneficjenta ze środków własnych przed otrzymaniem zaliczki nie mogą być przedstawione we wniosku o płatność jako rozliczenie zaliczki (sam wydatek jest kwalifikowany). Zaliczka - zgodnie z ogólnie funkcjonującą definicją zaliczki - przekazywana jest na przyszłe wydatki.

• Jeżeli beneficjent poniósł wydatki przed otrzymaniem zaliczki, a umowa nie przewidywała płatności w formie refundacji możliwe są dwa rozwiązania:

- ujęcie ww. wydatków dopiero we wniosku o płatność końcową, która będzie refundacją,

- aneksowanie umowy o dofinansowanie i przewidzenie w niej płatności pośrednich.

• Jeżeli beneficjent po otrzymaniu zaliczki dokona wydatku z konta głównego, a nie z konta zaliczkowego - istnieje możliwość zrefundowania takiego wydatku z zaliczki.

239



• Wysokość zaliczki i tryb jej rozliczenia określa umowa o dofinansowanie:

- pierwsza transza zaliczki może zostać wypłacona na podstawie harmonogramu określonego w umowie,

- każda kolejna transza może być wypłacona pod warunkiem rozliczenia co najmniej 70 % łącznej kwoty przekazanych wcześniej środków (wykazania we wnioskach o płatność przedłożonych do IW wydatków kwalifikowalnych na co najmniej 70 % wartości dotychczas przekazanych transz zaliczek).

• W ramach zaliczki nie można rozliczyć poniesionych kosztów, jeśli nie wiążą się one z fizycznym przepływem środków na rachunku/w kasie beneficjenta, a stanowią jedynie zapis w księgach rachunkowych, jak to ma miejsce w przypadku np. kosztów amortyzacji.

240



• Przekazywana na podstawie umowy o dofinansowanie zaliczka może zostać w całości wykorzystana na opłacenie 100 % zobowiązań kwalifikowalnych wynikających z dowodów księgowych (choć we wniosku o płatność tylko 85 % tej zaliczki zostanie rozliczone).

241



Pytania zgłoszone pisemnie przez uczestników szkolenia

(zakres finansowy).

1) W jaki sposób dokonać przeliczeń na PLN w przypadku faktur i płatności w EUR w następujących elementach wniosku o płatność w ramach POIiŚ:

- opis faktury - pkt „w tym wydatki kwalifikowalne w kwocie PLN”,- pkt 9 wniosku - Zestawienie dokumentów potwierdzających

poniesione wydatki objęte wnioskiem – kolumna 8 „kwota wydatków kwalifikowanych”?.

Nie ma potrzeby dokonywania przeliczeń specjalnie na potrzeby wniosku o płatność. Zasada jest taka, że wydatkiem kwalifikowanym, który jest ujmowany w opisie faktury i zestawieniu, jest wydatek faktycznie poniesiony przez beneficjenta. W momencie zapłaty za fakturę w EUR beneficjent musi określić jej wartość w PLN na dzień operacji (wymóg ustawy o rachunkowości) i ten wydatek, potwierdzony wyciągiem bankowym, jest ujmowany we wniosku o płatność.

242



2) Czym jest podyktowana decyzja, że beneficjent może do wniosku o płatność załączyć zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, a inny beneficjent musi załączyć kopie dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem ?

Odpowiedź: możliwość takiego dokumentowania wydatków (zestawienie dokumentów wraz z oświadczeniem o prawdziwości poniesionych kosztów) przewidują Wytyczne w zakresie trybu dokonywania płatności i rozliczeń, jednakże odnosi się ona przede wszystkim do projektów realizowanych w ramach programu operacyjnego współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (musi to wynikać z umowy) – projekty te z reguły mają mniejszą wartość niż projekty infrastrukturalne i często przewidują znaczną liczbę drobnych wypłat.

W odniesieniu do projektów realizowanych w ramach POIiŚ Wytyczne stwierdzają możliwość dokumentowania wydatków zestawieniem dokumentów jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach, określonych przez Instytucję Zarządzającą (IZ) lub Instytucję Pośredniczącą (za zgodą IZ). Możliwość taka musi wynikać z umowy o dofinansowanie. Jak do tej pory IZ/IP nie określiła takich przypadków - zatwierdzony przez IZ wzór umowy o dofinansowanie dla priorytetu I i II takiej możliwości nie przewiduje.

243



Zgodnie z umową wydatki muszą być rozliczane na warunkach określonych w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ, które wskazują na konieczność dokumentowania poniesionych wydatków kopiami dokumentów źródłowych, potwierdzonymi za zgodność z oryginałem. Obowiązuje to wszystkich beneficjentów. Ww. wymóg złagodzony jest jedynie w przypadków projektów pomocy technicznej (dla instytucji funkcjonujących w systemie wdrażania POIiŚ) – tu część wydatków może być dokumentowana w formie zestawienia.

3) W przypadku gdy beneficjent prowadzi dwie ewidencje księgowe, tzn. - jedną ewidencję podstawową, - a drugą ewidencję pozabilansową szczegółową do projektu,

to w punkcie 11 wniosku o płatność, w kolumnie 2, którego należy użyć numeru księgowego lub ewidencyjnego?

Odpowiedź: w kolumnie 2 zestawienia wydatków należy podać numer księgowy lub ewidencyjny odnoszący się do ewidencji bilansowej (podstawowej).

244



4) Czy we wniosku można ująć:a) faktury zapłacone gotówką,b) faktury zapłacone po terminie?Odpowiedź: ad. a) Tak.ad. b) Tak. Opóźnienia w płatnościach beneficjenta na rzecz wykonawcy nie

powinny mieć zasadniczo wpływu na kwalifikowalność wydatku. Za opóźnienia wykonawca może naliczyć beneficjentowi odsetki karne,

które nie stanowią wydatków kwalifikowalnych.

5) Czy dochodem są kary umowne uzyskane z nieterminowego wykonania przedmiotu umowy?

Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku w chwili obecnej kary umowne nie stanowią dochodu w rozumieniu rozporządzenia ogólnego - nie są wykazywane w pkt 10 wniosku.

245



• W przypadku gdy kara umowna została potrącona z płatności na rzecz wykonawcy (np. faktura została zapłacona w niższej kwocie) - wydatek powinien być kwalifikowany w wysokości wypłaconych środków.

• W przypadku gdy kara umowna została zapłacona odrębnym przelewem - nie pomniejsza wydatków kwalifikowanych związanych z realizacją projektu, jednakże beneficjent powinien przeznaczyć ją w pierwszej kolejności na pokrycie dodatkowych wydatków związanych z niewywiązaniem się przez wykonawcę z umowy (z tytułu którego naliczona została kara umowna).

246



Kontrola wewnętrzna i zewnętrzna projektu:

• Ogół działań, poprzez które uzyskuje się niezależną ocenę funkcjonowania instytucji, legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, nazywany jest audytem. Zazwyczaj wykonywany on jest przez odrębną komórkę, podporządkowaną bezpośrednio kierownikowi instytucji lub przez podmiot zewnętrzny. Audyt wykonywany przez podmiot zewnętrzny, niezależny od jednostki audytowanej stanowi audyt zewnętrzny.




• Beneficjent jest zobowiązany do przeprowadzenia audytu Projektu, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie standardami oraz wytycznymi Instytucji Zarządzającej w zakresie audytu Projektu. Jeżeli Beneficjent nie posiada w swojej strukturze wyodrębnionej komórki audytu wewnętrznego, jest zobowiązany do przeprowadzenia audytu zewnętrznego Projektu przez podmiot zatrudniający osoby o odpowiednich kwalifikacjach i wiedzy z zakresu funkcjonowania Programu oraz posiadający wymagane prawem uprawnienia.




Wątpliwe przypadki kwalifikowania wydatków projektów z I i II osi priorytetowej.

• Przykłady z realizowanych projektów w ramach osi I i II Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko




Przykłady nieprawidłowości i nadużyć w trakcie realizacji i dokumentacji rozliczeniowej projektów.

• Przykłady z aktualnie zrealizowanych projektów formie zestawienia.




251 1 grudzień 2011Ministerstwo Środowiska

Dyskusja. Podsumowanie szkolenia.

Zasady rozliczania i dokumentowania wydatków

Documents

Transcript of Zasady rozliczania i dokumentowania wydatków