Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w Programie ...

Sygnatura wytycznych

Minister Infrastruktury i Rozwoju

Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w Programie Operacyjnym Polska Cyfrowa na lata 2014-2020

(v.1. - projekt)

(ZATWIERDZAM)

-/-

Maria Wasiak

Minister Infrastruktury

i Rozwoju

Warszawa, data (29 grudnia 2014 r.)

Spis treściMinister Infrastruktury i Rozwoju..........................................................................................1

Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w Programie Operacyjnym Polska Cyfrowa na lata 2014-2020.....................................................................................................1

Wykaz skrótów........................................................................................................................4

1. Rozdział - Podstawa prawna...........................................................................................5

2. Rozdział - Słowniczek pojęć...........................................................................................5

3. Rozdział - Cel, zakres regulacji oraz obowiązywanie Wytycznych programowych13

4. Rozdział - Wspólne warunki i procedury w zakresie kwalifikowalności wydatków16

4.1 Ocena kwalifikowalności wydatku...................................................................................16

4.2 Wydatki niekwalifikowalne................................................................................................16

4.3 Zasada faktycznego poniesienia wydatku......................................................................17

4.4 Warunki oraz okres kwalifikowania wydatków w projektach podlegających zasadom pomocy publicznej.........................................................................................................................17

4.5 Wydatki ponoszone zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji.......................................22

4.6 Cross-financing..................................................................................................................24

4.7 Wkład niepieniężny............................................................................................................24

4.8 Projekty generujące dochód po zakończeniu realizacji projektów..............................25

4.9 Kwalifikowalność podatku VAT i innych podatków, opłat i obciążeń..........................26

4.10 Kwalifikowalność działań informacyjno-promocyjnych.................................................26

4.11 Koszty pośrednie...............................................................................................................27

4.12 Koszty związane z angażowaniem personelu projektu................................................30

4.13 Rozliczanie efektów projektu............................................................................................30

4.14 Zmiany projektów...............................................................................................................30

4.15 Duży projekt – zasady identyfikacji..................................................................................31

4.16 Podmiot dokonujący wydatków kwalifikowalnych..........................................................33

4.17 Podmiot na rzecz którego ponoszone są wydatki kwalifikowalne...............................36

4.18 Projekty grantowe..............................................................................................................37

5. Rozdział - Oś priorytetowa II. E-administracja i otwarty rząd - szczegółowe zasady kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR...................................................................38

5.1 Wydatki kwalifikowalne.....................................................................................................39

5.1.1 Wykaz wydatków kwalifikowalnych ponoszonych na rzecz projektów realizowanych w ramach II osi priorytetowej..........................................................................39

5.2 Cross-financing..................................................................................................................43

2

5.3 Wykaz wydatków niekwalifikowalnych w ramach II osi priorytetowej.........................44

5.4 Warunki oraz okres kwalifikowania wydatków w projektach podlegających zasadom pomocy publicznej w działaniu 2.1..............................................................................................44

Załącznik nr 1 - Zalecenia i rekomendacje dotyczące zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane.................................................................................................................51

Załącznik nr 2 – Przykładowy wykaz możliwych nieprawidłowości w obszarze zamówień...............................................................................................................................55

3

Wykaz skrótów

Użyte w niniejszych wytycznych programowych skróty oznaczają:

a) EFRR – Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego,

b) EFS – Europejski Fundusz Społeczny,

c) EOG – Europejski Obszar Gospodarczy,

d) ETO – Europejski Trybunał Obrachunkowy,

e) GBER - ang.: general block exemption regulation (generalne wyłączenie blokowe),

f) IP PO PC – Instytucja Pośrednicząca w zarządzaniu PO PC,

g) IZ PO PC – Instytucja Zarządzająca PO PC,

h) KE – Komisja Europejska,

i) KP – Kodeks pracy,

j) LSI – lokalny system teleinformatyczny,

k) MŚP – małe i średnie przedsiębiorstwa,

l) NGO – organizacje pozarządowe,

m) PO PC – Program Operacyjny Polska Cyfrowa na lata 2014-2020,

n) PPP – partnerstwo publiczno-prywatne,

o) Pzp – Prawo zamówień publicznych,

p) SZOP – szczegółowy opis osi priorytetowych programu operacyjnego,

q) SL2014 – aplikacja główna centralnego systemu teleinformatycznego,

r) TFUE – Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

s) UE – Unia Europejska,

t) WWPE – Władza Wdrażająca Programy Europejskie, stanowi IP POPC.

4

1. Rozdział - Podstawa prawna

Niniejsze wytyczne, zwane dalej Wytycznymi programowymi zostały wydane na podstawie

art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów operacyjnych

polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020, zwanej dalej „ustawą

wdrożeniową”.

2. Rozdział - Słowniczek pojęć

Użyte w Wytycznych programowych określenia oznaczają:

1) beneficjent – podmiot, o którym mowa w art. 2 pkt 10 lub w art. 63 rozporządzenia

ogólnego; ilekroć w tekście Wytycznych programowych jest mowa o beneficjencie,

chodzi również o partnera, podmiot upoważniony do dokonywania wydatków lub inny

podmiot realizujący projekt, którego rola została określona w szczegółowych przepisach

dotyczących poszczególnych osi priorytetowych POPC, wskazany we wniosku o

dofinansowanie projektu oraz w umowie/porozumieniu o dofinansowanie projektu,

chyba, że z treści Wytycznych horyzontalnych lub programowych wynika, że chodzi o

beneficjenta jako stronę umowy/porozumienia o dofinansowanie projektu.

2) chmura obliczeniowa (ang. cloud computing) – model przetwarzania danych oparty na

użytkowaniu usług dostarczonych przez usługodawcę (wewnętrzny dział lub

zewnętrzna organizacja), przy czym funkcjonalność jest rozumiana jako usługa (dająca

wartość dodaną użytkownikowi) oferowana przez dane oprogramowanie (oraz

konieczną infrastrukturę). Oznacza to eliminację konieczności zakupu licencji, czy

konieczności instalowania i administracji oprogramowaniem. Konsument płaci za

użytkowanie określonej usługi, np. za możliwość korzystania z arkusza kalkulacyjnego.

Nie musi dokonywać zakupu sprzętu ani oprogramowania. Zasada działania polega na

przeniesieniu całego ciężaru świadczenia usług IT (danych, oprogramowania lub mocy

obliczeniowej) na serwer i umożliwienie stałego dostępu poprzez komputery klienckie;

3) cross-financing – zasadę elastyczności, o której mowa w art. 98 rozporządzenia

ogólnego;

4) dochód po ukończeniu – dochód, o którym mowa w art. 61 rozporządzenia ogólnego1,

tj. wpływy środków pieniężnych z bezpośrednich wpłat dokonywanych przez

użytkowników za towary lub usługi zapewniane przez daną operację, jak np. opłaty

ponoszone bezpośrednio przez użytkowników za użytkowanie infrastruktury, sprzedaż

1 Definicje dochodu wynikające rozporządzenia ogólnego są inne niż definicja dochodu wynikająca z krajowych przepisów o rachunkowości czy przepisów podatkowych.

6

lub dzierżawę gruntu lub budynków lub opłaty za usługi, pomniejszone o wszelkie

koszty operacyjne i koszty odtworzenia wyposażenia krótkotrwałego poniesione w

okresie odniesienia. Zalicza się do niego także oszczędności kosztów działalności

(operacyjnych) osiągnięte przez operację, chyba że są skompensowane równoważnym

zmniejszeniem dotacji na działalność. Powyższa definicja odnosi się do dochodu

wygenerowanego w okresie odniesienia obejmującym zarówno realizację tej operacji,

jak i okres po jej ukończeniu;

5) dochód wygenerowany podczas realizacji projektu – dochód, o którym mowa w art. 65

ust. 8 rozporządzenia ogólnego2, który nie został wzięty pod uwagę w czasie

zatwierdzania projektu, wygenerowany wyłącznie podczas jego wdrażania, nie później

niż w momencie złożenia przez beneficjenta wniosku o płatność końcową;

6) dofinansowanie – dofinansowanie, o którym mowa w art. 2 pkt 4 ustawy wdrożeniowej,

tj. współfinansowanie UE lub współfinansowanie krajowe z budżetu państwa3;

7) duży projekt – projekt w rozumieniu art. 100 rozporządzenia ogólnego;

8) fundusze EFSI – wspólne określenie dla Europejskiego Funduszu Rozwoju

Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności,

Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz

Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego;

9) fundusze strukturalne – Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego oraz Europejski

Fundusz Społeczny;

10) generalne wyłączenie blokowe (ang.: general block exemption regulation) -

Rozporządzenie KE nr 651/2014, które stanowi podstawę do opracowywania

programów pomocowych albo pomocy indywidualnej (w tym pomocy ad hoc – poza

programem pomocowym) w obszarach wskazanych w tym rozporządzeniu – tzw.

poszczególnych włączeniach blokowych/grupowych;

11) grantobiorca – podmiot w rozumieniu art. 35 ust. 3 ustawy wdrożeniowej, tj. podmiot

publiczny albo prywatny, inny niż beneficjent projektu grantowego, wybrany w drodze

otwartego naboru ogłoszonego przez beneficjenta projektu grantowego w ramach

realizacji projektu grantowego;

12) instytucja pośrednicząca – instytucję, o której mowa w art. 2, pkt 9 ustawy

wdrożeniowej;

2 Definicje dochodu wynikające rozporządzenia ogólnego są inne niż definicja dochodu wynikająca z krajowych przepisów o rachunkowości czy przepisów podatkowych.3 Pojęcie współfinansowania krajowego z budżetu państwa - w kontekście pojęcia dofinansowania – nie dotyczy wkładu własnego beneficjentów będących jednostkami sektora finansów publicznych.

7

13) instytucja zarządzająca – instytucję, o której mowa w art. 125 rozporządzenia ogólnego.

Zgodnie z ustawą wdrożeniową, rolę instytucji zarządzającej POPC pełni minister

właściwy do spraw rozwoju regionalnego;

14) IRU – rzeczywiste, długookresowe (najczęściej na około 20 lat, aczkolwiek

w praktyce stosowane są również umowy na krótszy okres) nabycie uprawnień do

wyłącznego używania infrastruktury telekomunikacyjnej (najczęściej kanalizacji

kablowej, kabla lub włókna światłowodowego), pozwalające na działanie przez

nabywającego w sferze finansowo-księgowej, jak gdyby był właścicielem infrastruktury;

15) komunikat Komisji - komunikat wyjaśniający Komisji Europejskiej, dotyczący prawa

wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub są

jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych (Dz. Urz. UE C

179 z 1 sierpnia 2006,str. 2);

16) Kodeks pracy - ustawę z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21,

poz. 94, z pózn. zm.);

17) konflikt interesów - zgodnie z art. 57 ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i

Rady NR 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych

mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie

Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002, należy przez to rozumieć sytuację, gdy bezstronne i

obiektywne pełnienie funkcji podmiotu upoważnionego do działań finansowych lub innej

osoby tj. podmiotu upoważnionego do działań finansowych oraz wszystkich innych osób

uczestniczących w wykonywaniu budżetu oraz zarządzaniu budżetem, w tym w

działaniach przygotowawczych, a także w audycie lub kontroli budżetu, jest zagrożone

z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub przynależność

państwową, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne interesy wspólne z odbiorcą;

18) korekta finansowa – korektę o której mowa art. 2 pkt 12 ustawy wdrożeniowej, tj. kwotę,

o jaką pomniejsza się współfinansowanie UE dla projektu lub programu operacyjnego w

związku z nieprawidłowością indywidualną lub systemową;

19) lokalny system teleinformatyczny – system umożliwiający wymianę danych z SL2014 –

i zapewniający: obsługę procesów związanych z wnioskowaniem o dofinansowanie

w ramach programów operacyjnych albo obsługę procesów związanych

z wnioskowaniem o dofinansowanie i obsługę projektu od momentu podpisania

umowy/porozumienia o dofinansowanie projektu w ramach regionalnych programów

operacyjnych;

20) mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa – mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa w

rozumieniu Zalecenia Komisji 2003/361/WE z dnia 6 maja 2003r. dotyczącego definicji

przedsiębiorstw mikro, małych i średnich (Dz.Urz.L 124 z 20.5.2003, str. 36);

8

21) nieprawidłowość indywidualna – nieprawidłowość, o której mowa w art. 2 pkt 36

rozporządzenia ogólnego, tj. każde naruszenie prawa unijnego lub prawa krajowego

dotyczącego stosowania prawa unijnego, wynikające z działania lub zaniechania

podmiotu gospodarczego zaangażowanego we wdrażanie EFSI, które ma lub może

mieć szkodliwy wpływ na budżet Unii poprzez obciążenie budżetu Unii

nieuzasadnionym wydatkiem;

22) nieprawidłowość systemowa – nieprawidłowość, o której mowa w art. 2 pkt 38

rozporządzenia ogólnego, tj. każdą nieprawidłowość, która może mieć charakter

powtarzalny, o wysokim prawdopodobieństwie wystąpienia w podobnych rodzajach

operacji, będącą konsekwencją istnienia poważnych defektów w skutecznym

funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli, w tym polegającą na niewprowadzeniu

odpowiednich procedur zgodnie z niniejszym rozporządzeniem oraz z przepisami

dotyczącymi poszczególnych funduszy;

23) nieruchomości – zgodnie z art. 46 § 1 ustawy z dnia - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r.

poz. 121, z późn. zm.), części powierzchni ziemskiej stanowiące odrębny przedmiot

własności (grunty), jak również budynki trwale z gruntem związane lub części takich

budynków, jeżeli na mocy przepisów szczególnych stanowią odrębny od gruntu

przedmiot własności;

24) odbiorca ostateczny – grupę docelową projektów finansowanych z EFRR (osoby

fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej),

która będzie korzystała z działań realizowanych w ramach PO PC;

25) organizacje pozarządowe - wszystkie podmioty, które nie są organami lub jednostkami

podległymi administracji publicznej (rządowej i samorządowej) oraz których działalność

nie jest nastawiona na osiąganie zysku. Definicję organizacji pozarządowej zawiera art.

3 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o

wolontariacie (Dz. U. z 2014 r. poz. 1118, t.j.);

26) partner – podmiot w rozumieniu art. 33 ust. 1 ustawy wdrożeniowej, który jest

wymieniony we wniosku o dofinansowanie projektu, realizujący wspólnie z

beneficjentem (i ewentualnie innymi partnerami) projekt na warunkach określonych w

umowie/porozumieniu o dofinansowanie projektu i porozumieniu albo umowie o

partnerstwie i wnoszący do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub

finansowe;

27) personel projektu – osoby zaangażowane do realizacji zadań lub czynności w ramach

projektu, które wykonują je osobiście, tj. w szczególności osoby zatrudnione na

podstawie stosunku pracy lub wykonujące zadania lub czynności w ramach projektu na

podstawie umowy cywilnoprawnej, osoby samozatrudnione w rozumieniu sekcji 6.16.3

Wytycznych horyzontalnych, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,

9

osoby współpracujące oraz wolontariuszy wykonujących świadczenia na zasadach

określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o

wolontariacie (Dz. U. z 2014 r. poz. 1118, z późn. zm.),

28) pomoc de minimis – pomoc zgodną z przepisami rozporządzenia Komisji (UE) nr

1407/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o

funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L 352 z

24.12.2013, str. 1);

29) portal – portal internetowy, o którym mowa w art. 115 ust. 1 lit. b rozporządzenia

ogólnego, dostarczający informacje na temat wszystkich programów operacyjnych w

Polsce, prowadzony przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego;

30) program pomocowy – na gruncie niniejszych Wytycznych programowych:

rozporządzenie wydane przez właściwego ministra na podstawie delegacji ustawowej

przewidzianej w art. 27 ust. 4 ustawy wdrożeniowej określające, zgodnie z

przedmiotową delegacją – szczegółowe warunki i przeznaczenie pomocy publicznej lub

pomocy de minimis, będącej przedmiotem jego regulacji;

31) projekt – projekt w rozumieniu art. 2 pkt 19 ustawy wdrożeniowej, tj. przedsięwzięcie

zmierzające do osiągnięcia założonego celu określonego wskaźnikami, z określonym

początkiem i końcem realizacji, zgłoszone do objęcia albo objęte współfinansowaniem

UE jednego z funduszy strukturalnych albo Funduszu Spójności w ramach programu

operacyjnego;

32) projekt grantowy - projekt, w rozumieniu art. 35 ust. 2 ustawy wdrożeniowej, którego

beneficjent udziela grantów na realizację zadań służących osiągnięciu celu tego

projektu przez grantobiorców;

33) regionalna pomoc inwestycyjna - pomoc, o której mowa w art. 14 rozporządzenia KE nr

651/2014;

34) rozporządzenie EFRR – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)

nr 1301/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju

Regionalnego i przepisów szczególnych dotyczących celu „Inwestycje na rzecz wzrostu

i zatrudnienia” oraz w sprawie uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 (Dz. Urz.

UE L 347 z 20.12.2013, str. 289);

35) rozporządzenie EFS – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)

nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu

Społecznego i uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006 (Dz. Urz. UE L 347

z 20.12.2013, str. 470);

36) rozporządzenie ogólne – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)

nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące

Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu

10

Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz

Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego

oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju

Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności

i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie

Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 320);

37) rozporządzenie KE nr 651/2014 – rozporządzenie Komisji (UE) nr 651/ 2014 z dnia 17

czerwca 2014 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym

w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu (Dz. Urz. UE L z 26.06.2014 r.);

38) rozporządzenie KE nr 1407/2013 – rozporządzenie Komisji (UE) nr 1407/ 2013 z dnia

18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii

Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L 352 z 24.12 2013 r.);

39) rozporządzenie nr 966/2012 – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE,

Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych

mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie

Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002;

40) system teleinformatyczny – system, o którym mowa w art. 125 ust. 2 lit. d

rozporządzenia ogólnego, tj. system elektronicznej rejestracji i przechowywania danych

dotyczących każdej operacji, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji,

zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, w tym danych dotyczących

poszczególnych uczestników operacji, w stosownych przypadkach;

41) system zarządzania i kontroli – system, o którym mowa w części drugiej w tytule

VIII rozporządzenia ogólnego;

42) szczegółowy opis osi priorytetowych programu operacyjnego – dokument w rozumieniu

art. 2 pkt 25 ustawy wdrożeniowej przygotowany przez IZ PO PC i przyjęty przez

komitet monitorujący, o którym mowa w art. 47 rozporządzenia ogólnego, określający w

szczególności zakres działań lub poddziałań w ramach poszczególnych osi

priorytetowych PO PC;

43) środek trwały – zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994 r o

rachunkowości (Dz.U. Nr 121, poz. 591, z późn.zm.), rzeczowe aktywa trwałe i

zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż

rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki organizacyjnej;

zalicza się do nich w szczególności: nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania

wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale,

spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do

lokalu użytkowego, maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, ulepszenia w

obcych środkach trwałych, inwentarz żywy. W analogiczny sposób pojęcie „środki

11

trwałe” jest rozumiane w ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od

osób prawnych (Dz.U. z 2014r. poz. 851, z późn. zm.) oraz w ustawie z dnia 26 lipca

1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012r., poz. 361, z późn.

zm.);

44) umowa/porozumienie o dofinansowanie projektu – decyzję o dofinansowaniu projektu, o

której mowa w art. 2 pkt 2 ustawy wdrożeniowej lub umowę o dofinansowaniu projektu,

o której mowa w art. 2 pkt 26 ustawy wdrożeniowej;

45) umowa o partnerstwie – umowę lub porozumienie, o których mowa w art. 33 ustawy

wdrożeniowej;

46) ustawa o VAT - ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług ( Dz. U.

Nr 54 poz. 535, z późn. zm.);

47) ustawa Pzp - ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z

2013 r, poz. 907 z późn. zm.);

48) wartości niematerialne i prawne – zgodnie z brzmieniem art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy z

dnia 29 września 1994 r., nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych,

prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym

okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na

potrzeby jednostki, a w szczególności: autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne,

licencje, koncesje, prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów

użytkowych oraz zdobniczych, know-how; w przypadku wartości niematerialnych i

prawnych oddanych do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu,

wartości niematerialne i prawne zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy,

zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości. Do wartości

niematerialnych i prawnych zalicza się również nabytą wartość firmy oraz koszty

zakończonych prac rozwojowych. W analogiczny sposób pojęcie „wartości

niematerialne i prawne” jest rozumiane w ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku

dochodowym od osób prawnych oraz w ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku

dochodowym od osób fizycznych;

49) wnioskodawca – zgodnie z definicją w art. 2 pkt 28 ustawy wdrożeniowej, podmiot, który

złożył wniosek o dofinansowanie projektu w ramach PO PC;

50) wkład własny – środki finansowe i wkład niepieniężny zabezpieczone przez

beneficjenta, które zostaną przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowalnych i nie

zostaną beneficjentowi przekazane w formie dofinansowania (różnica między kwotą

wydatków kwalifikowalnych a kwotą dofinansowania przekazaną beneficjentowi,

zgodnie ze stopą dofinansowania dla projektu);

51) wydatek kwalifikowalny – wydatek lub koszt poniesiony w związku z realizacją projektu

w ramach PO, który kwalifikuje się do refundacji, rozliczenia (w przypadku systemu

12

zaliczkowego) - zgodnie z umową/porozumieniem o dofinansowanie projektu - i

poświadczenia, ze środków przeznaczonych na realizację PO w trybie określonym w

Instrukcji Wykonawczej;

52) wydatek niekwalifikowalny – każdy wydatek lub koszt poniesiony, który nie jest

wydatkiem kwalifikowalnym;

53) wykonawca – osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną

nieposiadającą osobowości prawnej, która oferuje określone produkty lub usługi na

rynku lub zawarła umowę w sprawie realizacji zamówienia publicznego będącego

efektem działań podjętych przez zamawiającego w projekcie realizowanym w ramach

PO PC;

54) Wytyczne horyzontalne – projekt Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w

zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu

Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (wersja z dnia 17 grudnia

2014 r. opublikowana na stronie internetowej ministra właściwego do spraw rozwoju

regionalnego w dniu 19 grudnia 2014 r.);

55) Wytyczne programowe – Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w Programie

Operacyjnym Polska Cyfrowa 2014-2020;

56) Wytyczne ws. Sieci szerokopasmowych – Wytyczne UE w sprawie stosowania reguł

pomocy państwa w odniesieniu do szybkiej budowy/rozbudowy sieci

szerokopasmowych (Dz.Urz. UE C z 25.01. 2013 r.);

57) Wytyczne ws. pomocy regionalnej – Wytyczne w sprawie krajowej pomocy regionalnej

na lata 2014-2020 (Dz. Urz. C 209 z 27.07.2013 r.);

58) zamówienie – umowę odpłatną, zawartą pomiędzy zamawiającym, będącym

podmiotem zobowiązanym do stosowania Pzp lub podmiotem, na którym nie spoczywa

taki obowiązek, a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty

budowlane przewidziane w projekcie realizowanym w ramach PO PC.

13

3. Rozdział - Cel, zakres regulacji oraz obowiązywanie Wytycznych programowych

1) Niniejsze Wytyczne programowe dotyczą kwalifikowalności wydatków dla projektów

współfinansowanych ze środków krajowych i unijnych w ramach Programu

Operacyjnego Polska Cyfrowa 2014-2020 (z wyłączeniem osi IV. Pomoc techniczna PO

PC)4,

2) Wytyczne programowe są zgodne z postanowieniami Wytycznych horyzontalnych oraz

stanowią ich uszczegółowienie i uzupełnienie w zakresie, w jakim IZ PO PC jest

uprawniona do określania szczegółowych warunków kwalifikowalności wydatków w

ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa 2014-2020. Powyższe oznacza

również, że wyżej wymienione Wytyczne horyzontalne i Wytyczne programowe są

komplementarne względem siebie i należy je stosować łącznie.

3) W sytuacji zaistnienia kolizji postanowień niniejszych Wytycznych programowych z

Wytycznymi horyzontalnymi pierwszeństwo mają postanowienia Wytycznych

horyzontalnych.

4) Zakres niniejszych Wytycznych programowych został określony m.in. poprzez odwołanie

się do odpowiednich zapisów w Wytycznych horyzontalnych, stanowiących delegację dla

IZ PO PC do uregulowania bądź doprecyzowania poszczególnych obszarów

tematycznych w dokumentach programowych.

5) Warunki i procedury określone w niniejszych Wytycznych programowych dotyczące

kwalifikowalności wydatków dla projektów współfinansowanych w ramach PO PC, są

zgodne z odpowiednimi przepisami unijnymi i krajowymi oraz Wytycznymi

horyzontalnymi, w tym w szczególności z:

a) rozporządzeniem ogólnym;

b) rozporządzeniem EFRR;

c) rozporządzeniem nr 966/2012;

d) ustawą wdrożeniową;

e) rozporządzeniem EFS.

4 W odniesieniu do projektów realizowanych w ramach osi IV PO PC zastosowanie mają Wytyczne horyzontalne oraz Wytyczne w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020,

14

6) W przypadku projektów objętych zasadami pomocy publicznej w rozumieniu Traktatu o

funkcjonowaniu Unii Europejskiej (art. 107), za kwalifikowalne mogą być uznane tylko te

wydatki, które spełniają łącznie warunki określone w Wytycznych horyzontalnych i

niniejszych Wytycznych programowych i warunki wynikające z odpowiednich regulacji w

zakresie pomocy publicznej, przyjętych na poziomie unijnym lub krajowym. Dla celów

Wytycznych uznaje się, że pomoc publiczna obejmuje także pomoc de minimis, o której

mowa w rozporządzeniu Komisji (UE) nr 1407/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie

stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de

minimis (Dz. Urz. UE L nr 352 z 24.12.2013 r., str. 1-8) oraz w rozporządzeniu Komisji

(UE) nr 360/2012 z dnia 25 kwietnia 2012 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu

o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis przyznawanej

przedsiębiorstwom wykonującym usługi świadczone w ogólnym interesie gospodarczym

(Dz. Urz. UE L nr 114 z 26.04.2012 r., str. 8-13).

7) Warunki i procedury pomniejszania wydatków kwalifikowalnych o dochód wygenerowany

po zakończeniu projektu są określone w Wytycznych horyzontalnych ministra

właściwego do spraw rozwoju regionalnego w zakresie zagadnień związanych z

przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód i

projektów hybrydowych na lata 2014-2020.

8) Wytyczne horyzontalne i Wytyczne programowe mają zastosowanie do wydatków

ponoszonych przez beneficjenta, zarówno w ramach dofinasowania, jak i wkładu

własnego.

9) Wytyczne horyzontalne i Wytyczne programowe nie mają zastosowania do wydatków

ponoszonych przez ostatecznych odbiorców.

10) Kategorie beneficjentów, którzy mogą ubiegać się o dofinansowanie w ramach PO PC

określa SZOP.

11) IP PO PC będąca stroną umowy/porozumienia o dofinansowanie projektu, w

postanowieniach tej umowy/porozumienia, zobowiązuje beneficjentów do stosowania

aktualnych Wytycznych programowych i Wytycznych horyzontalnych, z zastrzeżeniem

pkt 15-16.

12) Przyjęcie Wytycznych programowych oraz wprowadzenie zmian w ich zakresie określa

ustawa wdrożeniowa. Szczegółowy tryb przyjmowania i wprowadzania zmian do

Wytycznych programowych określa zarządzenie nr 36 Dyrektora Generalnego

Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju z dnia 17 września 2014 r. w sprawie trybu

opracowywania, uzgadniania i podawania do publicznej wiadomości wytycznych ministra

właściwego do spraw rozwoju regionalnego.

15

13) Wytyczne programowe obowiązują od daty wskazanej w komunikacie ministra

właściwego ds. rozwoju regionalnego ogłoszonym w Dzienniku Urzędowym

Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”. Dostosowanie postanowień Wytycznych

programowych do nowo wprowadzonych postanowień Wytycznych horyzontalnych jest

każdorazowo przeprowadzane przez IZ PO PC w terminie 6 miesięcy od daty, od której

obowiązuje nowa wersja Wytycznych horyzontalnych.

14) Do oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków stosuje się wersję Wytycznych

programowych obowiązującą w dniu poniesienia wydatku, z uwzględnieniem pkt 15 oraz

16.

15) Do oceny prawidłowości umów zawartych w projekcie stosuje się wersję Wytycznych

horyzontalnych i programowych obowiązujących w dniu wszczęcia postępowania.

Wszczęcie postępowania jest tożsame z publikacją ogłoszenia o wszczęciu

postępowania, o którym mowa w sekcji 6.5.1 Wytycznych horyzontalnych lub zamiarze

udzielenia zamówienia publicznego lub o prowadzonym naborze pracowników na

podstawie stosunku pracy, pod warunkiem że beneficjent udokumentuje publikację

ogłoszenia o wszczęciu postępowania.

16) W przypadku, gdy ogłoszona w trakcie realizacji projektu (po podpisaniu

umowy/porozumienia o dofinansowanie projektu) wersja Wytycznych horyzontalnych lub

Wytycznych programowych wprowadza rozwiązania korzystniejsze dla beneficjenta,

zasady ich stosowania w odniesieniu do wydatków poniesionych przed wejściem w życie

nowej wersji Wytycznych horyzontalnych określa IP PO PC w umowie/porozumieniu o

dofinansowanie projektu.

17) Każdy zainteresowany podmiot, który zobowiązał się do stosowania Wytycznych

programowych może zwrócić się na piśmie z prośbą o dokonanie indywidualnej

interpretacji postanowień Wytycznych programowych w zakresie kwalifikowania

wydatków obowiązujących w ramach PO PC dla konkretnego stanu faktycznego. W

pierwszej kolejności pytania należy kierować do instytucji będącej stroną

umowy/porozumienia o dofinansowanie projektu lub instytucji, która ogłosiła

konkurs/prowadzi nabór projektów. W przypadku wątpliwości dotyczącej rozstrzygnięcia

danej kwestii, przed udzieleniem odpowiedzi, IP PO PC powinna zwrócić się do IZ PO

PC.

18) Zainteresowany podmiot, który zobowiązał się do stosowania Wytycznych

programowych może zwrócić się bezpośrednio do IZ PO PC jedynie w sytuacji, gdy nie

zgadza się z interpretacją wydaną przez IP PO PC, a IP PO PC odmówiła skierowania

pytania do IZ PO PC. W takiej sytuacji IZ PO PC, do której wpłynęło zapytanie o

16

interpretację, informuje o tym fakcie IP PO PC, a następnie przekazuje jej – do

wiadomości, udzieloną odpowiedź.

4. Rozdział - Wspólne warunki i procedury w zakresie kwalifikowalności wydatków

Zasady i warunki określone w niniejszym rozdziale stanowią uzupełnienie lub

uszczegółowienie zasad i warunków określonych w Wytycznych horyzontalnych.

4.1 Ocena kwalifikowalności wydatku.

1) Do oceny kwalifikowalności wydatków zastosowanie mają zasady określone w

Wytycznych horyzontalnych w podrozdziale 6.2 (Ocena kwalifikowalności wydatku) oraz

w niniejszych Wytycznych programowych.

2) Kwalifikowalne są wyłącznie wydatki związane bezpośrednio z realizacją projektu.

3) Ponoszone wydatki mogą stanowić wydatek kwalifikowalny w ramach POPC, o ile

mieszczą się w wykazach wydatków kwalifikowalnych zamieszczonych w Wytycznych

programowych – w rozdziałach (podrozdziałach) zawierających wykaz wydatków

kwalifikowalnych w ramach poszczególnych osi priorytetowych i działań PO PC.

4) W przypadku wydatków o wartości do 20 tys. zł netto włącznie, tj. bez podatku od

towarów i usług (VAT) oraz w przypadku zamówień, dla których nie stosuje się procedur

wyboru wykonawcy, o których mowa w podrozdziale 6.5 Wytycznych horyzontalnych,

IZ PO PC określiła szczegółowe warunki i procedury w podrozdziale 4.5 niniejszych

Wytycznych programowych w zakresie potwierdzania przez beneficjenta, że wydatek

został dokonany w sposób racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania

najlepszych efektów z danych nakładów.

5) W przypadku gdy wewnętrzne regulacje beneficjenta przewidują bardziej restrykcyjne

zasady aniżeli zasady określone w Wytycznych horyzontalnych lub niniejszych

Wytycznych programowych, beneficjent jest zobligowany do stosowania swojego

regulaminu i zasad.

4.2 Wydatki niekwalifikowalne

1) Do współfinansowania nie kwalifikują się wszelkie wydatki niezgodne z Wytycznymi

horyzontalnymi oraz wydatki wyłączone z kwalifikowalności poprzez odpowiednie zapisy

Wytycznych horyzontalnych.

17

2) Do współfinansowania nie kwalifikują się również wszelkie wydatki niezgodne z

niniejszymi Wytycznymi programowymi oraz wydatki wyłączone z kwalifikowalności

poprzez odpowiednie zapisy Wytycznych programowych, Regulaminu konkursu lub

umowy/porozumienia o dofinansowanie projektu. Listy wydatków wyłączonych przez IZ

PO PC z kwalifikowalności w ramach poszczególnych działań PO PC poprzez

odpowiednie zapisy Wytycznych programowych znajdują się w podrozdziałach – Wydatki

niekwalifikowane niniejszych Wytycznych programowych.

4.3 Zasada faktycznego poniesienia wydatku.

1) Zasady faktycznego poniesienia wydatku zostały określone w Wytycznych

horyzontalnych w podrozdziale 6.4 (Zasada faktycznego poniesienia wydatku) oraz w

niniejszych Wytycznych programowych.

2) Minimalny zakresu opisu dowodu księgowego, który powinien być zamieszczony na jego

oryginale obejmuje:

a) informację o współfinansowaniu ze środków EFRR,

b) numer umowy/porozumienia o dofinansowanie projektu,

c) kwotę wydatków kwalifikowalnych,

d) podpisy osób dokonujących akceptacji (pod względem formalno-rachunkowym,

merytorycznym i zatwierdzenia do wypłaty).

4.4 Warunki oraz okres kwalifikowania wydatków w projektach podlegających zasadom pomocy publicznej

1) Ramy czasowe kwalifikowalności dla projektów objętych pomocą publiczną:

a) W przypadku projektów objętych programem pomocowym5 – obowiązują ramy

czasowe określone w tym akcie.

b) W przypadku projektów, na które została przyznana pomoc indywidualna –

obowiązują ramy czasowe określone w akcie przyznającym tę pomoc albo programie

pomocowym, na podstawie którego pomoc ta ma być przyznana.

2) Ze środków PO PC mogą być udzielane, na podstawie programu pomocowego lub jako

pomoc indywidualna następujące rodzaje pomocy:

a) Regionalna pomoc inwestycyjna (unijna podstawa prawna: art. 14 rozporządzenia KE

nr 651/ 2014),

5 Program pomocowy opracowany na podstawie rozporządzenia KE nr 651/2014 i spełniający wskazane w nim warunki – nie podlega obowiązkowi notyfikacji KE.

18

b) Regionalna pomoc inwestycyjna na rozwój sieci szerokopasmowych (unijna

podstawa prawna: art. 14 wraz z dodatkowymi warunkami wskazanymi w art. 14

ust.10 rozporządzenia KE nr 651/ 2014),

c) Pomoc na infrastrukturę szerokopasmową (unijna podstawa prawna: art. 52

rozporządzenia KE nr 651/ 2014),

d) Pomoc na rozwój sieci szerokopasmowych udzielana na podstawie programu

pomocowego opracowanego na podstawie Wytycznych ws. sieci szerokopasmowych

i notyfikowanego do KE,

e) Pomoc na kulturę i zachowanie dziedzictwa kulturowego (unijna podstawa prawna:

art. 53 rozporządzenia KE nr 651/ 2014),

f) f) Pomoc de minimis – unijna podstawa prawna: rozporządzenie KE nr 1407/2013 ws.

pomocy de minimis.

3) Określone wsparcie może być też udzielane jako rekompensata z tytułu realizacji usługi/

usług w ogólnym interesie gospodarczym (UOIG), zgodnie z tzw. pakietem UOIG6. Taka

rekompensata:

a) może nie stanowić pomocy publicznej – pod warunkiem spełnienia tzw. kryteriów

Altmark;

b) może stanowić pomoc publiczną – niepodlegającą obowiązkowi notyfikacji – pod

warunkiem spełnienia kryteriów wskazanych w Decyzji UOIG;

c) może stanowić pomoc publiczną – podlegająca obowiązkowi notyfikacji KE – w

związku z niespełnieniem wszystkich warunków w Decyzji UOIG, a spełnieniu Zasad

ramowych UOIG.

4) Każdy z ww. rodzajów pomocy charakteryzuje się pewnymi szczegółowymi dla siebie

warunkami (o czym więcej w podrozdziałach Wytycznych programowych dotyczących

poszczególnych rodzajów pomocy udzielanych w ramach poszczególnych Osi

Priorytetowych PO PC). Niemniej, dla większości ww. rodzajów pomocy wskazanych w

pkt 2 a)-f), a także w określonym zakresie: w pkt 3 b)-c), istnieją pewne warunki wspólne,

tj.:

a) obowiązek spełnienia przez planowaną pomoc tzw. efektu zachęty,

b) obowiązek przestrzegania zasad kumulacji pomocy,6 Pakiet UOIG stanowią następujące akty: Komunikat KE w sprawie stosowania reguł Unii Europejskiej w dziedzinie pomocy państwa w odniesieniu do rekompensaty z tytułu usług świadczonych w ogólnym interesie gospodarczym (Dz.Urz. UE C 8 z dnia 11 stycznia 2012 r., str. 4; dalej jako: Komunikat UOIG), Decyzja KE z dnia 20 grudnia 2011 r. w sprawie stosowania art. 106 ust.2 TFUE do pomocy państwa w formie rekompensaty z tytułu świadczenia usług publicznych, przyznawanej przedsiębiorstwom zobowiązanym do wykonywania usług świadczonych w ogólnym interesie gospodarczym, (Dz. Urz. UE L 7 z dnia 11 stycznia 2012 r., str. 3; dalej jako: Decyzja UOIG), Rozporządzenie w sprawie stosowania art. 107 i 108 TFUE do pomocy de minimis na wykonywanie usług świadczonych w ogólnym interesie gospodarczym – określa warunki, w tym kwotę rekompensaty, przy spełnieniu których uznaje się, że rekompensata z tytułu usług świadczonych w ogólnym interesie gospodarczym nie spełnia wszystkich kryteriów z art. 107 TFUE (Dz.Urz. UE L z dnia 26.04. 2012 r., str.8; rozporządzenie UOIG do pomocy de minimis), Komunikat KE: Zasady ramowe Unii Europejskiej dotyczące pomocy państwa w formie rekompensaty z tytułu świadczenia usług publicznych (Dz. Urz. UE C8 z dnia 11.01.2012 r., str.4; dalej: Zasady ramowe UOIG).

19

c) obowiązek deklaracji przez podmiot ubiegający się o pomoc odpowiadający

obowiązkowi weryfikacji przez podmiot udzielający pomocy: statusu przedsiębiorstwa

(wnioskodawcy),

d) obowiązek dyskontowania.

Warunki te zostały szczegółowo omówione w punktach poniżej.

20

5) Obowiązek spełnienia przez planowaną pomoc tzw. efektu zachęty – jest to podstawowy

warunek przesądzający o kwalifikowalności projektu w zakresie większości z ww.

rodzajów pomocy7. Spełnienie przez pomoc „efektu zachęty” równoznaczne jest z

uzasadnionym przekonaniem podmiotu, który ma udzielić pomocy, iż realizacja danego

działania/ projektu nie zostałaby podjęta w tych samych ramach czasowych, czy w tym

samym (pełnym) zakresie albo nie zostałaby w ogóle zrealizowana, bez pomocy ze

strony państwa (bez udzielenia na dany projekt pomocy publicznej).

6) W przypadku rodzajów pomocy, dla których unijną podstawą prawną jest

Rozporządzenie KE nr 651/ 2014 spełnienie przez planowaną pomoc efektu zachęty

weryfikowane jest poprzez fakt, iż wnioskodawca powstrzymał się z realizacją prac nad

projektem do czasu złożenia wniosku o przyznanie pomocy (dofinasowanie). Warunek

ten dotyczy wszystkich podmiotów – zarówno MŚP, jak i dużych przedsiębiorstw8.

7) W stosunku do dużych przedsiębiorstw, którym ma być udzielona pomoc ad hoc na

podstawie Rozporządzenia KE nr 651/2014 (pomoc poza krajowym programem

pomocowym, bezpośrednio na podstawie ww. przepisów unijnych) istnieje dodatkowy

warunek: przed udzieleniem pomocy istnieje obowiązek zweryfikowania, że

dokumentacja dostarczona przez wnioskodawcę dowodzi, iż planowana pomoc

przyniesie co najmniej jeden z efektów wskazanych w art. 6 ust. 3 Rozporządzenia KE nr

651/2014.

8) Przez rozpoczęcie prac w rozumieniu Rozporządzenia KE nr 651/ 2014 należy rozumieć:

podjęcie prac budowlanych lub prawnie wiążącego zobowiązania do zamówienia

urządzeń (ruchomych środków trwałych) lub innego zobowiązania które sprawia, że

inwestycja staje się nieodwracalna, w zależności od tego, co nastąpi najpierw. Należy

jednocześnie wskazać, iż zakupu nieruchomości gruntowej, ani prac przygotowawczych,

takich jak uzyskanie stosownych zezwoleń, czy przeprowadzenie studiów wykonalności,

co do zasady, nie uważa się za rozpoczęcie prac.

9) Uwzględniając powyższą definicję, prace uważa się za rozpoczęte, jeśli zobowiązania

(zobowiązanie) podjęte przez wnioskodawcę przed złożeniem wniosku o udzielenie

pomocy powodują, z biznesowego punktu widzenia, trudności z wycofaniem się z

realizacji projektu, w szczególności, gdy wycofanie się z projektu równoznaczne byłoby

ze stratami finansowymi.

7 Zasada dotycząca efektu zachęty obowiązuje w przypadku pomocy de minimis jedynie w sytuacji, gdy pomoc ta udzielana jest – wraz z regionalną pomocą inwestycyjną – na realizację nowej inwestycji.8 Z zastrzeżeniem szczególnych zasad w tym zakresie wskazanych w art. 6 ust. 5 dotyczących rodzajów pomocy wskazanych w tym przepisie, w tym pomocy na kulturę i zachowanie dziedzictwa kulturowego.

21

10) W zakresie samych prac budowlanych – należy odwoływać się do regulacji ustawy z

dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz.U. z 2013 r., poz. 1409, z późn. zm., t.j.).

W szczególności, zgodnie z art. 3 pkt 6 i 7 ww. ustawy, przez roboty budowlane rozumie

się: budowę (wykonywanie obiektu budowlanego w określonym miejscu, odbudowę,

rozbudowę, nadbudowę obiektu budowlanego), a także prace polegające na

przebudowie, montażu, remoncie lub rozbiórce obiektu budowlanego. Natomiast w myśl

art. 41: rozpoczęcie budowy następuje z chwilą podjęcia prac przygotowawczych na

terenie budowy, tj.:

wytyczenia geodezyjnego obiektów w terenie,

wykonania niwelacji terenu,

zagospodarowania terenu budowy wraz z budową tymczasowych obiektów,

wykonania przyłączy do sieci infrastruktury technicznej na potrzeby budowy.

11) Za rozpoczęcie prac budowlanych uważa się zatem:

a) faktyczne rozpoczęcie tych prac, co w praktyce jest odzwierciedlone w dzienniku

budowy jako pierwszy wpis do tego dokumentu (dotyczący rozpoczęcia prac

przygotowawczych lub budowlanych), jak również:

b) podpisanie umowy z wykonawcą (podjęcie prawnie wiążącego zobowiązania, nawet

jeżeli prace faktycznie nie rozpoczęły się).

22

12) W zakresie zamówienia (urządzeń) ruchomych środków trwałych - „pierwsze wiążące

zobowiązanie” do zamówienia urządzeń/ ruchomych środków trwałych należy oceniać z

punktu widzenia charakteru i treści warunków umowy, a nie z punktu widzenia jej

formalnej klasyfikacji.

13) Obowiązek przestrzegania zasad kumulacji pomocy – różne rodzaje pomocy publicznej

(a także różne rodzaje pomocy publicznej z pomocą de minimis) można kumulować ze

sobą w stosunku do tych samych wydatków kwalifikowalnych do poziomu najwyższej

dopuszczalnej intensywności przewidzianej dla danego rodzaju pomocy publicznej.

14) Obowiązek deklaracji przez podmiot ubiegający się o pomoc odpowiadający

obowiązkowi weryfikacji przez podmiot udzielający pomocy: statusu przedsiębiorstwa

(wnioskodawcy) – w przypadku rodzajów pomocy publicznej regulowanych

rozporządzeniem KE nr 651/ 2014 – zastosowanie mają regulacje Załącznika I do tego

Rozporządzenia. W przypadku pomocy de minimis – zastosowanie znajduje regulacja

art. 2 ust. 2 Rozporządzenia KE nr 1407/2013, z uwzględnieniem Zalecenia Komisji

2003/361/WE z dnia 6 maja 2003 r., które dotyczy definicji przedsiębiorstw mikro,

małych i średnich (Dz. Urz. L 124 z 20.5.2003, str. 36).

15) Ocena statusu przedsiębiorstwa jest jednym z kluczowych aspektów decyzji instytucji

przyznającej pomoc co do warunków udzielanej pomocy (m.in. w zakresie dopuszczalnej

wysokości/ intensywności, jak również dopuszczalności możliwości udzielania danego

rodzaju pomocy w ogóle).

23

16) Obowiązek dyskontowania – zgodnie z art. § 5 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z

dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie szczegółowego sposobu obliczania wartości pomocy

publicznej udzielanej w różnych formach9: w przypadku pomocy rozłożonej w czasie, na

przykład dotacji przekazywanej w transzach, przy obliczaniu ekwiwalentu dotacji brutto

(EDB) uwzględnia się zdyskontowaną kwotę tej pomocy. Wymóg dyskontowania,

zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, odnosi się

jednak wyłącznie do pomocy, w przypadku której od samego początku, z założenia,

wypłata będzie następowała w częściach, w określonych momentach lub będzie ona

wypłacona w całości po upływie określonego czasu, a terminy wypłat nie będą zależne

od przedsiębiorcy. Jest to tzw. pomoc z założenia rozłożona w czasie. W takim

przypadku w celu obliczenia EDB należy zastosować wyłącznie stopę dyskontową

obowiązującą w dniu udzielenia pomocy, tj. podpisania umowy o dofinansowanie

projektu. Zmiana stopy dyskontowej w trakcie realizacji projektu nie powoduje zmiany

EDB. Zasada ta obowiązuje również w przypadku, gdy w wyniku zmiany harmonogramu

realizacji płatności pojawia się konieczność przeliczenia EDB. Zatem w przypadku

ponownego ustalania wartości pomocy (według zaktualizowanego harmonogramu

wypłat) zastosowana powinna być stopa dyskontowa obowiązująca w dniu udzielenia

pomocy.

17) W sytuacji natomiast, gdy harmonogram przekazywania kolejnych transz dotacji

przewidziany w umowie o dofinasowanie nie jest sztywny i nie podlega bezwzględnej

realizacji10 dyskontowanie pomocy nie jest konieczne. Oznacza to, iż EDB tak udzielanej

pomocy równa się wartości nominalnej pomocy, czyli całkowitej kwocie dofinansowania

projektu.

9 (Dz. U. Nr 194 poz. 1983 z późn. zm.)10 Może on bowiem ulec zmianie w wyniku decyzji samego beneficjenta lub innych niezależnych od niego okoliczności wpływających na tempo realizacji inwestycji. Płatności są w takim przypadku realizowane na podstawie wniosków o płatność, które mogą być przedkładane wcześniej i dotyczyć wyższych kwot niż wynikałoby to z harmonogramu.

24

4.5 Wydatki ponoszone zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji

1) Poniższe zasady mają zastosowanie odpowiednio: do zamówień udzielanych zgodnie z

ustawą Pzp oraz do zamówień udzielanych zgodnie z zasadą konkurencyjności, o której

mowa w sekcji 6.5.3 Wytycznych horyzontalnych.

2) Wydatki dokonywane są z poszanowaniem zasady uczciwej konkurencji, określonej w

Rozdziale 6.5 Wydatki ponoszone zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji Wytycznych

horyzontalnych i w niniejszych Wytycznych programowych.

3) Zamówienia dokonywane są zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.

Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r, poz. 907 z późn. zm), zwaną dalej

ustawą Pzp, do udzielania zamówień publicznych w ramach projektu, w przypadku, gdy

wymóg jej stosowania wynika z ustawy. Zamówienia dokonywane są również zgodnie z

dyrektywami unijnymi w sprawie zamówień publicznych.

4) Wartość zamówień, wyliczana jest w złotówkach a następnie przeliczana na euro na

podstawie kursu euro ustalonego przez Prezesa Rady Ministrów w rozporządzeniu

wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Pzp obowiązującego na dzień dokonywania

szacowania wartości zamówienia.

5) Dokumentacja zamówienia, powinna zawierać jednoznaczny i wyczerpujący opis

przedmiotu zamówienia.

6) Do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym

Słowniku Zamówień11, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu

Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika

Zamówień (CPV) (Dz. Urz. WE L 340 z 16.12.2002, str. 1, z późn. zm.; Dz. Urz. UE

Polskie wydanie specjalne rozdz. 6, t. 5, str. 3).

7) Warunki udziału12 powinny być związane z przedmiotem zamówienia i proporcjonalne do

danego zamówienia.

8) Zasady dotyczące zamówienia muszą gwarantować uczciwą konkurencję, równe

traktowanie oferentów konkurencję oraz poufność treści ofert do momentu

równoczesnego otwarcia wszystkich ofert.

11 Wspólny Słownik Zamówień (CPV) jest dostępny na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych www.uzp.gov.pl. pod hasłem „Na skróty”/„Wspólny Słownik Zamówień (CPV)”. Dostawom, robotom budowlanym i usługom zostały przypisane 9-cyfrowe kody. Każdemu zakupowi wskazanemu w „zestawieniu” należy przypisać odpowiedni kod. Klasyfikacji zakupów należy dokonać w sposób jak najbardziej szczegółowy.12 Warunki udziału, oznaczają te kryteria, które pozwalają wykluczyć oferentów niezdolnych do wykonania zamówienia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia.

25

9) Podczas trwania procedury udzielania zamówienia wszelkie kontakty między instytucją

zamawiającą a oferentami muszą spełniać warunki gwarantujące przejrzystość i równe

traktowanie. Nie mogą one prowadzić do zmiany warunków zamówienia lub opisu

zamówienia. Nie można udzielać w kontaktach telefonicznych żadnych szczegółów

dotyczących zamówienia. Za niedopuszczalne uznaje się przekazywanie wybranym

oferentom określonych informacji dotyczących prowadzonego postępowania, które mogą

stawiać ich w uprzywilejowanej pozycji w stosunku do innych podmiotów

uczestniczących w postępowaniu.

10) Zgodnie z zasadą konkurencyjności, o której mowa w podrozdziale 6.5.3 Wytycznych

horyzontalnych, w celu zachowania zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji wybór

najkorzystniejszej spośród złożonych ofert powinien być udokumentowany oraz zostać

dokonany w sposób, który nie mieści się w definicji konfliktu interesów. W związku z

powyższym, wykluczony jest zakup dostaw, usług lub robót budowlanych od podmiotów

powiązanych z osobowo lub kapitałowo z beneficjentem. Przez powiązania kapitałowe

lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem, a wykonawcą,

polegające na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,

pełnomocnika,

d) pozostawaniu z wykonawcą w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub

powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do

drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli,

e) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może

budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze wykonawcy

11) Czynności związane z zamówieniem powinny być dokonywane w formie pisemnej.

12) W celu potwierdzenia zachowania zasady konkurencyjności, o której mowa w pkt 8,

beneficjent, w odniesieniu do zamówienia o wartości nieprzekraczającej 20 tys. zł netto,

powinien stosować wewnętrzne regulaminy i procedury dotyczące udzielania zamówień

w danej instytucji.

13) Zasady kontroli zamówień udzielonych przez beneficjenta zostały określone wytycznych

programowych w zakresie kontroli PO PC.

26

14) W przypadku stwierdzenia naruszeń unijnych lub krajowych przepisów i wytycznych,

które regulują kwestie zamówień IP PO PC może wymierzać korekty finansowe ustalane

na zasadach określonych w art. 24 ustawy wdrożeniowej.

27

4.6 Cross-financing

1) Zasady i warunki finansowania wydatków w ramach cross-financingu w ramach

projektów finansowanych z EFRR zostały określone Wytycznych horyzontalnych w

podrozdziale 6.8 (Cross-financing) oraz w niniejszych Wytycznych.

2) Zasada cross-financingu może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których

poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi logiczne uzupełnienie

działań współfinansowanych z EFRR. Ponadto, wydatek musi być bezpośrednio

powiązany z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach danego projektu.

3) Wartość wydatków w ramach cross-financingu nie może stanowić więcej niż 10%

finansowania unijnego dla każdej osi priorytetowej POPC.

4) Limit wydatków w ramach cross-financingu na poziomie projektu został określony w

SZOP, zgodnie z którym, wartość wydatków planowanych we wniosku o dofinansowanie

projektu w ramach cross-financingu co do zasady nie może stanowić więcej niż 10%

wszystkich wydatków kwalifikowalnych projektu. W indywidualnych przypadkach IP PO

PC może wyrazić zgodę na zwiększenie limitu dotyczącego cross-financingu w ramach

wydatków kwalifikowalnych na poziomie projektu, pod warunkiem, że taka możliwość

została przewidziana w SZOP.

5) Koszty, jakie zostaną poniesione w ramach cross-financingu, uwzględnione są w

zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu i podlegają rozliczeniu we wnioskach

o płatność na zasadach określonych w POPC.

4.7 Wkład niepieniężny

1) Warunki i zasady kwalifikowania wkładu niepieniężnego określają Wytyczne

horyzontalne oraz niniejsze Wytyczne programowe.

2) Wkład niepieniężny stanowiący część wkładu własnego, wniesiony na rzecz projektu,

stanowić może wydatek kwalifikowalny w ramach POPC, o ile wskazany został w

wykazie wydatków kwalifikowalnych w rozdziałach zawierających wykaz wydatków

kwalifikowalnych w ramach poszczególnych osi priorytetowych i działań.

3) Sytuacja, w której beneficjent jako wkład własny wnosi do projektu wkład niepieniężny,

który w ciągu 7 poprzednich lat (10 lat dla nieruchomości) był współfinansowany ze

środków unijnych lub dotacji z krajowych środków publicznych stanowi podwójne

finansowanie i jest niedozwolona.

28

4.8 Projekty generujące dochód po zakończeniu realizacji projektów

1) Projektem generującym dochód po ukończeniu realizacji, w rozumieniu art. 61

rozporządzenia ogólnego, jest projekt współfinansowany z EFRR, którego całkowity

koszt kwalifikowalny przekracza 1 mln EUR, który przynosi wpływy środków pieniężnych

z bezpośrednich wpłat dokonywanych przez użytkowników za towary lub usługi

zapewniane przez dany projekt, jak np. opłaty ponoszone bezpośrednio przez

użytkowników za użytkowanie infrastruktury, sprzedaż lub dzierżawę gruntu lub

budynków lub opłaty za usługi. Co ważne, wpływy te muszą przewyższać wszelkie

związane z projektem koszty operacyjne i koszty odtworzenia wyposażenia

krótkotrwałego poniesione w okresie odniesienia / okresie referencyjnym, obejmującym

okres realizacji inwestycji oraz życia ekonomicznego projektu.

2) Art. 61, pkt. 7 i 8, rozporządzenia ogólnego wskazuje na okoliczności, których

wystąpienie sprawia, że dany projekt, pomimo spełnienia warunków wskazanych

powyżej, nie może być uznany za generujący dochód.

3) Koszty kwalifikowalne projektu są z góry pomniejszane z uwzględnieniem potencjału

generowania dochodów przez dany projekt w konkretnym okresie odniesienia.

4) Potencjalne dochody są określane w dokumentacji wniosku o dofinansowanie za

pomocą jednej z następujących metod:

a) zastosowanie zryczałtowanej stawki procentowej dochodów dla danego typu

projektu określonej dla sektora lub podsektora właściwego dla danej operacji w

załączniku V do rozporządzenia ogólnego lub w aktach delegowanych KE, o których

mowa w art. 61 ust. 3 rozporządzenia ogólnego,

b) obliczanie bieżącej wartości dochodu z projektu, z uwzględnieniem właściwego

okresu odniesienia, spodziewanej rentowności, biorąc pod uwagę zastosowanie

zasady „zanieczyszczający płaci” oraz, w stosownych przypadkach, zasady

sprawiedliwości w powiązaniu ze względną zamożnością danego państwa

członkowskiego.

29

5) Wydatki kwalifikowalne poniesione w związku z realizacją projektu generującego dochód

po jego ukończeniu nie mogą przekroczyć bieżącej wartości kosztu inwestycji

pomniejszonej o bieżącą wartość dochodu z inwestycji - określoną zgodnie z jedną z

metod opisanych w pkt 4 w okresie referencyjnym.

6) W przypadku, gdy nie ma możliwości obiektywnego oszacowania dochodów z

wyprzedzeniem zgodnie z metodami określonymi w pkt 4, dochód wytworzony w okresie

trzech lat od zakończenia projektu lub do terminu na złożenie dokumentów dotyczących

zamknięcia programu określonego w przepisach dotyczących poszczególnych funduszy,

w zależności od tego, która data jest wcześniejsza, podlega zwrotowi przez beneficjenta

i jest odliczany od wydatków deklarowanych KE.

7) Za dochód uwzględniany w wyliczeniu, o którym mowa w pkt. 4 lit. b, nie uznaje się

wadium wpłacanego przez podmiot ubiegający się o realizację zamówienia na podstawie

ustawy Pzp w przypadku wycofania oferty, kar umownych (w tym kar za odstąpienie od

umowy i kar za opóźnienie) oraz ulg z tytułu terminowego odprowadzania składek do

ZUS/US. Płatności otrzymane przez beneficjenta w powyższych przypadkach nie

pomniejszają wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu.

8) Metodologia obliczania i przedstawiania w projekcie generowanego dochodu są

przedmiotem odrębnych wytycznych ministra właściwego do spraw rozwoju

regionalnego w zakresie zagadnień związanych z przygotowaniem projektów

inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód i projektów hybrydowych na lata

2014-2020.

4.9 Kwalifikowalność podatku VAT i innych podatków, opłat i obciążeń

1) Koszty podatku VAT oraz innych podatków, opłat i obciążeń mogą być kwalifikowalne w

ramach projektu na warunkach określonych w Wytycznych horyzontalnych (rozdział 6.13

– Podatek od towarów i usług oraz inne podatki i opłaty) oraz w niniejszych Wytycznych

programowych.

2) Oświadczenie o kwalifikowalności VAT stanowi załącznik do wniosku o dofinansowanie

projektu oraz do umowy/porozumienia o dofinansowanie projektu.

3) IP PO PC zobowiązuje beneficjentów w umowie/porozumieniu o dofinansowanie

projektu do zwrotu zrefundowanej ze środków unijnych części VAT, jeżeli zaistnieją

przesłanki umożliwiające odzyskanie tego podatku przez beneficjenta.

30

4) IZ PO PC nie dopuszcza możliwości kwalifikowania podatku VAT w stosunku do

wydatków, dla których beneficjent odlicza ten podatek częściowo wg proporcji ustalonej

zgodnie z art. 90 ust. 1 ustawy o VAT.

4.10 Kwalifikowalność działań informacyjno-promocyjnych

Wydatki związane z działaniami informacyjno-promocyjnymi stanowią wydatki kwalifikowalne

w ramach realizowanych projektów jeśli:

1) Ponoszone są zgodnie z warunkami i procedurami określonymi w Wytycznych

horyzontalnych, niniejszych Wytycznych programowych, w umowie/porozumieniu o

dofinasowanie projektu - w tym w szczególności w Podręczniku Beneficjenta Funduszy

Europejskich w zakresie informacji i promocji na lata 2014-2020, oraz w pozostałych

dokumentach określających warunki i zasady w zakresie działań informacyjno-

promocyjnych.

2) W przypadku projektów realizowanych w ramach Priorytetu IV Pomoc techniczna POPC -

ponoszone są zgodnie z warunkami i procedurami określonymi w Wytycznych Ministra

Infrastruktury i Rozwoju w zakresie wykorzystywania środków pomocy technicznej na lata

2014-2020, Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie informacji i promocji

programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020, w umowie/decyzji o

dofinansowanie projektu - w tym w szczególności w Podręczniku Beneficjenta Funduszy

Europejskich w zakresie informacji i promocji na lata 2014-2020, oraz w pozostałych

dokumentach określających warunki i zasady w zakresie działań informacyjno-

promocyjnych.

4.11 Koszty pośrednie

1) Koszty pośrednie mogą być kwalifikowalne w ramach projektu na warunkach określonych

w Wytycznych horyzontalnych (rozdział 6.15 – Koszty pośrednie) oraz w niniejszych

Wytycznych programowych.

2) Katalog kosztów pośrednich został określony w niniejszych Wytycznych programowych, z

zastrzeżeniem, że w przypadku projektów współfinansowanych z EFS (projekty

realizowane z zastosowaniem cross-finacingu) kosztami pośrednimi są koszty, o których

mowa w podrozdziale 8.4 Wytycznych horyzontalnych.

31

3) Wydatki związane z kosztami pośrednimi w rozumieniu Wytycznych horyzontalnych są

kwalifikowalne w ramach PO PC, w wysokości nie przekraczającej 25 % całkowitych

bezpośrednich wydatków kwalifikowalnych projektu.

4) W przypadku zmiany wysokości kosztów kwalifikowanych w projekcie należy ponownie

przeliczyć limit na koszty pośrednie. W uzasadnionych przypadkach IZ POPC może

wyrazić zgodę na pozostawienie stałego limitu kwotowego.

5) Koszty pośrednie to koszty, które nie mogą zostać bezpośrednio przyporządkowane do

konkretnego produktu lub usługi. Do kategorii kosztów pośrednich należą:

a) koszty wynajmu lub utrzymania budynków niezbędnych dla realizacji projektu, w

proporcji odpowiedniej do rzeczywistego wykorzystania powierzchni biurowej dla

celów realizacji projektu w oparciu o rzetelną, uzasadnioną metodologię:

koszty wynajmu, czynszu lub amortyzacji budynków,

koszty mediów (m.in. elektryczność, gaz, ogrzewanie, woda),

koszty sprzątania i ochrony pomieszczeń,

koszty adaptacji pomieszczeń dla celów realizacji projektów (maksymalnie do

wysokości 20 % łącznych kosztów wynajmu lub utrzymania budynków );

b) koszty administracyjne:

opłaty za telefony, Internet, usługi pocztowe i kurierskie, opłaty skarbowe i notarialne,

BHP,

usługi bankowe, w tym koszty związane z otwarciem i prowadzeniem odrębnego

rachunku bankowego lub subkonta na rachunku bankowym, przeznaczonych do

obsługi projektu lub płatności zaliczkowych,

koszty ubezpieczeń majątkowych,

zakup materiałów biurowych;

c) koszty wynagrodzeń wraz z pozapłacowymi kosztami pracy personelu

zarządzającego, personelu wsparcia oraz zespołu projektu:

wynagrodzenia (wraz z pozapłacowymi kosztami pracy) personelu zatrudnionego

wyłącznie do realizacji projektu,

wynagrodzenia (wraz z pozapłacowymi kosztami pracy) personelu zatrudnionego w

projekcie na część etatu, proporcjonalnie do zaangażowania w projekcie);

d) inne niż wynagrodzenia koszty związane z zatrudnionym personelem obejmujące:

delegacje osób zaangażowanych w projekcie,

inne koszty osobowe, z zastrzeżeniem wydatków niekwalifikowalnych, o których

mowa w podrozdziale 4.2 Wytycznych programowych;

32

e) zakup usług zewnętrznych, obejmujących:

usługi księgowe, audytu (w przypadku gdy jest wymagany przez iIZ PO PC), usługi

prawne, które nie stanowią elementu stałej lub okresowej działalności beneficjenta,

ani nie są związane z jego bieżącymi wydatkami operacyjnymi,

zakup ogłoszeń prasowych (nie dotyczących promocji),

usługi drukarskie, usługi kopiowania dokumentów.

6) Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby:

a) ryczałtem,

b) na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków (tj. z pełnym udokumentowaniem

wydatków, z zachowaniem pozostałych zapisów Wytycznych horyzontalnych i

Wytycznych programowych, w tym zasady konkurencyjności).

7) Wybór jednego z ww. sposobów rozliczania kosztów pośrednich następuje na etapie

złożenia wniosku o dofinansowanie, przy czym od momentu zawarcia

umowy/porozumienia o dofinansowanie nie ma możliwości zmiany sposobu rozliczania

wydatków.

8) W niektórych przypadkach możliwa jest sytuacja, że koszty wymienione w pkt 2 nie będą

stanowić kosztów pośrednich, co zależy od charakteru działania. Koszty te mogą

wówczas należeć do innej kategorii wydatków przyjętej w umowie o dofinansowanie.

Lista zawarta w pkt 2 stanowi natomiast zamknięty katalog kosztów pośrednich.

9) Pod pojęciem „wynagrodzenia personelu zarządzającego” rozumiany jest koszt zarówno

wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy

czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownika jednostki, jak i zespołu

realizującego projekt. Przez pojęcie „personel wsparcia projektu” należy rozumieć osoby

zaangażowane w obsługę techniczną projektu, w tym obsługę kadrową, administracyjną,

sekretariat i kancelarię, księgowość i inne działania niezwiązane z merytoryczną

realizacją projektu.

10) W ramach kosztów pośrednich nie są wykazywane żadne wydatki objęte cross-

financingiem w projekcie.

11) Koszty pośrednie rozliczone ryczałtem są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma

obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na

potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki pośrednie, w

związku z tym dokumenty te nie podlegają kontroli na miejscu. Kontroli podlega

metodologia, zgodnie z którą wyliczono wartość kosztów pośrednich. Beneficjent oblicza

wysokość kosztów pośrednich mnożąc zatwierdzone kwalifikowalne bezpośrednie koszty

projektu przez przyjętą stałą stawkę ryczałtową kosztów pośrednich. Stała stawka

ryczałtowa rozumiana jest jako stosunek całkowitych kwalifikowalnych kosztów

33

pośrednich do całkowitych kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich w projekcie. Co do

zasady, im wyższa wartość projektu tym niższy powinien być udział kosztów pośrednich

w kosztach bezpośrednich.

12) W przypadku wystąpienia oszczędności w projekcie, wydatków niekwalifikowanych lub

korekty finansowej - pomniejszających wartość wydatków kwalifikowanych, należy

ponownie przeliczyć limit na koszty pośrednie. W uzasadnionych przypadkach, IZ PO

PC, może wyrazić zgodę na określenie stałego, wyrażonego kwotowo limitu,

niezależnego od ostatecznej wartości wydatków kwalifikowanych w projekcie.

4.12 Koszty związane z angażowaniem personelu projektu

1) Koszty związane z wynagrodzeniem personelu mogą być kwalifikowalne w ramach

projektu, o ile wynika to z jego specyfiki, na warunkach określonych w Wytycznych

horyzontalnych (rozdział 6.16 – Koszty związane z angażowaniem personelu) oraz w

niniejszych Wytycznych programowych.

2) Koszty personelu mogą być zaliczane zarówno do kosztów bezpośrednich (w tym m.in.

koszty personelu wykonującego zadania związane z realizacją celu projektu oraz koszty

wynagrodzeń osób zarządzających projektem) jak kosztów pośrednich (m. in

wynagrodzeń zaliczających się do kosztów zarządu, w tym w szczególności kierownika

jednostki - jeśli nie jest jednocześnie kierownikiem projektu, wynagrodzeń obsługi

księgowej, kadrowej, administracyjnej na potrzeby funkcjonowania jednostki).

Szczegółowe zasady dotyczące rozliczania kosztów pośrednich znajdują się w

podrozdziale 4.11 Koszty pośrednie niniejszych Wytycznych programowych i

podrozdziale 6.15 Koszty pośrednie Wytycznych horyzontalnych.

4.13 Rozliczanie efektów projektu

1) IP PO PC zobowiązuje w umowie/porozumieniu o dofinansowanie beneficjenta do

osiągania i/lub zachowania wskaźników produktu lub rezultatu zgodnie z zatwierdzonym

wnioskiem o dofinansowanie.

2) Nieosiągnięcie lub niezachowanie wskaźników, o których mowa w pkt. 1, może

oznaczać nieprawidłowość oraz skutkować nałożeniem korekty finansowej. IP PO PC

określa w umowie/porozumieniu o dofinansowanie sposób weryfikacji i metodę

zatwierdzania stopnia osiągnięcia wskaźników w ramach PO PC, z uwzględnieniem

podrozdziału 8.9 Wytycznych horyzontalnych (Reguła proporcjonalności).

3) Warunki monitorowania wskaźników, o których mowa w pkt. 1, określa IZ PO PC na

podstawie Wytycznych horyzontalnych Ministra infrastruktury i Rozwoju w zakresie

34

sprawozdawczości oraz Wytycznych horyzontalnych Ministra infrastruktury i Rozwoju w

zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych.

4.14 Zmiany projektów

1) Zmiany dotyczące realizacji projektu wymagają zgłoszenia do IP PO PC przed ich

wprowadzeniem.

2) Zmiana projektu będzie mogła być dokonana tylko za zgodą instytucji będącej stroną

umowy/porozumienia z beneficjentem, w formie aneksu do umowy/porozumienia o

dofinansowanie, z zastrzeżeniem pkt 5.

3) Zwiększenie kosztów kwalifikowalnych lub dofinasowania projektu jest możliwe tylko za

zgodą IP PO PC, jeżeli taką możliwość przewiduje umowa/porozumienie o

dofinansowanie projektu. W takim przypadku wydatki związane z nowym lub

rozszerzonym zakresem projektu ponoszone przez beneficjenta przed podpisaniem

aneksu do umowy/porozumienia o dofinansowanie będą mogły być uznane za

kwalifikowalne dopiero po jego podpisaniu. Oznacza to, iż do czasu podpisania aneksu

do umowy/porozumienia o dofinansowanie, który będzie obejmował nowy lub

rozszerzony zakres projektu, beneficjent będzie ponosił wydatki na własne ryzyko a

wydatki poniesione przez beneficjenta w związku z realizacją nowego bądź

rozszerzonego zakresu projektu nie będą mogły być opłacone ze środków otrzymanych

w ramach zaliczki, ani umieszczone we wniosku beneficjenta o płatność. Wydatki te

będą mogły być uwzględnione we wniosku beneficjenta o płatność dopiero po

podpisaniu stosownego aneksu do umowy/porozumienia o dofinansowanie.

4) W przypadku, gdy instytucja będąca stroną umowy/porozumienia o dofinansowanie z

beneficjentem nie zgodzi się na podpisanie aneksu w zakresie proponowanym przez

beneficjenta, beneficjent będzie musiał pokryć wydatki związane z nowym lub

rozszerzonym zakresem projektu z własnych środków.

5) Szczegółowe warunki dotyczące zakresu zmian wymagających zmiany

umowy/porozumienia o dofinansowanie bądź Decyzji KE13 są określone w

umowy/porozumienia o dofinansowanie.

13 Dotyczy projektów dużych w rozumieniu art. 100 rozporządzenia ogólnego

35

4.15 Duży projekt – zasady identyfikacji

1) Zgodnie z art. 100, Rozdział II rozporządzenia ogólnego, w ramach POPC, możliwe jest

dofinasowanie projektów obejmujących szereg robót, działań lub usług służącej

wykonaniu niepodzielnego zadania o sprecyzowanym charakterze gospodarczym lub

technicznym, która posiada jasno określone cele i której całkowite koszty kwalifikowalne

przekraczają kwotę 50 000 000 EUR (tzw. dużych projektów)14.

2) Klasyfikacja danego projektu do grupy projektów dużych albo „małych” (określana

mianem identyfikacji dużego projektu) dotyczy każdego projektu, który ubiega się o

wsparcie finansowe w ramach POPC. Następuje ona w momencie złożenia przez

wnioskodawcę do IP PO PC wniosku o dofinansowanie w ramach POPC. W tym celu

bada się czy wydatki kwalifikowalne danego projektu wyrażone w EUR przekraczają

próg dużego projektu, określony przepisami art. 100, Rozdział II rozporządzenia

ogólnego.

3) Aby dokonać konwersji walutowej należy posłużyć się średnią arytmetyczną

miesięcznych kursów obrachunkowych stosowanych przez KE (tj. kursu Europejskiego

Banku Centralnego z przedostatniego dnia roboczego poprzedzającego dany miesiąc) z

sześciu kolejno następujących po sobie miesięcy bezpośrednio poprzedzających

miesiąc złożenia wniosku o dofinansowanie (kursy te publikowane są w mediach

elektronicznych pod adresem:

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm)15

4) Określony w ten sposób kurs wymiany zostaje dla danego projektu „zamrożony” (tj. jest

stały do zakończenia realizacji i ostatecznego rozliczenia projektu w ramach POPC) i

jest wykorzystywany w następujących trzech obszarach:

a) identyfikacji dużego projektu, tj. określeniu, czy dany projekt ma status projektu

dużego, czy „małego”;

b) wypełnieniu formularza wniosku o potwierdzenie wkładu finansowego do dużego

projektu w celu przekazania do oceny dokonywanej przez KE;

c) przeliczeniu wartości finansowych zawartych w decyzji KE potwierdzającej przyznanie

dofinansowania w ramach PO PC dla dużego projektu na potrzeby

umowy/porozumienia o dofinansowanie.

14 W przypadku dużych projektów, zastosowanie mają przepisy Rozdziału II, art. 100-103 rozporządzenia ogólnego15 Informacji należy szukać na stronach KE, zgodnie ze ścieżką: Obszary działalności Gospodarka, finanse i podatki Budżet UE InforEuro Access by list of countries lub Access by list of currencies PL/PLN. Wskazany adres strony może ulec zmianie.

36

5) Konsekwencją ewentualnej późniejszej zmiany wartości kosztów kwalifikowalnych

projektu wyrażonej w EUR w stosunku do wartości deklarowanej w momencie składania

wniosku o dofinansowanie może być zmiana statusu projektu, tj.:

a) wzrost kosztów kwalifikowalnych powyżej progu dużego projektu (dotyczy projektów,

które w momencie składania wniosku o dofinansowanie zostały zaklasyfikowane do

grupy projektów „małych”) – następuje zmiana statusu projektu z projektu „małego”

na projekt „duży”;

b) spadek kosztów kwalifikowalnych poniżej progu dużego projektu (dotyczy projektów,

które w momencie składania wniosku o dofinansowanie zostały zaklasyfikowane do

grupy projektów „dużych”) – nie następuje zmiana statusu projektu.

6) Z powyższego wynika, że ewentualna zmiana statusu projektu ma charakter wyłącznie

jednokierunkowy. Zatem, nabyty status dużego projektu nie podlega zmianom (nawet

wówczas, gdy na późniejszym etapie wyrażona w EUR wartość kosztów

kwalifikowalnych, przy wykorzystaniu wspomnianego powyżej kursu, spadła poniżej

progu dużego projektu). Natomiast projekt zidentyfikowany w momencie składania

wniosku o dofinansowanie jako „mały” może stać się dużym projektem w każdym

późniejszym momencie, aż do ostatecznego rozliczenia projektu w ramach POPC.

7) Wyróżniamy zatem dwa rodzaje identyfikacji dużego projektu:

a) pierwotna identyfikacja dużego projektu – dotyczy każdego projektu, który ubiega

się o wsparcie finansowe w ramach PO PC i jest dokonywana w momencie

składania wniosku o dofinansowanie. Na etapie pierwotnej identyfikacji dużego

projektu następuje przypisanie każdemu projektowi indywidualnego i stałego kursu

wymiany PLN/EUR;

b) wtórna identyfikacja dużego projektu – może dotyczyć projektu, który w momencie

składania wniosku o dofinansowanie został zaklasyfikowany do grupy projektów

„małych” (ze względu na niespełnienie kryterium ilościowego dotyczącego

minimalnego progu kosztów kwalifikowalnych), jednak w wyniku wzrostu kosztów

kwalifikowalnych wyrażonych w PLN (w stosunku do wartości podanej we wniosku o

dofinansowanie oraz przy zastosowaniu kursu ustalonego na etapie pierwotnej

identyfikacji dużego projektu) nastąpiło przekroczenie progu dużego projektu.

Wtórna identyfikacja dużego projektu może nastąpić w każdym momencie

następującym po dacie złożenia wniosku o dofinansowanie.

37

4.16 Podmiot dokonujący wydatków kwalifikowalnych

1) Podmiotem dokonującym wydatków kwalifikowalnych jest beneficjent, określony w

rozdziale 2 pkt 1 Wytycznych programowych.

2) Za kwalifikowalne można uznać tylko takie wydatki, które zostały poniesione przez

podmioty wskazane w umowie/porozumieniu o dofinansowanie („podmiot upoważniony”),

z zastrzeżeniem pkt 15.

3) Zgodnie z art. 63 ust. 1 rozporządzenia ogólnego, w odniesieniu do operacji PPP

i w drodze odstępstwa od art. 2 pkt 10 beneficjentem może być podmiot prawa

publicznego inicjujący daną operację, albo podmiot regulowany prawem prywatnym

danego państwa członkowskiego („partner prywatny”), który został lub ma zostać

wybrany do realizacji danej operacji.

4) Jak stanowi art. 63 ust. 3 rozporządzenia ogólnego, partner prywatny wybrany do

realizacji operacji może zostać zastąpiony jako beneficjent podczas realizacji, jeżeli jest

to wymagane zgodnie z warunkami umowy PPP lub umowy dofinansowania między

partnerem prywatnym a instytucją finansową współfinansującą daną operację. W takim

przypadku nowy partner prywatny lub podmiot prawa publicznego zostaje beneficjentem,

pod warunkiem, że IP PO PC ma pewność, że nowy partner spełnia i podejmuje

wszystkie stosowne obowiązki beneficjenta zgodnie z rozporządzeniem ogólnym.

5) Zapisy art. 33 ust. 1-2 ustawy wdrożeniowej, wskazują, iż w celu wspólnej realizacji

projektu, w zakresie określonym przez IZ PO PC, może zostać utworzone partnerstwo,

przez podmioty wnoszące do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub

finansowe, realizujące wspólnie projekt, zwany dalej „projektem partnerskim”, na

warunkach określonych w porozumieniu albo umowie o partnerstwie. Podmiot, o którym

mowa w art. 3 ust. 1 Pzp, dokonuje wyboru partnerów spoza sektora finansów

publicznych z zachowaniem zasady przejrzystości i równego traktowania podmiotów,

stosując się do zasad wymienionych enumeratywnie w ust. 2 ww. artykułu 33. Artykuł 35

ust. 5 określa niezbędne elementy, jakie powinno zawierać porozumienie oraz umowa o

partnerstwie.

6) W uzasadnionych przypadkach, za zgodą IP PO PC udzielającej dofinansowania dla

projektu (dokonaną po analizie trwałości projektu oraz efektywności realizacji projektu wg

struktury zaproponowanej przez beneficjenta), potwierdzoną poprzez wydanie

dokumentu informującego o wyborze projektu do dofinansowania, beneficjent może

wskazać inny podmiot (tzw. podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków), który

również będzie mógł ponosić wydatki kwalifikowalne. Nie jest konieczne, aby dokument

informujący o wyborze projektu do dofinansowania zawierał wyraźne odniesienie do

38

podmiotu upoważnionego. Wystarczające jest, aby przedmiotowy dokument informował o

wyborze projektu do dofinansowania w kształcie określonym w złożonym przez

beneficjenta wniosku o dofinansowanie.

7) Beneficjent ubiegający się o zgodę na wskazanie podmiotu upoważnionego, dołącza do

wniosku o dofinansowanie porozumienie lub umowę zawartą pomiędzy beneficjentem a

danym podmiotem upoważnionym, w którym beneficjent upoważnia dany podmiot do

ponoszenia wydatków kwalifikowalnych w ramach danego projektu. Dokument ten

powinien być dołączony do wniosku o dofinansowanie w formie kopii poświadczonej

przez beneficjenta za zgodność z oryginałem. W każdym przypadku podmiot

upoważniony powinien być wyraźnie wskazany w umowie/porozumieniu o

dofinansowanie.

8) Podpisanie porozumienia lub umowy pomiędzy beneficjentem a podmiotem

upoważnionym stanowi niezbędny warunek uznania za kwalifikowalne wydatków

poniesionych przez podmiot upoważniony.

9) Porozumienie lub umowa zawarta pomiędzy beneficjentem a podmiotem upoważnionym

powinna określać w szczególności wzajemne prawa i obowiązki stron gwarantujące

wypełnienie przez beneficjenta zobowiązań wynikających z umowy/porozumienia o

dofinansowanie, w tym przede wszystkim zachowanie trwałości projektu przez wskazany

w niej okres.

10) Podpisanie porozumienia lub umowy pomiędzy beneficjentem a podmiotem

upoważnionym musi nastąpić z poszanowaniem obowiązujących przepisów, w tym w

szczególności przepisów dotyczących zamówień publicznych oraz przepisów

dotyczących pomocy publicznej.

11) Do podmiotu upoważnionego stosuje się odpowiednio te postanowienia Wytycznych

horyzontalnych i Wytycznych programowych, które odnoszą się również do beneficjenta.

Oznacza to w szczególności, iż dopuszczalna jest sytuacja, w której podmiot

upoważniony przez beneficjenta do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych jest

właścicielem części majątku wytworzonego w związku z realizacją projektu.

12) Niezależnie od tego, czy beneficjent upoważni inny podmiot do ponoszenia wydatków

kwalifikowalnych, beneficjent:

a) zawsze pozostaje odpowiedzialny za prawidłowość rzeczowej i finansowej realizacji

tego projektu i odpowiada przed instytucją, z którą podpisał umowę/porozumienie o

dofinansowanie, za prawidłowość całości wydatków kwalifikowalnych, które są

ponoszone w ramach projektu,

39

b) zawsze pozostaje odpowiedzialny za zapewnienie trwałości projektu, zgodnie

z art. 71 rozporządzenia ogólnego,

c) zawsze pozostaje jedynym podmiotem właściwym do kontaktów z instytucjami w

systemie realizacji PO PC, przedstawiania wniosków o płatność oraz otrzymywania

dofinansowania ze środków przeznaczonych na realizację PO PC.

13) W przypadku, gdy beneficjent upoważnia inny podmiot do ponoszenia wydatków

kwalifikowalnych, wniosek o dofinansowanie zawiera dodatkowo opis struktury własności

majątku wytworzonego w związku z realizacją projektu, strukturę przepływów

finansowych związanych z realizacją projektu oraz sposób zapewnienia trwałości

projektu.

14) W przypadku, gdy beneficjent wskazuje więcej niż jeden podmiot upoważniony, warunki

opisane w niniejszym podrozdziale stosuje się odpowiednio w odniesieniu do każdego

podmiotu.

15) W sytuacji, w której podmiot inny niż beneficjent poniósł część wydatków (które

beneficjent planuje zadeklarować jako kwalifikowalne) związanych z przygotowaniem

bądź realizacją projektu przed podpisaniem umowy/porozumienia o dofinansowanie,

a jednocześnie beneficjent nie wskazuje tego podmiotu jako podmiotu upoważnionego do

ponoszenia wydatków w przyszłości, wydatki poniesione przez ten podmiot mogą być

uznane za kwalifikowalne pod warunkiem, że dołączono do wniosku o dofinansowanie

oświadczenia, w którym potwierdza się, że wydatki poniesione przez ten podmiot zostały

poniesione zgodnie z warunkami kwalifikowania wydatków i przyjmuje na siebie

odpowiedzialność również za prawidłowość poniesienia wydatków przez ten podmiot. W

takim przypadku należy we wniosku o dofinansowanie dodatkowo opisać strukturę

własności majątku wytworzonego w związku z realizacją projektu oraz sposób

zapewnienia trwałości projektu oraz stosować odpowiednio postanowienia niniejszego

podrozdziału (w szczególności dotyczące konieczności zawierania umów lub porozumień

o partnerstwie). Sytuacja opisana w niniejszym punkcie jest szczególną sytuacją

wskazania podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych.

16) Po podpisaniu umowy/porozumienia o dofinansowanie, zmiana podmiotu

upoważnionego, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach również ustanowienie

podmiotu upoważnionego, może być dokonane na uzasadniony wniosek beneficjenta, za

zgodą IP PO PC, w formie aneksu do umowy/porozumienia o dofinansowanie.

17) Do wszystkich wydatków kwalifikowalnych, mają zastosowanie te same wymogi

dotyczące ich ponoszenia, dokumentowania, sporządzania wniosków o płatność, itp., bez

40

względu na to, czy wydatek został poniesiony przez beneficjenta, partnera czy przez

podmiot upoważniony.

4.17 Podmiot na rzecz którego ponoszone są wydatki kwalifikowalne

1) Co do zasady, wydatki kwalifikowalne ponoszone są na rzecz podmiotu (wykonawcy)

będącego stroną umowy lub wskazanego w umowie o wykonanie dostaw, usług lub robót

budowalnych zawartej z beneficjentem (zamawiającym).

2) Na podstawie umowy, o której mowa w pkt 1 beneficjent (zamawiający) dokonuje

płatności na rzecz wykonawcy.

3) Mając na uwadze postanowienia pkt 2, wykonawca może również, w zależności od

szczegółowych postanowień umowy z beneficjentem (zamawiającym), np. za jego zgodą,

dokonać cesji płatności na rzecz podwykonawców. W takim przypadku, wydatki

poniesione przez zamawiającego, na podstawie faktury wystawionej przez wykonawcę,

na rachunek bankowy Cesjonariusza (podwykonawcy), będą uznane za kwalifikowalne

(jeśli zostaną poniesione zgodnie z pozostałymi warunkami dotyczącymi kwalifikowania

wydatków obowiązującymi w POPC), mimo iż nie zostały poniesione na rachunek

bankowy wykonawcy.

4) W przypadku, gdy beneficjent dokonuje płatności bezpośrednio na rzecz podwykonawcy,

wydatki dokonane w tym trybie mogą być uznane za kwalifikowalne, jeżeli zostały

dokonane z zachowaniem pozostałych obowiązujących zasad i zgodnie z pozostałymi

warunkami dotyczącymi kwalifikowalności wydatków oraz jeśli beneficjent nie dokonał

dwukrotnej płatności za ten sam zakres wykonanych usług lub dostaw.

5) W przypadku zajęcia płatności na rzecz wykonawcy przez komornika wydatek

poniesiony na rachunek bankowy wskazany przez komornika może być kwalifikowalny,

jeżeli został poniesiony zgodnie z pozostałymi warunkami dotyczącymi kwalifikowania

wydatków.

4.18 Projekty grantowe

1) W ramach PO PC mogą być realizowane projekty grantowe.

2) Zasady realizacji projektów grantowych określają: ustawa wdrożeniowa, Wytyczne

horyzontalne – podrozdział 6.20 Projekty grantowe, niniejsze wytyczne oraz

umowa/porozumienie o dofinansowanie projektu.

41

3) Wydatki ponoszone przez grantobiorców spełniają warunki określone w podrozdziale

6.20 Projekty grantowe Wytycznych horyzontalnych.

4) Wydatki ponoszone przez grantobiorców spełniają pozostałe warunki kwalifikowalności

określone w Wytycznych horyzontalnych i w Wytycznych programowych, o ile umowa o

powierzenie grantu tak stanowi.

42

5. Rozdział - Oś priorytetowa II. E-administracja i otwarty rząd - szczegółowe zasady kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR

1) Wydatki kwalifikowalne w niniejszym rozdziale zostały zaprezentowane w podziale na

kategorie i podkategorie.

2) Budżet projektu ujęty we wniosku o dofinansowanie projektu przedstawia wydatki

kwalifikowalne w podziale na kategorie i podkategorie, opisane w tabeli nr 1.

3) Umowa/porozumienie o dofinansowanie reguluje sposób postępowania w przypadku

konieczności dokonania przesunięć wydatków pomiędzy kategoriami lub podkategoriami

wydatków, wskazując sytuacje wymagające aneksowania umowy/porozumienia o

dofinansowanie. Przesunięcia między kategoriami/podkategoriami nie wymagają

akceptacji IP PO PC, o ile przesunięcia te nie przekraczają 10% pierwotnej wartości

wydatków w kategorii/podkategorii z której następuje przesunięcie. Wymagane jest

wcześniejsze poinformowanie IP PO PC o planowanych zmianach oraz wprowadzenia

stosowanych informacji do systemu informatycznego monitorowania programu16.

4) Przesunięcia wydatków pomiędzy kategoriami/podkategoriami powyżej 10% pierwotnej

wartości wydatków w danej kategorii/podkategorii wymagają akceptacji IP POPC.

Tabela 1. Klasyfikacja wydatków w osi II PO PC według kategorii i podkategorii

Kategoria Podkategoria

Zakup środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych

Oprogramowanie

Sprzęt informatyczny

Usługi zewnętrzne

Przygotowanie projektu

Usługi informatyczne

Usługi wspomagające realizację projektu

Wynagrodzenia pracowników wykonujących wyłącznie czynności

związane z realizacją danego projektu

Zakup nieruchomości

Roboty budowlane

Szkolenia

16SL 2014 lub inny system informatyczny wykorzystywany do monitorowania PO PC, wskazany w umowie/porozumieniu o dofinansowanie projektu, np. Lokalny System Informatyczny PO PC.

43

Informacja i Promocja

Koszty pośrednie (wynagrodzenia pracowników wykonujących nie tylko

czynności związane z realizacją danego projektu)

Wkład niepieniężny

Zakup materiałów i innych środków nie stanowiących środków trwałych

Inne koszty bezpośrednie, których nie można zaklasyfikować do żadnej z

powyższych kategorii

5.1 Wydatki kwalifikowalne

5.1.1 Wykaz wydatków kwalifikowalnych ponoszonych na rzecz projektów

realizowanych w ramach II osi priorytetowej

1) Za kwalifikowalne uznaje się następujące wydatki w ramach poniższych kategorii i

podkategorii:

a) Zakup środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych

i) Oprogramowanie

wydatki na pokrycie kosztów stworzenia i zakupu oprogramowania, wydatki na

wdrożenie oprogramowania,

wydatki na rozbudowę i aktualizację istniejącego oprogramowania,

wydatki na pokrycie kosztów prac instalacyjnych, konfiguracyjnych i

optymalizacyjnych,

wydatki na opiekę serwisową posprzedażową (maintenance) oprogramowania,

wydatki na pokrycie kosztów stworzenia i utrzymania domen (platform) i portali,

wydatki na pokrycie kosztów przygotowania zawartości portali, w tym wydatki na

rozbudowę portali,

wydatki na budowę lub rozbudowę w istniejących ośrodkach przetwarzania

danych zabezpieczeń logicznych (firewall, systemy IDS, IPS),

44

wydatki na zakup narzędzi warstwy programowej niezbędnych dla zapewnienia

bezpieczeństwa przesyłanych informacji, identyfikacji osób (np. elektronicznego

poświadczania tożsamości), współpracy z urzędami i firmami.

Przy zakupie, modernizacji, aktualizacji bądź stworzeniu oprogramowania, o którym

mowa w lit. a) i w ramach projektu PO PC kwalifikowalne są koszty zakupu,

rozszerzenia i aktualizacji licencji lub przejęcia autorskich praw majątkowych

ii) Sprzęt informatyczny

wydatki na zakup i dostawę sprzętu informatycznego,

wydatki na modernizację sprzętu informatycznego pod warunkiem, że sprzęt ten

nie został zakupiony przy współfinansowaniu ze środków funduszy unijnych,

utrzymanie sprzętu w okresie realizacji projektu,

wydatki na opiekę serwisową posprzedażową (maintenance) sprzętu

informatycznego (konserwacja),

wydatki na leasing sprzętu informatycznego,

wydatki na najem sprzętu informatycznego i innego, w tym wydatki na obsługę i

serwis wynajmowanego sprzętu.

wydatki na zakup narzędzi warstwy sprzętowej niezbędnych dla zapewnienia

bezpieczeństwa przesyłanych informacji, identyfikacji osób (np. elektronicznego

poświadczania tożsamości), współpracy z urzędami i firmami.

b) Usługi zewnętrzne

i) przygotowanie projektu

dokumentacja techniczna, finansowa o ile jej opracowanie jest niezbędne do

przygotowania lub realizacji projektu, z wyjątkiem wypełnienia formularza wniosku

o dofinansowanie.

studium wykonalności,

dokumentacja przetargowa,

uzyskanie niezbędnych decyzji administracyjnych na etapie przygotowania

projektu czy wniosku o dofinansowanie,

obsługa instrumentów zabezpieczających realizację umowy o dofinansowanie,

określona w umowie o dofinansowanie,

ocena oddziaływania na środowisko,

45

mapy lub szkice sytuujące projekt.

Powyższe usługi związane z przygotowania projektu mogą być zlecane do

wykonania firmom zewnętrznym bądź realizowane przez personel projektu. W tym

ostatnim wypadku poniesione koszty kwalifikują się do kategorii wydatków

zapisanej w lit. e) Koszty związane z angażowaniem personelu lub h) koszty

pośrednie.

ii) usługi informatyczne

wydatki na pokrycie kosztów usług: zapewnienia dostępu do sieci Internet,

hostingu, kolokacji i innych,

zakup usług przetwarzania w chmurze obliczeniowej typu IaaS, SaaS, PaaS,

digitalizacja rejestrów i poprawa jakości danych, w tym czyszczenie danych oraz

digitalizacja danych istniejących w wersji papierowej,

iii)usługi wspomagające realizację projektu

usługi doradcze w trakcie realizacji projektu, w tym zapewnienie wsparcia

technicznego,

ekspertyzy prawne, badania i analizy techniczne, finansowe, ekonomiczne oraz w

zakresie wdrażania krajowych i międzynarodowych standardów,

usługi zarządcze,

tłumaczenia

usługi księgowe,

usługi audytu zewnętrznego ,

zakup ogłoszeń prasowych (nie dotyczących promocji),

usługi drukarskie i usługi kopiowania dokumentów,

c) Zakup nieruchomości

i) zakup nieruchomości zabudowanej,

ii) zakup nieruchomości niezabudowanej,

iii)wydatki na opłaty niezbędne do zakupu nieruchomości jeżeli są niezbędne do

realizacji projektu (np. opłaty notarialne).

Powyższe wydatki nie mogą przekraczać 10% całkowitych wydatków

kwalifikowalnych projektu.

46

d) Roboty budowlane

i) koszty robót budowlanych mających na celu budowę obiektów lub adaptację

pomieszczeń na potrzeby funkcjonowania systemów teleinformatycznych

wspieranych w ramach projektu (wraz z kosztami związanymi z wykonaniem

odpowiedniej dokumentacji projektowej i technicznej, pracami instalacyjnymi,

niezbędnymi materiałami i wyposażeniem oraz kosztami nadzoru technicznego),

ii) koszty dostosowania terenów i obiektów w ramach realizowanego projektu,

obejmujące koszt zagospodarowania terenu, koszt budowy, przebudowy i

modernizacji przyłączy, niezbędnej infrastruktury technicznej, obejmującej

infrastrukturę wodną, kanalizacyjną, energetyczną, gazową, telekomunikacyjną,

sieci specjalistyczne.

iii)wydatki na budowę lub rozbudowę w istniejących ośrodkach przetwarzania danych

systemów zabezpieczeń fizycznych (kontrola dostępu, klimatyzacja, systemy

przeciwpożarowe).

e) Koszty związane z angażowaniem personelu

i) koszty związane z wynagrodzeniem osób bezpośrednio realizujących projekt pod

warunkiem, że ich zakresy czynności są przypisane wyłącznie do projektu,

f) Szkolenia

i) szkolenia, seminaria i warsztaty dla pracowników administracji korzystających z

produktów projektu, w tym e-learning,

ii) szkolenia dla osób zaangażowanych we wdrażanie projektu.

g) Informacja i promocja

Wydatki na informację i promocję nie mogą przekraczać 3% kosztów

kwalifikowalnych projektu.

h) Koszty pośrednie

W ramach osi II wydatkami kwalifikowalnymi w ramach kosztów pośrednich mogą być

jedynie koszty związane z zaangażowaniem pracowników, których zakresy czynności

nie są przypisane wyłącznie do projektu. Do powyższych wydatków może zaliczać się:

i) koszt wynagrodzenia personelu zarządzającego jednostki,

ii) koszt wynagrodzenia koordynatora projektu i asystenta,

iii) koszt wynagrodzenia innych osób zaliczających się do personelu wsparcia, czyli

osób zaangażowanych w obsługę techniczną projektu, w tym obsługę kadrową,

47

administracyjną, sekretariat i kancelarię, księgowość i realizujące także inne

działania niezwiązane z merytorycznym wdrażaniem projektu.

i) Wkład niepieniężny

Wkład niepieniężny wniesiony do projektu przez beneficjenta w postaci gruntów,

urządzeń, materiałów lub surowców nabytych przed rozpoczęciem realizacji projektu i

wniesionych do projektu, oraz nieodpłatnej pracy wolontariuszy.

j) Rezerwa na nieprzewidziane wydatki

Możliwe jest uwzględnienie w budżecie projektu rezerwy na nieprzewidziane wydatki

w części inwestycyjnej projektu, pod warunkiem, że wartość tej rezerwy nie

przekracza 10% całkowitych nakładów inwestycyjnych bez tej rezerwy, a do

proponowanego projektu załączona jest szczegółowa analiza ryzyka, uzasadniająca

utworzenie rezerwy. Rezerwa ta może być wykorzystana na działania wynikające z

powyższej analizy ryzyka, a w szczególności na:

i) przekroczenia planowanych wartości przetargów,

ii) ewentualny wzrost stawki VAT.

Każdy wydatek poniesiony w ramach rezerwy musi być przyporządkowany do jednej z

kategorii wymienionych w tabeli nr 1 zamieszczonej w rozdziale 5.

k) Amortyzacja

Koszty amortyzacji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz

nieruchomości zabudowanych, z zachowaniem zasad ogólnych dotyczących

amortyzacji danych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, bądź

nieruchomości zabudowanych, w zakresie niezbędnym i w czasie, w jakim są one

wykorzystywane do realizacji projektu.

5.2 Cross-financing

1) Za kwalifikowalne uznaje się, zgodnie z zasadą cross-financingu, następujące wydatki

ponoszone na szkolenia:

a) wynajem sali wraz z niezbędnym do przeprowadzenia szkolenia sprzętem

multimedialnym,

b) catering,

c) dojazd uczestników i trenera,

d) wynagrodzenie trenera,

48

e) koszty zakupu podręczników i certyfikatów oraz wydruku materiałów,

2) Limit wydatków ponoszonych w ramach cross-financingu dla poszczególnych działań osi

określony jest w SZOP.

5.3 Wykaz wydatków niekwalifikowalnych w ramach II osi priorytetowej

1) W przypadku działań 2.1 PO PC, za niekwalifikowalne uznaje się premie i nagrody

wypłacone w związku z zaangażowaniem personelu projektu do zadań realizowanych po

upływie 36 miesięcy rzeczowej realizacji projektu – niezależnie od zgody IP PO PC na

przedłużenie okresu realizacji projektu.

2) W przypadku działań 2.1, niekwalifikowalne są również materiały i inne środki nie

stanowiące środków trwałych.

5.4 Warunki oraz okres kwalifikowania wydatków w projektach podlegających zasadom pomocy publicznej w działaniu 2.1.

1) Co do zasady, związku z charakterem wsparcia: katalogiem potencjalnych beneficjentów

i przewidywanym przedmiotem projektów, na które będą otrzymywać oni dofinasowanie

– wsparcie w części interwencji działania 2.1. najprawdopodobniej nie będzie stanowiło

pomocy publicznej.

2) Przesłanką, która będzie miała, co do zasady, rozstrzygające znaczenie w ocenie, czy

dane wsparcie udzielane w ramach działania 2.1. będzie podlegało reżimowi pomocy

publicznej jest okoliczność, czy dany podmiot (wnioskodawca) będzie prowadził

działalność gospodarczą z wykorzystaniem przekazanych mu w ramach dotacji środków

finansowych17.

3) Pojęcie działalności gospodarczej na użytek badania występowania zjawiska pomocy

publicznej w ramach przekazywanego wsparcia zostało ukształtowane w unijnym prawie

konkurencji w drodze wykładni sądów unijnych i oznacza: oferowanie na rynku towarów

lub usług, przy czym działalność ta nie musi mieć charakteru zarobkowego.

Przedsiębiorstwem w prawie unijnym jest zatem podmiot, który prowadzi działalność

gospodarczą w ww. rozumieniu, bez względu na swój status prawny oraz sposób, w jaki

taka działalność jest finansowana.

17 Aby dane wsparcie (czy generalnie - transfer środków) był pomocą publiczną, musi wypełniać przesłanki wskazane w art. 107 ust.1 TFUE – musi spełniać te przesłanki łącznie – zatem: pomocą publiczną jest przysporzenie: 1) dokonywane przez państwo lub z jego źródeł (przy wykorzystaniu jego zasobów), 2) stanowiące selektywną ekonomiczną korzyść, 3) zakłócające lub mogące zakłócić konkurencję, 4) oraz wpływające na warunki wymiany handlowej między państwami członkowskimi.

49

4) W przypadku wsparcia udzielanego w ramach działania 2.1:

a) w zakresie tzw. projektów dziedzinowych, których obszary merytoryczne nie są

ograniczone wyłącznie do jednostek administracji rządowej, jednostek im podległych

lub przez nie nadzorowanych czy wymiaru sprawiedliwości, ale mogą obejmować

różne podmioty zaangażowane w działalność w zakresie m.in.: rynku pracy,

ubezpieczeń i świadczeń zdrowotnych18: kluczowe znaczenie dla oceny

występowania pomocy publicznej ma stwierdzenie prowadzenia działalności

gospodarczej przez podmioty publiczne, które z racji szczególnego charakteru

prowadzonej działalności – część swojej działalności prowadzą w ramach

publicznych systemów usług, w ramach których działają, a część – mogą prowadzić

w systemie usług prywatnych/ komercyjnie, tj. w szczególności nie będzie stanowiło

pomocy publicznej wsparcie w obszarze:

i) ochrony zdrowia – jeżeli będzie odnosiło się wyłącznie do tej sfery działalności,

która jest integralnie związana z krajowym systemem opieki zdrowotnej oraz

funkcjonuje na zasadzie solidarności. Należy przyjąć, że do tej sfery należy

działalność w zakresie ochrony zdrowia, która wykonywana jest na podstawie

kontraktów z Narodowym Funduszem Zdrowia;

Poza ww. działalnością, działalność gospodarcza placówek zdrowotnych wynika z

tego, że oferują one swoje usługi za wynagrodzeniem uiszczanym bezpośrednio

przez pacjentów lub ich prywatnych ubezpieczycieli. Udzielanie wsparcia w związku

z tą sferą działalności będzie oznaczało, że udzielana jest pomoc publiczna.

ii) rynku pracy – jeżeli będzie skierowane do działalności podmiotów realizujących

funkcje państwa w zakresie przeciwdziałania bezrobociu (nie zaś działających na

rynku agencji poszukujących pracowników);

iii)ubezpieczeń i świadczeń społecznych – jeżeli będzie adresowane do podmiotów

działających w polskim systemie ubezpieczenia społecznego, który ze względu na

obligatoryjność, solidarnościowy i społeczny charakter, brak nastawienia na zysk

oraz nadzorowanie przez państwo, jest systemem niezwiązanym z prowadzeniem

działalności gospodarczej;

Natomiast system ubezpieczeniowy polegający na prowadzeniu działalności

gospodarczej odnosi się do działających na rynku ubezpieczycieli,

zaangażowanych w tzw. programy gospodarcze, w których: członkostwo nie jest

obowiązkowe, obowiązuje zasada kapitalizacji, działalność nastawiona jest na

18 Bez wątpienia nie będzie stanowiło pomocy publicznej wsparcie dla projektów realizowanych przez administrację publiczną na swoją rzec (analogicznie – w przypadku jednostek sądów i prokuratury).

50

zysk, ma miejsce pozyskanie dodatkowych świadczeń obok świadczeń

podstawowych. Wsparcie dla takiej działalności może być pomocą publiczną (o ile

spełnione są także pozostałe przesłanki art. 107 ust. 1 TFUE).

iv) nauki i szkolnictwa wyższego – jeżeli będzie dokonywane wyłącznie w sferze

kształcenia publicznego organizowanego w ramach krajowego systemu kształcenia

finansowanego i nadzorowanego przez państwo. Taka działalność bowiem nie jest

uznawana za prowadzenie działalności gospodarczej;

Jeżeli natomiast wsparcie miałoby dotyczyć podmiotów, które prowadzą działalność

naukową i dydaktyczną stanowiącą odpłatną usługę, będzie ono skierowane do

przedsiębiorstw, zatem prawdopodobnie będzie miało miejsce udzielanie pomocy

publicznej.

b) w przypadku partnerstw – należy zwrócić uwagę na istotną okoliczność, iż

beneficjentem pomocy publicznej nie może być partnerstwo, jako że stanowi ono

wyłącznie porozumienie w celu realizacji wspólnego przedsięwzięcia. Jeżeli wsparcie

udzielane miałoby być partnerstwu składającemu się z podmiotu nieprowadzącego

działalności gospodarczej oraz podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą,

który wykonuje na rzecz partnera konsorcjum określoną usługę, można założyć, że

przedsiębiorstwo nie byłoby beneficjentem pomocy, jeśli jego wynagrodzenie

zostałoby ustalone na rynkowym poziomie. Jeżeli jednak partnerstwo miałoby być

zbudowane w oparciu o podmioty będące przedsiębiorstwami i otrzymujące w

związku z tym wsparcie, należałoby ustalić, jaka korzyść przypadałaby na każdego z

członków partnerstwa. Można także przyjąć, że jeśli jeden z partnerów wykonuje w

ramach partnerstwa usługi dla pozostałych partnerów, korzyść dla niego będzie

wykluczona, jeśli jego wynagrodzenie będzie miało rynkowy charakter.

c) w przypadku wnioskodawców będących szpitalami oraz uczelniami wyższymi19, które

prowadzą mieszaną działalność, tj.: zarówno działalność w ramach krajowego

systemu opieki medycznej oraz szkolnictwa wyższego oraz działalność gospodarczą

(polegającą na komercyjnym wykonywaniu usług medycznych albo edukacyjnych),

przyjmuje się, że:

19 W przypadku wnioskodawców będących uczelniami wyższymi – oprócz przesłanki prowadzenia działalności gospodarczej należy szczególną uwagę zwrócić na spełnianie przez wsparcie ostatniej przesłanki z art. 107 ust. 1 TFUE – dotyczącej wpływu na warunki wymiany handlowej między państwami członkowskimi (patrz przypis 15). Badanie spełniania przesłanki/ wyłączenie jej spełnienia (a co za tym idzie – wyłączenie występowania pomocy publicznej) w ramach danego wsparcia powinno odbywać się z uwzględnieniem wszystkich indywidualnych okoliczności danej sprawy. Takie badanie powinno odbywać się każdorazowo indywidualnie dla danego projektu – nigdy a priori/ systemowo dla grup projektów o podobnych cechach w ww. obszarach inwestycyjnych. Na przestrzeni ostatnich lat KE wydała szereg decyzji, głównie w sektorze kultury, w których stwierdzono brak pomocy publicznej w związku z niespełnieniem przesłanki wpływu pomocy na warunki wymiany handlowej. Badanie ww. przesłanki było dokonywane przez KE na podstawie indywidualnych okoliczności towarzyszących badanym sprawom. Przy tym, KE nie wypracowała dotychczas jednolitego i spójnego podejścia, z którego wynikałoby, w jaki sposób państwa członkowskie mogłyby we własnym zakresie dokonywać oceny występowania pomocy w oparciu o jej wpływ na wymianę handlową.

51

i) jeżeli ww. podmioty nie mogą dokonać rozdziału prowadzonej działalności

gospodarczej i niegospodarczej - tak aby zapewnić, że wsparcie w zakresie

niegospodarczym nie będzie stanowiło selektywnej ekonomicznej korzyści, należy

potraktować całe udzielane wsparcie jako pomoc publiczną (lub pomoc de

minimis);

ii) jeżeli pomimo niemożliwości fizycznego rozdzielenia działalności komercyjnej i

niekomercyjnej ww. podmioty dokonują analitycznego rozdziału księgowego dwóch

sfer swojej działalności i na tej podstawie mogą określić, jaka część wsparcia

miałaby stanowić selektywną ekonomiczną korzyść, wsparcie dla nich powinno być

ograniczone w takim stosunku, jaki odpowiada prowadzonej działalności.

W sytuacji, gdy Wnioskodawca prowadzący dwojaką działalność spełni warunki

określone w dokumencie IZ PO PC: „Metodologia szacowania wysokości

dofinasowania w związku z prowadzeniem przez beneficjenta działania 2.1 PO PC

działalności gospodarczej w rozumieniu unijnym”20 – dotacja może być mu

przekazana jako wsparcie niestanowiące pomocy publicznej (lub pomocy de

minimis).

5) Wsparcie udzielane w działaniu 2.1 jako regionalna pomoc inwestycyjna musi spełniać

warunki wskazane w art. 14 rozporządzenia 651/ 2014, co oznacza w szczególności i w

praktyce, iż:

a) pomoc udzielana jest zgodnie z mapą pomocy regionalnej, o której mowa w

rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 30 czerwca 2014 r. w sprawie ustalenia mapy

pomocy regionalnej na lata 2014 – 2020 (Dz. U. z 1.07.2014 r., poz. 878), przy czym

IP POPC może – w ramach danego konkursu – podjąć decyzję o wyznaczeniu

intensywności na poziomie niższym niż maksymalna dopuszczalna intensywność

wskazana w ww. rozporządzeniu Rady Ministrów.

b) Pomoc udzielana jest wyłącznie na tzw. nowe inwestycje (tzw. inwestycje

początkowe), tj.: inwestycję w środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne

związane z:

i) utworzeniem nowego przedsiębiorstwa,

ii) rozbudową istniejącego przedsiębiorstwa,

iii)dywersyfikacją produkcji przedsiębiorstwa poprzez wprowadzenie nowych

dodatkowych produktów, lub

20 Przedmiotowy dokument stanowi załącznik do Regulaminu konkursu w ramach działania 2.1 POPC.

52

iv) zasadniczą zmianą dotyczącą procesu produkcyjnego w istniejącym

przedsiębiorstwie;

Nabycie środków trwałych bezpośrednio związanych z przedsiębiorstwem, które zostało

zamknięte lub zostałoby zamknięte, gdyby zakup nie nastąpił, przy czym środki

nabywane są przez inwestora niezależnego od zbywcy. Samo nabycie akcji lub udziałów

przedsiębiorstwa nie stanowi inwestycji początkowej. Nową inwestycją nie jest:

i) inwestycja prowadząca wyłącznie do odtworzenia zdolności produkcyjnych;

ii) nabycie udziałów lub akcji przedsiębiorstwa.

Uwzględniając powyższą definicję poprzez:

utworzenie nowego zakładu (przedsiębiorstwa) – należy rozumieć np. budowę

i uruchomienie nowego zakładu produkcyjnego lub usługowego przez

istniejącego przedsiębiorcę;

rozbudowę istniejącego zakładu – należy rozumieć zwiększenie zdolności

wytwórczych istniejącego zakładu (np. uruchomienie kolejnej linii

technologicznej);

dywersyfikację produkcji – należy rozumieć rozszerzenie oferty produktowej

polegające na wprowadzeniu nowego produktu lub nowej usługi obok

produktów dotychczas wytwarzanych lub usług świadczonych; nie jest

„dywersyfikacją” zastąpienie produktu wytwarzanego dotychczas produktem

zmodernizowanym albo podniesienie wyłącznie standardu usługi dotąd już

świadczonej.

c) Uwzględniając treść ww. punktu b – pomoc na nowe inwestycje może mieć również

postać: pomocy na nowe inwestycje na rzecz nowej działalności gospodarczej. tj.:

pomocy na utworzenie nowego przedsiębiorstwa lub dywersyfikacją działalności

przedsiębiorstwa lub nabycie środków trwałych związanych bezpośrednio z

przedsiębiorstwem, które zostało zamknięte lub zostałoby zamknięte, gdyby zakup

nie nastąpił, pod warunkiem, że działalność prowadzona w tym przedsiębiorstwie po

nabyciu będzie odmienna od działalności prowadzonej przed nabyciem. Zgodnie ze

stanowiskiem KE działalność można uznać za odmienną wówczas, gdy posiada inny

kod NACE od działalności dotąd wykonywanej.

d) W województwie mazowieckim (region typu „c” w rozumieniu Wytycznych ws.

pomocy regionalnej) regionalna pomoc inwestycyjna dla dużych przedsiębiorstw

może być udzielana wyłącznie jako pomoc na nowe inwestycje na rzecz nowej

działalności gospodarczej.

53

e) Pomoc może być obliczana w odniesieniu do:

i) kosztów inwestycyjnych;

ii) szacunkowych kosztów płacy wynikające z utworzenia miejsc pracy w następstwie

nowej inwestycji (bezpośrednio z nią związane) za okres 2 lat;

albo

iii) połączenia kosztów wskazanych w pkt e i) i ii) nieprzekraczające kwoty kosztów i)

lub ii) – w zależności od tego, która z nich jest wyższa (łączna kwota nie może

przekraczać wyżej kwoty kosztów pierwszego lub drugiego rodzaju).

Wybór jednej z metod obliczania regionalnej pomocy inwestycyjnej wskazanych w

ww. pkt i) – ii) w ramach danego konkursu należy do decyzji IP PO PC.

Metoda wskazana w ww. pkt iii) w praktyce polega na tym, iż można udzielać

regionalnej pomocy inwestycyjnej w ramach tego samego projektu z dwóch różnych

źródeł – z POPC – w odniesieniu do nakładów inwestycyjnych i innego źródła: np.

Powiatowego Urzędu Pracy/ Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób

Niepełnosprawnych – w odniesieniu do nakładów poniesionych na pokrycie kosztów

zatrudnienia związanych z realizacją nowej inwestycji. Przy zastosowaniu takiej

metody finansowania projektu skumulowana wielkość pomocy (tj. łączna kwota

pomocy udzielonej z obydwu źródeł) nie może przekroczyć kwoty wynikającej z

zastosowania tej metodologii obliczania maksymalnej kwoty pomocy (na podstawie

kosztów inwestycyjnych albo kosztów zatrudnienia), która jest korzystniejsza dla

beneficjenta.

f) Z punktu widzenia oceny efektu zachęty, w tym okoliczności rozpoczęcia prac, o

których mowa w podrodziale 5.4 niniejszych Wytycznych programowych, kluczowe

znaczenie ma pojęcie jednostkowego projektu inwestycyjnego, o którym mowa w art.

14 ust. 13 Rozporządzenia KE nr 651/ 2014, zgodnie z którą każdą nową inwestycję

rozpoczętą przez tego samego beneficjenta [(na poziomie grupy) – przedsiębiorstw

powiązanych – przyp. red.)] w okresie trzech lat od daty rozpoczęcia prac nad inną

inwestycją objętą pomocą w tym samym regionie na poziomie NUTS 3 (czyli w

Polsce: w podregionie) uznaje się za część jednostkowego (jednego) projektu

inwestycyjnego. Jeżeli taki jednostkowy projekt inwestycyjny jest dużym projektem

inwestycyjnym, łączna kwota pomocy na jednostkowy projekt inwestycyjny nie

przekracza skorygowanej kwoty pomocy na duże projekty inwestycyjne.

54

g) W ramach wkładu własnego beneficjent powinien wnieść co najmniej 25 proc.

środków finansowych pochodzących ze środków własnych lub zewnętrznych źródeł

finansowania, w postaci wolnej od wszelkiego wsparcia publicznego.

W przypadku beneficjentów będących podmiotami publicznymi powyższe oznacza, iż

ww. środki powinny pochodzić z działalności gospodarczej lub być pozyskane na

rynku (na zasadach komerycyjnych) – np. w postaci kredytów, czy pożyczek

udzielanych na warunkach rynkowych.

6) Pomoc udzielana jako pomoc de minimis musi spełniać warunki wskazane w

rozporządzeniu KE nr 1407/2013.

55

Załącznik nr 1 - Zalecenia i rekomendacje dotyczące zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane

Każde zamówienie publiczne, w myśl realizacji zasad wyrażonych w art. 7 ust. 1 oraz ust. 2

ustawy Pzp tj. zasady przejrzystości, uczciwej konkurencji, niedyskryminacji i równego

traktowania, powinno być konkurencyjne w możliwie najszerszym zakresie.

Przedmiotowemu kształtowaniu procesu udzielania zamówień udzielanych w projektach

realizowanych w ramach PO PC mają służyć m.in. poniższe zalecenia i rekomendacje:

1) W trakcie przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia, powinno stosować

się procedury wewnętrzne dotyczące udzielania zamówień publicznych opracowane

w postaci np. instrukcji wewnętrznych, regulaminów. Procedury te uwzględniają

wszystkie etapy związane z udzielaniem zamówienia, tj. przygotowania postępowania,

przeprowadzenia postępowania, realizacji umowy zawartej z wykonawcą wraz ze

wskazaniem poszczególnych czynności oraz stanowisk odpowiedzialnych za ich

realizację. Wszystkie czynności wykonują osoby zapewniające bezstronność

i obiektywizm.

2) W odniesieniu do najbardziej ryzykownych postępowań21, jak również w przypadku

centralnych zakupów22, zaleca się opracowanie, szczegółowego planu prac, którego

celem jest prawidłowa i sprawna realizacja zamówienia. Plan prac powinien zostać

opracowany w początkowym stadium realizacji projektu przed przeprowadzeniem

postępowań i powinien zawierać terminy dla każdego etapu, tj.:

a) przygotowanie dokumentacji dotyczącej zamówienia, w tym opracowanie

opisu przedmiotu zamówienia,

b) wszczęcie procedury udzielenia zamówienia ,

c) przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia,

d) zawarcie umowy,

e) realizacja zamówienia,

f) ewentualne zmiany do zawartej umowy (aneksy), odbiór zamówienia

udokumentowany protokołami odbioru,

g) weryfikacja faktur wystawionych przez wykonawcę.

Minimalny wymagany zakres planu prac powinien zawierać informacje o procedurze

udzielenia zamówienia, terminie rozpoczęcia i zakończenia każdego etapu/zadania wraz

21 Ryzyko należy oceniać z uwzględnieniem np. następujących czynników: wartość zamówienia, terminy wynikające z harmonogramu projektu, dostępność potencjalnych oferentów, wykonalność zamówienia, poziom skomplikowania przedmiotu zamówienia, kwestie logistyczne itp.22 „Centralne zakupy” w rozumieniu niniejszego dokumentu oznaczają zakupy dokonywane na poziomie centralnym przez beneficjenta realizującego projekt przy pomocy jednostek terenowych/lokalnych.

56

ze wskazaniem osób odpowiedzialnych za wykonanie danego zadania. W celu

zapewnienia ścieżki audytu powinno archiwizować się plan prac wraz z dokumentacją

projektu.

3) W celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp nie można dzielić zamówienia na

części lub zaniżać jego wartości (art. 32 ust. 2 ustawy Pzp). Nie można zatem

dokonywać podziału zamówienia (zaniżać jego wartości) w taki sposób, aby na skutek

ustalenia wartości dla każdej z wydzielonych części zamówienia doszło do

nieuprawnionego wyłączenia stosowania przepisów ustawy Pzp odnoszących się do

zamówień o wartości powyżej określonego progu, czy też, z drugiej strony, do

nieuprawnionego zastosowania przepisów odnoszących się do zamówień o wartości

poniżej określonego progu. Innymi słowy nie jest zakazany sam podział jednego

zamówienia na części, ale jest zakazany taki podział, który zmierza do uniknięcia

stosowania przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp właściwych dla zamówienia o

określonej wartości szacunkowej23.

4) Szacując wartość zamówienia zaleca się, aby bazować na aktualnie funkcjonujących na

rynku24 cenach zamawianych dóbr. W tym celu należy przeprowadzić rozeznanie rynku

wśród co najmniej trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia.

W przypadku, gdy na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców, należy

przedstawić uzasadnienie wskazujące na obiektywne przesłanki potwierdzające ten fakt.

Szacując wartość zamówienia można również bazować na podobnych zamówieniach

przeprowadzonych w terminie wskazanym w art. 35 ust. 1 ustawy Pzp, jeśli ich

wykonawcy zostali wybrani w procedurze konkurencyjnej. Dokumenty dotyczące

sposobu oszacowania wartości zamówienia powinny zostać zarchiwizowane łącznie

z dokumentacją tego zamówienia.

5) Oszacowana wartość zamówienia powinna być ważna w chwili publikacji ogłoszenia

o zamówieniu, zgodnie z art. 35 ustawy Pzp. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia

nastąpi zmiana okoliczności mających wpływ na ustaloną już wartość zamówienia,

należy, przed wszczęciem postępowania, dokonać ponownego oszacowania jego

wartości. Sposób oszacowania wartości zamówienia powinien zostać udokumentowany.

6) Na każdym etapie realizacji zamówienia należy zapewnić odpowiedni potencjał kadrowy

wystarczający do wykonania przewidzianych zadań.

7) Sposób realizacji zamówienia powinien być nadzorowany. Sposób odbioru zamówienia

powinien być protokołowany. Nadzorowanie zamówienia może oznaczać także

sprawdzanie warunków realizacji – czy zamawiający na bieżąco płaci podwykonawcom,

23Por. www.uzp.gov.pl: Opinie prawne dotyczące ustawy Pzp (Szacowanie wartości i udzielanie zamówień, w tym zamówień objętych projektem współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej).24Należy pamiętać, iż w zależności od zamawianego dobra, pojęcie „rynku” może obejmować zarówno rynek polski, UE jak również rynek EOG.

57

http://www.uzp.gov.pl/

czy nie narusza przepisów prawa, w tym np. prawa pracy, bhp. W tym celu zaleca się

stosowanie procedur wewnętrznych, określających sposób realizacji i odbioru

zamówienia, w tym odpowiedzialność oraz zadania i terminy oraz wzory dokumentów

(w szczególności wzór protokołu odbioru przedmiotu zamówienia, który pozwala m.in. na

sprawdzenie, czy wszystkie elementy zamówienia zostały zrealizowane zgodnie

z zapisami umowy).

8) Osoby uczestniczące w otwarciu ofert powinny udokumentować swoją obecność

podpisem na liście obecności. Lista obecności powinna wskazywać w szczególności na

nazwę postępowania oraz datę oraz godzinę otwarcia ofert. Złożone oferty – przed ich

otwarciem – powinny zostać okazane osobom obecnym, które stwierdzą

nienaruszalność kopert poprzez złożenie podpisu pod stosownym oświadczeniem,

stanowiącym np. załącznik do dokumentacji postępowania.

9) Przedmiotu zamówienia nie można opisywać przez wskazanie znaków towarowych,

patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu

zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą

dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy "lub

równoważny" (art. 29 ust 3 ustawy Pzp). Należy zatem w dokumentach specyfikujących

zamówienie unikać użycia nazw handlowych. Dana praktyka ogranicza konkurencję do

dostawców produktów konkretnej firmy. Uzależnienie od jednego wykonawcy

zamówienia np. w przypadku systemu ICT i jego przyszłych aktualizacji, może prowadzić

do powstania problemów w zakresie ciągłości działania. Istnieje bowiem ryzyko, iż dany

wykonawca może podjąć decyzję o zaprzestaniu obsługi systemu lub jego niektórych

elementów.

10) W celu zapewnienia wykonawcom jednakowego dostępu do zamówienia, opis

przedmiotu zamówienia powinien być w miarę możliwości określony za pomocą norm

albo za pomocą wymagań funkcjonalnych25. Zaleca się, aby zaproponowane przez

wykonawcę rozwiązanie bądź też system był kompatybilny z innymi dostępnymi na rynku

rozwiązaniami technicznymi, tak aby konieczność rozbudowy takiego systemu nie

powodowała automatycznie konieczności korzystania z rozwiązań technicznych

oferowanych tylko przez wykonawcę systemu.

11) Zaleca się ponadto, aby zamawiający zapewnił sobie prawo do korzystania z praw

autorskich oraz kodów dostępu.

12) Wybór oferty najkorzystniejszej, wykluczenie wykonawcy z udziału w postępowaniu lub

odrzucenie oferty powinny być uzasadnione pisemnie i w sposób wyczerpujący.

25 art. 23 ust. 3 Dyrektywy 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (Dz.U. L 134 z 30.4.2004, str. 114).

58

Uzasadnienie powinno wskazywać na wszystkie okoliczności faktyczne i prawne

stanowiące podstawę podjętych decyzji.

13) Zaleca się wprowadzenie do dokumentacji zamówienia tzw. metryczki, obejmującej

wyszczególnienie czynności podejmowanych ze wskazaniem osób podejmujących daną

czynność (np. opis przedmiotu, rozeznanie rynku, szacowanie wartości zamówienia,

publikacja /przesłanie ogłoszenia/, zamieszczenie na tablicy informacyjnej).

14) Wszelka korespondencja z wykonawcą, w tym w szczególności wyjaśnienia

i uzupełnienia wpływające do zamawiającego w odpowiedzi na wezwania skierowane do

wykonawców w trybie i na zasadzie przepisu art. 26 ust. 3 lub 4 ustawy Pzp powinny być

starannie i rzetelnie ewidencjonowane. Korespondencja wpływająca do zamawiającego

powinna zostać każdorazowo opatrzona datą wpływu, ze wskazaniem godziny oraz

podpisem osoby odbierającej korespondencję.

15) Wszelkie kontakty zamawiającego z wykonawcami powinny następować w formie

przewidzianej postanowieniami SIWZ. Za niedopuszczalne uznaje się telefoniczne

konsultacje pomiędzy przedstawicielami zamawiającego a wykonawcami, w tym

w szczególności udzielanie tą drogą odpowiedzi na pytania wykonawców dotyczące

postępowania i treści SIWZ.

16) Za niedopuszczalne uznaje się spotkania przedstawicieli zamawiającego

z wykonawcami w tym udzielanie ww. drogą jakichkolwiek informacji dotyczących

postępowania lub wyjaśnień treści SIWZ, poza trybem przewidzianym w art. 38 ust. 3

Pzp.

17) Wszelkie kontakty przedstawicieli zamawiającego z wykonawcami, do których może

dochodzić tylko przy poszanowaniu zasady bezstronności i obiektywizmu, powinny

zostać udokumentowane notatką służbową. Notatka służbowa powinna określać przede

wszystkim uczestników spotkania, jego datę, cel i przedmiot, a także poczynione

ustalenia. Spotkanie z wykonawcą może odbyć się poza siedzibą zamawiającego

jedynie z uwagi na zaistnienie uzasadnionych przyczyn o charakterze obiektywnym.

18) Źle przeprowadzony proces udzielania zamówienia podstawowego skutkujący

koniecznością udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki nie jest wystarczającą

podstawą do stosowania trybu zamówienia z wolnej ręki. Tryb ten bowiem nie

gwarantuje przejrzystości, a praktyka taka jest nie do zaakceptowania w świetle

podstawowych zasad ustawy Pzp.

19) Rekomenduje się prowadzenie rejestru zamówień publicznych i umów przedstawiający

w klarowny sposób skalę udzielanych zamówień, tryby postępowań, w ramach których

udzielono zamówień, informacje o wykonawcach, którym udzielono zamówień

publicznych.

59

Załącznik nr 2 – Przykładowy wykaz możliwych nieprawidłowości w obszarze zamówień

1) Nieuprawnione stosowanie trybów niekonkurencyjnych lub nieuprawnione stosowanie

procedur przyspieszonych powołując się np. na termin zakończenia projektu lub koniec

roku budżetowego.

2) Niekorzystne zjawisko „uzależnienia się” zamawiającego od pierwotnego wykonawcy

systemu lub producenta sprzętu lub oprogramowania gotowego, uniemożliwiające

nabycie niezbędnych usług lub dostaw w trybach konkurencyjnych, np. brak

zapewnienia sobie w pierwotnym przetargu praw autorskich, kodów dostępu.

3) Nieuzasadnione udzielanie zamówień z wolnej ręki związanych z systemami

informatycznymi, wynikające z niewłaściwego przygotowania postępowania i udzielania

zamówienia publicznego.

4) Niedopuszczenie przez zamawiającego zaoferowania produktu równoważnego,

w przypadku opisania przedmiotu zamówienia poprzez wskazanie znaków towarowych,

patentów lub pochodzenia.

5) Nieuprawnione dzielenie zamówienia na części w sytuacji, gdy zamawiający wszczyna

kilka postępowań, które są tożsame przedmiotowo i czasowo, a zamówienie może być

wykonane przez jednego wykonawcę. Tożsamość czasową należy odnosić nie tylko do

roku budżetowego, ale także do całego okresu realizacji projektu.

6) Nieuzasadnione przedmiotem zamówienia ograniczenia dotyczące podwykonawstwa,

np. wprowadzenie zasady, że określona w sposób procentowy część zamówienia nie

może być zlecona podwykonawcom.

7) Wymaganie od wykonawcy posiadania potencjału technicznego już na etapie składania

ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.

8) Żądanie, aby wykonawca posiadał doświadczenie w realizacji usług, dostaw lub robót

budowlanych współfinansowanych ze środków UE lub z funduszy krajowych (w sytuacji

gdy fakt współfinansowania nie ma wpływu na potwierdzenie umiejętności wykonawcy

w zakresie wykonania zamówienia).

9) Żądanie zamawiającego, aby wykonawca posiadał doświadczenie w realizacji usług,

dostaw lub robót budowlanych wykonywanych wyłącznie w Polsce.

10) Uwzględnianie przez zamawiającego jedynie doświadczenia zdobytego po uzyskaniu

przez wykonawcę stosownych polskich uprawnień budowlanych lub posiadania

doświadczenia zdobytego w Polsce.

11) Odrzucenie przez zamawiającego oferty zamiast dokonania poprawy oczywistej omyłki

pisarskiej/rachunkowej. Za niedopuszczalne uznaje się natomiast uprzednie uzgodnienie

60

z Wykonawcą lub jakimkolwiek innym podmiotem/jakąkolwiek inną osobą sposobu

poprawienia omyłek, które pojawiły się w ofercie, a o których mowa w przepisie art. 87

ust. 2 ustawy Pzp.

12) Przekazywanie wybranym wykonawcom określonych informacji dotyczących

prowadzonego postępowania, które mogą stawiać ich w uprzywilejowanej pozycji

w stosunku do innych wykonawców.

13) Wyznaczenie nowego terminu na złożenie wyjaśnień/uzupełnień po upływie pierwotnie

wyznaczonego terminu. Zamawiający może rozważyć przedłużenie pierwotnie

wyznaczonego terminu w trakcie jego biegu na odpowiednio umotywowany wniosek

wykonawcy, mając na względzie potrzebę zachowania zasady uczciwej konkurencji

i równego traktowania wykonawców.

14) Uznanie przez zamawiającego wyjaśnień lub uzupełnień, które wpłynęły

do zamawiającego po upływie wyznaczonego terminu lub – w zakresie uzupełnień –

także w nieodpowiedniej formie.

15) Wszelkie działania mające na celu modyfikację daty lub godziny wpływu korespondencji

do zamawiającego w sytuacji, gdy data lub godzina wpływu warunkuje uwzględnienie

pisma wykonawcy.

61

Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w Programie ...

Documents

Transcript of Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w Programie ...