Kontrola zarządcza i antykorupcja

dwie strony tego samego medalu

Maciej WnukMinisterstwo Spraw Zagranicznych

VI Konferencja Kontroli ZarządczejWarszawa, 26 – 26 kwietnia 2016 r.

1. Relacje kontroli zarządczej i antykorupcji

2. Garść dobrych praktyk jak KZ może ograniczać korupcję

3. Cegiełki systemu antykorupcyjnego

Plan prezentacji

Radny Warszawy – 8 lat

Kontroler w Urzędzie Dzielnicy Śródmieście – 2 lata

Członek Zarządu Transparency International Polska – 4 lata

Dyrektor Biura ds. Procedur Antykorupcyjnych MON – 2 lata

Pełnomocnik MSZ ds. Procedur Antykorupcyjnych – 3,5 roku

Pełnomocnik MSZ ds. Kontroli Zarządczej i Procedur Antykorupcyjnych – 3,5 roku

Źródła dobrych praktyk i nauczek

Organizacja jest nieefektywna (nie osiąga celów) i niegospodarna w pewnej dziedzinie swojej działalności.

Problem

Czy przyczyną jest złe zarządzanie czy korupcja? Czy pracownicy są niekompetentni czy skorumpowani?

Jak to sprawdzić? Czy dysponujemy odpowiednimi narzędziami?

Z punktu widzenia oceny systemowej jest to źle postawiony problem

Sprzężenie zwrotne

kontrola zarządcza

(anty)

korupcja

Lepsza KZ ogranicza ryzyka korupcyjne.Ograniczenie korupcji usuwa bariery modernizacyjne.

Podobnie – w drugą stonę…

6

Czy moja organizacja jest skorumpowana?

Problem pomiarowy: korupcja jest przestępstwem ukrytym

Uczciwi pracownicy

Wykryte przypadki nadużyć

Szara strefa nieznanych przypadków nadużyć

7

Czy moja organizacja jest skorumpowana?

Dwie metody pomiaru

1. Badania ankietowe (percepcja korupcji i antykorupcji)

Uwaga: pytania muszą być tak sformułowane, aby żadna odpowiedź nie wiązała się z samooskarżeniem.

Na przykład:

Czy mechanizmy przeciwdziałania korupcji w naszej organizacji są w Pani/Pana ocenie skuteczne?

Zdecydowanie tak

Raczej tak

Raczej nie

Zdecydowanie nie

Nie wiem/ Trudno powiedzieć

Obszar 1

Obszar 2

Obszar 3

Obszar 4

Obszar 5

Obszar 6

Obszar 7

Obszar 8

Obszar 9

Obszar 10

Obszar 11

Obszar 12

Obszar 13

Obszar 14

Obszar 15

Obszar 16

Obszar 17

68

68

67

65

60

56

54

52

49

47

47

45

44

44

42

37

35

Inny przykład:

Proszę o wskazanie, które obszary ryzyk

korupcyjnych Pana/Pani zdaniem powinny

mieć priorytet w ramach planu zapobiegania

korupcji w naszej organizacji?

Odsetek zgadzających się

Działaj

Ważne są nie procenty, ale trendy.

Coroczna ankieta pozwala ocenić czy realizacja planu

antykorupcyjnego przynosi dostrzegalne efekty.

9

Czy moja organizacja jest skorumpowana?

Metoda 2: Badanie stanu kontroli zarządczej

Skuteczna kontrola zarządcza skuteczne mechanizmy zapobiegania nadużyciom

mało okazji / wysoka świadomośćkorupcja pod kontrolą

Nieskuteczna kontrola zarządcza brak / ułomne mechanizmy zapobiegania nadużyciom

dużo okazji / niska świadomość rozpowszechniona / systemowa korupcja

10

Dobre praktyki KZ - zadania wrażliwe

Zadania wrażliwe – zadania, przy wykonywaniu których

pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe

dla gospodarki finansowej lub wizerunku jednostki.

Ustawa o finansach publicznych – ważnym, acz niedocenianym

źródłem procedur antykorupcyjnych:

ufp z 2005 r.: procedury kontroli finansowej,

ufp z 2010 r.: procedury kontroli zarządczej.

Minister Finansów określił „Standardy kontroli finansowej w

jednostkach sektora finansów publicznych” (2006 r.) oraz

„Wytyczne do samooceny kontroli finansowej w jednostce sektora

finansów publicznych” (2007 r.).

Środki zaradcze – środki mające ograniczyć możliwość

występowania szkodliwych wpływów i ich negatywne skutki.

Zadania wrażliwe = obszary ryzyka korupcyjnego

11

Etap 1 (2009)

Dokonanie identyfikacji zadań wrażliwych w centrali MSZ:

59 zadań

w podziale na 8 grup tematycznych.

12

Etap 2 – analiza ryzyka - metodyka

Ryzyka priorytetowe – słabe zabezpieczenia

5 10 15 20 25

4 8 12 16 20

3 6 9 12 15

2 4 6 8 10

1 2 3 4 5

Mapa ryzyka: R = S x PS

iła

od

dzia

ływ

an

ia

Prawdopodobieństwo zajścia (= słabość mechanizmów kontrolnych)

Ryzyka istotne – średnie zabezpieczenia

Ryzyka akceptowalne – silne zabezpieczenia

Konieczność dodatkowych

środków zaradczych

Dobre procedury

13

2.2.

1.1.1.3.

1.1.2.

2.1.1

1.1.4. / 1.2.6.

1.6. / 2.3.1. / 3.1.

3.2. / 3.3. / 6.1.4

8.4.1.2.3.

2.3.2.

4

1.1.1.2. / 1.1.3.

1.2.5. / 2.7. / 3.4.

4.1. / 4.3. / 4.4. / 5.1. / 6.5. / 6.6.

7.1. / 8.1. / 8.2.

1.2.2. / 1.2.4.

1.2.7. / 1.3. / 1.4.

1.5. / 2.1.2 / 2.3.3.

2.9. / 4.2. / 6.1 / 6.1.2. / 6.1.3. / 6.1.5

6.4. / 7.3.

1.2.1. / 2.3.4.

2.10. / 6.2.

2.6.

1.1.1.

2.4. / 2.5.

6.3.

2.8.

6.1.17.2. 2.11.

2 8.3.

1 2 3 4 5

Mapa ryzyka: R = S x PS

iła

od

dzia

ływ

an

ia

Prawdopodobieństwo zajścia

Etap 2 – analiza ryzyka - wyniki

14

Etap 3 – środki zaradcze

Określenie dodatkowych środków zaradczych:

- dla wszystkich 33. zadań wrażliwych o ryzyku R > 10,

- dla 3 zadań o mniejszym ryzyku.

Plan działań (10.2009): 33 działania ograniczające ryzyka:

- wzmocnienie istniejących procedur,

- opracowanie nowych procedur,

- działania organizacyjne i analityczne.

Przykłady:

- regulamin zamówień podprogowych i niejawnych,

- zarządzenie ws. udzielania i rozliczania dotacji,

- zarządzenia ws. pozyskiwania i sprzedaży nieruchomości.

= zarządzanie ryzykiem korupcyjnym dla początkujących

Więcej: http://antykorupcja.gov.pl/ftp/mp3/materialy_pokonferencyjne-srodek.pdf , str. 145

15

Dobre praktyki KZ – Elektroniczny Obieg Dokumentów

Nie wiadomo u kogo jest

dokument / sprawa

Obieg papierowy:

Czasochłonne odszukiwanie

dokumentów, które „zeszły z

biurka” do innego działu lub

archiwum

W pełni wiarygodna tylko

podpisana / parafowana

strona (w praktyce – ostatnia),

możliwość podmiany innych

Umożliwia antydatowanie

EOD

Wiadomo, którzy pracownicy

prowadzą jakie sprawy / u

kogo są dokumenty

Łatwiejsze odszukanie

dokumentów, które wyszły

poza komórkę

Podpis elektroniczny w pełni

uwiarygadnia całą treść

dokumentu elektronicznego

Podpis elektroniczny zawiera

informację, kiedy go złożono

16

Dobre praktyki KZ – Poradnik kierownika placówki

Opisanie prawidłowego trybu

postępowania

Praktyczne przykłady, wzory

pism, dokumentów itp.

Wykaz najczęstszych

nieprawidłowości

stwierdzanych przez kontrole

Wskazanie właściwych

przepisów

17

Dobre praktyki KZ – System Zarządzania Jakością (ISO)

i System Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym

SPZK – „nakładka” na normę ISO 9001 autorstwa PCBC SA

Zarządzanie ryzykiem korupcyjnym :

- coroczna analiza ryzyka w procesach objętych systemem

- monitoring realizacji środków zaradczych

Procedura reakcji na

zdarzenia korupcyjneantykorupcja@msz.gov.pl

Antykorupcyjna analiza

projektów aktów prawnych

53 procesy (na około 300 w MSZ)

Szkolenia, materiały

informacyjne

Więcej o SPZK: http://www.pcbc.gov.pl/pl/system-przeciwdzialania-zagrozeniom-korupcyjnym

18

Dobre praktyki – cel KZ: zarządzanie ryzykiem

Systemowe zarządzanie ryzykiem

w odniesieniu do celów i zadań określonych w planie działania Ministra

obejmuje ryzyko nadużyć i korupcji.

19

Dobre praktyki – cel KZ:

promowanie zasad etycznego postępowania

Szkolenia

Materiały informacyjne

20

Cegiełki systemu antykorupcyjnego

Zarządzanie ryzykiem korupcyjnym

Systematyczna analiza i ocena ryzyka korupcyjnego,

Określenie reakcji na ryzyko

Określenie priorytetów działania

przy zawsze ograniczonych zasobach

Różne metodyki i podejścia: Identyfikacja zadań wrażliwych

SPZKCałościowe

zarządzanie ryzykiem

Metodykę ZRK trzeba dostosować do organizacji

inne

Plan działań

ISO 31000

21

Cegiełki systemu antykorupcyjnego

Szkolenia - praca nad postawami

Psychologiczne wyparcie ryzyk.

„Nikomu nie udowodniono”, „od tego jest CBA”, „skąd ten brak zaufania?”,

„to były jednostkowe przypadki”, „bez przesady”.

Ignorująca

Proaktywna

Działanie, gdy mleko się wylało. Uszczelnianie systemu, gdy już wystąpiła

szkoda finansowa, wizerunkowa, prawna itp.

Reagowanie na drobne nieprawidłowości, aby zapobiec większym.

Podnoszenie standardów, uszczelnianie procedur przed szkodą.

Reaktywna

22

Najwyższe

Kierownictwo

Uświadomienie ról w skutecznej polityce antykorupcyjnej

- jasny przekaz „zero tolerancji”,

- egzekwowanie odpowiedzialności,

- własny przykład.

Koordynator

antykorupcji

- planowanie, koordynacja, realizacja, wsparcie,

- wszystkich nie skontroluje, ani nie złapie.

Kadra kierownicza

średniego szczebla

- jej zaangażowanie jest kluczowe,

- zapewnienie uczciwego wykonywania zadań w

kierowanej komórce / jednostce,

- reagowanie na negatywne zjawiska

Pracownicy - świadomość zagrożeń, właściwe postawy

Eksperci wew./zew. - wsparcie (szkolenia, analizy, wdrożenia),

!

Kontrola, audyt,

inspekcja, nadzór

- wykrywanie nadużyć i luk systemowych,

- system wczesnego ostrzegania.

23

W MSZ

Pakiet szkoleniowy – 3 grupy docelowe – 3 warianty

Rozszerzone o:

- kluczową rolę kierownika,

- rozpoznawanie syndromów,

- uprawnienia i odpowiedzialność

Szkolenia dla członków

kierownictwa

Szkolenia dla pracowników

- wyjeżdżający, SOiK,

- służba przygotowawcza,

- adaptacyjne, aplikacja.

Korupcja, zapobieganie korupcji,

Obszary ryzyk korupcyjnych,

Reakcja na zdarzenia korupcyjne.

Unikanie konfliktu interesów.

Ryzyka specyficzne dla zadań

komórki lub placówki.

To do – wytyczne postępowania

Szkolenia dla dyrektorów

i kierowników placówek

Dedykowane warsztaty dla

komórek organizacyjnych i

placówek.

2014-15: przeszkolono 152 kierowników oraz 1043 pracowników.

24

W MSZ

Pakiet informacyjny

Zakładka w Intranecie

Kompendium ws. zająć

pozasłużbowych

Poradnik ws. konfliktu

interesów

Porady ws. wypełniania

oświadczeń majątkowych

Indywidualne porady z etyki i konfliktu interesów.

Dalsze rozpowszechnianie (Flesz)

Prezentacje jak reagować na

propozycje korupcyjne

25

Pakiet prawno - proceduralny

Własna metodyka analizy antykorupcyjnej aktów prawnych

Przegląd obowiązujących ustaw, rozporządzeń i zarządzeń

(w toku, 2015 – 2017)

Uszczelnianie procedur w aktach prawnych „ad hoc”

Analiza wybranych projektów legislacji zewnętrznej

Uczestnictwo w grupie roboczej CBA ds. legislacji

– w ramach Rządowego Programu Przeciwdziałania Korupcji.

Cegiełki systemu antykorupcyjnego

Analiza aktów prawnych, procedur, map procesów pod kątem

usuwania luk korupcyjnych i wzmacniania kontroli zarządczej

W MSZ

26

Pakiet monitorujący i analityczny

Monitoring procesów / zadań

o największym ryzyku

korupcyjnym

Cegiełki systemu antykorupcyjnego

Audyt

Kontrola

System

KZ

Anty

korupcja

Właściciele procesów

Zapewnienie

właściwego przepływu

informacji między

silosami w organizacji

System wczesnego

ostrzegania

i ciągłego doskonalenia

27

Podsumowanie

„Efektem ubocznym” podnoszenia standardów KZ jest ograniczanie korupcji

Nie da się zapewnić standardów uczciwości w źle zarządzanej organizacji

Dla wdrożenia efektywnego systemu antykorupcyjnego istotne jest:

• Wdrożenie zarządzania ryzykiem korupcyjnym• Uświadomienie wszystkim szczeblom zarządzania oraz

pracownikom ich roli w systemie

Działania antykorupcyjne eliminują „osobiste” przeszkody w podnoszeniu standardów KZ

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ

PYTANIA?

maciej.wnuk@msz.gov.pl