Integracje eCommerce z programami magazynowo - księgowymi

Wstęp

Jesteśmy specjalistami w integrowaniu programów magazynowo-księgowych z systemami naszego autorstwa. Nasze rozwiązania

projektujemy z myślą o obecnych i przyszłych wyzwaniach sprzedaży w dobie OmniChannel. Wykonujemy integracje z oprogramowaniem

dedykowanym, jak również posiadamy gotowe integratory popularnych programów ERP takich, jak:


Czas

Skrócenie czasu obsługi zamówień do minimum, dzięki automatyzacji obiegu danych i tworzeniu dokumentów sprzedażowych.

Bezpieczeństwo

Zwiększona ochrona danych duplikowanych z systemu ERP i przechowywanych na serwerach w chmurze .

Kontrola

Realna kontrola nad całą sprzedażą w jednym systemie. Rejestrowanie zdarzeń oraz cykliczne tworzenie raportów.

Szybki dostęp pracowników do informacji jest jednym z kluczowych czynników, wpływających na wysoką jakość obsługi klienta, w każdej

firmie. Zapewnienie takiej komunikacji jest tym trudniejsze, im więcej punktów styku staramy się jednocześnie obsłużyć. Zgodnie ze strategią

OmniChannel musimy zapewnić w każdym z tych punktów spójność doświadczeń, a osiągnąć to można tylko poprzez spójność informacji.

Ponadto dzięki integracji można uzyskać:

Bezbłędność

Eliminacja występowania błędów, które wynikają z ręcznego przepisywania zamówień.


Cele integracji i korzyści

Naszym celem jest zapewnienie stałego mostu komunikacyjnego poprzez integrator, który automatycznie będzie zbierał oraz

rozdzielał wybrane informacje pomiędzy systemy sprzedaży oraz programy ERP.

Klienci sklepu Centrala firmy Salony firmowe

Serwer sklepu internetowego

Integrator i-systems

Połączenie VPN


Schemat architektury integracji


Silnik sklepu internetowego zlokalizowany na serwerach zewnętrznych w chmurze, który przyjmuje

zamówienia klientów.

Aplikacja integratora i-systems działająca na serwerze w centrali klienta z dostępem do bazy danych

systemu ERP.

Połączenie salonów firmowych z centralną bazą danych ERP za pomocą sieci firmowej VPN (Virtual

Private Network).

Na podstawie schematu możemy wyróżnić:

Proces

Każda firma jest inna i wymaga indywidualnego podejścia. Dlatego dostosowaliśmy proces powstawania integracji tak, by w pełni realizował

postawione przed nim zadania.

Krok 3 Produkcja

Krok 1 Analiza zakresu integracji

Krok 2 Modelowanie procesów


Proces

Krok 1 - Analiza zakresu integracji

Analiza zakresu integracji jest częścią procesu analizy przed wdrożeniowej. Skupia

się na zagadnieniu wymiany danych między systemami. Podczas spotkania, nasi

specjaliści pytają o zakres oraz kierunek wymienianych informacji, liczbę

magazynów, sposób identyfikacji towaru, aktualny obieg dokumentów. Wynikiem

prac jest wypełniony kwestionariusz na podstawie, którego powstaną propozycje

rozwiązań.


Krok 2 - Modelowanie procesów

Na podstawie wyników analizy tworzymy dokumentację, opisującą wszystkie

funkcjonalności w planowanej integracji. Następnie, dokument jest

konsultowany z klientem oraz przedstawicielem firmy dostarczającej

oprogramowanie ERP. Dzięki temu, każda strona umowy ma pełną wiedzę i

wpływ na ostateczny zakres specyfikacji jeszcze przed podjęciem prac nad

integratorem.


Krok 3 - Produkcja

W oparciu o specyfikację zlecane są prace programistyczne. Następnie, integrator

trafia na serię testów, gdzie weryfikuje się poprawność działania wszystkich

założonych funkcjonalności. Ostatnim elementem pracy, jest instalacja na

komputerze docelowym, połączona ze szkoleniem pracownika, odpowiedzialnego

za obsługę i kontrolę pracy integratora.


Zakres integracji

Informacje o produktach (tworzenie kartotek, dostępność, ceny, rabaty,

promocje, stany magazynowe)

Informacje o kontrahentach (tworzenie kartotek, ceny, rabaty, promocje)

Dokumenty sprzedażowe (rezerwacje, zapytania ofertowe, potwierdzenia zapłaty,

faktury , paragony)

Magazyny (podział zamówień na magazyny, planowane dostępności,

przesunięcia między magazynowe)

Raporty sprzedaży (tworzenie raportów sprzedaży, weryfikacja planów,

wyszukiwanie nierentownych obszarów działalności)

Informacje poddawane synchronizacji:


Schemat procesu Integracji nadrzędnego systemu sprzedaży z ERP


Zamówienie klienta

Aktualizacja statusu zamówienia

np. w realizacji

PANEL ADMINISTRACYJNY SYSTEM ERPPANEL KLIENTA

Nowe zamówienie Aktualizacja stanu magazynowego

Realizacja wysyłki

Kompletacja zamówienia

Zamówienie w trakcie realizacji

Zamówienie przekazane do

wysyłki

Stan magazynowy

Złożenie zamówienia

Weryfikacja zamówienia

Zmiana statusu zamówienia np. przekazane do kuriera

Aktualizacja informacji o numerze faktury

Zamówienie zrealizowane

Powiadomienie email/sms

Integrator

Integracja zamówień

Integracja stanów magazynowych

Aktualizacja zamówienia

Integracja z firmami

kurierskimi

Integracja realizacji

zamówienia

Integracja informacji

o wystawionych dokumentów handlowych

Zamówienie potwierdzone

Nowe zamówienie

Lista wysyłkowa

Dokument handlowy



W tej sytuacji, system sprzedaży odgrywa kluczową rolę przy zbieraniu i kompleksowej realizacji zamówień. Poprzez różne widoki panelu administracyjnego, pracownicy weryfikują i kompletują zamówienia. Dane o zmianie stanu magazynowego produktów są przekazywane do synchronizacji. Dodatkowo, system tworzy listy wysyłkowe i przekazuje do systemu kurierskiego.

Integrator wymienia dane pomiędzy systemami dwukierunkowo. Komunikacja wyzwalana jest na żądanie pracownika lub w cyklicznych przedziałach czasu. Wszystkie synchronizacje są odnotowywane w postaci rejestru zdarzeń.

W tej konfiguracji, system ERP spełnia funkcję magazynu danych oraz obsługuje procesy księgowe. Na końcowym etapie tworzy dokumenty handlowe zgodnie z życzeniem klienta. Następnie poprzez integrator przesyła do oprogramowania sprzedażowego.


Proces integracji nadrzędnego systemu sprzedaży z ERP


Schemat procesu integracji systemu sprzedaży z nadrzędnym ERP

PANEL ADMINISTRACYJNY SYSTEM ERP

Nowe zamówienie

Aktualizacja statusu

zamówienia np. w realizacji

PANEL KLIENTA


oraz rejestracja płatności

Aktualizacja stanu

magazynowego

Zamówienie potwierdzone


Dokument handlowy

Aktualizacja statusu

zamówienia np. zrealizowane

Realizacja wysyłki


Potwierdzenie zamówienia

Proces kompletacji zamówienia

Realizacja zamówienia

Generowanie dokumentu handlowego


Powiadomienia email /sms

Powiadomienia email /sms

Stan magazynowy

Integrator




Zamówienie klienta

Integracja stanów magazynowych

Oprogramowanie i-systems służy do rejestracji oraz zbierania zamówień klientów. Następnie dane poprzez integrator są automatycznie przekazywane dalej do realizacji w programie ERP. System pełni również funkcję komunikatora z klientem, pobierając informację i przesyłając je przy każdej zmianie statusu zamówienia.

Integrator wymienia dane pomiędzy systemami dwukierunkowo. Komunikacja wyzwalana jest na żądanie pracownika lub w cyklicznych przedziałach czasu. Wszystkie synchronizacje są odnotowywane w postaci rejestru zdarzeń.

Program magazynowo-księgowy jest nadrzędny, co oznacza, że cały proces obsługi i realizacji zamówień odbywa się w systemie ERP. Pracownik weryfikuje, kompletuje, realizuje wysyłkę i generuje dokumenty handlowe. Wszystkie akcje są rejestrowane i aktualizowane w bazie danych systemu sprzedaży.

,

Proces integracji nadrzędnego ERP z systemem sprzedaży


Schemat procesu Integracji nadrzędnego systemu sprzedaży z ERP wraz z operatorem logistycznym

Integracje eCommerce z programami magazynowo - księgowymiPANEL ADMINISTRACYJNY OPERATOR LOGISTYCZNY

Nowe zamówienie

PANEL KLIENTA

Złożenie zamówienia oraz rejestracja

płatności

Zamówienie klienta

Zlecenie wysyłki

Aktualizacja statusu zamówienia

np. zrealizowane

Wysyłka


Realizacja wysyłki


Powiadomienia email/sms

Stan magazynowy

Przekazanie zamówienia do realizacji

SYSTEM ERP

Proces weryfikacji

Integracja z kurierami

Aktualizacja stanu

magazynowego

Raport wysyłki

Raport magazynowy

ERP proces integracji realizacji zamówienia

Zamówienie klienta

Generowanie dokumentu handlowego

Dokument handlowy

Aktualizacja informacji o nr faktury


Integrator

ERP integracja zamówień

Integracja zamówień z operatorem

logistycznym


logistycznym


logistycznym

ERP integracja realizacja

zamówienia

W tej konfiguracji oprogramowanie i-systems pośredniczy w komunikacji między programami ERP marki i operatora logistycznego. Po złożeniu zamówienia system wstępnie weryfikuje jego poprawność i wysyła je do operatora logistycznego. Informacje zwrotne o zrealizowanym zamówieniu są przekazywane przez i-systems do programu ERP.

Integrator dwukierunkowo wymienia dane pomiędzy systemami, weryfikując do którego systemu ERP (marki czy operatora logistycznego), mają trafić dane. Komunikacja wyzwalana jest na żądanie pracownika lub w cyklicznych przedziałach czasu. Wszystkie synchronizacje są odnotowywane w postaci rejestru zdarzeń.

Operator logistyczny jest to zewnętrzna firma specjalizująca się w magazynowaniu i wysyłce zamówień. Posiada własny program ERP, do którego integrator przekazuje dane o nowych zamówieniach. Są one ponownie weryfikowane, a następnie kompletowane i realizuje się ich wysyłkę. Informacja o statusie zamówienia jest wysyłana do oprogramowania sprzedażowego.

System ERP w tej konfiguracji odpowiada za obsługę procesów księgowych. Po otrzymaniu informacji z integratora generuje i przekazuje dokumenty handlowe zgodnie z życzeniem klienta.


Proces integracji nadrzędnego systemu sprzedaży z ERP wraz z operatorem logistycznym

Funkcjonalności OmniChannel


Przykładowy proces obsługi zamówień z odbiorem osobistym

w salonie firmowym, zakłada wygenerowanie dokumentu MM

(przesunięcie Między-Magazynowe). Takie dokumenty są

dostępne w wybranych systemach ERP.

Realizacja innej ścieżki obsługi dokumentów jest możliwa za

pomocą ustawienia odpowiednich statusów zamówień.

Skrócony schemat procesu obsługi zamówień w salonach stacjonarnych

Nowe zamówienie (dla danego magazynu)

PANEL ADMINISTRACYJNY SYSTEM ERPPANEL KLIENTA

Wybór salonu

Dokument MM z magazynu sklepu internetowego na magazyn salonu


Nowe zamówienie

Aktualizacja statusu zamówienia na

„wysłane do salonu”

Integrator


Tworzenie dokumentu MM

Aktualizacja statusu zamówienia na

„gotowe do odbioru”


Dokument finalny wystawiony

w salonie

Aktualizacja zamówień

W tej sytuacji oprogramowanie i-systems odpowiada za zbieranie i realizacje zamówień. Następnie przekazuje je poprzez integrator do system ERP.

Integrator wymienia dane pomiędzy systemami dwukierunkowo. Komunikacja wyzwalana jest na żądanie pracownika lub w

cyklicznych przedziałach czasu. Wszystkie synchronizacje są odnotowywane w postaci rejestru zdarzeń.

System ERP to program pracujący na jednej bazie danych, z możliwością obsługi wielu magazynów będących sklepami

stacjonarnymi. System ERP tworzy w bazie nowe zamówienie oraz generuje dokument MM (przesunięcie Miedzy-Magazynowe)

do punktu odbioru wskazanego przez klienta. Dokument sprzedaży może zostać wydrukowany w centrali lub wybranym przez

klienta sklepie stacjonarnym.


Skrócony proces obsługi zamówień w salonach stacjonarnych

Chcesz wiedzieć więcej? odwiedź www.i-systems.pl

Spotkajmy się ul. Bojkowska 47, 44-100 Gliwice

Zadzwoń +48 32 733 26 26

Napisz [email protected]


http://www.i-systems.pl

mailto:[email protected]

Integracje eCommerce z programami magazynowo - księgowymi

Retail

Transcript of Integracje eCommerce z programami magazynowo - księgowymi