INSTRUKCJA KORZYSTANIA Z SYSTEMU OBIEGU...

Zespół Wsparcia Rozwiązań Informatycznych Instrukcja korzystania z systemu obiegu wniosków elektronicznych (Workflow)

1

INSTRUKCJA KORZYSTANIA Z SYSTEMU OBIEGU WNIOSKÓW ELEKTRONICZNYCH

(WORKFLOW)

SPIS TREŚCI

Definicje ..................................................................................................................................................................... 2

Oznaczenia rodzajów zamówienia .............................................................................................................................. 2

Obieg wniosku ............................................................................................................................................................ 2

Rozpoczęcie pracy ...................................................................................................................................................... 3

Praca na terenie uczelni ................................................................................................................................................. 3

Praca na komputerach poza siecią SGH ......................................................................................................................... 3

Strona główna systemu – „Moje wnioski” .................................................................................................................. 3

Sekcja nawigacyjna ......................................................................................................................................................... 4

Sekcja składania wniosków ............................................................................................................................................ 5

Składanie wniosku (dostawy, usługi, roboty budowlane) .......................................................................................... 6

Składanie wniosku (umowy cywilnoprawne) ............................................................................................................. 9

Sekcja wniosków użytkownika ..................................................................................................................................... 12

Wnioski w obiegu ..................................................................................................................................................... 13

Wnioski, których wartość zmieniła się ..................................................................................................................... 13

Wnioski wymagające potwierdzenia........................................................................................................................ 14

Wnioski zwrócone .................................................................................................................................................... 15

Poprawa wniosku ................................................................................................................................................ 15

Wycofanie wniosku z obiegu ............................................................................................................................... 15

Zasady nadawania i rodzaje uprawnień do dysponowania środkami finansowymi (Pozycje w budżecie) ..................16

Realizacja ..................................................................................................................................................................18

Zwiększanie wartości wniosku ..................................................................................................................................... 18

Zmniejszanie wartości wniosku .................................................................................................................................... 19

Generowanie umów dydaktycznych ............................................................................................................................ 19

Zmiana jednostki realizującej ....................................................................................................................................... 21

Kopiowanie wniosku .................................................................................................................................................21

Uzupełnienie pensum ................................................................................................................................................22

Pomoc .......................................................................................................................................................................23


2

Definicje

Dysponent – osoba uprawniona do wydatkowania środków z określonego źródła finansowania lub linii

budżetowej wskazana w systemie Controllingu finansowego przez Kwesturę.

Wnioskodawca – osoba składająca wniosek w systemie Workflow będąca dysponentem środków lub osobą

upoważnioną przez Dysponenta do składania wniosków (zobacz: Zasady nadawania i rodzaje uprawnień do

dysponowania środkami finansowymi (Pozycje w budżecie)).

Oznaczenia rodzajów zamówienia

Na listach wniosków rodzaje zamówienia przedstawiane są przy pomocy następujących ikon:

Usługi

Roboty budowlane

Umowy

Dostawy

Migający wykrzyknik przy rodzaju zamówienia informuje o zbliżającym się terminie zakończenia

dostępności środków z danej linii budżetowej (zaczyna migać na miesiąc przed końcową datą)

Obieg wniosku

Podstawowymi etapami obiegu wniosku są:

• Kontrola I stopnia – polega na weryfikacji wniosku w zakresie jego zgodności z właściwością źródła

finasowania. Kontroli dokonują biura kolegiów, Dział Obsługi Projektów, Dział Nauki oraz Centrum

Programów Międzynarodowych (ten etap nie zawsze występuje),

• Kontrola II stopnia – weryfikuje wniosek w zakresie właściwości przedmiotu zamówienia. Kontroli

dokonują właściwe ze względu na merytoryczny zakres swoich zadań jednostki organizacyjne,

• Blokada środków – dokonywana przez Kwesturę, która rezerwuje (blokuje) środki na realizację

zamówienia w wysokości podanej we wniosku i zaakceptowanej przez kontrolę II stopnia,

• Kwestor – akceptuje zaciągnięcie zobowiązania,

• Dział Zakupów – określa, w jakim trybie ma zostać przeprowadzone zamówienie,

• Kierownik zamawiającego – zatwierdza wniosek.

Po zatwierdzeniu wniosku przez Kierownika zamawiającego (Kanclerza) wniosek trafia do jednostki

realizującej w celu realizacji zamówienia.

Niektóre wnioski kończą obieg i trafiają do realizacji od razu po akceptacji przez Kwestora. Są to wnioski

wystawiane zazwyczaj przez e-sklep.sgh.waw.pl i realizowane przez Dział Zakupów lub Oficynę Wydawniczą

w ramach zawartych wcześniej umów sukcesywnych.


3

Na każdym etapie obiegu wniosek może zostać odrzucony i trafić do poprawy. Wnioskodawca informowany

jest wtedy o odrzuceniu wniosku wraz z uzasadnieniem.

Szczegółowy obieg wniosków został opisany w Regulaminie składania i obiegu wniosków dotyczących

zamówień oraz udzielenia zamówień publicznych w SGH (ZR 32/2014 z późn. zm.).

Rozpoczęcie pracy

Praca na terenie uczelni

Pracę z systemem należy rozpocząć od uruchomienia dowolnej przeglądarki internetowej na komputerze

podłączonym do sieci SGH_NET i wpisania adresu: wnioski.sgh.waw.pl.

W przypadku korzystania z przeglądarki IE oraz Chrome system nie wymaga dodatkowego logowania,

domyślnie dostęp do niego ma osoba zalogowana na komputerze do domeny SGH.

W przypadku korzystania z innych przeglądarek system może zażądać autoryzacji poprzez login i hasło do

SGH_NET.

Praca na komputerach poza siecią SGH

Dostęp do systemu Workflow i wszystkich jego funkcji możliwy jest z komputerów niebędących w sieci SGH

poprzez usługę VPN. Instrukcje instalacji klienta VPN dostępne są na stronie www.sgh.waw.pl/vpn.

Po nawiązaniu połączenia VPN należy wejść na stronę: wnioski.sgh.waw.pl.

Po otwarciu strony otrzymamy okno logowania (login i hasło do sieci SGH_NET).

Strona główna systemu – „Moje wnioski”

Strona główna, która pojawia się po otwarciu systemu, składa się z trzech sekcji:

• nawigacyjnej,

• składania wniosków,

• wniosków użytkownika.

https://wnioski.sgh.waw.pl/

http://www.sgh.waw.pl/vpn

https://wnioski.sgh.waw.pl/


4

Do strony głównej można przejść za pomocą zakładki „Moje wnioski” w części nawigacyjnej dostępnej

z każdego miejsca z w systemie.

Sekcja nawigacyjna

Sekcja nawigacyjna składa się z dostępnych dla użytkownika zakładek na górze strony. Są to etapy obiegu

wniosku, na które użytkownik ma wpływ i te, do których ma podgląd. Jest to część stała, widoczna z każdego

miejsca w systemie.

Podstawowe uprawnienia każdego Wnioskodawcy pozwalają na dostęp do następujących miejsc:

To widok strony głównej. Tu osoba z uprawnieniami Wnioskodawcy może

składać nowe wnioski i oglądać wnioski, które wprowadziła do obiegu.

Tu można zobaczyć zakończone wnioski finansowane w ramach pozycji

w budżecie, których Wnioskodawca był Dysponentem lub do których miał nadane uprawnienia. W tej części


5

możliwe jest generowanie wersji do wydruku, kopiowanie wniosku i podgląd historii. Lista wniosków pełni

funkcje dokumentacyjne.

Jeśli Wnioskodawca jest realizującym wniosek, może w tym miejscu dopełnić

formalności po zrealizowaniu zamówienia, zmniejszyć lub zwiększyć jego wartość lub cofnąć wniosek do

poprawy. Ta część została opisana szczegółowo w dalszej części instrukcji (zobacz: Realizacja).

W tym miejscu można zobaczyć dostępne linie budżetowe. Każdy Dysponent

środków może bezpośrednio w systemie Workflow nadać uprawnienia innym osobom do ich dysponowania

(zobacz: Zasady nadawania i rodzaje uprawnień do dysponowania środkami finansowymi (Pozycje

w budżecie)).

Tu można zobaczyć wszystkie wnioski (wszystkich wnioskodawców), które nie

zostały jeszcze zakończone. Podobnie jak w przypadku wniosków zakończonych dostępne jest tylko

generowanie wersji do wydruku, kopiowanie i podgląd historii.

Tu można zobaczyć wszystkie wnioski (wszystkich wnioskodawców), które

zostały zakończone.

Tu można zobaczyć wszystkie wnioski złożone przez siebie i pozostałych

wnioskodawców, a także wnioski archiwalne, których realizacja została zakończona.

Inne zakładki niż wymienione (np. Kontrola II stopnia) widoczne są tylko dla osób upoważnionych do kontroli

merytoryczno-formalnej.

Sekcja składania wniosków

W tej części jest możliwość składania dwóch rodzajów wniosków: na zakupy – łącze: Złóż nowy wniosek

(dostawy, usługi, roboty budowlane) oraz na umowy cywilnoprawne – łącze: Złóż nowy wniosek (umowy

cywilnoprawne).

Wnioskodawca po kliknięciu na łącze Złóż nowy wniosek… przechodzi do wypełniania nowego wniosku.

System rozpoznając użytkownika sam wypełnia niektóre pola, a po przesłaniu wypełnionego formularza

kieruje go automatycznie do odpowiedniej kontroli merytoryczno-formalnej.


6

Przy wypełnianiu nowego wniosku system automatycznie przypisuje pracownikowi komórkę organizacyjną

z książki adresowej wraz z kodem jednostki (jest to pole nieedytowalne, dotyczy tylko pracowników):

Jeśli Wnioskodawca zostanie źle rozpoznany, należy ten fakt zgłosić pod adresmailto: [email protected].

Składanie wniosku (dostawy, usługi, roboty budowlane)

Punkt 1 służy do wybrania przedmiotu i rodzaju zamówienia. W pierwszej kolejności wybieramy z listy

rozwijanej przedmiot zamówienia:

Po wybraniu przedmiotu zamówienia – w tym przypadku „Dostawy” – otrzymamy kolejną listę rozwijaną

umożliwiającą uszczegółowienie rodzaju zamówienia:

mailto:[email protected]


7

W punkcie 2 należy podać opis przedmiotu zamówienia. Po opisaniu przedmiotu zamówienia pozycję

zatwierdzamy przyciskiem Zapisz:

W ramach jednego przedmiotu zamówienia można podać kilka pozycji, dla każdej z nich należy określić

szacowaną kwotę zamówienia, a w przypadku dostaw – ilość zamawianego towaru oraz jednostki miar i wag

(sztuki, kilogramy, litry, opakowania, itp.). Pole otwieramy klawiszem Dodaj:

Punkt 3 na formularzu to Pozycja w budżecie. Poprawny wybór pozycji w budżecie, w ramach której

finansowany ma być zakup, jest konieczny do kontynuowania postępowania. Pole otwieramy klawiszem

Dodaj. Pozycję wybiera się z rozwijanej listy:

Po wybraniu pozycji w budżecie należy wypełnić kwotę w kolumnie Żądane środki. Nie można żądać więcej

środków niż jest ich dostępnych. Po podaniu kwoty żądanych środków należy koniecznie kliknąć na link

Zapisz.

W przypadku gdy na liście rozwijanej nie ma lub brakuje dostępnych pozycji w budżecie, oznacza to, że

Wnioskodawca nie jest Dysponentem lub nie został upoważniony do dysponowania środkami (zobacz:

Zasady nadawania i rodzaje uprawnień do dysponowania środkami finansowymi (Pozycje w budżecie)). Nie

zawsze też widoczna jest kwota dostępnych środków –zależy to od nadanych uprawnień.

W punkcie 4 należy podać cel realizacji zamówienia – jest to formalny wymóg zasad kontroli zarządczej

uczelni nakazujący w każdym przypadku analizę celowości planowanego zamówienia. Bez tej informacji


8

przesłanie wniosku dalej nie jest możliwe. Cel realizacji zamówienia nie może być tożsamy z przedmiotem

zamówienia.

W punkcie 5 w stosownych przypadkach należy określić wykonawcę, który z przyczyn obiektywnych, jako

jedyny może zrealizować zamówienie, wraz z uzasadnieniem jego wyłączności.

Punkty 6 – 10 są opcjonalne do wypełnienia.

W punkcie 6 wskazuje się preferowany termin realizacji zamówienia oraz miejsce dostawy. Minimalny czas

realizacji wynosi 3 dni. Należy pamiętać, że tego terminu nie można skrócić. Można natomiast podać daty

późniejsze.

W punkcie 7 określa się, czy w danym roku budżetowym planowane są kolejne wnioski dotyczące tego

samego przedmiotu zamówienia. Sumaryczna kwota netto planowanych zamówień nie może być niższa niż

kwota netto bieżącego zamówienia.

W punkcie 8 można zaproponować jednostkę, która ma zrealizować zamówienie np. gdy jednostka zamierza

sama realizować wniosek. Z uwagi na specyfikę zamówienia, wybór jednostki może być później skorygowany

przez kontrolę II stopnia lub Dział Zakupów.

W punkcie 9 można dodać osoby upoważnione do otrzymywania informacji o wniosku (nie ma potrzeby

wpisywania własnych danych – Wnioskodawca automatycznie otrzymuje informacje o wniosku). Osoby

wyszukuje się po nazwisku lub kodzie jednostki. Wybór należy zatwierdzić przyciskiem Wybierz.


9

W punkcie 10 należy dołączyć załączniki, jeśli są one niezbędne do poprawnego wyspecyfikowania

przedmiotu zamówienia oraz ewentualne uzasadnienie dla odstąpienia od wymogu stosowania przepisów

ustawy. Załączników może być kilka, ale żaden z nich nie może być większy niż 2MB.

Do wniosku

Skierowanie wniosku do dalszego obiegu następuje poprzez wciśnięcie łącza Prześlij wniosek dalej. Jeśli

w którymś z punktów nie podano wymaganych informacji, pojawi się ponownie strona z wypełnionym

formularzem i komentarzami w kolorze czerwonym, które wskażą braki danych. Wniosek można korygować

i ponownie wysyłać aż do uzupełnienia wszystkich braków. Uwaga: nie ma możliwości zapisania wniosku

uzupełnionego tylko częściowo!

Składanie wniosku (umowy cywilnoprawne)

W punkcie 1, gdzie przedmiotem zamówienia są umowy, otrzymamy listę rozwijaną umożliwiającą wybór

odpowiedniego rodzaju umowy:

W punkcie 2 należy wyszukać osobę zatrudnioną w SGH z dostępnej listy (po znalezieniu wybranej osoby

należy zaakceptować ją przyciskiem Wybierz).


10

Jeżeli umowa będzie podpisywana z osobą niezatrudnioną w SGH, należy zaznaczyć okienko „Osoba

zewnętrzna” i podać dane tej osoby: PESEL oraz imię i nazwisko.

Podane dane osobowe osoby, której dotyczy umowa, nie będą dostępne w żadnym podglądzie dla osób

nieuprawnionych:

Punkt 3 na formularzu to Opis przedmiotu umowy

W przypadku umów o prowadzenie zajęć dydaktycznych wymagany będzie bardziej szczegółowy opis umowy:


11

W przypadku takiej umowy jeżeli wykładowca nie planuje wykonania pensum w wybranym roku

akademickim, należy zaznaczyć „Uzupełnienie pensum”. Z punktu widzenia rozliczania pensum ważny jest

również rodzaj przeprowadzonych zajęć – na dalszym etapie wybór ten spowoduje przypisanie

odpowiedniego mnożnika do godzin dydaktycznych (zobacz: Uzupełnienie pensum).

W części Dane od umowy adres zamieszkania oraz seria i nr dowodu osobistego nie są obowiązkowe do

wypełnienia na tym etapie. Pozostałe dane należy uzupełnić.

W punkcie 4 należy podać kwotę brutto umowy, kwotę ZUS oraz pozycję budżetową, z której będzie

sfinansowana umowa.

Kwotę ZUS wylicza się za pomocą przycisku Wylicz stawkę ZUS według stawki. Domyślną stawką jest 19,64%,

którą można zmienić i na jej podstawie wyliczyć nową kwotę ZUS.

W punkcie 5 należy podać dokładny cel realizowanej umowy – jest to formalny wymóg zasad kontroli

zarządczej uczelni nakazujący w każdym przypadku analizę celowości planowanego zamówienia. Bez tej

informacji przesłanie wniosku dalej nie jest możliwe. Cel realizacji zamówienia nie może być tożsamy

z przedmiotem zamówienia.

Punkty 6-8 są opcjonalne do wypełnienia.

W punkcie 6 można dodać osoby upoważnione do otrzymywania informacji o wniosku (nie ma potrzeby

wpisywania własnych danych – Wnioskodawca automatycznie otrzymuje informacje o wniosku). Można

wybrać osobę z listy lub wyszukać ją po wpisaniu nazwiska albo kodu jednostki i kliknąć Wybierz.

W punkcie 7 można zaproponować jednostkę, która ma zrealizować zamówienie. Z uwagi na specyfikę

zamówienia, wybór jednostki może być później skorygowany przez kontrolę II stopnia lub Dział Zakupów.

W punkcie 8 należy dodać załączniki, jeśli są one niezbędne do poprawnego wyspecyfikowania przedmiotu

zamówienia. Załączników może być kilka, ale żaden z nich nie może być większy niż 2MB.

Skierowanie wniosku do dalszego obiegu następuje poprzez wciśnięcie łącza Prześlij wniosek dalej. Jeśli

w którymś z punktów nie podano wymaganych informacji, pojawi się ponownie strona z wypełnionym


12

formularzem i komentarzami w kolorze czerwonym, które wskażą braki danych. Wniosek można korygować

i ponownie wysyłać, aż do uzupełnienia wszystkich braków. Uwaga: nie ma możliwości zapisania wniosku

wpisanego lub poprawnego tylko częściowo!

Sekcja wniosków użytkownika

Wszystkie widoczne wnioski w tej sekcji obsługuje się podobnie. Zaczyna się od kliknięcia na czerwone łącze

z numerem wniosku, czyli np. 2016/37 lub 2016/1111. Kliknięcie na numer zawsze daje dostęp do wersji

wniosku do wydruku i do jego historii, niezależnie od tego czy wniosek jest w obiegu, wymaga potwierdzenia,

czy został zwrócony do poprawy.

Tabela z historią wniosku znajduje się zawsze na dole strony z treścią wniosku wyświetlaną po kliknięciu na

wspomniany numer.

Tak jak w przedstawionej przykładowej historii, pierwsza kolumna pozwala na podgląd części wniosku na

danym etapie. Link Wnioskodawca pozwoli zobaczyć, jakie informacje wprowadził Wnioskodawca, link

Kontrola I stopnia to, co dodał dział zajmujący się kontrolą ze względu na źródło finasowania wniosku,

Kontrola II stopnia – co dodał dział zajmujący się kontrolą dotyczącą przedmiotu zamówienia itd. Druga

kolumna z imieniem i nazwiskiem, identyfikuje osobę odpowiedzialną za zatwierdzenie lub odrzucenie

wniosku na danym etapie. Kliknięcie na ten link otworzy wiadomość e-mail do danej osoby.

Wersja do wydruku zawiera całą dotychczasową historię procedowania wniosku. Jeśli wniosek był odrzucany

i poprawiany, będą w niej widoczne również odrzucenia i poprawki.

Historia, wersja do wydruku i kopiowanie danych do nowego wniosku to części wspólne każdego wniosku.

Wydruk „Wersji skróconej” dołączany jest zazwyczaj do dokumentów finansowych składanych w Kwesturze.

Sekcja wniosków użytkownika składa się z czterech części:

• Wnioski w obiegu,

• Wnioski, których wartość zmieniła się,


13

• Wnioski wymagające potwierdzenia,

• Wnioski zwrócone.

Wnioski w obiegu

W tej grupie znajdują się wnioski wystawione przez Wnioskodawcę, ale tylko takie, które nie zostały

odrzucone lub nie zostały jeszcze zrealizowane. Tu Wnioskodawca może oglądać wnioski, które wprowadził

do obiegu, jak również wystawione przez inne osoby w ramach dysponowania tą samą pozycją budżetową.

Dysponent w tym miejscu widzi wszystkie wnioski finansowane z jego środków.

Pierwszym widokiem jest lista, która służący przede wszystkim do informowania, na jakim etapie wniosek

obecnie się znajduje.

Po wybraniu wniosku z tego poziomu nie ma możliwości jego modyfikacji.

Wnioski, których wartość zmieniła się

W tej zakładce pojawiają się wnioski, których wartość została niedoszacowana i konieczne jest zwiększenie

wartości. Wniosek trafia tu po tym, jak jednostka realizująca zaznaczy, że należy zwiększyć jego wartość oraz

wskaże wysokość brakującej kwoty (zobacz: Zwiększanie wartości wniosku). Taki wniosek posiada wtedy

status „Akceptacja zmiany wartości przez wnioskodawcę”.

Brakującą kwotę zwiększa się wchodząc we wniosek i operując pozycjami w budżecie, podobnie jak przy

tworzeniu nowego wniosku. Aby wskazać pozycję budżetową, z której nastąpi dofinansowanie wniosku,

należy wybrać Zmień (pierwotną kwotę należy powiększyć o kwotę podaną w polu „Żądane środki należy

powiększyć o kwotę…”).


14

Następnie należy wprowadzić nową kwotę.

Zmiany pozycji w budżecie zawsze należy kończyć przy pomocy Zapisz.

W przypadku kiedy nie wystarczą środki z jednej pozycji, należy dodać nowe pozycje:

Nowe źródło wymaga podania symbolu i kwoty żądanych środków:

Dodawanie pozycji w budżecie, tak jak w poprzednim przypadku, kończy użycie Zapisz.

Wnioski wymagające potwierdzenia

W tym miejscu Dysponent akceptuje wniosek, który został złożony przez osobę upoważnioną do środków

zgodnie z wcześniej nadanymi uprawnieniami (opcja „Dostępność” lub „Podgląd dostępnych środków” –

zobacz: Zasady nadawania i rodzaje uprawnień do dysponowania środkami finansowymi (Pozycje

w budżecie)).


15

Dopiero po akceptacji wniosku przez Dysponenta wniosek trafi do dalszego obiegu.

Wnioski zwrócone

W tym miejscu widoczne są wnioski, które zostały zwrócone do poprawy przez kontrolę merytoryczno-

formalną lub wycofane przez Wnioskodawcę przed ostatecznym zatwierdzeniem. Uzasadnienie zwrotu

wniosku przez kontrolę może być różne, jednak zawsze musi zostać podane i jest widoczne dla

Wnioskodawcy. Wniosek zwrócony można poprawić (w sposób identyczny jak dla nowego wniosku) i przesłać

ponownie dalej lub usunąć z obiegu.

Wniosek zwrócony trafia w pierwszej kolejności do Kwestury w celu odblokowania środków, następnie do

Wnioskodawcy do zakładki „Wnioski zwrócone”.

W przypadku gdy wniosek ma już status „Oczekiwanie na realizację” (został zaakceptowany przez wszystkie

stopnie kontroli), wycofać wniosek może jedynie jednostka realizująca.

Poprawa wniosku

Poprawa wniosku odbywa się podobny sposób jak wystawienie nowego, z tą różnicą, że wniosek poprawiany

ma już treść, którą wystarczy jedynie skorygować lub uzupełnić. Po naniesieniu poprawek należy potwierdzić

wybór łączem Prześlij poprawiony wniosek dalej. Taki wniosek trafi ponownie do obiegu z dotychczasowym

numerem.

Wycofanie wniosku z obiegu

Na tym etapie istnieje również możliwość rezygnacji z dalszego przesyłania wniosku i wycofania go z obiegu.

W takim przypadku należy kliknąć link Usuń wniosek do kosza. Decyzję potwierdza się wybierając klawisz

TAK.


16

Zasady nadawania i rodzaje uprawnień do dysponowania środkami finansowymi

(Pozycje w budżecie)

W celu nadania uprawnień należy wejść w zakładkę Pozycje w budżecie – wyświetlą się tam trzy zakładki:

Dostępne środki, Uprawnienia do moich pozycji w budżecie oraz Dodaj osobę upoważnioną.

W Dostępnych środkach pojawią się pozycje budżetowe wprowadzone do Controlingu finansowego, których

Wnioskodawca jest Dysponentem oraz pozycje udostępnione przez innych dysponentów.

W części Uprawnienia do moich pozycji w budżecie będzie lista osób dotychczas przez nas upoważnionych

(o ile zostały one wcześniej dodane). W tej części można zmienić nadane wcześniej uprawnienia. Usunięcie

osoby z listy jest możliwe po zabraniu dotychczasowych uprawnień.

Aby upoważnić do dysponowania środkami nową osobę, należy rozwinąć zakładkę Dodaj osobę

upoważnioną, a następnie:

1) wyszukać osobę po nazwisku lub kodzie jednostki, wybór należy zatwierdzić przyciskiem Wybierz:


17

2) edytować uprawnienia w części Uprawnienia do moich pozycji w budżecie:

3) na rozwijanym pasku wybrać pozycję w budżecie:

4) w zależności od decyzji zaznaczyć rodzaj uprawnienia z trzech dostępnych opcji i zatwierdzić

przyciskiem Zapisz:

Dostępność – osoba upoważniona przy składaniu wniosku będzie widziała pozycję w budżecie Dysponenta

bez kwoty dostępnych środków. Wniosek zostanie uruchomiony po jego akceptacji przez Dysponenta

(w zakładce Moje wnioski → Wnioski wymagające potwierdzenia).

Podgląd dostępnych środków – osoba upoważniona przy składaniu wniosku będzie widziała pozycje w

budżecie Dysponenta razem z kwotą dostępnych środków. Wniosek zostanie uruchomiony po jego

akceptacji przez Dysponenta. W ramach tego uprawnienia mieści się opcja „Dostępność”.

Zatwierdzanie wniosku – osoba upoważniona będzie mogła samodzielnie złożyć i przesłać dalej wniosek bez

konieczności akceptacji Dysponenta środków. W ramach tego uprawnienia mieści się opcja „Podgląd

dostępnych środków”.

5) aby upoważnić tę samą osobę do kolejnych pozycji budżetowych, należy powtórzyć korki 3)-4).

Od tej pory wskazana osoba będzie miała nadane uprawniania do pozycji w budżecie i mogła wystawiać

wnioski w systemie obiegu wniosków. Tylko po nadaniu uprawnień przez Dysponenta (nie Kwesturę)

wybrana osoba będzie uprawniona do dysponowania środkami.

Uwaga: uprawnienia nadane w systemie Workflow odnoszą się tylko do tego systemu!


18

Realizacja

W zakładce Realizacja znajdują się wnioski, które trafiły do nas lub naszej jednostki do realizacji. Po

zrealizowaniu zamówienia we wskazanym we wniosku przedmiocie i kwocie zamówienia, należy dopełnić

formalności i zakończyć wniosek:

W dostępnych polach uzupełnia się datę realizacji zamówienia, nr umowy, na podstawie której zamówienie

zostało zrealizowane (o ile taka istnieje) oraz można wpisać komentarz i dodać załączniki. Po wybraniu

Prześlij wniosek dalej zostanie on przeniesiony z realizacji do zakończonych wniosków.

Jednostka wskazana jako realizująca wniosek ma możliwość zwiększenia lub zmniejszenia wartości wniosku.

Zwiększanie wartości wniosku

W przypadku zwiększenia wartości jednostka realizująca zaznacza opcję „Wartość wniosku zwiększyła się

(dofinansowanie)”, podaje uzasadnienie zwiększenia wartości i określa faktyczną kwotę zamówienia

w dwóch miejscach, za pomocą przycisku Zmień:


19

Po zmianie kwot zależy zapisać zmiany przyciskiem Zapisz oraz określić nową datę ustalenia wartości

zamówienia:

Po przesłaniu wniosku dalej zostanie on automatycznie skierowany do Wnioskodawcy w celu wskazania,

z jakiej pozycji budżetowej ma zostać sfinansowana brakująca kwota (zobacz: Wnioski, których wartość

zmieniła się).

Zmniejszanie wartości wniosku

W przypadku zmniejszenia wartości zamówienia należy wybrać opcję „Wartość wniosku zmniejszyła się

(odblokowanie środków przez Kwesturę)”. Wiosek trafi wtedy do odblokowania środków, a następnie pojawi

się ponownie w Realizacji, gdzie będzie można zakończyć jego procedowanie.

Generowanie umów dydaktycznych

Wniosek na umowę o przeprowadzenie zajęć dydaktycznych znajdzie się w realizacji również

u Wnioskodawcy, który z zakładki Realizacja będzie miał możliwość samodzielnego zarejestrowania umowy

w Centralnym Rejestrze Umów (CRU) i wygenerowania jej z systemu Workflow.

W pierwszej kolejności należy uzupełnić wymagane dane i wybrać Edytuj dane umowy:


20

Następnie trzeba wskazać dane obowiązkowe, tj. adres zamieszkania wykonawcy, a w przypadku

prowadzenia działalności gospodarczej przez wykonawcę również nazwę firmy, NIP i REGON, o ile dane te nie

zostały wcześniej podane.

Zanim nadany zostanie nr umowy należy uzupełnić datę zawarcia umowy, wybrać z listy Reprezentanta SGH,

posiadającego pełnomocnictwo Rektora SGH do podpisywania umów oraz w dodatkowym polu należy

wybrać jego imię i nazwisko:

W przypadku studiów podyplomowych i doktoranckich oraz pozostałych form kształcenia zazwyczaj

Reprezentantem SGH jest „Inny pełnomocnik” – kierownik danej formy kształcenia. Po wybraniu tej opcji

należy wpisać jego imię i nazwisko w dodatkowym polu:

Aby sprawdzić, czy wszystkie dane są zostały wprowadzone i zaciągnęły się prawidłowo, należy wybrać opcję

Podgląd umowy:

Gdy dane zostały wprowadzone poprawnie, należy użyć przycisku Nadaj numer, za pomocą którego

wygeneruje się nr umowy, a w rejestrze CRU pojawią się wymagane informacje:


21

Przycisk Nadaj numer dostępny będzie dopiero po uzupełnieniu i zapisaniu obowiązkowych danych

wykonawcy.

Ostatni ruch to wygenerowanie umowy z uzupełnionymi danymi: Wygeneruj umowę:

Umowa zostanie wygenerowana w formie pdf na 4 stronach wraz z oświadczeniem o pensum (w przypadku

pracowników SGH) oraz informacją o numerze i dacie wystawienia wniosku, na podstawie którego umowa

została przygotowana. W systemie pojawi się nr umowy:

UWAGA: Jeśli okaże się, że numer umowy jest uzupełniony, a nie został użyty przycisk Nadaj numer, należy

ten fakt PILNIE zgłosić Zespołowi Wsparcia Rozwiązań Informatycznych na adres [email protected] –

prawdopodobnie w CRU została już zarejestrowana umowa do wniosku o takim numerze i system zaciąga

nr tej umowy, co jest błędem.

UWAGA: Umowy przygotowane poza systemem Workflow wymagają zarejestrowania w CRU w

odpowiedniej jednostce na zasadach określonych w zarządzeniu Rektora dot. CRU.

Zmiana jednostki realizującej

W Workflow jest możliwość zmiany jednostki realizującej, jeśli okaże się, że wskazana wcześniej nie jest

właściwa, zmieniła się lub uległa przekształceniu. W tym celu należy zwrócić się do Działu Zakupów i wskazać

właściwą jednostkę, która powinna realizować zamówienie. Po zmianie jednostki przez Dział Zakupów zmianę

tę zatwierdza Kierownik zamawiającego i wniosek trafia do właściwej jednostki realizującej.

Kopiowanie wniosku

W systemie Workflow jest również dostępna funkcja kopiowania wniosków. Przycisk „Kopiuj dane do

nowego wniosku” jest dostępny w podglądzie wniosku – obok odnośników „Wniosek w wersji do

wydruku (Wersja skrócona)”:

Po skopiowaniu danych wypełnienie wniosku wygląda podobnie jak przy generowaniu nowego, jednak

większość pól będzie już uzupełniona.



22

Uwaga:

• skopiowaniu nie ulega źródło finansowania, które Wnioskodawca jest zobowiązany wskazać,

• przy powielaniu wniosku na umowy cywilno-prawne dane osobowe wykonawcy pojawiają się tylko

w przypadku, gdy wniosek kopiowany jest przez tego samego Wnioskodawcę lub Dysponenta środków,

• funkcja kopiowania nie jest dostępna jedynie w przypadku wniosków generowanych ze Sklepu SGH,

procedura zamawiania artykułów pozostaje bez zmian, tj. poprzez stronę e-sklep.sgh.waw.pl.

Uzupełnienie pensum

Przy generowaniu wniosku na umowę o przeprowadzenie zajęć dydaktycznych (zajęcia dydaktyczne) system

automatycznie weryfikuje dane z planem wykonania pensum według danych na IKP (Indywidualnym Koncie

Pensowym: http://pensum.sgh.waw.pl) i zalicza godziny dydaktyczne do pensum wykładowcy (dotyczy

nauczycieli akademickich SGH).

Gdy pracownik nie ma wykonanego pensum w danym roku akademickim i dane na IKP wskazują na jego

niewykonanie, należy zaznaczyć we wniosku „Uzupełnienie pensum” i określić rok akademicki, którego

zajęcia dotyczą:

Jeśli pole „Uzupełnienie pensum” nie zostanie zaznaczone, system poinformuje o tym Wnioskodawcę.

Po zaznaczeniu „Uzupełnienia pensum” system zaliczy godziny do pensum z uwzględnieniem mnożnika. Po

akceptacji wniosku przez wszystkie stopnie kontroli wniosek i wliczone godziny będą widoczne również dla

nauczyciela akademickiego na IKP.

W przypadku gdy pole „Uzupełnienie pensum” zostanie zaznaczone, a wykładowca wykonuje pensum

w danym roku akademickim, system powiadomi Wnioskodawcę o braku konieczności wliczania godzin do

pensum i odznaczeniu zaznaczonego pola:

http://pensum.sgh.waw.pl/


23

Może się zdarzyć, że planowane pensum na IKP wskazuje na pełne jego wykonanie, a w danym roku

akademickim faktyczne jego wykonanie przez wykładowcę nie będzie możliwe. System nie jest w stanie

przewidzieć takiej sytuacji i w przypadku braku zaznaczenia „Uzupełnienia pensum” nie poinformuje

Wnioskodawcy, że godziny należy zaliczyć do pensum. W takim przypadku to od wykładowcy zależy wliczenie

godzin do pensum – ostatecznie to on podpisuje oświadczenie o wykonaniu pensum w danym roku

akademickim i bierze na siebie odpowiedzialność w tym zakresie.

Jeśli okaże się, że w rocznym rozliczeniu pensum zostanie przekroczone i godziny z Workflow zostały do niego

wliczone, wykładowcy na podstawie wystawionego w Workflow wniosku wypłacane jest wynagrodzenie– po

zweryfikowaniu i zatwierdzeniu przez nauczyciela akademickiego danych zawartych na IKP oraz po

podpisaniu porozumienia.

UWAGA: we wniosku należy podać prawidłowe dane: faktyczną liczbę godzin prowadzonych zajęć oraz

stawkę z kosztorysu, nawet jeśli godziny zaliczane są do pensum!

Pomoc

W przypadku problemów technicznych z wnioskiem prosimy o zapamiętanie jego numeru i podanie go

w korespondencji skierowanej do Zespołu Wsparcia Rozwiązań Informatycznych: [email protected].


INSTRUKCJA KORZYSTANIA Z SYSTEMU OBIEGU...

Documents

Transcript of INSTRUKCJA KORZYSTANIA Z SYSTEMU OBIEGU...