Intratic jest częścią

Obsługa korespondencji w nowoczesnym przedsiębiorstwie

Niezagospodarowany przepływ korespondencji…

Jakie mogą być konsekwencje?

3

Zaginięcie korespondencji

Intensywny i niezagospodarowany przepływ korespondencji może spowodować zaginięcie korespondencji, co z kolei może doprowadzić do:• Naliczenia kary administracyjnej• Upływu terminów• Straty kontroli• Straty czasu• Straty finansowej

4

Strata szansy biznesowej

Nawet gdy zaginiony list jest znaleziony, może się okazać, że czas na odpowiedź minął lub sprawa, której list dotyczył, utknęła lub skończyła się niepowodzeniem.

5

Niewiadoma historia korespondencjiNie wiadomo, kto zapoznał się z korespondencją i jakie działania zostały podjęte

?

6

Długi czas dotarcia do odbiorcy końcowego

Sekretariat

Centrali

Odpowiedni dział firmy

Odbiorca końcowy

Kiedy firma posiada kilka odrębnych działów, dokumenty często trafiają do centrali lub nie do odpowiedniego działu. W tym przypadku list trzeba przesłać do odbiorcy, co generuje straty czasu i pieniędzy, oprócz tego powstaje ryzyko zaginięcia korespondencji.

7

Problem ze znalezieniem potrzebnego dokumentu

Kiedy powstaje potrzeba zapoznania się z pewnym dokumentem, znalezienie go wymaga czasu.

8

W razie potrzeby wysłania kopii do innych osób, dokument trzeba skserować albo skanować i wysłać mailem, albo przekazać oryginał innej osobie.

Potrzeba powielania dokumentów

9

Jak tego uniknąć?

10

System obiegu korespondencjiSystem obsługi korespondencji w przedsiębiorstwie stworzony przez firmę Intratic pomoże uporządkowaći zorganizować przepływ dokumentów w firmie. System jest prosty w obsłudze i nie wymaga dodatkowych umiejętności pracowników, pomaga uniknąć strat w czasie i przyśpiesza podjęcie działań bez konieczności otrzymania korespondencji fizycznie.

Zarejestruj przesyłkę w systemie

Wydrukuj kod kreskowy

System automatycznie

wygeneruje e-mail z powiadomieniem

Przyklej kod kreskowy i zeskanuj

korespondencję

W razie potrzeby uzupełnij

dodatkowe dane w systemie

11

Proces digitalizacji korespondencji1. Wpłynięcie przesyłki do pokoju pocztowegoPrzyjęcie fizycznej korespondencji przez pracownika pokoju pocztowego.

2. Przyjęcie przesyłki na terminalu dotykowymWybór rodzaju korespondencji (oddziałowa, specjalna, imienna, inna), działu biznesowego (lista działów zarządzana przez administratora systemu), poddziału (opcjonalnie), daty przyjęcia korespondencji, rodzaju przesyłki (list polecony, przesyłka kurierska, list zwykły).

12

Proces digitalizacji korespondencji3. Wygenerowanie i wydrukowanie kodu kreskowegoWygenerowany przez system kod kreskowy może składać się z segmentów oznaczających m.in. datę przyjęcia korespondencji, dział biznesowy, do którego skierowana jest korespondencja i numer terminala dotykowego, z którego wygenerowano ów kod. Po wygenerowaniu kodu kreskowego zostaje on automatycznie wydrukowany na drukarce kodów kreskowych.

4. Utworzenie korespondencji w systemieZapis o korespondencji dodawany jest do bazy danych, przez co korespondencja staje się widoczna w systemie.

Przykładowy kod kreskowy:

99 – oznaczenie korespondencji zewnętrznej151022 – data przyjęcia korespondencjiLEG – skrót działu docelowego2 – numer terminala dotykowego0001 – numer korespondencji w danym dniu

13

Proces digitalizacji korespondencji5. Wysłanie powiadomienia e-mail o nadejściu korespondencjiDo pracowników działu, do którego skierowana jest korespondencja lub do konkretnego pracownika w przypadku korespondencji imiennej wysyłane jest powiadomienie e-mail, zawierające m.in.:• Kod kreskowy korespondencji,• Datę przyjęcia,• Informację o osobie przyjmującej korespondencję,• Łącze do e-korespondencji w systemie.

14

6. Naklejenie kodu kreskowego na korespondencjęUmieszczenie kodu kreskowego w taki sposób, aby nie zasłaniał danych niezbędnych do odczytania przez system OCR lub pracownika wyświetlającego skan dokumentu.

7. Zeskanowanie korespondencji w skanerze masowymUmieszczenie zbioru korespondencji w skanerze masowym i uruchomienie skanera. Jeden wsad może zawierać wiele korespondencji. System automatycznie rozpozna korespondencję wielostronicową – kod kreskowy na kartce oznacza rozpoczęcie nowej korespondencji, a strony pomiędzy – dodatkowe strony do korespondencji o wcześniejszym kodzie kreskowym.

Proces digitalizacji korespondencji

15

8. Utworzenie skanu korespondencjiW systemie tworzony jest plik PDF ze skanem dokumentu. Następuje przypisanie pliku do konkretnej e-korespondencji w systemie.

9. Uzupełnienie danych korespondencji przez technologię OCRTechnologia OCR (ang. Optical Character Recognition) może automatycznie odczytać dane i treści zawarte na skanowanym obiekcie, począwszy od numeru naklejonego kodu kreskowego, przez numer listu poleconego (numer R), numer listu InPost na treści dokumentu kończąc.

Proces digitalizacji korespondencji

16

Proces digitalizacji korespondencji10. Uzupełnienie danych korespondencji przez pracownikaDodatkowe dane mogą zostać uzupełnione przez pracownika bezpośrednio w systemie dostępnym w przeglądarce internetowej.

Papier + skan =Podejście hybrydowe

18

Obsługa korespondencji fizycznej i elektroniczneje-Korespondencja w nowoczesnym przedsiębiorstwie

19

Stanowisko przyjęcia korespondencji

20

Stanowisko odbioru korespondencji

Elektroniczne wspomaganie korespondencji wewnątrzfirmowej

Korespondencja wewnętrzna

22

Obsługa korespondencji wewnętrznej

W ramach modelu hybrydowego, stawiającego na elektroniczne wspomaganie korespondencji fizycznej, możliwe jest obsłużenie procesu nadawania oraz przyjmowania korespondencji wewnętrznej, nadawanej między pracownikami jednego lub wielu oddziałów danego przedsiębiorstwa. Sam proces jest zbliżony do procedury odebrania przesyłki fizycznej przy stanowisku odbioru.

Elementem wyróżniającym obsługę korespondencji wewnętrznej jest dodanie aplikacji nadania korespondencji do wybranego działu biznesowego przedsiębiorstwa wraz z możliwością zadeklarowania wysyłanych załączników. Do nadania służy stanowisko odbioru korespondencji, czyli to samo, przy którym użytkownik może odebrać korespondencję zewnętrzną i wewnętrzną.

23

Możliwość szybkiego zarejestrowania korespondencji dzięki aplikacji dotykowej uruchamianej na terminalu dotykowymIstnienie elektronicznego rejestru poczty przychodzącejPrzyspieszenie pracy, brak potrzeby oczekiwania na fizyczne dostarczenie korespondencjiRedukcja błędów powiązanych z nieterminowym dostarczeniem przesyłekMożliwość kategoryzacji dokumentówMożliwość śledzenia korespondencjiOptymalizacja pracy sekretariatuOpis korespondencji pozwalający szybkie wyszukiwanieObsługa korespondencji zarówno zewnętrznej jak i wewnętrznejOdbiór fizycznych dokumentów z uwzględnieniem uwierzytelniania kartą magnetyczną

Korzyści

24

Elektroniczny rejestr poczty przychodzącejElektroniczne powiadomienie o przesyłceAutomatyczne rozpoznawanie treści za pomocą technologii OCRMożliwość uzupełnienia dodatkowymi danymiZaawansowana wyszukiwarkaPołączenie obsługi korespondencji fizycznej i elektronicznej Rejestracja faktu odbioru fizycznej korespondencji przez pracownikaObsługa sytuacji nietypowych (zgłoszenie zagubienia fizycznego listu, przekazanie dalej)

Funkcjonalności

www.intratic.eu

Wrocławul. Przedmiejska 6–1054-201 Wrocław

Krakówul. Conrada 55B31-357 Kraków

Poznańul. Grottgera 16/160-758 Poznań

Maciej PondelStrategy Business Developer, Lider Centrum Kompetencji Microsoft / Digital Workplace502 133 360

maciej.pondel@intratic.eu

www.intratic.eu