INFORMACJE O PROGRAMIEnowalu.pl/do_pobrania/Instrukcja_mobilny_subiekt.pdf · Microsoft SQL Server...

INFORMACJE O PROGRAMIE

1

Użyte narzędzia: Microsoft .Net Framework 2.0, Microsoft Microsoft Visual Studio 2005, Microsoft InstallShield 12 Proffesional Edition, InstallShield Software Microsoft Office FrontPage XP, Microsoft DemoShield 7.5, InstallShield Software Adobe Photoshop 6.0, Adobe Microsoft SQL Server 2005 Compact Edition, Microsoft Microsoft .NET Compact Framework 2, Microsoft


2

Spis treści

Spis treści ....................................................................................................................................... 2 Wstęp .............................................................................................................................................. 3 Środowisko pracy i obsługa ............................................................................................................ 4 Architektura systemu ...................................................................................................................... 4 Wymagania sprzętowe.................................................................................................................... 4 Zastosowanie .................................................................................................................................. 5 Otoczenie systemu ......................................................................................................................... 5 Możliwości programu ...................................................................................................................... 5 Instalacja ......................................................................................................................................... 6 Serwer mobilnego Subiekta ............................................................................................................ 7 Zarządzanie mobilnym Subiektem .................................................................................................. 7 Licencje ......................................................................................................................................... 13 Współpraca z Subiektem GT ........................................................................................................ 13 Pierwsze uruchomienie mobilnego Subiekta ................................................................................ 15 Praca z programem ...................................................................................................................... 15 Menu mobilnego Subiekta ............................................................................................................ 18 Elementy mobilnego Subiekta ...................................................................................................... 21 Nowa transakcja ........................................................................................................................... 21 Kontrahenci ................................................................................................................................... 24 Bufor.............................................................................................................................................. 26 Towary .......................................................................................................................................... 27 Dokumenty .................................................................................................................................... 27


3

Wstęp

InsERT, działający od 19 lat na polskim rynku producent oprogramowania dla małych i średnich firm, tworzył dotąd systemy przeznaczone dla użytkowników standardowych komputerów PC.

mobilny Subiekt - zrywa z tymi ograniczeniami, bowiem zapewnia obsługę tych użytkowników, którzy pracują w terenie, a ich wizyty w firmie są sporadyczne.

mobilny Subiekt to niezależny program do wystawiania faktur i zbierania zamówień działający na przenośnych komputerach oraz telefonach komórkowych wykorzystujących platformę Windows Mobile. Komunikuje się z Subiektem GT, wymieniając z nim informacje m.in. o cenach towarów, stanach magazynowych, kontrahentach. mobilny Subiekt jest łatwy do wdrożenia oraz prosty w obsłudze, maksymalnie wykorzystuje możliwości urządzeń mobilnych.

mobilny Subiekt jest kontynuatorem tej linii produktów oraz rozwiązań, za pomocą których InsERT wytycza nowe szlaki oraz promuje najnowsze trendy i technologie (oscGT, Sello, InsMAIL itp.).


4

Środowisko pracy i obsługa

mobilny Subiekt działa na urządzeniach przenośnych z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows Mobile (szczegółowe wymagania poniżej), wyposażonych w ekran dotykowy. Twórcy systemu dołożyli wszelkich starań, aby umożliwić użytkownikom jak najwygodniejszą pracę, zgodną z ich przyzwyczajeniami. Wszystkie elementy interfejsu, w tym klawiatura, zostały tak zaprojektowane, aby umożliwić obsługę przy pomocy palca.

W tej chwili mobilny Subiekt nie współpracuje z smartfonami Windows Mobile oraz z innymi urządzeniami, np. przenośnymi, wykorzystującymi system operacyjny Symbian.

Architektura systemu Na całość proponowanego przez InsERT rozwiązania składają się następujące aplikacje:

• działający w siedzibie firmy Subiekt GT

• serwer mobilnego Subiekta działający na komputerze w siedzibie firmy (usługa Windows)

• program do zarządzania serwerem – Zarządzanie mobilnym Subiektem

• mobilny Subiekt na urządzeniu przenośnym.

W siedzibie firmy klienta znajduje się serwer, którego zadaniem jest komunikowanie się z urządzeniami mobilnymi - podawanie i przyjmowanie od nich potrzebnych informacji (o wystawionych dokumentach, o wprowadzonych zmianach itp.), następnie dane te podawanie są do Subiekta GT. Serwer jest skojarzony z podmiotem Subiekta GT, dzięki czemu gdy urządzenie mobilne np. wymaga podania listy kontrahentów, serwer łączy się z Subiektem GT i przesyła dane do mobilnego Subiekta.

Wymagania sprz ętowe Część mobilna – komputer przenośny wyposażony w:

• ekran dotykowy • system operacyjny Windows Mobile 5 (Pocket PC Edition lub Pocket PC Phone Edition)

lub Windows Mobile 6, 6.1 (Classic lub Professional) • od 1 do 5 MB wolnej pamięci plikowej (w zależności od urządzenia) • dostęp do Internetu (np. GSM, WiFi).


5

Część serwerowa:

• komputer z zainstalowanym Subiektem GT (aktywowanym do wersji 1.17 lub wyższej) • stałe łącze internetowe z możliwością skonfigurowania dostępu z zewnątrz (publiczne IP

lub DDNS, otwarcie jednego dowolnie wybranego portu).

Część do zarządzania: • połączenie sieciowe pozwalające na połączenie z komputerem, na którym jest zainstalowany

serwer • program ActiveSync lub jego odpowiednik (dystrybuowane bezpłatnie z komputerami

przenośnymi).

Zastosowanie mobilny Subiekt umożliwia wykorzystanie nowoczesnych form sprzedaży, jakimi są:

• preselling - czyli zbieranie przez przedstawicieli handlowych zamówień, polega na łączeniu się z centralą firmy, sprawdzaniem na bieżąco stanów magazynowych; po wystawieniu dokumentu zamówienia użytkownik otrzymuje e-mailem z centrali dokument w pliku PDF; zamówienie można wydrukować i/lub wysłać mailem.

• vanselling - czyli tzw. sprzedaż bezpośrednia, „z samochodu”, usprawnia pracę przedstawicieli handlowych-kierowców, łączy się z wystawianiem dokumentów sprzedaży (faktury VAT) i rejestrowaniem pobranych należności (KP); dokumenty te można drukować.

Otoczenie systemu mobilny Subiekt wymienia dane z systemem obsługi sprzedaży - Subiektem GT bezpośrednio lub pośrednio przez oprogramowanie zainstalowane na serwerze. System może pracować w trybie:

• online – czyli połączony z serwerem • offline – bez połączenia z serwerem; wadą tego typu pracy jest np. brak bieżącej aktualizacji

stanów magazynowych w sytuacji, gdy zostały one zmienione poza urządzeniem przenośnym, zaletą jest możliwość pracy tam, gdzie po prostu łączności internetowej nie ma (inną zaletą jest też brak konieczności ponoszenia opłat za połączenie internetowe.).

Możliwo ści programu Oto lista najistotniejszych możliwości mobilnego Subiekta. Bardziej szczegółowy opis wybranych funkcji znajduje się w części poświęconej modułom programu:

• obsługa dokumentów: ZK, FS, RS, WZ, PZ, PA (bez fiskalizacji), PAi (bez fiskalizacji) • rozliczanie dokumentów KP • numeracja dokumentów • podgląd danych o towarach • dodawanie i edycja danych kontrahenta • podgląd aktualnego stanu rozliczeń z kontrahentami • przypisywanie kontrahentów do handlowców (poprzez nadawanie kontrahentom cech) • ustalanie poziomów cen, które są widoczne dla danego akwizytora • kontrola wartości dokumentu • wyszukiwanie danych za pomocą InsTYNKT-u • obsługa rabatów, promocji • przeliczanie i przekształcanie dokumentów


6

• zapis dokumentów do Subiekta GT lub do bufora • edycja dokumentów z bufora i wysyłanie ich do Subiekta GT • przegląd istniejących dokumentów z Subiekta GT • realizowanie zamówień • blokada wystawiania nowych dokumentów, gdy w buforze istnieją dokumenty starsze niż

określona liczba dni • raport podsumowujący sprzedaż z danego dnia, tygodnia i całego miesiąca • protokół komunikacji urządzenia z serwerem optymalizowany pod kątem ilości przesyłanych

danych • drukowanie przy wykorzystaniu drukarek bezprzewodowych (bluetooth, podczerwień)

oraz drukarek sieciowych - tylko wydruki tekstowe • zarządzanie mobilnymi użytkownikami, urządzeniami, licencjami • definiowanie sposobu udostępniania serwera • praca w trybie online i offline • prosta instalacja programu na urządzeniu mobilnym oraz automatyczna konfiguracja

i pobieranie danych • obsługa czytnika kodów kreskowych • łączenie z wybranym numerem telefonu kontrahenta (Moduł Kontrahenci – Pokaż lub Moduł

Kontrahenci – Menu kontekstowe - Zadzwoń).

Instalacja Instalacja mobilnego Subiekta składa się z trzech ważnych kroków: instalacji serwera mobilnego Subiekta na komputerze PC oraz aplikacji zarządzającej serwerem (Zarządzanie mobilnym Subiektem), a następnie instalacji samego mobilnego Subiekta na jednym lub wielu urządzeniach przenośnych. Aby zainstalować serwer mobilnego Subiekta, należy najpierw spełnić następujące wymagania dotyczące komputera PC, na którym ma on być zainstalowany:

• zainstalowany Subiekt GT w wersji co najmniej 1.22 (aktywnej) • dostęp do Internetu z możliwością odblokowania portów (ponieważ komputer

z zainstalowanym serwerem mobilnego Subiekta musi być widoczny z Internetu, można go takim uczynić za pomocą konfiguracji administracyjnych; jeśli w firmie jest jeden komputer, nie powinno to sprawić użytkownikom trudności, natomiast w sytuacji, gdy jest ich więcej, należy zapoznać się ze szczegółowym opisem umieszczonym w osobnym dokumencie)

• zalecane jest również skonfigurowane konto e-mail (na dowolnym serwerze pocztowym).

Następnie można przystąpić do instalacji serwera mobilnego Subiekta.

W tym celu należy włożyć płytę instalacyjną do napędu CD komputera i postępować zgodnie ze wskazówkami podanymi w kreatorze instalacji.


7

Serwer mobilnego Subiekta Po zainstalowaniu serwera mobilnego Subiekta jest on widoczny w systemie jako usługa Windows. Można go włączać/wyłączać z poziomu panelu Zarządzania usługami systemu Windows. Panel ten umożliwia m.in. również zdefiniowanie, czy serwer ma się uruchamiać automatycznie przy starcie systemu oraz czy ma się uruchamiać ponownie po wystąpieniu jakiegokolwiek błędu. Do zarządzania serwerem służy osobna aplikacja – Zarządzanie mobilnym Subiektem. Pozwala ona między innymi na konfigurację połączenia serwera z podmiotem Subiekta GT oraz na definiowanie użytkowników mobilnych.

Zarządzanie mobilnym Subiektem

Po zainstalowaniu Zarządzania mobilnym Subiektem jako pierwsze pojawi się okno Parametry połączenia z Serwerem. Należy podać w nim dane Serwera mobilnego Subiekta. W niektórych przypadkach wymagane jest wpisanie danych użytkownika, który ma uprawnienia do kontrolera usług, na komputerze, na którym znajduje się serwer.


8

Po kliknięciu klawisza Połącz wyświetlone zostanie okno aplikacji. Znajdują się tu informacje o połączeniu z serwerem oraz (gdy serwer jest uruchomiony) o parametrach połączenia z Subiektem GT.

Jeżeli serwer jest zatrzymany, należy wybrać z listy operacji opcję Uruchom serwer, a następnie odpowiedzieć Tak na pytanie, które się pojawi. W przypadku, gdy serwer zostanie wcześniej wyłączony, ale nie był jeszcze konfigurowany, status serwera będzie określony jako: brak konfiguracji serwera. Należy wybrać wtedy operację Ustawienia serwera. Po wykonaniu powyższych kroków pojawi się okno ustawień. Podczas pierwszego uruchomienia widoczna na poniższym ekranie sekcja Opcje będzie ukryta, natomiast w polu Nazwa pojawią się nazwy podmiotów Subiekta GT, spośród których należy wybrać ten podmiot, który zostanie skojarzony z mobilnym Subiektem.

Po naciśnięciu klawisza Opcje pokazane zostaną dane dotyczące SQL Servera. Zakoduj hasło - zakreślenie tego znacznika będzie oznaczało, że hasło będzie przechowywane w pliku konfiguracyjnym XML w postaci zakodowanej. W sekcji Parametry komputera należy podać numer portu, na którym będzie odbywała się komunikacja (port protokołu TCP/IP), opcja Przywróć domyślny port spowoduje, że program sam


9

wprowadzi nowe ustawienia domyślnego portu. Podanie parametrów w polu Adres IP umożliwi wybór interfejsu sieciowego, na którym serwer ma „nasłuchiwać” urządzeń mobilnych na wskazanym porcie. Zakreślenie znacznika Wszystkie adresy (*) zablokuje edycję tego pola i spowoduje, że program będzie nasłuchiwał na wszystkich interfejsach. Ustalenie tych parametrów może wiązać się z koniecznością otwarcia portu w firewallu, dlatego warto zapoznać się z opisem programu, który Państwo stosują. Wczytaj ustawienia z pliku – po podaniu w tym miejscu pliku startowego z mobilnego Subiekta wczytane zostaną z niego wszystkie ustawienia. Opis ekranu głównego zarz ądzania serwerem Znajdują się tu bieżące dane informujące m.in. o statusie i nazwie serwera, o nazwie podmiotu z Subiekta GT oraz o adresie serwera SQL. Pole Adres hosta pokazuje, na jakim interfejsie sieciowym „nasłuchuje” serwer. Jeżeli „słucha” na wszystkich, to udostępnia hyperlink wszystkie adresy (*). Kliknięcie na ten hyperlink spowoduje wyświetlenie okna z listą adresów IP komputera. Z sekcji Operacje można uruchomić lub zatrzymać serwer, zmienić parametry połączenia z serwerem oraz wybrać te, które posłużą do ustawienia konta pocztowego oraz serwera, można będzie również stąd zdecydować o zamknięciu serwera. Po wybraniu znajdującego się tu hyperlinka Inne ustawienia wyświetli się okno (ekran powyżej), z pomocą którego można wprowadzić ustalenia dotyczące eksportu wydruków graficznych do plików tekstowych w sytuacji, gdy użytkownik drukuje dokumenty za pomocą urządzenia przenośnego przy użyciu wydruków graficznych. Nie jest jednak zalecane drukowanie na wzorcu graficznym z urządzenia przenośnego. W wersji 1.17 systemu Subiekt GT można zdefiniować, który wzorzec wydruku ma być wykorzystywany przez mobilnego Subiekta poprzez dopisanie na końcu nazwy wzorca ”spacja[mobilny]”. Jeżeli taki wzorzec nie został zdefiniowany (nie ma go również we wcześniejszych wersjach systemu Subiekt GT), wykorzystany zostanie wzorzec domyślny.

Znajdują się w nim bieżące dane informujące m.in. o nazwie podmiotu z Subiekta GT oraz o adresie serwera SQL.


10

Zakładka Użytkownicy

W zakładce tej umieszczone są dane użytkowników z Subiekta GT oraz informacje wprowadzone do okna Użytkownik wywołanego po dwukrotnym kliknięciu na nazwisku użytkownika (ekran poniżej). Kolumna Stan informuje czy użytkownik jest połączony z serwerem (online), czy nie (offline). Okno Użytkownik

Ustaw tego u żytkownika jako u żytkownika mobilnego – parametr nadrzędny, określa, czy dany użytkownik jest użytkownikiem mobilnym. Każde stanowisko mobilnego Subiekta wymaga osobnej licencji (więcej informacji o licencjach w kolejnym rozdziale). ID PDA - numer urządzenia mobilnego (można go odczytać na PDA w mobilnym Subiekcie).


11

Użytkownik obsługuje kontrahentów z cech ą - administrator lub serwisant może określić, z jakimi kontrahentami dany akwizytor może prowadzić handel; dzięki nadaniu cech możliwe jest „przydzielenie” poszczególnym akwizytorom grup kontrahentów (odznaczających się określoną cechą, np. hurtowy, krajowy itp.). Wybranie cechy „dowolny” spowoduje, że użytkownik będzie widział wszystkich kontrahentów z Subiekta GT, którzy są odbiorcami. Ma prawo przegl ądać szczegóły dokumentów wystawionych przez innych u żytkowników – zaznaczenie tej opcji umożliwi użytkownikowi przeglądanie, drukowanie oraz realizowanie dokumentów z Informatora wystawionych przez innych użytkowników. Blokuj wystawianie nowych dokumentów, je żeli w buforze s ą dokumenty starsze ni ż (dni) – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że użytkownik mobilny nie będzie mógł wystawiać nowych dokumentów, gdy w Buforze będzie miał niezsynchronizowane dokumenty starsze niż określona liczba dni. Trzy dni przed blokadą zacznie pojawiać się przypomnienie przy uruchamianiu programu. Numeracja dokumentów – zaznaczenie opcji Użytkownik mo że wystawia ć dokumenty w trybie offline oraz ustawienie rozszerzeń i numerów początkowych pozwoli na wystawianie dokumentów w trybie offline. Dokumenty te będą pełnoprawnymi dokumentami, ponieważ będą miały nadany numer przez mobilnego Subiekta w formacie zgodnym z tym, jaki został ustawiony w parametrach numeracji w Subiekcie GT. Mogą być także drukowane bez połączenia z serwerem, przy użyciu lokalnych wzorców wydruku. Warunkiem jest zaznaczenie w Subiekcie GT łamania numeru przez rozszerzenie. Uwaga! Rozszerzenia numerów ustalone w mobilnym Sub iekcie nie powinny by ć używane w Subiekcie GT. Mogłoby to spowodowa ć zaburzenie numeracji i uniemo żliwi ć zapis dokumentów z mobilnego Subiekta. Możliwe jest zbiorcze ustawienie rozszerzeń i numerów startowych dla wszystkich typów dokumentów po kliknięciu hyperlinka Ustaw wszystkie .

Wybór poziomów cen przesyłanych na urządzenie mobilne umożliwia zawężenie listy poziomów cen, które będą dostępne z urządzenia dla danego akwizytora. Dostęp do tych ustawień jest możliwy również z zakładki Użytkownicy (hyperlink Ustawienia widoczności cen), a także z menu kontekstowego na liście użytkowników (można zaznaczyć kilka poziomów cen naraz). W zakładce Poczta niewysłana znajduje się lista wiadomości e-mail, które nie zostały jeszcze wysłane. Na czerwono oznaczone są wiadomości, których nie udało się wysłać. Po dwukrotnym kliknięciu na taką wiadomość można zobaczyć, z jakiego powodu wiadomość nie została wysłana oraz można zmienić adres e-mail adresata. Lista może być na bieżąco odświeżana (po zakreśleniu znacznika autoodświeżanie).


12

Okno Ustawienia konta pocztowego

Wypełnienie danych w tym oknie jest konieczne do tego, aby możliwe było przesyłanie e-mailem plików z wydrukami dokumentów bezpośrednio do klientów. Szczegółowe parametry dotyczące konta pocztowego mogą otrzymać Państwo od swego operatora internetowego.

W dalszej kolejności należy podłączyć do komputera urządzenie przenośne (połączenie zostanie nawiązane za pomocą standardowego mechanizmu ActiveSync lub Centrum obsługi urządzeń z systemem Windows Mobile) i zainstalować mobilnego Subiekta na podłączonym urządzeniu mobilnym.


13

Program instalacyjny może zostać także umieszczony na karcie pamięci, co stanowi alternatywny sposób dystrybucji i instalacji mobilnego Subiekta. W tym celu z płyty instalacyjnej mobilnego Subiekta należy skopiować na kartę pamięci katalog "Instaluj\klient\WM_karta\2577". Po włożeniu karty do urządzenia program instalacyjny zostanie uruchomiony automatycznie (do wyboru jest Instalacja ręczna lub Krok po kroku).

Na koniec tego rozdziału - najważniejsze kroki instalacji mobilnego Subiekta. Aby go zainstalować, należy:

• zainstalować serwer mobilnego Subiekta i Zarządzanie serwerem mobilnego Subiekta, • uruchomić Zarządzanie serwerem mobilnego Subiekta, • wskazać podmiot w Subiekcie GT, który będzie wykorzystywany do pracy mobilnej, • podać numer portu TCP/IP, na którym będzie odbywała się komunikacja z serwerem, • zdefiniować użytkowników mobilnych (należy zakreślić znacznik Użytkownik mobilny w oknie

Zarządzania serwerem mobilnego Subiekta), • określić widoczne poziomy cen, • określić, czy może wystawiać dokumenty w trybie offline i ewentualnie skonfigurować

parametry numeracji dokumentów, • określić dla poszczególnych użytkowników mobilnego Subiekta dostęp do wybranych

kontrahentów (wdrażając system, określamy, który z użytkowników Subiekta GT będzie pracował mobilnie i na którym urządzeniu – podając ID urządzenia mobilnego), użytkownik mobilny musi mieć przypisany magazyn,

• (w samym Subiekcie GT) zdefiniować dostęp do towarów (zakreślić znacznik Do sprzedaży mobilnej w oknie z danymi towaru),

• (w Subiekcie GT) zwrócić uwagę, aby w parametrach dokumentów, w zakładce Ceny, w polu Rodzaj transakcji VAT – wybrana była transakcja: sprzedaż krajowa - S,

• zalecane jest również wprowadzenie danych konta pocztowego, które będzie pomocne podczas wysyłania wydruków dokumentów (z tego konta będą rozsyłane dokumenty klientom obsługiwanym przez mobilnego Subiekta).

Licencje

Współpraca z Subiektem GT Po zainstalowaniu programu można rozpocząć pracę z próbną, 45-dniową, w pełni funkcjonalną wersją mobilnego Subiekta. Natomiast aby rozpocząć pracę z programem w pełnej wersji, użytkownik po wprowadzeniu kodu licencji musi dokonać rejestracji programu w firmie InsERT. Zostanie mu odesłany specjalny kod aktywacyjny, który pozwoli na pracę programu w wersji zarejestrowanej.


14

Rejestracji można dokonać na dwa sposoby: metodą tradycyjną lub przez Internet. W czasie uruchomienia programu pojawia się pytanie o jego numer seryjny, a następnie zostaje wyświetlony komunikat informujący o tym, że dalsza aktywacja programu mobilny Subiekt odbywa się w Subiekcie GT. mobilny Subiekt nie sprawuje kontroli nad licencjami, co jest spowodowane tym, że oba programy korzystają z tych samych mechanizmów zarządzania licencjami. Aby dokonać tradycyjnej rejestracji, należy przesłać szczegółowo wypełnioną kartę rejestracyjną (informacje, które należy podać obowiązkowo, są zaznaczono na karcie pogrubioną czcionką). Karty bez czytelnego i poprawnego numeru NIP nie mogą zostać zarejestrowane. Dane te zostaną zarejestrowane przez InsERT, a użytkownikowi zostanie przyznany kod aktywacyjny, który zostanie mu dostarczony drogą pocztową (ewentualnie pocztą elektroniczną). Następnie numer ten należy wprowadzić w opcji Rejestruj dostępnej w oknie dialogowym Zarządzanie licencjami uruchamianym z menu Pomoc programu Subiekt GT. Wybór tej opcji zapoczątkuje działanie kreatora, który pozwala przeprowadzić proces aktywacji. Na pierwszym wyświetlonym ekranie należy wówczas wybrać opcję Wpisanie numeru i przejść do drugiego ekranu za pomocą klawisza Dalej. Tam konieczne jest wprowadzenie otrzymanego z firmy InsERT numeru aktywacyjnego. Po poprawnym wpisaniu numeru aktywacyjnego i zaakceptowaniu tej informacji klawiszem Dalej program będzie już w pełni gotowy do pracy. Rejestracja przez Internet jest najszybszym sposobem rejestracji licencji i uzyskania numeru aktywacyjnego, który dodatkowo jest automatycznie wprowadzany do bazy danych, dzięki temu użytkownik nie musi go nigdzie przepisywać. Rejestracja jest procesem krótkotrwałym i do jej powodzenia jest wystarczające łącze o niskiej przepustowości (wystarczy połączenie przez modem zestawione dosłownie na chwilę). Aby rozpocząć proces rejestracji przez Internet, należy uruchomić opcję Rejestruj dostępną w oknie dialogowym Zarządzanie licencjami uruchamianym z menu Pomoc Subiekta GT. Na pierwszym ekranie wyświetlonego w Subiekcie GT kreatora należy wybrać opcję Internet. Do kolejnych etapów można przejść za pomocą klawisza Dalej. Następnie należy podać imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za program oraz miejsce zakupu programu (miasto i nazwa dystrybutora). Konieczna jest również weryfikacja wyświetlonych danych dotyczących podmiotu gospodarczego. Jeśli którakolwiek z informacji jest niepoprawna, należy powrócić do okna dialogowego Zarządzanie licencjami i skorzystać z opcji Zmień wyświetlonej obok nazwy podmiotu. Następnie należy potwierdzić adres do korespondencji oraz adres użytkowania programu (jeśli te adresy są inne niż adres siedziby firmy, to należy je tutaj wprowadzić, zaznaczając uprzednio odpowiedni znacznik). W dalszej kolejności konieczne jest potwierdzenie danych do rejestracji. Należy szczególnie zwrócić uwagę na NIP i numer licencji – numery te muszą być podane bezbłędnie. Warto sięgnąć po kartę kodu licencji znajdującą się w pakiecie i ostateczne sprawdzić kod licencji. Kolejny krok to akceptacja danych związanych z danymi firmy, informacjami marketingowymi i przesyłaniem informacji e-mailem. Prosimy o uważne zapoznanie się z każdym z punktów. Na koniec należy ostatecznie potwierdzić chęć dokonania rejestracji przez Internet, a następnie nawiązać połączenie i umożliwić programowi stosowną wymianę danych. Po udanym procesie rejestracji przez Internet otrzymany numer aktywacyjny jest automatycznie wpisywany do bazy danych, co można zobaczyć w omawianym już oknie dialogowym Zarządzanie licencjami. Numer ten jest dostępny na tym ekranie do ewentualnego, późniejszego wykorzystania. Rejestracja internetowa powoduje też przesłanie przez firmę InsERT potwierdzenia rejestracji (wraz z numerem aktywacyjnym) drogą pocztową.


15

Uwaga! Licencje przyznawane s ą na jedno urz ądzenie działaj ące w ramach jednego podmiotu. Licencje na dodatkowe stanowiska można uzyskać poprzez zakupienie specjalnych rozszerzeń na następne urządzenia.

Pierwsze uruchomienie mobilnego Subiekta Do pierwszego uruchomienie programu na urządzeniu przenośnym wymagane jest aktywne połączenie internetowe (może to być połączenie GPRS, WiFi lub inne). Po uruchomieniu mobilnego Subiekta z menu startowego Windows Mobile (start/programy/mobilny Subiekt) należy skonfigurować połączenie, a więc podać adres sieciowy serwera (może być to adres IP np.: 195.116.205.246 lub adres zwykły, np. test.insert.com.pl), numer portu TCP/IP, na którym odbywa się komunikacja. Wyświetlony tutaj ID urządzenia mobilnego służy do identyfikacji urządzenia użytkownika i musi być wprowadzony w serwerze mobilnego Subiekta (dane z obydwu linijek należy wpisać bez odstępów). Uwaga! Administrator, wdra żając system, ł ączy si ę poprzez serwer mobilnego Subiekta z podmiotem Subiekta GT i otrzymuje list ę użytkowników, a nast ępnie okre śla, który z nich będzie pracował mobilnie. Wówczas musi skojarzy ć urządzenie z danym u żytkownikiem, tzn. z osob ą z personelu Subiekta GT (oznacza to konieczno ść wpisania identyfikatora urz ądzenia w oknie ewidencji personelu na serwerze mobilnego S ubiekta).

Uwaga! Jeden u żytkownik mo że pracowa ć tylko z jednym urz ądzeniem mobilnym.

Następnie można już nawiązać połączenie z serwerem mobilnego Subiekta, logując się do programu i podając swoje hasło. Jest to takie samo hasło, jak hasło danego użytkownika w Subiekcie GT. Ponieważ serwer mobilnego Subiekta „wie”, że z danego urządzenia mobilnego łączy się tylko jeden wskazany użytkownik, w prosty sposób dokonuje on identyfikacji i weryfikacji łączącej się osoby (oczywiście pod warunkiem podania swojego poprawnego hasła). Po prawidłowym uruchomieniu mobilnego Subiekta powinien pojawić się ekran główny.

Przy pierwszym uruchomieniu programu zostaną pobrane m.in. dane słownikowe oraz parametry domyślne kontrahentów i dokumentów.

.

Praca z programem

Obsługa mobilnego Subiekta jest bardzo intuicyjna, warto jednak w tym miejscu przytoczyć kilka najważniejszych informacji dotyczących pracy z systemem.


16

Widoczna w prawym górnym rogu ikonka wskazuje, czy praca z programem odbywa się w trybie online czy offline. Poszczególne kolory oznaczają:

• niebieski – urządzenie jest połączone z serwerem mobilnego Subiekta

• żółty – urządzenie jest połączone z Internetem, próbuje nawiązać połączenie z serwerem; kolor żółty może oznaczać także, że wystąpił błąd podczas logowania (warto pamiętać również o tym, że logowanie „w tle” następuje po każdym odzyskaniu utraconego połączenia)

• czerwony – brak połączenia z Internetem lub brak skonfigurowanego połączenia z serwerem

• brak ikonki – program pracuje w wymuszonym trybie offline; żadne dane nie są wtedy wymieniane z serwerem.

Niebieska strzałka z lewego górnego rogu umożliwia powrót do poprzednio używanej funkcji programu.

Strzałki widoczne na listach (np. z dokumentami) pozwalają przechodzić do kolejnych stron.


17

W każdym module u dołu ekranu znajdują się klawisze umożliwiające wykonanie odpowiednich operacji lub udostępniające parametry danego modułu. Rysunek z lewej strony dotyczy modułu Dokumenty.

W modułach: Kontrahenci, Dokumenty, Bufor, Towary mechanizm „tap and hold” (czyli przytrzymanie rysika) wywołuje podręczne menu – na rysunku z prawej strony zaprezentowano menu podręczne modułu Kontrahenci.


18

Na ekranie obok widoczne są opcje dostępne w parametrach modułu Kontrahenci.

Menu mobilnego Subiekta


19

Po naciśnięciu klawisza menu wyświetlone zostaną następujące opcje: 1. Konfiguracja:

• Zmień parametry poł ączenia - pozwala wprowadzić nowe parametry połączenia z serwerem mobilnego Subiekta,

• Kompaktuj baz ę - kompaktowanie bazy danych zmniejsza rozmiar pliku lokalnej bazy danych mobilnego Subiekta poprzez usunięcie z niego nieużywanych fragmentów. Uwaga! Operacj ę tę należy wykona ć po pojawieniu si ę komunikatu „Nale ży skompaktowa ć bazę danych” ,

• Ustawienia wydruków - ustalenia dotyczące min.: konfiguracji drukarki wybór sterownika, portu, kodów steruj ących itp.) , ustawienia rozmiaru czcionki na wydruku, - (zakładka A); aplikacji zewnętrznych wykorzystywanych do wydruków dokumentów – ich parametrów uruchomienia formatu plików wydruków pobieranych na urządzenie (ustawienie to jest wykorzystywane, gdy w oknie Drukuj dokument wybierana zostanie opcja Zapisz plik wydruku i/lub Otwórz w zewnętrznej aplikacji) - (zakładka B); sposobu sortowania listy wydruków, rodzaju pokazywanych plików, wybór konta pocztowego z PDA wykorzystywanego do wysyłania dokumentów przez email (txt lub PDF) - (zakładka C),

• Ustawienia list - definiowanie rozmiaru czcionek na listach oraz ustalenie, czy na listach

kontrahentów i towarów w pierwszym wierszu ma być wyświetlany symbol czy nazwa (zakładka A), wybór trybu listy towarów (pokazywanie ilości/cen/samych nazw), wybór poziomu cen widocznych na liście towarów, włączanie/wyłączanie pokazywania miniaturek towarów.

2. Wydruki – daje dostęp do zapisanych plików z wydrukiem na urządzeniu przenośnym.


20

3. Synchronizacja - pobranie towarów, kontrahentów, należności, uaktualnienie danych, informacja o ostatnio przeprowadzonej synchronizacji (odbywa się tylko w trybie online), a także pobieranie zmian na dokumentach wystawionych za pomocą urządzenia przenośnego, a zmodyfikowanych w inny sposób (np. w Subiekcie GT).


21

4. Podsumowanie – wyświetla raport ze sprzedaży. Windows Mobile (nie zamyka programu!). 5. O programie – informacje o programie. 6. Pomoc – wywołuje pomoc do programu. 7. Wyjście – umożliwia zamknięcie programu i zakończenie pracy lub zmniejszenie, „zwinięcie” mobilnego Subiekta i powrót do pulpitu

Elementy mobilnego Subiekta mobilny Subiekt udostępnia swą najważniejszą oraz podstawową funkcję dodawania nowego dokumentu pod postacią operacji Nowa transakcja. Pozostałe funkcje programu pogrupowane zostały w następujących modułach:

• Dokumenty • Kontrahenci • Bufor • Towary.

Nowa transakcja

mobilny Subiekt pozwala na szybkie wystawienie nowego dokumentu. W pierwszej kolejności należy wybrać typ dokumentu.


22

Warto pamiętać, że paragon i paragon imienny nie podlegają fiskalizacji. Po wyświetleniu dokumentu (rysunek powyżej) w zakładce A należy,:

1. Wybrać kontrahenta (klikając w ikonkę listy znajdującej się po lewej stronie); podczas wystawiania dokumentu można przejrzeć jego dane, wystarczy kliknąć w pole Kontrahent.

2. Wstawić pozycję, czyli towar; w tym celu, należy kliknąć na pole Pozycja lub nacisnąć klawisz

+ Dodaj Pozycję i wybrać towar z listy. Kolejne pozycje można dodać przy użyciu klawisza + Dodaj Pozycję, ich przeglądanie umożliwią strzałki. Możliwe jest także dodanie pozycji przy wykorzystaniu czytnika kodów kreskowych. Aby program mógł rozpoznać kod kreskowy, czytnik musi zostać odpowiednio skonfigurowany, konieczne jest ustalenie unikalnego znaku "start" - w tym wypadku ma być to "tylda" (~) oraz znaku "stop" - "gwiazdka" (*). Po zeskanowaniu kodu zostanie wyświetlona klawiatura, za pomocą której można podać ilość towaru. Dowolną pozycję można z listy usunąć, naciskając klawisz x. Każdą pozycję można obejrzeć, klikając na nazwę towaru.

3. Wpisać odpowiednią ilość towaru.

4. Ustalić rabat (do wyboru: rabat ustalany ręcznie, ustalany do wartości pozycji, domyślny

dla kontrahenta, domyślny dla towaru, promocji oraz słownik rabatów pobrany z Subiekta GT). Cena sprzedaży w tej zakładce jest otwarta, co oznacza, że pole Cena netto lub Cena brutto (w zależności od ustaleń wprowadzonych w widoku transakcji) jest edytowalne. W zakładce B należy wprowadzić dane nagłówkowe dla kontrahenta, w zakładce C ustalić płatności (można również określić wysokość kredytu) oraz zdecydować o wywołaniu bądź wycofaniu skutku magazynowego (dla dokumentów FS, RS, PA, PAi). Dla dokumentów ZK – można podjąć decyzję o rezerwacji lub jej braku, natomiast dla PZ, WZ – zawsze jest ustalony wywołany skutek magazynowy. W zakładce A znajduje się dodatkowo klawisz Menu, który wywołuje następujące opcje:

1. Parametry - za pomocą znajdujących się tu opcji można zmienić: typ

wystawianego dokumentu, sposób liczenia cen (netto czy brutto), poziom


23

cen, zmienić rabat (dla wszystkich pozycji na dokumencie zostanie wprowadzony ten sam rabat). Jest tu także podana informacja o domyślnie stosowanej strategii sprzedaży.

2. Widok – pozwala ustalić, czy w oknie transakcji na dokumencie mają pojawiać się wartości netto czy brutto m.in. dla cen i wartości. Dodatkowo, zaznaczając tu Szybką sprzedaż, można spowodować, aby po wstawieniu towaru program od razu pytał o następny, bez konieczności powrotu do okna dokumentu. Natomiast gdy użytkownik zakreśli pozycję Pytaj o rabaty, program po podaniu przez niego ilości towaru od razu zapyta o zastosowanie rabatu. Program zapamiętuje ustalenia osobno dla każdego typu dokumentu. Tutaj też można włączyć lub wyłączyć ostrzeganie o przekroczeniu stanu magazynowego lub o powieleniu pozycji.

3. Podgl ąd – umożliwia tabelaryczny przegląd wprowadzonych danych.

4. Własne – umożliwia ustawienie oraz zmiane wartości pól własnych oraz flagi własnej dla

dokumentu Naciśnięcie klawisza Finalizuj spowoduje:

1. Wyświetlenie okna Finalizuj dokument - po wybraniu opcji Subiekt GT i pomyślnym zapisaniu

do systemu sprzedaży nie będzie można już go edytować. Opcja ta jest dostępna tylko w trybie online. Po wybraniu opcji Bufor dokument zostaje odłożony i możliwa jest jego dalsza edycja. Ustalenia dotyczące wydruku i zapisu wprowadza się w kolejnym oknie Drukuj dokument (dostępnym tylko po wybraniu opcji Subiekt GT lub z Bufora).


24

2. Wyświetlenie okna Drukuj dokument (pojawia się ono także po finalizacji dokumentu KP

do Subiekta GT), należy w nim: •••• wybrać wzorzec wydruku – dostępny jest wzorzec z Subiekta GT oraz wzorce lokalne,

które mogą być używane do drukowania offline dokumentów wcześniej zapisanych. Natomiast wzorzec z Subiekta GT może być używany tylko w trybie online. Możliwe jest zdefiniowanie domyślnego wzorca wydruku dla mobilnego Subiekta innego niż domyślny w Subiekcie GT. Przykład: jeśli w nazwie wzorca występuje na końcu tekst ‘’spacja[mobilny]’’, to wzorzec taki ma status ‘’domyślny dla mobilnego Subiekta’’. Jeśli więc wzorzec faktury sprzedaży będzie się nazywał ‘’FS standard [mobilny]’’, to podczas wydruku z mobilnego Subiekta ten właśnie wydruk zostanie użyty. Jeśli w obrębie jednego typu wydruku wystąpi więcej niż jeden taki wzorzec, to zostanie wykorzystany „pierwszy z brzegu” (dodany najwcześniej).

•••• podjąć decyzje dotyczące wydruku - dostępne opcje: Nie drukuj, Drukuj na drukarce, Otwórz w zewnętrznej aplikacji,

•••• podjąć decyzje dotyczące zapisu dokumentu: możliwe jest zapisanie dokumentu na PDA w folderze Moje Dokumenty\mobilny Subiekt. Będzie on dostępny w online i offline także z modułu Wydruki (Menu – Wydruki),

•••• podjąć decyzję, czy wysłać dokument jako e-mail; możliwe są 3 opcje: a. nie wysyłaj b. wyślij z PDA – wysyła przy użyciu konta pocztowego skonfigurowanego na PDA;

jeżeli jest więcej kont pocztowych, należy wskazać to, które ma być użyte (ustawienia wydruku, zakładka C)

c. wyślij przez serwer - żądanie wysłania jest przesłane na serwer, dokument do wysłania jest generowany zawsze na wzorcu Subiekta GT.

Do momentu finalizacji transakcji do Subiekta GT można wykonywać wszystkie dostępne operacje (wybór kontrahenta, przeglądanie danych, dodawanie pozycji itp.). Wybór opcji Finalizuj do Subiekta GT w trybie offline oznacza zapis dokumentu do bufora.

Kontrahenci Moduł ten przechowuje dane kontrahentów. Możliwe jest dodanie nowych danych, przeglądanie ich, poprawianie. W miejscu tym można również określić wybranego kontrahenta mianem VIP, co jest


25

podobne do dodania go do grupy ulubionych (dane VIP-ów łatwo na liście kontrahentów zobaczyć, ponieważ są zaprezentowane pogrubioną czcionką).

Po synchronizacji na urządzenie przenośne trafiają dane wszystkich kontrahentów z cechą określoną na serwerze mobilnego Subiekta.

Lista kontrahentów dostępna jest w czterech trybach, można je zmieniać poprzez kliknięcie w ikony znajdujące się w prawym górnym rogu i przejrzeć dane według następujących kryteriów:

• Wszyscy (ikona filtra) – aby znaleźć dane szukanego kontrahenta, można skorzystać z filtra, (działa tu m.in. znany z innych programów Insertu mechanizmu InsTYNKT).

• Ostatnio dodani (ikona zegar) lub ci, których dane były ostatnio używane.

• Ulubieni (VIP-y) (ikona gwiazda).

• Niezsynchronizowani (ikona trójkąt ostrzegawczy) – pojawi się lista kontrahentów, których dane zostały dodane lub zmodyfikowane w trybie offline i nie zostały jeszcze zsynchronizowane z Subiektem GT.

Dla każdego kontrahenta w dowolnym momencie można wystawić dokumenty – w tym celu należy wybrać klawisz Transakcja znajdujący się u dołu ekranu, a następnie wskazać rodzaj dokumentu i wpisać wszystkie niezbędne dane.

Menu podręczne w tym module wywołuje opcje: Informator, Popraw, Zadzwoń, Pokaż, Usuń z VIP. W Parametrach można ustalić sposób sortowania listy kontrahentów – możliwe jest sortowanie według symboli lub według nazw kontrahentów. W Informatorze znajduje się lista wszystkich dokumentów danego kontrahenta.


26

Kontrahenta można dodać do grupy VIP-ów w dwojaki sposób:

• wskazując na liście kontrahenta i wybierając z Parametrów opcję Dodaj do VIP,

• definiując w Parametrach, jakie cechy mają spełniać kontrahenci, aby należeć do grupy VIP-ów.

Bufor To miejsce, w którym są przechowywane dokumenty niewysłane na serwer, ciągle gotowe do edycji. W dowolnym momencie użytkownik może dokumenty zmieniać, usuwać lub przesłać do Subiekta GT. Operację wysłania dokumentów można wykonać jednocześnie dla wielu dokumentów, w tym celu należy nacisnąć klawisz Zapisz. W buforze można przechowywać także dokumenty KP. Przejście pomiędzy widokami (dokumentów i rozliczeń) odbywa się poprzez kliknięcie w ikonę znajdującą się w prawym górnym rogu ekranu. Menu podręczne wywołuje w tym module opcje: Zapisz, Edytuj, Pokaż, Usuń, Drukuj.

Po zapisaniu dokumentów z bufora program wyświetla okno drukowania dokumentu, natomiast po wybraniu opcji Zapisz wszystkie, pojawia się pytanie o to, czy drukować dokumenty. Po wybraniu twierdzącej odpowiedzi dokumenty są drukowane.


27

Towary Moduł umożliwia wyszukiwanie i przeglądanie danych towarów. Jeśli użytkownik pracuje online, znajdują się tu dane o bieżącym stanie towarów na magazynie. Jeśli natomiast praca odbywa się w trybie offline, to warto pamiętać, że stan towarów nie uwzględni zmian wprowadzonych spoza mobilnego Subiekta po ostatnio przeprowadzonej synchronizacji. Innymi słowy – jeśli w Subiekcie GT po synchronizacji danych zmieniono stan towarów, to przy pracy w trybie offline zmiany te w omawianym module nie będą widoczne.

W Parametrach użytkownik może ustalić sposób sortowania listy towarów – mogą być one prezentowane według nazw lub symboli. W module Towary można również skorzystać z czytnika kodów kreskowych (podobnie jak podczas edycji dokumentu). Po zeskanowaniu kodu towaru pokażą się jego szczegółowe dane. Z modułu Towary, podobnie jak z modułu Kontrahenci, można wystawiać dokument.

Dokumenty Dokumenty znajdujące się w tym module to zarówno dokumenty wystawione przez użytkownika na PDA i finalizowane do Subiekta GT, jak i inne dokumenty tego użytkownika pobrane z Subiekta GT. Czerwony kolor kwoty dokumentu oznacza, że dokument nie jest jeszcze rozliczony. Dodatkowo w tym module widoczne są dokumenty KP wystawione na PDA i finalizowane do Subiekta GT. Widoczne z prawej strony okna z listą symbole filtrów można usuwać, przytrzymując je rysikiem i przesuwając w lewą stronę („gest w lewo”). Spowoduje to całkowite usunięcie ustawień filtra dokumentów.


28

Użytkownik za pomocą Parametrów wyszukiwania może zawęzić zakres wyszukiwanych dokumentów, ograniczając je do wybranego kontrahenta oraz wskazując grupę rozliczonych lub nierozliczonych (przeterminowanych lub nie) dokumentów z wybranego okresu (daty ograniczające ten okres można wyznaczyć dzięki specjalnie przygotowanym i prostym w obsłudze kalendarzom). Tutaj można także ustalić sposób sortownia listy dokumentów. Po wybraniu konkretnego kontrahenta użytkownik otrzyma dodatkowe informacje o terminie płatności kredytu - jeśli termin ten już minął, kwota zostanie zaznaczona na czerwono.

Z menu podręcznego można wywołać opcje:

• Pokaż - spowoduje wyświetlenie okna dokumentu, w którym na zakładce A widoczna jest informacja o liczbie pozycji. Kliknięcie na opcję Pokaż pozycję spowoduje wyświetlenie listy pozycji, natomiast po kliknięciu na wybraną pozycję na liście wyświetlą się dane towaru. Kliknięcie na nazwę kontrahenta umożliwi przegląd jego danych. Zakładka A dotyczy też płatności – informuje, ile zapłacono gotówką, ile kredytem oraz określa termin płatności i kwotę pozostałą do zapłaty. Zakładka B pokazuje m.in. miejsce oraz datę powstania dokumentu, jego kategorię, kto dokument odebrał itp.

• Rozlicz – umożliwia rozliczenie wskazanego dokumentu (lub ewentualnie wszystkich dokumentów). Na zakładce A należy określić, czy będzie rozliczany jeden dokument czy wszystkie oraz podać kwotę, na zakładce B należy podać następujące dane: datę, miejsce, kategorię i inne. Po wybraniu klawisza Finalizuj zostanie wyświetlone okno Finalizuj dokument, opisane w rozdziale Nowa transakcja.

• Realizuj – umożliwia wystawienie dokumentu FS, RS, PA, PAi lub WZ realizującego wybrane Zamówienie od klienta.


29

• Drukuj – umożliwia: drukowanie, otwarcie w zewnętrznej aplikacji, zapisanie i/lub wysłanie dokumentu. Jeżeli istnieje lokalny plik wydruku, można go wówczas wykorzystać lub pobrać nowy.

Warto pamiętać, że użytkownik ma dostęp do dokumentów wybranego kontrahenta również z modułu Kontrahenci dzięki opcji Informator.

INFORMACJE O PROGRAMIEnowalu.pl/do_pobrania/Instrukcja_mobilny_subiekt.pdf · Microsoft SQL Server...

Documents

Transcript of INFORMACJE O PROGRAMIEnowalu.pl/do_pobrania/Instrukcja_mobilny_subiekt.pdf · Microsoft SQL Server...