Użyte narzędzia - NOWALUnowalu.pl/do_pobrania/instrukcja_obslugi_biuro_GT.pdf · • system...

Użyte narzędzia:Microsoft.NET Framework 2.0, MicrosoftMicrosoft Visual Studio 2005, MicrosoftMicrosoft Visual Studio 7.0, MicrosoftMicrosoft SQL Server 2005, MicrosoftMicrosoft SQL Server 2000, MicrosoftInstallShield 7.04, InstallShield SoftwareMicrosoft Visual Studio 6.0, MicrosoftMicrosoft HTML Help Workshop, MicrosoftMicrosoft XML 4.0, MicrosoftMDAC 2.6 i 2.7, MicrosoftMenedżer Raportów, Human DialogObjectiveGrid 9.0, StingrayDemoShield 7.5, InstallShield SoftwareTestComplete 2.04, Automated QAAdobe PhotoShop 6.0, AdobePaint Shop Pro 5.0, Jasc SoftwareSMLSPY 5, Altova

Copyright 2006 by InsERT

Redakcja techniczna:Jacek Parzonka

Korekta: Agnieszka Nasuszny

Skład i łamanie:GS MEDIA52−314 Wrocław, ul. Wałbrzyska 9Etel./fax 0 71 788 27 99e−mail: [email protected]

3

Spis treści

WSTĘP ................................................................................................. 4INFORMACJE OGÓLNE ...................................................................... 7MODUŁY I FUNKCJE PROGRAMU BIURO GT ................................... 21

4

WSTĘPWiemy, jak wielu użytkowników korzysta już z naszych systemów. Wiemy też, jak wiele danych w nich się znajduje oraz jak często konieczne jest ich przetwarzanie. Wiedza ta zainspirowała nas do stworzenia programu, który stanie się pomocnym narzędziem uzupełniającym programy księgowe i kadrowo-płacowe z linii InsERT GT.

Biuro GT dedykujemy szczególnie biurom rachunkowym i doradcom podatkowym. Nasz najnowszy produkt automatyzuje bardzo wiele zadań, które wykonuje się w każdej bazie danych obsługiwanej przez te podmioty.

Oto kilka z jego podstawowych możliwości:• automatyczne wykonywanie operacji powtarzalnych, koniecznych do przepro-

wadzenia w każdym z obsługiwanych podmiotów• automatyczne modyfikowanie parametrów programów księgowych i kadro-

wych• mechanizmy pozwalające harmonogramować i kontrolować operacje wykony-

wane przez biuro rachunkowe• ułatwienie zarządzania czynnościami administracyjnymi na wielu bazach danych

(szczególnie archiwizacja i konwersja).

Biuro GT, tak jak i inne programy Insertu, to system intuicyjny i łatwy w obsłudze. Oddajemy go w Państwa ręce przekonani o jego użyteczności i niezawodności.

InsERT

5

INFORMACJE OGÓLNE O SYSTEMIE BIURO GT

7

OGÓLNE INFORMACJE O PROGRAMIE BIURO GTBiuro GT to propozycja wrocławskiego Insertu przeznaczona dla biur rachunkowych i doradców podatkowych. Program został pomyślany jako uzupełnienie programów księgowych i kadrowo-płacowych z linii InsERT GT. Jego podstawowa funkcjonalność zakłada ułatwienie pracy z wieloma podmiotami, zautomatyzowanie tych zadań, które są konieczne do zrealizowania w każdej bazie danych.

Producent systemu, firma InsERT Sp. z o.o. wprowadził do systemu liczne ułatwie-nia, podpowiedzi oraz pomocne mechanizmy interfejsu użytkownika. Wielką wagę przyłożono do niezawodności systemu i wygody użytkownika. Należy również pamiętać, że system będzie się rozwijał – z tego też względu zachęcamy do zapo-znania się z ofertą uaktualnień, która zawsze dostępna jest na stronie internetowej www.insert.com.pl.

Motorem bazy danych zastosowanym w systemie Biuro GT jest Microsoft SQL Server, który w bezpłatnej wersji jest dostarczany wraz z systemem InsERT GT (więcej informacji na ten temat znajduje się w instrukcji obsługi do systemu InsERT GT).

Instalacja systemuAutorzy programu dołożyli wszelkich starań, aby instalacja systemu odbywała się bezproblemowo.

Podkreślić należy, że Biuro GT wymaga do działania systemu InsERT GT. Przy instalacji ten warunek jest sprawdzany.

Więcej informacji na temat różnych rodzajów instalacji znajduje się również pod koniec niniejszej instrukcji w rozdziale Zaawansowane aspekty instalacji.

INFORMACJE OGÓLNE

INFORMACJE OGÓLNE

!

8

Wymagania sprzętoweWymagania sprzętowe i systemowe dla programu Biuro GT są następujące:

• system InsERT GT wersja 1.09 SP 3 (lub nowsza)• komputer z procesorem 500 MHz (lub lepszym)• 256 MB pamięci RAM (lub więcej)• system operacyjny Microsoft Windows 2000, Windows Server 2003, Windows XP,

Windows Vista (lub nowszy)• Microsoft Internet Explorer 6.0 (lub nowszy) - dostarczany na instalacyjnej płycie

CD• około 150 MB wolnego miejsca na dysku twardym• dowolny napęd CD-ROM (do instalacji programu)• system obsługi baz danych Microsoft SQL Server 2000 lub 2005 – bezpłatna

wersja dostarczana jest wraz z systemem InsERT GT• dowolna drukarka pracująca w środowisku Windows (do realizacji wydruków).

Należy zwrócić uwagę na to, że system może pracować w sieci i wówczas istotną rolę spełniać będzie komputer pełniący funkcję serwera bazy danych. Więcej informacji na ten temat w rozdziale Zaawansowane aspekty instalacji.

Instalacja w skrócieInstalacja rozpoczyna się samoczynnie po włożeniu płyty instalacyjnej do napędu CD. Jeżeli to nie nastąpi, należy uruchomić plik START.EXE znajdujący się na płycie CD. Zostanie wówczas uruchomiony program sterujący instalacją, który sprawdzi wymagania systemowe i zainstaluje program

INFORMACJE OGÓLNE

9

Zalecamy, aby przed instalacją zakończyć pracę wszystkich działających w komputerze programów użytkowych i zapisać wszelkie otwarte dokumenty. W czasie instalacji może zostać wykonany automatyczny restart systemu ope-racyjnego.

Automatycznie zostanie uruchomiony kreator instalacji systemu Biuro GT, w któ-rym konieczne jest dokonanie akceptacji warunków licencji (zalecane jest uważne zapoznanie się z nimi) oraz wybór użytkownika komputera, dla którego system będzie dostępny.

Bardzo istotne jest pytanie o typ instalacji. Od tego wyboru zależy, które składniki będą zainstalowane. Dostępne są:• instalacja pełna (instalująca zakupiony program do standardowej lokalizacji),• instalacja niestandardowa (pozwalająca wybrać miejsce i elementy instalacji).

Zalecane jest wybranie opcji Instalacja pełna. Instalacja może potrwać kilka minut w zależności od szybkości komputera i obciążenia systemu operacyjnego. Standar-dowo program instalowany jest w folderze:

C:\Program Files\InsERT\Biuro GT

W czasie instalacji należy zwrócić uwagę na pojawiające się pytanie o wybór serwera bazy danych. Należy wskazać komputer, na którym została wykonana instalacja serwerowa/jednostanowiskowa systemu Biuro GT (czyli ten komputer, który pełni rolę serwera bazy danych).

Więcej informacji można znaleźć w rozdziale Zaawansowane aspekty instalacji.

INFORMACJE OGÓLNE

!

10

Rozpoczęcie pracy z programem Biuro GT

Pierwsze uruchomienie Po zainstalowaniu programu w menu startowym Windows pojawia się podmenu InsERT, w którym można znaleźć skrót do programu Biuro GT.Uruchomienie Biura GT nastąpi po dwukrotnym kliknięciu na ikonę na pulpicie Win-dows lub po wybraniu skrótu z menu startowego. Pojawi się wówczas ekran powitalny i program zacznie się uruchamiać oraz podłączać do serwera bazy danych.

Program został tak skonstruowany, aby jego uruchomienie odbywało się bez do-konywania skomplikowanych ustawień niezbędnych do nawiązania połączenia z serwerem. Cała procedura logowania do Microsoft SQL Server 2000 jest niewi-doczna dla użytkownika (przynajmniej w większości sytuacji, z którymi może się spotkać użytkownik nieobeznany z zagadnieniem zabezpieczania serwera oraz bazy danych pracujących pod kontrolą systemu MS SQL Server 2000).

Pierwsze uruchomienie różni się od kolejnych, gdyż wymaga założenia bazy danych i wykonania kilku czynności początkowych, omówionych poniżej.

1. Uruchomienie i założenie bazy danych programuW czasie pierwszego uruchomienia programu należy utworzyć bazę danych, w której będą przechowywane informacje systemu Biuro GT. System samoczynnie wyszukuje na serwerze bazy danych dla niego dedykowanej i, jeśli nie zostanie ona znaleziona, proponuje jej utworzenie.

INFORMACJE OGÓLNE

!

11

2. Podanie numeru licencjiPo utworzeniu bazy danych program wyświetli pytanie o numer licencji. Tutaj na-leży wyjaśnić, że Biuro GT może pracować w wersji próbnej lub pełnej. Do pracy w wersji próbnej nie jest potrzebny numer licencji. W wersji tej można pracować przez 45 dni. Funkcje automatycznie wykonywane na podmiotach InsERT GT (np. naliczanie deklaracji) są ograniczone do 2 podmiotów. Aby uruchomić program w wersji pełnej, potrzebny jest numer licencji, który znajduje się w załączonej do pakietu kopercie. Szczegółowe informacje na temat sposobu licencjonowania można znaleźć w rozdziale Licencje.

INFORMACJE OGÓLNE

12

Pierwsze kroki w systemie Biuro GTPoniżej przedstawione zostały czynności, które warto wykonać przy rozpoczynaniu pracy z programem. Działania te zdecydowanie usprawnią i ułatwią późniejsze posługiwanie się programem Biuro GT. Krok 1.Dodanie do programu Biuro GT podmiotów utworzonych w systemie InsERT GTAby to uczynić, wystarczy z menu Klient wybrać opcję Dodaj zbiorczo i postępować zgodnie ze wskazówkami umieszczonymi w oknach kreatora – w jego drugim oknie na liście podmiotów zaznacza się te, które zbiorczo zostaną dodane do Biura GT.

Krok 2.Wypełnienie słownika personelu w Biurze GTPrzed rozpoczęciem pracy z Biurem GT powinno się zbudować słownik użyt-kowników programu. Dokonuje się tego w Administracji, wybierając opcję Per-sonel. Należy do wyświetlonej listy dodać użytkowników programu. Dla każdego z użyt kowników należy ustalić uprawnienia do Biura GT oraz do programów z linii InsERT GT.

Krok 3. Uzgodnienie loginu i hasła szefa

Program Biuro GT będzie pracował sprawnie i umożliwi korzystanie z pełni funkcjonalności tylko w sytuacji, gdy imiona, nazwiska i hasła użytkowników w Biurze GT będą identyczne jak programach systemu InsERT GT.

INFORMACJE OGÓLNE

!

13

W celu zrealizowania tego założenia w Biurze GT został skonstruowany mechanizm przenoszenia (lub ewentualnej synchronizacji) użytkowników pomiędzy programem Biuro GT a podmiotami systemów InsERT GT. Z menu Narzędzia należy wybrać opcję Parametry i słowniki. W pierwszym oknie należy wybrać opcję Personel, następnie na liście użytkowników zaznaczyć użytkownika szef. W kolejnym oknie należy podać hasło logowania do podmiotów InsERT GT. Po zrealizowaniu kreatora hasło w podmiotach InsERT GT zostanie zastąpione hasłem szefa używanym w Biurze GT.

Krok 4.Synchronizacja uprawnień personeluPo ujednoliceniu hasła szefa w programach Biuro GT i InsERT GT należy ujednolicić imiona, nazwiska, hasła i (ewentualnie) uprawnienia pozostałych użytkowników. Zmiany te mogą być wykonane jedynie przez użytkownika o uprawnieniach szefa.

Krok 5.Zdefiniowanie procesów realizowanych w biurzePrzed rozpoczęciem obsługiwania klientów biura rachunkowego warto również przyjrzeć się znajdującej się w module Administracja/Procesy realizowane w biu-rze liście zdefiniowanych już procesów. Listę tę można zmodyfikować, dodając, w zależności od potrzeb, nowe procesy (np. informacja o wysokości podatków klienta). Należy również ustalić listę stanów realizacji procesów. Więcej na ten temat można przeczytać w rozdziałach: Procesy oraz Panel klienta.

Ustawianie przydatnych parametrówJeszcze przed rozpoczęciem pracy z programem Biuro GT warto określić parametry potrzebne do pracy programu. Najważniejsze z nich to:

Grupy i cechy klientów W celu lepszej klasyfikacji klientów obsługiwanych przez biuro rachunkowe warto zapoznać się ze słownikami grup i cech klientów dostępnymi w Biurze GT. Klienci mogą być podzieleni na rozłączne grupy (np. związane z rodzajami działalno-ści: „jednoosbowa działalność gospodarcza”, „spółka jawna”, „spółka z ograniczoną odpowiedzialności” itp.) oraz mogą mieć przypisane cechy (np. „nieterminowo płacący”, „wymagający” itp.). Podobnie jak kontrahenci w systemie InsERT GT, tak klienci w programie Biuro GT mogą byś przydzielenie do jednej grupy i mieć wiele cech.

INFORMACJE OGÓLNE

14

Wersja próbna

Biuro GT może pracować w wersji próbnej, bez podania numeru licencji. Wersję próbną można wykorzystać nie tylko do zapoznania się z programem, ale również do celów szkoleniowych. Aby program pracował w wersji próbnej, wystarczy w czasie zakładania bazy danych wybrać opcję Wersja próbna.

INFORMACJE OGÓLNE

15

Wersja ta jest ograniczona do 45 dni działania. Dodatkowo w wersji próbnej funk-cje programu polegające na automatyzowaniu pracy na podmiotach InsERT GT są ograniczone do 2 podmiotów.

Licencje

Każdy, kto chce użytkować Biuro GT w wersji pełnej, musi posiadać numer (kod) licencji. System w restrykcyjny sposób sprawdza prawidłowość korzystania z licencji. Zabezpieczenia te w czasach tak rozpowszechnionego procederu, jakim jest niele-galne kopiowanie systemów komputerowych, wydają się być czymś naturalnym oraz świadczą o dbałości producenta o wysoką jakość swoich produktów. Są również wyrazem troski o użytkujących systemy – tylko legalni nabywcy mogą korzystać z dodatkowych ofert i usług. Numer licencji programu Biuro GT użytkownik otrzymuje w zakupionym pakiecie w specjalnej zaplombowanej kopercie, którą należy otworzyć po zapoznaniu się z warunkami licencji (warunki te są również dołączone do pakietu). Otwarcie koperty oznacza bowiem akceptację warunków licencji.

Numer licencji należy wpisać podczas procesu zakładania bazy danych Biura GT (patrz rozdział Rozpoczęcie pracy). W sytuacji gdy użytkownik wcześniej praco-wał na wersji próbnej, a następnie zechciał wpisać numer licencji, wystarczy, aby w programie z menu Pomoc wybrał opcję Licencje i tam wpisał numer licencyjny.

Aby rozpocząć w pełni poprawną pracę z programem po wprowadzeniu kodu licencji, użytkownik musi dokonać rejestracji programu w firmie InsERT. Zostało to szczegółowo omówione w rozdziale następnym.

Warto zwrócić uwagę, że szczegółowe informacje na temat stanu swojej licencji można skontrolować za pomocą opcji Licencje dostępnej w menu Pomoc.

Dostępne tu informacje to:• Numer aktualnie zainstalowanej wersji programu• Nazwa i numer NIP podmiotu gospodarczego (przy czym opcja Zmień pozwala

na zmianę danych właściciela licencji, np. numer NIP, adresu itp.)• Numer licencji programu (przy czym dla wersji próbnej jest możliwość wpisania

numeru, co jest równoznaczne z faktem przejścia z wersji próbnej na pełną)• Numer aktywacyjny – widoczny dopiero po poprawnej rejestracji licencji w fir-

mie InsERT (jest to numer odsyłany przez firmę InsERT po poprawnej rejestracji licencji lub aktywacji ulepszenia)

• Status licencji, który może przyjmować następujące wartości:� Wersja próbna – dla wersji próbnej � Niezarejestrowana – w sytuacji, gdy licencja nie jest zarejestrowana� Zarejestrowana - gdy licencja jest już zarejestrowana

• Wersja uprawnień, czyli informacja o najwyższej wersji programu, dla jakiej zostało aktywowane ulepszenie płatne (niektóre ulepszenia należy aktywować po zainstalowaniu – patrz rozdział Ulepszenia i aktywacje).

INFORMACJE OGÓLNE

16

Dostępna tutaj opcja Rejestruj uruchamia proces rejestracji internetowej lub zwykłej. Proces ten został szczegółowo omówiony w rozdziale następnym. Jeśli zostało zainstalowane ulepszenie, które zawiera elementy zabezpieczone mechanizmem aktywacji, pojawi się również opcja Aktywuj pozwalająca wpisać załączony kod aktywacyjny.

Rejestracja licencji Aby rozpocząć w pełni poprawną pracę z programem po wprowadzeniu kodu licencji, użytkownik musi dokonać rejestracji programu w firmie InsERT. Odesłany zostanie wówczas specjalny kod aktywacyjny, który pozwoli na pracę programu w wersji zarejestrowanej.

Zalecamy jak najszybszą rejestrację programu, gdyż system niezarejstrowany nie będzie pozwalał na komfortową pracę (szczególnie po upływie 30 dni od daty wpisania kodu licencyjnego).

Rejestracji można dokonać na dwa sposoby: metodą tradycyjną lub przez Internet. Oba sposoby zostały opisane w następnym rozdziale.

Rejestracja tradycyjna

Zachęcamy do dokonywania rejestracji internetowej, gdyż jest ona dużo szybsza i nie wymaga przesyłania do firmy InsERT żadnych dokumentów.

Aby dokonać tradycyjnej rejestracji, należy przesłać szczegółowo wypełnioną kartę rejestracyjną (informacje, które należy podać obowiązkowo, są zaznaczono na karcie pogrubioną czcionką). Karty bez czytelnego i poprawnego numeru NIP nie mogą zostać zarejestrowane. Dane te zostaną zarejestrowane przez InsERT, a użytkownikowi zostanie przyznany kod aktywacyjny, który zostanie mu dostarczony drogą pocztową (ewentualnie pocztą elektroniczną). Następnie numer ten należy wprowadzić w opcji Rejestruj dostępnej w oknie dialogowym Licencje uruchamia-nym z menu Pomoc.

Wybór tej opcji zapoczątkuje działanie kreatora, który pozwala przeprowadzić proces aktywacji. Na pierwszym wyświetlonym ekranie należy wówczas wybrać opcję Wpi-sanie numeru i przejść do drugiego ekranu za pomocą klawisza Dalej. Tam konieczne jest wprowadzenie otrzymanego z firmy InsERT numeru aktywacyjnego.

INFORMACJE OGÓLNE

!

!

17

Po poprawnym wpisaniu numeru aktywacyjnego i zaakceptowaniu tej informacji klawiszem Dalej program będzie już w pełni gotowy do pracy.

Rejestracja przez InternetRejestracja przez Internet jest najprostszym i najszybszym sposobem rejestracji licencji i uzyskania numeru aktywacyjnego, który dodatkowo jest automatycz-nie wprowadzany do bazy danych, dzięki temu użytkownik nie musi go nigdzie przepisywać. Rejestracja jest procesem krótkotrwałym i do jej powodzenia jest wystarczające łącze o niskiej przepustowości (wystarczy połączenie przez modem zestawione dosłownie na chwilę).

Aby rozpocząć proces rejestracji przez Internet, należy uruchomić opcję Rejestruj dostępną w oknie dialogowym Licencje uruchamianym z menu Pomoc programu Biuro GT. Na pierwszym ekranie wyświetlonego kreatora należy wybrać opcję In-ternet. Do kolejnych etapów można przejść za pomocą klawisza Dalej.

INFORMACJE OGÓLNE

18

Następnie należy podać imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za program oraz miejsce zakupu programu (miasto i nazwa dystrybutora). Konieczna jest również weryfikacja wyświetlonych danych dotyczących podmiotu gospodarczego.

Jeśli którakolwiek z informacji jest niepoprawna, należy powrócić do okna dialogo-wego Licencje i skorzystać z opcji Zmień wyświetlonej obok nazwy podmiotu.

Następnie należy potwierdzić adres do korespondencji oraz adres użytkowania pro-gramu (jeśli te adresy są inne niż adres siedziby firmy, to należy je tutaj wprowadzić, zaznaczając uprzednio odpowiedni znacznik).

W dalszej kolejności konieczne jest potwierdzenie danych do rejestracji. Należy szczególnie zwrócić uwagę na NIP i numer licencji – numery te muszą być podane bezbłędnie. Dobrym pomysłem jest w tym momencie sięgnięcie po kartę kodu licencji znajdującą się w pakiecie i ostateczne sprawdzenie kodu licencji.

Kolejny krok to akceptacja danych związanych z danymi firmy, informacjami mar-ketingowymi i przesyłaniem informacji e-mailem. Prosimy o uważne zaznajomienie się z każdym z punktów.

Na koniec należy ostatecznie potwierdzić chęć dokonania rejestracji przez Inter-net, a następnie nawiązać połączenie i umożliwić programowi stosowną wymianę danych.

INFORMACJE OGÓLNE

19

Po udanym procesie rejestracji przez Internet otrzymany numer aktywacyjny jest automatycznie wpisywany do bazy danych, co można zobaczyć w omawianym już oknie dialogowym Licencje. Numer ten jest dostępny na tym ekranie do ewentual-nego późniejszego wykorzystania. Rejestracja internetowa powoduje też przesłanie przez firmę InsERT potwierdzenia rejestracji (wraz z numerem aktywacyjnym) drogą pocztową.

Ulepszenia i aktywacje Dzięki rocznemu Abonamentowi na ulepszenia użytkownik otrzyma wszystkie pełne wersje uaktualnień do posiadanego programu, nie będzie więc konieczne dodatkowe ich zamawianie. Można mieć też pewność, że program zawsze będzie dostosowany do obowiązujących przepisów.

Istnieje również możliwość nabywania pojedynczych ulepszeń, które są dostępne w sieci dystrybucji.W przypadku drobnych poprawek będą one dostępne na płycie z nową wersją programu, a także bezpłatnie na stronie internetowej, dzięki czemu klient nie bę-dzie zmuszony do kupowania całego uaktualnienia, jeśli nie będzie miał potrzeby korzystania z niego.

Numer aktywacyjny do ulepszenia można nabyć wraz z ulepszeniem u jednego z dystrybutorów firmy InsERT lub otrzymać w ramach Abonamentu na ulepszenia, który jest częścią składową opieki posprzedażnej. Druga propozycja jest jednocześnie najwygodniejszym sposobem otrzymywania na bieżąco wszelkich poprawek i zmian. Numer ten jest związany z konkretnym numerem licencji klienta, tak więc do jego nabycia konieczna jest znajomość własnego numeru licencji. Z tego też względu warto przechowywać w dogodnym miejscu kartę kodu licencji, która znajduje się w pudełku z zakupionym programem. Na karcie tej jest naniesiony unikatowy numer licencji, który jest przypisany do konkretnego podmiotu gospodarczego (po proce-sie rejestracji w firmie InsERT). Numerem tym należy się posłużyć w celu zakupu ulepszeń i związanych z nimi numerów aktywacyjnych.Numer aktywacyjny należy wprowadzić w opcji Licencje, w menu Pomoc programu Biuro GT. W wyświetlonym na tym ekranie polu Wersja uprawnień widnieje infor-macja, jakie jest najwyższe aktywne dotychczas ulepszenie płatne. Opcja Aktywuj pojawi się wówczas, gdy zainstalowane ulepszenie wymaga aktywacji (dla części swojej funkcjonalności).Należy zwrócić uwagę, że instalacja ulepszenia w sieci wymagana jest na wszyst-kich stanowiskach komputerowych, gdyż struktura bazy danych otwartej nowo ulepszonym programem (zainstalowanym na jednym ze stanowisk w sieci) może zostać zmodyfikowana i nie będzie mogła być poprawnie odczytana przez starszą wersję. Wówczas wystarczy zainstalować ulepszenie na wszystkich stanowiskach w sieci komputerowej.

INFORMACJE OGÓLNE

21

MODUŁY I FUNKCJE PROGRAMU BIURO GT

23

MODUŁY PROGRAMU BIURO GT

Operacje, które wykonuje system Biuro GT, pogrupowane zostały w następujące moduły:

• Klienci • Panel Klienta • Procesy • Zestawienia • Raporty • Bazy danych • Administracja.

Klienci

Moduł służy do zarządzania danymi klientów biura rachunkowego. Jest to pierwszy i najważniejszy moduł, od którego należy rozpocząć pracę z Biurem GT. Ponieważ Biuro GT jest narzędziem uzupełniającym programy z linii InsERT GT, wymagane jest, aby dane klientów były przez te programy obsługiwane.

Operacje wykonywane w tym module można podzielić na trzy grupy:

1. Dodawanie/podłączanie klientówJeżeli dane klientów (podmioty) są już obsługiwane przez programy z linii InsERT GT, to można mówić o „podłączaniu”. Te operacje będą wykonywane na początku pracy z Biurem GT. Podmioty obsługiwane przez Rachmistrza GT, Rewi-zora GT lub Gratyfikanta GT można podłączyć pojedynczo (opcja Dodaj/Istniejący klient) lub zbiorczo (menu Klient/Dodaj zbiorczo).

24

Natomiast w sytuacji gdy biuro rachunkowe pozyskuje nowego klienta i dopiero rozpoczyna jego obsługę księgową lub płacową, należy skorzystać z operacji Do-daj/Nowy klient.W tym przypadku zostanie utworzona nowa baza danych klienta, a następnie pojawią się kreatory wdrożeniowe odpowiednich programów InsERT GT.

2. Uzupełnianie danych klientów o informacje specyficzne dla biura rachunkowego Te operację można wykonywać po podłączeniu/utworzeniu danych klientów w programach InsERT GT. Do danych specyficznych dla biura rachunkowego za-liczyć należy:• określanie stawek za obsługę księgową i płacową klienta (stawki stałe i zmienne)• przypisanie do grupy oraz przydzielenie cech• zdefiniowanie procesów realizowanych w biurze podczas obsługi klienta.

3. Dezaktywowanie i aktywowanie klientówDo trzeciej grupy operacji realizowanych w tym module należy zaliczyć dezakty-wowanie i aktywowanie klientów. Szczególnie istotna jest pierwsza operacja, którą należy wykonać w sytuacji, gdy biuro rachunkowe kończy współpracę z klientem. Po jej wykonaniu dane klienta pozostają (można je odfiltrować), ale nie są uwzględniane przy wykonywaniu wszelkich operacji. Dezaktywowanie jest operacją bezpieczną i odwracalną – w przypadku pomyłki lub ponownego nawiązania współpracy – klienta można aktywować.


25

W kolumnach tabeli modułu Klienci zgrupowane zostaną następującej informacje: • status (aktywny bądź nieaktywny)• status powiązania z bazą danych: � zdefiniowano połączenie, tzn. ścieżkę do bazy danych, a baza danych istnieje

i jest poprawna � zdefiniowano połączenie, ale połączenie nie jest prawidłowe, ponieważ baza

danych nie istnieje na serwerze lub jest uszkodzona, ewentualnie został za-trzymany serwer

� zdefiniowano połączenie, baza danych istnieje i jest poprawna, ale wystą pił błąd zgodności punktów czasowych (więcej w rozdziale Punkty kontroli czasu).

� nie zdefiniowano połączenia do bazy danych, nie jest możliwe dodanie nowego klienta.

• pełna nazwa• NIP• miejscowość• telefon• e-mail• osoba kontaktowa• forma księgowości • forma kadr i płac.

Panel Klienta

Moduł Panel Klienta prezentuje informacje związane z klientem biura wskazanym przez użytkownika. Klienta wybiera się z rozwijalnej listy znajdującej się w górnej części głównego okna modułu, a następnie system wyświetla informacje (przeznaczone tylko do odczytu) takie, jak: nazwa pełna podmiotu, adres, miejscowość, telefon, mail, osoba kontaktowa i telefon do niej.

W tabeli znajdującej się poniżej zostanie wyświetlona lista procesów oraz ich sta-nów przyporządkowanych klientowi, wynikających ze wskazanego okresu. Warto pamiętać, że moduł ten (inaczej niż moduł Klienci) wspomaga bieżącą pracę biura, a cykl rozliczeniowy jest cyklem (okresem) miesięcznym. Okres ten wybiera się w górnej części okna modułu.

W tym miejscu należy wyjaśnić, czym według autorów systemu są procesy. Procesy służą opisywaniu postępu prac związanych z obsługą klienta biura rachunkowego w danym okresie. Można je ustalać na miesięczne, kwartalne lub roczne. Program Biuro GT posiada pewne wbudowane procesy, ale użytkownik może je dowolnie zmieniać i dodawać nowe. W każdym okresie proces może przyjmować różne stany, dzięki czemu użytkownicy w łatwy sposób będą mogli oznaczać stan zaawansowania różnych spraw, które dla określonego klienta w danym okresie należy realizować.


26

Przykład procesu: Deklaracja VAT-7 może przyjmować następujące stany: naliczona, sprawdzona, wydrukowana, wysłana do US, OK.Operacje, które są realizowane przez system (naliczanie i wydruk), są ustawiane auto-matycznie. Stany procesu są rejestrowane dla jednego klienta biura i jeden okres.

Więcej informacji o procesach znajduje się w rozdziałach Procesy oraz Administra-cja/Procesy realizowane w biurze.

Moduł ten pozwala także na przypisanie do danego klienta komentarzy. Dla każdego klienta można dodać nieograniczoną liczbę komentarzy – będą one widoczne przez wszystkich pracowników biura obsługujących danego klienta. Komentarze można oczywiście edytować oraz usuwać w sytuacji, gdy ich zawartość jest nieaktualna.

Procesy

Procesy służą opisywaniu postępu prac związanych z obsługą klienta biura rachunko-wego w danym okresie. Ich znaczenie dla programu zostało opisane w poprzednim rozdziale.

Dla każdego klienta biura rachunkowego obsługiwanego przez Biuro GT można przydzielić listę procesów (informacje na jego temat zgromadzone są również w kartotece klienta). Procesy mają za zadanie opisywać stan prac związanych z obsługą klienta.

Biuro GT jest wyposażone w zdefiniowaną już listę procesów i stanów. Dla każde-go nowo dodawanego do systemu kontrahenta istnieje lista procesów domyślnych (szczegóły w tabeli z listą procesów).

Każdy proces może być „miesięczny” albo „roczny”, co oznacza, że jego stany są modyfikowane albo w ujęciu miesięcznym, albo w ujęciu rocznym.


27

Każdy proces ma swój stan. Stan procesu obowiązuje na miesiąc lub rok. Lista stanów procesów jest modyfikowalna. Stany procesów można ustawić w wybraną przez użytkownika kolejność.Przykład:Proces: deklaracja VAT-7 (należy do grupy procesów: Deklaracje i jest miesięczny)Stany: (przyjmuje się, że zawsze w nowym miesiącu proces będzie miał wartość „0” – brak wartości)1. brak działań 2. w przygotowaniu 3. naliczona 4. wydrukowana 5. wysłana do US 6. kopia wysłana klientowi 7. zamknięta Proces deklaracja VAT-7 może mieć w lutym stan „wysłana do US”, a w marcu „w przygotowaniu”. Lista stanów jest predefiniowana, ale może być dodatkowo rozszerzona przez klienta. Użytkownik ma więc możliwość zdefiniowania odpowiedniej dla siebie kolejności dla stanów procesów.

Stany dotyczą procesów a nie procesów i klienta. Oznacza to, że po zdefiniowa-niu listy stanów i ich kolejności dla danego procesu będzie ona obowiązywała dla tego procesu u wszystkich klientów.

Procesy muszą być przypisywane do klienta. Wiąże się to z tym, że każdy nowo dodany klient może mieć dowolnie definiowalną i zmienną w czasie listę obowią-zujących procesów. Zmienność w czasie z kolei oznacza, że jeśli w 2006 roku dla kontrahenta przypisano proces „Deklaracja VAT-7”, to jest możliwe usunięcie w 2007 roku i przypisanie nowego procesu „Deklaracja VAT-7”. Usunięcie procesu nie usuwa historii jego stanów za okres, w którym był wykorzystywany. Dzięki temu ponowne aktywowanie (przywiązanie) procesu do klienta spowoduje, że cała historia jest widoczna. Podsumowując rozdział o procesach i ich stanach realizacji, można podać następu-jące objaśnienie: procesy to pewne grupy czynności realizowane podczas obsługi klienta, natomiast stany obrazują kolejność ich realizacji.

!


28

Zestawienia Moduł ten umożliwia wykonanie następujących zestawień:

• Rozliczenia z klientami - zestawienie to wylicza koszty obsługi dla wszystkich klientów biura za wskazany przez użytkownika miesiąc. Informacje są ukazane w sposób syntetyczny.

• Rozliczenia z klientem - bardziej szczegółowe zestawienie, które wylicza koszty za wskazany miesiąc dla jednego, wybranego przez użytkownika klienta.

Obsługa zestawień jest bardzo prosta i polega na podaniu kilku parametrów starto-wych i ewentualnie późniejszym wydrukowaniu tabeli będącej wynikiem działania zestawienia. Wynik ten można też przenieść do innego programu (np. Microsoft Excel), korzystając z opcji Kopiuj listę.

Raporty

Każda operacja zrealizowana przez Biuro GT na bazach podmiotów zostaje zapi-sana w programie za pomocą specjalnego loga, które zostanie zaprezentowane w omawianym module. Logi te można przeglądać właśnie w module Raporty. Celem logowania operacji przez program Biuro GT jest umożliwienie przede wszystkim kierownictwu i pracownikom biura rachunkowego zweryfikowanie kto, kiedy i jakie operacje wykonał za pomocą Biura GT na bazach danych podmiotów systemu InsERT GT.


29

Dodatkowo logi mogą okazać się pomocne przy sprawdzaniu skutków prac długo-trwałych, czyli takich, w których użytkownik odchodzi od komputera i pozostawia pracujący program Biuro GT. Przykładem takiej długotrwałej operacji, którą potrafi realizować Biuro GT, jest zbiorcza konwersja baz danych podmiotów. Przy dużej liczbie podmiotów taka procedura konwersji może trwać nawet kilka czy kilkanaście godzin. Wówczas warto rozpocząć taki proces w Biurze GT przy zakończeniu dnia i pozostawić go na noc. Wyniki operacji będzie można następnego dnia przeglądnąć właśnie w raporcie z operacji (logu).

Biuro GT loguje następujące operacje przez siebie realizowane:• naliczanie i wydruk deklaracji skarbowych • wydruk KPiR • wydruk ewidencji VAT • naliczanie deklaracji ZUS i eksport do pliku .kdu • ustawianie parametrów i słowników w podmiotach • archiwizacja danych podmiotów • sekwencyjna konwersja baz wielu podmiotów do nowej wersji • wprowadzanie numerów licencyjnych oraz danych biura rachunkowego do baz

podmiotów.

Większość wymienionych operacji jest realizowana przez odpowiedni kreator. W każdym kreatorze po zrealizowaniu wyboru opcji w kolejnych oknach (krokach kreatora) czynności wykonywane przez Biuro GT będą prezentowane w postaci:• paska postępu • narastająco budowanego raportu (listy zadań), w którym zostaną zaprezentowane

bieżące informacje realizowane przez Biuro GT.

Tak zbudowany w czasie akcji raport będzie dostępny w omawianym module. Znaj-dować się tu będzie po prostu lista operacji. Dla każdej operacji zostają zapamiętane oraz zaprezentowane następujące informacje:• nazwa operacji • data wykonania • dokładna godzina wykonania • użytkownik (kto operację wykonał) • raport z operacji • szczegóły operacji• lista podmiotów, na których została operacja była realizowana • wynik operacji. Moduł prezentuje operacje, które zostały już wykonane. Pozwala na usunięcie operacji historycznych. !


30

Bazy danychBiuro GT ma własną bazę danych. Przechowywane są w niej m.in. następujące informacje:• dane klienta biura• lista procesów związanych z tym klientem • historia stanów realizacji procesów dla każdego z klientów biura• lokalizacja bazy klienta• domyślne parametry• lista użytkowników Biura GT wraz z ich uprawnieniami.

Omawiany moduł umożliwia wykonywanie następujących operacji:• Archiwizacja zbiorcza• Dearchiwizacja zbiorcza• Archiwizacja podmiotu• Dearchiwizacja podmiotu• Konwersja. Archiwizacja zbiorczaBiuro GT zostało wyposażone w opcje archiwizacji własnej bazy danych oraz baz danych podmiotów obsługiwanych przez biuro rachunkowe. Omawiana funkcjo-nalność jest realizowana w module Bazy danych za pomocą opcji Archiwizacja zbiorcza. Opcja ta umożliwia archiwizowanie bazy Biura GT oraz baz podmiotów do jednego wspólnego pliku archiwum. Pozwala ona także skorzystać z mechani-zmu kompresji.Biuro GT realizuje więc przy archiwizacji następujący scenariusz:

Oczywiście może być pominięty krok kompresji poszczególnych plików .bak. W wyniku zbiorczej archiwizacji danych w biurze rachunkowym powstaje jeden całościowy plik archiwum o rozszerzeniu .car. Mechanizm archiwizacji pozwala wynikowy plik archiwum podzielić na mniejsze pliki o zadanym przez użytkownika rozmiarze.Podstawową zaletą zastosowanego w Biurze GT mechanizmu archiwizacji jest to, że zarówno bazę danych programu Biuro GT, jak i bazy danych podmiotów są ładowane do jednego zbiorczego pliku archiwum. Mogą być potem zbiorczo lub pojedynczo dearchiwizowane.


31

Aby zrealizować archiwizację zbiorczą, należy wybrać polecenie Archiwizacja zbiorcza. W pierwszym oknie kreatora należy wybrać podmioty do archiwizacji (domyślnie zaznaczone są wszystkie podmioty). W kolejnych krokach podajemy informacje analogiczne, jak opisane w rozdziale Archiwizacja podmiotu, a więc: lokalizacji i nazwa archiwum, kompresja oraz zabezpieczenie pliku archiwum za pomocą hasła. Po naciśnięciu przycisku Wykonaj rozpoczyna się proces archiwi-zacji zbiorczej.

Archiwizacja podmiotuFunkcja ta służy do sporządzania archiwum bazy danych podmiotu. Wyświetlone okno Archiwizacja zawiera następujące zakładki:

LokalizacjaW zakładce Lokalizacja należy przede wszystkim określić folder archiwum i folder roboczy. Folder archiwum to folder, w którym ma być stworzone archiwum bazy danych podmiotu. W przypadku pracy sieciowej folderem archiwum może być dowolna lokalizacja sieciowa, która jest udostępniona dla komputera (uprawnienie do odczytu i zapisu), z którego wykonywana jest archiwizacja. W czasie wykonywania archiwizacji wykorzystywany jest też folder roboczy. W zależności od trybu pracy z systemem Biuro GT folder ten musi spełniać nastę-pujące wymagania:• praca lokalna (MSDE zainstalowany na tym samym komputerze).

Może to być dowolny folder, na przykład:C:\temp

• praca sieciowa (stanowisko, na którym zainstalowany jest serwer bazy danych MSDE). Może to być dowolny folder lokalny (wariant zalecany) znajdujący się na tym samym komputerze, z którego odbywa się archiwizacja, na przykład:C:\temp

Można też wykorzystać folder sieciowy udostępniony dla usługi MSSQLSERVER (instancja domyślna) lub MSSQL$InsERTGT (instancja INSERTGT). Dla systemów operacyjnych klasy NT (Windows NT 4.0, Windows 2000, Windows XP) można to sprawdzić w narzędziach administracyjnych komputera w gałęzi Usługi i aplikacje – Usługi we właściwościach usługi na zakładce logowanie. Należy wskazać konto, na które będzie się logować usługa. W celu przeprowadzenia archiwizacji zdalnej konto to powinno mieć dostęp do folderu roboczego na przykład:\\KOMPUTER_3\temp• praca sieciowa (stanowisko klienckie, na którym zainstalowany jest system Biuro GT,

a nie jest zainstalowane MSDE).


32

Taka archiwizacja jest najłatwiejsza w wypadku ustawienia folderu roboczego na serwerze – czyli komputerze na którym zainstalowano MSDE, na przykład:\\SERWER\tempFolder na serwerze musi być udostępniony z prawami do odczytu i zapisu. Istnieje także możliwość skorzystania z dowolnego folderu sieciowego, pod warunkiem jednak, że będzie on udostępnionym dla konta, na które loguje się usługa MSSQL-SERVER (jak opisano powyżej).Kolejnym parametrem dostępnym na zakładce Lokalizacja jest nazwa archiwum. Może ona być:• tworzona na podstawie nazwy podmiotu (Opcja ta jest zalecana w przypadku

tworzenia archiwum jednorazowo, na przykład po to, by przenieść dane w postaci archiwum z jednego komputera na drugi.);

• tworzona na podstawie nazwy podmiotu i daty (Zalecana dla użytkowników tworzących regularnie, cyklicznie kopie zapasowe, na przykład każdej nocy. Wówczas nazwa pliku będzie złożeniem nazwy podmiotu oraz daty utworzenia archiwum danych. Zalecane jest regularne tworzenie kopii zapasowej danych z wykorzystaniem tego wariantu nazewnictwa.);

• podana przez użytkownika (Użytkownik podaje dowolną nazwę dla pliku archi-wum. Zastosowanie tej opcji jest identyczne jak w pierwszym przypadku, gdy kopia tworzona jest incydentalnie).

Nadpisuj archiwa o tej samej nazwie zaznaczenie tego znacznika spowoduje, że program zastąpi istniejące archiwa, jeżeli nazwy plików będą się pokrywały. Przykład:Utworzono archiwum danych podmiotu dnia 16-09-2006 o nazwie Alfa.bak w lokalizacji:C:\Moje dokumenty\Alfa.bakArchiwum zawiera dane na koniec dnia 16-09-2006.W przypadku ponownej archiwizacji do pliku o lokalizacji:C:\Moje dokumenty\Alfa.bakwykonanej dnia 23-09-2006, istniejące archiwum zostanie usunięte i zastąpione najbardziej aktualnym, czyli zawierającym dane na koniec dnia 23-09-2006. Stosowanie tej opcji niesie za sobą niebezpieczeństwo, że nie będzie istniała moż-liwość odtworzenia dowolnego archiwum z przeszłości (taka konieczność może nastąpić na przykład, gdy niepowołana osoba dokonała modyfikacji danych dnia 17-09-2006 i z tego powodu zaszła konieczność odtworzenia danych ze stanem na dzień 16-09-2006). KompresjaW zakładce tej można określić, czy po sporządzeniu archiwum danych powstały plik ma zostać spakowany celem zmniejszenia jego fizycznej objętości. Można za-żądać również, aby w czasie pakowania pliku nastąpiło jego dzielenie na mniejsze paczki, celem na przykład skopiowania archiwum na dyskietki czy inny nośnik. Rozmiar woluminu może być ograniczony wielkością nośników, jak i zadany w me gabajtach (MB).


33

ZabezpieczeniaTworzone archiwum bazy danych podmiotu może zostać zabezpieczone hasłem. Dostępne są trzy warianty:• hasło użytkownika zalogowanego do programu wykonującego archiwizację• hasło szefa firmy (osoby mającej domyślnie maksymalne uprawnienia w progra-

mie)• podanym hasłem (w przypadku zabezpieczenia archiwum hasłem jednorazowym

należy je zanotować i zachować w bezpiecznym miejscu. Bez znajomości tego hasła nie będzie można zdearchiwizować danych).

Dearchiwizacja podmiotu

Jeśli zdarzy się, że dane na dysku twardym komputera zostaną uszkodzone, to, prze-prowadzając dearchiwizację, można je odzyskać. Dearchiwizacja jest to po prostu przeniesienie uprzednio zarchiwizowanych danych na dysk twardy komputera.

W czasie dearchiwizowania danych podmiotu należy określić lokalizację pliku archiwum oraz folder roboczy. Lokalizacja pliku archiwum to ścieżka do pliku podana w odpowiednim formacie, na przykład:C:\Moje dokumenty\Alfa.bakW czasie dearchiwizacji wykorzystywany jest też folder roboczy. W zależności od try-bu pracy z systemem Biuro GT folder ten musi spełniać następujące wymagania:• praca lokalna (MSDE zainstalowany na tym samym komputerze). Może to być dowolny folder, na przykład:C:\temp• praca sieciowa (stanowisko, na którym zainstalowany jest serwer bazy danych

MSDE).


34

Może to być dowolny folder lokalny (wariant zalecany) znajdujący się na tym samym komputerze, z którego odbywa się archiwizacja, na przykład:C:\tempMożna też wykorzystać folder sieciowy udostępniony dla usługi MSSQLSERVER (instancja domyślna) lub MSSQL$InsERTGT (instancja INSERTGT). Dla systemów operacyjnych klasy NT (Windows NT 4.0, Windows 2000, Windows XP) można to sprawdzić w narzędziach administracyjnych komputera w gałęzi Usługi i aplikacje- Usługi we właściwościach usługi na zakładce logowanie. Należy wskazać konto, na które będzie się logować usługa. W celu przeprowadzenia archiwizacji zdalnej konto to powinno mieć dostęp do folderu roboczego na przykład:\\KOMPUTER_3\temp• praca sieciowa (stanowisko klienckie, na którym zainstalowany jest system Biuro GT,

a nie jest zainstalowane MSDE). Taka archiwizacja jest możliwa tylko w wypadku ustawienia folderu roboczego na serwerze – czyli komputerze, na którym zainstalowano MSDE, na przykład:\\SERWER\tempFolder na serwerze musi być udostępniony z prawami do odczytu i zapisu.Istnieje także możliwość skorzystania z dowolnego folderu sieciowego pod wa-runkiem jednak, że będzie on udostępnionym dla konta, na które loguje się usługa MSSQLSERVER (jak opisano powyżej). W sekcji Sposób dearchwizacji danych można określić, czy dane przywrócone z kopii mają zastąpić dane obecnie używane (Dearchwizuj jako …) lub czy dane przywrócone z kopii mają zostać załadowane do nowego podmiotu (Dearchwizuj do podmiotu o nazwie …). Dearchiwizacja zbiorczaDearchiwizację zbiorczą należy wykonać na przykład wtedy, gdy z powodu awarii przestanie nagle pracować komputer lub gdy wszystkie dane trzeba będzie przenieść na inny serwer. Program Biuro GT umożliwi wówczas dearchiwizację zbiorczą, tzn. taką, w której po jednokrotnym ustaleniu parametrów utworzone zostaną wszystkie bazy podmiotów oraz baza Biura GT. Taki scenariusz dearchwizacji powinien być przeprowadzony następująco:

1. Użytkownik wybiera w Biurze GT w module Bazy danych opcję Dearchwizuj zbiorczo.

2. Użytkownik wskazuje plik zbiorowej archiwizacji.3. Użytkownik wskazuje, które bazy danych i gdzie mają być zdearchiwizowane.


35

Konwersja bazy danychBiuro GT potrafi wykonać sekwencyjną konwersję baz wielu podmiotów do nowej wersji programu. Zbiorcza konwersja podmiotów jest wywoływana z modułu Bazy danych poleceniem Konwertuj.Konwersję wykonuje się w następujący sposób: użytkownik zaznacza listę pod-miotów, które mają zostać skonwertowane. Następnie musi podać hasło szefa w programie Biuro GT. Po naciśnięciu Wykonaj uruchomia się procedura konwersji baz danych podmiotów, podczas której nie jest już konieczna jakakolwiek ingerencja użytkownika. Proces może być długotrwały. Przy dużej liczbie podmiotów obsługi-wanych w biurze rachunkowym należy przygotować na niego sporo czasu. Wynik konwersji zapisze się do raportu dostępnego w module Raporty.

Administracja Moduły administracyjne to swego rodzaju słowniki przechowujące różne infor-macje dotyczące m.in. klientów, personelu, procesów wykorzystywane w pracy z programem Biuro GT. Oto one: • Cechy klientów• Dane podmiotu• Grupy klientów• Personel• Procesy realizowane w biurze.

Cechy klientówTen administracyjny moduł pozwala wprowadzić do systemu dodatkowe opisy klientów. Wystarczy, aby użytkownik w wyświetlonym kreatorze nacisnął klawisz Dalej, a w okienku Cecha klienta wpisał wybrane przez siebie określenie. Każdy klient może mieć przypisanych wiele cech. Cechy można pooprawiać oraz usuwać. Przykłady cech: nowy, rzetelny itp.


36

Dane podmiotu Wyświetlone okno pozwala wprowadzić do podmiotów dane biura rachunkowe-go.

Zakładka Podstawowe - służy do podania najistotniejszych informacji o biurze (NIP, REGON, nazwa pełna, dane teleadresowe). Zakładka Dodatkowe - pozwala wprowadzić numery telefonów i faksów z zazna-czeniem, który z nich ma być numerem podstawowym.

Grupy klientówGrupa klientów charakteryzuje określoną liczbę klientów odznaczających się pew-nym podobieństwem. Przykładami grup kontrahentów mogą być: kontrahenci zwykli, VIP-y itd. Każdy kontrahent biura może należeć wyłącznie do jednej grupy. W wyświetlonym kreatorze należy nacisnąć przycisk Dalej, a następnie podać w oknie Grupa klientów odpowiednie określenie.


37

PersonelModuł ten pozwala na przechowywanie różnych informacji o użytkownikach systemu. Osoba z uprawnieniami szefa firmy może wprowadzić podstawowe informacje o innych użytkownikach Biura GT (imię, nazwisko, hasło, identyfikator) oraz za pomocą znacznika określić użytkownika jako aktywnego (tzn. zatrudnionego w biurze, wykonującego różne zadania i widocznego na liście personelu). Dane te należy wprowadzić do górnej części okna Użytkownik. Natomiast w dwóch jego zakładkach szef firmy może przydzielić uprawnienia do poszcze-gólnych funkcji Biura GT oraz systemów z linii InsERT GT. Wystarczy zakreślać znaczniki odpowiadające różnym funkcjom. Tak zdefiniowanych użytkowników będzie można wyeksportować z Biura GT do programów systemu InsERT GT za pomocą opcji Narzędzia/Parametry i słowniki. Więcej szczegółów na ten temat znajduje się w rozdziale Pierwsze kroki w systemie Biuro GT.


38

Procesy realizowane w biurzeTen administracyjny moduł prezentuje listę zdefiniowanych procesów, które realizuje się w biurze. Umożliwia także dodanie nowych procesów oraz określenie stanów ich realizacji. Moduł ten pozwala także poprawić lub usunąć wybrane procesy. Moduły Panel klienta i Procesy są odpowiedzialne za monitorowanie stanu reali-zacji procesów. Po wywołaniu opcji Procesy realizowane w biurze wyświetla się lista zdefiniowa-nych w programie procesów. Należy wybrać opcję Dodaj i w wyświetlonym oknie Proces wpisać nazwę nowo dodawanego procesu oraz określić jego okresowość. Należy też ustalić listę stanów realizacji procesów. W oknie Stan realizacji procesu możliwe jest też ustalenie, jakie operacje, które są wykonywane przez Biuro GT na podmiotach systemów z linii InsERT GT spowodują ustawienie wybranego stanu realizacji dla procesu.

Funkcje automatyzujące prace w systemie InsERT GT

W menu Narzędzia umieszczone zostały następujące opcje:

• Naliczanie deklaracji skarbowych• Naliczanie deklaracji ZUS• Drukowanie KPiR i ewidencji VAT• Ustawianie parametrów i słowników• Licencje InsERT GT• Synchronizacja licencji.


39

Naliczanie deklaracji skarbowychOpcja ta umożliwia zbiorcze naliczanie i wydruk deklaracji skarbowych, a także wydruk poleceń przelewu w podmiotach obsługiwanych przez biuro rachunkowe na systemie InsERT GT. W pierwszym kreatorze użytkownik dokonuje wyboru:• typu deklaracji • okresu dla wybranej deklaracji (podpowiadany jest okres wynikający z kontekstu

okresu Biura GT) • operacji, jaka ma zostać wykonana na deklaracji. W drugim oknie wskazuje się drukarkę, na której zostaną wydrukowane dokumenty. Należy również określić liczbę ich kopii. W oknie kolejnym należy z tabeli z listą podmiotów wybrać te, dla których zostanie przeprowadzona operacja. Lista może zmienić swoją zawartość w zależności od zastosowanego filtra (dotyczącego grupy i cechy klienta). Aby rozpocząć drukowanie deklaracji skarbowych, należy w ostatnim oknie kreatora nacisnąć klawisz Wykonaj. Okno to prezentuje także postęp realizowanych prac.

Naliczanie deklaracji ZUSBiuro GT automatyzuje obsługę deklaracji rozliczeniowych dostępnych w progra-mach systemu InsERT GT. W zależności od wprowadzonych w programie kadrowym ustaleń w umowie o pracę dla każdego pracownika sporządzany jest raport ZUS: • RCA (mikroGratyfikant GT i Gratryfikant GT) • RZA (mikroGratyfikant GT i Gratryfikant GT • DRA (mikroGratyfikant GT i Gratryfikant GT) • RSA (tylko Gratyfikant GT).


40

W menu Narzędzia Biura GT znajduje się opcja umożliwiająca automatyczne naliczenie deklaracji ZUS i ewentualne wysłanie do plików .kdu. Po jej wybraniu zostanie wyświetlony kreator. W jego pierwszym oknie należy ustalić okres obejmujący drukowane deklaracje oraz rodzaj operacji, jaką Biuro GT ma wykonać. Czy ma to być:• naliczenie deklaracji czy• export danych do pliku Płatnika. Jeśli wybrano drugą opcję, należy dodatkowo wskazać lokalizację plików .kdu. W oknie kolejnym należy z tabeli z listą podmiotów wybrać te, dla których zostanie przeprowadzona wcześniej wybrana operacja. Lista może zmienić swoją zawartość w zależności od zastosowanego filtra (dotyczącego grupy i cechy klienta). Wykonywanie operacji rozpocznie się po naciśnięciu klawisza Wykonaj w ostatnim oknie kreatora. Okno to prezentuje także postęp realizowanych prac. Drukowanie KPiR i ewidencji VATOpcja ta umożliwiająca wydruk książki przychodów i rozchodów oraz ewidencji VAT dla podmiotów obsługiwanych przez biuro. W pierwszym oknie wyświetlonego kreatora należy wskazać okres, jaki ma obej-mować przygotowywany wydruk, oraz czego ma on dotyczyć:• KPiR • Podsumowanie KPiR • Ewidencji VAT sprzedaży • Podsumowanie ewidencji VAT sprzedaży • Ewidencji VAT zakupu • Podsumowanie ewidencji VAT zakupu. W drugim oknie wskazuje się drukarkę, na której zostaną wydrukowane dokumenty. Należy również określić liczbę ich kopii. Kolejne okno pozwoli użytkownikowi wybrać z listy podmioty, dla których zostaną zrealizowane wydruki. Na liście widoczne są wszystkie podmioty założone przez Rachmistrza GT lub Rewizora GT. Wygląd listy można zmienić za pomocą następujących filtrów: • grupa kontrahentów • cecha kontrahenta. Aby rozpocząć drukowanie KPiR oraz ewidencji VAT, należy w ostatnim oknie krea-tora nacisnąć klawisz Wykonaj. Okno to prezentuje także postęp realizowanych prac.


41

Drukowane są tylko te wydruki i zestawienia, które w wybranym okresie rozli-czeniowym zawierają jakiekolwiek wpisy.

Ustawianie parametrów i słownikówBiuro GT może wspierać ustawianie niektórych parametrów i słowników progra-mów Rachmistrz GT, Rewizor GT, mikroGratyfikant GT oraz Gratyfikant GT. Dzięki programowi Biuro GT można je w prosty sposób zbiorczo ustawić w podmiotach systemu InsERT GT. Za pomocą kreatora wywołanego z menu Narzędzia należy:• w pierwszym oknie wskazać, jaki rodzaj parametrów zostanie zbiorczo ustawiony

w podmiotach obsługiwanych przez biuro rachunkowe• w kolejnym - wskazać podmioty, dla których zostanie przeprowadzone zbiorcze

ustawienie parametrów• w kolejnym etapie pojawi się okno z systemu InsERT GT, w którym należy wpro-

wadzić zmiany związane z wartością parametrów.

!


42

Licencje InsERT GTW oknie wywołanym za pomocą tej opcji należy wprowadzić numery licencyjne oraz rejestracyjne\aktywacyjne dla posiadanych przez biuro rachunkowe programów linii InsERT GT. Będzie to pomocne przy zbiorczym zakładaniu wprowadzaniu numerów do podmiotów obsługiwanych przez biuro. Po zakupieniu programu i jego zarejestrowaniu należy wprowadzić numer rejestra-cyjny (nadawany prze firmę InsERT). W przypadku gdy dla programu otrzymano otrzymano kody aktywujące ulepszenia, należy wpisać numer aktywacyjny.Zawsze w tym polu powinien się znajdować numer aktywujący najnowszą wersję programu. Zawartość tego pola powinna być aktualizowana zawsze wtedy, gdy biuro otrzymuje najświeższy kod aktywacyjny. Numery wprowadzone w tym oknie można w sposób zbiorczy wprowadzać do podmiotów obsługiwanych przez biuro rachunkowe za pomocą opcji Synchroni-zacja licencji.

Synchronizacja licencjiOpcja ta służy do zbiorczego wpisywania danych biura rachunkowego oraz numerów licencyjnych\rejestracyjnych\aktywacyjnych do podmiotów systemu InsERT GT.


43

Kreator pozwala określić, które dane mają być przeniesione do baz podmiotów (w oknie znajdują się hyperlinki do opcji Dane podmiotu i Licencje InsERT GT pozwalające uzupełnić potrzebne dane przechowywane w Biurze GT). Umożliwia także ustalenie, do których podmiotów ma nastąpić przeniesienie.

BIURO GT – INFORMACJE TECHNICZNE

Zaawansowane aspekty instalacji Biuro GT to program, który posiada własną bazę danych. Domyślna instalacja nie proponuje jednak zainstalowania serwera bazy danych Microsoft SQL Server 2000. Przyjęto założenie, że taki serwer musi być wcześniej zainstalowany poprzez insta-latora systemu InsERT GT. Dlatego w czasie instalacji Biuro GT realizowana jest instalacja kliencka, czyli instalacja, w której należy wskazać serwer bazy danych.Podczas przeprowadzania instalacji systemu Biuro GT nie jest instalowany motor bazy danych MSDE. Oznacza to, że oprogramowanie będzie się odwoływało do innej bazy danych w sieci. Może nastąpić odwołanie:• do dowolnego komputera w sieci z zainstalowanym MSDE bądź pełną wersją

Microsoft SQL Server 2000• do instancji MSDE lub pełnej wersji Microsoft SQL Server 2000 posadowionej na

komputerze lokalnym.Pierwszy wariant może dotyczyć sytuacji, gdy planowana jest praca Biura GT na kilku stanowiskach. Wówczas na komputerze, na którym będą gromadzone dane, należy przeprowadzić instalację serwerową systemu InsERT GT, w której zostanie zainstalowany silnik bazy danych MSDE.


44

DeinstalacjaDeinstalacji systemu Biuro GT dokonuje się w sposób znany wszystkim użytkowni-kom systemów operacyjnych Windows. W panelu sterowania należy wybrać moduł Dodaj/Usuń programy, a w nim wskazać oprogramowanie Biuro GT:

W czasie odinstalowywania Biura GT usuwane są wszystkie komponenty oprogramo-wania klienckiego. Nie jest natomiast odinstalowywany motor bazy danych MSDE. Nie są również usuwane pliki baz danych oraz ich kopie zapasowe.

Deinstalacja MSDEAby usunąć Microsoft SQL Server Desktop Engine, w Panelu Sterowania należy wybrać moduł Dodaj/Usuń programy, a w nim wskazać oprogramowanie Microsoft SQL Server Desktop Engine:


45

Deinstalacja MSDE przebiega automatycznie. Podczas deinstalacji MSDE nie są usuwane foldery:

C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL\Data – folder plików baz danych,C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL\Backup – folder plików archiwiz-acji.

Ich zawartość (pliki tworzone przez użytkownika) nie jest również usuwana w czasie deinstalacji. Jeśli jest kilka baz danych użytkownika w folderze Data, które były stworzone podczas zakładania podmiotów w systemie InsERT GT, nie są one usuwane. Dzieje się tak oczywiście ze względów bezpieczeństwa.

Współpraca z Microsoft SQL Serwer 2005Program Biuro GT został dostosowany do pracy z najnowszą wersją serwera bazy danych Microsoft SQL Server 2005. Funkcjonalność systemu była testowana na bazie edycji Standard oraz Express. Użytkownik może nabyć najnowszy system obsługi baz danych od firmy InsERT lub jej partnerów. InsERT ma bowiem w swojej ofercie bardzo korzystną cenowo propozycję zakupu oprogramowania firmy Microsoft, zaś jako Microsoft Certified Gold Partner dokłada wszelkich starań, aby systemy z linii InsERT GT działały w pełni poprawnie z najnowszymi produktami firmy Microsoft. Należy też nadmienić, że Microsoft udostępnia (do pobrania przez Inter-net) bezpłatną, ograniczoną funkcjonalnie edycję Express serwera SQL 2005. Edycja ta również w pełni poprawnie pracuje z systemem InsERT GT i w odróżnieniu do wersji SQL Server 2000 MSDE nie zawiera ograniczeń przy większej niż 5 liczbie jednoczesnych odwołań/zapytań.

Praca sieciowa w środowisku Windows XP SP2 lub wyższymFirma Microsoft w drugiej połowie 2004 roku zaprezentowała nakładkę na system Windows XP (zarówno Home jak i Professional) nazwaną Service Pack 2 (w skrócie SP2). Nakładka ta jest między innymi reklamowana jako zabezpieczenie przed hakerami, wirusami i robakami internetowymi, gdyż zawiera wbudowany system ochrony przed atakami internetowymi - tzw. zaporę ogniową (ang. firewall). Service Pack 2 do systemu Windows XP jest dostarczany w ramach usługi Windows Update (www.windowsupdate.com) więc należy się spodziewać, że będzie on zainstalowany automatycznie na większości komputerów wyposażonych w Windows XP. Ochrona komputera przed atakami internetowymi jest w obecnych czasach bardzo ważna, ale należy wziąć pod uwagę, że włączona zapora w Windows XP (a domyślnie jest ona włączona właśnie w SP2) blokuje również pewne rodzaje komunikacji w sieci lokalnej. Tak więc komputer z włączoną zaporą ogniową będzie mógł udo-stępniać swoje dane jako serwer bazy danych (np. dla systemu InsERT GT) tylko po dokonaniu odpowiednich konfiguracji zapory ogniowej (lub jej wyłączeniu – jeśli sieć nie jest podłączona do Internetu). Konfiguracja taka polega na odblokowa-niu portów komunikacyjnych, na których pracuje Microsoft SQL Server 2000 lub utworzeniu wyjątku w zaporze ogniowej dla aplikacji zarządzającej serwerem SQL


46

(przykładowo dla InsERT GT będzie to najczęściej: “C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL$INSERTGT\Binn\Sqlservr.exe”). Więcej na ten temat można przeczytać w bazie wiedzy Microsoft (http://support.microsoft.com/) w artykułach 841249, 841251 i 841252.

Microsoft SQL Server 2000System Microsoft SQL Server 2000 jest bogato wyposażonym systemem zarządzania relacyjną bazą danych typu klient-serwer. Microsoft SQL Server 2000 jest przeznaczo-ny do obsługiwania zarówno małych, jak i bardzo dużych baz danych i ma bardzo szerokie zastosowania. Został również wyposażony (w wersji pełnej) w narzędzia umożliwiające wielowymiarową analizę zgromadzonych danych.

Microsoft SQL Server 2005Microsoft SQL Server 2005 to platforma do zarządzania danymi i ich analizy. Baza danych pozwala zwiększyć bezpieczeństwo, skalowalność i dostępność firmowych danych i aplikacji analitycznych, a przy tym znacząco ułatwia zadania tworzenia, wdrażania i administracji danymi.Nowe wersje zostały zaprojektowane tak, aby umożliwić dostęp do bezpiecznej i niezawodnej platformy dla wszystkich użytkowników w przedsiębiorstwie.

MSDEFirma InsERT wraz z systemami z linii GT dystrybuuje wersję MSDE systemu Mic-rosoft SQL Server 2000. Skrót MSDE oznacza Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine. Jest to sam motor bazy danych bez narzędzi do zarządzania, pakietu do analizy danych, dokumentacji itp. MSDE potrafi obsługiwać bazy danych o mak-symalnej wielkości 2 GB (inne wersje Microsoft SQL Server 2000 nie mają takich ograniczeń).MSDE ogranicza także obciążenie ze strony użytkowników. Gdy baza danych jest tworzona na MSDE, wygodnie i wydajnie może z niej korzystać maksymalnie 5 równoczesnych połączeń. Przez połączenie należy rozumieć odwołanie użytkow-nika do bazy danych. Odwołaniem jest więc na przykład wyświetlenie podglądu danych kontrahenta realizowane klawiszem [F3] na liście kontrahentów. Należy więc zdawać sobie sprawę z tego, iż MSDE nadaje się do zastosowań sie-ciowych z większą niż 5 liczbą użytkowników. Jednak o komforcie i szybkości ich pracy będzie decydowała liczba równocześnie obsługiwanych przez serwer odwołań do bazy danych. Gdy liczba równoczesnych odwołań będzie większa niż 5, MSDE znacznie zwolni szybkość realizacji zapytań.MSDE to wersja o najmniejszych wymaganiach ze wszystkich edycji Microsoft SQL Server 2000, co czyni ją idealnym kandydatem do niewielkich rozwiązań bizne-sowych. W wypadku pracy na większej liczbie stanowisk (ponad 5) może zajść potrzeba zakupu pełnej wersji.


47

Narzędzie Service ManagerMicrosoft SQL Server 2000 został wyposażony w szereg narzędzi włącznie z pro-gramami działającymi w linii poleceń, które mają wspomagać pracę z serwerem i ułatwiać zarządzanie bazami danych. Wersja MSDE zawiera jednak tylko jedno z tych narzędzi - Service Manager. Jest to narzędzie przeznaczone do sterowania usługami i serwerami – włączanie/wyłączanie.

SQL Server Service Manager wskazuje na działanie serwisów SQL Servera. Po wybraniu odpowiedniego serwisu z listy Services można się przekonać, czy dany serwis jest uruchomiony czy nie. Najważniejszym serwisem jest oczywiście SQL Server, który pokazuje pracę serwera bazy danych. SQL Server Service Manager pozwala także włączać i wyłączać poszczególne usługi (a w szczególności także pracę serwera). Można też w nim zdefiniować uruchamianie usług zaraz po starcie systemu operacyjnego.Ikona symbolizująca działanie SQL Servera i pozwalająca wywołać narzędzie SQL Server Service Manager znajduje się również w pasku System Tray:

Niekiedy może się zdarzyć, że bezpośrednio po instalacji Microsoft SQL Server 2000 w wersji MSDE ikona nie będzie widoczna. Domyślnie serwer nie będzie wówczas działał. Należy w takim wypadku uruchomić program Service Manager a następnie serwer. Najczęściej spotykany błąd polegający na niemożności nawiązania połącze-nia z serwerem polega właśnie na tym, że serwer najzwyczajniej nie działa.


Użyte narzędzia - NOWALUnowalu.pl/do_pobrania/instrukcja_obslugi_biuro_GT.pdf · • system...

Documents

Transcript of Użyte narzędzia - NOWALUnowalu.pl/do_pobrania/instrukcja_obslugi_biuro_GT.pdf · • system...