Audyt komunikacji wewnętrznej

w oparciu o metodę SNA

Warszawa, lipiec 2009

Zakres prezentacji

1. Cele i uwarunkowania audytu komunikacji wewnętrznej

2. Sieci społeczne – prawdziwy obraz organizacji

3. Badanie oparte o analizę sieci społecznych (SNA)

4. Harmonogram i zakres standardowego audytu komunikacyjnego

5. Wyniki audytu

Cele i uwarunkowania audytu komunikacji wewnętrznej

Wybrane cele audytu

1. Badanie spójności komunikacyjnej organizacji

2. Identyfikacja barier i luk komunikacyjnych

3. Badanie efektywności komunikacji wertykalnej i horyzontalnej

4. Badanie efektywności komunikacji w projektach i wzdłuż kluczowych procesów

5. Pomiar satysfakcji pracowników z komunikacji wewnętrznej

6. Identyfikacja ról pracowników w procesie komunikacji np. tzw. liderów komunikacji czy brokerów informacji

Cele i uwarunkowania audytu komunikacji wewnętrznej

Zastosowanie SNA ma największe uzasadnienie w organizacjach:

Dużych

Rozproszonych geograficznie

Po fuzjach i/lub akwizycjach

Zarządzanych projektowo

Opartych na wiedzy

Cele i uwarunkowania audytu komunikacji wewnętrznej

Sieci społeczne – prawdziwy obraz organizacji

Sieci społeczne to różnego rodzaju relacje łączące osoby, grupy, organizacje i inne podmioty społeczne

Relacje komunikacja,

współpraca powiązania

kapitałowe umowy handlowe,

kooperacja proces decyzyjny wymiana handlowa odnośniki (linki)

Podmioty społeczne (węzły):

pracownicy przedsiębiorstwa instytucje państwa strony internetowe

Sieci społeczne – prawdziwy obraz organizacji

Elementy sieci społecznych:

Sieci społeczne – prawdziwy obraz organizacji

Źródło: Rob Cross, What is ONA? (Organizational Network Analysis)

Struktura organizacyjna vs. sieci społeczne

Badanie oparte o analizę sieci społecznych (SNA)

Definiowanie zakresu badania

1. Dobór badanej populacji: cała organizacja, osoby zaangażowane w dany proces lub projekt, osoby dysponujące daną wiedzą etc.

2. Dobór badanych relacji: komunikowanie się w sprawach merytorycznych, współpraca, znajomość, zwracanie się z zapytaniem/radą etc.

3. Przykładowe dane demograficzne: płeć, wiek, staż, poziom zaszeregowania, przynależność do jednostki organizacyjnej etc.

Badanie oparte o analizę sieci społecznych (SNA)

Metodologia badań

1. Wywiady pogłębione z wybranymi pracownikami (IDI)

2. Przygotowanie narzędzia badawczego

3. Przeprowadzenie badania ankietowego

4. Zebranie i analiza danych

5. Ewentualne wywiady wyjaśniające

6. Przygotowanie raportu końcowego i prezentacji

Badanie oparte o analizę sieci społecznych (SNA)

Trzy poziomy analizy w badaniach SNA

Poziom makro (cała badana populacja): badanie spójności komunikacyjnej, poszukiwanie rdzenia komunikacyjnego, wskazanie luk komunikacyjnych

Poziom meso (część badanej populacji): badanie komunikacji pomiędzy danymi działami, badanie pozycji komunikacyjnej działów w organizacji, identyfikacja tzw. sieci wiedzy etc.

Poziom mikro (role pracowników): identyfikacja najbardziej wartościowych osób w organizacji pod względem komunikacyjnym (tzw. liderów komunikacji), wskazanie tzw. brokerów informacji i osób peryferyjnych

Badanie oparte o analizę sieci społecznych (SNA)

Analiza makro - poziom całej badanej populacji

Osoby wyizolowane

Luka komunikacyjna

Rdzeń sieci (centrum komunikacji) – kolor żółty

Peryferia sieci (obrzeża komunikacji)-kolor czerwony

Poziom makro

Analiza meso – rola działów w komunikacji

Silna komunikacja

Konieczność poprawy komunikacji

Liderzy komunikacji – Działy: Zarządzania Projektami, Operacyjny, Techniczny, Finansowy

Outsiderzy komunikacji – Działy: Administracyjny, Produkcji, Handlowy

Zbyt niska pozycja w stosunku do pełnionej roli – Działy: Zaopatrzenia, Produkcji, Handlowy

Zbyt mocna pozycja w stosunku do pełnionej roli - brak

Słaba komunikacja

Przeciętna komunikacja

Komunikacja horyzontalna

Najlepiej skomunikowane działy

Analiza meso – komunikacja wzdłuż procesu

Przygotowanie Ofert i Budżetowanie

Koordynacja wykonania kontraktu

Nadzór nad pracownikami wykonawczymi

Zarządzanie kontraktami wykonawczymi

Dział Przygotowania Ofert Dział Zarządzana Projektami

Kierownicy Budów

Przepływ informacji i wiedzy między działami i zespołami

Kluczowy dział dla rozwoju wiedzy

Dział odseparowany

Kluczowy dział dla przepływu wiedzy

Analiza meso – komunikacja między grupami

Analiza mikro - znajomość między pracownikami

Najlepiej zorientowane i znane osoby– to pracownicy zarówno znający większość współpracowników jak i rozpoznawalni w organizacji. To potencjalnie najlepiej skomunikowane osoby.

Najgorzej zorientowane i znane osoby –to pracownicy nie znający organizacji i nierozpoznawalni przez innych. To potencjalni adresaci działań integracyjnych.

Poziom znajomości w organizacji

Analiza mikro – macierz komunikacyjna

Interpretacja rysunkuOsoby peryferyjne – są komunikacyjnie odseparowane od większości pracowników np. osoby nowe. Źródła informacji – eksperci, do których inni zwracają się w sprawach merytorycznych. Są często przeciążeni pracą i mogą potencjalnie stanowić tzw. wąskie gardła np. kadra kierownicza, eksperci. Inicjatorzy komunikacji- osoby poszukujące informacji u wielu osób same jednak nie stanowią ważnego źródła wiedzy. Liderzy komunikacji (integratorzy sieci) –inicjują dużą ilość kontaktów jak również stanowią istotne źródła informacji. Osoby centralne integrujące komunikacyjnie organizację np. kluczowi, doświadczeni eksperci.

Inicjatorzy komunikacji

Źródła informacji potencjalne „wąskie gardła”

Osoby peryferyjne

Liderzy komunikacji (Integratorzy sieci)

Analiza mikro – poszukiwanie brokerów informacji

Pośrednik (broker) – osoba centralna pośrednicząca w komunikacji pomiędzy innymi osobami.

Osoby te mogą też stanowić „wąskie gardła” w komunikacji tj. blokować przepływ informacji w organizacji.

Najwięksi brokerzy informacji

Brokerzy Informacji

Analiza mikro –rola brokerów informacji

Obraz przedsiębiorstwa bez 5 największych brokerów

Potencjalne pęknięcia w organizacji prowadzące do powstawania luk komunikacyjnych

Harmonogram i zakres audytu komunikacyjnego

Harmonogram i zakres standardowego audytu komunikacyjnego

Przygotowanie audytu• analiza struktury organizacyjnej• przeprowadzenie wywiadów z grupą kluczowych pracowników • wybór grupy badawcze• przygotowanie ankietBadanie właściwe• przeprowadzenie badań w grupie testowej• wygenerowanie i rozesłanie mailem linków do ankiety elektronicznej do całej grupy badawczejZbieranie i analiza danych• budowa macierzy informacyjnych z badani• analiza danych w uzgodnionych z Zamawiającym przekrojachRaport i rekomendacje• przedłożenie Zamawiającemu raportu• konsultacje w zakresie implementacji kluczowych działań i rekomendacji

W okresie około dwóch miesięcy, audyt komunikacyjny w oparciu o metodę SNA daje aktualny obraz wybranych grup społecznych organizacji i wskazuje najważniejsze działania, które należy podjąć w zakresie poprawy komunikacji i współpracy

Standardowy zakres czynności

Analizę i ocenę struktury organizacyjnej Wywiady pogłębione z pracownikami firmy (10-12 pracowników) Badanie ankietowe drogą on-line Pomiar satysfakcji pracowników z komunikacji wewnętrznej Ewentualne wywiady wyjaśniające Mapowanie badanych procesów komunikacji i współpracy w

ramach całego przedsiębiorstwa lub jego wybranych części Szczegółową analizę 3 sieci relacji Szczegółową analizę każdej z sieci w 3 wybranych przekrojach Badanie ról pracowniczych Przygotowanie rekomendacji Przygotowanie raportu końcowego Prezentacja wyników audytu

Harmonogram i zakres standardowego audytu komunikacyjnego

Dodatkowe czynności rozszerzające audyt

Analiza komunikacji pomiędzy oddziałami lub spółkami zależnymi grupy kapitałowej

Zwiększenie ilości badanych relacji np. wybrane procesy lub obszary wiedzy

Pogłębienie analizy o szczegółowe badanie relacji wybranych działów

Szczegółowy audyt zarządzania wiedzą ukierunkowany na stworzenie mapy wiedzy, określenie zapotrzebowania na wiedzę oraz luk wiedzy czy identyfikację tzw. liderów wiedzy

Opracowanie kompleksowej strategii komunikacji wewnętrznej Implementacja działań z zakresu komunikacji wewnętrznej

Harmonogram i zakres standardowegoaudytu komunikacyjnego

Wyniki audytu

Raport z audytu

Opis metodologii badania Charakterystyka badanej populacji Charakterystyka struktury organizacyjnej Przedstawienie wyników badania satysfakcji pracowników

z komunikacji wewnętrznej Przedstawienie wyników analiz opartych o metodę SNA

m.in. w zakresie: spójności komunikacyjnej badanej populacji, luk komunikacyjnych, współpracy horyzontalnej i wertykalnej, identyfikacji ról pracowniczych np. liderów komunikacji i brokerów informacji.

Wnioski końcowe i rekomendacje

Wyniki audytu

Wyniki audytu

Poziom meso (części organizacji)

Poziom makro (cała organizacja)

• Usprawnienie komunikacji horyzontalnej (między działami)• Usprawnienie komunikacji wertykalnej (przepływ informacji „góra” – „dół” )• Rekomendacje w zakresie współdziałania pomiędzy jednostkami organizacyjnymi wzdłuż kluczowych procesów• Integracja grup pracowniczych (stopień zaszeregowania, staż i wiek)

• Likwidacja luk komunikacyjnych• Poprawa gęstości sieci komunikacyjnej•Integracja centrum komunikacyjnego z peryferiami sieci•Rekomendacje z zakresu zmian struktury organizacyjnej

Poziom mikro (pracownicy)

• Poprawa znajomości pomiędzy pracownikami przedsiębiorstwa • Wskazanie możliwości efektywnego zagospodarowania charakterystycznych pod względem komunikacyjnym pracowników (integratorów sieci, źródeł informacji oraz pośredników)• Rekomendacje ukierunkowane na włączenie w proces komunikacji osób pozostających na peryferiach organizacji (odciążenie osób pełniących funkcję istotnych źródeł informacji oraz brokerów, obniżenie ryzyka wystąpienie luk komunikacyjnych)

Poziom Rekomendacje

Prezentacja

Prezentacja wyników audytów dla zarządu i wspólne omówienie rezultatów i rekomendacji

Prezentacja wyników dla pracowników podsumowująca projekt i omawiająca główne wnioski płynące z audytu.

Wyniki audytu

Dziękujemy za uwagę

EPISTEME Managers

www.episteme.com.pl

Wizualizacje w niniejszej prezentacji powstały dzięki programowi Visone.