zorganizować i poprowadzić szkolenie

PROGRAM WSPIERANIA BIZNESU II

PHARE

PROJEKT SME-FIT

JAK ZORGANIZOWAĆ I POPROWADZIĆ SZKOLENIE

OPRACOWANIE: Katarzyna Wawer-Dziedziak

ZWIĄZEK RZEMIOSŁA POLSKIEGO 2004

Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?

SPIS TREŚCI Wstęp .................................................................................................................................................................. 3 Na czym polega szkolenie dorosłych? ................................................................................ 5 Jak przygotować budżet szkolenia?....................................................................................... 7 Jakie są rodzaje szkoleń? ................................................................................................................ 9 Jak przeprowadzić rekrutację? ................................................................................................. 13

Dobór uczestników szkolenia......................................................................................................... 13 Promocja szkolenia............................................................................................................................... 13 Zaproszenie ............................................................................................................................................... 14

Jak przygotować szkolenie od strony technicznej? ............................................... 15 Wybór prowadzącego zajęcia......................................................................................................... 15 Pomieszczenia do zajęć...................................................................................................................... 17 Ustawienie stolików............................................................................................................................. 18 Pomoce szkoleniowe ........................................................................................................................... 20 Zakwaterowanie i wyżywienie ...................................................................................................... 24 Transport..................................................................................................................................................... 24

Jak przygotować szkolenie od strony merytorycznej?........................................ 25 Temat szkolenia...................................................................................................................................... 25 Planowanie zajęć.................................................................................................................................... 25 Określanie celów.................................................................................................................................... 25 Dobór metody .......................................................................................................................................... 26

Techniki aktywnego uczenia się. ................................................................................................................ 26 Praca w małych grupach. ........................................................................................................................... 28 Case study (analiza przypadku)................................................................................................................. 28 Odgrywanie ról............................................................................................................................................ 28 Dyskusja....................................................................................................................................................... 28 Burza mózgów ............................................................................................................................................. 29 Wykład ......................................................................................................................................................... 30

Podsumowanie ........................................................................................................................................ 30 Ocena szkolenia...................................................................................................................................... 31

Przygotowanie się prowadzącego......................................................................................... 34 Budowanie atmosfery.......................................................................................................................... 34 Planowanie szkolenia .......................................................................................................................... 35 Realizacja szkolenia............................................................................................................................. 35 Rozpoczynanie szkolenia.................................................................................................................. 36 Lista obecności........................................................................................................................................ 37 Uporządkowanie materiału .............................................................................................................. 37 Cechy dobrego trenera........................................................................................................................ 37 Komunikacja niewerbalna................................................................................................................ 38

Sytuacje trudne podczas szkolenia ....................................................................................... 40 Trener – jak sobie radzić?................................................................................................................. 40 Różne typy uczestników.................................................................................................................... 40 Asertywność ............................................................................................................................................. 41

Bibliografia................................................................................................................................................ 42

2


Wstęp

Szkolenie to różnorodne działania i formy doskonalenia umiejętności, podnoszenia wiedzy i kwalifikacji w bardzo różnych obszarach. W niniejszym materiale koncentrujemy się głównie na rozwijaniu umiejętności u osób dorosłych.

Wraz ze zmianami gospodarczymi, polskie firmy, uczące się funkcjonowania w nowych warunkach ekonomicznych, coraz bardziej zaczęły dostrzegać potrzebę i znaczenie szkoleń. Głównym czynnikiem sprawiającym, że szkolenia są koniecznością jest tempo zmian cywilizacyjnych i gospodarczych. Nie wystarczy nauczyć się jednego zawodu i wykonywać go, dla potrzeb tej samej firmy, do emerytury. Warunki pracy ciągle się zmieniają, podobnie, jak oczekiwania pracodawców. A i pracownicy chcą się rozwijać, awansować. Rynek pracy jest dynamiczny. Zmusza do elastyczności, zmiany branży, miejsca zamieszkania. Przestawienie gospodarki na inny sposób funkcjonowania, przekształcenia własnościowe przedsiębiorstw wymuszają konieczność zapoznania się z zasadami funkcjonowania gospodarki rynkowej, konkurencji, zarządzania firmą w nowych warunkach. Tylko osoby, które chcą się uczyć i ciągle doskonalić swoje umiejętności maja szansę na odniesienie sukcesu.

Szkolenia to nie tylko nabywanie nowych umiejętności, to również zmiana postawy. Uczenie się jest procesem nie ograniczającym się wyłącznie do dzieciństwa i młodości. Człowiek przez całe życie ma olbrzymie możliwości zmiany swojej osobowości. Powinien je rozwijać z korzyścią dla siebie, jak i firmy, w której pracuje.

Pracodawcy chętnie uczą się sami i przychylniej patrzą na dokształcanie pracowników. Zaczynają spostrzegać szkolenia nie jako koszty, wydatki z budżetu, lecz jako inwestycję, część swojej strategii zatrudnienia i rozwoju.

Zmieniają się rodzaje i tematy szkoleń. Bardzo popularne wcześniej szkolenia techniczne, ekonomiczne i zawodowe, akcentujące rolę sprawności i umiejętności nadal odgrywają duże znaczenie, ale jednocześnie rośnie liczba szkoleń tzw. miękkich - odnoszących się do rozwoju osobowego. Coraz większe jest zapotrzebowanie na treningi radzenia sobie ze stresem, twórczego rozwiązywania problemów, pracy zespołowej, zarządzania projektem itd.

Wprowadza to również zmiany w formach prowadzenia szkoleń. Można uczyć się w grupach, samodzielnie, uczestniczyć w kursach korespondencyjnych prowadzonych za pośrednictwem zwykłej poczty czy Internetu.

Aby system kształcenia wychodził naprzeciw potrzebom rynku pracy oraz świata biznesu, by popyt i podaż fachowców współgrały ze sobą, konieczne jest przeanalizowanie właściwości i tendencji dotyczących struktury oraz procedur działania i zarządzania przedsiębiorstw, jak również kontekstu społeczno-gospodarczego terytorium, w ramach którego działa przedsiębiorstwo, a następnie wpisanie ich w system planowania i realizowania działań szkoleniowych. Wiedza ta powinna być częścią “globalnego podejścia” do zjawisk gospodarczych. Tylko wtedy kształcenie zawodowe będzie bezpośrednio wiązać się z rynkiem pracy. W przeciwnym razie może wystąpić ryzyko planowania szkoleń w oderwaniu od prawdziwych i konkretnych potrzeb przedsiębiorstw i pracowników.

Celem podejmowanych w ramach BSP II działań szkoleniowych jest zaspokajanie

potrzeb rzemiosła, pod kątem kształcenia ludzi tak, by byli w stanie dopasować do istniejących potrzeb, działania w zakresie kształcenia ustawicznego. Umiejętności te mogą być rozwijane na bazie precyzyjnej i szczegółowej informacji na temat ekonomiki firm

3


rzemieślniczych i terytorium, na którym działają, tak by można było zagwarantować tym firmom planowanie i wdrażanie przydatnych i konkretnych działań szkoleniowych.

Ze względu na specyfikę uczenia się dorosłych cały materiał opracowany jest pod

kątem stosowania metody partycypacyjnej (uczestniczącej, aktywnej). Metoda ta wykorzystuje różne techniki aktywnego nauczania – pracę w grupach, burzę mózgów, symulację, dyskusję. Wykorzystywane w tym podejściu metody nauczania zapewniają interakcję przekazywanych treści z doświadczeniem życiowym i zawodowym uczestników, połączenie teorii z praktyką. Trener/prowadzący jest w tym podejściu partnerem w procesie nauczania.

U podstaw szkolenia metodą partycypacyjną leżą następujące założenia: - uczysz się z sytuacji, które mają dla ciebie znaczenie - uczysz się w działaniu i aktywnie uczestnicząc w zajęciach - uczysz się z własnych doświadczeń przez rozwiązywanie problemów - uczysz się łącząc praktykę z teorią - uczysz się wtedy, gdy zdobyta wiedza znajduje wykorzystanie w pracy lub w życiu

osobistym - uczysz się wtedy, gdy panuje przyjazna atmosfera - uczestnicy różnią się między sobą i preferują różne style uczenia się - uczysz się przez interakcję z innymi osobami Metoda ta jest szczególnie przydatna w szkoleniach na temat umiejętności

komunikowania się, współpracy, podejmowania decyzji, negocjacji, rozwiązywania problemów i konfliktów. Jest skuteczna w przypadku szkoleń, których celem jest zwiększenie kreatywności, nowatorskie rozwiązywanie problemów, zmiana postaw i wartości. Służy zwiększeniu zaangażowania uczestników.

Powyższe kompetencje i umiejętności są wysoko cenione we współczesnym, dynamicznie zmieniającym się społeczeństwie, jak również w kontekście integracji z Unią Europejską. Należy odchodzić od tradycyjnych metod szkoleniowych opartych na autorytarnej postawie prowadzącego i metodach wykładowych. Po prostu są one mniej skuteczne.

4


Na czym polega szkolenie dorosłych?

Andragogika - teoria oświaty dorosłych, dział pedagogiki zajmujący się

zagadnieniami związanymi z procesem wychowywania ludzi dorosłych. Jej znaczenie wzrasta wraz z upowszechnianiem się modelu kształcenia ustawicznego. Planując działania szkoleniowe należy uwzględnić, że dzieci i młodzież przyswajają w sposób odmienny niż dorośli. Oto niektóre cechy wyróżniające nauczanie dorosłych:

- Dorośli są autonomiczni. Musza znać cele szkolenia i wewnętrznie się z nimi zgadzać. Szkolenie jest skuteczniejsze, gdy uczestnicy mają wpływ na jego przebieg.

- Dorosłych nie możemy zmusić do nauki. Do zdobywania nowej wiedzy muszą mieć wewnętrzną motywację.

- Dorośli opierają naukę o własne doświadczenia i wiedzę. Nauczanie nowych umiejętności powinno się odnosić do ich dotychczasowej wiedzy, umiejętności i doświadczeń. Dobrze jest poznać je na etapie przygotowywania szkoleń i na etapie zawierania kontraktu z grupą (to wymaga od trenera elastycznego dostosowania programu do zdobytych na początku szkolenia informacji o uczestnikach)

- Dorośli są nastawieni na osiąganie celów. Powinni je zdefiniować lub poznać na początku szkolenia. Powinny być konkretne.

- Dorośli muszą widzieć adekwatność szkolenia do swoich zadań w pracy lub potrzeb osobistych. Jeśli sami nie potrafią tego dostrzec należy wskazać uczestnikom, w jaki sposób szkolenie może być dla nich wartościowe.

- Dorośli chcą wiedzieć, jak zastosować nabyte umiejętności w praktyce. Dlatego najchętniej słuchają praktyków i lubią wykonywać praktyczne działania. Chcą nauczyć się, jak radzić sobie z konkretnymi sytuacjami.

- Dorośli chcą być traktowani z szacunkiem. Powinni mieć możliwość wyrażania swoich uwag i opinii w trakcie całego szkolenia oraz mieć pewność, że są słuchani.

- Informacje stojące w silnej sprzeczności z dotychczasowa wiedzą lub systemem wartości przyswajane są wolniej, wymagają praktycznych ćwiczeń nastawionych na zmianę postaw. Im bardziej zmiany dotykają cech osobowościowych tym proces uczenia dłuższy a motywacja uczestnika szkolenia musi być silniejsza.

- Dorośli wolą szkolenia nastawione na jeden problem i ćwiczenia prowadzone w niezbyt szybkim tempie. Zbyt duża ilość nowych informacji blokuje możliwość ich przyswojenia.

- Dorośli rzadziej podejmują ryzyko, boją się popełniać błędy. Pracują wolniej używając metody wglądu zamiast metody prób i błędów. Oczekują, że zadania które otrzymali do wykonania będą omówione na zajęciach.

- Dorośli oczekują zaangażowania i bardzo dobrego przygotowania do zajęć. - Szkolenia dla dorosłych musza być zorganizowane w taki sposób, by zapewnić

wygodę psychiczna i fizyczną. Długie wykłady, niekompetentni trenerzy, niewygodne siedzenia, monotonia, brak możliwości ćwiczenia nabywanej wiedzy, nieadekwatność tematu szkolenia do ich oczekiwań wywołują ich irytację i opór.

Metody przyswajania wiedzy preferowane przez dorosłych to: dyskusja (z równorzędnymi partnerami), praca w grupach nastawiona na rozwiązywanie problemów, dyskusja z ekspertem – najchętniej o konkretnym problemie doświadczanym w pracy, samodzielne rozwiązywanie problemu, odgrywanie ról, wykład.

5


Cechy uczenia się dorosłych: Zapamiętywalność przekazanych treści po dwóch tygodniach od szkolenia: Metody pasywne: Czytał – 10%

Słyszał - 20% Widział – 30% Widział i słyszał – 50%

Metody aktywne: Wypowiedział - 70% Powiedział i robił – 90%

6


Jak przygotować budżet szkolenia? Budżet powinien przewidywać wydatki i koszty, ponoszone na następujące elementy:

- koszt wynagrodzenia dla wykładowców, - koszt wynajęcia sali, - koszt przygotowania materiałów, - koszt wyżywienia uczestników, - koszty przygotowania szkolenia, - koszty marketingu i promocji, - inne koszty ogólne związane ze szkoleniem, - koszty delegacji, dojazdów, zakwaterowania.

W przypadku kosztów wynagrodzenia wykładowców, należy przewidzieć nie tylko

efektywne dni pracy, ale również czas dodatkowy, przeznaczony na przygotowanie do prowadzenia szkolenia. W budżecie należy także uwzględnić czas dojazdu do miejsca szkolenia. Jeżeli łączny czas dojazdu na i ze szkolenia przekracza określoną ilość godzin (najczęściej 4 godziny łącznie) to można dodatkowo doliczyć wynagrodzenie za jeden dzień pracy.

Dokładnie należy przemyśleć koszty marketingu i promocji. Zwłaszcza odnosi się to do reklamy prasowej. Planować należy ilość i wielkość ogłoszeń oraz gazety i czasopisma, które zostały wybrane do reklamowania. Miejsce, w którym zostanie zamieszczone ogłoszenie powinno być starannie wybrane, biorąc pod uwagę grupę docelową i zasięg terytorialny szkolenia.

Jeżeli szkolenie odbywa się w wynajętej sali to należy wcześniej upewnić się, że nie ma, bądź są dodatkowe opłaty za wynajęcie szatni, korzystanie z parkingu, wynajęcie sprzętu audio-wizualnego.

Konieczne jest zaplanowanie rezerwy na nieprzewidziane wydatki i koszty zarządzania szkoleniem, zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z wielomodułowym programem szkoleniowym.

7


Przykładowy budżet szkolenia: Tytuł szkolenia: termin: wykładowcy: lokalizacja: Lp. Działanie ilość dni stawka koszt 1. Przygotowanie szkolenia - KP 2. Wykładowcy - koszt wykładów 3. Wykładowcy - przygotowanie do szkolenia 4. Wykładowcy - zakwaterowanie 5. Wykładowcy - diety Razem koszty osobowe 6. Wynajęcie sali 7. Wynajęcie sprzętu audio-wizualnego 8. Koszty produkcji materiałów

szkoleniowych - 20 osób

9. Kawa, herbata, napoje 20+2 osoby 10. Lunch 20+2 osoby 11. Koszty materiałów piśmienniczych 20 osób Razem wydatki na szkolenie 12. Koordynacja szkolenia- KP 13. Koszty przejazdów (PKP) - 2 osoby 14. Koszty administracyjne 15 Koszty promocji i reklamy (1 ogłoszenie) 16. Rezerwa Razem koszty organizacyjne Łącznie koszty Zysk (10%) Razem Obliczenie odpłatności za szkolenie: koszty/ilość osób/ilość dni

8


Jakie są rodzaje szkoleń?

1. Podział według kryterium czasu: wieczorowe, weekendowe, jednodniowe, kilkudniowe, ponadtygodniowe 2. Podział według formy: kurs (prowadzący przekazuje uczestnikom wiedzę różnorodnymi metodami – do ok. 20 osób), seminarium (uczestnicy dzielą się doświadczeniami, prowadzący jest bardziej organizatorem – ok. 30-40 osób), warsztat (uczestnicy pod okiem prowadzącego wypracowują jakiś materiał ok. 16 osób), konferencja (spotkanie specjalistów, którzy dzielą się doświadczeniami – 50-100 osób) 3. Poniżej szerzej został omówiony podział ze względu na sposób rekrutacji uczestników (szkolenia zamknięte i otwarte) Szkolenie zamknięte

W porównaniu do szkolenia otwartego jest to szkolenie trudniejsze do przygotowania, ze względu na opracowanie merytoryczne jego zawartości. Szkolenia zamknięte organizowane są na konkretne zlecenie, w związku z czym muszą spełniać konkretne wymagania stawiane przez klienta. Szkolenia te są zazwyczaj bardzo specjalistyczne, uwzględniają charakter oraz specyfikę danej firmy oraz działalności przez nią prowadzonej.

Jakość tego typu szkoleń musi być szczególnie wysoka, albowiem klient, który choć raz był niezadowolony z produktu, który od nas otrzymał, prawdopodobnie nie skorzysta ponownie z naszych usług. Chyba, że jesteśmy monopolistami w zakresie naszej oferty szkoleniowej, co już nie zdarza się często. Może również zniechęcić innych, potencjalnych klientów, gdyż w tego typu szkoleniach niezwykle istotną role odgrywa czynnik rekomendacji.

Ustalenie tematu szkolenia: Faza opracowania zakresu merytorycznego oraz celu szkolenia zamkniętego musi być

prowadzona w ścisłej współpracy z klientem. Powinna być poprzedzona spotkaniami z odbiorcami tego szkolenia oraz dokładnym poznaniem specyfiki pracy i celu jaki szkolenie ma spełnić. Spotkanie z klientem powinno zostać udokumentowane sprawozdaniem. Następstwem spotkania jest oferta uwzględniająca wymagania klienta. Oferta taka powinna składać się z następujących elementów:

- cel szkolenia - zakres merytoryczny szkolenia - budżet szkolenia - profil wykładowców wraz z życiorysami Tak sformułowana oferta musi zostać zaakceptowana przez osobę odpowiedzialną za

organizowanie szkoleń w firmie klienta. Akceptacja powinna mieć formę pisemną zamówienia szkolenia. Aneks do zamówienia stanowi oferta.

Dobór uczestników szkolenia: Dużą zaletą szkolenia zamkniętego jest brak ryzyka związanego z doborem uczestników.

Odpowiedzialność za skompletowanie grupy biorącej udział w szkoleniu spoczywa na zamawiającym szkolenie kliencie.

W związku z taką sytuacją ryzyko poniesienia straty związane z brakiem wystarczającej liczby uczestników szkolenia nie istnieje, bowiem budżet szkolenia skonstruowany jest ściśle według uzgodnień z klientem, uwzględniając liczebność grupy. W takim przypadku należy pamiętać, aby liczba uczestników szkolenia nie przekraczała 20 osób (w skrajnych przypadkach 25 osób), co ma wielkie znaczenie biorąc pod uwagę efektywność i przydatność szkolenia dla jego uczestników, oraz komfort pracy dla wykładowców.

9


Często firmy szkoleniowe ustalają minimalną ilość osób, która wynika z faktu opłacalności usługi szkoleniowej (zbyt mała ilość osób znacznie podnosiłaby koszty szkolenia) oraz - w przypadku ćwiczeń praktycznych - konieczność stworzenia wystarczająco licznego zespołu.

Wybór wykładowców: W przypadku szkolenia zamkniętego wybór wykładowcy prowadzącego szkolenie powinien się odbywać w ścisłej współpracy z klientem. Klient musi zapoznać się z życiorysem trenera, z jego doświadczeniem praktycznym jak i z przygotowaniem merytorycznym w zakresie tematu szkolenia. Należy również przedstawić referencje od poprzednich odbiorców danego szkolenia. W razie negatywnej oceny trenera przez firmę zamawiającą szkolenie, należy zaproponować kolejnego wykładowcę. Szkolenie otwarte

Typ szkolenia trudniejszy ze względu na dobór uczestników. W ten sposób oferowane są standardowe programy szkoleniowe znajdujące się w

pakiecie danej firmy. Nie wymagają one zazwyczaj żadnej modyfikacji merytorycznej zawartości i dostosowywania do specyfiki danej grupy szkoleniowej. Ważne jest jednak, aby monitorować ofertę rynkową i uaktualniać tak zakres swoich usług, aby był ciągle atrakcyjny dla odbiorców.

W ramach szkoleń otwartych należy każdorazowo sprawdzać jakość oraz atrakcyjność danego szkolenia poprzez stosowanie ankiet, czy bezpośrednich rozmów z uczestnikami. W niniejszym opracowaniu koncentrujemy się na szkoleniach otwartych.

10


Schemat przebiegu szkolenia otwartego:

uczestników

Ocena szkolenia

KONIEC

Nabór

Budżet

Notatka ze spotkania

Negatywna

Rozliczenie szkolenia

Szkolenie

Zakres merytoryczny

Start szkol.

11


Inne rodzaje szkoleń Wiele firm szkoleniowych ma w swej ofercie tzw. - szkolenia miękkie przeznaczone

zarówno dla szeregowych pracowników, jak i dla kadry menedżerskiej. Służą one ćwiczeniu m.in. takich umiejętności, jak zarządzanie zespołem, nawiązywanie kontaktów, autoprezentacja. Handlowcy szkolą się z nawiązywania kontaktów z partnerami biznesowymi, z negocjacji handlowych, ćwiczą na zajęciach umiejętności sprzedażowe. Natomiast kierownicy i wyższa kadra menedżerska chcą poznać tajniki zarządzania personelem. Uczą się, jak prawidłowo oceniać pracę podwładnych, w jaki sposób motywować ich do działania. Zadaniem tych szkoleń jest albo rozwiązanie konkretnego problemu, który się w danej firmie pojawił, albo podniesienie tych umiejętności pracowników, na których pracodawcy szczególnie zależy.

Przeciwieństwem szkoleń miękkich są „twarde”. Najczęściej są to szkolenia związane z zarządzaniem finansowym, księgowością, obsługą maszyn i wiele innych, nie dotyczących kształcenia umiejętności interpersonalnych. Pracownicy uczą się na kursach organizowanych w miejscu pracy, w siedzibie firmy szkoleniowej albo w wynajętej sali konferencyjnej. Popularnością cieszą się też szkolenia wyjazdowe, które często odbywają się w atrakcyjnym miejscu, gdzie nauka jest połączona z przyjemnością i program obejmuje np. zwiedzanie okolicy czy wizytę w regionalnej restauracji. Szkolenia wyjazdowe to tzw. szkolenia outdoorowe.

Na szkoleniach tego typu można spróbować sportów ekstremalnych, np. wspinaczki wysokogórskiej, wędrówki po jaskiniach, raftingu (spływ pontonami), rajdowej jazdy samochodem, skakania ze spadochronem, czy latania szybowcem Jednym z głównych celów szkoleń wyjazdowych jest zintegrowanie zespołu, który na co dzień ze sobą współpracuje. Pokonując trudne sytuacje, które mogą pojawić się na przykład w czasie wspinaczki, asekurując się w czasie wyprawy, uczestnicy, którzy na co dzień są kolegami z pracy, nabierają do siebie zaufania i uczą się współdziałania

Odmianą szkoleń wyjazdowych są tzw. - incentive travel. To szkolenia organizowane są w egzotycznych krajach, w luksusowych ośrodkach. Ich uczestnicy przeżywają przygody dla zwykłych turystów są raczej niedostępne. Celem takich kosztownych ekspedycji raczej nie jest nauka, tylko nagroda dla najlepszego zespołu pracowników, kadry menedżerskiej lub najbardziej lojalnych klientów firmy.

Przeciwieństwem szkoleń outdoorowych są szkolenia prowadzone przez Internet, czyli - szkolenia e-learningowe. Zyskują one coraz szersze grono zwolenników, choć i oni podkreślają, że z pewnością nigdy nie zastąpią szkoleń tradycyjnych. Dzięki takiej formie nauczania można zaoszczędzić wiele czasu i pieniędzy. Jeśli słuchacz przed tradycyjnym szkoleniem nabędzie podstawową wiedzę z jakiegoś zakresu, to podczas spotkań z trenerem będzie mógł ćwiczyć w praktyce to, co już teoretycznie opanował. Skraca to czas przyswajania nauki, a także zmniejsza koszty związane np. z ewentualnym wyjazdem, noclegiem, wyżywieniem .

12


Jak przeprowadzić rekrutację? Dobór uczestników szkolenia

Liczebność grupy biorącej udział w szkoleniu jest uzależniona od specyfiki tego szkolenia (np. czy szkolenie zawiera aspekty praktyki, czy nie), celu jaki ma osiągnąć, formy jego prowadzenia oraz komfortu zarówno dla uczestników jak i wykładowców. Standardowa grupa szkoleniowa liczy nie mniej niż 15 osób, i nie więcej niż 25 osób. Optymalna liczba przy szkoleniu metodami aktywnymi, to 20 osób. Pozwala ona na sprawne przeprowadzenie szkolenia dającego dużo satysfakcji oraz pożytku uczestnikom. Promocja szkolenia

Szkolenie powinno zostać poprzedzone zorganizowana akcją promocyjną, której celem jest dostarczenie potencjalnym uczestnikom pełnej wiedzy, pozwalającej podjąć decyzję czy jest to oferta zaspokajające ich aktualne oczekiwania.

Istnieje kilka sposobów doboru uczestników szkolenia: - Przesłanie informacji do przedsiębiorców zrzeszonych w organizacji - korzystanie z

własnej bazy danych klientów. - Korzystanie z innych dostępnych baz danych (należy jednak pamiętać o korzystaniu z

legalnych źródeł informacji, będących w zgodzie z Ustawą o ochronie danych osobowych.

- Informowanie podczas zebrań, spotkań, targów - Informowanie na stronach internetowych. Korzystanie z internetu staje się coraz

bardziej popularne i z całą pewnością należy docenić ten nośnik informacji. Na stronie internetowej oprócz zamieszczenia opisu firmy oraz zakresu oferowanych usług, powinno znaleźć się miejsce na zamieszczenie aktualnej oferty szkoleniowej wraz z kalendarium. Połączenie internetowe pozwala również w sposób szybki na zgłoszenie uczestnictwa w wybranym szkoleniu.

- Newsletter elektroniczny wysyłany do subskrybentów - Notatka w prasie. Jest to bardzo droga forma rekrutacji uczestników szkolenia, dlatego

powinna być dokładnie skalkulowana oraz włączona do budżetu szkolenia. W ogłoszeniu należy oprócz informacji o szkoleniu załączyć dane na temat wymagań stawianych uczestnikom. Rodzaj prasy powinien być dobranej tak, by trafić do osób potencjalnie zainteresowanych

- Rozprowadzanie ulotek informacyjnych. Jest to jedna z form mało skutecznych, ponieważ jest niewielki stopień prawdopodobieństwa trafienia na potencjalnego klienta.

Niezależnie od formy, ogłoszenie o szkoleniu powinno zawierać informację o

- celach szkolenia, - temacie i zawartości merytorycznej, - metodach prowadzenia zajęć, - cenie i formie odpłatności, - terminie, do którego należy zgłaszać kandydatów, - miejscu składania zgłoszeń (adres, osoba odpowiedzialna, tel., w mail), - wykładowcach, - osobie, która może udzielić dodatkowych informacji,

13


- organizatorze. Ogłoszenie powinno ponadto zawierać formularz zgłoszenia do przesłania organizatorowi. Zaproszenie

Do osób, które przesłały zgłoszenie należy wysłać zaproszenie będące jednocześnie potwierdzeniem otrzymania i zaakceptowania zgłoszenia. Powinno być adresowane bezpośrednio do uczestnika i zawierać szczegółowe informacje o szkoleniu. Poza powtórzeniem informacji zawartych w ogłoszeniu zaproszenie powinno być uzupełnione o:

- dokładne miejsce szkolenia (adres), - dokładny termin, - rozkład dnia i program, - sposób dojazdu na miejsce, - zasady odpłatności, - informacje o materiałach, które należy ze sobą zabrać, - informacje o sposobie i terminie ewentualnej rezygnacji ze szkolenia i kosztach,

którymi w związku z tym może zostać obciążony uczestnik, - informację o certyfikatach, które uczestnik otrzyma po zakończeniu szkolenia, - kontakt do koordynatora. Zaproszenie musi zostać wysłane ze stosownym wyprzedzeniem.

Należy pamiętać, że podczas całego procesu rekrutacji – od zamieszczenia ogłoszenia do

dnia rozpoczęcia zajęć osoba koordynująca musi być stale dostępna w sposób umożliwiający bieżące zasięganie informacji. Należy dbać o to, żeby działał podany fax, e mail i telefon.

14


Jak przygotować szkolenie od strony technicznej? Wybór prowadzącego zajęcia

Trenerzy, to z jednej strony osoby na stałe zatrudnione w firmie na podstawie umowy o pracę, bądź współpracujące w formie umowy zlecenia. Zdeterminowane jest to zwykle chęcią obniżenia kosztów własnych działalności firmy.

Wybór właściwego trenera stanowi czynnik krytyczny procesu świadczenia usługi szkoleniowej o wysokiej jakości. Dlatego tak dużą uwagę należy poświęcić przetestowaniu poziomu wiedzy praktycznej, jak i merytorycznej wykładowców. Bardzo użyteczną formą jest dokładne sprawdzanie referencji z poprzednio prowadzonych szkoleń. Należy pamiętać, że o klasie wykładowcy świadczy zasób wiedzy i umiejętności interpersonalne – wyrażające się łatwością przekazywania informacji innym.

W przypadku, gdy szkolenie prowadzone jest po raz pierwszy przez danego wykładowcę, oraz gdy zatrudniamy wykładowcę nowego, warto jest dołączyć do standardowego kwestionariusza oceny szkolenia również kwestionariusz oceny wykładowcy. Praktyka taka powinna być powtarzana podczas kolejnych edycji tego samego szkolenia prowadzonego przez danego wykładowcę. Pozwoli to na monitorowanie jakości jego wykładów oraz zmian w odbiorze uczestników.

Profil wykładowców powinien być zawsze załączany w materiałach informacyjnych na temat szkolenia tak, aby uczestnicy mogli wcześniej się z nim zapoznać. Wpływa to na zbudowanie obustronnego zaufania pomiędzy wykładowcą a uczestnikami.

Po dokładnym ustaleniu zawartości szkolenia i ramowego terminu organizator

powinien wyłonić osoby prowadzące zajęcia. Musi się to dziać z odpowiednim wyprzedzeniem, ponieważ trenerzy/wykładowcy często wprowadzają korekty do planu zajęć wynikające z ich dogłębnej znajomości tematu. Ponadto trener proponuje wybór najbardziej adekwatnej do tematu metody zajęć i określa jakie ramy czasowe potrzebne są do przekazania danego zasobu wiedzy. Określa również, jakie narzędzia/pomoce będą potrzebne w trakcie zajęć.

Ważne jest aby prowadzący opisał jaki będzie efekt szkolenia – np. jakie umiejętności zdobędą w jego wyniku uczestnicy, w jaki sposób zmienia się ich postawy.

Warunki współpracy pomiędzy organizatorem a prowadzącym zajęcia powinny

zostać ustalone i zapisane w formie kontraktu/umowy. Elementem kontraktu powinien być opis ewaluacji szkolenia – to znaczy pomiar jego efektów.

15


Przykładowy kwestionariusz oceny wykładowcy: KWESTIONARIUSZ OCENY WYKŁADOWCY Prosimy o wypełnienie poniższego kwestionariusza oceny wykładowcy. Pozwoli on na stałe podnoszenie jakości oferowanych przez nas szkoleń oraz co za tym idzie, zadowolenia uczestników. Tytuł szkolenia Prezentowane przez:........... Dnia...................... min max Przygotowanie merytoryczne: 1 2 3 4 5 Przygotowanie praktyczne: 1 2 3 4 5 Sposób prezentacji: 1 2 3 4 5 Przystępność przekazywanych informacji: 1 2 3 4 5 Prowadzenie ćwiczeń: 1 2 3 4 5 Komunikatywność: 1 2 3 4 5 Stosunek do uczestników: 1 2 3 4 5 Inne uwagi dotyczące sposobu prezentacji materiału szkoleniowego:

16


Pomieszczenia do zajęć

Wielkość sali powinna być adekwatna do wielkości grupy. Jeżeli przewidziane są zajęcia w podgrupach należy uwzględnić dodatkowe pomieszczenia lub przewidzieć taką możliwość w sali, w której prowadzone są zajęcia plenarne, po zmianie miejsc uczestników lub przestawieniu stołów. Sala plenarna powinna zapewniać:

- możliwość dowolnego ustawienia stolików - osobne miejsce siedzące dla każdego uczestnika - dobre oświetlenia - ogrzewanie i wentylację - odpowiednią akustykę lub dodatkowe nagłośnienie

Miejsce szkolenia w bezpośredni sposób wpływa na odbiór szkolenia, a więc także na

efektywność absorpcji wiedzy. Pomieszczenie w którym odbywać się zajęcia powinno być sprawdzone wcześniej przez organizatorów. Należy zwrócić uwagę na następujące elementy :

- Czy wielkość pomieszczenia jest odpowiednia do planowanej ilości uczestników? - Czy w pomieszczeniu znajdują się stoliki umożliwiające swobodne ich przesuwanie i

tworzenie w ten sposób wydzielonych miejsc do pracy w grupach? Należy przy tym pamiętać, że jeśli planujemy pracę w grupach to stoliki będą zajmowały więcej miejsca, w związku z czym pomieszczenie powinno być bardziej przestronne.

- Jeśli nie ma możliwości przesuwania stolików, to czy w obiekcie znajdują się inne wolne sale, które można wykorzystać na ćwiczenia grupowe? Jeśli tak to należy zarezerwować te sale dodatkowo.

- Czy oświetlenie w sali jest dostateczne aby umożliwić uczestnikom robienie notatek? - Czy w sali istnieje możliwość takiego regulowania oświetlenia bądź zaciemnienia, aby

można było swobodnie korzystać z rzutnika? - Czy sala jest wyposażona w sprzęt potrzebny do prezentacji tj. rzutnik, telewizor,

video, tablicę, tablicę-notatnik, oraz czy wszystkie potrzebne urządzenia są sprawne? Jeśli w wyposażeniu sali nie ma potrzebnego sprzętu, to należy przygotować własny i sprawdzić go przed rozpoczęciem szkolenia.

- Czy obiekt posiada właściwe zaplecze, tzn. toalety, telefony publiczne, miejsce na przygotowanie napojów i jedzenia? Jeżeli planujemy przerwę na obiad to należy ustalić gdzie się odbędzie obiad i w zależności od tego zaplanować odpowiednio długą przerwę.

17


Ustawienie stolików Propozycja 1. W tym przypadku każdy z uczestników widzi pozostałych. Jest to ustawienie sprzyjające kontaktowi Propozycja 2 Ustawienie korzystne przypadku małej przestrzeni jednak niepraktyczne w przypadku większej grupy (powyżej 25 osób)

18


Propozycja 3 Idea „okrągłego stołu”. Nie ma tu miejsca na tablicę i rzutnik. Uczestnicy pracują z materiałami, które mają przed sobą. Ustawienie dobre w przypadku dyskusji. Odstęp miedzy stolikami nie może być zbyt duży, gdyż uniemożliwia kontakt wzrokowy. Propozycja 4 Ustawienie wykorzystujące kwadratowe stoliki

19


Pomoce szkoleniowe Pomoce szkoleniowe mogą być wykorzystywane zarówno przez trenerów (w czasie wykładu lub dyskusji), jak też przez uczestników (w trakcie omawiania rezultatu warsztatów). Zastosowanie środków audiowizualnych:

- przyciąga i podtrzymuje uwagę - budzi większe zaangażowanie - potwierdza i utrwala przekazywaną wiedzę - ułatwia zapamiętywanie - uatrakcyjnia zajęcia - działa silniej niż słowo mówione

Materiały drukowane – zasady tworzenia i używania:

- czytelny druk - niezbyt dużo tekstu na jednej stronie - świadome zastosowanie: zróżnicowanej czcionki, zszywania lub zachowywania

luźnych kartek, drukowania po jednej lub dwóch stronach - świadome rozdawanie materiałów po skończonej prezentacji lub w jej trakcie, jeśli

słuchacze maja ich używać razem z prowadzący. Slajdy (do rzutnika pisma oraz rzutnika multimedialnego)

Przy stosowaniu w trakcie wykładu pomocy wizualnych należy przed rozpoczęciem szkolenia odpowiednio je przygotować oraz upewnić się, że sala, w której odbędzie się szkolenie, jest wyposażona w niezbędny, sprawny sprzęt. W przypadku korzystania ze slajdów należy się upewnić, czy sala posiada odpowiednie oświetlenie lub zaciemnienie pozwalające na korzystanie przez trenera z rzutnika, a jednocześnie nie utrudniające robienia notatek przez uczestników szkolenia.

Przy przygotowywaniu slajdów należy kierować się następującymi wytycznymi: - powinny być proste w formie i obejmować jeden przekaz - liternictwo i rysunki powinny być odpowiednio duże, łatwe do odczytania, należy

unikać napisów pionowych Przy prezentacji z wykorzystaniem slajdów należy pamiętać, że trener nie może

ograniczać wykładu do odczytania tekstu ze slajdów. Mają one obrazować wykład, a nie go zastępować.

Stosowanie slajdów systematyzuje wykład, nadaje mu pewien porządek oraz dramaturgię. Jeżeli planujemy wykorzystanie przez uczestników przeźroczy do opracowania własnych materiałów prezentacyjnych należy pamiętać o przygotowaniu odpowiedniej ilości czystych folii oraz odpowiedniej ilości kolorowych pisaków do stosowania na folii.

Podobne zasady, jakie obowiązują do slajdów na foliach należy stosować przy korzystaniu z rzutnika multimedialnego i slajdach przygotowanych w wersji elektronicznej. Film

Film jest coraz częściej stosowaną metodą przekazu. Przy jego wykorzystaniu należy także pamiętać o kilku zasadach:

- film nie powinien być zbyt długi - musi obrazować sytuacje omawiane w trakcie wykładu - język filmu musi być zrozumiały dla uczestników szkolenia - należy omówić film po jego zakończeniu, analizując w formie dyskusji wnioski lub/i

możliwe rozwiązania prezentowanego przez film zagadnienia

20


Tablica - notatnik (flip chart)

Tablica - notatnik jest jedną z najczęściej stosowanych metod obrazowania treści wykładu. Pomocne w efektywnym korzystaniu z tej formy pomocy wizualnej jest:

- przygotowanie kilku plansz przed wykładem i zakrycie ich, tak aby w kluczowych momentach możliwe było odkrycie informacji na nich zawartych

- pozostawianie części plansz wolnych, tak aby możliwe było dopisywanie informacji uzyskanych od uczestników szkolenia

- używanie różnokolorowych, grubo piszących mazaków, tak aby zapisy były widoczne dla wszystkich uczestników szkolenia

- podkreślanie lub ujmowanie w ramki najważniejszych sformułowań.

Zasady, których należy przestrzegać przy korzystaniu z różnego rodzaju tablic: - stawaj z boku aby nie zasłaniać - nie odwracaj się tyłem do słuchających, nie odwracaj i nie spuszczaj głowy, bo nie

będziesz słyszalny - mów w stronę słuchaczy a nie do tablicy, bo to słuchacze a nie ty mają się zapoznawać

z jej treścią - nie śpiesz się, daj czas na przeczytanie, zrozumienie i zrobienie notatek - wypisuj kluczowe słowa i zdania - pisz czytelnie, około pięciocentymetrowymi literami zachowując odstępy między

wierszami (około 7 słów w linii i 9 linii na stronie) - stosuj kolorowe pisaki, do różnicowania tekstu, podkreślania ważnych elementów

Magnetowid i kamera video

Są narzędziami bardzo pomocnymi przy prowadzeniu zajęć dotyczących negocjacji, wystąpień publicznych, prowadzenia szkoleń, prezentacji. O ich użyciu należy uczestników uprzedzić oraz uzyskać ich zgodę. Obserwowanie siebie na nagraniu dla wielu osób jest bardzo silnym przeżyciem. Każdą nagraną scenę należy omówić i podsumować. Standard materiałów szkoleniowych Jakość przygotowanych materiałów w bardzo znacznym stopniu decyduje o postrzeganej jakości szkolenia. Materiały szkoleniowe powinny składać się z:

- kopii prezentowanych przeźroczy - opisu warsztatów - w przypadku stosowania metody analizy przypadku - opis przypadku - w przypadku stosowania metody odgrywania ról - opis sytuacji i ról - innych materiałów pomocniczych Kopie prezentowanych przeźroczy powinny być ponumerowane i ułożone w porządku

chronologicznym. Jeśli prowadzący zmienia kolejność prezentowania przeźroczy powinien zaznaczyć, gdzie w materiałach (na jakiej stronie) znajduje się prezentowany materiał. Ułatwia to śledzenie wykładu i eliminuje konieczność przepisywania przez uczestników prezentowanego materiału.

Materiały powinny być przejrzyste, dobrze zaplanowane, krótkie i rzeczowe. Materiały nie powinny zawierać długich tekstów. Celem przygotowania materiałów na szkolenia jest umożliwienie uczestnikom przypomnienia sobie informacji pozyskanych na szkoleniu. Długie teksty nie są do tego przydatne.

Kopie przeźroczy mogą zajmować całą stronę A4, bowiem umożliwia to robienie notatek w trakcie wykładu. Można także umieszczać po dwa lub nawet trzy przeźrocza na jednej

21


stronie A4. Wtedy to przeźrocza są zmniejszone i z prawej strony należy zostawić około 1/2 szerokości kartki, na robienie notatek.

Wszystkie materiały powinny być spięte, tzn. oprawione lub włożone do segregatora lub skoroszytu. Stosowanie skoroszytu lub segregatora umożliwia dokładanie kartek z dodatkowymi informacjami, notatek, bądź rozwiązań ćwiczeń, w trakcie szkolenia. Jest to niezwykle praktyczne rozwiązanie, bowiem uczestnicy mogą dokładać swoje notatki w odpowiednie miejsce materiałów. Przy stosowaniu tej metody należy jednak pamiętać, że wszystkie materiały rozdawane później muszą być uprzednio podziurkowane i dodatkowo należy zaopatrzyć się w dziurkacz do wykorzystania przez uczestników w trakcie szkolenia.

Dodatkowymi elementami rozdawanymi uczestnikom w ramach materiałów powinny być notatniki i długopisy. Nie jest to wymóg obowiązujący, ale warto zaplanować taką pozycję w budżecie szkolenia.

22


Przykładowa lista kontrolna materiałów i pomocy do szkolenia: LISTA KONTROLNA Przygotowanie materiałów i pomocy wizualnych do szkolenia Sprawdzenie sali Czy sala jest odpowiednio przestronna, żeby pomieścić .... uczestników? Jeśli NIE, poszukać innego miejsca Czy stoliki można swobodnie przesuwać? Jeśli NIE, to: Czy aktualne ustawienie stolików jest odpowiednie do typu szkolenia? Jeśli NIE to poszukać innego miejsca Czy sala jest odpowiednia aby zorganizować w niej zajęcia grupowe? Jeśli NIE to: Czy można wynająć dodatkowe pomieszczenia do zajęć grupowych? Jeśli NIE, to poszukać innego miejsca Czy sala posiada odpowiednie zaciemnienie i oświetlenie? Jeśli NIE, to poszukać innego miejsca Gdzie w budynku można zorganizować stolik na kawę, herbatę, napoje? Gdzie w obiekcie lub jego pobliżu można zorganizować lunch? Gdzie znajduje się zaplecze techniczne obiektu, czy jest do niego dostęp? Jeśli szkolenie odbywa się w trakcie weekendu, to czy jest dostęp do zaplecza technicznego obiektu? Gdzie w obiekcie są toalety, telefon publiczny, szatnia, parking? Czy parking, szatnia są płatne dodatkowo? Jeśli TAK to koszt włączyć do budżetu szkolenia Czy sala jest wyposażona w rzutnik? Jeśli NIE, przygotować własny Czy sala jest wyposażona w telewizor i video? Jeśli NIE, przygotować własny Czy sala jest wyposażona w kamerę? Jeśli NIE, przygotować własną Czy sala jest wyposażona w flipchart? Jeśli NIE, przygotować własny Czy zapewniony jest zapas papieru do flipcharta? Jeśli NIE przygotować własny Czy w sali jest tablica ścieralna? Jeśli NIE przygotować własną Czy sala dysponuje odpowiednią ilością kontaktów, aby podłączyć sprzęt audio-wizualny? Jeśli NIE, przygotować rozgałęźniki i przedłużacze Sprawdzić sprzęt własny lub/i sprzęt będący wyposażeniem sali. Jeśli sprzęt niesprawny to wymienić lub usunąć uszkodzenia Przygotowanie materiałów Przygotować odpowiednią ilość kopii materiałów szkoleniowych Przygotować odpowiednią ilość notatników i długopisów Przygotować dodatkowe materiały do wpięcia do segregatorów i podziurkować je Przygotować dziurkacz Przygotować czyste kartki papieru Przygotować czyste folie do prezentacji wyników ćwiczeń Przygotować mazaki do pisania na folii – ilość co najmniej równa ilości uczestników Przygotować mazaki do pisania na flipcharcie Przygotować mazaki do pisania na ścieralnej tablicy Przygotować kartoniki do ustawienia na stolikach (wpisanie formy w jakiej należy się zwracać do uczestników) Przygotować kartki samoprzylepne lub identyfikatory dla uczestników Przygotować listę obecności (po jednej na każdy dzień trwania kursu)

23


Zakwaterowanie i wyżywienie

O powodzeniu kursu w dużym stopniu decydują warunki zakwaterowania i wyżywienia. Jeśli uczestnicy się nie znają, korzystniejsze jest zakwaterowanie w pokojach jednoosobowych. Większe pokoje są dopuszczalne w przypadku osób, które się znają. Należy zadbać o ośrodek z odpowiednim wyposażeniem sanitarnym. Warunki musza gwarantować uczestnikom możliwość odpoczynku. Należy zwrócić uwagę na odpowiednie ogrzewanie, klimatyzację a także bezpieczeństwo mienia uczestników.

W przypadku szkoleń kilkudniowych konieczne są trzy posiłki dziennie a w przerwach pomiędzy zajęciami możliwość podania kawy, herbaty i wody mineralnej. Transport Transport do miejsca szkolenia może zostać zaproponowany przez organizatora. Jest to szczególnie ważne, gdy zajęcia odbywają się w miejscu niezbyt dostępnym komunikacyjnie. Oczywiście każdy z uczestników może zapewnić sobie transport we własnym zakresie. Należy zawsze zadbać o dokładne poinstruowanie o adresie ośrodka szkoleniowego. Dobrym zwyczajem jest dołączenie mapy.

24


Jak przygotować szkolenie od strony merytorycznej? Temat szkolenia W przypadku szkoleń otwartych temat ustalany jest na podstawie popytu, jaki istnieje na rynku oraz specyfiki organizacji szkolącej. W dobie wysokiej specjalizacji zdefiniowanie niszy rynkowej wciąż możliwej do zapełnienia staje się coraz trudniejsze. Dlatego tak istotne jest odpowiedzenie na pytania: - Jakiego typu szkolenia chcemy oferować? - Komu chcemy te szkolenia oferować? Trudno jest oferować nieograniczoną gamę tematów szkoleń. Wynika to zwykle z możliwości kadrowych firmy, chyba, że firma dysponuje dużą liczbą współpracujących wykładowców, co pozwala na szybkie uzupełnianie tematyki szkoleń. Należy być elastycznym i szybko reagować na potrzeby rynku, które determinują wybór tematu. Planowanie zajęć

Po wyborze ogólnego tematu szkolenia ustalamy tematy poszczególnych zajęć. Kolejnym etapem jest określenie czasu potrzebnego na zrealizowanie zaplanowanego

materiału, biorąc pod uwagę czas poszczególnych zajęć oraz czas przerw. Przy opracowaniu rozkładu zajęć należy pamiętać, że przerwy powinny być zaplanowane w odstępach nie dłuższych niż 1,5 - 2 godziny. Czas trwania przerwy nie powinien być krótszy niż 15 minut. Jeśli zajęcia mają trwać cały dzień, warto zaplanować jedną dłuższą przerwę, trwającą ok. 1 - 1,5 godziny. Każde zajęcie powinno mieć następujące elementy:

- temat - cele jakie powinny osiągnąć uczestnicy - metody - zadania dla uczestników - określenie czasu

Określanie celów

Określanie celów, to jedna z najważniejszych i najtrudniejszych do opanowania umiejętności prowadzącego. Cel szkolenia jest tym, co w zakresie wiedzy, umiejętności czy postaw powinien osiągnąć uczestnik w czasie szkolenia.

Można rozróżnić cele główne i szczegółowe (konkretne nazwanie tego, co uczestnik powinien osiągnąć podczas konkretnego zajęcia). Poniżej przykłady celów głównych i przyporządkowanych im celów szczegółowych: Cel główny Formowanie postaw Cele szczegółowe Nabycie pewności siebie Otwartość Komunikatywność Asertywność... Cel główny Osiąganie wiedzy

25


Cele szczegółowe Poznanie obowiązujących aktów prawnych Poznanie metod szkoleniowych Poznanie obowiązujących przepisów BHP Posługiwanie się językiem obcym... Cel główny Kształcenie umiejętności Cele szczegółowe Pisanie protokołów Kierowanie zespołem Negocjowanie Szybkie czytanie... Dobór metody

Dobór metody w nauczaniu dorosłych jest rzeczą niezwykle istotną. Źle dobrana lub nieumiejętne zastosowana metoda może spowodować stres zarówno u prowadzącego, jak też uczestników szkolenia. Może również wywołać opór i niechęć do współpracy. Z drugiej strony może zaangażować uczestników i znacząco podwyższyć efektywność szkolenia. Metoda powinna być dostosowana do tematu, treści i celu zajęć jak również do predyspozycji i umiejętności prowadzącego.

Przed zastosowaniem metody należy z nią dokładnie zapoznać uczestników, by nie mieli poczucia niepewności czy bezradności.

Metody stosowane w uczeniu dorosłych można podzielić na służące: - przekazywaniu treści - uzyskaniu reakcji uczestników - zastosowaniu wiedzy i umiejętności w praktyce

rozwojowi integracji grupy Techniki aktywnego uczenia się. Techniki aktywnego uczenia się, które razem tworzą metodologię partycypacyjną, gwarantują, że uczestnicy są całkowicie zaangażowani w proces edukacji. Uczestnicy nie są traktowani, jako pasywni odbiorcy wiedzy, ale jako partnerzy w projektowaniu i realizowaniu kursów. Metodologia aktywnego uczenia się z założenia uwzględnia wiedzę, jaką wnoszą uczestnicy. To gwarantuje, że kurs – jego cele, metody i materiały - uwzględnia doświadczenia uczestników. W ten sposób aktywne uczenie się jest skoncentrowane na uczestniku, zaś rola trenera to rola facylitatora – osoby, która ukierunkowuje, prowadzi i wspiera uczestników w trakcie uczenia się.

Stosując metody aktywne warto wziąć pod uwagę następujące wskazówki: - wybór metody zależy wyłącznie od prowadzącego - metody muszą być zaplanowane tak, by pomagały realizować cel - Metody mają za zadanie stymulować aktywność i możliwości poznawcze uczestników - Powinno się znać różne metody i elastycznie stosować - Żeby dobrze opanować metody aktywne trzeba je stosować

Niektóre istotne zmienne mające wpływ na wybór aktywnej metody szkolenia – tu

oznaczone jako podejście „dół-góra” - Ilość uczestników: im mniejsza, tym bardziej możliwe jest podejście dół – góra; - Jednorodność uczestników: im bardziej jednorodna jest grupa uczestników, tym

bardziej możliwe jest podejście dół-góra: różnice mogą dotyczyć aspektów

26


kulturowych, językowych, pracy, geograficznych, płci, wieku – dopóki różnice nie są zbyt duże, różnorodność uczestników może wzbogacać dyskusję, a tym samym interaktywne uczenie się. Kiedy różnice są zbyt duże, lepiej sprawdza się podejście góra – dół.

- Prostota/Złożoność zagadnień szkoleniowych: im bardziej złożone są zagadnienia szkoleniowe i wiążą się z autonomią decyzji, zarządzaniem grupą, zdolnością organizacyjną, planowania oraz interakcji, tym bardziej wymagane jest podejście dół-góra.

PODEJŚCIE GÓRA - DÓŁ

PODEJŚCIE DÓŁ - GÓRA

Uczący się

DOŚWIADCZENIE

Nauczyciel

INFORMACJA WIEDZA

Uczący się

DOŚWIADCZENIE

Nauczyciel

INFORMACJA

27


Praca w małych grupach.

Zajęcia rozpoczyna się w dużej grupie, gdzie omawiany jest temat, zadania do wykonania, czas oraz prezentowane pomoce i materiały. Następnie grupę dzieli się na mniejsze, cztero-, pięcioosobowe grupki, dbając o to, by były jak najbardziej zróżnicowane wewnętrznie pod względem wieku, płci, osobowości, wiedzy, aktywności itp. Z każdym nowym zadaniem dokonujemy nowego podziału na grupy dzięki czemu wszyscy uczestnicy maja okazję się poznać i współpracować ze sobą. Należy zapoznać uczestników z zasadami pracy w grupach

- każdy aktywnie uczestniczy w pracy - wszyscy słuchają się nawzajem. Prowadzący na bieżąco kontroluje prace grup, odpowiada na pytania, udziela wyjaśnień

nie ingerując w tworzenie rozwiązań. Praca w małej grupie sprzyja integracji i wyzwala aktywność. Jest mniej stresująca niż

praca w szerszym gronie czy wypowiedzi na forum całej grupy. Atmosfera pracy jest mniej napięta. Nieśmiali czują się swobodniej.

Metoda ta jest czasochłonna. Nie nadaje się do zadań, gdzie jest tylko jedno poprawne rozwiązanie.

Zawsze należy pamiętać, ze najpierw objaśniamy zadanie, potem dzielimy na grupy. Metody podziału na grupy – odliczanie, kartki z jednakowymi numerkami, jednakowe

cukierki. Case study (analiza przypadku)

Jedną z najpopularniejszych metod warsztatowych jest analiza przypadku. Jest to analiza rzeczywistej sytuacji przedsiębiorstwa lub jego części. Zawiera ona opis wydarzeń i szereg danych wyjściowych. Metoda ta pozwala na kształcenie umiejętności identyfikacji problemów, ich hierarchizacji oraz umiejętności rozwiązywania. Zazwyczaj nie ma jednego właściwego rozwiązania, bowiem w tym samym przykładzie można zidentyfikować różne problemy, a sposób ich rozwiązania w dużej mierze wynika z doświadczenia i kreatywności osoby analizującej sytuację. Odgrywanie ról

Jest to forma warsztatów niezwykle angażująca uczestników. W przeciwieństwie do typowej analizy przypadku, uczestnicy dostają tylko pobieżne informacje na temat sytuacji. Po otrzymaniu ról, jakie mają odgrywać, uczestnicy przygotowują scenariusz postępowania, a następnie odgrywają swoje role. Często ta forma warsztatów jest realizowana przy zastosowaniu kamery video. Pozwala to bowiem na późniejszą analizę zachowań i praktycznego wykorzystania zaobserwowanych sytuacji. Dyskusja

Dyskusja powinna być poprzedzona wprowadzeniem. Można ją stosować na początku zajęć – ale wtedy jest to dość trudne, bo uczestnicy obawiają się publicznych wypowiedzi.

Może być: - kierowana – prowadzący zmierza do konkretnych wcześniej założonych wniosków lub

decyzji

28


- zorganizowana – w sposób wcześniej zaplanowany, np. po wprowadzeniu ogólnym kontynuowana jest w mniejszych grupach a następnie wnioski prezentowane sa przez moderatorów na ponownym spotkaniu plenarnym

- swobodna – oparta na aktywności uczestników a prowadzący ogranicza się do roli obserwatora i podsumowuje wyniki

Zasady dla trenera do prowadzenia dyskusji

- na początku ustal zasady - nie dopuść żeby dyskusja została zdominowana przez osoby najbardziej aktywne lub

często zbaczające z tematu - staraj się włączyć rozmowy na boku do głównego wątku - słuchaj uważnie wszystkich wypowiedzi - staraj się nie nadinterpretowywać, parafrazuj, pytaj czy dobrze zrozumiałeś,

sprawdzaj swoje wnioski - staraj się tak kierować dyskusją, by uczestnicy wyrażali swoje zdanie („ja”) a nie

prawdy ogólne - nie atakuj pytaniami szczegółowymi, bardzo drążącymi, bo może to wywołać opór - nie faworyzuj nikogo - zachęcaj do wypowiedzi a nie odpytuj - nie polemizuj sam, raczej pozwól żeby uczestnicy polemizowali między sobą

Burza mózgów

Polega na zespołowym wytwarzaniu pomysłów rozwiązania jakiegoś zadania. Wszędzie tam, gdzie chodzić nam będzie o wielość dróg prowadzących do osiągnięcia danego celu, najwłaściwszym sposobem nauczania będzie właśnie "burza mózgów

W metodzie "burzy mózgów" wychodzimy od zgromadzenia możliwie najbogatszego materiału wyjściowego, aby później na drodze intelektualnej selekcji wybrać te najlepsze i możliwe do zrealizowania. Metodę tę nazywa się także "giełdą pomysłów".

Trzeba zadbać o właściwe warunki pracy i atmosferę. Po pierwsze, ani za dużo, ani za mało uczestników. Gdy jest ich zbyt wielu może to wywołać chaos. Jeśli zbyt mało nie osiągamy tzw. efektu synergii - liczba pomysłów będzie niewielka, a uczestnicy nie będą się wzajemnie inspirować. Uczestników można posadzić w półkręgu, naprzeciwko postawić flipchart lub cokolwiek, na czym będziemy zapisywać pomysły. Chodzi o to, aby uczestnicy widzieli przez cały czas pomysły innych i wytwarzali kolejne skojarzenia.

Najlepiej, gdy temat burzy mózgów jest postawiony w formie pytania otwartego - „Jak...?” „Co....?” Pytania zamknięte typu „Czy...?” skłaniają raczej do oceniania, a nie tworzenia. Warto, aby temat był w miarę precyzyjny, ale nie sugerujący rozwiązania.

Atmosfera powinna być luźna, nieformalna. Moderator stoi z boku. Zachęca do mówienia, prosi o nie ocenianie czyichkolwiek pomysłów, pisze je na tablicy, pilnuje czasu i faz burzy mózgów. Może podawać własne przykłady, chwalić i zachęcać. Do niego należy również podsumowanie.

Zasady burzy mózgów: - Na etapie generowania pomysłów nie osądzamy ich, niczego nie odrzucamy ani nie

oceniamy. - Każdą myśl zapisujemy w takiej formie w jakiej została zgłoszona - Cenne są pomysły śmiałe, niestandardowe, szokujące, dziwaczne - Można bazować na pomysłach innych – dzięki skojarzeniom burza się rozwija

29


Klasyczna, ustrukturyzowana burza mózgów składa się z trzech faz. Pierwsza, twórcza to generowanie pomysłów. Jednak możemy na to poświęcić co najwyżej 1/3 czasu, który chcemy przeznaczyć na całą burzę.

Dwie kolejne fazy są równie ważne – służą selekcji i ocenie pomysłów. W czasie drugiej fazy – selekcyjnej, możemy dokonać wstępnej oceny, negatywnej. Wtedy wykreślamy te pomysły, które są absolutnie nie do zrealizowania (technicznie, finansowo, czasowo itp.). Musimy też wykreślić pomysły nie związane z tematem burzy. Następnie trzeba określić zestaw kategorii, wg których chcielibyśmy pogrupować pozostałe pomysły. Kategorie powinny być związane z tematem burzy. Jeśli przedmiotem burzy mózgów było na przykład udoskonalenie metod pracy w zespole, kategoriami takimi mogłyby być: komunikacja, relacje, działania i otoczenie. W drugiej fazie można też pominąć etap oceny negatywnej i przejść od razu do wymyślania kryteriów oceny.

W trzeciej fazie – oceniającej, wybieramy kilka najlepiej rokujących pomysłów, przeprowadzając głosowanie. Każdy ma np. trzy głosy. W efekcie wybieramy kilka pomysłów, które zdobędą najwięcej głosów. Wybrane pomysły oceniamy na skali, np. od 1 do 10, gdzie 10 jest oceną najwyższą. Wykład

Jest metodą tradycyjną, pozwalająca na przekazanie dużej ilości usystematyzowanej wiedzy w stosunkowo krótkim czasie. Jest to metoda bierna. Od prowadzącego wymaga dużej wiedzy i starannego przygotowania według następujących etapów:

- przygotowanie wykładu – określenie zakresu zagadnień i shierarchizowanie ich. - redagowanie treści

o wstęp - kiedy następuje nawiązanie kontaktu ze słuchaczami. Należy się przedstawić, zaprezentować cel i zakres wykładu, czas trwania i sposób zadawania pytań. Celem wstępu jest również sprowokowanie zainteresowania i skoncentrowanie uwagi słuchaczy

o część główna. Zarówno treść, jak i forma powinny być starannie przygotowane. Należy określić cele, wyeksponować myśl przewodnią i postawić tezy. Zdania powinny być proste, krótkie i zrozumiałe. Wskazane jest przygotowanie pytań, które będą prowokowały uwagę słuchaczy. Należy używać przykładów, cytatów, anegdot. Ważna jest postawa ciała, tempo mówienia, nawiązywanie kontaktu wzrokowego.

o zakończenie – podsumowanie, wymiana uwag, sformułowanie wniosków, powtórzenie istotnych informacji do zapamiętania.

- wygłoszenie wykładu. Aby nie był nużący warto stosować tablice, rzutniki, filmy. Dać słuchaczom możliwość zadawania pytań i udzielania wyjaśnień

Podsumowanie

Bardzo ważnym elementem sesji jest jej podsumowanie. Trener po zakończeniu części warsztatowej powinien dokonać podsumowania zwartości sesji. Podsumowanie zwykle trwa 10 - 15 minut. W przypadku szkoleń kilkudniowych rozpoczynamy kolejny dzień od powtórzenia zawartości z dnia poprzedniego. Pozwala to na utrwalenie materiału już omówionego. Na początku sesji przypominamy uczestnikom, co już zostało zrobione i jaka będzie zawartość dnia następnego. Jeżeli wychodzimy od ogółu do szczegółu to pomocne jest określenie w jakim miejscu znajdujemy się w danej chwili. Pomaga to w usystematyzowaniu materiału oraz pozwala na określenie znaczenia omawianego tematu dla całości szkolenia.

30


Jeżeli szkolenie jest prowadzone przez więcej niż jednego trenera, to w trakcie gdy jeden z nich prowadzi zajęcia, pozostali powinni być również obecni na sali. Wychodzenie trenera z sali, po zakończeniu swojego wykładu, lub w trakcie, gdy uczestnicy pracują w grupach stwarza wrażenie braku zaangażowania w szkolenie i braku profesjonalizmu. Należy zadbać o przygotowanie dodatkowego miejsca, aby trener, w trakcie wykładu prowadzonego przez drugą osobę, mógł usiąść i przysłuchiwać się wykładowi, przygotowywać swoje wystąpienie lub robić notatki. Ocena szkolenia

Uczestnicy powinni mieć możliwość bezpośredniego artykułowania swoich opinii na temat szkolenia. Najczęściej jest to zorganizowane w formie ankiety. Celem wypełniania ankiet jest przede wszystkim zebranie opinii uczestników na temat przydatności szkolenia, jego organizacji i atmosfery. Ankieta powinna być krótka: najlepiej jednostronicowa. Najczęściej stosowane ankiety mają szereg pytań o charakterze zamkniętym (np. podają skalę ocen z których jedną trzeba zakreślić), ale powinny również dać możliwość swobodnej wypowiedzi uczestnikom w postaci pytań otwartych np. które zagadnienia wymagają szerszego omówienia.

Ankieta z oceną szkolenia daje też możliwość zbadania zapotrzebowania na inne szkolenia. Można to zrobić poprzez wypisanie wszystkich szkoleń jakie dana firma szkoleniowa ma w ofercie, bądź też w postaci pytania otwartego np. jakie szkolenie byłoby interesujące dla uczestnika.

Zasadą jest stosowanie anonimowych ankiet, bowiem daje to okazję do nieskrępowanego wyrażania opinii. Czasami uczestnicy podpisują ankiety, zwłaszcza jeśli są zainteresowani uzyskaniem w późniejszym terminie dodatkowych informacji o harmonogramie i tematyce szkoleń.

Niezwykle istotnym elementem kończącym szkolenie jest sporządzenie sprawozdania podsumowującego opinie zebrane w ankietach. Każde pytanie powinno być opracowane za pomocą metod statystycznych. Najczęściej stosuje się obliczanie średniej i odchylenia standardowego.

Średnia - najczęściej średnia arytmetyczna, jest miarą, która zastępuje w analizie statystycznej zbiór konkretnych wartości. Średnia arytmetyczna jest ilorazem sumy wartości i liczby obserwacji. Ponieważ średniej nie należy (chociaż można) obliczać dla przypadków gdy w zbiorowości występują wartości skrajne, dlatego należy zastosować inny sposób analizy statystycznej. Wartości skrajne (duże lub małe) mają znaczny wpływ na średnią arytmetyczną, co może spowodować, że średnia będzie źle charakteryzować średni poziom badanej cechy.

Badanie średniej ocen ułatwia opis i poznanie opinii uczestników o szkoleniu, jednak nie daje pełnego obrazu, nie informuje, które elementy były oceniane wysoko, lub nisko, albo były oceniane sprzecznie. W tym celu wykorzystywane jest obliczanie odchylenia przeciętnego. Odchylenie przeciętne jest to średnia arytmetyczna z bezwzględnych odchyleń wartości oceny od średniej arytmetycznej. Suma dodatnich i ujemnych odchyleń od średniej jest równa zeru, tak więc aby uniknąć tego znoszenia się, dodajemy wartości bezwzględne i otrzymaną w ten sposób sumę dzielimy przez liczebność. Otrzymany przez nas wynik wskazuje na przeciętne odchylenie oceny od średniej.

Analiza ankiet nie powinna opierać się wyłącznie na średniej ocenie, bowiem stwierdzenie, że średnio uczestnicy ocenili szkolenie na 4, może oznaczać, że część

31


uczestników oceniła szkolenie wysoko, a cześć oceniła nisko. I to odchylenie mówi nam o rozkładzie ocen. Jeśli odchylenie jest duże, należy się dokładnie przyjrzeć ocenom i określić jaka była przyczyna dużej rozbieżności ocen. Ważne jest także analizowanie odpowiedzi na pytania otwarte, są one najczęściej istotną wskazówką dotyczącą przygotowania następnych szkoleń.

32


Przykładowy kwestionariusz oceny szkolenia: KWESTIONARIUSZ OCENY SZKOLENIA Prosimy o ocenę szkolenia, w którym wzięli Państwo właśnie udział. Pozwoli nam to na ciągłe podnoszenie jakości i przydatności szkoleń oferowanych przez naszą firmę. Jednocześnie dziękujemy za uczestnictwo i czas, który nam Państwo poświęciliście, wyrażając nadzieję, że szkolenie spełniło Państwa oczekiwania. Nazwa szkolenia: Data: Prosimy o ocenę poniższych zagadnień: min max Przydatność w pracy: 1 2 3 4 5 Zgodność z oczekiwaniami: 1 2 3 4 5 Sposób prezentacji: 1 2 3 4 5 Materiały szkoleniowe: 1 2 3 4 5 Rozkład zajęć: 1 2 3 4 5 Organizacja szkolenia: 1 2 3 4 5 Atmosfera: 1 2 3 4 5 Inne uwagi dotyczące szkolenia: W którym z poniżej wymienionych szkoleń chcieliby Państwo uczestniczyć? Należy wymienić planowane szkolenia . Jakiego typu szkoleniami, nie wymienionymi powyżej są Państwo zainteresowani?

33


Przygotowanie się prowadzącego. Budowanie atmosfery

Wytworzenie odpowiedniej atmosfery to przede wszystkim wzrost skuteczności, a dodatkowo – uprzyjemnienie prowadzącemu i uczestnikom czasu pracy. Otwartość, bezpośredniość, życzliwość – umożliwiają efektywną pracę podczas szkolenia. Odpowiednia atmosfera pozwala uniknąć oporu, wyzwala chęć dzielenia się swoimi doświadczeniami, oczekiwaniami, pomysłami. Pomaga utrzymać naturalną dyscyplinę i chęć pracy. Uczestnicy nie spóźniają się na zajęcia, przychodzą przygotowani i zmobilizowani. Nastawieni są na współpracę a nie walkę z prowadzącym i współuczestnikami szkolenia.

Atmosfera musi zostać zbudowana przez prowadzącego. Osobowość trenera i jego zachowanie modeluje niepisane zasady funkcjonowania grupy szkoleniowej. Jeśli trener prowadzi zajęcia w sposób swobodny, to również atmosfera szkolenia będzie swobodna i nieformalna. Jeśli jest spięty i oficjalny wpłynie to na całokształt. Gdy ma dużą motywację, jest zaangażowany w temat szkolenia i interesuje się osiągnięciami uczestników, wówczas to wszystko udzieli się słuchaczom. Nie oznacza to, że prowadzący powinien być nieustająco miły. Raczej powinien być autentyczny. Reguły i jakość relacji pomiędzy prowadzącym uczestnikami są określone przez jego wiarygodność i rzetelność a nie przez techniki i sztuczne formy. Najlepsze efekty daje połączenie szacunku i uczciwości okazywanej przez trenera z aktywnością i zaangażowaniem uczestników.

Dobra atmosfera uwarunkowana jest następującymi elementami: - aktywność – uczestnicy muszą aktywnie brać udział w procesie uczenia, nawet

podczas wykładów - bezpieczeństwo – uczestnicy musza czuć się bezpiecznie, gdy popełniają błędy i

próbują nowych zachowań, bez groźby ośmieszenia czy jakiejkolwiek innej kary - postępy procesu uczenia się – uczestnicy musza odczuć, ze robią postępy, muszą

poznawać swoje wyniki, doświadczać sukcesu - akceptacja – uczestnicy muszą czuć się akceptowani i być rzetelnie informowani o

postępach w szkoleniu (rzetelna informacja zwrotna)

Rozpoczęcie szkolenie powinno dać możliwość zaprezentowania prowadzących ale bez skupiania na nich nadmiernej uwagi. Należy pamiętać, że sytuacja znalezienia się w dużym gronie nieznanych osób zawsze jest napięciotwórcza, tak więc pierwsza część szkolenia powinna to napięcie „rozładować”. Dobrze jest tu więc wprowadzić ćwiczenia umożliwiające poznanie się w niesformalizowany sposób.

W trakcie trwania szkolenia prowadzący powinien prowadzać zadania, które prowokują uczestników do zmiany miejsca i poznawania się ze wszystkimi.

Jakie normy stosowane w grupie tworzą odpowiednią atmosferę do pracy?

Na początku szkolenia dobrze jest porozmawiać z uczestnikami jakie są reguły zachowań, które budują atmosferę współpracy i zaufania. Rozmowa ta może przebiegać jako burza mózgów, praca w podgrupach. Wtedy uczestnicy sami określą ważne dla siebie reguły i będą pilnowali ich przestrzegania.

Oto niektóre z możliwych reguł: - angażujemy się i dzielimy doświadczeniami, - staramy się być szczerzy, - nie mówimy o nieobecnych,

34


- mówimy w pierwszej osobie (ja zamiast my lub oni), - unikamy uogólnień, - unikamy rozmów na boku, podczas wypowiedzi innych osób, - opinie na temat innych staramy się wyrażać wprost, - otwarcie mówimy, co nam przeszkadza i czego oczekujemy.

Planowanie szkolenia

Przed rozpoczęciem szkolenia prowadzący przygotowuje program i szczegółowy plan kolejnych części. Musi podejść do tego elastycznie, uwzględniając kilka możliwych wariantów rozwoju sytuacji i być przygotowanym na wprowadzanie korekt. Elastyczność trenera jest tym większa im lepiej zna on cel szkolenia.

Poza celem ogólnym (wykorzystanie w pracy konkretnej wiedzy zdobytej na szkoleniu) należy ustalić cele dla każdej części zajęć. Następnie trener powinien zadać sobie pytania:

- Jak osiągnąć te cele? - Dlaczego wybrałem taką właśnie treść do przekazania? - Dlaczego wybrałem takie a nie inne zadania do wykonania przez grupę? - Dlaczego stosuję tę metodę? - Czy moje decyzje są zgodne z oczekiwaniami uczestników?

Realizacja szkolenia

Przygotowanie dobrego planu to nie wszystko. Trzeba go jeszcze zrealizować. Jak to zrobić:

- trzeba „wsłuchiwać się w grupę” – prowadzić obserwacje od pierwszego kontaktu z uczestnikami. Informacje można pozyskiwać zarówno z obszaru werbalnego jak i niewerbalnego. Czy uczestnicy są zainteresowani, zdenerwowani, onieśmieleni, obojętni, zaciekawieni? Czy zadają pytania, czy oczekują, że trener całkowicie przejmie inicjatywę. Należy rozpoznawać poziom energii uczestników i dopasowywać odpowiednią metodę aktywizującą lub wyciszającą. Należy rozpoznawać jakie są relacje pomiędzy uczestnikami i – gdy wzrasta napięcie i pojawiają się konflikty – odpowiednio interweniować.

- trzeba dopasować cele szkoleniowe do potrzeb i doświadczeń uczestników – Można to zrobić na wiele sposobów. Np. zapytać uczestników, jakie są ich obecne i przyszłe zadania w miejscu pracy. Z jakimi problemami się stykają? Jakie wiążą oczekiwania z kursem? Zadanie to można zrealizować w formie pracy w grupach, parach lub w ogólnej dyskusji. Czasem uczestnicy maja niesprecyzowane, mgliste oczekiwania – wtedy należy je dokładne opracować wspólnie z nimi.

- trzeba odpowiednio zarządzać czasem. Im bardziej zaangażowani są uczestnicy, tym dogłębniej chcą zająć się każdym problemem. Prowadzący musi wybrać najważniejsze informacje, wiadomości i przykłady. Wiele wiadomości teoretycznych można przekazać za pomocą ćwiczeń i zadań a ich podsumowanie wykorzystać na uzupełnienie wiedzy uczestników o dodatkowe informacje.

- trzeba powiązać szkolenie z praktyka i doświadczeniem uczestników. W warunkach braku takiego przełożenia szkolenie może stać się sztuką dla sztuki, co oznacza, że treść szkolenia będzie istotna tylko podczas zajęć i pozostanie bez wpływu na późniejszą aktywność uczestników

35


- trener musi się upewniać, że wszystko zmierza w dobrym kierunku. Należy do procesu szkolenia włączyć stałą możliwość wyrażania przez uczestników opinii i ocen. Dobrym wskaźnikiem jest obserwowanie aktywności i zaangażowania uczestników – jeśli spadają one, to z dużym prawdopodobieństwem szkolenie staje się dla nich nieatrakcyjne. Trener musi być świadomy, jaka może być przyczyna spadku zainteresowania – może to być opór wynikający z lęku przed nową metoda lub oceną ale też zbyt teoretyczne podejście do tematu. Informacje zwrotne i oceny dokonywane przez uczestników i trenerów stanowią niezbędną część każdego szkolenia i mogą być wykorzystane w sposób konstruktywny także wówczas, gdy zawierają krytykę. Ważne jest to, żeby trener nie przyjmował ocen osobiście i nie bronił swojego postępowania przed dogłębnym przemyśleniem informacji zwrotnych.

Rozpoczynanie szkolenia

Każde szkolenie powinno we wstępie zawierać trzy elementy: - prezentacja trenera - jest to doskonała okazja do przełamania pierwszej bariery i zaprezentowania pozytywnego wizerunku osoby prowadzącej szkolenie. W trakcie pierwszej prezentacji trenera ukształtowany zostanie jego wizerunek poprzez sposób jego zachowania, wygląd zewnętrzny i sposób mówienia. Niezależnie od tego jaki panuje standard ubioru w odniesieniu do uczestników szkolenia, ważne jest aby trener był ubrany w sposób formalny. Zbytnie „rozluźnienie” ubioru może być odebrane przez uczestników jako lekceważenie i brak profesjonalizmu.

Sposób zachowania wykładowcy jest niezwykle istotny, ponieważ w czasie tej pierwszej prezentacji, trener może zlikwidować naturalną barierę obcości i stworzyć przyjazną i miłą atmosferę całego szkolenia.

Treść wypowiedzi nie jest zazwyczaj określona, jednak przyjęte jest, że trener przedstawia się, mówiąc o swoim doświadczeniu, specjalizacji, może również poinformować o firmie szkoleniowej, która jest organizatorem kursu. W trakcie prezentacji należy posługiwać się językiem prostym i unikać skomplikowanych wyrażeń, aby uczestnicy nabrali pewności, że z trenerem będzie można łatwo się porozumieć.

Prowadzący powinien zaprezentować swoją role w taki sposób, by nie sprawiać wrażenia, że jest najważniejszą osobą a tylko współtwórcą szkolenia. Nie powinien wysuwać się na pierwszy plan i eksponować swojej osoby. - prezentacja uczestników - prezentacja ta jest zależna od typu szkolenia. Gdy jest to szkolenie zamknięte, prezentacja może być krótsza, bo uczestnicy znają się między sobą, a trener przed szkoleniem ma możliwość poznania osób w nim uczestniczących, chociażby poprzez zapoznanie się z życiorysami uczestników. Jeśli mamy do czynienia ze szkoleniem otwartym, prezentacja może być nieco dłuższa. Powinna ona obejmować następujące elementy: imię i nazwisko, firmę, stanowisko, oczekiwania wobec szkolenia. Dobrze jeśli trener zachęci uczestników do zawarcia w prezentacji elementów prywatnych takich jak zainteresowania. Prezentacja taka zbliża uczestników i przyczynia się do złagodzenia barier.

Każdy uczestnik powinien ustalić formę w jakiej należy się do niego zwracać i napisać to na kartce, którą umieści na stoliku przed sobą, lub przypnie do ubrania. W obu przypadkach należy pamiętać o przygotowaniu niezbędnych materiałów tzn. identyfikatorów, lub kartek stojących na stolikach.

Prowadzący powinien poznać oczekiwania uczestników co do przebiegu szkolenia jak również ich obawy. Jest tu też okazja do podkreślenia, ze uczestnicy są współtwórcami szkolenia.

36


- prezentacja koncepcji szkolenia - przed rozpoczęciem właściwego szkolenia, warto poświęcić trochę czasu na zapoznanie uczestników z koncepcją rozpoczynającego się szkolenia. Można to wykonać w formie prezentacji programu i materiału, jaki będzie omawiany w ciągu szkolenia. Prezentacja koncepcji szkolenia powinna także zawierać metody prowadzenia zajęć, a więc wykłady, metody warsztatowe i ćwiczenia. Prezentacja ta pozwoli uczestnikom szkolenia zaznajomić się pobieżnie zarówno z materiałem, jak i ze sposobem prowadzenia zajęć. Lista obecności

Ważnym elementem porządkującym uczestnictwo w szkoleniu jest lista obecności. Powinna być podpisywana przez uczestników szkolenia przed rozpoczęciem zajęć. Jeśli szkolenie trwa więcej niż jeden dzień, to lista obecności powinna być sprawdzana każdego dnia trwania kursu. Dobrym zwyczajem umacniającym kontakty między uczestnikami szkolenia jest dystrybucja listy uczestników szkolenia, wraz z podanymi przez nich adresami, nazwą firmy i telefonami. Uporządkowanie materiału

Jeżeli planujemy organizację szkolenia kilkudniowego, najlepszą metodą porządkowania materiału, jest podzielenie go na moduły, obejmujące jednolity materiał tematyczny. Stosowanie modułów w naturalny sposób organizuje materiał, pozwala na uniknięcie powtórzeń bądź luk w materiale dydaktycznym. Moduł z kolei jest dzielony na kilka 3-4 godzinnych sesji, z których każda powinna składać się z dwóch części, teoretycznej i warsztatowej. Najczęściej przed rozpoczęciem wykładu teoretycznego stosuje się wprowadzenie do tematu wykładu za pomocą dyskusji kierowanej przez trenera. Dyskusja ta powinna być ukierunkowana na określony problem lub zagadnienie, które następnie przedstawione jest w formie wykładu. Te dwa elementy powinny być stosunkowo krótkie i łącznie obejmować maksimum połowę czasu przeznaczonego na daną sesję. Pozostały czas powinien być wykorzystany w formie warsztatów - ćwiczeń obrazujących omawiany wcześniej teoretycznie problem. Tak więc wychodząc od doświadczeń i ich analizy (dyskusja) przechodzimy do uogólnienia w postaci wykładu teoretycznego, a następnie w warsztatach następuje ponowne zastosowanie poznanych elementów w formie ćwiczeń. Cechy dobrego trenera

- Umiejętność aktywnego słuchania wyrażająca się w:

o umiejętności skupienia się (wyrażenie zainteresowania poprzez zwrócenie się w stronę mówiącego, utrzymywanie kontaktu wzrokowego, zmianę wyrazy twarzy i inne sygnały świadczące o kontakcie

o umiejętności podążania – nie przeszkadzanie i nie rozpraszanie rozmówcy. Delikatne zachęcanie mówiącego poprzez wyrażanie na bieżąco swoich uczuć. Zadawanie rzeczowych pytań wymagających odpowiedzi dłuższych niż tek/nie. Unikanie atmosfery przesłuchania przez ciągłe zadawanie pytań. Milczące skupienie

o odzwierciedlaniu – Mówimy komuś jakie – naszym zdaniem są jego odczucia („zdaje się, że jesteś zadowolony z takiego rozwiązania...”)

37


o parafrazowaniu – ujmujemy w inne słowa to, co ktoś powiedział, sprawdzając, czy dobrze usłyszeliśmy i zrozumieliśmy (rozpoczynamy od słów „O ile dobrze cię zrozumiałym...”, „A więc sądzisz, że...”)

o skupianiu się na najważniejszym – prosimy mówiącego o skoncentrowanie się na sprawie najważniejszej („Wiem, ze wszystko jest dla ciebie ważne, ale czy jest jakaś konkretna rzecz, w której moglibyśmy coś zrobić?”, „Która z tych spraw jest dla ciebie najważniejsza?”)

- Cierpliwość. Nie należy reagować na każdą spontaniczną uwagę lub kontrowersyjną wypowiedź z sali. Należy z kolei przestrzegać dyscypliny wypowiedzi i trzymać się ustalonego planu zajęć. Każdy uczestnik w różnym stopniu i tempie przyswaja wiedzę.

- Indywidualny i życzliwy stosunek do każdego uczestnika. Nie faworyzowanie. Umożliwienie wypowiedzenia się każdemu. Żartowanie ale nie naśmiewanie się z kogoś.

- Umiejętność wyzwalania inicjatywy. Zachęcanie do aktywności. Nagradzanie jej (pochwały). Odwoływanie się do wiedzy i doświadczeń uczestników

- Umiejętność przyznawania się do własnych błędów. Unikanie sprzeczek, wchodzenia w konfrontację. Nastawienie na autorefleksję

- Samodyscyplina. Prowadzący nie może się spóźniać na zajęcia. Powinien dawać dobry przykład. Jeśli chce, żeby uczestnicy się angażowali sam musi dawać z siebie wszystko.

- Nie osądzanie. Gdy uczestnicy zajęć widzą, że prowadzący ocenia ich opinie, poglądy i zachowania, przestają być otwarci. Nie znaczy to, że prowadzący musi się z nimi zgadzać, ale musi akceptować prawo do odmienności poglądów i zachowań

- Uczciwość. Dzielenie się własnymi myślami i odczuciami z grupa jest ważne w budowaniu atmosfery otwartości i zaufania. Prowadzący, który robi to chętnie stanowi model do naśladowania.

- Umiejętność obserwacji. Prowadzący powinien zwracać uwagę na interakcje między członkami grupy i np. gdy ćwiczenie nie wychodzi, może je przerwać i przypomnieć ustalone cele lub zmienić zadanie.

- Umiejętność komunikacji. Komunikacja obejmuje przekaz werbalny i niewerbalny oraz słuchanie. Umiejętności komunikacyjne prowadzącego wyzwalają aktywność uczestników zajęć i sprawiają, że czują się doceniani.

- Stanowczość. Czasem zachowanie uczestników jest nie do przyjęcia – agresywność, dominacja, destrukcja sprawiają, że pozostali uczestnicy zajęć zniechęcają się do pracy. Prowadzący musi umieć stanowczo eliminować takie zachowania, jasno prezentując swoją opinię na ich temat.

Komunikacja niewerbalna Podczas normalnej rozmowy dwóch osób ponad 65 % informacji przekazywanych jest niewerbalnie. Niezgodność komunikacji werbalnej i niewerbalnej prowadzi do dezorientacji.

38


W czym wyraża się komunikacja niewerbalna:

poprzez:

Odległość w jakiej stajemy od kogoś

Gesty

Charakterystyczny dla nas sposób ekspresji emocji

Mimikę

Wygląd: Twarz, włosy, ciało Ubranie Męskość, kobiecość

Ton głosu Nasze otoczenie Dom Pracę Samochód Rodzinę Przyjaciół

Sposób w jaki: Siedzimy Stoimy Chodzimy Kontaktujemy się wzrokowo

Sposób, w jaki tworzymy otoczenie fizyczne, w którym pracujemy i mieszkamy

Komunikacja niewerbalna może wyrażać się

39


Sytuacje trudne podczas szkolenia Trener – jak sobie radzić?

Trener stosujący tradycyjne metody nauczania ma w pewnym sensie łatwiejsze zadanie. Jeżeli szkolenie zostało zaplanowane, jako seria wykładów prowadzącemu łatwiej kontrolować czas i nie przeszkadzają mu wahania formy słuchaczy. Nie naraża się on również na usłyszenie krytyki. Choć tak naprawdę uczestnicy szkoleń potrafią wyrażać te krytykę z użyciem pozawerbalnych środków – wychodzenie podczas wykładu, rozmowy na boku.

Trener prowadzący zajęcia metodami aktywnymi, podczas których wchodzi w bezpośrednią interakcję z członkami grupy musi pamiętać, że negatywne reakcje uczestników, ich sceptycyzm i opór niekoniecznie odnoszą się do danego trenera i warsztatu. Często wynikają z braku gotowości do zmiany postawy, z napiętych relacji pomiędzy uczestnikami, z negatywnej motywacji do uczestnictwa w szkoleniu. Dobry trener powinien dążyć do odkrycia rzeczywistych przyczyn trudności we współpracy z grupą.

Osobiste zaangażowanie trenera i uczestników oraz twórczy wkład wszystkich biorących udział w szkoleniu sprawia, że satysfakcja z udanych zajęć jest ogromna. Dużo większa niż w przypadku szkolenia metodami tradycyjnymi. Różne typy uczestników

W grupie można zaobserwować pewne powtarzające się role i typy zachowań. W każdym przypadku przed zareagowaniem na pewne zachowania uczestnika należy ocenić ich rzeczywistą przyczynę. - Uczestnik bardzo rozmowny i dominujący w dyskusji Możliwe przyczyny zachowania – potrzeba pochwał, potrzeba bycia w centrum zainteresowania, potrzeba ważności, potrzeba pomocy prowadzącemu (bycie „dobrym uczestnikiem grupy”) Jak reagować – nie wprawiać w zakłopotanie, nie oceniać, można przerwać wypowiedź „to interesujące ale cenne byłoby również wypowiedzenie zdania przez inne osoby”, ustalenie ograniczenia czasowego na wypowiedź, informacja zwrotna wprost - Uczestnik prowokujący konflikty Możliwe przyczyny zachowania – nastawienie na konfrontację, napięcie z powodu konfliktu w grupie, irytacja niezgodnością szkolenia z oczekiwaniami, problem osobisty Jak reagować – słuchać i ustalić przyczynę a następnie – jeśli to możliwe – usunąć ją, porozmawiać w przerwie, znaleźć pozytywne aspekty wypowiedzi i podkreślić je a następnie udzielić głosu komuś innemu. - Uczestnik rozmawiający na boku Możliwe przyczyny zachowania – obawa przed wypowiedzią publiczną, agresja wobec prowadzącego, brak zaangażowania Jak reagować – stanąć w pobliżu tej osoby, udzielić jasnej, nieagresywnej informacji zwrotnej, jak najczęściej angażować do różnych zadań

Inne role Ważniak – nie dopuścić by przyjął role gościa – rezydenta, angażować do pracy w grupach, traktować dokładnie tak samo, jak wszystkich innych. Szybki Bill – chce przechodzić do kolejnych zagadnień nie zwracając uwagi na dynamikę grupy – prosić o podsumowania, sprawdzić czy dobrze rozumie

40


Czarnowidz – podważa sens wszelkich działań – ustalić po co uczestniczy w zajęciach

W każdym przypadku należy bacznie obserwować uczestników zakłócających pracę grupy i ustalić prawdziwą przyczynę zachowań. Jeśli ma się jasność co do niej, łatwiej jest adekwatnie zareagować. Warto również korzystać z możliwości udzielania informacji zwrotnych zarówno przez grupę, jak i prowadzącego. Asertywność

Asertywność, to umiejętność, dzięki której ludzie otwarcie wyrażają swoje myśli, uczucia i przekonania, nie lekceważąc uczuć i poglądów swoich rozmówców. Teoria asertywności jest oparta na założeniu, że każda jednostka posiada pewne podstawowe prawa. W sytuacjach konfliktowych umiejętności asertwne pozwalają osiągnąć kompromis bez poświęcania własnej godności i rezygnacji z uznawanych wartości. Asertywność, to umiejętność, którą się nabywa w wyniku uczenia. Tak możemy określać zachowania, nie ludzi. Umiejętność ta jest podstawową dla trenera. Dlaczego zachowujemy się agresywnie?

- boimy się, że nie dostaniemy tego, czego chcemy

- nie wierzymy w samych siebie - wcześniej okazywało się to skuteczne - chcemy zwrócić na siebie uwagę - chcemy zademonstrować swoją

władzę - chcemy wyładować złość - chcemy manipulować innymi

Co ryzykujemy? - konflikty w stosunkach i ludźmi,

którzy mogą się czuć zagrożeni - utratę szacunku dla samego siebie - że będziemy nie lubiani - poważny stres - przemoc - rezultaty przeciwne do zamierzonych

Dlaczego zachowujemy się ulegle? - boimy się utraty aprobaty - boimy się reakcji innych - uważamy to zachowanie za

„grzeczne”, właściwe - chcemy uniknąć konfliktów - chcemy manipulować innymi

Co ryzykujemy? - utratę poczucia własnej wartości - poczucie krzywdy, złość, frustrację - zachęcanie innych do dominacji - wybuch agresji spowodowany

kumulacją uczuć

Dlaczego zachowujemy się asertywnie? - jesteśmy zadowoleni z siebie i innych - mamy szacunek do siebie i innych - pomaga nam to w osiągnięciu celów i

realizacji naszych potrzeb - dzięki temu mniej ranimy innych - dzięki temu rośnie wiara w siebie - daje to poczucie kontroli nad własnym

życiem - jesteśmy uczciwi w stosunku do

samych siebie i innych

Co ryzykujemy? - nie będziemy lubiani za to , że

wyrażamy swoje odczucia - etykietkę człowieka idącego przez

życie przebojem - zmianę w naszych relacjach z innymi.

41


42

Bibliografia W materiałach wykorzystano następujące źródła: „Burza mózgów? Co zrobić, gdy trzeba coś wymyślić”, Piotr Ławacz, Maciej Kotarski, artykuł, http://strategie.info.pl „Prowadzę szkolenie. Poradnik Instruktora Związkowego”, Fundacja Gospodarcza NSZZ Solidarność „Szkolenia w zakresie Dialogu Społecznego w Polsce – modele. Metody i materiały szkoleniowe”, Projekt współpracy bliźniaczej Phare nr PL2000/IB/SO-01 „Standaryzacja Usług szkoleniowych w ośrodkach KSU”, Opracowana przez Polską Sieć Doradców S. A., „Rynek szkoleń”, Rzeczpospolita, 28.01.2004, Grażyna Raszkowska „Szkolenie dorosłych. Ogólne przygotowanie pedagogiczne”, Program Wspierania Biznesu II, KOINE, ECIPA „Jak żyć z ludźmi – umiejętności interpersonalne”, MEN

zorganizować i poprowadzić szkolenie

Documents

Transcript of zorganizować i poprowadzić szkolenie