ZARZĄDZANIE ZESPOŁAMI ZADANIOWYMI

W ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ

TRENER:

„imię i nazwisko”

„miejsce”„data”

PLAN SZKOLENIA

⇒ Zespoły zadaniowe w funkcjonowaniu urzędu administracji rządowej – rodzaje, organizacja, cele i zadania

⇒ Warunki efektywnej współpracy i budowanie zespołu – cechy, etapy, role grupowe, procesy, motywowanie, przezwycięŜanie sytuacji konfliktowych

⇒ Organizacja pracy grup zadaniowych – zarządzanie przez cele, techniki pracy grupowej

⇒ Zarządzanie pracą zespołów zadaniowych – rola lidera, style kierowania, przywództwo

ZESPOŁY ZADANIOWEW FUNKCJONOWANIU

URZĘDU ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ

ZESPOŁY ZADANIOWE

W dynamicznie zmieniającym się środowisku pojawia się koniecznośćwykorzystywania w działaniach organizacji mniejszych, sprawniejszych

i bardziej elastycznych struktur.

DuŜe, sformalizowane struktury mają silną tendencję do zbytniej dbałości o utrzymanie sprawdzonych, „starych” metod działania.

Jednocześnie trudno wyobrazić sobie zaniechanie całego szeregu realizowanych przez duŜe struktury działań.

Rozwiązaniem jest rozdzielenie zadań pomiędzy zespoły zadaniowe, które mają zdolność do efektywnego realizowania powierzonych działań

oraz tendencje do wypracowania nowych form funkcjonowania.

PRACA W ZESPOŁACH ZADANIOWYCH (1)

Organizacje odnoszące sukcesy przejawiają najczęściej następujące formy działania:

⇒ zespoły obarczone większym działaniem sprawnie wyodrębniają podzespoły,

które realizują zadania cząstkowe

⇒ zespoły w organizacji przenikają się swymi strukturami i nie są przywiązane do

konkretnego miejsca lub obszaru funkcjonalnego

⇒ następuje znaczne ograniczenie biurokracji wypieranej konkretnymi

procedurami i procesami

⇒ struktury organizacyjne ulegają wyraźnemu spłaszczeniu

⇒ zespoły w naturalny sposób potrzebują liderów, co powoduje obniŜenie

poziomu decyzyjności

⇒ członkowie chętniej poddają się ocenie członków tej samej grupy

PRACA W ZESPOŁACH ZADANIOWYCH (2)

Organizacje odnoszące sukcesy przejawiają najczęściej następujące formy działania:

⇒ zespoły wyzwalają inicjatywę, współpracownicy chętniej podejmują wyzwania

⇒ migracja miedzy zespołami nie jest niebezpieczna dla organizacji a pozwala

unikać rutyny

⇒ w środowisku zespołu nauka i doskonalenie zachodzą w optymalny sposób

⇒ w środowisku opanowanym przez pracę zespołową skracają się kanały

komunikacyjne

⇒ zespoły elastyczniej reagują na wykorzystanie w swych pracach zasobów

zewnętrznych

WARUNKI EFEKTYWNEJ WSPÓŁPRACY I BUDOWANIE ZESPOŁU

PRACA ZESPOŁOWAPRACA ZESPOŁOWA POZWALA WYKORZYSTAĆ WIELE WŁAŚCIWOŚCI GRUPY SPOŁECZNEJ I ZWIĘKSZYĆ JEJ EFEKTYWNOŚĆ DZIAŁANIA

NajwaŜniejsze związane z grupą cechy i efekty to:

⇒ EFEKT SYNERGII - wspólny wysiłek grupy pozwala na generowanie szerszej gamy pomysłów i informacji niŜ suma jednostek z osobna

⇒ EFEKT KULI ŚNIEGOWEJ - komentarze jednych uczestników grupy wywołują repliki innych, co wywołuje reakcję łańcuchową i wciąga innych uczestników do dyskusji, powodując większą ilośćgenerowanych informacji i pomysłów

⇒ EFEKT STYMULACJI - grupa wyzwala większą motywację i entuzjazm do wykonywania danego zadania przez kaŜdego członka grupy z osobna

⇒ EFEKT BEZPIECZEŃSTWA - uczestnicy grupy posiadają większe poczucie bezpieczeństwa, co jest przyczyną bardziej śmiałego ujawniania własnych rzeczywistych motywów i opinii. W dyskusji grupowej jednostki częściej tracą samokontrolę nad treścią własnych sądów niŜ w wypowiedziach indywidualnych

⇒ EFEKT SPONTANICZNOŚCI - wypowiedzi uczestników grupy są z reguły bardziej naturalne i spontaniczne niŜ wypowiedzi indywidualne

CECHY EFEKTYWNEGO ZESPOŁU:

1. JASNE ZASADY POSTĘPOWANIA

2. UZGODNIONE I ZNANE CELE

3. OTWARTOŚĆ I UMOśLIWIENIE KONFRONTACJI

4. POPARCIE I ZAUFANIE

5. WSPÓŁPRACA

6. JAWNE PRZEZWYCIĘśANIE KONFLIKTÓW

7. JASNE PROCEDURY

8. ODPOWIEDNIE I KOMPETENTNE KIEROWNICTWO

9. REGULARNE PRZEGLĄDY

10. UMOśLIWIENIE INDYWIDUALNEGO ROZWOJU

11. DOBRE RELACJE WEWNĘTRZNE

SKUTECZNE ZESPOŁY:

⇒ więcej planują, wiąŜąc poszczególne działania z celem ogólnym

⇒ przejawiają mniej postaw obronnych w trakcie narad czy dyskusji

⇒ poszczególne osoby bardziej angaŜują się w działania, o których dawniej

dowiadywały się zbyt późno

⇒ w trakcie narad poświęcają więcej uwagi celom krótko- i średniookresowym

⇒ w większym stopniu umoŜliwiają wzajemne poleganie na sobie oraz

uzgodnienie celów

⇒ prowadzą do wyŜszej wydajności i do większego zaufania ze strony ludzi

z zewnątrz

⇒ dostosowują się do zmieniających się warunków i nacisków

ZALETY PRACY ZESPOŁOWEJ:

⇒ praca zespołowa zwiększa wydajność

⇒ praca w zespołach wprowadza elementy auto-motywacji

⇒ praca zespołowa zwiększa kreatywność i zdolność rozwiązywania problemów

⇒ praca zespołów stwarza szanse na generowanie zmian

w organizacji

⇒ praca zespołowa wiąŜe się ze wsparciem i pomocą

⇒ praca zespołowa przyśpiesza proces edukacji i doskonalenia

⇒ praca zespołowa chroni przed zjawiskiem wypalenia zawodowego i rutyny

EFEKTYWNY ZESPÓŁ

⇒ wie dokąd zmierza, ustala cele moŜliwe do zrealizowania

⇒ wykorzystuje wszystkie swoje zasoby w sposób energiczny

i nowatorski

⇒ przygotowuje wiele róŜnych wariantów działania, w miarę potrzeby elastycznie stosuje

doraźne strategie

⇒ sprawdza osiągane postępy

⇒ członkowie ufają sobie wzajemnie, wierzą w powodzenie na podstawie realistycznej

oceny faktów

⇒ członkowie są wraŜliwi na relacje interpersonalne, potrafią układać konstruktywnie

stosunki z innymi

ETAPY ROZWOJU ZESPOŁU

ETAP ITESTOWANIEorientacja / testowanie

ETAP IIWALKAróŜnicowanie / docieranie

ETAP IIIORGANIZACJAintegracja / normowanie

ETAP IVDOJRZAŁOŚĆpraca / współdziałanie

ROLE W ZESPOLE:

⇒ KOORDYNATOR

⇒ PRACOWNIK FIRMY

⇒ POMYSŁODAWCA

⇒ BADACZ ZASOBÓW

⇒ SĘDZIA

⇒ PRACOWNIK ZESPOŁU

⇒ KONTROLER

ROLE W ZESPOLE

KONTROLERKONTROLERKONTROLER KOORDYNATORKOORDYNATORKOORDYNATOR

PRACOWNIK ZESPOŁU

PRACOWNIK PRACOWNIK ZESPOZESPOŁŁUU

POMYSŁODAWCAPOMYSPOMYSŁŁODAWCAODAWCA

SĘDZIASSĘĘDZIADZIA

PRACOWNIK FIRMY

PRACOWNIK PRACOWNIK FIRMYFIRMY

BADACZ ZASOBÓW

BADACZ BADACZ ZASOBZASOBÓÓWWLIDERLIDERLIDER

PODJĘCIE INICJATYWY

TWORZENIE ALTERNATYWNYCH

ROZWIĄZAŃKOORDYNACJA

REALIZACJAKONTROLERKONTROLERKONTROLER KOORDYNATORKOORDYNATORKOORDYNATOR

PRACOWNIK ZESPOŁU

PRACOWNIK PRACOWNIK ZESPOZESPOŁŁUU

POMYSŁODAWCAPOMYSPOMYSŁŁODAWCAODAWCA

SĘDZIASSĘĘDZIADZIA

PRACOWNIK FIRMY

PRACOWNIK PRACOWNIK FIRMYFIRMY

BADACZ ZASOBÓW

BADACZ BADACZ ZASOBZASOBÓÓWWLIDERLIDERLIDER

PODJĘCIE INICJATYWY

TWORZENIE ALTERNATYWNYCH

ROZWIĄZAŃKOORDYNACJA

REALIZACJA

KONFLIKT

„Konflikt jest czasem nieunikniony... wcześnie dostrzeŜony i odpowiednio potraktowany moŜe słuŜyć integracji”

- wg prof. Janusza Ł. Grzelaka

POZYTYWNE FUNKCJE KONFLKITU W ZESPOLE:

⇒ FUNKCJA MOTYWACYJNA

⇒ FUNKCJA EKSPLORACYJNA

⇒ FUNKCJA INNOWACYJNA

⇒ FUNKCJA INFORMACYJNA

NEGATYWNE ASPEKTY KONFLIKTU:

⇒ zaburzenia współpracy i komunikacji pomiędzy członkami organizacji

⇒ powstawanie negatywnych stereotypów i negatywnych emocji

⇒ pokusa odwoływania się do autorytarnych metod kierowania

⇒wytwarzanie się solidarności grupowej skierowanej przeciwko innym członkom organizacji itp.

Bardzo waŜna jest zatem wiedza o przyczynach konfliktu, jego istocie oraz dynamice rozwoju

FAZY KONFLIKTU:

⇒ krystalizacja przesłanek konfliktu

⇒ utajona faza konfliktu

⇒ mobilizacja i organizacja stron (w wypadku konfliktu grupowego)

⇒ eskalacja konfliktu

⇒ krytyczna faza konfliktu

⇒ poszukiwanie sposobów rozwiązania konfliktu

⇒ rozwiązanie konfliktu

STYLE ROZWIĄZYWANIA KONFLIKTÓW

UNIKANIE AKOMODACJA

KOMPROMIS

RYWALIZACJA WSPÓŁPRACA

K O O P E R A T Y W N O Ś Ć

ASERTYWNOŚĆ

otwarta konfrontacja

manipulacja

KONFLIKTY MIĘDZY ZESPOŁAMI

Relacje wewnątrz zespołu w sytuacji konfliktu między zespołami charakteryzuje:

⇒ wrogość wobec innych zespołów

⇒ nieufność wobec informacji pochodzących z zewnątrz

⇒ przekonanie o konieczności obrony własnego „terytorium”

⇒ silne poczucie przynaleŜności i lojalność wobec członków zespołu

⇒ silne zaangaŜowanie w zadania realizowane przez własny zespół

Relacje między zespołami charakteryzuje:

⇒ obniŜony poziom interakcji i komunikacji

⇒ nieufność członków zespołu wobec siebie

⇒ negatywne stereotypy dotyczące innych zespołów

⇒ nacisk na strategię, a nie na rozwiązanie problemów merytorycznych

ORGANIZACJA PRACYZESPOŁÓW ZADANIOWYCH

ZASADY SPRAWNEGO REALIZOWANIA CELÓW

ABY SPRAWNIE REALIZOWAĆ CELE W PRACY ZESPOŁOWEJ NALEśY WZAJEMNE

STOSUNKI OPRZEĆ NA:

⇒ PRECYZYJNEJ PERCEPCJI

⇒ SPRAWNEJ KOMUNIKACJI

⇒ ODPOWIEDNICH EMOCJACH

⇒ PATRZENIU W PRZYSZŁOŚĆ

⇒ CELOWOŚCIOWEJ PERSPEKTYWIE

ROLA ZASAD W PRACY ZESPOŁU WPROWADZAJĄCEGO ZMIANĘ

⇒ naturalny schemat tworzenia się zasad w zespole - nawet bez procesu uzgadniania

⇒ schemat wypracowywania zasad pracy ze swoimi współpracownikami

⇒ znaczenie wypracowania akceptowalnych zasad

⇒ metody wypracowywania poŜądanych zasad współpracy w organizacji

⇒ znaczenie motywacji w pracy zespołowej w realizacji procesu zmiany

⇒ sukces jako najsilniejszy motywator w organizacji

⇒ znaczenie wzajemnego wsparcia i wyrozumiałości w pokonywaniu lęku przed zmianą

i poraŜką

⇒ rola zaangaŜowania zespołu i jego wpływ na realizację zdefiniowanego celu

⇒ komunikacja w pracy zespołu wdraŜającego zmianę

TECHNIKI PRACY ZESPOŁOWEJSchemat postępowania w rozwiązywaniu problemów organizacji i zarządzania

⇒ FAZA DIAGNOZY⇒ sformułowanie problemu w sposób ogólny

⇒ ustalenie jego cech podstawowych

⇒ zdefiniowanie problemu w wyniku analizy i diagnozy stanu istniejącego

⇒ sformułowanie celu badań i ograniczeń, jakie mogą wystąpić przy jego rozwiązywaniu

⇒ określenie kryteriów, jakie będą brane pod uwagę przy ocenie i akceptacji wariantów rozwiązań

⇒ FAZA POSZUKIWAŃ⇒ zebranie, zestawienie i przeanalizowanie informacji

⇒ wyciągnięcie wniosków diagnostycznych

⇒ tworzenie wariantów koncepcji rozwiązań problemu

⇒ wykorzystanie kreatywności tkwiącej w psychice ludzkiej, poprzez aktywizację umysłów za pomocąróŜnego rodzaju technik stymulujących twórcze myślenie

⇒ wstępna ocena i selekcja wariantów koncepcji moŜliwych do realizacji

⇒ uporządkowanie wariantów według kryteriów

TECHNIKI PRACY ZESPOŁOWEJSchemat postępowania w rozwiązywaniu problemów organizacji i zarządzania

⇒FAZA DECYZJI

⇒ wybór jednego z zestawionych i oszacowanych wariantów rozwiązań

⇒ szczegółowe jego zaprojektowanie

⇒ przełoŜenie idei na język praktycznej procedury postępowania projektowegoi wdroŜeniowego

⇒FAZA OCENY

⇒ obserwacja funkcjonowania w praktyce nowego rozwiązania (nowej lub zracjonalizowanej organizacji)

⇒ dokonywanie korekt, jeŜeli istnieje taka potrzeba

⇒ po upływie ustalonego czasu, stosownego do zasięgu i charakteru wprowadzonych zmian,oszacowanie ich społeczno-ekonomicznych efektów

TWÓRCZE POSZUKIWANIE ROZWIĄZAŃ PROBLEMU

Wydzielić moŜna trzy nurty heurystyki: refleksyjną, pragmatyczną i informatyczną:

⇒ refleksyjna - zmierza do zrozumienia istoty twórczego rozwiązywania zadań oraz sposobów ich

uczenia się i nauczania

⇒ pragmatyczna - oznacza podejście zorientowane na cel, czerpiące inspirację przede wszystkim

z potrzeb praktyki wynalazczej i słuŜące tej praktyce

⇒ informatyczna - wykorzystuje środki i metody informatyczne oraz maszyny cyfrowe

i inne środki techniczne do rozwiązywania zadań

⇒ suma wiadomości i pomysłów zespołu jest większa niŜ izolowanych jednostek

⇒moŜliwość wykorzystania zróŜnicowanych postaw, zdolności intelektualnych poszczególnych osób dla optymalizowania rozwiązań o wielokierunkowym zastosowaniu

⇒ zespół daje okazję do stałej współpracy i intensyfikowania wysiłku intelektualnego poprzez moŜliwości stawiania pytań i poszukiwania nań odpowiedzi, stwarza komfort wynikający z moŜliwości komunikowania się z innymi, wspólnego rozwaŜania niepewności, ale takŜe „podtrzymywania na duchu”, tworzenia warunków twórczego myślenia

⇒ tworzenie dobrego nastroju, utrzymywania wiary we własne moŜliwości, ochrona przed obawami popełnienia pomyłki

⇒ poczucie więzi zespołowej ułatwia ponoszenie poraŜek oraz osłabia oddziaływanie poczucia ryzyka

ZALETY TECHNIK HEURYSTYCZNYCH

PRZYKŁADY TECHNIK PRACY ZESPOŁOWEJ⇒ BURZA MÓZGÓW (Technika Osborna)

• DYSKUSJA 66 (Philips Buzz Session)

• BRAINWRITTING – 635

⇒ TECHNIKA GORDONA – synektyka

• Technika podświadomych źródeł pomysłów

• Technika wejść i wyjść

• Techniki pobudzania skojarzeń

⇒ ANALIZA MORFOLOGICZNA

⇒ TECHNIKA DELFICKA

⇒ METODA SZEŚCIU KAPELUSZY

PLANOWANIE SPOTKAŃ W PRACY ZESPOŁOWEJPODSTAWOWE PYTANIA

⇒ Dlaczego? – jakie są cele spotkania?

⇒ Co? – co powinno być zawarte w punktach dyskusji? Jaką analizę trzeba przeprowadzić?

⇒ Co chce się osiągnąć? Lista celów oraz ich selekcja, zgodnie z trzema kryteriami:

• praktycznością (co jest rzeczywiście moŜliwe do osiągnięcia)

• zasięgiem (kogo naleŜy zainteresować prezentacją)

• czasem (czy jest to właściwy czas na prezentację danego materiału)

⇒ Jak to osiągnąć?

• Jak długie powinno być spotkanie?

• Ile czasu moŜe trwać dyskusja?

• Jakie pomoce wizualne pomogą w osiągnięciu celu?

• Czy uczestnicy posiadają juŜ dość informacji?

• Jaką formę powinna przyjąć prezentacja?

• Jak i czy przedstawiać wyniki badań?

ZACHOWANIE SIĘ OSOBY PROWADZĄCEJ SPOTKANIE⇒ Podstawowym wymogiem jest, aby słuchacze słyszeli prowadzącego - powinien mówić głośno, wyraźnie,

powoli, nie obniŜać głosu przy końcówkach zdań

⇒ Pierwszym jego zadaniem jest nawiązanie kontaktu ze słuchaczami, przyciągnięcie ich uwagi i zdobycie zaufania - powinien więc niewerbalnie okazywać zaangaŜowanie i entuzjazm wobec tematu spotkania i pozytywną postawę wobec słuchaczy

⇒ Prowadzący powinien utrzymywać kontrolę nad uczestnikami spotkania - powinien obserwować salę, w razie potrzeby zacząć mówić głośniej, uciszyć słuchaczy, wyjaśniać to, co wydaje się być niejasne, reagowaćna destrukcyjne zachowanie

⇒ Przebieg spotkania powinien być sprawny - plan spotkania powinien być dokładnie przygotowanyi przedstawiony uczestnikom, materiały powinny być ułoŜone w porządku, tak aby prowadzący unikałgorączkowego szukania, powinien mieć przygotowane odpowiedzi na ewentualne wątpliwości i zastrzeŜenia ze strony słuchaczy, jak najmniej zaglądać do notatek

⇒ Spotkanie powinno być przyjemne i łatwe do zapamiętania – prowadzący powinien nawiązywać do doświadczenia słuchaczy, wykorzystywać dramatyczne lub zabawne przykłady, stosować róŜne techniki przekazu i metody aktywizujące

⇒ Prowadzący powinien być traktowany „serio” - przedstawiając się powinien uzasadnić swoją obecność jako prezentującego oraz nie powinien zbyt swobodnie na początku podchodzić do spotkania

ZARZĄDZANIE PRACĄZESPOŁÓW ZADANIOWYCH

STYLE KIEROWANIA

NAKAZOWY DELEGUJĄCY

KONSULTACYJNY PARTYCYPACYJNY

D O J R Z A Ł O Ś Ć

N A

S T A W

I E N I E N

A R

E L A C

J E

ZACHOWANIA POśĄDANE W ZESPOLE ZADANIOWYMProponowanie Zachowanie, dzięki któremu powstają nowe sugestie

i propozycje.

Budowanie Zachowanie, które zwykle przyjmuje formę propozycji, poszerzającej lub rozwijającej to co powiedział ktoś inny.

Wspieranie Zachowanie, które w sposób jasny i świadomy stanowi deklaracjęzgody z inną osobą i jej poglądami.

Sprawdzanie zrozumienia

Zachowanie, które ma na celu upewnienie się, Ŝe dotychczasowe ustalenia są zrozumiałe.

Podsumowywanie Zachowanie mające na celu podsumowanie, w skróconej formie, dyskusji lub biegu wydarzeń.

Poszukiwanie informacji Poszukiwanie faktów, opinii lub wyjaśnień.

Udzielanie informacji Dostarczanie faktów, opinii, wyjaśnień.

WłączanieŚwiadome włączanie osób do dyskusji.

PODSUMOWANIE