Zarządzanie czasem w praktyce

Zarządzanie czasem w praktyceZarządzanie czasem w praktyce

Paweł KochPaweł Koch

Zarządzanie czasem w praktyce Zarządzanie czasem w praktyce Aldona JanasikAldona Janasik

• Zarządzanie czasem.Zarządzanie czasem. • Temat modny, stanowiący przedmiot licznych szkoleń, Temat modny, stanowiący przedmiot licznych szkoleń,

wykładów, publikacji.wykładów, publikacji.• Niektórzy, zamiast terminu „zarządzanie czasem", wolą Niektórzy, zamiast terminu „zarządzanie czasem", wolą

mówić o mówić o „zarządzaniu sobą w czasie",„zarządzaniu sobą w czasie", bądź też o „ bądź też o „zarządzaniu zarządzaniu czynnościami w czasie"czynnościami w czasie" podkreślając, podkreślając,

• że chodzi tu nie tyle o sam czas, że chodzi tu nie tyle o sam czas, ile o umiejętność związaną z ile o umiejętność związaną z organizacją swoich zajęć i ustalania priorytetów.organizacją swoich zajęć i ustalania priorytetów.

• W czynnościach tych z całą pewnością pomocne są proste i W czynnościach tych z całą pewnością pomocne są proste i powszechnie dostępne narzędzia.powszechnie dostępne narzędzia.

• AleAle narzędzia to nie wszystko narzędzia to nie wszystko


• Jeśli ktoś myśli, że jego problemy związane z brakiem czasu Jeśli ktoś myśli, że jego problemy związane z brakiem czasu lub natłokiem obowiązków rozwiąże kolejna technika jest w lub natłokiem obowiązków rozwiąże kolejna technika jest w błędzie.błędzie.

• Nie rozwiąże tego także kolejny gadżet elektroniczny (fani Nie rozwiąże tego także kolejny gadżet elektroniczny (fani technologii znają już z pewnością aplikacje internetowe technologii znają już z pewnością aplikacje internetowe zarządzające listami zadań - zarządzające listami zadań - tadalisttadalist polski odpowiednik to polski odpowiednik to aplikacja miniToDo.pl służy do tworzenia i zarządzania aplikacja miniToDo.pl służy do tworzenia i zarządzania listami zadań do wykonania. Program ma prosty, listami zadań do wykonania. Program ma prosty, niewymagający uczenia się i czytania skomplikowanych niewymagający uczenia się i czytania skomplikowanych instrukcji interfejs, operacje obsługiwane są poprzez instrukcji interfejs, operacje obsługiwane są poprzez przeglądarkę internetową)przeglądarkę internetową)

http://tadalist.com/


• W praktyce bowiem często kłopotem nie jest nieznajomość W praktyce bowiem często kłopotem nie jest nieznajomość narzędzi czy nieumiejętne ich stosowanienarzędzi czy nieumiejętne ich stosowanie, ,

• ale przełożenie dokonanych wyborów i podjętych decyzji na ale przełożenie dokonanych wyborów i podjętych decyzji na konkretne działaniakonkretne działania, ,

• lub konsekwencja w ich wykonywaniu. lub konsekwencja w ich wykonywaniu. • I tak okazuje się np. że należałoby oddelegować wybrane I tak okazuje się np. że należałoby oddelegować wybrane

zadania współpracownikom (a więc także monitorować lub zadania współpracownikom (a więc także monitorować lub wyegzekwować ich wykonanie), a nie lubimy lub nie umiemy wyegzekwować ich wykonanie), a nie lubimy lub nie umiemy tego robić. tego robić.

• Albo powinniśmy skupić się na sprawach kluczowych, ale z Albo powinniśmy skupić się na sprawach kluczowych, ale z jakichś powodów są one dla nas trudne i/lub nieprzyjemne, jakichś powodów są one dla nas trudne i/lub nieprzyjemne, więc wolimy zająć się tym, co nam w naszej pracy sprawia więc wolimy zająć się tym, co nam w naszej pracy sprawia największą radość.największą radość.


• Poza tym każda podjęta decyzja Poza tym każda podjęta decyzja • (a taką przecież jest określenie co jest priorytetowe, a co nie, co (a taką przecież jest określenie co jest priorytetowe, a co nie, co

pilne, co ważne, co zlecić komuś innemu, a za co zabrać się pilne, co ważne, co zlecić komuś innemu, a za co zabrać się samemu) samemu)

• niesie za sobą dylematy i oczywiście ryzyko. niesie za sobą dylematy i oczywiście ryzyko. • Nie wszyscy potrafią sobie z tym poradzić. Nie wszyscy potrafią sobie z tym poradzić. • Temat zarządzania czasem staje się w takim kontekście elementem Temat zarządzania czasem staje się w takim kontekście elementem

pobocznym. pobocznym. • Na pierwszy plan wychodzą wątki związane z Na pierwszy plan wychodzą wątki związane z

dobrym osadzeniem w roli zawodowejdobrym osadzeniem w roli zawodowej i umiejętnościami i umiejętnościami związanymi z zarządzaniem zespołem - związanymi z zarządzaniem zespołem - komunikacją, komunikacją, delegowaniem, motywowaniem, radzeniem sobie ze stresem czy delegowaniem, motywowaniem, radzeniem sobie ze stresem czy też zwykłą asertywnością. też zwykłą asertywnością.

• To one w takiej sytuacji, a nie zarządzanie czasem jako takie czy To one w takiej sytuacji, a nie zarządzanie czasem jako takie czy tylko takie, powinny stanowić przedmiot szkolenia tylko takie, powinny stanowić przedmiot szkolenia

http://biznesologia.pl/dorota-zarczuk/rola-i-jej-znaczenie-w-biznesie-1.html


• W gospodarowaniu czasem bardzo ważna jest świadomość. W gospodarowaniu czasem bardzo ważna jest świadomość. • Tego, jak funkcjonujemy w czasie i jaki mamy do niego Tego, jak funkcjonujemy w czasie i jaki mamy do niego

stosunek. stosunek. • Programowanie Neurolingwistyczne (NLP) dzieli pod tym Programowanie Neurolingwistyczne (NLP) dzieli pod tym

względem ludzi na dwie grupy. względem ludzi na dwie grupy. • Pierwszą z nich tworzą ci, którzy w sposób naturalny Pierwszą z nich tworzą ci, którzy w sposób naturalny

funkcjonują funkcjonują „przez czas". „przez czas". • Są świadomi jego upływu. Są świadomi jego upływu. • Ludzie ci często wręcz „widzą" czas w postaci linii, która Ludzie ci często wręcz „widzą" czas w postaci linii, która

biegnie przed ich oczami od strony lewej biegnie przed ich oczami od strony lewej (przeszłość)(przeszłość) do do prawej prawej (przyszłość).(przyszłość).


• Na niej - równie widoczne - widnieją zadania do wykonania, Na niej - równie widoczne - widnieją zadania do wykonania, ułożone w logiczną sekwencję zdarzeń. ułożone w logiczną sekwencję zdarzeń.

• W sposób naturalny ludzie funkcjonujący „przez czas" wiedzą W sposób naturalny ludzie funkcjonujący „przez czas" wiedzą ile co powinno trwać. ile co powinno trwać.

• Ich spojrzenie jest skierowane w przyszłość: Ich spojrzenie jest skierowane w przyszłość: zależy im na zależy im na „zamykaniu spraw", by przejść do kolejnych wg ustalonego „zamykaniu spraw", by przejść do kolejnych wg ustalonego planu. planu.

• Planowanie zadań i ich sprawne wykonanie nie stanowi dla Planowanie zadań i ich sprawne wykonanie nie stanowi dla nich większego problemu. nich większego problemu.

• Gdyby scharakteryzować ich postawę powiedzeniem, byłoby Gdyby scharakteryzować ich postawę powiedzeniem, byłoby to: to: „czas to pieniądz".„czas to pieniądz".


• Druga grupa, to ludzie funkcjonujący Druga grupa, to ludzie funkcjonujący „w czasie".„w czasie". • Ludzie ci są mniej świadomi tego, ile co trwa. Ludzie ci są mniej świadomi tego, ile co trwa. • Dla nich najważniejsze jest czas teraźniejszy. Dla nich najważniejsze jest czas teraźniejszy. • Łatwo dają się złapać w Łatwo dają się złapać w „tu i teraz".„tu i teraz". • Bywa, że trudno im zakończyć (miłe) spotkanie albo przerwać Bywa, że trudno im zakończyć (miłe) spotkanie albo przerwać

(przyjemną) czynność. (przyjemną) czynność. • Zapominają o kolejnych zobowiązaniach. Zapominają o kolejnych zobowiązaniach. • Tracą poczucie czasu. Tracą poczucie czasu. • Gdyby scharakteryzować ich postawę powiedzeniem, byłoby Gdyby scharakteryzować ich postawę powiedzeniem, byłoby

to: to: „ciesz się chwilą".„ciesz się chwilą".• Jeśli zaliczamy się do tej grupy, a chcemy poprawić swoje Jeśli zaliczamy się do tej grupy, a chcemy poprawić swoje

umiejętności związane z gospodarowaniem czasem, pierwszym umiejętności związane z gospodarowaniem czasem, pierwszym krokiem jest praca nad uświadomieniem sobie jego upływu.krokiem jest praca nad uświadomieniem sobie jego upływu.


• Doba to 24 godziny, a tydzień - 7 dniDoba to 24 godziny, a tydzień - 7 dni• Błędem popełnianym przez osoby, które funkcjonują „w Błędem popełnianym przez osoby, które funkcjonują „w

czasie", a chcą nauczyć się gospodarowania nim, jest czasie", a chcą nauczyć się gospodarowania nim, jest nieracjonalne planowanie.nieracjonalne planowanie.

• Nieracjonalne Nieracjonalne czyli takie, które nie bierze pod uwagę tzw. czyli takie, które nie bierze pod uwagę tzw. „fizycznych" realiów„fizycznych" realiów. .

• Tego, że czas nie jest z gumy (doba ma 24 godziny, a tydzień Tego, że czas nie jest z gumy (doba ma 24 godziny, a tydzień 7 dni). 7 dni).

• Albo tego, że czynność, która - nawet przy narzuceniu sobie Albo tego, że czynność, która - nawet przy narzuceniu sobie dużego tempa oraz poświęceniu jej 100 proc. swojej uwagi i dużego tempa oraz poświęceniu jej 100 proc. swojej uwagi i energii - zajmuje godzinę, nie może zostać wykonana w energii - zajmuje godzinę, nie może zostać wykonana w kwadrans.kwadrans.


• Jeśli mamy np. kłopot z tym, że notorycznie niedoszacowujemy Jeśli mamy np. kłopot z tym, że notorycznie niedoszacowujemy czas, który jest potrzebny na wykonanie danego zadania czas, który jest potrzebny na wykonanie danego zadania

• i okazuje się, że - mimo dobrej woli i bardzo szybkiego tempa i okazuje się, że - mimo dobrej woli i bardzo szybkiego tempa pracy - nie wyrabiamy się z tym, co sobie na dany dzień pracy - nie wyrabiamy się z tym, co sobie na dany dzień zaplanowaliśmy, zaplanowaliśmy,

• na początek możemy po prostu co wieczór robić sobie listę na początek możemy po prostu co wieczór robić sobie listę zadań na kolejny dzień, określając ile czasu powinno zająć nam zadań na kolejny dzień, określając ile czasu powinno zająć nam wykonanie poszczególnych zadań. wykonanie poszczególnych zadań.

• Równocześnie sprawdzamy, jak rzeczywiście było z naszymi Równocześnie sprawdzamy, jak rzeczywiście było z naszymi szacunkami z dnia poprzedniego. szacunkami z dnia poprzedniego.

• W ten sposób, już po kilku dniach, będziemy w stanie bardziej W ten sposób, już po kilku dniach, będziemy w stanie bardziej realistycznie planować, zobowiązywać się do różnych rzeczy i realistycznie planować, zobowiązywać się do różnych rzeczy i tych zobowiązań dotrzymywać.tych zobowiązań dotrzymywać.


• Jeśli chodzi o narzędzia, które pomagają w Jeśli chodzi o narzędzia, które pomagają w gospodarowaniu czasem, wszystkie skupiają się gospodarowaniu czasem, wszystkie skupiają się przede wszystkim na planowaniu i priorytetyzowaniu przede wszystkim na planowaniu i priorytetyzowaniu zajęć, zajęć,

• czyli polegają na czyli polegają na spisaniu zadańspisaniu zadań do wykonania i ich do wykonania i ich uszeregowaniu wg klucza „pilne" i „ważne".uszeregowaniu wg klucza „pilne" i „ważne".

• Tak działa np. Tak działa np. Kwadrat EisenhoweraKwadrat Eisenhowera, oparty na , oparty na podziale zadań według kryteriów: podziale zadań według kryteriów: ważne - nieważneważne - nieważne (w-nw) oraz (w-nw) oraz pilne - niepilnepilne - niepilne (p-np.). (p-np.).


• Pracę z Kwadratem Eisenhowera zaczynamy od sporządzenia Pracę z Kwadratem Eisenhowera zaczynamy od sporządzenia listy zadań na cały dzień (lub tydzień). listy zadań na cały dzień (lub tydzień).

• Każde z zadań oceniamy wg kryterium Każde z zadań oceniamy wg kryterium ważnościważności (ważne = to, (ważne = to, co ma dużą wagę) i co ma dużą wagę) i pilnościpilności (pilne = to, co wymaga pilnego (pilne = to, co wymaga pilnego załatwienia). załatwienia).

• Najpierw określamy, które z tych zadań są ważne (oznaczamy Najpierw określamy, które z tych zadań są ważne (oznaczamy je literką W), pozostałe oznaczamy literkami NW. je literką W), pozostałe oznaczamy literkami NW.

• Następnie ponownie przeglądamy całą listę i decydujemy, Następnie ponownie przeglądamy całą listę i decydujemy, które z zadań są pilne (oznaczamy je literką P), a które nie które z zadań są pilne (oznaczamy je literką P), a które nie (oznaczamy je literkami NP). (oznaczamy je literkami NP).

• W ten sposób dochodzimy do czterech kategorii zadań: W ten sposób dochodzimy do czterech kategorii zadań: • ważne/pilneważne/pilne (W/P), (W/P), • ważne/niepilneważne/niepilne (W/NP); (W/NP); • nieważne/pilne nieważne/pilne (NW/P); (NW/P); • nieważne/niepilne nieważne/niepilne (NW/NP).(NW/NP).


• Mając taki podział postępujemy w sposób następujący:Mając taki podział postępujemy w sposób następujący:

• 1. Zadania NW/P (nieważne i pilne),1. Zadania NW/P (nieważne i pilne), jeśli są proste i zajmują jeśli są proste i zajmują mało czasu, wykonujemy niezwłocznie, aby nam nie mało czasu, wykonujemy niezwłocznie, aby nam nie przeszkadzały. Jeżeli jednak są czasochłonne, przechodzą na przeszkadzały. Jeżeli jednak są czasochłonne, przechodzą na plan drugi. Możemy je komuś oddelegować (jeśli mamy plan drugi. Możemy je komuś oddelegować (jeśli mamy komu) i po prostu monitorować, jak tej osobie idzie.komu) i po prostu monitorować, jak tej osobie idzie.

• 2. Natychmiast po nich robimy 2. Natychmiast po nich robimy zadania W/P (ważne i pilne).zadania W/P (ważne i pilne). To są nasze priorytety! Wykonujemy je sami!To są nasze priorytety! Wykonujemy je sami!

• 3. Zadania W/NP (ważne i niepilne)3. Zadania W/NP (ważne i niepilne) - ustalamy termin i - ustalamy termin i bierzemy się za nie, gdy stają się pilne.bierzemy się za nie, gdy stają się pilne.


• 4. Na końcu są 4. Na końcu są zadania NW/NP (nieważne i niepilne).zadania NW/NP (nieważne i niepilne). Uwaga, Uwaga, to największe pochłaniacze czasu! W ogóle się nimi nie to największe pochłaniacze czasu! W ogóle się nimi nie zajmujemy. Możemy komuś zlecić ich wykonanie (jeśli to ma zajmujemy. Możemy komuś zlecić ich wykonanie (jeśli to ma sens) albo zaczekać, aż się przeterminują, ewentualnie wrócić sens) albo zaczekać, aż się przeterminują, ewentualnie wrócić do nich, gdy staną się ważne i/lub pilne).do nich, gdy staną się ważne i/lub pilne).

• Wiele osób kwestionuje powyższą kolejność, twierdząc, że - w Wiele osób kwestionuje powyższą kolejność, twierdząc, że - w kontekście długoterminowym - to zadania ważne, ale niepilne kontekście długoterminowym - to zadania ważne, ale niepilne (wymienione jako trzecie), powinny być stawiane na (wymienione jako trzecie), powinny być stawiane na pierwszym miejscu. pierwszym miejscu.

• Jako sztandarowy przykład wymieniana jest dbałość o zdrowe Jako sztandarowy przykład wymieniana jest dbałość o zdrowe zęby. Wizyta u dentysty, kiedy mamy ostry ból zęba - z zęby. Wizyta u dentysty, kiedy mamy ostry ból zęba - z perspektywy krótkoterminowej - to oczywiście zadanie ważne perspektywy krótkoterminowej - to oczywiście zadanie ważne i pilne. i pilne.

Zarządzanie czasem w praktyceZarządzanie czasem w praktyce Aldona JanasikAldona Janasik

• Ale, jeśli spojrzymy na zagadnienie nieco szerzej, Ale, jeśli spojrzymy na zagadnienie nieco szerzej, regularne odwiedzanie dentysty to zadanie ważne, ale regularne odwiedzanie dentysty to zadanie ważne, ale niepilne i właśnie jako takie powinno być planowane niepilne i właśnie jako takie powinno być planowane w pierwszej kolejności. w pierwszej kolejności.

• Oczywiście pod warunkiem, że posiadanie zdrowych Oczywiście pod warunkiem, że posiadanie zdrowych zębów jest dla nas wartością.zębów jest dla nas wartością.

• Wróćmy jednak do planowania bieżącego, w którego Wróćmy jednak do planowania bieżącego, w którego kontekście często pojawia się pytanie:kontekście często pojawia się pytanie:

• co jeśli nie wiem, co jest ważne, a co pilne co jeśli nie wiem, co jest ważne, a co pilne

• albo jak bardzo coś jest ważne/pilne?albo jak bardzo coś jest ważne/pilne?


• W pracy można ustalić to z przełożonymi pytając np. W pracy można ustalić to z przełożonymi pytając np. • "Na kiedy to ma być zrobione?" "Na kiedy to ma być zrobione?" • albo "Mam do zrobienia to i to. Co z tego szef uważa za albo "Mam do zrobienia to i to. Co z tego szef uważa za

najważniejsze? Pytam, bo chcę się zabrać za najważniejsze najważniejsze? Pytam, bo chcę się zabrać za najważniejsze rzeczy w pierwszej kolejności”.rzeczy w pierwszej kolejności”.

• Gorzej jeśli szef mówi, że wszystko jest bardzo ważne i Gorzej jeśli szef mówi, że wszystko jest bardzo ważne i bardzo pilne, a na dodatek nie chce słyszeć, że coś może być bardzo pilne, a na dodatek nie chce słyszeć, że coś może być określone jako mniej istotne (i pominięte). określone jako mniej istotne (i pominięte).

• Co wtedy? Co wtedy? • Trzeba polegać na własnym doświadczeniu lub podpowiedzi Trzeba polegać na własnym doświadczeniu lub podpowiedzi

kolegi lub koleżanki, którzy przeszli przez podobną sytuację. kolegi lub koleżanki, którzy przeszli przez podobną sytuację.


• Pierwszym i najważniejszym „przykazaniem" dobrej organizacji Pierwszym i najważniejszym „przykazaniem" dobrej organizacji pracy jest: pracy jest: nie odsuwajmy ważnych zadań na koniec. nie odsuwajmy ważnych zadań na koniec.

• Takie odkładanie jest źródłem napięć, stresów, nieporozumień i Takie odkładanie jest źródłem napięć, stresów, nieporozumień i porażek. porażek.

• Można ich uniknąć.Można ich uniknąć.• W dzisiejszych realiach biznesowych, W dzisiejszych realiach biznesowych, praca często praca często

przypomina żonglerkę.przypomina żonglerkę.• Projektami, zadaniami, czynnościami. Projektami, zadaniami, czynnościami. • Porównanie to jest bardzo trafne dlatego, że zarówno w Porównanie to jest bardzo trafne dlatego, że zarówno w

żonglerce dosłownej, jak i metaforycznej, istnieje fizyczna żonglerce dosłownej, jak i metaforycznej, istnieje fizyczna liczbowa bariera. liczbowa bariera.

• Można dodawać kolejne piłeczki i o ile początkujący żongler Można dodawać kolejne piłeczki i o ile początkujący żongler ledwo radzi sobie z trzema, mistrz może spokojnie żonglować ledwo radzi sobie z trzema, mistrz może spokojnie żonglować ośmioma. ośmioma.


• Nie będzie jednak w stanie zapanować nad - powiedzmy - Nie będzie jednak w stanie zapanować nad - powiedzmy - szesnastoma tak, by wszystkie były w ruchu i żeby żadna z szesnastoma tak, by wszystkie były w ruchu i żeby żadna z nich nie wypadła z obiegu, psując efekt końcowy.nich nie wypadła z obiegu, psując efekt końcowy.

• Pamiętajmy więc, że - od pewnego momentu „krytycznego" Pamiętajmy więc, że - od pewnego momentu „krytycznego" - - im więcej różnych rzeczy do zrobienia, tym mniejsza im więcej różnych rzeczy do zrobienia, tym mniejsza wydajność.wydajność.

• Przechodząc od jednego zadania do drugiego, tracimy bowiem Przechodząc od jednego zadania do drugiego, tracimy bowiem sporo czasu na tzw. wdrożenie się i przestawienie (tak banalne sporo czasu na tzw. wdrożenie się i przestawienie (tak banalne czynności, jak wyciągnięcie dokumentów, przypomnienie czynności, jak wyciągnięcie dokumentów, przypomnienie sobie na jakim etapie jest dany projekt, "pożerają" mnóstwo sobie na jakim etapie jest dany projekt, "pożerają" mnóstwo czasu!).czasu!).


• Wracając do Kwadratu Eisenhowera, który (podobnie zresztą, Wracając do Kwadratu Eisenhowera, który (podobnie zresztą, jak inne narzędzia służące pomocy w gospodarowaniu czasem) jak inne narzędzia służące pomocy w gospodarowaniu czasem) skupia się na bieżących projektach i zadaniach, a skupia się na bieżących projektach i zadaniach, a pomijapomija coś coś bardzo istotnego:bardzo istotnego: perspektywę długoterminową.perspektywę długoterminową.

• Otóż, by być zadowolonym z życia i mieć poczucie spełnienia Otóż, by być zadowolonym z życia i mieć poczucie spełnienia (tj. nie mieć żalu do siebie, że się czegoś nie zrobiło bo np. nie (tj. nie mieć żalu do siebie, że się czegoś nie zrobiło bo np. nie starczyło nam na to czasu), powinniśmy nadać priorytet starczyło nam na to czasu), powinniśmy nadać priorytet rzeczom dla nas ważnym. rzeczom dla nas ważnym.

• Takie jest m.in. przesłanie prof. Randy'ego Pauscha, specjalisty Takie jest m.in. przesłanie prof. Randy'ego Pauscha, specjalisty od zarządzania czasem i autora słynnej książki „Ostatni od zarządzania czasem i autora słynnej książki „Ostatni wykład", w której śmiertelnie chory na raka trzustki profesor wykład", w której śmiertelnie chory na raka trzustki profesor radzi swoim studentom jak należy żyć, by czuć się spełnionym. radzi swoim studentom jak należy żyć, by czuć się spełnionym.


• Oczywiście, w świecie, w którym wszystko jest - z Oczywiście, w świecie, w którym wszystko jest - z założenia - pilne i ważne (a nawet „bardzo pilne!" założenia - pilne i ważne (a nawet „bardzo pilne!" oraz „superważne!"), podobne podejście wymaga nie oraz „superważne!"), podobne podejście wymaga nie lada konsekwencji w działaniu i w dokonywanych lada konsekwencji w działaniu i w dokonywanych wyborach. wyborach.

• Jak odróżnić to, co jest ważne dla innych od tego, Jak odróżnić to, co jest ważne dla innych od tego, co jest ważne dla nas? co jest ważne dla nas?

• Przyglądając się swoim odczuciom. Przyglądając się swoim odczuciom. • Co się dzieje, gdy jesteśmy przyparci do muru i Co się dzieje, gdy jesteśmy przyparci do muru i

zmuszeni do pilnego zrobienia rzeczy z naszej zmuszeni do pilnego zrobienia rzeczy z naszej perspektywy nieistotnej?perspektywy nieistotnej?

• Podskórnie czujemy, że „coś jest nie tak".Podskórnie czujemy, że „coś jest nie tak".


• O czym jeszcze warto pamiętać podejmując próbę O czym jeszcze warto pamiętać podejmując próbę uporządkowania czekających nas zajęć? uporządkowania czekających nas zajęć?

• O tym, że jeśli zaplanujemy 100% naszego czasu pracy, mamy O tym, że jeśli zaplanujemy 100% naszego czasu pracy, mamy 100% prawdopodobieństwa, że nie zrealizujemy naszego 100% prawdopodobieństwa, że nie zrealizujemy naszego planu. planu.

• Zawsze pojawi się bowiem coś, co przewróci go do góry Zawsze pojawi się bowiem coś, co przewróci go do góry nogami. nogami.

• Znamy efekt domino: drobne przekroczenie czasu przy Znamy efekt domino: drobne przekroczenie czasu przy wykonywaniu pierwszego dnia wywołuje eskalację opóźnień wykonywaniu pierwszego dnia wywołuje eskalację opóźnień przy kolejnych czynnościach i „rozwala" nam dzień. przy kolejnych czynnościach i „rozwala" nam dzień.

• Doświadczenie mówi, że - aby wywiązać się z zadań, które na Doświadczenie mówi, że - aby wywiązać się z zadań, które na dany dzień sobie zaplanowaliśmy, dany dzień sobie zaplanowaliśmy, należy zaplanować 60% należy zaplanować 60% czasu pracy, 20% zostawiając jako rezerwę na czynności czasu pracy, 20% zostawiając jako rezerwę na czynności nieplanowane, wreszcie 20% czasu na czynności nieplanowane, wreszcie 20% czasu na czynności spontanicznespontaniczne (w tym przerwy i odstresowanie się). (w tym przerwy i odstresowanie się).


• To tzw. To tzw. reguła „60/40".reguła „60/40". • Tylko w ten sposób skonstruowany plan ma szansę nam się po Tylko w ten sposób skonstruowany plan ma szansę nam się po

drodze nie rozpaść w konfrontacji z codziennością.drodze nie rozpaść w konfrontacji z codziennością.

• Kolejny parametr, który warto jest wziąć pod uwagę przy Kolejny parametr, który warto jest wziąć pod uwagę przy planowaniu zajęć to tzw. planowaniu zajęć to tzw. krzywa aktywności i wydajności krzywa aktywności i wydajności dobowej.dobowej.

• Powszechnie wiadomo, że nie pracujemy tak samo wydajnie przez Powszechnie wiadomo, że nie pracujemy tak samo wydajnie przez cały dzień – cały dzień –

• przeciętna krzywa ludzkiej aktywności i wydajności wykazuje przeciętna krzywa ludzkiej aktywności i wydajności wykazuje szczyt możliwości w okolicy 12-tej, spadek ok. godziny 15-tej i szczyt możliwości w okolicy 12-tej, spadek ok. godziny 15-tej i ponowny szczyt ok. 17-tej ponowny szczyt ok. 17-tej


• Aby nie było tak zupełnie prosto, na krzywą aktywności i Aby nie było tak zupełnie prosto, na krzywą aktywności i wydajności dobowej nakłada się tzw. wydajności dobowej nakłada się tzw. krzywa zakłóceńkrzywa zakłóceń..

• Każdy z nas z pewnością zaobserwuje, że są w naszej pracy Każdy z nas z pewnością zaobserwuje, że są w naszej pracy godziny, kiedy jest względnie spokojnie i godziny, gdy wszyscy godziny, kiedy jest względnie spokojnie i godziny, gdy wszyscy czegoś od nas chcą.czegoś od nas chcą.

• Te ostatnie to pory tzw. największych zakłóceń. Te ostatnie to pory tzw. największych zakłóceń. • Warto je uwzględnić przy planowaniu zajęć do wykonania na Warto je uwzględnić przy planowaniu zajęć do wykonania na

dany dzieńdany dzień• Chociażby po to, by np. nie zaplanować zadania, które wymaga Chociażby po to, by np. nie zaplanować zadania, które wymaga

absolutnego skupienia, na przedział czasowy charakteryzujący absolutnego skupienia, na przedział czasowy charakteryzujący się największą liczbą przeszkód. się największą liczbą przeszkód.

• Co należy planować na czas największych zakłóceń? Co należy planować na czas największych zakłóceń? • Wykonanie zadań mniej ważnych.Wykonanie zadań mniej ważnych.


• Podsumowując...Podsumowując...• ... pamiętajmy, że w efektywnym zarządzaniu czasem nie ... pamiętajmy, że w efektywnym zarządzaniu czasem nie

chodzi tyle o właściwe robienie rzeczy, ile o chodzi tyle o właściwe robienie rzeczy, ile o robienie robienie właściwych rzeczy we właściwym czasie. właściwych rzeczy we właściwym czasie.

• To bowiem dopiero powoduje, że - w dłuższej perspektywie - To bowiem dopiero powoduje, że - w dłuższej perspektywie - mamy czas na rzeczy dla siebie istotne. mamy czas na rzeczy dla siebie istotne.

• Nie gasimy pożarów, nie reagujemy w popłochu na nagłe Nie gasimy pożarów, nie reagujemy w popłochu na nagłe „niespodzianki". „niespodzianki".

• Z postawy reaktywnej przechodzimy na proaktywną. Z postawy reaktywnej przechodzimy na proaktywną. • To my decydujemy co, kto, gdzie, jak i kiedy. To my decydujemy co, kto, gdzie, jak i kiedy. • Zaczynamy narzucać własne tempo.Zaczynamy narzucać własne tempo.

Dziękuję za uwagęDziękuję za uwagę

• Paweł KochPaweł Koch

• Tel. 603 922 847Tel. 603 922 847

Zarządzanie czasem w praktyce

Documents

Transcript of Zarządzanie czasem w praktyce