Zarządzanie projektami Zarządzanie czasem w projekcie

Zarządzanie czasem w projekcie PROJECT TIME MANAGEMENT

Zarządzanie czasem - elementy

1. Zarządzanie harmonogramem (zasady, procedury i dokumentacja tworzenia i realizacji harmonogramu)

2. Określanie działań (określanie działań mających na celu uzyskanie odpowiednich produktów)

3. Określanie kolejności działań (identyfikacja i dokumentacja relacji pomiędzy działaniami projektu)

4. Szacowanie zasobów dla działań

5. Ustalanie czasu trwania działań

6. Opracowanie harmonogramu (kolejność, trwanie i zasoby oraz ograniczenia działań)

7. Kontrolowanie harmonogramu

Zarządzanie harmonogramem – dane wejściowe wg PMBOK • Plan zarządzania projektem (Project Management Plan)

• Statut projektu (POS, Project Charter)

• Czynniki bliższego i dalszego otoczenia przedsiębiorstwa (kultura organizacji, struktura, umiejętności planistyczne personelu, dostępność zasobów, systemy informatyczne, systemy autoryzacji pracy w organizacji, publikowane informacje dotyczące rynku zasobów)

• Aktywa procesowe w organizacji (narzędzia monitorowania i raportowania, dostępne dane historyczne, istniejące formalne i nieformalne polityki dotyczące harmonogramowania, procedury zarządzania zmianą i ryzykiem)

Zarządzanie harmonogramem – narzędzia i techniki wg PMBOK • Opinie ekspertów

• Techniki analityczne

• Spotkania zespołu

Zarządzanie harmonogramem – wyniki wg PMBOK

• Opracowanie modelu harmonogramu

• Ustalenie poziomu dokładności

• Ustalenie jednostek miar (roboczogodzin, roboczodni etc.)

• Połączenia procedur

• Model obsługi harmonogramu (np. zmian)

• Kontrolowanie progów (ang. thresholds - wartości kosztów, czasu, jakości, technicznych lub zasobów używanych jako parametrów do określania produktu; przekraczanie ich wymaga działania np. raportowania o wyjątkach)

• Zasady pomiaru efektywności/wydajności: Earned value management (EVM) lub inne

• Formy i częstość raportowania

• Opisy procesów

Określanie działań – dane wejściowe według PMBOK • Plan zarządzania harmonogramem

• Podstawowy zakres

• Czynniki otoczenia

• Aktywa procesowe organizacji: • plany, polityki, procesy, procedury i bazy wiedzy używane w organizacji;

• zawierają każdy artefakt, praktykę lub formę wiedzy, które mogą być wykorzystane do realizacji projektu

Określanie działań – techniki i narzędzia według PMBOK • Dekompozycja – technika wykorzystywana do dzielenia produktów

projektu na mniejsze elementy, co umożliwia zarządzanie nimi; produkt finalny jest widziany jako działania (wymagane do WBS)

• Rolling Wave Planning – technika w ramach której praca, która ma być wykonana w najbliższej przyszłości jest planowana szczegółowo, a przyszła tylko ogólnie

• Ocena ekspercka

Określanie działań – wyniki według PMBOK

• Lista działań – zawiera wszystkie działania, które mają być wykonane, zawiera identyfikator zadania i zakres prac do wykonania w ramach działania

• Atrybuty działań (czas trwania, zasoby i koszty – tym różnią się od kamieni milowych; ponadto różne komponenty dotyczące działania, które zmieniają się z czasem)

• Lista kamieni milowych – znaczących punktów w projekcie (obowiązkowych lub opcjonalnych), które stanowią jakiś stan, ale nie mają okresu trwania

Kolejność działań – dane wejściowe wg PMBOK • Plan zarządzania harmonogramem

• Lista działań

• Atrybuty działań

• Lista kamieni milowych

• PDS (project definition statement)

• Czynniki otoczenia: uregulowania prawne dotyczące sektora, Project management information system (PMIS), narzędzia harmonogramowania, system autoryzacji w organizacji,

• Aktywa procesowe organizacji

Kolejność działań – narzędzia i techniki wg PMBOK • Metoda PDM (ang. The precedence diagramming method) - zawiera cztery

typy zależności logicznych pomiędzy zadaniami PDM* • Określanie zależności:

• Obligatoryjne lub nie • Zewnętrzne lub wewnętrzne

• Rodzaje: • Obligatoryjne: prawnie lub formalnie wymagane, zależne od natury pracy (np. ograniczenia

fizyczne) • Nieobowiązkowe (związane z preferencjami lub logiką oprogramowania) • Zewnętrzne: dotyczą relacji pomiędzy działaniami projektowymi i nie projektowymi, zwykle

poza kontrolą zespołu projektowego, to zespół projektowy określa, które zależności są zewnętrzne podczas planowania kolejności działań

• Wewnętrzne zależności – przede wszystkim zasady pierwszeństwa

• Wyprzedzenia i opóźnienia

Relacje zależności*

• KP: kiedy A się skończy, B może się rozpocząć (FS – finish to start)

• KK: Kiedy A się skończy, B może się skończyć (FF – finish to finish)

• PP: Kiedy A się zacznie, B może się zacząć (SS – start to start)

• PK: kiedy A się zacznie, B może się skończyć (SF –start to finisz)

A B

A

B

A

B

A B

Kolejność działań – wyniki wg PMBOK

• Diagramy sieci harmonogramu (Project Schedule Network Diagrams) • Obraz graficzny sieci harmonogramu oparty na zależnościach

• Aktualizacje dokumentów projektu: • Listy działań

• Atrybuty działań

• Listy kamieni milowych

• Rejestr ryzyka

Szacowanie zasobów działań – dane wejściowe wg PMBOK • Plan zarządzania harmonogramem

• Lista działań

• Lista atrybutów

• Kalendarze zasobów (określające w jakich dniach i podczas jakich zmian zasoby są dostępne)

• Rejestr ryzyka

• Szacunki kosztów działań

• Czynniki otoczenia

• Aktywa procesowe organizacji

Szacowanie zasobów działań – techniki i narzędzia wg PMBOK

• Ocena ekspercka

• Analiza alternatyw

• Publikowane dane szacunkowe

• Szacowanie bottom-up (metoda szacowania trwania projektu lub kosztów poprzez agregowanie komponentów niższych poziomów WBS. Jeśli działanie nie może być oszacowane, musi być podzielone na bardziej szczegółowe)

• Oprogramowanie

Szacowanie zasobów działań – wyniki wg PMBOK • Wymagania zasobowe działań

• RBS (Resource breakdown structure)

• Aktualizacje dokumentów projektowych

Szacowanie trwania działań – dane wejściowe wg PMBOK • Plan zarządzania harmonogramem • Lista działań • Atrybuty działań • Wymagania zasobowe działań • Kalendarze zasobów • Definicja zakresu projektu • Rejestr ryzyka • RBS (Resource Breakdown Structure) • Czynniki otoczenia • Aktywa procesowe organizacji

Szacowanie trwania działań – narzędzia i techniki wg PMBOK • Ocena ekspercka

• Szacowanie analogiczne

• Szacowanie parametryczne

• Szacowanie trzystopniowe

• Grupowe podejmowanie decyzji

• Analiza rezerw

Techniki szacowania

• Szacowanie analogiczne – na podstawie danych historycznych podobnego projektu, stosowane często w przypadku niedoboru odpowiednich informacji

• Szacowanie parametryczne – wykorzystuje określony algorytm do kalkulowania czasu i kosztów; algorytm bazuje na parametrach danych historycznych i projektowych

• Szacowanie trzystopniowe – pochodzi od techniki PERT w zakresie parametrów:

• Najbardziej prawdopodobny - Most likely (tM) • Optymistyczny - Optimistic (tO) • Pesymistyczny - Pessimistic (tP)

• Możliwe zastosowanie: • Triangulacja: tE = (tO + tM + tP) / 3 • Rozkład Beta (na podstawie techniki PERT): tE = (tO + 4tM + tP) / 6

Szacowanie trwania działań – wyniki wg PMBOK • Szacunek trwania działań

• Aktualizacja dokumentów projektowych

Opracowanie harmonogramu – dane wejściowe wg PMBOK 1. Plan zarządzania harmonogramem

2. Lista działań

3. Atrybuty działań

4. Diagramy sieci harmonogramu

5. Wymagania zasobowe działań

6. Kalendarze zasobów

7. Szacunki trwania działań

8. Dokument zakresu projektu

9. Rejestr ryzyka

10. Przyporządkowanie pracowników

11. RBS

12. Czynniki otoczenia

13. Aktywa procesowe organizacji

Opracowanie harmonogramu – narzędzia i techniki wg PMBOK

• Analiza sieci harmonogramu

• Metoda ścieżki krytycznej

• Metoda łańcucha krytycznego

• Techniki optymalizacji zasobów

• Techniki modelowania

• Wyprzedzenia i opóźnienia

• Kompresja harmonogramu

• Narzędzia harmonogramowania

Analiza sieci harmonogramu

Źródło: http://octigo.pl/wp-content/uploads/2011/04/project.png, data dostępu: 28.04.2015

Opracowanie harmonogramu – wyniki wg PMBOK • Podstawa harmonogramu

• Harmonogram projektu

• Dane harmonogramu

• Kalendarze projektu

• Aktualizacja planu projektu

• Aktualizacja dokumentów

Kontrolowanie harmonogramu – dane wejściowe według PMBOK • Plan projektu

• Harmonogram projektu

• Dane efektywności pracy

• Kalendarze projektu

• Dane harmonogramowe

• Aktywa procesowe organizacji

Kontrolowanie harmonogramu – techniki i narzędzia według PMBOK

• Analiza efektywności (Przegląd)

• Oprogramowanie

• Techniki optymalizacji zasobów

• Techniki modelowania

• Wyprzedzenia i opóźnienia

• Kompresja harmonogramu

• Narzędzia harmonogramowania

Kontrolowanie harmonogramu – wyniki według PMBOK • Informacje o efektywności

• Prognoza harmonogramu

• Wymagania zmian

• Aktualizacja planu projektu

• Aktualizacja dokumentacji projektowej

• Aktualizacja aktywów procesowych organizacji

Literatura

• R.K. Wysocki (2013), Efektywne zarządzanie projektami, Wiley & Sons

• PMBOK, 5th Edition