Zarządzanie czasem

Zarządzanie czasem

Krzysztof CybulskiKatedra MarketinguWydział Zarządzania Uniwersytet [email protected]

Agenda:1. Dlaczego czas się liczy?

2. Nastawienie do wykorzystania czasu jako zmienna kulturowa

3. Cena Twojego czasu

4. Analiza czasu menedżerów sprzedaży

5. Podział czasu menedżerów sprzedaży

6. Złodzieje czasu

7. Syndrom studenta

8. Prawo Parkinsona

9. Wybrane techniki zarządzania czasem

10. Zadania menedżera w obszarze zarządzania czasem

11. Uwagi praktyczne

12. Ocena własnych umiejętności

Dlaczego czas się liczy…

Czas to medium w którym żyjesz:

„Nie wchodzi się dwa razy do tej samej rzeki, bo nie jest to ta sama rzeka, ani człowiek nie jest ten sam”

Heraklit z Efezu, grecki filozof ur. 540 r p n e


Prawo Parkinsona

Im więcej czasu mamy na wykonanie jakiejś pracy,

tym więcej czasu nam ona zabiera.

C. Northcote Parkinson, brytyjski socjolog, badacz organizacji


Ekonomia czasu:

„Pamiętaj czas to pieniądz”Benjamin Franklin, uczony, filozof oraz polityk amerykański ur. w 1706 r.

Dlaczego czas się liczy…To jak spędzasz dzień dzisiejszy, ostatecznie określa

zarówno twoją przeszłość, jak i przyszłość:

„Kto kontroluje przeszłość, kontroluje przyszłość

Kto kontroluje teraźniejszość, kontroluje przeszłość”

George Orwell pisarz, slogan partyjny z Ministerstwa Prawdy, Rok 1984

Na czym polega zarządzanie czasem?

ZARZĄDZANIE CZASEM – OPTYMALIZACJA***)

60% - ZAJĘCIA PLANOWANE

20% - SPRAWY NIE PRZEWIDZIANE (ZAKŁÓCENIA, ZŁODZIEJE CZASU)

20% - DZIAŁANIA SPONTANICZNE I SPOŁECZNE (CZAS NA KREATYWNOŚĆ)


Zarządzanie czasem i kierowanie wysiłkiem personelu sprzedażowego

Zarządzanie czasem jest konsekwentnym i zorientowanym

na cel stosowaniem w praktyce sprawdzonych technik

pracy w taki sposób, że kierowanie samym sobą i swoim

otoczeniem odbywa się bez trudu, a otrzymany do

dyspozycji czas jest wykorzystany sensownie i optymalnie .


Zarządzanie czasem i kierowanie wysiłkiem personelu

sprzedażowego

Profesjonalny menedżer przykłada ogromną wagę do należytego

gospodarowania swoim czasem. Precyzyjnie rozdziela i organizuje

pracę podwładnych oraz planuje podział kompetencji i

obowiązków.

Profesjonalistę poznaje się między innymi po tym, jak prowadzi

swój kalendarz, rozdziela i organizuje pracę podwładnych oraz

należycie planuje podział kompetencji i obowiązków.

Nastawienie do czasu to zmienna kulturowa

Biznesowe kultury monochroniczne i polichroniczne Inne podziały:

Protransakcyjne i propartnerskie

Ceremonialne i nieceremonialne

Ekspresyjne i powściągliwe Jaki jest w kulturze Twojej Firmy stosunek do czasu?………………………………………………………………………………………………...

..………………………………………………………………………………………………...

..………………………………………………………………………………………………...

..………………………………………………………………………………………………...

..

Cena Twojego czasu

Ile kosztuje godzina (minuta) Twojego czasu?

CTCz = Wynagrodzenie roczne x 1,5/Liczba godzin pracy w roku

Na przykład:

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie sprzedawcy (łącznie brutto) = 4500 PLN

Przeciętne roczne wynagrodzenie sprzedawcy (łącznie brutto) = 54000 PLN

Skorygowane przeciętne roczne wynagrodzenie sprzedawcy (łącznie brutto) = 81000 PLN

Przeciętny tygodniowy czas pracy w godzinach = (5 x 9 + 5) = 50 h

Ilość tygodni efektywnej pracy ( w skali roku) = 52 – (4+2+1) = 45 tygodnie

Łączna liczba godzin efektywnej pracy = 45

CTCz = (81000:2250) = 36 PLN

Analiza czasu menedżerów sprzedaży

Przykłady złego gospodarowania czasem przez menedżerów

Polscy menedżerowie wykorzystują nieracjonalnie i nieefektywnie od

25 do 50% swojego czasu pracy. Podobnie jest na Węgrzech –

produktywnie wykorzystanych jest tylko 51% czasu pracy.

A więc z 225 dni pracy w roku 110 mija im bez żadnych efektów. 33%

czasu pracy przepada z powodu złego planowania i zarządzania, 18% traci

się bezużytecznie z powodu awarii komputerów, 15% z racji braku

etyki pracy, 14% pochłania źle działający system komunikacji wewnętrznej,

13% w wyniku złego podejścia menedżerów do ich zadań, a 7% z powodu

kłopotów z kwalifikacjami pracowników. Dla porównania – na zachodzie

Europy produktywne jest 62% czasu pracy.

Źródło: Karasiewicz G., Podstawka K.,Iwańczuk M., Trojanowski M.,Taraszewska D., [1996] s. 70.

Podział czasu menedżerów sprzedaży

Z kolei źle zorganizowani kierownicy mają nie tylko problem z należytym prowadzeniem swojego kalendarza, ale przede wszystkim nie potrafią częstokroć prawidłowo określić swoich celów i zadań. I to nie tylko w dłużej perspektywie czasowej, ale także w układzie dziennych bądź tygodniowych obowiązków.

Często padają ofiarą tzw. „złodziei czasu” oraz niewiele czasu mają na analizę sytuacji oraz planowanie decyzji o strategicznym wymiarze.


Idealny podział czasu

15% Zadania C

25% Zadania B

65% Zadania A


Rzeczywisty podział czasu

65% Zadania C

25% Zadania B

15% Zadania A

Złodzieje czasu

Menedżerowie oraz przedstawiciele handlowi źle planujące swój czas często padają ofiarą tzw. „złodziei czasu” i

niewiele miejsca zostaje na analizę sytuacji oraz planowanie decyzji o strategicznym wymiarze.

Przykładowe „pochłaniacze czasu”:

1. Odwiedzanie „niekwalifikowanych” bądź nierentownych klientów

2. Niewystarczające planowanie codziennych czynności

3. Nieprawidłowe rozłożenie wizyt na obsługiwanym terytorium sprzedażowym

4. Nazbyt wiele czasu poświęconego na lunch oraz częste przerwy kawowe

5. Spędzanie nadmiernie dużo czasu na posiłki i rozrywki z klientami

6. Awersja do używania nowoczesnych narzędzi telekomunikacji

7. Brak delegowania, przez menedżera, działań o niższych priorytetach na innych

8. Nadmiernie dużo czasu przeznaczonego na życie towarzyskie w firmie np. plotkowanie

9. Surfowanie po Internecie (przeglądanie stron www, prywatny mailing)

10. Brak efektywnego wykorzystania czasu poprzedzającego wizyty handlowe

Złodzieje czasu

Menedżerowie oraz przedstawiciele handlowi źle planujące swój czas często padają ofiarą tzw. „złodziei czasu” i

niewiele miejsca zostaje na analizę sytuacji oraz planowanie decyzji o strategicznym wymiarze.

Przykładowe „pochłaniacze czasu”:

11. Brak jasno wyznaczonych priorytetów (wszystko jest jednakowo ważne!)

12. Zwlekanie z realizacją zadań i projektów w rezultacie powstają zaległości pochłaniające niepomiernie dużo czasu

13. Nieporządek w dokumentacji (finansowej oraz handlowej) i związana z tym strata czasu na okresowe jej porządkowanie

14. Nie dzielenie dużych oraz długookresowych projektów na mniejsze i krócej trwające zadania, co pozwoliłoby na ich lepsze rozplanowanie oraz kontrolę

15. Zaczynanie dnia pracy późno, a kończenie przesadnie wcześnie (zwłaszcza w piątek przez weekendem)

16. Rozpoczynanie kolejnego zadania (czynności), kiedy poprzednie zadanie (czynność) nie zostały zakończone

17. Przeprowadzanie niepotrzebnych rozmów telefonicznych, spotkań i wizyt handlowych

18. Lekceważenie skarg i uwag klientów tak, że sprawy stają się z czasem poważnymi, pochłaniającymi mnóstwo czasu problemami

Złodzieje czasu

Brak precyzyjnie wyznaczonych i określonych planów i zadań.

Brak priorytetów i podstaw.

Ciągły konflikt między tym, co jest ważne i tym, co jest pilne.

Konflikt między trywialnym “dużo” i istotnym “mało”.

Natrętne telefony.

Niezapowiedziane wizyty, rozmowy handlowe i spotkania

Pogaduchy.

Nadmiernie rozwinięte życie towarzyskie (w firmie)

Internet.

Syndrom studenta Syndrom studenta - gwałtowny „szturm” w końcowym etapie

pracy nad zadaniem. Syndrom studenta = 1/3 pracy w pierwszych 2/3 czasu. „Mam masę czasu, więc zacznę jutro”

Planowana pracawyd

ajno

ść,

wys

iłek

ES LS

100%

Termin końcowy

Syndrom studenta Zamiast rozpocząć pracę w wyznaczonym terminie rozpoczyna się

ją później, lub wręcz odwleka pracę tak długo, jak to możliwe (im później, tym więcej dostępnych szczegółów i większa wiedza o zadaniu).

Większość poważnych problemów pojawia się pod koniec realizacji zadań i pracując „w stylu studenta” zwykle brakuje czasu na ich rozwiązanie.

Pracując w trybie „awaryjnym” (tzw. szturmowanie terminów), nie jesteśmy w stanie rozwiązać problemów, które wymagają spokoju, namysłu, dobrej komunikacji, wielu analiz, prób i badań.

Efekty takiej pracy są zwykle obarczone poważnymi błędami, co może wprost obniżać jakość.

Prawo to odnosi się do organizacji formalnych typu

biurokratycznego. Oznacza ono, że jeżeli pracownik ma

określony czas na wykonanie danego zadania, zadanie to

zostanie wykonane w możliwie najpóźniejszym terminie.

C. Northcote Parkinson, Prawo Parkinsona albo w pogoni za postępem, tłum. J. Kydryński, wydanie 3, wydawnictwo: "Książka i Wiedza", Warszawa 1971

C. Northcote Parkinson, Prawo Parkinsona po dziesięciu latach, tłum. J. Kydryński, wydawnictwo: "Książka i Wiedza", Warszawa 1973

Prawo Parkinsona

http://pl.wikipedia.org/wiki/Organizacja_formalna

http://pl.wikipedia.org/wiki/Biurokracja

Prawo Parkinsona: „Praca wypełnia zawsze cały dostępny czas”.

Zadania rzadko kończą się wcześniej, mimo zawyżania estymat!

Ludzie dopasowują poziom wysiłku do tak, aby być zajętymi (lub wyglądać na zajętych przez cały czas zaplanowany na realizację zadania.

Nawet jeśli praca zakończy się przed planowanym terminem, zawsze można udoskonalić wyniki pracy: „upiększyć” rozwiązanie, dodać efektowne elementy, „pobawić się” różnymi wariantami, itp..

Takie działania prowadzą często do zwiększenia kosztów jakości, gdyż rosną koszty przekroczenia wymagań, jeśli żadne „ulepszenia” nie były konieczne.

Prawo Parkinsona

Do portu przypłynęło jednocześnie pięć statków.

Obsługa każdego statku (rozładunek i załadunek) wymaga pięciu osobo-

dni.

Kapitanom statków zależy na szybkiej obsłudze portowej.

Port dysponuje pięcioma pracownikami.

Jak przydzielić im pracę?

Pięć statków

Sposób 1

Przydzielić po jednym pracowniku do każdego statku.

Sposób 2

Przydzielić wszystkich pracowników do jednego statku i po jego obsłudze, zająć się kolejnymi statkami.

Pięć statków

Sposób 1:

Sposób 2:

Id. Nazwa zadania Cz. trw. Rozp. Zak. Poprzedniki Nazwy zasobów1 P 0 dn 20 202 Statek 1 5 dn 20 24 1 doker3 Statek 2 5 dn 20 24 1 doker4 Statek 3 5 dn 20 24 1 doker5 Statek4 5 dn 20 24 1 doker6 Statek 5 5 dn 20 24 1 doker7 K 0 dn 24 24 6

01-20dokerdokerdokerdokerdoker01-24

S N P W Ś C P S N P W Ś03-sty-13 03-sty-20 03-sty-27

Id. Nazwa zadania Cz. trw. Rozp. Zak. Poprzedniki Nazwy zasobów1 P 0 dn 20 202 Statek 1 1 dzień 20 20 1 doker[5]3 Statek 2 1 dzień 21 21 2 doker[5]4 Statek 3 1 dzień 22 22 3 doker[5]5 Statek4 1 dzień 23 23 4 doker[5]6 Statek 5 1 dzień 24 24 5 doker[5]7 K 0 dn 24 24 6

01-20doker[5]

doker[5]doker[5]

doker[5]doker[5]01-24

S N P W Ś C P S N P W Ś03-sty-13 03-sty-20 03-sty-27

Pięć statków

Sposób 1: Przydzielić po jednym pracowniku do każdego statku.

Wszystkie statki będą obsługiwane przez pięć dni i dopiero po pięciu dniach razem opuszczą port.

Czas trwania pracy = 5 dni

Koszt pracy = 25 osobo-dni * dzienna stawka płacowa

Sposób 2: Przydzielić wszystkich pracowników do jednego statku i po jego obsłudze zająć się kolejnymi statkami.

Pierwszy statek opuści port po jednym dniu, drugi statek po dwóch dniach, ..., itd. Ostatni statek opuści port po pięciu dniach.

Czas trwania pracy = 5 dni

Koszt pracy = 25 osobo-dni * dzienna stawka płacowa

Pięć statków (c.d.)

Koszty i czas pracy są w obu przypadkach jednakowe, jednak istnieje zasadnicza różnica w obu sposobach pracy!

Przy pierwszym sposobie wszystkie statki przebywać będą w porcie przez pięć dni. Drugi sposób jest lepszy, bo:

pierwszy statek przebywać będzie w porcie tylko jeden dzień,

drugi tylko dwa dni,

trzeci - trzy dni,

czwarty - cztery dni,

a tylko piąty statek będzie obsługiwany przez pięć dni.

Wniosek:

W tym przykładzie statki to projekty, a kapitanowie to nasi klienci. Zamiast pracy równoległej, lepiej wykonać ją szeregowo.

Pięć statków (c.d.)

Wybrane techniki zarządzania czasemPlanując działania własne bądź poległego mu personelu

sprzedażowego menedżer ma do dyspozycji szereg sprawdzonych

empirycznie technik planistycznych.

Do najważniejszych z nich należą:

planowanie wg. metody Kartezjusza

zasada Pareto

analiza nakładu czasu (analiza ABC)

metoda Eisenhowera (4D)

Wybrane techniki zarządzania czasemMetoda Kartezjusza:

wszystkie wielkie cele, projekty i zamierzenia tnie się na plasterki, czyli

dzieli na poszczególne etapy:

1. Sformułowanie problemu (celu, projektu) na piśmie

2. Podzielenie całego przedsięwzięcia na pojedyncze, małe zadania

3. Uporządkowanie tych zadań według priorytetów i terminów

4. Wykonanie wszystkich czynności

5. Kontrola wyników

Wybrane techniki zarządzania czasem

Zasada Pareto:

powszechnie znana jest jako reguła „80/20” mówiąca , że

20% czynności przynosi 80% osiągnięć, zaś 20% właściwie

spożytkowanego czasu i energii daje 80% wyników.

Wybrane techniki zarządzania czasemZasada Pareto:

Planowanie to zyskiwanie na czasie – poświęcając więcej czasu na

planowanie, mniej czasu zużywa się na wykonanie pracy.

Poniższa metoda T-R-Z-O-S jest stosunkowo prosta i wymaga

przeciętnie 8 minut planowania dziennie, by zyskać więcej czasu na

sprawy istotne:

T – spisz terminy spraw do załatwienia i zajęć

R – określ ramy czasowe wykonywanej pracy

Z – zaplanuj rezerwę czasu

O – ogranicz zakres swoich zadań: decyduj o priorytetach, zlecaj pracę innym

S – skontroluj wykonanie (odłóż na później)

Wybrane techniki zarządzania czasemAnaliza nakładu czasu (analiza ABC) to technika planistyczna polegająca na analizie spożytkowanego czasu pokazująca, że rzeczywisty nakład czasu związany z załatwieniem spraw bardzo ważnych (A), ważnych (B), i mniej ważnych (C) niekoniecznie odpowiada wadze wszystkich tych zadań jaka została im pierwotnie przyznana przez kierownictwo firmy. Należałoby zatem nadać właściwą rangę poszczególnym zadaniom i ustalić kolejność ich załatwiania na przykład w ciągu dnia.Oznacza to, że plany powinny obejmować jedynie określoną część czasu pracy – około 60%. Zdarzenia nieprzewidziane, zakłócenia, „złodzieje czasu” i potrzeby osobiste nie pozwalają zaplanować czasu bez reszty.

Wybrane techniki zarządzania czasemAnaliza nakładu czasu (analiza ABC):

Plany powinny obejmować jedynie określoną część czasu pracy – około 60%. Zdarzenia nieprzewidziane, zakłócenia, złodzieje czasu i potrzeby osobiste nie pozwalają zaplanować czasu bez reszty:

Około 60 % na zajęcia zaplanowane (plan dnia). Około 20% na sprawy nieprzewidziane (zakłócenia, złodzieje czasu). Około 20% na działania spontaniczne i społeczne (czas na kreatywność).

Wybrane techniki zarządzania czasemAnaliza nakładu czasu (analiza ABC):Analiza spożytkowanego czasu pokazuje, że rzeczywisty nakład czasu związany z załatwieniem spraw bardzo ważnych (A), ważnych (B), i mniej ważnych (C) niekoniecznie odpowiada wadze wszystkich zadań związanych z wykonywaniem danej funkcji. Dlatego wszystkim zadaniom należy nadać właściwą rangę i ustalić kolejność ich załatwiania w ciągu dnia.

Waga sprawy65% 20% 15%

Zadania A Zadania B Zadania C

Bardzo ważne Ważne Drobiazgi, sprawy rutynowe

15% 20% 65%

Nakłady czasu

Metoda ABC A – Zadania pilne i ważne B – Zadania ważne, ale nie pilne C – Zadania ani pilne, ani ważne


Kategoryzacja zadań punktem wyjścia przy ustalaniu priorytetów

Typ Opis zadania Komentarz

A Zadania priorytetowe - pilne i jednocześnie ważne

Menedżer zwykle takie zadania realizuje sam

B Zadania albo pilne albo ważne Menedżer może niekiedy takie zadania zlecić podwładnym, a wówczas powinien dokładnie kontrolować ich wykonanie

C Zadania ani pilne ani ważne Menedżer powinien wszystkie tego typu zadania delegować podwładnym do wykonania albo zaniechać ich realizacji (opcja „do kosza”)


Analiza ABC funkcjonuje w praktyce najlepiej, jeśli

zaplanujesz na jeden dzień tylko 1-2 zadania A (w sumie około 3 godzin)

przewidzisz dalsze 2-3 zadania B (w sumie około 1 godziny)

resztę czasu zarezerwujesz na zadania C (około ¾ godziny)


Zarządzanie poprzez zlecanie -METODA ABCDE

A – rzeczy, które musisz zrobić

B – rzeczy, które powinieneś zrobić

C – sprawy bez konsekwencji

D – sprawy, które możesz przekazać

E – sprawy, które można wyeliminować

Plan a planowanie In preparing for battle I have

always found that plans are useless, but planning is indispensable.

Plan jest niczym, planowanie wszystkim

DWIGHT D. EISENHOWER1890 - 1969

Wybrane techniki zarządzania czasemZASADA EISENHOWERA: Prostą, praktyczną pomocą przy zlecaniu prac innym stanowi

wymyślony przez Dwighta D. Eisenhowera grafik – priorytety ustala się według kryterium ważności i pilności.

Zadania zarówno pilne, jak i ważne, musisz wykonać sam i to natychmiast (zadania A)

Zadania ważne, ale niezbyt pilne, mogą na razie poczekać, musisz jednak zaplanować ich wykonanie, tj. ustalić ich termin lub zlecić do wykonania komuś innemu zachowując sobie możliwość kontroli (zadania B)

Zadania niezbyt ważne, ale pilne, należy zlecić komuś innemu lub wykonać na końcu (zadania C)

Zadaniami ani szczególnie ważnymi ani pilnymi nie należy zawracać sobie głowy (wyrzucić do kosza lub odłożyć na półkę)

Mamy jedynego prawdziwego wroga… czas (zasada 4D)

Mało ważne Bardzo ważne

Niezbyt pilne

Bardzo pilne

DO IT

DUMB IT DECIDE

DELEGATE

Kiedy to zrobisz?

Zrób to ASAPKto może to zrobić za Ciebie?

Zignoruj (Kosz)


Delegowanie uprawnień:wiążę się z przekazywaniem konkretnych zadań do

wykonania.

Praca w zespole wymaga wzajemnego zaufania.

Profesjonalny menedżer powinien rozbić każdy projekt na

pojedyncze zadania lub cele przekazując je do realizacji

poszczególnym pracownikom oraz interweniować dopiero

wówczas gdy cel (zadanie) nie został wykonany bądź w sposób

ewidentny jego realizacja jest zagrożona.

Wybrane techniki zarządzania czasemDelegowanie uprawnień:

delegacja uprawnień do wykonania zadań powinna

zostać przeprowadzona z uwzględnieniem zarówno

kompetencji, doświadczenia, jak też osobowości osób

którym delegowane są uprawnienia.

Menedżer zostawiając podwładnym swobodę realizacji

zadań powinien być systematycznie informowany o

postępach w realizacji celów (zadań)

Zadania menedżera w obszarze zarządzania czasem

Osobowość pracowników a delegowanie uprawnień (zadań)

Potrafi-wykona: idealny pracownik; chętnie bierze na siebie odpowiedzialność za dane zadanie. Współpracuje z innymi wykorzystując udzielane rady.

Wykona–nie potrafi: pracownik może potrzebować zachęty na początku oraz właściwego szkolenia, często w formie coachingu, aby zdobyć doświadczenie umożliwiające wzięcie odpowiedzialności.

Potrafi-nie wykona:pracownika cechuje niechęć do nauki i akceptowania opinii (rad) innych co może oznaczać, że osoba taka nie nadaje się do pracy w zespole i delegowania ważnych zadań.

Nie potrafi-nie wykona: brak umiejętności i motywacji sprawia, że pracownik jest bezużyteczny i należy go przenieść do mniej odpowiedzialnych zadań lub zwolnić.

Zadania menedżera w obszarze zarządzania czasemPlanowanie aktywności na poziomie pojedynczego klienta:

zebranie i przestudiowanie informacji o kliencie

pozyskiwanie dodatkowych informacji o Klientach

zakres i źródła „dodatkowych” informacji

znaczenie nieformalnych oraz niekonwencjonalnych źródeł danych

rola kontaktów osobistych w pozyskiwaniu wiedzy o Klientach

określenie produktów bądź usług które mogą Klienta zainteresować

tworzenie wartości dla Klienta

ustalenie podstawowych korzyści i zalet produktów

określenie sposobu nawiązania kontaktu

przygotowanie pytań sondujących

opracowanie wzoru (standardu) prezentacji

przygotowanie możliwych odpowiedzi na pytania (obiekcje) Klienta

przygotowanie sposobów finalizowania transakcji

opracowanie zestawu (zindywidualizowanych) działań potransakcyjnych

opracowanie harmonogramu spotkań z konkretnymi Klientami

Zadania menedżera w obszarze zarządzania czasemPlanowanie aktywności na poziomie całego zespołu sprzedawców:

należyte rozłożenie czasu na klientów dotychczasowych, aktualnie „rozpracowywanych”

oraz potencjalnych

należyte rozłożenie czasu wśród klientów aktualnych: na klientów dużych, średnich i małych

umiejętne rozłożenie czasu sprzedawców pomiędzy czynności bezpośredniej sprzedaży,

czynności wspomagające sprzedaż oraz na zadania niesprzedażowe

ustalenie listy Klientów których sprzedawcy powinni odwiedzić z uwzględnieniem

klasyfikacji ABC (D)

określenie sposobu przemieszczania się handlowców po terytorium sprzedażowym

wyznaczenie kwot i zadań dla poszczególnych sprzedawców

określenie sposobu (standardów) realizacji poszczególnych czynności sprzedażowych i

niesprzedażowych

Zadania menedżera w obszarze zarządzania czasem – uwagi praktyczne

1. Przeglądaj łączną listę zadań codziennie rano

2. Twoja łączna lista może zachęcić cię do połączenia niektórych podobnych zadań

3. Zawsze rezerwuj czas na niespodziewane czynności

4. Określ priorytety

5. Wszędzie tam gdzie to możliwe deleguj zadania

6. Po wykonaniu danego zadania natychmiast skreśl go z listy

7. Pod koniec dnia oceń wszystkie nowe zadania jakie pojawiły się na liście według typu ABC

8. Rób okresowy przegląd i weryfikuj harmonogram z długookresowymi zadaniami

9. Rób codzienny przegląd i weryfikuj bieżące zadania

10. Kontroluj oraz analizuj realizację harmonogramów i przeprowadzaj ich modyfikację


Ustalanie priorytetów dla siebie i podległego personelu sprzedażowego jest jednym z głównych problemów wielu menedżerów sprzedaży. Często próbują robić zbyt wiele rzeczy naraz, co z kolei powoduje, że rozpraszają oni nadmiernie swoje siły.

Przeciwnie skuteczni menedżerowie i sprzedawcy zgodnie z zasadą koncentracji poświęcają w danym czasie swoją uwagę przeważnie tylko jednemu, najważniejszemu w danej chwili, zadaniu. Ustalają priorytety czyli rozstrzygają , które sprawy są najważniejsze, które drugorzędne, a które mogą poczekać.


Aby efektywnie gospodarować czasem należy planować swój

dzień pracy uwzględniając własną krzywą aktywności. Ważne jest

poznanie własnego rytmu dnia oraz zaplanowanie wykonanie

skomplikowanych i ważnych zadań A na czas największej

wydajności. Podczas znanego jej spadku nie należy pracować

wbrew własnemu rytmowi biologicznemu, lecz próbować się

odprężyć i wykorzystać tę fazę na kontakty z ludźmi i czynności

rutynowe (zadania C).


Uwzględnianie krzywej wydajnościAktywność każdego człowieka podlega określonym wahaniom, zgodnym z naturalnym, dobowym rytmem biologicznym. Statystyczną krzywą tych wahań ilustruje następujący wykres:

AKTYWNOŚĆ

6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4 6 GODZINY


Różnice indywidualne istniejące między ludźmi sprawiają, że

każdy człowiek ma nieco inny cykl aktywności dobowej. Można

jednak stwierdzić, że :

Szczyt wydajności występuje przed południem. Taki poziom nie

jest już osiągalny drugi raz w ciągu dnia.

Po południu występuje ogólnie znany poobiedni spadek

wydajności. Po przejściowym wzroście wydajności wczesnym

wieczorem, krzywa wydajności stale opada, by wreszcie kilka

godzin po północy dojść do absolutnie najniższego punktu.


Niezwykle ważnym aspektem planu dnia są dwa rodzaje

“czasu najlepszego”.

Najlepszy czas wewnętrzny to szczyt aktywności dobowej – gdy czuje się przypływ energii, a mózg działa najsprawniej. Czas ten należy przeznaczyć na realizację swoich najistotniejszych zadań.

Najlepszy czas zewnętrzny to ten najbardziej odpowiedni do załatwiania spraw z innymi ludźmi – optymalny czas do kontaktów z klientami, współpracownikami lub przełożonymi.

Ocena własnych umiejętnościOpcje 1 – „nigdy”; 2 – „czasami”; 3 – „często”; 4 – „zawsze”

1. Czy na spotkania przychodzisz punktualnie i dobrze przygotowany?

2. Czy w pomieszczeniu, w którym organizuje się spotkania znajduje się zegar?

3. Czy podczas spotkań, które organizujesz, udaje ci się osiągnąć założone cele?

4. Czy spotkania, które organizujesz, kończą się punktualnie?

5. Czy otwierasz nadchodzącą korespondencję, gdy tylko pojawi się na moim biurku?

6. Czy czytasz na bieżąco prasę fachową (raporty od sprzedawców) itp..?

7. Czy rezygnujesz z prenumeraty czasopism i gazet, których nie czytasz?

8. Czy czytasz adresowane do siebie faksy (pocztę mailową) w dniu, w którym przychodzą?

9. Czy jesteś w stanie zakończyć wykonywanie danej czynności bez przerywania ci przez współpracowników


10. Czy zdajesz sobie sprawę z tego ile razy w ciągu dnia współpracownicy przerywają mi wykonywanie danej czynności?

11. Czy rezerwujesz czas na wizyty współpracowników?

12. Czy zamykasz drzwi, jeżeli chcesz się zastanowić nad jakimś ważnym problemem?

13. Czy mówiąc rozmówcy, że oddzwonisz do niego zawsze dotrzymujesz słowa?

14. Czy ograniczasz czas swoich rozmów telefonicznych?

15. Czy pozwalasz swoim współpracownikom (lub sekretarce) telefonicznie załatwiać niektóre sprawy?

16. Czy zdajesz sobie sprawę ile rozmów telefonicznych możesz przeprowadzić w ciągu dnia?

17. Czy przeglądasz natychmiast pisma wewnętrzne po ich otrzymaniu?

18. Czy później dokładnie czytasz pisma wewnętrzne?


19. Czy udaje ci się utrzymać kontrolę nad pismami przychodzącymi?

20. Czy porządkujesz swoje biurko, nie zostawiając na nim dokumentów w nieładzie?

21. Czy zadania, które mógłbyś (mogłabyś) sam wykonać, przekazujesz innym współpracowników?

22. Czy analizujesz sposób wykonania zadania, które zleciłeś komuś innemu?

23. Czy zachęcasz swoich współpracowników do pisania krótkich raportów?

24. Czy zastanawiasz się nad tym, kto powinien otrzymać informacje, które puszczasz w obieg?

25. Czy udaje ci się zachować równowagę pomiędzy planowaniem i czasem działania?

26. Czy codziennie sporządzasz listę rzeczy do zrobienia?

27. Czy ograniczam pracę do pewnej liczby godzin, czy pracuję więcej?

28. Czy starasz się utrzymywać kontakty osobiste z swoimi współpracownikami?


29. Czy skupiasz się na pozytywnych cechach swoich współpracowników?

30. Czy starasz się być na bieżąco, jeśli chodzi o sprawy zawodowe?

31. Czy archiwujesz wiadomości jakie otrzymujesz pocztą e-mailową, aby móc je odczytać później?

32. Czy do zarządzania wykorzystujesz dokumenty dostępne w komputerowej bazie danych?

Ocena własnych umiejętności32-64 punkty

postaraj się efektywnie wykorzystać czas; ogranicz wykonywanie czynności

mało ważnych.

65 – 95 punktów

Twoje umiejętności zarządzania czasem są dosyć zadowalające, jednak

możesz je jeszcze poprawić.

96 – 128 punktów

Wykorzystujesz swój czas pracy bardzo efektywnie. Nieustannie poszukuj jednak

nowych sposobów, aby podnieść swoją wydajność.

Zarządzanie czasem

Documents

Transcript of Zarządzanie czasem