Wniosek beneficjenta o płatność

Terminy składania wniosków o płatność:

Pierwszy wniosek o płatność: do 3 miesięcy, licząc od daty podpisania

umowy/decyzji/porozumienia o dofinansowanie projektu

Kolejne wnioski o płatność: przynajmniej raz na 3 miesiące, licząc od

daty złożenia poprzedniego wniosku o płatność (należy pamiętać o

zachowaniu ciągłości okresów wskazanych we wnioskach)

W przypadku ubiegania się o pierwszą transzę zaliczki zaleca się

składanie wniosków o płatność, w którym beneficjent wnioskuje tylko i

wyłącznie o zaliczkę - pozwoli to na skrócenie okresu weryfikacji takiego

wniosku o płatność i szybszą jej wypłatę

Wniosek rozliczający zaliczkę: do 1 miesiąca od dnia otrzymania zaliczki

(z wyjątkiem indywidualnych projektów kluczowych – w terminie do 3

miesięcy od daty otrzymania zaliczki – konieczny zapis w tym zakresie w

umowie/decyzji o dofinansowanie projektu)

Wniosek rozliczający ostatnią transzę zaliczki przekazanej w danym

roku budżetowym: składany do terminu ustalonego przez Instytucję

Zarządzającą Programem, która określa ten termin dla danego roku

budżetowego, przy czym nie może on być wcześniejszy niż do 31

października danego roku

Wniosek końcowy rozliczający otrzymane zaliczki: 14 dni od daty

finansowego zakończenia projektu

Zmiana zasad dotyczących zwrotu środków - w związku z wejściem w

życie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.XII.2011r.

zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego sposobu

wykonywania budżetu państwa zwrotu należności głównych/odsetek od

środków europejskich i środków budżetu państwa/niewykorzystanej części

zaliczki należy dokonywać na rachunek IZ RPO prowadzony w BPS S.A.

podając jedynie nr projektu i tytuł zwrotu

W przypadku, gdy w okresie za który złożono wniosek sprawozdawczy

poniesione zostały wydatki niekwalifikowane, należy również wykazać je

we wniosku o płatność w Całkowitej kwocie wydatków objętych wnioskiem

oraz w Postępie rzeczowo-finansowym realizacji projektu

Każdy wydatek kwalifikowany powinien zostać ujęty we wniosku o

płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia. W

przypadku wydatków poniesionych przed podpisaniem umowy o

dofinansowanie należy je ująć w pierwszym wniosku o płatność składanym

do IZ RPO WP

Za datę dostarczenia wniosku o płatność uważa się dzień jego wpływu do

Sekretariatu Departamentu Wdrażania Projektów Infrastrukturalnych

Regionalnego Programu Operacyjnego

Najczęściej popełniane błędy we wniosku beneficjenta o płatność:

Błędnie wpisana data w polu Wniosek za okres od…do… we wnioskach pełniących funkcję sprawozdawczą i zaliczkową oraz w przypadku wniosków o płatność, w których przedstawiane są wyłącznie faktury nie ujęte we wcześniejszych wnioskach

Nieprawidłowo podany % dofinansowania z EFRR i z budżetu państwa – pkt 8 WNP (niespójny z umową o dofinansowanie)

Kwota wskazana w pkt 10 a Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem nie jest tożsama z wartością Ogółem wydatków poniesionych w okresie objętym wnioskiem w kol. 5 pkt 18 Postęp rzeczowo – finansowy realizacji projektu

Brak uwzględnienia w pkt 11 Rozliczenie kwoty dofinansowania przekazanej w formie zaliczki kwot zaliczek wypłaconych, rozliczonych i pozostałych do rozliczenia we wnioskach dotyczących płatności pośredniej (Beneficjenci zaznaczają n/d)

Pkt. 15 Zestawie dokumentów potwierdzajacych poniesione wydatki objete wnioskiem• W kolumnie 1 - nr dokumentu – błędne numery dokumentów , np.

wpisywane słowa „Faktura VAT”, „Rachunek” , niepełny numer dokumentu;

• Kolumna 2 – numer księgowy lub ewidencyjny - niezgodne numery z numerami widniejącymi na dokumentach potwierdzających wydatek lub brak takich numerów;

• Kolumna 4 – data zapłaty - nie ujmowane są wszystkie daty zapłaty za daną fakturę;

• Kolumna 5 – nazwa towaru lub usługi - nazwa niezgodna z nazwą na fakturze (niepełna lub zmieniona), bądź też zbyt ogólny opis towaru/usługi niepozwalający na jednoznaczną identyfikację (należy umieścić dodatkowy zapis);

• Kolumna 9 – w tym VAT - błędnie wpisywana kwota podatku VAT – często VAT odpowiada kwocie netto z faktury, a nie kwocie wydatków kwalifikowanych wykazanych w kolumnie 8 zestawienia;

Brak rozdzielenia kosztów wg stawek podatku VAT w ramach tego samego dokumentu księgowego (VAT 8%, 23%) – pozycje z f-ry należy wyodrębnić i pogrupować w osobnych wierszach wg stawek podatku VAT.

Pkt. 18 Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu

– Nazwy etapów oraz terminy realizacji poszczególnych etapów nie są zgodne z harmonogramem realizacji projektu w pkt C1 wniosku o dofinansowanie. Jeżeli stan realizacji jest opóźniony – należy pamiętać by wypełnić pkt. 21 wniosku o płatność dotyczący informacji na temat napotkanych problemów w trakcie realizacji projektu;

– Błędne określenie stanu realizacji tj. na podstawie robót zafakturowanych, a nie faktycznie wykonanych;

– Nieprawidłowy % realizacji projektu – zaokrąglenia niezgodne z regułą matematyczną;

Pkt 20 Wskaźniki realizacji projektu– Niepełne nazwy wskaźników produktu i rezultatu – niezgodne z pkt C1 i

C2 wniosku o dofinansowanie (brak numerów);

– Brak potwierdzenia w protokołach odbioru wartości zrealizowanych wskaźników.

Pkt. 21 Informacja na temat napotkanych problemów w trakcie realizacji projektu, zadań planowanych, a nie zrealizowanych w okresie objętym wnioskiem oraz przyczyn ewentualnego nieosiągnięcia zakładanego w projekcie poziomu wskaźników– Brak wypełnienia w przypadku opóźnienia rozpoczęcia lub zakończenia

danego etapu wynikającego z pkt 18;

– Brak komentarza we wnioskach o płatność końcową w zakresie dotyczącym zrealizowania wskaźników (w przypadku nieosiągnięcia założonego w projekcie poziomu wskaźników należy podać przyczyny).

Pkt 22 Harmonogrm wydatków na kolejne kwartały – wykazywana jest często kwota dofinansowanie z EFRR zamiast kwota

wydatków kwalifikowanych;

– Należy wypełniać począwszy od kwartału następującego po kwartale, którego dotyczy bieżąca płatność.

W pkt 23 wniosku Informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych

• Odpowiedzi udzielane są niezgodnie z wnioskiem o dofinansowanie np.

- Czy w trakcie realizacji projektu zastosowano wymogi Raportu oddziaływania na środowisko?- Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami niedyskryminowania w trakcie zatrudnienia? (Jeżeli ze wskaźników rezultatu nie wynika, że w ramach realizowanego projektu przewidziane jest utworzenie nowych miejsc pracy- należy zaznaczyć n/d).

Pkt 24 Oświadczenie beneficjenta– Brak stosownego zaznaczenia odnośnie finansowania wydatków z

Europejskiego Banku Inwestycyjnego, czy poniesione wydatki były/nie były finansowane z pożyczki EBI;

– Brak dokładnego adresu dotyczącego miejsca przechowywania dokumentacji związanej z projektem (siedziba i adres).

Pkt 25 Załączniki– Brak wyszczególnienia w punkcie „Inne dokumenty” w przypadku

załączenia dodatkowych dokumentów np.; umowy z wykonawcami, wyjaśnienia, oświadczenia, pełnomocnictwa, itp.

Podpisywanie i parafowanie wniosku o płatność

- Strony wniosku są nieparafowane,

- Brak załączonego pełnomocnictwa do podpisywania/parafowania wniosku, oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT oraz załączonej dokumentacji w zastępstwie osoby upoważnionej.

Najczęściej popełniane błędy w opisie

załączników oraz problemy w realizacji

projektu

Brak numerów księgowych oraz numerów porządkowych (zgodnych z pozycją w pkt.15 wniosku)

Nazwy beneficjentów/numery NIP na dokumentach księgowych niezgodne z danymi wskazanymi w umowie (noty korygujące)

Brak dat sprawdzenia faktur pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym

Błędne zapisy pod względem zastosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych Nieaktualny Dziennik Ustaw Podstawa prawna niespójna z zapisami w części B.6. (wniosku o

dofinansowanie)

 

Brak zgodności danych zawartych we wniosku o dofinansowanie, umowie i we wniosku o płatność np.: niezgodność w nazewnictwie kategorii wydatków między wnioskiem o dofinansowanie (pkt D3) a nazwą kategorii podaną w opisie faktury

Brak adnotacji „Zakupiony środek trwały jest nowy/używany” w przypadku zakupu środków trwałych

Niepełne numery faktur na wyciągach bankowych

Brak umów z wykonawcami (aneksów)

Rozbieżności pomiędzy datą sprzedaży na fakturze a faktyczną datą sprzedaży (protokół odbioru) – noty korygujące wystawione przez odbiorców faktury

Brak adnotacji o zastosowaniu wytycznych IZ RPO WP w przypadku udzielania zamówień, do których nie stosuje się ustawy PZP

Brak adnotacji na fakturach, w sytuacji opłacania danej faktury z dodatkowych źródeł (pkt D.7. wniosku o dofinansowanie)

Brak uwzględnienia w umowie o dofinansowanie podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków, a następnie przedkładanie faktur do refundacji wystawionych na ww. podmioty

Przedstawienie jako wydatek kwalifikowany dokumentacji (dokumentacja projektowa, raport oddziaływania na środowisko) obejmującej zakres szerszy niż zakres rzeczowy określony we wniosku o dofinansowanie

Przedstawienie jako wydatek kwalifikowany różnego rodzaju dokumentacji (studium wykonalności, dokumentacja projektowa, przetargowa, projektów wykonawczych itp.) w ramach jednej kategorii wydatków np. projekt budowlany

Przyporządkowanie jednego rodzaju prac do różnych kategorii

Przedstawianie we wniosku faktur nieopłaconych w pełnej wysokości

Ponoszenie wydatków przed datą rozpoczęcia realizacji projektu lub po dacie zakończenia finansowego

Przedstawienie do rozliczenia wydatków poniesionych na promocję (np. ogłoszenia w prasie, plakaty informacyjne), które nie były przewidziane we wniosku o dofinansowanie

Protokoły odbioru robót Brak podpisów wszystkich osób, w obecności których sporządzany jest protokół Brak okresu za jaki sporządzany jest protokół Wykazywanie w protokołach wartości minusowych dotyczących robót

wykonanych w poprzednich okresach bez sporządzenia korekty właściwych protokołów, a tym samym korekty faktur

Studium wykonalności Przedstawienie jako wydatek kwalifikowany wraz z wnioskiem aplikacyjnym bez

podania wyceny poszczególnych elementów Zapisy w umowie odnośnie uzależnienia wypłaty części wynagrodzenia od

przyznania dofinansowania

Specyfikacja dostaw Przedstawienie jako wydatek kwalifikowany sprzętu nieujętego w specyfikacji

dostaw Brak aktualizacji specyfikacji dostaw w przypadku zmiany zakresu rzeczowego

(np. zakup mniejszej ilości sprzętu lub rezygnacja)

Kary umowne Kary umowne pomniejszają wydatki kwalifikowane w projekcie Brak naliczania w sytuacji nieterminowego wykonania robót, usługi lub dostawy

bądź nieprawidłowe naliczanie

Zewnętrzne źródła finansowania Brak opisów na fakturach odnośnie dodatkowych źródeł uwzględnionych we

wniosku o dofinansowanie (pkt D.7) Wykazywanie na fakturach zewnętrznych źródeł, które nie są uwzględnione we

wniosku o dofinansowanie Konieczność przedłożenia zgody dotującego na uznanie dotacji jako wkład

własny w projekcie

Koszty zarządzania Brak szczegółowego wykazu prac wraz w ramach poszczególnych faktur

dotyczących zarządzania projektem

Korekty faktur W przypadku, gdy korekta dotyczy faktury wykazanej w poprzednich wnioskach o

płatność, wówczas należy dokonać zwrotu środków w odpowiedniej wysokości wraz z odsetkami

Zaliczki Obowiązek rozliczenia zaliczki w terminie 1 miesiąca (złożenie wniosku o

płatność i/lub zwrot) od daty otrzymania Jednorazowa wypłata zaliczki nie może przekroczyć 30 % dofinansowania Wnioskowanie o zaliczkę po upływie terminu zakończenia finansowego

Zasady rozliczania zaliczek

• Beneficjenci są zobowiązani do rozliczenia zaliczki w terminie 1 miesiąca od dnia jej otrzymania (indywidualne projekty kluczowe w terminie do 3 miesięcy)

Rozliczenie zaliczki polega na złożeniu wniosku o płatność do

Departamentu Wdrażania Projektów Infrastrukturalnych Regionalnego

Programu Operacyjnego, w którym będą ujęte wydatki kwalifikowalne, w

których udział EFRR odpowiada co najmniej otrzymanej zaliczce lub

zwrocie środków niewykorzystanych w całości lub w części. Np.

jeżeli beneficjent otrzymał zaliczkę w wysokości 850 000,00 zł, przy

dofinansowaniu projektu 85%, wówczas należy przedstawić faktury

opiewające na kwotę 1 000 000,00 zł celem rozliczenia przedmiotowej

zaliczki.

• Nieterminowe złożenie wniosku o płatność bądź

nieterminowy zwrot kwoty niewykorzystanej skutkuje

naliczeniem odsetek jak dla zaległości podatkowych,

liczonych od dnia przekazania zaliczki do dnia złożenia

wniosku o płatność lub zwrotu niewykorzystanych środków.

• Rozliczenie zaliczki dotyczy wydatków poniesionych przez beneficjenta

od dnia otrzymania zaliczki. W związku z powyższym, do rozliczenia

zaliczki mogą być przedkładane tylko i wyłącznie faktury opłacone

po otrzymaniu środków w ramach zaliczki. Faktury opłacone przed tą

datą nie będą uznawane, jako faktury rozliczające pobraną zaliczkę.

Faktury te będą podlegały refundacji, a od kwoty nierozliczonej zaliczki

będą naliczane odsetki

Dziękuję za uwagę