portal.uw.edu.pl · Web viewCOPS026_Raporty standardowe, 2016-02-16 11:42:00. Raportowanie....

document.docx, 2016-02-19 11:44:00Raportowanie Strona 1/110

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzaniaRaporty standardowe

Obszar biznesowy COPS

Wersja 1.0

Projekt „Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania na Uniwersytecie Warszawskim” przeznaczony do realizacji w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społeczne


Spis TreściWdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania..........................................................................1

Raporty standardowe.............................................................................................................................. 1

1.1 Ogólne zasady w raportowaniu................................................................................................... 31.1.1 Ekran wyboru........................................................................................................................................................ 31.1.2 Wyświetlanie wyników.....................................................................................................................................81.1.3 Tworzenie i wybór wariantów.......................................................................................................................9

1.2 Drukowanie raportu..................................................................................................................... 101.3 Inne funcjonalności....................................................................................................................... 161.3.1 Rozwinięcie linii.................................................................................................................................................161.3.2 Pokazanie w raporcie wartości różnych od zera.................................................................................161.3.3 Export wartości do excela..............................................................................................................................18

1.4 Raporty dostarczone przez SAP................................................................................................211.4.1 Raport pozycji pojedynczych.......................................................................................................................231.4.2 Raport katalogu danych podstawowych projektu i elementu PSP..............................................591.4.3 Raporty sumaryczne........................................................................................................................................66

2 Historia dokumentu................................................................................................................... 103



1.1 Ogólne zasady w raportowaniu

Prawie każdy raport wykonywany w SAP posiada ekran wyboru, wyświetla wyniki, pozwala na zapisanie wariantu i późniejszy jego wybór.

Ekran wyboru - to pierwszy ekran programu, na którym ustawia się kryteria wyboru pracowników. Kryteria wyboru mogą być różne dla różnych raportów, ale zasada ich obsługi jest standardowa dla wszystkich raportów.

1.1.1 Ekran wyboru

Ekran wyboru dla raportów kosztowych podzielony jest na kilka części. W zależności w jakim module wykonujemy raport ekrany mogą się nieznacznie różnić od siebie.

Pierwsza dotyczy okresu, oraz wersji dla jakiej wykonywany jest raport - wybierane są dane:

Należy podać zgodnie z potrzebą:

Obszar rachunku kosztów – stała UW01

Wersję planu – dla raportowania pozycji planowanych

Rok obrotowy raportowania

Okres od – do dla raportu.

Druga część – wybór – wybór obiektów do raportowania:



W systemie projektowym podajemy projekt do raportowania – obowiązkowe pole. W przypadku raportowania dla wszystkich projektów podajemy „*”.W kryteriach wyboru można podawać pojedyncze wartości - w tym celu uzupełnia się odpowiednie wpisy w białych kratkach lub można użyć przycisku

Okno wyboru wielokrotnegoWciśnięcie tego przycisku otwiera okno wyboru wielokrotnego:

Wybór wartości pojed. - podaje się kolejne wartości, np. kolejne numery MPK, elementów PSP itp., dla których wykonuje się raport.

Wybór przedziałów - podaje się przedział, np. numery projektów od 500-D110 do 500-D994, dla których ma być wykonany raport.

Wykluczanie wart. pojed. - pozwala na wykluczenie podanych wartości, np. wykonuje się raport dla wszystkich projektów, ale bez numeru 500-D111 - wówczas w tej zakładce wpisuje się wartość 500-D111.

Wykluczanie przedziałów - pozawala na wykluczenie przedziałów wartości, np. wykonuje się raport dla wszystkich projektów, ale bez przedziału 500-D200 do 500-D220, wówczas w tej zakładce podaje się przedział 500-D200 do 500-D220.

Opcje wyboru wielokrotnego - znaczenie ikon:



- Kopiowanie - przycisk konieczny do zatwierdzenia wpisów

- Kontrola wpisów (Enter) - przycisk używany do sprawdzenia poprawności wpisów

- Opracowanie opcji wyboru - przycisk, który uruchamia dodatkowe opcje wyboru w zależności od aktywnej zakładki, dla wyboru wartości pojedynczych i wyboru przedziału:

lub dla wykluczania:



- Wstawianie linii i Usuwanie linii wyboru - przyciski używane do wstawienia lub usunięcia linii w wyborze

- Całkowite usuwanie wyboru - przycisk usuwa wszystkie wpisy we wszystkich zakładkach wyboru wielokrotnego

- Import z pliku tekstowego - przycisk pozwala na wczytanie wartości z pliku tekstowego

- Odczyt ze schowka - przycisk zastępuje standardową opcję windows ctrl+v

- Zaniechanie - przycisk zamyka okno wyboru wielokrotnego.

Po wybraniu więcej niż jednej pozycji w wyborze przycisk zmienia swój

wygląd: .



Ograniczenia dynamiczneJeżeli konieczna jest zmiana kryteriów wyboru proponowanych w raporcie

można w tym celu użyć przycisku u góry ekranu.

Po lewej stronie znajdują się kryteria, z których można w danym raporcie skorzystać, po prawej widoczne są już używane.

Aby przenieść kryterium z możliwości wyboru do pól wyboru zaznacza się dane

kryterium i przy pomocy strzałki skierowanej w prawą stronę

W części ograniczenia dynamiczne pojawi się nowe pole:

Usunięcie pola można wykonać dwukrotnie klikając na to pole w lewej części ekranu



lub klikając na ikonę .

1.1.2 Wyświetlanie wynikówPo ustawieniu kryteriów wyboru należy uruchomić raport. Raporty uruchamia

się przyciskiem lub klawiszem F8.

W wyniku działania raportu otrzymuje się listę wyników, którą można sortować, zmieniać kolejność kolumn, usuwać, dodawać kolumny.

Do operacji na wynikach służą ikony:

- wyświetlenie wybranego dokumentu

- wyświetlenie danych podstawowych np. MPK, rodzaju kosztów

- Sortowanie rosnące i malejące - przed użyciem któregoś z tych przycisków należy zaznaczyć kolumnę, wg której system ma posortować dane

- Ustawianie filtra - przycisk pozwala na ograniczenie wartości wyświetlanych do tych określonych w filtrowaniu

- Podgląd wydruku

- Przetwarzanie tekstu - przycisk pozwala na przeniesienie danych do korespondencji seryjnej w programie MS Word

- Plik lokalny - przycisk pozwala na zapisanie raportu do pliku lokalnego w wybranym formacie, np. xls, html



- Sumowanie wybranej kolumny z wartościami

- Tworzenie sum pośrednich dla wybranej kolumny z cechą (MPK, rodzaj kosztów, rodzaj dokumentu, konto przeciwstawne)

- wysłanie raportu mailem wewnątrze systemu SAP lub do użytkownika zewnętrznego

W Raportach pozycji pojedynczych możliwe jest zarządzanie wyglądem ekranu:

- Zmiana układu - przycisk pozwala na usuwanie zbędnych kolumn lub dodawanie kolumn

- Wybór układu - przycisk wyboru zapamiętanego układu wyświetlania

- Zapamiętanie układu - przycisk służy do zapamiętania bieżącego układu.

Zapamiętany układ może być ustawiony, jako widoczny dla innych użytkowników systemu lub jako własny układ.

Jeżeli nazwę układu poprzedza znak "/" - jest to układ widoczny dla wszystkich użytkowników, aby zapamiętać układ widoczny tylko dla swojego użytkownika,



nazwa nie może być poprzedzona "/" oraz należy zaznaczyć opcję Specyf. dla użytk.

Jeśli zaznaczona zostanie opcja Ustaw. wstępne układ będzie się podpowiadał jako domyślny przy uruchamianiu transakcji raportu, w której został opracowany.

1.1.3 Tworzenie i wybór wariantów

Wariant raportu - to zapamiętany układ kryteriów wyboru, oznaczony specyficzną nazwą skróconą i opisem. Warianty tworzy się dla raportów w celu szybkiego ich wykonywania, szczególnie przy raportach często powtarzanych.

Po uzupełnieniu koniecznych kryteriów wyboru, określeniu układu, w jakim ma być wyświetlany dany raport można zapamiętać ustawienia raportu używając

przycisku w górnym menu raportu.

Podaje się nazwę wariantu i ponownie wciska się .

Teraz korzystając z ikony - odczyt wariantu zawsze będzie można wrócić do zapamiętanych ustawień:



1.2 Drukowanie raportuW przypadku gdy istnieje potrzeba wydrukowania raportu należy, po wykonaniu raportu wybrać z menu:

W oknie dialogowym wybieramy sposób drukowania:



- Bieżący raport - jeżeli chcemy wydrukować dane, które są widoczne na ekranie- Wszystkie raporty wariantowania (w osobnych zleceniach spoola) - jeżeli mają być wydrukowane wszystkie raporty (dla wszystkich obiektów, dla których został uruchomiony raport) - tu MPK-i. W przypadku, gdy każdy raport ma być w tzw. spoolu. Spool jest to miejsce w systemie, do którego raport może być przeniesiony i wydrukowany, w przypadku, gdy chcemy wydrukować raport później.- Wszystkie raporty wariantowania (w osobnych zleceniach spoola) - jeżeli mają być wydrukowane wszystkie raporty (dla wszystkich obiektów, dla których został uruchomiony raport) - tu MPK-i. W przypadku, gdy każdy raport ma być w tzw. spoolu. Spool jest to miejsce w systemie, do którego raport może być przeniesiony i wydrukowany, w przypadku, gdy chcemy wydrukować raport później.Dwa ostatnie parametry nie mają znaczenia w przypadku księgowania bezpośredniego.

Po potwierdzeniu enterem luk po kliknięciu na ikonę otrzymamy wybór parametrów drukowania:

Wybieramy jedną z opcji:- Wydruk sformatowanego raportu (długość strony 65)- Wydruk niesformatowanego raportu (brak określonej długości strony)Niezależnie od wyboru przechodzimy dalej potwierdzając enterem lub klikając

na ikonę .Otrzymamy okno dialogowe:



Wybieramy drukarkę na którą ma odbyć się wydruk - po wpisaniu loc wydruk będzie wykonany na drukarkę lokalną (domyślną dla wydruków z komputera).Należy ustawić czas wydruku na "Natychmiast":

Przechodzimy do "Właściwości" klikając na przycisk



Klikamy dwukrotnie na "Formatowanie" w celu zmiany formatu wydruku:W dolnej części okna pojawi się sekcja do zmiany formatu:

Wybieramy X_PAPER - wydruk będzie dopasowany do wielkości strony.Jeżeli wydruk ma być wykonany bez kolorów to należy rozwinąć folder Zawartość wyprowadzania:



Klikamy dwukrotnie na parametr "Ukrywanie kolorów/cieniow":

Zaznaczamy parametr "Ukrywanie kolorów/cieniowań podczas wydruku":

Potwierdzamy enterem lub klikając na ikonę . Wracamy na ekran wyboru urządzenia do wydruku:



Potwierdzamy enterem lub klikając na ikonę . Wracamy na ekran wyboru urządzenia do wydruku:Pojawi się okno drukowania na komputerze:

Wydruk powinien być wykonany na wskazanym urządzeniu.



1.3 Inne funcjonalności

1.3.1Rozwinięcie linii.

Rozwinięcie linii, przedstawienie elementów składających się na wartość, jest możliwe po kliknięciu na ikonkę znajdującą się obok linii:

1.3.2Pokazanie w raporcie wartości różnych od zera

W celu ukrycia wierszy z wartością zero wybieramy z menu:



W oknie dialogowym:

Zaznaczamy parametr "Ukrycie wierszy zerowych" w części "Traktowanie linii zerowych"; "Wartość po odzyskaniu"

Potwierdzamy enterem lub klikając na ikonę . Wracamy na ekran wyboru urządzenia do wydruku:Otrzymujemy raport z ograniczoną ilością wierszy:



1.3.3Export wartości do excelaPo wykonaniu raportu wybieramy z menu:



W części "Integracja MS Office" wybieramy:

MS Excel :

Potwierdzamy enterem lub klikając na ikonę .Raport zostanie wyświetlony w formie Excela:



Zapamiętanie pliku na twardym dysku możlowe przy wykorzystaniu opcji dostępnych w Excelu:

1.4 Raporty dostarczone przez SAP

Numer transakcji

Nazwa raportu Opis raportu

KSB1/ KSB1N MPK: Rzecz. pozycje pojedyncze Raportowanie kosztów na poziomie niższym niż Wydział.

KOB1/ KOB1N Zlecenia: Rzeczywiste pozycje pojedyncze

Raportowanie kosztów wydziałowych i ogólnouczelnianych poniesionych w trakcie okresu. Raportowanie dodatkowych wymiarów takich jak - konferencje, sympozja inne,

CJI3/ CJI3N Elementy PSP: Rzeczywiste pozycje pojedyncze

Raportowanie operacyjne na poziomie odpowiedzialnych za projekt.



Numer transakcji


Raportowanie pozycji pojedynczych dokumentów dla realizowanych projektów inwestycyjnych i kosztowych, dla działalności dydaktycznej, pomocniczej, socjalnej, domów studenckich itp.

CN42N Definicje projektu Raportowanie zawartości danych podstawowych nagłówka projektu.

CN43N Elementy PSP Raportowanie zawartości danych podstawowych elementów PSP dla wszystkich projektów, w tym możliwość wylistowania projektów o określonym parametrze, np. Kwalifikowalność VAT.

IMR1_ALV Ogólna lista struktur i wartości (ALV)

Raportowanie centralne umożliwiające ogólny przegląd budżetu, kosztów i przychodów w podziale na wydziały, źródła finansowania i rodzaje działalności. Kontrola wartości zbiorczych dla wydziału i uniwersytetu.

S_ALR_87012824 Wybór: Dostępność budżetu - program

Raportowanie centralne służące do kontroli wartości budżetu przypisanego do programu. Przede wszystkim dla działalności dydaktycznej finansowanej z Budżetu Państwa i środków władnych.

S_ALR_87012825 Wybór: Dostępność budżetu środków

Raportowanie kontrolne budżetu wprowadzonego na poziomie elementów PSP przypisanych do pozycji programu.

S_ALR_87013532 Planowe/Rzeczywiste/Odchylenie Raportowanie operacyjne do kontroli kosztów planowanych z rzeczywistymi. Porównanie kosztów planowanych, rzeczywistych z określeniem różnicy przedstawionej jako odchylenie dla elementów PSP wybranych na ekranie selekcji. Raport przedstawia dane w sposób zagregowany, bez podziału na rodzaje kosztów.

S_ALR_87013533 Plan./rzecz./obligo/pozost.pl./zadysp

Raportowanie operacyjne do kontroli kosztów planowanych z rzeczywistymi oraz uwzględniającyh wartość obliga. Porównanie kosztów planowanych, rzeczywistych i obliga z określeniem różnicy wartości zadysponowanej (suma kosztów rzeczywistych i obliga) dla elementów PSP wybranych na ekranie selekcji. Raport przedstawia dane w sposób zagregowany, bez podziału na rodzaje kosztów.

S_ALR_87100185 Koszty rzeczywiste na miesiąc (bieżący rok obrotowy)

Raportowanie operacyjne do kontroli kosztów rzeczywistych w bieżącym



Numer transakcji


roku. Raport przedstawia dane w sposób zagregowany, bez podziału na rodzaje kosztów.

S_ALR_87100187 Obligo na miesiąc (bieżący rok obrotowy)

Raportowanie operacyjne do kontroli obliga w bieżącym roku. Raport przedstawia dane w sposób zagregowany, bez podziału na rodzaje kosztów.

S_ALR_87100190 Odchylenie plan./rzecz. - projekt i osoby odpowiedzialne

Raportowanie operacyjne do kontroli kosztów planowanych z rzeczywistymi z uwzględnieniem kierownika projektu. Porównanie kosztów planowanych, rzeczywistych z określeniem różnicy przedstawionej jako odchylenie dla elementów PSP wybranych na ekranie selekcji. Raport przedstawia dane w sposób zagregowany, bez podziału na rodzaje kosztów.

S_ALR_87013556 Przegląd funduszy Raport przeglądu budżetu uwzględniający podział obliga wynikającego z procesu zaopatrzeniowego oraz księgowań rzeczywistych. Efektem jest określenie dostępnego budżetu dla poszczególnych projektów i elementów PSP wybranych na ekranie selekcji.

S_ALR_87013557 Budżet/rzeczywisty/odchylenie Raportowanie operacyjne do kontroli kosztów planowanych z budżetem. Porównanie kosztów planowanych z budżetem z określeniem różnicy przedstawionej jako odchylenie dla elementów PSP wybranych na ekranie selekcji. Raport przedstawia dane w sposób zagregowany, bez podziału na rodzaje kosztów.

S_ALR_87013558 Budżet/rzeczywisty/obligo/plan pozostały/zadysponowany

Raportowanie operacyjne do kontroli kosztów planowanych, budżetu oraz wartość obliga. Porównanie budżetu z kosztami rzeczywistymi i obliga z określeniem różnicy wartości zadysponowanej (suma kosztów rzeczywistych i obliga) dla elementów PSP wybranych na ekranie selekcji. Raport przedstawia dane w sposób zagregowany, bez podziału na rodzaje kosztów.



1.4.1 Raport pozycji pojedynczych

1.4.1.1 MPK

Menu Menu SAP → Rachunkowość → Controlling → Rachunek miejsc powstawania kosztów → System informacyjny → Raporty do Rachunku miejsc powstawania kosztów → Pozycje pojedyncze → MPK: Rzecz. pozycje pojedyncze

Transakcja KSB1 / KSB1N

Po wykonaniu transakcji otrzymujemy ekran:

Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

Miejsce powstawania kosztów

Wprowadzona ręcznie

MPK lub zakres MPK-ów do raportowania

Grupa miejsc powstawania kosztów


Grupa MPK do raportowania

UWAGA: wprowadzamy pojedynczy obiekt albo grupę. Podanie wartości w wyborze pojedynczym i grupy zakończy się błędem

Rodzaj kosztów Wprowadzo Rodzaj kosztów lub zakres rodzajów



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

na ręcznie kosztów do raportowania

Grupa rodzajów kosztów


Grupa rodzajów kosztów do raportowania


Data księgowania


Obowiązkowe – data początkowa księgowania

Data księgowania do


Obowiązkowe – data końcowa księgowania

Wariant wyświetlania

Wybór z listy

Obowiązkowe – układ ekranu – wyświetlane kolumny

Wykonanie raportu po kliknięciu na ikonę lub klawisz funkcyjny F8.W wyniku otrzymujemy raport:








- Podgląd wydruku












Format można dopasować wykorzystując dostępne funkcjonalności:

Kliknij Zmiana formatu... przycisk .

Kliknąć na linię MPK następnie przycisk , potwierdzić klikając na przycisk



Format można wybrać klikając na przycisk .

Wybrać z listy klikając na linię np.: potwierdzić Enterem lub klikając na ikonę



Zdefiniowany format można zapamiętać klikając na ikonę .

Opuścić raport klikając na przycisk .Jeżeli pojawi się komunikat:

Nacisnąć klawisz .

Ekran selekcji dla KSB1N



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

Miejsce powstawania kosztów


MPK lub zakres MPK-ów do raportowania

Grupa miejsc powstawania kosztów


Grupa MPK do raportowania

UWAGA: wprowadzamy pojedynczy obiekt albo grupę. Podanie wartości w wyborze pojedynczym i grupy zakończy się błędem w przypadku wprowadzenia grupy MPK-ów w raporcie KSB1N jest możliwy wybór MPK do wyświetlenia księgowań dla konkretnego MPK na ekranie wyników

Rodzaj kosztów Wprowadzona ręcznie

Rodzaj kosztów lub zakres rodzajów kosztów do raportowania




UWAGA: wprowadzamy pojedynczy



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

obiekt albo grupę. Podanie wartości w wyborze pojedynczym i grupy zakończy się błędem

Data księgowania







Wybór z listy


Dla przedstawienia pozycji pojedynczych MPK istnieje również transakcja KSB1N, w której możliwe jest wykorzystanie dodatkowych funkcjonalności np.:

możliwość określenia poziomu prezentacji sum pośrednich możliwość wyboru formatu wyświetlania bezpośrednio na ekranie

wyników możliwość wyboru obiektu do raportu bezpośrednio na ekranie wyników

Po kliknięciu na ikonę pojawią się dodatkowe funkcjonalności:





1.4.1.2 Raport pozycji pojedynczych zleceń

Menu Menu SAP → Rachunkowość → Controlling → Zlecenia wewnętrzne → System informacyjny → Raporty do Zleceń wewnętrznych → Pozycje pojedyncze → Zlecenia: Rzeczywiste pozycje pojedyncze

Transakcja KOB1

Po wykonaniu transakcji otrzymamy:



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

Zlecenie wewnętrzne


Zlecenie lub zakres zleceń do raportowania

Grupa zleceń wewnętrznych


Grupa zleceń do raportowania








Data księgowania








Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz


Wybór z listy


Po dokonaniu wyboru kliknij przycisk lub klawisz funkcyjny F8.








- Podgląd wydruku










Zmiana formatu: Kliknij Zmiana formatu... przycisk .



Kliknij Nr działu gospodarczego .

Kliknij przycisk .

Kliknij Kopiowanie przycisk .

Sumy pośrednie można wykonać wg dowolnej cechy, np.:

Kliknij kolumnę rodzaj kosztów

Kliknij Sumy pośrednie... przycisk .



Zapamiętanie formatu wykonyjemy klikając na przycisk .

Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

Zapamiętanie układu


Obowiązkowe. Jeżeli ma być dostępna dla wszystkich, to należy wprowadzić pierwszy znak „/”, dla użytkownika bez tego znaku. Pozostałe znaki bez znaków specjalnych.

Oznaczenie Wprowadzona ręcznie

Opis wariantu wyświetlania

Specyf.dla użytk.

Zaznaczone w przypadku gdy układ ma być dostępny wyłącznie dla jednego użytkownika.

Ustawienie Zaznaczone w przypadku, gdy układ



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

wstępne ma być wyświetlany domyślnie.

Po określeniu wartości pól kliknij kontynuacja - przycisk .Po zapamiętaniu pojawi się komunikat:

Wyświetlanie pojedynczego dokumentu z listy - wybrać przycisk .

Możliwe jest też podejrzenie wszystkich dokumentów zarejestrowanych w systemie, a powiązanych z wyświetlanym na ekranie raportu dokumencie.



Otworzy się dodatkowe okienko, w którym w zależności od zaksiegowanego dokumentu można wybrać odpowiedni rodzaj dokumentu, który ma zostać w szczegółach wyświetlony, np.:

Powrót do ekranu raportu - kliknij przycisk . Przegląd danych podstawowych elementu PSP po kliknięciu na przycisk

.



Kliknij przycisk .

Eksport do pliku: Kliknij Plik lokalny... przycisk .

Po określeniu wartości pól kliknij kontynuacja - przycisk .Określ miejsce na twardym dysku oraz nazwę pliku (domyslna nazwa export):



Kliknij Zezwalanie przycisk .

Kliknij Zezwalanie przycisk .Raport zostanie otwarty w Excel’u (excel musi być zainstalowany na komputerze):



Ekran selekcji dla KOB1N

Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

Zlecenie wewnętrzne


Zlecenie lub zakres zleceń do raportowania

Grupa zleceń wewnętrznych


Grupa zleceń do raportowania

UWAGA: wprowadzamy pojedynczy obiekt albo grupę. Podanie wartości w wyborze pojedynczym i



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

grupy zakończy się błędem







Data księgowania







Wybór z listy


Dla przedstawienia pozycji pojedynczych zleceń wewnętrznych istnieje również transakcja KOB1N, w której możliwe jest wykorzystanie dodatkowych funkcjonalności np.:





1.4.1.3 Raport pozycji pojedynczych elementów PSP

Menu Rachunkowość → System projektowy → System informacyjny → Controlling → Koszty Pozycje pojedyncze Raport pozycji pojedynczych elementów PSP

Transakcja CJI3




Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

Projekt Wprowadzona ręcznie

Obowiązkowe. Można wprowadzić „*”

Element PSP Wprowadzona ręcznie

Elementy PSP do raportowania

Sieć/Zlecenie PUSTE Niewykorzystywane

Czynność PUSTE Niewykorzystywane

Materiał w sieci PUSTE Niewykorzystywane

Rodzaj projektu Wprowadzona ręcznie

Opcjonalne: Wybrany rodzaj projektu do raportowania

Profil projektu Wprowadzona ręcznie

Opcjonalne: Wybrany profil projektu do raportowania

Konto bankowe podstawowe


Opcjonalne: Ograniczenie po nr konta bankowego

Konto bankowe pomocnicze



Numer umowy Wprowadzona ręcznie

Opcjonalne: Ograniczenie po nr umowy

Numer decyzji Wprowadzona ręcznie

Opcjonalne: Ograniczenie po nr decyzji

Źródło finansowania FI-AA




Opcjonalne: Rodzaj kosztów lub zakres rodzajów kosztów do raportowania



Opcjonalne: Grupa rodzajów kosztów do raportowania


Data księgowania







Wybór z listy



Po uruchomieniu transakcji może pojawić się okno dialogowe:Profil bazy danych określa dane jakie mają być wybierane z bazy danych.

Należy wybrać wpis 000000000001:

Potwierdzić wybór Enterem lub klikając na przycisk Wprowadzić ograniczenia



Kliknij Wykonanie przycisk .








- Podgląd wydruku










Zmiana formatu: Kliknij Zmiana formatu... przycisk .



Kliknij Nr decyzji etykieta .

Kliknij przycisk .

Kliknij Nr umowy etykieta .

Kliknij przycisk .

Kliknij Kopiowanie przycisk .

Sumy pośrednie można wykonać wg dowolnej cechy, np.:



Kliknij kolumnę rodzaj kosztów

Kliknij Sumy pośrednie... przycisk .

Zapamiętanie formatu wykonyjemy klikając na przycisk .

Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

Zapamiętanie układu


Obowiązkowe. Jeżeli ma być dostępna dla wszystkich, to należy wprowadzić pierwszy znak „/”, dla użytkownika bez tego znaku. Pozostałe znaki bez



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

znaków specjalnych.



Specyf.dla użytk.


Ustawienie wstępne

Zaznaczone w przypadku, gdy układ ma być wyświetlany domyślnie.

Po określeniu wartości pól kliknij kontynuacja - przycisk .Po zapamiętaniu pojawi się komunikat:

Wyświetlanie pojedynczego dokumentu z listy - wybrać przycisk .



Oprócz wyświetlenie dokumentu źródłowego możliwe jest obejrzenie innych dokumentów, które mogą powstać w poszczególnych modułach. Aby dojść do takiej możliwości należy kliknąć

System wyświetli dodatkowe okienko, z którego możliwe jest wybranie dokumentu do wyświetlenia, np.



W powyższym przykładzie można wybrać dokument księgowy (FI) bądź dokument rachunku kosztów (CO).

Powrót do ekranu raportu - kliknij przycisk .

Przegląd danych podstawowych elementu PSP po kliknięciu na przycisk

.

Kliknij przycisk .

Eksport do pliku: Kliknij Plik lokalny... przycisk .

Po określeniu wartości pól kliknij kontynuacja - przycisk .Określ miejsce na twardym dysku oraz nazwę pliku (domyslna nazwa export):



Kliknij Zezwalanie przycisk .

Kliknij Zezwalanie przycisk .Raport zostanie otwarty w Excel’u (excel musi być zainstalowany na komputerze):



Przechodzimy do SAP-a i zamykamy transakcję kliknij przycisk .

Eran selekcji dla CJI3N

Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz




Elementy PSP do raportowania

Sieć/Zlecenie PUSTE Niewykorzystywane

Czynność PUSTE Niewykorzystywane



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

Materiał w sieci PUSTE Niewykorzystywane

Rodzaj projektu Wprowadzona ręcznie

Opcjonalne: Wybrany rodzaj projektu do raportowania

Profil projektu Wprowadzona ręcznie

Opcjonalne: Wybrany profil projektu do raportowania

Konto bankowe podstawowe



Konto bankowe pomocnicze



Numer umowy Wprowadzona ręcznie

Opcjonalne: Ograniczenie po nr umowy

Numer decyzji Wprowadzona ręcznie


Źródło finansowania FI-AA




Opcjonalne: Rodzaj kosztów lub zakres rodzajów kosztów do raportowania



Opcjonalne: Grupa rodzajów kosztów do raportowania


Data księgowania








Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz


Wybór z listy


Dla przedstawienia pozycji pojedynczych elementów PSP istnieje również transakcja CJI3N, w której możliwe jest wykorzystanie dodatkowych funkcjonalności np.:






Wybieramy poziom podsumowania:

Klikamy dwukrotnie na linię 1 Obiekt:



1.4.2 Raport katalogu danych podstawowych projektu i elementu PSP

1.4.2.1 Raport katalogu danych podstawowych projektu

Menu Menu SAP -> Rachunkowość -> System projektowy -> System informacyjny - > Struktury -> Przeglądy pojedyncze -> CN42N - Definicje projektu

Transakcja CN42N

Po wykonaniu transakcji otrzymamy ekran:

Wprowadzamy parametry ograniczeń.

Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz



Możliwe jest wykorzystanie funkcjonalności ograniczeń dynamicznych po

kliknięciu na przycisk :



Wybieramy jedną z gałęzi klikając na przycisk

Zaznaczamy wybrany parametr ograniczenia i klikamy na przycisk

W prawej części pojawi się dodatkowy parametr ograniczenia:



Powyższy wybór oznacza, że zostaną wybrane wszystkie projekty 501 przypisanymi do działu gospodarczego D114.





- Podgląd wydruku





- odświeżanie raportu


- drukowanie raportu


- Zmiana układu - przycisk pozwala na usuwanie zbędnych kolumn lub dodawanie kolumn. Wybór układu - przycisk wyboru zapamiętanego układu wyświetlania. Zapamiętanie układu - przycisk służy do zapamiętania bieżącego układu.

Powyższa lista może być edytowana tak jak lista pozycji pojedynczych.

Wyjście z raportu po- kliknij przycisk .

1.4.2.2 Raport katalogu danych podstawowych elementów PSP

Menu Menu SAP -> Rachunkowość -> System projektowy -> System informacyjny - > Struktury -> Przeglądy pojedyncze -> CN43N - Elementy PSP

Transakcja CN43N

Po wykonaniu transakcji otrzymamy ekran:



Wprowadzamy parametry ograniczeń.

Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz




Opcjonalne.

Możliwe jest wykorzystanie funkcjonalności ograniczeń dynamicznych po

kliknięciu na przycisk :

Wybieramy jedną z gałęzi klikając na przycisk



Zaznaczamy wybrany parametr ograniczenia i klikamy na przycisk

W prawej części pojawi się dodatkowy parametr ograniczenia:

Powyższy wybór oznacza, że zostaną wybrane wszystkie elementy PSP przypisane do projektów rozpoczynających się od 50 przypisanymi do działu gospodarczego D114.







- Podgląd wydruku



- odświeżanie raportu







Powyższa lista może być edytowana tak jak lista pozycji pojedynczych.

Wyjście z raportu po- kliknij przycisk .



1.4.3 Raporty sumaryczneWszystkie raporty dotyczące programów inwestycyjnych można znaleźć posługując się Menu SAP ze ścieżką:Menu SAP → Rachunkowość → Zarządzanie inwestycjami → Programy → System informacyjny

Wszystkie raporty dotyczące elementów PSP można znaleźć posługując się Menu SAP ze ścieżką:Rachunkowość → System projektowy → System informacyjny → ControllingIkony wykorzystywane w raportach:

- hierarchia wybranych elementów PSP, możliwość ustawienia poziomu elementu PSP w raporcie

- wywołanie raportu zewnętrznego

- wykonanie analizy ABC z podziałem elementów PSP dla wybranej kolumny na trzy grupy w zależności od wybranych parametrów (procentowe lub bezwględne).



- ustawienie wyjątków - ustawienie kolorów w zależności od wprowadzonych parametrów:



- ustawienie formatu liczb dla kolumn:

- Wyświetlenie komentarzy do raportu - muszą być wcześniej wprowadzone,

- Wprowadzenie komentarzy do raportu





- Podgląd wydruku




Możliwe jest wykorzystanie ikon do zarządzania raportem:






1.4.3.1 Ogólna lista struktur i wartości (ALV)

Menu Menu SAP → Rachunkowość → Zarządzanie inwestycjami → Programy → System informacyjny → Raporty do zarządzania inwestycjami → Programy - aktualne dane → Ogólna lista struktur i wartości (ALV)

Transakcja IMR1_ALV

Po wykonaniu transakcji otrzymujemy:

Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

Program inwestycyjny


Obowiązkowe. Program inwestycyjny dla UW: 001UW

ID pozycji Wprowadzona ręcznie

Opcjonalnie. Jeżeli chcemy analizować dział wprowadzamy np.: D110



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

Rok obrotowy zatwierdzenia.


Obowiązkowe. Związane z programem inwestycyjnym.

Szczegóły dla lat obrotowych od do


Obowiązkowe. Domyślnie jeden rok, można rozszerzyć na więcej lat.

Wskaźniki Bez zmian Pozostawiamy zaznaczone.




Rozwinięcie całkowite struktyru po wybraniu linii oraz kliknięciu na przycisk

Możliwe jest wykorzystanie ikon do zarządzania raportem:




W kolumnach rozpoczynających się od:

„Plan…” przedstawione są wartości zaplanowane w wersji „Vs 0”

„Bud…” wartości budżetu.

Oznaczenie:



„…prog…Łącznie” oznacza wartość podsumowaną dla pozycji programu wraz z wartościami wprowadzonymi w elementach PSP w całym horyzoncie raportu

„…działania Łącznie …” oznacza wartość przypisaną do elementów PSP w całym horyzoncie raportu

„…prog…2014” oznacza wartość podsumowaną dla pozycji programu wraz z wartościami wprowadzonymi w elementach PSP w roku 2014

„…działania 2014 …” oznacza wartość przypisaną do elementów PSP w roku 2014

Zmiana układu raportu:

Lewa strona – kolumny w raporcie

Prawa strona – kolumny dostępne

Klikamy dwukrotnie na wybraną linię (zostanie przeniesiona na drugą stronę okna dialogowego).



Otrzymujemy układ kolumn dla 2014 roku:

Zapamiętanie układu:



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

Układ Wprowadzona ręcznie

Obowiązkowe. Jeżeli ma być dostępna dla wszystkich, to należy wprowadzić pierwszy znak „/”, dla użytkownika bez tego znaku. Pozostałe znaki bez znaków specjalnych.



Specyf.dla użytk.


Po kliknięciu na przycisk układ zostanie zapamiętany.

Pojawi się komunikat:

Opuścić raport klikając na przycisk .

1.4.3.2 Dostępność budżetu - program

Menu Menu SAP → Rachunkowość → Zarządzanie inwestycjami → Programy → System informacyjny → Raporty do zarządzania inwestycjami → Programy - aktualne dane → Wartości budżetu



→ Dostępność → Wybór: Dostępność budżetu - program

Transakcja S_ALR_87012824


Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz









Waluta raportu Wprowadzona ręcznie

Obowiązkowe. Domyślnie PLN

Wartości rzecz. okresów od do


Opcjonalne. Okresy do porównania wartości rzeczywistych z planowanymi/ budżetem

Porfil wyboru (środki/wnios.)

PUSTE Nieużywane



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

Rok obrotowy Wprowadzona ręcznie

Obowiązkowe. Domyślnie bieżący rok

Wersja planu Wprowadzona ręcznie

Obowiązkowe. Domyślnie wersja 0

Rodz.inf.wyjśc.

Graf. Wyprowadzanie raportu

Klasyczny raport dochodzenia

Wybór opcji Obowiżakowe. W zależności od wyboru układ raportu będzie różny.

Graficzne wyprowadzanie raportu:




Klasyczny raport dochodzenia:





1.4.3.3 Dostępność budżetu środków

Menu Menu SAP → Rachunkowość → Zarządzanie inwestycjami → Programy → System informacyjny → Raporty do zarządzania inwestycjami → Programy - aktualne dane → Wartości budżetu → Dostępność → Wybór: Dostępność budżetu środków





Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz









Waluta raportu Wprowadzona ręcznie

Obowiązkowe. Domyślnie PLN

Wartości rzecz. okresów od do


Opcjonalne. Okresy do porównania wartości rzeczywistych z planowanymi/ budżetem

Porfil wyboru (środki/wnios.)

PUSTE Nieużywane

Rok obrotowy Wprowadzo Obowiązkowe. Domyślnie bieżący rok



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

na ręcznie


Obowiązkowe. Domyślnie wersja 0

Rodz.inf.wyjśc.

Graf. Wyprowadzanie raportu

Klasyczny raport dochodzenia

Wybór opcji Obowiżakowe. W zależności od wyboru układ raportu będzie różny.

Graficzne wyprowadzanie raportu:




Klasyczny raport dochodzenia:





1.4.3.4 Porównanie wartości planowanych i rzeczywistych na elementach PSP

Menu Rachunkowość → System projektowy → System informacyjny → Controlling → Koszty Odnoszący się do planu Hierarchiczny Planowe/Rzeczywiste/Odchylenie


W wyniku wykonania transakcji otrzymujemy:



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

Projekt Nr projektu Nr projektu na który zostały rozliczone manualnie wartości kosztów wydziałowych i ogólnouczelnianych

Element PSP Pozostawiamy puste

Pozostawiamy puste

Sieć/Zlecenie Pozostawiamy puste

Czynność Pozostawiamy puste

Materiał w sieci Pozostawiamy puste


Obowiązkowe. Wersja planu do porównania z wartościami rzeczywistymi

Wykonujemy raport dla projektu:



Po dokonaniu wyboru kliknij przycisk lub klawisz funkcyjny F8.Otrzymujemy w wyniku następujący raport:

Plan - wartości zaplanowaneRzeczywis. - księgowania rzeczywisteOdchylenie - różnica Plan - Rzeczywis.

W raporcie można porównać rzeczywiście zaksięgowane wartości z planowanymi, w okresach rocznych, bez podziału na rodzaje kosztów.


1.4.3.5 Porównanie wartości planowanych, rzeczywistych oraz obliga na elementach PSP

Menu Rachunkowość → System projektowy → System informacyjny → Controlling → Koszty Odnoszący



się do planu Hierarchiczny Plan./rzecz./obligo/pozost.pl./zadysp



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz



Pozostawiamy puste










W raporcie można porównać wartości zaksięgowane, planowane, obligo oraz dostępne, łącznie oraz w okresach rocznych, bez podziału na rodzaje kosztów.




Należy potwierdzić enterem.

1.4.3.6 Porównanie wartości rzeczywistych w miesiącach na elementach PSP

Menu Rachunkowość → System projektowy → System informacyjny → Controlling → Koszty Odnoszący się do planu Hierarchiczny Koszty rzeczywiste na miesiąc (bieżący rok obrotowy)



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz



Pozostawiamy puste




Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz







W raporcie można porównać wartości zaksięgowane w okresach miesięcznych, bez podziału na rodzaje kosztów.



1.4.3.7 Porównanie wartości obliga na miesiące na elementach PSP

Menu Rachunkowość → System projektowy → System informacyjny → Controlling → Koszty Odnoszący się do planu Hierarchiczny Obligo na miesiąc (bieżący rok obrotowy)





Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz



Pozostawiamy puste










W raporcie można porównać wartości obliga w bieżącym roku obrotowym, bez podziału na rodzaje kosztów.



1.4.3.8 Porównanie wartości planowanych i rzeczywistych wg osób odpowiedzialnych




się do planu Hierarchiczny Odchylenie plan./rzecz. - projekt i osoby odpowiedzialne



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz



Pozostawiamy puste



Materiał w sieci Pozostawia



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

my puste

Od okresu Wprowadzona ręcznie

Początkowy okres/rok

Do okresu Wprowadzona ręcznie

Końcowy okres/rok







W raporcie można porównać wartości rzeczywistych w wybranym okresie z osobami odpowiedzialnymi, bez podziału na rodzaje kosztów.



1.4.3.9 Przegląd funduszy - budżet, obligo, dostępne




się do budżetu Przegląd funduszy



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz



Pozostawiamy puste










W raporcie można porównać wartości budżetu, zadysponowanych i pozostałych wartości, łącznie i w podziale na lata.





1.4.3.10 Porównanie wartości rzeczywistych i budżetu dla elementów PSP

Menu Rachunkowość → System projektowy → System informacyjny → Controlling → Koszty Odnoszący się do budżetu Budżet/rzeczywisty/odchylenie



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz



Pozostawiamy puste








W raporcie można porównać wartości rzeczywistych i budżetu, łącznie i w podziale na lata.





1.4.3.11 Porównanie wartości rzeczywistych, budżetu i obliga dla elementów PSP

Menu Rachunkowość → System projektowy → System informacyjny → Controlling → Koszty Odnoszący się do budżetu Budżet/rzeczywisty/obligo/plan pozostały/zadysponowany



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz



Pozostawiamy puste



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz










W raporcie można porównać wartości zaksięgowane, planowane, obligo oraz dostępne, łącznie oraz w okresach rocznych, bez podziału na rodzaje kosztów.UWAGA: Po zmianie wyglądu ekranu, waluty, ustawieniu innych parametrów i zapamiętaniu zmian, przez wybór z menu:

Raport po ponownym wykonaniu dla każdego projektu i użytkownika będzie zawierał te zmiany.

Walutę raportu można sprawdzić klikając na ikonę :

Jeżeli istnieje wpis w polu Waluta bazy danych bez dodatkowych wpisów oznacza to, że raport jest wyświetlany w tej walucie.

Zmianę waluty możemy wykonać przez kliknięcie na ikonę :



W polu Waluta wprowadzamy docelową walutę i ustawiamy rodzaj przeliczania:

Po kliknieciu na ikonę raport zostanie pokazany w docelowej walucie z przeliczonymi wartościami wg wybranego rodzaju przeliczania:

Waluty na którą przeliczony jest raport możemy sprawdzić klikając na ikonę :



Jeżeli w oknie istnieje wpis Waluta listy, to w tej walucie przeliczony jest raport. Po kliknięciu na ikonę możemy powrócić do Waluty bazy danych.

Jeżeli nie zapamiętamy zmian wybierając z menu:

Raport będzie miał pierwotną postać. Zapamiętanie definicji oznacza, że raport będzie wyświetlany wg wprowadzonych ustawień.





2 Historia dokumentu

Data Autor Wersja Opis2015-09-21

Tomasz Maroń V 1.0 Wersja wstępna

2015-10-08

Tomasz Maroń V 1.0 Aktualizacja

2015-10-26

Tomasz Maroń V 1.0 Aktualizacja JIRA 708

2016-02-16

Tomasz Maroń V 2.0 Aktualizacja nagłówków


portal.uw.edu.pl · Web viewCOPS026_Raporty standardowe, 2016-02-16 11:42:00. Raportowanie....

Documents

Transcript of portal.uw.edu.pl · Web viewCOPS026_Raporty standardowe, 2016-02-16 11:42:00. Raportowanie....