Vademecum przedsiębiorcy - Wszystko o działalności gospodarczej

Wszystko o działalnos ci gospodarczej

Przewodnik dla przedsiębiorców

Wrocław, 2013 r.

Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl

2

Spis treści 1. Pierwsze kroki na drodze do własnej firmy ....................................................................... 6

1.1 Dobry pomysł – połową sukcesu ................................................................................................... 6

1.2 Formy działalności – czyli jaka firma i jak ją założyć? .......................................................... 6

1.3 Jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka cywilna? – firma bez

osobowości prawnej .................................................................................................................................. 7

1.3.1 Jednoosobowa działalność gospodarcza ........................................................................... 7

1.3.2 Spółka cywilna ............................................................................................................................. 8

1.3.3 Rejestracja i prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej oraz

spółki cywilnej ........................................................................................................................................ 9

1.4 Spółki osobowe – niezupełne osoby prawne ........................................................................ 11

1.4.1 Spółka jawna .............................................................................................................................. 11

1.4.2 Spółka partnerska .................................................................................................................... 12

1.4.3 Spółka komandytowa ............................................................................................................. 13

1.4.4 Spółka komandytowo-akcyjna............................................................................................ 14

1.5 Spółki kapitałowe – osoby prawne ........................................................................................... 15

1.5.1 Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością .................................................................... 15

1.5.2 Spółka akcyjna .......................................................................................................................... 16

1.6 Formalności – czyli jak założyć spółkę .................................................................................... 17

2. Sposoby finansowania działalności .................................................................................... 20

2.1 Kredyty ................................................................................................................................................. 20

2.2 Leasing .................................................................................................................................................. 20

2.2.1 Leasing operacyjny ................................................................................................................. 20

2.2.2 Leasing finansowy ................................................................................................................... 21

2.3 Dotacje .................................................................................................................................................. 21

2.4 Inne ........................................................................................................................................................ 22

3. Rozliczenia z urzędem skarbowym – podatek VAT ...................................................... 23

3.1 Podmiot i przedmiot opodatkowania ....................................................................................... 23

3.2 Podatek VAT należny a naliczony .............................................................................................. 23

3.3 Aktualne stawki podatku VAT ..................................................................................................... 24

3.4 Moment powstania obowiązku podatkowego ...................................................................... 24

3.4.1 Faktury zaliczkowe ................................................................................................................. 25

3.4.2 Faktury za usługi budowlane i transportowe ............................................................... 25


3

3.5 Właściwość miejscowa US ............................................................................................................ 26

3.6 Deklaracje i terminy ........................................................................................................................ 26

3.7 Podatek VAT a kasa fiskalna ........................................................................................................ 26

3.7.1 Zwolnienia z kasy fiskalnej .................................................................................................. 26

3.7.2 Ulga na zakup kasy w deklaracji VAT ............................................................................... 28

4. Rozliczenia z urzędem skarbowym – podatek dochodowy ........................................ 30

4.1 Podstawowe informacje o podatku dochodowym od osób fizycznych ....................... 30

4.2 Wybór formy opodatkowania ..................................................................................................... 31

4.3 Opodatkowanie na zasadach ogólnych – progresywna skala podatkowa ................. 32

4.4 Opodatkowanie podatkiem liniowym ...................................................................................... 33

4.5 Wady i zalety rozliczania według zasad ogólnych ............................................................... 34

4.6 Zryczałtowane formy opodatkowania – ryczałt od przychodów

ewidencjonowanych ............................................................................................................................... 34

4.7 Zryczałtowane formy opodatkowania – karta podatkowa .............................................. 36

4.8 Deklaracje i terminy płatności podatku .................................................................................. 37

5. Jak płacić niski PIT? – czyli rozliczanie kosztów uzyskania przychodów ............. 39

5.1 Koszty wg ustawy o PIT ................................................................................................................. 39

5.2 Amortyzacja jako co miesięczny koszt ..................................................................................... 39

5.3 Reprezentacja a reklama ............................................................................................................... 40

5.4 Rozliczenie firmy prowadzonej we własnym mieszkaniu ............................................... 40

5.5 Popularne wydatki zaliczane do pozostałych kosztów firmowych .............................. 41

5.6 Czego przedsiębiorca nie zaliczy do kosztów firmowych ................................................ 41

6. Kontakty z ZUS ........................................................................................................................... 43

6.1 Rejestracja w ZUS ............................................................................................................................. 43

6.2 Przywileje dla nowych przedsiębiorców – ZUS preferencyjny ...................................... 44

6.3 Rozliczenia z ZUS .............................................................................................................................. 45

6.4 Zbieg tytułu ubezpieczeń ZUS ..................................................................................................... 45

7. Obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników .................................................. 46

7.1 Dokumentacja z okresu ubiegania się o pracę ...................................................................... 46

7.2 Badania ................................................................................................................................................. 46

7.3 Umowa .................................................................................................................................................. 46

7.4 Zakres obowiązków i regulacje wewnętrzne ........................................................................ 47

7.5 Szkolenie BHP .................................................................................................................................... 48


4

7.6 ZUS ......................................................................................................................................................... 48

7.7 Zaliczka na podatek dochodowy pracowników ................................................................... 48

7.8 Akta osobowe ..................................................................................................................................... 49

7.8.1 Dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (grupa

A) ............................................................................................................................................................... 49

7.8.2 Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu

zatrudnienia pracownika (grupa B) ............................................................................................ 50

7.8.3 Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (grupa C) ....................................... 51

8. Zarządzanie zespołem ............................................................................................................. 52

8.1 Szef liderem dla pracowników .................................................................................................... 52

8.2 Motywowanie pracowników ....................................................................................................... 53

8.3 Zarządzanie przez cele czy zarządzanie jakością? .............................................................. 53

8.3.1 ZPC – zarządzanie przez cele ............................................................................................... 54

8.3.2 TQM – zarządzanie przez jakość ........................................................................................ 54

8.4 Jak przekonać pracownika do działania i zmian? ................................................................ 55

8.5 Wydawanie poleceń, ocena i zwolnienia ................................................................................. 55

9. Podstawy komunikacji interpersonalnej w firmie ....................................................... 57

9.1 Zasady skutecznej komunikacji .................................................................................................. 57

9.1.1 Słuchanie ..................................................................................................................................... 57

9.1.2 Komunikacja niewerbalna .................................................................................................... 57

9.1.3 Szacunek dla partnera ............................................................................................................ 58

9.1.4 Coś od siebie .............................................................................................................................. 58

9.2 Komunikacyjne błędy – czyli czego nie robić ........................................................................ 59

9.3 Kilka o słów o komunikacji pośredniej .................................................................................... 60

10. Elementy negocjacji w firmie ............................................................................................. 61

10.1 Czym są negocjacje? ...................................................................................................................... 61

10.2 Style i taktyki – jakim negocjatorem warto być ................................................................. 61

10.3 Jak wygląda plan negocjacji... .................................................................................................... 64

10.4 …a jak przebiegają one w praktyce ......................................................................................... 66

11. Wizerunek firmy i marketing............................................................................................. 68

11.1 Nazwa firmy ..................................................................................................................................... 68

11.2 Domena .............................................................................................................................................. 69

11.3 Reklama i pozyskiwanie klientów ........................................................................................... 70


5

11.3.1 Reklama banerowa ............................................................................................................... 70

11.3.2 Pay per click............................................................................................................................. 70

11.3.3 Affiliate marketing ................................................................................................................ 70

11.3.4 E-mail marketing ................................................................................................................... 71

11.3.5 Marketing wirusowy ............................................................................................................ 71

11.3.6 Bot – nowoczesny i interaktywny specjalista od marketingu.............................. 71

12. Zarządzanie czasem ............................................................................................................... 73

12.1 Analiza czasu ................................................................................................................................... 73

12.2 Wytyczanie celów i priorytetów .............................................................................................. 74

12.3 Jak realistycznie podejść do czasu? ........................................................................................ 75

12.4 Delegowanie zadań ....................................................................................................................... 76

12.5 Prowadzenie spotkań a oszczędność czasu ......................................................................... 76

13. Stres w działalności gospodarczej .................................................................................... 78

13.1 Dwa oblicza stresu ........................................................................................................................ 78

13.2 Stresory – co to takiego? ............................................................................................................. 78

13.3 Stresuje się ciało i umysł ............................................................................................................. 79

13.4 Optymalny poziom stresu .......................................................................................................... 80

13.5 Sposoby na radzenie sobie ze stresem .................................................................................. 81

14. Zmiana formy prawnej działalności ................................................................................ 82

14.1 Jakie formy działalności są do wyboru? ................................................................................ 82

14.2 Jak przekształcić jednoosobową działalność w inny podmiot? ................................... 83

14.2.1 Wniesienie jednoosobowej działalności gospodarczej aportem do spółki

cywilnej lub osobowej ....................................................................................................................... 83

14.2.2 Likwidacja działalności gospodarczej i założenie nowej spółki ......................... 84

14.2.3 Sprzedaż działalności na rzecz istniejącej już spółki .............................................. 84

15. Zakończenie działalności gospodarczej ......................................................................... 86

15.1 Dokumenty likwidacyjne – spisy i wykazy .......................................................................... 86

15.2 Wyrejestrowanie działalności .................................................................................................. 87


6

1. Pierwsze kroki na drodze do własnej firmy

Od czasu transformacji systemowej w Polsce znacząco wzrosła liczba prywatnych

firm. Mimo kryzysów na rynku wciąż powstają nowe przedsiębiorstwa, a wielu ludzi

zastanawia się nad zamienieniem zatrudnienia na etacie na pracę na własny rachunek.

Aby takie pomysły i plany wcielić w życie, warto zapoznać się informacjami o tym, od

czego zacząć i jak założyć własny biznes.

1.1 Dobry pomysł – połową sukcesu

Popularne powiedzenie sprawdza się w tym przypadku doskonale – pomysł na

biznes to pierwsza rzecz, jaką przyszły przedsiębiorca musi wymyślić. Ważne jest, że nie

tylko wspaniała rynkowa innowacja może zagwarantować sukces.

Jednym z największych atutów, który wręcz sam podsuwa pomysł na biznes, jest

doświadczenie i znajomość konkretnej branży. Osoba posiadająca za sobą wieloletnią

historię zatrudnienia ma nie tylko wiedzę, ale także niezbędne umiejętności, zdolności,

potrafi lepiej przewidywać i szybciej znajdzie wyjście z trudnych sytuacji. Jak to

wykorzystać? Można otworzyć biznes, w którym świadczone będą usługi podobne, jak

podczas pracy na etacie, albo – stać się doradcą, konsultantem. Takie rozwiązanie często

gwarantuje od razu klientów – były pracodawca, znający możliwości i wiedzę danej

osoby, łatwiej nawiąże z nią współpracę niż z zupełnie obcym prywatnym

przedsiębiorcą.

Dobrym rozwiązaniem może być także założenie biznesu niszowego. Warto

zorientować się, co na rynku już istnieje, ale czym konsumenci nie są do końca nasyceni

lub czego poszukują w nieco innej formie. Niewielka ilość konkurentów to mniejsza

konieczność walki o klienta, a także możliwość bardziej elastycznego kształtowania

własnych cen, co – szczególnie w pierwszym okresie funkcjonowania firmy – będzie

bardzo dużym plusem.

Czasem bywa też tak, że pomysł na własną firmę doskonale dopasuje się do

aktualnych potrzeb rynku. Warto to przemyśleć – start z nowym przedsiębiorstwem

w sytuacji, gdy konsumenci nie będą zainteresowani jego ofertą w danym momencie,

może skończyć się klęską. Ale już “wstrzelenie” się w odpowiedni moment daje większą

gwarancję na znacznie szybsze powodzenie i lepszy rozwój firmy.

Tym, co zawsze jest potrzebne nowemu przedsiębiorcy, jest entuzjazm,

optymizm i rozsądek. Dobry pomysł, doskonały biznesplan mogą przynieść naprawdę

duże korzyści, a motywacja właściciela jest niezbędna, aby nie poddać się już na samym

początku.

1.2 Formy działalności – czyli jaka firma i jak ją założyć?

Kiedy przyszły przedsiębiorca ustali już, w jakiej branży chciałby założyć swoją

nową firmę, będzie musiał podjąć kolejną decyzję – wybrać odpowiednią formę


7

działalności. Na szczęście – jest to nieco prostsze, niż poszukiwanie pomysłu, ponieważ

w tym przypadku podatnik wybiera z zamkniętego katalogu możliwości.

W zależności od branży i rodzaju działalności, ilości wspólników czy możliwości

finansowych na starcie, można zdecydować się na jednoosobową działalność, spółkę

cywilną lub też jedną ze spółek osobowych lub kapitałowych. Wszystkie mają konkretne

wady i zalety – a poznanie ich zapewni nowemu przedsiębiorcy wybór lepiej

dopasowany do jego potrzeb i możliwości.

1.3 Jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka

cywilna? – firma bez osobowości prawnej

Jednoosobowa działalność gospodarcza i spółka cywilna to formy działalności

najlepsze na start. Ich założenie nie jest trudne ani kosztowne, a prowadzenie także nie

powinno być problematyczne, nawet dla osób z niewielką wiedzą o prowadzeniu

własnego biznesu.

Określenie “osobowość prawna” oddaje zdolność jednostki do bycia podmiotem

praw i obowiązków w stosunkach cywilnoprawnych. Oznacza to, że firma będąca osobą

prawną może posiadać i dysponować własnym odrębnym majątkiem, zaciągać

zobowiązania i nabywać prawa na własny rachunek, a także samodzielnie występować

przed sądami i organami administracji.

Jednoosobowa działalność gospodarcza oraz spółka cywilna takiej osobowości

nie posiadają. W tym przypadku podmiotem praw i obowiązków jest właściciel lub

właściciele firmy. Taka sytuacja niesie za sobą zarówno korzyści, jak i ryzyko – a to,

który z aspektów będzie większy, zależy od potrzeb i wielkości przedsiębiorstwa.

1.3.1 Jednoosobowa działalność gospodarcza

Taka forma działalności stanowi jedną z najpopularniejszych w Polsce. Założyć

może ją każdy, kto ukończył 18 lat. Jednocześnie nie ma ograniczeń tylko do obywateli

Polski – jednoosobową działalność gospodarczą mogą także uruchomić obywatele Unii

Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Zasady zakładania oraz

prowadzenia takiej firmy zostały zawarte w Ustawie o swobodzie działalności

gospodarczej z dnia 2 lipca 2004 r. oraz w Kodeksie cywilnym.

Ważne! Jednoosobowa działalność oznacza, że firma posiada tylko jednego właściciela.

Nie jest to natomiast ograniczenie, jeśli chodzi o możliwość zatrudniania pracowników.

Taka forma działalności to rozwiązanie przeznaczone dla małego

przedsiębiorstwa z jednym właścicielem. Doskonale sprawdzi się w przypadku osób

aktywnych i nastawionych na cel oraz takich, które mają własne zdanie i nie lubią się

podporządkowywać. W takiej firmie właściciel sam sobie jest panem, ustala godziny

pracy, urlopy, ale też kierunki rozwoju i zmiany w działalności.


8

Co bardzo ważne, zakładając jednoosobową działalność gospodarczą nie trzeba

prowadzić pełnej księgowości. Dla takich firm przewidziano możliwość prowadzenia

księgowości uproszczonej do chwili, gdy obroty nie przekroczą 1 200 000 euro. To

ułatwienie oraz możliwość wyboru z kilku możliwych form obliczania podatku

dochodowego pozwalają na prowadzenie własnego biznesu nawet osobom

nieposiadającym wykształcenia w zakresie księgowości.

Warto jednak pamiętać że to, co dla jednych będzie dużym plusem, innym może

znacząco utrudnić działanie. Należy zatem zwrócić uwagę, że jednoosobowa działalność

ceduje wszystkie obowiązki na jedną osobę – właściciela. Oznacza to często pracę po

godzinach, brak urlopu i nadmierne obciążenie. Jeśli dodatkowo ktoś nie potrafi sam

zmotywować się do pracy, może zbyt szybko osiąść na laurach.

Jednoosobowa działalność nie nadaje się natomiast na budowanie dużego

przedsiębiorstwa. Jako że nie posiada ona osobowości prawnej, jej właściciel

w przypadku straty lub bankructwa reguluje zadłużenie, czerpiąc z całego swojego

majątku – nie występuje tu podział na zasoby prywatne i firmowe. Natomiast firma

w postaci jednoosobowej działalności często jest wykorzystywana jako “trampolina” od

której zaczyna się przygodę z biznesem, aby w dalszych stadiach zmienić formę

działalności na bardziej zaawansowaną.

Tym, co dodatkowo zachęca do założenia firmy w postaci jednoosobowej

działalności gospodarczej, jest możliwość korzystania z ulg i dotacji. Nowy

przedsiębiorca może np. opłacać składki ZUS w niższej, preferencyjnej stawce przez

pierwsze 24 miesiące prowadzenia firmy lub też wykorzystać unijną pomoc de minimis.

1.3.2 Spółka cywilna

Spółka cywilna to jedyna spółka, która nie posiada osobowości ani zdolności

prawnej i która funkcjonuje w oparciu o przepisy zawarte w Kodeksie cywilnym. Jej

wspólnikami mogą być pełnoletnie osoby fizyczne. Łatwa w rejestracji i w prowadzeniu,

opiera się na umowie pomiędzy wspólnikami, którzy deklarują dążenie do jednego,

określonego celu gospodarczego.

Spółka cywilna to dobre rozwiązanie dla niewielkich biznesów, także rodzinnych.

Podobnie jak jednoosobowa działalność gospodarcza, nie jest odpowiednia dla

budowania dużych przedsiębiorstw, ponieważ jej wspólnicy odpowiadają całym swoim

majątkiem, co może powodować ogromne ryzyko. Z tego samego powodu warto także

skupić się na znalezieniu takich wspólników, do których ma się zaufanie – każdy członek

posiada tu bowiem takie same prawa, wobec czego nieporozumienia mogą negatywnie

odbić się na funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Także ta forma może korzystać

z prowadzenia księgowości uproszczonej.

Dużym plusem spółki cywilnej jest możliwość połączenia różnorodnych zasobów

– obok kapitału wspólnicy mogą tu także wnosić specjalistyczną wiedzę, zdolności czy

doświadczenie. Jej przewagą nad działalnością jednoosobową jest także fakt istnienia


9

więcej niż jednego właściciela, co daje bardziej elastyczne możliwości pracy

i odpoczynku, a także więcej osób w przypadku rozwiązywania sytuacji kryzysowych.

Tak jak w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, spółka cywilna

może stanowić rozwiązanie dobre na początek działalności, aby wraz z jej rozwojem

zostać zmienioną na bardziej zaawansowaną formę.

1.3.3 Rejestracja i prowadzenie jednoosobowej działalności

gospodarczej oraz spółki cywilnej

Jak już wspomniano, formalności związane z zakładaniem działalności

jednoosobowej lub spółki cywilnej są relatywnie proste i wymagają najmniej zachodu.

Zgodnie z zasadą “jednego okienka” rejestracja odbywa się – z kilkoma wyjątkami – przy

pomocy jednego formularza CEIDG-1. Jest to druk, służący zapisaniu nowo powstałej

firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji Gospodarczej.

Przyszli wspólnicy spółki cywilnej powinni rozpocząć drogę formalną od

stworzenia umowy. Dokument taki, zgodnie z przepisami kodeksu, a także dotychczas

stosowaną w tej kwestii praktyką, zawiera zazwyczaj:

nazwę i siedzibę spółki,

określenie wkładów wspólników,

przedmiot i obszar działalności gospodarczej spółki,

określenie zakresu uprawnienia do prowadzenia spraw spółki oraz jej

reprezentowania przez wspólników,

określenie udziału w zyskach i stratach spółki,

wskazanie okresu, na jaki zawarto umowę,

postanowienia dotyczące zmiany, wypowiedzenia i rozwiązania umowy spółki,

inne prawa i obowiązki wspólników,

postanowienia końcowe.

Gdy wspólnicy posiadają już umowę, a przyszły właściciel jednoosobowej

działalności także jest zdecydowany założyć firmę, należy zapoznać się z formularzem

CEIDG-1. Druk ten stanowi przede wszystkim wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji,

co jest równoznaczne z powstaniem firmy. Dodatkowo wykorzystuje się go także jako:

wniosek o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki

narodowej REGON,

zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne do naczelnika urzędu skarbowego

NIP,

oświadczenie o wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób

fizycznych,

zgłoszenie albo zmianę zgłoszenia płatnika składek do Zakładu Ubezpieczeń

Społecznych,

oświadczenie o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników.


10

Ważne! W przypadku spółki cywilnej do złożenia wniosku CEIDG-1 jest zobowiązany

każdy ze wspólników indywidualnie. Ponadto, obok numeru NIP i REGON spółki, każdy

wspólnik powinien posiadać także indywidualne numery.

Przyszli przedsiębiorcy mają kilka możliwości złożenia wniosku CEIDG-1 do

urzędu. Pierwszy z nich stanowi droga elektroniczna – po zarejestrowaniu się na stronie

CEIDG wniosek może zostać wypełniony, podpisany i złożony do urzędu bez

wychodzenia z domu.

Jeśli ktoś nie darzy serwisu internetowego pełnym zaufaniem, może z niego

skorzystać w części. Wniosek można wypełnić na stronie bez konieczności

rejestrowania się. Następnie podatnik może wydrukować wypełniony formularz lub też

nie drukować, ale pobrać ze strony specjalnie wygenerowany kod –

i udać się do urzędu. Co ważne, odkąd Centralna Ewidencja zastąpiła ewidencje gminne

każdy może wybrać dowolny urząd miasta albo gminy – bez obowiązku udawania się do

swojego miejsca zamieszkania. Na miejscu należy przekazać urzędnikowi wydrukowany

dokument lub też okazać kod. Na jego podstawie druk zostanie odnaleziony,

wydrukowany i przedłożony do podpisu.

Ostatnią metodą złożenia CEIDG-1, z której może skorzystać przedsiębiorca, jest

wydrukowanie ze strony internetowej czystego blankietu lub też pobranie go w samym

oddziale instytucji publicznej. Pusty formularz można wtedy wypełnić ręcznie i złożyć

w urzędzie gminy.

Gdy odpowiednio wypełniony formularz trafi do gminy, firma zostanie

zarejestrowana. W tym momencie przedsiębiorcy powinni jeszcze dopełnić formalności

w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych oraz urzędzie skarbowym.

Formularz CEIDG-1 jest co prawda zgłoszeniem podatnika jako płatnika składek,

ale nie jest podstawą zgłoszenia do ubezpieczenia. W tej kwestii należy złożyć do ZUS-u

w terminie 7 dni od rozpoczęcia działalności specjalny druk ZUS-ZUA.

Natomiast w urzędzie skarbowym podatnik powinien dopełnić formalności

związanych z podatkiem VAT oraz podatkiem od czynności cywilno-prawnych. Aby stać

się czynnym podatnikiem VAT, należy złożyć – także w terminie 7 dni od rozpoczęcia

działalności – druk rejestracyjny VAT-R. Natomiast właściciele spółki cywilnej

w terminie 14 dni muszą przedłożyć dodatkowo deklarację PCC-3, w której wykażą

obliczoną i odprowadzoną kwotę podatku od czynności cywilno-prawnych. Taki

podatek wynosi 0,5% z całości wkładu wspólników.

Ważne! Przedsiębiorca, który zakłada jednoosobową działalność gospodarczą, nie musi

opłacać podatku od czynności cywilno-prawnych.


11

1.4 Spółki osobowe – niezupełne osoby prawne

Działalność gospodarcza w formie spółki osobowej jest nieco bardziej

zaawansowana i skomplikowana, natomiast w pewnych kwestiach posiada niewątpliwą

przewagę nad działalnością jednoosobową i spółką cywilną.

Spółki osobowe są jednostkami nieposiadającymi wprawdzie osobowości

prawnej, ale mającymi prawną zdolność. Dlatego też określa się je mianem niezupełnych

lub ułomnych osób prawnych. Oznacza to, że mimo iż nie są one osobami prawnymi, to

mogą być podmiotami praw i obowiązków cywilnoprawnych. Takie spółki posiadają już

majątek odrębny od zasobów ich właścicieli, zobowiązania i prawa mogą być zaciągane

na ich rachunek, a w postępowaniach sądowych występują samodzielnie. Przepisy

dotyczące spółek osobowych są zawarte w Kodeksie spółek handlowych.

Wśród spółek osobowych można wyróżnić spółkę jawną, partnerską,

komandytową oraz komandytowo-akcyjną.

1.4.1 Spółka jawna

Spółka jawna jest najprostszą formą działalności wśród spółek handlowych.

W rzeczywistości prawie nie różni się od spółki cywilnej, a w kodeksie jest opisana

bardzo lakonicznie jako spółka osobowa, którą przedsiębiorstwo prowadzi pod własną

firmą, a która nie jest inną spółką handlową (art. 22 § 1).

Wspólnikami spółki jawnej mogą być zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne

– w przepisach nie zastosowano żadnych ograniczeń. Nie ma obowiązku powoływania

w jej ramach rady nadzorczej oraz zarządu, co w konsekwencji oznacza wspólne decyzje

wszystkich wspólników. Z jednej strony jest to znaczące ułatwienie, które dobrze

sprawdzi się w spółce zawartej przez znających się i zaufanych członków. W innym

przypadku ewentualne niezgodności i spory mogą właściwie sparaliżować działanie

przedsiębiorstwa.

Ten rodzaj spółki jest dobrym rozwiązaniem dla niewielkich i średnich firm –

w przypadku większego przedsiębiorstwa ryzyko może być bowiem zbyt duże. Jest to

związane z faktem, że choć spółka jawna posiada i dysponuje własnym majątkiem, na

który składają się wkłady wspólników, to nie jest to jedyne źródło odzyskania

należności przez ewentualnego wierzyciela. Owszem, w sytuacji zadłużenia lub

bankructwa długi są spłacane z majątku firmowego, jednak w przypadku jego

wyczerpania wierzyciel może pobrać dalszą część zobowiązań z prywatnych zasobów

wspólników.

Podczas zakładania spółki jawnej przed podjęciem kroków rejestracyjnych

należy sporządzić odpowiednią umowę. Taki dokument musi zostać stworzony w wersji

pisemnej, i zawierać - zgodnie z art. 26. § 1 - dane firmy, siedziby i adresu, przedmiot

działalności, nazwiska i imiona albo nazwy firm wspólników oraz ich adresy (bądź

adresy doręczeń), a także nazwiska i imiona osób uprawnionych do reprezentacji


12

i sposoby takiej reprezentacji. Jest to forma wystarczająca, wspólnicy nie mają

obowiązku sporządzania dokumentu jako aktu notarialnego.

Podatek dochodowy, którym powinno się opodatkować pochodzące ze spółki

przychody, nie obciąża bezpośrednio działalności, ale poszczególnych wspólników.

Oznacza to, że w tym przypadku zastosowanie ma ustawa o podatku dochodowym od

osób fizycznych (PIT), a wspólnicy mogą się zdecydować na jedną z kilku form

obliczania podatku (tak, jak w przypadku opisanych wcześniej działalności bez

osobowości prawnej).

1.4.2 Spółka partnerska

Tym, co wyróżnia spółkę partnerską na tle innych spółek osobowych, jest

określona grupa osób, które mogą korzystać z takiej formy przy prowadzeniu

działalności. W przepisach Kodeksu spółek handlowych przewidziano bowiem, że

spółkę partnerską mogą założyć wyłącznie osoby fizyczne wykonujące wolne zawody.

Ważne! Spółka partnerska nie może zostać założona – w przeciwieństwie do innych spółek

– dla osiągnięcia wybranego celu gospodarczego. Jedynym celem tej formy działalności

może być wykonywanie wolnych zawodów.

W art. 88 kodeksu wyszczególnione zostały zawody, których przedstawiciele

mogą stać się partnerami w spółce – są to mianowicie adwokat, aptekarz, architekt,

inżynier budownictwa, biegły rewident, broker ubezpieczeniowy, doradca podatkowy,

makler papierów wartościowych, doradca inwestycyjny, księgowy, lekarz, lekarz

dentysta, lekarz weterynarii, notariusz, pielęgniarka, położna, radca prawny, rzecznik

patentowy, rzeczoznawca majątkowy i tłumacz przysięgły.

Tym, co może zachęcić do zorganizowania firmy w formie spółki partnerskiej, jest

rozkład odpowiedzialności. Zgodnie z przepisami kodeksu, wspólnik nie jest

odpowiedzialny i nie świadczy własnym majątkiem za czynności (w tym ewentualne

błędy) wykonywane przez partnera w ramach spółki. Odpowiedzialność nie dotyczy też

pracowników, zatrudnionych przez partnera. Jednakże każdy wspólnik może

zobowiązać się do ponoszenia pełnej odpowiedzialności za spółkę – także za działania

wspólników – w zamian za np. większy udział w zyskach. W takiej sytuacji należy

zawrzeć odpowiednią adnotację w umowie.

Natomiast jeśli chodzi o inne zobowiązania spółki, które nie są związane

bezpośrednio z wykonywaniem zawodu, jak np. opłaty za media czy reklamę, partnerzy

są za nie odpowiedzialni, w razie potrzeby także majątkiem własnym. Dlatego też, choć

spółka partnerska jest odpowiednia dla dużego przedsiębiorstwa, to w przypadku

większych nakładów na jej funkcjonowanie taka forma może wiązać się ze sporym

ryzkiem.

Reprezentować spółkę partnerską może – co do zasady – każdy jej partner, choć

można ustalić inaczej i zawrzeć odpowiednią adnotację w umowie. Jednakże, kodeks


13

przewiduje tu także możliwość powołania zarządu. Jego członkowie mogą, ale nie muszą

być partnerami w spółce, zarządzanie można powierzyć osobom trzecim.

Umowa spółki partnerskiej powinna zostać zawarta na piśmie. Zgodnie z art. 91

kodeksu, wspólnicy powinni w niej uwzględnić: określenie wolnego zawodu, przedmiot

działalności, nazwiska i imiona partnerów, firmę i siedzibę, czas trwania (jeśli jest

wyznaczony) oraz określenie wkładów i ich wartości. W przypadku, gdy któryś

z partnerów zobowiązuje się do ponoszenia pełnej odpowiedzialności za spółkę lub gdy

tylko wybrani wspólnicy będą firmę reprezentować, należy także wyszczególnić

w umowie informacje na ten temat.

Kodeks określa również dokładnie zasady nazywania spółki partnerskiej. Obok

nazwy własnej powinno się tu pojawić nazwisko co najmniej jednego wspólnika oraz

określenie “i partner”, “i partnerzy” lub “spółka partnerska”. Możliwe jest także

zastosowanie skrótu „sp.p.”.

Zaletą spółki partnerskiej jest brak określenia minimalnego kapitału

początkowego oraz możliwość prowadzenia księgowości uproszczonej.

1.4.3 Spółka komandytowa

Aby założyć spółkę komandytową, potrzebne są co najmniej dwie osoby –

fizyczne lub prawne. Wśród wspólników przynajmniej jeden musi zostać

komandytariuszem, natomiast drugi – komplementariuszem.

Spółka komandytowa to doskonałe rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy mają

dobry pomysł, ale nie mają odpowiedniego kapitału. Jeśli wybiorą oni taką formę

prowadzenia działalności, staną się komplementariuszami. Komplementariusz w spółce

prowadzi jej sprawy oraz reprezentuje ją wobec osób trzecich. Jednocześnie jest

odpowiedzialny za zobowiązania całym swoim majątkiem – także prywatnym. Tak więc,

z założenia komplementariusz jest osobą zarządzającą spółką.

Natomiast komandytariusz to inwestor. Aby stać się wspólnikiem spółki

komandytowej, musi wnieść do niej wkład – najczęściej w formie pieniężnej.

Komandytariusz nie ponosi w spółce pełnej odpowiedzialności – świadczy on co prawda

własnym majątkiem, ale tylko do wysokości ograniczonej sumą komandytową.

W przepisach nie ustalono minimalnej czy maksymalnej kwoty takiej sumy, musi ona

jednak zostać ustalona, a następnie wprowadzona do umowy firmy. Jednocześnie

komandytariusz zajmuje stanowisko pasywne – nie prowadzi spraw firmy i – co do

zasady – nie reprezentuje jej. Może się natomiast zdarzyć, że taki wspólnik będzie

reprezentował spółkę jako pełnomocnik lub prokurant.

W umowie spółki komandytowej należy zawrzeć – zgodnie z art. 105 kodeksu –

firmę i siedzibę spółki, przedmiot działalności, czas trwania (jeśli jest oznaczony),

wkłady wspólników i ich wartość oraz zakres odpowiedzialności każdego

komandytariusza wobec wierzycieli – czyli wspomnianą wcześniej sumę komandytową.


14

Na nazwę firmy muszą składać się nazwisko jednego lub kilku

komplementariuszy oraz fraza “spółka komandytowa”. Dopuszczalne jest także

stosowanie skrótu “sp.k.”. Jeśli zdarzy się, że komplementariuszem jest osoba prawna,

w nazwie spółki należy podać pełną jej nazwę. Nie jest natomiast możliwe skorzystanie

z nazwiska komandytariusza dla stworzenia nazwy. Jeśli taka sytuacja nastąpi, to taki

komandytariusz odpowiada wobec osób trzecich tak, jak komplementariusz.

W spółce komandytowej wymagane jest prowadzenie pełnej księgowości. Każdy

ze wspólników rozlicza się z podatku dochodowego indywidualnie, na zasadach

ustalonych w ustawie o PIT lub CIT, w zależności, czy chodzi o osobę fizyczną, czy

prawną. Natomiast w kwestii podatku VAT podatnikiem jest cała spółka.

1.4.4 Spółka komandytowo-akcyjna

Spółka komandytowo-akcyjna to dość specyficzna forma działalności. Łączy ona

w sobie cechy spółki osobowej – odnosząc się najbardziej do zasad rządzących spółką

komandytową – oraz spółki kapitałowej – będąc podobną do spółki akcyjnej.

Taką formę działalności mogą wybrać wspólnicy – zarówno osoby fizyczne, jak

i prawne – z których co najmniej jeden będzie komplementariuszem, a co najmniej jeden

– akcjonariuszem. Tak jak w przypadku spółki komandytowej, komplementariusz

stanowi tu stronę czynną, odpowiedzialną za spółkę całym swoim majątkiem,

zarządzającą oraz odpowiedzialną za firmę. Natomiast akcjonariusz to inwestor,

udostępniający swój kapitał i otrzymujący w zamian akcje spółki.

Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych, aby założyć spółkę komandytowo-

akcyjną, wspólnicy muszą posiadać kapitał zakładowy wynoszący minimum 50 000 zł.

Dlatego też zakłada się, że taka forma prowadzenia działalności przeznaczona jest dla

osób planujących rozwój na nieco większą skalę.

Zasady działania spółki komandytowo-akcyjnej są określone nie w umowie, jak

w przypadku innych spółek osobowych, ale w statucie, który musi zostać stworzony

w postaci aktu notarialnego. Dokument ten powinien – zgodnie z art. 130 kodeksu –

zawierać: firmę i siedzibę spółki, przedmiot działalności, czas trwania (o ile jest

wyznaczony), wkłady każdego komplementariusza i ich wartość, wysokość kapitału

zakładowego i sposób jego zebrania, informacje na temat akcji (ich wartość, liczbę

zgodnie z poszczególnymi rodzajami, uprawnienia), nazwiska i imiona lub nazwy

komplementariuszy oraz ich siedziby i adresy, organizację walnego zgromadzenia oraz

rady nadzorczej. Status musi zostać podpisany przynajmniej przez wszystkich

komplementariuszy, którzy zostaną następnie uznani za założycieli spółki.

W nazwie spółki należy zawrzeć nazwisko jednego lub kilku komplementariuszy

lub też nazwy, jeśli sprawa dotyczy osób prawnych. Niezbędne jest także dodanie frazy

“spółka komandytowo-akcyjna” lub skrótu “S.K.A.”. Tak jak w przypadku spółki

komandytowej, nie powinno się w nazwie umieszczać nazwisk akcjonariuszy. Jeśli do


15

tego dojdzie, akcjonariusz ponosi za spółkę taką samą odpowiedzialność, jak

komplementariusze.

Dochody, uzyskiwane z prowadzenia spółki komandytowo-akcyjnej powinny być

rozliczane indywidualnie przez jej członków, na zasadach ustawy o PIT lub CIT.

W kwestii VAT za podatnika uznaje się całą spółkę. Księgowość w takiej formie

działalności musi być prowadzona w postaci pełnych ksiąg podatkowych.

1.5 Spółki kapitałowe – osoby prawne

Spółki kapitałowe są formą działalności wybieraną najczęściej przy prowadzeniu

dużych przedsiębiorstw, choć niekoniecznie. Przepisy ich dotyczące zawarte zostały –

podobnie jak w przypadku spółek osobowych – w Kodeksie spółek handlowych.

Spółki kapitałowe są pełnoprawnymi osobami prawnymi. Oznacza to, że

posiadają własny majątek, zupełnie odrębny od zasobów poszczególnych wspólników.

Są samodzielne w kwestii nabywania praw i podejmowania zobowiązań, a także

występowania przed sądami i organami administracji.

1.5.1 Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością stanowi jedną z najpopularniejszych

form prowadzenia firmy. Może zostać założona w zasadzie w każdym celu

dopuszczalnym przez prawo, niekoniecznie gospodarczym. Założycielami takiej spółki

mogą być osoby fizyczne lub prawne. Istnieje także możliwość prowadzenia

jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, co pozwala znacząco

zmniejszyć ryzyko związane z prowadzeniem działalności indywidualnie. Jedynym

wyjątkiem jest tu zakaz założenia jednoosobowej spółki z o.o. przez wyłącznie inną taką

spółkę.

Aby rozpocząć działalność w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,

wspólnicy muszą posiadać kapitał zakładowy w kwocie min. 5000 zł. Pierwszym

krokiem jest tutaj ustalenie umowy, która powinna mieć formę aktu notarialnego.

Informacje, które muszą się w takim dokumencie znaleźć, to – zgodnie z art. 157

kodeksu – firma i siedziba spółki, przedmiot działalności, wysokość kapitału

zakładowego, informacja czy wspólnik może posiadać więcej niż jeden udział, liczbę

i wartość udziałów poszczególnych wspólników oraz czas trwania spółki (o ile został

wyznaczony).

Nazwa takiej spółki jest zupełnie dobrowolna, nie ma tu ograniczeń co do

nazwisk czy nazw. Należy natomiast zawrzeć w niej frazę “spółka z ograniczoną

odpowiedzialnością”, natomiast w obrocie można stosować skróty “sp. z o.o.” lub

“s. z o.o.”.

Odpowiedzialność za zobowiązania spółki powinna być co do zasady

egzekwowana z majątku firmowego. Jednakże w sytuacji, gdy egzekucja taka okazałaby


16

się nieskuteczna, za pokrycie długów będą odpowiadali solidarnie wszyscy wspólnicy,

całym swoim majątkiem.

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością należy prowadzić księgowość pełną.

Dochody są w tym przypadku opodatkowane podatkiem dochodowym od osób

prawnych na zasadach ustawy o CIT.

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością funkcjonują trzy organy – zarząd,

rada nadzorcza oraz zgromadzenie wspólników. Do zadań zarządu należy prowadzenie

i reprezentowanie spółki wobec osób trzecich. Może się ona składać z jednej lub

większej liczby osób, natomiast nie muszą one być wyłonione z członków spółki. Co do

zasady, zarząd powoływany jest na kadencję – mandat członków wygasa po zakończeniu

roku obrachunkowego. W razie potrzeby można jednak wprowadzić inne zasady

w umowie spółki.

Do zgromadzenia wspólników należą wszyscy członkowie spółki. Organ ten

zbiera się raz w roku, w terminie do sześciu miesięcy od zakończenia poprzedniego roku

obrachunkowego. Zgromadzenie ma na celu kontrolowanie poczynań spółki oraz

wydaje odpowiednie uchwały. Część funkcji zgromadzenia ogólnego może zostać

przeniesiona na trzeci organ spółki, jakim jest rada nadzorcza.

Rada nie musi występować zawsze – co do zasady, obowiązek jej powołania

występuje, gdy kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 000 zł, a członków jest więcej

niż 25.

1.5.2 Spółka akcyjna

Spółka akcyjna to najbardziej zaawansowana forma prowadzenia działalności

gospodarczej. Wymagania, jakie trzeba spełnić przy jej zakładaniu oraz prowadzeniu

powodują, że jest ona wybierana raczej przez średnie i duże przedsiębiorstwa.

Założycielami i wspólnikami spółki akcyjnej może być jedna lub więcej osób

fizycznych lub prawnych. Ograniczenia występują tu tylko w przypadku jednoosobowej

spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, która nie może być wyłącznym założycielem

spółki akcyjnej.

Statut firmy, dla której wybrano ten rodzaj działalności gospodarczej, powinien

zostać spisany w postaci aktu notarialnego. Zgodnie z art. 304 Kodeksu spółek

handlowych, w dokumencie takim powinny zostać zawarte informacje o firmie i jej

siedzibie, wspólnikach, akcjach i członkach organów.

Nazwa spółki – podobnie jak w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością –

może zostać ustalona dowolnie, jednakże należy ująć w niej frazę “spółka akcyjna”.

W obrocie gospodarczym można w takiej sytuacji używać skrótu “S.A.”.

W spółce akcyjnej występują trzy rodzaje organów – rada nadzorcza, zarząd oraz

walne zgromadzenie akcjonariuszy. Wszystkie z nich należy powołać obowiązkowo,


17

ponieważ w tym rodzaju działalności wszystkie aktywności mogą zostać podjęte tylko

przy ich wykorzystaniu.

Do walnego zgromadzenia należą wszyscy członkowie spółki. Przez ten organ

podejmowane są wszystkie najważniejsze decyzje, w tym także – powoływanie rady

nadzorczej. W radzie zasiada co najmniej trzech członków (w spółkach notowanych na

giełdzie minimum 5). Jej głównym zadaniem jest badanie wszystkich dokumentów

spółki, żądanie od pracowników sprawozdań, wyjaśnień i analiz, a także rewizja majątku

spółki. W radzie nadzorczej zapada też decyzja dotycząca zarządu. Ten ostatni organ jest

wybierany na okres maksymalnie 5 lat. Do jego zadań należy reprezentowanie spółki na

zewnątrz, wobec osób trzecich.

W spółce akcyjnej konieczne jest prowadzenie pełnej księgowości. Dochody są

opodatkowane podatkiem dochodowym od osób prawnych na zasadach określonych

w ustawie o CIT.

1.6 Formalności – czyli jak założyć spółkę

Gdy przedsiębiorcy zdecydują się na wybór spółki osobowej lub kapitałowej jako

formy prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, należy zająć się związanymi

z jej rejestracją formalnościami. W przypadku tych spółek – inaczej niż dla

jednoosobowej działalności gospodarczej czy spółki cywilnej – należy zgłosić nowo

powstałą firmę do Krajowego Rejestru Sądowego.

Rejestracja spółki osobowej lub kapitałowej odbywa się w wybranym wydziale

sądu rejestracyjnego, odpowiedniego dla okręgu, w którym będzie funkcjonowała

spółka. Należy w tym przypadku skorzystać z właściwego formularza, który powinien

zostać złożony osobiście w sądzie, bądź też przesłany drogą pocztową lub przy

wykorzystaniu portalu internetowego Ministerstwa Sprawiedliwości.

Bardzo ważne jest tu także zorientowanie się, jaki druk i załączniki są

odpowiednie w przypadku konkretnej spółki. Informacje na ten temat można znaleźć

w zamieszczonej poniżej tabeli:

Wniosek podstawowy Wnioski dodatkowe

KRS-W1

(spółka jawna, partnerska,

komandytowa)

KRS-WB Wspólnicy spółki jawnej

KRS-WC Wspólnicy spółki komandytowej

KRS-WD Partnerzy

KRS-W2

(spółka komandytowo-

akcyjna)

KRS-WB Wspólnicy spółki jawnej lub

komplementariusze spółki komandytowo-akcyjnej

KRS-WG Emisje akcji


18

KRS-W3

(spółka z o.o.)

KRS-WE Wspólnicy spółki z ograniczoną

odpowiedzialnością podlegający wpisowi do rejestru

KRS-W4

(spółka akcyjna)

KRS-WG Emisje akcji

Dodatkowo, dla każdego rodzaju działalności należy załączyć:

KRS-WA Oddziały, terenowe jednostki organizacyjne,

KRS-WH Sposób powstania podmiotu,

KRS-WK Organy podmiotu/wspólnicy uprawnieni do reprezentowania spółki,

KRS-WL Prokurenci,

KRS-WM Przedmiot działalności,

KRS-ZN Sprawozdania finansowe i inne dokumenty.

Ponadto, aby uzyskać wpis do KRS, należy wraz z formularzami złożyć pozostałe

dokumenty, mianowicie:

umowę (statut, ewentualnie akt założycielski jednoosobowej spółki kapitałowej),

gdy umowę sporządzono w formie aktu notarialnego dołącza się wypis z tego

aktu,

wzory podpisów osób upoważnionych do reprezentowania spółki lub prokurenta

(uwierzytelnione notarialnie albo złożone przed sędzią lub upoważnionym

pracownikiem sądu),

dokument o powołaniu członków zarządu spółki (dotyczy spółki z o.o., akcyjnej,

a także partnerskiej, o ile ustanowiono w niej zarząd), ewentualnie pozostałych

organów, a ponadto na osobnej kartce nazwiska, imiona i adresy członków

zarządu,

wykaz wspólników (partnerów, komplementariuszy, komandytariuszy) wraz

z ich adresami (adresami dla doręczeń) bądź listę wspólników spółki z o.o., na

osobnej kartce,

oświadczenie zarządu o wniesieniu kapitału (dotyczy spółki komandytowo-

akcyjnej, z o.o., akcyjnej),

nazwisko, imię albo firmę i siedzibę oraz adres jedynego wspólnika

(akcjonariusza) – w przypadku jednoosobowej spółki z o.o. bądź akcyjnej, na

osobnej kartce.

Podczas rejestracji w KRS przedsiębiorcy mogą skorzystać z tzw. “jednego

okienka” i dopełnić niezbędnych formalności na cele urzędu skarbowego. W takiej

sytuacji, oprócz wymienionych wcześniej dokumentów, należy dodatkowo złożyć drugi

egzemplarz umowy spółki i dokument, potwierdzający uprawnienia do korzystania

z lokalu, w którym znajduje się siedziba firmy. Niezbędny jest także wniosek o wpis (lub


19

zmianę wpisu) do rejestru REGON, zgłoszenie identyfikacyjne (lub aktualizacyjne) NIP

ze wskazaniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz zgłoszenie płatnika

składek ZUS (lub też jego zmianę). Nie należy także zapominać o dowodzie wpłaty

opłaty sądowej za wpis w kwocie 500 zł oraz za ogłoszenie w Monitorze Sądowym

i Gospodarczym w wysokości 100 zł.

Sąd rejestrowy przesyła tak złożone dokumenty odpowiednio do właściwego

urzędu statystycznego i skarbowego, a po uzyskaniu informacji o nadaniu spółce

numeru NIP – dane są przekazywane do jednostki terenowej ZUS.

WAŻNE! Jeśli podatnik rejestruje się do KRS drogą elektroniczną, pozostałe wnioski

i zgłoszenia powinien złożyć samodzielnie (możliwe jest także wykorzystanie drogi

elektronicznej).


20

2. Sposoby finansowania działalności

Założenie własnej firmy najczęściej wiąże się z koniecznością dysponowania

odpowiednim kapitałem. Niestety, nie każdy potencjalny przedsiębiorca jest w stanie

sfinansować nowo otwartą działalność samodzielnie. Szczególnie, że nie tylko początek

może być ciężki – nawet właściciele już istniejących firm czasem borykają się

z problemem braku funduszy na rozwój. Warto zatem przyjrzeć się mechanizmom

pozyskiwania kapitału z zewnątrz i ich wpływowi na księgowość i kwestie podatkowe

firmy.

2.1 Kredyty

Tradycyjnym źródłem finansowania jest kredyt. Pozyskując go, przedsiębiorca

nie wykazuje przychodu ani kosztu. Dopiero w momencie sfinansowania zakupu danego

towaru, majątku firmowego lub usługi związanej z prowadzoną działalnością środkami

z kredytu, w działalności zostanie zaksięgowany koszt na podstawie faktury zakupu.

Przy księgowaniu zakupu nie ma więc znaczenia, że został on sfinansowany kredytem.

Dodatkowo jednak, poza zaliczeniem do kosztu faktycznej ceny nabycia danego

towaru czy majątku, przedsiębiorca będzie mógł uznać za koszt naliczone od kredytu

odsetki. Warunkiem jest, by były one zapłacone, bo tylko takie zalicza się do kosztów

podatkowych. Potwierdzeniem ich opłacenia może być wyciąg bankowy lub dowód

wpłaty.

Ważną kwestią w kredytowaniu środków trwałych firmy jest umowa kredytowa.

Może pojawić się w niej zapis o tym, że bank staje się, w pewnym procencie (najczęściej

49%), współwłaścicielem danej rzeczy. Dla przedsiębiorcy oznacza to, że nie może on

dokonywać odpisów amortyzacyjnych od ogólnej wartości środka trwałego, a jedynie od

tej, której jest właścicielem (zwykle 51%). Kredytowanie nie wpływa natomiast na

zaliczanie do kosztów wydatków związanych z eksploatacją zakupionej rzeczy czy jej

ubezpieczeniem.

2.2 Leasing

Pozyskiwanie kapitału nie ogranicza się jedynie do pozyskiwania samego

pieniądza. Często przedsiębiorcy potrzebny jest sprzęt czy też samo miejsce, w którym

działalność mogłaby być prowadzona. W takim przypadku jedną z najczęściej

spotykanych form finansowania jest leasing. Przedmiotem leasingu mogą być zarówno

rzeczy ruchome, jak i grunty czy nieruchomości. Ujęcie leasingu w kosztach będzie

zależało od rodzaju leasingu, bowiem w praktyce rozróżnia się dwa charaktery umów:

leasing operacyjny i leasing finansowy.

2.2.1 Leasing operacyjny

W przypadku leasingu operacyjnego rzecz leasingowana pozostaje przez cały

okres leasingu własnością firmy leasingującej. Przedsiębiorca nie może zatem


21

wprowadzić przedmiotu umowy do swojej ewidencji środków trwałych ani naliczać

amortyzacji.

Natomiast w przypadku tej formy leasingu wydatkami, które można uznać za

koszty uzyskania przychodu, będą:

raty leasingowe, często z automatycznie naliczonymi odsetkami,

czynsz inicjalny (opłata wstępna),

wydatki poniesione z tytułu eksploatacji przedmiotu leasingu,

ubezpieczenie.

2.2.2 Leasing finansowy

Umowa leasingu finansowego wskazuje, że rzecz będąca jej przedmiotem staje

się od początku własnością leasingobiorcy. Zatem w tym przypadku określony sprzęt

staje się od razu środkiem trwałym firmy, który należy wprowadzić ewidencji.

W związku z powyższym nieco inny będzie zakres kosztów, ponoszonych

w ramach leasingu finansowego. Można tu wyróżnić:

odpisy amortyzacyjne,

część odsetkową z raty leasingowej,

wydatki związane z eksploatacją przedmiotu leasingu,

ubezpieczenie.

2.3 Dotacje Zakładający działalność mają również możliwość korzystania z pomocy

przyznawanej ze środków pochodzących z budżetu państwa czy ze środków unijnych.

Otrzymane bezzwrotne dotacje są przychodem, ale podlegającym zwolnieniu

z opodatkowania. Kwestię tę reguluje art. 21 ustawy o PIT. W związku z tym,

przedsiębiorca korzystający z dotacji nie ma obowiązku wykazywania otrzymanych

środków jako przychodu z działalności i odprowadzania od nich podatku dochodowego.

Jednak z drugiej strony oznacza to, że zakupione z dotacji przedmioty nie będą

traktowane jako koszt podatkowy. Zatem przedsiębiorca, kupując z dotacji sprzęt (np.

maszyny stanowiące środek trwały), nie będzie mógł ująć w kosztach poniesionych

z tego tytułu wydatków. Taka sama sytuacja będzie miała miejsce w przypadku zakupu

towarów sfinansowanych dotacją. Pomimo tego, że przedsiębiorca otrzyma fakturę

zakupu towarów, nie wprowadzi jej jako koszt podatkowy.

Jedynym wyjątkiem od ogólnej reguły stanowiącej, że otrzymane dotacje nie

stanowią przychodu firmy, a wydatki nimi sfinansowane nie są kosztem podatkowym,

jest otrzymanie dotacji z Funduszu Pracy (jednorazowa pomoc dla bezrobotnego na

rozpoczęcie działalności). Dotacja ta została uwzględniona w ustawie jako przychód

zwolniony z opodatkowania, ale wydatki nią sfinansowane nie zostały wyłączone

z kosztów. Dlatego też taka forma dotacji stanowi wyjątek dla celów księgowych –


22

podatnik może ująć w kosztach zakup towarów czy usług sfinansowanych środkami

z dotacji. Wyjątek ten nie dotyczy jednak zakupionych z dotacji środków trwałych,

których odpisy amortyzacyjne i w tym wypadku nie będą stanowiły kosztu

podatkowego.

2.4 Inne

Pozyskanie środków dla początkujących przedsiębiorców, którzy często nie

posiadają zdolności kredytowej, jest utrudnione. Zdarza się, że już na samym początku

wyklucza się ich jako kredytobiorców. Wówczas mogą starać się oni o pożyczkę z tzw.

inicjatyw społecznych, zwykle powiązanych z pomocą unijną. Takiej zwrotnej pożyczki

przedsiębiorca nie traktuje jak dotacji, tylko rozlicza zakupy sfinansowane z jej środków

podobnie jak przy kredycie. Pożyczka nie stanowi więc bezpośredniego przychodu dla

przedsiębiorcy.

Inaczej będzie w przypadku, gdy przedsiębiorca otrzyma refundację z urzędu

pracy, związaną np. ze zorganizowaniem prac interwencyjnych. Wówczas otrzymane

środki (jako częściowy zwrot poniesionych kosztów), będą stanowiły dla przedsiębiorcy

pozostałe przychody podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Jak widać niezwykle istotne jest, z jakiego rodzaju pomocy przedsiębiorca

korzysta. Wpływa to bowiem na wymiar osiąganych korzyści oraz poprawność

koniecznych do prowadzenia księgowych rozliczeń.


23

3. Rozliczenia z urzędem skarbowym – podatek VAT

Podatek od towarów i usług jest powszechnym podatkiem, który jest rozliczany

w większości przeprowadzonych transakcji. Zakładając działalność gospodarczą

przedsiębiorca może zadecydować, czy chce rozliczać się z państwem z tej opłaty, czy

też woli skorzystać ze zwolnienia. Aby wybrać najlepsze dla siebie rozwiązanie, trzeba

przede wszystkim zapoznać się z podstawowymi informacjami na temat VAT.

3.1 Podmiot i przedmiot opodatkowania

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) za

podatników tego podatku uznaje się wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą:

osoby prawne,

jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej,

osoby fizyczne.

Co ważne, są one podatnikami bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Natomiast przedmiotem opodatkowania jest większość operacji gospodarczych. Ich

lista została wymieniona w art. 5 ust. 1 ustawy o VAT – zatem, opodatkowaniu podatkiem

VAT podlega:

odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów, czyli potwierdzony przez urząd celny wywóz towarów

z terytorium Polski poza terytorium Unii Europejskiej, jeżeli wywóz jest

dokonany przez dostawcę lub na jego rzecz (eksport bezpośredni) bądź nabywcę

mającego siedzibę poza terytorium kraju lub na jego rzecz (eksport pośredni),

import towarów, a więc przywóz towarów z terytorium państwa trzeciego (spoza

UE) na terytorium Polski,

wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) – nabycie prawa do

rozporządzania towarami, które w wyniku dokonanej dostawy są wysyłane lub

transportowane na terytorium Polski z innego kraju UE,

wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) – wywóz towarów z terytorium

Polski do innych krajów członkowskich Unii Europejskiej. Aby dostawę można

było uznać za WDT obie strony transakcji, zarówno dostawca jak i nabywca,

muszą być podatnikami VAT UE zdefiniowanymi na potrzeby

wewnątrzwspólnotowych transakcji (z wyłączeniem nowych środków

transportu i wyrobów akcyzowych).

3.2 Podatek VAT należny a naliczony

Podatek VAT, rozliczany w ramach przedsiębiorstwa można podzielić na dwa

podstawowe rodzaje – podatek VAT należny oraz podatek VAT naliczony. Rozróżnienie

to jest niezwykle istotne.


24

Podatek VAT należny pojawia się w momencie, gdy przedsiębiorca dokonuje

sprzedaży. Jest to kwota, którą należy odprowadzić do urzędu skarbowego. Natomiast

podatek VAT naliczony występuje w chwili dokonania zakupu. Przedsiębiorca ma prawo

(choć nie obowiązek) odliczenia tego podatku – czyli odzyskania go od fiskusa.

Jako że odprowadzanie VAT należnego do urzędu, a następnie wnioskowanie

o zwrot podatku naliczonego byłoby niepraktyczne, przedsiębiorcy dokonują

niezbędnych rozliczeń za pomocą deklaracji. W zależności od stosunku podatku

należnego do naliczonego możliwe są następujące sytuacje:

podatek należny > podatek naliczony – zobowiązanie wobec US, nadwyżkę

podatku należnego nad naliczonym należy wpłacić do urzędu,

podatek należny = podatek naliczony – brak należności lub zobowiązań

(w praktyce rzadko spotykana sytuacja),

podatek należny < podatek naliczony – należność US wobec przedsiębiorcy,

domyślnie nadwyżka ta jest przenoszona na następny okres rozliczeniowy, ale

przedsiębiorca może także wnioskować o zwrot podatku.

3.3 Aktualne stawki podatku VAT

Obecnie obowiązują stawki VAT o nieco podwyższonej wysokości. Aktualnie

wiadome jest, że stawki w tej wysokości będą właściwe co najmniej do 2016 roku:

23% – stawka podstawowa stosowana przy sprzedaży towarów i usług na

terenie kraju oraz przy WDT (w przypadku braku aktywnego numeru VAT

kontrahenta z obszaru UE) i eksporcie towarów (w przypadku braku dokumentu

celnego wywozu z terytorium Polski),

8% i 5% – stawki obniżone, stosowane również w transakcjach na terenie kraju

oraz przy WDT i eksporcie towarów,

7% – stawka zryczałtowanego zwrotu podatku (w przypadku zwrotu rolnikom

ryczałtowym kwoty podatku VAT przy sprzedaży produktów rolnych

podatnikom VAT),

4% – stawka ryczałtu dla świadczących usługi taksówek osobowych,

0% – stosowana przy WDT, eksporcie towarów oraz w szczególnych

przypadkach określonych w ustawie o VAT, które obejmują dostawę towarów

i świadczenie usług na terytorium kraju.

3.4 Moment powstania obowiązku podatkowego

Zgodnie ze stanem prawnym obowiązującym do końca 2013 r., obowiązek

podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi. Jeżeli zdarzenia te

powinny być potwierdzone fakturą, to obowiązek powstanie z chwila jej wystawienia,

nie później jednak niż w ciągu 7 dni (od daty wydania towaru lub wykonania usługi).

Natomiast od 1 stycznia 2014 r. obowiązek podatkowy będzie powstawał –

z wyłączeniem kilku określonych w ustawie wyjątków – z chwilą zakończenia dostawy


25

towarów albo wykonania usługi. W związku z tym data wystawienia faktury przestanie

być tak znacząca dla podatku VAT.

Oprócz zasady ogólnej istnieje kilka sytuacji, w których moment powstania

obowiązku podatkowego będzie związany ze zdarzeniem innym, niż zakończenie

dostawy towarów albo wykonania usługi.

Pierwszy wyjątek dotyczy sytuacji, w których rozliczenia dokonuje się na

podstawie metody kasowej – w tym przypadku obowiązek podatkowy powstaje z chwilą

otrzymania całości lub części zapłaty. Taka sytuacja dotyczy małych podatników, którzy

zdecydowali się na rozliczanie metodą kasową, a także przypadków wskazanych

w art. 19 ust. 5 ustawy o VAT.

Drugi wyjątek występuje natomiast w przypadkach, kiedy momentem właściwym

dla powstania obowiązku podatkowego będzie dzień wystawienia faktury.

Najistotniejszą dla przedsiębiorców sytuacją jest sprzedaż usług dotyczących mediów

oraz usług telekomunikacyjnych – czyli np. dostarczanie wody i gazu, odprowadzanie

ścieków, dostarczanie Internetu itp. Ponadto wyjątkowe sytuacje, w których istotny

będzie moment wystawiania faktury, zostały wymienione w art. 106b ust. 1 ustawy

o VAT.

Uwaga! Do końca roku 2013 obowiązek podatkowy w przypadku usług dotyczących

mediów oraz usług telekomunikacyjnych powstaje w okresie, w którym wyznaczony jest

termin płatności faktury.

3.4.1 Faktury zaliczkowe

W obrocie gospodarczym niejednokrotnie zdarza się, że kontrahent wpłaca część

albo całość należności jeszcze przed dostarczeniem towaru albo wykonaniem usługi.

Zgodnie z ustawą o VAT, chodzi tu przede wszystkim o przedpłatę, zaliczkę, zadatek albo

ratę.

W takim przypadku sprzedawca ma obowiązek wystawienia kontrahentowi

faktury zaliczkowej. Obowiązek podatkowy powstanie w tej sytuacji w chwili

otrzymania „przedterminowej” należności.

3.4.2 Faktury za usługi budowlane i transportowe

Szczególnym przypadkiem są również faktury, które dotyczą usług budowlanych

i transportowych. W myśl art. 19 ust. 13 pkt. 2, obowiązek powstaje z chwilą otrzymania

całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 30 dnia, licząc od dnia wykonania usług.

Natomiast od 1 stycznia 2014 r. w przypadku usług transportowych będzie

stosowana ogólna zasada powstawania obowiązku podatkowego. Data wystawienia

faktury będzie zatem istotna tylko dla usług budowlanych i budowlano-montażowych.


26

3.5 Właściwość miejscowa US

Przedsiębiorca zarówno w kwestii podatku VAT, jak i podatku dochodowego

musi rozliczyć się z właściwym dla niego urzędem skarbowym. W przypadku podatku

dochodowego sprawa jest prosta – dla osób fizycznych właściwym jest ten ze względu

na miejsce zamieszkania podatnika.

W kwestii podatku VAT możliwe są natomiast dwie sytuacje. Jeśli przedsiębiorca

prowadzi swoją działalność tylko w jednym miejscu – czyli tylko w jednym miejscu

wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu w VAT – to właściwym będzie urząd

skarbowy właśnie ze względu na miejsce prowadzenia działalności. Jeśli jednak firma

funkcjonuje w różnych miejscach – np. w postaci oddziałów – które podlegają pod różne

urzędy skarbowe, wtedy właściwym organem będzie ten przypisany do miejsca

zamieszkania podatnika – ten sam, w którym rozliczany jest podatek dochodowy.

Uwaga! Jeśli chodzi o osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości

prawnej, to w ich przypadku właściwym organem skarbowym w kwestii podatku VAT jest

ten ze względu na adres siedziby.

3.6 Deklaracje i terminy

Przedsiębiorcy będący małymi podatnikami mają możliwość wyboru rozliczeń

z tytułu podatku VAT w okresach miesięcznych lub kwartalnych. W zależności od

decyzji, będą oni korzystali z następujących deklaracji:

VAT-7 dla rozliczeń miesięcznych, VAT-7K dla kwartalnych.

Deklaracje VAT należy złożyć do urzędu skarbowego do 25 dnia miesiąca, następującego po miesiącu lub kwartale, którego rozliczenie dotyczy.

3.7 Podatek VAT a kasa fiskalna

Obowiązek stosowania kas fiskalnych do rejestrowania sprzedaży na rzecz osób

fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wynika z art. 111 ustawy o VAT.

Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja

sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany

ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy

rejestrującej. Co ciekawe w przypadku, gdy ewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy

rezerwowej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.

3.7.1 Zwolnienia z kasy fiskalnej

Istnieje możliwość skorzystania ze zwolnienia z rejestrowania sprzedaży za

pomocą kasy fiskalnej. Mówi o tym Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia

29.11.2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy

zastosowaniu kas rejestrujących. Zgodnie z jego zapisami przedsiębiorca nie ma


27

obowiązku zakładania kasy fiskalnej do momentu, kiedy jego obrót ze sprzedaży na

rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników

ryczałtowych nie przekroczy 20000 zł. Zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania nie

stosuje się w przypadku podatników, którzy w poprzednim roku podatkowym byli

obowiązani do ewidencjonowania lub przestali spełniać warunki do zwolnienia.

Zwolnienie traci moc po 2 miesiącach od przekroczenia limitu.

Dodatkowo istnieje pewna grupa działalności, które nie mogą korzystać ze

zwolnienia z kasy fiskalnej, nawet jeśli nie przekroczyły ustawowego limit. Zatem,

zwolnień z obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się w przypadku dostaw:

gazu płynnego,

części do silników (PKWiU 28.11.4),

silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu

pojazdów (PKWiU 29.10.1),

nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1),

przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2),

części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego

(PKWiU 29.20.30.0),

części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie

indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0),

silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych

w motocyklach (PKWiU 30.91.3),

sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp

elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów

i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90),

sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu

i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),

wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie

może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9

ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej

"ustawą",

płyt CD, DVD, kaset magnetofonowych, taśm magnetycznych (w tym kaset

wideo), dyskietek, kart pamięci, kartridżów i innych analogowych lub cyfrowych

nośników danych zawierających zapisane dane lub zapisane pakiety

oprogramowania komputerowego, w tym również sprzedawanych łącznie

z licencją na użytkowanie,

wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych

jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez

względu na symbol PKWiU,

wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości

alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa

i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez


28

względu na symbol PKWiU, z wyjątkiem towarów, dostarczanych w sposób

określony w poz. 42 załącznika do rozporządzenia.

Zwolnienia nie obejmuje także działalność, w zakresie której świadczone są

usługi:

przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyjątkiem przewozów

wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia,

przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami.

Wśród czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania, wymienionych

w załączniku do rozporządzenia, znajduje się dostawa towarów w systemie

wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi). Jest to możliwe pod warunkiem, że

zapłaty za wykonaną czynność dokonano w całości za pośrednictwem poczty, banku lub

spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy

podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-

kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę

jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została

dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

3.7.2 Ulga na zakup kasy w deklaracji VAT

Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT podatnicy, którzy rozpoczną

ewidencjonowanie przychodów za pomocą kasy rejestrującej w obowiązujących

terminach, mogą odliczyć od podatku kwotę odpowiadającą 90% wartości netto kasy,

jednak nie więcej niż 700 zł.

Jeżeli w pierwszym okresie (miesiącu, kwartale), w którym podatnik chce

skorzystać z ulgi, podatek należny (od sprzedaży) jest wyższy od naliczonego (od

zakupów), o co najmniej wartość przysługującej ulgi z tytułu zakupu kasy, to

przedsiębiorca ma prawo do pomniejszenia podatku należnego o całą kwotę tej ulgi.

Przykład: Przedsiębiorca zakupił kasę fiskalną w kwocie 750 zł netto. Zgodnie z ustawą

o VAT przysługuje mu prawo do odliczenia 90% wartości kasy, nie więcej niż 700 zł.

W miesiącu skorzystania z ulgi kwota podatku VAT do zapłaty na rzecz urzędu

skarbowego wynosiła 1200 zł. W tym przypadku kwota do odliczenia będzie wynosić 675

zł (750 zł x 90% = 675). Kwota mieści się w wyznaczonym limicie.

Kwotę ulgi należy ująć w deklaracji VAT-7 bądź VAT-7K jako kwotę

wydatkowaną na zakup kas rejestrujących, do odliczenia w danym okresie

rozliczeniowym.

Jeżeli w okresie dokonania odliczenia kwota podatku należnego jest wyższa od

naliczonego, ale mniejsza od wartości przysługującej ulgi, a w kolejnym

miesiącu/kwartale również wystąpi nadwyżka podatku należnego nad naliczonym –


29

przedsiębiorca może odliczyć pozostałą cześć nierozliczonej kwoty ulgi w następnym

okresie.

Należy pamiętać, że gdy kwota nadwyżki w dalszym ciągu będzie

niewystarczająca, wówczas odliczenia można dokonać w kolejnym okresie, ale pod

warunkiem, że nie wystąpi nadwyżka podatku naliczonego nad należnym.

Jeżeli natomiast w którymś z kolejnych okresów skorzystania z ulgi nastąpi

nadwyżka podatku naliczonego nad należnym, to przedsiębiorca nie ma możliwości

dokonania odliczenia. W takiej sytuacji w deklaracji wypełnia pozycję przeznaczoną dla

ubiegających się o zwrot kwoty z tytułu ulgi na zakup kas rejestrujących. Należy jednak

pamiętać, że za jeden okres przedsiębiorca może odliczyć kwotę ulgi nie wyższą niż:

25% kwoty przysługującej podatnikowi do odliczenia przed jego pierwszym

dokonaniem (max. 25% x 700zł = 175 zł) – jeżeli podatnik składa deklaracje za

okresy miesięczne,

50% (max. 350 zł) wartości określonej kwoty, pokrywającej wydatki na zakup

kas rejestrujących, opisanej w ustawie – jeżeli podatnik składa deklaracje za

okresy kwartalne.

Przykład: Przedsiębiorca rozlicza się z tytułu podatku VAT za okresy miesięczne. Możliwa

do odliczenia kwota ulgi z tytułu zakupu kasy wyniosła 675 zł. W styczniu kwota nadwyżki

podatku należnego nad naliczonym (i tym samym podlegająca zapłacie do urzędu

skarbowego) wynosiła 275 zł, i taką kwotę podatnik odliczył. W kolejnych trzech

miesiącach występowały nadwyżki podatku naliczonego, stąd przedsiębiorca ubiegał się

o zwrot pozostałej części ulgi. W lutym możliwe będzie odliczenie 169 zł (675 zł x 25%=

168,75, czyli po zaokrągleniu 169 zł). Podobnie będzie w marcu, natomiast w kwietniu

odliczenie obejmie pozostałą kwotę w wysokości 62 zł.

Przykład: Przedsiębiorca rozlicza się z tytułu podatku VAT za okresy kwartalne. Możliwa

do odliczenia kwota ulgi z tytułu zakupu kasy wyniosła 675 zł. W I kwartale kwota

nadwyżki podatku należnego nad naliczonym (i tym samym podlegająca zapłacie do

urzędu skarbowego) wynosiła 75 zł. Taką też kwotę podatnik odliczył. W kolejnych

2 kwartałach występowały nadwyżki podatku naliczonego, stąd przedsiębiorca ubiegał się

o zwrot pozostałej części ulgi. W II kwartale odliczyć można zatem kwotę 337,50 zł (675 zł

x 50% = 337,50, po zaokrągleniu 338 zł). W III kwartale przedsiębiorca odliczył pozostało

kwotę, w wysokości 262 zł.

Bardzo istotne w kontekście możliwości skorzystania z ulgi na zakup kasy jest jej

terminowe nabycie i zainstalowanie. Zgodnie bowiem z art. 111 ust. 4 ustawy

o VAT z ulgi na zakup kasy mogą skorzystać wyłącznie podatnicy, którzy rozpoczną

ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach.

Rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej po ustawowo

przewidzianym terminie wyłącza możliwość skorzystania z odliczenia.


30

4. Rozliczenia z urzędem skarbowym – podatek

dochodowy

Przy zakładaniu działalności gospodarczej każdy przedsiębiorca jest

zobowiązany do złożenia wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji

o Działalności Gospodarczej, za pomocą formularza CEIDG-1. Jest to jednocześnie

zgłoszenie do urzędu skarbowego, w którym zawiera się informacja m.in. o wybranej

formie opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Na wszystkich osobach fizycznych i prawnych, które osiągają w danym roku

dochody (niezależnie od ich wysokości) ciąży obowiązek rozliczania się

z podatku dochodowego. W Polsce istnieją dwa rodzaje podatku dochodowego – PIT,

czyli podatek od osób fizycznych, którego zasady rozliczania określają przepisy ustawy

o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz CIT – podatek dochodowy od osób

prawnych, dla którego podstawowym aktem prawnym jest ustawa o podatku

dochodowym od osób prawnych.

4.1 Podstawowe informacje o podatku dochodowym od osób

fizycznych

Podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) dotyczy, jak sama nazwa wskazuje,

osób fizycznych, także tych prowadzących indywidualną działalność gospodarczą czy

będących wspólnikami spółki cywilnej lub spółek osobowych (a więc m.in.

przedsiębiorców, emerytów i rencistów, zatrudnionych na umowę o pracę, zlecenia czy

dzieło). Jest to najpopularniejszy podatek, którego głównym założeniem jest

powszechność. W przypadku PIT źródłem opodatkowania jest dochód, czyli przychody

pomniejszone o koszty poniesione w związku z ich uzyskaniem.

Instytucją, która zajmuje się podatkami, jest urząd skarbowy. Podatek

dochodowy od osób fizycznych rozliczany jest w urzędzie właściwym ze względu na

miejsce zamieszkania podatnika, w przeciwieństwie do CIT (podatku dochodowego od

osób prawnych), dla którego właściwym urzędem jest urząd skarbowy

przyporządkowany ze względu na siedzibę spółki kapitałowej.

Podatek dochodowy opłaca się w formie miesięcznej lub kwartalnej zaliczki.

Z obowiązku tego podatnik powinien wywiązać się do 20 dnia następnego miesiąca (lub

kwartału, jeżeli rozlicza się kwartalnie), a więc np. podatek za maj powinno się opłacić

do 20 czerwca. Wyjątkiem jest karta podatkowa – tu rozliczenie następuje do 7 dnia

następnego miesiąca


31

4.2 Wybór formy opodatkowania

Jak zostało wcześniej wspomniane, już początkujący przedsiębiorca

przy składaniu wniosku CEIDG-1musi zdecydować, jaką formę opodatkowania swoich

dochodów wybiera. Możliwości są cztery (jednak nie wszystkie jednakowo dostępne):

opodatkowanie na zasadach ogólnych,

podatek liniowy,

zryczałtowane formy opodatkowania:

o ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,

o karta podatkowa.

Przedsiębiorca, który przy rejestracji działalności w CEIDG nie wybrał formy

opodatkowania, może tego dokonać na zasadach przewidzianych w ustawach

podatkowych, a więc przez złożenie oświadczenia (wniosku) naczelnikowi urzędu

skarbowego (art. 9a ust. 2 ustawy o PIT), jednak nie później niż w dniu uzyskania

pierwszego przychodu.

Jeżeli podatnik nie postanowi inaczej we wniosku do CEIDG ani nie złoży

oświadczenia o wyborze innej formy, podstawową formą jest opodatkowanie według

skali podatkowej (na zasadach ogólnych).

Decyzja o danej formie opodatkowania nie jest decyzją “na całe życie” –

ustawodawca przewidział możliwość jej zmiany, jednak ustalił też jeden bardzo istotny

warunek – należy to zrobić do 20 stycznia roku podatkowego, którego nowa forma ma

dotyczyć.

Wypełniając wniosek CEIDG-1 przedsiębiorca wybiera również formę zapłaty

zaliczki na podatek dochodowy. Istnieją trzy możliwości – zaliczka może być

odprowadzana:

co miesiąc,

co kwartał,

w sposób uproszczony.

Uproszczony tryb opłaty zaliczek polega na comiesięcznym wpłacaniu zaliczki na

podatek dochodowy, wyliczanej jednak nie na podstawie bieżących skumulowanych

przychodów i kosztów, ale na podstawie dochodów uzyskiwanych dwa lub trzy lata

temu. W związku z taką konstrukcją, zaliczki uproszczonej nie mogą wybrać

przedsiębiorcy, którzy założyli dopiero działalność oraz ci, którzy przez ostatnie dwa,

trzy lata wykazywali same straty lub nie osiągnęli dochodu powodującego zapłatę

podatku. Zaliczka w formie uproszczonej wynosi 1/12 obliczonej kwoty podatku na

podstawie danych z zeznania podatkowego za dwa lub trzy lata wstecz, obliczonej przy

zastosowaniu odpowiedniej stawki – czyli skali podatkowej lub podatku liniowego.


32

Zaliczki płacą podatnicy, którzy wybrali rozliczanie podatku na zasadach

ogólnych lub podatkiem liniowym. Ryczałtowcy także mają obowiązek miesięcznego lub

kwartalnego rozliczania się z podatku. W ich przypadku jednak nie jest to zaliczka na

podatek dochodowy, a po prostu zryczałtowany podatek za konkretny okres. Zaliczki

i należny podatek przedsiębiorca ma obowiązek wyliczać sam. Nie zrobi tego za niego

urząd skarbowy.

4.3 Opodatkowanie na zasadach ogólnych – progresywna

skala podatkowa

Podstawą opodatkowania na zasadach ogólnych (wg progresywnej skali

podatkowej) jest dochód, a więc przychód osiągnięty z prowadzonej działalności

pomniejszony o koszt jego uzyskania.

Pojawia się zatem pytanie, skąd wziąć wartości potrzebne do obliczenia

dochodu? Otóż wszystkie osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mają

obowiązek prowadzenia ewidencji. W zależności od formy prowadzonej działalności

oraz formy rozliczeń zakładają podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) bądź

księgi rachunkowe. Właśnie na podstawie zapisów prowadzonych w tych ewidencjach

przedsiębiorca będzie w stanie ustalić wysokość przychodów i kosztów dotyczących

prowadzonej działalności.

Głównym sposobem określającym wysokość zobowiązań podatkowych osób

fizycznych jest skala podatkowa. Na jej podstawie ustala się, w jakiej wysokości

podatnik zapłaci podatek od dochodów uzyskanych w danym roku podatkowym.

Skala podatkowa na 2013 rok:

Ponad Do Wysokość podatku

- 85 528 zł 18% minus kwota zmniejszająca podatek 556 zł 02 gr

85 528 zł - 14 839 zł 02 gr plus 32% nadwyżki ponad 85 528 zł

Roczna kwota zmniejszająca podatek 556 zł 02 gr

Roczny dochód niepowodujący obowiązku zapłaty podatku 3 091 zł

Przy tej formie opodatkowania przedsiębiorca jest zobowiązany do zapłaty

zaliczki na podatek dochodowy w sytuacji, gdy wysokość dochodu w danym roku

podatkowym przekroczy kwotę wolną od podatku. Oznacza to, że jeżeli w określonym

miesiącu (lub kwartale) dochody przedsiębiorcy przekroczą 3091 zł, jest on

zobowiązany do zapłaty zaliczki za dany miesiąc (kwartał). Kwotę zaliczki oblicza się na

podstawie danych zawartych w skali podatkowej – jest to 18% lub 32% osiągniętego

dochodu, przy czym wyższą stawkę należy stosować, gdy dochód przedsiębiorcy

przekroczy 85 528 zł. Nie oznacza to jednak, że cały dochód będzie opodatkowany tą


33

wyższą stawką. Dochód w wysokości 85 528 zł będzie oprocentowany 18%, a więc

podatek wyniesie 15 395,04 zł. Pomniejszony on zostaje o kwotę zmniejszającą podatek

(556,02 zł), a dopiero następnie dodawany jest podatek w wysokości 32% liczony od tej

części dochodów, które wykraczają poza kwotę 85 528 zł.

Wyliczoną w ten sposób wysokość zaliczki na podatek dochodowy należy

zaokrąglić do pełnych złotych. W przypadku końcówek kwot wynoszących mniej niż 50

gr, pomija się je, tzn. zaokrągla w dół. Natomiast przy zaokrąglaniu końcówek kwot

wynoszących 50 gr lub więcej, kwotę zaokrągla się w górę.

Przy rozliczaniu na zasadach ogólnych warto wziąć pod uwagę fakt, iż część

dochodów osób fizycznych wyłączona jest spod opodatkowania na takich zasadach. Są

to w szczególności:

spadki i darowizny,

przychody ze sprzedaży nieruchomości,

odsetki od prywatnie udzielanych pożyczek,

dochody z odsetek na kontach osobistych,

działalność gospodarcza opodatkowana kartą podatkową, ryczałtem

ewidencjonowanym, podatkiem liniowym.

Podatnicy wybierający progresywną skalę podatkową mogą bez ograniczeń

skorzystać z miesięcznego płacenia zaliczek. Kwartalne zaliczki są natomiast

przewidziane dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność lub będących małymi

podatnikami – których przychody ze sprzedaży (łącznie z VAT) za poprzedni rok nie

przekroczyły kwoty 1 200 000 euro (w 2013 r. 4 922 000 zł). Dla maklerów, agentów

i zarządców funduszy inwestycyjnych limit ten jest niższy i wynosi 45 000 euro

(w 2013 r. 185 000 zł). Warunkiem do bycia małym podatnikiem jest również brak

prowadzenia działalności samodzielnie lub jako wspólnik spółki niemającej osobowości

prawnej w okresie dwóch lat od roku rozpoczęcia (a dokładniej od końca roku

poprzedzającego rok rozpoczęcia działalności). Z kolei z uproszczonego sposobu

opłacania zaliczek przy tej formie opodatkowania nie mogą skorzystać podatnicy, którzy

dopiero rozpoczęli działalność.

4.4 Opodatkowanie podatkiem liniowym

Kolejną formą opodatkowania na zasadach ogólnych jest podatek liniowy,

o jednej ustalonej stawce w wysokości 19%. Taką stawkę płaci się bez względu na

wysokość osiągniętego dochodu (obliczanego tak, jak przy opodatkowaniu progresywną

skalą podatkową).

Z tej formy opodatkowania mogą skorzystać jedynie osoby prowadzące

działalność gospodarczą (pod pewnymi warunkami) lub prowadzące działy specjalne

produkcji rolnej. Liniowej stawki podatku nie mogą wybrać podatnicy uzyskujący

przychody ze świadczenia usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy


34

odpowiadające czynnościom, które podatnik lub co najmniej jeden ze wspólników

wykonuje lub wykonywał w roku podatkowym w ramach stosunku pracy lub

spółdzielczego stosunku pracy. W takiej sytuacji wybór stawki liniowej może nastąpić

dopiero po upływie roku czasu.

Przy podatku liniowym istnieje możliwość skorzystania ze wszystkich trzech

sposobów płacenia zaliczek na podatek dochodowy, jednak pod warunkiem spełnienia

warunków takich, jak przy opisywanym wyżej podatku na zasadach ogólnych.

4.5 Wady i zalety rozliczania według zasad ogólnych

Przez wzgląd na fakt, iż opodatkowanie na zasadach skali podatkowej jest

podstawową i najczęściej stosowaną formą opodatkowania, warto zastanowić się, jakie

są jej wady i zalety. Do zalet opodatkowania skalą podatkową niewątpliwie należą:

stosowanie kwoty wolnej od podatku,

możliwość korzystania z oferowanych przez rząd ulg i odliczeń,

możliwość rozliczania się z małżonkiem,

przywilej rozliczeń dedykowanych osobom samotnie wychowującym dzieci,

możliwość zakwalifikowania wydatków powiązanych z osiągnięciem

przychodów do kosztów uzyskania przychodu.

Wadami związanymi ze skalą podatkową są:

wysoki drugi próg podatkowy,

obowiązek prowadzenia ściśle określonej ewidencji księgowej.

Opodatkowanie w formie podatku liniowego może natomiast przynieść znaczące

korzyści osobom, które osiągają bardzo wysokie dochody (ze wszystkich źródeł), mocno

powyżej 85 tys. zł rocznie. Głównymi wadami podatku liniowego są: brak kwoty wolnej

od podatku, brak możliwości rozliczania się razem z małżonkiem oraz brak ulg

podatkowych.

4.6 Zryczałtowane formy opodatkowania – ryczałt od

przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt jest uproszczoną formą rozliczania podatku dochodowego, bez ustalania

podstawy wymiaru. Możliwość wyboru tej formy opodatkowania nie dotyczy wszystkich

podmiotów – nie mogą z niej skorzystać m.in. osoby osiągające w całości lub części

przychody z tytułu:

prowadzenia aptek,

działalności w zakresie: udzielania pożyczek pod zastaw, kupna i sprzedaży

wartości dewizowych, handlu częściami i akcesoriami do pojazdów

mechanicznych,


35

usług tłumaczeń, pośrednictwa finansowego, usług reklamowych,

detektywistycznych, rekrutacji pracowników,

usług w zakresie edukacji, ochrony zdrowia ludzkiego, kultury i sportu,

a dodatkowo podejmujących wykonywanie działalności po zmianie wykonywanej

działalności, jeżeli małżonek lub małżonkowie przed zmianą opłacali podatek

dochodowy na zasadach ogólnych.

Wybór zryczałtowanej formy opodatkowania wiąże się z niemożnością odliczenia

kosztów uzyskania przychodu. Dzieje się tak, ponieważ podatek zryczałtowany oblicza

się na podstawie uzyskanych przychodów, a nie dochodu, jak w przypadku podatku na

zasadach ogólnych (dlatego ryczałtowcy nie muszą prowadzić ewidencji poniesionych

kosztów).

Wyróżniamy następujące stawki zryczałtowanego podatku:

20%,

17%,

8,5%,

5,5%,

3%.

To, która z nich będzie obowiązywała przedsiębiorcę, zależy od rodzaju

prowadzonej działalności. I tak np. stawka 20% to stawka od przychodów z działalności

w zakresie tzw. wolnych zawodów (np. lekarza, felczera, pielęgniarki, tłumacza). Z kolei

stawka 17% dotyczy przychodów ze świadczenia niektórych usług niematerialnych (np.

wynajmu samochodu, pośrednictwa w handlu hurtowym). Stawka 8,5% obowiązuje

przy przychodach z działalności usługowej (w tym np. działalności gastronomicznej

w zakresie sprzedaży napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,5%).

Osoby zajmujące się działalnością wytwórczą lub budowlaną skorzystają ze stawki

5,5%, natomiast przedsiębiorcy osiągający dochody z działalności usługowej w zakresie

handlu oraz z działalności gastronomicznej obowiązuje stawka 3%. Jeżeli podatnik

zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przychodów opodatkowanych różnymi

stawkami, ryczałt ustala się według stawki właściwej dla przychodów z każdego rodzaju

działalności.

Podatnik będący ryczałtowcem zobowiązany jest do ewidencjonowania

przychodów ze sprzedaży towarów i usług, gromadzenia i przechowywania dowodów

zakupu towarów, prowadzenia wykazu środków trwałych oraz wartości

niematerialnych i prawnych, ewidencjonowania wyposażenia, a w przypadku

zatrudnienia pracownika – prowadzenia ewidencji zatrudnienia oraz karty

wynagrodzeń pracowników.


36

Zgodnie z ustawą o zryczałtowanym podatku dochodowym, z tej formy

opodatkowania skorzystać mogą podatnicy, którzy w poprzednim roku podatkowym

uzyskali przychody z działalności w kwocie nie wyższej niż 150 000 euro.

Przy ryczałcie ewidencjonowanym możliwe jest skorzystanie z miesięcznego lub

kwartalnego sposobu opłacania podatku. Przy czym w drugim przypadku otrzymane

przychody z działalności prowadzonej samodzielnie lub przychody spółki w roku

poprzednim nie mogą przekroczyć kwoty stanowiącej równowartość 25 000 euro.

4.7 Zryczałtowane formy opodatkowania – karta podatkowa

Karta podatkowa zwana jest uproszczoną formą opodatkowania, głównie przez

wzgląd na fakt, iż od podatników, którzy wybrali tę metodę rozliczania z urzędem

skarbowym nie wymaga się prowadzenia ksiąg rachunkowych, składania zeznań

podatkowych oraz wpłacania zaliczek na podatek dochodowy. Jednak w sytuacji, gdy

klient zażąda od nich wystawienia stosownego dokumentu potwierdzającego sprzedaż,

mają oni obowiązek spełnić takie żądanie oraz dodatkowo przechowywać kopię

rachunku przez okres 5 lat. Jednak, aby móc skorzystać z karty podatkowej, należy

spełnić szereg warunków przewidzianych w przepisach.

Ta forma opodatkowania jest przeznaczona dla przedsiębiorców prowadzących

ściśle określone rodzaje działalności gospodarczej usługowej, wytwórczo-usługowej

i handlowej wyłącznie na terytorium kraju. Przepisy dotyczące karty podatkowej bardzo

szczegółowo określają zakres i rozmiar prowadzonej działalności, a także warunki

w jakich działalność powinna być wykonywana. Z tej formy opodatkowania mogą

skorzystać m.in. zegarmistrz, krawiec, fryzjer czy taksówkarz.

Jednak nie każdy taksówkarz czy fryzjer może rozliczać się za pomocą karty

podatkowej. Aby było to możliwe, konieczne jest spełnienie następujących warunków:

prowadząc działalność nie można korzystać z usług innych firm (z wyjątkiem

usług specjalistycznych), a także zatrudniać osób na umowę zlecenia i umowę

o dzieło do wykonywania prac związanych z działalnością podatnika. Możliwe

jest natomiast zatrudnianie osoby na umowę o pracę – należy tylko pamiętać

o limitach zatrudnienia przy poszczególnych rodzajach działalności;

współmałżonek podatnika nie może prowadzić działalności gospodarczej w tym

samym zakresie, co on. Dozwolone jest natomiast, aby współmałżonek pracował

razem z podatnikiem.

Przy karcie podatkowej stawki podatku nie są z góry przyporządkowane do

konkretnych czynności (jak w przypadku ryczałtu ewidencjonowanego). Decyzję

o wysokości podatku wydaje naczelnik właściwego urzędu skarbowego. Może on

również wydać decyzję o odmowie przyznania karty podatkowej danemu podatnikowi.

Od decyzji naczelnika można odwołać się do Dyrektora Izby Skarbowej w terminie


37

14 dni. Podatnik ma prawo również zrezygnować z karty podatkowej, jeżeli zgłosi to

naczelnikowi urzędu w terminie do 14 dni od doręczenia decyzji.

Decyzja o wysokości stawki podatku przy karcie podatkowej wydawana jest co

roku. Nie wiąże się to jednak z koniecznością corocznego składania wniosku o wydanie

takiej decyzji. Podatnik, któremu naczelnik raz wydał decyzję, automatycznie co roku

dostaje nową.

Przy karcie podatkowej, ustaloną przez naczelnika kwotę podatku wpłaca się do

7 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wyjątkiem jest grudzień, za który należy

rozliczyć się jeszcze w danym roku podatkowym, do 28 grudnia. Ryczałtowiec na karcie

podatkowej nie może skorzystać z kwartalnego ani z uproszczonego sposobu płacenia

podatku.

4.8 Deklaracje i terminy płatności podatku

Każdy przedsiębiorca, który osiąga w danym roku dochód, musi złożyć roczną

deklarację, odpowiednią dla wybranej formy opodatkowania. Nie ma natomiast

obowiązku składania comiesięcznych deklaracji, związanych z płaceniem zaliczki na

podatek dochodowy. Termin złożenia deklaracji rocznej upływa dnia 30 kwietnia roku

następnego.

Formularz deklaracji, za pomocą której rozliczany jest podatek dochodowy na

zasadach ogólnych, to PIT-36. W zeznaniu wykazuje się wszystkie osiągnięte przez daną

osobę dochody, które są opodatkowane według skali podatkowej. Zeznanie roczne

podatnik powinien złożyć do 30 kwietnia roku następnego.

Dla podatku liniowego właściwą deklaracją jest PIT-36L. Jednak należy pamiętać,

iż w tej deklaracji powinny znaleźć się informacje na temat dochodu osiągniętego

jedynie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Pozostałe dochody, co do

zasady, należy wykazać w formularzu PIT-37.

Wybranie tej formy rozliczania podatku wiąże się z brakiem możliwości rozliczeń

wspólnie z małżonkiem oraz brakiem możliwości skorzystania z zasad przewidzianych

dla osób samotnie wychowujących dzieci. Przy dochodzie wykazywanym w PIT-36L nie

można korzystać z ulg, z wyjątkiem jednej, dotyczącej osiągania dochodów za granicą.

Istnieje natomiast możliwość odliczenia zapłaconych składek na ubezpieczenie

zdrowotne (7,75% podstawy wymiaru) oraz wpłaty na konto IKZE.

Również w przypadku podatku liniowego, roczne zeznanie podatkowe należy

złożyć do 30 kwietnia roku następnego.

Deklaracja, która uwzględnia zryczałtowaną formę opodatkowania to PIT-28. Na

tym formularzu wykazuje się jedynie przychód opodatkowany ryczałtem, natomiast

dochody z innego tytułu, jak np. ze stosunku pracy wykazuje się w PIT-37. Tu również


38

nie ma możliwości rozliczania się wspólnie z małżonkiem czy skorzystania z ulg na

dzieci.

Ryczałtowiec powinien złożyć deklarację roczną na formularzu PIT-28 do

31 stycznia roku następnego (ewentualny PIT-37 – do 30 kwietnia).

Karta podatkowa wiąże się z obowiązkiem złożenia rocznej deklaracji na

formularzu PIT-16A. Jeżeli podatnik uzyskał dochody również z innego źródła, wówczas

konieczne jest wykazanie ich w odrębnej deklaracji - PIT-37.

Tu również granicznym terminem złożenia deklaracji PIT-16A jest 31 stycznia

roku następnego, a przy konieczności rozliczenia również dochodu z innego źródła –

PIT-37 do 30 kwietnia.

Płacenia podatków nie da się uniknąć. Dlatego w interesie każdego

przedsiębiorcy jest wybór takiej formy i trybu opodatkowania (jeżeli oczywiście taki

wybór jest możliwy), który będzie optymalny dla jego firmy. Przy podejmowaniu

decyzji, co wybrać, należy wziąć pod uwagę wiele czynników, wśród których należy

uwzględnić m.in.:

rodzaj prowadzonej działalności (ponieważ niektóre działalności wiążą się

z określonymi ograniczeniami),

jej rozmiar,

wysokość spodziewanych przychodów i kosztów (ponieważ warto

zminimalizować obciążenie podatkowe),

łatwość rozliczania się (w pewnej mierze od wybranej formy opodatkowania

zależy sposób prowadzenia ewidencji księgowej).

Jak zostało wspomniane już wcześniej – wybór konkretnej formy opodatkowania

nie jest wyborem raz na zawsze. Jednak należy pamiętać, że zmiany w tym zakresie

podatnik może dokonać tylko do 20 stycznia. Konieczne jest również poinformowanie

o tym naczelnika urzędu skarbowego.


39

5. Jak płacić niski PIT? – czyli rozliczanie kosztów

uzyskania przychodów

Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą ma na celu taką optymalizację

kosztów z nią związanych, aby płacić jak najniższe podatki. Co jednak można uznać za

koszt firmowy? Kiedy przedsiębiorca może powiększyć wysokość kosztów nie ponosząc

dodatkowych wydatków?

5.1 Koszty wg ustawy o PIT

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty

poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła

przychodów. Mowa tu o kosztach bezpośrednio lub pośrednio związanych

z prowadzoną działalnością. Do kosztów bezpośrednich można zaliczyć z całą pewnością

zakup towarów handlowych i materiałów. Natomiast do kosztów pośrednich będą

należeć np. odpisy amortyzacyjne samochodu osobowego czy też wydatki na media.

Nie ma w ustawie o PIT wyszczególnienia, co dokładnie może być kosztem

podatkowym. Ustawodawca zamieścił za to w art. 23 ustawy katalog wyłączeń. Poza tym

należy mieć na uwadze, że każdy wydatek wprowadzony jako koszt firmy musi mieć

związek z prowadzoną działalnością, który w razie potrzeby przedsiębiorca będzie

potrafił wykazać przed urzędem skarbowym.

5.2 Amortyzacja jako co miesięczny koszt

Większość przedsiębiorców w ramach działalności gospodarczej korzysta ze

środków trwałych. Te o niskiej wartości, do kwoty 3500 zł można zaliczyć bezpośrednio

do kosztów. Ustawa o PIT daje również możliwość zaliczenia jednorazowo w koszty

sprzętów o wartości powyżej 3500 zł, łącznie do kwoty 50 000 euro rocznie (w roku

2013 jest to kwota 205 000 zł). Z tego przywileju nie można jednak korzystać

w przypadku samochodów osobowych – muszą one być amortyzowane w czasie.

Dla mniejszych przedsiębiorców rozliczenie w czasie środków trwałych może

okazać się bardziej korzystne. Co miesiąc dodatkowo w koszty będzie trafiał odpis

amortyzacyjny, pomniejszający wartość dochodu do opodatkowania PIT. Dzięki temu

firmy, które np. starają się o kredyt, wykażą równomierną wysokość osiąganych

dochodów.

Przedsiębiorca ma również prawo do uwzględnienia w środkach trwałych

sprzętów prywatnych, wykorzystywanych w działalności gospodarczej. W niektórych

przypadkach nie ma potrzeby ponosić dodatkowych wydatków, a kosztem będą odpisy

amortyzacyjne sprzętów wprowadzonych do ewidencji środków trwałych. Najbardziej

popularnymi przykładami są komputer, drukarka czy też samochód, które będą

wykorzystywane wyłącznie w ramach prowadzonej działalności.


40

5.3 Reprezentacja a reklama

Te dwa pojęcia są ze sobą często mylone, a ich rozgraniczenie jest niezwykle

ważne ze względu na ujęcie w kosztach firmowych. Ustawodawca w art. 23 ustawy o PIT

zastrzegł bowiem, że wydatki na reprezentację – w szczególności na usługi

gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych – nie mogą

stanowić kosztów podatkowych. Co do reklamy natomiast nie ma tego typu ograniczeń,

należy kierować się jedynie zasadą racjonalności i gospodarczego uzasadnienia.

Za reklamę można uznać działania polegające na zachęcaniu potencjalnych

klientów do zakupu określonych towarów lub usług. Do najbardziej popularnych form

reklamy należą:

plakaty na billboardach,

ulotki,

ogłoszenia i spoty w mediach,

bannery na stronach internetowych oraz serwisach społecznościowych,

pozycjonowanie stron w wyszukiwarkach internetowych.

W przypadku reprezentacji można się odnieść do wyroku NSA z dnia 25 stycznia

2012 r., sygn. akt II FSK 1445/10 (orzeczenie prawomocne), w którym stwierdzono, że

koszty reprezentacji to wydatki związane z przedstawicielstwem: (...) termin ten

w zakresie języka prawnego i prawniczego należy rozumieć jako "przedstawicielstwo,

reprezentowanie czyichś interesów, występowanie w czyimś imieniu", a nie "wystawność,

okazałość, wytworność (...). Norma ta nie zawiera żadnych wyjątków, tak odnoszących się

do miejsca, w którym obowiązki przedstawicielskie są realizowane, jak i do wystawności

lub braku wystawności w zakresie nabywania usług gastronomicznych, zakupu żywności

lub napojów. Należy zatem stwierdzić, że wydatki na wszelkie tego typu usługi i artykuły,

wiążące się z reprezentowaniem podatnika lub prowadzonego przez niego

przedsiębiorstwa, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów – niezależnie

także od tego, czy usługi te i zakupione artykuły były wykorzystywane

w kontaktach z kontrahentami w siedzibie przedsiębiorstwa (zakładu), czy też poza nią

(...).

5.4 Rozliczenie firmy prowadzonej we własnym mieszkaniu

Przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą we własnym

mieszkaniu, ma prawo do ujęcia w kosztach firmy części wydatków związanych

z eksploatacją nieruchomości.

Pierwszym krokiem, jaki należy wykonać, jest zgłoszenie miejsca zamieszkania

jako miejsca siedziby firmy lub miejsca, gdzie jest prowadzona działalność, na

formularzu CEIDG-1. Wiąże się to z koniecznością przedłożenia do urzędu gminy

informacji o określonym metrażu pomieszczeń wykorzystywanych do działalności

w celu opodatkowania wyższym podatkiem od nieruchomości przewidzianym dla firm.


41

Wydatki związane z eksploatacją mieszkania trzeba rozdzielić na te związane

z prowadzoną działalnością oraz te o charakterze osobistym. Najprostszym sposobem

podziału będzie wyliczenie procentowe powierzchni zajmowanej w działalności do

ogólnego metrażu nieruchomości.

W wyniku wyliczonej proporcji do kosztów firmowych można zaliczyć

odpowiednią część wydatków za:

czynsz,

energię elektryczną,

wodę,

gaz,

centralne ogrzewanie.

W przypadku telefonu domowego proporcję należy ustalić na podstawie bilingu

załączonego do faktury, wyliczając wartość kosztów związanych z działalnością do

ogólnej wartości faktury. Opłaty za Internet mogą natomiast stanowić koszt tylko

w sytuacji, gdy z sieci korzysta się wyłącznie dla celów firmowych.

5.5 Popularne wydatki zaliczane do pozostałych kosztów

firmowych

Oprócz wymienionych powyżej wydatków istnieje szereg innych, które w świetle

prawa są uznawane za koszt podatkowy. Należą do nich m.in.:

wydatki na wynajem samochodu, w tym leasing,

wydatki na paliwo i inne eksploatacyjne, związane z użytkowaniem samochodu

prywatnego – do wartości wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu,

opłaty bankowe i pocztowe,

wydatki na remont pomieszczeń, w których prowadzona jest działalność,

kawa, herbata, cukier, woda – w przypadku zatrudnienia pracowników,

zakup licencji i oprogramowania,

artykuły biurowe, w tym papier ksero, długopisy, segregatory itp.,

opłaty za pośrednictwo w sprzedaży, np. poprzez serwis Allegro,

koszty delegacji, w tym diety, wydatki za wstęp na konferencje czy nocleg.

5.6 Czego przedsiębiorca nie zaliczy do kosztów firmowych

W art. 23 ustawy o PIT zawarty jest katalog wydatków, które nie mogą stanowić

kosztów uzyskania przychodów. Oprócz wymienionych wcześniej wydatków na

reprezentację, przedsiębiorca nie zaliczy do kosztów m.in.:

wydatków na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów,

z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów,


42

odpisów amortyzacyjnych z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części

ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 000 euro,

wydatków na spłatę pożyczek i kredytów (z wyjątkiem części odsetkowej raty),

wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci – takie

osoby uznawane są w działalności za współpracujące, a ich wynagrodzenie nie

może stanowić kosztu firmowego,

grzywien i kar pieniężnych orzeczonych w postępowaniu karnym, karnym

skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych

grzywien i kar (w tym mandaty nałożone przez urząd skarbowy czy też mandaty

za przekroczenie prędkości),

odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych

(w tym odsetki za zwłokę w płaceniu podatków PIT oraz VAT).


43

6. Kontakty z ZUS

Kontaktów z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) nie uniknie żaden

przedsiębiorca. Właściciele działalności gospodarczych są bowiem zobowiązani do

opłacania składek ZUS za siebie, a także za zatrudnianych pracowników.

Obowiązek podlegania ubezpieczeniom społecznym powstaje już w dniu rozpoczęcia

wykonywania działalności lub też w pierwszym dniu, w którym przedsiębiorca decyduje

się zatrudnić pracownika.

Od momentu rozpoczęcia wykonywania działalności przedsiębiorca podlega

obowiązkowo ubezpieczeniu:

społecznemu:

o emerytalnemu,

o rentowemu,

o wypadkowemu (dotyczy wypadków w pracy i chorób zawodowych),

zdrowotnemu.

Dodatkowo przedsiębiorca może, ale nie musi, skorzystać z ubezpieczenia

chorobowego. Opłacanie składek na ten cel uprawnia do wypłaty zasiłku z ZUS

w przypadku niezdolności do pracy oraz do otrzymywania zasiłku macierzyńskiego.

Ubezpieczenie chorobowe jest zaliczane do grupy ubezpieczeń społecznych.

Niektóre z osób prowadzących działalność mają obowiązek opłacać składki na

Fundusz Pracy. Są one obowiązkowe w sytuacji, gdy kwota podstawy wymiaru składek

na ubezpieczenie emerytalnie i rentowe wyniesie – w przeliczeniu na miesiąc – co

najmniej tyle, ile wynosi minimalne wynagrodzenie za pracę (w roku 2013 jest to 1600

zł brutto, w 2014 – 1680 zł brutto). Natomiast z opłacania tej składki zwolnione są

kobiety, które ukończyły 55 lat i mężczyźni po 60 roku życia.

W przypadku pracowników wymiar i rodzaj ubezpieczeń zależy od charakteru

umowy (o pracę czy jedna z umów cywilnoprawnych)oraz kwoty wynagrodzenia.

Przedsiębiorca powinien także wiedzieć, że obowiązek opłacania ZUS w takim

samym zakresie, jakiemu podlega przedsiębiorca, dotyczy także osób współpracujących.

Zgodnie z przepisami, za taką osobę uznaje się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego

małżonka i dzieci przysposobione, rodziców oraz macochę i ojczyma, którzy pozostają

z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy

prowadzeniu działalności.

6.1 Rejestracja w ZUS

Osoby prowadzące działalność podlegają, co do zasady, obowiązkowemu

opłacaniu składek ZUS na ubezpieczenie już od dnia rozpoczęcia działalności. Podczas

rejestracji działalności za pomocą formularza CEIDG-1 przedsiębiorca zostaje

automatycznie zgłoszony do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jako płatnik składek


44

(ZUS-ZFA). Jest to jednak jedynie informacja o tym, że przedsiębiorca stał się płatnikiem

ZUS.

W celu zgłoszenia do konkretnych kodów ubezpieczeń należy złożyć formularz

ZUS-ZUA – dotyczący ubezpieczeń społecznych, oraz ZUS-ZZA – dotyczący ubezpieczenia

zdrowotnego. Na rejestrację przedsiębiorca ma 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności.

Taki sam siedmiodniowy termin obowiązuje w przypadku rejestracji do ZUS nowo

zatrudnionego pracownika.

6.2 Przywileje dla nowych przedsiębiorców – ZUS

preferencyjny

Niektóre z osób rozpoczynających jednoosobową działalność gospodarczą mogą

opłacać składki ZUS na ubezpieczenia społeczne w wymiarze niższym niż ogólnie

obowiązujący. Wymiar ten wynosi – zamiast 60% – 30% kwoty minimalnego

wynagrodzenia za pracę. Jednakże należy pamiętać, że tzw. preferencyjny ZUS dotyczy

jedynie składek społecznych. Zatem składka ubezpieczenie zdrowotnego zarówno dla

nowego przedsiębiorcy, jak i dla właściciela firmy z dłuższym stażem, odprowadzana

jest w takiej samej wysokości. Natomiast przedsiębiorca opłacający ulgowy ZUS nie ma

obowiązku odprowadzania składek na Fundusz Pracy.

Z obniżonych składek ZUS mogą skorzystać osoby, które prowadzą pozarolniczą

działalność gospodarczą, wspólnicy spółek cywilnych oraz osoby wykonujące wolny

zawód, które uzyskały wpis do ewidencji działalności gospodarczej. Podmioty te muszą

jednak spełnić dodatkowe warunki:

nieprowadzenia pozarolniczej działalności w okresie ostatnich 60 miesięcy

kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności,

niewykonywanie działalności na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego

przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub

w poprzednim roku kalendarzowym wykonywały one w ramach stosunku pracy

lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres zakładanej

działalności gospodarczej.

Z ulgowych składek ZUS nie mogą natomiast skorzystać wspólnicy spółek

jawnych, komandytowych lub partnerskich, a także jednoosobowy wspólnik spółki

z o.o., twórcy i artyści.

Z preferencyjnej wysokości składek ZUS przedsiębiorca może korzystać przez

maksymalnie 24 miesiące. W momencie zakończenia tego okresu konieczne jest

wyrejestrowanie z ZUS (formularz ZUS-ZWUA) i ponowne zarejestrowanie na

formularzu ZUS-ZUA, ze wskazaniem nowy kod ubezpieczeń. Zakład nie powiadamia

przedsiębiorcy o upływie okresu preferencyjnych składek. Prowadzący działalność sam

jest zobowiązany do pilnowania terminów.


45

6.3 Rozliczenia z ZUS

Przedsiębiorca do rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych wykorzystuje

deklarację ZUS-DRA. Co ważne, obowiązek składania w ZUS samego formularza

występuje tylko na początku działalności albo przy zmianie kodu ubezpieczeń

(np. w momencie zakończenia okresu preferencyjnego ZUS). Natomiast w pozostałych

przypadkach składanie tej deklaracji nie jest konieczne, pod warunkiem że

przedsiębiorca opłaca składki w ich minimalnej wysokości (jeśli chce indywidualnie

odprowadzać na ten cel sumy większe, deklaracje ZUS-DRA będą już konieczne).

Składki ZUS i ewentualnie deklaracje przedsiębiorca ma obowiązek złożyć

w ustalonych terminach – mianowicie:

10 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, gdy nie zatrudnia się w działalności

pracowników,

15 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, gdy w działalności zatrudnieni są

pracownicy podlegający obowiązkowi ubezpieczenia.

Składki ZUS ubezpieczenia społecznego przedsiębiorcy stanowią koszt

prowadzonej działalności. Jednakże należy pamiętać, że ująć je w kosztach można

dopiero po opłaceniu, a nie zgodnie z datą wyliczenia. Zatem dla przykładu – składki

ZUS za lipiec, opłacane zgodnie z przepisami 10 sierpnia, koszt będą stanowiły dopiero

w sierpniu.

6.4 Zbieg tytułu ubezpieczeń ZUS

Zdarzyć się może sytuacja, w której przedsiębiorca prowadzący jednoosobową

działalność równocześnie pracuje na umowę w innym przedsiębiorstwie, gdzie są za

niego odprowadzane składki ZUS. W takim przypadku, jeśli właściciel działalności

uzyskuje z tytułu zatrudnienia przychody nie niższe niż minimalne, nie ma obowiązku

samodzielnego opłacania składek społecznych. Jedynym jego obowiązkiem jest

odprowadzanie składek na ubezpieczenie zdrowotne.


46

7. Obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników

Wraz z rozwojem działalności gospodarczej przedsiębiorca może zdecydować się

na zatrudnienie pracownika. W takiej sytuacji należy pamiętać, że z faktem tym wiąże

się szereg formalności, związanych z nawiązaną umową.

7.1 Dokumentacja z okresu ubiegania się o pracę

Jak wynika z Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej

się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

imię (imiona) i nazwisko,

imiona rodziców,

datę urodzenia,

miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

wykształcenie,

przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Dodatkowo osoba ubiegająca się o stanowisko osobowym powinna dysponować

– poza wypełnionym kwestionariuszem – świadectwami pracy, wszelkiego rodzaju

dyplomami oraz dokumentami potwierdzającymi osiągnięte kwalifikacje i osiągnięcia

zawodowe.

Po zatrudnieniu pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania także:

innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci,

jeżeli jest to konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze

szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,

numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne

Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

7.2 Badania

Osoba przyjmowana do pracy na podstawie umowy o pracę powinna zostać

poddana obowiązkowemu wstępnemu badaniu lekarskiemu, które określi, czy nie ma

żadnych przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku.

Jak wynika z art. 229 Kodeksu pracy, badania te powinny odbywać się

w godzinach pracy oraz na koszt pracodawcy. Dodatkowo, pracodawca musi

przechowywać orzeczenia wydane na podstawie przeprowadzonych badań, np. w części

A akt osobowych zatrudnionego.

7.3 Umowa

Umowę o pracę należy zawrzeć na piśmie. Jeżeli umowa ta nie została zawarta

z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia


47

pracy przez pracownika, potwierdzić na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju

umowy oraz jej warunków.

Umowa o pracę określa strony i rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki

pracy i płacy, w szczególności:

rodzaj pracy,

miejsce wykonywania pracy,

wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem

składników wynagrodzenia,

wymiar czasu pracy,

termin rozpoczęcia pracy.

Umową, która zapewnia najbardziej stabilne zatrudnienie oraz jest najbardziej

pożądana przez pracowników, jest umowa na czas nieokreślony. Jednakże obok niej

w przepisach występują także inne typy umów o pracę. Najczęściej, zanim zawarta

zostanie ta czas nieokreślony, pracownik zatrudniany jest na czas próbny albo

określony. Tego typu porozumienia zawierane są w celu sprawdzenia, czy kandydat

rzeczywiście nadaje się na proponowane stanowisko. Co ważne, po dwukrotnym

zawarciu umowy na czas określony pracodawca – jeśli chce nadal zatrudniać

pracownika – powinien zaproponować mu umowę na czas nieokreślony.

Oprócz powyższych można spotkać się także z umowami na zastępstwo oraz na

czas wykonania pracy. Pierwsza z nich stosowana jest wtedy, gdy jeden ze stałych

pracowników jest długotrwale nieobecny (np. urlop macierzyński). Druga natomiast

dotyczy sytuacji, w których okres pracy jest równoznaczny z czasem wykonania jakiegoś

projektu czy zadania.

Ponadto warto też pamiętać, że obok umów regulowanych przepisami Kodeksu

pracy, zatrudnienie – choć na nieco innych warunkach – reguluje także Kodeks cywilny.

Ta ustawa ma zastosowanie w sytuacjach, kiedy zawierana jest umowa zlecenia

(pomiędzy zleceniodawcą i zleceniobiorcą) i umowa o dzieło (pomiędzy wykonawcą

a zamawiającym).

7.4 Zakres obowiązków i regulacje wewnętrzne

W ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy o pracę pracodawca jest zobowiązany

do udzielenia pracownikowi określonych informacji. Chodzi tutaj o:

obowiązującą w zakładzie pracy dobową i tygodniową normę czasu pracy,

częstotliwość wypłat wynagrodzenia za pracę,

wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,

obowiązującą pracownika długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

układ zbiorowy pracy, którym pracownik jest objęty.


48

Dodatkowo, pracownik powinien zostać także poinformowany o ewentualnej

konieczności pracy w godzinach nocnych oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez

pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.

7.5 Szkolenie BHP

Pracodawca jest obowiązany zapewnić nowemu pracownikowi przeszkolenie

w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz

prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Szkolenia takie odbywają się w

czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane

w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które

zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym samym

pracodawcą kolejnej umowy o pracę.

7.6 ZUS

Jak wynika z art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych,

pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnioną osobę do Zakładu Ubezpieczeń

Społecznych w ciągu siedmiu dni od nawiązania stosunku pracy. Obowiązek ten dotyczy

zgłoszenia na druku ZUS ZUA do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Przedsiębiorca – jako płatnik składek – będzie musiał obliczać i przekazywać

składki ZUS pobierane od pracownika. Na dopełnienie tego obowiązku ma on czas do

15 dnia miesiąca za miesiąc, którego składki dotyczą.

Pracownik może także zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego uprawnionych

członków rodziny. Zgłoszenia dokonuje za pośrednictwem pracodawcy, który

przekazuje do ZUS druk ZUS ZCNA.

Osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą i zatrudniająca przy tej

działalności inne osoby, a więc opłacająca składki nie tylko na własne ubezpieczenia,

rozlicza składki i/lub wypłacone świadczenia, sporządzając i przekazując do ZUS, za

wszystkie zgłoszone do ubezpieczeń osoby, w tym za siebie druk ZUS DRA oraz

odpowiednie imienne raporty miesięczne: składkowe – ZUS RCA (imienny raport

miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach) lub ZUS RZA (raport

imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne, przeznaczony dla

ubezpieczonych, za których płatnik rozlicza wyłącznie składki na ubezpieczenie

zdrowotne), i w razie potrzeby świadczeniowe – ZUS RSA (raport imienny

o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek).

7.7 Zaliczka na podatek dochodowy pracowników

Zatrudniając pracownika pracodawca jest zobowiązany również – poza

opłacaniem składek ZUS – do wpłacania na konto urzędu skarbowego zaliczki na


49

podatek dochodowy. Powinność ta powstaje również przy zatrudnianiu pracowników

w oparciu o umowę zlecenie oraz o dzieło.

Od 2007 roku nie ma obowiązku składania deklaracji miesięcznych PIT-4 za

pracownika. Wystarczy jedynie opłacić zaliczkę na podatek z tego tytułu, w terminie do

20 dnia każdego kolejnego miesiąca.

Dodatkowo pracodawca powinien pamiętać o złożeniu do 31 stycznia za rok

poprzedni PIT-4R odnośnie pobranych zaliczek na podatek dochodowy pracowników.

Druk ten musi trafić do właściwego urzędu skarbowego – właściwość tą określa się

zgodnie z:

miejscem zamieszkania płatnika – w przypadku gdy jest on osobą fizyczną,

miejscem prowadzenia działalności płatnika,

miejscem siedziby płatnika.

Natomiast do końca lutego należy sporządzić w trzech egzemplarzach PIT-11 –

informację o dochodach podatnika za rok poprzedni, po jednym dla:

pracownika,

pracodawcy,

urzędu skarbowego.

7.8 Akta osobowe

Pracodawca jest zobligowany do prowadzenia akt pracowniczych dla osób

zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Dla każdego pracownika należy stworzyć

oddzielne akta osobowe, podzielone na trzy części.

7.8.1 Dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się

o zatrudnienie (grupa A)

W tej grupie dokumentów powinny znaleźć się:

wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty

potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające

roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania

oferowanej pracy,

świadectwo ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się

o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na

określonym stanowisku,

inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych

przepisów.


50

Ponadto osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć

dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy

z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,

obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym

pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do

korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

7.8.2 Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz

przebiegu zatrudnienia pracownika (grupa B)

Jeśli chodzi o dokumenty dotyczące stosunku pracy zawartego z konkretnym

pracodawcą, to należą do nich:

umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie

ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności

(zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania

pracownika wynikające z umowy o pracę,

dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,

pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami

i informacjami określonymi w § 3 oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego

szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze

lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach

wymienionych w art. 1891 Kodeksu pracy,

dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu

albo do wyliczenia się,

dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji

zawodowych,

oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy

o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,

dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia

oraz wymierzeniem kary porządkowej,

pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu

macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,

urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,

dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku

określonym w art. 1867 Kodeksu pracy,

orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami

okresowymi i kontrolnymi,

umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie

pozostawania w stosunku pracy,

wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu

pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego


51

tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu

czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty,

niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),

wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy

o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej

sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,

korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową

we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania

pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze

stosunku pracy,

informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku

obrony.

7.8.3 Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (grupa C)

W momencie, kiedy stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu, pracodawca jest

zobowiązany do stworzenia trzeciej kategorii dokumentów, wśród których muszą

znaleźć się:

oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,

oświadczenie dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11

Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu

pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),

kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy,

potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za

pracę związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2

Kodeksu postępowania cywilnego),

umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony

zawarły taką umowę,

orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami

okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.


52

8. Zarządzanie zespołem

Szef firmy jest kluczową postacią w całej jej strukturze. To on decyduje

o wzajemnych relacjach i wpływa na poziom zaangażowania pracowników podczas

wykonywanych obowiązków. Jest przywódcą, na którym spoczywa odpowiedzialność

formowania i zarządzania zespołem podwładnych.

W początkowej fazie tworzenia się struktur w firmie jedną z najważniejszych

kwestii jest wybór najlepszych kandydatów, nie tylko w aspekcie doświadczenia

i wiedzy, ale również osobowości oraz utożsamiania się z wartościami firmy. Idealny

pracownik powinien wyznawać te same cele, co organizacja, oraz posiadać określony

zespół cech, dzięki którym będzie mógł efektywnie wykonywać swoje obowiązki.

Jednym z powszechnie stosowanych sposobów, by w czasie rekrutacji uzyskać

jak najwięcej cennych informacji o kandydacie, są:

testy umiejętności (diagnozujące poziom intelektualny),

testy osobowości,

kwestionariusze motywacji i wywiad oparty na kompetencjach (tj. weryfikujący

poziom kompetencji kandydata na podstawie analizy jego dotychczasowych

doświadczeń w różnych sytuacjach zawodowych).

8.1 Szef liderem dla pracowników

Pracodawca z chwilą zatrudnienia (choćby jednego) pracownika staje się częścią

zespołu, którym dowodzi. Dlatego też istotne jest, aby świeżo upieczony szef potrafił

wypracować sobie pozycję lidera.

Lider (z ang. lead, czyli przewodzić) to osoba, za którą podążać ma reszta zespołu.

Dobry lider charakteryzuje się takimi cechami, jak:

opanowanie i kontrola emocji,

zdecydowanie i umiejętność podejmowania świadomych, wyważonych decyzji,

umiejętność dostrzeżenia wad i niedociągnięć u siebie, pracowników, jak i w całej

organizacji,

łatwość komunikowania się z innymi i umiejętność współpracy,

umiejętność wzbudzania szacunku,

zdyscyplinowanie, sumienność,

umiejętność odkrywania potencjału drugiego człowieka.

Sprawny lider potrafi wytworzyć w swoim zespole tzw. efekt synergii –

umiejętności poszczególnych pracowników wzajemnie się potęgują, pozwalając grupie

uzyskać wyższe wyniki. Osiągane w ten sposób korzyści nie są tożsame wyłącznie

z dobrymi wynikami finansowymi czy sprzedażowymi. W zespole panuje dobra


53

atmosfera, poczucie współodpowiedzialności za osiągnięcia oraz zaangażowanie

wszystkich w wykonywaną pracę.

8.2 Motywowanie pracowników

Jedną z głównych funkcji lidera w grupie jest motywowanie pracowników.

Podstawą do rozpoczęcia efektywnego wykonywania tej roli jest znajomość potrzeb

pracowników oraz dopasowanie działań do ich oczekiwań i umiejętności. Dobrze

rozdzielone zadania pozwalają wykazać się pracownikom, a liderowi ułatwiają ocenę

wykonanych zadań.

Mimo, że dla większości osób jednym z ważniejszych czynników wpływających

na ich motywację do pracy są finanse, to pełne zaangażowanie pracownika można

osiągnąć również w inny sposób. Jest to istotne zwłaszcza w przypadku małych

i średnich firm, kiedy pozapłacowe metody motywowania są o wiele skuteczniejsze niż

niewielkie podwyżki pensji lub premie.

Jednym ze sposobów motywowania pracowników jest zmiana ich obowiązków.

Zmniejszenie monotonii pracy podnosi efektywność i sprzyja rozwojowi pracownika.

Dodatkowo ważnym bodźcem identyfikowania się z firmą jest włączenie pracowników

w podejmowanie decyzji ważnych dla całego zespołu. Tu wiele zależy od charakteru

osoby – czy jest ona nastawiona na rozwój swoich umiejętności, czy też preferuje stałe

stanowisko pracy i unika zmian. W tym przypadku nowe zadania mogą zniechęcić do

pracy i negatywnie wpływać na pracę całego zespołu. Dlatego też rozszerzenie

obowiązków pracownika, zwiększenie jego samodzielności i zakresu podejmowania

decyzji może wpływać motywująco jedynie na ludzi, którzy wykazują chęć rozwoju.

Każdy pracownik chce być doceniany za dobrze wykonaną pracę. Jednak

pozytywny efekt można osiągnąć tylko wtedy, gdy pochwała udzielona jest zaraz po

wykonaniu zadania. Ważne, by była ona szczera, podparta argumentami i przekazana

w odpowiedniej formie – warto pamiętać, że dla wielu osób pochwała na forum może

być krępująca. Krytyka i wskazywanie błędów także nie powinno się odbywać przy

świadkach. Taką rozmowę należy przeprowadzić w cztery oczy i zasugerować

pracownikowi, że ma możliwość poprawy swojego zachowania na przyszłość.

Partnerskie relacje szefa z pracownikami i dobra atmosfera również pomagają

budować zgrany zespół, wyzwalają lojalność, zaangażowanie i kreatywność. Regularne

spotkania, partnerska forma prowadzenia rozmów i sprawna komunikacja pozytywnie

wpływają na motywację całego zespołu.

8.3 Zarządzanie przez cele czy zarządzanie jakością?

Efektywne i racjonalne zarządzanie zespołem czyni szefa prawdziwym liderem.

Jednak opracowanie autorskiego i zarazem funkcjonalnego systemu zarządzania firmą

może przysporzyć wiele trudności. Dlatego przedsiębiorca może posłużyć się

istniejącymi już modelami zarządzania: ZPC (przez cele) i TQM (przez jakość).


54

8.3.1 ZPC – zarządzanie przez cele

Zarządzania przez cele (ZPC) obejmuje następujące, powtarzające się cyklicznie

fazy:

systematyzację celów przedsiębiorstwa,

wyznaczenie przez kierowników i podwładnych celów pośrednich

i indywidualnych, skorelowanych ze strategicznym obszarem decyzyjnym,

planowanie strategiczne i operacyjne oraz powiązanie celów indywidualnych

z nadrzędnymi celami strategicznymi,

bieżącą kontrolę realizacji celów należących do strategicznego obszaru

decyzyjnego i do indywidualnego obszaru swobodnego działania,

oceny efektywności zarządzania i pracy personelu, czyli informacje zwrotne

o wynikach.

Kluczową cechą tego modelu zarządzania jest wyznaczenie przez kierowników

oraz podwładnych celów indywidualnych, celów strony przeciwnej oraz celów firmy,

a następnie usystematyzowaniu ich i powiązaniu z głównym celem działania

przedsiębiorstwa. Realizacja celów podlega bieżącej kontroli, która jest nastawiona na

korektę błędów i w dużej mierze polega na samokontroli. W zarządzaniu przez cele

podstawową zasadą, której należy bezwzględnie przestrzegać, jest z odpowiedzialność

za powstałe błędy i wszelkiego rodzaju niedociągnięcia w realizacji celów. Celem ZPC

jest wzmocnienie i motywowanie całej organizacji poprzez dopuszczenie

pracowników do współkształtowania celów i zadań.

W większości skutecznych systemów ZPC występuje sześć elementów:

zaangażowanie,

ustalanie celów na najwyższym stopniu zarządzania,

cele indywidualne,

uczestnictwo,

samodzielność w wykonywaniu planów,

przeglądy efektywności.

8.3.2 TQM – zarządzanie przez jakość

Alternatywą dla koncepcji zarządzania przez cele jest model zarządzania jakością

– TQM. Podobnie jak w przypadku ZPC uczestniczą w nim wszyscy pracownicy poprzez

pracę zespołową, zaangażowanie, samokontrolę i stałe podnoszenie kwalifikacji.

Natomiast podstawą tego stylu zarządzania jest osiem elementów, mianowicie:

orientacja na klienta,

przywództwo,


55

zaangażowanie pracowników,

podejście procesowe,

systemowe podejście do zarządzania,

ciągłe doskonalenie,

podjęcie decyzji w oparciu o fakty,

obustronne korzystne relacje z dostawcami.

W zarządzaniu jakością dużą rolę odgrywa optymalizacja procesów

produkcyjnych i – co ważne – doskonalenie jakości nigdy się nie kończy. Celem

zarządzania TMQ jest osiągnięcie długotrwałego sukcesu, którego źródłem są

zadowolenie klienta oraz korzyści dla organizacji i jej członków.

8.4 Jak przekonać pracownika do działania i zmian?

Zdaniem psychologów człowiek posiada dwa stany działania – emocjonalny

i racjonalny. W coachingu ten typ zależności jest porównywany do historii o słoniu

i jeźdźcu lub kibicu i zawodniku.

W momencie konfrontacji ze zmianami w człowieku wyzwala się jeden z tych

stanów i często jest to słoń. On nie chce zmian, bo ich wprowadzanie męczy. Nie wynika

to tylko i wyłącznie z lenistwa, ale również z tego, że kiedy człowiek próbuje

modyfikować swoje zachowanie, musi się mocno kontrolować. Cała energia koncentruje

się w tym miejscu, pochłaniając twórczy zapał do pracy. W takiej sytuacji konieczna jest

interwencja lidera. Jako przywódca grupy musi wyłapać racjonalnych orędowników

zmian i dogadać się z nimi.

Jeździec, wykorzystując swoje kompetencje menedżerskie, jest w stanie

przekonać słonia do zmian. Poprzez rozmowy i odpowiednią komunikację racjonalista

będzie przygotowywał i oswajał upartego przeciwnika. Lider, wprowadzając zmiany

w zespole musi pamiętać, że oprócz wsparcia zwolenników nowego, wiele zależy od jego

postawy i działań. Przede wszystkim, nie może traktować milczenia jako

akceptacji. Lider powinien wysłuchać uwag i problemów zgłaszanych przez zespół.

Taka informacja zwrotna buduje właściwą atmosferę i stanowi podwaliny do sprawnego

wprowadzania zmian.

8.5 Wydawanie poleceń, ocena i zwolnienia

Szef jest odpowiedzialny w firmie za wydawanie poleceń. Sposób, w jaki są one

przekazywane, jest niezwykle istotny, ponieważ może znacząco zmotywować, ale też

zdemotywować podwładnych.

Zatem aby polecenie było wydane skutecznie i przyniosło oczekiwane efekty,

powinno spełniać kilka podstawowych cech:


56

uprzejmy ton i forma prośby – choć oczywiste jest, że szef zlecając coś

podwładnemu nie prosi, ale nakazuje, to taka forma pozwala okazać

pracownikowi szacunek i jest odbierana znacznie bardziej pozytywnie,

uzupełnione w podstawowe zwroty grzecznościowe, zwracanie się po imieniu,

zrozumiałe i konkretne – aby pracownik wykonał zadanie i osiągnął taki cel, na

jakim zależy szefowi, musi dokładnie zrozumieć intencje przełożonego,

uzasadnione – świadomość celu działania działa bardzo motywująco i skutkuje

lepszym przyłożeniem się o wykonywanego zadania,

jak najmniej nakazów – o ile to możliwe, warto dać pracownikowi szansę na

samodzielne zorganizowanie sobie pracy i wybranie metody działania – dzięki

temu będzie on czuł się bardziej odpowiedzialny za zadanie i mocniej

zintegrowany z firmą.

Po wykonaniu poleceń szef dokonuje oceny pracownika. Może to robić raz

w miesiącu lub bezpośrednio po zrealizowaniu określonego zadania. Ocena jest ważnym

elementem współpracy, zarówno dla przedsiębiorcy, jak i pracownika. Dzięki niej

podwładny otrzymuje ważną informację zwrotną o tym, co robi dobrze, a w których

kwestiach popełnia błędy. Pracownik czuje potrzebę poprawienia swojej wydajności,

jest zmotywowany do bycia pracownikiem idealnym. Druga strona również czerpie

korzyści – wpływa na zwiększenie efektywności i zaangażowania danej osoby w firmie.

Brak komunikacji oraz rozmów podsumowujących pracę może doprowadzić do

sytuacji, w której szef podejmie decyzję o zwolnieniu, a pracownik będzie nią

zaskoczony. Świadomość popełnianych błędów jest warunkiem koniecznym do

poprawy. Dzięki niej pracodawca ma możliwość zaobserwowania zmian i chęci do pracy

lub potwierdzenia swoich wątpliwości w stosunku do potencjału danego pracownika.

Brak potencjału nie jest jedynym powodem, który decyduje o zwolnieniu.

W zależności od profilu i kultury organizacji firmy są różne przyczyny zwolnień

pracowników. Podjęcie takiej decyzji z pewnością nie powinno być powodowane stanem

emocjonalnym, w którym w danej chwili znajduje się pracodawca. Należy “na zimno”

przeanalizować wszystkie argumenty i oprócz wad pracownika przemyśleć również

swoje postępowanie jako szefa wobec danej osoby. Czy jasno i konkretnie były

wyjaśniane obowiązki i zadania, czy były stosowane pouczenia, czy pracodawca dał

szansę na poprawę? Rachunek sumienia oraz wyciągnie nauk z tego typu sytuacji jest jak

najbardziej wskazane. W małej działalności przedsiębiorcy przyzwyczajają się do

swoich pracowników i trudno jest im podjąć decyzję o rezygnacji z któregoś z nich.

Jednak szef nie powinien kierować się takimi emocjami jak przyzwyczajenie, ale faktami.

Jeżeli dany pracownik przestał być efektywny i nie ma dla niego funkcji, którą mógłby

objąć

w firmie, dla dobra całego zespołu należy się z nim pożegnać.


57

9. Podstawy komunikacji interpersonalnej w firmie

Działalność gospodarcza to nie tylko faktury i przepływy pieniężne – to także

ludzie. Gdy firma się rozwija, nieuniknione stają się kontakty z coraz większą liczbą

kontrahentów czy powiększającym się zespołem pracowników. W związku z tym warto,

aby przedsiębiorca posiadał nie tylko wiedzę z zakresu podatków, ale także –

z komunikacji interpersonalnej.

9.1 Zasady skutecznej komunikacji

Słownikowa definicja komunikacji określa ją jako przekazywanie informacji

w bezpośrednim kontakcie z drugą osobą. Oznacza to, że podejmując próbę

porozumienia, odnosimy się do drugiej osoby – posiadającej własne zdanie,

przekonania, plany. Żeby kontakt zakończył się sukcesem i zadowoleniem obu stron,

warto zastosować kilka zasad skutecznej komunikacji.

9.1.1 Słuchanie

Pozytywne wrażenie tworzy taki rozmówca, którego ciekawi zdanie partnera.

Jako słuchacz nie przerywa, nie wykorzystuje każdej pauzy na wtrącenie się, nie ziewa.

Co zatem robi? Zadaje pytania – otwarte, aby poszerzyć temat. Parafrazuje słowa

partnera, wskazując, że nie tylko słucha, ale i rozumie. Potakuje, ale też zaprzecza,

pokazuje swoje zdanie, przytaczając konkretne argumenty. Nie stara się zmienić punktu

widzenia drugiej osoby, ale szuka kompromisowych rozwiązań. Taki partner

w rozmowie wzbudzi dużo większą przychylność, niż skupiony na sobie i swoich

interesach bufon.

9.1.2 Komunikacja niewerbalna

Używane słowa i język wpływają w 100% na odbiór przekazu tylko wtedy, gdy

kontakt odbywa się za pomocą formy pisanej. Już przy rozmowie telefonicznej odbiorca

reaguje nie tylko na treść, ale i na ton głosu. Natomiast podczas rozmowy twarzą

w twarz używane słowa znaczą dużo mniej, niż komunikacja niewerbalna. Co to

oznacza? Przekaz musi być spójny – do treści trzeba dopasować mimikę, ułożenie ciała,

ton głosu. Nawet obiecywanie złotych gór nie przyniesie rezultatu, gdy nadawca będzie

wypowiadał się z zaciętą miną, założonymi rękami i nerwowo podrygującymi nogami.

Co więcej – odbiorca, nawet podświadomie, zarejestruje wszystkie te sygnały, które nie

zgadzają się z przekazywanymi słownie informacjami. A niespójny nadawca – to

nadawca mniej lubiany i niewiarygodny.

Z komunikacją niewerbalną wiąże się także bardzo ważna zasada – ludzie lubią

osoby podobne do nich. Nie chodzi tu na szczęście o strój czy kolor włosów – chociaż

gdy ktoś preferuje podobny styl, łatwiej zrobić dobre pierwsze wrażenie.

W dopasowaniu najbardziej chodzi o pozycję ciała, ton głosu, dobór słów czy

gestykulację. Osoba, która będzie mówiła w tym samym tempie, podobnie się poruszała,

używała podobnych wyrażeń, a nawet – dopasuje tempo swoich oddechów do odbiorcy,


58

będzie postrzegana jako znacznie bardziej sympatyczna niż ktoś, kto takich zabiegów

nie zastosuje. Warto też zastanowić się, jaki temperament cechuje partnera interakcji

i odpowiednio do niego dobierać wypowiedzi i zachowania.

Najbardziej popularny podział charakterów uwzględnia cztery podstawowe typy:

Charakter Jaki jest? Co lubi?

Sangwinik

towarzyski, lubiące kontakt z innymi, mający słabą pamięć do faktów, ale zapamiętujący to, co

wyraziste i niecodzienne,

towarzyskość, optymizm, humor, kontakty luźne i nieformalne,

umiejętność słuchania.

Melancholik spokojny, uporządkowany,

z dalekosiężnymi celami, często mocno perfekcjonistyczny,

schludność i uporządkowanie, gruntowna wiedza w swojej dziedzinie, fakty i konkrety.

Choleryk

zdecydowany, raczej narzucający własną wolę niż poddający się

czyjejś, lubiący ruch i przeciwny stagnacji,

konkrety, zdecydowanie, ale bez narzucania woli – najlepiej

zaprezentować jasny cel, kilka sposobów jego osiągnięcia

i pozostawić wybór.

Flegmatyk spokojny, zdystansowany i nieokazujący uczuć, nie

narzucające innym swojej woli,

opanowanie, szczerość, stabilność i pewność.

9.1.3 Szacunek dla partnera

Ludzie chcą czuć się ważni i doceniani. Warto tę potrzebę wykorzystać,

szczególnie, że nie wymaga to dużego wysiłku. Najważniejsza jest tu akceptacja drugiej

osoby. Można ją okazać poprzez uśmiech, pochwały czy docenianie osiągnięć. Jeśli

krytyka – to konkretnego zachowania czy potknięcia, a nie całokształtu działań. Dzięki

temu odbiorca będzie czuł się dobrze w interakcji, lepiej poczuje się też nadawca. Taki

szacunek dla partnera jest szczególnie ważny w komunikacji z pracownikami – kiedy

interakcja siłą rzeczy nie odbywa się na jednym poziomie, a jedna strona ma nieco

więcej praw i mocy decyzyjnej. Nie trzeba badań naukowych, żeby stwierdzić, że

pracownik traktowany “po ludzku” będzie znacznie bardziej wartościowy dla firmy.

9.1.4 Coś od siebie

W komunikacji, szczególnie z kontrahentami, ważne jest pokazanie tego, co

można zaoferować. Podkreślenie tego, co można dla drugiej osoby zrobić lub co osiągnie

ona dzięki współpracy, bardzo mocno zmotywuje do komunikacji. Co więcej, można

zadziałać też z drugiej strony – wskazując na to, co zostanie utracone, co zniknie lub

czego się nie uzyska, gdy interakcja zostanie przerwana. Zgodnie z badaniami, osoby

dużo bardziej motywuje obawa przed stratą, niż chęć zysku. Nie chodzi tu oczywiście

o zastraszanie kontrahenta, a jedynie subtelne zasugerowanie, co w dalszej lub bliższej

przyszłości może utracić, rezygnując ze współpracy.


59

9.2 Komunikacyjne błędy – czyli czego nie robić

Może zdarzyć się, że w uczestnik interakcji przygotuje się doskonale ze

skutecznych technik komunikacji, będzie uśmiechnięty, uważny i zasłuchany,

a interakcja i tak pozostawi wiele do życzenia. Może to być spowodowane barierami,

czasem oczywistymi i łatwo zauważalnymi, ale często tak zakamuflowanymi, że trudno

je rozpoznać.

Bariery i przeszkody komunikacyjne dzielą się na trzy podstawowe podgrupy.

Pierwsza z nich dotyczy barier fizycznych. Może to być hałas, niefortunnie wybrane

miejsce, gdzie zbyt dużo się dzieje i rozprasza, zakłócenia podczas rozmowy

telefonicznej itd. Mimo iż to nie uczestnicy interakcji tworzą takie bariery, najłatwiej je

zlikwidować – zastanowić się nad miejscem spotkania czy zmienić sposób komunikacji.

Drugą grupą są przeszkody semantyczne, językowe – czyli niezrozumienie.

Widoczne są one najbardziej przy komunikacji z obcokrajowcami, ludźmi z zupełnie

innej kultury i społeczeństwa. Największą przeszkodą bywa bariera językowa, ale

problematyczne mogą stać się także zachowania czy wypowiedzi, które powszechne

w jednej kulturze, w drugiej stanowią poważny nietakt. Niezrozumienie występuje także

w kontaktach między rodakami – gdy dochodzi do spotkania osób ze specyficznych

kręgów zawodowych (lekarze, informatycy, księgowi) lub społecznych. Słowa

i wyrażenia powszechne w jednym środowisku, w drugim stanowią zupełnie nieznany,

obcy język. Także niedostosowanie poziomu wypowiedzi do możliwości odbiorcy może

sprawiać nie lada kłopot w interakcji.

Dlatego zawsze warto przygotowywać się do spotkania – zapoznać się choć

pobieżnie z kulturą kraju ojczystego osoby, przejrzeć wiadomości z innej dziedziny, ale

też samemu przygotować się do objaśniania trudniejszych zagadnień z własnej branży

laikowi.

Najtrudniejsze do przejścia są bariery z grupy trzeciej – psychologiczne. Do nich

zaliczane są wszelkiego rodzaju stereotypy, zahamowania i niechęć do zmiany własnych

przekonań. Można tu także wskazać na poczucie zagrożenia stron interakcji, które jest

szczególnie ważne w przypadku relacji szef-pracownik. Podwładny, który obawia się

o swoją przyszłość w firmie, nie będzie przekazywał komunikatów negatywnych – i tym

samym pozbawi pracodawcę konstruktywnej krytyki, która mogłaby polepszyć sytuację

w firmie.

Bariery psychologiczne najtrudniej przełamać, ale nie jest to zazwyczaj

niemożliwe. Warto zastanowić się, co czuje i czego potrzebuje druga strona,

i przekazywać adekwatne do potrzeb komunikaty. Dobrym posunięciem jest też

przygotowanie sobie zawczasu racjonalnych, nieoceniających argumentów, popartych

faktami. W ten sposób przełamanie czyjegoś oporu może okazać się łatwiejsze. Niestety,

może się zdarzyć także, że partnerem w interakcji będzie osoba o sztywnych, zupełnie


60

nieelastycznych zasadach i przekonaniach. W tej sytuacji trzeba się pogodzić

z faktem, że kontakt taki nie będzie w pełni efektywny.

9.3 Kilka o słów o komunikacji pośredniej

Przedstawione metody skutecznej komunikacji i zakłócające ją błędy dotyczą

przede wszystkim komunikacji bezpośredniej. Warto natomiast zastanowić się także

nad metodami komunikacji pośredniej – za pomocą telefonu lub formy pisanej.

Podczas rozmowy telefonicznej, jak wspomniano już wcześniej, odbiorca zwraca

uwagę zarówno na treść wypowiedzi, jak i na ton głosu partnera interakcji. Jeśli

nadawca będzie się jąkał, zbaczał z tematu i mówił tonem niepewnym, nie wzbudzi

pozytywnej reakcji – szczególnie w potencjalnym kontrahencie czy kliencie, który

przecież ryzykuje własnymi zasobami.

Dlatego też warto przygotować się do telefonicznej rozmowy. Najbardziej

przydatnym, a także najprostszym narzędziem będzie kartka papieru i długopis.

Wypisanie celu rozmowy, poszczególnych tematów, o których trzeba wspomnieć,

własnych możliwości i ograniczeń pozwoli zapanować nad chaosem. Na zakończenie

rozmowy można też zastosować krótkie podsumowanie, odhaczając na swoim planie

punkty – dzięki temu nie uciekną żadne ważne informacje.

Taki plan telefonicznej rozmowy nie tylko rozwiązuje problem merytorycznej

zawartości, ale także poprawia drugi aspekt, który jest ważny dla odbiorcy – styl

mówienia. Pewny siebie nadawca posługuje się spokojnym głosem, wolnym tempem,

wyraźnymi i zrozumiałymi zdaniami. Łatwiej mu także skorzystać z przedstawionych

wcześniej metod skutecznej komunikacji i zastosować metodę “lustra” – dostosowując

styl swojej wypowiedzi do stylu osoby po drugiej stronie kabla.

Komunikacja za pomocą poczty elektronicznej wymaga natomiast najmniej

przygotowań wstępnych – co jednak nie oznacza łatwiejszej pracy. Pisanie wiadomości

pozwala na dokładne dopracowanie treści pod względem merytorycznym. Jednak poza

suchymi faktami także tutaj należy pamiętać o odbiorcy – czyli osobie, dla której

wiadomość jest przeznaczona. Dlatego trzeba szczególną uwagę zwrócić na poprawną

ortografię, interpunkcję i budowę zdań. Tym, co bardzo ważne, jest również stosowanie

odpowiednich form grzecznościowych. Dzięki odpowiedniemu dopracowaniu list

elektroniczny może stać się pozytywną reklamą nadawcy. Niedopracowanie i niedbałość

mogą się natomiast negatywnie odbić na kontakcie w przyszłości.

Jak widać, metody zwiększające efektywność komunikacji nie są trudne do

zastosowania – niektóre z nich często bywają stosowane intuicyjnie. Wysiłek jest wobec

tego niewielki, a nierzadko może przynieść dodatkowe korzyści.


61

10. Elementy negocjacji w firmie

Negocjacje to nie element występujący wyłącznie w filmach akcji – informacje

i uregulowania dotyczące zawierania umów gospodarczych tym właśnie sposobem

można znaleźć w art. 72 Kodeksu cywilnego. Dlatego też warto, aby przedsiębiorca

wiedział, jak prowadzić negocjacje, jak ułożyć ich plan i jakie techniki wykorzystywać,

aby uzyskać jak najwięcej dla swojej firmy.

10.1 Czym są negocjacje?

Słowo negocjacje pochodzi z łaciny, gdzie negociare oznacza pertraktuję,

handluję, prowadzę rozmowy handlowe. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego,

negocjacje – inaczej pertraktacje – to wspólne wyjaśnienie, przedstawienie poglądów,

rozmowa prowadzona przez upoważnionych przedstawicieli (państw, korporacji,

ugrupowań).

W przedsiębiorstwie negocjacje są rozumiane jako rozmowy, mające

doprowadzić do porozumienia między stronami i zawarcia umowy handlowej. Co

ważne, pertraktacje takie toczy się niekoniecznie pomiędzy potencjalnymi

kontrahentami czy klientami, ale także między pracownikami czy współwłaścicielami

firmy.

10.2 Style i taktyki – jakim negocjatorem warto być

Aby zostać dobrym negocjatorem warto zastanowić się nad tym, w jaki sposób

w codziennym życiu rozwiązywane były różnice zdań. Dzięki temu można ustalić, jaki

styl negocjacji preferuje przedsiębiorca, i w związku z tym – jakie techniki będzie mu

najłatwiej zastosować.

Podstawowy podział stylów negocjacji opiera się na dwóch cechach – poziomach

aktywności-bierności i współpracy-walki. Dzięki nim można wyróżnić rozmowy

o czterech charakterach:

Styl aktywny pasywny

współpracujący

strony analizują szczegółowo każdy element

spornych treści, same podsuwają

i rozważają argumenty, bez zbędnego zaangażowania

emocjonalnego

strony nie angażują się mocno w negocjacje, opierając się tylko na

tym, co już mają - np. ogólne wartości, przykładowe umowy. Jednocześnie jednak chcą ze sobą współpracować, mogą nawet poddawać się zdaniu

przeciwnika

walczący

strony wkładają dużo energii w analizę

szczegółów, jednak mogą przejawiać zbyt dużą

nerwowość i działać zbyt emocjonalnie

strony opierają się na utartych schematach i przykładach, jednak

mocniej angażują się w utrzymywanie dobrej relacji niż w uzyskanie

kompromisu, co może odbijać się na postępach negocjacyjnych


62

Obok podstawowego podziału powstał kolejny, zróżnicowany ze względu na

stosunek do partnera interakcji. Wyróżnia się tu trzy podstawowe rodzaje, mianowicie:

styl miękki – cechuje go przyjazna atmosfera, nacisk na utrzymywanie dobrych

relacji i odpowiednie traktowanie przeciwnika. Jakość relacji jest często

ważniejsza niż uzyskanie profitów, co w konsekwencji prowadzi do poddawania

się presji i ponoszenia strat. Osoba preferująca taki styl ufa drugiej stronie

i niejednokrotnie odsłania dolną granicę ustępstw, pozbawiający się tym samym

wielu argumentów;

styl twardy – partner interakcji jest tu traktowany jako przeciwnik, stojący na

drodze do zwycięstwa. Jedyną istotną kwestią jest cel, do którego należy dążyć

bez względu na ludzi i jakość relacji. W tym rodzaju pertraktacji strony mogą

stosować silną presję, ukrywając dolną granicę możliwych ustępstw. Interes

przeciwnika nie stanowi tu żadnego argumentu, najważniejsze jest uzyskanie jak

najwięcej dla siebie;

styl rzeczowy – jest połączeniem stylów poprzednich. Liczy się w nim zarówno

interakcja, jak i ostateczny cel. Negocjatorzy zajmują dość sztywne, określone

stanowisko zorientowane na cel, wysuwają argumenty obiektywne i rzeczowe.

Jednocześnie występują starania o utrzymanie pozytywnej atmosfery,

sprzyjającej budowaniu kompromisu. Obie strony zdają sobie sprawę z istotności

dążeń zarówno własnych, jak i przeciwników, i konstruktywnie poszukują

rozwiązania.

Idealnym rozwiązaniem w czasie negocjacji byłoby stosowanie rzeczowego stylu

aktywno-współpracującego. Jest on bowiem najmocniej nastawiony na uzyskanie

kompromisu i pewnych korzyści przez każdą ze stron, bez konieczności rezygnacji

z pozytywnej, serdecznej komunikacji. Nie zawsze jednak prowadzenie negocjacji w tym

tonie jest możliwe – wszystko bowiem zależy od stojącego po drugiej stronie człowieka,

na którego zachowanie tak naprawdę nie ma się żadnego wpływu.

Dlatego też stworzone zostały różnorodne techniki negocjacyjne, pozwalające

wykorzystywać pewne sztuczki i zależności dla uzyskania pozytywnych wyników.

Dzięki nim nawet negocjator preferujący styl miękki i pasywny będzie miał większe

szanse w starciu z twardym przeciwnikiem. Co więcej – ich znajomość może także

uchronić przed ewentualną próbą stosowania ich przez drugą stronę.

Pierwszy rodzaj popularnych technik opiera się na manipulowaniu czasem. Kiedy

negocjator zorientuje się, że drugiej stronie zależy na jak najszybszym dojściu do

porozumienia, może spróbować nieco przeciągnąć rozmowy. Szczegółowa analiza

konkretnych elementów umowy i celowe wahanie może doprowadzić do ustępstw ze

strony przeciwnika, który będzie chciał przyspieszyć podjęcie decyzji. Z drugiej strony,

jeśli negocjacje zbytnio się przeciągają, warto ustalić ostateczny termin ich zakończenia

– powołując się na ważne dla firmy powody. Dzięki temu druga strona może również

wcześniej zadeklarować pewne ustępstwa, działając pod presją czasu.


63

W negocjacje z założenia wpisany jest przymus ustępowania. Warto nauczyć się,

jak umiejętnie stosować oddawanie części własnych korzyści na rzecz przeciwnika, aby

w rezultacie odnieść więcej korzyści, niż on. Odstępstwa od pierwotnie

przedstawionych granic powinny być dokonywane z oporem, po długich pertraktacjach

– zgodnie z zasadą, iż to co przychodzi trudniej, jest bardziej wartościowe. Kiedy partner

w końcu zdobędzie coś dla siebie, będzie czuł się znacznie bardziej usatysfakcjonowany.

Takie zadowolenie niesie za sobą pozytywny skutek, jakim jest chęć odwdzięczenia się.

Przeciwnik, któremu poszło się na rękę, nie chce mieć długu u drugiej strony. W tej

zasadzie tkwi jednak niebezpieczeństwo – trzeba bowiem samemu uważać na pułapkę

wdzięczności. Nie każde ustępstwo warte jest odwzajemnienia. Można także wyrobić

sobie pewien kredyt ustępstw – zgadzając się na odejście od swoich przekonań w mniej

istotnych kwestiach. Wtedy łatwiej będzie twardo obstawać przy swoim zdaniu, gdy

negocjacje zaczną dotyczyć spraw naprawdę ważnych.

Jeśli chodzi o ustępstwa, skutecznym posunięciem jest wykorzystanie techniki,

badającej skłonność do ustępstw drugiej strony. Najbardziej popularną metodą jest tzw.

sytuacja hipotetyczna. Należy wtedy stworzyć zdanie “gdyby” - np. co by było, gdyby

cenę obniżono o 30%. Odpowiedź drugiej strony powinna wtedy wskazać chociaż

pobieżnie, jaka jest jej sytuacja i jakie ustępstwa będzie można w związku z tym uzyskać.

Podczas negocjacji warto także wykorzystywać odwrotność ustępstw – czyli

technikę wysokiego cenienia samego siebie. Ważne jest, aby pamiętać, że głównym

celem negocjacji jest osiągnięcie tego, co zostało założone. Kompromis i podpisanie

umowy ma służyć nadrzędnemu celowi, a nie być nim samym w sobie. Dlatego nie

można wychodzić od zbyt niskich żądań. Ceniący się kontrahent, szef czy pracownik

gwarantuje dbałość o interesy firmy, a co za tym idzie – dbałość o interesy tego, kto

podpisze z nim umowę. Dlatego też warto pierwotne stanowisko określić na wysokim

poziomie, choć oczywiście możliwym do przyjęcia dla partnera negocjacji. Nigdy nie

powinno się także wyrażać zgody na pierwszą przedstawioną przez kontrahenta

propozycję.

Powyższe techniki wskazują, jak można wykorzystać nadarzające się podczas

negocjacji okazje. Poza nimi można także dodać pewne chwyty od siebie. Popularnym,

choć nadal nie wszystkim znanym podejściem, jest taktyka złego i dobrego policjanta.

Wykorzystywana często podczas przesłuchań policyjnych, może równie dobrze

sprawdzić się podczas negocjacji w firmie. Niezbędna jest tu obecność dwóch

przedstawicieli jednej strony. Pierwszy musi być twardym, nieugiętym konserwatystą,

niezgadzającym się na żadne ustępstwa. Dobrze, jeśli taka osoba dodatkowo potrafi grać

osobę nieprzyjemną, zdystansowaną i chłodną. Na takim tle drugi negocjator –

serdeczny, spokojny, zwracający uwagę na interesy drugiej strony, łagodzący groźnego

kolegę wzbudzi znacznie większą przychylność i zaufanie. Co więcej, taka sytuacja może

sprowokować drugą stronę do ustępstw – nie tylko dlatego, że takowe są czynione

wobec niej. Negocjator zwracający uwagę na interesy drugiej strony, mimo że naraża się

tym groźnemu koledze, wywołuje chęć odwdzięczenia się.


64

Inną techniką, którą można wypróbować, jest pokazywanie – subtelne – własnych

kompetencji i możliwości, jednocześnie podważając przekonania drugiej strony.

Roztoczenie przed kontrahentem wizji tego, co może zyskać, lub jeszcze bardziej

przekonującej (zgodnie z badaniami psychologicznymi) wizji tego, co utraci, rezygnując

z umowy, może znacząco wpłynąć na podjęcie decyzji. Z drugiej strony warto

zorientować się, jakie przekonania żywi przeciwnik – najlepiej, jeśli taka możliwość

wystąpi jeszcze przed podjęciem pertraktacji. Przypuszczalnie znajdzie się choć kilka

takich, które można z łatwością zbić trafnymi, rzeczowymi argumentami. W ten sposób

negocjator podkreśla własne kompetencje, które stają się bardziej wiarygodne.

Taktyki negocjacyjne warto znać i stosować, pamiętając jednak o umiarze.

W dzisiejszym świecie szkoleń i poradników każdy właściwie ma szansę zostać swego

rodzaju specjalistą od negocjacji. Dlatego decydując się na jakąś strategię, warto

zastanowić się, czy na pewno odniesie ona skutek w stosunku do tego konkretnego

kontrahenta. W tej kwestii natomiast na pewno przyda się rzetelny i dopracowany plan

negocjacji.

10.3 Jak wygląda plan negocjacji...

Do negocjacji nie można przystępować bez wcześniejszego przygotowania.

Przede wszystkim znajomość sytuacji, klienta, możliwości i ograniczeń daje

negocjatorowi pewność siebie i świadomość, że ma w ręku mocne atuty. Z drugiej strony

– rzetelny, konkretny i pewny swoich racji przeciwnik wzbudzi znacznie większy

szacunek niż osoba wahająca się, doczytująca pokątnie informacje i tworząca argumenty

na bieżąco. Co więcej – przygotowanie do negocjacji to także pierwsze wrażenie, jakie

odniesie potencjalny kontrahent czy pracownik. Oczywiste jest, że chętniej zwiążą oni

swoje losy i zasoby z kimś, kto wydaje się pewny siebie, znający własną wartość

i efektywnie dążący do celu.

Dlatego też przed pertraktacjami należy przygotować ich plan. Pierwszy jego etap

to rozpoznanie przeciwnika. Warto zapoznać się z pewnymi cechami drugiej strony,

które mogą okazać się istotne. I tak, w przypadku:

klienta – należy dowiedzieć się, jakie są cechy osobowości i typ temperamentu

takiej osoby, co chce on osiągnąć, do czego dąży, a także jakie ma argumenty

i zasoby;

partnera biznesowego – warto poznać bardzo dobrze temperament

i osobowość negocjatora, jego pozycję w firmie (inaczej rozmawia się

z przedstawicielem bez mocy decyzyjnej, a inaczej – z zarządzającym wszystkim

prezesem), pozycję firmy na rynku, jej wymagania, cele i możliwości. Jeśli

wcześniej zdarzyła się już współpraca z danym kontrahentem, warto prześledzić

jej historię – w razie ewentualnych uchybień w przeszłości negocjator uzyskuje

dodatkowe argumenty;


65

pracownika – także ważny jest temperament i osobowość, a ponadto wartości,

które osoba wyznaje, jej cele i motywacja do ich osiągnięcia, kompetencje

i możliwości, sytuacja rodzinna.

Kiedy negocjator pozna już swojego przeciwnika, może zająć się celem. Należy

bowiem zawsze pamiętać, że – jak już wcześniej wspomniano – uzyskanie kompromisu

w drodze negocjacji to nie cel główny, a jedynie narzędzie do wyciągnięcia z umowy jak

największych korzyści. Dlatego też warto przed negocjacjami ustalić dwa konkretne

cele. Pierwszy z nich to cel maksymalny – czyli założenie, ile najwięcej można uzyskać

z zawarcia danego kontraktu. Od przedstawienia takiego celu warto rozpocząć

negocjacje. Drugim celem jest natomiast cel minimalny – czyli taki, poniżej którego nie

można zejść, bo wiązałoby się to z negatywnymi konsekwencjami dla firmy. Cel

minimalny najlepiej pozostawić w ukryciu i nie zdradzać go przeciwnikowi.

Tym, co również warto jest przygotować, są własne atuty. Chodzi tu zarówno

o przygotowanie się merytoryczne z danej dziedziny, jak i na refleksję nad tym, co

możemy dać drugiej stronie. Przygotowanie sobie własnych mocnych stron będzie

bardzo przydatne podczas stosowania podanej wcześniej taktyki roztaczania wizji tego,

co kontrahent może osiągnąć, podpisując kontrakt.

Po przygotowaniu następuje drugi etap planu, jakim jest określenie

i dopracowanie przestrzeni negocjacyjnej. Chodzi tu o zastanowienie się nad

ewentualnymi scenariuszami rozmowy. Mimo, iż może się to wydać zbędne, niczym

wróżenie z fusów, to jednak takie “gdybanie” może znacząco zwiększyć komfort

negocjatora. Dzięki wyobrażeniu sobie możliwych zdarzeń, zwłaszcza negatywnych

i stresujących, można zawczasu przygotować sobie własne reakcje. Dzięki temu znacznie

zmniejszy się poziom zaangażowania emocjonalnego i negocjatorowi będzie łatwiej

skupić się na konkretnych, racjonalnych stronach rozmowy.

Ostatni etap planowania to wyznaczenie miejsca i czasu negocjacji. Najlepiej jest,

gdy negocjator znajduje się na własnym terenie – dzięki temu już na wstępie uzyskuje

nieznaczną przewagę nad przeciwnikiem. Niestety, tę zasadę najczęściej zna także druga

strona – dlatego zbytni nacisk na przeprowadzenie pertraktacji na własnym terytorium

może wzbudzić podejrzenia, że nie jest się pewnym własnych racji i występuje obawa

przed negocjacjami i przeciwnikiem W związku z tym, jeśli negocjator może sobie na to

pozwolić, warto wybrać miejsce neutralne dla obu stron, co nie umniejszy znacząco

komfortu żadnej z nich. Przedsiębiorca zawsze powinien mieć też na uwadze, o co toczą

się pertraktacje i jakie jest jego stanowisko wobec nich. Nie zawsze bowiem najlepiej

występować osobiście. Może się zdarzyć, że kontrakt ma dotyczyć wąskiej specjalizacji,

na której zarządzający firmą zupełnie się nie zna. W takiej sytuacji najlepiej

oddelegować do negocjowania specjalistę, który wytoczy znacznie bardziej odpowiednie

argumenty.


66

10.4 …a jak przebiegają one w praktyce

Gdy plan jest przygotowany, taktyki i style dopracowane w najdrobniejszych

szczegółach, można przystąpić do negocjacji. Ich przebieg zależy oczywiście od wielu

różnych aspektów, ale ogólnie przyjmuje się, że negocjacje składają się z trzech faz.

W fazie wstępnej następuje zapoznanie uczestników i zawiązuje się relacja. Jest

to moment na zrobienie odpowiedniego pierwszego wrażenia (ważne szczególnie przy

wykorzystaniu techniki dobrego i złego policjanta). Strony przedstawiają oferty,

pozostając wobec siebie neutralne i obserwując reakcje przeciwnika. Co ważne, należy

w tym miejscu jasno i wyraźnie określić własny cel, a także ewentualne zastrzeżenia do

propozycji drugiej strony. Jest to także moment na ustalenie reguł negocjacji. Dzięki

dobremu wstępowi sam proces negocjowania będzie znacznie bardziej efektywny

i szybki, strony nie będą bowiem zajmowały się niemożliwymi do zrealizowania

pomysłami.

Druga faza – tzw. rozwinięcie – to właściwie rozmowy negocjacyjne. Propozycje

są na tym etapie rozwijane, przedstawiane są argumenty obu stron, a wszystkie aspekty

powinny być dokładnie przeanalizowane. W tej fazie ujawnia się styl poszczególnych

uczestników, a także kształtuje się charakter relacji – od bardzo formalnego, aż po

niezobowiązujący i serdeczny. Rozwinięcie to etap, w którym można stosować opisane

techniki, ale trzeba także bardzo uważać, aby nie wpaść w pułapkę zastawioną przez

przeciwnika. Może się zdarzyć, że podczas rozwinięcia rozmowy utkną w martwym

punkcie. Warto wtedy zastosować pewne metody, które złagodzą sytuację konfliktową.

Przede wszystkim nie należy wdawać się w emocjonalną dyskusję – znacznie lepiej jest

zachować dystans. Emocje negatywne także powinny zostać ukryte i stonowane. Aby

sprowadzić rozmowę na właściwe tory, można podkreślić, co stanowi cel spotkania.

Warto także zaproponować burzę mózgów – zgromadzenie wszystkich pomysłów na

wyjście z impasu, które następnie zostaną omówione, przyjęte, odrzucone bądź

zmodyfikowane. W ten sposób wszyscy uczestnicy będą mogli wyrazić swoje zdanie

w sposób kontrolowany.

Jeśli impas się przedłuża i uczestnicy nie widzą możliwości wyjścia z sytuacji

patowej, warto przełożyć negocjacje na inny termin. W ten sposób obie strony mają czas

na chłodne kalkulacje, ewentualnie ponowne omówienie sprawy wewnątrz własnej

firmy.

Ostatni etap negocjacji – faza końcowa – to zakończenie rozmów. Warto w tym

momencie dokonać ostatecznych podsumowań, w których będą uczestniczyły obie

strony. W ten sposób nie zostaną “przeoczone” ewentualne niezgodności, nim zostanie

podpisana formalna umowa. Ostatecznym przypieczętowaniem zakończonych rozmów

jest podpisanie dokumentu.


67

Negocjowanie to proces, dzięki któremu do porozumienia mogą dojść strony

o pozornie zupełnie odmiennych celach. Wobec tego warto nauczyć się, jak być dobrym

negocjatorem - dobre przygotowanie jest w tym przypadku połową sukcesu.


68

11. Wizerunek firmy i marketing

Budowanie wizerunku firmy jest procesem, który wymaga stałego

i konsekwentnego działania, zarówno ze strony właściciela, jak i pracowników.

Wizerunek firmy to sposób, w jaki dane przedsiębiorstwo jest postrzegane przez

klientów, kontrahentów, pracowników, konkurencję, media – czyli całe otoczenie

jednostki. To, czy jest on pozytywny, czy negatywny w dużym stopniu przekłada się na

sukces lub klęskę firmy. W czasach silnej konkurencji rynkowej, to właśnie wizerunek

firmy jest elementem, który często decyduje o zdobyciu zaufania rynku.

Odpowiednio wypracowany i utrzymywany wizerunek daje przedsiębiorcy wiele

korzyści. Przede wszystkim na jego podstawie budowane jest zaufanie konsumentów

i partnerów biznesowych organizacji. Dzięki uzyskaniu takiej stabilności można

następnie szybciej wprowadzać na rynek nowe produkty i prowadzić bardziej

ekspansywną politykę sprzedaży. Dobry wizerunek przyciąga do firmy także

wartościowych i wykwalifikowanych specjalistów. Natomiast podsumowując wszystkie

te zalety można stwierdzić, że firma o pozytywnym marketingu ma stabilną pozycję

i znaczną przewagę konkurencyjną nad konkurentami.

Na wizerunek firmy składają się głównie:

nazwa,

logo wraz całą identyfikacją wizualną,

rodzaj, w jaki firma komunikuje się z otoczeniem,

kultura organizacji.

11.1 Nazwa firmy

Nazwa firmy to podstawowy element, od którego należy rozpocząć budowanie

dobrego wizerunku. Jest ona tak istotna, bowiem to właśnie od nazwy zależy, czy firma

zaistnieje w świadomości konsumentów tak, jak założyli jej twórcy.

Warto zatem zastanowić się, jakie hasła są najłatwiej zapamiętywane. Przede

wszystkim – nie mogą to być długie i skomplikowane zdania, które trudno jest

wymówić. Proste, krótkie hasła znacznie lepiej sprawdzą się w marce firmy. Co więcej,

nazwa nie powinna być dobrana przypadkowo – przedsiębiorcy nie chodzi przecież o to,

żeby klient zapamiętał wyłącznie wesoły slogan, nie kojarząc go przy tym z samą firmą.

Należy zatem skupić się na takim doborze nazwy, która jest przynajmniej skojarzona

z zakresem działalności przedsiębiorstwa, a najlepiej – jeśli jest z nim nierozerwalnie

związana i na tyle specyficzna, że najszybciej kojarzy się właśnie z tą wybraną,

konkretną branżą.

Przedsiębiorca rozpoczynający działalność zawsze powinien zakładać co

najmniej dwa scenariusze jej rozwoju – pozytywny i negatywny. Skoro tak, zawsze

należy dopuścić myśl, iż kiedyś w przyszłości przedsiębiorstwo może stać się


69

producentem nie tylko krajowym, ale też – międzynarodowym. W związku z tym

wybierając nazwę warto zastanowić się, czy w innym państwie bądź innym obszarze

językowym nie wzbudzi ona negatywnych, albo wręcz niestosownych skojarzeń. Dlatego

też słowa, które poza granicami naszego kraju mogą mieć wydźwięk pejoratywny, nie

powinny być brane pod uwagę, podobnie jak nazwy naszpikowane polskimi znakami

diakrytycznymi.

Zakładając biznes warto też zwrócić uwagę na fakt, iż w dzisiejszych czasach aby

firma miała przyszłość, powinna zaistnieć w Internecie. Dlatego też dobrym

rozwiązaniem jest wybór takiej nazwy dla przedsiębiorstwa, która jednocześnie stanie

się adresem strony WWW. Dzięki temu potencjalni klienci czy kontrahenci z łatwością

odnajdą w sieci stronę internetową firmy.

11.2 Domena

Jak wspomniano wcześniej, domena powinna pochodzić od nazwy firmy lub też

mocno do niej nawiązywać. Jeśli jednak profil działalności i zakres świadczonych przez

nią usług nie jest jasno określony, można wybrać taką domenę, która najlepiej opisuje

same usługi lub produkt.

Przy wyborze domeny podstawową zasada jest używanie tylko liter, cyfr oraz

myślników. Krótsze adresy są również z zasady najlepszym wyborem, ponieważ

pozostawiają mniej miejsca na interpretację czy pomyłki. To zdecydowanie ułatwia

zapamiętanie i przekazywanie dalej adresu WWW pomiędzy klientami czy

kontrahentami.

Ważne! Przeciętnie człowiek jest w stanie zapamiętać ciąg złożony z siedmiu cyfr.

W nazwie domeny nie używa się polskich znaków. Przed ostateczną rejestracją

należy sprawdzić, czy wybrana nazwa bez polskich znaków diakrytycznych jest

zrozumiała, łatwa do wymówienia oraz czy nie brzmi śmiesznie.

W adresie WWW firmy kluczową rolę odgrywa również jej ostatnia fraza, która

może mieć znaczącą funkcję informacyjną. Warto zatem poznać znaczenie najczęściej

spotykanych domen:

com – działalność komercyjna,

biznes, org – organizacje, działalność niekomercyjna,

edu – szkolnictwo i edukacja,

net – Internet, informatyka,

pl, .eu, .co, .uk, .de, itd. – skrót nazwy kraju bądź obszaru.

Jeśli wybrana domena okaże się już zajęta, a wybór innej, równie atrakcyjnej jest

z różnych względów niemożliwy, warto dołożyć wszelkich starań, by odkupić adres

WWW. Dane właścicieli poszczególnych domen można odnaleźć za pomocą

specjalistycznych rejestrów, dostępnych w Internecie.


70

11.3 Reklama i pozyskiwanie klientów

Gdy firma rozpoczyna swoją działalność, nadrzędną kwestią staje się pozyskanie

klienta oraz dotarcie z usługą bądź produktem do jak największej liczby potencjalnych

konsumentów i partnerów. Wielu małych i średnich firm nie stać na finansowanie

kosztownych kampanii, zatem często jedynym wyjściem jest prowadzenie działań

wizerunkowych. Nie wymagają one wysokich nakładów pieniężnych, a pozwalają na

starcie zaznaczyć swoją obecność na rynku i wypracować pozytywny, godny zaufania

wizerunek.

Klasyczna reklama prasowa, telewizyjna czy radiowa to oczywiście nadal

efektywne metody promowania własnej firmy, jednakże niewiele firm na starcie

dysponuje środkami w takiej wysokości. Zatem warto skupić się na tańszych

i nowocześniejszych metodach reklamowych, wykorzystujących narzędzia internetowe.

11.3.1 Reklama banerowa

Polega na wykorzystaniu elementów graficznych, np. obrazków, animacji, zdjęć,

GIF-ów czy haseł do przekierowania na inna stronę www reklamodawcy. Jest to jedna

z najszybciej rozwijających się, a zarazem ciekawszych form reklamy internetowej. Daje

duże pole do popisu jej wykonawcom. Dodatkowo banery mogą być zamieszczane

w różnych częściach strony WWW, przy czym najskuteczniejsze są te miejsca, które na

danej witrynie najbardziej rzucają się w oczy.

11.3.2 Pay per click

Jest rodzajem reklamy internetowej, w której kluczową role odgrywa płatność za

kliknięcie w link lub baner, a nie za jego wyświetlenie. Osoba zlecająca reklamę swojej

firmy lub usługi, płaci za każdego użytkownika, który za pomocą banera przejdzie do

strony produktu.

11.3.3 Affiliate marketing

Jest metodą promowania biznesu on-line, w której osoba reklamując produkt

albo usługę za pomocą strony internetowej jest nagradzana za każdego użytkownika,

który odwiedzi, kupi lub przeprowadzi inną czynność na stronie reklamodawcy.

W Polsce affiliate marketing znany jest bardziej pod pojęciem programu

partnerskiego. Do najpopularniejszych i największych portali oferujących tą metodę

marketingu należą portale społecznościowe, takie jak Nasza-Klasa, Facebook czy

MySpace. To idealne miejsce na reklamę sprzedażową, polityczną i promocyjną, nie tylko

ze względu na ilość użytkowników tych portali, ale także na ich różnorodność pod

względem wieku, płci i statusu społecznego.


71

11.3.4 E-mail marketing

Jest formą marketingu bezpośredniego, wykorzystującego pocztę elektroniczną

jako główne narzędzie komunikacji. Do podstawowych zadań e-mailingu zalicza się

budowę lojalności konsumenckiej, tworzenie określonych relacji z odbiorcami, budowę

pożądanego wizerunku firmy lub organizacji, a także sprzedaż.

Natomiast najpopularniejszymi jego narzędziami są: newslettery firmowe,

biuletyny wewnętrzne, dzienniki elektroniczne oraz reklamy w wiadomościach e-mail.

11.3.5 Marketing wirusowy

Marketing wirusowy jest formą promocji polegającą na rozpowszechnianiu

przekazu reklamowego przez samych użytkowników Internetu. To oni występują w roli

kreatorów opinii na temat np. działalności firmy, jakości oferowanych produktów lub

usług czy też funkcjonalności i przydatności strony internetowej.

Głównym celem tej formy marketingu jest szybkie i lawinowe rozprzestrzenianie

się informacji w postaci rekomendacji danego produktu lub usługi. Jak wynika z badań,

jedną z najpopularniejszych form promocji jest rekomendacja, stąd istnieje duże

prawdopodobieństwo, iż firma pozyska w ten sposób nowych klientów.

11.3.6 Bot – nowoczesny i interaktywny specjalista od

marketingu

Bot, czyli program komputerowy kreowany najczęściej jako postać ludzka, jest

nowoczesnym narzędziem całkowicie zmieniającym strukturę stron internetowych.

Spełnia on priorytetowe postulaty stron marketingowych, takie jak wygoda

w użytkowaniu, szybkość i łatwość wyszukiwania interesujących zasobów oraz

nowoczesne techniki prezentacji. Poprzez swoje funkcjonalności spełnia on rolę

przewodnika po stronie internetowej. Służy pomocą w poruszaniu się po złożonej

strukturze linków oraz ułatwia korzystanie z nawigacji serwisu. Do jego kompetencji

należy kontrolowanie percepcji klienta tak, aby kierowała się na najnowsze promocje

i atrakcyjne oferty.

Bot, tak jak klasyczny sprzedawca, jest "wyszkolony" z zakresu psychologii

sprzedaży i zręcznie wykorzystuje sztukę perswazji. Jeśli osoba wizytująca stronę nie

dokona za pierwszym razem zakupu, celem bota jest nawiązanie komunikacji poprzez

sugestię pozostawienia np. adresu e-mail. To narzędzie ma się przyczynić do

późniejszego nawiązania i utrzymania kontaktu. Dla właściciela strony e-mail

pozostawiony w bazie ma szczególną wartość, ponieważ dobrowolnie i świadomie

został przekazany firmie. Oznacza to, że wysyłanie doń korespondencji będzie zgodne

z prawem, a także że – z założenia – spotka się z aprobatą odbiorcy.

Rola bota, tak jak w przypadku realnego sprzedawcy, może być decyzyjna

w procesie zakupu. Po dokonaniu syntezy otrzymanych informacji, a także analizy


72

ścieżki, którą poruszał się odbiorca, w kompetencji bota leży zasugerowanie produktu

zgodnego z oczekiwaniami klienta. Jeśli internauta będzie przebywał na stronie

poświęconej np. turystyce, bot może zainicjować rozmowę na temat zainteresowań. Jeśli

dowie się, że głównym hobby dyskutanta jest nurkowanie, wówczas zaserwuje mu

wszystkie oferty wyjazdowe związane z tą dyscypliną.

Jak więc widać, marketing wcale nie musi wykorzystywać drogich narzędzi – na

początek firma z powodzeniem może wykorzystywać możliwości, jakie powszechnie

oferuje Internet. Inwestycje w bardziej zaawansowaną reklamę mogą natomiast

następować później, stopniowo, wraz ze wzrostem znaczenia firmy na rynku.


73

12. Zarządzanie czasem

Efektywne zarządzanie czasem w dużej mierze polega na optymalnym

wykorzystaniu go w konsekwentnym dążeniu do celu. Celem tym może być wykonanie

konkretnego zadania, długofalowe działania lub solidny odpoczynek. Jak pokazują

ostatnie badania, Polacy są jednymi z najmniej wydajnych pracowników na świecie,

przy czym tygodniowy czas pracy w naszym kraju należy do najdłuższych w Europie.

Zatem statystyczny polski pracownik pracuje długo, ale nieefektywnie. Jaka może być

tego przyczyna? Źródła problemu należy szukać w niewłaściwym planowaniu

i gospodarowaniu czasem. Sztuka dobrego zarządzania terminowym wykonywaniem

zadań nie jest darem, z którym człowiek się rodzi lub nie, jest umiejętnością, którą

można wypracować.

Na proces zarządzania i kontrolowania czasem składa się wiele elementów.

Warto skupić się choćby na najważniejszych z nich, aby otrzymać pozytywne efekty.

12.1 Analiza czasu

Punktem, od którego należy rozpocząć optymalizację czasu względem pracy, jest

analiza. Dokładne zbadanie zalet, słabości i błędów, które wydłużają pracę można

wykonać za pomocą analizy SWOT. Sporządzona w ten sposób tabela czynników ułatwia

podjęcie najkorzystniejszych decyzji odnośnie przyszłych działań:

czynniki zewnętrze:

o szanse – wydarzenia, zjawiska, po których jednostka nie spodziewa się, że

mogą pomóc w rozwoju,

o zagrożenia – wydarzenia, zjawiska, po których jednostka spodziewa się, że

mogą jej przeszkodzić w trenerskim rozwoju zawodowym,

czynniki wewnętrzne:

o silne strony – cechy, zdolności, umiejętności, które posiada dana osoba.

Przynoszą jednostce pożytek. Silne strony to także takie cechy, które nie

są akceptowane przez daną osobę, choć inni je podziwiają,

o słabe strony – zachowania, nawyki, przyzwyczajenia, które utrudniają

skuteczne działanie i mają wpływ na jednostkę. Ważne, aby nie pomijać tu

także informacji zwrotnych otrzymywanych od innych.

Po sporządzeniu analizy czynników, które wpływają na czas i jakość pracy, należy

przebadać wykorzystywany czas. Istnieją dwa sposoby, które pozwalają dokonać

rzeczowej oceny eksploatacji czasu. Pierwszy z nich, nazywany budżetem czasu, polega

na zapisywaniu co 15 minut przez kilka dni, co w danym czasie jest robione, a następnie

analizie zanotowanych działań. Jest to metoda dość pracochłonna i wymagająca dużej

wytrwałości i samodyscypliny. Jednak dzięki opracowaniu budżetu czasu można

dogłębnie przeanalizować, co rzeczywiście dzieje się z czasem.


74

Druga metoda dotyczy tzw. „złodziei czasu” i opiera się na stworzeniu listy

czynników zewnętrznych i wewnętrznych, które obniżają efektywność i wydłużają czas

wykonania powierzonych zadań. Warto pamiętać, że często przyczyna marnowania

czasu leży w samym człowieku, a nie poza nim. Dlatego podczas sporządzania takiej listy

wskazana jest również ocena swoich zachowań.

Do najczęstszych pożeraczy czasu należą:

niewłaściwy system segregowania dokumentów,

odwracanie uwagi, hałas,

niezapowiedziani goście,

brak motywacji, obojętny stosunek do pracy,

nieprecyzyjna komunikacja, jej brak lub nadmiar,

próba wykonania wszystkiego na raz,

niedostateczna koordynacja pracy zespołu,

brak priorytetów,

za mało delegowania zadań, niewłaściwa ich kontrola,

brak samodyscypliny, osobista dezorganizacja – „zawalone biurko”,

czas oczekiwania (np. umówione spotkania, terminy),

nieumiejętność mówienia “nie”,

niepełne, spóźnione informacje,

niedoprowadzanie spraw do końca,

przedłużające się posiedzenia,

prywatne pogawędki,

odkładanie pracy na później,

chęć posiadania informacji o wszystkim,

pośpiech, zniecierpliwienie,

przeglądanie serwisów społecznościowych.

12.2 Wytyczanie celów i priorytetów

Sposobem na wyeliminowanie czynników, które dekoncentrują i obniżają

wydajność, jest wyznaczenie wyraźnego celu i określenie priorytetów w dążeniu do

niego. Na początek można zrobić coś prostego i przyjemnego, dzięki temu satysfakcja

z pierwszego osiągniętego sukcesu zmotywuje do realizacji następnych, trudniejszych

celów.

W dążeniu do wyznaczonych celów należy wystrzegać się nadmiernej

doskonałości i perfekcjonizmu. Ważne, aby starać się wykonać zadanie jak najlepiej, ale

niekoniecznie idealnie. Perfekcjonistyczne podejście generuje bowiem z jednej strony

pośpiech i chęć jak najszybszego wywiązania się z zadania, z drugiej – kładzie nacisk na

to, aby nie popełnić żadnych błędów. Tym samym bardzo łatwo jest wpaść w pułapkę

błędnego koła, w wyniku którego żaden rezultat nie będzie zadowalający.


75

Cechy dobrze sformułowanego celu określa pewna zasada, nazwana – od

pierwszych liter poszczególnych aspektów – zasadą SMART(ER). Zatem, dobry cel

powinien być:

Specific – konkretny, aby bez wątpliwości wiedzieć, do czego się dąży,

Measurable – mierzalny, czyli posiadający sposób na jednoznaczne określenie,

kiedy cel zostanie osiągnięty,

Achievable – osiągalny, możliwy do zrealizowania,

Realistic – realny, dla konkretnego człowieka w konkretnym otoczeniu,

Time and cost oriented – określony w czasie i w kosztach,

Exciting – ekscytujący, ponieważ szczere zainteresowanie tematem znacząco

zwiększa motywację do osiągnięcia celu,

Recorded – zapisany, udokumentowanie celu zwiększa motywację i niweluje chęć

obniżania poprzeczki w razie przeciwności.

Aby określić priorytety, można wykorzystać popularną metodę kombinacji

ważności i pilności. Kluczem do sprawnego gospodarowania czasem jest nadanie

jednoznacznych kierunków zaplanowanym pracom. W tym celu należy wykorzystać

Macierz Eisenhowera – listę zadań uporządkowaną w czterech grupach:

Ważne Nieważne

Pilne

sprawy naglące, trudne i kryzysowe, o określonym terminie realizacji, najczęściej wymagające osobistego

wykonania,

plany dalekosiężne, dotyczące zapobiegania problemom, mogą być

zlecane, należy je planować, systematycznie realizować

i sprawdzać stopień zaawansowania,

Niepilne codzienne zadania, wykonywane

rutynowo, mogą podlegać delegacji,

klasyczni złodzieje czasu – najczęściej pewne przyjemności

nieuznawane za konieczną przerwę w pracy – należy je wyeliminować.

12.3 Jak realistycznie podejść do czasu?

Umiejętność oszacowania czasu względem realizacji zadania jest niezwykle

istotna przy planowaniu. Warto zwrócić uwagę na fakt, że w praktycznie każdym

miejscu pracy dzień roboczy składa się z dwóch typów czasu – zarezerwowanego

i dostępnego.

Czas zarezerwowany dotyczy codzienny czynności, które rutynowo wykonywane

są w miejscu pracy. Są to zatem codzienne obowiązki, raportowanie, zaplanowane

przerwy kawowe czy obiadowe itp. Czas dostępny jest natomiast tą częścią, która jest

istotna w procesie planowania. W tym czasie występują dwa rodzaje godzin. Podczas

czerwonych pracownikowi nie wolno przeszkadzać – są one bowiem przeznaczone na

najbardziej intensywne, wymagające skupienia i zaangażowania zadania. Godziny

zielone są natomiast pożytkowane na zadania ważne, ale mnie wymagające, raczej


76

rutynowe i mechaniczne. W tym momencie pracę można przerwać, gdyż dzięki jej mało

wymagającemu charakterowi powrócenie do zadania po przerwie jest stosunkowo mało

problematyczne.

Ważne! Pierwsza godzina jest najpowolniejszą godziną w biurze. Pracownicy w tym czasie

robią kawę, porządkują korespondencję i plotkują – to najlepszy moment na załatwienie

ważnych spraw.

12.4 Delegowanie zadań

Umiejętne delegowanie zadań doskonale wpływa na kondycję firmy. Dzięki temu

narzędziu szef może znacząco odciążyć własne barki, poświęcając się najważniejszym

dla działalności projektom, a jednocześnie zlecić pozostałe zadania osobom jak

najbardziej kompetentnym. Ponadto, delegowanie zadań często pozytywnie wpływa na

relacje pomiędzy pracownikami, którzy czują się bardziej zaangażowani w sprawy

firmy.

Skuteczna delegacja zadań powinna rozpoczynać się od postawienia sobie pięciu

podstawowych pytań:

Co? – określenie samego zadania,

Kto? – wybór najbardziej odpowiedniej osoby,

Dlaczego? – uzasadnienie wyboru – niezwykle istotne, ponieważ brak

konkretnych argumentów może stwarzać pozory faworyzowania niektórych

pracowników,

Jak? – określenie sposobu działania lub tylko udzielenie wskazówek

(w zależności od stopnia ważności zadania i kompetencji pracownika),

Kiedy? – określenie terminów na realizację działania.

Delegowanie zadań jest z jednym z najważniejszych narzędzi, jakim dysponuje

pracodawca. Nieumiejętne wykorzystywanie może prowadzić do spadku motywacji

w zespole, powstania konfliktów i nieterminowego realizowania projektów. Unikanie

takich sytuacji jest możliwe poprzez:

delegowanie zadań w początkowym stadium realizacji projektu,

planowanie rezerwy czasowej,

przydzielanie zadań i obowiązków adekwatnie do zdolności i możliwości

pracownika,

angażowanie pracownika postawą osoby, która deleguje zadanie,

stosowanie pochwał za dobre wypełnianie powierzonych obowiązków.

12.5 Prowadzenie spotkań a oszczędność czasu

Spotkania z pracownikami są absolutną koniecznością. Dobra i sprawna

komunikacja w firmie przekłada się na możliwość zaoszczędzenia znaczącej ilości czasu.


77

Poprawnie zorganizowane i przeprowadzone zebranie skutkuje natomiast skuteczną,

płynną i efektywną pracą całego zespołu.

Aby jednak zebranie zostało przeprowadzone naprawdę sprawnie i efektywnie,

warto przed jego rozpoczęciem przygotować sobie pewien plan. Dzięki zastosowaniu

poniższych punktów przedsiębiorca może znacznie lepiej wykorzystać czas

przeznaczony na spotkania z pracownikami.

Odpowiednie strategie należy zacząć stosować już w momencie

przygotowywania zebrania. Warto zatem zwrócić uwagę na:

termin – dostępny dla wszystkich i niekolidujący z innymi ważnymi zdarzeniami

bądź świętami,

uczestników – kto powinien zostać zaproszony, przy czym osoby, które są

niezbędne dla prawidłowego przebiegu spotkania, nie mogą w tym czasie

przebywać np. w delegacji, na zwolnieniu albo na urlopie,

temat,

materiały i sprzęt – łatwe do przekazania, w formie wydruków bądź prezentacji,

w zależności od możliwości technicznych firmy; jeśli zebranie wymaga

przygotowania materiałów także przez uczestników (np. raportów), należy ich

o tym powiadomić z odpowiednim wyprzedzeniem,

organizacja – odpowiednio duża sala, komfortowe warunki dla uczestników

i prowadzącego, ewentualne wskazanie protokolanta.

Uczestnicy zebrania powinni zostać o nim poinformowania odpowiednio

wcześniej, ze szczególnym zwróceniem uwagi na datę, godzinę i miejsce wydarzenia. Nie

jest to trudne w małych firmach, jednakże wraz ze wzrostem pracowników dotarcie

i uzyskanie potwierdzenia od każdego z nich może być nieco czasochłonne.

Podczas samego zebrania to na organizatorach spoczywa odpowiedzialność za

jego przebieg. Warto zatem także w tym miejscu zastosować się do kilku podstawowych

zasad:

jasne sformułowanie celu, problemów, zadań, które mają zostać omówione,

wyjaśnienie ewentualnych niejasności – np. zdefiniowanie pojęć, których użycie

jest niezbędne, a które dla niektórych uczestników mogą być niezrozumiałe,

jeśli prezentacja – to krótka, warto postawić na dyskusję,

panowanie nad porządkiem – przede wszystkim nad związkiem dyskusji

z tematyką zebrania, porządkowanie wypowiedzi, niedopuszczanie do

monologów czy dłuższych dyskusji na stronie,

podsumowywanie poszczególnych fragmentów obrad.

Na zakończenie zebrania jego organizator powinien dokonać krótkiego,

zwięzłego podsumowania i wypunktowania najważniejszych wniosków i decyzji.


78

13. Stres w działalności gospodarczej

Coraz więcej osób mając dosyć wiecznie niezadowolonego szefa, złośliwych

współpracowników i robienia wszystkiego “na wczoraj”, decyduje się na założenie

własnej firmy, licząc, że w ten sposób zwolnią, złapią oddech i w końcu zaczną robić to,

co lubią.

Niewątpliwie prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z szeregiem

profitów i dla wielu osób okazuje się strzałem w dziesiątkę. Jednak aby osiągnąć

założone cele i wytrwać na rynku pełnym konkurencji i haczyków prawnych,

przedsiębiorca musi pamiętać o tym, że mimo wszystko nie zarządza swoją firmą sam.

Już na samym początku stoi przed nim bardzo ważne zadanie – poskromienie “doradcy”,

który jeśli zostanie poza kontrolą, może zrobić więcej złego niż dobrego. O czym mowa?

O stresie. Aby jednak takie opanowanie było możliwe, warto dokładniej przyjrzeć się

temu zjawisku.

13.1 Dwa oblicza stresu

Na początku warto zaznaczyć, iż stres jest normalną reakcją organizmu. Fakt, że

ktoś doświadcza związanego z nim napięcia nie jest niczym nadzwyczajnym. Krótko

mówiąc, jest to odczuwany przez człowieka dyskomfort psychiczny, pojawiający się na

skutek wystąpienia w środowisku tzw. stresorów. Najczęściej doświadcza się tego stanu,

gdy występuje rozbieżność między stawianymi wymaganiami, a możliwościami

dającymi szansę poradzenia sobie z nimi.

Często mówi się o dwóch obliczach stresu. W psychologii przyjmuje się, że

występują dwa jego rodzaje – dystres i eustres. Pierwszy z nich to stres negatywny,

który wywołuje silne poczucie dyskomfortu, ogranicza sprawność umysłową, powoduje

upośledzenie codziennego funkcjonowania i stanowi poważne zagrożenie dla zdrowia.

Drugie, lepsze oblicze stresu, to tzw. eustres. Spełniając wiele ważnych funkcji

w organizmie człowieka, przynosi określone korzyści, np. mobilizuje do działania przed

wykonaniem ważnego zadania. Ten rodzaj stresu przejawia się w podnieceniu, tremie

aktora i przede wszystkim przynosi satysfakcję – to on powoduje zadowolenie po

pełnym obowiązków, intensywnym dniu, gdy czuje się, iż zainwestowanie energii

przyniosło zakładane skutki.

13.2 Stresory – co to takiego?

Ogólnie rzecz biorąc, stresorami są wszystkie sytuacje, bodźce, które wywołują

reakcję nerwową. Reakcja taka jest bardzo indywidualna – różne osoby mogą w różny

sposób zinterpretować to samo zdarzenie. U jednych dana sytuacja może wywołać

bardzo silną, paraliżującą reakcję na stres, natomiast inni mogą pozostać na nie obojętni.

Bardzo ważna jest umiejętność rozpoznawania stresorów i dokładne

obserwowanie reakcji organizmu na nie. Przy odpowiedniej wiedzy na swój temat


79

możliwe staje się kontrolowanie odpowiedzi organizmu na różne zdarzenia oraz

utrzymywanie optymalnego poziomu pobudzenia organizmu.

Co może stresować? Wyróżnia się różne kategorie stresorów, w zależności od

tego, czego dotyczą. W kontekście osoby prowadzącej własną działalność warto

wspomnieć o stresorach związanych z przeciążeniem ilościowym pracą. Dotyczy to

sytuacji, w których do wykonania jest zbyt dużo obowiązków, albo kiedy czasu na

podstawowe zadania jest za mało. Przeciążenie może mieć również charakter

jakościowy, związany np. z koniecznością zachowania czujności przez dłuższy czas,

odpowiedzialnością za sprawy finansowe, jak i interpersonalne, podejmowaniem

nadzwyczajnie ważnych decyzji.

Prowadzenie własnej działalności może wiązać się również z niejasnością

pełnionej roli zawodowej. Wcześniejsza praca na etat mogła wiązać się z większą

jasnością obowiązków i zadań do wykonania. Przedsiębiorca, szczególnie początkujący

może odczuwać stres spowodowany brakiem wiedzy na temat sposobu zarządzania

własną firmą, obowiązków z tym związanych itp. Ponadto często bywa tak, że osoba

prowadząca własną działalność, wpadając w wir pracy i zarządzania własną firmą

zapomina lub zwyczajnie nie ma czasu na najlepsze antidotum – odpoczynek.

Jednak stresory to nie tylko duża ilość obowiązków i odpowiedzialność, ale

również złe fizyczne warunki pracy. Osoby prowadzące własną działalność często na

siedzibę firmy wybierają swój dom lub mieszkanie. Rzadko zdarza się, iż w takim

wypadku spełnione są wszystkie wymagania BHP, związane chociażby z odpowiednio

zaprojektowanym stanowiskiem pracy. Inną sprawą pozostaje brak higieny

intelektualnej spowodowany nieoddzieleniem miejsca pracy od miejsca wypoczynku.

Do tego wszystkiego sytuację pogarszać mogą stresory związane z życiem

prywatnym przedsiębiorcy. Niewielki odsetek osób potrafi odciąć się podczas pracy od

doświadczanych trudności wynikających z sytuacji rodzinnej i odwrotnie. Warto

pamiętać, iż problemem jest nie tylko przynoszenie pracy do domu, ale również domu

do pracy.

13.3 Stresuje się ciało i umysł

Działanie stresu jest globalne, dlatego jego efekty odczuwane są w całym

organizmie. Może on w znaczący sposób zmienić sposób odczuwania, myślenia

i zachowania osoby. Dzieje się tak, ponieważ dawniej jego zadaniem było przygotowanie

człowieka do reakcji na zagrożenie.

Jak zostało wyżej wspomniane – działanie stresu może być zarówno pozytywne,

jak i negatywne. Pozytywne skutki widoczne są szczególnie przy działaniu

krótkotrwałego, jednorazowego stresu, związanego np. z koniecznością wykonania

jakiegoś zadania. Niewątpliwie, do dobrych stron stresu można zaliczyć:

szybsze podejmowanie decyzji,


80

a dzięki temu – szybsze działanie,

mobilizację ostatnich zasobów sił,

ochronę przed nadmiernym obciążeniem (ze względu na to, że wywołuje

zmęczenie i wymusza przerwę),

napędzanie procesu uczenia się.

Niestety, przy długotrwałym działaniu stresu, organizm człowieka staje się

przemęczony ciągłym stanem pobudzenia i może dojść do bardzo dotkliwych

dolegliwości, odczuwanych na poziomie zarówno fizjologicznym, jak i psychicznym.

Wśród negatywnych efektów stresu można wymienić:

częste bóle i zawroty głowy, nadmierną potliwość, osłabioną odporność,

bezsenność,

silny lęk, depresję, niepokój, rozdrażnienie, nietolerancję, wybuchowość, niską

samoocenę, obniżenie motywacji do działania,

obniżenie koncentracji, trudność kojarzenia, rozproszenie, ograniczenie

szybkości i jasności myślenia, otępienie, błądzenie myślami, zmniejszenie się

kreatywności,

gwałtowność reakcji, nadużywanie leków, alkoholu, narkotyków, ograniczenie

kontaktów towarzyskich.

Jak widać, zarówno korzyści, jak i koszty wynikające z działania stresu

w znaczący sposób mogą wpływać na sposób funkcjonowania przedsiębiorcy. Biorąc

pod uwagę, iż do działania stresu często dochodzi duża odpowiedzialność za

prowadzenie własnej firmy, skutki, szczególnie długotrwałego podenerwowania, mogą

doprowadzić do poważnego kryzysu psychicznego, fizycznego, a przez to również

ekonomicznego osoby prowadzącej własną działalność.

13.4 Optymalny poziom stresu

Jak wynika z wcześniejszych rozważań, jakość działania człowieka w dużej

mierze zależy od poziomu doświadczanego przez niego stresu. Psychologowie

udowodnili, że każdy ma swój optymalny poziom pobudzenia, przy którym funkcjonuje

najlepiej. Oznacza to, iż przy zbyt niskim poziomie stresu efektywność pracy również

jest niska, często odczuwa się znużenie, znudzenie, przekonanie, że nic nie ma sensu.

Podobnie – zbyt wysoki poziom stresu negatywnie wpływa na funkcjonowanie,

powodując skutki wymienione wyżej.

Ważne jest uświadomienie sobie, iż stres nie jest czymś zewnętrznym,

niedającym się kontrolować. Wręcz przeciwnie – każdy człowiek, przy odpowiednim

zaangażowaniu, jest w stanie regulować jego odczuwany poziom, szczególnie przez

postawę wobec doświadczanych zdarzeń. Ponadto, jak zostało wcześniej wspomniane,

zjawisko to jest naturalne i niezbędne do prawidłowego funkcjonowania organizmu.

Najczęściej problemy nie są spowodowane samym stresem, ale tym, jak się na niego

reaguje.


81

Opanowanie umiejętności radzenia sobie ze stresem może doprowadzić do

znacznej poprawy funkcjonowania, zarówno w pracy, jak i w życiu osobistym.

Optymalny poziom pobudzenia pozwala na odprężenie fizyczne wraz z przypływem

energii, poczucie wiary w siebie, łatwość organizacji zadań.

Jak zatem minimalizować negatywne konsekwencje i jednocześnie wycisnąć jak

najwięcej z pozytywnych efektów stresu?

13.5 Sposoby na radzenie sobie ze stresem

Aby możliwe było osiągnięcie optymalnego poziomu stresu i czerpaniu z niego

siły do walki z codziennymi przeciwnościami, konieczne jest jego opanowanie za

pomocą różnych technik.

Sposobów jest naprawdę wiele – kwestia odnalezienia odpowiednich

i najbardziej skutecznych. Można próbować aktywnie poradzić sobie ze stresem, np.

poprzez usunięcie stresora lub zmniejszenie jego negatywnych skutków. Dla osób, które

odzyskują spokój w momencie, gdy czują, że mają wszystko pod kontrolą, idealnym

sposobem może okazać się planowanie, rozważanie, jak poradzić sobie z danym

problemem, jakie kroki należy podjąć.

Osoby, które nie mają tak dobrej podzielności uwagi, w momencie działania

stresora, mogą wyłączyć się z alternatywnych obowiązków i skupić się tylko na

problemie i jego rozwiązaniu. Bardzo dobrą metodą jest również tzw. pozytywna

reinterpretacja zdarzenia, a co za tym idzie – rozwój przez dostrzeganie w konkretnym

doświadczeniu pozytywnych aspektów.

Można również próbować zapanować nad czysto fizjologiczną reakcją na stres

przez stosowanie odpowiednich technik oddechowych, relaksacyjnych, ćwiczeń

fizycznych, ale również kontakt z bliskimi. Wszystko to może ustrzec przez

impulsywnym działaniem i podejmowaniem pochopnych decyzji.

Wiele osób sięga po sposoby radzenia sobie ze stresem, które określa się mianem

niekonstruktywnych. Chodzi przede wszystkim o odcinanie się od problemu, czekanie,

aż rozwiązanie samo się pojawi albo szukanie ulgi w różnego rodzaju używkach. Należy

pamiętać, iż takie rozwiązania, owszem – dają efekt, ale zazwyczaj problem prędzej czy

później wraca, i to ze zdwojoną siłą.

Zapanowanie nad stresem nie jest trudne, a skutki takiego działania z pewnością

gwarantują wiele korzyści – szczególnie w przypadku osób prowadzących własną

działalność. Odpowiednie utemperowanie tego “doradcy” może sprawić, iż z takimi

samymi pokładami energii możliwe będzie wykonanie znacząco większej liczby zadań

oraz odczuwalnie poprawi się sposób funkcjonowania organizmu. W dobie Internetu

dostęp do skutecznych technik antystresowych jest łatwy i spośród szerokiej oferty

każdy może wybrać coś odpowiedniego dla siebie.


82

14. Zmiana formy prawnej działalności

Jednoosobowa działalność gospodarcza to najprostsza forma prowadzenia

własnej firmy. Ma one swoje zalety (m.in. niższe koszty samego prowadzenia, mniejsza

biurokracja), ale także i wady. Minusy pojawiają się głównie w momencie, gdy firma się

rozrasta. Wówczas pojawia się przekroczenie pewnego limitu obrotów (1 200 000 mln

euro, czyli 4 936 560 zł), co powoduje konieczność przejścia z księgowości uproszczonej

na pełne księgi i utratę przywilejów związanych z byciem małym podatnikiem. Rozwój

firmy związany jest również ze zwiększeniem odpowiedzialności m.in. finansowej,

a przecież w jednoosobowej działalności przedsiębiorca odpowiada całym swoim

majątkiem – również prywatnym – za sprawy firmowe. Kontynuacja prowadzenie

działalności w takiej formie, jak dotychczas powoduje więc przyjęcie na siebie dużego

ryzyka. Jeszcze inna kwestia związana z rozwojem firmy dotyczy pozyskania funduszy,

majątku czy pomysłów, co często wiąże się z koniecznością znalezienia wspólnika,

a w jednoosobowej działalności nie ma miejsca dla dwóch właścicieli.

To tylko niektóre z przykładów, które obrazują konieczność zmiany formy

prowadzenia działalności z jednoosobowej działalności na inną. Zatem warto przyjrzeć

się możliwością, jakie stoją w tej kwestii przed przedsiębiorcą.

14.1 Jakie formy działalności są do wyboru?

W Polsce występuje wiele form prowadzenia działalności. Na początek

przedsiębiorca powinien określić, czy chce przekształcić działalność w spółkę cywilną,

osobową czy kapitałową.

Rozwiązanie dylematu w dużej mierze zależy od powodów zmiany formy

prowadzenia działalności. Jeżeli chcemy po prostu rozpocząć współpracę ze

wspólnikiem, możemy wybrać spółkę cywilną lub jedną ze spółek osobowych. Formy te

nie wymagają wkładu własnego. Jednak należy zwrócić uwagę na to, że stworzenie

spółki osobowej w większości przypadków nie chroni nas przed odpowiedzialnością za

zobowiązania spółki. Mało tego – może nawet poszerzyć zakres odpowiedzialności

o działania wspólnika. Podejmując więc decyzję o współpracy w ramach spółki należy

dokładnie zapoznać się z charakterem odpowiedzialności, jaki przyjmuje na siebie

przedsiębiorca wchodzący w spółkę oraz uważnie przeanalizować zawieraną umowę.

Spółki kapitałowe różnią się od pozostałych głównie ograniczeniem

odpowiedzialności. Spółki te maja charakter prawny, co pozwala rozgraniczyć majątek

i sprawy spółki od prywatnego majątku właściciela czy wspólników. Wyjątkiem od

zasady ogólnej jest umyślne niezaprzestanie zaciągania zobowiązań, gdy sytuacja

finansowa firmy jest bardzo zła. Oprócz takich przypadków wspólnicy spółki

kapitałowej nie odpowiadają za nią swoim osobistym majątkiem. Zatem jeżeli

przedsiębiorca decyduje się na przekształcenie działalności w spółkę z powodu

rozszerzenia działalności, zwiększenia jej obrotów, a zarazem ryzyka, to wybór formy

prowadzenia firmy jako spółki kapitałowej wyłączy go z osobistej odpowiedzialności za


83

zaciągnięte zobowiązania, a tym samym zmniejszy ryzyko osobiste w prowadzonej

działalności.

14.2 Jak przekształcić jednoosobową działalność w inny

podmiot?

W praktyce wykorzystywane są trzy główne sposoby przekształcenia w spółkę

cywilną, osobową lub kapitałową, a mianowicie:

wniesienie jednoosobowej działalności gospodarczej aportem do spółki,

likwidacja działalności gospodarczej, a następnie założenie nowej spółki,

sprzedaż majątku działalności na rzecz spółki.

Dodatkowo istnieje czwarty sposób na dokonanie zmiany, ograniczone jednak do

konkretnej sytuacji – przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę

kapitałową.

14.2.1 Wniesienie jednoosobowej działalności gospodarczej

aportem do spółki cywilnej lub osobowej

Sposób ten jest optymalny jeżeli chodzi o kwestie podatkowe. Opiera się na

założeniu spółki jeszcze przed likwidacją działalności, a następnie wniesieniu aportem

całego przedsiębiorstwa do spółki. Takie działanie jest możliwe na podstawie art. 551

KC. W ten sposób pomijana jest konieczności zapłaty podatku VAT od spisu z natury.

Należy jednak zwrócić uwagę na aport majątku trwałego, przy nabyciu którego

przysługiwało odliczenie VAT – może to bowiem prowadzić do konieczności

sporządzenia korekty. Wniesienie wkładu w postaci zorganizowanej części

przedsiębiorstwa w zamian za udziały w spółce stanowi odpłatne zbycie i powoduje

powstanie przychodu, który jednak jest zwolniony z opodatkowania podatkiem

dochodowym na mocy art. 21 ust.1 pkt 50b ustawy o PIT.

Podatkiem, jaki przedsiębiorca będzie musiał w takim przypadku zapłacić, to

podatek PCC (od czynności cywilnoprawnych). Zapłata tego zobowiązania powinna

nastąpić w terminie 14 dni od dnia przeniesienia aportu. Opłatę wraz z formularzem

PCC-3 składa się w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce

zamieszkania

Podczas aportu środków trwałych istotna jest również kwestia związana

z amortyzacją środków trwałych. Ustalając amortyzację w spółce, należy uwzględnić

dotychczasowe odpisy z prowadzonej wcześniej działalności. Jeżeli środki trwałe

zostały w 100% zamortyzowane w działalności, w spółce nie mogą podlegać już

amortyzacji.

Wraz z przeniesieniem działalności do spółki poza przeniesieniem fizycznym

rzeczy dochodzi do przekazania niektórych praw i obowiązków działalności na spółkę.


84

Należy pamiętać, że takie dane identyfikacyjne, jak NIP czy nazwa nie przechodzą na

nowo utworzoną spółkę. Spółce podczas rejestracji zostanie nadany nowy numer NIP.

W związku z tym może nastąpić problem z wykorzystaniem m.in. kas rejestrujących

używanych wcześniej w działalności. Aby móc z nich korzystać w spółce, należałoby

dokonać wymiany ich pamięci.

14.2.2 Likwidacja działalności gospodarczej i założenie nowej

spółki

Jeżeli przed założeniem nowej spółki przedsiębiorca zdecyduje się zlikwidować

działalność gospodarczą, jest zobowiązany do sporządzenia spisu z natury oraz

opłacenia podatku VAT wynikającego z likwidacyjnego spisu. Przy tym sposobie

przekształcenia przedsiębiorca opodatkować będzie musiał dochód uzyskany za

odpłatne zbycie majątku firmy.

Przystąpić do założenia nowej spółki przedsiębiorca może w dowolnym terminie.

14.2.3 Sprzedaż działalności na rzecz istniejącej już spółki

Warunkiem jest, aby spółka ta posiadała osobowość prawną. W tej sytuacji

dochodzi do przeniesienia składników przedsiębiorstwa – takich jak m.in. nazwa firmy

czy ruchomości w postaci urządzeń, materiałów czy towarów, a także praw własności

lub praw rzeczowych. Wyrejestrowanie działalności następuje dopiero po sprzedaniu

majątku spółki. Po tym fakcie można wstąpić do spółki jako wspólnik. Rozwiązanie to,

podobnie jak wniesienie działalności aportem, będzie zwolnione z podatku VAT.

Natomiast nie ominiemy już obowiązku zapłacenia podatku dochodowego od

sprzedanych spółce elementów majątku. Uzyskany ze sprzedaży przychód może

posłużyć jako wkład własny wniesiony wraz z przystąpieniem do spółki jako nowy

wspólnik.

W 2011 roku w ramach zmniejszania barier administracyjnych dla obywateli

i przedsiębiorców powstała jeszcze jedna możliwość przekształcenia jednoosobowej

działalności gospodarczej w jedną ze spółek kapitałowych. Przekształcenie to następuje

od momentu wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. W tym samym momencie również

działalność jest automatycznie wyrejestrowywana z CEIDG.

Aby dokonać przekształcenia w taki sposób, należy:

przygotować plan przekształcenia – w formie notarialnej, zwierający informacje

na temat wartości bilansowej przedsiębiorcy przekształcanego (na wybrany

dzień miesiąca poprzedzającego sporządzenie planu), wraz opinią biegłego

rewidenta i załącznikami:

o projektem oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy,

o projektem aktu założycielskiego spółki,

o wyceną składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy

przekształcanego,


85

o sprawozdaniem finansowym sporządzonym dla celów przekształcenia,

złożyć oświadczenie o przekształceniu – w tym samym momencie można

podpisać akt założycielski spółki, bowiem dotyczące jej dokumenty powinny być

sporządzone w formie aktu notarialnego,

powołać członków organów spółki przekształconej,

zawrzeć umowę spółki (sp. z o.o.) lub stworzyć jej statut (spółka akcyjna) –

w zależności od rodzaju spółki,

dokonać wpisu przekształconej spółki do Krajowego Rejestru Sądowego.

Tak przekształcona działalność gospodarcza staje się spółką kapitałową. Jeżeli

przedsiębiorca zdecyduje się na nową nazwę, przez 12 miesięcy od przekształcenia wraz

z nią będzie musiał również podawać starą nazwę. Można natomiast pozostać przy

nazwie obowiązującej byłą działalność dodając jedynie odpowiednią końcówkę

identyfikującą formę prawną spółki – sp. z o.o. lub S.A.

Plusem tego sposobu przekształcenia jest przeniesienie praw i obowiązków

działalności na powstałą spółkę. Spółka będzie podmiotem tych samych praw

i obowiązków w sprawach administracyjnych, cywilnoprawnych oraz związanych

z prawem pracy. Natomiast należy zwrócić uwagę na to, iż pomimo wprowadzenia

nowego przepisu w zakresie Kodeksu spółek handlowych nie zainicjowano

równoczesnych zmian w zakresie prawa podatkowego. W związku z tym prawa

podatkowe nie przechodzą po przekształceniu na powstałą spółkę. Oznacza to, że tak jak

przy wniesieniu działalności aportem do nowej spółki, nowa forma przedsiębiorstwa nie

może korzystać ze “starego” numeru NIP oraz ulg podatkowych przysługujących

wcześniej przedsiębiorcy.


86

15. Zakończenie działalności gospodarczej

Niesprzyjająca sytuacja na rynku, nietrafiony pomysł na biznes czy też zmiana

formy działalności gospodarczej – te i inne czynniki mogą spowodować, że

przedsiębiorca zmuszony zostanie do zamknięcia prowadzonej przez siebie działalności.

Z tym faktem związane są pewne obowiązki, których należy dopełnić – warto wobec

tego zapoznać się z informacjami na ten temat, aby nie przeoczyć żadnej formalności.

15.1 Dokumenty likwidacyjne – spisy i wykazy

Przedsiębiorca, zanim uda się do urzędu w celu dopełnienia niezbędnych

formalności związanych z likwidacją firmy, musi sporządzić odpowiednie remanenty

oraz wykazy.

Dla celów podatku dochodowego należy sporządzić spis z natury oraz wykaz

środków trwałych i wyposażenia. W pierwszym dokumencie należy ująć wszystkie

towary handlowe i materiały, które firma posiada – tak, jak podczas sporządzania

klasycznego remanentu na rozpoczęcie lub zakończenie roku podatkowego.

Wykaz środków trwałych i wyposażenia jest konieczny z tego powodu, że

zgodnie z ustawą o PIT sprzedając sprzęty firmowe przedsiębiorca uzyskuje przychód

z działalności, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W przypadku

firmowego wyposażenia pozostałego po likwidacji przedsiębiorstwa podatek musi

zostać odprowadzony, jeśli w momencie sprzedaży minęło mniej niż 6 lat od daty

zakończenia działalności. Po tym czasie zbycie składników majątku nie będzie już

podlegało opłacie.

Wykaz środków trwałych i wyposażenia powinien zawierać:

liczbę porządkową,

określenie (nazwę) składnika majątku,

datę nabycia składnika majątku,

kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku oraz kwotę

wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku zaliczoną do kosztów

uzyskania przychodów,

wartość początkową,

metodę amortyzacji,

sumę odpisów amortyzacyjnych,

wysokość wypłaconych środków pieniężnych należnych wspólnikom z tytułu

udziału w spółce niebędącej osobą prawną na dzień wystąpienia lub likwidacji.

Ważne! Sporządzając ww. dokumenty należy poinformować o tym fakcie naczelnika

właściwego urzędu skarbowego, w terminie co najmniej siedmiu dni przed.

Jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem podatku VAT, w sytuacji likwidacji

działalności powinien sporządzić także drugi spis z natury. Jednakże w tym dokumencie,


87

obok towarów i materiałów, muszą znaleźć się także inne zasoby firmy – środki trwałe

i wyposażenie, przy zakupie których został odliczony podatek VAT.

Taki spis z natury jest niezbędny z tego powodu, iż firmowe środki trwałe, a także

inne składniki majątku są traktowane w świetle ustawy o VAT jak towar. Oznacza to, że

jeśli przy ich nabyciu został odliczony podatek, to w momencie likwidacji takie składniki

muszą zostać opodatkowane. Podstawę stanowi tutaj kwota netto nabycia lub koszt

wytworzenia.

Ważne! Wartość sporządzonego spisu z natury należy uwzględnić w ostatniej składanej

deklaracji VAT.

15.2 Wyrejestrowanie działalności

Jeśli likwidowana jest jednoosobowa działalność gospodarcza bądź też spółka

cywilna, przedsiębiorca wykorzystuje dla celów formalnych znany mu już

formularz CEIDG-1. Składając wniosek o wyrejestrowanie należy wypełnić jedynie

niezbędne dane formalne – nie ma tu konieczności uzupełniania całego druku.

Złożenie formularza CEIDG-1 służy także do wykreślenia firmy z rejestru CEIDG.

Ponadto niezbędne dane przesyłane są także do ZUS-u, dzięki czemu zakład ubezpieczeń

dokonuje zgłoszenia zmiany płatnika składek ZUS bądź KRUS. Jedynie przedsiębiorca,

który w swojej firmie zatrudniał pracowników, musi pamiętać o złożeniu dodatkowego

druku ZUS-ZWUA, za pomocą którego wyrejestrowuje swoich podwładnych.

Czynni podatnicy VAT są zobowiązania także do złożenia formularza VAT-Z. Za

jego pomocą dokonuje się poinformowania urzędu skarbowego o zaprzestaniu

wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Taki wniosek

należy złożyć we właściwym urzędzie skarbowym.

Vademecum przedsiębiorcy - Wszystko o działalności gospodarczej

Education

Transcript of Vademecum przedsiębiorcy - Wszystko o działalności gospodarczej