Usługi  księgowe 

2017 

2 |                 Usługi księgowe 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wiemy, że księgowość w firmie istnieć musi jednak mało interesujące są szczegółowe opisy, co 

zakresu typowych usług księgowych. Wypisywanie jak nasze usługi realizują liczenie podatków, 

prowadzenie ksiąg czy sprawozdawczość do różnych urzędów i instytucji to jak opowiadanie o 

samochodzie mówiąc, że ma silnik i jeździ – niewielu to interesuje.  

Interesujące jest to, co ułatwia nam pracę, poprawia bezpieczeństwo, a przede wszystkim pomaga 

zwiększać zyski czy panować nad wydatkami. 

Poniżej poruszamy tylko te aspekty:  

 

 

Powiedzmy szczerze: 

księgowość dla większości menedżerów jest nudnym, obowiązkiem wymuszonym przez prawo. 

Usługi księgowe:

księgowanie zdalne,  

elektroniczne biuro, 

elektroniczny obieg faktur,  

księgowanie na bieżąco,  

aktualne raporty,  

elektroniczne dane pracownicze, 

szybkie rozliczenie,  

równoległa ewidencja 

3 |                 Usługi księgowe 

 

 

 

 

 

 

 

 

Poza tradycyjnym modelem rejestracji księgowej gdzie dokumenty księgujemy w naszym systemie oferujemy 

zdalną pracę na systemie klienta. Usługa dotyczy pracy na modułach finansowych systemów: Optima, Monitor, 

Symfonia. Nasi księgowi łączą się z serwerem klienta i wykonują swoją pracę zdalnie. Klient na bieżąco może 

odczytać informacje o statusie prac księgowych (czy wszystkie dokumenty są zaksięgowane) jednak jest uwolniony 

od utrzymywania związanej ze stanowiskiem pracy infrastruktury (miejsce pracy, komputer, oprogramowanie, itd.) 

 

Największe zalety tego rozwiązania to posiadanie informacji w tym samym systemie, w którym 

pracuje reszta firmy. Oznacza to oczywisty, łatwiejszy dostęp do informacji, raportów, ale także 

w zależności od systemu czerpiemy różne korzyści z integracji danych, np.: akceptując fakturę 

zakupu widzimy czy ilości są zgodne z przyjętymi na magazyn i czy ceny odpowiadają tym 

z zamówienia zakupu, albo statystyki zakupów są napełniane w miarę księgowania kolejnych faktur. 

Dodatkowo znika problem przekazywania danych do księgowości, bo np. faktury sprzedaży, stany 

i transakcje magazynowe, roboty w toku księgowi pobierają sami.

Księgowanie zdalne 

Zalety: 

4 |                 Usługi księgowe 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pracujemy wyłącznie na elektronicznych dokumentach. Nie, dlatego, że tak jest modnie czy nowocześnie, ale 

dlatego, że tak jest wygodniej i bezpieczniej dla naszych klientów. W tradycyjnym papierowym biurze o 

bezpieczeństwie danych możemy się przekonać, jeżeli poprosimy np. o fakturę zakupu czy rozliczenie składek 

zdrowotnych z powiedzmy czerwca sprzed czterech lat. Często okazuje się, że po prostu tych dokumentów nie ma, 

co jest marnym wytłumaczeniem dla urzędu skarbowego czy ZUS. 

 

Drugi aspekt to łatwość i szybkość dostępu do danych. Na co dzień nie mamy czasu 

przekopywać się przez stos informacji, aby dotrzeć do tej właściwej. Skutkuje to 

tym, że przy braku odpowiedniej informacji podejmujemy decyzje „na nosa” i nie 

zawsze są one dobre. Np. ile razy chcieliśmy sprawdzić po ile kupowaliśmy 

ostatnim razem dany materiał u tego dostawcy i nie mając skanu poprzedniej 

faktury akceptowaliśmy bez sprawdzenia cen? Nawet, jeżeli tylko raz na kilka tego 

typu sytuacji podejmiemy lepszą decyzję, bo mamy łatwy i szybki wgląd w 

dokumenty to przekłada się to wprost na zyski. 

 

Aby zapewnić bezpieczeństwo danych i szybki dostęp do dokumentów utrzymujemy 

naszą infrastrukturę informatyczną na serwerach w Europie Zachodniej u 

największego światowego dostawcy tego typu usług. Jego klientami są tysiące firm 

włącznie z tymi ze światowej listy TOP 100, a także, co ciekawe takie instytucje jak 

NASA czy Departament Skarbu USA. Składowanie każdego dokumentu bądź w 

systemie źródłowym bądź w archiwum elektronicznym umożliwia natychmiastowy 

dostęp do danych także tych dotyczących okresów historycznych. Wystarczy mieć 

dostęp do Internetu.

Elektroniczne biuro 

Szybki dostęp: 

Bezpieczeństwo: 

5 |                 Usługi księgowe 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Faktury po dotarciu do firmy krążą po niej, aby dotrzeć do osób, które mają je sprawdzić. Z 

racji, że nikt nie monitoruje tego procesu leżą w przysłowiowej szufladzie często do 

ostatniego momentu, gdy ktoś zacznie ich szukać, bo np. dostawca się upomina o płatność 

lub księgowa chce zamknąć miesiąc.  

Aby nad tym zapanować firmy prowadzą różnego rodzaju niepotrzebne rejestry jak np. 

książka wpływu albo Excelowy rejestr faktur do zapłaty. Oczywiście w tej sytuacji 

zarządzający nie wie, jaka czeka go sytuacja gotówkowa w kolejnych dniach czy 

tygodniach, bo jest zaskakiwany nowymi płatnościami, które musi wykonać na zaraz. 

 

Współpracując z naszymi klientami porządkujemy ten proces wspierając się narzędziami 

informatycznymi. Faktury po dotarciu do firmy są w jednym punkcie skanowane i od razu 

odkładane do segregatora, aby nigdzie nie krążyły i nie gubiły się. Następnie faktura jest 

rejestrowana przez księgowego i kierowania w formie skanu w sposób elektroniczny do 

osoby lub kolejno kilku osób, które ją zatwierdzają. 

Podczas zatwierdzania jest widoczny skan faktury i w zależności od użytego systemu także 

dodatkowe informacje jak ilości przyjęte na magazyn (o ile dotyczy zakupów 

materiałowych) czy też potwierdzone z dostawcą ceny z zamówienia zakupu. 

 

Typowa  

sytuacja: 

Nasze  

podejście: 

Elektroniczny obieg faktur 

6 |                 Usługi księgowe 

 

 

Co się zmienia po wdrożeniu takiego procesu: 

Wdrożenie dwustopniowego zatwierdzania gdzie szef jest tym drugim powoduje często, że pracownicy 

sprawdzają faktury i nie przepuszczają już zwłaszcza drobnych niezgodności. Szybko są eliminowane 

pozycje typu nieuzgodnione koszty opakowań, transportu, itp. 

Widoczność wprost w systemie skanu faktury z jednoczesnym porównaniem przyjętych ilości  

i uzgodnionych cen oszczędza czas na wystawianiu dokumentów przyjęć magazynowych tylko po to, aby je 

kompletować później z fakturą 

Zatrzymywane są faktury, gdy nie doszło jeszcze do dostawy 

Znamy plan zapotrzebowania na gotówkę zaraz po zeskanowaniu i zarejestrowaniu faktury – nie ma 

niezapowiedzianych kumulacji płatności 

Mamy kontrolę, kto opóźnia się z zatwierdzeniem faktur i tym samym możemy to przyśpieszyć 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7 |                 Usługi księgowe 

 

 

 

 

 

 

 

W typowym dziale księgowym praca jest rozłożona tak, że duża kumulacja obciążenia 

przypada w kolejnym miesiącu przed ostatecznymi terminami płacenia podatków, a więc 

20 i 25‐ty dzień miesiąca. Przyczyna jest prosta – dla typowego działu księgowości 

głównymi odbiorcami informacji są urzędy zewnętrzne ze skarbowym na czele. Cierpią na 

tym zarządzający firmą, bo aktualność informacji jest słaba, a danych takich jak plan stanu 

gotówki wręcz żadna.  

Odwróciliśmy priorytety i dostosowaliśmy nasz harmonogram pracy do potrzeb 

zarządzających biznesem a nie urzędów. Pracujemy na bieżąco i nie rzadziej niż 2 razy 

w tygodniu dane w systemach są aktualne tzn. wszystkie dokumenty, które się pojawiły 

są zarejestrowane. Może to brzmi trywialnie, ale aktualność informacji otwiera wiele 

możliwości: zarządzający mają aktualną listę faktur do zapłaty, widzą, który klient zalega z 

płatnością, możliwe jest zaprognozowanie stan gotówki na kolejne dni i tygodnie, widzimy 

na bieżąco jak wygląda stan fakturowania, szacujemy wartość podatków do zapłaty, itd. 

Innymi słowy w sferze finansów przechodzimy do zarządzania firmą przez informacje 

finansowe a nie przeczucia i doświadczenie, które przy pewnej skali potrafi zawodzić. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Księgowanie na bieżąco 

Typowa  

sytuacja: 

Nasze  

podejście: 

8 |                 Usługi księgowe 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Często bolączką otrzymywania raportów z części finansowej jest to, że po prostu nie jesteśmy w stanie sięgnąć po 

nie wtedy, gdy ich potrzebujemy. Musimy prosić o nie księgowych i czekać aż zostaną przygotowane. Czasami nie 

stanowi to problemu, ale w wielu przypadkach biznes nie czeka, aż ktoś przygotuje raport: nie mam dostępu do 

struktury kosztów produktu to nie przygotuję poprawnej oferty, nie mogę przesłać aktualnego bilansu do banku to 

nie otrzymam kredytu na czas, itd. Trudno skutki tego stanu rzeczy wymiernie oszacować, ale większość przeczuwa, 

że są niemałe. 

 

Zmieniliśmy filozofię przekazywania informacji  i o ile nie dotyczy to indywidualnie przygotowywanych analiz  

przyjęliśmy 3 następujące zasady: 

 

rygorystycznie przestrzegamy zasad bieżącego księgowania i informujemy klienta, na kiedy dane są aktualne 

(czy to w trybie codziennym czy rozliczenia miesiąca) 

dostosowaliśmy sposób rejestracji danych tak, aby jak najwięcej informacji nie musiało czekać na 

przeksięgowania, rozliczenia itp. i mogło być raportowanych automatycznie ad‐hoc 

zdefiniowaliśmy zestaw typowych raportów wraz z przyjazną instrukcją jak te raporty uruchomić 

 

Raporty są dostępne od ręki dla każdego, kto ich potrzebuje. Czy potrzebne zestawienie kosztów, stan 

rozrachunków czy wynik finansowy wystarczy uruchomić raport. 

Aktualne raporty 

9 |                 Usługi księgowe 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10 |                 Usługi księgowe 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

W sferze kadrowo‐płacowej spada na nas obowiązek zbierania danych dotyczących czasu pracy jak listy obecności, 

urlopy, plany pracy, itd. To niestety generuje biurokrację w postaci wypełniania różnego rodzaju list, wniosków, 

zaświadczeń, rozliczeń. 

 

Z pomocą wykorzystywanego przez nas oprogramowania  dostępnego dla każdego pracownika z jego komputera (także domowego), 

tabletu czy telefonu możliwe jest ograniczenie biurokracji w wygodny dla wszystkich sposób. 

 

Przełożeni np. definiują kalendarze pracy, zatwierdzają urlopy i obecności, a pracownicy raportują swoje 

nieobecności, nadgodziny czy delegacje. Księgowi z kolei odczytują te wszystkie informacje nie zawracając innym 

głowy i nie wymagając tworzenia zbędnej dokumentacji. Zwrotnie z księgowości wprost do pracownika 

przekazywane są elektronicznie imienne dokumenty kadrowe jak kwitki wypłaty, skierowania na badania, roczne 

PIT, limity niewykorzystanych urlopów, itd. 

 

 

 

 

 

 

 

 

Elektroniczne  dane pracownicze 

11 |                 Usługi księgowe 

 

 

 

 

 

Szczególnie w międzynarodowych grupach firm wymagane jest szybkie raportowanie wyników do centrali. Stosując 

zasady księgowania na bieżąco oraz korzystając z ustandaryzowanych metod rozliczania miesiąca jesteśmy w stanie 

zamknąć rozliczenie miesiąca w przeciągu 3 dni roboczych od rozpoczęcia tego procesu. 

Nawet, jeżeli nie jesteś zobligowany nigdzie raportować swoich danych to szybkość otrzymania danych 

miesięcznych jest trudna do przecenienia – ile razy byłeś zaskakiwany dużym podatkiem dochodowym tuż przed 

terminem jego zapłaty? Późno otrzymane dane to brak możliwości reakcji na sytuację a to z kolei oznacza większe 

koszty lub nieoczekiwane wydatki. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dla firm posiadających właścicieli / centralę za granicą oferujemy prowadzenie ewidencji księgowej równolegle wg 

drugiego planu kont. Nie jest konieczne przeliczanie danych rejestrowanych w polskim układzie na inny, ponieważ 

każda jedna transakcja księgowa jest rejestrowana równolegle w dwóch układach. Z tego względu właściciele / 

centrala ma komfort otrzymywania raportów w znanym przez nich układzie z możliwością zejścia do szczegółów 

pojedynczej transakcji. 

Szybkie rozliczenie  miesiąca 

Równoległa ewidencja  w drugim planie kont 

12 |                 Usługi księgowe 

 

Co nasi Klienci cenią najbardziej 

przewidywalność sytuacji  

gotówkowej 

usługa jest tańsza  niż utrzymanie  

własnych  księgowych

aktualna informacja  o fakturach dostawców  

do zapłaty 

dane finansowe  i logistyczno‐ produkcyjne w  jednym systemie 

nie trzeba  przygotowywać  

dokumentacji papierowej dla biura księgowego 

zawsze aktualne  

informacje finansowe  

i samodzielny dostęp  

do raportów 

właściciele  mogą wykonywać  miesięczne raporty 

samodzielnie 

kontrola faktur  dostawcy przez ich 

elektroniczne  zatwierdzanie 

szybkie  rozliczenie  miesiąca