SZKOLENIE dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

SZKOLENIE dla pracowników administracji

publicznej z opisu procedur administracyjnych

CEL OPISU PROCEDUR ADMINISTRACYJNYCH 11

22METODYKA UPRASZCZANIA I ELEKTRONIZACJI PROCESÓW OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ REJESTRACJI I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ

ORGANIZACJA PRACY I WSPÓŁPRACY ZESPOŁÓW ZADANIOWYCH Z KOORDYNATOREM PROJEKTU44

AGENDA SZKOLENIA

33 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY

Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych



Uproszczenie procedur związanych z rejestracją i prowadzeniem działalności gospodarczej oraz ich

elektronizacja za pośrednictwem elektronicznego Punktu Kontaktowego (ePK)

Realizacja celu wynika z zapisów Dyrektywy 2006/123/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 grudnia 2006 r. dotyczącej usług na rynku wewnętrznym. Zgodnie z Dyrektywą Państwa Członkowskie zobowiązane zostały m. in. do uproszczenia procedur administracyjnych związanych z

rynkiem usług



Z Dyrektywy wynika obowiązek:

wprowadzenia pojedynczych punktów kontaktowych - celem zintegrowanej (w jednym miejscu) rejestracji podjęcia działalności gospodarczej

uproszczenia procedur i formalności dotyczących podejmowania i prowadzenia działalności usługowej - w wyniku czego obniżone zostaną ryzyko powtarzania czynności i ponoszone koszty (zarówno dla urzędu jak i dla przedsiębiorcy), a także wzrośnie przejrzystość i dostępność usług administracji publicznej,

oceny - czy konieczny jest wymóg przedstawiania wszystkich dokumentów, czy też niektóre informacje mogą być przysłane z innych źródeł (np. innych właściwych jednostek administracji, które takie informacje posiadają),

oceny - czy uprawnione jest wymaganie przedstawiania niektórych dowodów w określonej formie (np. w formie oryginału, uwierzytelnionej kopii lub tłumaczenia, czy też wystarczające jest przedłożenie dokumentów nieuwierzytelnionych).



Niezbędnym uzupełnieniem wymagań zapisów szczegółowych Dyrektywy

jest

doprecyzowanie danych wymaganych w realizacji procedur rejestracji i prowadzenia działalności gospodarczej

oraz

określenie zbioru jednostek organizacyjnych (np. Urząd Skarbowy, ZUS, GUS), rejestrów państwowych (np. Krajowy Rejestr REGON, CEIDG) i systemów informatycznych (np. e-PUAP) obsługujących

procedury w administracji publicznej.




AGENDA SZKOLENIA



22


METODYKA UPRASZCZANIA I ELEKTRONIZACJI PROCESÓW OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ REJESTRACJI I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ

Uproszczenie, standaryzacja oraz elektronizacja procedur

KUKU

Identyfikacja, opis, mapowanie, analiza i ocena procesów oraz wywołanych w nich procedur

Identyfikacja, analiza i ocena otoczenia prawnego, organizacyjnego i technologicznego

realizacji procedur administracyjnych

Przyjecie i wdrożenie zmian prawnych i organizacyjnych w realizacji procedur

administracji publicznej

Przyjęcie i wdrożenie zmian technologicznych

§

Wzór dokumentu elektronicznego

Uproszczonyproces

Procesrzeczywisty

Konsultacje społeczne i międzyresortowe


STARTMetodyka upraszczania i elektronizacji procedur obsługi administracyjnej

Identyfikacja, opis i mapowanie procesów oraz wywołanych w nich procedur

Analiza rozwiązań organizacyjnych i technologicznych realizujących procedury

Opracowanie propozycji uproszczeń, standaryzacji oraz elektronizacji procedur

Analiza i ocena procedur

Przeprowadzenie konsultacji międzyresortowych i społecznych dla propozycji uproszczeń procedur, zmian aktów prawnych, rozwiązań organizacyjnych i technologicznych

Podproces B

STOP

Czy są przesłanki do uproszczenia, standaryzacji lub elektronizacji procedur ?

Nie

Tak

Monitoring realizacji procedur i procesów administracji publicznej

Ocena istniejących aktów prawnych pod kątem wykonalności procedur

Opracowanie propozycji zmian prawnych, organizacyjnych lub technologicznych

Czy wymagane są konsultacje opracowanych zmian ?

Tak

Nie

Czy wymagana jest aktualizacja propozycji opracowanych zmian ?

Czy są nowe procedury lub są wymagane zmiany w dotychczasowych

procedurach ?Nie

Tak

Podproces A

Nie

Tak

Czy wymagane są zmiany prawne, organizacyjne lub technologiczne ?

Tak

Nie

Implementacja zmian w realizacji procedur administracji publicznej

22



START PODPROCES AOpracowanie modeli referencyjnych

elektronicznych procesów obsługi administracyjnej oraz wzorów dokumentów elektronicznych

STOPPODPROCES A

Opracowanie wzorów dokumentów elektronicznych i formularzy elektronicznych

Opracowanie wymaganej zawartości informacyjnej i struktury dokumentu elektronicznego

Określenie nazw, typu i formatu danych dokumentu z uwzględnieniem wymagań aktów prawnych i modelu

interoperacyjności w administracji publicznej

Budowa schematu XML (xsd), reprezentacji graficznej, wyróżnika i formularza elektronicznego dla dokumentu elektronicznego

Opracowanie elektronicznych modeli referencyjnych procesów obsługi administracyjnej w notacji

BPMN i języku BPEL

22



START PODPROCES BPrzyjecie i wdrożenie zmian w realizacji procedur administracji

publicznej

Przyjęcie i wdrożenie zmian prawnych

Czy są propozycje zmian prawnych ?

Czy są propozycje zmian

organizacyjnych ?

Przyjęcie i wdrożenie zmian organizacyjnych

Czy są propozycje zmian technologicznych

?

Przyjęcie i wdrożenie zmian technologicznych

STOPPODPROCES B

Nie

Nie

Tak

Tak

Tak

PODPROCES C

22



STOPPODPROCES C

START PODPROCES CImplementacja procedur na ePK i ePUAP

Opracowanie zmian do projektu informacyjnego, funkcjonalno-organizacyjnego i informatyczno-

technologicznego ePK i ePUAP

Wprowadzenie zmian w oprogramowaniu ePK i ePUAP

Przeprowadzenie testów użytkowych ePK i ePUAP

Konfiguracja środowiska użytkowego ePK i ePUAP

Wprowadzenie elektronicznych modeli referencyjnych procedur obsługi administracyjnej do

repozytorium elektronicznego

Nadanie jednolitego identyfikatora dla wzoru dokumentu

Nadanie jednolitego identyfikatora dla modelu procedury

Publikacja modeli procesów i wzorów dokumentów w BIP MSWiA oraz

udostępnienie na platformie ePK, i ePUAP

Wprowadzenie wzorów dokumentów elektronicznych do repozytorium elektronicznego




AGENDA SZKOLENIA



33


CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY

Nazwa instytucjiAdres (miejscowość, ulica i nr

budynku, kod pocztowy)Odpowiedzialna komórka organizacyjna (departament / wydział)Telefon do osoby kontaktowejEmail do osoby kontaktowejAdres strony WWW lub strony WWW BIP

PRZYGOTOWANY FORMULARZ ELEKTRONICZNY BĘDZIE DO PAŃSTWA DYSPOZYCJI W CIĄGU NAJBLIŻSZYCH DNI

33



Nazwa procedury administracyjnej

Cel i wynik procedury administracyjnej

Rodzaj procedury → Lista wyboru: (koncesja, zezwolenie, pozwolenie, decyzja itp)PKD 2007 → Lista wyboru: (Dział PKD, Nr PKD (klasa), Podgrupa PKD (podklasa), Nazwa PKD (nazwa grupowania)) Pomoc: Opis PKD

Punktem wyjścia będą:kodeks postępowania administracyjnego, akty prawne wyznaczające zadania i obowiązki dla struktur administracji rządowej i samorządowej,instrukcje kancelaryjne dla organów właściwych uczestniczących w realizacji procedur administracyjnych,regulacje prawne związane z realizacją procedur administracyjnych drogą elektroniczną,opisy systemów teleinformatycznych wspierających realizację procedur administracyjnych

33



Nazwa ustawyPublikator (rok, numer, pozycja)Treść przepisów dotyczących procedury administracyjnejResort nadzorujący - nazwaResort nadzorujący – kontakt (telefon, e-mail, fax)Resort nadzorujący – osoba odpowiedzialna

33



Uczestnicy (wykonawcy) procedury

Opis: Zdefiniowane zostaną podmioty (jednostki administracji, obywatel) biorący udział w procedurze pod względem ich obowiązków i ról, które w niej pełnią. Dla każdego podmiotu przewidziana jest możliwość zdefiniowania wewnętrznych jednostek organizacyjnych, która pozwoli na określenie zależności pomiędzy wydziałami w urzędach i jednostkach administracji publicznej. Możliwe będzie np. wskazanie urzędu i jego poszczególnych departamentów.

Pytania dla opisu:

•Jakie instytucje/stowarzyszenia/organizacje poza rządowe/ izby i inne podmioty, oprócz Państwa organu właściwego uczestniczą w realizacji procedury?•Czy organ właściwy jest odpowiedzialny za cały kraj/region?

33



Warunki wejścioweOpis: Warunki, jakie musi spełnić podmiot wywołujący procedurę np. obywatelstwo polskie, praktyka zawodowa itd.

Pytania dla opisu: •Jakie dokumenty należy złożyć by zrealizować daną procedurę? •Czy należy uprzednio lub równolegle uruchomić inną procedurę ? jaką ?

Warunki wyjściowe Opis: Warunki, jakie muszą być spełnione, aby procedura została pomyślnie zakończona (wyniki procedury np. decyzje, wpisy do rejestrów itd.).

Pytania dla opisu: •Co finalnie otrzymuje wnioskodawca (zezwolenie, pozwolenie, koncesję, wpis do rejestru…)?•Czy są z tym związane jakieś obwarowania (np. konieczność aktualizacji co 3 lata …)

33



Opis przebiegu procedury

Opis: Procedura zostanie szczegółowo opisana, z zaznaczeniem poszczególnych faz, punktów decyzyjnych i zdarzeń towarzyszących poszczególnym etapom realizacji procedury.Pytania dla opisu: •Jakie są poszczególne etapy procedury i kto podejmuje na tych etapach decyzje?•Jakie są działania realizowane w trybie odwoławczym ?•Jaki jest okres oczekiwania na załatwienie sprawy określonej w procedurze?•Jaki jest okres oczekiwania w trybie odwoławczym?•Czy istnieje jeden rejestr dokumentów związanych z realizacją spraw przez organ właściwy?•Jeżeli odpowiedź na pytanie powyżej brzmi nie, proszę podać jakie to rejestry?

Metody pomiaru i mierniki dotyczące działań i wyników procedury (np. jakości dokumentów, obsługi petenta, czasu realizacji, ilości błędów, produktywności, kosztów i efektywności procedury

33



Ograniczenia procedury (czynniki ograniczające swobodny przebieg procedury)

Opis: Wymienione zostaną czynniki ograniczające przebieg procedury np. wymóg zgromadzenia odpowiedniego organu, wymóg zdania egzaminu, uzyskania uprawnień itp.Przeanalizowane zostaną również wymagania wynikające z potrzeby komunikowania się w sposób bezpieczny dla urzędu i petenta, a mające związek z koniecznością stosowania zabezpieczenia przekazywanych dokumentów w postaci odpowiedniego rodzaju podpisu cyfrowego, wybranego w drodze oszacowania występującego ryzyka.

Pytania dla opisu: •Nie złożenie jakich dokumentów może być powodem nie zrealizowania procedury administracyjnej (załatwienia sprawy)?•Nie wykonanie jakich czynności może być powodem nie zrealizowania procedury administracyjnej (załatwienia sprawy)?•W jakim stopniu funkcjonuje w organie właściwym elektroniczny obieg dokumentów – opis?•Czy wszystkie niezbędne dokumenty wymagane do realizacji sprawy są dostępne elektronicznie (Internet)?

33



Ryzyko procedury

Opis: Określone zostaną ryzyka nieprzeprowadzenia procedury np. wyjątki od zapisów w ustawach, sprzeczności w przepisach itd. oraz ryzyko związane z zabezpieczeniem przepływu informacji, autentyczności i spójności danych, autoryzacji nadawcy i odbiorcy danych.

Pytania dla opisu: •Czy istnieją formalne (prawne) niebezpieczeństwa nieprzeprowadzenia procedury?•Czy istnieją komunikacyjne niebezpieczeństwa nieprzeprowadzenia procedury?

33



Środki zapobiegające błędom przebiegu procedury

Opis: Określone zostaną środki zapobiegające błędom w procedurze np. punkty kontroli administracyjnej wydanych dokumentów.

Pytania dla opisu: •Ile i jakie są punkty kontroli organu właściwego w odniesieniu do wydawanych dokumentów (zezwolenia, licencje, koncesje, pozwolenia…)?

Sposób nadzorowania i doskonalenia procedury

Opis: Wskazane zostaną sposoby nadzorowania procedury np. organy kontrolujące, organizacje weryfikujące itp.

Pytania dla opisu: •Kto (instytucja/organ) i w jaki sposób nadzoruje pracę i prawidłowość działania organu właściwego?

33



Dopuszczalne odstępstwa od reguł procedury (od zakładanego przebiegu procedury)

Opis: Zdefiniowane zostaną możliwości odstępstw od zakładanego przebiegu procedury, powiązane z punktami decyzyjnymi w procedurze.

Pytanie dla opisu:•Czy istnieją specjalne warunki lub odstępstwa odnośnie realizacji danej procedury?

33



Komunikacja procedury z innymi procedurami

Opis: Określone zostaną związki pomiędzy procedurami administracyjnymi.

Pytania do opisu:•Jakie procedury są powiązane z określoną procedurą?•Realizacja jakich procedur warunkuje realizację określonej procedury?

L.pNazwa i rodzaj

dokumentu

Wymagane załączniki

Kto tworzy dokument

Kiedy dokument jest tworzony (w

ramach jakiej czynności w procedurze?)

Komu dokument jest przekazywany

(adresat bezpośredni i

docelowy)

Właściciel wzoru

dokumentu

Nazwa pliku

Uwagi dotyczące dokumentu (potrzeby

aktualizacji)

1.2.3.

Lista wzorów dokumentów stosowanych w procedurze

33



Będziemy również prosili Państwa o uzupełnienie listy procedur i dodatkowe wpisy

(będzie to osobny formularz)

33



PRZYKŁADY

UZNAWANIE KWALIFIKACJI DO WYKONYWANIA ZAWODU ARCHITEKTA W STOSUNKU DO OSÓB BĘDĄCYCH OBYWATELAMI PAŃSTW CZŁONKOWSKICH UNII EUROPEJSKIEJ, KONFEDERACJI SZWAJCARSKIEJ ORAZ PAŃSTW CZŁONKOWSKICH EUROPEJSKIEGO POROZUMIENIA O WOLNYM HANDLU (EFTA) - STRON UMOWY O EUROPEJSKIM OBSZARZE GOSPODARCZYM, KTÓRZY NABYLI W TYCH PAŃSTWACH, POZA GRANICAMI RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ, KWALIFIKACJE DO WYKONYWANIA ZAWODU ARCHITEKTA

UZYSKANIE ZEZWOLENIA NA ORGANIZACJĘ I POŚREDNICTWO W USŁUGACH TURYSTYCZNYCH




AGENDA SZKOLENIA



44


ORGANIZACJA PRACY I WSPÓŁPRACY ZESPOŁÓW ZADANIOWYCH Z KOORDYNATOREM PROJEKTU

Zebranie uwag do formularza opisu procedury administracyjnej - do końca dnia 15.10.2009

Aktualizacja listy procedur administracyjnych (dodawanie, aktualizacja, usuwanie procedur)

- do końca dnia 15.10.2009

Wypełnienie informacji o procedurze z wykorzystaniem elektronicznego formularza opisu procedury

- od 22.10 - 6.11.2009

Uwagi i propozycje aktualizacji listy procedur administracyjnych proszę przesyłać na adresy :

[email protected] i [email protected]

Opisy procedur w sformalizowanej formie będą umieszczenie na portalu ePK. Opis procedury na ePK będzie administrowany przez jednostkę odpowiedzialną za procedurę

W ramach działań będą świadczone usługi help-desk

SZKOLENIE dla pracowników administracji publicznej

z opisu procedur administracyjnych

PYTANIA ?

SZKOLENIE dla pracowników administracji publicznej

z opisu procedur administracyjnych

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘI WSPÓŁPRACĘ

SZKOLENIE dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

Documents

Transcript of SZKOLENIE dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych