System Zarządzania Personelem

firmy P-Soft Polska

Kapitałem każdej organizacji są jej pracownicy, nasze systemy pozwalają go właściwie kształtować.

System HRS (Human Resources System) Nowoczesne zarządzanie zasobami ludzkimi (HRM - Human Resources Management) stanowi dziś integralną część polityki kierowania przedsiębiorstwem. Dlatego umiejętne zarządzanie potencjałem ludzkim oraz towarzyszące mu funkcje zarządzania zmianami, tożsamością i kulturą organizacji to dziś kluczowy czynnik wpływający na konkurencyjność całej organizacji i jej zdolność realizowania wyznaczonej misji.

System HRS firmy P-Soft Polska dysponuje funkcjami zarządzania kadrami począwszy od zatrudnienia pracownika w firmie, określeniu jego kompetencji na poszczególnych szczeblach organizacji, ocenie jego wydajności oraz kształtowaniu należnego wynagrodzenia. HRS wykorzystuje umiejętności pracownika poprzez odpowiedni dobór środków motywujących, koncepcji zarządzania przez cele, planowaniu szkoleń oraz ścieżek kariery. System spełnia także funkcje ewidencyjne i systematyzujące dane przedsiębiorstwa typu kartoteka pracownika, struktura organizacyjna, a także uszeregowanie w hierarchii stanowisk pracy pod względem ich wartości dla osiągania wyznaczonych celów organizacji. Możliwość wydruku licznych raportów, kreowania dowolnych schematów dokumentów czy budowania kwestionariuszy szkoleniowych, rekrutacyjnych lub kompetencyjnych uzupełnia kompletność narzędzia pomocnego w codziennym zarządzaniu personelem.

Moduły systemu HRS

Zintegrowany System Zarządzania Personelem

- Korzystasz z nowoczesnych rozwiązań Human Resource?

- Czy potrafimy odpowiednio wynagradzać zaangażowanie naszych pracowników?

- Czy znamy mocne strony naszych pracowników?

- Czy potrafimy zmierzyć wydajność pracowników?

- Czy nasi pracownicy znają i wypełniają cele strategiczne?

W dzisiejszych czasach organizacje działają pod naporem ciągłych zmian spowodowanych przez przekształcenia zachodzące na rynku: fuzje przedsiębiorstw, restrukturyzacje oraz optymalizacje procesów. Zaangażowani i wykwalifikowani pracownicy są w takich przypadkach czynnikiem rozstrzygającym o poprawie konkurencyjności. Dlatego bardzo ważny jest, obok rozwoju organizacji, rozwój kapitału ludzkiego. Trudno jest w przedsiębiorstwie utrzymać wykwalifikowaną kadrę pracowników. Niezidentyfikowani i niezadowoleni aktywni pracownicy opuszczają organizację, która nieświadomie traci swoich najlepszych pracowników. Wyszkolenie i zdobycie doświadczenia przez nowych pracowników jest procesem długotrwałym i kosztownym. Jak wykazują badania Instytutu Gallupa 16% ze wszystkich pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwie aktywnie angażuje się w swoją pracę, aż 69% jest niezaangażowanych, a 15% aktywnie niezaangażowanych, którym cele przedsiębiorstwa nie są obojętne. Straty dla organizacji, jakie powodują dwie ostanie grupy, ukazuje poniższa tabela.

Koncepcja „miękkiego HR”

Firma/Pracownicy zaangażowani niezaangażowani Aktywnie nie-zaangażowani

Suma strat w €

100 pracowników 16 69 15

straty roczne w €

0 516.120 244.800 760.920

500 pracowników 80 345 75 straty roczne w €

0 2.580.600 1.244.00 3.804.600

1000 pracowników 160 690 150 straty roczne w €

0 5.161.200 2.448.000 7.609.200

Źródło: Badanie Instytutu Gallupa, Potsdam 2002

Wyzwania dla działów zarządzania personelem

Wprowadzenie do organizacji nowoczesnych systemów zarządzania personelem, zastępuje dotychczasowe metody zwiększana jest aktywność i zaangażowanie pracowników. Służy temu koncepcja „miękkiego HR” realizowana przez system HRS. " Miękki HR to zarządzanie zasobami ludzkimi, w którym głównym priorytetem jest pracownik i jego indywidualne potrzeby, których zaspokojenie ma gwarantować większą efektywność pracy oraz służyć rozwojowi zawodowemu i osobistemu, a także wpływać pozytywnie na realizację strategii i celów organizacji oraz jej rozwój i zwiększenie zysków. Zarządzanie skoncentrowane na takich elementach jak: szkolenia, motywowanie pracowników, oceny kompetencji i efektywności, zarządzanie przez cele.” „Miękkie” i „Twarde”

zarządzanie zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie

HRS Wartościowanie stanowisk pracy

HRS Rekrutacja

Przedsiębiorstwa kładące nacisk na politykę personalną jako jeden z głównych elementów realizacji swojej strategii i misji na rynku powinny zobiektyzować system płac oraz postawić na już sprawdzone schematy motywowania pracowników. Z pomocą przychodzi system HRS zawierający funkcje wartościowania stanowisk pracy. W oparciu o moduł definiowane są uniwersalne kryteria zgodne ze strategią firmy, na podstawie których określa się wartość poszczególnych stanowisk oraz ich miejsce w hierarchii struktury organizacyjno-kadrowej. W systemie HRS realizowane jest to za pomocą metody punktowej ustalając wagę stanowisk pracy dla całej organizacji. Moduł posiada intuicyjny i przejrzysty układ pozwalający każdemu pracownikowi działu HR na opracowanie efektywnego systemu motywującego, uszeregowanie stanowisk pracy według najważniejszych i najbardziej strategicznych dla powodzenia przedsięwzięć organizacji, i jest punktem wyjścia dla przyszłej oceny wydajności pracowników.

Najważniejszym kapitałem każdej firmy są jej pracownicy. Ogromna liczba różnorodnych metod selekcji i doboru personelu powoduje, że nigdy do końca nie można być pewnym, czy zatrudnia się właściwego człowieka na właściwe stanowisko. Można jednak zminimalizować to ryzyko. Moduł rekrutacyjny systemu HRS wspiera planowanie i przeprowadzenie procesu rekrutacji pracowników oraz zarządzania dokumentami i niezbędnymi danymi, które są jej wynikiem. Składniki modułu to m.in. wakaty – w których rejestrowane są informacje o wolnych miejscach na określone stanowiska, ogłoszenia – zarządzające publikacjami ofert pracy w mediach, aplikacje- służące do zarządzania nadchodzącymi zgłoszeniami kandydatów na wakujące stanowiska, baza kandydatów - udostępniająca kompleksową informację o wszystkich osobach aplikujących w organizacji, wymagania –informujące o kryteriach wyboru wobec kandydatów na stanowiska jak i określające wymagania już na danym stanowisku.

Moduły systemu HRS

Moduł: Wartościowanie stanowisk pracy

Moduł : Rekrutacja

Czy wiesz, że.... system HRS szereguje wartość stanowisk pracy według kryteriów strategicznych dla całej organizacji.

Korzyści: - wymierne ustalenie wartości pracy na danym stanowisku - przejrzysta hierarchia ważności stanowisk - oparcie polityki wynagrodzeń dzięki zdefiniowanym hierarchiom stanowisk pracy - ustalenie płacy podstawowej zgodnie z wartością stanowiska

Czy wiesz, że.... system HRS oferuje narzędzie pomocne w doborze i selekcji kompetentnych pracowników na dane stanowisko.

Korzyści :

- ułatwienie przeprowadzenia rekrutacji - wzrost efektywności wszystkich czynności związanych z zatrudnianiem - zwiększenie spójności polityki personalnej - obniżenie kosztów rekrutacji - ułatwienie zarządzania danymi kadrowymi

HRS Szkolenia

HRS Zarządzanie kompetencjami

Moduły systemu HRS

Moduł: Zarządzanie kompetencjami

Moduł zarządzania kompetencjami w systemie HRS pozwala na analizę i ocenę kompetencji względem stanowisk i pracowników do nich przydzielonych. Rezultatem jest mapa kompetencji, czyli kwalifikacji, umiejętności i predyspozycji wymaganych na danym stanowisku oraz względem personelu. Podział na grupy i podgrupy kompetencji w systemie HRS zapewnia szczegółowe definiowanie wymagań na różnych poziomach struktury organizacyjnej zgodnie z przyjętą strategią.

Zarządzanie szkoleniami w organizacji to w głównej mierze odpowiedni dobór kursów do odpowiednich pracowników oraz stanowisk na których się znajdują. To także jeden z głównych systemów motywacyjnych dla personelu na którego rozwój stawia organizacja. Moduł szkolenia systemu HRS pozwala na efektywne planowanie i organizowanie szkoleń, kontrolę ich kosztów oraz badanie efektywności poszczególnych kursów. HRS Szkolenia zawiera informacje na temat : pracowników w całej organizacji oraz ich potrzebach szkoleniowych, katalog szkoleń pogrupowanych według zdefiniowanych kategorii, bazę ośrodków, trenerów i firm szkoleniowych, funkcje organizowania i planowania wybranych szkolenia oraz ocenę ich efektywności. Dodatkowymi zaletą modułu jest możliwość opracowania i planowania budżetu szkolenia oraz funkcje szczegółowego określenia potrzeb szkoleniowych pracowników.

Moduł: Szkolenia

Czy wiesz, że .. System HRS ewidencjonuje, zarządza i planuje szkolenia w twojej organizacji

Korzyści:

- wzrost efektywności pracowników dzięki odpowiednio dobranym szkoleniom, które - wpływają na rozwój osobisty oraz motywację pracy - zcentralizowana informacja o szkoleniach i ich rodzajach

Korzyści: - przydział kompetencji do pracowników i stanowisk - ocena opanowania poszczególnych kompetencji przez pracownika - szczegółowy arkusz kompetencji - pomoc w ocenie efektywności pracy na danym stanowisku

Czy wiesz, że .. system HRS umożliwia definiowanie profilu kompetencji dla wszystkich stanowisk i pracowników w organizacji.

HRS Zarządzanie przez cele (MBO)

HRS Ocena wydajności pracy ( 360°°°° )

Czy wiesz, że ... system HRS dysponuje narzędziem najbardziej obiektywnej i wiarygodnej oceny pracy wydajności pracownika w organizacji.

Moduły systemu HRS

Moduł: Zarządzanie przez cele (MBO)

Moduł: Ocena wydajności pracy (360°)

Istotą zarządzania przez cele jest ustalenie przez menadżerów personalnych indywidualnych zadań dla pracowników, które wynikają z celów strategicznych. System HRS realizuje politykę zarządzania celami na poziomie krótko- i długookresowym w odniesieniu do poszczególnych stanowisk i pracowników. Dowolna konfiguracja przydzielonych celów oraz szczegółowa analiza stopnia ich realizacji pozwala na precyzyjne delegowanie zadań do poszczególnych jednostek wykonawczych.

Czy wiesz, że ... system HRS umożliwia w prosty sposób zarządzanie zadaniami na różnych poziomach struktury organizacyjnej.

Korzyści:

- podział celów strategicznych organizacji na indywidualne będące przedmiotem odpowiedzialności poszczególnych pracowników - monitoring bieżącego wykonywania zadań oraz informacja zwrotna o stopniu ich realizacji

Okresowe oceny pracowników w systemie HRS realizowane są za pomocą modułu „Ocena wydajności pracy” W systemie HRS każdy pracownik ma bezpośredni dostęp do informacji o jego ocenie pracy przez przełożonych i sam może ocenić wypełnienie zadań. W zależności od oceny, pracownikowi należy przydzielić większą ilość zadań, lub w przeciwnym wypadku zastosować środki zaradcze np. dodatkowe szkolenia. W module szczegółowo definiowane są oczekiwania i kryteria oceny pracownika z uwzględnieniem wymagań na danych stanowiskach pracy.

Korzyści: - identyfikacja aktywnie zaangażowanych pracowników - obiektywna ocena słabych i mocnych stron pracownika

HRS Kartoteka pracownika

HRS Struktura organizacyjna (organigram)

Moduły systemu HRS

Moduł: Kartoteka pracownika

Moduł: Struktura organizacyjna

Korzyści:

- przejrzysty plan stanowisk pracy w firmie - szczegółowy przegląd powiązań między stanowiskami i działami przedsiębiorstwa - łatwość w rozplanowaniu struktury organizacyjnej z podziałem na stanowiska, komórki i działy oraz stopnia ich zależności

Kartoteka pracownika to pełen zbiór informacji o danym pracowniku w organizacji. W systemie HRS dostęp do danych o pracowniku, jego stanowisku pracy, historii i przebiegu wykonywanej pracy oraz o wysokości płacy odbywa się z jednego poziomu zarządzania. Baza dokumentów personalnych umożliwia katalogowanie i archiwizowanie wszelkiego rodzaju dokumentów pracowniczych co w widoczny sposób ułatwia pracę w organizacji. Dane zawarte w kartotece pracownika stanowią podstawę informacyjną dla pozostałych modułów systemu HRS.

Czy wiesz, że .. system HRS zarządza danymi i dokumentami pracowniczymi całej organizacji.

Korzyści: - przejrzysta informacja o danych osobowych pracownika oraz jego cała historia pracy w organizacji - baza ewidencyjna dokumentów personalnych pracownika

Moduł zarządzania strukturą organizacyjną w systemie HRS to niewątpliwie najlepsze rozwiązanie dla każdego przedsiębiorstwa dążącego do optymalnego zorganizowania informacji o wszystkich poziomach i pionach zarządzania firmą oraz o ich funkcjach i powiązaniach między sobą. Pełna wizualizacja struktury organizacyjnej oraz możliwość otrzymania szczegółowej i aktualnej informacji o wybranym stanowisku ułatwia podejmowanie decyzji i planowanie strategiczne przedsiębiorstwem.

Czy wiesz, że .. system HRS posiada funkcje graficznego przedstawienia struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa oraz za jej pomocą umożliwia dostęp do szczegółowych informacji o jednostkach organizacyjnych.

HRS Opis stanowisk pracy HRS Symulacja płac

Czy wiesz, że .. tworzenie systemu wynagrodzeń motywującego pracowników umożliwia podejmowanie kompetentnych decyzji dotyczących stopnia i wysokości stawek za pracę oraz kształtowania całościowej struktury wynagrodzeń.

Moduły systemu HRS

Moduł: Opis stanowisk pracy

Moduł: Symulacja płac

Punktem wyjścia przy prawidłowej realizacji strategii zarządzania zasobami ludzkimi jest właściwe opisanie poszczególnych stanowisk pracy w przedsiębiorstwie. Jej podstawowym zadaniem jest ustalenie szczegółowych informacji na temat wymaganych prac na danym stanowisku oraz określenie umiejętności i kompetencji pracowników do niego delegowanych. Wynikiem tak przeprowadzonej analizy jest zbudowanie hierarchii wartości stanowisk w przedsiębiorstwie oraz ich wzajemnych relacji pod względem klucza złożoności pracy. Wartościowanie stanowisk pracy to moduł systemu HRS, który daje możliwość na opracowanie zintegrowanego opisu stanowiska pracy, zgodnego z profilem zadaniowym uwzględniając strategię przedsiębiorstwa. Pomaga w usystematyzowaniu informacji o wymaganiach na stanowisku i poziomie kompetencji przydzielonego do niego pracownika. Zadania dla poszczególnych stanowisk w systemie HRS są dzielone na grupy i podgrupy oraz stopnie odpowiedzialności określające obowiązki na danym miejscu pracy.

Korzyści:

- dokładne opisanie zadań wobec pracownika na danym stanowisku - określenie zakresu odpowiedzialności związanego z zadaniami - definiowanie dla stanowiska krótko i długookresowych celów jako wyznaczników efektywności

Czy wiesz, że ... system HRS ułatwia realizację polityki personalnej poprzez zdefiniowanie podstawowych informacji o stanowiskach pracy oraz o obowiązujących na nich wymaganiach.

Korzyści:

- wycena pracy każdego pracownika i określenie odpowiedniej płacy dla danego stanowiska - wycena płacy dla danego stanowiska - określenie relacji płacy zasadniczej w przedsiębiorstwie

Przedsiębiorstwa kładące nacisk na politykę personalną jako jeden z głównych elementów realizacji swojej strategii i misji na rynku powinny zobiektyzować system płac oraz postawić na już sprawdzone schematy motywowania pracowników. Tym samym kształtowanie wynagrodzeń w organizacji należy do najważniejszych i najtrudniejszych obszarów zarządzania zasobami ludzkimi. posiada moduł wnika. System HRS posiada moduł symulacja płac, który dzięki zastosowaniu sprawdzonego algorytmowi wyceny płacy pozwala na precyzyjne ustalenie wysokości wynagrodzenia na danym stanowisku i dla danego pracownika. Symulacja płac przeprowadzona jest także na podstawie dodatkowo zdefiniowanych parametrów indywidualnie dostosowanych pod wymagania organizacji. Wynikiem jest tabelaryczne przedstawienie podziału wynagrodzeń na składniki oraz analiza i propozycja zmiany płac na podstawie automatycznego generowania informacji wynikających z wartościowania, oceny wydajności oraz kompetencji pracownika.

HRS Planowanie ścieżek kariery HRS Testy i kwestionariusze

Moduły systemu HRS

Moduł: Planowanie ścieżek kariery

Moduł: Testy i kwestionariusze

Swobodne generowanie różnego rodzaju raportów czy możliwość wykonania indywidualnych projektów dokumentów to niepodważalna zaleta i podstawowa funkcja każdego oprogramowania wspomagającego zarządzanie w przedsiębiorstwie. Testy i kwestionariusze jako moduł systemu HRS, ułatwia codzienną pracę z różnymi formami i szablonami dokumentów. Każdy użytkownik może dowolnie kształtować wzory testów szkoleniowych, rekrutacyjnych lub kompetencyjnych. Prosta obsługa funkcji systemu pozwala na szybkie zaprojektowanie, wypełnienie i wydruk dokumentu lub przesłanie go do innego oprogramowania lub zapisanie w bazie szablonów.

Korzyści:

- szybki wydruk każdej formy dokumentu - tworzenie dowolnych szablonów dokumentów - archiwizacja wzorów w systemie

Czy wiesz, że ... dobrze zaprojektowane testy rekrutacyjne dostarczają cennych informacji o kandydacie, których nie można zdobyć opierając się na życiorysie lub podczas standardowej rozmowy.

Korzyści:

- planowanie rozwoju pracowników w firmie - określenie i selekcja osób przeznaczonych do awansu - pomoc w planowaniu karier zawodowych pracowników - racjonalne dokonanie przemieszczeń pracowników na szczeblach hierarchii przedsiębiorstwa i zgodnie z jego potrzebami - zwiększenie motywacji pracownika, przez zaspokojenie jego potrzeb zwiększania umiejętności i doświadczenia

Projektowanie ścieżek kariery w organizacji polega na planowaniu rozwoju pracowników oraz podejmowaniu takich działań, które przygotują ich do wykonywania pracy i zajmowania stanowisk o większej odpowiedzialności. Dobre planowanie opiera się na umiejętnym rozpoznaniu i zweryfikowaniu potrzeb, aspiracji i umiejętności pracownika, a następnie zbudowaniu schematu rozwoju pracownika w firmie oraz zapewnieniu jego potrzeb zamorealizacji. W systemie HRS pracownik działu HR ma możliwość zaplanowania drogi awansu pracownika oraz czasu w jakim będzie on zajmował określone stanowiska przy uwzględnieniu założonych warunków. Odbywa się to poprzez analizę ocen okresowych pracownika, jego kompetencji oraz potrzeb szkoleniowych. Następnie porównuje się z opisem stanowisk w organizacji, a końcowym efektem jest ustalenie szczegółowej ścieżki rozwoju pracownika na szczeblach pionowych bądź poziomych przedsiębiorstwa.

Czy wiesz, że .. dzięki systemowi HRS można ustalić plan awansów oraz ujawnić istnienie luk kompetencyjnych poszczególnych pracowników.

Nasze rozwiązania w ocenie wydajności pracowników

Wykorzystanie fachowej wiedzy

Elastyczność

Zadania, kontrola odpowiedzialność

Współpraca

Kierowanie bezpośrednie

Wyniki oceny wydajności pracownika w systemie HRS są przedstawiane w przejrzysty, graficzny sposób ułatwiając interpretację wyników, przede wszystkim różnicę między ocenami przełożonych, a samoocenami pracowników. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania wag kryteriów oceny. Odzwierciedla to szerokość warstw piramidy. Dodatkowo widoczna jest skala udziału oceny wydajności w płacy pracownika.

Piramida - graficzne przedstawienie wyników oceny wydajności w systemie HRS

Idea przełożenia celów strategicznych organizacji na działania personalne to obecnie standard zarządzania personelem. Dyrektorzy i Prezesi firm dochodzą do wniosku, że bez efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi nie można realizować wizji i celów biznesowych. Zintegrowane moduły systemu HRS pozwalają na kompletne realizowanie polityki zarządzania personelem w organizacji w obszarze „miękkiego HR”.

Realizacja strategii HR w systemie HRS

Postaw na wiedze i doświadczenie pracowników, to oni tworzą wartość przedsiębiorstwa !!!

Korzyści dla organizacji

przełożenie strategii przedsiębiorstwa poprzez wszystkie szczeble zarządzania kadrami na pojedyncze stanowiska identyfikacja i zatrzymanie zaangażowanych pracowników właściwe szkolenia pokrywające się z konkretnymi celami

przedsiębiorstwa wynagrodzenie zależne od wydajności pracowników przy

niezmienionej całej kwocie przeznaczonej na płace w organizacji zmiana celów strategicznych, pociąga za sobą minimalny nakład pracy

na wprowadzenie ich na wszystkich szczeblach rozwoju pracownika lepsza współpraca kierowników na różnych poziomach zarządzania

Korzyści dla działów personalnych

przejrzystość zarządzania kapitałem ludzkim minimalny nakład pracy przy zmianie struktur personalnych nadzorowanie szkoleń i kosztów z nimi związanych wartościowanie wcześniej ustalonych z pracownikiem

celów wynikających ze strategii przedsiębiorstwa planowanie ścieżek kariery uwolnienie pracowników HR od prostych powtarzalnych

czynności poprzez ich automatyzację

Korzyści dla organizacji

świadomość celów i strategii organizacji lista zadań na danym stanowisku pracy wynagrodzenie zależne od efektów i wydajności pracy planowanie ścieżek kariery przejrzystość systemu wynagrodzeń podnoszenie własnej konkurencyjności na rynku pracy motywacja do poprawy własnej efektywności

Zalety systemu HRS w praktyce:

Czym się kierujemy?

Przede wszystkim klient – do każdego odbiorcy naszego produktu podchodzimy indywidualnie . Nie ma dwóch jednakowych firm, dlatego nasz produkt można łatwo zindywidualizować, tak aby dopasować oprogramowanie do potrzeb danej organizacji Terminowość – szczególną wagę przywiązujemy do dotrzymania terminów realizacji projektów Kompleksowość i jakość rozwiązań – wykorzystujemy najnowsze, sprawdzone na światowym rynku technologie. Proponujemy rozwiązani, dzięki którym nasze oprogramowanie jest przystosowane do dalszego rozwoju i szybko zmieniających się potrzeb klienta Naszym kapitałem są ludzie – zespół P-Soft Polska to wysokiej klasy specjaliści w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi, organizacji przedsiębiorstwa i informatyki. Nasz zespół jest zawsze do Państwa dyspozycji.

P-Soft Polska jest partnerem szwajcarskiej firmy P-Soft, która ma ugruntowaną pozycję na europejskim rynku usług informatycznych doradczych. Wizytówką P-Softu jest uznanie szerokiego grona klientów oraz autorytetów świata nauki. Nasza firma powstała w 2001 roku. Od początku swojej działalności zajmujemy się produkcją oprogramowania oraz tworzenia nowoczesnych rozwiązań wspomagających zarządzanie personelem. Nieustannie rozwijamy zakres naszych usług, dzięki czemu możemy zaoferować naszym klientom kompleksowe rozwiązania w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi.

Nasz adres: P-Soft Polska Sp. z.o.o ul. Grabiszyńska 151 53-439 Wrocław tel: +48 71 3324210 tel/fax +48 71 3324201 e-mail:marketing@p-soft.pl www.p-soft.pl