1

SPRAWOZDANIE Z WYKONANIA PLANU AUDYTU ZA ROK 2017

1. Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym 1)

L.p. Nazwa jednostki

1 2

1.

URZĄD MIASTA KATOWICE ul. Młyńska 4, Katowice

2. Podstawowe informacje o komórce audytu wewnętrznego 2)

L.p. Imię i nazwisko Nazwa stanowiska Numer telefonu Adres poczty

elektronicznej

Wymiar czasu pracy (w etatach)

Kwalifikacje zawodowe 3)

Udział w szkoleniach w roku sprawozdawczym

(w dniach)

1 2 3 4 5 6 7 8

1. Elżbieta Solska-Kuchciak

Audytor Wewnętrzny Naczelnik Wydziału

Audytu i Kontroli

032/2593795 elzbieta.solska-

kuchciak@katowice.eu 1 etat Egzamin MF 2

2.

Anita Wołczew

Audytor Wewnętrzny 032/2593717 anita.wolczew@katowice.eu 1 etat Egzamin MF -

3.

Izabela Porwolik

Audytor Wewnętrzny 032/2593718 izabela.porwolik@katowice.eu 1 etat Egzamin MF urlop macierzyński

do 01.09.2017r,

2

1 2

Czy w roku sprawozdawczym dokonywano udokumentowanej samooceny audytu wewnętrznego? 4)

TAK / NIE

1) Należy wpisać jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny oraz wszystkie jednostki objęte audytem wewnętrznym na podstawie art. 274 ust.3 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013r, poz.885

– z późn.zm.)

2) Należy wpisać dane wszystkich osób zatrudnionych w komórce audytu wewnętrznego, według stany na dzień 31 grudnia roku sprawozdawczego. 3) Kwalifikacje zawodowe, o których mowa w art. 286 ust.1 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych. Należny wpisać odpowiednio: CIA, CGAP, CISA, ACCA, CFE, CCSA, CFSA, CFA, aplikacja NIK, inspektor kontroli

skarbowej, biegły rewident, egzamin MF. W przypadku braku kwalifikacji zawodowych należy wpisać "-".

4) Niepotrzebne skreślić

3. Przeprowadzone zadania audytowe w roku sprawozdawczym

L.p. Temat zadania audytowego)

Zadanie zapewniające

(Z)

albo czynność doradcza (D)

6)

Audyt wewnętrzny

zlecony 6)

Typ obszaru działalności,

w którym przeprowadzono

zadanie audytowe 6)

Obszar działalności związany z

dysponowaniem środkami, o

których mowa w art. 5 ust. 1

ustawy z dnia 27.08.2009r. o

finansach publicznych 6)

Opis obszaru działalności

wspomagającej7)

Liczba audytorów wewnętrznych

przeprowadzających zadanie audytowe

(w etatach)

Czas przeprowadzenia zadania audytowego

(w dniach)

Powołanie

rzeczoznawcy

Plan 8) Wykonanie Plan 8) Wykonanie

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1.

Ocena procedury

unieważnienia dowodu osobistego.

Z/D

TAK / NIE

Podstawowa / Wspomagająca

TAK / NIE

Zarządzanie

2

2

02 stycznia -

03 luty 2017r.

02 stycznia - 30 stycznia

2017r.

TAK / NIE

2.

Realizacja działań

promocyjnych miasta Katowice związanych z

rozwojem turystyki biznesowej.

Z/D

TAK / NIE

Podstawowa / Wspomagająca

TAK / NIE

Zarządzanie

2

2

06 luty - 10 marca

2017r.

06 luty - 30 marca

2017r.

TAK / NIE

3

3.

Przydział lokali

socjalnych zgodnie z wyrokiem sądowym

orzekającym eksmisję wraz z uprawnieniem do lokalu socjalnego.

Z/D

TAK / NIE

Podstawowa / Wspomagająca

TAK / NIE

Zarządzanie

2

2

06 marca-

28 kwietnia 2017r.

06 marca - 28 kwietnia

2017r.

TAK / NIE

4.

Prowadzenie postępowań

odszkodowawczych w zakresie dróg publicznych.

Z/D

TAK / NIE

Podstawowa / Wspomagająca

TAK / NIE

Zarządzanie

2

2

02 maja-

30 czerwca 2017r.

02 maja-

30 czerwca 2017r.

TAK / NIE

5.

Gospodarka odpadami komunalnymi –

weryfikacja odbioru selektywnej zbiórki

odpadów komunalnych dla nieruchomości

zamieszkałych miasta Katowice.

Z/D TAK / NIE Podstawowa / Wspomagająca

TAK / NIE Zarządzanie 2 2 03 lipca-

04 września 2017r.

03 lipca- 30 września

2017r. TAK / NIE

6.

Opłaty adiacenckie.

Z/D TAK / NIE Podstawowa / Wspomagająca

TAK / NIE Zarządzanie 2 2

05 września-

27 października

2017r.

05 września- 29 września

2017r. TAK / NIE

7.

Gospodarka taborem

samochodowym w wybranych jednostkach organizacyjnych miasta

Katowice.

Z/D TAK / NIE Podstawowa / Wspomagająca

TAK / NIE Zarządzanie 2 2 30 września- 29 grudnia

2017r.

02 października-

12 grudnia 2017r.

TAK / NIE

4

4. Wydane zalecenia lub opinie w ramach przeprowadzonych zadań audytowych

L.p.

Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności

doradczej 5)

Zadanie zapewniające

(Z) albo czynność

doradcza (D) 6)

Efekty przeprowadzenia

zadania audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski

Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski

1 2 3 4 5 6

1.

Ocena procedury

unieważnienia dowodu osobistego.

Z/D

Identyfikacja ryzyka, zwiększenie

efektywności i skuteczności działania w obszarze stosowania procedur nieważnienia

dowodu osobistego.

Nie wydano zaleceń.

Jednocześnie, mając na względzie utrzymanie skutecznego systemu zarządzania obszarem unieważniania dowodów osobistych, Zespół

Audytorów Wewnętrznych rekomenduje, aby Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich, w

oparciu o stwierdzony w trakcie badania audytowego jeden przypadek zwrócił uwagę pracownikom na możliwość pojawienia się

rozbieżności dat wpływu i rejestracji korespondencji, mających znaczenie dla poprawnego unieważnienia

dokumentu.

Przeprowadzone czynności audytowe nie wykazały istotnych wad ani mankamentów w organizacji pracy i skuteczności realizowanych

zadań w obszarze analizowanego procesu, które swoimi skutkami rodziłyby istotne ryzyko

naruszenia obowiązujących przepisów prawa, bądź miałyby negatywny wpływ na jakość

zarządzania obszarem realizacji zadań dotyczących unieważniania dowodów

osobistych. Zwiększenia czujności wymaga jedynie obszar związany z określeniem daty unieważnienia dokumentu znalezionego i

przekazanego przez osoby trzecie.

2.

Realizacja działań

promocyjnych miasta Katowice związanych z

rozwojem turystyki biznesowej.

Z/D

Identyfikacja

znaczącego ryzyka, zwiększenie

efektywności działania w obszarze

realizacji działań promocyjnych miasta

Katowice związanych z rozwojem turystyki

biznesowej.

Wydano łącznie 9 zaleceń:

skierowanych do :

A. Przewodniczącego Komisji ds oceny wniosków ws. organizacji w Katowicach wydarzeń turystyki biznesowej:

1. Zneutralizował ryzyka wykazane w niniejszym

Sprawozdaniu. 2.

Zobowiązał Sekretarza Komisji do nadzorowania autoryzacji (podpisów) i umieszczania daty na

Zespół Audytorów wskazał szereg ryzyk w badanym obszarze, opisując tym samym ich

przyczyny i skutki. Badanie audytowe wykazało także wystąpienie wielu istotnych braków i

mankamentów w organizacji pracy i skuteczności działań realizowanych w obszarze

promocji miasta Katowice związanej z rozwojem turystyki biznesowej - zarówno w zakresie działalności Komisji ds oceny ofert zakupu świadczeń promocyjnych, jak i Wydziału

Promocji, który odpowiada za przeprowadzenie postępowań w sprawie zamówień publicznych i

dokonanie sprawdzenia wywiązania się

5

sporządzanych przez Komisję dokumentach. 3.

W przypadku negatywnej decyzji Prezydenta Miasta Katowice w zakresie zakupu świadczeń

promocyjnych przesłał do Wydziału Promocji uzasadnienie, celem sporządzenia stosownej

odpowiedzi do organizatora.

B. Komisji ds oceny wniosków ws. organizacji w Katowicach wydarzeń turystyki biznesowej:

4. Zgodnie z § 2 ust. 1 zarządzenia Prezydenta Miasta

Katowice nr 78/2015 z dnia 6 lutego 2015 r. w sprawie powołania komisji do spraw oceny

wniosków ws organizacji w Katowicach wydarzeń turystyki biznesowej z późn. zm. wprowadziła, jako dodatkowe kryterium w ocenie oferty dot. zakupu

świadczeń promocyjnych: a)doświadczenie oferenta w obszarze planowania i

przeprowadzania wydarzeń biznesowych, b) poziom osiągniętego ekwiwalentu reklamowego z

danego wydarzenia w poprzedniej edycji. c) dotychczasową współpracę z Urzędem Miasta Katowice pod kątem wywiązania się oferenta z

warunków zawartych umów. Sporządzana na tej podstawie ocena powinna być stosowana jednakowo wobec wszystkich oferentów. W tym celu należy wykorzystać, sporządzoną przez Wydział Promocji pisemną ocenę z dotychczasowych działań organizatora na ternie miasta Katowice, osiągniętego efektu promocyjnego oraz dostosowania poziomu kwoty do proponowanego zakresu działań.

C. Naczelnika Wydziału Promocji:

5.

Zneutralizował ryzyka wykazane w niniejszym

podmiotów zewnętrznych z warunków podpisanych umów.

Czynności audytowe wskazały w szczególności na wykorzystywanie opracowanych mierników

oceny wydarzeń tylko wobec jednego aspektu – atrakcyjności spotkania, co nie daje pełnej

obiektywności oraz nie zapewnia interesów miasta na wypadek niewywiązania się

organizatora z umowy. W opiniach Komisji uzasadniających wybór danego wydarzenia

brakuje wyznacznika i oceny w zakresie dotychczasowej współpracy z oferentem, jego doświadczenia, a także poziomu zadowolenia z

efektu promocyjnego osiągniętego podczas wcześniejszych edycji wydarzeń

organizowanych przez oceniany podmiot.

Słabą stroną oceny sporządzanej przez Komisję jest fakt, że dołączany do wybranej oferty

wyliczony wskaźnik oceny atrakcyjności danej oferty nie jest datowany, ani autoryzowany – co

podważa wiarygodność i obiektywność sporządzonej kalkulacji. Ponadto, posiedzenia

Komisji dokumentowane są w postaci protokołu komisji zatwierdzonego przez

Przewodniczącego Komisji. Audytowani nie przedłożyli do badania list obecności ze spotkań Komisji, ani załączników (z wyłączeniem ofert)

na które powołuje się protokół.

Skutkiem słabego nadzoru w Wydziale Promocji nad poprawnością prowadzonych postępowań

w sprawie zamówień publicznych w trybie z wolnej ręki jest:

a) brak podpisu oferenta pod protokołem z negocjacji,

b) opóźnienie (1 przypadek związany z modernizacją BIP) w zamieszczaniu ogłoszeń o

6

Sprawozdaniu.

6. Zobowiązał pracowników odpowiedzialnych za przeprowadzenie postępowania w trybie z wolnej ręki do:

przestrzegania złożenia podpisu przez oferenta na protokole z negocjacji,

przyjmowania od oferentów oświadczeń opatrzonych aktualną datą ich sporządzenia,

stosowania jednego wzoru umowy wobec wszystkich oferentów,

umieszczania w treści umowy terminu realizacji przedmiotu zamówienia,

przestrzegania zasady niezwłocznego zamieszczania ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego.

7. Zobowiązał pracowników do sporządzania

dokumentu świadczącego o dokonaniu przeglądu oraz oceny materiałów promocyjnych i projektów

graficznych zawierających nazwę i logo miasta, których wykonania zobowiązał się organizator

przedsięwzięcia. 8.

Zobowiązał pracowników do opracowania i wprowadzenia do stosowania check-listy, opartej na

serii pytań lub zagadnień dotyczących ocenianego wydarzenia w oparciu o ustalone warunki umowy,

którą wypełnia pracownik biorący udział w przedsięwzięciu. Opatrzona datą i podpisana przez

osobę sporządzającą check-lista winna stanowić nieodłączny element akt sprawy.

9. Zobowiązał pracowników do przestrzegania zasad

obowiązującej w Urzędzie Miasta Katowice Instrukcji kancelaryjnej i stosując się do sformułowanych w

udzieleniu zamówienia publicznego, c) niestosowanie jednego wzoru umowy wobec

wszystkich oferentów, d) nieumieszczanie w treści umowy terminu

realizacji przedmiotu zamówienia, e) opuszczanie dat na oświadczeniach

oferentów o braku podstaw do wykluczenia z postępowań zgodnie z art.22 i 24 ustawy Pzp.

W materiałach gromadzonych w Wydziale

Promocji nie ma dokumentu potwierdzającego akceptację materiałów promocyjnych i

projektów graficznych zawierających nazwę i logo miasta, które zobowiązuje się wykonać organizator przedsięwzięcia. Ten warunek

wynika z treści zawieranych umów, jednak w żadnym analizowanym postępowaniu nie

znajdowało się potwierdzenie wykonania tych działań – co podważa wiarygodność

dokonywanych ocen.

Niedopracowane przez pracowników Wydziału Promocji zasady weryfikacji i kontroli

wywiązywania się organizatorów z warunków umowy podczas wydarzeń współfinansowanych przez miasto Katowice nie dają zapewnienia, że organizator przedsięwzięcia należycie wywiązał

się z warunków umowy.

Nienadawanie w Wydziale Promocji dat wpływu dokumentom składanym w związku z

prowadzonymi sprawami - narusza obowiązujące w Urzędzie Miasta Katowice zasady Instrukcji kancelaryjnej. Działania te utrudniają potwierdzanie zachowania przez

organizatora terminów zawartych w umowie.

7

niej norm doprowadził do rejestracji wpływającej do Wydziału korespondencji.

3.

Przydział lokali

socjalnych zgodnie z wyrokiem sądowym

orzekającym eksmisję wraz z uprawnieniem do

lokalu socjalnego.

Z/D

Identyfikacja znacznego ryzyka,

zwiększenie efektywności i skuteczności

działania i kontroli wewnętrznej

w procesie przydziału lokali socjalnych

zgodnie z wyrokiem sądowym orzekającym

eksmisję wraz z uprawnieniem do lokalu socjalnego.

Wydano łącznie 4 zalecenia skierowanych do :

A. Dyrektora Komunalnego Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Katowicach, aby:

1. Wzmocnił nadzór nad efektywnością działań

Kierowników poszczególnych obszarów administracji budynków w zakresie szybkiego i efektywnego

przekazywania informacji do Wydziału Budynków i Dróg Urzędu Miasta Katowice na temat działań podejmowanych w związku z przekazywaniem informacji o działaniach podjętych w związku z nieprzyjęciem oferowanego lokalu socjalnego.

2. Wprowadził okresowe kontrole lokali socjalnych

przygotowanych do zasiedlenia w związku z wydanym wyrokiem sądowym, w zakresie

weryfikacji długości okresu pozostawania bez przypisu, co pozwoli ujawnić opóźnienia w działaniach podejmowanych przez lokalną

administrację budynków.

B. Naczelnik Wydziału Budynków i Dróg, aby: 1.

Dokonał analizy tych eksmisyjnych wyroków sądowych z prawem do lokalu socjalnego, które

zostały orzeczone przed 2010 rokiem i podjął odpowiednie działania weryfikujące liczbę

najstarszych wyroków oczekujących na realizację. 2.

Wzmocnił nadzór nad kolejnością realizowania wyroków eksmisyjnych oraz - w przyszłości - podjął

działania neutralizujące ryzyko wykazane w trakcie audytu.

Przeprowadzone czynności audytowe wykazały,

że na skuteczność i efektywność działań podejmowanych w audytowanym obszarze

znaczny wpływ mają niezależne czynniki zewnętrzne, które są nieodłącznym elementem

całego procesu przydziału lokali socjalnych zgodnie z wyrokiem sądu orzekającym eksmisję wraz z prawem do lokalu socjalnego. W związku

z tym, bezsprzecznie oddziaływują na tempo realizacji zadań w audytowanym obszarze.

Mimo to przeprowadzone zadanie audytowe ujawniło słabe strony procesu, które wymagają

usprawnienia. I tak w Komunalnym Zakładzie

Gospodarki Mieszkaniowej w Katowicach osłabienie nadzoru nad obligatoryjnym

przekazywaniem informacji na temat działań podejmowanych w związku z nieprzyjęciem przez dłużnika lokalu socjalnego będącego ofertą wynikającą z realizacji wyroku sądu

nakazującego eksmisję wraz z uprawnieniem do lokalu socjalnego wpłynęło na długotrwałe

niewykorzystanie lokalu przygotowanego do zasiedlenia.

Na skutek nieutworzenia w Wydziale Budynków i Dróg pisemnie sformułowanych

zasad regulujących tryb stosowania kryteriów decydujących o kolejności, bądź szybkości działania w przydzielaniu lokali socjalnych

zgodnie z orzeczonym wyrokiem sądu, uwidocznił się w audytowanym okresie (lata

2014-2016) brak konsekwencji i wypracowanej jednolitej zasady działania w podejmowanych

decyzjach o przyznaniu lokalu socjalnego.

8

Brak w Wydziale Budynków i Dróg wypracowanych metod okresowego

monitorowania najstarszych wyroków, które według prowadzonych w Wydziale rejestrów

pozostają nadal niezrealizowane powodują, że publikowane dane w zakresie wyroków

oczekujących na realizację nie odzwierciedlają stanu faktycznego.

4.

Prowadzenie postępowań

odszkodowawczych w zakresie dróg publicznych.

Z/D

Identyfikacja znaczącego ryzyka,

zwiększenie efektywności oraz legalność działania

w obszarze prowadzenia postępowań

odszkodowawczych w zakresie dróg

publicznych.

Zaleceń nie wydano, lecz - mając na względzie zachowanie skutecznego i efektywnego systemu

zarządzania pracą komórki organizacyjnej w audytowanym obszarze, Zespół Audytorów

Wewnętrznych sugeruje, aby Naczelnicy Wydziałów: Inwestycji i Gospodarki Mieniem rozważyli

potrzebę przeprowadzenia analiz efektywności pracy na stanowiskach związanych z wykonywaniem

zadań z zakresu postępowań odszkodowawczych.

Przeprowadzone czynności audytowe nie

wykazały słabych stron analizowanego procesu, które swoimi skutkami rodziłyby istotne ryzyko naruszenia przepisów prawa obowiązujących w

audytowanym zakresie, bądź miałyby negatywny wpływ na jakość zarządzania

obszarem postępowań odszkodowawczych prowadzonych w związku z realizacją inwestycji

drogowych. Ustalenia audytu wykazały, że na efektywność

działań podejmowanych w audytowanym obszarze znaczny wpływ mają niezależne

czynniki zewnętrzne, które są nieodłącznym elementem prowadzonych postępowań

odszkodowawczych. W związku z tym, bezsprzecznie

oddziaływują na tempo realizacji zadań w audytowanym obszarze.

5.

Gospodarka odpadami komunalnymi –

weryfikacja odbioru selektywnej zbiórki

odpadów komunalnych dla nieruchomości

zamieszkałych miasta

Z/D

Identyfikacja znaczącego ryzyka,

zwiększenie efektywności i skuteczności

działania w obszarze weryfikacji

Wydano łącznie 5 zaleceń skierowanych do Naczelnika Wydziału

Kształtowania Środowiska: 1.

Opracował i wprowadził do realizacji na stałe zasady dokonywania okresowych przeglądów

nieruchomości zamieszkałych pod kątem zgłoszenia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.

Celem zminimalizowania ryzyka istnienia

Przeprowadzone badanie audytowe

uwidoczniło wiele słabych stron w organizacji pracy i skuteczności działań realizowanych w

obszarze odbioru selektywnej zbiórki odpadów komunalnych dla nieruchomości zamieszkałych

miasta Katowice, które wpływają na ryzyko naruszenia przyjętych zasad odbioru odpadów

segregowanych.

9

Katowice.

odbioru selektywnej zbiórki odpadów komunalnych dla nieruchomości

zamieszkałych miasta Katowice.

nieruchomości niezgłoszonych do podatku, kontrole powinny obejmować wszystkie dzielnice miasta, w

których istnieje zabudowa jednorodzinna, w szczególności nowo powstałe zabudowania.

2. Doprecyzował zasady wymiany informacji z MPGK w zakresie przekazywania danych o nowo budowanych

obiektach mieszkalnych oraz odbierania odpadów segregowanych z adresów nieruchomości, których

właściciele złożyli deklarację o niesegregowaniu odpadów.

3. W obszarze odbioru przeterminowanych leków:

a) dokonał aktualizacji wszystkich umów użyczenia zwartych przed rokiem 2017 w zakresie podmiotu

odbierającego przeterminowane leki, b) wprowadził do treści umów informację regulującą

zasady komunikowania się przedstawicieli aptek z pracownikami Urzędu Miasta Katowice w sprawach

związanych z przedmiotem umowy, c)zobowiązał podmiot odbierający odpady do

dostarczania do aptek aktualnych harmonogramów terminów odbioru przeterminowanych leków.

4. Podjął działania zmierzające do zwiększenia liczby

aptek dzierżawiących pojemniki, szczególnie w dzielnicach z zabudową jednorodzinną, położonych

na obrzeżach miasta. 5.

W porozumieniu z MPGK wszczął działania zmierzające do uproszczenia zasad przyjmowania od mieszkańców miasta przeterminowanych leków, w

ten sposób, aby selekcja tych odpadów prowadzona była w aptekach.

Czynności audytowe wskazały w szczególności na:

a) konieczność podjęcia działań usprawniających przepływ informacji pomiędzy

spółką przeprowadzającą odbiór odpadów segregowanych, a Wydziałem Kształtowania

Środowiska,

b) braki w monitorowaniu zgodności działań właścicieli nieruchomości ze złożoną deklaracją,

c) brak rzetelnego rozeznania o liczbie

właścicieli nieruchomości zobowiązanych do złożenia deklaracji oraz brak działań

podejmowanych w celu pozyskiwania danych o liczbie tych osób,

d) brak rozeznania problemów w zakresie

przyjmowania od mieszkańców miasta przeterminowanych leków, wpływający na

zwiększenie ryzyka naruszenia zasad Regulaminu utrzymania czystości i porządku na

terenie Miasta Katowice i na niezadowolenie mieszkańców.

10

6.

Opłaty adiacenckie.

Z/D

Identyfikacja znaczącego ryzyka,

zwiększenie efektywności i skuteczności

działania w obszarze naliczania opłaty adiacenckiej.

Nie wydano zaleceń.

Przeprowadzone czynności audytowe nie wykazały słabych stron analizowanego procesu, które swoimi

skutkami rodziłyby istotne ryzyko naruszenia przepisów prawa obowiązujących w audytowanym zakresie, bądź miałyby negatywny wpływ na jakość

zarządzania obszarem postępowań prowadzonych w sprawie ustalenia opłaty adiacenckiej z tytułu

wzrostu wartości nieruchomości na skutek dokonanego podziału.

Skonkretyzowania wymaga jedynie potrzeba

sprawowania przez Kierownika Referatu Postępowań Administracyjnych nadzoru prac wykonywanych w toku prowadzonych postępowań o ustalenie opłaty adiacenckiej, a dotyczących akceptacji sporządzanej

oceny materiału dowodowego zgromadzonego w toku postępowania, będącej podsumowaniem

ustaleń prowadzonego postępowania.

Mając na względzie zachowanie skutecznego i

efektywnego systemu zarządzania pracą komórki organizacyjnej w audytowanym

obszarze, Zespół Audytorów Wewnętrznych pozostawił do rozważenia kwestię

obligatoryjności składania podpisu przez Kierownika Referatu Postępowań

Administracyjnych na ocenie materiału dowodowego sporządzanej w toku

prowadzonych postępowań i zaleca, aby w efekcie podjętych decyzji dokonać zmian w

opisie procesów w taki sposób, aby zachowany został skuteczny nadzór nad prowadzoną działalnością w zakresie ustalania opłaty

adiacenckiej.

7.

Gospodarka taborem samochodowym w

wybranych jednostkach organizacyjnych miasta

Katowice.

Z/D

Identyfikacja znaczącego ryzyka,

zwiększenie efektywności i skuteczności

działania w obszarze

zarządzania taborem samochodowym w

wybranych jednostkach

organizacyjnych miasta Katowice.

Wydano łącznie 6 zaleceń

skierowanych do Dyrektorów wymienionych poniżej jednostek organizacyjnych miasta Katowice:

1.

Dyrektorzy jednostek organizacyjnych: MZUiM, Teatr ATENEUM, Miejska Biblioteka Publiczna, DD Zakątek

oraz DPS Przystań powinni opracować jednolity dokument regulujący cały zakres zadań i obowiązków związanych z korzystaniem z

samochodów służbowych, w tym również normy zużycia paliwa i zasady ewentualnego ich

zwiększenia.

Przeprowadzone badanie audytowe

uwidoczniło także wiele słabych stron w organizacji pracy i skuteczności działań w obszarze zarządzania taborem samochodów

służbowych, które wpływają na ryzyko naruszenia rzetelności i efektywności

podejmowanych działań.

Czynności audytowe wskazały w szczególności na:

a) ograniczenie skutecznego egzekwowania wypełniania zadań służbowych z użyciem

samochodu wskutek braku spisanych zasad korzystania z samochodu służbowego,

11

2. Dyrektorzy jednostek organizacyjnych: MOSiR,

KZGM, Straż Miejska winni wprowadzić do regulaminów i precyzyjnie określić okoliczności

i wielkość zastosowanego zwiększenia norm zużycia paliwa w okresie zimowym.

3.

Wydział Organizacji i Zarządzania UMK, jak również Dyrektorzy jednostek organizacyjnych: MDK

Szopienice-Giszowiec i Miejskiej Biblioteki Publicznej powinni niezwłocznie skierować pracowników korzystających z samochodów służbowych na

badania profilaktyczne. 4.

Dyrektorzy jednostek organizacyjnych: DPS Przystań, MOPS, DD Tęcza i MDK Szopienice-Giszowiec winni

wzmocnić nadzór nad starannym wypełnianiem kart drogowych.

5.

Nadzór nad pobieraniem kluczy i dokumentów do samochodów służbowych w MOPS i DPS Przystań powinien zostać wzmocniony rejestracją okresu

(data, godzina)i osób pobierających klucze do samochodów służbowych.

6.

Dyrektor Instytucji Kultury – Katowice Miasto Ogrodów powinien zmodyfikować sposób

rozliczania eksploatacji posiadanych samochodów służbowych, poprzez zamianę książek pojazdu na

karty drogowe.

b) powierzanie pojazdów służbowych pracownikom nie posiadającym

profilaktycznych badań lekarskich,

c) nieefektywne metody rozliczania eksploatacji posiadanych samochodów służbowych

ograniczające bieżące monitorowanie kosztów eksploatacji pojazdów,

d) brak staranności w sposobie wypełniania kart

drogowych wpływający na ryzyko manipulowania obliczeniami i ograniczenia pewności, że monitorowane w ten sposób

zużycie ilości paliwa jest wiarygodne.

12

5) Należy wpisać wszystkie przeprowadzone zadania zapewniające i czynności doradcze, również te, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego.

6) Niepotrzebne skreślić. Działalność podstawowa obejmuje działalność merytoryczną, statutową, charakterystyczną dla danej jednostki. Działalność wspomagająca obejmuje ogólnie rozumiany proces zarządzania jednostką; zapewnia

sprawność i skuteczność działań w obszarze działalności podstawowej, np. zamówienia publiczne, zarządzanie kadrami.

7) Kolumnę należny wypełnić tylko w przypadku wskazania w kolumnie 5 działalności wspomagającej, wpisując odpowiednio: "Gospodarka finansowa" albo "Zakupy", albo "Zarządzanie mieniem", albo "Bezpieczeństwo", albo "Systemy

informatyczne, albo "Zarządzanie".

8) W przypadku zadań audytowych, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego należny wpisać "-". 9) Należy wybrać odpowiednio "Zapewnienie o prawidłowości działania" albo "Wzrost efektywności i skuteczności działania", albo "Zwiększenie bezpieczeństwa zasobów", albo "Wykrycie znacznej nieprawidłowości", albo

"Doprowadzenie do działania zgodnego z prawem", albo "Identyfikacja znacznego ryzyka", albo "Zwiększenie efektywności i skuteczności kontroli wewnętrznej".

5. Przeprowadzone czynności sprawdzające w roku sprawozdawczym

L.p. Temat zadania zapewniającego,

którego dotyczą czynności sprawdzające

Czas przeprowadzenia czynności sprawdzających

(w dniach roboczych)

Liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności sprawdzające

(w etatach)

1 2 3 4

1.

Opracowywanie analiz związanych z bilansem nośników

energii.

2 2

2.

Zarządzanie kryzysowe.

2

2

3.

Wydawanie zezwoleń na sprowadzanie zwłok lub szczątków

ludzkich z zagranicy.

2 2

4.

Planowanie i rozliczanie dotacji dla klubów i stowarzyszeń

sportowych.

2 2

5.

Prawidłowość realizacji obowiązków związanych z

gromadzeniem danych stanowiących podstawę do naliczenia części oświatowej subwencji ogólnej.

2 2

Czynności sprawdzające do zadania zapewniającego pn. „Ocena systemu MSZ-KIIP” zostaną wykonane w toku realizacji zadania audytowego Nr 1/2017, pn „Ocena systemu MSZ-KIIP”.

13

6. Niezrealizowane zaplanowane zadania audytowe : Brak

7. Istotne informacje dotyczące prowadzenia audytu wewnętrznego w roku sprawozdawczym 10)

Z dniem 01 września 2017r. audytor wewnętrzny, Pani Izabela Porwolik powróciła do Zespołu Audytorów Wewnętrznych po zakończeniu urlopu macierzyńskiego.

Zadania audytowe przeprowadzono zgodnie z Programem Zapewnienia i Poprawy Jakości Audytu Wewnętrznego opracowanym w dniu 9 stycznia 2012 r.

(-) Elżbieta Solska-Kuchciak

Naczelnik Wydziału Audytu i Kontroli

AUDYTOR WEWNĘTRZNY

15.01.2018 r. ................................ ....................................................................................................................... (data) (podpis i pieczęć koordynatora komórki audytu wewnętrznego)

(-) Marcin Krupa PREZYDENT MIASTA KATOWICE 15.01.2018 r. ................................. ..................................................................................... (data) (podpis i pieczęć Prezydenta Miasta Katowice)

______________

10) W tym propozycje zmian do obowiązujących regulacji dotyczących audytu wewnętrznego