Zatwierdzam:

___________________________________________ (JM Rektor Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego)

KSIĘGA PROCEDUR

AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

WARSZAWSKIEGO UNIWERSYTETU

MEDYCZNEGO

Warszawa, 2008 r.

Spis treści:

WSTĘP ___________________________________________________________________ 4

1 Charakterystyka Audytu Wewnętrznego w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym. _ 5 Definicja audytu wewnętrznego: ____________________________________________________ 5 Zakres działania audytu wewnętrznego. ______________________________________________ 6 Cele audytu wewnętrznego. ________________________________________________________ 7 Kryteria oceny audytu: ____________________________________________________________ 7 Podstawy prawne oraz standardy audytu wewnętrznego. _________________________________ 9 Zasady etyki zawodowej. _________________________________________________________ 10

2 Organizacja Biura Audytu Wewnętrznego w Jednostce Organizacyjnej. __________ 11 Podporządkowanie Biura Audytu Wewnętrznego. _____________________________________ 11

3 Planowanie Audytu ____________________________________________________ 12 Analiza ryzyka. ________________________________________________________________ 12 Plan Strategiczny._______________________________________________________________ 18 Plan Roczny. __________________________________________________________________ 18

4 Metodyka Wykonania Audytu Wewnętrznego. _______________________________ 21 Program Zadania Audytowego. ____________________________________________________ 22 Techniki Badania Stosowane w Audycie. ____________________________________________ 25 Próbkowanie. __________________________________________________________________ 27 Czynności Audytorskie. __________________________________________________________ 30 Dokumenty Robocze. ____________________________________________________________ 31 Dowody potwierdzające ustalenia audytu. ____________________________________________ 33

5 Akta Audytu Wewnętrznego ______________________________________________ 35 Bieżące Akta. __________________________________________________________________ 35 Stałe Akta. ____________________________________________________________________ 36

6 Realizacja Zadania Audytowego __________________________________________ 37 Narada Zamykająca._____________________________________________________________ 37 Raport z Przeprowadzonego Audytu Wewnętrznego. ___________________________________ 38

7 Sprawozdanie Z Przeprowadzonego Audytu Wewnętrznego ____________________ 39 Tryb postępowania przy sporządzaniu sprawozdania. ___________________________________ 41 Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego ________________________________ 41 Sposób wykorzystania uwag i wniosków z audytu wewnętrznego. _________________________ 42

8 Czynności Sprawdzające ________________________________________________ 43

9 Czynności Doradcze ____________________________________________________ 44

10 Audyt wewnętrzny zlecony. _____________________________________________ 46

11 Wewnętrzna i Zewnętrzna Ocena Jakości. ________________________________ 47 Szkolenia I Rozwój Pracowników Audytu. ___________________________________________ 48 Ocena Przegląd i Jakości Akt Audytu. ______________________________________________ 50 Zapewnienie Jakości Zadania Audytowego Wobec Komórki Poddawanej Audytowi. __________ 50

12 Załączniki : _________________________________________________________ 51 Załącznik nr 1 - Wzór planu rocznego audytu. _____________________________________________ 51 Załącznik nr 2. Wzór upoważnienia do realizacji zadania audytowego. _________________________ 53 Załącznik nr 3. - Wzór upoważnienia do wykonywania czynności. ____________________________ 54 Załącznik nr 4. Wzór wniosku powołania rzeczoznawcy. ____________________________________ 55 Załącznik nr 5. Wzór sprawozdania rocznego z realizacji audytu wewnętrznego w jednostce. ________ 56 Załącznik nr 6. Wzór programu zadania audytowego. _______________________________________ 58 Załącznik nr 7. Notatka informująca kierownika podmiotu audytu o rozpoczęciu zadania audytowego. 59 Załącznik nr 8. Wzór protokołu z narady otwierającej. _______________________________________ 60 Załącznik Nr 9. Protokół przyjęcia wyjaśnień. _____________________________________________ 61 Załącznik nr 10. Protokół z rozmowy / wywiadu. ___________________________________________ 62 Załącznik nr 11. Kwestionariusz Kontroli Wewnętrznej [KKW] ______________________________ 63 Załącznik nr 12. Kwestionariusz samooceny [KS] __________________________________________ 63 Załącznik nr 13. Wzór protokołu z narady zamykającej. _____________________________________ 64 Załącznik nr 14. Wzór sprawozdania z zadania audytowego. __________________________________ 65 Załącznik nr 15. Wzór notatki informacyjnej z czynności kontrolnych. __________________________ 67 Załącznik nr 16. Formularz przydziału zadania audytowego. _________________________________ 68 Załącznik nr 17. Ewidencja wykorzystania czasu za miesiąc …….. roku …… ___________________ 69 Załącznik nr 18. Lista weryfikacyjna celów i planowania zadania. _____________________________ 71 Załącznik nr 19. Dokument zamknięcia zadania audytowego. _________________________________ 72 Załącznik nr 20. Lista weryfikacyjna oceny jakości wykonania zadania.(wytyczne do przeprowadzania

oceny). ____________________________________________________________________________ 73 Załącznik nr 21. Kwestionariusz ankiety poaudytowej. ______________________________________ 75 Załącznik nr 22. Formularz aktualizacji księgi procedur. ____________________________________ 77

WSTĘP Pisemne procedury audytu wewnętrznego określają podstawowe

wymagania dotyczące audytu wewnętrznego w Warszawskim Uniwersytecie

Medycznym (zwanym dalej Uniwersytetem lub Uczelnią). Jest to oficjalny

dokument, zatwierdzony przez Rektora Warszawskiego Uniwersytetu

Medycznego, określający: cel, uprawnienia, odpowiedzialność oraz pewność, że

zadania audytowe wykonywane są w sposób standardowy i obligują do

stosowania jednolitych wzorów dokumentów i jednolitej formy raportów.

„Księga procedur” zawiera zasady oraz procedury audytu wewnętrznego,

według których przeprowadzane są prace audytorskie. W szczególności zawiera:

metody dokonywania analizy ryzyka oraz sposoby prowadzenia audytu dotyczące

planowania zadania audytowego, technik zbierania materiału dowodowego,

dokumentowania informacji i danych oraz ich analizy, prezentowania rezultatów,

sprawozdawczości i monitorowania wykonania rekomendacji. Dołączone są

również wzory dokumentów w postaci załączników.

Celem pisemnych procedur jest zapewnienie odpowiedniej jakości audytu

wewnętrznego oraz jego spójnego i jednolitego wykonywania w Uniwersytecie,

poprzez określenie:

podstawowych zasad organizacji audytu wewnętrznego,

podstawowych wymagań dotyczących wykonywania zawodu audytora

wewnętrznego,

podstawowych zasad przeprowadzania audytu wewnętrznego,

kryteriów i sposobów oceny audytu wewnętrznego.

„Księga procedur” audytora wewnętrznego jest dokumentem, który ze względu

na zmieniające się zadania i zmiany w poziomie wiedzy związane z dynamicznym

rozwojem profesji będzie podlegać stałej aktualizacji. Zmiany i uzupełnienia będą

podyktowane ulepszeniami procedur zawartych w międzynarodowych

standardach audytu wewnętrznego oraz wypracowanych praktyką audytu

wewnętrznego. Zmiany i uzupełnienia na wniosek Koordynatora Biura Audytu

Wewnętrznego zatwierdza Rektor Uniwersytetu . Formularz wprowadzania

zmian stanowi załącznik nr 22.

1 Charakterystyka Audytu Wewnętrznego w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym.

Definicja audytu wewnętrznego:

Definicja audytu według ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca

2005r. o finansach publicznych (art. 48):

„Audyt wewnętrzny to ogół działań obejmujących:

niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce, w tym

procedur kontroli finansowej [wymóg formy pisemnej zbioru tych procedur

zatwierdzony przez kierownika jednostki], w wyniku którego kierownik

jednostki uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę adekwatności, efektywności

i skuteczności tych systemów;

czynności doradcze, w tym składanie wniosków mających na celu

usprawnienie funkcjonowania jednostki”

Ocena o której mowa w art. 48 dotyczy w szczególności:

zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi

w jednostce procedurami wewnętrznymi,

efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów

zarządzania i kontroli,

wiarygodność sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania

budżetu”.

Audyt wewnętrzny stanowi niezależną, obiektywną działalność o charakterze

weryfikującym i doradczym, mająca na celu przysporzenie dodatkowej wartości

i usprawnianie funkcjonowania instytucji. Pomaga on danej organizacji

w osiąganiu jej celów poprzez wprowadzanie systematycznego,

zdyscyplinowanego podejścia do oceny i poprawy w zakresie zarządzania

ryzykiem, kontroli i zarządzania organizacją (Governance processes) - definicja

audytu wg IIA.

Ogólnym celem przeprowadzania audytu wewnętrznego jest dostarczenie

kierownikowi jednostki obiektywnej i niezależnej oceny adekwatności,

efektywności i skuteczności systemów zarządzania i kontroli wewnętrznej.

Audyt wewnętrzny obejmuje czynności o charakterze zapewniającym oraz

doradczym. Podstawowym zadaniem audytu wewnętrznego są czynności

o charakterze oceniającym i zapewniającym. Działania o charakterze doradczym,

w tym składanie wniosków mają na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki.

Zadania doradcze powinny być wykonywane, w sposób zapewniający zachowanie

zasady obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego zgodnie

z § 2 pkt. 6 rozporządzenia1.

Audyt wewnętrzny jest skierowany na przyszłe działania i tylko w tym

kontekście ocenia przeszłość. Audyt wewnętrzny wspomaga zarząd

w zarządzaniu ryzykiem przez poprawę istniejącego systemu kontroli

wewnętrznej. Ta działalność to właśnie działalność doradcza. Wykazuje się ona

zarówno w procesie identyfikacji pewnych ryzyk jak i sugerowaniu rozwiązań.

Zakres działania audytu wewnętrznego.

Audyt wewnętrzny obejmuje ocenę i badanie adekwatności i skuteczności

systemu kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem oraz jakości realizowanych

zadań. W szczególności obejmuje:

przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz

wiarygodności

i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych;

ocenę przestrzegania przepisów prawa oraz regulacji wewnętrznych jednostki;

ocenę zabezpieczenia mienia jednostki;

ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów jednostki;

przegląd programów i założonych projektów w celu ustalenia zgodności

funkcjonowania jednostki z planowanymi wynikami i celami.

1 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 10 kwietnia 2008r. w sprawie szczegółowego sposobu i

trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego.

Audyt wewnętrzny może objąć zakresem swojego badania wszystkie obszary

działania jednostki. Rola audytu wewnętrznego polega na wykrywaniu

i określaniu potencjalnego ryzyka, mogącego się pojawiać w ramach działalności

jednostki oraz na badaniu i ocenianiu prawidłowości i efektywności systemów

kontroli wewnętrznej, mających na celu eliminowanie lub ograniczanie takiego

ryzyka. Zakres audytu wewnętrznego nie może być ograniczany. Kierownik

jednostki powinien być niezwłocznie powiadamiany o wszelkich próbach

ograniczania zakresu audytu. Audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą

w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka.

Cele audytu wewnętrznego.

1. identyfikacja i analiza ryzyka związanego z działalnością Warszawskiego

Uniwersytetu Medycznego, a w szczególności ocena efektywności zarządzania

ryzykiem oraz ocena systemu kontroli wewnętrznej;

2. badanie wiarygodności sprawozdawczości finansowej;

3. wyrażanie opinii na temat skuteczności mechanizmów kontrolnych

w badanym systemie;

4. dostarczanie Rektorowi, w oparciu o ocenę systemu kontroli wewnętrznej,

racjonalnego zapewnienia, że jednostka działa prawidłowo;

5. informowanie Rektora przez składanie sprawozdań z poczynionych ustaleń,

oraz tam gdzie jest to właściwe, przedstawianie uwag i wniosków dotyczących

poprawy skuteczności działania jednostki w danym obszarze;

6. usprawnienia organizacji przez świadczenie usług doradczych dla potrzeb

Rektora.

7. realizacja audytu wewnętrznego zleconego zgodnie z art. 63 ustawy

o finansach publicznych.

Kryteria oceny audytu:

Legalność obejmuje w szczególności badanie:

zgodności funkcjonowania Uniwersytetu lub audytowanej działalności

z obowiązującymi przepisami prawa,

prawidłowości stanowienia przepisów wewnętrznych obowiązujących

w Uniwersytecie w ramach wykonywania zadań,

zgodności audytowanej działalności z aktami administracyjnymi, orzeczeniami

sądowymi, umowami cywilnoprawnymi oraz innymi obowiązującymi aktami

i normami,

zaniechania działania mimo prawnie określonego obowiązku.

Gospodarność obejmuje w szczególności badanie:

zapewnienia oszczędnego i efektywnego wykorzystania środków,

uzyskania właściwej relacji nakładów do efektów, czyli czy taki sam wynik

działalności Jednostki można było osiągnąć mniejszym nakładem środków lub

czy przy zastosowaniu takich samych środków można było osiągnąć lepszy

wynik,

wykorzystania możliwości zapobiegania lub ograniczenia wysokości szkód

powstałych w działalności jednostki.

Celowość obejmuje w szczególności badanie:

zapewnienia zgodności działania Uniwersytetu z jej celami statutowymi,

zapewnienia optymalizacji zastosowanych metod i środków, ich adekwatności

dla osiągnięcia założonych celów,

zakresu przyjętych przez kierownictwo kryteriów oceny realizacji celów

i zadań.

Rzetelność obejmuje w szczególności badanie:

wypełniania obowiązków przez pracowników z należytą starannością,

sumiennie i terminowo,

należytego wypełniania zadań Uniwersytetu, w szczególności określonych

dla poszczególnych komórek organizacyjnych i osób,

dokumentowania określonych działań lub stanów faktycznych zgodnie

z rzeczywistością, we właściwej formie i w wymaganych terminach,

z uwzględnieniem wszystkich faktów i okoliczności.

Przejrzystość obejmuje w szczególności badanie:

klasyfikowania dochodów i wydatków publicznych,

stosowania obowiązujących zasad rachunkowości,

prowadzenia sprawozdawczości.

Jawność obejmuje w szczególności badanie:

udostępniania sprawozdań dotyczących finansów i działalności Jednostki,

udostępniania innych informacji dotyczących funkcjonowania Uniwersytetu

i podejmowanych decyzji.

Podstawy prawne oraz standardy audytu wewnętrznego.

Audyt wewnętrzny na uczelni przeprowadzany jest na podstawie:

1. Ustawy z dnia 8 grudnia 2006 r. zmieniająca Ustawę o finansach

publicznych oraz niektórych innych Ustaw.

2. Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych.

3. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 10 kwietnia 2008r. w sprawie

szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego.

4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 kwietnia 2008r. w sprawie

trybu sporządzania oraz wzoru sprawozdania z wykonania planu audytu

wewnętrznego.

5. Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów

publicznych wprowadzony Komunikatem Nr 16/2006 Ministra Finansów

z dnia 18 lipca 2006r.

6. Karty audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych

wprowadzonej Komunikatem Nr 16/2006 Ministra Finansów z dnia

18 lipca 2006r.

7. Międzynarodowych Standardów Audytu Wewnętrznego IIA, w tym

w szczególności w Standardach Atrybutów IIA.

8. Zasad wykonywania działalności doradczej przez audytorów wewnętrznych

– opracowanych przez Instytut Audytorów Wewnętrznych – IIA (Institute

of Internal Auditors - Principles Guiding the Performance of Konsulting

Activities of Internal Auditors);

9. Zarządzeń Rektora Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego;

Pracownicy Biura Audytu Wewnętrznego w swojej pracy mogą posiłkować się:

Standardami Kontroli INTOSAI2,

2 International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) czyli Międzynarodowa Organizacja Najwyższych Organów Audytu

powstała w 1953r. i zrzeszała początkowo 34 kraje. W chwili obecnej liczy ponad 170 członków - najwyższych organów audytu (NOA), wśród

których jest także polska Najwyższa Izba Kontroli. Deklaracja z Limy w sprawie zasad kontroli finansów publicznych, przyjęta przez IX

Międzynarodowy Kongres w 1977 r., oraz statut w jego obowiązującym obecnie kształcie, przyjęty jednogłośnie w 1992 na XII Kongresie w

Waszyngtonie, stanowią fundamenty działalności INTOSAI. Na Kongresie w Waszyngtonie przyjęto także Standardy kontroli oraz

Wytyczne w sprawie standardów kontroli wewnętrznej.

Europejskimi wytycznymi stosowania standardów kontroli

INTOSAI,

Standardami Kontroli NIK,

O każdym naruszeniu Standardów audytu wewnętrznego w Uniwersytecie

pracownicy Biura Audytu Wewnętrznego informują Koordynatora Biura Audytu

Wewnętrznego. Koordynator Biura Audytu Wewnętrznego informuje Rektora

o każdym naruszeniu standardów audytu wewnętrznego w Jednostce.

Zasady etyki zawodowej.

Pracownicy Biura Audytu Wewnętrznego mają obowiązek przestrzegania

Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów

publicznych wprowadzonego Komunikatem Nr 16/2006 Ministra Finansów z dnia

18 lipca 2006r.

Pracownicy audytu wewnętrznego zobowiązani są do przestrzegania

i kierowania się następującymi zasadami:

1. Uczciwości – audytor wewnętrzny powinien postępować zgodnie ze swoimi

przekonaniami, według najlepszej woli i wiedzy, z należytą starannością,

nie powinien angażować się w działania sprzeczne z prawem, które

mogłyby podważyć zaufanie do zawodu audytora wewnętrznego lub do

Uniwersytetu,

2. Obiektywizmu – audytor wewnętrzny powinien formułować swoje oceny w

oparciu o fakty, w sposób bezstronny i wolny od uprzedzeń, nie powinien

uczestniczyć w działaniach, które mogłyby uniemożliwić dokonanie

bezstronnej oceny lub byłyby w sprzeczności z interesami Uniwersytetu, a

także uchylać się od podejmowania trudnych decyzji,

3. Poufności – audytor wewnętrzny szanuje wartość i własność informacji,

którą otrzymuje i nie ujawnia jej bez odpowiedniego upoważnienia, chyba

że istnieje prawny lub zawodowy obowiązek jej ujawnienia,

4. Profesjonalizmu – audytor wewnętrzny wykorzystuje posiadane

kwalifikacje, umiejętności i doświadczenie do możliwie najbardziej

profesjonalnego przeprowadzania audytu wewnętrznego,

5. Postępowania i utrzymywania relacji z innymi audytorami w sposób

sprzyjający umacnianiu współpracy i dobrych stosunków,

6. Unikania konfliktu interesów – audytor unika wszelkich sytuacji, które

mogłyby wpłynąć na jego niezależność i obiektywizm oraz w jakikolwiek

sposób umniejszyć lub ograniczyć zdolność do działania.

2 Organizacja Biura Audytu Wewnętrznego w Jednostce Organizacyjnej.

Podporządkowanie Biura Audytu Wewnętrznego.

Zgodnie z Zarządzeniem Rektora Uniwersytetu pracami Biura zarządza

Koordynator, który równocześnie sprawuje funkcję Audytora Wewnętrznego

Uniwersytetu. Audytor Wewnętrzny podlega bezpośrednio Rektorowi

Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego.

Karta Audytu Wewnętrznego.

Karta Audytu Wewnętrznego określa:

Akty prawne dotyczące audytu wewnętrznego;

cele działania;

wskazanie standardów funkcjonowania audytu wewnętrznego;

realizowane zadania i ich charakter;

osoby realizujące te zadania;

wymagania dotyczące osób realizujących zadania audytu;

zasady działania w odniesieniu do niezależności i obiektywizmu;

zasady działania w celu podnoszenia jakości audytu wewnętrznego;

określenie uprawnień;

miejsce w strukturze organizacji;

określenie sposobu przeprowadzania audytów i sprawozdawczości

w komórce audytu;

współpraca z audytem zewnętrznym;

wskazanie zasad etycznych.

Audyt wewnętrzny przeprowadzają audytorzy wewnętrzni spełniający

wymogi zapisane w Ustawie o finansach publicznych oraz osoby upoważnione

przez Koordynatora Biura Audytu Wewnętrznego Uniwersytetu.

Pracownicy audytu wewnętrznego niebędący audytorami wewnętrznymi

wykonują czynności kontrolne w ramach określonych przez Koordynatora Biura

Audytu Wewnętrznego.

Zakres czynności pracowników obejmuje miedzy innymi :

Udział w przygotowaniu projektów programów audytów wewnętrznych

oraz projektów sprawozdań z audytów wewnętrznych.

Udział w dokonywaniu analizy ryzyka poszczególnych działań jednostki,

w zakresie określonym przez kierownika audytu.

Udział w naradach związanych z przeprowadzanymi audytami

wewnętrznymi, w sposób i w zakresie określonym przez kierownika

audytu.

Wykonywanie oraz raportowanie zleconych przez kierownika

szczegółowych czynności związanych z przeprowadzanymi audytami

wewnętrznymi, w tym w szczególności.

Koordynacja współpracy z audytorami zewnętrznymi. Szczegółowy zakres

obowiązków zawarty został w opisie stanowiska pracy i podpisanym przez

pracownika zakresie czynności i obowiązków.

3 Planowanie Audytu

Analiza ryzyka.

Podstawowym celem audytu wewnętrznego jest ograniczenie ryzyka

w zakresie działalności jednostki. Zatem prace w zakresie audytu powinny

opierać się na dokonanej przez audytora, ocenie ryzyka wystąpienia istotnych

błędów. Ocena ryzyka powinna towarzyszyć pracy audytora na każdym etapie

jego czynności audytowych. Przeprowadzenie oceny ryzyka powinno

w szczególności poprzedzać sporządzenie rocznego planu audytu wewnętrznego.

Proces planowania audytu należy oprzeć na ocenie ryzyka i rozpocząć od:

analizy ryzyka, w wyniku, której zostają uszeregowane obszary ryzyka pod

względem ich ważności dla działania jednostki, a w konsekwencji ustalona

kolejność przeprowadzania zadań audytowych;

wskazania obszarów ryzyka przewidzianych do audytu.

„Ryzyko” to proste, niejako intuicyjnie rozumiane pojęcie doczekało się

wielu definicji. Może właśnie fakt jego prostoty tak skomplikował sprawę.

W potocznym rozumieniu tego słowa ryzyko określa sie jako prawdopodobieństwo

straty. W zdaniu „Brak dokumentu zawierającego „Politykę bezpieczeństwa”

powoduje duże ryzyko negatywnych opinii kontrolerów zewnętrznych”, mówiąc

o ryzyku określamy raczej jego konsekwencje (skutki) niż prawdopodobieństwo.

Wyrażenie „ryzyk fizyk” zrozumiemy raczej jako niepewność zdarzenia. Ryzyko

jako niepewność nie musi mieć charakteru negatywnego. Szansa na uzyskanie

lepszych wyników może być równa szansie uzyskania wyników gorszych. David

McNamee stwierdza (w tłumaczeniu Konrada Knedlera i Łukasza Przybilskiego –

Oszacowanie Ryzyka w audycie wewnętrznym i zarządzaniu, Fundacja

Rachunkowości w Polsce, Warszawa 2004), że:

Ryzyko jest koncepcją związaną z pomiarem niepewności

(prawdopodobieństwa).

Ryzyko możemy również definiować jako prawdopodobieństwo uzyskania

sukcesu lub/i porażki (zysku lub/i straty) w wyniku podejmowania działań

zarządczych.

Dla naszych rozważań przyjmiemy, że ryzyko jest związane z pojęciami:

Nieokreśloności wyniku, czyli nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć „na

pewno” jak potoczy się sprawa – dobrze czy źle,

Niepewności otoczenia, czyli nie jesteśmy w stanie określić wszystkich

warunków i relacji w jakich powstaje nasze ryzyko,

Prawdopodobieństwa jego zaistnienia, czyli możemy przyjąć, że coś może

lub nie może zdarzyć się z pewną przyjętą mierzalną pewnością,

Skutku, czyli rezultatu (znaczeniu) przyjętych w rozważaniach zdarzeń.

Ryzyko często definiowane jest jako zagrożenie wystąpienia jakiegoś zdarzenia

z określonym prawdopodobieństwem. Przyjmuje wtedy postać:

Ryzyko = prawdopodobieństwo zdarzenia x koszt wynikający z tego zdarzenia (strata)

Rozpatrując ryzyko w normach prawnych możemy mówić o:

ryzyku faktycznym, czyli możliwości powstania szkody,

ryzyku prawnym, czyli możliwości powstania obowiązku

odszkodowawczego niezależnie od winy sprawcy szkody,

ryzyku normatywnym, czyli obowiązku odszkodowawczego za szkody

niezawinione.

Biorąc pod uwagę zmienne warunki działalności gospodarczej S. Nahotko

wyróżnia następujące rodzaje ryzyka:

1. ryzyko działalności – zależne jest od wahań popytu i cen,

2. ryzyko nieściągalności – występuje, gdy dłużnik nie jest w stanie spłacić

długu lub odsetek,

3. ryzyko rynkowe – to ryzyko globalnych zmian na rynku, np. hossa lub bessa

na giełdzie,

4. ryzyko siły nabywczej – występuje, kiedy nie możemy uzyskać z inwestycji

takiej siły nabywczej, w jaką się zainwestowało,

5. ryzyko płynności – oznaczające, że składnik aktywów może nie znaleźć

natychmiast nabywcy chętnego do jego zakupu po cenie rynkowej,

6. ryzyko stopy procentowej – odnosi się do wahań kursów papierów

wartościowych, walut i stóp procentowych.

Pomimo różnic podejść do zagadnień ryzyka możemy stwierdzić, że sam

problem ryzyka wiąże się z jednym pojęciem. Pojęciem celu działania. Każde

ryzyko jest związane z celem i to w odniesieniu do celu ma sens jakakolwiek

charakterystyka ryzyka. A więc to osiąganie celu determinuje wszelkie

rozważania oraz samą konieczność stosowania zarządzania ryzykiem.

Identyfikacja obszarów ryzyka i audytu następuje przez audytora

wewnętrznego wedle jego zawodowej oceny. Są to procesy, zjawiska lub problemy

wymagające przeprowadzenia audytu. Zbiór wyznaczonych obszarów ryzyka

zależy od celów jednostki, działań, struktury, zakresów odpowiedzialności

pracowników itp. oraz od samej intuicji audytora wewnętrznego.

Analiza ryzyka jest narzędziem, które pozwala najbardziej obiektywnie

(jak to jest możliwe) przeprowadzić i uzasadnić wybór zadań audytowych do

zrealizowania i określenia kolejności tej realizacji. Stosowane metody opierają się

na subiektywnej ocenie ryzyka. Zarówno przygotowanie planu rocznego jak

i realizacja poszczególnych zadań audytowych musi być poprzedzona analizą

ryzyka. Zasadniczym celem analizy ryzyka jest wskazanie tych obszarów audytu,

gdzie ryzyko jest największe. Analiza ryzyka jest stosowana na wielu poziomach

planowania i pracy operacyjnej. Najważniejsze zastosowania to:

1) narzędzie wspomagające planowanie

a. w planowaniu długoterminowym,

b. przy przygotowaniu planu zadania audytowego,

2) umożliwia monitorowanie ryzyka niepowodzenia w audycie projektów,

3) pomaga ocenić adekwatność i skuteczność systemu kontroli wewnętrznej,

4) pozwala ocenić poszczególne elementy systemu kontroli wewnętrznej,

5) pozwala ocenić jak Rektor zarządza ryzykiem.

Zbierając informacje niezbędne przy identyfikacji obszarów: audytu

i ryzyka oraz analizy ryzyka audytor powinien brać pod uwagę m.in.:

- cele i zadania Uniwersytetu,

- przepisy prawne dotyczące działania Uniwersytetu,

- wyniki wcześniej przeprowadzonego audytu lub kontroli,

- wyniki wcześniej dokonywanej oceny adekwatności, efektywności i

skuteczności systemów kontroli, w tym kontroli finansowej,

- sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu,

- wielkość majątku, którym dysponuje Uniwersytet,

- liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych,

- możliwość dysponowania przez uczelnię środkami pochodzącymi ze źródeł

zagranicznych, niepodlegających zwrotowi, ze szczególnym

uwzględnieniem wymogów dawcy,

- wewnętrzne i zewnętrzne czynniki ryzyka mające wpływ na realizację

celów Uniwersytetu,

- informacje dotyczące uczelni opublikowane w mediach (radio, telewizja,

prasa, internet),

- postawy etyczne pracowników, ich nastawienie i motywacja do realizacji

zadań Uniwersytetu,

- liczbę i kwalifikacje pracowników Uniwersytetu,

- pytania i wnioski pracowników Uniwersytetu,

- ankiety i kwestionariusze badające opinię pracowników Uniwersytetu.

Analiza ryzyka powinna być przeprowadzona z zastosowaniem wybranej

metody (modelu). Celem zastosowania określonego modelu jest możliwość

porównywania rezultatów analizy ryzyka zarówno poprzez porównanie ryzyka

poszczególnych zadań audytowych, jak również porównanie wyników analizy

ryzyka w kolejnych latach.

Do stosowanych w audycie wewnętrznym metod analizy ryzyka zaliczamy:

1. metody szacunkowe – ryzyko jest oceniane przez audytora na podstawie

doświadczenia, tzw. „na nosa”. Jedną z metod szacunkowych jest metoda

delficka, która ogranicza subiektywizm. W metodzie tej ryzyko jest

identyfikowane i oceniane przez grupę ekspertów (np. audytorów

i kierownictwa uczelni). Stanowi systematyczne porównywanie ryzyk

i ekspozycji wszystkich audytowanych elementów. Metoda ta

podporządkowuje wartości dla każdego ryzyka i sumuje wyliczenia

całkowitego ryzyka. Powyższa metoda jest prostsza od metody

matematycznej, jednak wymaga od audytorów dużego doświadczenia

zawodowego. Audytorzy tworzą swoje własne listy rankingowe, przypisując

poziom ryzyka dla każdego wcześniej wybranego zadania audytowego.

Dla większej wiarygodności tej metody zaleca się przeprowadzenie jej przez

kilkuosobowy zespół audytorów. W przypadku metody szacunkowej, ze

względu na subiektywizm ocen, nie jest możliwe porównanie wyników

analizy w różnych okresach przez różnych audytorów.

2. metody matematyczne (numeryczne) – prowadzone w oparciu o wzory

matematyczne, zwykle z zastosowaniem arkuszy kalkulacyjnych. Metody

te są przeprowadzane wspólnie z kierownictwem. Dostarczają lepiej

udokumentowanych argumentów. Wymagają stałego uaktualniania.

Pomimo większej pracochłonności, sprawdzają się w dłuższym czasie, gdyż

część pracy jest wykonana jednorazowo przy tworzeniu modelu

i wprowadzaniu danych. Unika się wówczas powtarzalności toku

postępowania. W metodach matematycznych czynności takie jak tworzenie

kategorii ryzyk, ustalanie wag dla poszczególnych kategorii oraz ocena

ryzyk poprzez przyznanie punktów wszystkim zadaniom w poszczególnych

kategoriach ryzyka są subiektywne.

3. metoda mieszana analizy ryzyka – metoda opracowana przez Biuro Audytu

Wewnętrznego Ministra Finansów (podawana przez: „Podręcznik Audytu

Wewnętrznego w administracji publicznej3”).

Należy przyjąć, że jeśli rezultaty analizy ryzyka są niezrozumiałe dla osoby

dobrze znającej organizację, należy zmienić lub skorygować stosowaną metodę.

Wybierając najbardziej odpowiednią metodykę oceny ryzyka, audytor powinien

rozważyć następujące kwestie:

- rodzaj informacji, którą należy zgromadzić,

- koszt oprogramowania lub licencji niezbędnych do zastosowania

danej metody,

- dostępność potrzebnych informacji,

- ilość dodatkowych informacji niezbędnych do osiągnięcia

wiarygodnego wyniku oceny łącznie z kosztem ich uzyskania

(łącznie z czasem gromadzenia informacji),

- opinie innych użytkowników na temat przydatności danej metody

w audycie.

Ze względu na złożoność organizacji, w Uniwersytecie analiza ryzyka jest

przeprowadzana za pomocą metod szacunkowych lub mieszanych.

Innymi metodami, jakie audytor wewnętrzny może wykorzystać przy ocenie

ryzyka są:

mapa ryzyka,

kwestionariusz oceny ryzyka.

Mapa ryzyka klasyfikuje obszary ryzyka według ich znaczenia

i prawdopodobieństwa wystąpienia w każdym obszarze niepożądanych zdarzeń.

Klasyfikacji ryzyka dokonuje się w formie matrycy. Szczególną uwagę musi

zwrócić audytor na te obszary, w którym ujęte są procesy o dużym znaczeniu dla

jednostki i gdzie zarazem występuje prawdopodobieństwo wystąpienia błędów

i nieprawidłowości.

Kwestionariusz oceny ryzyka przygotowany przez audytora jest rozsyłany

pracownikom jednostki do wypełnienia. Sporządzony anonimowo lub podpisany,

może służyć zdobyciu informacji o opinii pracowników na temat:

3 http://www.mf.gov.pl

kultury organizacyjnej jednostki,

wykonywania obowiązków według procedur,

komunikacji między pracownikami a kierownictwem, czy między

poszczególnymi komórkami organizacyjnymi.

Wszystkie istotne obszary ryzyka zostają uszeregowane pod względem stopnia ich

priorytetu na potrzeby planu audytu.

Plan Strategiczny.

Plan strategiczny jest zalecany, ale niewymagalny przez przepisy prawa.

Jeżeli jest sporządzany powinien nakreślać funkcje i obszary pracy Komórki

Audytu Wewnętrznego w perspektywie, co najmniej trzech lat. Zważywszy,

na jaki okres jest sporządzony, należy dokonywać corocznego przeglądu oraz

aktualizacji w miarę potrzeb. Należy brać pod uwagę relacje pomiędzy

dostępnymi zasobami i zidentyfikowanymi priorytetami audytu, wyniki audytu

oraz nowe systemy i inne zmiany w Uniwersytecie.

Plan wieloletni powinien być opracowany w układzie przedmiotowym,

tj. ujmować zagadnienia (obszary, dziedziny, tematy) będące przedmiotem audytu

oraz terminy i środki niezbędne do jego realizacji. W szczególności powinien on

określać:

cele audytu, skorelowane z celami Uniwersytetu,

przedmiot audytu,

zasoby niezbędne do przeprowadzenia audytów,

identyfikację istotnych obszarów działalności podlegających audytowi

z uwzględnieniem grup ryzyka.

Plan strategiczny audytu wewnętrznego powinien być zatwierdzony przez

kierownika jednostki, czyli przez Rektora Warszawskiego Uniwersytetu

Medycznego.

Plan Roczny.

Plan roczny, w przeciwieństwie do planu strategicznego, jest

obligatoryjnym dokumentem, wymaganym przez literę prawa, dla prowadzenia

operacyjnych działań audytu wewnętrznego. Audytor wewnętrzny sporządza

„Plan audytu wewnętrznego” w porozumieniu z Rektorem i po zasięgnięciu opinii

Kanclerza przedstawia go Ministrowi Finansów do końca października każdego

roku – na rok następny. W każdym czasie Audytor Wewnętrzny na wniosek

Rektora lub Ministra Finansów przedstawia informacje o przeprowadzonych

audytach wewnętrznych.

Roczny plan audytu powinien przedstawiać ogólny opis tego, co komórka

audytu wewnętrznego zamierza dokonać w ciągu roku. Zadania audytu dobiera

się w oparciu o analizę ryzyka oraz uwzględniając oczekiwania Rektora

Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego.

Plan audytu powinien zawierać w szczególności:

informacje o jednostce sektora finansów publicznych istotne do

przeprowadzenia audytu wewnętrznego,

aprioryczną ocenę ryzyk wiążących się z pozyskiwaniem i wydatkowaniem

środków z funduszy publicznych (analiza ryzyka),

uporządkowane (zhierarchizowane) obszary (tematy zadań) audytu,

planowany termin przeprowadzenia audytu wewnętrznego,

potrzebę powołania rzeczoznawcy z zewnątrz, za zgodą Rektora, wg wzoru

podanego w Załączniku Nr 4,

obszary (tematy) zaplanowane do przeprowadzenia audytu w kolejnych latach,

organizację pracy komórki audytu wewnętrznego – ilość osobo/dni, zasoby

rzeczowe, dostępność do sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem,

czas na przeprowadzenie czynności audytowych, koszty przeprowadzenia

audytu wewnętrznego, czas przeznaczony na szkolenia.

Wzór planu audytu wewnętrznego stanowi Załącznik Nr 1.

W sytuacjach uzasadnionych, plan roczny można zmienić. O wszelkich

zmianach należy poinformować Rektora oraz Ministra Finansów. Również

w uzasadnionych przypadkach można przeprowadzić audyt poza planem. Czas

przeznaczony na te czynności jest ujęty w ogólnym harmonogramie planu

rocznego. Jeżeli jednak przeprowadzenie audytu wewnętrznego poza planem

audytu wewnętrznego stworzy zagrożenie dla realizacji tego planu, audytor

wewnętrzny zawiadamia o tym na piśmie Rektora oraz Ministra Finansów.

Audytor wewnętrzny w celu przygotowania planu audytu wewnętrznego

(o którym mowa w art. 53 ustawy dokonuje analizy obszarów ryzyka w zakresie

działania Uniwersytetu, biorąc pod uwagę:

1. cele i zadania jednostki;

2. przepisy prawne dotyczące działania jednostki;

3. wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów lub kontroli;

4. wyniki wcześniej dokonywanej oceny adekwatności, efektywności

i skuteczności systemów kontroli, w tym kontroli finansowej;

5. wewnętrzne i zewnętrzne czynniki ryzyka mające wpływ na realizację

celów jednostki;

6. uwagi pracowników jednostki;

7. liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych;

8. możliwość dysponowania przez jednostkę środkami pochodzącymi ze źródeł

zagranicznych, niepodlegających zwrotowi, ze szczególnym

uwzględnieniem wymogów dawcy;

9. liczbę i kwalifikacje pracowników jednostki;

10. działania jednostki, które mogą wpływać na opinię publiczną;

11. sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu.

Audytor wewnętrzny, przygotowując plan audytu wewnętrznego, ustala

kolejność poddania obszarów ryzyka audytowi wewnętrznemu, biorąc pod uwagę

stopień ich ważności oraz czynniki organizacyjne, w tym w szczególności:

1. czas niezbędny dla przeprowadzenia:

a. zadań audytowych,

b. czynności organizacyjnych;

2. czas przeznaczony na szkolenie osób zatrudnionych na stanowiskach

związanych z przeprowadzaniem audytu wewnętrznego;

3. dostępne zasoby ludzkie i rzeczowe;

4. rezerwę czasową na nieprzewidziane działania;

5. szacunkowe koszty przeprowadzenia audytu wewnętrznego.

Kopie planu rocznego audytu przekazywane są wszystkim kierownikom

jednostek organizacyjnych, w których prowadzony jest audyt wewnętrzny. Formę

dystrybucji planu ustala Audytor Wewnętrzny Koordynator Biura Audytu.

Jeżeli audytor wewnętrzny zatrudniony w jednostce nadzorującej lub

nadrzędnej prowadzi audyt wewnętrzny również w jednostkach nadzorowanych

lub podległych, sporządza jeden plan audytu, w porozumieniu z kierownikami

jednostek podległych, informując kierowników jednostek, o ustalonym zakresie

realizacji planu audytu.

Realizacja zadań audytowych zawartych w planie rocznym następuje

zgodnie z harmonogramem na podstawie upoważnienia do przeprowadzania

audytu wystawionego zgodnie ze wzorcem określonym w rozporządzeniu.

Upoważnienie do każdego zadania audytowego (planowego i pozaplanowego)

wystawione jest przez Rektora i ważne na podstawie dokumentu tożsamości lub

legitymacji pracowniczej. Wzór upoważnienia stanowi Załącznik Nr 2.

W realizacji czynności audytowych mogą również uczestniczyć określeni

pracownicy Biura Audytu, na podstawie imiennych upoważnień do wykonywania

czynności związanych z przeprowadzaniem audytu wewnętrznego. Upoważnienie

te wystawia Koordynator Biura Wewnętrznego i są one ważne wraz

z legitymacjami pracowniczymi lub dowodem tożsamości.

Wzór upoważnienia do wykonywania czynności stanowi Załącznik Nr 3.

Koordynator Biura Audytu Wewnętrznego przedstawia Rektorowi oraz

Ministrowi Finansów, do końca marca każdego roku, sprawozdanie z wykonania

planu audytu za rok poprzedni. Wzór sprawozdania stanowi Załącznik Nr 5.

4 Metodyka Wykonania Audytu Wewnętrznego.

Organizacja pracy, pisemne procedury, sposób prowadzenia audytu,

stosowane standardy oraz podstawowe techniki stosowane w audycie

wewnętrznym tworzą metodykę audytu wewnętrznego.

Szczegółowe procedury audytu wewnętrznego, proces audytu, powinny

obejmować następujące zagadnienia:

planowanie audytu i ocena ryzyka,

audytowanie, badanie i ocena,

komunikowanie wyników-sprawozdawczość,

czynności sprawdzające-ocena wykonania zaleceń audytu.

Przeprowadzony audyt wewnętrzny rzetelnie, obiektywnie i niezależnie:

ustala stan faktyczny w zakresie funkcjonowania gospodarki finansowej,

określa oraz analizuje przyczyny i skutki uchybień,

przedstawia uwagi i wnioski w sprawie usunięcia uchybień.

Program Zadania Audytowego.

Program zadania audytowego zostaje wstępnie określony na podstawie

rocznego planu audytu. Stanowi on szczegółowy plan pracy do wykonania w toku

audytu. Program audytu przygotowywany jest przez Koordynatora Biura Audytu

Wewnętrznego przed rozpoczęciem zadania audytowego.

W przypadku zadań audytowych uwzględnionych w planie rocznym

audytu, Koordynator Biura Audytu Wewnętrznego wykorzystuje wyniki analizy

ryzyka przeprowadzonej na etapie tworzenia planu pracy. Odnośnie zadań

audytowych nie uwzględnionych w planie pracy, Audytor Wewnętrzny

przeprowadza stosowną analizę ryzyka.

Po przeprowadzonej analizie ryzyka Audytor Wewnętrzny przygotowuje

dokument o nazwie „Program zadania audytowego”. Przygotowując program

zadania audytowego uwzględnia się:

cel zadania audytowego,

zadania i czynności komórki, w której jest przeprowadzany audyt

wewnętrzny,

wyniki analizy ryzyka istniejącego w działalności tej komórki i w obszarze

objętym zadaniem audytowym,

wyniki analizy systemu kontroli, w tym kontroli finansowej i zarządzania

środkami publicznymi w danym obszarze,

wyniki wcześniej przeprowadzonego audytu lub kontroli,

wyniki badań analitycznych określonych problemów,

działania jednostki, które mogą wpływać na opinię publiczną,

opinie naukowe i specjalistyczne,

doświadczenie zawodowe audytorów wewnętrznych i ich kwalifikacje,

dostępność dowodów,

potrzebę powołania rzeczoznawcy do udziału w zadaniu audytowym,

przewidywany czas trwania zadania audytowego i datę jego rozpoczęcia.

W „Programie zadania audytowego” zamieszcza się:

1) cele zadania;

2) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania;

3) wskazówki metodyczne;

4) planowane techniki przeprowadzania zadania, obejmujące w szczególności:

- zapoznawanie się z dokumentami służbowymi,

- uzyskiwanie wyjaśnień i informacji od pracowników jednostki

organizacyjnej, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny,

- uzyskiwanie informacji uzupełniających od innych pracowników

jednostki organizacyjnej,

- obserwację wykonywania zadań przez pracowników jednostki

organizacyjnej, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny,

- przeprowadzanie oględzin, w przypadku gdy należy zweryfikować

stan lub istnienie zasobów jednostki organizacyjnej, w której jest

przeprowadzany audyt wewnętrzny,

- rekonstrukcję wydarzeń lub obliczeń pozwalającą ocenić dokładność

i prawidłowość zastosowanych działań oraz wiarygodność wyników,

- sprawdzanie rzetelności informacji przez porównanie jej

z informacją pochodzącą z innego źródła,

- porównanie określonych zbiorów danych w celu wykrycia operacji

nieprawidłowych lub wymagających wyjaśnienia,

- graficzną analizę procesów,

- rozpoznawcze badanie próbek polegające na pobieraniu próbek

losowych oraz stosowaniu testów.

5) problemy, na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach;

6) rodzaj dowodów niezbędnych do dokonania ustaleń i sposób ich badania;

7) założenia organizacyjne, planowany harmonogram przeprowadzania

zadania.

Wzór programu zadania audytowego stanowi Załącznik Nr 6. Przed

przystąpieniem do zadania audytowego audytor informuje kierownika podmiotu

audytu o terminie, celu i przedmiocie zadania. Wzór notatki informującej

stanowi załącznik nr 7.

W celu sprawnego przeprowadzenia audytu wewnętrznego, kierownik

jednostki audytowanej zapewnia Audytorowi Wewnętrznemu niezbędne warunki,

przedstawia żądane dokumenty oraz ułatwia terminowe udzielanie wyjaśnień

przez podległych mu pracowników. Dotyczy to również wstępnego przeglądu

przed przystąpieniem do realizacji zadania zapewniającego. Kierownik podmiotu

audytu na żądanie Audytora udostępnia dokumenty oraz udziela niezbędnych

informacji w zakresie przedmiotowym zadania, bez upoważnienia w formie

pisemnej.

Przed przystąpieniem do realizacji zadania audytowego, Audytor

Wewnętrzny przeprowadza naradę otwierającą z udziałem kierowników

jednostek organizacyjnych, w których jest przeprowadzany audyt wewnętrzny,

lub z udziałem wyznaczonych przez nich pracowników tych jednostek. Podczas

narady otwierającej audytor wewnętrzny przedstawia cel, tematykę i założenia

organizacyjne zadania audytowego. Kierownik jednostki organizacyjnej, w której

jest przeprowadzany audyt wewnętrzny przedstawia informacje dotyczące jej

funkcjonowania oraz uzgadnia z audytorem wewnętrznym sposoby unikania

zakłóceń w jej pracy w trakcie przeprowadzania zadania audytowego.

Z przeprowadzanej narady Audytor Wewnętrzny sporządza protokół, który

zawiera w szczególności informacje o celu, przebiegu i wyniku narad. Protokół

podpisują prowadzący naradę Audytor Wewnętrzny oraz kierownicy jednostek

organizacyjnych, w których jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, albo osoby

przez nich wskazane. Audytor Wewnętrzny czyni o tym wzmiankę w protokole.

W razie odmowy podpisania protokołu przez kierownika jednostki

organizacyjnej, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, albo przez osobę

przez niego wskazaną, audytor czyni tym wzmiankę w protokole. Kierownik

jednostki organizacyjnej, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, albo

osoba przez niego wskazana powinny niezwłocznie pisemnie uzasadnić przyczyny

odmowy podpisania protokołu. Protokół z narady otwierającej stanowi Załącznik

Nr 8.

Techniki Badania Stosowane w Audycie.

Badanie jest usystematyzowanym procesem obiektywnego zbierania

dowodów audytu w zakresie przeglądanych operacji, oceny tych dowodów

i określeniem, czy te operacje są zgodne z przyjętymi standardami.

Badanie mechanizmów kontroli wewnętrznej prowadzi się omawiając

przyjęte procedury i metody kontroli oraz plan kontroli Uniwersytetu

z pracownikami poddawanej audytowi jednostki organizacyjnej. Audytor może

posłużyć się kwestionariuszami lub listami weryfikacyjnymi dotyczącymi

mechanizmów kontroli wewnętrznej, oraz notatkami opisowymi, graficzną

analizą procesów, prześledzeniem ścieżki przebiegu poszczególnych transakcji,

a także innymi nadającymi się do zastosowania technikami ustalania przyjętych

procedur mechanizmów kontroli w Uniwersytetu. Techniki te są preferowane

gdyż dostarczają stosowną dokumentację. W dyskusjach z pracownikami

komórek poddanych badaniu, audytorzy wypytują i dokonują obserwacji

dotyczących mechanizmów kontroli wewnętrznej. Fakty z przeprowadzonych

rozmów oraz spostrzeżenia z obserwacji i wynikłe z nich ustalenia, są również

dokumentowane.

Opisane techniki badania można stosować na etapie planowania zadania

audytowego jak również w trakcie czynności audytorskich. Przeprowadzane

w trakcie czynności audytowych, służą do ustalenia stanu faktycznego w

jednostce audytowanej, poprzez zebranie dowodów audytowych. Audytor korzysta

z tych technik, które są potrzebne do realizacji konkretnego programu lub

działalności stanowiącej przedmiot badania. Przedmiotem testów i oceny powinny

być tylko te funkcje mechanizmów kontroli wewnętrznej, które zostaną uznane za

krytyczne albo ważne dla zachowania siły określonego cyklu transakcji.

Całość technik można podzielić na:

- testy przeglądowe „krok po kroku”,

- testy zgodności,

- testy rzeczywiste.

Testy przeglądowe stanowią wstępne rozeznanie systemu, dzięki którym

audytor potwierdza zrozumienie zasady jego funkcjonowania. Zrozumienie

systemu możliwe jest dzięki kombinacji obserwacji, wywiadów z pracownikami

jednostki audytowanej oraz badaniu dokumentów. Audytor bierze pod uwagę

konieczność przeprowadzenia testów, które wykażą funkcjonowanie systemu

według procedur. Podstawowym celem testów przeglądowych jest znalezienie

dowodów, które potwierdzą istnienie kontroli. Ten cel można zrealizować poprzez

badanie różnych transakcji na kolejnych etapach ich rejestrowania albo poprzez

prześledzenie jednej transakcji od początku do końca. Pozwoli to potwierdzić, że

kontrole funkcjonują prawidłowo na każdym etapie.

Podstawowym testem przeglądowym jest diagram („flowchart‟). Technika

ta wskazuje możliwe słabości mechanizmów kontroli wewnętrznej lub

identyfikuje wąskie gardła w działalności operacyjnej. Do testów przeglądowych

zaliczamy analizę cyklu obiegu dokumentów. Technika ta polega na

prześledzeniu przebiegu kilku operacji (zwykle jednej lub dwóch) i wszystkich

związanych z nimi dokumentami przez cały system rachunkowości tzn. od

momentu zdarzenia gospodarczego do ostatnich zapisów księgowych. Obieg

dokumentów może być badany za pomocą schematu blokowego. Jest to metoda, w

której zasada działania systemu kontroli zobrazowana jest przy użyciu rysunku,

gdzie poszczególne znaki mają ściśle określone znaczenie. Schematy blokowe

wskazują kolejność zdarzeń w systemie oraz informacje i komórki odpowiedzialne

za zdarzenia.

Testy zgodności przeprowadza się dla uzyskania wystarczających

dowodów, że dany system działa zgodnie z jego rozumieniem uzyskanym przez

audytora na skutek badania przeglądowego. Testami zgodności rozpoczyna się

badanie systemu kontroli wewnętrznej, gdyż testom podlega system kontroli, a

nie transakcja i jej wartość. Testy zgodności dostarczają dowodów na

przestrzeganie procedur. Audytor Wewnętrzny przeprowadza test zgodności na

tych procesach mechanizmów kontroli, na których może polegać. Musi brać pod

uwagę dostępność materiałów dowodowych oraz wkład pracy audytorskiej

koniecznej do przetestowania zgodności. Rozpatrując konieczny wkład pracy

audytorskiej, audytor ocenia, czy pominięcie określonych testów zgodności nie

zmniejszy niezawodności danych procesów mechanizmów kontroli oraz czy taka

ograniczona wiarygodność istotnie wpłynie na kolejne testy i procedury audytu.

Test zgodności można stosować przed, albo po zakończeniu okresu stanowiącego

przedmiot badania.

Testy rzeczywiste (wiarygodności) – służą gromadzeniu dowodów

kompletności, dokładności oraz ważności informacji zawartych w zapisach

księgowych. Testom podlega transakcja a nie system kontroli. Zakres testów

rzeczywistych zależy od wyników analizy systemu kontroli wewnętrznej.

Przeprowadzenie testów rzeczywistych uzależnione jest od wyniku testów

zgodności. Jeżeli jest on pozytywny można zrezygnować lub ograniczyć zakres

i skalę testów rzeczywistych. W ten sposób można zaoszczędzony czas

przeznaczyć na audyt tam, gdzie ryzyko jest większe. Zazwyczaj testy te

przeprowadza się poszczególnych operacjach celem stwierdzenia ich poprawności.

W przypadku stwierdzenia, ze mechanizmy kontroli nie są stosowane, testy

wiarygodności prowadzi się na odpowiednio rozszerzonej próbie.

Próbkowanie.

Audytor dysponując informacjami uzyskanymi z jednostki audytowanej

musi ustalić, czy są one prawdziwe. Celem tych ustaleń jest ocena wiarygodności

przy uwzględnieniu wymaganego poziomu istotności. Obok testów, audytor może

posłużyć się inną techniką, jaką jest próbkowanie. Polega ono na badaniu mniej

niż 100% elementów badanej próby i wyciąganiu wniosków o cechach całej

populacji na podstawie tej próbki. Głównym powodem stosowania próbkowania

jest możliwość mierzenia i kontroli ryzyka podjęcia nieprawidłowej decyzji opartej

na wyniku próbkowania.

W audycie wewnętrznym od właściwie dobranej próbki oczekuje się spełnienia

czterech cech:

1) reprezentatywność - możliwie najdokładniejsze odzwierciedlenie badanego

zbioru,

2) poprawność - próba identyfikuje możliwie najwięcej błędów, aby można je

było skorygować,

3) protekcja - audytor stara się zaliczyć do próbki tak wiele istotnych

materialnie elementów jak to możliwe,

4) prewencja - audytowany nie wie jakie elementy będą zaliczone do próbki.

Aby można było stosować próbkowanie, muszą być spełnione następujące

kryteria:

1) wykaz elementów populacji jest kompletny, aktualny i możliwy do

zidentyfikowania,

2) do przeprowadzenia wyboru obiektów stanowiących przedmiot testu na

potrzeby audytu da się zastosować system liczb losowych,

3) można ustalić poziom dopuszczalnego biegu.

Można wyróżnić następujące podstawowe metody doboru próby:

1. losowanie statystyczne -wymaga spełnienia warunku, aby wszystkie

jednostki populacji miały równą szansę wyboru do próby. Do doboru używa

się tablic liczb losowych, bądź odpowiednich programów komputerowych;

2. losowanie intuicyjne -dokonanie doboru odbywa się na podstawie

zawodowej oceny audytora i może być uzasadnione przez np. wartość

jednostek populacji, poziom ryzyka, poziom reprezentatywności;

3. losowanie systematyczne -wymaga wyliczenia stałego przedziału

losowania, tzw. interwału. Interwał wyznacza się dzieląc populacje przez

liczebność próby. Pierwszą jednostkę do próby wybieramy losowo

z przedziału od 1 do wartości interwału. Jeśli interwał oznaczymy jako „i”,

pierwsza jednostka do próby jako „p”, a liczebność próby jako „n” to

wówczas do próby trafiają jednostki o numerach: p, p+i, p+2i, p+3i, ...,

p+(n-1)i;

4. losowanie na „chybił trafił”- stosuje się je wtedy, gdy trudno zastosować

inne metody, np. kiedy jednostkom populacji nie można przyporządkować

kolejnych numerów.

Do najczęściej stosowanych technik audytu można zaliczyć:

1. Rozmowa/wywiad – jest jedną z podstawowych technik badania. Przy

przeprowadzaniu rozmowy należy pamiętać o następujących zasadach:

- ustaleniu celów rozmowy,

- zaplanowaniu organizacyjnym rozmowy,

- udokumentowaniu jej istotnych wyników.

Protokół przyjęcia wyjaśnienia stanowi Załącznik Nr 9.

Protokół z rozmowy / wywiadu stanowi Załącznik Nr 10.

2. Analiza porównawcza - polega na porównywaniu danych, czasami

pochodzących

z różnych źródeł, celem identyfikacji nietypowych sytuacji lub odchyleń od

sytuacji pożądanej. Jeżeli dane znajdują się na elektronicznych nośnikach

danych, na ogół można zaprogramować komputer do przeprowadzania

analiz porównawczych.

3. Graficzna analiza procesów („flowcharting”)- oznacza posługiwanie się

siatką graficzną do sporządzenia wykresu lub schematu czynności, które

muszą zostać wykonane, aby dane zadanie lub czynności można było

z powodzeniem doprowadzić do końca. Technika ta może być audytorowi

szczególna użyteczna do identyfikacji możliwych słabości mechanizmów

kontroli wewnętrznej lub „wąskich gardeł” w działalności operacyjnej.

4. Procedury analityczne- stanowią dla audytora narzędzie do oceny

informacji zebranych w trakcie badania. Polegają na analizie relacji

pomiędzy danymi finansowymi lub niefinansowymi z różnych okresów lub

różnych jednostek, dokonywanej w celu stwierdzenia zgodności

i przewidywanych tendencji lub znaczących odchyleń i niespodziewanych

związków.

5. Test „walk-through” („od kołyski do grobu”)- polega na powtarzaniu

konkretnych mechanizmów kontroli, które umożliwiają sprawdzenie

procesu od jego początku do końca. Mają one potwierdzić prawidłowości

opisu systemu, jakim dysponuje audytor i zagwarantować pełne

zrozumienie zasad przed rozpoczęciem zadania audytowego. Wykonuje się

je poprzez zbadanie niewielkiej ilości operacji na kolejnych etapach lub

prześledzeniu jednej transakcji od początku do końca.

6. Testy zgodności- testom podlega system kontroli, a nie transakcja i jej

wartość. Testy te dostarczają dowodów na przestrzeganie procedur,

w zależności od wyników testów zgodności podejmuje się decyzję

o zastosowaniu testów rzeczywistych.

7. Testy rzeczywiste - testom podlega transakcja a nie system kontroli, służą

zgromadzeniu dowodów dokumentujących kompletność, dokładność oraz

ważność informacji zawartych w zapisach księgowych. Mogą być

dokonywane na podstawie próbki transakcji.

8. Rozpoznawcze badanie próbek- posługuje się pobieraniem próbek losowych

jako narzędziem dostępnym do wykorzystania w połączeniu z wieloma

innymi testami. Aby można było stosować to narzędzie, muszą być

spełnione następujące kryteria:

9. Obserwacja/oględziny - jest to wizytacja jednostki/komórki organizacyjnej

poddawanej badaniu, może przynieść ujawnienie istotnych słabości w jej

działaniu. Technika ta może także polegać na obserwowaniu wykonywania

zadań przez pracowników jednostki/komórki organizacyjnej.

10. Badanie dokumentów- polega na weryfikacji dokumentu (fizycznego) oraz

ocenie formalnej, rachunkowej i merytorycznej. Sprawdzeniu podlega

również terminowość wystawienia dokumentu, zgodności z wewnętrzną

i zewnętrzną dokumentacją oraz stanem faktycznym.

11. Rekonstrukcja wydarzeń lub obliczeń- pozwala ocenić dokładność

i prawidłowość zastosowanych działań oraz wiarygodność wyników.

Stwierdzone w trakcie wykonywania czynności audytorskich

nieprawidłowości i odstępstwa powinny zostać właściwie udokumentowane

i opisane w sprawozdaniu z audytu.

Czynności Audytorskie.

Skuteczność działania audytora wewnętrznego zdeterminowana jest

wieloma czynnikami. Najbardziej newralgiczną czynnością w procesie audytu jest

poznanie stanu faktycznego stanowiącego przedmiot audytu. Wartość tego,

co ustali audytor jest rezultatem procesu poznawczego, w którym istotną rolę

odgrywają wykorzystywane metody badań. Tylko zastosowanie właściwych metod

badania warunkuje możliwość otrzymania prawidłowego i obiektywnego obrazu

audytowanej rzeczywistości. Prowadzi to w konsekwencji do formułowania

trafnych wniosków podnosząc wagę audytu.

Audyt wewnętrzny w administracji publicznej (tym samym

w Uniwersytecie) ocenia główne czynniki ryzyka oraz konieczne mechanizmy

i elementy kontroli wewnętrznej. Ocena systemu kontroli wewnętrznej może być

przeprowadzona jako część oceny ryzyka występującego w uczelni na etapie

planowania rocznego audytu, jak również w trakcie faz planowania

poszczególnych zadań audytu. Badania i ocena winny być wystarczająco

udokumentowane oraz rzetelnie poparte wynikami testów, obserwacji i badań.

Czynności audytorskie wykonywane są w siedzibie zarówno jednostek

organizacyjnych Uniwersytetu jak i Biura Audytu Wewnętrznego. Wszystkie

te czynności przeprowadza się tak, aby nie zakłócały normalnego toku pracy,

w dniach i godzinach pracy obowiązujących w jednostce audytowanej.

Kierownictwo jednostki audytowanej jest obowiązane zapewnić audytorowi

warunki, które są niezbędne do przeprowadzenia czynności audytowych.

Dokumenty Robocze.

Zgodnie z rozporządzeniem, audytor ma prawo wglądu do dokumentów

i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem komórki, w której jest

przeprowadzany audyt wewnętrzny, z zachowaniem przepisów o ochronie

informacji niejawnych. Audytor wewnętrzny może sporządzić z dokumentów

niezbędne odpisy, kopie lub wyciągi, jak również zestawienia i obliczenia (w tym

zawartych na elektronicznych nośnikach informacji), w celu włączenia ich

do bieżących akt audytu wewnętrznego. Jeżeli zachodzi potrzeba włączenia

do bieżących akt audytu wewnętrznego określonego dokumentu lub jego części,

pracownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, na wniosek

audytora wewnętrznego potwierdza odpis lub kopię dokumentu.

Do dokumentów roboczych najczęściej stosowanych przez zespół audytu

wewnętrznego należą:

Program audytu,

Protokoły z narad (otwierającej, zamykającej, innych narad),

Opis operacji realizowanych przez komórkę audytowaną (w formie

opisowej, notatki, diagramu, tabeli),

Dokumentacja oceny ryzyka (kwestionariusz oceny ryzyka, mapa ryzyka,

macierz ryzyka),

Dokumentacja badania systemu kontroli wewnętrznej (kwestionariusze

kontroli wewnętrznej, arkusze oceny systemu, diagramy i opisy kontroli

wewnętrznej),

Kwestionariusze samooceny,

Zapisy testów (plany, arkusze wyliczeń, kopie dokumentów, listy

z potwierdzeniem pozytywnym, protokoły z wywiadów, wydruki

komputerowe),

Listy kontrolne,

Ścieżki audytu,

Notatki (np. notatka służbowa, notatka z rozmowy, notatka

informacyjna),

Dokumenty opisujące realizację zaleceń (dokumentacja planowanych

i podjętych działań np. plan wdrożenia, zmiany w procedurach),

Mapa ryzyka (używana w analizie ryzyka, a także na etapie prezentacji

wyników z audytu),

Arkusze ustaleń audytu.

Wymienione powyżej dokumenty robocze audytu nie wyczerpują katalogu

dokumentów roboczych służących do poparcia dowodami ustaleń z audytu.

W zależności od potrzeb zadania audytowego audytorzy mogą sporządzać dowolne

dokumenty robocze, z uwzględnieniem wszelkich obowiązujących zasad ich

sporządzania.

Kwestionariusze samooceny [KS] są stosowane przez audytorów

w początkowej fazie audytu. Uzyskane przy ich pomocy informacje wymagają

potwierdzenia z innych źródeł. Pytania mają charakter zamknięty lub otwarty,

z możliwością opisu działań komórki audytowanej przez udzielającego

odpowiedzi. Kwestionariusz samooceny jest wypełniany samodzielnie przez

kierownika komórki audytowanej (lub wyznaczonego pracownika). Załącznik nr

12.

Kwestionariusz kontroli wewnętrznej [KKW] jest dokumentem roboczym

zawierającym pytania dotyczące systemu kontroli wewnętrznej. Jest stosowany

w początkowej fazie audytu. Odpowiedzi pozwalają zrozumieć zasady

funkcjonowania systemu kontroli. Kwestionariusz jest wypełniany przez

audytora na podstawie odpowiedzi udzielonych przez pracownika komórki

audytowanej lub jest wypełniany wspólnie. Uzyskane informacje wymagają

potwierdzenia z innych źródeł. Pytania mają charakter zamknięty lub otwarty,

z możliwością opisu działań komórki audytowanej przez udzielającego

odpowiedzi. Załącznik nr 11.

Ścieżka audytu [SA] występuje w formie opisowej, tabelarycznej

i graficznej. Zawiera przejrzysty opis realizowanych procesów lub przepływów

finansowych, ich dokumentacje i kontrole oraz umożliwia śledzenie kolejnych faz

rejestrowania pojedynczej transakcji. Ścieżka audytu opisuje:

- proces, osobę lub organ odpowiedzialny za mechanizm kontrolny,

- sposób realizacji programu (systemu),

- system informatyczny wspierający realizację programu (systemu),

- sposób zarządzania, kontrolowania i monitorowania środków finansowych.

Diagram [D] należy do podstawowych dokumentów wykorzystywanych

w audycie wewnętrznym - w początkowych fazach audytu, na ogół na etapie

wstępnego przeglądu. Może być wykonany w komórce audytowanej, jak również

przez audytora.

Lista kontrolna [LK] jest podstawowym dokumentem, jakim posługuje się

audytor. Może być stosowana na każdym etapie realizacji zadania audytowego.

Jeśli procedury przewidują wykorzystanie list kontrolnych przez komórkę

audytowaną, to audytor bada wykonywanie i rejestrowanie czynności nadzoru,

ustalając czy nadzór jest wykonywany rzeczywiście, czy też jest tylko formalny.

Dowody potwierdzające ustalenia audytu.

Dowody zgromadzone w trakcie prowadzenia audytu powinny spełniać

następujące wymagania:

dostateczne (oparte na faktach, adekwatne, i przekonujące na tyle, że inna

wystarczająco kompetentna osoba dojdzie na ich podstawie do takich

samych wniosków),

kompetentne (rzetelne i najlepsze możliwe do uzyskania przy użyciu

właściwej techniki),

istotne (dowód wspiera ustalenia audytu i jest powiązany z obiektami

audytu),

użyteczne (użyteczny dowód pozwala zrealizować cele audytu).

Ocena, czy dowód jest wystarczający dla potrzeb danego audytu jest

przedmiotem indywidualnej oceny audytora. Wagę dowodu ocenia na podstawie

cech, jakimi powinien charakteryzować się dowód audyt wewnętrznego. Aby

dowód był ważny musi być:

relewantny (spójny, powiązany)-dowody audytu są relewantne,

jeśli odnoszą się do celów audytu i są logicznie powiązane

ze stwierdzeniami i wnioskami, które mają potwierdzić,

wiarygodny- dowody są wiarygodne, jeżeli, w opinii audytora,

są prawdziwe (ważne), oparte na faktach, obiektywne i możliwe do

zaakceptowania,

wystarczający- dowody są wystarczające, jeśli są kompletne, adekwatne,

przekonywujące oraz spowodowały, że inny audytor sformułowałby takie

same wnioski,

użyteczny- dowody są użyteczne, jeśli pomagają audytorom spełnić ich cele

audytów.

Sposoby uzyskiwania dowodów:

kontrola dokumentów- dowód o wysokiej wiarygodności,

kontrola fizyczna- udowadnia istnienie a nie tylko tytuł prawny,

potwierdzenie zewnętrzne- bardziej wiarygodne jest potwierdzenie

pozytywne a także z podaniem konkretnej informacji niż negatywne,

powtórzenie działania jednostki audytowanej (JA)-dowód o wysokiej

wiarygodności,

zapisy przeprowadzonych testów:

1. testy „walk-through”

2. testy zgodności

3. testy rzeczywiste

Rodzaje dowodów:

dowody fizyczne, np. fotografie, dowód o wysokiej wiarygodności,

dowody w formie oświadczeń-wymagają potwierdzenia innymi dowodami,

dowody w formie dokumentów-dowody o wysokiej wiarygodności,

dowody w formie wyników procedur analitycznych; opis procedury

analitycznej jest dokumentem i jest niezbędny dla ważności testu.

5 Akta Audytu Wewnętrznego

Wszelkie dokumenty robocze zamieszcza się w aktach audytu. Służy to

zapewnieniu wysokiej jakości audytu, uproszczeniu opracowania dokumentów

roboczych oraz umożliwia dostęp stron trzecich do informacji na temat przebiegu

audytu. Akta audytu gromadzone są w teczkach audytu, zaopatrzone w: nazwę

akt, nazwę komórki poddanej audytowi, numer tomu akt.

Audytor Wewnętrzny prowadzi:

bieżące akta audytu wewnętrznego, w celu dokumentowania przebiegu i

wyniku zadań audytowych;

stałe akta audytu wewnętrznego, w celu gromadzenia informacji

dotyczących Uczelni oraz obszarów, które mogą być przedmiotem audytu

wewnętrznego.

Numeracja i ewidencja dokumentów prowadzona jest zgodnie z wytycznymi

instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w Warszawskim Uniwersytecie

Medycznym.

Bieżące Akta.

Bieżące akta zawierają informacje niezbędne do sformułowania uwag i wniosków,

które będą zawarte w sprawozdaniu z przeprowadzenia audytu wewnętrznego.

Bieżące akta obejmują:

dokumenty zgromadzone przed rozpoczęciem zadania audytowego,

dokumenty związane z przygotowaniem programu zadania audytowego

i program zadania audytowego,

protokoły z narad,

imienne upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego,

imienne upoważnienia do wykonywania czynności,

dokumenty sporządzone przez audytora wewnętrznego oraz dokumenty

otrzymane od osób trzecich w trakcie przeprowadzania audytu

wewnętrznego,

notatki informacyjne,

dokumenty robocze przygotowywane przez audytora wewnętrznego

w trakcie przeprowadzenia audytu wewnętrznego,

oświadczenia pracowników,

raport z przeprowadzanego audytu wewnętrznego,

sprawozdanie z przeprowadzonego audytu wewnętrznego,

inne dokumenty o istotnym znaczeniu dla przeprowadzanego audytu

wewnętrznego.

Dokumenty związane z przygotowaniem programu zadania audytowego

i program zadania audytowego, włącza się do bieżących akt w kolejności

wynikającej z toku dokonywanych czynności, numerując strony akt i

zamieszczając, na początku każdego tomu akt, wykaz materiałów zawartych w

danym tomie z podaniem ich nazwy i odpowiedniej strony akt.

Kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny oraz

kierownik jednostki mają prawo wzglądu do bieżących akt. Wglądu do akt audytu

dokonuje się w miejscu przechowywania akt, w obecności Audytora

Wewnętrznego.

Stałe Akta.

Stałe akta obejmują w szczególności:

akty normatywne oraz inne akty prawne związane z zakresem działania

jednostki oraz regulujące jej funkcjonowanie,

dokumenty zawierające opis procedur kontroli, w tym kontroli finansowej,

i mające wpływ na system kontroli finansowej,

plany audytu wewnętrznego,

inne informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzenie audytu

wewnętrznego i analizę ryzyka.

Akta stałe dzięki ciągłej aktualizacji, stanowią cenne źródło informacji

niezbędnych do przeprowadzenia zadań audytowych w przyszłości. Poszczególne

dokumenty włącza się do akt stałych, umieszczając jednocześnie stosowny zapis

w spisie akt stałych. Akt stałych nie numeruje się. W przypadku uaktualnienia

lub nowelizacji dokumentu znajdującego się w aktach stałych, należy

dotychczasowy dokument z akt zastąpić dokumentem aktualnym. Dotyczy to

zwłaszcza wszelkich aktów normatywnych.

6 Realizacja Zadania Audytowego

W trakcie tej fazy audytor ma obowiązek uzyskać wszelkie informacje,

które wiążą się z założonymi celami zadania audytowego (zapewniającego

i doradczego). Na podstawie wcześniej przygotowanego programu audytu jest

realizowany cel audytu, czyli zebranie, analiza, interpretacja i utrwalenie

informacji uzasadniających wyniki przeprowadzonego audytu.

Prowadząc czynności audytowe audytorzy upewniają się czy:

kontrole zaprojektowane i wprowadzone przez władze Uniwersytetu są

wystarczające dla realizacji celów systemu i funkcjonują w pełni sprawnie,

środki pieniężne używane są oszczędnie i wydajnie,

ustalona polityka, procedury i przepisy prawne są przestrzegane,

aktualizowane i są efektywne, ekonomiczne oraz optymalne,

informacje kierownictwa jednostki audytowanej są kompletne, dokładne

i wiarygodne,

istnieją stosowne zabezpieczenia chroniące aktywa przed stratami

wszelkiego typu, włączając straty wynikające z nieprawidłowości.

Narada Zamykająca.

Po zakończeniu zadania audytowego w celu przedstawienia wstępnych

ustaleń i wniosków audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny zwołuje naradę

zamykającą z udziałem kierownika jednostki, w której był przeprowadzony audyt

wewnętrzny oraz wskazanych przez niego pracowników tej jednostki. Na wniosek

kierownika jednostki lub na własny audytor wewnętrzny może zaprosić do

uczestniczenia w naradzie zamykającej osoby sprawujące nadzór nad

działalnością jednostki, ustalając czas i miejsce odbycia narady.

Celem narady jest poinformowanie kierownictwa jednostki poddanej

audytowi o wynikach audytu i o procesie sprawozdawczym, osiągnięcie

porozumienia na temat ustaleń oraz zapoznanie się z działaniami naprawczymi

zaplanowanymi lub już podjętymi w celu poprawy ewentualnych niedociągnięć

ujawnionych przez audyt. Należy również przedstawić pozytywne mechanizmy

kontroli wewnętrznej i zarządzania zidentyfikowane podczas przeprowadzania

audytu.

Z przeprowadzonej narady zamykającej audytor wewnętrzny sporządza

protokół, który zawiera w szczególności informacje o celu, przebiegu i wyniku

narad. Protokół z narady zamykającej podpisują prowadzący naradę audytor,

kierownik jednostki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, albo osoba

przez niego wskazana oraz pozostali uczestnicy narady. W razie odmowy

podpisania protokołu, audytor wewnętrzny czyni o tym wzmiankę w protokole.

Kierownik jednostki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny albo osoba

przez niego wskazana powinny niezwłocznie pisemnie uzasadnić przyczyny

odmowy podpisania protokołu. Wzór protokołu narady zamykającej stanowi

Załącznik Nr 13.

Raport z Przeprowadzonego Audytu Wewnętrznego.

Audytor wewnętrzny lub inny pracownik Biura Audytu Wewnętrznego

wszystkie czynności wykonywane w trakcie zadania audytowego dokumentuje.

Raport jest przedstawieniem ustaleń, czyli faktów stwierdzonych w trakcie

przeprowadzanego audytu. Stanowi zbiorcze zestawienie akuszy ustaleń. Raport

w szczególności zawiera:

oznaczenie zadania audytowego,

datę sporządzenia,

nazwę i adres jednostki, w której był przeprowadzany audyt wewnętrzny,

imię i nazwisko audytorów wewnętrznych uczestniczących w zadaniu

audytowym oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzania

audytu wewnętrznego,

ustalenia w formie odpowiedzi na pytania określone w liście kontrolnej

wynikającej z programu audytu,

wnioski dotyczące ustaleń,

podpis osoby wykonującej czynności audytowe,

pokwitowanie otrzymania przez kierownika jednostki organizacyjnej

podlegającej audytowi wewnętrznemu,

pouczenie o możliwości odniesienia się do ustaleń stwierdzonych

w raporcie.

7 Sprawozdanie Z Przeprowadzonego Audytu Wewnętrznego

Audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z przeprowadzonego audytu

wewnętrznego, w którym przedstawia, w sposób jasny, rzetelny i zwięzły,

ustalenia i wnioski poczynione w trakcie audytu wewnętrznego.

Sprawozdanie powinno zawierać:

1. oznaczenie zadania audytowego ze wskazaniem numeru i tematu,

2. datę sporządzenia sprawozdania,

3. nazwę i adres podmiotu audytu,

4. imię i nazwisko audytora wewnętrznego oraz numer upoważnienia do

przeprowadzenia zadania audytowego,

5. cel przeprowadzenia zadania audytowego,

6. zakres przedmiotowy zadania audytowego,

7. kontrole przeprowadzone w audytowanym obszarze,

8. podjęte działania i zastosowane techniki przeprowadzania zadania

audytowego,

9. okres, w którym przeprowadzono zadanie audytowe,

10. zwięzły opis działań podmiotu audytu, jego strategii i celów, zwłaszcza

w obszarze poddanym audytowi wewnętrznemu,

11. ustalenia stanu faktycznego,

12. określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień,

13. uwagi, wnioski i zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień,

14. opinię Audytora Wewnętrznego w sprawie adekwatności, skuteczności

i efektywności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności

jednostki objętym zadaniem,

15. podpis audytora wewnętrznego.

W sprawozdaniu ostatecznym powinny zostać przedstawione te ustalenia,

które są konieczne dla uzasadnienia lub wyjaśnienia wniosków i zaleceń

audytora. Ustalenia audytu powinny uwzględniać następujące czynniki:

kryteria: normy, mierniki lub założenia wykorzystywane do oceny

i/lub weryfikacji,

stan: dowody dokumentujące stan faktyczny, ustalony przez

audytora badania,

przyczyny: przyczyny różnic między stanem faktycznym

a oczekiwanym,

skutek: ryzyko lub zagrożenie dla organizacji spowodowane różnicą

między stanem faktycznym a oczekiwanym,

wnioski: są to sporządzone przez audytora oceny wpływu ustaleń

i zaleceń na badany rodzaj działalności. Wnioski zazwyczaj

porządkują ustalenia w kontekście ich całościowego wpływu na

organizację. Wnioski zawarte w sprawozdaniu powinny być jasno

sformułowane. Mogą dotyczyć całego zakresu badania lub tylko

wybranych aspektów,

zalecenia: sprawozdanie z audytu powinno zawierać zalecenia

ulepszeń oraz plan działań naprawczych, ale także potwierdzenie,

że badana jednostka działa w sposób zadowalający.

Analiza przyczyn i skutków znalezionych uchybień to sporządzona przez

audytora wewnętrznego ocena wpływu ustalenia stanu faktycznego na badany

rodzaj działalności i na całą jednostkę. W przypadku braku uchybień należy

wyraźnie wskazać, że system funkcjonuje prawidłowo.

Uwagi i wnioski w sprawie stwierdzonych uchybień stanowią zalecenia

ulepszeń oraz plan działań naprawczych. Zalecenia mogą być ogólne

lub szczegółowe i powinny wynikać z ustaleń i wniosków audytora wewnętrznego.

W zaleceniach należy wskazać:

propozycje ulepszeń oraz plan działań naprawczych, lub

potwierdzenie, że badana jednostka (proces) działa (funkcjonuje) w sposób

zadowalający.

Wzór sprawozdania z przeprowadzonego audytu wewnętrznego stanowi załącznik

nr 14 do Księgi Procedur.

Tryb postępowania przy sporządzaniu sprawozdania.

Dla każdego zakończonego zadania Audytor Wewnętrzny opracowuje

sprawozdanie wstępne (projekt sprawozdania), w którym informuje

o ustaleniach, przyczynach i skutkach stwierdzonego stanu oraz przedstawiają

zalecenia w sprawie usunięcia uchybień lub wprowadzenia usprawnień. Projekt

sprawozdania z przeprowadzenia audytu jest przekazywany kierownikowi

komórki audytowanej przed naradą zamykającą.

Kierownik komórki audytowanej może zgłosić na piśmie, w terminie nie

krótszym niż 7 dni od dnia otrzymania projektu sprawozdania, dodatkowe

wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące jego treści. Uwagi

do ustaleń zawartych w projekcie sprawozdania zgłoszone mogą być również

w trakcie narady zamykającej i udokumentowane.

Audytor Wewnętrzny dokonuje analizy złożonych przez kierownika

komórki audytowanej wyjaśnień i zastrzeżeń i w miarę potrzeby podejmuje

dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie. W przypadku stwierdzenia

zasadności całości lub części dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń

sprawozdanie wstępne ulega zmianie lub uzupełnieniu. W razie nieuwzględnienia

dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, w całości lub w części, Audytor

Wewnętrzny przekazuje swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem, na piśmie,

kierownikowi komórki audytowanej. Dodatkowe wyjaśnienia lub zastrzeżenia

oraz kopię stanowiska Audytora Wewnętrznego, o którym mowa powyżej, włącza

się do bieżących akt audytu.

Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego :

(sprawozdanie końcowe), zwane dalej „sprawozdaniem”, sporządza się:

po rozpatrzeniu dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń kierownika

komórki audytowanej co do treści zawartych w projekcie sprawozdania

– w przypadku ich wniesienia;

przekazuje się sprawozdanie kierownikowi jednostki audytowanej.

Po upływie 14 dni od dnia otrzymania przez kierownika komórki

audytowanej sprawozdania końcowego –w przypadku brak uwag do

sprawozdania przedłożonego kierownikowi podmiotu audytu sporządza się

notatkę informacyjną o braku uwag i załącza się do akt bieżących.

Sprawozdanie ma formę pisemną i zawiera co najmniej elementy

wyszczególnione w księdze.

Sprawozdanie jest przekazywane Rektorowi Uniwersytetu. Jeden

egzemplarz sprawozdania włącza się do bieżących akt audytu.

Po otrzymaniu sprawozdania kierownik komórki audytowanej może zgłosić

Rektorowi Uniwersytetu na piśmie swoje stanowisko do przedstawionego

sprawozdania.

Sposób wykorzystania uwag i wniosków z audytu wewnętrznego.

Kierownik komórki audytowanej w przypadku uznania, że zalecenia

zawarte w sprawozdaniu są zasadne, wyznacza osoby odpowiedzialne za ich

realizację oraz ustala termin ich realizacji, powiadamiając o tym pisemnie

audytora wewnętrznego oraz kierownika jednostki, w której przeprowadzane jest

zadanie, w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania.

W przypadku odmowy realizacji zaleceń kierownik komórki audytowanej

powiadamia pisemnie audytora wewnętrznego oraz kierownika jednostki,

w której przeprowadzane jest zadanie, o przyczynach odmowy, w terminie

14 dniowym.

W przypadku zadań zapewniających, które swym celem obejmuja obszary

działalności Uczelni zawierających w sobie zadania realizowane przez kilka

jednostek organizacyjnych lub rekomendowane zalecenia obejmują całość

działalności Uczelni, decyzja o wdrożeniu przedstawionych w sprawozdaniu

zaleceń z audytu należy do Rektora Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego.

W przypadku gdy kierownik komórki audytowanej nie dokona czynności

przyjęcia zaleceń do realizacji albo odmówi realizacji zaleceń, decyzję o realizacji

zaleceń podejmuje kierownik jednostki, w której jest przeprowadzane zadanie,

który wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń i ustala termin ich

realizacji, powiadamiając o tym pisemnie audytora wewnętrznego.

Podejmując na podstawie sprawozdania z przeprowadzenia audytu

działania mające na celu usunięcie uchybień lub wprowadzenie usprawnień

dotyczących funkcjonowania jednostki, Rektor wyznacza osobę lub osoby

odpowiedzialne za realizację zaleceń zawartych w sprawozdaniu. Wyznaczona

przez Rektora osoba w terminie do 2 miesięcy od dnia otrzymania sprawozdania

przez Rektora informuje Audytora Wewnętrznego o sposobie wdrożenia

przedstawionych zaleceń, wskazując termin ich realizacji.

W przypadku, gdy w terminie dwóch miesięcy od otrzymania sprawozdania

przez Rektora nie zostaną podjęte działania mające na celu usunięcie

stwierdzonych przez audytorów uchybień, Rektor informuje o tym fakcie

Ministra Finansów oraz Audytora Wewnętrznego, uzasadniając brak podjęcia

działań.

8 Czynności Sprawdzające

Czynności sprawdzające (audyt sprawdzający) to zespół czynności

wykonywanych przez audytora wewnętrznego w celu sprawdzenia czy i w jakim

stopniu, Rektor podjął kroki zmierzające do wprowadzenia w życie zaleceń (uwag

i wniosków) udzielonych w wyniku audytu lub czy Rektor ocenił ryzyko związane

z nie wdrożeniem danego zalecenia.

Audytor Wewnętrzny może przeprowadzić czynności sprawdzające,

dokonując oceny dostosowania działań Uczelni do zgłoszonych przez niego uwag

i wniosków. W tym celu Audytor Wewnętrzny może wystosować do kierowników

komórek, do których skierowane były zalecenia, pisemne zapytanie o stan prac

nad wdrożeniem zaleceń.

Przed przystąpieniem do przeprowadzenia czynności sprawdzających

Audytor Wewnętrzny przygotowuje plan czynności sprawdzających, w którym

zamieszcza się w szczególności:

1. oznaczenie zadania audytowego (czynności sprawdzających),

2. podmiotowy i przedmiotowy zakres czynności sprawdzających,

3. uwagi i wnioski (zalecenia) Audytora Wewnętrznego sformułowane w

trakcie zadania audytowego, którego czynności sprawdzające dotyczą,

4. cel czynności sprawdzających,

5. wskazówki metodyczne,

6. założenia organizacyjne,

7. harmonogram przeprowadzenia czynności sprawdzających.

Przed przystąpieniem do przeprowadzenia czynności sprawdzających

Audytor Wewnętrzny przeprowadza wywiad (rozmowę) z kierownikiem jednostki

poddawanej sprawdzeniu lub wyznaczonym przez niego pracownikiem.

Przedmiotem wywiadu (rozmowy) powinno być ustalenie sposobu wykorzystania

uwag i wniosków (zaleceń), stopnia zaawansowania prac nad wdrożeniem zaleceń

oraz ewentualne efekty osiągnięte w wyniku realizacji zaleceń. Z wywiadu

(rozmowy) audytor wewnętrzny sporządza protokół.

W trakcie czynności sprawdzających Audytor Wewnętrzny wykorzystuje te

techniki przeprowadzania audytu, które są niezbędne do osiągnięcia założonych

celów. Czynności sprawdzające mogą obejmować kategorie działań o różnej skali,

od rozmowy, poprzez zbadanie określonej procedury, aż po realizację od początku

procesu zadania audytowego.

Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających Audytor

Wewnętrzny zamieszcza w notatce informacyjnej. Wzór notatki informacyjnej

stanowi Załącznik Nr 15.

Notatkę informacyjną Audytor Wewnętrzny przekazuje Rektorowi,

Kanclerzowi w przypadku podległości danej jednostki organizacyjnej,

kierownikowi jednostki, w której był przeprowadzany audyt wewnętrzny oraz

dołącza do bieżących akt audytu wewnętrznego.

9 Czynności Doradcze

Zgodnie ze wskazówkami IIA usługi doradcze, ze względu na swój

charakter, wykonywane są zwykle w odpowiedzi na konkretne zapotrzebowanie

zleceniodawcy. Charakter oraz zakres zadania doradczego jest przedmiotem

umowy ze zleceniodawcą. Usługi doradcze zwykle angażują dwie strony:

(1) osobę lub grupę osób oferującą doradztwo – audytor wewnętrzny,

(2) osobę lub grupę osób poszukujących i uzyskujących poradę –

zleceniodawca.

Podczas świadczenia usług doradczych, audytor wewnętrzny jest

zobowiązany zachować obiektywizm i nie przejmować odpowiedzialności (roli)

kierownictwa. W języku angielskim określane są jako consulting services. Czyli

właściwie czynności te przyjmują charakter pewnych konsultacji. Zgodnie z

ustawą o finansach publicznych czynności doradcze, w tym składanie wniosków,

mają na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki. Usprawnienie

funkcjonowania jednostki może mieć charakter zwiększenia użyteczności danego

systemu w osiąganiu celów organizacji ale zależy to od charakteru danej opinii

lub wniosków.

Załóżmy, że audytor wewnętrzny w ramach swoich obserwacji dotyczących

kontroli finansowej przedstawia wniosek, w którym stwierdził, że jednostka nie

posiada wymaganych prawem pisemnych procedur dotyczących tego systemu.

Sam fakt stwierdzenia braku takiego dokumentu nie przesądza o dodaniu

wartości (polepszeniu funkcjonowania systemu kontroli finansowej) natomiast

jest pomocny w podjęciu odpowiednich decyzji więc usprawnia funkcjonowanie

organizacji. Inny przykład może dotyczyć wydania opinii dotyczącej określenia

zadań dla działu kontroli majątku. Taka opinia może pośrednio polepszyć

działanie tej jednostki i zwiększyć jej użyteczność w osiąganiu celów organizacji

(np. gospodarowanie mieniem). Sposób osądu jest bardzo subiektywny, więc

wydawanie opinii czy wniosków nie musi być uzależnione od celu audytora

wewnętrznego jakim jest wniesienie wartości dodanej (w rozumieniu ustawy o

finansach publicznych).

Audytor Wewnętrzny wykonuje czynności doradcze jako cześć zadań

realizowanych w ramach niezależnego badania systemów zarządzania i kontroli

w Uniwersytecie lub na wniosek Rektora.

Audytor Wewnętrzny może odmówić wykonywania czynności doradczych,

jeżeli uzna, że zakres lub cel tych czynności nie jest zgodny z celami audytu

wewnętrznego. W szczególności Audytor Wewnętrzny nie powinien podejmować

czynności doradczych, których wykonywanie prowadziłoby do przyjęcia przez

niego zadań lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania jednostką.

O odmowie wykonania czynności doradczych i jej przyczynach, Audytor

Wewnętrzny zawiadamia pisemnie Rektora. Rektor może wydać pisemne

polecenie wykonania czynności doradczych.

W wyniku czynności doradczych Audytor Wewnętrzny może przedstawić

opinie lub zalecenia dotyczące usprawnienia funkcjonowania Uniwersytetu.

Audytor Wewnętrzny może z własnej inicjatywy składać kierownikom

jednostek organizacyjnych Akademii lub Rektorowi i Kanclerzowi wnioski mające

na celu usprawnienie funkcjonowania jednostek organizacyjnych Akademii lub

Akademii. Rektor i kierownicy jednostek organizacyjnych Akademii nie są

związani wnioskami, zaleceniami i opiniami, wynikającymi z podjętego zadania

doradczego.

Cel i zakres czynności doradczych powinny być przez Audytora

Wewnętrznego udokumentowane. Forma i zawartość sprawozdania z

przeprowadzenia czynności doradczych powinny być odpowiednie do rodzaju i

charakteru podjętych przez audytora wewnętrznego działań.

10 Audyt wewnętrzny zlecony.

Audyt wewnętrzny zlecony przeprowadza się zgodnie z założeniami lub

programem przekazanymi przez Ministra Finansów albo, w przypadku środków,

o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, przez

Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej.

Kierownik jednostki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny

zlecony przekazuje Ministrowi Finansów albo - w przypadku środków, o których

mowa w art. 5 ust. 3 ustawy - Generalnemu Inspektorowi Kontroli Skarbowej

sprawozdanie z przeprowadzonego audytu wewnętrznego zleconego lub inne

informacje, istotne ze względu na realizację celu audytu wewnętrznego zleconego,

w terminie określonym w założeniach lub programie,

W celu przeprowadzenia audytu wewnętrznego zleconego kierownik

jednostki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny zlecony, oraz audytor

wewnętrzny współpracuje z pracownikami urzędu obsługującego Ministra

Finansów albo - w przypadku środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy -

Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej.

Współpraca, o której mowa w ustawie polega w szczególności na:

1. przekazywaniu dokumentów, w tym dokumentów w wersji elektronicznej,

z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej;

2. udzielaniu informacji i wyjaśnień;

3. przekazywaniu niezbędnych odpisów i kserokopii dokumentów.

11 Wewnętrzna i Zewnętrzna Ocena Jakości.

Pracownicy Biura Audytu Wewnętrznego powinni budować profesjonalny

wizerunek audytu wewnętrznego poprzez podejmowanie czynności

zapewniających zgodność działania Biura Audytu Wewnętrznego

z obowiązującymi przepisami, standardami oraz procedurami wewnętrznymi.

Zgodnie z wytycznymi wskazanymi w Międzynarodowych Standardach

Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego IIA, w szczególności

ze standardem „1300 QAP – Quality Assurance and Improvement Program”

określa się następujące elementy programu poprawy i zapewnienia jakości

audytu w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym.:

1. profesjonalne przygotowanie pracowników do realizacji zadań,

a w szczególności:

ciągłe szkolenia i podnoszenie kwalifikacji zawodowych,

Udział w spotkaniach stowarzyszeń audytorów wewnętrznych,

Realizację ocen wewnętrznych audytu, w tym realizacje okresowych ocen

pracowników, zgodnie z ogólnym systemem ocen okresowych

funkcjonujących w Uniwersytecie4.

Wprowadzenie wewnętrznych narzędzi oceny jakości pracy audytorów/

pracowników komórki, ustalenie kryteriów oceny. Prowadzenie ewidencji

czasu pracy. Załącznik nr 17.

2. nadzorowanie i ocenę przebiegu zadań audytowych, w szczególności:

nadzór Koordynatora Biura Audytu Wewnętrznego nad realizacją zadania

zwłaszcza pod kątem jakości dokumentów roboczych i sprawozdania,

ich dokładności, jasności, zwięzłości:

4 Regulamin przeprowadzania ocen okresowych pracowników niebędących nauczycielami akademickimi warszawskiego

uniwersytetu medycznego wprowadzony na mocy zarządzenia Rektora AM nr 54/2007 z dnia 26 września 2007 r.,

ujednolicony zarządzeniem Rektora WUM nr 47/2008 z dnia 24 kwietnia 2008 r.

Prowadzenie przeglądu akt bieżących we własnym zakresie, pod kątem

sprawdzenia kompletności dokumentacji,

Prowadzenie list sprawdzających realizacje zadania i zgodności z

procedurami,

Terminowość przekazywania sprawozdań z realizacji zadań audytowych.

System komunikacji z odbiorcami wyników zadań audytowych,

Załączniki nr 16; 18;19; 20.

3. bieżącą aktualizacje procedur wewnętrznych audytu oraz prowadzenie

bazy zaleceń i rekomendacji wydanych w ramach audytu, wraz z

czynnościami sprawdzającymi. Wprowadzenie systemu archiwizacji

danych w formie elektronicznej.

4. oceny zewnętrzne.

Z podjętych działań związanych z programem QAP sporządza się raz

w roku sprawozdanie z realizacji założonych działań i oceny efektów.

Sprawozdanie przedkłada się Rektorowi Uniwersytetu oraz załącza się do akt

stałych audytu. Termin realizacji – pierwszy kwartał każdego roku

kalendarzowego. Dodatkowo w trakcie przygotowania planu rocznego audytu

realizuje się sprawozdawczość wewnętrzną z realizacji programu, jako materiał

pomocniczy przy analizie ryzyka.

Ocena realizacji zadania audytowego dokonywana jest poprzez przegląd

jakości akt audytu. Koordynator Biura Audytu Wewnętrznego dokonuje

przeglądu akt audytu przed podpisaniem ostatecznego sprawozdania

i przekazania go Rektorowi.

Szkolenia I Rozwój Pracowników Audytu.

Jednym z głównych celów audytora wewnętrznego jest dążenie

do osiągnięcia najwyższego stopnia profesjonalizmu. Audytorzy Wewnętrzny oraz

pracownicy wykonujący czynności związane z audytem mają obowiązek poszerzać

swoją wiedzę, umiejętności oraz kwalifikacje, poprzez stałe doskonalenie

zawodowe.

Regularne szkolenie pracowników Biura Audytu Wewnętrznego umożliwia

im nabycie umiejętności i wiedzy wymaganych w pracy audytu wewnętrznego.

Ciągłemu doskonaleniu u pracowników BAW powinny podlegać następujące

obszary:

metodyka audytu (np. analiza ryzyka, metody przeprowadzania audytu,

techniki dokumentowania, wykrywanie oszustw, ocena systemów kontroli

wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, dobór próby, analizowanie danych,

komputerowe techniki audytu, itp.)

administracja publiczna (finanse publiczne, zamówienia publiczne,

rachunkowość, szkolnictwo wyższe, fundusze unijne, itp.)

komunikacja i umiejętności interpersonalne.

Priorytetami w zakresie rozwoju zawodowego wszystkich pracowników

Działu Audytu Wewnętrznego powinny być:

uzyskanie międzynarodowych uprawnień audytorskich poprzez zdobycie

dyplomu CIA (Certified Internal Auditor) lub CISA (Certified Information

Systems Auditor);

podnoszenie kwalifikacji zawodowych poprzez uczestnictwo w studiach

podyplomowych związanych z obszarami działania sektora finansów

publicznych.

Do zadań Koordynatora w tym zakresie należy sprzyjanie rozwojowi

zawodowemu pracowników BAW poprzez:

zachęcanie do zdobywania wiedzy i umiejętności w ramach jak i na

zewnątrz danej JSFP poprzez udział w szkoleniach, wizytach studyjnych,

studiach, stażach itp.,

oferowanie zadań będących wyzwaniem dla audytorów wewnętrznych,

zapewnienie w miarę możliwości różnorodności tematyki zadań

audytowych dla utrzymania możliwie jak najwyższego poziomu

zainteresowania audytorów pracą,

wymaganie zawodowego podejścia do wykonywania obowiązków oraz

nagradzanie i propagowanie postaw, które świadczą o wysokich

standardach uprawiania zawodu.

Ocena Przegląd i Jakości Akt Audytu.

Ważną częścią programu oceny jakości Biura Audytu Wewnętrznego

stanowi terminowy okresowy i gruntowny przegląd akt oraz dokumentów

roboczych audytu dokonywany przez Koordynatora Biura. Celem przeglądu akt

audytu jest ocena adekwatności wykonanych prac audytu audytorskich oraz

sprawdzenie, czy ustalone z góry cele audytu zostały osiągnięte. Określenie

"dokument roboczy audytu" dotyczy w tym kontekście zarówno papierowych kopii

dokumentów roboczych jak i elektronicznych wersji dokumentów roboczych

przechowywanych za pomocą komputera.

Dokumenty robocze audytu muszą stanowić zestaw samodzielnych

dokumentów, na podstawie których czytelnik będzie w stanie zidentyfikować

działania przeprowadzone przez audytora(ów) dla spełnienia celów szczegółowego

programu zadania audytuowego i przygotowania końcowe sprawozdanie

z przeprowadzenia audytu. Musi istnieć jasna ścieżka dokumentująca audyt.

Załączniki nr 16; 18;19; 20.

Zapewnienie Jakości Zadania Audytowego Wobec Komórki Poddawanej Audytowi.

Po zakończeniu każdego zadania audytu, komórka poddana audytowi

powinna otrzymać do wypełnienia kwestionariusz. Jego celem jest zapewnienie

wysokiej jakości wyników audytu. Załącznik nr 21.

12 Załączniki :

Załącznik nr 1 - Wzór planu rocznego audytu.

.............................................................................................................

(nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych,

w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny)

PLAN AUDYTU NA ROK ......

1. Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym1)

Lp. Nazwa jednostki

1 2

2. Wyniki analizy obszarów ryzyka - obszary działalności jednostki zidentyfikowane przez audytora wewnętrznego z

określeniem szacowanego poziomu ryzyka w danym obszarze:

Lp.

Obszar działalności jednostki Poziom ryzyka

w obszarze

Nazwa obszaru

(ze wskazaniem

nazwy jednostki,

jeżeli to

konieczne)

Typ obszaru

działalności

Obszar działalności

związany

z dysponowaniem

środkami, o których mowa

w art. 5 ust. 3 ustawy

Opis obszaru

działalności

wspomagającej4)

1 2 3 4 5 6

Podstawowa/

Wspomagająca2)

Tak/Nie3)

Wysoki/Średni/Niski3)

3. Planowane tematy audytu wewnętrznego:

3.1 Planowane zadania zapewniające:

Lp. Temat zadania

zapewniającego

Nazwa

obszaru

(nazwa

obszaru z

kolumny

2 w tabeli 2)

Planowana liczba

audytorów

wewnętrznych

przeprowadzających

zadanie

(w etatach)

Planowany czas

przeprowadzenia

zadania

(w dniach)

Ewentualna

potrzeba

powołania

rzeczoznawcy

Uwagi

1 2 3 4 5 6 7

Tak/Nie3)

3.2 Planowane czynności doradcze:

Lp. Planowana liczba audytorów wewnętrznych

przeprowadzających czynności doradcze (w

etatach)

Planowany czas przeprowadzenia

czynności doradczych

(w dniach)

Uwagi

1 2 3 4

4. Planowane czynności sprawdzające:

Lp. Temat zadania

zapewniającego,

którego dotyczą

czynności

sprawdzające

Nazwa obszaru Planowana liczba

audytorów

wewnętrznych

przeprowadzających

czynności

sprawdzające

(w etatach)

Planowany czas

przeprowadzenia

czynności

sprawdzających

(w dniach)

Uwagi

1 2 3 4 5 6

5. Planowane obszary ryzyka, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach:

Lp. Nazwa obszaru

(nazwa obszaru z

kolumny 2 w tabeli

2)

Planowany rok przeprowadzenia audytu

wewnętrznego

Uwagi

1 2 3 4

6. Informacje istotne dla prowadzenia audytu wewnętrznego, uwzględniające specyfikę jednostki (np. zmiany

organizacyjne)

............................................................................................................................................................................................................

......................

............................................................................................................................................................................................................

......................

............................................................................................................................................................................................................

......................

…………………… ……………………………………………………….

(data) (pieczątka i podpis audytora wewnętrznego/

koordynatora komórki audytu wewnętrznego)

…………………… ……………………………………………………….

(data)

(pieczątka i podpis Rektora

Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego)

Należy wskazać jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny, oraz jednostki objęte audytem wewnętrznym na

podstawie art. 51 ust. 2-7 i ust. 12 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005r. (Dz. U. Nr 249 z 2005r. poz.

2104).

Niepotrzebne skreślić. Działalność podstawowa obejmuje działalność merytoryczną, statutową charakterystyczną dla

danej jednostki. Działalność wspomagająca obejmuje ogólnie rozumiany proces zarządzania jednostką, zapewnia

sprawność i skuteczność działań w obszarze działalności podstawowej, np. zamówienia publiczne, zarządzanie kadrami.

Niepotrzebne skreślić.

Kolumnę 5 należy wypełnić tylko w przypadku wskazania w kolumnie 3: „Działalność Wspomagająca”. Wówczas należy

wybrać odpowiednio: „Gospodarka finansowa” albo „Zakupy”, albo „Zarządzenie mieniem”, albo Bezpieczeństwo”, albo

„Systemy informatyczne”, albo „Zarządzanie”.

Załącznik nr 2. Wzór upoważnienia do realizacji zadania audytowego.

..............................................................

(nazwa i adres jednostki

sektora finansów publicznych)

………………………………………………..

(miejscowość i data )

.............................RC

(numer upoważnienia)

Upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego

Na podstawie art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249 poz. 2104 z

późniejszymi zmianami) upoważnia się Pana/Panią*) ..........................................................

...............................................................................................................................................

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe)

..............................................................................................................................................

do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z planem audytu wewnętrznego/poza planem audytu wewnętrznego*)

w.............................................................................................................................................

(nazwa i adres jednostki, w której jest przeprowadzany audyt

wewnętrzny)

Upoważnienie jest ważne za okazaniem dowodu osobistego / legitymacji służbowej*)

nr ............. oraz poświadczenia bezpieczeństwa nr........., upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych,

oznaczonych klauzulą ......................

Termin ważności upoważnienia upływa z

dniem

...................

...................................

(pieczątka i podpis Rektora

Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego)

Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia

...................

.................................

(pieczątka i podpis Rektora

Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego)

*) Niepotrzebne skreślić.

Załącznik nr 3. - Wzór upoważnienia do wykonywania czynności.

Biuro Audytu Wewnętrznego Warszawskiego

Uniwersytetu Medycznego

………………………………………………..

(miejscowość i data )

.............................RC

(numer upoważnienia wewnętrznego)

Upoważnienie do wykonywania czynności wspomagających (pomocniczych)

Upoważnia się Pana/Panią*) ..........................................................................................

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe)

..............................................................................................................................................

W ramach zakresu obowiązków i czynności do prowadzenia czynności wspomagających realizację zadania audytowego nr

…………. dotyczącego .........................................................................................................................

w następujących obszarach:

( np. pobieranie dokumentacji i informacji z jednostek będących podmiotem audytu.

Wstępnej analizie i ocenie dokumentacji w ramach zadania audytowego.)

………………………………………………………………………………………………………………….

Upoważnienie jest ważne za okazaniem dowodu osobistego / legitymacji służbowej*)

nr ............. …………

Termin ważności upoważnienia upływa z dniem

………………..........................

................................

(podpis audytora wewnętrznego

koordynatora)

*) Niepotrzebne skreślić.

Załącznik nr 4. Wzór wniosku powołania rzeczoznawcy.

..............................................................

(nazwa i adres jednostki

sektora finansów publicznych)

………………………………………………..

(miejscowość i data )

Syngantura ………….

Wniosek o powołanie rzeczoznawcy do udziału w zadaniu audytowym

Na podstawie art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249 poz. 2104 z

późniejszymi zmianami) powołuję rzeczoznawcę w dziedzinie

...........................................................................................................................................................

w osobie ............................................................................................................................................

do udziału w dniu/dniach*) ................................................................................................................

w .......................................................................................................................................................

(miejsce, przedmiot i zakres czynności audytowych, w których

ma wziąć udział rzeczoznawca)

..........................................................................................................................................................

Rzeczoznawca dokonuje czynności audytowych samodzielnie/we współpracy z audytorami wewnętrznymi uczestniczącymi

w zadaniu audytowym.*)

................................

(podpis audytora wewnętrznego koordynatora)

*) Niepotrzebne skreślić.

.................................

(pieczątka i podpis Rektora

Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego)

Załącznik nr 5. Wzór sprawozdania rocznego z realizacji audytu wewnętrznego w jednostce.

.......................................................................................................................

(nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny)

SPRAWOZDANIE

Z WYKONANIA PLANU AUDYTU ZA ROK ....

1. Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym1):

Lp. Nazwa jednostki

1 2

2. Podstawowe informacje o komórce audytu wewnętrznego:

Lp. Imię i

nazwisko2)

Nazwa

stanowiska

Numer

telefonu

Adres poczty

elektronicznej

Wymiar

czasu

pracy

(w

etatach)

Kwalifikacje

Zawodowe3)

Udział w

szkoleniach

w roku

sprawozdawczym

(w dniach)

1 2 3 4 5 6 7 8

1 2

Czy w roku sprawozdawczym dokonywano

udokumentowanej samooceny

audytu wewnętrznego?

Tak/Nie4)

3. Przeprowadzone zadania audytowe w roku sprawozdawczym Lp.

Tem

at

za

da

nia

Au

dyto

wego5

)

Za

da

nie

za

pew

nia

jące

(Z)

alb

o c

zyn

ność

dora

dcz

a (

D)

Au

dyt

wew

nętr

zn

y z

leco

ny

Typ

ob

sza

ru d

zia

łaln

ości

,

w k

tóry

m p

rzep

row

ad

zon

o

za

da

nie

au

dyto

we

Ob

sza

r d

zia

łaln

ości

zw

iąza

ny z

dysp

on

ow

an

iem

śro

dk

am

i, o

któ

rych

mow

a w

art

. 5

ust.

3

usta

wy

Op

is o

bsza

ru d

zia

łaln

ości

wsp

om

aga

jące

j7)

Lic

zb

a a

ud

yto

rów

wew

nętr

zn

ych

prz

ep

row

ad

za

jący

ch

za

da

nie

au

dyto

we

(w e

tata

ch)

Cza

s

prz

ep

row

ad

zen

ia

za

da

nia

au

dyto

wego

(w d

nia

ch)

Pow

oła

nie

rzecz

ozn

aw

cy

Plan8) Wykonanie Plan8)

Wykonanie

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Z/D4) Tak/Nie4) Podstawowa/

Wspomagająca6)

Tak/Nie4)

Tak/Nie4)

4. Wydane zalecenia lub opinie w ramach przeprowadzonych zadań audytowych:

Lp.

Temat zadania

zapewniającego

lub przedmiot

czynności

doradczej5)

Zadanie

zapewniając

e (Z) albo

czynność

doradcza

(D)

Efekty

przeprowadzenia

zadania

audytowego9)

Podstawowe

zalecenia lub

opinie i wnioski

Ryzyka, do

których odnoszą

się wydane

zalecenia lub

opinie i wnioski

1 2 3 4 5 6

Z/D4)

5. Przeprowadzone czynności sprawdzające w roku sprawozdawczym:

Lp. Temat zadania

zapewniającego, którego

dotyczą czynności

sprawdzające

Czas przeprowadzenia

czynności sprawdzających

(w dniach)

Liczba audytorów

wewnętrznych

przeprowadzających

czynności sprawdzające (w

etatach)

1 2 3 4

6. Niezrealizowane zaplanowane zadania audytowe:

Lp. Temat zadania

zapewniającego lub

przedmiot czynności

doradczej

Zadanie zapewniające (Z)

Albo czynność doradcza (D)

Przyczyna niezrealizowania

zadania zapewniającego

lub czynności doradczej

1 2 3 4

Z/D4)

7. Istotne informacje dotyczące prowadzenia audytu wewnętrznego w roku prawozdawczym10)

............................................................................................................................................................................................................

.............................

............................................................................................................................................................................................................

.............................

............................................................................................................................................................................................................

.............................

…………………… ……………………………………………………….

(data) (podpis i pieczęć audytora wewnętrznego/koordynatora komórki audytu wewnętrznego)

Należy wpisać jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny oraz wszystkie jednostki objęte audytem wewnętrzny na podstawie art. 51 ust. 2-7 i ust. 12

ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005r. (Dz. U. Nr 249 z 2005r. poz. 2104).

Należy wpisać dane wszystkich osób zatrudnionych w komórce audytu wewnętrznego, według stanu na 31 grudnia roku sprawozdawczego.

Kwalifikacje zawodowe, o których mowa w art. 58 pkt 5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 z 2005r. poz. 2104).

oraz art. 23 ustawy z dnia 8 grudnia 2006 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 249, poz. 1832). Należy wpisać

odpowiednio: CIA, CGAP, CISA, ACCA, CFE, CCSA, CFSA, CFA, aplikacja NIK, inspektor kontroli skarbowej, biegły rewident, egzamin MF. W przypadku braku

ww. kwalifikacji zawodowych należy wpisać „–”.

Niepotrzebne skreślić.

Należy wpisać wszystkie przeprowadzone zadania zapewniające i czynności doradcze, również te, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego.

Niepotrzebne skreślić. Działalność podstawowa obejmuje działalność merytoryczną, statutową charakterystyczną dla danej jednostki. Działalność wspomagająca

obejmuje ogólnie rozumiany proces zarządzania jednostką; zapewnia sprawność i skuteczność działań w obszarze działalności podstawowej, np. zamówienia

publiczne, zarządzanie kadrami.

Kolumnę należy wypełnić tylko w przypadku wskazania w kolumnie 5 działalności wspomagającej, wpisując odpowiednio: „Gospodarka finansowa” albo „Zakupy”,

albo „Zarządzanie mieniem”, albo „Bezpieczeństwo”, albo „Systemy informatyczne”, albo „Zarządzanie”.

W przypadku zadań audytowych, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego, należy wpisać „-”.

Należy wybrać odpowiednio: „Zapewnienie o prawidłowości działania” albo „Wzrost efektywności i skuteczności działania”, albo „Zwiększenie bezpieczeństwa

zasobów”, albo „Doprowadzenie do działania zgodnego z prawem”, albo „Identyfikacja znacznego ryzyka”, albo „Zwiększenie efektywności i skuteczności kontroli

wewnętrznej”, albo „Wykrycie znacznej nieprawidłowości”.

W tym propozycje zmian do obowiązujących regulacji dotyczących audytu wewnętrznego.

Załącznik nr 6. Wzór programu zadania audytowego.

................................................

(data)

Sygnatura ...............................

PROGRAM ZADANIA AUDYTOWEGO

Nazwa zadania audytowego

(temat)

Numer zadania audytowego

1. Cele zadania audytowego :

2. Zakres podmiotowy zadania audytu:

3. Zakres przedmiotowy zadania audytu:

4 Metodyka audytu:

(techniki przeprowadzania zadania, problemy, na które trzeba zwrócić szczególną uwagę w badaniach, rodzaj

dowodów niezbędnych do dokonania ustaleń i sposób ich badania)

zapoznawanie się z dokumentami służbowymi,

uzyskiwanie wyjaśnień i informacji od pracowników jednostki organizacyjnej, w której jest przeprowadzany audyt

wewnętrzny,

uzyskiwanie informacji uzupełniających od innych pracowników jednostki organizacyjnej,

obserwację wykonywania zadań przez pracowników jednostki organizacyjnej, w której jest przeprowadzany audyt

wewnętrzny,

przeprowadzanie oględzin, w przypadku gdy należy zweryfikować stan lub istnienie zasobów jednostki organizacyjnej,

w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny,

rekonstrukcję wydarzeń lub obliczeń pozwalającą ocenić dokładność i prawidłowość zastosowanych działań oraz

wiarygodność wyników,

sprawdzanie rzetelności informacji przez porównanie jej z informacją pochodzącą z innego źródła,

porównanie określonych zbiorów danych w celu wykrycia operacji nieprawidłowych lub wymagających wyjaśnienia,

graficzną analizę procesów,

rozpoznawcze badanie próbek polegające na pobieraniu próbek losowych oraz stosowaniu testów.

5. Wyniki analizy ryzyka w działalności audytowanego podmiotu i w obszarze objętym zadaniem audytowym, wyniki

analizy systemu kontroli, w tym kontroli finansowej i zarządzania środkami publicznymi w tym obszarze, wyniki

wcześniej przeprowadzanego zadania audytowego lub kontroli.

6. Założenia organizacyjne, planowany harmonogram przeprowadzania zadania:

(łączna liczba przyznanych dnia na realizację zadania, planowany termin rozpoczęcia zadania, planowany

termin ogłoszenia ostatecznego sprawozdania z przeprowadzenia audytu)

7. Nazwiska audytorów wykonujących audyt [skład zespołu audytującego]

8. Uwagi

................................. ........................................................

data

pieczątka i podpis audytora wewnętrznego

Załącznik nr 7. Notatka informująca kierownika podmiotu audytu o rozpoczęciu zadania audytowego.

Sygnatura ........................... Warszawa, dn. ...............

Pan / Pani

........................

Kierownik

(AUDYTOWANY PODMIOT)

Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego

Uprzejmie informuję, że na podstawie „Planu audytu wewnętrznego na ............ rok” przyjętego przez Rektora

Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego / poza planem audytu, Biuro Audytu Wewnętrznego przeprowadzi w

kierowanym przez Pana /Panią [nazwa audytowanego podmiotu] zadanie audytowe pod nazwą

...........................................................................................................................................

Celem planowanego zadania audytowego jest :

.......................................................................................................................................................................

Zadanie będzie przeprowadzone przez Pana / Panią ......................- audytora wewnętrznego działającego na podstawie

upoważnienia podpisanego przez Rektora Akademii Medycznej w Warszawie.

Zgodnie z harmonogramem zadanie audytowe będzie przeprowadzone w [nazwa audytowanego podmiotu]

w okresie od .......... do.......... .

W dniu rozpoczęcia zadania, tj. ............... przewidywana jest narada otwierająca z udziałem kierownika podmiotu audytu

lub osoby upoważnionej. Podczas narady audytor wewnętrzny przedstawi temat, cel i zakres zadania oraz uzgodni tok jego

przeprowadzania tak, aby ograniczyć zakłócenia w realizacji bieżących zadań [nazwa audytowanego podmiotu].

…………...................................……………

(podpis audytora wewnętrznego)

Załącznik nr 8. Wzór protokołu z narady otwierającej.

................................................

(data)

Sygnatura .............................

PROTOKÓŁ Z NARADY OTWIERAJĄCEJ

W dniu ............................. roku w [nazwa audytowanego podmiotu] Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego odbyła się

narada otwierająca zadanie audytowe pod nazwą:

........................................................................................................................................................................

W naradzie udział wzięli:

......................................

......................................

W trakcie narady otwierającej audytor wewnętrzny okazał imienne upoważnienie podpisane przez Rektora

Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego.

Celem planowanego zadania audytowego jest .............................................................................................

Podczas realizacji zadania audytor korzystać będzie z dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia zadania za

okres................... dotyczącej .......................................................................................................

Audytor wewnętrzny oraz [kierownik audytowanego podmiotu] – w celu ograniczenia zakłóceń w realizacji bieżących

zadań audytowanego podmiotu – uzgodnili następujący tok prowadzenia audytu:

Zadanie audytowe będzie przeprowadzane w dniach od .............. roku do........... roku. Termin narady zamykającej

przewidziano na dzień ............., podczas której zostanie przedstawione wstępne sprawozdanie z zadania audytowego.

........................................................................................................................................

Kierownik audytowanego podmiotu przedstawił następujące informacje dotyczące jego funkcjonowania

................................................................

Na tym naradę otwierającą zakończono.

.................................................................................. (podpis kierownika audytowanego podmiotu

lub wyznaczonego pracownika oraz osób uczestniczących w naradzie)

............................................................... (podpis audytora wewnętrznego)

Załącznik Nr 9. Protokół przyjęcia wyjaśnień.

PROTOKÓŁ : przyjęcia wyjaśnień

sygnatura ..................

Nazwa zadania audytowego

Numer zadania audytowego

Zagadnienie

Data przyjęcia ustnych wyjaśnień

OBECNI Nazwisko i imię Stanowisko

Przyjmujący wyjaśnienia

Składający wyjaśnienia

Obecna przy składania wyjaśnień

Pytanie Nr ...

(treść pytania)

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................

Odpowiedź (treść odpowiedzi)

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................

Protokół niniejszy sporządzano w 2 jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano.

................................. ........................................................

data pieczątka i podpis audytora wewnętrznego

Po zapoznaniu się z treścią niniejszego protokół podpisuję

................................ ........................................................

data podpis osoby składającej wyjaśnienie

Dodatkowe uwagi:

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................

................................. ........................................................

data pieczątka i podpis audytora wewnętrznego

Załącznik nr 10. Protokół z rozmowy / wywiadu.

....................................

(sygnatura)

PROTOKÓŁ Z ROZMOWY

1. Temat i numer zadania audytowego: ..................................................

2. Komórka audytowana: ...................................................

3. Przedmiot rozmowy (obszar badania) ...................................................

Treść pytania Odpowiedź:

4. Odpowiadający:..................................................

5. Data rozmowy: ...................................................

6. Sporządził: ...................................................

7. Istotne wyniki rozmowy:

............................................................................................................................................................................................................

..................................................................................................................................

............................................................

(Data i podpis sporządzającego)

...............................................................

(Data i podpis odpowiadającego)

Załącznik nr 11. Kwestionariusz Kontroli Wewnętrznej [KKW]

KWESTIONARIUSZ KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

Dotyczy obszaru : ...........................................................................................

Nazwa i numer zadania

audytowego:

.............................................................

Sygnatura ......................................

Wykonał: ............................................................. Data: ......................................

Sprawdził: ............................................................. Data: ......................................

Lp. Treść pytania Tak Nie Uwagi

Streszczenie oceny:

............................................................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................................................................

........................................................

Załącznik nr 12. Kwestionariusz samooceny [KS]

KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY

Nazwa i numer zadania

audytowego:

.............................................. Sygnatura ......................................

Wykonał: .............................................. Data: ......................................

Sprawdził: .............................................. Data: ......................................

Lp. Treść pytania

Ta

k

Nie

Jeżeli

nie

to p

rosz

ę p

od

ać

term

in

rea

liza

cji,

osob

y o

dp

ow

ied

zia

lne

Uw

agi

Streszczenie :

................................................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................................

.................................................................................

Załącznik nr 13. Wzór protokołu z narady zamykającej.

Sygnatura ................................

PROTOKÓŁ Z NARADY ZAMYKAJĄCEJ

W dniu ............................. roku w [nazwa audytowanego podmiotu] Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego odbyła się

narada zamykająca zadanie audytowe pod nazwą:

............................................. .......................................................................................................................

przeprowadzone w dniach od ........ do ............ roku, z udziałem [kierownik audytowanego podmiotu] oraz następujących

osób:

................................

................................

Audytor wewnętrzny przedstawił zebranym ustalenia wstępne oraz wnioski dotyczące przeprowadzonego zadania

audytowego.

Przedstawiono wnioski i zalecenia wynikające z przeprowadzonego audytu oraz określono termin i osoby odpowiedzialne

za realizację wymienionych zaleceń:

...................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................

(Informacja o zgłaszanych wyjaśnieniach lub zastrzeżeniach przez kierownika audytowanego podmiotu lub wyznaczonego

pracownika)

................................................................................................................................................................

Na tym naradę zamykającą zakończono.

...........................................................

(podpis audytora wewnętrznego)

....................................................................

(podpis kierownika audytowanego podmiotu

lub wyznaczonego pracownika)

Wzmianka audytora o odmowie podpisania protokołu*):

.......................................................................

..............................

(podpis audytora wewnętrznego)

Przyczyny odmowy podpisania protokółu podane przez reprezentanta audytowanego podmiotu*):

.......................................................................

..............................

(podpis kierownika audytowanego podmiotu

lub wyznaczonego pracownika)

*) - wypełniać tylko w przypadku odmowy podpisania protokołu przez kierownika audytowanego

podmiotu.

Załącznik nr 14. Wzór sprawozdania z zadania audytowego.

Sygnatura ......................

Egz. nr .......................................

Sprawozdanie

z zadania audytowego na temat

„...................................................”

przeprowadzonego

w............................................

(nazwa audytowanego podmiotu)

1. Oznaczenie zadania audytowego:

..........................................

2. Data wydruku:

..........................................

Status dokumentu .........................................

3. Nazwa i adres komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny:

..........................................

4. Imię i nazwisko audytorów wewnętrznych uczestniczących w zadaniu audytowym oraz numer imiennego upoważnienia

do przeprowadzenia audytu wewnętrznego:

..........................................

5. Cel przeprowadzenia zadania audytowego:

..........................................

6. Zakres przedmiotowy zadania audytowego:

..........................................

7. Podjęte działania i zastosowane techniki przeprowadzania zadania audytowego:

..........................................

8. Termin przeprowadzenia audytu:

..........................................

9. Zwięzły opis działań komórki, jej strategii i celów, zwłaszcza w obszarze poddanym audytowi wewnętrznemu:

..........................................

10.Ustalenia stanu faktycznego i analiza stwierdzonych nieprawidłowości:

..........................................

11. Wnioski:

..........................................

12. Zalecenia:

..........................................

13. Opinia audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności systemu zarządzania i kontroli

w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem.

..........................................

Audyt przeprowadzono i sprawozdanie sporządzono zgodnie ze „Standardami audytu wewnętrznego w jednostkach sektora

finansów publicznych”.

Pouczenie:

Na podstawie § 22 punkt 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006r. w sprawie szczegółowego sposobu

i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 112, poz. 765) Kierownik komórki, w której jest

przeprowadzany audyt wewnętrzny, może zgłosić na piśmie, w terminie określonym przez audytora wewnętrznego, nie

krótszym niż 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania końcowego, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia

dotyczące treści sprawozdania.

Termin złożenia wyjaśnień lub zastrzeżeń dotyczących treści sprawozdania ustalony została na dzień ........... .

.......................................................................

Podpis audytora wewnętrznego:

Skróty zastosowane w sprawozdaniu:

Wykonano w x egzemplarzach.

...............................

(data przekazania)

.........................................

(Podpis osoby otrzymującej)

Załącznik nr 15. Wzór notatki informacyjnej z czynności kontrolnych.

............................. , dn. .........................

(miejscowość)

Notatka informacyjna

z ustaleń poczynionych w trakcie czynności sprawdzających

W dniach od .......... roku do .......... roku w [nazwa audytowanego podmiotu] Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego

audytor wewnętrzny roku przeprowadził / a czynności sprawdzające dostosowanie działań audytowanego podmiotu zaleceń

zawartych w sprawozdaniu syg. .......................... przeprowadzonego zadania audytowego na

temat:...................................................................................................................

Celem czynności sprawdzających było: ......................................................................

W trakcie czynności sprawdzających zastosowano następujące techniki badania:

..............................................................................................................................................

Ustalenia poczyniono w oparciu o następujące dokumenty:

..............................................................................................................................................

Ocena dostosowania działań audytowanego podmiotu w sprawie realizacji zaleceń5 zawartych w sprawozdaniu z audytu

wewnętrznego:

................................................................................................................................................................

(wyjaśnienie czy podjęte działania naprawcze przynoszą pożądane rezultaty)

Lp. Zalecenie lub

wniosek

Planowany termin

podjęcia działań

Faktyczny termin

podjęcia działań Sposób zrealizowania zalecenia

1.

2.

3.

................................................

(podpis audytora wewnętrznego)

5 W przypadku gdy nie podjęto działań naprawczych określić, czy kierownik audytowanego podmiotu wziął na siebie ryzyko nie podjęcia działań naprawczych.

Załącznik nr 16. Formularz przydziału zadania audytowego.

Nazwa zadania:

SYGNATURA ...........

Nr zadania: Planowana liczba osobodni na

realizację:

Data :

Podmiot audytu:

Cele zadania

audytowego:

Uwagi ogólne:

Asystent audytu:

Koordynator Zadania Audytowego/Audytor odpowiedzialny:

Przygotował:

Data:

Zatwierdził:

Data:

Załącznik nr 17. Ewidencja wykorzystania czasu za miesiąc …….. roku ……

Dane pracownika:

Imię:

Nazwisko : Stanowisko:

1. ORGANIZACJA I ZARZĄDZANIE:

LP. Zadanie - czynność Symbol Charakterystyka czas realizacji

(dni/ godz.

robocze)

1

Sprawy organizacyjne prowadzenie ewidencji i

korespondencji wewnętrznej. OR

2 Szkolenia zewnętrzne. OR

3

Realizacja i nadzór nad zamówieniami

wewnętrznymi. OR

4

szkolenia wewnętrzne realizowane przez jednostki

Akademii Medycznej. OR

5 Urlopy OR

6

Samodoskonalenie, analiza zmian w prawie i

przepisach wewnętrznych. OR

7 Prowadzenie akt stałych, aktualizacja. OR

8 Współpraca z audytem zewnętrznym. WZ

9

Realizacja innych zadań i czynności wskazanych

przez przełożonego. POZ.

10. Inne czynności organizacyjne OR

2. REALIZACJA ZADAŃ AUDYTOWYCH

LP. Zadanie - czynność Symbol

ZZ lub ZD

Charakterystyka :

Oznaczenie zadania audytowego lub opis

czynności

czas realizacji

(dni/ godz.

robocze)

1

Przegląd wstępny i przygotowanie programu zadania

audytowego. Analiza ryzyka do programu zadania. ZZ -

2

Organizacja i udział w naradzie otwierającej zadanie

audytowe. ZZ -

3

Analiza dokumentacji w ramach zadania

audytowego. ZZ -

4

Pobieranie wyjaśnień i dokumentacji z komórek

organizacyjnych będących podmiotem audytu. ZZ -

5

Przygotowanie zestawień analiz i graficznego

zobrazowania procesów. ZZ -

6

próbkowanie i analiza wyników w ramach zadania

audytowego. ZZ -

7 Redakcja raportu z audytu. ZZ -

8

Przygotowanie projektu sprawozdania z zadania

audytowego ZZ -

9

Przygotowanie i poprowadzenie narady wstępnej w

ramach zadania audytowego. ZZ -

10 Przygotowanie akt bieżących zadania audytowego. ZZ -

11

Przygotowanie i udział w naradzie zamykającej

zadanie audytowe. ZZ -

12

Przygotowanie i przekazanie sprawozdania

końcowego. ZZ -

13

Realizacja i dokumentacja czynności sprawdzających

wykonanie rekomendacji audytowych. ZZ -

14. Inne:

3. PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ: LP. Zadanie - czynność Symbol Charakterystyka czas realizacji

(dni/ godz.

robocze)

1

przygotowanie materiałów do analizy ryzyka i

sporządzenia rocznego planu audytu. PL

2 Wykonanie analizy ryzyka - udział w realizacji. PL

3

Przygotowanie planu rocznego audytu wewnętrznego

w AM. PL

4

Przygotowanie sprawozdawczości kwartalnej - raport

kwartalny MF. SP

5

Przygotowanie materiałów do realizacji

sprawozdawczości rocznej. SP

6 Przygotowanie sprawozdania rocznego. SP

7. Inne:

Data wypełnienia : …………………………

Wykonał : ……………………………………

Razem (dni/godzin roboczych)z tabeli 1

Razem (dni/godzin roboczych)z tabeli 2

Razem (dni/godzin roboczych)z tabeli 3

zwolnienia lekarskie

Urlopy

Liczba godzin roboczych w miesiącu – dni robocze.

Załącznik nr 18. Lista weryfikacyjna celów i planowania zadania.

Nazwa i nr zadania audytowego:

Planowany termin rozpoczęcia:

Planowany termin zakończenia:

Wykonał:

LP. Lista : Tak Nie

1 Przegląd sprawozdania z poprzedniego zadania audytowego oraz formularza

przeglądu poaudytowego w celu określenia i udokumentowania wszelkich

niezbędnych szczególnych działań kontynuacyjnych.

2 Przegląd rozliczenia czasu poprzedniego audytu w kontekście przedstawionych

ustaleń i wniosków. Dokumentacja sugestii ewentualnych korekt zakresu

audytu w konsekwencji wyników poprzednich audytów.

3 Dokumentacja wszelkich zmian wprowadzanych do oceny ryzyka audytu

podanej w dokumentach roboczych poprzednich audytów.

4 Opracowanie programu zadania audytowego szczegółowego.

5 Zwięzłe pisemne sformułowanie celów zadania audytowego, aby skupić wysiłki

na ich osiągnięciu, a następnie ułatwić ocenę, czy audyt spełnił swój cel.

Wskazówka: generalnie cele audytu można formułować w kontekście oceny:

wiarygodności i uczciwości danych zarejestrowanych operacji,

zgodności z zasadami, dyrektywami, procedurami, planami, prawem lub

przepisami,

zabezpieczenia majątku,

oszczędnego i efektywnego użytkowania zasobów,

wykonania planu i osiągnięcia celów programów lub operacji.

6 Przygotowanie i wysyłka zawiadomienia o audycie do wszystkich, którzy

powinni o nim wiedzieć, z podaniem terminu oraz celów audytu.

7 Na naradzie otwierającej powiadomienie kadry kierowniczej klienta o celach

audytu. Zebranie i dokumentacja ich uwag i sugestii, co do tego jak ułatwić

pozytywne wyniki audytu.

8 Przygotowanie Ewidencji Wykorzystania Czasu.

9 W razie potrzeby przygotowanie formularza wniosku o zmianę harmonogramu

(nieobligatoryjne).

10 Kontakt z audytorami/kontrolerami zewnętrznymi, jeżeli wymaga to zakres

zadania audytowego.

Załącznik nr 19. Dokument zamknięcia zadania audytowego.

Zamkniecie zadania sygnatura :

Nazwa Zadania Audytowego

Nr Zadania Audytowego

Data Narady Zamykającej

Data Przekazania Sprawozdania Końcowego

Termin Wniesienia Uwag I Zastrzeżeń Do Sprawozdania Końcowego.

ZALECENIA (Opis):

Podpis Data

Sprawdził Data

Załącznik nr 20. Lista weryfikacyjna oceny jakości wykonania zadania.(wytyczne do przeprowadzania oceny).

Zadanie

audytowe

Nr zadania

Wykonał

czynności

Sprawdził

Wytyczne audytu/program

Zadania audytowego:

Tak Nie Sprawdzający

Czy wszystkie czynności programu zadania audytowego zakończono i

parafowano na znak zakończenia?

Czy wyraźnie udokumentowano powody wszelkich pominięć niektórych

czynności?

Czy powody te uzasadniają pominięcia?

Czy wszystkie pominięcia zatwierdziła osoba nadzorująca audyt?

Ustalenia – raport z audytu .

Czy w raporcie podano (zawarto):

Daty dotyczące istotnych ustaleń?

Odsyłacze do dokumentacji roboczej?

Nazwisko autora?

Sygnaturę?

Czy wszystkie ustalenia

i zalecenia poparte są materiałem dowodowym?

Czy wszystkie zestawienia ustaleń wystarczająco analizują przyczyny

ustaleń?

Czy wszystkie zestawienia ustaleń są kompletne i zawierają kryteria,

stan, przyczynę, skutek, zalecenia i reakcję?

Czy jakichś ustaleń nie zakwalifikowano jako mniej ważne, choć

należałoby?

Czy na wszystkich arkuszach podano z kim omówiono ustalenia?

Czy arkusze są jasne, zwięzłe i czy odzwierciedlają poprawny,

obiektywny ton?

Szczegółowa dokumentacja robocza: Tak Nie Sprawdzający

Czy na wszystkich stronach jest:

Właściwa numeracja uwzględniająca strony niezapisane?

Data(y) przygotowania?

Imię i nazwisko autora?

Właściwy nagłówek i odsyłacz do numeru czynności z programu zadania?

Źródło(a) danych/informacji?

Stosowne wnioski?

Stwierdzenie sprawdzenia przez Odpowiedzialnego Audytora? Tak Nie Sprawdzający

Czy wszystkie ustalenia z dokumentów roboczych zostały podane w

Zestawieniach Ustaleń Audytu lub odpowiednio rozwiązane w

dokumentacji roboczej?

Czy wszystkie dokumenty robocze odpowiadają czynnościom programu

zadania pod względem zasięgu testów i zakresu audytu?

Czy dokumentację roboczą audytu przygotowano skutecznie

wykorzystując dane/informacje dostępne u klienta tak, aby nie tracić

czasu na tworzenie czegoś, co już istnieje?

Czy dokumentacja robocza nie zawiera jakichś nieistotnych lub

niepotrzebnych stron lub dokumentów?

Czy dokumenty robocze są czytelne, schludne i logicznie ułożone zgodnie

z rozwojem informacji od ogólnej do szczegółowej?

Czy akta odpowiednio zaktualizowano

Czy z akt usunięto niepotrzebne dokumenty robocze?

Ogólna ocena zadania audytowego: Tak Nie Sprawdzający

Czy projekt sprawozdania z audytu zawiera odsyłacze do odnośnych

Zestawień Ustaleń Audytu?

Czy zadanie wykonano obiektywnie i samodzielnie?

Czy zadanie osiągnęło cele ustalone w ramach procesu planowania?

Czy coś należy zmienić w programie zadania przed ponownym

wykonaniem podobnego zadania? Czy udokumentowano te zmiany?

Czy są jakieś obszary warte zbadania, którymi nie zajmowano się w tym

audycie, a powinny zostać uwzględnione w ramach systematycznej oceny

74/77

ryzyka? Czy udokumentowano je?

Czy projekt sprawozdania z przeprowadzenia audytu oddaje właściwy

ton, czyli służy poprawie, a nie krytyce?

Czy czas trwania zadania audytowego był zgodny z planem, czy

potrzebne było wyjaśnienie odstępstw od harmonogramu?

Czy audytor(zy) skutecznie korzystali z dostępnego sprzętu i

oprogramowania komputerowego?

Czy dokumenty robocze stworzone na komputerze zostały skopiowane na

dyskietkach oraz zaopatrzone we właściwe etykiety i oznaczenia?

Czy wszystkie pozycje z listy spraw do załatwienia i notatek z przeglądu

zostały zadowalająco rozwiązane?

75/77

Załącznik nr 21. Kwestionariusz ankiety poaudytowej.

Kwestionariusz Ankiety Poaudytowej.

Sprawozdanie z zadania audytowego Nr………………..

...................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................

Data……………….

Uwaga:

Prosimy ocenić efektywność procesu zadania audytowego, przy każdej pozycji zakreślając

właściwą odpowiedź. Będziemy zobowiązani za pisemne uwagi w ostatnim rozdziale, ze

szczególnym uwzględnieniem odpowiedzi "Nie zgadzam się" i "Stanowczo nie zgadzam się".

Sta

now

czo n

ie

zga

dza

m s

ię

Nie

zga

dza

m

się

Zga

dza

m s

ię

Sta

now

czo

zga

dza

m s

ię

PLANOWANIE

Czy powiadomiono Panią (Pana) o zadaniu audytowym na tyle, aby

personel działu mógł się odpowiednio przygotować i aby do minimum

ograniczyć zakłócenia w pracy.

Zakres i cel zadania audytowego jasno podano na piśmie i znany był

przewidywany czas pobytu audytorów.

Miał(a) Pani (Pan) sposobność omówić z audytorami swe obawy co do

ewentualnego włączenia określonych operacji do zakresu zadania

audytowego.

CZYNNOŚCI AUDYTOWE

Audytorzy zawsze wyjaśniali sens pytań zadawanych Pani (Panu) i

personelowi działu.

Aby efektywnie wykorzystać czas na spotkaniach z kierownictwem

audytorzy starali się omawiać po kilka spraw lub tematów.

Audytorzy okresowo informowali

kierownictwo o postępach audytu.

W miarę postępów audytu audytorzy przedstawiali odpowiedzialnym

osobom nadzorującym i kierownictwu pisemne rekomendacje z audytu.

"Uzgodnione" rozwiązania ustaleń audytu

z ostatecznego sprawozdania z audytu

były rozwiązaniami najlepszymi z możliwych

w danych okolicznościach i miałeś sposobność

przyczynić się do ich opracowywania.

Audytorzy zwrócili wszystkie oryginały dokumentów po wykorzystaniu.

Audytorzy przedłożyli wersję roboczą raportu z audytu i pozostawili

termin 7 dni na wniesienie ewentualnych uwag, zastrzeżeń.

NARADA ZAMYKAJĄCA

Dzień i godzinę spotkania uzgodniono

odpowiednio wcześnie z wszystkimi

właściwymi kierownikami.

Całkowicie wyjaśniono cel spotkania.

Wersję roboczą sprawozdania z przeprowadzenia audytu dostarczono co

najmniej 24 godz.

przed spotkaniem.

Zalecenia z audytu dyskutowano otwarcie i obiektywnie, a audytorzy

reagowali na uwagi kierownictwa.

SPRAWOZDANIE Z PRZEPROWADZENIA AUDYTU

Ostateczne sprawozdanie z przeprowadzenia audytu właściwie

odzwierciedla wyniki audytu i spotkania zamknięcia.

Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu

napisano rzetelnie i uwzględniono wszystkie istotne fakty.

OGÓLNIE

Audyt był przydatną usługą.

Audytorzy byli profesjonalni, uprzejmi i obiektywni.

76/77

Audyt był kompleksowy i wyważony,

nie rozwodził się nad drugorzędnymi obszarami

Audytorzy brali pod uwagę obawy i zastrzeżenia podnoszone przez

kierownictwo.

UWAGI KIEROWNICTWA:

Czy coś, co dotyczyło audytu, szczególnie spodobało się Pani (Panu)?

.......................................................................

Czy coś, co dotyczyło audytu, nie spodobało się Pani (Panu?

.......................................................................

Jeśli odczuwała Pani (Pan) zakłócenia w pracy spowodowane audytem, jak można by ograniczyć je w przyszłości?

.......................................................................

Poniżej prosimy wpisać wszelkie inne uwagi:

Poniżej prosimy wyjaśnić wszystkie (nie wyjaśnione dotąd powyżej) odpowiedzi “nie zgadzam się” i “stanowczo nie zgadzam

się”:

.......................................................................

Nazwisko i imię respondenta

(drukowanymi literami):…………………………………………….

Podpis: ……………………………………

Data: ………………………………

77/77

Załącznik nr 22. Formularz aktualizacji księgi procedur.

Aneks Nr ...................

do Księgi Procedur Audytu Wewnętrznego z dnia .........................................

Numer i nazwa rozdziału, którego dotyczy zmiana: ...............................................................

Rodzaj zmiany (nowe brzmienie, uzupełnienie, wykreślenie):....................................................

Było (treść zmieniana lub treść podlegająca wykreśleniu):

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Obecne brzmienie (treść zmieniona lub treść podlegająca wykreśleniu):

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

...............................................................

(podpis audytora wewnętrznego)

................................................. ......................................................

(Data )

(JM Rektor Warszawskiego

Uniwersytetu Medycznego)