Slajd 1 - WARPwarp.org.pl/wp-content/themes/WARP/files/poradnik_rif/...2013/10/24 · 7 umowy o...
Transcript of Slajd 1 - WARPwarp.org.pl/wp-content/themes/WARP/files/poradnik_rif/...2013/10/24 · 7 umowy o...
2013-10-18
1
Aneksowanie, rozliczenia i kontrola projektów realizowanych w ramach
Działania 8.2 PO IG
Poznań, 24 października 2013 r.
2
Agenda
I. Działanie 8.2 PO IG – informacje wstępne
II. Wprowadzanie zmian do umowy o dofinansowanie
III. Zaliczka jako forma finansowania projektu
IV. Wniosek Beneficjenta o płatność
V. Dokumenty stanowiące załączniki do wniosku o płatność
VI. Kontrola realizacji projektu
VII. Rozwiązanie umowy o dofinansowanie i zwrot dofinansowania
2
2013-10-18
2
3
I. Działanie 8.2 PO IG – informacje wstępne
4
Działanie 8.2 PO IG – informacje wstępne
Analiza zapisów umowy o dofinansowanie
Okres realizacji projektu - § 6 ust. 3;
Zapisy dotyczące rozpoczęcia i zakończenia realizacji projektu - § 6;
Terminy składania wniosków o płatność - § 7;
Dokumentacja dotycząca rozliczania projektu - § 7;
Terminy składania wniosków o wprowadzenie zmian do umowy - § 9 oraz § 15;
Dokumentacja dotycząca kontroli projektu - § 10;
Promocja i wizualizacja projektu - § 11;
Zakup towarów i usług w ramach projektu - procedura wyboru - § 12;
Tryb i warunki rozwiązania umowy o dofinansowanie - § 13.
4
2013-10-18
3
5
Realizacja zakresu rzeczowego projektu
Regionalna Instytucja Finansująca weryfikuje wnioski o płatność z uwzględnieniem zapisów następujących dokumentów:
Wniosek o dofinansowanie;
Biznes Plan;
Harmonogram rzeczowo-finansowy;
Umowa o dofinansowanie;
Wnioski o wprowadzenie zmian do umowy o dofinansowanie.
5
Działanie 8.2 PO IG – informacje wstępne
6
Realizacja zakresu rzeczowego projektu
Zgodnie z §3 ust. 1 umowy o dofinansowanie Beneficjent jest zobowiązany do zrealizowania projektu w pełnym zakresie, określonym Harmonogramem rzeczowo-finansowym, w terminie wskazanym w §6 ust. 3, z należytą starannością zgodnie z umową i jej załącznikami, w szczególności opisem zawartym we wniosku o dofinansowanie.
6
Działanie 8.2 PO IG – informacje wstępne
2013-10-18
4
7
Weksel i deklaracja wekslowa
Zabezpieczenie ustanawiane jest na okres realizacji projektu oraz na okres trwałości projektu w formie weksla in blanco opatrzonego klauzulą „nie na zlecenie” wraz z deklaracją wekslową według wzorów, stanowiących odpowiednio załączniki nr 4 i 5 do umowy.
Beneficjent zobowiązany jest do złożenia prawidłowo wystawionego zabezpieczenia w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie umowy, nie później jednak niż w dniu złożenia wniosku o pierwszą płatność.
Weksel oraz deklaracja wekslowa mogą zostać podpisane w obecności pracownika RIF przez osoby uprawnione do reprezentacji Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym.
Weksel podlega zwrotowi, za zgodą PARP, na pisemny wniosek Beneficjenta, w przypadku zakończenia okresu trwałości lub rozwiązania umowy o dofinansowanie.
7
Działanie 8.2 PO IG – informacje wstępne
8
II. Wprowadzanie zmian do umowy o dofinansowanie
2013-10-18
5
9
Wniosek o wprowadzenie zmian do umowy
Wniosek należy złożyć do Regionalnej Instytucji Finansującej zgodnie z terminami określonymi w § 9 umowy o dofinansowanie:
30 dni od zaistnienia przyczyny konieczności wprowadzenia zmian niezwiązanych z okresem realizacji projektu;
30 dni przed dniem upływu okresu kwalifikowalności wydatków;
30 dni przed dniem upływu okresu realizacji etapu.
Wniosek o wprowadzenie zmian Regionalna Instytucja Finansująca rozpatruje w terminie max. 14 dni, a każde uzupełnienie w terminie max. 10 dni od wpływu wersji papierowej.
Wniosek należy złożyć do Regionalnej Instytucji Finansującej w formie papierowej (załączniki w wersji elektronicznej – pliki tekstowe / arkusze kalkulacyjne).
9
10
Wniosek o wprowadzenie zmian do umowy
Obligatoryjne informacje zawarte we wniosku o wprowadzenie zmian do umowy:
Określenie zakresu wnioskowanych zmian;
Uzasadnienie wnioskowanych zmian;
Uzasadnienie terminu złożenia wniosku o wprowadzenie zmian wraz z ewentualnym uzasadnieniem niedochowania terminu;
Informacja o wpływie wnioskowanych zmian na realizację celów projektu oraz wskaźniki.
10
2013-10-18
6
11
Wniosek o wprowadzenie zmian do umowy
Fakultatywne załączniki do wniosku o wprowadzenie zmian do umowy:
Zaktualizowany Harmonogram rzeczowo-finansowy;
Zaktualizowany Harmonogram płatności;
Zaktualizowana tabela dotycząca lokalizacji (punkt 8 wniosku o dofinansowanie);
Zaktualizowana tabela skwantyfikowanych wskaźników realizacji celów projektu (punkt 17 wniosku o dofinansowanie);
Zaktualizowany plan finansowy (punkt 19 wniosku o dofinansowanie);
Umowa o współpracy z nowym partnerem.
11
12
Wniosek o wprowadzenie zmian do umowy
Zmiana zakresu rzeczowego projektu
Zgodnie z § 9 ust. 14 umowy o dofinansowanie:
„Instytucja Wdrażająca / Instytucja Pośrednicząca II stopnia odrzuci wnioski dotyczące wprowadzania do Harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu nowych pozycji, nie uwzględnionych we wniosku o dofinansowanie”.
Zmiana zakresu rzeczowego projektu jest możliwa pod warunkiem utrzymania parametrów technologicznych i funkcjonalnych oraz braku zagrożenia realizacji celów projektu:
W oparciu o Wytyczne Beneficjent może dokonać modyfikacji polegających na podwyższeniu standardu lub ulepszeniu zakupionego sprzętu, pod warunkiem, iż nie wpłynie to negatywnie na wskaźniki, a modyfikacja uzyska zgodę RIF/PARP;
Trwałość projektu musi być zachowana przez okres co najmniej 3 lat od zakończenia realizacji projektu.
12
2013-10-18
7
13
Wniosek o wprowadzenie zmian do umowy
Zmiana zakresu rzeczowego projektu
Decydujące o możliwości wprowadzenia zmiany zakresu rzeczowego jest uzasadnienie Beneficjenta dla wprowadzonej zmiany w kontekście opisu w Biznes Planie dotyczącego:
Sposobu realizacji projektu;
Technologii informatycznych;
Parametrów technologicznych i funkcjonalnych;
Kupowanych lub planowanych do stworzenia w ramach projektu rozwiązań informatycznych pod kątem ich innowacyjności i funkcjonalności;
Celów projektu;
Skwantyfikowanych wskaźników realizacji celów projektu.
13
14
Wniosek o wprowadzenie zmian do umowy
Zmiana udziałowców
W myśl postanowień §9 ust. 11 umowy Beneficjent zobowiązany jest do złożenia w RIF pisma informującego o zamiarze dokonania zmiany w strukturze udziałowców wraz z wyjaśnieniami dotyczącymi wpływu planowanych zmian na realizację projektu oraz osiągnięcie zaplanowanych wskaźników.
Niezbędne jest złożenie oświadczenia potwierdzającego, że zmiana struktury właścicielskiej nie będzie miała negatywnego wpływu na realizację projektu, nie zagrozi osiągnięciu celów projektu jak również nie wpłynie negatywnie na osiągnięcie i utrzymanie wskaźników projektu.
14
2013-10-18
8
15
Zmiana partnerów biznesowych
Decydujące o możliwości wprowadzenia zmiany partnerów biznesowych jest:
Osiągnięcie zaplanowanych wskaźników realizacji celów projektu;
W przypadku rezygnacji Beneficjenta ze współpracy z długoletnim partnerem biznesowym brak punktacji za długoletnią współpracę nie wpływa na możliwość zakwalifikowania projektu do dofinansowania;
W przypadku rezygnacji Beneficjenta ze współpracy z partnerem zagranicznym lub współpracy o zasięgu ponadregionalnym, brak punktacji za partnera nie wpływa na możliwość zakwalifikowania do dofinansowania;
W przypadku rezygnacji Beneficjenta ze współpracy z partnerem użytkującym własny system informatyczny, który miał zostać zintegrowany z systemem Beneficjenta, brak punktacji za partnera nie wpływa na możliwość zakwalifikowania do dofinansowania.
15
Wniosek o wprowadzenie zmian do umowy
16
Zmiana partnerów biznesowych
W przypadku konieczności zmiany partnera należy dostarczyć do RIF dodatkowo:
Umowę o współpracy z nowym partnerem;
Opis systemu informatycznego wykorzystywanego przez nowego partnera;
Informację odnośnie pierwszego zdarzenia gospodarczego z nowym partnerem;
Informację czy zakres działalności nowego partnera jest zbliżony do obszaru działalności prowadzonej przez poprzedniego partnera biznesowego.
UWAGA!
Beneficjent ma obowiązek poinformowania RIF o każdej zmianie partnera.
16
Wniosek o wprowadzenie zmian do umowy
2013-10-18
9
17
Podpisanie aneksu do umowy o dofinansowanie
Aneks jest podpisywany przez osobę uprawnioną do reprezentacji Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym lub pełnomocnictwem.
Aneks jest podpisywany przez osobę wskazaną w komparycji aneksu.
W treści aneksu wprowadza się zmiany w paragrafach umowy, natomiast zmiany treści załączników, tj.: wniosku o dofinansowanie / Biznes Planu (m.in. punkt dotyczący skwantyfikowanych wskaźników realizacji celów projektu, lokalizacji projektu), Harmonogramu rzeczowo-finansowego, Harmonogramu płatności wprowadza się w treści załączników do aneksu.
17
Wniosek o wprowadzenie zmian do umowy
18
Podpisanie aneksu do umowy o dofinansowanie
Aneks może posiadać następujące załączniki:
Pełnomocnictwo dla RIF;
Aktualny dokument rejestrowy (CEIDG lub KRS – wydruk dokumentu przez pracownika RIF);
Pełnomocnictwa ze strony Beneficjenta;
Harmonogram rzeczowo-finansowy;
Harmonogram płatności;
Tabela aktualizująca skwantyfikowane wskaźniki realizacji celów projektu;
Tabela aktualizująca lokalizację projektu.
18
Wniosek o wprowadzenie zmian do umowy
2013-10-18
10
19 Przykładowe zmiany w umowie o dofinansowanie
Zmiana terminu realizacji etapu;
Zmiana terminu realizacji projektu;
Przeniesienie zadań pomiędzy etapami;
Podział kosztów jednego zadania pomiędzy etapami;
Zmiana wysokości kosztów poszczególnych zadań;
Zmiana wysokości kosztów całkowitych projektu;
Zmiana wysokości kosztów kwalifikowanych i wysokości dofinansowania;
Zmiana wysokości zaliczki;
Zmiana lokalizacji projektu;
Zmiana siedziby Beneficjenta;
Zmiana danych kontaktowych i korespondencyjnych;
Zmiana numeru rachunku bankowego;
Zmiany prawno-organizacyjne;
Cesja wierzytelności.
19
Wniosek o wprowadzenie zmian do umowy
20
Przesunięcia do 10%
Beneficjent jest uprawniony do dokonywania przesunięć pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków do 10% wartości kwoty danej kategorii wydatków, z której następuje przesunięcie, bez względu na poziom wzrostu kategorii wydatków, do której następuje przesunięcie, pod warunkiem dokonania przesunięć pomiędzy kategoriami wydatków o tej samej intensywności wsparcia, z zastrzeżeniem zasad określonych w Rozporządzeniu.
Zgodnie z zapisami § 9 ust. 13 umowy o dofinansowanie Instytucja Wdrażająca / Instytucja Pośrednicząca II stopnia odrzuci wnioski dotyczące przesunięć pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków przekraczających 10% wartości kwoty danej kategorii wydatków, z której następuje przesunięcie.
20
Wniosek o wprowadzenie zmian do umowy
2013-10-18
11
21
Przesunięcia do 10%
W przypadku dokonywania przesunięć pomiędzy kategoriami wydatków kwalifikowanych zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Beneficjent powinien dostarczyć:
Pismo z informacją o dokonanych przesunięciach dla poszczególnych wydatków wraz z uzasadnieniem;
Uzasadnienie terminu złożenia wniosku o wprowadzenie zmian wraz z ewentualnym uzasadnieniem niedochowania terminu;
Zaktualizowany Harmonogram rzeczowo-finansowy;
Zaktualizowany Harmonogram płatności;
Zaktualizowany plan finansowy (punkt 19 wniosku o dofinansowanie);
Informację o wpływie wnioskowanych zmian na realizację celów projektu oraz wskaźniki.
21
Wniosek o wprowadzenie zmian do umowy
22
III. Zaliczka jako forma finansowania projektu
2013-10-18
12
23
Zaliczka (1)
Łączne dofinansowanie wypłacone w formie zaliczek wraz z płatnościami pośrednimi nie może przekroczyć 90% maksymalnej kwoty dofinansowania – § 5 ust. 7 umowy o dofinansowanie, natomiast wysokość zaliczki stanowi maksymalnie 30% kwoty dofinansowania przyznanego umową – § 5 ust. 8 umowy o dofinansowanie (lub 50% kwoty dofinansowania przypadającego na nierozpoczęte etapu – w przypadku podpisania stosownego aneksu do umowy o dofinansowanie).
Przekazanie kolejnej transzy dofinansowania w formie refundacji będzie możliwe
pod warunkiem rozliczenia w złożonym wniosku o płatność całkowitej kwoty przekazanej zaliczki – § 5 ust. 8 umowy o dofinansowanie.
Odsetki bankowe narosłe na rachunku bankowym przeznaczonym do obsługi
zaliczki są wykazywane we wniosku o płatność i pomniejszają kwotę kolejnej płatności – punkt 12 wniosku o płatność.
23
24
Zaliczka (2)
Dopłata zaliczki Beneficjent, który otrzymał już zaliczkę w wysokości 30% dofinansowania
przypadającego na nierozpoczęte etapy ma możliwość wystąpienia z kolejnym wnioskiem o płatność zaliczkową do wysokości 50% wartości dofinansowania przypadającego na etapy nierozpoczęte na moment ubiegania się o dopłatę zaliczki.
W celu uzyskania dopłaty konieczne jest wystąpienie przez Beneficjenta z pisemnym wnioskiem o wprowadzenie zmian do umowy oraz przedstawienie zaktualizowanego Harmonogramu płatności.
W przypadku projektu znajdującego się w trakcie realizacji kwotę dopłaty należy wyliczyć tylko w odniesieniu do nierozpoczętych etapów jako 20% dofinansowania przypadającego na nierozpoczęte etapy.
24
2013-10-18
13
25
Zaliczka (3)
Beneficjent jest zobowiązany do przedkładania wraz z wnioskiem o płatność
wyciągów z rachunku bankowego do obsługi płatności zaliczkowych: I wniosek o płatność: za okres od dnia otwarcia rachunku bankowego do
obsługi zaliczki do dnia złożenia wniosku o płatność;
II wniosek o płatność i kolejne: za okres od dnia rozpoczęcia rozliczanego etapu do dnia złożenia wniosku o płatność.
Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia odrębnego rachunku bankowego do
obsługi płatności zaliczkowych. Wypłaty z rachunku bankowego do obsługi zaliczki mogą być dokonywane wyłącznie jako płatności za wydatki kwalifikowane, tj. towary i usługi zaplanowane w Harmonogramie rzeczowo-finansowym, w etapie, na który przyznano zaliczkę.
Powyższe oznacza, że zaliczka jest wydatkowana na pokrycie kosztów kwalifikowanych w części odpowiadającej wysokości kosztów kwalifikowanych!
25
26
Zaliczka (4)
Podatek VAT a zaliczka
Dopuszczalne jest ponoszenie z rachunku bankowego wyodrębnionego do obsługi
płatności zaliczkowych niekwalifikowanego podatku od towarów i usług (VAT) pod warunkiem, że: Niekwalifikowany koszt VAT odnosi się do wydatku kwalifikującego się do objęcia
wsparciem;
W tym samym dniu, w którym Beneficjent dokonał z tego rachunku zapłaty za niekwalifikowany podatek VAT, rachunek ten zostanie zasilony kwotą odpowiadającą kwocie niekwalifikowanego podatku VAT.
26
2013-10-18
14
27
Przykład: wydatkowanie zaliczki Biorąc pod uwagę przykład (koszty z faktury są kwalifikowane w 100%): Prawidłowo wydatkowana kwota z rachunku zaliczkowego 10 000,00 zł (netto) – z rachunku zaliczkowego 2 300,00 zł (VAT) – z rachunku bieżącego
Zaliczka (5)
27
Wartość netto faktury VAT
Podatek VAT Wartość brutto faktury VAT
10 000,00 zł 2 300,00 zł 12 300,00 zł
28
Beneficjent może ponosić wydatki z rachunku bieżącego w okresie między dniem złożenia wniosku o płatność zaliczkową a dniem otrzymania zaliczki. Następnie należy zrefundować wartość wydatkowanych kosztów kwalifikowanych z rachunku zaliczkowego na bieżący.
Beneficjent jest zobowiązany do wydatkowania zaliczki w wysokości co najmniej 70% kwoty dofinansowania przypadającego na dany etap zgodnie z umową o dofinansowanie.
Zaliczka (6)
Wniosek o płatność rozliczający zaliczkę należy złożyć „na kwotę i w terminie”. W przypadku późniejszego złożenia wniosku o zaliczkę oraz w przypadku niewydatkowania co najmniej 70% kwoty zaliczki RIF/PARP naliczy odsetki jak dla zaległości podatkowych.
28
2013-10-18
15
29
Zaliczka (7)
Zwrot zaliczki
Dofinansowanie udzielone Beneficjentowi w formie zaliczki w zakresie środków pochodzących z dotacji celowej w części niewykorzystanej do końca roku budżetowego podlega zwrotowi na rachunek wskazany przez Instytucję Wdrażającą/Instytucję Pośredniczącą II stopnia do dnia 10 stycznia następnego roku budżetowego.
29
30
Zaliczka (8)
Problem wydatkowania a rozliczania zaliczki;
Problem obliczania należnego dofinansowania;
Wypłata dofinansowania a rozliczenie co najmniej 70% zaliczki (zapisy umowy o dofinansowanie);
Problem narosłych odsetek na koncie zaliczkowym;
Nieprawidłowe wydatkowanie środków a konto nieoprocentowane (bilansowanie);
Nieprawidłowe wydatkowanie środków a konto oprocentowane (oświadczenie banku o odsetkach, jakie narosłyby na rachunku).
30
2013-10-18
16
31 PRZYKŁAD I (rozliczenie 100% zaliczki w ramach jednego wniosku o płatność)
Zaliczka wypłacona wynosi: 40 000,00 zł
Intensywność wsparcia wszystkich wydatków kwalifikowanych wynosi: 50% Obliczenie kwoty wnioskowanej: Kwota wnioskowana stanowi różnicę pomiędzy należnym dofinansowaniem za etap I
i wypłaconą zaliczką: 45 000,00 zł - 40 000,00 zł = 5 000,00 zł Kwota wskazana w punkcie 10 wniosku o pierwszą płatność pośrednią = 5 000,00 zł
Rozliczenie zaliczki (1)
31
Etap I Wydatki
kwalifikowane Należne
dofinansowanie
Planowana kwota 100 000,00 zł 50 000,00 zł
Rzeczywista kwota 90 000,00 zł 45 000,00 zł
32 PRZYKŁAD II (rozliczenie co najmniej 70% zaliczki)
Zaliczka wypłacona wynosi: 60 000,00 zł
Intensywność wsparcia wszystkich wydatków kwalifikowanych wynosi: 50% Wymagana kwota rozliczenia zaliczki
70% kwoty planowanej do rozliczenia w Etapie I = 70% z 50 000,00 zł = 35 000,00 zł Należne dofinansowanie za etap I wynosi 35 000,00 zł, co oznacza, że Beneficjent rozliczył wymaganą kwotę zaliczki (minimum 35 000,00 zł) Kwota zaliczki pozostała do rozliczenia: 60 000,00 zł – 35 000,00 zł = 25 000,00 zł Kwota wskazana w punkcie 10 wniosku o płatność pośrednią = 0,00 zł
Rozliczenie zaliczki (2)
32
Etap I Wydatki
kwalifikowane Należne
dofinansowanie
Planowana kwota 100 000,00 zł 50 000,00 zł
Rzeczywista kwota 70 000,00 zł 35 000,00 zł
2013-10-18
17
33 PRZYKŁAD III (rozliczenie mniej niż 70% zaliczki) – część 1
Zaliczka wypłacona wynosi: 40 000,00 zł
Intensywność wsparcia wszystkich wydatków kwalifikowanych wynosi: 50% Wymagana kwota rozliczenia zaliczki
70% kwoty planowanej do rozliczenia w Etapie I = 70% z 15 000,00 zł = 10 500,00 zł Należne dofinansowanie za etap I wynosi 10 000,00 zł, co oznacza, że Beneficjent nie rozliczył wymaganej kwoty zaliczki (brakująca kwota wynosi: 10 500,00 zł – 10 000,00 zł = = 500,00 zł)
Rozliczenie zaliczki (3)
33
Etap I Wydatki
kwalifikowane Należne
dofinansowanie
Planowana kwota 30 000,00 zł 15 000,00 zł
Rzeczywista kwota 20 000,00 zł 10 000,00 zł
34
PRZYKŁAD III (rozliczenie mniej niż 70% zaliczki) – część 2
W związku z powyższym konieczne jest dokonanie zwrotu brakującej kwoty (500,00 zł) wraz z odsetkami jak dla zaległości podatkowych od dnia wypłaty zaliczki do dnia zwrotu lub do dnia złożenia kolejnego wniosku o płatność od kwoty brakującej do rozliczenia 70% wypłaconej zaliczki (od kwoty 500,00 zł).
W kolejnym wniosku o płatność Beneficjent jest zobowiązany do rozliczenia co najmniej 70%* kwoty zaliczki przewidzianej do rozliczenia w Harmonogramie rzeczowo-finansowym oraz kwoty zaliczki nierozliczonej w poprzednim etapie (4 500,00 zł). *lub 100 % otrzymanej zaliczki w przypadku wniosku o płatność ostatecznie rozliczającego zaliczkę (29 500,00 zł)
Rozliczenie zaliczki (4)
34
2013-10-18
18
35 PRZYKŁAD IV (rozliczenie zaliczki w więcej niż jednym etapie) – część 1
Zaliczka wypłacona wynosi: 60 000,00 zł
Intensywność wsparcia wszystkich wydatków kwalifikowanych wynosi: 50% Wymagana kwota rozliczenia zaliczki
70% kwoty planowanej do rozliczenia w Etapie I = 70% z 50 000,00 zł = 35 000,00 zł Należne dofinansowanie za etap I wynosi 45 000,00 zł, co oznacza, że Beneficjent rozliczył wymaganą kwotę zaliczki (minimum 35 000,00 zł) Kwota zaliczki pozostała do rozliczenia: 60 000,00 zł – 45 000,00 zł = 15 000,00 zł Kwota wskazana w punkcie 10 wniosku o pierwszą płatność pośrednią = 0,00 zł
Rozliczenie zaliczki (5)
35
Etap I Wydatki
kwalifikowane Należne
dofinansowanie
Planowana kwota 100 000,00 zł 50 000,00 zł
Rzeczywista kwota 90 000,00 zł 45 000,00 zł
36 PRZYKŁAD IV (rozliczenie zaliczki w więcej niż jednym etapie) – część 2
Zaliczka pozostała do rozliczenia w etapie II wynosi: 15 000,00 zł
Intensywność wsparcia wszystkich wydatków kwalifikowanych wynosi: 50% Obliczenie kwoty wnioskowanej
Kwota wnioskowana stanowi różnicę pomiędzy należnym dofinansowaniem za etap I
i etap II a wypłaconą zaliczką: 45 000,00 zł + 20 000,00 zł - 60 000,00 zł = 5 000,00 zł Kwota wskazana w punkcie 10 wniosku o drugą płatność pośrednią = 5 000,00 zł
Rozliczenie zaliczki (6)
36
Etap II Wydatki
kwalifikowane Należne
dofinansowanie
Planowana kwota 50 000,00 zł 25 000,00 zł
Rzeczywista kwota 40 000,00 zł 20 000,00 zł
2013-10-18
19
37
IV. Wniosek Beneficjenta o płatność
38
Wniosek Beneficjenta o płatność
Dane przedstawione we wniosku o płatność muszą być spójne z danymi zawartymi w umowie o dofinansowanie wraz z późniejszymi zmianami i jej załącznikami.
Szare pola we wniosku o płatność wypełniane są przez pracownika RIF.
38
Przystępując do wypełniania wniosku o płatność należy zapoznać się
z Instrukcją wypełniania wniosku Beneficjenta o płatność, która znajduje się zakładce Pomoc w Generatorze Wniosków o Płatność.
2013-10-18
20
Wniosek o płatność jest składany z częstotliwością określoną w umowie o dofinansowanie.
W terminie 30 dni od zakończenia etapu (zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu) – § 7 ust. 19 umowy o dofinansowanie;
W dniu zakończenia realizacji projektu (zgodnie z § 6 ust. 3 umowy o dofinansowanie) - § 7 ust. 20 umowy o dofinansowanie.
Wniosek Beneficjenta o płatność
39
Ekspertyzy, analizy przygotowawcze oraz usługi translacyjne i inne usługi doradcze związane z przygotowaniem realizacji projektu (wydatki poniesione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o udzielenie wsparcia)
Wniosek rozliczający wydatki poniesione w etapie przed okresem kwalifikowalności wydatków należy złożyć w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia okresu kwalifikowalności wydatków, z zastrzeżeniem § 16 ust. 1 umowy o dofinansowanie, zgodnie z którym dofinansowanie wypłacane jest po ustanowieniu i wniesieniu przez Beneficjenta zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy.
Wniosek Beneficjenta o płatność
40
2013-10-18
21
1. Wniosek za okres do
Należy wskazać datę zakończenia etapu lub najpóźniejszą datę zapłaty wydatku wykazanego we wniosku o płatność.
Wniosek Beneficjenta o płatność
41
2. Dane Beneficjenta
Informacje o Beneficjencie (nazwa, telefon, faks, e-mail) – najbardziej aktualne dane
UWAGA!
W przypadku zmiany danych kontaktowych, Beneficjent jest zobowiązany do pisemnego poinformowania Instytucji Wdrażającej o dokonanych zmianach. W przypadku, gdy zmiana danych kontaktowych wynika ze zmian w dokumencie rejestrowym i/lub ma wpływ na zmianę lokalizacji projektu, Beneficjent składa wniosek o wprowadzenie zmian do umowy o dofinansowanie.
Dane osoby do kontaktu – osoba rzeczywiście przygotowująca wniosek o płatność
Numer rachunku bankowego
Zgodny z umową o dofinansowanie;
Lub zatwierdzoną przez RIF/PARP umową o przelew wierzytelności;
W przypadku zaliczki – wyodrębniony do obsługi płatności zaliczkowych (zgodny z umową o dofinansowanie);
Zmiana numeru rachunku bankowego wymaga złożenia wniosku o wprowadzenie zmian do umowy o dofinansowanie.
Wniosek Beneficjenta o płatność
42
2013-10-18
22
3. Oś priorytetowa – Należy podać numer i nazwę osi priorytetowej, w ramach której realizowany jest projekt, wybierając z listy rozwijalnej.
8. – Społeczeństwo informacyjne – zwiększenie innowacyjności gospodarki
4. Działanie – Należy podać nazwę i numer działania, w ramach którego realizowany jest projekt, wybierając z listy rozwijalnej.
Działanie 8.2 – Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B
4a. Poddziałanie
W przypadku 8.2 PO IG nie należy zaznaczać żadnej odpowiedzi.
5. Nazwa projektu
Należy podać nazwę / tytuł projektu zgodnie z § 2 umowy o dofinansowanie.
Wniosek Beneficjenta o płatność
43
6. Numer projektu
Należy podać numer projektu / wniosku o dofinansowanie zgodny z numerem
określonym w umowie o dofinansowanie.
(np. WND-POIG.08.02.00-30-001/09)
7. Umowa / decyzja o dofinansowanie
Należy podać numer umowy lub najbardziej aktualnego aneksu.
UDA-POIG.08.02.00-30-001/09-00
8. Płatność
Należy wybrać jedną z opcji:
Płatność zaliczkowa, płatność pośrednia, płatność końcowa, nie dotyczy.
Wniosek Beneficjenta o płatność
44
2013-10-18
23
8a. Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem
Kwota widniejąca w punkcie 11 wniosku w wierszu Razem w kolumnie 6.
9. Kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem
Kwota widniejąca w punkcie 11 wniosku w wierszu Razem w kolumnie 8 oraz w punkcie 13 wniosku w wierszu Razem w kolumnie 8.
10. Wnioskowana kwota
Refundacja – kwota wynikająca z przeliczenia wartości z punktu 9 przez intensywność wsparcia dla danej kategorii wynikającą z umowy o dofinansowanie pomniejszona o wartość otrzymanej zaliczki.
UWAGA!
Kwotę wnioskowaną należy zaokrąglić do dwóch miejsc po przecinku w dół.
Zaliczka – kwota zaliczki wynikająca z Harmonogramu płatności.
Wniosek Beneficjenta o płatność
45
11. Zestawienie dokumentów (1)
Kolumna 1 - numer dokumentu
Kolumna 2 - numer ewidencyjny lub księgowy
Kolumna 3 - data wystawienia dokumentu
Kolumna 4 - data zapłaty – należy podać wszystkie daty zapłaty dokumentu
księgowego
Kolumna 5
-
nazwa towaru lub usługi – należy wskazać wyłącznie pozycje
kwalifikowane
Kolumna 6 - kwota dokumentu brutto – należy wskazać wartość brutto
dokumentu
Kolumna 7 - kwota dokumentu netto – należy wskazać wartość netto
dokumentu
Kolumna 8 - kwota wydatków kwalifikowanych poniesionych na realizację
projektu, rozliczanych danym wnioskiem o płatność
Wniosek Beneficjenta o płatność
46
2013-10-18
24
11. Zestawienie dokumentów (2)
Różnica pomiędzy wartościami w kolumnach „Kwota dokumentu brutto” (kolumna 6) i „Kwota dokumentu netto” (kolumna7) może wynikać wyłącznie z podatku VAT.
Dokument księgowy należy przyporządkować do odpowiedniej kategorii wydatków: Inwestycje, Promocja, Szkolenia, Doradztwo, Inne.
Wniosek Beneficjenta o płatność
47
11. Zestawienie dokumentów (3)
Data zapłaty w kolumnie 4
Płatności powinny być dokonywane w terminie złożenia wniosku o płatność.
Jeżeli wydatek został poniesiony choć w części w terminie przed złożeniem wniosku o płatność, a płatności uzupełniające (np. podatek VAT) zostaną dokonane w trakcie oceny wniosku o płatność, to można rozliczyć ten wydatek w złożonym wniosku o płatność.
W przypadku, gdy cały wydatek został poniesiony po terminie złożenia wniosku o płatność, należy wyłączyć ten wydatek i rozliczyć w kolejnym wniosku o płatność (konieczna jest aktualizacja Harmonogramu rzeczowo-finansowego i Harmonogramu płatności wprowadzona akceptacją zmian lub aneksem).
Wniosek Beneficjenta o płatność
48
2013-10-18
25
11. Zestawienie dokumentów (4)
Kwalifikowanie wartości w punkcie 11 w kolumnie
W punkcie 11 w kolumnie 8 kwalifikujemy wydatki do limitu określonego dla danego wydatku w Harmonogramie rzeczowo-finansowym (z ewentualnym przesunięciem do 10%).
Wniosek Beneficjenta o płatność
49
11. Zestawienie dokumentów
Kolumna 6, 7, 8 – w przypadku faktur wystawionych w walutach obcych, kwotę w PLN należy przeliczyć wg kursu ustalonego przez bank w dniu dokonania zapłaty.
Kolumna 9 – w przypadku kwalifikowalności podatku VAT należy wpisać kwotę podatku VAT, w pozostałych przypadkach należy wpisać: 0,00 PLN.
12. Uzyskany dochód oraz odsetki narosłe od złożenia poprzedniego wniosku o płatność
Należy wskazać odsetki narosłe na rachunku bankowym do obsługi zaliczki oraz wskazane w oświadczeniach banku w przypadku nieprawidłowego wydatkowania zaliczki.
Wniosek Beneficjenta o płatność
50
2013-10-18
26
13. Postęp rzeczowo-finansowy
Kolumna 1 – należy wykazać wszystkie zadania w ramach wszystkich etapów wskazane w Harmonogramie rzeczowo-finansowym.
Tab. 1 Wyszczególnienie wydatków w podziale na etapy, kolumna „Wyszczególnienie działań w ramach etapu”
Kolumna 2 – należy wskazać krótki opis prezentujący stan realizacji poszczególnych zadań projektu.
Przykład: „zrealizowano”, „w trakcie realizacji”, „nie zrealizowano”
Wniosek Beneficjenta o płatność
51
13. Postęp rzeczowo-finansowy
Kolumna 3 i 4 – należy przedstawić odpowiednio dane o wydatkach ogółem i wydatkach kwalifikowalnych, jakie zgodnie z aktualnym Harmonogramem rzeczowo-finansowym (umową o dofinansowanie lub ostatnim aneksem) zaplanowano w ramach poszczególnych zadań.
Wartość z wiersza Razem z kolumny 3 powinna być spójna z wartością całkowitego kosztu projektu wskazaną w § 4 ust. 1 umowy o dofinansowanie;
Wartość z wiersza Razem z kolumny 4 powinna być spójna z wartością kosztów kwalifikowanych wskazaną w § 4 ust. 2 umowy o dofinansowanie.
Wniosek Beneficjenta o płatność
52
2013-10-18
27
13. Postęp rzeczowo-finansowy
Kolumna 5 i 6 wydatki ogółem oraz wydatki kwalifikowalne poniesione od początku realizacji projektu narastająco, łącznie z wydatkami rozliczanymi niniejszym wnioskiem o płatność.
Kolumna 7 i 8 – należy przedstawić wydatki ogółem oraz wydatki kwalifikowalne poniesione w okresie objętym wnioskiem, wydatki powinny wynikać z faktur wymienionych w punkcie 11 wniosku o płatność.
Kolumna 9 - procentowa relacja wartości z kolumny 6 do wartości z kolumny 4.
Wiersz „Razem” przedstawia zbiorczą informację o stanie realizacji wszystkich zadań projektu.
W wierszu W tym cross-finansing należy przedstawić informację o wydatkach ogółem oraz kwalifikowalnych związanych ze szkoleniami specjalistycznymi.
Wniosek Beneficjenta o płatność
53
14. Planowany przebieg rzeczowy realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku
Beneficjent powinien opisać w kilku zdaniach zadania, jakie planuje podjąć w ramach realizowanego projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność.
15. Wskaźniki realizacji projektu
Tabele dotyczą skwantyfikowanych wskaźników realizacji celów projektu zawartych w punkcie 17 wniosku o dofinansowanie, do których osiągnięcia Beneficjent zobowiązał się na podstawie umowy o dofinansowanie.
Wniosek Beneficjenta o płatność
54
2013-10-18
28
15. Wskaźniki realizacji projektu
Tabele dotyczą skwantyfikowanych wskaźników realizacji celów projektu zawartych w punkcie 17 wniosku o dofinansowanie, do których osiągnięcia Beneficjent zobowiązał się na podstawie umowy o dofinansowanie.
15a. Wskaźniki produktu
Tabela wypełniana dla wniosku o płatność pośrednią i końcową, w przypadku pierwszego wniosku o płatność, wartości wykazane w kolumnach 5 i 6 są tożsame;
W Generatorze Wniosków o Płatność w kolumnie 1B Nazwa wskaźnika kluczowego należy wybrać wskaźniki produktu: „Liczba wdrożonych systemów B2B” oraz „Liczba przedsiębiorstw objętych systemem B2B”, pozostałe wskaźniki produktu należy uwzględnić w kolumnie 1A Nazwa wskaźnika indywidualnego.
15b. Wskaźniki rezultatu
Tabela wypełniana wyłącznie przy wniosku o płatność końcową.
Wniosek Beneficjenta o płatność
55
16. Informacje na temat problemów napotkanych w trakcie realizacji projektu
W przypadku wniosku o płatność końcową należy podać poziom osiągnięcia wskaźników rezultatu wraz z uzasadnieniem niepełnej realizacji któregokolwiek ze wskaźników rezultatu.
17. Harmonogram wydatków na kolejne kwartały
Należy przedstawić informację o wydatkach kwalifikowalnych, jakie Beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych czterech kwartałach;
Harmonogram powinien być spójny z Harmonogramem płatności stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie lub ostatniego aneksu.
18. Informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych
Poprzez zaznaczenie pola Tak lub Nie należy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnotowych, do przestrzegania których Beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie.
Wniosek Beneficjenta o płatność
56
2013-10-18
29
19. Informacja na temat promocji projektu
Należy zamieścić opis działań podjętych przez Beneficjenta w celu informowania o udziale w programie, a w szczególności o fakcie współfinansowania projektu ze środków EFRR. Opis powinien dotyczyć okresu od dnia złożenia poprzedniego wniosku Beneficjenta zawierającego informacje w tym zakresie lub w przypadku, gdy jest przedstawiany po raz pierwszy – od początku realizacji projektu.
Należy zwrócić uwagę na zapisy § 11 umowy o dofinansowanie (prawidłowe oznakowanie oraz konieczność zamieszczenia informacji na portalu web.gov.pl).
Wniosek Beneficjenta o płatność
57
20. Oświadczenie Beneficjenta
Należy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem, podając adres i charakter miejsca (np. siedziba firmy, miejsce stałego zameldowania) oraz zaznaczyć możliwość lub brak możliwości odzyskania podatku VAT.
21. Załączniki
Należy wybrać z listy załączniki oraz wpisać miejscowość i datę. Należy zawsze wpisywać bieżącą / aktualną datę wypełnienia wniosku o płatność.
W przypadku, gdy adres przechowywania dokumentów wskazany w punkcie 20 jest inny niż adres siedziby – należy koniecznie ostemplować wniosek pieczęcią firmową Beneficjenta.
Wniosek Beneficjenta o płatność
58
2013-10-18
30
Wniosek o płatność sporządzany jest w Generatorze Wniosków o Płatność dostępnym na stronie www.parp.gov.pl.
Wersję elektroniczną wniosku należy zapisać na nośniku informatycznym (wersja xml oraz pdf).
Wniosek należy czytelnie podpisać.
Wniosek podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania Beneficjenta i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych.
Wniosek Beneficjenta o płatność
59
60
V. Dokumenty stanowiące załączniki do wniosku o płatność
2013-10-18
31
61
Kopie faktur lub innych dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków kwalifikowanych oraz niekwalifikowanych
Kopie dokumentów powinny zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym;
Należy dostarczyć również faktury proforma oraz inne dokumenty mogące być podstawą dokonania płatności zaliczkowych.
Opis na fakturach należy umieścić na drugiej stronie dokumentu księgowego.
W związku z powyższym kopie dokumentów księgowych dostarczonych do właściwej instytucji powinny zawierać kopie opisu – potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez upoważnioną osobę.
Wymogi te mają na celu m.in. wyeliminowanie ryzyka wielokrotnej refundacji tych samych wydatków w różnych programach operacyjnych.
Dokumenty księgowe (1)
61
62
Dokumenty księgowe (należy je opisywać na odwrocie):
Faktury;
Faktury korygujące;
Rachunki (wystawiane przez firmy nie będące płatnikami VAT).
Nie należy opisywać następujących dokumentów:
Faktur proforma;
Dokumentów OT;
Protokołów;
Umów;
Wyciągów bankowych / poleceń przelewu (nie dotyczy wydatków związanych z prowadzeniem rachunku bankowego).
Dokumenty księgowe (2)
62
2013-10-18
32
63
Każdy oryginał dokumentu księgowego (fakturę, rachunek itp.) należy opisać wskazując następujące informacje:
Nazwa (tytuł) projektu zgodnie z § 2 umowy o dofinansowanie;
Data zawarcia i numer umowy o dofinansowanie;
Opis związku wydatku z umową o dofinansowanie – należy zaznaczyć w opisie faktury, do której z kategorii wydatków zatwierdzonych w umowie o dofinansowanie odnosi się wydatek dokumentowany fakturą; dodatkowo należy wskazać nazwę konkretnego zadania;
Informacja o współfinansowaniu z EFRR;
Dekretacja oraz nr księgowy dokumentu;
Informacja o poprawności formalnej i merytorycznej;
Adnotacja o sposobie zapłaty (jeżeli nie wynika to z dokumentu).
Na fakturach wyrażonych w walutach obcych należy dodatkowo podać kurs waluty zastosowany przez bank dokonujący płatności w dniu jej dokonania
Dokumenty księgowe (3)
63
64
Kopie dowodów zapłaty za faktury i inne dowody księgowe
Kopie dokumentów powinny zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym.
Dowód zapłaty powinien potwierdzać pełne dane obu stron, walutę rachunku, numery rachunków bankowych, kwotę przelewu, pełny numer faktury
Wyciąg bankowy – kopia potwierdzona „za zgodność z oryginałem” wraz z pierwszą stroną (w celu identyfikacji posiadacza rachunku).
Potwierdzenie przelewu – kopia potwierdzona „za zgodność z oryginałem” wraz ze stemplem właściwego banku potwierdzającym realizację przelewu oraz adnotacją banku o faktycznym wykonaniu zleconej transakcji lub informację o zgodności z ustawą Prawo bankowe.
Dowody zapłaty (1)
64
2013-10-18
33
65
Dowody zapłaty (2) Płatności w ramach projektu Zgodnie z zapisami § 6 ust. 11-12 umowy o dofinansowanie Płatności za działania wykonane w ramach projektu dokonywane są za pośrednictwem rachunku bankowego Beneficjenta, który nie musi być tożsamy z rachunkiem bankowym, o którym mowa w § 5 ust. 11, z zastrzeżeniem płatności z zaliczki. W takim przypadku płatności muszą być dokonywane z rachunku wyodrębnionego dla płatności zaliczki, o którym mowa w § 5 ust. 11 zd. 3, z zastrzeżeniem postanowień § 7 ust. 9. W przypadku, gdy płatność zostanie dokonana w sposób inny, niż określony w ust. 11 oraz ust. 13, Beneficjent zobowiązany jest poinformować Instytucję Wdrażająca/Instytucję Pośredniczącą II stopnia o sposobie poniesienia płatności i ją udokumentować. Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośrednicząca II stopnia w celu ustalenia kwalifikowalności takiego wydatku może poprosić Beneficjenta o dostarczenie dodatkowych dokumentów.
65
66
Dowody zapłaty (3)
Płatności w ramach projektu Zgodnie z zapisami § 6 ust. 13 umowy o dofinansowanie: „W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość dokonania płatności gotówkowej przy niektórych wydatkach, takich jak koszty zakupu biletów, czy podróży służbowej, z zachowaniem przepisów ustawy o rachunkowości oraz ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2010 r. Nr 220, poz. 1447 z późn. zm.), zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IG”. W przypadku Beneficjentów, którzy złożyli wnioski o dofinansowanie przed rokiem 2012 istnieje możliwość dokonania odpowiednich zmian w umowie o dofinansowanie, które umożliwią dokonywanie płatności w formie innej niż przelew i gotówka. Zmiana aneksem jest niezbędna przed zatwierdzeniem wniosku o płatność. Dla potwierdzenia prawidłowego rozliczenia kompensaty wymagane są dodatkowe dokumenty – w zależności od przedłożonych wcześniej dokumentów.
66
2013-10-18
34
67
Kopie dokumentów OT – przyjęcie zakupionych środków trwałych na stan
Kopie dokumentów powinny zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym.
Dokumenty powinny mieć wypełnione wszystkie rubryki (nazwa urządzenia, numer dokumentu i data dokumentu, na podstawie którego przyjęto środek trwały na stan, podpisy osoby przyjmującej, odpowiedzialnej, stawkę amortyzacyjną, numer inwentarzowy, itp.);
Wartość na dokumencie OT powinna być równa (lub wyższa) wartości z faktury zakupu, jeśli wartość jest wyższa – z dokumentu OT powinno wynikać jakie elementy podwyższyły wartość początkową;
Należy zweryfikować poprawność dokonywania odpisów amortyzacyjnych w odniesieniu do KŚT środka trwałego, dla którego przypisana jest odpowiednia stopa amortyzacji.
Uwaga!
Beneficjent ma obowiązek dokonywać odpisów amortyzacyjnych od zakupionych wartości niematerialnych i prawnych
Dokumenty OT, ewidencja ŚT i WNiP
67
68
Kopie ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
Kopie dokumentów powinny zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym.
Dokumenty powinny mieć wypełnione wszystkie rubryki;
Wartość w ewidencji powinna być równa (lub wyższa) wartości z faktury zakupu, jeśli wartość jest wyższa – z ewidencji powinno wynikać jakie elementy podwyższyły wartość początkową;
Należy zweryfikować poprawność dokonywania odpisów amortyzacyjnych w odniesieniu do KŚT środka trwałego, dla którego przypisana jest odpowiednia stopa amortyzacji.
Dokumenty OT, ewidencja ŚT i WNiP
68
2013-10-18
35
69
Specyfikacja środków trwałych / WNiP
W przypadku określenia w Biznes Planie konkretnych założeń / parametrów odnośnie zakupionych w ramach projektu środków trwałych / WNiP należy dostarczyć do RIF oświadczenie od dostawcy / specyfikację do faktury (lub inny dokument) potwierdzające parametry sprzętu zakupionego przez Beneficjenta.
Dokumenty OT, ewidencja ŚT i WNiP
69
70
Kopie dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac
Kopie dokumentów powinny zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym.
W przypadku pojawienia się w dokumentach zapisów o przeprowadzonych szkoleniach / instruktażach – należy przedstawić wyjaśnienie sporządzone przez dostawców wyodrębniające ich cenę.
Np. protokoły zdawczo odbiorcze, protokoły z uruchomienia i in.
Protokoły są w szczególności wymagane jako potwierdzenie realizacji usług, w tym: informatycznych, doradczych, technicznych itp.;
Data sprzedaży z faktury powinna być co do zasady spójna z datą sporządzenia protokołu, chyba że z umowy z wykonawcą wynika inaczej.
Protokoły
70
2013-10-18
36
71
Kopie umów z dostawcami ( w szczególności usług)
Kopie dokumentów powinny zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym.
W przypadku pojawienia się w dokumentach zapisów o przeprowadzonych szkoleniach / instruktażach – należy przedstawić wyjaśnienie / specyfikację sporządzone przez dostawców wyodrębniające ich cenę.
UWAGA!
Umowy są wymagane na realizację wszystkich usług:
doradczych, eksperckich, informatycznych, technicznych, dotyczących dzierżawy serwerów itp.
Umowy
71
72
Oprócz faktur, umowy, protokołu odbioru należy dostarczyć:
Elektroniczną wersję analiz sporządzonych w ramach projektu;
Informację od wykonawcy odnośnie liczby godzin przeznaczonych na realizację usług eksperckich (w przypadku stosownych zapisów w Harmonogramie rzeczowo-finansowym i/lub Biznes Planie).
Usługi eksperckie
72
2013-10-18
37
73
W ramach Działania 8.2 PO IG kwalifikujący się do objęcia wsparciem jest zakup usług doradczych o charakterze informatycznym, technicznym, wdrożeniowym (EKS). W zależności od charakteru tych czynności, ich realizacja musi być potwierdzona materialnie w postaci odpowiedniego produktu/dokumentu (opracowania, sprawozdania, analizy, dokumentacji analitycznej, dokumentacji projektowej itp.).
Usługi eksperckie
73
74
Oprócz faktur, umowy, protokołu odbioru należy dostarczyć:
Kopie list obecności podpisane przez osoby uczestniczące w szkoleniach;
Kopie certyfikatów dla poszczególnych osób uczestniczących w szkoleniach o ile stanowią one integralną część szkolenia, tj. szkolenie kończyło się uzyskaniem certyfikatu bądź egzaminem.
Szkolenia specjalistyczne mogą dotyczyć wyłącznie osób bezpośrednio związanych z realizacją projektu.
Zgodnie z Przewodnikiem dla Beneficjentów dotyczącym informacji i promocji, na wszystkich dokumentach dotyczących spotkania, konferencji lub szkolenia należy umieścić logo PO IG i logo UE.
Szkolenia
74
2013-10-18
38
75
Kopia umowy leasingu zawierająca harmonogram spłat rat leasingowych zawarta na finansowanie projektu, jeśli finansowanie w drodze leasingu zostało wskazane we wniosku o dofinansowanie.
Do kopii umowy leasingu należy dołączyć:
Oświadczenie o kwalifikowalności rat kapitałowych z tytułu leasingu;
Kopię faktury VAT dokumentującą zakup przez leasingodawcę (finansującego) wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych objętych projektem.
Dostarczenie kopii umowy leasingu dotyczy pierwszego wniosku Beneficjenta o płatność.
Kopie dokumentów powinny zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym.
Leasing (1)
75
76
Warunkiem uznania rat leasingowych za kwalifikujące się do objęcia wsparciem jest zawarcie umowy leasingu w okresie kwalifikowalności wydatków.
Wymagania do umowy leasingu
„(…) Koszty leasingu będą mogły stanowić wydatek kwalifikowany tylko w sytuacji, gdy umowa leasingu będzie spełniała warunki leasingu finansowego określone w MSR oraz będzie przewidywała zobowiązanie do przeniesienia własności przedmiotu leasingu po wygaśnięciu umowy. Nie ma przy tym znaczenia, czy dana umowa stanowi leasing finansowy w rozumieniu prawa krajowego”.
Leasing (2)
76
2013-10-18
39
77
Zawsze :
Oświadczenie Beneficjenta, że wszystkie koszty wyszczególnione we wniosku Beneficjenta o płatność są bezpośrednio związane z realizacją projektu;
Oświadczenie, że wszystkie usługi/WNiP/ŚT zakupione przez Beneficjenta w ramach realizacji projektu, zostały faktycznie wykonane i przyjęte;
Oświadczenie Beneficjenta potwierdzające, że zakupione środki trwałe i wartości niematerialne i prawne były nowe w momencie zakupu;
Oświadczenia związane ze zmianą ustawy o utworzeniu PARP (konflikt interesów).
Warunkowo:
Oświadczenie Beneficjenta o braku występowania na rynku co najmniej 3 potencjalnych dostawców towarów lub usług, z zastrzeżeniem § 12 ust. 6;
Oświadczenie o rodzaju prowadzonej księgowości (pełna księgowość / PKPIR).
Oświadczenia
77
78
Zgodnie z zapisami § 11 ust. 3 umowy o dofinansowanie: Beneficjent zobowiązany jest do realizacji działań informacyjnych i promocyjnych poprzez umieszczenie, co najmniej:
Emblematu Unii Europejskiej, spełniającego normy graficzne określone w załączniku I do rozporządzenia 1828/2006, oraz odniesienie do Unii Europejskiej;
Odniesienia do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego; Hasła określonego przez Instytucję Zarządzającą, podkreślającego wartość
dodaną pomocy Wspólnoty, „Fundusze Europejskie – dla rozwoju innowacyjnej gospodarki” lub „Dotacje na innowacje”, najlepiej z wyrażeniem „Inwestujemy w Waszą przyszłość”.
Promocja i wizualizacja
78
2013-10-18
40
79
Promocja i wizualizacja
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
Dotacje na innowacje Inwestujemy w Waszą przyszłość
79
Przykład minimum
80
Informacja na stronie internetowej Beneficjenta – strona internetowa jest również elementem promującym projekt – potwierdzeniem jest print screen strony potwierdzający zawarcie elementów promocyjnych zgodnych z § 11 ust. 3 umowy o dofinansowanie.
W szczególności należy zwrócić uwagę, aby elementy wskazane w umowie
o dofinansowanie znajdowały się w jednym miejscu na stronie internetowej Beneficjenta.
Zaleca się, aby hasło określone przez Instytucję Zarządzającą, podkreślające wartość dodaną pomocy Wspólnoty, „Fundusze Europejskie – dla rozwoju innowacyjnej gospodarki” lub „Dotacje na innowacje”, najlepiej z wyrażeniem „Inwestujemy w Waszą przyszłość” znajdowało się w tym samym miejscu, co emblemat UE oraz odniesienie do EFRR.
80
Promocja i wizualizacja
2013-10-18
41
81
Informacja we wdrożonym systemie B2B Beneficjenta – system B2B jest również elementem promującym projekt – potwierdzeniem jest print screen z systemu potwierdzający zawarcie elementów promocyjnych zgodnych z § 11 ust. 3 umowy o dofinansowanie.
W szczególności należy zwrócić uwagę, aby elementy wskazane w umowie o dofinansowanie znajdowały się w jednym miejscu w systemie B2B Beneficjenta.
Zaleca się, aby hasło określone przez Instytucję Zarządzającą, podkreślające wartość dodaną pomocy Wspólnoty, „Fundusze Europejskie – dla rozwoju innowacyjnej gospodarki” lub „Dotacje na innowacje”, najlepiej z wyrażeniem „Inwestujemy w Waszą przyszłość” znajdowało się w tym samym miejscu, co emblemat UE oraz odniesienie do EFRR.
81
Promocja i wizualizacja
82 Informacja na portalu web.gov.pl Zgodnie z zapisami § 11 ust. 5 umowy o dofinansowanie „Beneficjent jest zobowiązany, w terminie 5 dni od dnia wejścia w życie umowy, do zamieszczenia, a następnie do bieżącej aktualizacji, na portalu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości „Wspieramy e-biznes” www.web.gov.pl informacji o projekcie zawierającej: Nazwę Beneficjenta, Adres Beneficjenta, E-mail kontaktowy do Beneficjenta, Nazwę handlową technologii B2B lub tytuł projektu, Opis wdrażanej technologii B2B, zawierający: opis projektu, zasięg projektu, rynek
docelowy, tytuł projektu i wartość dofinansowania, Odnośnik do strony internetowej, wdrażanej technologii B2B lub do strony
internetowej firmy, która zawiera opis projektu, zgodnie z Instrukcją zamieszczenia opisu projektu i wdrażanej technologii B2B na portalu Wspieramy e-biznes www.web.gov.pl”.
82
Promocja i wizualizacja
2013-10-18
42
83
Przykładowe dokumenty potwierdzające realizację najpopularniejszych rodzajów promocji
Pozycjonowanie – raport z pozycjonowania z wykazem słów kluczowych, określeniem efektywności pozycjonowania i wskazania, na której pozycji znajduje się dane słowo kluczowe w wyszukiwarce.
Często stosowanym rozwiązaniem w ramach pozycjonowania jest usługa Google. Efektywność wykupionych usług (mierzonych liczbą wejść, odwiedzin wg dni, źródeł z których skierowano klienta na stronę www, wykazem słów kluczowych) można obserwować na postawie raportu Google Analytics lub raportu z innego panelu administracyjnego stosowanego przez wykonawcę. W takim wypadku do RIF należy dostarczyć raport w formacie PDF podpisany przez wykonawcę (print screen fragmentarycznego raportu jest niewystarczający).
Promocja (1)
83
Należy pamiętać o umieszczeniu na materiałach promocyjnych wszystkich elementów wymienionych w § 11 ust. 3 umowy o dofinansowanie.
84
Linki sponsorowane – raport systemowy wygenerowany z panelu administra-cyjnego (najczęściej: Google AdWords) z wykazem słów kluczowych, określeniem efektywności linkowania i poziomu wykorzystania budżetu.
Bannerowanie – raport ukazujący wykaz stron, na których umieszczono reklamę.
W przypadku braku print screen’ów potwierdzających daty, konieczne jest dostarczenie oświadczenia wykonawcy o terminie ukazywania się bannera na konkretnych stronach.
Należy dostarczyć wersję elektroniczną bannera.
Artykuły sponsorowane w Internecie – wersja elektroniczna artykułu sponsorowanego wraz z print screen’em ze stron, na których artykuł został zamieszczony.
Promocja (2)
84
Należy pamiętać o umieszczeniu na materiałach promocyjnych wszystkich elementów wymienionych w § 11 ust. 3 umowy o dofinansowanie.
2013-10-18
43
85
E-mailing - print screen treści e-maila ze skrzynki pocztowej z datą i godziną wysyłki (nie tekst w formie WORD) oraz raport mailingowy potwierdzający do ilu odbiorców e-mailing dotarł oraz jakie są efekty niniejszego elementu promocji projektu.
Promocja w czasopismach (reklama, artykuł sponsorowany) – kopia strony gazety z widoczną reklamą oraz numerem strony gazety wraz z kopią pierwszej strony gazety.
Konferencje – zdjęcia (wskazujące całość sali z uczestnikami, prezentacją itp., a nie tylko osobę prowadzącą); plan konferencji, zaproszenie na konferencje, lista obecności z konferencji itp.
Udział w targach – zdjęcia (wskazujące stoisko oznakowane zgodnie z § 11 ust. 3 umowy o dofinansowanie), wpis do katalogu targowego.
Promocja (3)
85
Należy pamiętać o umieszczeniu na materiałach promocyjnych wszystkich elementów wymienionych w § 11 ust. 3 umowy o dofinansowanie.
86
Materiały promocyjne (plakat, ulotka, katalog) – oryginał materiału do wglądu pracownikowi prowadzącemu sprawę.
Reklama na środkach komunikacji miejskiej, reklama na wyświetlaczach LED itp. – zdjęcia wraz z oświadczeniem wykonawcy o terminie w jakim reklama była umieszczona oraz w przypadku reklam LED dokładnym wskazaniu wyświetlacza LED, na którym prezentowana była reklama.
Gadżety promocyjne (pen-drive, długopis, smycz itp.) – przedstawienie oryginału materiału do wglądu pracownikowi prowadzącemu sprawę; w uzasadnionych okolicznościach mogą zostać uznane za tzw. małe materiały promocyjne, dla których niezbędne jest wyłącznie logo PO IG i logo UE.
Promocja (4)
86
Należy pamiętać o umieszczeniu na materiałach promocyjnych wszystkich elementów wymienionych w § 11 ust. 3 umowy o dofinansowanie.
2013-10-18
44
87
Gadżety promocyjne (kubek, notatnik, kalendarz, podkładka pod mysz itp.) - przedstawienie oryginału materiału do wglądu pracownikowi prowadzącemu sprawę.
Marketing szeptany (działania w celu wywołania u swoich klientów pozytywnych rekomendacji odnośnie systemu B2B, konwersacja) – w zależności od formy prowadzenia marketingu szeptanego: print screen’y np. forum, portali społecznościowych, na których dokonywano wpisów, raporty z form komunikacji z klientami itp.
Działania PR – przedstawienie dokumentów w postaci np. press kit’ów, prezentacji, opracowań, notatek itp. oraz dokumentów potwierdzających wykorzystanie tych materiałów przez podmioty zewnętrzne. Potwierdzeniem mogą być również raporty/notatki ze spotkań np. z dziennikarzami, itp.
Promocja (5)
87
Należy pamiętać o umieszczeniu na materiałach promocyjnych wszystkich elementów wymienionych w § 11 ust. 3 umowy o dofinansowanie.
88
VI. Kontrola realizacji projektu
2013-10-18
45
89 Terminy:
W dowolnym terminie w trakcie realizacji projektu;
Po zakończeniu realizacji projektu przed wypłatą dofinansowania;
Po zakończeniu realizacji projektu po wypłacie dofinansowania (kontrola realizacji celów projektu);
W ciągu 3 lat od dnia zakończenia realizacji projektu.
Kontrola projektów, których okres realizacji kończy się do 31 października danego roku:
100% projektów - jeśli kwota dofinansowania wynosi powyżej 500.000,00 PLN;
50% projektów - jeśli kwota dofinansowania wynosi więcej niż 300.000,00 PLN i mniej niż 500.000,00 PLN;
20% projektów - jeśli kwota dofinansowania wynosi nie więcej niż 300.000,00 PLN.
(wybór następuje na podstawie tzw. „oceny ryzyka”)
Dobór umów oraz termin kontroli
89
90
Oryginały wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu:
Faktury;
Dowody zapłaty;
Dokumenty OT;
Protokoły odbioru usług;
Dokumentacja stanowiąca wynik usług doradczych;
Listy obecności na szkoleniach;
Certyfikaty ze szkoleń;
Dokumentacja ofertowa;
Dokumentacja potwierdzająca realizację wskaźników;
Umowy o współpracy z partnerami;
Dokumentacja potwierdzająca zaistnienie pierwszego zdarzenia gospodarczego z partnerami;
Pozostałe dokumenty;
Oświadczenia.
Dokumenty wymagane podczas kontroli
90
2013-10-18
46
91
Czas trwania wizyty: ok. 6 godzin (może trwać dłużej);
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli;
Identyfikacja realizacji projektu w miejscu jej lokalizacji;
Wgląd do oryginalnej dokumentacji rozliczeniowej;
Wypełnienie wykazu dokumentów objętych weryfikacją oraz tabeli postępowania ofertowego, wydruk w 2 egzemplarzach oraz podpisanie przez wszystkich uczestników kontroli.
Przebieg kontroli
91
92
W terminie 7 dni przekazywana jest Informacja Pokontrolna w 2 egzemplarzach zawierająca ustalenia z kontroli, wyszczególniająca poszczególne nieścisłości/nieprawidłowości oraz wskazująca działania naprawcze.
Realizacja zaleceń pokontrolnych następuje w terminie 14 dni od otrzymania Informacji Pokontrolnej.
Beneficjentowi przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Informacji Pokontrolnej oraz odmowa jej podpisania zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz Rozporządzenia MRR w sprawie trybu kontroli realizacji projektów i programów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności.
Beneficjent ma prawo odwołać się od decyzji RIF do PARP (najlepiej po przekazaniu do PARP dokumentacji kontrolnej).
Działania pokontrolne
92
2013-10-18
47
93
Zgodnie z zapisami § 12 ust. 2 umowy o dofinansowanie:
„Beneficjent zobowiązuje się do ponoszenia wszystkich wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości oraz zobowiązany jest dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności w wypełnianiu funkcji jakiegokolwiek podmiotu objętego umową w związku z jej realizacją”.
93
Ofertowanie i wybór dostawcy (1)
94
W przypadku, gdy łączna wartość zakupu jednego asortymentu od jednego dostawcy towarów lub usług przekracza wyrażoną w złotych równowartość 14 000,00 euro, Beneficjent zobowiązany jest do przedstawienie co najmniej trzech ofert złożonych przez potencjalnych dostawców towarów lub usług (o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych dostawców) w odpowiedzi na zapytanie ofertowe skierowane do nich przez Beneficjenta.
W celu doprecyzowania powyższych zapisów należy wskazać, że zapytanie ofertowe, oferty i protokół z wyboru powinny zawierać niezbędne elementy. Ma to na celu udowodnienie, że Beneficjent zachował zasady jawności, przejrzystości i uczciwej konkurencji oraz potwierdzić, że wybrana oferta jest najkorzystniejsza i spełnia zasady uczciwej konkurencji i efektywności.
Ofertowanie i wybór dostawcy (2)
94
Każda procedura wyboru weryfikowana jest indywidualnie. Zawarcie w dokumentacji danych, o których mowa na slajdzie nie musi być wystarczające do uznania procedury wyboru za zgodną z zapisami umowy o dofinansowanie.
2013-10-18
48
95
Wartość zakupu określa się na podstawie kursu euro ustalonego przez Prezesa Rady Ministrów obowiązującego na dzień dokonywania szacowania wartości zakupu.
Kurs obowiązujący w latach 2010 – 2011: 3,8390
Kurs obowiązujący w latach 2012 – 2013: 4,0196
Ofertowanie i wybór dostawcy (3)
95
Każda procedura wyboru weryfikowana jest indywidualnie. Zawarcie w dokumentacji danych, o których mowa na slajdzie nie musi być wystarczające do uznania procedury wyboru za zgodną z zapisami umowy o dofinansowanie.
96
Zapytanie ofertowe (wymagania ogólne):
Zamieszczane jest w siedzibie Beneficjenta (obowiązkowo);
Zamieszczane jest na stronie www Beneficjenta;
Zapytanie powinno zostać skierowane do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców;
Zawiera co najmniej opis przedmiotu wyboru, kryteria wyboru (mierzalne), wagi (jeśli to konieczne), termin składania ofert;
Może zawierać inne wymogi formalne, ale ich brak na ofercie powinien powodować odrzucenie oferty;
Zapytanie ofertowe może zawierać inne zastrzeżenia, jednakże nie mogą być one niezgodne z zapisami § 12 ust. 2 umowy o dofinansowanie.
Ofertowanie i wybór dostawcy (4)
96
Każda procedura wyboru weryfikowana jest indywidualnie. Zawarcie w dokumentacji danych, o których mowa na slajdzie nie musi być wystarczające do uznania procedury wyboru za zgodną z zapisami umowy o dofinansowanie.
2013-10-18
49
97
Oferta (wymagania ogólne):
Powinna odpowiadać na zapytanie ofertowe;
Powinna zawierać informacje pozwalające ją ocenić względem zaproponowanych w zapytaniu kryteriów i wag;
Powinna zawierać termin ważności oferty;
Powinna zawierać dane podmiotu składającego ofertę oraz dane Beneficjenta.
Ofertowanie i wybór dostawcy (5)
97
Każda procedura wyboru weryfikowana jest indywidualnie. Zawarcie w dokumentacji danych, o których mowa na slajdzie nie musi być wystarczające do uznania procedury wyboru za zgodną z zapisami umowy o dofinansowanie.
98
Protokół z wyboru oferty (wymagania ogólne):
Powinien zawierać informację o przedmiocie wyboru;
Powinien zawierać datę dokonania wyboru (co do zasady najwcześniej dzień po dniu, w którym upłynął termin składania ofert);
Powinien wskazywać podmioty, do których skierowano zapytanie ofertowe;
Powinien zawierać informację o umieszczeniu zapytania ofertowego w siedzibie wraz ze wskazaniem terminu, w jakim było ono dostępne (konieczne zdjęcie);
Powinien zawierać informację o umieszczeniu zapytania ofertowego na stronie internetowej Beneficjenta wraz ze wskazaniem terminu, w jakim było ono dostępne (konieczny print screen);
Powinien przedstawiać liczbę przyznanych punktów poszczególnym oferentom;
Powinien wskazywać podmiot, który został wybrany;
Powinien zawierać podpisy osób odpowiedzialnych.
Ofertowanie i wybór dostawcy (6)
98
Każda procedura wyboru weryfikowana jest indywidualnie. Zawarcie w dokumentacji danych, o których mowa na slajdzie nie musi być wystarczające do uznania procedury wyboru za zgodną z zapisami umowy o dofinansowanie.
2013-10-18
50
99
Prawo Zamówień Publicznych – co do zasady zapisy ustawy Prawo Zamówień Publicznych nie muszą być stosowane przez Beneficjentów realizujących projekty w ramach Działania 8.2 PO IG.
Nieprawidłowe kryteria wyboru:
Wybór na podstawie kryterium „doświadczenie” (bez wskazania czego dokładnie Beneficjent oczekuje od potencjalnych wykonawców);
Wybór na podstawie kryterium „jakość”;
Wybór na podstawie „subiektywnej oceny kampanii promocyjnej”;
Wybór przy użyciu przedziałów niedomkniętych (od 500 do 600, od 700 do 800, itd.).
Ofertowanie i wybór dostawcy (7)
99
100
W przypadku zakupów poniżej wyrażonej w złotych równowartości 14 000,00 euro najbardziej przejrzystą formą przeprowadzenia zakupów i ich udokumentowania jest potwierdzenie przeprowadzenia tzw. „rozeznania rynku” i prawidłowego dokonania wyboru. Rozeznanie rynku oznacza postępowanie według poniższych zasad.
Porównanie cen oraz innych parametrów towarów / usług oferowanych przez co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usług, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców. W przypadku, gdy na rynku nie istnieje trzech potencjalnych dostawców towarów lub usług, należy również przedstawić uzasadnienie wskazujące obiektywne przesłanki potwierdzające ten fakt, zgodnie z § 12 umowy o dofinansowanie, a także dostarczyć oświadczenie, o którym mowa w § 7 ust. 1 umowy.
Ofertowanie i wybór dostawcy (8)
100
Każda procedura wyboru weryfikowana jest indywidualnie. Zawarcie w dokumentacji danych, o których mowa na slajdzie nie musi być wystarczające do uznania procedury wyboru za zgodną z zapisami umowy o dofinansowanie.
2013-10-18
51
101
Beneficjent jest zobowiązany do udokumentowania przebiegu procesu rozeznania rynku, w tym uzasadnienia, iż na rynku nie istnieje trzech potencjalnych dostawców towarów lub usług.
Udokumentowanie przebiegu procesu rozeznania rynku wymaga formy pisemnej i polega na zarchiwizowaniu np. wydruków ze stron internetowych z opisem towaru/ usługi oraz ceną lub wydruków e-maili z informacją na temat ceny za określony towar / usługę, lub innych dokumentów.
Dokumentami potwierdzającymi mogą być np. cenniki firmowe, oferty ze stron internetowych, oferty złożone bezpośrednio przez zainteresowanych dostawców, które potwierdzą, iż zakupy zostały zrealizowane według zasad określonych w § 12 ust. 2 umowy o dofinansowanie.
Ofertowanie i wybór dostawcy (9)
101
Każda procedura wyboru weryfikowana jest indywidualnie. Zawarcie w dokumentacji danych, o których mowa na slajdzie nie musi być wystarczające do uznania procedury wyboru za zgodną z zapisami umowy o dofinansowanie.
102
Dodatkowo Beneficjent powinien sporządzić protokół z wyboru (lub inny równoważny dokument / oświadczenie / notatkę) wskazujący datę dokonania wyboru, przedmiot wyboru, kryteria wyboru, dostawców branych pod uwagę, oferowane przez nich wartości dla poszczególnych kryteriów wyboru, a także wskazywać podmiot, który został wybrany.
Powyższe powinno zostać potwierdzone przez Beneficjenta odpowiednimi dokumentami w sposób niebudzący wątpliwości, iż w procesie wyboru Beneficjent kierował się zasadami wynikającymi z zapisów § 12 ust. 2 umowy.
Ofertowanie i wybór dostawcy (10)
102
Każda procedura wyboru weryfikowana jest indywidualnie. Zawarcie w dokumentacji danych, o których mowa na slajdzie nie musi być wystarczające do uznania procedury wyboru za zgodną z zapisami umowy o dofinansowanie.
2013-10-18
52
103 Zgodnie z zapisami § 12 ust. 3 umowy o dofinansowanie:
„Beneficjent nie może dokonać zakupu towarów lub usług od podmiotów powiązanych z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem a wykonawcą polegające na:
1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2) posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji;
3) pełnieniu funkcji członka organu zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli”.
Konflikt interesów
103
104
Wskaźniki produktu:
Beneficjent zobowiązany jest do osiągnięcia wszystkich wskaźników produktu w 100% najpóźniej w dniu zakończenia realizacji projektu, tj. do dnia wskazanego w § 6 ust. 3 umowy o dofinansowanie.
W przypadku Działania 8.2 PO IG Beneficjent jest zobowiązany do osiągnięcia minimalnej wielkości obligatoryjnych wskaźników produktu w terminie wskazanym w umowie o dofinansowanie.
Nieosiągnięcie przez Beneficjenta minimalnej wielkości obligatoryjnych wskaźników produktu w okresie kwalifikowalności wydatków skutkować będzie wypowiedzeniem umowy ze skutkiem natychmiastowym.
UWAGA!
Wszystkie wskaźniki produktu należy osiągnąć w okresie kwalifikowalności
Wskaźniki produktu i rezultatu
104
2013-10-18
53
105
Wskaźniki produktu:
Wskaźniki produktu weryfikowane są na etapie rozliczania wniosków o płatność lub podczas kontroli projektu.
Wskaźniki rezultatu:
Beneficjent zobowiązany jest do osiągnięcia obligatoryjnych wskaźników rezultatu:
„Średnie miesięczne przychody z prowadzenia działalności” oraz „Średnie miesięczne koszty prowadzenia działalności” lub
„Średni miesięczny zysk z działalności operacyjnej”
w terminie 12 kolejnych miesięcy kalendarzowych po miesiącu zakończenia projektu.
Pozostałe wskaźniki rezultatu należy osiągnąć w okresie realizacji projektu.
Wskaźniki produktu i rezultatu
105
106
Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie (§ 8 ust. 2-3 umowy o dofinansowanie): Beneficjent zobowiązuje się do osiągnięcia założonych celów projektu oraz niedokonywania zasadniczych modyfikacji projektu w okresie 3 lat od dnia zakończenia realizacji projektu, w rozumieniu art. 57 ust. 1 rozporządzenia 1083/2006.
Zachowanie trwałości projektu
106
2013-10-18
54
107
VII. Rozwiązanie umowy o dofinansowanie i zwrot dofinansowania
108
Umowa może zostać wypowiedziana przez każdą ze stron z zachowaniem miesięcznego terminu wypowiedzenia. Wypowiedzenie następuje na piśmie i powinno zawierać przyczyny wypowiedzenia – § 13 ust. 1 umowy o dofinansowanie. Instytucja Wdrażająca / Instytucja Pośrednicząca II stopnia z zachowaniem miesięcznego terminu wypowiedzenia w przypadkach określonych w § 13 ust. 2 umowy o dofinansowanie. Instytucja Wdrażająca / Instytucja Pośrednicząca II stopnia może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w sytuacjach określonych w § 13 ust. 3 umowy o dofinansowanie
Rozwiązanie umowy o dofinansowanie
108
2013-10-18
55
109
Zwrot dofinansowania następuje co do zasady zgodnie z zapisami § 14 ust. 1 umowy o dofinansowanie: „W przypadku rozwiązania umowy w trybach, o których mowa w § 13 ust. 1-3, z zastrzeżeniem ust. 2 niniejszego paragrafu, Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośrednicząca II stopnia wzywa Beneficjenta do zwrotu dofinansowania, w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania, wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych liczonymi od dnia przekazania środków na rachunek bankowy Beneficjenta do dnia ich zwrotu oraz z odsetkami bankowymi od dofinansowania przekazanego w formie zaliczki. Zwrot dofinansowania powinien zostać dokonany na rachunek bankowy wskazany przez Instytucję Wdrażającą/Instytucję Pośredniczącą II stopnia.”
Zwrot dofinansowania
109
110
Zespół Wdrażania, Rozliczeń i Kontroli Działania 8.2 POIG Ewelina Pająk Kierownik tel. 61 65 63 500 wew. 219 Pracownicy Zespołu 8.2 Eugenia Durowicz, Izabella Kordy, Aleksandra Lewandowska, Marta Szczepaniak – wew. 275 Aleksandra Ciapała, Angelika Supeł – wew. 232, 244 Karol Janka, Zuzanna Kuczewska, Mirosław Molik (kontrola) – wew. 232, 244
Kontakt – Zespół 8.2
110
2013-10-18
56
111
Kontakt WARP Sp. z o.o.
Sekretariat: WARP Sp. z o.o. ul. Piekary 19 61-823 Poznań Tel. 61 65 63 500 Fax. 61 65 65 366 Godziny przyjmowania dokumentów: 8:00 – 16:00 www.warp.org.pl [email protected]
111
112
Punkty konsultacyjne
Punkty Konsultacyjne Punkt Konsultacyjny w Pile ul. Grunwaldzka 2 64-920 Piła tel: +48 67 349 13 15 +48 67 349 13 15 e-mail: [email protected] Punkt Konsultacyjny w Czarnkowie ul. Rybaki 3 pokój nr 033 64-700 Czarnków tel: +48 67 262 50 08 +48 67 262 50 08 e-mail: [email protected] Punkt Konsultacyjny w Lesznie ul. Plac Kościuszki 4 lok. 27 i 28 010 64-100 Leszno (Budynek Delegatury Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lesznie) tel: +48 65 526 31 65 +48 65 526 31 65 e-mail: [email protected]
112
2013-10-18
57
113
Dziękujemy za uwagę !
113