Raport z audytu w

Nova Sp. z o.o.

Audyt jest niezależnym badaniem organizacji, przez co rozumieć należy systematyczny proces obiektywnego pozyskiwania i oceny dowodów dotyczących aktualnej sytuacji instytucji i porównywanie ich z wcześniej ustalonymi, zaakceptowanymi kryteriami.

Audyt odnosi się do niezgodności stwierdzonych w organizacji, do funkcji organizacyjnych, a nie odnosi się do konkretnych osób.

Ustalenie odpowiedzialności personalnej – w odniesieniu do stwierdzonych podczas audytu niezgodności – należy do zadań właściciela raportu, czyli podmiotu, który go zleca.

Podmiot ten, w przypadku spółki prawa handlowego – Zarząd – może wystąpić o pomoc do organów państwa w ustaleniu odpowiedzialności prawnej osób, jeśli uzna, że są ku temu przesłanki.

Audyt przeprowadzony był według zasad i kryteriów zgodnych z wymaganiami dla kontroli zarządczej – art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o finansach publicznych:

• zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; • skuteczności i efektywności działania; • wiarygodności sprawozdań; • ochrony zasobów; • przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; • efektywności i skuteczności przepływu informacji; • zarządzania ryzykiem

a także kryteriów zapisanych w normach ISO 37001 – Przeciwdziałanie zagrożeniom korupcyjnym, ISO 31000 – Zarządzanie ryzykiem i ISO 19600 – Zarządzanie zgodnością (compliance), na podstawie próbki audytowej ustalonej dla okresu 2015–2018.

Podczas prowadzenia działań audytowych w Spółce stosowane były techniki związane z audytem zarządzania (management audit), audytem operacyjnym, czy inaczej audytem działalności (performance audit) i audytem zgodności (compliance audit).

Działania audytowe polegały na prowadzeniu badań jakościowych, gromadzeniu dowodów audytowych, sporządzaniu notatek z rozmów z przedstawicielami Spółki, jak i wybranymi interesariuszami, w tym mieszkańcami i odbiorcami usług.

Na podstawie analizy ryzyka przyjęto, że badaniami audytowymi zostaną poddane następujące obszary działalności Spółki:

• organizacja i zarządzanie, • zarządzanie zasobami ludzkimi, • gospodarowania majątkiem Spółki, • zarządzanie finansami.

Triangulacja audytowa odnosi się do użycia więcej niż jednego podejścia do prowadzonych badań w celu zwiększenia zaufania do ustaleń audytora.

• triangulacja danych (dane pochodzą z różnych źródeł: ze Spółki, jak również z jej otoczenia, z mediów, protokołów pokontrolnych, niezależnych badań, danych statystycznych, np. z raportów GUS itp., a także są zróżnicowane czasowo), • triangulacja badacza (więcej niż jeden audytor bierze udział w badaniu), • triangulacja podejścia teoretycznego (do interpretacji zjawiska stosuje się więcej niż jeden model teoretyczny) • triangulacja metodologiczna (więcej niż jedna metoda jest używana do gromadzenia danych, np. wywiady, obserwacje, dokumenty, informacje w mediach itp.)

Raport z audytu sporządzony został w sposób obiektywny, a także całkowicie transparentny, a zatem pozwalający jednoznacznie zidentyfikować dowody audytowe, przywołujący fakty, daty obserwacji, nazwiska i funkcje osób udzielających odpowiedzi.

Audytorzy nie ujawniają treści raportu nikomu, poza właścicielem Raportu. Przekazują formalnie raport wyłącznie Zarządowi Spółki, który podejmuje decyzję o jego dalszym upublicznieniu.

Audyt został zrealizowany w dniach od 8 kwietnia do 24 maja 2019 r. przez zespół audytowy w składzie:

prof. UJ dr hab. Roman Batko dr inż. Janusz Sasak prof. UJ dr hab. Zbysław Dobrowolski

Audyt został zrealizowany przez zespół audytowy

w składzie:

prof. UPH dr hab. Beata Domańska-Szaruga

prof. UMK dr hab. Waldemar Glabiszewski

prof. UAM dr hab. Michał Fliegier

prof. UPH dr hab. Artur Jacek Kożuch

dr Paula Pypłacz

dr Anna Świrska

dr Dorota Grego-Planer

dr Katarzyna Liczmańska

dr Agnieszka Gawlik

dr Edyta Kulej-Dudek

dr Małgorzata Marzec

dr Agnieszka Szczudlińska-Kanoś

dr Agnieszka Knap-Stefaniuk

dr Wioleta Karna

Robert Czekaj

Katarzyna Baliga-Nicholson

Magdalena Achinger

Luiza Mańkowska - Wróbel

Bartosz Kożuch

Niezgodności stwierdzone podczas audytu Nie przeprowadzano w Spółce udokumentowanych analiz strategicznych stanowiących podstawę do wyboru najkorzystniejszej ścieżki rozwoju Spółki. Brak udokumentowanej strategii, misji, wizji, celów strategicznych.

Niezgodności stwierdzone podczas audytu Spółka nie posiada zdefiniowanych kluczowych wskaźników efektywności i skuteczności w realizacji celów operacyjnych Spółki.

Niezgodności stwierdzone podczas audytu Spółka w audytowanym okresie nie wdrożyła systemu zarządzania ryzykiem. W dokumentacji nie ma metodyki oceny ryzyka, ani rejestru ryzyka. Nie istnieje żaden sformalizowany system kontroli wewnętrznej, nie ma w tym zakresie opracowanych procedur ani protokołów. Spółka nie wdrożyła w swojej działalności zarządzania antykorupcyjnego.

Niezgodności stwierdzone podczas audytu W Spółce nie ma udokumentowanej procedury rekrutacyjnej. Brak sformułowanych zasad obejmowania kluczowych stanowisk w Spółce. Spółka nie prowadzi analiz dotyczących zapotrzebowania, jak i zasadności zatrudniania pracowników na danym stanowisku. Brak opracowanej polityki kadrowej. Brak procedury weryfikacji kompetencji i przydatności zatrudnianych pracowników.

Niezgodności stwierdzone podczas audytu Ilość odpadów przyjęta w roku 2018 wynosiła 3028,98 Mg. Tymczasem możliwość przerobu odpadów biodegradowalnych przez Spółkę Nova to 1216 Mg. Spółka przyjęła zatem niemal trzy razy więcej odpadów biodegradowalnych niż mogła przetworzyć.

Niezgodności stwierdzone podczas audytu Małopolska Fundacja Wsparcia Ochrony Środowiska z siedzibą w Krakowie wniosła pozew do Sądu Administracyjnego w sprawie uchylenia decyzji Marszałka Województwa Mało-polskiego udzielającej Spółce Nova pozwolenia zintegrowanego dla regionalnej instalacji mechniczno-biologicznego przetwarzania zmieszanych odpadów komunalnych.

Jak wynika z wyjaśnień Prezesa Zarządu Spółki pozew odnosił się do nielegalnego umieszczenia na składowisku odpadów biodegradowalnych, a skarżąca Fundacja jest w posiadaniu dowodów tego procederu.

Niezgodności stwierdzone podczas audytu Brak analiz finansowych będących podstawą planowania inwestycyjnego. Na podstawie przeprowadzonych analiz można przyjąć, że niekorzystne gospodarowanie odpadami przyczyniało się w każdym roku do strat w Spółce Nova.

Niezgodności stwierdzone podczas audytu W związku ze stratą Spółki w latach 2017 i 2018 szczegółowej analizie poddano wysokość kosztów w Spółce w wykonaniach planów finansowo-rzeczowych w latach 2015-2018.

Niezgodności stwierdzone podczas audytu Wiele wyjazdów, szczególnie krajowych, nie ma określonego celu wyjazdu. Również część wyjazdów zagranicznych nie zawiera określonego celu, brak jest kompletnej dokumentacji (zaproszenia, programu).

Niemcy, Słowenia, Szwecja, Holandia, Gruzja, Norwegia Zjednoczone Emiraty Arabskie, Japonia.

Niezgodności stwierdzone podczas audytu W ocenie audytorów zakup żagli, tratwy, windy, a następnie przekazanie darowizny rzeczowej Sądecko-Podhalańskiemu Okręgowemu Związkowi Żeglarskiemu w wysokości 82.264,55 zł budzi duże zastrzeżenia w kontekście celowości wydatkowania środków finansowych Spółki.

Niezgodności stwierdzone podczas audytu Brak regulaminu użyczania pojazdów innym organizacjom, nie są również wykonywane analizy korzyści z takiego użyczania. Użyczano pojazd zakwalifikowany jako pojazd specjalistyczny do przewozu leków jako zwykły samochód osobowy.

Niezgodności stwierdzone podczas audytu Wątpliwości budzą wysokie koszty reprezentacji i reklamy w roku 2018 r., a także ich wzrost w porównaniu do 2017 r. w sytuacji znacznego pogorszenia sytuacji finansowej Spółki.

Reklama w 2018 r. łącznie 38 906,72 zł, w 2017 r. 28 633,27 zł). Reprezentacja w 2018 r. łącznie 18 182,80 zł, w 2017 r. 14 782,49 zł.

Konkluzja Spółka domaga się pilnego programu naprawczego, podjęcia szeregu działań w zakresie systemowych działań w obszarze zarządzania, nadzoru i kontroli. Konieczne jest niezwłoczne przeprowadzenie analiz kosztowych i opracowanie planów inwestycyjnych.