Przygotowała :

Monika Bombol s2450

22

Co to jest komunikacja?Co to jest komunikacja? Komunikowanie interpersonalne (międzyludzkie) to Komunikowanie interpersonalne (międzyludzkie) to

podejmowana w określonym kontekście wymiana podejmowana w określonym kontekście wymiana werbalnych, wokalnych i niewerbalnych sygnałów werbalnych, wokalnych i niewerbalnych sygnałów (symboli) w celu osiągnięcia lepszego poziomu (symboli) w celu osiągnięcia lepszego poziomu współdziałania, uzgodnienia zachowań wzajemnych i współdziałania, uzgodnienia zachowań wzajemnych i realizacji celów jednego lub obu uczestników procesu realizacji celów jednego lub obu uczestników procesu (rozmówców). (rozmówców).

Wymiana symboli wymaga wspólnego kodu, znanego Wymiana symboli wymaga wspólnego kodu, znanego wszystkim uczestnikom sytuacji komunikacyjnej. wszystkim uczestnikom sytuacji komunikacyjnej.

Celem komunikowania jest poprawa współdziałania, a nie Celem komunikowania jest poprawa współdziałania, a nie porozumienia. Porozumienie jest tylko jednym z porozumienia. Porozumienie jest tylko jednym z możliwych efektów komunikacji.możliwych efektów komunikacji.

33

Po co nam komunikacja?Po co nam komunikacja?

w celu w celu ustalaniustalaniaa celów i zadań celów i zadań podejmowanie decyzji i ich wprowadzanie w życie podejmowanie decyzji i ich wprowadzanie w życie pomiar i ocena wyników pomiar i ocena wyników zatrudnianie, rozwój, ocena i awansowanie zatrudnianie, rozwój, ocena i awansowanie

pracowników pracowników współpraca z klientami i dostawcami współpraca z klientami i dostawcami współpraca z administracją oraz instytucjami współpraca z administracją oraz instytucjami

rządowymi rządowymi wytwarzanie dóbr, świadczenie usług ...wytwarzanie dóbr, świadczenie usług ...

44

Jak należy się komunikować?Jak należy się komunikować?

Wybór formy komunikacji powinien być świadomy, Wybór formy komunikacji powinien być świadomy, powinien zapewniać skuteczność i efektywność. powinien zapewniać skuteczność i efektywność.

Komunikacja międzyludzka dzieli się na komunikację Komunikacja międzyludzka dzieli się na komunikację werbalną i niewerbalną.werbalną i niewerbalną.

Werbalna:Werbalna: spotkania, rozmowy telefoniczne, telekonferencje, … spotkania, rozmowy telefoniczne, telekonferencje, …

Niewerbalna:Niewerbalna: listy, faxy, sprawozdania, mail, biuletyny, … listy, faxy, sprawozdania, mail, biuletyny, …

Gesty!Gesty!

mimika twarzy, postawa, brzmienie głosu, gestykulacja, …mimika twarzy, postawa, brzmienie głosu, gestykulacja, …

55

Jak należy się komunikować?Jak należy się komunikować?

Komunikacja werbalna

zaletyzalety wadywady

- Pozwala unikać zakłóceń- Pozwala unikać zakłóceń

- Daje poczucie autentyczności- Daje poczucie autentyczności

- Szybkie uzyskiwanie - Szybkie uzyskiwanie informacji zwrotnychinformacji zwrotnych

- Ustalenie odpowiadających Ustalenie odpowiadających wszystkim terminówwszystkim terminów-DojazdyDojazdy-W przypadku rozmów, rzadko W przypadku rozmów, rzadko notujemy, co prowadzi czasem notujemy, co prowadzi czasem do zapominania, pretensji, do zapominania, pretensji, nieporozumień, zamieszania, ...nieporozumień, zamieszania, ...

66

Jak należy się komunikować?Jak należy się komunikować?

Komunikacja niewerbalna

zaletyzalety wadywady

-Forma pisemna stanowi dokumentacje-Mniejsze ryzyko nieporozumień miedzy stronami-Wprowadzenie porządku-Oszczędność czasu

-W przypadku formy pisemnej W przypadku formy pisemnej nie widzimy rozmówcynie widzimy rozmówcy-Wymaga czasu na odpowiedźWymaga czasu na odpowiedź

77

Jak należy się komunikować?Jak należy się komunikować?

W komunikacji międzyludzkiej nie tylko ważnym elementem jest porozumiewanie się, ale również bardzo

ważna jest umiejętność aktywnego słuchania jako przejaw uważnego słuchania partnera. Wyrażamy tę umiejętność niewerbalnie poprzez kontakt wzrokowy,

skinienie głowy, uśmiech, pochylenie, akceptujący wyraz twarzy...

Podstawowe reguły aktywnego słuchania to :- uważne słuchanie,- zadawanie pytań, by upewnić się, czy dobrze zrozumieliśmy wypowiedź i uczucia osoby mówiącej,- podsumowanie wypowiedzi własnymi słowami po to, żeby mówiący mógł usłyszeć od kogoś innego to co powiedział.

88

Jak należy się komunikować?Jak należy się komunikować?

Z badań naukowych wynika, że sens przekazu odbieramy

w 55 % z mowy ciała,

w 38 % z cech głosu

i zaledwie

w 7 % z treści słów!

99

Jak należy się komunikować?Jak należy się komunikować?

• Przedstaw się, a w odniesieniu do innych staraj się określić wykształcenie, poziom wiedzy, zainteresowania, osobowość, zdolności percepcji ... • Unikaj słów sugerujących wiedzę absolutną i niepodważalną

tj. zawsze, nigdy, wcale, zupełnie itp.• Bądź wrażliwy na odczucia słuchaczy, a jako słuchacz bądź otwarty i elastyczny. • Bądź świadom odczuć, emocji, jakie budzą się w

Tobie i w innych, staraj się nad nimi panować. • Unikaj stosowania tych samych rozwiązań,

dostosowuj je do problemu, sytuacji. • Zrozumienie i chęć słuchania pomagają osobom

obawiającym się zaakceptować ciebie i twoje pomysły.

1010

Jak należy się komunikować?Jak należy się komunikować?

• Uznaj fakt, że jednostki są bardziej otwarte na wiadomości zgodne z wartościami wyznawanymi przez grupę,z którą się identyfikują.

• Za wiele informacji to równie źle niż za mało; nadmiar powoduje zmniejszenie zdolności percepcji iwyłapania istotnych wiadomości.

• Zadawaj pytania, słuchaj uważnie, i pokaż swoje reakcje. • Planuj wystąpienie, rozmowę itp.;

staraj się uporządkować przyjmowane komunikaty, jeśli są nieuporządkowane.

• Swój komunikat uczyń możliwie najprostszym i bezpośrednim,a jeśli jest adresowany do wielu odbiorców,podaj go w formie pisemnej.

1111

Komunikacja w zespole projektowymKomunikacja w zespole projektowym

Zarządzanie komunikacją w grupie projektowej obejmuje procesy, Zarządzanie komunikacją w grupie projektowej obejmuje procesy, które mają zapewnić odpowiednie zbieranie, udostępnianie, które mają zapewnić odpowiednie zbieranie, udostępnianie, przechowywanie i dyspozycyjność informacji.przechowywanie i dyspozycyjność informacji.Zapewnia łączność między uczestnikami projektu. Zapewnia łączność między uczestnikami projektu.

Każdy związany z projektem musi być przygotowany do wysyłania i Każdy związany z projektem musi być przygotowany do wysyłania i odbierania komunikatów w „języku projektowym” i musi zdawać sobie odbierania komunikatów w „języku projektowym” i musi zdawać sobie sprawę z wpływu jego komunikatów na całość projektu.sprawę z wpływu jego komunikatów na całość projektu.

Podstawowe procesy związane z komunikacją w grupie projektowej:Podstawowe procesy związane z komunikacją w grupie projektowej:· · Planowanie komunikacji (Communications Planning).Planowanie komunikacji (Communications Planning).· · Dystrybucja informacji (Information Distribution).Dystrybucja informacji (Information Distribution).· · Raportowanie o postępach (Performance Reporting).Raportowanie o postępach (Performance Reporting).· · Zamknięcie administracyjne projektu/fazy (Administrative Closure).Zamknięcie administracyjne projektu/fazy (Administrative Closure).

Procesy te powinny pojawić się przynajmniej raz w każdej fazie projektu.Procesy te powinny pojawić się przynajmniej raz w każdej fazie projektu.

1212

Planowanie komunikacjiPlanowanie komunikacji

Jest ważnym czynnikiem decydującym o sukcesie projektu.Jest ważnym czynnikiem decydującym o sukcesie projektu.W większości przypadków planowanie komunikacji jest częścią fazy W większości przypadków planowanie komunikacji jest częścią fazy początkowej projektu, jednak rezultaty tego procesu powinny być początkowej projektu, jednak rezultaty tego procesu powinny być przeglądane co jakiś czas i w razie potrzeby modernizowane. przeglądane co jakiś czas i w razie potrzeby modernizowane.

Co może pomóc w dobrej organizacji komunikatu?Co może pomóc w dobrej organizacji komunikatu? Określenie:Określenie:

strategji (ogólnego celu), tematu, konkretnego celu, głównej myśli strategji (ogólnego celu), tematu, konkretnego celu, głównej myśli Należy Należy wziąść pod uwagwziąść pod uwagę:ę:

odbiorców, własny styl, nastrój oraz czynniki kulturoweodbiorców, własny styl, nastrój oraz czynniki kulturowe , ,dostępne technologie i personel, długość projektu,dostępne technologie i personel, długość projektu,

Wybór sposobu przekazu zależy od: Wybór sposobu przekazu zależy od: wiadomości, odbiorców, sytuacji, wiadomości, odbiorców, sytuacji, wymagań dotyczących szybkości przekazu, wymagań dotyczących szybkości przekazu,

Wynik: Plan zarządzania komunikacją.

1313

Dystrybucja informacjiDystrybucja informacji

Obejmuje udostępnianie informacji potrzebnych osobom związanym z Obejmuje udostępnianie informacji potrzebnych osobom związanym z projektem. projektem. Polega na wprowadzeniu w życie Planu zarządzania komunikacją jak Polega na wprowadzeniu w życie Planu zarządzania komunikacją jak również reagowanie na nieoczekiwane żądania informacji.również reagowanie na nieoczekiwane żądania informacji.

Rodzaje dystrybucji:Rodzaje dystrybucji:- pisemna/oralna, słuchanie i mówienie- pisemna/oralna, słuchanie i mówienie- wewnętrzna i zewnętrzna- wewnętrzna i zewnętrzna- formalna i nieformalna- formalna i nieformalna

Czego potrzebujemy?Czego potrzebujemy?•   Wynik pracyWynik pracy•   Plan zarządzania komunikacjąPlan zarządzania komunikacją•   Plan projektuPlan projektu

Wynik: Wynik: Dane o projekcie Dane o projekcie (korespondencja, notatki, raporty, dokumenty opisujące(korespondencja, notatki, raporty, dokumenty opisujące projekt)projekt)

1414

Raportowanie o postępachRaportowanie o postępachRaportowanie o postępach obejmuje zbieranie informacji o postępach w Raportowanie o postępach obejmuje zbieranie informacji o postępach w

projekcie mające na celu udostępnienie osobom związanym z projektem projekcie mające na celu udostępnienie osobom związanym z projektem informacji w jaki sposób wykorzystywane są wszelkie środki do osiągnięcia informacji w jaki sposób wykorzystywane są wszelkie środki do osiągnięcia sukcesu. sukcesu.

Obejmuje ono:Obejmuje ono:• Raportowanie o statusie – w jakiej fazie znajduje się projekt.Raportowanie o statusie – w jakiej fazie znajduje się projekt.• Raportowanie o postępach – co udało się osiągnąć grupie projektowej.Raportowanie o postępach – co udało się osiągnąć grupie projektowej.• Przewidywanie o przyszłych postępach i statusie.Przewidywanie o przyszłych postępach i statusie.

Czego potrzebujemy?Czego potrzebujemy?• Plan projektuPlan projektu• Wynik pracy Wynik pracy • Inne dane dotyczące projektu jInne dane dotyczące projektu jak: wszekie ak: wszekie analizy (porównanie analizy (porównanie

rezultatów osiągniętych z zakładanymi – koszty, terminy...), analiza rezultatów osiągniętych z zakładanymi – koszty, terminy...), analiza trendu projektu (określa czy postępy w miarę upływu czasu są coraz trendu projektu (określa czy postępy w miarę upływu czasu są coraz lepsze czy coraz gorsze).lepsze czy coraz gorsze).

  

Wyniki: Raport o postępach , Wymagania zmian.

1515

Zamknięcie administracyjneZamknięcie administracyjneProjekt (lub jego faza) po osiągnięciu założeń bądź gdy zostanie odwołany Projekt (lub jego faza) po osiągnięciu założeń bądź gdy zostanie odwołany wymaga oficjalnego zamknięcia. wymaga oficjalnego zamknięcia.

Zamknięcie administracyjne projektu polega na weryfikowaniu i Zamknięcie administracyjne projektu polega na weryfikowaniu i dokumentowaniu wyników projektu w celu uzyskania formalnej akceptacji dokumentowaniu wyników projektu w celu uzyskania formalnej akceptacji ze strony sponsora, klienta ze strony sponsora, klienta lub kupcalub kupca. . Obejmuje ono zbiór danych o projekcie, analizy dotyczące efektywności Obejmuje ono zbiór danych o projekcie, analizy dotyczące efektywności projektu, oraz archiwizację tych informacji w celu dalszego użycia.projektu, oraz archiwizację tych informacji w celu dalszego użycia.

Zamknięcie administracyjne nie powinno być odkładane na sam Zamknięcie administracyjne nie powinno być odkładane na sam koniec, kiedy już projekt zostanie ukończony. koniec, kiedy już projekt zostanie ukończony. Każda faza projektu wymaga takiego zakończenia w celu upewnienia się, że Każda faza projektu wymaga takiego zakończenia w celu upewnienia się, że ważne i użyteczne informacje nie zostały zagubione.ważne i użyteczne informacje nie zostały zagubione.

Potrzebujemy:Potrzebujemy:• Dokumentacja postępów.Dokumentacja postępów.• Dokumentacja ostatecznego produktuDokumentacja ostatecznego produktu..• Inne dane dotyczące projektu.Inne dane dotyczące projektu.

Wynik: Akta projektu i Formalną akceptację.

1616

Jak usprawnić komunikację?Jak usprawnić komunikację?

- Przygotowuj komunikat starannie przewidując ewentualne problemy.- Przygotowuj komunikat starannie przewidując ewentualne problemy. - M- Myśl o celu i słuchaczach yśl o celu i słuchaczach - P- Powiedz słuchaczom, czego mogą się spodziewaćowiedz słuchaczom, czego mogą się spodziewać - Bądź konkretny, precyzyjny - Bądź konkretny, precyzyjny (używaj słów mających jednoznaczne konotacje, przywołujące (używaj słów mających jednoznaczne konotacje, przywołujące

wrażenia zmysłowe np. obrazy, bezpośrednich odniesień, wrażenia zmysłowe np. obrazy, bezpośrednich odniesień, ilustracji, ilustracji, przykładów liczbowych ...)przykładów liczbowych ...)

- Trzymaj się tematu- Trzymaj się tematu - Stwarzaj okazję udzielenia odpowiedzi - Stwarzaj okazję udzielenia odpowiedzi pozwoli to sprawdzić poprawność i trafność przekazu i wyjaśnić pozwoli to sprawdzić poprawność i trafność przekazu i wyjaśnić nieścisłości.nieścisłości.

- Przewiduj wątpliwości odbiorców i możliwości odpowiedzi- Przewiduj wątpliwości odbiorców i możliwości odpowiedzi- - ZZachęć do szczerościachęć do szczerości - Pomóż włączyć się do rozmowy - Pomóż włączyć się do rozmowy

- N- Na koniec zrób podsumowanie przypominając kluczowe myślia koniec zrób podsumowanie przypominając kluczowe myśli

1717

Nie ulega wątpliwości, iż komunikacja Nie ulega wątpliwości, iż komunikacja w zespole projektowym powinna być w zespole projektowym powinna być jednoznaczna, spójna i skuteczna. Jej jednoznaczna, spójna i skuteczna. Jej

skuteczność jest jednym z skuteczność jest jednym z czynników, który wydatnie wpływa czynników, który wydatnie wpływa

na organizację pracy zespołu na organizację pracy zespołu projektowego, a przez to pozwalają projektowego, a przez to pozwalają

zwiększyć rentowność całego zwiększyć rentowność całego projektu.projektu.

1818

Bibliografia:Bibliografia:

Materiały z witryny internetowej HOMO CREATORE, Ośrodka Materiały z witryny internetowej HOMO CREATORE, Ośrodka Doradztwa i Treningów SzkoleniowychDoradztwa i Treningów Szkoleniowych

Allan Pease „Język ciała”Allan Pease „Język ciała” Wykłady z Wykłady z KatedrKatedryy Informatyki  Informatyki 

Akademii Ekonomicznej w KrakowieAkademii Ekonomicznej w Krakowie dotyczące komunikacji w biznesie. dotyczące komunikacji w biznesie. Wykłady z BYTWykłady z BYT Google.plGoogle.pl

1919