Marzena Błach

Biblioteka Główna Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie

Justyna Buczyńska-Łaba

Biblioteka Instytutu Informacji Naukowej i Bibliotekoznawstwa Uniwersytetu Pedagogicznego w

Krakowie

Problematyka komunikacji w środowisku bibliotekarskim.

Próba oceny zjawiska na podstawie badania ankietowego

przeprowadzonego w wybranych bibliotekach krakowskich

Skuteczne porozumiewanie się jest kluczowym elementem efektywnej pracy

w każdej instytucji. Istotne jest wypracowanie zasad poprawnej komunikacji tak pomiędzy

pracownikami (komunikacja pozioma) jak i pomiędzy pracownikami

a przełożonym (komunikacja pionowa). Dotyczy to również zawodu bibliotekarza – typowo

społecznego i usługowego – gdzie relacje pomiędzy pracownikami mają wpływ na kontakt z

klientem. Komunikacja w bibliotece dotyczy aspektów etyki bibliotecznej i kultury

organizacyjnej, gdzie czytelnik staje się nadrzędną wartością. Czy proces komunikacji

interpersonalnej w wybranych bibliotekach krakowskich przebiega prawidłowo? Problem ten

poddany został badaniu na trzech płaszczyznach: bibliotekarz – czytelnik; bibliotekarz –

bibliotekarz; bibliotekarz – szef.

Kwestionariusze ankiet wypełniali bibliotekarze z bibliotek krakowskich:

pedagogicznej – Wojewódzka Biblioteka Pedagogiczna, naukowych - biblioteki akademickie:

AGH, UJ, UP im. KEN, UE, publicznych – jak Wojewódzka Biblioteka Publiczna,

Krowoderska Biblioteka Publiczna i szkolnych. Dla celów badawczych skonstruowano

kwestionariusz ankiety anonimowej, w której zastosowano 17 pytań zamkniętych (w kilku

miejscach z możliwością dopisania własnej wypowiedzi). Ankietę wypełniło 220

bibliotekarzy ze środowiska krakowskich bibliotek na przełomie czerwca i lipca 2011 roku.

Analizując jej wyniki postaramy się odpowiedzieć na pytania: jaki jest stan komunikacji

w środowisku bibliotekarskim?, jakie są spostrzeżenia bibliotekarzy odnośnie wzajemnego

porozumiewania się? oraz jaki jest stopień zadowolenia z atmosfery panującej

w miejscach pracy?

Pierwsza część ankiety - ogólna, dotyczy płci bibliotekarzy, rodzaju biblioteki oraz

liczby osób zatrudnionych. W badaniach brało udział 220 pracowników, z czego większość

stanowiły kobiety - 81,8% (180 os.), a mężczyzn było 17,7% (39 os.). Odpowiedzi na to

pytanie nie udzieliła jedna osoba, co stanowi 0,5% wszystkich respondentów (podobnie na

kilka innych pytań zawartych w ankiecie nie udzielono odpowiedzi). Przeważały osoby

z bibliotek naukowych - 53,6% (118 os.) oraz publicznych - 31% (68 os.). Część ankiet

została wypełniona przez osoby z bibliotek szkolnych - 5% (10 os.) i pedagogicznych – 9,5 %

(21 os.). Wśród ankietowanych 66,4% (146 os.) pracuje w bardzo dużych bibliotekach, gdzie

jest powyżej 50 osób zatrudnionych a 13,6% (30 os.) w instytucjach zatrudniających od 25 do

50 pracowników. Pozostałe osoby pracują w bibliotekach szkolnych i pedagogicznych w

mniejszych zespołach. Zadano respondentom kilka pytań ogólnych dotyczących problemu

komunikacji, aby sprawdzić stosunek badanych do tego zagadnienia. Na efektywną

komunikację wpływają różne elementy, począwszy od własnego nastawienia do zawodu,

poprzez otoczenie, aż do osobowości szefa. Zapytano więc respondentów jakie czynniki mają

wpływ na poprawną komunikację? (w skali od 1-5, gdzie 1- nie ma znaczenia, 5- ma bardzo

duże znaczenie)

nie ma

znaczenia

ma małe

znaczenie

ma średnie

znaczenie

ma duże

znaczenie

ma b. duże

znaczenie

treść wypowiedzi 0,5%

(1 os.)

0,5%

(1 os.)

3,2%

(7 os.)

12,7%

(28 os.)

82,2%

(181 os.)

gestykulacja 17,3%

(38 os.)

20,4%

(45 os.)

31,4%

(69 os.)

17,7%

(39 os.)

7,7%

(17 os.)

intonacja głosu 2,7%

(6 os.)

7,3%

(16 os.)

20,5%

(45 os.)

32,7%

(72 os)

34,5%

(76 os.)

mimika twarzy 5%

(11 os.)

14,6%

(32 os.)

26,4%

(58 os.)

32,7%

(72 os.)

16,8%

(37 os.)

pozycja ciała 14,5%

(32 os.)

17,3%

(38 os.)

28,2%

(62 os.)

25,9%

(57 os.)

5,9%

(13 os.)

spojrzenie 9,1%

(20 os.)

17,7%

(39 os.)

24,5%

(54 os.)

25,5%

(56 os.)

16,8%

(37 os.)

fryzura, makijaż 31,4%

(69 os.)

26,8%

(59 os.)

17,7%

(39 os.)

13,6%

(30 os.)

4,6%

(10 os.)

Tabela 1. Czynniki wpływające na poprawną komunikację wg pracowników

wybranych bibliotek krakowskich (źródło: opracowanie własne).

Według pracowników krakowskich bibliotek o efektywnej komunikacji decydują

przede wszystkim: treść wypowiedzi (82,2 %) oraz intonacja głosu (34,5%). Ważne są także

elementy komunikacji niewerbalnej tj. mimika twarzy (32,7%) czy spojrzenie (25,5%).

Życzliwe nastawienie - wyrażające się poprzez przyjazne gesty, otwartą postawę ciała czy

uśmiech, połączone z jasnym i precyzyjnym formułowaniem komunikatów słownych -

zapewnia poprawną komunikację i jak wynika z przeprowadzonej ankiety badani wiedzą

o tym doskonale.

Na przeszkodzie efektywnego porozumiewania się leży wiele czynników.

Bibliotekarze uznali: chaotycznie przekazywaną treść (42,9%) i niezrozumiały język (23,6%)

za największe bariery w komunikacji. Dla 22,3% osób istotną przeszkodą jest nieumiejętność

słuchania odbiorcy. Nieliczni dodali, iż: negatywne nastawienie niektórych osób, brak

uprzejmości, agresywne zachowanie, niekompetencja, brak kultury osobistej stanowią

również duży problem. Badani zaznaczyli po kilka odpowiedzi. Poniższy wykres obrazuje ich

priorytety.

Co stanowi dla Pani/Pana największą barierę podczas komunikacji

w pracy? (proszę zaznaczyć max. 2 odpowiedzi)

23,6 %

42,9 %

22,3 %

6 %

4,4% 0,8 %

niezrozumiały język

chaotyczne przekazywanie informacji

nieumiejętność słuchania odbiorcy

nieufność odbiorcy

inne

brak odpowiedzi

Wykres 1. Bariery komunikacji w wybranych bibliotekach krakowskich. Liczby

oznaczają procent wskazanych odpowiedzi (źródło: opracowanie własne).

Kolejne pytanie w części ogólnej miało wykazać, jak duże znaczenie wg badanych

ma porozumiewanie się wewnątrz biblioteki dla realizowania jej celów. Dla większości

respondentów skuteczne porozumiewanie się jest kluczowym czynnikiem umożliwiającym

efektywne realizowanie celów biblioteki (44,5%, 98 os.). Według 84. bibliotekarzy czynnik

ten ma duży wpływ a dla 27 osób zaledwie średni. Dziesięciu spośród badanych uważa, że

komunikacja w pracy prawie nie ma znaczenia Nie wszyscy posiadają predyspozycje do

pracy wymagającej takich cech charakteru jak empatia i łatwość nawiązywania kontaktów.

Dlatego zapytano bibliotekarzy czy chcieliby doskonalić swoje umiejętności komunikacyjne.

Na pytanie: w których kursach/szkoleniach chciałaby Pani/Pan wziąć udział? badani

wybrali komunikację interpersonalną (107 os.), jak rozwiązywać konflikty w pracy (79 os.)

oraz pracę z czytelnikiem niepełnosprawnym (66 os.).

34,7%

25,7%

21,4%

13%

5,2%

komunikacji interpersonalnej

jak rozwiązywać konflikty w pracy

praca z czytelnikiem niepełnosprawnym

inne

brak odpowiedzi

Wykres 2. Wybór kursów doskonalących bibliotekarzy krakowskich. Liczby

oznaczają procent wskazanych odpowiedzi (źródło: opracowanie własne).

Zasugerowano dodatkowo chęć uczestnictwa w kursie językowym (aż 13 os.),

komputerowym (4 os.), asertywności i walki ze stresem (po 3 os.). Zainteresowaniem

bibliotekarzy cieszą się również szkolenia z zakresu zagadnień bibliotekarskich:

dokształcające w zakresie opracowywania zbiorów, organizacji stron internetowych,

promocji biblioteki (1 os.), jak współpracować z bibliotekami za granicą (1 os.),

zarządzania, psychologii pracy, samoobrony, wizerunku bibliotekarza, a nawet gotowania. Na

podstawie przytoczonych powyżej wyników można stwierdzić, że bibliotekarze są

zorientowani na rozwój. Współczesny pracownik biblioteki naukowej, publicznej i szkolnej to

profesjonalista myślący o wielokierunkowym rozwoju osobistym. Dostrzega potrzebę nauki

języków obcych, pragnie zapoznawać się z programami komputerowymi przy jednoczesnym

zwiększaniu swoich umiejętności interpersonalnych i pracy w stresujących sytuacjach. Ciągła

potrzeba kształcenia się, ambicja pracowników pragnących sprostać wymaganiom szefa i

klientów nie pozwalają na nudę i poczucie „komfortu” intelektualnego.

Bibliotekarz - czytelnik

Druga część ankiety dotyczy relacji bibliotekarza z czytelnikiem. Rzadko czytelnik

przychodzący do biblioteki jest wzorcowym użytkownikiem - uprzejmym, zadowolonym,

potrafiącym precyzyjnie określić swoje potrzeby. Zbadamy zatem co ułatwia ową

komunikację, z jakimi czytelnikami porozumiewać się jest najtrudniej, jaki rodzaj

komunikatu jest najczęściej stosowany i czy komunikacja niewerbalna pomaga w kontaktach

z czytelnikiem.

Nietrudno było zgadnąć, że spośród istniejących środków komunikacji bezpośredni

kontakt w zawodzie bibliotekarskim dominuje; aż 86% ankietowanych pracowników właśnie

tak porozumiewa się z klientem. 30% badanych wskazało na rozmowę telefoniczną a 23,6%

na e-mail. Poniższa tabela szczegółowo obrazuje to zagadnienie:

W jakim stopniu wykorzystuje Pani/Pan poniższe środki komunikacji w kontakcie

z czytelnikiem? (w skali od 1-5, gdzie 1-nigdy, 5-zawsze)

nigdy rzadko często bardzo

często zawsze

poczta elektroniczna 12,3%

(27 os.)

14,1%

(31 os.)

23,6%

(52 os.)

23,6%

(52 os.)

20%

(44 os.)

blogi, fora dyskusyjne 57,3%

(126 os.)

15,4%

(34 os.)

3,2%

(7 os.)

2,3%

(5 os.)

1,3%

(3 os.)

gadu gadu 62,7%

(138 os.)

5,9%

(13 os.)

5,9%

(13 os.)

3,2%

(7 os)

1,3%

(3 os.)

bezpośredni kontakt 1,8%

(4 os.)

0,5%

(1 os.)

0,5%

(1 os.)

8,1%

(18 os.)

86%

(189 os.)

list 36,8%

(81 os.)

17,8%

(39 os.)

15%

(33 os.)

7,7%

(17 os.)

2,7%

(6 os.)

telefon 7,7%

(17 os.)

9,1%

(20 os.)

19,6%

(43 os.)

30%

(66 os.)

25%

(55 os.)

Tabela 2. Częstotliwość korzystania ze środków komunikacji w kontakcie

z czytelnikiem bibliotekarzy krakowskich (źródło: opracowanie własne).

Forma pisemna komunikowania często ma charakter formalny -

w relacjach interpersonalnych przyjmuje postać np. listu klasycznego czy e-maila. Forma

ustna zaś, daje komunikującym się znacznie większe możliwości ekspresji uczuć i myśli (jeśli

nie jest zdominowana stresem), pozwala na natychmiastową reakcję pracowników.

Komunikacja za pomocą sieci komputerowej (cyberprzestrzeni) odbywa się przeważnie na

płaszczyźnie werbalnej (skype). Odbiorca musi być aktywny, by proces miał sens.

Porozumiewanie się przez środki medialne ma charakter pośredni (jednostronny, nadawca

bezpośrednio nie oczekuje odpowiedzi). Jednostronnymi formami komunikacji w bibliotece

są: informacja zamieszczona w bazach danych, prasa elektroniczna (e-journals), strony

WWW. Biblioteki (aby sprostać rozwojowi środków elektronicznych) stają się

wielokomunikacyjne czyli hybrydalne. Łączą komunikację pisemną, ustną z elektroniczną.

Najstarszą i najpopularniejszą usługą medialną jest poczta elektroniczna (e-mail)1.

Nowoczesne techniki komunikacji elektronicznej, jak gadu gadu, blogi, fora dyskusyjne, e-

laboratoria, wirtualne uniwersytety, facebook - jeszcze nie wyparły tradycyjnego listu czy

usługi telekomunikacyjnej. Z pewnością wzbogacają i przyspieszają proces komunikacji,

wpływając na podwyższanie jakości usług bibliotecznych. Korzystając z elektronicznego

katalogu biblioteki łatwo jest zadać pytanie lub zarezerwować książkę nie opuszczając swego

miejsca pobytu.

Na pytanie co według Pani/Pana najbardziej ułatwia komunikację z czytelnikiem?

(proszę zaznaczyć max. 3 odpowiedzi), respondenci uznali komunikatywność bibliotekarza

(23,5%), jego fachową wiedzę (17,6%) i przystępny przekaz informacji (16,3%).

1 R. Tomaszewska, M. Polarczyk, Wybrane aspekty komunikacji społecznej w bibliotece akademickiej, (dok. elektron. z dn. 5.08.2011), http://www.cbr.edu.pl/konf2005mat/html/tom_pol.html

7,9%%

23,5%

16,3%

2,32,7

11,6%

17,6%

5,5%

0,1%6,3%

6,1%

0,1%

wizerunek bibliotekarza

komunikatywność

przystępny przekaz informacji

postawa partnerska

wzbudzenie zaufania w czytelniku

cierpliwość, panowanie nad emocjami

fachowa wiedza bibliotekarska

umiejętność słuchania

zainteresowanie użytkowników sprawami biblioteki

zaintersowanie potrzebami klienta

grzeczność w komunikacji językowej

brak odpowedzi

Wykres 3. Elementy ułatwiające komunikację z czytelnikiem wg ankietowanych

(źródło: opracowanie własne).

Istotnym jest, aby sami pracownicy umieli dostrzec i ocenić stopień wpływu tych

elementów na swoją pracę. Relację z klientem można poprawić zaczynając od siebie. Wiele

organizacji proponuje kursy komunikacji interpersonalnej, np. jak pracować z trudnym

czytelnikiem. Wzorowy pracodawca dostrzega potrzebę szkoleń i finansuje kursy dla

pracowników chętnych do samokształcenia. W etyce zawodu bibliotekarza widać dążenie do

przedkładania korzyści klienta nad korzyści bibliotekarza, poszanowania osobowości

czytelników, równouprawnienia, życzliwości i uprzejmości wobec nich. Sam bibliotekarz

powinien być zdyscyplinowany, umieć przyjmować krytykę, unikać konfliktów i szanować

innych utrwalając pozytywny wizerunek zawodu. Wymaga się także od niego rozpoznawania

i rozwijania potrzeb informacyjnych, naukowych, edukacyjnych, kulturalnych i estetycznych

w bibliotece2. Należy szczególnie zwrócić uwagę na jakość obsługi czytelników. O jakości

komunikacji w bibliotece decyduje etyka zawodowa. Etyczna komunikacja to taka, która

pozostawia czytelnikowi wolność wyboru informacji3. Zaspokojenie potrzeb użytkownika

biblioteki bywa zadaniem szczególnie trudnym w kontekście klientów o nastawieniu

negatywnym. Jak wypełnić swoje obowiązki, gdy klient nie jest uprzejmy a wręcz

agresywny? Porady odnośnie takich sytuacji udzielali ankietowani odpowiadając na kolejne

pytanie dotyczące czytelników „kłopotliwych” – trudnych. Małgorzata Kisilowska dokonała

systematyki tego rodzaju czytelników4. Na tej podstawie i obserwacji z pracy codziennej

wyodrębnione zostały negatywne cechy użytkowników, takie jak: agresywność, nieśmiałość,

gadatliwość, marudność, nieprzestrzeganie regulaminu, nieprzygotowanie się. Respondenci

uznali, iż z czytelnikiem agresywnym (30%) i roszczeniowym, który chce mieć odpowiedź

natychmiast (27,8%) oraz lekceważącym pracę bibliotekarza (20%) jest najtrudniej

o porozumienie. Szczegóły przedstawia poniższy wykres.

Z jakim wg Pani/Pana czytelnikiem porozumiewać się jest najtrudniej (max. 2

odpowiedzi)?

2 Kodeksy etyki bibliotekarskiej na świecie, Warszawa 2008 , s. 222-225 3 R. Tomaszewska, M. Polarczyk, Wybrane aspekty komunikacji społecznej w bibliotece akademickiej, (dok. elektron. z dn. 5.08.2011), http://www.cbr.edu.pl/konf2005mat/html/tom_pol.html 4 M. Kisilowska, Już nie wiem jak mam do ciebie mówić… czyli komunikacja w bibliotece, Warszawa 2001

0

20

40

60

80

100

120

140

Wykres 4. Rodzaj czytelników, z którymi najtrudniej jest się porozumiewać

w bibliotece (źródło: opracowanie własne).

W podpunkcie otwartym: i jak Państwo radzą sobie w takich sytuacjach?

zasugerowano m. in.:

- Zachowuję spokój i próbuję negocjować, aby przywrócić odpowiednie zachowanie

w czytelni, w ostateczności kończy się wezwaniem Dyrekcji;

- Staram się być opanowana, dać człowiekowi czas na wykrzyczenie się

i uspokojenie. Z agresywnym, roszczeniowym czytelnikiem rozmawiam stanowczo;

- Staram się zachować cierpliwość i pokorę podczas dziesiątej próby przekazania

informacji w sposób na tyle klarowny: prosty, aby czytelnik przyjął do wiadomości;

- Jestem grzeczna ale stanowcza;

- Cierpliwością i panowaniem nad negatywnymi emocjami – to my bibliotekarze

jesteśmy dla czytelników (nie oni dla nas);

- Metoda „zdartej płyty” przeważnie działa;

- Kulturalna ale stanowcza reakcja na zachowanie;

- Zachowuję postawę profesjonalisty;

- Rzeczowe odpowiedzi, unikanie starć słownych, próba nakierowania tak, by

czytelnik kolejny raz sam umiał skorzystać z katalogu (…).

Spotkanie „twarzą w twarz” bibliotekarza z klientem w wypożyczalni, czytelni czy

oddziale informacji naukowej daje możliwość najefektywniejszej formy porozumiewania się

bezpośredniego, wzbogaconego mimiką, gestami. Czy bibliotekarze postrzegają komunikację

niewerbalną jako istotną? Poglądy na ten temat ankietowani wyrazili udzielając odpowiedzi

na pytanie: czy komunikacja niewerbalna ma wpływ na porozumiewanie się z czytelnikiem?

Zdecydowana większość (188 os.) uznaje, że komunikaty takie jak: wygląd, zachowanie mają

znaczenie w bezpośredniej relacji z drugim człowiekiem, bowiem odbieramy je zanim

wejdziemy w kontakt werbalny. Bibliotekarz i czytelnik oceniają się wzajemnie. Pracownik

biblioteki widzi czy klient jest zorientowany w księgozbiorze, czy jest przygotowany,

opanowany czy zagubiony. Z kolei czytelnik ocenia bibliotekarza - jego pomoc i życzliwość,

czy umie wysłuchać i czy jest kompetentny. Kultura osobista wymagana jest od każdego,

wpływa na ogólny obraz instytucji. Cechą dobrego bibliotekarza jest: opanowanie,

cierpliwość, traktowanie czytelnika i jego potrzeb z szacunkiem, precyzja w wypowiedziach,

chęć pomocy i pozytywne nastawienie do pracy.

Bibliotekarz - bibliotekarz

A jak wygląda proces porozumiewania się wśród samych bibliotekarzy? Czy jest

poprawny i satysfakcjonujący? Pierwsze pytanie tej części ankiety brzmiało: czy łatwiej jest

porozumiewać się ze współpracownikami będącymi: mężczyznami, kobietami czy nie ma

znaczenia. Dla większości ankietowanych płeć nie odgrywa żadnej roli - 162 os. (73,6%), 41

os. (18,6%) preferuje relacje komunikacyjne z mężczyznami. Z kobietami łatwiej jest się

porozumiewać 16 osobom, co stanowi 7,3% wszystkich respondentów. Im więcej osób w

zespole tym trudniejsza wspólna relacja. Mieszana struktura zapewnia swego rodzaju

koegzystencję osób, w której uzupełniają się cechy charakteru typowe dla obu płci, co ma

znaczenie dla efektywności pracy. Mężczyzn cechuje: aktywność, asertywność, nastawienie

na sukces materialny i konkurencję oraz tendencja do tworzenia zwartych zespołów o silnych

więzach. Kobiety wyróżnia życzliwy i opiekuńczy stosunek do użytkowników biblioteki.

W zarządzaniu bibliotekami zwraca się uwagę na kompleksowe ocenianie instytucji, jako

zespołu klientów zewnętrznych i wewnętrznych oraz dostrzeganie znaczenia jej aspektów

kulturowych, określanych jako kultura organizacyjna. Owa kultura przyczynia się do

tworzenia tożsamości biblioteki i klimatu sprzyjającego pracy. Wpływa ona bezpośrednio na

wypracowanie wizerunku biblioteki, decydującego o jej dobrym lub złym odbiorze przez

otoczenie5. Dobrze funkcjonujący, efektywny zespół charakteryzuje się serdeczną i przyjazną

atmosferą, wspólnie przeprowadzanymi dyskusjami, zwykle prowadzącymi do konsensusu, w

których biorą udział wszyscy pracownicy zespołu. Zadania i cele zespołu są zrozumiałe

i akceptowane a odmienne zdanie w danej kwestii nie jest ignorowane. Panują tu relacje

partnerskie gdzie lider zespołu nie dominuje6.

Zagadnieniem blisko związanym z relacjami pomiędzy współpracownikami jest

przepływ informacji. To on prowadzi do sprawnego i skutecznego realizowania zadań. Na

pytanie: czy wg Pani/Pana przepływ informacji w Pańskiej bibliotece jest zadowalający?

przeważająca większość respondentów odpowiedziała – tak.

15,9%

47,3%

18,2%

17,7%

0,9%

tak

raczej tak

nie

raczej nie

brak odpowiedzi

Wykres 5. Stopień zadowolenia z przepływu informacji w wybranych bibliotekach

krakowskich (źródło: opracowanie własne).

Przepływ informacji jest efektywny według 104 osób (47,3%), zaś 40 osób - czyli

18,2% respondentów uważa, iż w miejscu, w którym pracują nie jest on zadowalający.

Wyniki te z jednej strony cieszą - dominująca większość bibliotekarzy twierdzi, że informacje

są przekazywane skutecznie. Niemniej jednak należy się zastanowić, gdzie jest przyczyna

niezadowolenia z obiegu informacji i jakie działania można podjąć aby usprawnić aktualną

komunikację.

Zastanówmy się teraz - co wpływa na relacje współpracowników? Niewątpliwie

środowisko, z którego pochodzimy, charakter, osobowość, relacje rodzinne, dystans do siebie

5 E. B. Zybert, Kultura organizacyjna w bibliotekach, Warszawa 2004 , s. 10 6 P. Pioterek, Budowanie efektywnego zespołu w bibliotece, Warszawa 2008, s.12

i samokrytyka, umiejętność oddzielenia prywatności od pracy, wiek, doświadczenie w pracy,

nastawienie do świata, pogoda, – to kilka z elementów, które decydują o „klimacie”

wewnętrznym w bibliotece. Według Małgorzaty Kisielewskiej „skuteczność komunikacji

zależy w dużej mierze od uświadomienia sobie tej różnorodności i zmienności,

zaakceptowania jej i próby uwzględnienia w procesie tworzenia, nadawania i odbierania

kontaktu”7. Ważna więc jest samodyscyplina i krytyczne spojrzenie na siebie w poszukiwaniu

bariery komunikacyjnej podczas relacji w grupie. Najważniejsza ma być zdrowa,

profesjonalna współpraca zgodna z wyznaczonym i realizowanym konsekwentnie celem.

Zapytano ponownie o ocenę komunikacji w bibliotece na trzech płaszczyznach.

Jak ocenia Pani/Pan przepływ informacji w bibliotece (w skali 1-5, gdzie 1- ozn.

niedostatecznie a 5- wzorowo) pomiędzy: przełożonym a podwładnym, podwładnym

a przełożonym oraz współpracownikami?

niedostatecznie słabo dostatecznie dobrze wzorowo

przełożonym a podwładnym 7,3%

(16 os.)

11,8%

(26 os.)

30%

(66 os.)

28,2%

(62 os.)

19,5%

(43 os.)

podwładnym a przełożonym 6,7%

(15 os.)

7,3%

(16 os.)

25%

(55 os.)

38,7%

(85 os.)

17,8%

(39 os.)

pracownikami 3,6%

(8 os.)

7,7%

(17 os.)

23,2%

(51 os.)

41,4%

(91 os)

20,9%

(46 os.)

Tabela 3. Ocena przepływu informacji w bibliotekach krakowskich na trzech

płaszczyznach (źródło: opracowanie własne).

Odpowiedzi na to pytanie wskazują na dobre porozumienie pomiędzy pracownikami

oraz poprawny przepływ komunikatów w kierunku pracownik – szef. Skuteczność przekazu

informacji od przełożonego do podwładnych oceniono na dostateczny.

Komunikacja pionowa „w dół” - między przełożonym a podwładnym dotyczy m.

in.: celów i zasad organizacji, praktyk i procedur w bibliotece, poleceń dyrekcji, oceny.

Komunikacja „w górę” natomiast to reakcja zwrotna pomiędzy pracownikiem a przełożonym,

zawiera informacje o postępie prac, usprawiedliwieniach, prośbach o pomoc w wykonywaniu

7 M. Kisilowska, Już nie wiem jak mam do ciebie mówić… czyli komunikacja w bibliotece, Warszawa 2001, s. 32

zadania, o trudnościach w realizacji poleceń8. Komunikacja między współpracownikami czyli

„pozioma” obejmuje uczestników systemu zajmującego tę samą pozycję w strukturze9.

Bibliotekarz - szef

Jak ważna jest komunikacja między pracownikiem a szefem nie trzeba wyjaśniać.

Podstawą kierowania jest sprawny obieg i transmisja informacji, tak w obrębie biblioteki jak

i sieci bibliotecznej, dbałość o to czyni z kierownika dobrym komunikatorem10. Istotna jest tu

forma przekazu informacji, umiejętność słuchania i wzajemne zrozumienie. Osobowość

pracodawcy nie może wzbudzać lęku przed rozmową z nim. Pracownik biblioteki najlepiej

czuje się w pracy gdy ma partnerskie relacje z szefem z zachowaniem szacunku do jego

pozycji. Obie strony powinny czuć się dobrze w miejscu pracy. Nie powinny być

wykorzystywane, ośmieszane, jak to się dzieje w sytuacjach określanych powszechnie

mianem „mobbingu”. Dlatego szczególnie ważny staje się styl porozumiewania, otwartość

przełożonych na opinie uczestników systemu a także sprzężenie zwrotne. W badanych

bibliotekach formą komunikacji, jaką przełożony stosuje najczęściej wobec pracowników,

jest przekaz elektroniczny (28,2 %) i zebrania z szefem (23,5 %).

Które formy komunikacji przełożony stosuje najczęściej w bibliotece?

8 E. Lepkowska, G. Kostecki, Komunikacja interpersonalna a wizerunek bibliotekarza w nowoczesnej bibliotece, (dok. elektron. z. dn. 5.08.2011). http://www.ebib.info/2006/80/a.php?lepkowska_kostecki 9 B. Dobek-Ostrowska, Podstawy komunikowania społecznego, Wrocław 2004, s. 115 10 J. Wojciechowski, Biblioteczna wartość naddana, Kraków 2006, s. 67

8,5%

23,5%

11,9%28,2%

10,6%

14,7% tablica informacyjna

zebrania z szefem

telefonicznie

elektornicznie

poprzez osoby trzecie

osobista wizyta szefa

Wykres 6. Formy komunikacji szefa z bibliotekarzami (źródło: opracowanie

własne).

Ankietowani dodali także inne formy porozumiewania się z kierownikiem: np.

- Zebrania z kierownikami ‘niższych’ działów,

- Zeszyt,

- Zebrania kierowników z szefem, później zebrania w działach, na których kierownicy

przekazują ustalenia.

Dobra atmosfera w pracy, satysfakcja zawodowa oraz gratyfikacja finansowa

motywują do działań a ogólne zadowolenie wpływa na ich efektywność. Zapytano

bibliotekarzy w jaki sposób jest Pani/Pan motywowana do pracy przez szefa? Na 220

ankietowanych 85 os. niestety nie czuje się motywowana. Dla ponad 60 os. motywacją jest

premia i pochwała kierownika. Zachęcony do działania pracownik z zapałem wypełnia swoje

obowiązki, identyfikuje się ze swoim miejscem pracy, a nawet reklamuje je i przedstawia

w pozytywnym świetle. Docenienie potencjału twórczego pracowników, pochwała,

wynagrodzenie finansowe wpływają na satysfakcję zawodową.

Ostatnie pytanie miało w zamiarze twórców ankiety wyłonić, które z następujących

problemów napotyka Pani/Pan w miejscu swojej pracy (max. 3 odpowiedzi)? Bibliotekarze

zaznaczyli po kilka odpowiedzi. Według nich powodem braku wzorowej komunikacji w

swoich bibliotekach jest: niedoinformowanie pracowników - 113 os. na 220 ankietowanych,

nie dbanie o to, aby poznać opinie i sposób myślenia pracowników (92 os.) oraz

bezproduktywne spotkania z szefem (40 os.). Dodatkowo ankietowani dopisali:

Nie napotykam, jak dotąd, problemów tego typu

Brak zrozumienia przez przełożonych

Brak zrozumienia podwładnych przez przełożonych

Brak kompetencji i wizji przyszłości biblioteki

Niedocenianie pracowników, którzy podnoszą swoje kwalifikacje (płacąc

oczywiście z własnej kieszeni) m.in. studia podyplomowe, nauka języków obcych

Lekceważenie pracowników, niedocenianie, mobbing, niesprawiedliwość na

każdym kroku

Mobbing, niedocenianie pracowników, koneksje, ‘humory’ szefostwa

Dyrekcja nie pozwala trzymać zbyt wielkiej ilości kubków i naczyń na stolach

w pokoju socjalnym, po umyciu trzeba je takie wilgotne chować do szafek

Problemy techniczne ze sprzętem, słaba infrastruktura biblioteki ( toalety,

komputery), niedofinansowanie przez organ prowadzący i bagatelizowanie potrzeb biblioteki

Optymizmem napawają odpowiedzi: Nie napotykam, jak dotąd, problemów tego typu

i Nie spotkałam się z takimi problemami. Szkoda tylko, że tak myśli zaledwie sześć osób.

Można jednak wysunąć przypuszczenie, iż osoby, które nie udzieliły na to pytanie

odpowiedzi (17 os.) - nie spotkały się z żadnymi zasugerowanymi przez autorki ankiety

trudnościami komunikacyjnymi. Niezależnie, od tego czy przewidywanie to jest słuszne czy

nie, analiza wyników ankiety pozwoliła wyłonić także błędy w przekazie komunikatów w

badanych bibliotekach. Większość zarzutów odnosiła się do negatywnych zachowań kadry

zarządzającej biblioteką, słabej komunikacji z jej strony. Pracownicy czują frustrację, gdyż

nie bierze się pod uwagę ich opinii w sprawach zawodowych (stąd bezproduktywne spotkania

z szefem). Kolejną bolączką jest poczucie niedocenienia i brak motywacji wśród

bibliotekarzy. Są one odczuwane silniej w związku z presją do nieustannego poszerzania

swoich kwalifikacji. Bibliotekarz dzisiaj nie jest tylko osobą w kapciach i fartuchu

wypożyczającą książki czy oddającą się lekturze w miejscu pracy, ale przede wszystkim

pośrednikiem informacji, twórcą pomocy naukowych odpowiednio dobranych do różnych

grup użytkowników. Zawód ten rozszerza się o cechy innych branży społecznych. Nierzadko

pracownik biblioteczny jest psychologiem (umiejącym wysłuchać i pocieszyć klienta),

doradcą, menedżerem sprzedającym wiedzę, informatykiem, archiwistą, administratorem,

wychowawcą, artystą i organizatorem imprez. Chce więc być doceniany i motywowany przez

przełożonych. Tymczasem, jak wynika z przeprowadzonej ankiety, bibliotekarze z reguły

czują się słabo motywowani do pracy a zawiedziony i niedoceniany pracownik może stracić

zapał i wewnętrzną chęć działania. Doprowadzić to może do niezwykle niekorzystnego

zjawiska – wypalenia zawodowego.

Podsumowując – komunikacja interpersonalna jest bardzo ważnym aspektem pracy,

podstawową czynnością współczesnego bibliotekarza i warunkiem jego kompetencji

zawodowych. Wiedzą o tym bibliotekarze, którzy wzięli udział w ankiecie. Według

większości respondentów (182 os.) komunikacja wewnętrzna pomiędzy pracownikami

wpływa na realizowanie celów biblioteki. Jedną z podstaw skutecznej komunikacji jest

sprawny przepływ informacji, dlatego w ankiecie pojawiły się pytania na temat obiegu

informacji w bibliotekach. Co ciekawe, przeważająca większość respondentów (104 os.)

twierdzi, iż przepływ informacji w ich miejscu pracy jest efektywny. Niemniej jednak

w relacjach przełożonych z podwładnymi przepływ informacji, przez dużą grupę

respondentów oceniany został stosunkowo nisko (dostatecznie). Dodatkowo aż 113 osób na

220 ankietowanych wskazało jako „problem” niedoinformowanie pracowników. Zebrane

powyżej dane pozwalają stwierdzić, że komunikacja „pionowa” wymaga poprawy. Dobrym

rozwiązaniem mogłyby być kursy i szkolenia interpersonalne, w których, jak wynika

z przeprowadzonej ankiety, respondenci chętnie wzięliby udział. Powinny to być szkolenia

adresowane do kadry zarządzającej jak też do pracowników wszystkich działów. Niezwykle

pozytywnym zjawiskiem jest nastawienie bibliotekarzy na rozwój, potrzeba kształcenia

umiejętności interpersonalnych, a także nabywanie zdolności komunikowania się w językach

obcych.

Ankietowani bibliotekarze oceniają pozytywnie komunikację ze

współpracownikami, umieją także skutecznie rozmawiać z różnymi typami czytelników.

Potrafią wykazywać cierpliwość, takt i opanowanie. Kierują się dobrem klientów –

użytkowników, gdyż mają świadomość, „że to bibliotekarze są dla czytelników a nie oni dla

nas”. Postępując tak, gwarantujemy zadowolenie ze świadczonych usług i częste odwiedziny.

Zasada funkcjonowania aktywnego oraz nastawienie się na środowisko użytkowników jest

podstawowym elementem marketingu bibliotecznego, w którym zyskiem jest zadowolenie

odbiorcy11.

Co jeszcze można powiedzieć o bibliotekarzach reprezentujących środowisko

krakowskich bibliotek? Odznaczają się profesjonalizmem. Za czynniki gwarantujące

skuteczne komunikowanie się uważają: treść i sposób wypowiedzi, komunikaty niewerbalne

(mimika twarzy, spojrzenie), postawę otwartości pełną taktu, a także cechy takie jak empatia

i cierpliwość. Efektywne komunikowanie się gwarantuje również umiejętność słuchania. Obie

strony - zarówno użytkownicy jak i pracownicy bibliotek - muszą umieć słuchać. Ważne jest

11 J. Wojciechowski, Marketing w bibliotece, Warszawa 1993, s. 157.

aby przekazywana treść nie była chaotyczna, niezrozumiała. Bibliotekarze zaś muszą

cechować się kulturą osobistą i cierpliwością. Przyjazna komunikacja wewnętrzna to

przyjazna biblioteka dla klienta, bo zadowolony personel „produkuje” zadowolonych

użytkowników12. Istotne jest więc wypracowanie poprawnych zasad relacji między

pracownikami, jak i z Dyrekcją. Zasady te budują obustronny szacunek i tolerancję w każdej

bibliotece.

Autorki referatu bardzo dziękują Dyrekcjom bibliotek za udzielenie zgody na

przeprowadzenie ankiety i wszystkim osobom, które wzięły udział w badaniu oraz mają

nadzieję, że zwróciły uwagę na to jak ważna w bibliotece jest etyka i kultura organizacyjna a

szczególnie przepływ informacji i motywacja.

Słowa kluczowe: komunikacja, etyka biblioteczna, kultura organizacyjna, przepływ

informacji, biblioteki krakowskie.

Bibliografia:

1. Dobek-Ostrowska Bogusława, Podstawy komunikowania społecznego, Wrocław

2004.

2. Hill Nigel., Alexander Jim., Pomiar satysfakcji i lojalność klientów, Kraków

2003.

3. Kisilowska Małgorzata, Już nie wiem jak mam do ciebie mówić… czyli

komunikacja w bibliotece, Warszawa 2001.

4. Kodeksy etyki bibliotekarskiej na świecie, Warszawa 2008.

5. Lepkowska Emilia, Kostecki Grzegorz, Komunikacja interpersonalna a

wizerunek bibliotekarza w nowoczesnej bibliotece, (dok. elektron. z dn.

5.08.2011). http://www.ebib.info/2006/80/a.php?lepkowska_kostecki

6. Pioterek Paweł, Budowanie efektywnego zespołu w bibliotece, Warszawa 2008.

7. Tomaszewska Renata, Polarczyk Mariusz, Wybrane aspekty komunikacji

społecznej w bibliotece akademickiej, (dok. elektron. z dn. 5.08.2011).

http://www.cbr.edu.pl/konf2005mat/html/tom_pol.html 12 N. Hill, J. Alexander, Pomiar satysfakcji i lojalność klientów, Kraków 2003, s. 303.

8. Wojciechowski Jacek, Biblioteczna wartość naddana, Kraków 2006.

9. Wojciechowski Jacek, Marketing w bibliotece, Warszawa 1993.

10. Zybert Elżbieta Barbara , Kultura organizacyjna w bibliotekach, Warszawa

2004.