Prezentacja wyników audytu „Audyt organizacyjno …...Prezentacja wyników audytu „Audyt...

Prezentacja wyników audytu „Audyt organizacyjno-finansowy

działalności Gminy Łukowica

9 sierpnia 2019 r.

Podstawa prawna Czynności audytowe zostały przeprowadzone napodstawie umowy z dnia 19 marca 2019 r.,zawartej pomiędzy Gminą Łukowica a AescoGroup Sp. z o.o., zmienionej aneksem z dnia6 maja 2019 r.

W ramach czynności audytowychprzeprowadzono wizyty audytowe w dniach16-18 kwietnia 2019 r. oraz 8-10 maja 2019 r.

Audyt organizacyjno-finansowy działalności Gminy Łukowica 2

Zakres audytuAudyt kluczowych obszarów pod względem ryzyka w Urzędzie Gminy,w szczególności w zakresie:a) zamówień publicznych w oparciu o PZP,b) wydatków na kwoty poniżej progu objętego PZP,c) zarządzania mieniem komunalnym.Przegląd systemu kontroli zarządczej w Gminie, w tym:a) analizy ryzyka,b) systemu kontroli wewnętrznej,c) procedur dotyczących ciągłości działania.Przegląd zawartych umów na obsługę zewnętrzną w Urzędzie Gminy,Gminnym Ośrodku Kultury oraz Gminnym Ośrodku Pomocy SpołecznejAnaliza arkuszy organizacyjnych placówek oświatowych Gminy sprawozdańfinansowych z wykonania planu wydatków budżetowych i ogólnej sytuacjifinansowejPrzegląd struktury organizacyjnej w Urzędzie Gminy

Badaniem objęto działalność Gminy za lata 2014-2018


Zamówienia publiczneWeryfikacji poddano dokumentację dziesięciupostępowań przetargowych oraz dokumentacjępiętnastu postępowań, do których nie majązastosowania przepisy ustawy Prawo zamówieńpublicznych, za lata 2014-2018.

Audyt organizacyjno-finansowy działalności Gminy Łukowica

Dokument Roboty

budowlane

(w zł)

Dostawy

(w zł)

Usługi

(w zł)

w trybie art. 4 pkt 8

Pzp

Nr ref: ZP-SR/42075-2018 6 958 923,00 zł 843 790,00 zł 1 231 036,00 zł 3 718 778,00 zł

Nr ref: ZP-SR7506 -2017 6 956 395,00 zł 672 980,00 zł 1 989 942,00 zł 2 858 282,00 zł

Nr ref: 21591-2016 3 653 085,00 zł 612 880,00 zł 347 985,00 2 906 874,00 zł

Nr ref: ZP-SR/2015/22190 1 056 627,00 zł 696 640,00 zł 348 228,00 zł 3 555 429,00 zł

Zamówienia publiczneAudytor negatywnie ocenia procedurę wyłaniania wykonawcóww ramach zamówień poddanych weryfikacji. Procedura wyboruwykonawców jest w ocenie audytora wielce nietransparentna.

W każdym z poddanych weryfikacji postępowań za lata2014-2018 jednostka nie dysponuje pełną „ścieżką audytu”stosowania procedury wyłonienia wykonawcy. Negatywnienależy ocenić fakt braku należytego dokumentowania przezUrząd wszelkich czynności w ramach realizowanych postępowań,tj.:

• potwierdzenia wysłania zapytania ofertowego dowykonawców,

• potwierdzenia wpływu ofert wykonawców,

• stosowania jednolitych formularzy ofertowych.Audyt organizacyjno-finansowy działalności Gminy Łukowica 5

Zamówienia publiczne

Jedynym śladem rewizyjnym dokonanych czynności jestsporządzony przez Urząd protokół zamówieniapublicznego. Każdorazowo protokół zamówieniapublicznego zatwierdzany był przez Wójta Gminy, przykontrasygnacie Skarbnika Gminy. Stwierdzono, iż napoziomie Urzędu Gminy w Łukowicy,w okresie poddanym badaniu, nie funkcjonował systemobiegu dokumentów, gwarantujący rejestrację pismprzychodzących i wychodzących z Urzędu.


Zamówienia publiczneZlecenie realizacji zadań wybranej grupie stalepowtarzających się wykonawców, tj.

- Firma A,

- Firma B,

- Firma C,

- Firma D.

Gmina w większości postępowań nie przekazywałazapytań ofertowych innym wykonawcom, aniżelipodmiotom wskazanym powyżej.

Audyt organizacyjno-finansowy działalności Gminy Łukowica7

Zamówienia publiczne

Oznaczenie kontrahenta Saldo obrotów - rok

2017 (w zł)

Saldo obrotów –

rok 2018 (w zł)

A 847 348,13 984 314,43

B 806 746,18 1 391 838,76

C 510 985,60 1 606 664,94

D 679 797,39 453 486,73


Zamówienia publiczneW ramach postępowań przetargowych, w ramach których Zamawiającyokreślił wymóg zastosowania art. 29 ust. 3a) ustawy Pzp oraz gdziewskazano aby osoby wykonujące zamówienie były zatrudnione naumowę o pracę stwierdzono, iż Zamawiający nie zawierał w katalogukar umownych kar za niestosowanie się przez wykonawcę dowskazanego powyżej obowiązku.W ramach postępowań na „Przebudowę drogi powiatowej nr 1579KSiekierczyna – Naszacowice w km9+665,75 – 11+074,00w miejscowości Świdnik wraz z przebudową rowu melioracyjnego nadziałce ew. nr 41 w Świdniku” oraz postępowania na „Rozbudowęinformatycznej infrastruktury sprzętowej, zakup licencji i wdrożenieoprogramowania” stwierdzono uchybienia formalne w zakresie brakuzwrócenia wykonawcy wadium odpowiednio w postaciUbezpieczeniowej Gwarancji Zapłaty WadiumNr 02GG05/0217/17/0002 oraz Gwarancji Ubezpieczeniowej zapłatywadium Nr 998A72255.


Zamówienia publicznePostępowanie na rozbudowę budynku Szkoły Podstawowej o salęgimnastyczną w miejscowości Roztoka zawarto w dniu 10 stycznia 2018 r.umowę nr Zp.272.2/2018 z wykonawcą Zakład Usługowy Instalacji SanitarnejCO i Gaz Pietruszka Marcin. W wyniku analizy dokumentacji postępowaniastwierdzono, iż wykonawca zadeklarował realizację przedmiotu umowy bezudziału podwykonawców. W dniu 7 marca 2018 r. wykonawca przedłożył doGminy umowę z podwykonawcą Zakładem Remontowo-Budowlanym WiesławCzop z wnioskiem o akceptację podwykonawcy.

Sam fakt złożenia przez wykonawcę wniosku o wprowadzenie podwykonawcynie jest wiążący dla Zamawiającego i nie niesie za sobą skutków prawnych.Zgoda na wprowadzenie podwykonawcy wymaga jednomyślnegooświadczenia woli dwóch stron. Zarówno dokumentacja postępowania, jakrównież dokumentacja realizacji umowy nie zawiera właściwej „ścieżkiaudytu” dokumentującej wyrażenie zgody przez Wójta Gminy nawprowadzenie instytucji podwykonawcy w procesie realizacjiprzedmiotowego zamówienia.


Zalecenia i rekomendacjeNależy dokonać aktualizacji procedur wyboru wykonawców w ramachzamówień do których nie mają zastosowania przepisy Ustawy Prawozamówień publicznych, poprzez dookreślenie transparentnych zasad wyboruwykonawców, obejmujących w szczególności:• obowiązek uzyskania opinii inspektora ds. zamówień publicznych

w zakresie możliwości zastosowania procedury wyboru wykonawcy orazakceptacji Wójta Gminy na zastosowanie procedury wyboru wykonawcy,

• obowiązek publikacji ogłoszeń o prowadzonych postępowaniach na stronieBIP Urzędu,

• obowiązek bezwzględnego dokumentowania wszelkich czynnościwykonywanych przez Zamawiającego, mających istotny wpływ na wybórwykonawcy,

• obowiązek realizacji postępowania na jednolitych drukach określonychw treści procedur udzielania tego typu zamówień.

Wydane zalecenie ma charakter kluczowy i powinno być wdrożone bez zbędnejzwłoki.


Zalecenia i rekomendacje Należy dokonać zwrotu oryginałów dokumentacjiwadialnych wykonawcom w ramach wskazanych w treścisprawozdania postępowań przetargowych.

Wydane zalecenie ma charakter drugorzędny.

Należy w ramach postępowań przetargowych, w ramachktórych Zamawiający określił wymóg zastosowania art. 29ust. 3a) ustawy Pzp, w przypadku umów których okresrealizacji przekracza trzy miesiące, bezwzględnie zawieraćzapisy dot. kar umownych za niestosowanie się przezwykonawcę do wskazanego powyżej obowiązku.

Wydane zalecenie ma charakter drugorzędny.


Mienie komunalneUrząd opracował informację nt. stanu mienia komunalnego,wg. stanu na dzień 31 grudnia 2018 r., w zakresie zgodnymz treścią art. 267 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.W ramach czynności audytowych weryfikacji poddanodokumentację zawartych umów na wynajem lokaliużytkowych, dokumentację dot. sprzedaży bezprzetargowejoraz sprzedaży przetargowej. W wyniku przeprowadzonychczynności audytowych nie stwierdzono nieprawidłowości.Poddana weryfikacji dokumentacja jest kompletna i pozwalana odtworzenie pełnej „ścieżki audytu” realizowanych przezGminę działań.Pozytywna opinia nt. stanu mienia komunalnego zostaławydana przez Regionalną Izbę Obrachunkowąw Krakowie w dniu 25 kwietnia 2019 r.


Mienie komunalneW ramach czynności audytowych weryfikacji poddanodokumentację dot. umów dzierżawy gruntów.W wyniku przeprowadzonych czynności stwierdzono,iż zgodnie z zapisami § pkt 4 Uchwały Nr XXIII/133/09 z dnia26 marca 2009 r. wskazano, iż „Rada Gminy upoważniła Wójtado oddania w najem, dzierżawę, nieruchomości gruntowychoraz lokali użytkowych na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata,jednak nie dłuższy niż 10 lat”.W ocenia audytora przytoczony zapis jest niezgodny z art. 37ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarcenieruchomościami (Dz.U. 2018 poz. 2204tj. ze zm.). Zgodnie z zapisami art. 37 ust. 1 tej ustawy„z zastrzeżeniem ust. 2 i 3, nieruchomości są sprzedawane luboddawane w użytkowanie wieczyste w drodze przetargu”.


Mienie komunalneUstawodawca, wskazał też, że rada gminy może wyrazić zgodę naodstąpienie od obowiązku przetargowego zawarcia umowy.W orzecznictwie wskazano, że uprawnienia wynikającez przytoczonego przepisu ograniczają się do wyrażenia zgody naodstąpienie od przetargowego trybu w konkretnym,zindywidualizowanym przetargu, wskazanym we wniosku wójta. Takwięc każdorazowe odstąpienie od przetargu wymaga zgody w uchwalerady gminy. Zgody tej nie można wyrażać w sposób generalny,abstrakcyjny, ani na przyszłość, ani wobec nieskonkretyzowanychgruntów (wyrok WSA w Olsztynie z 1 października 2015 r. II SA/Ol859/15).Uchwała rady gminy zezwalająca na pominięcie trybu przetargowegoprzy dzierżawie może zostać zaskarżona do sądu administracyjnego.Naczelny Sąd Administracyjny w jednym z orzeczeń uznał, że prawozaskarżenia takiej uchwały przysługuje właścicielom działek położonychprzy nieruchomości, która ma zostać wydzierżawiona w trybiebezprzetargowym (wyrok NSA z 20 kwietnia 2012 r., I OSK 2229/11).


Mienie komunalneW zakresie wykazu nieruchomości stwierdzono,iż od roku 1999 nie dokonywano aktualizacjiwykazu działek, będących przedmiotem umówdzierżawy, a numery ewidencyjne działekpoddanych weryfikacji w ramach zawartychumów nie znajdują się na wykazienieruchomości rolnych stanowiących własnośćGminy przeznaczonych do dzierżawy dla osóbfizycznych.


Mienie komunalneStwierdzono, iż w ramach umowy dzierżawy gruntów dot. działkinr 1073/2 Nr KW 28434 umowa zawarta została z osobą pełniącafunkcję wójta gminy. Umowa podpisana została ze strony Gminy przezSekretarza Gminy Łukowica p. Bronisława Kunickiego. Audytorpodkreśla, iż wójt składa oświadczenie woli w zakresie zarządumieniem, będąc organem gminy jako osoby prawnej (postanowienieWSA w Gliwicach z 9 marca 2011 r., II SAB/Gl 8/2011).

Należy podkreślić , iż Kodeks cywilny nie dopuszcza sytuacji, w której tasama osoba działa jako organ osoby prawnej i jednocześnie jest drugąstroną tej samej czynności, działając w imieniu własnym.W ocenie audytora w przedmiotowej sprawie wójt gminy, jako osobafizyczna/dzierżawca powinien być reprezentowany przezpełnomocnika.


Zalecenia i rekomendacjeNależy dokonać aktualizacji regulacji wewnętrznych Gminydot. gospodarki nieruchomościami będącymi własnościąGminy, a w szczególności dostosowanie zapisów regulacji dowymogów art. 37 ustawy o gospodarce nieruchomościami,poprzez wskazanie zapisów, iż bezprzetargowe przekazaniew dzierżawę nieruchomości dopuszczalne jest po uzyskaniaindywidualnej zgody Rady Gminy.Wydane zalecenie ma charakter kluczowy i powinno byćwdrożone bez zbędnej zwłoki.

Należy dokonać aktualizacji wykazu nieruchomości rolnychstanowiących własność Gminy przeznaczonych do dzierżawydla osób fizycznych.Wydane zalecenie ma charakter drugorzędny.


Kontrola zarządczaW chwili obecnej trwają prace legislacyjnew zakresie ustawy finansach publicznych, których celem jestdostosowanie ramowych zasad kontroli zarządczej dowymogów międzynarodowych standardów, określonychw metodologii COSO. Termin wdrożenia nowych rozwiązańokreślono na dzień 1 stycznia 2020 r. (projekt z dnia 7 marca2019 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych).

Audytor zaleca, aby czynności związane z opracowaniemramowych zasad kontroli zarządczej na poziomie Urzędui jednostek organizacyjnych gminy przeprowadzone zostały pozakończeniu prac legislacyjnych oraz ogłoszeniu przez MinistraFinansów nowych standardów kontroli zarządczej dla sektorafinansów publicznych.


Zalecenia i rekomendacjeNależy opracować na poziomie Urzędu Gminy oraz na poziomie jednostekorganizacyjnych gminy ramowe zasady funkcjonowania systemu kontrolizarządczej, obejmujące w szczególności:• zasady definiowania celów i zadań Urzędu i jednostek organizacyjnych

gminy oraz mierników stopnia ich realizacji. Zasady definiowania celówpowinny być zgodne z przyjętą przez Ministerstwo Finansów metodologiądefiniowania celów SMART. Audytor podkreśla, iż cele poszczególnychjednostek systemu kontroli zarządczej powinny być ze sobą ściślepowiązane,

• zasady zarządzania ryzykiem na poziomie Urzędu oraz jednostekorganizacyjnych gminy. Audytor podkreśla, iż proces zarządzania ryzykiempowinien mieć charakter „iteracyjny”, tj. powinien być realizowany przezwskazanych właścicieli ryzyka w sposób ciągły. Rekomenduje się, abywprowadzona metodologii definiowania ryzyka obejmowała zasadymetodologii „Bow-Tie”, gdzie w ramach procesu identyfikowane są ryzykaoraz powiązane z nim przyczyny i skutki jego wystąpienia.

Zalecenie ma charakter drugorzędny.


Kontrola wewnętrzna


Źródło: „Wykorzystanie COSO w trzech liniach obrony”, COSO, 2016.

Zalecenia i rekomendacjeNależy opracować na poziomie Urzędu Gminy oraz na poziomiejednostek organizacyjnych gminy ramowe zasady funkcjonowaniasystemu kontroli wewnętrznej, obejmujące w szczególności założeniametodologii systemu kontroli wewnętrznej INTOSAI.Zalecenie ma charakter drugorzędny. Prace związane z wdrożeniemprzedmiotowego zalecenia powinny być realizowane równoleglez czynnościami dot. wprowadzania ramowych zasad kontrolizarządczej.

Należy rozważyć powołanie niezależnego stanowiska, podległegomerytorycznie bezpośrednio Wójtowi Gminy Łukowica, któregozadaniami będzie realizacja zadań dot. projektowania orazfunkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej Urzędu.Zalecenie ma charakter drugorzędny.


Procedury ciągłości działaniaW wyniku przeprowadzonych czynnościaudytowych stwierdzono, iż na poziomie Urzędu,jak również na poziomie gminy nie opracowanoPlanów Ciągłości Działania (Business ContinuityPlanning), obejmujących tworzenie, weryfikacjęi aktualizację planów wznawiania działaniaw obszarze kluczowych procesów jednostki,w przypadku wystąpienia zdarzeń losowych(zdarzenia o niskim prawdopodobieństwiewystąpienia, ale o katastrofalnych skutkach,tj. pożar, powódź, katastrofa budowlana, skażeniechemiczne, sabotaż, terroryzm itp.).


Zalecenia i rekomendacjeNależy opracować na poziomie Urzędu Gminy Planyciągłości działania (Business Continuity Planning),obejmujące w szczególności tworzenie, weryfikacjęi aktualizację planów wznawiania działaniaw obszarze kluczowych procesów jednostki,w przypadku wystąpienia zdarzeń losowych.

Rekomendacja ma charakter fakultatywny. Pracezwiązane z opracowaniem Planu Ciągłości Działaniazrealizowane powinny być po zakończonym etapieidentyfikacji, oceny i analizy ryzyka na poziomie Urzędu.


Procedury ciągłości działaniaStwierdzono, iż na poziomie Urzędu nie funkcjonowałtradycyjny system kancelaryjny, określony w rozdziale 3Instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 dorozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitychrzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawieorganizacji i zakresu działania archiwów zakładowych(Dz.U. Nr 14 poz. 67).W okresie poddanym badaniu nie prowadzono dziennikakorespondencji przychodzącej, jak również ewidencjipism wychodzących z Urzędu. Audytor negatywnie oceniasprawowaną w tym okresie funkcję nadzoru Wójta nadsystemem obiegu dokumentów w Urzędzie.


Zalecenia i rekomendacje Należy na poziomie Urzędu dostosować zasadyobiegu dokumentów do wymogów określonychw treści rozporządzenia Prezesa Rady Ministrówz dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcjikancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów aktoraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresudziałania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14 poz.67).

Zalecenie ma charakter kluczowy i powinno byćwdrożone niezwłocznie.


Audyt wewnętrznyZgodnie z art. 274 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.o finansach publicznych audyt wewnętrzny prowadzi się wjednostkach samorządu terytorialnego, jeżeli ujęta w uchwalebudżetowej jednostki samorządu terytorialnego kwotadochodów i przychodów lub kwota wydatkówi rozchodów przekroczyła wysokość 40 000 tys. zł.W ramach przeprowadzonych czynności audytowychstwierdzono, iż w latach 2016-2018 kwota dochodówi przychodów lub kwota wydatków i rozchodów przekraczałaprogi zobowiązujące Wójta Gminy do prowadzenia audytuwewnętrznego.Stwierdzono, iż w Urzędzie Gminy Łukowica w latach2016-2018, pomimo obowiązku ustawowego nie byłprowadzony audyt wewnętrzny.


Audyt wewnętrzny Zgodnie z art. 18a ustawy z dnia 17 grudnia 2004r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscyplinyfinansów publicznych (t.j. Dz.U. 2018 poz. 1458 zezm.) naruszeniem dyscypliny finansówpublicznych jest zaniechanie prowadzenia audytuwewnętrznego w jednostce sektora finansówpublicznych do tego zobowiązanej, wskutekniezatrudniania audytora wewnętrznego alboniezawierania umowy z usługodawcą.Przepis ten zakłada, iż ustawodawca przewidujesankcje za zaniechanie prowadzenia audytuwewnętrznego wskutek niezatrudnienia lub brakuzawarcia umowy z wykonawcą.


Zasoby ludzkie W wyniku przeprowadzonych czynności stwierdzono,iż pracownicy Urzędu realizują zadania z wielu obszarówmerytorycznych. Struktura organizacyjna Urzędu nie macharakteru wydziałowego. Audytor podkreśla, iż sytuacjaw której na jednym stanowisku pracy łączone są zadaniamerytoryczne z różnych obszarów zadań gminy, co przyrelatywnie niskiej liczbie pracowników merytorycznychUrzędu niesie za sobą istotne ryzyko braku zapewnieniawłaściwego systemu zastępstw oraz ryzyko brakuzapewnienia ciągłości możliwości realizacji zadań Urzędu,w sytuacji materializacji zdarzeń losowych lubdługotrwałych nieobecności pracowników.


Zalecenia i rekomendacjeNależy rozważyć wzmocnienie obsady kadrowej Urzęduw sposób zapewniający realizację zadań gminy,wynikających z treści art. 6 ust.1 ustawy z dnia 8 marca1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. 2019, poz. 506ze zm.), w sposób gwarantujący zapewnienie ciągłości ichrealizacji.W ocenie audytora niezbędne jest zwiększenie obsadykadrowej Urzędu w wymiarze 6-8 etatów, celemwdrożenia systemu zastępstw oraz minimalizacjimaterializacji ryzyka zagrażającego ciągłości realizacjizadań Urzędu.Zalecenie ma charakter kluczowy. Audytor nie określaterminu wdrożenia zalecenia.


Zalecenia i rekomendacjeNależy rozważyć wprowadzenie strukturywydziałowej Urzędu oraz przeniesienieodpowiedzialności na niższe poziomy zarządzania.Struktura wydziałowa powinna objąćw szczególności obszary inwestycji, budownictwa,planowania przestrzennego i gospodarkinieruchomościami.

Zalecenie ma charakter drugorzędny. Audytor nieokreśla terminu wdrożenia zalecenia.


Komisja RewizyjnaW obszarze działalności Komisji Rewizyjnej stwierdzono,iż na poziomie Urzędu brak jest dokumentacjipotwierdzającej działalność Komisji Rewizyjnej w latach2014-2018 oraz w roku 2019.Z informacji uzyskanych od obecnego PrzewodniczącegoKomisji Rewizyjnej wynika, iż całość dokumentacjipowinna znajdować się w zasobach Gminy, a „aktywnośćkomisji w latach 2014-2018 sprowadzała się do posiedzeńkomisji łączonych”.Audytor podkreśla, iż w latach 2017-2019 nafunkcjonowanie Komisji Rewizyjnej wydatkowanoodpowiednio 12 725,00 zł (rok 2017), 10 487,00 zł(rok 2018) i 5 637,00 zł (rok 2019).


Analiza umów GOPS/GOKUstalono, iż wszystkie zawarte przez jednostkiumowy powiązane są z realizacją zadańmerytorycznych. Nie stwierdzono wydatkówniecelowych oraz wydatków nie powiązanychbezpośrednio z realizowanymi przez jednostkęzadaniami.Stwierdzono, iż wydatki poniesione zostały zgodniez zasadami określonymi w treści art. 44 ust. 3ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansachpublicznych.Audytor nie wydaje zaleceń w badanym obszarze.


OświataZOE, zgodnie z zapisami art. 10a ustawyo samorządzie gminnym zapewnia wspólną obsługęfinansową jednostkom organizacyjnym gminyzaliczanym do sektora finansów publicznych.Na podstawie przeprowadzonych czynnościstwierdzono, iż zadania i uprawnienia przypisaneDyrektorowi ZOE oraz zadania i uprawnieniaprzypisane dyrektorom gminnych placówekoświatowych zgodne są z kompetencjamiokreślonymi w art. 10c ustawy o samorządziegminnym.


OświataNa podstawie analizy dokumentacji dot. stanurealizacji planów finansowych placówekoświatowych stwierdzono, iż na koniec roku2018 powstały na poziomie poszczególnychplacówek oświatowych gminy Łukowicazobowiązania wymagalne.

Łączna kwota zobowiązań wymagalnych nakoniec roku 2018 wyniosła 613 577,22 zł.


OświataAudytor w badanym obszarze wskazuje na słabośćfunkcjonujących mechanizmów kontrolnych orazsłabość systemu monitorowania stopnia realizacjiplanów finansowych gminnych jednostekoświatowych, zarówno na poziomie ZOE, jakrównież na poziomie Urzędu.Audytor podkreśla, iż „o trudnej sytuacji finansowejw 2018 r. informowali poprzedniego wójta Gminydyrektorzy szkół, główny księgowy oraz DyrektorZOE. Informacje były przekazywane ustanie, czasamiw obecności Skarbnika Gminy, ale popartewyliczeniami głównego księgowego”.


OświataAudytor podkreśla, iż na dzień 31 grudnia 2018 r.skumulowany wynik budżetu, po uwzględnieniu nadwyżkibudżetu z lat ubiegłych wyniósł 1 233 866,39 zł i mógł byćprzeznaczony na zwiększenie środków finansowychgminnych placówek oświatowych, co zapobiegłobypowstaniu zobowiązań wymagalnych.Regionalna Izba Obrachunkowa, pismem z dnia25 kwietnia 2019 r., sygn. S.O. X/423/12/19, wydałapozytywną opinię, w zakresie sprawozdania z wykonaniabudżetu Gminy Łukowica za rok 2018, z zastrzeżeniamiwskazanymi w uzasadnieniu, pisma gdzie podniosłaanalogiczną do oceny audytora argumentację.


OświataZaistniała sytuacja wskazuje jednoznacznie nanaruszenie dyscypliny finansów publicznych przezdyrektorów poszczególnych placówek oświatowychoraz dyrektora ZOE, w zakresie dopuszczenia dowystąpienia zobowiązań wymagalnych,wynikających z nieterminowego opłacenia podatkudochodowego od osób fizycznych, składek naubezpieczenia społeczne, składek na ubezpieczeniezdrowotne, składek na Fundusz Pracy, składek naFundusz Gwarantowanych ŚwiadczeńPracowniczych oraz odsetek z tytułu niewykonaniaw terminie zobowiązania jednostki sektorafinansów publicznych.


OświataAudytor ocenia pozytywnie czynności związanez przydziałem ogólnej liczby godzin nauczycielskichw oddziale/klasie, w stosunku do zajęćedukacyjnych obowiązujących i dodatkowych.W wyniku przeprowadzonych czynnościaudytowych stwierdzono, iż arkusze organizacyjneplacówek oświatowych na rok szkolny 2018/2019oraz wprowadzane w trakcie roku szkolnego aneksydo arkuszy są zgodne z art. 51 ust. 1. pkt 12 ustawyz dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe.


Zalecenia i rekomendacjeNależy dokonać sformalizowania proceduryopracowywania planów finansowychsamorządowych jednostek organizacyjnych orazzmian w planach finansowych. Audytor wskazuje,iż niezbędnym elementem procedury jestokreślenie przez Skarbnika Gminy wzorówdokumentów dających rękojmię zachowaniawłaściwej ścieżki audytu realizowanych czynności.

Zalecenie ma charakter kluczowy.


Zalecenia i rekomendacjeNależy podjąć niezwłoczne działania zmierzające doustalenia wysokości realnych kosztów funkcjonowaniaobszaru oświaty na poziomie gminy. Ponadto należydokonać zwiększenia planu finansowego na rok 2019poszczególnych placówek oświatowych, celemzabezpieczenia środków finansowych na pokryciepowstałych w latach ubiegłych zobowiązań, w tymzobowiązań wymagalnych. Potencjalnymi źródłamipokrycia zwiększenia planów finansowychsamorządowych placówek oświatowych może byćwygenerowana nadwyżka budżetu z lat ubiegłych lubśrodki rezerwy budżetowej.Zalecenie ma charakter kluczowy.


Zalecenia i rekomendacje

Należy dokonać urealnienia kosztówfunkcjonowania obszaru oświaty na poziomiegminy Łukowica, celem opracowania planówfinansowych samorządowych jednostekoświatowych na rok 2020.

Zalecenie ma charakter kluczowy.


Zalecenia i rekomendacjeNależy rozważyć wprowadzenia praktykiorganizowania cyklicznych (np. miesięcznych)spotkań kierownictwa Gminy z Dyrektorem ZOEoraz dyrektorami placówek oświatowych. Zakresprzedmiotowy spotkań powinien obejmowaćw szczególności monitorowanie stanu realizacjicelów jednostek, wyznaczonych w ramach systemukontroli zarządczej, jak również monitoring stanurealizacji planów finansowych placówekoświatowych.Zalecenie ma charakter drugorzędny.


Struktura organizacyjnaStwierdzono, iż zarządzenia Wójta nie zawierają wszystkichskładowych zarządzenia, a w szczególności brak jestw większości zarządzeń zapisu komu powierza się wykonaniezarządzenia. Ponadto stwierdzono, iż w procesieprawodawczym nie stosuje się jednolitego wzoru wydawanychzarządzeń oraz brak jest informacji nt. kto wydał Zarządzenie,np. „Zarządzenie Wójta Gminy Łukowica”, „Zarządzenie WójtaGminy”. Stwierdzono również nieliczne uchybienia formalnew postaci braku podpisu Wójta (widnieje jedynie pieczęć).Stwierdzone uchybienia wskazują na niezgodność z zapisami§ 106 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia20 czerwca 2002 r. w sprawie „Zasad techniki prawodawczej”(Dz. U. Nr 100 poz. 908).


Struktura organizacyjnaW wyniku przeprowadzonych czynności audytowych stwierdzono, iż niewszystkie zadania własne gminy, wynikające z art. 6 ust.1 ustawy z dnia8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym zostały przypisane pracownikomUrzędu.Stwierdzono, iż zdania z obszaru:• działalności w zakresie telekomunikacji,• ochrony zdrowia,• pomocy społecznej, w tym ośrodków i zakładów opiekuńczych,• wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej,• edukacji publicznej,• kultury fizycznej i turystyka, w tym terenów rekreacyjnych i urządzeń

sportowych,• cmentarzy gminnych,• polityki prorodzinnej, w tym zapewnienia kobietom w ciąży opieki

socjalnej, medycznej i prawnej,- nie zostały przypisane żadnemu z pracowników Urzędu.


Struktura organizacyjnaW obszarze analizy zakresów czynnościpracowników stwierdzono, iż dokumentydefiniujące zakresy zadań pracowników Urzędu,w audytowanym okresie nie podlegałyaktualizacjom, zgodnie z obowiązującą strukturąorganizacyjną i faktycznie wykonywanymi przezpracowników czynnościami pracy. Zakresyczynności niektórych pracowników datowane sąna lata 2007-2008 i nie podlegały aktualizacjomw późniejszym czasie.


Zalecenia i rekomendacjeNależy zaktualizować zarządzenia wójta w sposóbzachowujący chronologię ich wydawania, zgodniez Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca2002 r. w sprawie „Zasad techniki prawodawczej”.Zalecenie ma charakter drugorzędny.Należy dokonać aktualizacji zakresów czynności pracowników,umieszczając ten dokument w aktach osobowych pracownikaw „części B” dokumentacji. Obowiązek ten wynika z § 6 ust. 1pkt 2 lit. a rozporządzenia Ministra Pracy i Pomocy Społecznejz dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przezpracodawców dokumentacji w sprawach związanych zestosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowychpracownika.Zalecenie ma charakter drugorzędny.


48

Adrian Chodubski

Starszy specjalista ds.

audytu wewnętrznego w JST

Audyt organizacyjno-finansowy działalności Gminy Łukowica

Prezentacja wyników audytu „Audyt organizacyjno …...Prezentacja wyników audytu „Audyt...

Documents

Transcript of Prezentacja wyników audytu „Audyt organizacyjno …...Prezentacja wyników audytu „Audyt...