Podręcznik Zarządzania Projektami Miękkimi (2006)

7/23/2019 Podrcznik Zarzdzania Projektami Mikkimi (2006)

1/132

W KONTEKCIE

EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOECZNEGO

PODRCZNIKZARZDZANIAPROJEKTAMIMIKKIMI


2/132

Publikacja wspfinansowana ze rodkw Unii Europejskiej

w ramach programu PHARE


3/132

Ministerstwo Rozwoju Regionalnego

Warszawa 2006

W KONTEKCIE

EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOECZNEGO

PPODRCZNIKODRCZNIKZZARZDZANIAARZDZANIAPPROJEKTROJEKTAMIAMI MM IKKIMIIKKIMI


4/132

Podrcznik zarzdzania projektami mikkimi w kontekcie EuropejskiegoFunduszu Spoecznego opracowany zosta przez firm Eficom Sp. z o. o.,zesp redakcyjny w skadzie:

Magorzata BonikowskaBartosz GruczaMarcin MajewskiMonika Maek

Wydawca: Ministerstwo Rozwoju Regionalnego

Departament ZarzdzaniaEuropejskim Funduszem Spoecznymwww.efs.gov.pl

Wszelkie treci zawarte w niniejszej publikacji nie odzwierciedlaj stanowi-ska Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, a stanowi opini jej autorw.

Podrcznik zarzdzania projektami mikkimi nie ma charakteruformalnej instrukcji wnioskowania o dofinansowanie projektu i realizacjiprojektw wspfinansowanych z Europejskiego Funduszu Spoecznegow Polsce, a jedynie stanowi pomoc i wskazwki przy zarzdzaniu projektami.

Projekt graficzny, skad, druk i oprawa: Naj-Comp S. J.

ISBN: 83-60047-18-9

Copyright by Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, 2006


5/132

Spis treci:Spis treci:

Wstp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Wprowadzenie do zarzdzania projektami . . . . . 7

Cz. I Tworzenie projektu (faza formuowania) . . 11

1. Jak si zabra do realizacji projektu? (idea) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

2. Co chcemy zrobi i po co ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15a) Cele nadrzdne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16b) Wstpny opis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18c) Cele bezporednie projektu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23d) Dodatkowe cele sponsora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

3. Dlaczego chcemy realizowa nasz projekt? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

4. Do kogo adresowane s dziaania? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31a) Jak okreli odbiorcw? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31b) Skd pozyska uczestnikw projektu? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

5. Kto i jak bdzie realizowa projekt? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36a) Samodzielnie czy z kim? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37b) Zesp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41c) Struktura organizacyjna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

6. Ile to bdzie trwao ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45a) Wykres Gantta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47b) Kamienie milowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

7. Ile to bdzie kosztowao ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51a) Monta finansowy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52b) Budetowanie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53c) Koszty kwalifikowalne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

8. Skd bdziemy wiedzie, e nam si udao ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61a) Wskaniki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62b) Weryfikacja wskanikw (mierzenie efektywnoci) . . . . . . . . . . . . 64

SPIS TRECI

3


6/132

9. Co moe nam przeszkodzi ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68a) Analiza SWOT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68b) Analiza ryzyka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Cz. II weryfikacja projektu . . . . . . . . . . . . . . . 75

1. Analiza interesariuszy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 752. Analiza problemw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

a) Burza mzgw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81b) Technika 635 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

3. Analiza celw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

4. Analiza strategii . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 875. Matryca logiczna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Cz. III realizacja projektu . . . . . . . . . . . . . . . 95

1. Dokonywanie zmian w projekcie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 952. Zarzdzanie finansowe projektem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 963. Kontrola finansowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

4. Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1005. Ewaluacja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

a) Co to jest ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101b) Typy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103c) Przygotowanie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105d) Metodologia ewaluacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

d.1) Metody . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115d.2) Przykad doboru metod . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

e) Wyniki ewaluacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

SPIS TRECI

4


7/132

WSTPWSTP

Unia Europejska nie narzuca projektodawcom jednej konkretnej metodyopracowywania i zarzdzania zgaszanymi przez nich przedsiwzi ciami.Jednak stworzenie projektu zgodnie z okrelonymi zasadami metodycznymijest zawsze lepiej oceniane, zmniejsza bowiem ryzyko niepowodzenia.

Celem niniejszego podrcznika jest przygotowanie czytelnika do opracowy-wania i zarzdzania projektami wspfinansowanymi z Europejskiego Fun-duszu Spoecznego. Fundusz wspiera przedsiwzicia mikkie, czyli akcjespoeczne, cykle szkoleniowe, dziaania edukacyjno-badawcze i doradcze itp.Jest to specyficzna i trudna grupa projektw, wymagajca innego podejciani to, ktre sprawdza si przy przedsiwziciach twardych, inwestycyj-nych, takich jak zakup rodkw trwaych, budowa drogi czy opracowaniekompleksowego systemu bazodanowego.

Wanie temu podejciu autorzy podrcznika powicili najwicej uwa-gi. Obszerna cz praktyczna polega na przygotowywaniu wsplnie z czy-telnikami projektu szkoleniowego. Uyto w niej fragmenty wniosku rze-czywicie zoonego do Dziaania 2.1 Zintegrowanego Programu Operacyj-nego Rozwoju Regionalnego (ZPORR), zrealizowanego i rozliczonego po-prawnie. Projekt dotyczy agroturystyki jako alternatywnego rda docho-du na obszarach wiejskich, a oferuje szkolenia zawodowe dla modych rol-nikw. W podrczniku, gwne przedsiwzicie jest uzupeniane dwomainnymi przykadami poprawnym i zawierajcym bdy. Pierwszy to cykl

studiw podyplomowych dla pracownikw przedsibiorstw przedsiwzi-cie skomplikowane i wysokobudetowe, realizowane obecnie w ramachDziaania 2.3 Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwj ZasobwLudzkich (SPO RZL). Drugi to szkolenia informatyczne dla kobiet, wnio-sek zoony do Dziaania 1.6 SPO RZL i odrzucony na etapie oceny mery-torycznej. Sporadycznie autorzy skorzystali take z kilku innych przyka-dw wnioskw opracowanych przez inne instytucje: urzdy miast, powia-towe urzdy pracy.

Rozdziaom towarzysz uzupenienia teoretyczne na temat kluczowych za-gadnie, najczciej w postaci ramek i porad na marginesie gwnego tekstu.

WSTP

5


8/132

Na kocu podrozdziau o zamwieniach publicznych umieszczono take od-powiedzi na pytania zadawane przez piszcych projekty.

Autorami niniejszej publikacji s eksperci zajmujcy si problematyka zarz-dzania projektami europejskimi zarwno od strony teoretycznej, jak i prak-tycznej, majcy za sob wiele przygotowanych i zrealizowanych przedsi-wzi wspfinansowanych ze rodkw Unii Europejskiej.

Autorzy dzikuj za konsultacje merytoryczne niniejszego podrcznika orazudostpnienie przykadw projektw przeznaczonych do wspfinansowaniaz Europejskiego Funduszu Spoecznego nastpujcym instytucjom:1. Ekspert Sitr sp. z o.o. w Koszalinie

2. Stowarzyszenie Edukacja dla Przedsibiorczoci w Krakowie3. Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Gospodarczych DELTA PARTNER

w Cieszynie4. Midzynarodowe Stowarzyszenie Pracownikw Instytucji Rynkw Pracy

Agencja Promocji Zawodowej Kobiet w Gdasku5. Wysza Szkoa Informatyki i Zarzdzania w Rzeszowie6. Powiatowy Urzd Pracy w Katowicach7. Urzd Miasta Warszawy

WSTP

6


9/132

WPROWADZENIEWPROWADZENIEDO ZARZDZANIA PROJEKTAMIDO ZARZDZANIA PROJEKTAMI

Wszyscy wiemy, e wcielenie w ycie nawet najlepszych pomysw nie jestproste i napotyka wiele przeszkd. Jeli takie pomysy s dodatkowo wsp-finansowane lub cakowicie finansowane ze rodkw publicznych, pojawiasi pytanie, jak sprawi, aby byy dobrze przygotowane, przebiegay spraw-nie i koczyy si sukcesem.

Spord najczstszych mankamentw przedsiwzi realizowanych przywsparciu rodkw publicznych wymienia si: nieprecyzyjne planowanie, nieczytelne wskaniki efektywnoci projektu, niedostosowanie projektw do potrzeb odbiorcw, sabe rozeznanie zagroe towarzyszcych realizacji projektu,

ignorowanie czynnikw wpywajcych na trwao korzyci uzyskiwanychdziki wdroeniu projektu,

niewykorzystywanie dowiadcze wasnych i innych z realizacji podob-nych przedsiwzi.

Do tej listy niedostatkw dochodz bdy popeniane podczas przygotowaniaprojektw, takie jak: brak strategii, niepena analiza sytuacji,

brak wsplnego postrzegania problemw, celw i zaoe projektu, planowanie i wdroenie zorientowane na dziaania a nie na cel, nieweryfikowalny wynik projektu, podporzdkowanie projektu ramom budetowym, niespjno dokumentw (np. wniosek i studium wykonalnoci).

Istnienie tak zasadniczych niedocigni w budowaniu projektw byo przy-czyn opracowania przez Uni Europejsk metod radzenia sobie z trudnocia-mi planowania tak, aby efekt kocowy w postaci gotowej aplikacji o wsparcie

unijne dawa nadziej nie tylko na uzyskanie dotacji, ale take na szczliwedoprowadzenie projektu do koca i osignicie oczekiwanych skutkw.

WPROWADZENIE

7


10/132

Kluczowe dla skutecznego zarzdzania projektami jest zrozumienie, czyms projekty. Projekty europejskie to zbiory czynnoci podejmowanych dlaosignicia jasno okrelonych celw w wyznaczonym czasie i przy pomocy

przeznaczonego na to budetu.1

ZAPAMITAJ!

Projekt to zorganizowany i uoony w czasie (z okrelonym pocztkiemi kocem) cig wielu dziaa, zmierzajcy do osignicia konkretnegoi mierzalnego wyniku, adresowany do wybranych grup odbiorcw, wy-magajcy zaangaowania znacznych, lecz limitowanych rodkw rzeczo-wych, ludzkich i finansowych.

Projekty mog by realizowane osobno lub w grupach. Grupy projektw two-rz programy lub portfele projektw.2W dziaalnoci Unii Europejskiej pro-gramy odgrywaj szczegln rol, bowiem projekty europejskie s zazwyczajelementami wikszych przedsiwzi, wanie programw europejskich. Pro-gramy s wiec kategori nadrzdn w stosunku do projektw, w ramach pro-gramw realizowanych jest zazwyczaj wiele projektw.

ZAPAMITAJ!Programy to grupy powizanych ze soba projektw, realizowane w sko-ordynowany sposb dla osignicia wsplnego celu nadrzdnego, nie-moliwego do osignicia przez poszczeglne projekty osobno.

Rozmaito programw i projektw mikkich realizowanych w naszym kra-ju i w caej Europie oraz skala zaangaowanych w nie rodkw powoduj, ejednym z waniejszych problemw staje si kwestia doboru skutecznej i efek-

tywnej metody planowania i realizacji tych przedsiwzi, czyli inaczej m-wic metodyki zarzdzania projektami. Narzdziem rekomendowanym przezKomisj Europejsk do definiowania i planowania projektw wspfinansowa-nych ze rodkw UE jest tzw. zarzdzanie cyklem projektu (PCM).3Wanie

WPROWADZENIE

8

1 Aid Delivery Methods. Volume 1: Project Cycle Management Guidelines, European Commission, Eu-ropeAid Cooperation Office, Brussels 2004, s. 8.

2 M. Trocki, B. Grucza. K. Ogonek,Zarzdzanie projektami, PWE, Warszawa 2003.3 Od roku 1992 Dyrektoriaty Generalne I oraz VIII (obecnie EuropeAid) Komisji Europejskiej sto-

suj metod PCM we wszystkich programach pomocy zewntrznej. Od pocztku lat osiemdziesi-tych korzystaj z niej oraz rozwijaj m. in. Bank wiatowy, niektre agendy ONZ, a take poka-na liczb agend bilateralnych, np. Departament Rozwoju Midzynarodowego (DIFD) w WielkiejBrytanii czy Agencja Rozwoju Midzynarodowego (USAID) w Stanach Zjednoczonych.


11/132

ta metoda posuy nam do opracowania wraz z Pastwem przykadowego, po-prawnie skonstruowanego projektu.

Cykl projektu skada si z piciu faz: programowania,4

identyfikacji,5

formuowania, wdraania, ewaluacji i audytu.6

Sposb postpowania opisany w Cyklu Projektu daje podstaw do stworzeniaspjnej koncepcji przedsiwzicia i dlatego stanowi bardzo uyteczne narz-

dzie zarzdzania projektami. Z punku widzenia wnioskodawcw, najwaniej-sze s fazy formuowania i wdraania.

ZAPAMITAJ!

Zarzdzanie cyklem projektu (ang. Project Cycle Management) to modelrealizacji zoonych przedsiwzi przyjty przez Komisj Europejskw 1992 roku. Pozwala jasno sprecyzowa cele, zadania i efekty projektuprzy jednoczesnym zminimalizowaniu ryzyka niepowodzenia. Opiera si

na zaoeniu, e projekty maj cykliczny charakter tzn. s zamknitymicaociami skadajcymi si z powtarzalnych faz i etapw, a wic mo-na znale dla nich oglne wytyczne.

WPROWADZENIE

9

4 Podczas fazy programowania rozpoznawane s problemy na poziomie narodowym i sektorowym

tak, by okreli obszary, ktre naley obj wsparciem poprzez projekty. Wymaga to przeglduwskanikw spoeczno ekonomicznych, priorytetw narodowych oraz wytycznych dla programu,z ktrego projekty maja by finansowane. Faza programowania koczy si ogaszaniem konkursw,na ktre projektodawcy zgaszaj propozycje rozwizania problemw uznanych za istotne przez od-powiednie instytucje.

5 W fazie identyfikacji nastpuje selekcja zgoszonych projektw. To wymaga okrelenia potrzeb bene-ficjentw, ktre projekt ma zaspokaja, analizy problemw, z ktrymi stykaj si beneficjenci orazokrelenia moliwoci ich rozwizania.

6 Projekty wymagaj niezalenej oceny w ramach procesu zatwierdzania przyznania funduszyi wsparcia. Etap oceny przedsiwzi i zawierania umw polega na wszechstronnym badaniu wnio-sku m. in. pod ktem zdolnoci do osignicia wytyczonych celw w ramach dostpnych zasobw.Nastpuje te formalne zatwierdzenie wnioskw zoonych przez projektodawcw. Kade pastwo

czonkowskie stosuje wasne procedury oceny oraz wasne dokumenty przy tym wymagane. Ocenajest dokonywana w celu akceptacji lub modyfikacji propozycji projektodawcw. Ewentualnie prze-prowadzane s kolejne oceny umoliwiajce przejcie do fazy wdroenia i uzyskanie rodkw finan-sowych na jego realizacj.


12/132

10


13/132

CZ ICZ I

TWORZENIE PROJEKTUTWORZENIE PROJEKTU

(PFAZA FORMUOWANIA)(PFAZA FORMUOWANIA)

W fazie formuowania wstpnie opisane pomysy projektw s rozwijanew szczegowe plany i analizowane pod ktem ich wykonalnoci i trwaocipo to, by odpowiedzie na pytanie, czy korzyci z projektu bd dla benefi-cjentw trwae. Do penego zdefiniowania projektu prowadz dwie fazy fa-za analizy i faza planowania.

Faza analizy: analiza interesariuszy1 to identyfikacja i charakterystyka gwnych od-

biorcw i uczestnikw projektu, z uwzgldnieniem problemw wymagaja-cych interwencji poprzez projekt,

analiza problemw to identyfikacja kluczowych trudnoci, ktre majby cho czciowo rozwizane za pomoc projektu,

analiza celw to odpowied na istniejce problemy, wskazanie rodkwprowadzcych do podanych zmian,

analiza strategii to okrelenie rnych drg osignicia powyszych celw.

Faza planowania polega na przygotowaniu nastpujcych doku-

mentw: matryca logiczna to podstawowe narzdzie projektowe, pozwalajce na

precyzyjne zbudowanie struktury projektu (lub programu), sprawdzeniejego wewntrznej logiki, sformuowanie celw i rezultatw oraz okrele-nie zasobw i kosztw,

harmonogram projektu pokazuje sekwencj i zalenoci miedzy zadania-mi, podaje ich czas trwania, przydziela odpowiedzialno i podkrela mo-menty szczeglnie istotne w projekcie,

TWORZENIE PROJEKTU (FAZA FORMUOWANIA)

11

1 Termin interesariusze jest polskim tumaczeniem anglojzycznego terminustakeholders pochodzcegood okrelenia to have a stake in, co mona przetumaczy jako mie interes w czym.


14/132

plan wykorzystania zasobw zestawia zapotrzebowanie na zasoby i rod-ki, co pomaga stworzy spjny budet.

Pod koniec fazy formuowania propozycje projektw s weryfikowane przezwskazane do tego instytucje i zapada decyzja o przekazaniu (lub nie) fundu-szy wnioskodawcom. Na kadym etapie analizuje si sytuacj. Zadania te wy-konuje nasz sponsor (instytucja wdraajca), ale my rwnie mamy pewneobowiazki. Jeli nasz projekt traci uzasadnienie, powinien zosta zmodyfiko-wany lub naley go przerwa.

No dobrze, ale jak zacz?

Pierwsza zasada pracy nad projektem mwi, e nie wolno zaczyna od wype-niania wniosku o dofinansowanie. Jeszcze przecie niewiele wiemy, wic niema czego wpisywa do rubryk formularza. Wniosek o dofinansowanie przy-gotowuje si dopiero wtedy, gdy proces tworzenia projektu zosta zakoczo-ny, nastpnie sprawdzony, skorygowany, wreszcie kiedy zostaa osignitazgoda, co do jego ksztatu i zakresu.

Musimy wi c najpierw ten projekt stworzy. W gowie, a potem na papierze.Tak, aby potrafi wytumaczy sobie i innym o co tak naprawd nam cho-dzi. Wytumaczy, ale take przekona do finansowego wsparcia naszych za-mierze. Moemy prbowa budowa projekt na wasn rk, ale atwieji szybciej jest skorzysta z istniejcej metodologii. Metoda PCM pomaga namtworzy projekty w sposb uporzdkowany.

Sprbujmy zrobi to razem!

1. JAK SI ZABRA DO BUDOWANIA PROJEKTU?

Zamy, e jestemy zespoem ludzi, ktrzy znaj si na prowadzeniu dzia-a doradczo-szkoleniowych dla rnych odbiorcw, ze szczeglnym uwzgld-nieniem rolnikw. Pracujemy w maej firmie. Dziaamy przede wszystkim naterenach wiejskich.

Na zebraniu zespou dochodzimy do wniosku, e warto przeprowadzi kolej-ny cykl szkole dla rolnikw, poniewa:

a) mamy wolne moce przerobowe (nasz zesp cay czas szkoli, ale za dwamiesice bdzie mia ju mniej pracy),b) potrzebujemy nowych projektw (obecnie realizowane wkrtce si skocz),

Cz I

12


15/132

c) szkoleni przez nas rolnicy wyraaj ch dalszego ksztacenia,d) wiemy, e zaplanowano na dziaania szkoleniowe sporo rodkw publicz-

nych (znamy tre programw operacyjnych),

e) nadal jest duo nie rozdysponowanych pienidzy w wybranej przez nasszufladce (sprawdzilimy stan wydatkowania rodkw z funduszystrukturalnych).2

ZAPAMITAJ!

Programy operacyjne (horyzontalne lub regionalne) to plany podziaurodkw przyznanych krajowi z funduszy strukturalnych na rnepriorytety i dziaania, czyli szufladki z pienidzmi przeznaczony-

mi z gry na okrelone cele dla okrelonych beneficjentw zarzdzanew okrelony sposb przez okrelone instytucje.

Wanie w ten sposb zaczyna si bardzo wiele projektw. Na tym etapienajczciej nic wicej nie wiemy, a ju na pewno nie mamy jasnego obrazucaego przedsiwzicia. Nastpny krok to dokadne przestudiowanie opisuwarunkw przyznawania rodkw w wybranym przez nas konkursie.3Jestto niezbdne, aby mc si dopasowa do stawianych przez publicznego

sponsora zada.

Przeczytalimy, e wybrana przez nas szufladka jest przeznaczona nawspieranie projektw, ktrych celem jest przygotowanie rolnikw do dzia-alnoci pozarolniczej tak, aby mieli alternatywne rdo utrzymania.Zrozumielimy, e nasze szkolenia nie mog by nastawione na uzupenia-nie wiedzy z zakresu prowadzenia gospodarstwa (co robimy najczcieji co wydawao si nam najprostsze), lecz wrcz przeciwnie, musz doty-czy umiejtnoci potrzebnych rolnikom w innej ni rolnicza dziaalnoci.

Ale jakiej?

W tym momencie zaczlimy wanie budowa nasz projekt! Okazuje si, emusimy wszystko od pocztku wymyle, i to w taki sposb, aby przekonapublicznego sponsora, e dziki naszemu dziaaniu jest szansa zrealizowa-nia celw nadrzdnych, ktre ON sobie stawia, poprzez waciwie posta-wione cele, ktre MY postawimy naszemu projektowi.


13

2

Ministerstwo Rozwoju Regionalnego publikuje miesiczne zestawienie stanu wydatkowania rodkwna stronach www.funduszestrukturalne.gov.pl.3 W przypadku naszego przykadu chodzi o Dziaanie 2.1 Zintegrowanego Programu Operacyjnego Roz-

woju Regionalnego.


16/132

Przeczytalimy take w dokumentach konkursu, ktry wybralimy, ewspiera on projekty regionalne (a nie oglnopolskie). To zmienia naszpercepcj skali dziaa. Z pocztku wydawao nam si, e przygotujemy

cykl szkole co najmniej w kilku wojewdztwach, ale teraz zmieniamyzdanie. Zaproponujemy realizacj szkole tylko w naszym wojewdztwie w zachodniopomorskim.

Teraz niezbdna okae si wiedza o regionie. Bez tego nie dopasujemy rodza-ju szkole do odbiorcw. Skd j czerpa? Ze stron internetowych urzdu wo-jewdzkiego i marszakowskiego, ze statystyk GUS, ze strategii rozwoju wo-jewdztwa (kade wojewdztwo tak ma) oraz ze wszelkich innych doku-mentw i opracowa, do ktrych moemy dotrze.

Zauwaylimy, e na pnocnym zachodzie Polski jest bardzo wysokie bezrobo-cie, a z drugiej strony tereny te wietnie nadaj si do rozwijania turystyki (mo-rze, jeziora, wiee powietrze, lasy, ryby). Skoro tak, to moe warto postawi naagroturystyk? To wydaje si rozsdne zwaywszy, e rolnicy z naszego woje-wdztwa s czsto w posiadaniu terenw, ktre a prosz si o wykorzystaniepod tym ktem.

A wic zapisujemy na razie na roboczo, cay czas nie dotykajc formularza

wniosku:zamierzamy przeprowadzi seri szkole dla rolnikw z wojewdz-twa zachodniopomorskiego, ktre pomog im rozpocz prowadzenie dziaal-noci agroturystycznej.

To jest tylko idea projektu, teraz trzeba przystpi do jego bardziej szcze-gowego definiowania.

IDEA PROJEKTU CYKL STUDIW PODYPLO-

MOWYCHWiele uczelni wyszych w Polsce prowadzi studia podyplomowe, na kt-re zapisuj si take pracownicy przedsibiorstw. Gwn barier w re-krutacji jest cena. Kilka uczelni z rnych regionw kraju postanowiopoczy siy i przygotowa wsplny projekt obejmujcy cykl studiwpodyplomowych dla pracownikw firm dotyczcy rnych dziedzin za-rzdzania po to, aby stworzy odpowiednio skrojony pakiet za mniej-sze pienidze.

Cz I

14


17/132

IDEA PROJEKTU SZKOLENIA KOMPUTEROWE

DLA KOBIET

Jedn z barier na rynku pracy jest nieznajomo komputera. Komputerstaje si istotny take w pracy biurowej, sekretarskiej, chtnie podejmo-wanej przez kobiety. Jedna z firm szkoleniowych zaproponowaa uczeniekobiet bezrobotnych posugiwania si komputerem i podstawowymoprogramowaniem.

Ju teraz warto sobie uwiadomi, e aby pozyska unijne wsparcie nie wy-starczy mie ch dziaania, lecz trzeba jeszcze udowodni sponsorowi pu-

blicznemu, e to co proponujemy ma sens, jest przemylane i przyniesie ko-rzyci nie tylko nam.

EKSPERT radzi:

Zanim zaczniesz wypenia wniosek o dofinansowanie, musisz umie od-powiedzie na nastpujce pytania: co chcesz zrobi i po co? (opis projektu z podziaem na cele, dziaania

i rezultaty),

dlaczego warto si tego podj? (uzasadnienie), dla kogo s przeznaczone te dziaania? (odbiorcy czyli beneficjenci

ostateczni), jak ma wyglda organizacja prac? (zarzdzanie), kto jest potrzebny do zrealizowania zaplanowanych zada? (zesp), ile to bdzie kosztowao i jak to chcesz sfinansowa? (budet), co chcesz osign i jak to sprawdzisz? (wskaniki, monitoring i ewa-

luacja), co moe Ci przeszkodzi w realizacji projektu? (ryzyka).

Nastpnym krokiem bdzie zdefiniowanie szczegw projektu tak, abyz idei wyoni si jasny i klarowny obraz tego, co zamierzamy zrobi.

2. CO CHCEMY ZROBI I PO CO?

Warto pamita, e rodki unijne to rodki celowe, czyli mona je przezna-

cza jedynie na cele z gry okrelone przez instytucje planujce podzia pie-nidzy. Te cele s odpowiedzi na problemy spoeczne, z ktrymi kraj (re-


15


18/132

gion) si zmaga.4 Trzeba w tym miejscu zwrci uwag na wane rozrnie-nie. Szkolenia, ktre chcemy przeprowadzi nie s celem w naszym projek-cie, lecz jedynie rodkiem do realizacji celw. Utosamianie rodka z celem

to bd, pojawiajcy si w wielu projektach.

Warto take pamita, e cele powinny spenia kryteria SMART, czyli by: konkretne i proste (S Specific, Simple), mierzalne ilociowo (M Measurable), mierzalne jakociowo (AAssesable), realne do osignicia (R Realistic), okrelone w czasie (T Time-bound).

A) CELE NADRZDNE PROJEKTU

Z punktu widzenia planowania przez pastwo pomocy finansowej, wszyst-kie rozdysponowane rodki powinny cznie (ale te kady z osobna...) po-suy wprowadzeniu polityki podanej w danym sektorze, co z kolei po-winno doprowadzi do zmian strukturalnych, takich jak struktura za-trudnienia, struktura gospodarcza, administracyjna kraju. Dlatego wa-nie fundusze, ktrymi si interesujemy, nazywa si funduszami struktu-ralnymi. W przypadku wybranej przez nas szufladki polityka pastwa

zmierza do zmniejszenia iloci osb pracujcych w rolnictwie (jest to ko-nieczne ze wzgldu na bardzo wysoki, prawie 30% wskanik zatrudnieniaw tym sektorze, podczas gdy europejska rednia wynosi tylko kilka pro-cent). Dlatego dziaania wnioskodawcw aplikujcych do tego konkursupowinny pomc rolnikom w zdobyciu wiedzy potrzebnej do podjcia innejdziaalnoci ni rolnicza.

Okrelajc cele nadrzdne projektu, trzeba odwoa si do celw programu,w ramach ktrego projekt moe by dofinansowany. S one wyranie przed-stawione w opisie konkursu i w odpowiednich dokumentach programowych(m. in. w Programie Operacyjnym).

Cz I

16

4 Podstawowe zasady programowania zgodnie z wytycznymi EuropeAid to: uwzgldnienie problemu walki z bied, poczenie obszarw strategii, wyczerpujca analiza kraju / regionu, koncentracja na podstawowych priorytetach UE,

uwzgldnienie problemw przekrojowych i pozostaych aspektw polityki rozwoju UE, sprzenie zwrotne podejmowanych dziaa, koncentracja na efektach, otwarte partnerstwo.


19/132

Signijmy wic po te zapisy, aby sformuowa cele w naszym projekcie szko-leniowym:Celem (nadrzdnym) projektu bdzie zwikszenie mobilnoci zawodowej

mieszkacw wsi (cytat zaczerpnlimy z programu operacyjnego)zaintere-sowanych podjciem dodatkowej dziaalnoci w formie prowadzenia gospo-darstw agroturystycznych.

INNY PRZYKAD STUDIA PODYPLOMOWE

Gwnym celem jest wsppraca przy realizacji przedsiwzi zmierza-jcych do wspierania szeroko rozumianej przedsibiorczoci, a w tymkonkretnym przypadku, do wsplnego przygotowania i realizacji ogl-

nopolskiej sieci studiw podyplomowych, z myl o poprawie zdol-noci adaptacyjnych przedsibiorstw i ich pracownikw jakowarunku koniecznego wzrostu konkurencyjnoci przedsi-biorstw przede wszystkim poprzez podnoszenie kwalifikacjii kompetencji przedsibiorcw, kadr zarzdzajcych oraz pra-cownikw przedsibiorstw.

INNY PRZYKAD SZKOLENIA KOMPUTEROWE

DLA KOBIET

Celem projektu jest podniesienie kwalifikacji zawodowych kobiet po-przez nabycie nowej umiejtnoci, jak jest obsuga komputera.

Nastpnym krokiem jest okrelenie celw bezporednich naszych dziaa,inaczej zwanych celami szczegowymi. Jest to zadanie nieco trudniejsze,poniewa zaley od charakteru projektu, a projekty mog by przecie bar-dzo rne. Trzeba pamita, e nie formuuje si celw abstrakcyjnie, w ode-rwaniu od planowanego przedsiwzicia, lecz wrcz przeciwnie, w cisymz nim zwizku. Powinnimy dy do tego, aby kady projekt realizowadobrze, tanio i szybko. A wic trzy podstawowe czynniki wpywajce nacele bezporednie projektu to rezultat, koszt i czas.

ZAPAMITAJ!

Elementy okrelajce szczegowe cele projektu to: doskonao rezultatw (ang.performance), koszty realizacji (ang.cost), czas realizacji (ang. time).


17


20/132

Rysunek: Elementy celw projektw5

B) WSTPNY OPIS PROJEKTU

Skoro nie moemy prawidowo zdefiniowa celw szczegowych bez jedno-czesnego, choby wstpnego okrelenia budetu i ram czasowych projektu,

musimy si zastanowi, co konkretnie chcemy zrobi, w jakim czasie i ile tobdzie kosztowao. Nie chodzi tu jeszcze o szczegowy budet i harmono-gram, lecz o przymiark do wyznaczenia naszemu projektowi jakiej skali.Skala pozwala nam wyobrazi sobie, ile wysiku bdziemy musieli w pro-jekt woy i czy jestemy w stanie go zrealizowa.

Ze wzgldu na skal projektw realizowanych w ramach Sektorowego Pro-gramu Operacyjnego Rozwj Zasobw Ludzkich mona je podzieli na:6

projekty lokalne,

projekty ponadlokalne realizowane na terenie jednego lub kilku powiatw, projekty regionalne realizowane na terenie jednego wojewdztwa, projekty ponadregionalne realizowane na terenie wicej ni jednego wo-

jewdztwa, projekty oglnopolskie.W praktyce w pierwszym roku funkcjonowania funduszy strukturalnychw Polsce najwicej zgoszono projektw lokalnych (a 75%).7

Cz I

18

Doskonao

rezultatwprojektu

(zrobi dobrze)

Zakres

projektu

Wyznaczony

okresrealizacji

(zrobi na czas)

Limit kosztw

projektu(zrobi po

kosztach)

5

rdo: M. Trocki, B. Grucza,Zarzdzanie projektem europejskim, PWE, Warszawa, 2006.6 Charakterystyka projektw szkoleniowych realizowanych w ramach Priorytetu I i II SektorowegoProgramu Operacyjnego Rozwj Zasobw Ludzkich, Warszawa, sierpie 2005, str. 5.

7 Jw. Str. 6


21/132

W przypadku planowanych przez nas szkole dla rolnikw pierwszym elemen-tem limitujcym jest ograniczenie si do jednego wojewdztwa (zgodnie z wy-tycznymi wybranego przez nas konkursu). Po zastanowieniu, postanawiamy

zrealizowa projekt may, niskobudetowy, a wic skala regionalna wydaje sinam nadal nieco za dua. W kocu decydujemy si na projekt ponadlokalny:

Projekt bdzie realizowany w 18 powiatach wojewdztwa zachodniopomor-skiego: biaogardzkim, choszczeskim, drawskim, goleniowskim, gryfickim,gryfiskim, kamieskim, koobrzeskim, koszaliskim, obeskim, mylibor-skim, polickim, pyrzyckim, sawieskim, stargardzkim, szczecinieckim, wi-dwiskim, waeckim. Zostan one podzielone na 6 regionw.

Jednoczenie postanawiamy prowadzi szkolenia wasnymi siami. W skaliponadlokalnej jest to cakowicie realne, a chodzi przecie o maksymalne wy-korzystanie naszych wasnych zasobw. Z drugiej strony wiemy, e kadry,ktrymi dysponujemy s ograniczone. Jestemy ma firm. Aby mie luzorganizacyjny i wykona wszystko dobrze, najchtniej przygotowalibymyjedno kilkudniowe szkolenie w tygodniu lub kilka jednodniowych.

Kolejnym pytaniem jest liczba osb uczestniczcych w szkoleniach. Oczywi-cie, mamy ochot przeszkoli ich jak najwicej, mylimy nawet pocztkowo

o kilku tysicach. Z drugiej strony zauwaamy, e moe wcale nie by atwozdoby tak du liczb suchaczy, zwaszcza, e maj to by rolnicy. Po pierw-sze, nie bdzie ich w naszym wojewdztwie zbyt wielu (sprawdzamy w staty-stykach ogln liczb zarejestrowanych gospodarstw rolnych), a jeszczemniej tych modych, otwartych na nowe wyzwania i w dodatku dysponuj-cych terenem odpowiednim do dziaalnoci agroturystycznej.

Po tej analizie ju wiemy, e lepiej nie ryzykowa zbyt wysokich liczb. Dlate-go zakadamy ostronie, e zdoamy przeszkoli maksymalnie 150 rolnikw(i ich rodziny). Uwaamy, e jeli projekt si powiedzie i bdzie wiksze zain-teresowanie naszymi szkoleniami, moemy zawsze go powtrzy, natomiastnie moemy ryzykowa, e nie spenimy zaoe projektu podstawowegowskanika weryfikowanego w momencie rozliczania. Innymi sowy nie chce-my ryzykowa, e nie rekrutujemy zadeklarowanej liczby rolnikw, bo wtedybdziemy mie kopoty z uzyskaniem wypaty dotacji.

A wic rezultatynaszego projektu to:

przeszkolenie 150 rolnikw i domownikw, opracowanie 150 sztuk materiaw szkoleniowych, wydanie 150 zawiadcze o ukoczeniu szkolenia.


19


22/132

To dopiero pierwsza przymiarka, wrcimy jeszcze do tego na etapie weryfi-kacji zaoe projektu i zamykania fazy formuowania.

Dodatkowo przypominamy sobie, e rolnicy s specyficzn grup odbior-cw, ktra nie lubi nudnych wykadw (kto lubi?) i najchtniej uczy siprzez dyskusj i podpatrywanie. Skoro wic nasze szkolenia maj mie cha-rakter warsztatu, liczba uczestnikw w pojedynczym warsztacie nie powin-na przekroczy np. 25 osb. Jeli 150 osb podzielimy na 25 (liczba osb na1 szkoleniu) otrzymamy liczb 6 grup szkoleniowych. Jak dugo jednak za-mierzamy ich uczy?

Jeli zorganizujemy 6 szkole jednodniowych, moemy zrealizowa cay

projekt w mniej ni miesic. Ale przecie nie o to nam chodzi. Jeden dzieto za krtki czas, aby przekaza rolnikom zestaw informacji, ktre mogim by potrzebne. Zastanawiajc si nad programem i tematami warszta-tw dochodzimy do wniosku, e nie da si tego przerobi w czasie krt-szym ni 3 dni. Proponujemy wic cykl 6 jednakowych szkole dla 6 r-nych grup rolnikw. Kade z nich bdzie miao taki sam program i bdzietrwao 3 dni.

Teraz pomylmy, czy jednorazowy trzydniowy kurs to jedyna rzecz, ktr

chcemy zaoferowa? Przygotowujc projekt naley pamita, e powinien onskada si z wicej ni jednego elementu tak, aby stanowi zesp dziaaa nie tylko pojedyncze dziaanie (szkolenie). Skoro tak, to po namyle docho-dzimy do wniosku, e szkolonym przez nas rolnikom przydaoby si bardzozobaczy na wasne oczy, jak si tak agroturystyk realizuje. Mona wicim zorganizowa na koniec szkolenia wizyty studyjne w istniejcych i funk-cjonujcych gospodarstwach agroturystycznych na Pomorzu. Taka jednora-zowa wizyta zabierze z pewnoci cay dzie. Bdziemy musieli zorganizo-wa ich sze, dla kadej grupy oddzielnie.

Wiemy ju wic, e zgosimy ch przeprowadzenia nastpujcych dziaa: cykl 6 trzydniowych szkole warsztatowych, 6 jednodniowych wyjazdw studyjnych.

Podsumujmy nasz dotychczasow wiedz: rezultatyopisuj to, co konkretnie otrzymaj uczestnicy w ramach pro-

jektu (np. liczba szkole). Powinny by odpowiedzi na zauwaone lub

zgaszane przez naszych beneficjentw zapotrzebowanie, dziaania to poszczeglne zadania i czynnoci do wykonania w projekcie.Pokazuj, za pomoc jakich krokw osigane bd rezultaty.

Cz I

20


23/132

Teraz moemy przystpi do peniejszego opisania projektu:Projektodawca przewiduje, e w szkoleniach udzia wemie 150 osb. Zajciabd miay form wykadw, warsztatw oraz jednodniowego wyjazdu stu-

dyjnego do wzorcowego gospodarstwa agroturystycznego. Szkolenia bdobejmoway grupy 25-osobowe, co pozwoli na wikszy kontakt wykadowcyz uczestnikami. Wszelkie wtpliwoci i pytania bd rozpatrywane indywidu-alnie podczas konsultacji. Taka liczba uczestnikw ma rwnie wpyw na na-wizywanie kontaktw i wymian pomysw pomidzy samymi uczestnikami.Zajcia praktyczne bd miay charakter warsztatw, ktre umoliwi aktyw-ny udzia kadego uczestnika. Oprcz szkole bdzie rwnie zapewnione za-kwaterowanie i wyywienie uczestnikw oraz zwrot kosztw podry.

OPIS PROJEKTU STUDIA PODYPLOMOWE

Jako podstawow form szkolenia w ramach przedoonej oferty wybra-no studia podyplomowe. W stosunku do klasycznych szkole, ta formajest bardziej elastyczna i gwarantuje znacznie szerszy zakres tematycz-ny, a przede wszystkim kompleksowe uj cie problemu. Dodatkowo,przez cykliczno zaj pozwala wyksztaci nawyk systematycznegopodnoszenia kwalifikacji przez uczestnikw studiw podyplomowych.Bezporedni kontakt z wykadowcami na seminariach oraz praca dyplo-

mowa, wykorzystywane bd do samodzielnego rozwizania przez jejautora uczestnika studiw podyplomowych problemu nurtujcegoprzedsibiorstwo. Wsplne zaj cia, w tym zwaszcza seminarium dyplo-mowe, stanowi bd paszczyzn wymiany pogldw i dowiadczeuczestnikw studiw. Niebagateln rol w wyborze formy ksztaceniaodegrao rwnie wieloletnie dowiadczenie Partnerw uczelni wy-szych w organizacji studiw podyplomowych.

Uczelnie partnerskie wczyy do Projektu wycznie te studia podyplo-

mowe, ktre na podstawie wasnych dowiadcze oraz przeprowadzo-nych bada pilotaowych ciesz si najwikszym zainteresowaniemprzedsibiorcw. Kryteria wczenia danego kierunku studiw podyplo-mowych do danego obszaru tematycznego to: zainteresowanie tematykze strony przedsibiorstw oraz podobiestwo treci nauczania. Osi-gnita zostaa dziki temu podejciu jednolito oferty w ramach propo-nowanych 9 obszarw tematycznych. Do realizacji studiw wczeni zo-stali najlepsi wykadowcy i eksperci, zwaszcza ci, ktrzy cile wsp-pracuj z przedsibiorstwami w ramach szkole, doradztwa i dziaano-

ci naukowo-badawczej. Projekt zakada take prowadzenie bada i ana-liz potrzeb szkoleniowych przedsibiorstw oraz wpywu podnoszeniakwalifikacji na pozycj przedsibiorstwa na rynku i na jego rozwj.


21


24/132

OPIS PROJEKTU SZKOLENIA KOMPUTEROWE

DLA KOBIET

Projektodawca przewiduje przeprowadzenie szkolenia w zakresie stoso-wania nowoczesnych technologii informatycznych. Kada uczestniczkawemie udzia w szeciu 3-dniowych szkoleniach przygotowujcych dozdania egzaminu w celu otrzymania certyfikatu ABC. Projekt bdzie re-alizowany na terenie woj. zachodniopomorskiego na obszarze 21 powia-tw. W kadym powiecie zostanie zorganizowane szkolenie dla 15 osobo-wej grupy. cznie projektem objtych zostanie 315 osb.

Skoro wiemy ju co chcemy zrobi, zastanwmy si chwil nad ramami cza-sowymi naszego projektu. Cykl szkole zabierze 6 tygodni. Doliczmy jeszcze1 tydzie na wizyty studyjne. Razem prawie dwa miesice. Musimy jednakpamita, e przed rozpoczciem nauczania trenerzy bd musieli przygoto-wa materiay szkoleniowe (dajmy im 2 tygodnie). Zanim szkolenia rusz,trzeba zebra uczestnikw, a to wcale nie jest atwe. Doliczmy wic 5 tygodnina przygotowanie i realizacj kampanii rekrutacyjnej. Z kolei po wykonaniuszkole powinnimy mie troch czasu na podsumowanie, policzenie, napisa-nie raportw itp. Zarezerwujmy na to dwa tygodnie. Po zebraniu wszystkie-

go razem okazuje si, e nasz projekt potrwa 4 miesice.

To dopiero wstpna przymiarka czasowa. W dalszej czci prac nad budo-waniem projektu bdzie nas czekao opracowanie szczegowego harmono-gramu.

RAMY CZASOWE PROJEKTU SZKOLENIA DLA

KOBIET

Szkolenia odbywa si bd przez 16,5 miesicy, po 1,5 miesica dla2 grup jednoczenie, w grupach 15-osobowych, co zapewni lepszy kon-takt wykadowcy z uczestnikami szkolenia oraz uatwi rozpoznanie ichindywidualnych potrzeb. Kobiety bd uczestniczyy w szkoleniachprzez 18 dni 3 dni w tygodniu, po 20 godzin. Zajcia prowadzone bdprzez 2 trenerw, ktrzy zostan przeszkoleni przez 2 trenerw holen-derskich na potrzeby realizacji projektu.

Na koniec, bardzo wstpnie oszacujmy koszty. Zaoylimy, e projekt powi-nien by niskobudetowy, nie tylko ze wzgldu na skal dziaa, lecz take na

Cz I

22


25/132

nasze moliwoci finansowe. Jeli chcemy zrealizowa projekt sami, w opar-ciu o wasne zasoby, musimy sami zabezpieczy finanse projektu.

Ostronie liczc i opierajc kalkulacj na dowiadczeniu w realizacji podob-nych zada przyjmijmy, e potrzebujemy co najmniej 100.000 z, aby wyko-na projekt (ok 25.000 PLN na miesic). To na razie wstpna przymiarka.W momencie opracowywania budetu rozpiszemy szczegowo wszystkiekoszty i zastanowimy si nad jego poszczeglnymi elemntami.

Skoro ju wiemy, na jakich dziaaniach ma polega nasz projekt, musimy te-raz postawi sobie nasze wasne, bezporednie cele.

C) CELE BEZPOREDNIE PROJEKTU

Pamitamy, e proponowane dziaania maj by rodkiem do osignicia zaka-danych celw zarwno nadrzdnego (stawianego przez sponsora), jak i bez-poredniego, okrelanego przez nas samych. Jaki wic cel sobie postawimy?

Najwaniejszym celem bezporednim naszego projektu powinno by pod-jcie przez cz rolnikw, ktrzy ukocz nasze szkolenia dziaalnociw agroturystyce. Dlaczego? Bo jeli si tak nie stanie, nasze szkolenia b-

d sztuk dla sztuki, dadz zajciem naszym trenerom i pracownikomobsugi, ale nie przynios poytku naszym beneficjentom, nie bd wicmiay sensu w kontekcie celu gwnego jakim jest, przypomnijmy,zwik-szenie mobilnoci zawodowej mieszkacw wsi zainteresowanych podj-ciem dodatkowej dziaalnoci w formie prowadzenia gospodarstw agrotu-rystycznych.

EKSPERT RADZI!

Projekt wspfinansowany z EFS moe by nastawiony jedynie na celeszkoleniowe czy doradcze (np. podniesienie kwalifikacji), jednak per-spektywy znalezienia przez jego uczestnikw realnego zatrudnienia za-wsze podnosz jego warto.

Agroturystyka to jednak nie wszystko. Na naszych szkoleniach rolnicy otrzy-maj take inn wiedz (prowadzenie dziaalnoci gospodarczej w ogle, pod-stawy marketingu itp.) oraz uzyskaj z pewnoci inne umiejtnoci (wi k-

sza pewno siebie, poprawa zdolnoci komunikacyjnych itp.)


23


26/132

Moemy wic napisa, e cele bezporednie (szczegowe) naszego projektuto: podjcie dodatkowej dziaalnoci zblionej do rolnictwa (agroturystyka)

przez rolnikw z wojewdztwa zachodniopomorskiego, pozyskanie przez rolnikw wiedzy zwizanej z prowadzeniem dziaalnoci

agroturystycznej, uzyskanie wikszej wiedzy o prowadzeniu dziaalnoci gospodarczej, zwikszenie zdolnoci komunikacyjnych uczestnikw szkolenia, zwikszenie motywacji do dziaania i zaufania we wasne siy.

CELE PROJEKTU Powiatowy Urzd Pracy w Ja-

strzbiu Zdroju, projekt Pierwszy krok do za-trudnienia, dziaanie 1.2 RZL)

Celem [nadrzdnym] projektu jest dostosowanie ludzi modych do no-wych warunkw i wymogw rynku pracy. Zasadniczo projekt przyczy-nia si do podniesienia poziomu przygotowania zawodowego grupy bez-robotnych w wieku 18 25 lat oraz absolwentw wszystkich typwszk i zwikszenia zainteresowania pracodawcy zatrudnieniem tychosb. Wrd celw czstkowych znajduj si: podniesienie umiejtnocii kwalifikacji, zwikszenie szans na zatrudnienie, wzmocnienie mobil-

noci i elastycznoci zawodowej, pobudzenie aktywnoci zawodowejmodziey do samodzielnego poszukiwania pracy, zahamowanie odpy-wu z miasta ludzi modych.

D) DODATKOWE CELE SPONSORA

W okrelaniu szczegowych celw projektu naley uwzgldni typowe dlaEuropejskiego Funduszu Spoecznego tzw. problemy przekrojowe, wynika-jce z prowadzenia przez Uni Europejsk tzw. polityk horyzontalnych. Sto przede wszystkim:8

rwno pci (ang. gender equality) odnoszca si do rwnoci szans,praw, podziau zasobw, korzyci oraz odpowiedzialnoci pomidzy kobie-tami i mczyznami w yciu prywatnym i publicznym,

trwao rodowiska (ang.environmental sustainability) rozumiana ja-ko obowizek ochrony biologicznych i fizycznych systemw i zasobw nie-zbdnych do utrzymania ycia przyszych pokole,

Cz I

24

8 Aid Delivery Methods. Volume 1: Project Cycle Management Guidelines, European Commission, Eu-ropeAid Cooperation Office, Brussels 2004, s. 6.


27/132

budowanie spoeczestwa informacyjnego (ang. information andcommunication technology ICT) oznaczajce wdraanie dziaa, ktrejednoczenie skierowane s na podwyszenie poziomu technologicznego

poprzez doskonalenie wrd spoeczestwa umiejtnoci korzystania z no-woczesnych technik informacyjno-komunikacyjnych, aktualizowanie wie-dzy o nowoczesnych formach zarzdzania i organizacji pracy lub podwy-szenie poziomu edukacji spoeczestwa.

Nie powinien uzyska wsparcia finansowego ten, kto nie uwzgldnia w swoim

myleniu polityk horyzontalnych UE. Dlatego przygotowujc projekt, bez

wzgldu na to, jaki jest jego charakter, bdziemy musieli odpowiedzie na py-

tania dotyczce tych zagadnie. Nie mona zadeklarowa, e projekt jest nie-

zgodny z polityk rwnoci szans lub ochrony rodowiska. Wrcz przeciwnie,kady projekt powinien si w te polityki wpisywa. Nastrcza to wnioskodaw-

com wiele kopotw.

Sprawa jest prosta, gdy ubiegamy si o dotacj na dziaania nastawione najedn z tych kwestii (akcje popularyzujce ochron rodowiska, szkolenia dlakobiet bezrobotnych, szkolenia komputerowe itp.). Gorzej, jeli projekt zu-penie tego nie dotyczy, jak w przypadku naszych szkole dla rolnikw. Wte-dy mamy dwa wyjcia: albo zadeklarowa neutralny charakter naszychdziaa w tych dwch kwestiach (nigdy za negatywny), albo poszuka ele-mentw, ktre mog si wpisa w cho jedn z unijnych polityk.

W przypadku budowanego przez nas projektu szkole dla rolnikw za-

uwaamy na przykad, e mona przygotowa do prowadzenia dziaalno-

ci agroturystycznej co najmniej tak sam liczb kobiet jak i mczyzn

rolnikw. Taka deklaracja wyraona w opisie projektu umoliwia wpisa-

nie go w unijn polityk rwnoci szans. Moe by to rwnie zapew-

nienie, i w dostpie do szkole jednakowy dostp bd miay zarwno ko-

biety jak i mczyni (nie jest wymagane by w projekcie uczestniczyo ty-

le samo kobiet co mczyzn, a jedynie by rekrutacja nie dyskryminowaa

z uwagi na pe).

CELE SPONSORA SZKOLENIA DLA KOBIET

Poprzez realizacj projektu zapewniony zostanie rozwj spoeczestwainformacyjnego, gdy projekt skupia si na nabyciu nowych umiejtno-ci, a take podniesie poziom wyksztacenia spoeczestwa.


25


28/132

CELE SPONSORA STUDIA PODYPLOMOWE

Zgodnie z zaleceniami Komisji Europejskiej oraz zaleceniami SPO RZL,

przy naborze uczestnikw projektu, uczestnikw studiw podyplomo-wych, przestrzegana bdzie zasada rwnego traktowania pci. Otwartydostp do kadej formy studiw oraz oglny charakter studiw podyplo-mowych powoduje, e uczelnie nie stosuj i nie bd stosoway adnychpreferencji w stosunku do kandydatw zainteresowanych podjciem stu-diw. Jedyne ograniczenia wynikaj z przepisw regulujcych moliwoodbycia studiw podyplomowych oraz warunkw uzyskania dotacjiz EFS przez uczestnika studiw. Uczestnikami studiw podyplomowychrealizowanych w ramach projektu bd osoby posiadajce zatrudnieniei skierowane na studia przez przedsibiorstwa, nie zachodzi zatem po-trzeba stosowania preferencji ze wzgldu na sytuacj spoeczn uczest-nikw projektu. Sam projekt jest neutralny dla rodowiska naturalnego.Naley jednak pamita, e wzrost wyksztacenia powoduje wiksze za-interesowania ochron rodowiska.

CELE SPONSORA Powiatowy Urzd Pracy

w Jastrzbiu Zdroju, projekt Pierwszy krokdo zatrudnienia (Dziaanie 1.2 SPO RZL):

Projekt promuje rwno szans kobiet i mczyzn na rynku pracy i prze-strzega zasady rozwoju spoeczestwa informacyjnego.

Kiedy ju wiemy co chcemy zrobi (dziaania, umieszczone w skali i ramachczasowo-budetowych) oraz po co (cele nadrzdne, szczegowe oraz rezulta-ty), musimy zweryfikowa sensowno naszych zamierze. A to oznacza py-

tanie o uzasadnienie dla projektu. Przecie moe si okaza, e to, co zapla-nowalimy nie rozwizuje adnego problemu

3. DLACZEGO CHCEMY REALIZOWA NASZ PROJEKT?

Czy istnieje zewntrzna, inna ni nasza wasna potrzeba, aby zrealizo-

wa to, co wymylilimy? Nasze uzasadnienie powinno si odnosi do

uwarunkowa lokalnych, do problemw spoecznych, gospodarczych czy

kulturowych zdefiniowanych na poziomie sektora lub regionu. Znajdzie-my te informacje w lokalnych strategiach rozwoju (miasta, powiatu, re-

Cz I

26


29/132

gionu) oraz strategiach sektorowych (brany). Naley take odnosi si

do konkretnych zapisw programu operacyjnego, w ramach ktrego zo-

sta ogoszony nasz konkurs, a take do aktualnych danych, analiz, rapor-

tw i opracowa.

PRZYKAD Powiatowy Urzd Pracy w ywcu,

projekt Powrt na rynek pracy (Dziaanie

1.2 SPO RZL):

Przy opracowaniu projektu uwzgldnione zostay zarwno zaoeniaprzyj te w Strategii Rozwoju Wojewdztwa lskiego na lata 2000-2015 jak i w Strategii Powiatu ywieckiego.

Szukajc uzasadnienia dla projektu naley: opisa bariery, na ktre napotykaj potencjalni uczestnicy (Beneficjenci

Ostateczni) dziaa (w naszym przypadku rolnicy z wojewdztwa zachod-niopomorskiego) np. geograficzne, organizacyjne, osobiste, dotyczcewyksztacenia, pci itp.;

wskaza w jaki sposb realizacja projektu przyczyni si do eliminacjii przezwycienia trudnoci;

uzasadni wybr rodzaju i charakteru zaproponowanych przez nasdziaa: czy proponowane wsparcie ma charakter kompleksowy? na czym ta

kompleksowo polega?,

czy w projekcie bd wykorzystywane nowoczesne techniki i technolo-gie? Jak?,

dlaczego przewiduje si realizacj szkole, a nie np. poradnictwa?, czy proponowane dziaania maj charakter innowacyjny? Na czym on

polega?,

czy stosowane bd programy rekomendowane do takich szkole? jaka bdzie metodologia przeprowadzania bada i ekspertyz?, czy opracowany bdzie system zbierania i analiz danych statystycz-

nych, ktre zostan wykorzystane w trakcie realizacji projektu?,

na czym bd polegay dziaania towarzyszce dziaaniom gwnymprojektu? (np. transport na miejsce szkolenia).

Nie powinnimy traktowa uzasadniania projektu jako sztuki dla sztuki.To bardzo uyteczne narzdzie weryfikacji, czy to, co zaplanowalimy ma

sens. Uzasadnienie jest opisem zastanej sytuacji gospodarczo-spoecznej,wic nie stworzymy go bez signicia do danych, statystyk i analiz.


27


30/132

Sprbujmy wic:

Tereny wojewdztwa zachodniopomorskiego maj charakter rolniczo-prze-

mysowy. Zgodnie ze Strategi rolnictwa i rozwoju obszarw wiejskich wo-jewdztwa zachodniopomorskiego w latach 2002-2015 obszary wiejskie (te-reny znajdujce si poza administracyjnymi granicami miast) licz21,5 tys. km2, co stanowi 94% oglnej powierzchni wojewdztwa. Dla wielurolnikw zamieszkujcych te tereny dziaalno rolnicza stanowi jedyne r-do utrzymania. Niestety dochody z prowadzenia, szczeglnie maych, indy-widualnych gospodarstw rolnych s na tyle niskie, e czsto nie wystarcza-j na podstawowe potrzeby yciowe. W tej sytuacji najkorzystniejsze bdzmiany w sferze pozarolniczej, ktre porednio doprowadz do stworzenia

nowych miejsc pracy.

Takim rdem dodatkowych dochodw jest agroturystyka. Jej funkcjono-wanie uzalenione jest rwnie od warunkw przyrodniczych dostp domorza, wysoki udzia obszarw lenych i pozostaych gruntw np. wodyrdldowe. Wojewdztwo zachodniopomorskie posiada bardzo korzystnewarunki dla rozwoju agroturystyki. Mieszkacy obszarw wiejskich s cz-sto utwierdzeni w przekonaniu, e wszelka dziaalno pozarolnicza nieprzyniesie wymiernych korzyci. Rolnicy s peni obaw w obliczu nadmier-nej biurokracji, czsto zmieniajcych si i trudnych do interpretacji przepi-sw prawnych czy problemw finansowych, z jakimi przychodzi si im bo-ryka. Ograniczony dostp do informacji pogbia niech do jakiegokol-wiek dziaania.

UZASADNIENIE PROJEKTU STUDIA PODY-

PLOMOWE

Szacuje si, i dziaalno gospodarcz prowadzi okoo 3,6 mln spordzarejestrowanych przedsibiorstw. Jak wskazuj na to wyniki bada an-kietowych, 49% respondentw bada pilotaowych wyraa opini, e in-tegracja Polski z Uni Europejsk wymaga od nich bdzie podwysze-nia kwalifikacji. 62% respondentw uwaa, e podniesienie kwalifikacjizdecyduje o ich wasnym rozwoju, 40% respondentw jest zdecydowa-nych podj szkolenia w najbli szym roku, a 58%, wybierajc programpodnoszenia kwalifikacji, bdzie si kierowa zakresem tematycznym,rang i jakoci programu. Dofinansowanie wnioskowanego projektupozwoli przeama istniejc barier kosztow. Wielu przedsibiorcwtraktuje szkolenia jako koszt, a nie jako inwestycj w pracownikw.Z bada przeprowadzonych przez Instytut Zarzdzania na zlecenie Mi-

Cz I

28


31/132

nisterstwa Gospodarki i Pracy9 wynika, e 43% respondentw za naj-czstszy powd niekorzystania ze szkole uwaa zbyt wysoki ich koszt.

Rwnoczenie 56% maych firm, szczeglnie nowo-powstaych deklaru-je due zapotrzebowanie na szkolenia.

Realizacja wnioskowanego projektu ma szczeglne znaczenie dla sekto-ra maych i rednich przedsibiorstw, ze wzgldu na potrzeb wzmocnie-nia ich potencjau realnego przystpienia do udziau w bardziej konku-rencyjnej gospodarce, gospodarce opartej na wiedzy. Przeszkolenieprzedsibiorcw i ich pracownikw moe znaczco przyczyni si do sta-bilnego rozwoju ich firm w przyszoci. Projekt, uatwiajc transfer wie-

dzy mi dzy uniwersytetami i szkoami wyszymi a przedsibiorstwami,moe te znaczco poprawi ich innowacyjno, zdolnoci adaptacyjnei poziom konkurencyjnoci.

Uzasadnienie projektu jest zdefiniowaniem zauwaonych problemw. Opisprojektu powinien zawiera jak propozycj ich, choby fragmentarycznego,rozwizania, wskazujc cele i okrelajc rodki. Tymczasem, z informacji za-wartych w aplikacjach wynika czasem jednoznacznie, e piszcy nie maw ogle lub ma bardzo nik wiedz o problemach, na jakie napotykaj oso-by, do ktrych adresuje swe dziaania. le skonstruowana relacja pomidzyopisem projektu, a jego uzasadnieniem jest czst przyczyn odrzucaniawnioskw o dofinansowanie.

Przeledmy uzasadnienie projektu szkole komputerowych dla kobiet:

Od wielu lat zachodz zmiany w pogldach na pozycj kobiet w pracy i spoe-czestwie. Niegdy przewaa pogld, e sprawy publiczne i praca s gwnie

domen mczyzn, natomiast ycie prywatne i dom kobiet. Tymczasem, wie-le kobiet chce pracowa, ale niestety posiadaj zbyt niskie bd zdezaktualizo-wane kwalifikacje, ktre uniemoliwiaj im podjcie zatrudnienia. Obecnieznalezienie pracy wie si z tym, i trzeba posiada wysokie kwalifikacje.

U osb bez znajomoci obsugi komputera, szansa znalezienia pracy jest o wie-le mniejsza ni u osb, ktre t umiejtno posiadaj. Kobiety ze wzgldu nastereotypowe podejcie do swojej roli czsto uwaay, i komputery s domenmczyzn. Teraz chcc podj prac stoj przed nowym wyzwaniem, jakim


29

9 Materiay z Konferencji Brany Szkoleniowej, z dnia 28 czerwca 2004 r., zorganizowanej przez Insty-tut Zarzdzania oraz PARP., Warszawa 2004.


32/132

jest dla nich podnoszenie swoich kwalifikacji m. in. poprzez nauk obsugikomputera. Realizacja projektu ma przyczyni si do pozyskania przez nie no-wej umiejtnoci, jak jest znajomo obsugi komputera, powiadczon od-

powiednim certyfikatem.

Ostateczni Beneficjenci, ktrymi s kobiety bezrobotne i poszukujce pracy,najczciej napotykaj na barier, ktra polega na nieznajomoci programwkomputerowych. Czsto zdarza si, e idc na rozmow kwalifikacyjn, gdziezostaj zapytane o poziom znajomoci obsugi komputera, przeywaj rozcza-rowanie. Kolejn barier jest wysoki koszt szkolenia-kursu komputerowego,na ktre nie posiadaj odpowiednich rodkw finansowych. Te dwie gwnebariery powoduj, i zniechcone kobiety przestaj poszukiwa pracy.

Realizacja projektu przyczyni si do pokonania w peni wyej wymienionychbarier, gdy szkolenie bdzie w caoci sfinansowane. Poza tym zostaniezwrcony koszt dojazdu Beneficjentw Ostatecznych do miejsca szkolenia,a take zostan zakupione materiay do nauki. Projektodawca zakada, ekobiety atwiej uwierz we wasne siy i podejm prb znalezienia pracy.

Dlaczego powysze uzasadnienie, cho dugie, jest niedobre? Po pierwsze,brak w nim jakichkolwiek danych na potwierdzenie zaprezentowanych

twierdze. Zastosowany opis jest wyrazem subiektywnych przekona wnio-skodawcy, nie popartym adnym obiektywnym kryterium takim jak np. licz-ba kobiet pozostajca bez pracy w wojewdztwie, przyczyny tego bezrobocia,liczba kobiet poszukiwanych na stanowiska wymagajce obsugi komputera(np. sekretarka, recepcjonistka) itd. Bariera wymieniona jako napotykanaprzez kobiety najczciej (nieznajomo programw komputerowych)z pewnoci ni nie jest. Nie wiadomo, na jakiej podstawie wnioskodawcatwierdzi, e zniechcone kobiety przestaj poszukiwa pracy tylko dlatego,e nie znaj komputera i nie sta ich na szkolenia informatyczne.

Mona zaoy nawet bez znajomoci danych statystycznych, e jest wieleinnych, typowo kobiecych przyczyn, dla ktrych kobiety nie podejmuj za-trudnienia. Gwne to: mae dzieci, m przeciwny pjciu ony do pracy,brak pracodawcy w tej samej miejscowoci, brak moliwoci opuszczenia do-mu na duej ni kilka godzin, duga przerwa w dziaalnoci zawodowej zewzgldu na urodzenie dzieci. To one s istotn przeszkod, znacznie wa-niejsz ni nieznajomo komputerw. Wanie te charakterystyczne tylko

dla tej pci bariery (tzw. gender bariers) s gwnym powodem uruchamia-nia dziaa wspierajcych bezrobotne kobiety, a dofinansowywanych zerodkw strukturalnych.

Cz I

30


33/132

Wrd najczciej wymienianych uwag do uzasadnie znajdowanych we wnio-skach o dofinansowanie z Europejskiego Funduszu Spoecznego podaje si: brak powoania si na jakiekolwiek dane dotyczce sytuacji wybranej gru-

py odbiorcw na rynku pracy w wojewdztwie, na terenie ktrego miabyby realizowany projekt,

brak odniesienia do uwarunkowa lokalnych, aktualnych analiz, rapor-tw czy opracowa,

brak jasnej, zrozumiaej informacji uzasadniajcej potrzeb realizacji pro-jektu,

brak opisu specyficznych barier, na ktre napotykaj Beneficjenci Ostateczni, brak uzasadnienia dla doboru proponowanych dziaa.

4. DO KOGO ADRESOWANE S DZIAANIA?

Wbrew pozorom, pytanie o grup odbiorcw naszego projektu wcale nie jestpytaniem atwym. Przede wszystkim trzeba sobie zda spraw, e dopierodokadne wyobraenie sobie tej grupy Beneficjentw Ostatecznych ukie-runkowuje cay projekt.

A) JAK OKRELI ODBIORCW?

Musimy opisa nie tylko, kim s odbiorcy naszych dziaa (w kocu wszyst-ko robimy wanie dla nich), lecz take wykaza, e wybrane grupy kwalifi-kuj si do otrzymania pomocy. Skd to wiemy? Z zapisw programu opera-cyjnego i uzupenienia do programu, z ktrego finansowany jest nasz kon-kurs. Wymieniaj one grupy priorytetowe, do ktrych kade dziaanie jestadresowane. Naley wybra ktr z nich, posikujc si formuami uytymiw tych dokumentach.

W przypadku przygotowywanego przez nas projektu szkole z agroturystykibd to oczywicie rolnicy. To jednak zbyt oglne stwierdzenie. Sprbujmy jeuszczegowi:

Ostatecznymi Beneficjentami bd rolnicy (osoby, ktre podlegaj ubezpiecze-niu w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Spoecznego) i domownicy z terenwwiejskich zainteresowani podjciem dodatkowej dziaalnoci zblionej do rol-nictwa. Osoby te musz posiada wyksztacenie co najmniej gimnazjalne lub

odpowiednie poziomem do starego systemu ksztacenia (podstawowe). ObjciProjektem Beneficjenci Ostateczni musz by mieszkacami wojewdztwa za-chodniopomorskiego, po 25 osb z kadego regionu, z wyjtkiem powiatu


31


34/132

grodzkiego Koszalin, powiatu grodzkiego Szczecin i powiatu grodzkiego wi-noujcie. W skad poszczeglnych regionw bd wchodziy trzy przylegajcepowiaty (szczegowy podzia zawiera Zacznik nr). Projekt nie obejmuje

emerytw i osb zarejestrowanych jako bezrobotne.

BENEFICJENCI OSTATECZNI Powiatowy Urzd

Pracy w ywcu, Tytu projektu: Powrt na

rynek pracy. Okres realizacji: 01.01.2005

30.06.2006

Beneficjentami Ostatecznymi projektu bd osoby dugotrwale bezro-botne, ktre maj problemy z podjciem zatrudnienia z powodu braku

kwalifikacji zawodowych, braku dowiadczenia zawodowego, a take tektre nie posiadaj umiejtnoci w poruszaniu si po rynku pracy. W ra-mach projektu zakada si objcie aktywizacj 102 osb dugotrwale bez-robotnych, ktre bd miay moliwo skorzystania z wybranego rodza-ju wsparcia tj. poradnictwa zawodowego, doradztwa dla osb zamierza-jcych rozpocz prowadzenie dziaalnoci gospodarczej, porednictwapracy, przygotowania zawodowego, prac interwencyjnych, szkolenia czyte dotacji na podjcie dziaalnoci gospodarczej.

Trzeba jednoczenie pamita, e zgodnie z polityk rwnych szans UE, musi-my pokaza, e zapewniamy rwny dostp do naszej oferty grupom sabym,czyli osobom naraonym (z rnych powodw) na wykluczenie spoeczne, za-mieszkaym na terenach wiejskich i obszarach zagroonych marginalizacj,a take niepenosprawnym. Dodatkowo, dochodzi aspekt promocji rwnychszans kobiet i mczyzn na rynku pracy i wyrwnywania szans w edukacji.Popatrzmy, jak poradzono sobie z tymi elementami, opisujc odbiorcw stu-diw podyplomowych:

Ostatecznymi Beneficjentami uczestnikami studiw podyplomowych bdprzedsi biorstwa majce siedzib na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej orazich pracownicy (due, rednie i mae przedsibiorstwa z wszystkich sektorw,z wyczeniem sektora wglowego), z wyjtkiem przedsibiorstw, ktre pozosta-j pod zarzdem komisarycznym bd znajduj si w toku likwidacji, postpo-wania upadociowego, postpowania naprawczego. Podstawowym kryteriumwyonienia Ostatecznych Beneficjentw w ramach projektu bdzie ich statuszawodowy, to znaczy musz to by przedsibiorcy lub pracownicy zatrudnieni

w przedsi biorstwach, ktre skieruj ich na studia podyplomowe oraz wyszewyksztacenie posiadanie tytuu magistra lub licencjata.

Cz I

32


35/132

Ograniczenie dotyczce wyksztacenia wynika z przepisw, ktre m-wi, e uczestnikami studiw podyplomowych mog by wycznie absolwen-ci uczelni wyszych, z dyplomem magisterskim lub licencjackim.Poza tymi

kryteriami nie przewiduje si adnych innych ogranicze w dostpiedo projektu, w szczeglnoci ze wzgldu na pe, miejsce zamieszka-

nia czy niepenosprawno. Otwarty dostp do kadej formy studiw orazoglny charakter studiw podyplomowych powoduje, e uczelnie nie stosujadnych preferencji w stosunku do kandydatw zainteresowanych podj-ciem studiw. Jedyne ograniczenia wynikaj z przepisw regulujcych moli-wo odbycia studiw podyplomowych oraz warunkw uzyskania dotacjiz EFS przez uczestnika studiw.

A oto przykad niewaciwego opisu odbiorcw dziaa w projekcie:

Ostatecznymi Beneficjentami projektu bd kobiety bezrobotne poszukujcepracy zarejestrowane w Powiatowym Urzdzie Pracy, zamieszkae na tereniewojewdztwa zachodniopomorskiego. Projekt realizowany bdzie na terenie21 powiatw tego wojewdztwa, cznie objtych zostanie nim 315 kobiet,w kadym powiecie wyonionych zostanie 15 uczestniczek

Ten opis jest mao precyzyjny, zbyt oglny, jednym sowem niewystarczajcy.

O dziwo, pomimo idealnego do tego powodu, wnioskodawca nie wskaza, eprojekt jest zgodny z polityk rwnych szans Unii Europejskiej10

B) SKD POZYSKA UCZESTNIKW PROJEKTU?

Skoro ju okrelilimy odbiorcw naszych dziaa (Beneficjentw Ostatecz-nych), teraz trzeba pokaza, e umiemy ich zachci do uczestnictwa w pro-jekcie. W jaki sposb sprawi, e wybrani przez nas rolnicy i ich domownicyzachowaj si tak, jak si spodziewamy czyli rzeczywicie zgosz si na szko-lenia? W przypadku projektw mikkich, zapewnienie udziau zadeklaro-wanej liczby osb stanowi powany bl gowy zespou zarzdzajcego. Tymbardziej, e projektw jest bardzo wiele, a grono osb ktre mog si zainte-resowa np. wskotematycznymi szkoleniami ograniczona.

W przypadku szkole, postaramy si opisa, w jaki sposb przeprowadzonazostanie rekrutacja. Trzeba bdzie uzasadni wybr metody oraz wytuma-czy, dlaczego wybrane techniki i narzdzia s w stanie zapewni zakadan


33

10 Uzasadnienie odrzucenia projektu przez Komisj Oceny Projektw podane w pimie z InstytucjiWdraajcej.


36/132

frekwencj. Nasze zadanie to przekona sponsora publicznego, e zakada-na przez nas liczba uczestnikw jest realna do osignicia. Popatrzmy:

Dysponujemy wasn baz danych rolnikw z caej Polski, ktrej powstaniebyo wynikiem wieloletniego prowadzenia szkole dla rolnikw przez naszfirm. Baza rolnikw z wojewdztwa zachodniopomorskiego liczy 600 osb.Do wszystkich zostanie rozesana informacja na temat szkole z proba o za-chcenie innych zainteresowanych. Ponadto broszury informacyjne zostanrozesane do sotysw i urzdw gmin. Zakada si, e na szkolenia zgosi siokoo 200 osb, ale ze wzgldu na atrakcyjno szkolenia w wyniku weryfi-kacji w szkoleniach udzia wemie 150 osb. Do rolnikw z bazy adresowejzostan rozesane drog pocztow pisma informujce o projekcie, zawieraj-

ce informacje o celu, miejscu, terminie szkolenia, jak rwnie finansowaniuprzez Uni Europejsk. W nagwku pisma bdzie si znajdowa logo EFS,logo ZPORR i emblemat UE. O wspprac w zakresie rozpowszechnianiainformacji o szkoleniu zostan poproszone Urzdy Gmin oraz sotysi. Ponad-to w prasie lokalnej uka si ogoszenia o organizowanych szkoleniach.W pocztkowej fazie realizacji projektu przeprowadzona zostanie kampaniapromocyjna (ulotki i broszury) majca na celu zachcenie rolnikw douczestnictwa w szkoleniu, na ktrym w sposb przejrzysty zostanie przedsta-wiona problematyka zwizana z dziaalnoci agroturystyczn aktualneprzepisy prawne, organizacja gospodarstwa, rda finansowania (kredyty,poyczki, finansowanie z funduszy strukturalnych). Pokrycie kosztw zakwa-terowania, wyywienia i dojazdu do miejsca szkolenia sprawi, e oferta b-dzie bardziej atrakcyjna.

REKRUTACJA STUDIA PODYPLOMOWE

Z uwagi na oglnopolski zasig Projektu i fakt uczestniczenia w projek-cie uczelni z kilku regionw Polski, rekrutacja bdzie miaa zasig ogl-nopolski, jakkolwiek nacisk pooony zostanie na informacj i promocjrealizowan na poziomie lokalnym, w oparciu o uczelnie uczestniczcew projekcie. Beneficjenci Ostateczni bd informowani o moliwoci od-bycia studiw podyplomowych poprzez reklam w mediach, poczt elek-troniczn i rozmowy telefoniczne (oglnopolska infolinia). Rekrutacjaprowadzona bdzie rwnie bezporednio w firmach, z ktrymi uczelniewsppracuj na co dzie oraz z wykorzystaniem stowarzysze absol-wentw. Istotna jest przy tym cisa wsppraca partnerw w zakresiewymiany informacji o potrzebach rodowiska gospodarczego w otocze-niu, w ktrym funkcjonuj uczelnie.

Cz I

34


37/132

Najczstszym bdem jest nieprecyzyjne podejcie do tematu rekrutacji i fre-kwencji. Skd bowiem mamy pewno, e:a) rynek aktywnie zareaguje na nasz ofert i uczestnicy si zgosz?,

b) potencjalni chtni bd wiedzieli, co im oferujemy?,c) potencjalni chtni bd umieli si zarejestrowa?.

Do tego dochodz dalsze kwestie, wymagajce opisania:d) kogo uznajemy za objtego projektem (czy, jeeli ta sama osoba zapisze si

na dalszy cig szkolenia, bdzie si liczy do wskanikw)?,e) jaki przyjlimy mechanizm zgaszania si ich do projektu?,f) jakie temu towarzysz narzdzia (strona www z funkcj rejestracji, zgo-

szenia przez telefon)?,

g) jak zweryfikujemy czy wszyscy zgaszajcy si kwalifikuj si do naszegoprojektu?,

h) jak przekaemy im dalsze informacje?,i) jak bdziemy ich rejestrowa (listy, baza danych?),j) jakie materiay od nas dostaj i kiedy (podrczniki, powielone materiay

itp.)?.

Przyjrzyjmy si opisowi odbiorcw szkole komputerowych dla kobiet:

Projektem objtych zostanie grupa 315 kobiet bezrobotnych i poszukujcychpracy z terenu caego wojewdztwa zachodniopomorskiego (21 powiatw). Zaporednictwem PUP zostan wytypowane kobiety bezrobotne i poszukujcepracy, zarejestrowane w PUP. Swoje zgoszenia bd przekazywa one telefo-nicznie, drog pocztow bd faxem do biura projektu. Selekcja uczestnikwbdzie przeprowadzona ju w fazie zgoszenia na szkolenie. Na terenie woj.zachodniopomorskiego jest zarejestrowanych 88688 bezrobotnych kobiet (da-ne WUP, czerwiec 2005), dlatego te zgodnie z przyjt strategi rekrutacjiprojektodawca przewiduje, i na szkolenia zgosi si minimum 315 uczestni-czek, dlatego przewidziany zosta system dalszej selekcji uczestnikw szkole-nia. Ponadto stworzenie listy rezerwowej zapewni udzia w szkoleniu zaka-danej liczby 315 beneficjentek.

Zwrmy uwag na saboci powyszego opisu.11 Po pierwsze, proces re-krutacji przedstawiony jest zbyt oglnie, nie do koca wiadomo jakw nim rol miaby na przykad odgrywa Powiatowy Urzd Pracy. Braktake informacji, w jakim stopniu moliwe byoby dostosowanie projektu


35

11 Uzasadnienie odrzucenia projektu przez Komisj Oceny Projektw podane w pimie z InstytucjiWdraajcej.


38/132

do zmieniajcych si potrzeb szkolonych kobiet. Tymczasem, taki opismetody monitorowania zachowa Beneficjentw Ostatecznych poczo-ny z ocen ich potrzeb jest niezbdnym elementem projektu. Trzeba to

ustali ju na etapie budowy projektu, oraz zastanowi si, jak w prakty-ce bdziemy dostosowywali nasze dziaania do zmienionych potrzeb ichodbiorcw. W projektach szkoleniowych klasycznym sposobem jest doko-nanie zmian w programie kursw.

Problem odbiorcw naszych dziaa czsto wie si z kwesti promocji pro-jektu. W przedsiwziciach szkoleniowych ta symbioza jest szczeglnie wi-doczna, poniewa trudno zrekrutowa kursantw bez pokazania samychkursw. Oglne zasady informacji i promocji projektw wspfinansowanych

ze rodkw UE okrela odpowiednie rozporzdzenie Komisji Europejskiej12Mwi ono, najprociej rzecz ujmujc, e jeli dostaniemy dotacj, bdziemymusieli poinformowa innych o tym fakcie. Dlatego ju na etapie tworzeniaprojektu trzeba przewidzie i zaplanowa przynajmniej podstawowe dziaa-nia (i koszty) z tym zwizane. Szczegowe zasady dotyczce promocji i infor-mowania o wspfinansowaniu ze rodkw Unii Europejskiej zawieraj wy-tyczne wydawane przez Instytucje Zarzdzajc.

5. KTO I JAK BDZIE REALIZOWA PROJEKT?

W momencie, gdy ju okrelilimy cele, dziaania i grup docelow, moemyzacz si zastanawia nad organizacj przebiegu caego projektu i zespoem,ktry jest nam potrzebny do wykonania wszystkich zaplanowanych czynno-ci. Okrelenie sposobu zarzdzania projektem to tak naprawd zapewnienieprojektowi spjnoci organizacyjnej i finansowej. Bez profesjonalnego podej-cia do tego elementu, projekt bdzie le zarzdzany, co zazwyczaj oznaczaopnienia (take finansowe), luki w planie dziaania, nieefektywn praczespou, niedocignicia merytoryczne, a w konsekwencji niewypenienie ce-lw projektu i problemy z rozliczeniem.

Aby mc przygotowa kompletny opis zarzdzania projektem, trzeba odpo-wiedzie sobie na trzy podstawowe pytania:a) czy realizujemy projekt samodzielnie? Jeli z kim, to jak podzielimy od-

powiedzialno i zadania?,

Cz I

36

11 Dla okresu programowania 2000-2006 jest to Rozporzdzenie KE (WE) Nr 1159/2000 w sprawie rod-kw informacyjnych i promocyjnych stosowanych przez Pastwa Czonkowskie odnonie pomocyz Funduszy Strukturalnych.


39/132

b) ile osb o jakich kwalifikacjach, w jakim zakresie czasowym jest nam po-trzebne do wykonania projektu?,

c) jakie bd zakresy czynnoci i relacje pomidzy poszczeglnymi osobami

i instytucjami w projekcie, ze szczeglnym uwzgldnieniem raportowaniai przepyww finansowych.

A) SAMODZIELNIE CZY Z KIM?

Na to pytanie spontaniczna odpowied jest prosta oczywicie samodzielnie,bo przecie to my chcemy realizowa projekt! W praktyce jednak czsto sizdarza, e jeli wystpimy o dotacj indywidualnie, bdziemy mieli bardzomae albo wrcz adne szanse na przekonanie sponsora publicznego, aby

powierzy nam realizacj projektu.

Przed decyzj o doborze lub braku partnerw warto przyjrze si swojej wa-snej organizacji lub firmie i zorientowa si , jakie mamy dowiadczenie w re-alizacji projektw o podobnej tematyce. Jedynym z kryterw jest opisanieprojektw realizowanych w ostatnich trzech latach. Czy ich tematyka nawi-zuje do obszaru i rodzaju projektu, ktry teraz chcemy zaproponowa? Dokogo te dziaania byy adresowane? Co uzyskalimy? Czy zrealizowalimy za-kadane w tamtych projektach cele? Jaka bya skala tych projektw, zarw-

no finansowa, jak i terytorialna (oglnopolskie? regionalne? lokalne?).W przypadku, gdy w wymienionych projektach zakadane rezultaty nie zo-stay osignite, a projekty miay podobny charakter do obecnie proponowa-nego, powinnimy poda przyczyny takiego stanu rzeczy oraz opisa, jakiedziaania bd podj te w obecnym projekcie w celu ich eliminacji.

Pamitajmy, e przy ocenie dowiadczenia wnioskodawcy zawsze s branepod uwag wskaniki finansowe, zwaszcza stosunek wielkoci uzyskiwa-nych przychodw do wysokoci wnioskowanej kwoty.

Kiedy wic warto startowa samodzielnie? Jeli proponowany przez nas projektjest na tyle may (niskobudetowy), e jestemy w stanie go udwign (orga-nizacyjnie, administracyjnie, logistycznie, iloci kadr) oraz e wprost pasuje dodowiadczenia naszej organizacji i kompetencji osb, ktrymi dysponujemy(profil). Kluczowe jest wtedy wykazanie si referencjami w podobnych projek-tach dla wskazanej przez nas grupy odbiorcw. W przypadku szkole agrotury-stycznych nasza firma nie bdzie miaa z tym problemu, piszemy wic:

Projektodawca nie przewiduje zawizania partnerstwa. Caa odpowiedzial-no za realizacje Projektu spoczywa na Projektodawcy. O sukcesie projek-


37


40/132

tu stanowi bdzie dotychczasowe dowiadczenie FIRMY uatwiaj-

ce dotarcie do grupy docelowej. Dowiadczenie w przygotowaniu meryto-rycznym i prowadzeniu szkole sprzyja bdzie opracowaniu najlepszego pro-

gramu szkoleniowego trafiajcego w zapotrzebowanie Beneficjentw Osta-tecznych oraz wyboru form szkolenia.

Teraz udowodnimy, e mamy dowiadczenie merytoryczne:FIRMA posiadaogromne dowiadczenie w zakresie organizacji szko-le dla rolnikw. W ramach 6 projektw realizowanych przez nas z Progra-mu SAPARD w naszych szkoleniach wzi o udzia ponad 5 000 osb [tu na-stpuje krtki opis tych szkole].

Nastpnie opiszemy nasze moliwoci lokalowo-techniczne:Siedziba firmy znajduje si w centrum miasta w ssiedztwie wielu znaczcychinstytucji regionalnych. FIRMA posiada nowoczesne biuro, dobrze wyposao-ne w komputery z dostpem do internetu, projektory multimedialne, rzutnikifolii, flipcharty, baz danych i system ksi gowy oraz inne stosowne urzdzeniajak telefony, faksy, kserokopiarki i rodki transportu. W zwizku z tym jestw peni przygotowana do zorganizowania i prowadzenia usug szkoleniowych.

Wreszcie wypada powiedzie dwa sowa o kompetencjach naszych pracow-

nikw:Osoby zarzdzajce projektem posiadaj wieloletnie dowiadczenie w zakre-sie kierowania pracami zwizanymi z organizacj szkole.

W przypadku gdy, nie posiadamy kompetencji ani dowiadczenia pokrywaj-cego wszystkie rodzaje zada przewidzianych do wykonania lub po prostuprojekt ma du skal (terytorialn, finansow, osobow, zadaniow) powin-nimy poszuka partnerw. Dobrym przykadem moe by oglnopolski pro-jekt polegajcy na studiach podyplomowych dla pracownikw przedsi-biorstw zaproponowany przez kilka wyszych uczelni z rnych wojewdztw:

Prezentowany projekt stanowi wyraz praktycznej realizacji dziaa postawio-nych do realizacji w ramach Porozumienia uczelni na rzecz rozwoju przedsi-biorczoci w Polsce. W wyniku przeprowadzonych bada pilotaowych,jakrwnie szerokich konsultacji z przedsibiorcami przeprowadzonychprzez kierownikw studiw, do realizacji niniejszego projektu wczono uczel-nie wysze, ktredziaaj w regionach, z ktrych uzyskano najwicej

odpowiedzi na ankietoraz ktre dostosoway ofert studiw podyplomo-wych do potrzeb zgaszanych przez przedsibiorcw[tu nastpuje wyliczeniewszystkich uczelni biorcych udzia w partnerstwie].

Cz I

38


41/132

Kogo nazywamy partnerem projektu? S to instytucje, organizacje lub firmy,ktre mog nam pomc nie tylko rzeczywicie zrealizowa projekt kompe-tentnie i w przewidzianym czasie, ale jeszcze s w stanie (dziki swej randze,

dowiadczeniu i kompetencjom) przekona sponsora publiczneg do powie-rzenia nam realizacji projektu. Programy operacyjne i uzupenienia do pro-gramw szczegowo opisuj podmioty, ktre mog by wnioskodawcamiw poszczeglnych konkursach grantowych. Jeli nasza instytucja nie posia-da wcale lub posiada niewielkie dowiadczenie w realizacji projektw podob-nych do tego, ktry teraz zamierzamy wykona, naley wskaza, e dysponu-je nim ktry z partnerw oraz opisa, w jaki sposb to dowiadczenie zagwa-rantuje powodzenie projektu.

W cytowanym przez nas projekcie studiw podyplomowych wszyscy partne-rzy (uczelnie) mog pochwali si dowiadczeniem organizacyjnym i dydak-tycznym, jednak fakt, e wystpiy o rodki wsplnie umoliwi uzyskaniewikszego budetu i objcie projektem wikszej liczby wojewdztw:

Strategia Projektu oparta zostaa na dowiadczeniach uczelni wyszych bior-cych w nim udzia i wynika z wieloletniej realizacji studiw podyplomo-wych oraz biecych kontaktw z przedsibiorstwami. Uczelnie te za-kresem swojego oddziaywania obejmuj wi kszo obszaru Polski, a ich pozy-cja na rynku lokalnym gwarantuje pozyskanie zakadanej liczby BeneficjentwOstatecznych. Do prac nad projektem uczelnie delegoway dowiadczonych pra-cownikw. Jako programw podnoszenia kwalifikacji przedsibiorcw, kadrykierowniczej i pracownikw przedsibiorstw w ramach studiw podyplomo-wych, objtych wnioskowanym projektem, jest zagwarantowana partnerstwemwyszych uczelni pastwowych i niepastwowych. Stworzone zostay po razpierwszy podstawy przenoszenia wysokich standardw edukacyjnych

z uczelni duych i dowiadczonych do uczelni mniejszych, a take

przenoszenia orientacji praktycznej uczelni niepastwowych do uni-

wersytetw.Koordynacj prac nad projektem uczelnie powierzyy zaoonemuprzez nie Stowarzyszeniu wyznaczajc je na Partnera Wiodcego.

ZAPAMITAJ!

Najczstsze bdy w opisie dowiadczenia wnioskodawcy to: brak opisu zrealizowanych podobnych projektw, brak informacji, czy w zrealizowanych projektach zakadane rezulta-

ty zostay osignite, brak podania wartoci realizowanych do tej pory projektw.


39


42/132

Jeli w projekcie wystpuje wicej ni jedna instytucja, trzeba okreli ktobdzie liderem, czyli organizacj odpowiedzialn bezporednio przed spon-sorem za przebieg projektu i rozliczenia. Lider peni bardzo istotn funkcj ,

poniewa to on podpisuje kontrakt, to na jego konto spywaj rodki z dota-cji, ktre nastpnie przelewa on zgodnie z przyj tym budetem i ustaleniamido partnerw. Partnerzy mog si wycofa (lub mona podj decyzj o ichwykluczeniu z projektu), natomiast lider nie moe ulec zmianie.

W projekcie naley opisa zakres odpowiedzialnoci, stopie zaangaowanialidera i kadego z partnerw oraz zasady, na jakich bdzie to partnerstwooparte. Kolejne punkty wymagajce opisania to sposb wsppracy z partne-rami w jakim stopniu partnerzy bd wczeni w przygotowanie i realizacje

projektu oraz w jego kontynuacj po zakoczeniu finansowania z EFS, wresz-cie, jak dalece projekt bdzie elastyczny w odpowiadaniu na potrzeby i suge-stie partnerw. Pytanie to dotyczy zarwno formalnych powiza z partnera-mi, ktrzy podpisali umow partnersk, jak te relacji nie zwizanych bezpo-rednio z niniejszym projektem, ale majcych wpyw na jego realizacj.

Warto take pamita, e objcie roli partnera w projekcie ma swoje plusyi minusy. Plusem jest bezporednie zaangaowanie w projekt, otrzymaniew nim roli dla siebie, oddelegowanie do projektu czci kadry, no i oczywi-

cie uzyskanie pokrycia tych kosztw, ktre wkadamy w projekt. Minusems np. skomplikowane rozliczenia finansowe w ramach partnerstwa. W tymmomencie trzeba przypomnie o istnieniu jeszcze jednej mo liwoci uczestni-czenia instytucji w projekcie mianowicie na zasadach podwykonawstwa.Jaka jest rnica pomidzy partnerem a podwykonawc?

Partneremjest instytucja wymieniona we wniosku, uczestniczca w reali-zacji projektu, wnoszca do projektu zasoby ludzkie, techniczne, organizacyj-ne bd finansowe, realizujca projekt wsplnie z liderem i innymi partnera-mi na warunkach okrelonych w umowie z liderem. Partner powinien byznany w momencie skadania wniosku. Z partnerem naley podpisa umowpartnersk, ktra jest jednym z wymaganych zacznikw do wniosku. Umo-wa nie moe by zawarta z zamiarem ominicia kryteriw dla projektodaw-cw, tzn. niedopuszczalna jest sytuacja, gdy podmiot, ktry nie moe by pro-jektodawc zgodnie z zapisami SPO RZL, jako partner peniby wiodc rolw realizacji projektu.

Podwykonawcjest instytucja realizujca cz projektu w drodze zamwienia,wyoniona zgodnie z Prawem Zamwie Publicznych i wytycznymi okrelonymi

przez Instytucj Zarzdzajc danym programem operacyjnym. Z podwykonaw-

Cz I

40


43/132

c nie trzeba podpisywa umowy partnerskiej. Nie musi on by znany w momen-

cie skadania wniosku, moe by wyoniony w trakcie realizacji projektu.

Podsumowujc, warto zauway, e niektrym instytucjom bdzie atwiej w-cza si do projektw na zasadach podwykonawstwa ni partnerstwa, zwaszcza

jeli specjalizuj si one w danym typie aktywnoci (np. szkolenia), a nie maj wy-

starczajcych wynikw finansowych (obrt), aby wzmacnia projekty partnerw.

B) ZESP

Pochodn decyzji o tym, kto w sensie instytucjonalnym realizuje projekt (lider partnerzy podwykonawcy) jest obsada personalna i podzia zada w pro-

jekcie. Trzeba ustali, jaka kadra bdzie zaangaowana w wykonywanie zadaw projekcie oraz wykaza dowiadczenie i kwalifikacje zawodowe tych osb.

Napiszmy najpierw oglnie:FIRMA wsppracuje z wieloma ekspertami z rnych dziedzin. Korzystajcz tych kontaktw, przewiduje si rwnie zatrudnienie na umow o dzieo lubzlecenie trenerw specjalizujcych si w wymaganej specjalnoci.

Na etapie zastanawiania si nad struktur zarzdzania, musimy zdecydowa

o formie zatrudnienia i relacjach midzy nimi. Trzeba przypomnie, e eks-pertw i pracownikw administracyjnych moemy rozlicza na podstawieumw o prac, umowy o dzieo oraz umowy zlecenia. Jeli natomiast kto jestosob samozatrudnion i chce wystawia faktury (co jest czste w dziaalno-ci szkoleniowej), jest traktowany jako podwykonawca, poniewa ma zareje-strowan dziaalno gospodarcz.

Po wstpnej deklaracji dowiadczenia kadry przychodzi czas na bardziejszczegowe informacje o personelu pracujcym w projekcie. W przypadkuprojektw prostych, jakim z pewnoci jest przygotowywany przez nas pro-jekt szkole dla rolnikw, zesp nie jest rozbudowany. Ogranicza si do kil-ku podstawowych funkcji:

Kierownik Projektu Pani XY ( yciorys w zaczniku), odpowiedzialny b-dzie za zarzdzanie projektem, koordynacj dziaa, prac ekspertw kluczo-wych i ekspertw wykadowcw oraz komunikacj i przekazywanie raportw,

Specjalista ds. szkole Pani YZ (yciorys w zaczniku) odpowiedzialny

bdzie za programy szkoleniowe, jako materiaw szkoleniowych, za-pewnienie waciwych form i metod szkolenia oraz monitoring we-wntrzny projektu,


41


44/132

Specjalista ds. promocji i rekrutacji Pan XQ (yciorys w zaczniku) od-powiedzialny bdzie za promocj szkole, komunikacj spoeczn, przygo-towanie i realizacj strategii rekrutacji uczestnikw na szkolenia,

za sprawy finansowe odpowiedzialni bd pracownicy Dziau Kadr i Ksi-gowoci,

pozostali pracownicy firmy uczestniczcy w projekcie posiadaj dowiad-czenie w organizacji szkole przygotowanie materiaw szkoleniowych,bezporedni i telefoniczny kontakt z uczestnikami szkole.

Popatrzmy teraz, jak opisano zesp przy podobnie prostym projekcie szko-le komputerowych dla kobiet: Kierownik Projektu odpowiedzialny bdzie za zarzdzanie projektem, koor-

dynacj dziaa, pracy trenerw oraz komunikacj i przekazywanie raportw,

Asystent Kierownika odpowiedzialny bdzie za programy szkoleniowe, jakomateriaw szkoleniowych, zapewnienie waciwych form i metod szkolenia,

Specjalista ds. promocji i rekrutacji odpowiedzialny bdzie za promocjszkole, komunikacj spoeczn, przygotowanie i realizacj strategii re-krutacji uczestnikw na szkolenia,

dwie osoby do obsugi administracyjnej projektu odpowiedzialne za or-ganizacj szkole-kursw w trakcie ich trwania. W cigu 16,5 miesicatrwania szkole-kursw bd one obecne na wszystkich zajciach nato-miast w kocowej fazie projektu wezm one udzia w przygotowaniu ma-teriaw popularyzujcych wyniki projektu. Jest to niezbdne z punktuwidzenia spenienia wszystkich warunkw niniejszego wniosku,

Specjalista ds. monitoringu odpowiedzialny bdzie za monitoring projektu,a take za przygotowywanie sprawozda okresowych z realizacji projektu,

Ksigowa Projektu odpowiedzialna za sprawy finansowe, Prezes Zarzdu Firmy (odpowiedzialno finansowa) podejmuje decyzje

wice w imieniu Wnioskodawcy,

pracownicy firmy uczestniczcy w projekcie przygotowanie materiawszkoleniowych, bezporedni i telefoniczny kontakt z uczestnikami szkole.

Wida z powyszego opisu, e obsada kadrowa jest tu bardziej rozbudowanani w naszym projekcie. Ale czy znajdujemy dla tego uzasadnienie? Nie wia-domo, czym bdzie zajmowaa si obsuga administracyjna projektu, stdrwnie trudno stwierdzi, czy jest ona niezbdna do realizacji projektu.Raz zatwierdzony skad zespou projektowego w zasadzie nie powinien byzmieniany. Wprowadzenie nowego eksperta (jeli by on wymieniony z imienia

i nazwiska w projekcie) naley zgosi odpowiedniej instytucji, z ktr podpisa-limy umow. Wykonawca projektu ma obowizek informowania o wszelkichzmianach w osobach zarzdzajcych projektem, wymienionych we wniosku.

Cz I

42


45/132


43

C) STRUKTURA ORGANIZACYJNA

W projektach, w ktrych bierze udzia kilku partnerw i ktrych skala jest

wiksza, rwnie liczba osb i komrek zaangaowanych w jego realizacjjest bardziej rozbudowana. Mona powoywa rne komrki, takie jak np.Rada Programowa, Biuro Projektu, Biura Regionalne. Dobrze jest wtedy po-kaza tak rozbudowan struktur na rysunku.

Struktura zarzdzania projektem studiw po-

dyplomowych:

Rada Programowa, w skad ktrej wchodz przedstawiciele kadej

z uczelni, Biuro Projektu (w Stowarzyszeniu), Biura Regionalne (na uczelniach).

Rada

Programowa

Walne

Zgromadzenie

Zarzd

Partnera

Wiodcego

Biuro Projektu


46/132

Ustalenie schematu organizacyjnego jest podstaw opisu metod zarzdzaniai pracy zespou. Trzeba wskaza, jak wyglda struktura zarzdzania projek-tem, uwzgldniajc wszystkie pozycje i zadania oraz ustalajc relacje pomi-dzy osobami i instytucjami. Trzeba sobie postawi pytanie, czy przewiduje-my zastosowanie jakiego konkretnego systemu zarzdzania danymi, zaso-bami ludzkimi, logistyk itp., a take czy i w jaki sposb realizowane bdziezarzdzanie jakoci. Wreszcie, naley rozwi

Podręcznik Zarządzania Projektami Miękkimi (2006)

Documents

Transcript of Podręcznik Zarządzania Projektami Miękkimi (2006)