Szkolenie zarządzanie projektami wersja

Zarządzanie projektemUjęcie procesowe

Cele:

Po zakończeniu tego projektu, uczestnicy będą wiedzieli:1. Czym jest projekt i zarządzanie projektem2. Jak przebiega modelowy proces zarządzania projektemPo zakończeniu tego projektu, uczestnicy będą potrafili:1. Rozpoznać sytuacje wymagające zastosowania podejścia projektowego2. Opracować plan średniej wielkości projektuCelem tego warsztatu NIE JEST: 1. Przeszkolenie uczestników z oprogramowania do zarządzania projektami2. Wykształcenie etatowych kierowników projektów

Podstawowe pojęcia:Projekt:• Powiązane ze sobą działania – złożoność• Zaplanowany początek i koniec – tymczasowość• Określony cel – unikalność produktuPrzykłady projektów:• Zmienić system informatyczny• Opracować i wdrożyć nową koncepcję pracy działu marketingu• Wprowadzić nowy produkt na rynek

Planowanie

Realizacja

Nadzór

Zarządzanie:

Nie ma zarządzania PROJEKTEMZarządza się LUDŹMI realizującymi PROJEKT

Proces – systematyczny układ działań prowadzących do osiągnięcia celu

Proces myślowy

Wejścia Proces Wyjścia

•Potrzeba działania•Wiedza•Doświadczenie•Informacje•Intuicja•Przeczucia•….

•Zbieranie informacji•Przetwarzanie informacji•Planowanie działań•…

•Rozwiązane zagadnienie

Zarządzanie projektami:Planowanie i nadzorowanie działań projektowych

Aby zrealizować oczekiwanie zainteresowanych stronWejście Proces Wyjścia

•Zidentyfikowana potrzeba działania•Plany strategiczne•Plany operacyjne•Polityka firmy•Zasoby

Uruchomienie •Analizowanie potrzeb/Punkt decyzyjny

• Zrealizowane cele biznesowe

• Produkty projektu• Udokumentowana

wiedza

Planowanie •Planowanie wstępne/Punkt decyzyjny•Planowanie szczegółowe•Planowanie pomocnicze•Weryfikacja planu/ Punkt decyzyjnyRealizacja•Rozpoczęcie realizacji•Realizacja prac projektowychNadzór •Monitorowanie •Modyfikowanie planu/Punkt decyzyjnyZakończenie •Zwolnienie zasobów•Zamkniecie projektu•Ocena projektu

Uruchomienie

•Analizowanie potrzeb

Planowanie

•Planowanie wstępne•Planowanie szczegółowe•Planowanie pomocnicze

Nadzór

•Monitorowanie•Modyfikowanie planu

Zakończenie

•Zwolnienie zasobów•Zamkniecie projektu•Ocena projektu

Realizacja

•Rozpoczęcie realizacji•Realizacja

ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI

UruchomienieAnalizowanie potrzeb:

Aby sprecyzować potrzebę działania i umożliwić zaplanowanie projektu, muszą zostać zdefiniowane „na wejściu”:

• Potrzeba działania• Plan strategiczny• Wymagania klienta zewnętrznego lub wewnętrznego• Informacje dodatkowe

Źródłem projektów są zazwyczaj:• Zagadnienia biznesowe (wdrażanie strategii)• Wymogi operacyjne (bieżące podnoszenie efektywności)• Potrzeby klientów

Wejście:• Analiza potrzeb• Decyzja o rozpoczęciu• Plan pracy na planem projektu• Najlepsze praktyki• Informacje dodatkowe

Proces:• Czego dotyczy projekt• Na kiedy ma / może być osiągnięty• Ile ma / może kosztować• Jakie cele biznesowe mamy osiągnąć w wyniku tego projektu• Jakie cele dodatkowe mamy osiągnąć• Co nie jest celem projektu• Jakie produkty mamy osiągnąć

Planowanie zakresu projektuopisanie i zwymiarowanie produktów oraz celów projektu

• Jakie założenie przyjęto (polityka firmy, zasady pracy, priorytety wykorzystania zasobów, metody zarządzania…)Wyjścia:

• Sformułowanie zakresu projektu• Opis celów projektu• Opis produktów projektu• Opis przyjętych założeń• Informacje dodatkowe

Jeżeli nie ma opisu produktu, nie można rozpocząć planowania projektu, bo skąd wiadomo co planować?

Planowanie zakresu projektuopisanie i zwymiarowanie produktów oraz celów projektu

Zakres i cele projektuSformułowanie zakresu projektu

Wyłonić grupę 6-12 praktykantów na letni program praktyk, opracować harmonogram praktyk oraz przeprowadzić spotkanie powitalne do 2 lipca 2007, po kosztach do ustalenia.

Cele projektu:Poprzez realizację tego projektu firma osiągnie następujące korzyści:

• Skuteczna rekrutacja potencjalnych pracowników• Zwiększenie zasobów ludzkich niezbędnych do przeprowadzenia

strategicznych projektów

Poprzez realizację tego projektu firma osiągnie następujące cele dodatkowe:

• Poprawienie wizerunku firmy na rynku pracodawcówCelem niniejszego projektu nie jest rekrutacja pracowników.

Produkty projektu:

1. Wyłoniona grupa 6-12 kandydatów2. Przygotowany harmonogram praktyk 3. Przygotowane i przeprowadzone spotkanie powitalne

praktykantów - wdrożenie

Produkty podprojektu: REKRUTACJA

1. Zebrane i przeanalizowane aplikacje kandydatów 2. Przeprowadzone rozmowy kwalifikacyjne z wytypowaną

grupą studentów3. Opracowane tematy miniprojektów rekrutacyjnych 4. Zweryfikowane miniprojekty przesłane przez

zakwalifikowanych kandydatów5. Wybrani praktykanci przydzieleni do konkretnych działów

Produkty podprojektu: HARMONOGRAM

1. Opracowana koncepcja merytoryczna praktyk 2. Określone zadania do wykonania3. Koordynacja realizacji przygotowań (sprzęt, logistyka) 4. Opracowane projekty studenckie na lipiec (określenie

zakresu, przydzielenie coachów, przypisanie studentów do projektów)

Produkty podprojektu: WDROŻENIE

1. Zorganizowane spotkanie powitalne (catering, zaproszenie, prowadzenie)

2. Przygotowana i przeprowadzona prezentacja firmy 3. Koordynacja działań logistycznych (przygotowanie stanowisk

pracy, materiałów wprowadzających – teczka praktykanta) 4. Przypisani opiekunowie praktykantów, wdrożeni coachowie

w ich zadania.

Podjęte działania: REKRUTACJA

• Analiza nadesłanych 93 aplikacji, ocena zadań rekrutacyjnych • Wyłonienie kandydatów do rozmów kwalifikacyjnych• Zaproszenie kandydatów, ustalenie czasu i składu „komisji” • Przeprowadzenie rozmów • Przygotowanie i sprawdzenie rezultatów miniprojektów

rekrutacyjnych • Organizacja szeregu spotkań rekrutacyjnych – wybór

kandydatów • Prowadzenie dokumentacji (CV, aplikacje, miniprojekty)

Podjęte działania: HARMONOGRAM

• Określenie potrzeb szkoleniowych praktykantów• Stworzenie koncepcji merytorycznej – plan warsztatów, rozkład

miniprojektów • Zebranie w Firmie wstępnych zamówień na miniprojekty • Opracowanie koncepcji miniprojektów• Przydział wyłonionych praktykantów do konkretnych projektów • Wdrożenie coachów w ich rolę• Analiza terminów – ustalenie grafika spotkań i działań

(dostępność pracowników itp..)

Elastyczność wymiarów projektu:

Poniższa tabel określa elastyczność trzech podstawowych wymiarów tytułowego projektu

Niezmienne Raczej niezmienne

Zmienne

X

X

X

Zakres

Czas

Koszt

Planowanie zakresu pracopisanie relacji produktów i podproduktów projektu

Wejście• Sformułowanie zakresu projektu• Opis celów projektu• Opis produktów projektu• Opis przyjętych założeń• Informacje dodatkowe

Proces• Jakie podprodukty musimy wykonać, aby otrzymać produkty projektu• Jakie produkty wiążą się z zarządzaniem tym projektem• Zapisać strukturę podziału prac (WBS)• Czy wszystkie elementy WBS wspierają realizację zakresu i celów projektu

Wyjścia• Struktura podziału pracy (WBS)• Informacje dodatkowe

Planowanie zakresu pracopisanie relacji produktów i podproduktów projektu WBS

Sformułowanie zakresu projektu

Element Element

Podelement Element terminalny Element terminalny

Element terminalnyElement terminalny

Element terminalny

Planowanie zakresu pracopisanie relacji produktów i podproduktów projektu

1. Praca może być wykonywana wg różnego klucza2. WBS może mieć formę konspektu lub wykresu3. WBS nie uwzględnia kolejności elementów4. Należy używać języka wyników, a nie czynności lub przedmiotów5. Rozpiętość nie więcej niż 7 (+/- 2); głębokość nie więcej niż 36. Przewidywany czas realizacji elementów zwykle ok. 2 tygodni7. Jeżeli WBS ma ok. 100 elementów terminalnych należy wykorzystać podprojekty8. Nie nadużywać oprogramowania9. Uważaj na mikrozarządzanie – wykorzystaj tabelę odpowiedzialności do

uchwycenia zadań i innych szczegółów

Planowanie zasobówzidentyfikowanie i zwymiarowanie zasobów niezbędnych

do realizacji projektuWejścia:

• Sformułowanie zakresu projektu• Opis celów projektu• Opis produktów projektu• Opis przyjętych założeń• Struktura podziału pracy (WBS)• Informacje dodatkowe

Proces: Rozważ każdy element terminalny z osobna

• Jakie będą potrzebne: kompetencje, środki trwałe, materiały eksploatacyjne, zasoby specjalne, standardowy zestaw zasobów

• Jakie są jednostki miary• Jaka jest cena jednostkowa

• Jaka jest potrzebna ilość zasobów• Jakie są koszty• Który z zasobów jest „wąskim gardłem”

Wyjścia:• Tabela zapotrzebowania na zasoby• Szacunkowe koszty projektu• Informacje dodatkowe

Dobry WBS jest podstawą. W razie trudności rozważ podział elementu na podelementy.„Wąskie gardło” będzie limitować postęp prac w projekcie


do realizacji projektu

Standardowy zestaw zasobów, którego koszty nie są wliczane do kosztów projektu, obejmuje:

• Rozmowy telefoniczne• Koszty związane z funkcjonowaniem biura (czynsz, prąd..)• Obsługę administracyjną projektu• Dostęp komputerów, drukarek itp.• Materiały biurowe


do realizacji projektu

Punkt decyzyjnypodjęcie decyzji o kontynuacji planowania projektu

Wejścia:• Sformułowanie zakresu projektu• Opis celów projektu• Opis produktów projektu• Opis przyjętych założeń• Szacunkowe koszty projektu • Kryteria wyboru projektów• Informacje dodatkowe

Proces:• Czy jesteśmy gotowi ponieść zidentyfikowane koszty, aby uzyskać produkty i cele

projektu• Czy jesteśmy gotowi ponieść koszty planowanie, aby uzyskać więcej informacji

• jeśli tak, to należy udokumentować decyzję i udzielić autoryzacji do dalszych prac• jeśli nie, to należy udokumentować decyzję i poinformować o wstrzymaniu prac• jeśli niezbędne są modyfikacje, to należy udokumentować i zakomunikować

wytyczneWyjścia:

• Decyzja GO / NO GO / MODIFY• Modyfikacje zakresu projektu• Informacje dodatkowe

Planowanie projektu też pochłania zasobyUwaga na nadmiar inicjatyw

Punkt decyzyjnypodjęcie decyzji o kontynuacji planowania projektu

Planowanie szczegółoweUstalenie kolejności – identyfikowanie zależności między elementami terminalnymi;

umożliwia opracowanie harmonogramu projektu• Który element terminalny można wykonać bez oczekiwania na inne• Jakiego rodzaj zależność występuje• Czy zależności pomiędzy elementami terminalnymi są poprawne

Szacowanie czasochłonności• Mając dane zapotrzebowanie na zasoby, ile jednostek kalendarzowych będzie

trwała realizacja tego elementu terminalnego

Opracowanie harmonogramu• Jaka jest ścieżka krytyczna – wyznaczenie zadań, których jakiekolwiek opóźnienie

w realizacji spowoduje wydłużenie czasu trwania całego projektu• Jakie są ścieżki podkrytyczne• Jakie będą przewidywane daty rozpoczęcie i zakończenia realizacji każdego z

elementów terminalnych

Planowanie odpowiedzialności• Kto posiada lub zarządza zasobami do realizacji tego elementu terminalnego• Jaka będzie rola każdego uczestnika• Który z uczestników będzie wąskim gardłem

Określenie dostępności zasobów• Jaka jest dostępność zasobu / uczestnika w trakcie trwanie projektu• Jakie są ograniczenia• Jakie są zasoby / uczestnicy alternatywni

Planowanie szczegółowe

ĆwiczeniePrzygotować imprezę weselną dla 80 osób

1. Sala wybrana6. Sprawy

Kościelno-formalnezałatwione

5. ‘Logistyka’ gościzorganizowana

4. Firma cateringowa wybrana

3. Goście zaproszeni

2. Zespół muz. wybrany

1.1 Przygotowana lista inter. lokalizacji

1.2 Wysłane zapytania ofertowe

2.1 Preferencje muz. ustalone

2.2 Nagrania zespołów zdobyte

2.3 Taśmy zespołów przesłuchane

3.1 Lista gości przygotowana

3.2 Przygotowane zaproszenia

3.3. Wysłane zaproszenia

4.1 Przygotowana lista poten. firm

4.2 Oferty firm zebrane

5.1 Hotel zarezerwowany

5.2 Transport zorganizowany

3.2.1 Projekt wybrany

3.2.2 Zaproszenia wydrukowane

Zapobieganie i przygotowywanie się na potencjalne problemyWejście:

• Plan projektu• Informacje dodatkowe

Proces:• Jakie cele lub produkty projektu wzbudzają niepokój• Jakie ryzyko może wystąpić w trakcie realizacje tego celu lub produktu• Jakie mogę być przyczyny• Jakie działania możemy podjąć wobec każdego z ryzyk• Jak możemy przygotować działania minimalizujące• Skąd będziemy wiedzieć, kiedy podjąć każde z tych działań• Kto będzie odpowiedzialny za monitorowanie wyzwalaczy i podjęcie działań

Planowanie pomocniczeZarządzanie ryzykiem

Planowanie pomocniczeZarządzanie ryzykiem

Wyjście:• Plan zarządzania ryzykiem• Modyfikacje do planu projektu• Informacje dodatkowe

Ryzyko(skutek/przyczyna)


Działania minimalizujące

Działania przygotowawcze


Działania minimalizujące


Wyzwalacz

Wyzwalacz

Wyzwalacz

Realizacja

1. Zakomunikowanie realizacji• przeprowadzone spotkanie inicjujące; zapewnione pozyskanie

zasobów, przegląd prac na najbliższy czas, wyjaśnione wątpliwości, ustalone zasady pracy w projekcie, zbudowany entuzjazm dla projektu

2. Pozyskanie zasobów• Poinformowanie z odpowiednim wyprzedzeniem zasobów i

menedżerów zasobów, przekazane oczekiwania co do wyników3. Realizacja prac projektowych

Aby rozpocząć realizację należy posiadać zatwierdzony i zweryfikowany plan projektuNależy wyraźnie oddzielić planowanie projektu od jego realizacji

Nadzór

1. Monitorowanie projektu2. Zapewnienie i kontrola jakości3. Raportowanie4. Punkt decyzyjny5. Modyfikowanie planu

Główne obszary monitorowania:cele projektu, harmonogram, zużycie zasobów, dostępność zasobów, praca zasobów, nowe ryzyka

Zakończenie

1. Zwolnienie zasobów2. Zamknięcie projektu3. Ocena projektu

Grzechy główne zarządzania projektami

1. Używanie imienia nadaremnoczyli wszystko jest projektem

2. Nieumiarkowanieczyli nadmiar projektów

3. Grzech pierworodnyczyli pokalane poczęcie projektów

4. Bałwochwalstwoczyli kult świętego Perta, Gantta i Projecta

5. Popędliwośćczyli zaczynanie bez planowania

Zasady zarządzania projektami

• Stosuj proces zarządzania projektami– uruchomienie– planowanie wstępne– planowanie szczegółowe– realizacja– nadzór– zakończenie

• Zapewnij warunki konieczne dla procesu zarządzania projektami– poziom organizacji– poziom komunikacji

• Okresowo dokonuj przeglądu portfela prowadzonych w firmie projektów

Szkolenie zarządzanie projektami wersja

Education

Transcript of Szkolenie zarządzanie projektami wersja