Pmigdl conf-05-2012 ms project

Carlos Donn Mayo 2012

MS- PROJECT PROFESSIONAL 2010 Tips

Conferencia

Capitulo Guadalajara PMI ®

Objetivo de la sesión

Compartir algunos Tips de MSProject, aprendidos en la experiencia de su uso, para obtener el mejor beneficio de la herramienta.

Contenido

Interfaz de MS Project

Programación en Project Professional

Fechas compromisos y restricciones

El equipo del proyecto

Asignaciones

Costos

Novedades MS Project 2010

Línea base

Seguimiento del proyecto y registro de avances

Pestañas de selección de Cinta de Opciones (Ribbon)

Columna de íconos indicadores

Cinta de Opciones (Ribbon)

Menú Archivo Ayuda

Barra de estado

Divisor entre Tabla de Datos y Escala de

Tiempo.

Botones de cambio de vista

Zoom de vista

Interfaz de Project Professional 2010 Cinta de opciones (ribbon)

Por defecto aparecen pestañas para elegir entre cinco opciones distintas de Cintas (Ribbon) en el Project Professional

• Tarea

• Recurso

• Proyecto

• Vista

• Formato

En la figura se muestra la Cinta de Opciones de Tarea

Se pueden agregar o quitar las pestañas de selección de las Cintas de Opciones

Interfaz de Project Professional 2010 Configuración de las Cintas de opciones

Se puede personalizar cada una de las Cintas de opciones (Ribbon) con los comandos (opciones) que se deseen.

Para personalizar una Cinta de opciones se da clic derecho en la pestaña de la Cinta que se desea modificar.

Se selecciona la opción Personalizar la cinta de opciones

Aparece el siguiente el cuadro de diálogo Opciones de Project

Programación en Project Professional

Estimar tiempos Estimar tiempos

Recursos

de la organización

Parámetros

Área a pintar en m2

Número de capas

Tipo de superficie

Días calendario

8 días

calendario

Horas Labor

96 hrs/h

5 días

hábiles

Días hábiles

Recursos

asignados

Pedro 6d

Juan 6d

Dificultades y técnicas para estimar

¿Qué unidades de tiempo utilizar?

¿Qué incluir para estimar tiempos?

¿Cómo considerar los eventos desconocidos?

¿Cómo tratar los recursos nuevos y/o desconocidos?

¿Y la curva de aprendizaje?

Dependencias

Las Dependencias son relaciones entre las tareas.

La programación dinámica.

Idealmente, un cronograma es dinámico si cuando cambia una cosa en la vida real de proyecto, solo es necesario cambiar un campo en el modelo de MS Project para tener un proyecto válido nuevamente.

Requerimientos para un programa dinámico:

• Encontrar y capturar todas las relaciones entre las tareas que pueden impactar el plan. Estas relaciones se denominan ‘dependencias’.

• Minimizar el número de fechas fijas en el cronograma. Las fechas fijas también se conocen como delimitaciones en MS Project

Trabajar en generar un buen modelo dinámico simplificará la tarea del seguimiento una vez que comience la etapa de ejecución del proyecto.

Dependencias

Tipos de dependencias.

Final a Comienzo (FC)

Comienzo a Comienzo (CC)

Final a Final (FF)

Comienzo a Final (CF)

FC

CC

FF

CF

Dependencias

Tiempos de adelanto y posposición.

De adelanto

De Posposición

FC -50%

FC +3d


Fechas compromisos y restricciones

Fechas límite y restricciones

Fecha límite: es una fecha comprometida por el Líder del Proyecto pero que no restringe a MS Project la programación de una tarea

Restricción: es una fecha que impone restricciones en la forma en que MS Project puede programar una tarea

• Tarea no restringida Tarea

• Tarea restringida

Tarea

Fecha límite

Restricción

Restricciones

Las restricciones afectan la red de dependencias.

Mientras más restricciones, menos flexibilidad tendrá la red.

Mientras más restricciones, más esfuerzo se requiere para mantener válido el cronograma.

Por otro lado, las fechas límite no restringen el tiempo de las tareas.

Se recomienda, por lo tanto, ingresar las fechas comprometidas como fechas límite y no como restricciones.

Restricciones Tipos de programación

Tarea 1

Tarea 2

Tarea 3

Tan pronto como sea posible

Tarea n-2

Tarea n-1

Tarea n

Tan tarde como sea posible

Régimen o Tipo de Programación

Hacia adelante

Régimen o Tipo de Programación

Hacia atrás

Tipos de restricciones

Existen ocho tipos de restricciones, que se pueden agrupar en:

• Tendencias

• Restricciones de un lado o parciales

• Restricciones rígidas

Tendencias: en si estas restricciones no tienen una fecha de restricción pero es la manera en que el Project coloca a todos las tareas por defecto cuando se selecciona un tipo de programación de tareas.

• Tan pronto como sea posible (TPSP): es la restricción en la que el Project coloca por defecto a todas las tareas cuando se utiliza el régimen de programación Hacia Adelante.

• Tan Tarde como sea posible (TTSP): es la restricción en la que el Project coloca por defecto a todas las tareas cuando se utiliza el régimen de programación Hacia Atrás.


Restricciones Parciales: limitan el movimiento de las tareas en una sola dirección. Ya sea a la izquierda (no antes del), o a la derecha (no después de):

No comenzar antes del (NCAD). Permite programar la tarea para que comience en una fecha concreta o después de ella.

No finalizar antes del (NFAD). Permite programar la finalización de una tarea en una fecha concreta o después de ella.

No Comenzar después de (NCDD). Permite programar la tarea para que comience en una fecha concreta o antes de ella.

No finalizar después de (NFDD). Permite programar la finalización de una tarea en una fecha concreta o antes de ella.


Restricciones rígidas: establecen la tarea en la fecha indicada y niegan la posibilidad de cualquier movimiento.

Debe comenzar el (DCE). Esta restricción rígida permite programar la tarea para que comience en una fecha concreta.

Debe finalizar el (DFE). Esta restricción rígida permite programar la finalización de una tarea en una fecha concreta.


El equipo del proyecto

Recursos

Con las tareas, estimados de tiempos, dependencias y delimitaciones, se tiene ya un modelo dinámico del proyecto.

Si en un proyecto los recursos, sus cargas de trabajo y sus costos son de poca relevancia, no es necesario alimentarlos.

Pero sí son importantes, hay que agregarlos al modelo y asignarles tareas.

El resultado será un cronograma con recursos.

Descripción de Recursos

Los recursos son:

Personas,

Instalaciones,

Equipos o

Materiales

Necesarios para crear el producto del proyecto.

Cada actividad típicamente necesita uno o más recursos.

Tipos de recursos

Recursos Humanos:

Son personas cuyo esfuerzo se refleja en el campo Trabajo.

El total de trabajo por período de tiempo (día, semana) debe ser razonable.

Si hay sobre asignaciones, las cargas de trabajo deben ser niveladas.

Los esfuerzos humanos cuestan dinero por lo que se debe definir una tarifa estándar y, en su caso, una tarifa por tiempo extra.

En algunos casos hay un costo por uso.

Los recursos humanos deben registrarse como Trabajo en MS Project.

Tipos de recursos

Instalaciones y Equipos:

• Son diferentes tipos de recursos pero en Project se manejan en los mismos términos.

• Las instalaciones y los equipos no agregan al esfuerzo del proyecto (Trabajo).

• Se registran en MS Project como recursos de tipo Material.

• El costo de las instalaciones es normalmente por tiempo, como una renta mensual, por ejemplo. Sin embargo no se puede capturar un costo relativo al tiempo en recursos materiales. Hay que hacer una artimaña como se verá más adelante.

• La administración de las instalaciones para evitar sobre asignaciones tiene que hacerse por fuera del sistema.

• En algunos casos hay un Costo por uso.

Tipos de recursos

Recursos materiales:

• Los materiales son recursos consumibles, no deben añadir esfuerzo (Trabajo) al proyecto.

• Estos recursos no requieren nivelarse.

• Los costos son típicamente relacionados con costos unitarios solamente.

• Deben registrarse como tipo Material.

• El costo por unidad se captura en el campo de Tasa estándar, sin unidad de tiempo.

Tipos de recursos

Recursos Financieros:

• Son los recursos que nos permiten contratar, arrendar o comprar recursos que pueden ser humanos, instalaciones, equipos o materiales.

• Se registran en MS Project como recursos de tipo Costo.

• El tipo Costo también sirve para modelar el uso de otros gastos como viáticos, alimentación, transportación, hospedaje, licencias y otros,

• Los recursos financieros no agregan Trabajo (esfuerzo) al proyecto.

• Es importante que los recursos financieros estén nivelados para la administración del flujo de efectivo.


Asignaciones

Campos de asignaciones

Las asignaciones se ven en las vistas de

• Uso de tareas y

• Uso de recursos

En estas vistas, las asignaciones se distinguen porque no tienen número de tarea.

Con doble-clic en una asignación se despliega el diálogo de Información de Asignaciones donde se muestran solo campos de asignaciones.

Campos de asignaciones

Cada una de las tres entidades de datos: tareas, recursos y asignaciones tienen sus propios campos. Aunque a veces se llaman igual, en realidad los campos de cada entidad son diferentes.

Tareas Recursos

Asignaciones

Tipos de asignaciones

Las asignaciones pueden ser

Uniformes.

• El trabajo se asigna de manera igual durante la duración de la tarea.

Variables

• El trabajo se asigna de manera diversa durante la duración de la tarea.

• Esta asignación puede tener un ‘perfil de trabajo’ preestablecido. MS Project ofrece 8 perfiles de trabajo predefinidos (incluyendo el ‘uniforme’).

• Se puede asignar un perfil diferente alimentando el trabajo a realizar en el campo ‘trabajo’ de escala de tiempo de las asignaciones. Aunque este nivel de detalle normalmente no se requiere.

Tabla de entrada

Para mejorar la tabla de entrada al asignar recursos:

Escoja la Vista, Gráfica de Gantt

Escoja la Tabla Entrada.

Inserte la columna ‘tipo’, antes de la columna ‘duración’.

Inserte también las columnas ‘condicionada por el esfuerzo’ y ‘trabajo’

Asignaciones y tipos de tareas

Hay tres tipos de tareas de detalle:

Duración fija

• La duración es la longitud de la tarea expresada en días u horas laborables.

Unidades fijas

• Unidades representan el número de recursos asignados, que es:

o El porcentaje de las horas disponibles de un recurso humano.

o El número de personas asignadas de un recurso consolidado.

Trabajo fijo

• Trabajo es la cantidad de esfuerzo expresado en horas/hombre o días/hombre. (un día/hombre es una persona trabajando una jornada completa).

La fórmula de 3 variables

Project 2010 usa la siguiente fórmula:

• Duración * Unidades = Trabajo

• Duración es cuantos días hábiles tomará realizar la tarea.

• Unidades es cuantos recursos harán el trabajo

• Trabajo es cuantos días/hombre tomará la tarea.

Cualquier cambio en una de estas variables ocasiona que MS Project recalcule las demás.

Si no se conoce bien esta fórmula, Project hará cálculos que no serán entendidos.

Ejemplos

Ejemplos: Caso Variable conocida

Tipo de tarea 2a variable Cálculo

1. Una reunión de 2 horas a la cual asistirán más personas (8 en lugar de 4 previstas)

Duración: 2 horas

Duración Fija Unidades: 8 Trabajo: 16 h

Misma duración, más unidades -> aumenta el trabajo

2. Juan elaborará un informe tomará 2 días en vez de 1 día.

Unidades: 1 persona

Unidades fijas Duración: 2 días

Trabajo: 2 días/hombre

Mismas unidades, mayor duración -> aumenta el trabajo

3. Pintar una pared. Participarán 4 personas en lugar de 2.

Trabajo: 12 días/hombre

Trabajo fijo Unidades: 4 Duración: 3 días

Mismo trabajo, más unidades -> Menor duración.


Costos

Conceptos de Costos

Ejemplos de costos y su aplicación en MS Project

Tipo de Costo Ejemplo Tipo de recurso

Campo de Tasa

Acumulación

Relacionado con el tiempo

3 días de trabajo a $300/d Trabajo Tasa estándar Prorrateo

2 meses de renta a $400/mes Material Tasa estándar Prorrateo

Relacionado con unidades

3 puertas a $150/puerta Material Tasa estándar Comienzo

Relacionado con el uso

$200 de anticipo por una excavadora

Material Costo / Uso Comienzo (por default)

Tasa variable Trabajo a $300/d. $350/d después del 1/enero

Trabajo Tablas de tasas de costos

Prorrateo

Fijo Gastos de viaje por $1,000 Costo En el diálogo de asignación de recursos

Fijo Contrato a precio fijo para pintar la casa a $8,500

--- En Diagrama de Gantt, Costo fijo

Campo de tarea, acumulación de costos fijos


Novedades MS Project 2010

Novedades de MS Project 2010

Planeación controlado por el usuario

Copiar y pegar mejorado

Fácil Acceso con las nuevas cintas de comandos

Escala de tiempo

Agregar columnas y guardar como tablas especiales

Vista Organizador de Equipo

Inspector de tareas

Auto filtro y agrupaciones

Sincronizar con share-point


Plan del Proyecto y Línea base

El Plan es un documento vivo

Debido a las múltiples incertidumbres que rodean al proyecto, el plan debe ser tratado como un documento vivo.

Eso significa que el plan detallado no está terminado hasta que el proyecto se cierra.

Hay que constantemente revisar las suposiciones, la lista de tareas, los estimados, las capacidades de los recursos asignados, en general refinar el plan durante toda la vida del proyecto.

Notar que el plan de alto nivel no cambia con este enfoque, la calidad, el alcance, los requerimientos, los hitos y el presupuesto no deben cambiar. Las líneas de base no cambian.

Los cambios al alto nivel solo suceden a través de un proceso formal de aprobación que involucra a los ejecutivos y al cliente.

En el enfoque del plan como documento vivo, los cambios son a bajo nivel de detalle.

Línea de base

La Línea de base es una copia estática del plan del proyecto aprobado.

• Es el objetivo a alcanzar.

• Es el punto de comparación para medir el grado de avance del proyecto

• Representa el compromiso establecido.

• Debe permanecer vigente lo más posible.

• Antes de establecerla, asegurarse que el proyecto está completamente definido, revisado y aprobado.

Cronograma de

Línea de base

Cronograma de

Seguimiento

Línea de base

Ver la línea de base.

• Seleccionar la vista Gantt de seguimiento.

• Esta vista despliega dos barras por cada tarea: el cronograma vigente y la línea de base (a menos que la línea de base no se haya establecido aún).

• Para ver la tabla de seguimiento seleccionar la tabla y dar clic derecho, seleccionar Vista > Diagrama de Gantt > Más tablas > Seguimiento > Aplicar

Línea de base

Mantenimiento a la línea de base

• En principio, la línea de base debe permanecer fija.

Casos en que es válido modificar la línea de base

• Hay cambios sustanciales y formalmente aprobados.

o Cambios en el alcance del proyecto (cambian los entregables).

o Adiciones o eliminación de tareas.

o Adiciones o pérdida de recursos.

o Cambios en las tasas de costos.

• Hay cambios fuertes como incremento al presupuesto, cambios en fechas de entrega, …

• Se detectan errores en el cronograma.

• Hay circunstancias excepcionales, como un incendio, una recesión económica, cambios drásticos en el mercado.

• Actos de Dios: inundaciones, huracanes, terremotos.

Línea de base

En cualquier caso se requiere una aprobación formal para cambiar la línea de base.

1. Generar una solicitud de cambio de la línea de base, apegada a la normatividad vigente.

2. El Patrocinador del proyecto, o el Comité de Cambios del proyecto deberá autorizar o rechazar dicha solicitud.

3. Entonces, proceder a actualizar la línea de base.

Los cambios a la línea de base deben ser raros.

• Puede verse la línea de base como un contrato que no es simple de modificar.


Seguimiento del proyecto y registro de avances

Descripción General

Ejecutar un proyecto es normalmente mucho más caótico que lo previsto en el plan:

• Los miembros del equipo del proyecto se dan cuenta que fueron muy optimistas.

• El progreso es más lento.

• Las tareas críticas se retrasan, el cronograma se debe revisar para cumplir la fecha compromiso.

• Surgen costos inesperados.

• Las tareas se completan en otra secuencia.

• Las personas se enferman.

El periodo de reporte

Se recomienda establecer diez periodos de reporte al cliente durante la vida del proyecto.

• Más periodos implican demasiado trabajo en reportar.

• Menos periodos impiden reaccionar a tiempo en caso de desviaciones.

• Los informes internos pueden ser más frecuentes. (del equipo de trabajo al director del proyecto).

Duración del Proyecto Frecuencia mínima de reporte al cliente

Frecuencia máxima de reporte al cliente

1 mes Cada tercer día Diario

3 meses Semanalmente Dos veces por semana

1 año Mensualmente Cada dos semanas

2 años Cada dos meses Mensualmente

5 años Cada seis meses Cada dos meses

Mostrando el progreso

Gráficamente

• El progreso se puede ver en la vista de Gantt de seguimiento.

• Muestra las barras de tareas en dos barras: la línea de base (en gris) y el programa vigente (en azul o en rojo)

• El programa vigente se irá llenando con una barra de color sólido conforme se alimente el progreso (avance real).

• Idealmente, el avance real llega hasta la fecha de estatus, lo que significa que la tarea se está procesando de acuerdo al plan.

• En la gráficas siguientes se muestran algunos ejemplos

Estrategias de actualización

Actualización de tareas:

• Implica capturar información de avance a nivel tarea, con los siguientes datos:

o Comienzo real

o Duración real

o Duración restante

o Fin real

Actualización de asignaciones

• Se actualiza cada asignación a través de una hoja de tiempo, con los siguientes datos por cada asignación de cada recurso:

o Horas de trabajo real por día o por semana en el campo de asignación ‘trabajo real’.

o Horas de trabajo restantes, en el campo de asignación ‘trabajo restante’.

¿Qué información recabar?

Cuando se actualizan las tareas se desencadenan algunos cálculos:

• Duración real + Duración restante = Duración y

• Duración real / Duración = % Completado

Nota:

• La duración real no se refiere solamente al número de días trabajados en la tarea una vez que se ha terminado. Mientras la tarea está en progreso, la duración real es el número de días que se ha trabajado en la tarea hasta la fecha de estado.

• La duración restante es el número de días de trabajo que tomará terminar la tarea a partir de la fecha de estado.

Recabando la información

Preguntas para recabar la información:

• ¿En qué fecha iniciaste la tarea? (comienzo real)

• ¿Cuántos días laborables trabajaste en la tarea hasta la fecha de estado? (duración real).

• ¿Cuántos días laborables todavía requieres para terminar la tarea, después de la fecha de estado? (duración restante)

• ¿En qué fecha terminó la tarea? (fin real)

o Esta pregunta normalmente no se necesita si se han actualizado las duraciones restantes.

Recabando la información

Usar trabajo en lugar de duración

• Se puede recabar el trabajo real y el trabajo restante, en vez de la duración real y la duración restante.

• Esto tiene sentido si la mayoría de las tareas se basan en el esfuerzo o trabajo.

• Todo funciona de manera similar a trabajar con duraciones, pero la información se captura en los campos trabajo real y trabajo restante. (Aunque normalmente el trabajo se muestra en horas y no en días).

Comienzo real

Trabajo real Duración real

Trabajo restante Duración restante

Fin real

Preparar la actualización

Determinar el tipo de tareas para actualizar

• El tipo de tarea debe definirse de tal manera que el cálculo que realiza Project corresponda a nuestras necesidades.

• Recordar la fórmula:

o D * U = T (Duración * Unidades = Trabajo)

• Normalmente, cuando actualizamos tareas cambiamos la duración y queremos que las unidades de recursos se mantengan igual y que se recalcule el trabajo. En este caso debemos utilizar unidades fijas.

• Se puede usar trabajo fijo, si se quiere que el número de unidades sea recalculado cuando cambia la duración.

La realidad es compleja

Hay situaciones más difíciles de actualizar:

Combinación de situaciones.

• ¿Qué hacer con una tarea que comienza tarde, avanza retrasada y durará más de lo planeado?

• Actualizar los campos de izquierda a derecha de acuerdo a la barra de tiempo (comienzo real, duración real, duración restante, fin real).

Actualización fuera de secuencia.

• ¿Que tal si una tarea está en un 50% de avance pero su sucesora ya comenzó?

• Capturar los datos reales de la tarea sucesora, el programa se modificará en correspondencia.

• Cuidar que el avance real quede en el pasado.

Nuevas actividades

• Durante la ejecución se puede descubrir que una tarea en realidad son dos o tres diferentes.

• Generalmente es mejor agregar nuevas tareas que modificar las existentes, sobre todo si ya se tienen avances registrados.

• Esta práctica deja huella de los cambios al plan. Es bueno para claridad del programa y también para aclaraciones.

Actualizar costos

Si se quieren capturar los costos, se deben apagar las opciones que actualizan automáticamente:

• No seleccionar la opción Archivo > Opciones > Programación > Opciones de cálculo para este proyecto > Project siempre calcula los costos reales

Actualizar costos

• Usar la vista Uso de tareas.

• Escoger la Tabla Seguimiento.

• Seleccionar los campos costo y costo real.

• Capturar los costos reales a nivel de tarea o asignación.

Lista de verificación de actualizaciones

¿Cuál es la calidad de la línea de base en el cronograma?

¿Se han seleccionado correctamente las opciones relacionadas?

¿Está definida correctamente la fecha de estado?

¿Está bien el tipo de tarea en cada tarea actualizada?

¿Está el cronograma actualizado hasta la fecha de estado?

Imprimir las actualizaciones

Usar la vista de Gantt de seguimiento

Seleccionar la Tabla Variación

Se muestra un ejemplo en la figura


GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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